第2回 ２年前から続く「やり繰り」と、手狭な会場を巡る知恵絞り

　知財関係者の皆様、こんにちは。産経新聞社の清家です。

　前回の第1回から少し間が空いてしまいました。実は、日々押し寄せる準備業務の波にすっかり飲み込まれておりまして……。コラムの更新が遅れてしまい、誠に申し訳ありません。まさに「裏舞台のドタバタ」を身をもってお伝えする形になってしまいましてお恥ずかしい限りですが、少数精鋭のチーム一同、なんとか元気に駆け回っております。

想定を上回る「嬉しい誤算」

　前回、東京ビッグサイトの会場確保について少し触れましたが、実はビッグサイトの予約は「約2年前」から動き出します。2年前というと「そんなに早くから予約しなければならないのか」と驚かれる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

　2年前に予約するということは、2年後を予測して展示会を企画しなければなりません。もちろん、借りる会場の広さも、2年後の出展者の数を予測して決めることになります。

　2年前、私たち主催者事務局は、現在の知財・情報フェアの勢いを「嬉しい意味で」予測できていませんでした。というのは、今年2026年の知財・情報フェアの会場「ビッグサイト東3ホール」は、ありがたいことに想定以上の出展のご要望をいただき、「ちょっと手狭」な状況になってしまったのです。

　多くの出展者が集まり展示会が盛り上がることは大変うれしいことですが、その一方で、限られたスペースの中でいかに皆様に価値ある時間を過ごしていただくかが問題になります。ここから事務局の知恵絞りが始まりました。

　スペースの都合上、苦渋の決断として、これまで設けていた「VIPラウンジ」は一旦廃止せざるを得なくなりました。ご活用されていた皆様には大変申し訳なく感じております。しかしその分、スペースを皆様への価値提供に回しています。特にご要望の多かった「出展者プレゼンテーション会場」を1会場増やし、これまでの88テーマから「108テーマ」と大幅に枠を拡大いたしました。それでもなおキャンセル待ちをいただいている状況に、知財業界の活況を肌で感じ、身が引き締まる思いです。

皆様が心地よく回遊できる空間づくりを

　会場が手狭だからこそ、来場者の皆様がストレスなくスムーズに歩ける環境作りが重要となります。そこで今回、私たちは会場の動線計画配置をゼロから見直すことにいたしました。

　これまでのイベント運営の現場感を活かし、「どうすれば来場者が回遊していろいろな出展ブースを見てもらえるか」「いい展示会だと思ってもらえるような会場にするにはどうしたらよいか」をチームで熟考しています。すっきりと見やすく、快適に巡れる会場設計になったと思いますので、当日の歩きやすさを少し楽しみにしていただければ幸いです。

事務局業務でのAI活用と、システム一元化への挑戦

　また、今年の知財・情報フェアでは、私が担当しているシステム改善の分野でも新しい試みが進んでいます。事務局業務でも「AI」を活用し始めるとともに、展示会情報システムの大幅な改良を実施しました。

　目指したのは、出展者様・来場者様双方にメリットがある「システムの一元化」です。出展者様が画像やカタログPDFなどを使って、より充実した製品登録を直感的に行えるようにUIを改良したほか、来場者の皆様向けには、数多くの魅力的なセミナーを、同日時に重複することなくスムーズに選択・予約できる機能を実装いたしました。

　会場の手狭さを、人の知恵とデジタルの力（システムやAI）でカバーして、心地よい空間をお届けしたい――。課題が多いからこそ、4名のチームも一丸となって取り組んでいます。

　次回のコラムでは、出展者の皆様をお迎えするまでの事務局の細かな動きや、出展者様との二人三脚の準備の裏側についてお話しできればと思います。それでは、また次回のコラムでお会いしましょう。