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(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】公開特許公報(A)
(11)【公開番号】特開2019-179505(P2019-179505A)
(43)【公開日】2019年10月17日
(54)【発明の名称】会議室管理装置
(51)【国際特許分類】
   G06Q 10/02 20120101AFI20190920BHJP
【FI】
   G06Q10/02 300
【審査請求】未請求
【請求項の数】5
【出願形態】OL
【全頁数】12
(21)【出願番号】特願2018-69875(P2018-69875)
(22)【出願日】2018年3月30日
(71)【出願人】
【識別番号】000006150
【氏名又は名称】京セラドキュメントソリューションズ株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】100129997
【弁理士】
【氏名又は名称】田中 米藏
(72)【発明者】
【氏名】井上 泰史
【テーマコード(参考)】
5L049
【Fターム(参考)】
5L049AA03
(57)【要約】
【課題】同一の会議室を利用する、重要性の高い会議とこれに続けて次に予定されている会議とが存在する場合に、当該重要性の高い会議に延長が生じたとき、当該次に予定されている会議の開催への支障を極力低減して、当該重要性の高い会議を延長可能とする。
【解決手段】会議室管理装置2は、会議室に存在する携帯装置の位置情報に基づいて会議室で開催される会議の出席者を特定する出席者特定部212と、出席者の役職情報に基づいて会議の重要性を判定する重要性判定部213と、会議室の利用終了日時での会議室と携帯装置との位置関係から会議が延長しているかを判定する延長判定部214と、会議室に次の予約が存在するかを判断する予約有無判断部215と、会議室に次の予約が存在し、会議が延長し、会議の重要性が高い場合、次の予約の利用時間で空いている会議室に別の予約を入れる制御部210とを備える。
【選択図】図2
【特許請求の範囲】
【請求項1】
組織の各構成員が携帯する携帯装置の識別情報及びその位置情報を収集する収集部と、
各構成員の前記組織内における役職情報を含む個人情報を、前記各構成員が携帯する携帯装置の前記識別情報に紐付けて記憶する個人情報記憶部と、
各会議室の位置情報を含む会議室情報を記憶する会議室情報記憶部と、
会議室毎に、利用時間を含む予約情報を記憶する予約情報記憶部と、
前記各会議室の位置情報、及び前記収集部が収集した携帯装置の位置情報に基づいて、前記各会議室に存在する前記携帯装置を検出し、当該検出された携帯装置を携帯する構成員を、前記携帯装置が検出された会議室で開催されている会議の出席者として特定する出席者特定部と、
前記出席者特定部により特定された前記構成員の役職情報に基づいて、予め定められたレベル以上の役職者の前記会議への出席が、予め定められた割合以上である場合に、当該会議の重要性が高いと判定する重要性判定部と、
会議が開催されていた会議室の位置情報、及び前記出席者特定部により特定された、前記会議への出席者が携帯する携帯装置の位置情報に基づいて、前記予約情報の利用時間が示す前記会議室の利用終了日時になった時点での前記会議室と前記携帯装置との位置関係から前記出席者の退室状況を判断することで、前記会議が延長しているか否かを判定する延長判定部と、
前記予約情報に基づいて、会議室に次の予約が連続して存在するか否かを判断する予約有無判断部と、
前記予約有無判断部により会議室に次の予約が連続して存在すると判断され、前記延長判定部により前記会議室で開催されている会議が延長していると判定され、なおかつ前記重要性判定部により前記会議は重要性が高いと判定された場合、前記予約情報に基づいて、前記次の予約の利用時間と同じ時間で空いている会議室を検出し、検出した会議室を前記次の予約の利用時間と同じ時間で予約することを示す予約情報を作成して、当該予約情報を前記予約情報記憶部に書き込む制御部と、を備える会議室管理装置。
【請求項2】
前記予約情報記憶部に記憶されている前記予約情報は、会議室の利用予定者を示す情報を含み、
各構成員のスケジュール情報を記憶するスケジュール情報記憶部を更に備え、
前記制御部は、前記次の予約の利用時間と同じ時間で空いている会議室を検出できない場合、前記予約情報が示す前記次の予約での会議室の利用予定者についてのスケジュール情報を前記スケジュール情報記憶部から読み出し、読み出したスケジュール情報、及び前記予約情報に基づいて、前記利用予定者が出席可能な時間で空いている会議室を検出し、検出した会議室を前記利用予定者が出席可能な時間で予約することを示す予約情報を作成して、当該予約情報を前記予約情報記憶部に書き込む請求項1に記載の会議室管理装置。
【請求項3】
前記制御部は、前記予約有無判断部により会議室に次の予約が連続して存在すると判断され、前記延長判定部により前記会議室で開催されている会議が延長していると判定され、なおかつ前記重要性判定部により前記会議は重要性が高くないと判定された場合、前記会議室に存在する構成員に対して前記会議室の開放を促すことを報知するための報知処理を行う請求項1に記載の会議室管理装置。
【請求項4】
前記予約情報は、会議室の利用予定者を含み、
会議が開催されていた会議室の位置情報、及び前記予約情報が示す次の予約での前記会議室の利用予定者が携帯する携帯装置の位置情報に基づいて、前記予約情報の利用時間が示す前記会議室の利用終了日時になった時点での前記会議室と前記利用予定者が携帯する携帯装置との位置関係から、前記会議室に前記利用予定者が移動してきているか否かを判定する行動判定部を更に備え、
前記制御部は、前記予約有無判断部により会議室に次の予約が連続して存在すると判断され、前記延長判定部により前記会議室で開催されている会議が延長していると判定され、なおかつ前記重要性判定部により前記会議は重要性が高くないと判定された場合であっても、前記行動判定部により前記会議室に前記利用予定者が移動してきていないと判定された場合には、前記報知処理を行わない請求項3に記載の会議室管理装置。
【請求項5】
前記予約情報は、会議室の利用予定者を含み、
各構成員のスケジュール情報を記憶するスケジュール情報記憶部と、
会議が開催されていた会議室の位置情報、及び前記予約情報が示す次の予約での前記会議室の利用予定者が携帯する携帯装置の位置情報に基づいて、前記予約情報の利用時間が示す前記会議室の利用終了日時になった時点での前記会議室と前記利用予定者が携帯する携帯装置との位置関係から、前記会議室に前記利用予定者が移動してきているか否かを判定する行動判定部と、を更に備え、
前記制御部は、前記予約有無判断部により会議室に次の予約が連続して存在すると判断され、前記延長判定部により前記会議室で開催されている会議が延長していると判定され、前記重要性判定部により前記会議は重要性が高くないと判定され、なおかつ前記行動判定部により前記会議室に前記利用予定者が移動してきていないと判定された場合、
前記予約情報が示す前記次の予約での会議室の利用予定者のスケジュール情報を前記スケジュール情報記憶部から読み出し、読み出したスケジュール情報、及び前記予約情報に基づいて、前記利用予定者が出席可能な時間で空いている会議室を検出し、検出した会議室を前記利用予定者が出席可能な時間で予約することを示す予約情報を作成して、当該予約情報を前記予約情報記憶部に書き込む請求項1に記載の会議室管理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、会議室管理装置に関し、特に会議室の予約を管理する技術に関する。
【背景技術】
【0002】
会議室の予約を管理する会議予約管理技術としては、例えば下記の特許文献1,2に示されるように、各メンバーのスケジュールから、各メンバーの都合の良い日時を選択して、会議室の予約を自動的に行う技術が提案されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0003】
【特許文献1】特開平07−182416号公報
【特許文献2】特開平09−120419号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
会議室の利用時間が過ぎても、会議が終わらないことがあるが、次に会議室を利用する利用予定者が会議室に到着すれば、先の利用者は会議を打ち切らなければならない。しかしながら、重要性の高い会議(例えば、責任者クラスが多数出席している会議)を途中で打ち切るのは、業務効率の低下を招くおそれがある。また、当該重要性の高い会議を続行してしまうと、当該会議室で上記利用予定者が次の会議を行うことができなくなる。上記の特許文献1,2には、会議室の自動予約についての記載はあるが、会議が延長している場合の対処法についての記載はないため、このような問題を解決できない。
【0005】
本発明は、上記の事情に鑑みなされたものであり、同一の会議室を利用する、重要性の高い会議とこれに続けて次に予定されている会議とが存在する場合に、当該重要性の高い会議に延長が生じたとき、上記次に予定されている会議の開催への支障を極力低減して、当該重要性の高い会議を延長可能とすることを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0006】
本発明の一局面に係る会議室管理装置は、組織の各構成員が携帯する携帯装置の識別情報及びその位置情報を収集する収集部と、各構成員の前記組織内における役職情報を含む個人情報を、前記各構成員が携帯する携帯装置の前記識別情報に紐付けて記憶する個人情報記憶部と、各会議室の位置情報を含む会議室情報を記憶する会議室情報記憶部と、会議室毎に、利用時間を含む予約情報を記憶する予約情報記憶部と、前記各会議室の位置情報、及び前記収集部が収集した携帯装置の位置情報に基づいて、前記各会議室に存在する前記携帯装置を検出し、当該検出された携帯装置を携帯する構成員を、前記携帯装置が検出された会議室で開催されている会議の出席者として特定する出席者特定部と、前記出席者特定部により特定された前記構成員の役職情報に基づいて、予め定められたレベル以上の役職者の前記会議への出席が、予め定められた割合以上である場合に、当該会議の重要性が高いと判定する重要性判定部と、会議が開催されていた会議室の位置情報、及び前記出席者特定部により特定された、前記会議への出席者が携帯する携帯装置の位置情報に基づいて、前記予約情報の利用時間が示す前記会議室の利用終了日時になった時点での前記会議室と前記携帯装置との位置関係から前記出席者の退室状況を判断することで、前記会議が延長しているか否かを判定する延長判定部と、前記予約情報に基づいて、会議室に次の予約が連続して存在するか否かを判断する予約有無判断部と、前記予約有無判断部により会議室に次の予約が連続して存在すると判断され、前記延長判定部により前記会議室で開催されている会議が延長していると判定され、なおかつ前記重要性判定部により前記会議は重要性が高いと判定された場合、前記予約情報に基づいて、前記次の予約の利用時間と同じ時間で空いている会議室を検出し、検出した会議室を前記次の予約の利用時間と同じ時間で予約することを示す予約情報を作成して、当該予約情報を前記予約情報記憶部に書き込む制御部と、を備える。
【発明の効果】
【0007】
本発明によれば、同一の会議室を利用する、重要性の高い会議とこれに続けて次に予定されている会議とが存在する場合に、当該重要性の高い会議に延長が生じたとき、上記次に予定されている会議の開催への支障を極力低減して、当該重要性の高い会議を延長可能とすることができる。
【図面の簡単な説明】
【0008】
図1】本発明の第1実施形態に係る会議室管理装置を含んで構成される会議室管理システムを説明するための説明図である。
図2】第1実施形態に係る会議室管理装置の主要内部構成を概略的に示した機能ブロック図である。
図3】(A)(B)は、個人情報記憶部のデータ構成の一例を示した図である。
図4】第1実施形態に係る会議室管理装置の制御ユニットで行われる処理の一例を示したフローチャートである。
図5】第2実施形態に係る会議室管理装置の主要内部構成を概略的に示した機能ブロック図である。
図6】第2実施形態に係る会議室管理装置の制御ユニットで行われる処理の一例を示したフローチャートである。
【発明を実施するための形態】
【0009】
以下、本発明の一実施形態に係る会議室管理装置について図面を参照して説明する。図1は、本発明の第1実施形態に係る会議室管理装置を含んで構成される会議室管理システムを説明するための説明図である。図2は、第1実施形態に係る会議室管理装置の主要内部構成を概略的に示した機能ブロック図である。
【0010】
会議室管理システム1は、会議室管理装置2と、複数の情報処理装置3A〜3C(以降、まとめて「情報処理装置3」と称す)と、複数の携帯装置4A〜4C(以降、まとめて「携帯装置4」と称す)と、インターネット等のネットワークとを含んで構成されている。
【0011】
情報処理装置3は、例えば、パーソナルコンピューターであり、ネットワークを介したデータ通信が可能な装置である。
【0012】
携帯装置4は、表示部41を備えると共に、GPS(Global Positioning System)機能を有し、更にはネットワークを介したデータ通信が可能な装置であり、例えば、スマートフォン又は携帯電話である。携帯装置4は、外部装置からネットワークを介して送信されてきたメッセージデータを受信すると、受信したメッセージデータが示すメッセージを表示部41に表示することが可能に構成されている。また、携帯装置4は、GPS機能で得られた位置情報を、携帯装置4を識別するための固有の識別コードと一緒に、ネットワークを介して会議室管理装置2へ定期的に送信する機能を有する。また、携帯装置4は、組織(例えば、会社)の各構成員(例えば、社員)がそれぞれ携帯する。なお、識別コードは、特許請求の範囲における識別情報の一例である。
【0013】
また、第1実施形態では、携帯装置4として、表示部41を備えるスマートフォン又は携帯電話を例に挙げているが、携帯装置は、表示部を備えていなくてもよい。携帯装置4は、位置情報を取得し、取得した位置情報を会議室管理装置2へ発信できる機能を有するものであればよい。例えば、携帯装置は、社員が常時身に着けておく社員証等に装着可能なGPSチップを有した発信装置であってもよい。
【0014】
会議室管理装置2は、例えば、サーバーであり、制御ユニット21と、通信部22と、データベース群23と、記憶部25とを備える。通信部22は、ネットワークを介して、情報処理装置3及び携帯装置4とデータ通信を行う。データベース群23は、例えば、HDD(Hard Disk Drive)で構成され、個人情報記憶部230と、スケジュール情報記憶部231と、会議室情報記憶部232と、予約情報記憶部233というそれぞれのデータベースを備える。記憶部25は、例えば、HDD(Hard Disk Drive)で構成される。
【0015】
個人情報記憶部230は、各構成員の組織内における役職情報を含む個人情報を、各構成員が携帯する携帯装置4の識別コードに紐付けて記憶する。図3は、個人情報記憶部230のデータ構成の一例を示した図であり、個人情報記憶部230には、構成員毎に割り当てられた社員コードに対応付けて、当該構成員の氏名や役職、携帯する携帯装置4の識別コードが記憶されると共に、当該構成員が存在する位置を示す位置情報が記憶される。この位置情報は、構成員が携帯する携帯装置4の位置である。当該携帯装置4から送信されてくる位置情報を、通信部22を介して受信する度に、制御部210が、当該受信した位置情報が示す内容に従って、個人情報記憶部230に記憶されている、対応する社員についての位置情報を書き換える。
【0016】
また、役職情報としては、図3(A)に示すように、役職のクラス(例えば、部長、課長、専務、係長)が区別できるような情報であってもよいし、図3(B)に示したように、予め定められたレベル以上の役職であるか否かが区別できるような情報であってもよい(例えば、部長以上が「1」とされ、部長よりも下の役職は「0」とされる)。
【0017】
スケジュール情報記憶部231は、各構成員のスケジュール情報を記憶する。例えば、スケジュール情報記憶部231には、各構成員の社員コードに対応付けて、対応する構成員の空きスケジュール情報が記憶される。
【0018】
会議室情報記憶部232は、各会議室の位置情報を含む会議室情報を記憶する。例えば、会議室情報記憶部232には、会議室毎に割り当てられた会議室コードに対応付けて、各会議室の位置情報や名称が記憶される。
【0019】
予約情報記憶部233は、会議室毎に(会議室毎に割り当てられた会議室コードに対応付けて)、利用時間(具体的には、利用開始日時及び利用終了日時)及び利用予定者を含む予約情報を記憶する。例えば、予約情報記憶部233には、会議室コード毎に、利用時間に対応付けて、当該利用時間での利用予定者の社員コードが記憶される。
【0020】
制御ユニット21は、プロセッサー、RAM(Random Access Memory)、ROM(Read Only Memory)、及び専用のハードウェア回路を含んで構成される。プロセッサーは、例えばCPU(Central Processing Unit)、ASIC(Application Specific Integrated Circuit)、又はMPU(Micro Processing Unit)等である。
【0021】
制御ユニット21は、HDD等からなる記憶部25に記憶されている制御プログラムが上記のプロセッサーで実行されることにより、制御部210、収集部211、出席者特定部212、重要性判定部213、延長判定部214、及び予約有無判断部215として機能する。但し、制御部210等は、プロセッサーによる制御プログラムに従った動作によらず、それぞれハードウェア回路により構成することも可能である。以下、特に触れない限り、各実施形態について同様である。
【0022】
制御部210は、会議室管理装置2の全体的な動作制御を司る。制御部210は、通信部22及びデータベース群23と接続され、これら各部の駆動制御等を行う。例えば、制御部210は、通信部22を介して情報処理装置3から会議室の利用予約の要求を受け付けると、予約情報記憶部233を検索して、当該要求を満たす会議室に予約を入れる。
【0023】
収集部211は、各構成員が携帯する携帯装置4の位置情報及び識別コードを収集する。例えば、携帯装置4から定期的にネットワークを介して送信されてくる位置情報及び識別コードを通信部22が受信すると、収集部211は、個人情報記憶部230を検索して、受信した識別コードに対応する個人情報を検出し、当該個人情報の位置情報を、受信した当該位置情報に書き換える。すなわち、収集部211は、個人情報記憶部230に記憶されている位置情報を最新のものに更新する。
【0024】
出席者特定部212は、会議室情報記憶部232に記憶されている各会議室の位置情報、及び個人情報記憶部230に記憶されている、収集部211が収集した携帯装置4の位置情報に基づいて、各会議室に存在する携帯装置4を検出し、検出した携帯装置4を携帯する構成員を、当該携帯装置4が検出された会議室で開催されている会議への出席者として特定する。なお、出席者を特定するタイミングとしては、当該会議室の利用開始日時から一定時間(例えば、10分)が経過してからが望ましい。それは、利用開始直後であれば、出席者が会議室に集まっていないことが考えられるからである。
【0025】
重要性判定部213は、出席者特定部212により特定された、会議への出席者である各構成員について、その各役職情報を個人情報記憶部230から読み出し、当該読み出した役職情報に基づいて、当該会議に予め定められたレベル以上の役職の者がどれだけ出席しているかを判定し、この判定結果が示す出席状況から、会議の重要性を判定する。例えば、重要性判定部213は、会議への出席者総数に対する責任者クラス(例えば、部長以上。上記予め定められたレベル以上の役職に相当)の出席割合が予め定められた割合(例えば、過半数)に達している場合、会議は重要性が高いと判定する。なお、会議の重要性の判定方法はこれに限定されず、例えば、社長や専務という予め定められた役職者が出席している場合には、責任者クラスの出席割合に関係なく、重要性判定部213は、当該会議は重要性が高いと判定してもよい。
【0026】
延長判定部214は、会議が開催されていた会議室の位置情報、及び出席者特定部212により特定された、当該会議への出席者が携帯する携帯装置4の位置情報に基づいて、予約情報記憶部233に記憶されている予約情報の利用時間が示す会議室の利用終了日時になった時点での会議室と携帯装置4との位置関係から出席者の退室状況を判断することで、会議が延長しているか否かを判定する。
【0027】
会議室の利用終了日時になっても、会議室からの移動者(すなわち、退室者)が少ない場合、会議は延長している可能性が高いといえる。そこで、延長判定部214は、会議への出席者総数に対する会議室に残っている者の割合が予め定められた割合(例えば、8割)に達している場合、会議は延長していると判定する。例えば、利用開始日時から10分経過した時点で会議室に存在していた人数(会議への出席者総数)が20人で、利用終了日時の時点で会議室に16人以上(すなわち、出席者総数の8割以上で)が存在する場合、延長判定部214は、会議は延長していると判定する。すなわち、延長判定部214は、利用終了日時の時点で会議室に15人未満(すなわち、出席者総数の8割未満)しか存在していない場合、当該会議は、利用終了日時の時点で終了している(延長されていない)と判定する。
【0028】
予約有無判断部215は、予約情報記憶部233に記憶されている予約情報に基づいて、会議室に次の予約が連続して存在するか否かを判断する。例えば、予約有無判断部215は、ある会議の利用終了日時から、次の会議の利用開始日時までの時間が予め定められた時間(例えば、10分)以下の場合、会議室に次の予約が連続して存在すると判断する。
【0029】
次に、第1実施形態に係る会議室管理装置2の制御ユニット21で行われる処理の一例について、図4に示したフローチャートに基づいて説明する。なお、この処理は、制御部210が、予約情報記憶部233に記憶されている予約情報に基づいて、ある会議についての利用終了日時になった会議室が存在すると判断した場合に行われる。
【0030】
制御部210が、ある会議についての利用終了日時になった会議室が存在すると判断すると、予約有無判断部215が、予約情報記憶部233に記憶されている予約情報に基づいて、利用終了日時になった当該会議室に次の予約が連続して存在するか否かを判断する(S1)。
【0031】
予約有無判断部215が、会議室に次の予約が連続して存在すると判断した場合(S1でYES)、延長判定部214が、当該会議室で開催されている会議が延長しているか否かを判定する(S2)。なお、予約有無判断部215が、会議室に次の予約が連続して存在していないと判断した場合(S1でNO)、処理は終了する。
【0032】
延長判定部214が、会議が延長していると判定した場合(S2でYES)、重要性判定部213が、当該会議は重要性が高いか否かを判定する(S3)。一方、延長判定部214が、会議は延長していないと判定した場合(S2でNO)、処理は終了する。
【0033】
重要性判定部213が、会議は重要性が高いと判定した場合(S3でYES)、制御部210が、予約情報記憶部233に記憶されている予約情報に基づいて、上記次の予約の利用時間と同じ時間で空いている会議室を検出する処理を行い、空いている会議室が存在するか否かを判断する(S4)。
【0034】
制御部210は、上記次の予約の利用時間と同じ時間で空いている会議室が存在すると判断した場合(S4でYES)、制御部210は、当該会議室を上記次の予約の利用時間と同じ時間で予約することを示す予約情報を作成して、当該予約情報を予約情報記憶部233に書き込む(S5)。すなわち、制御部210は、次の予約の利用時間で空いている会議室に、次の予約の代わりとなる別の予約を入れる。
【0035】
この後、制御部210は、次の予約での会議室の利用予定者に対して予約の変更(会議室の変更)を連絡するために、当該利用予定者が携帯する携帯装置4に、予約の変更内容を知らせるメッセージデータを、通信部22を介して送信する処理を実行する(S6)。例えば、制御部210は、当該利用予定者が携帯する携帯装置4に対して、通信部22の有する電子メール発信機能により、予約の変更内容を知らせるメッセージを含む電子メールを送信する処理を行う。この場合、個人情報記憶部230に、構成員(社員コード)毎に、各自の携帯装置4にメール送信可能な電子メールアドレスが記憶されている。制御部210は、個人情報記憶部230にアクセスして、当該利用予定者の社員コードに対応付けて記憶されている電子メールアドレスを読み出し、上記電子メール送信処理に用いる。S6の後、処理は終了する。
【0036】
上記メッセージデータを受信した携帯装置4は、上記メッセージデータが示すメッセージを携帯装置4の表示部41に表示する。これにより、次の予約での会議室の利用予定者は、表示部41に表示されている内容を確認することで、予約が更新され、別の予約が入れられたことを認識することができる。
【0037】
一方、制御部210は、次の予約の利用時間と同じ時間で空いている会議室が存在しないと判断した場合(S4でNO)、制御部210は、次の予約での会議室の各利用予定者の空きスケジュール情報をスケジュール情報記憶部231から読み出す(S7)。
【0038】
続いて、制御部210は、読み出した各利用予定者の空きスケジュール情報、及び予約情報記憶部233に記憶されている各会議室の予約情報に基づいて、当該各利用予定者が出席可能な時間で空いている会議室を検出し、検出した会議室を当該各利用予定者が出席可能な時間で予約することを示す予約情報を作成して、当該予約情報を予約情報記憶部233に書き込む(S8)。すなわち、制御部210は、予約情報記憶部233に記憶されている予約情報を更新して、利用予定者が出席可能な時間で空いている会議室に次の予約の代わりとなる別の予約を入れる。
【0039】
この後、制御部210は、次の予約での会議室の利用予定者に対して予約の変更(会議室の変更)を連絡するために、当該利用予定者が携帯する携帯装置4に、予約の更新内容を知らせるメッセージデータを、通信部22を介して送信する処理を実行する(S9)。そして、処理は終了する。
【0040】
また、S3において、重要性判定部213が、会議は重要性が高くないと判定した場合(S3でNO)、制御部210は、当該会議が開催されている会議室に存在する構成員(すなわち、利用時間が過ぎても当該会議室から退室しない構成員)に対して当該会議室の開放を促すことを報知するための報知処理を行う(S10)。そして、処理は終了する。
【0041】
例えば、制御部210は、当該会議室に存在する携帯装置4(すなわち、当該会議室から退室しない構成員が携帯する携帯装置4)に、利用終了時刻である旨、次の予約が入っている旨、及び、会議室から速やかに退去すべき旨を示すメッセージを含む電子メールを送信する処理を、上記報知処理として実行する。
【0042】
また、当該会議室にスピーカーが設置され、当該スピーカーが会議室管理装置2により動作制御可能に接続されているものとし、制御部210が当該スピーカーを、通信部22を介して制御することによって、利用終了時刻である旨、次の予約が入っている旨、及び当該会議室から速やかに退去すべき旨を示すメッセージを当該スピーカーから発声させることで、上記報知処理を行うようにしてもよい。
【0043】
上記第1実施形態によれば、延長している会議の重要性が高く、この会議が行われている会議室に次の会議の予約が連続して入っている場合には、次の会議の予約の利用時間と同じ時間で空いている会議室に別の予約が入れられるので、重要性の高い会議を行っている先の利用者は、利用時間が過ぎても、会議室をそのまま使い続けることが可能となる。
【0044】
また、連続して次に予約されている会議と同じ時間で空いている別の会議室が存在しない場合には、当該次の予約での会議室の各利用予定者の出席可能な時間で別の会議室の予約がされ、その旨が該当者に伝えられるので、当該利用予定者は、新たに予約された別の会議室に移動して、円滑に会議を遂行することが可能になる。
【0045】
また、延長している会議の重要性が高くない場合、会議室から速やかに退室すべき旨を示すメッセージが当該会議室の利用者に伝えられるので、当該利用者に会議室の速やかな開放を促すことができる。
【0046】
このため、本実施形態によれば、同一の会議室を利用する、重要性の高い会議と次に予定されている会議とが存在する場合に、当該重要性の高い会議に延長が生じたとき、当該次に予定されている会議の開催への支障を極力低減して、当該重要性の高い会議を延長可能とすることができる。
【0047】
図5は、第2実施形態に係る会議室管理装置の主要内部構成を概略的に示した機能ブロック図である。第1実施形態に係る会議室管理装置と同様の構成については説明を省略する。図5に示した会議室管理装置2は、制御ユニット21が行動判定部216を備える点で、図2に示した会議室管理装置2と相違する。
【0048】
行動判定部216は、会議が開催されていた会議室の位置情報、及び予約情報記憶部233に記憶されている予約情報が示す次の予約での会議室の利用予定者が携帯する携帯装置4の位置情報に基づいて、予約情報の利用時間が示す会議室の利用終了日時になった時点での会議室と携帯装置4との位置関係から、会議室に利用予定者が移動してきているか否かを判定する。
【0049】
例えば、行動判定部216は、次の予約での会議室の利用予定者が携帯する携帯装置4の総数に対する、会議室から予め定められた範囲内に存在する携帯装置4の割合が、予め定められた割合(例えば、過半数)に達している場合、行動判定部216は、会議室に利用予定者が移動してきていると判定する。
【0050】
次に、第2実施形態に係る会議室管理装置2の制御ユニット21で行われる処理の一例について、図6に示したフローチャートに基づいて説明する。なお、図4に示したフローチャートと同様の処理については説明を省略する。図6に示したフローチャートは、S3でNOと判断した後の処理以外については、図4に示したフローチャートと同じであるため、ここではS3でNOと判定した場合についてのみ説明する。
【0051】
S3において、重要性判定部213が、延長している会議の重要性は低いと判定した場合(S3でNO)、行動判定部216が、次に予約している会議のために当該会議室を利用する利用予定者が、会議室に移動してきているか否かを判定する(S11)。
【0052】
行動判定部216が、当該次の予約での会議室の利用予定者が、会議室に移動してきていると判定した場合(S11でYES)、制御部210は、会議室に存在する構成員(すなわち、利用時間が過ぎても会議室から退室しない構成員)に対して会議室の開放を促す報知を行うための報知処理を実行する(S12)。この報知処理は、第1実施形態で示した報知処理と同様にして行われる。S12の後、処理は終了する。
【0053】
一方、行動判定部216が、次の予約での会議室の利用予定者が当該会議室に移動してきていないと判定した場合(S11でNO)、制御部210は、上記報知処理を行わず、次の予約での会議室の利用予定者の空きスケジュール情報をスケジュール情報記憶部231から読み出す(S13)。
【0054】
続いて、制御部210は、読み出した空きスケジュール情報、及び予約情報に基づいて、当該各利用予定者が出席可能な時間で空いている会議室を検出し、検出した会議室を当該各利用予定者が出席可能な時間で予約することを示す予約情報を作成して、当該予約情報を予約情報記憶部233に書き込む(S14)。すなわち、制御部210は、予約情報記憶部233に記憶されている予約情報を更新して、利用予定者が出席可能な時間で空いている会議室に次の予約の代わりとなる別の予約を入れる。
【0055】
この後、制御部210は、次の予約での会議室の利用予定者に対して予約の変更(会議室の変更)を連絡するために、当該利用予定者が携帯する携帯装置4に、予約の更新内容を知らせるメッセージデータを、通信部22を介して送信する処理を実行する(S15)。この後、処理は終了する。
【0056】
この第2実施形態では、次の予約での会議室の利用予定者が会議室に移動してきていない場合(例えば、当該会議室で次に開催される予定であった会議の延期が考えられる場合)には、延長している会議の重要性が高くなかったとしても、会議室から退室すべき旨を示すメッセージは、当該延長している会議のために会議室を利用している利用者に伝えられないので、当該利用者にそのまま会議室を利用させることができる。
【0057】
また、次の予約での利用予定者の出席可能な時間で別の予約がされ、その旨が該当者に伝えられるので、当該利用予定者は、新たに予約された別の時間及び別の会議室で、円滑に会議を遂行することが可能になる。
【0058】
また、本発明は上記実施の形態の構成に限られず種々の変形が可能である。また、上記実施形態では、図1乃至図6を用いて上記実施形態により示した構成及び処理は、本発明の一実施形態に過ぎず、本発明を当該構成及び処理に限定する趣旨ではない。
【符号の説明】
【0059】
1 会議室管理システム
2 会議室管理装置
4 携帯装置
210 制御部
211 収集部
212 出席者特定部
213 重要性判定部
214 延長判定部
215 予約有無判断部
216 行動判定部
230 個人情報記憶部
231 スケジュール情報記憶部
232 会議室情報記憶部
233 予約情報記憶部
図1
図2
図3
図4
図5
図6