特許第6834152号(P6834152)IP Force 特許公報掲載プロジェクト 2015.5.11 β版

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特許6834152会議室予約装置、会議室予約方法、及びプログラム
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(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】特許公報(B2)
(11)【特許番号】6834152
(24)【登録日】2021年2月8日
(45)【発行日】2021年2月24日
(54)【発明の名称】会議室予約装置、会議室予約方法、及びプログラム
(51)【国際特許分類】
   G06Q 10/10 20120101AFI20210215BHJP
   G06Q 10/02 20120101ALI20210215BHJP
【FI】
   G06Q10/10 340
   G06Q10/02
【請求項の数】6
【全頁数】14
(21)【出願番号】特願2016-49675(P2016-49675)
(22)【出願日】2016年3月14日
(65)【公開番号】特開2017-167636(P2017-167636A)
(43)【公開日】2017年9月21日
【審査請求日】2019年2月4日
(73)【特許権者】
【識別番号】000006747
【氏名又は名称】株式会社リコー
(74)【代理人】
【識別番号】100107766
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠重
(74)【代理人】
【識別番号】100070150
【弁理士】
【氏名又は名称】伊東 忠彦
(72)【発明者】
【氏名】形部 佳和
【審査官】 貝塚 涼
(56)【参考文献】
【文献】 特開2010−277532(JP,A)
【文献】 特開平9−91341(JP,A)
【文献】 特開2007−65827(JP,A)
【文献】 特開2000−194620(JP,A)
【文献】 特開2012−53628(JP,A)
【文献】 特開2014−179010(JP,A)
【文献】 特開2007−293454(JP,A)
(58)【調査した分野】(Int.Cl.,DB名)
G06Q 10/00 − 99/00
(57)【特許請求の範囲】
【請求項1】
社員を識別するための社員IDと前記社員の職位とを関連付けた社員情報と、前記社員のスケジュールを示す社員スケジュール情報と、を記憶する記憶手段と、
予約者が参加する会議の予定日、前記予約者が希望する会議室、及び前記会議に参加する予定の参加予定者の社員IDを含む予約情報を受け付ける予約受付手段と、
前記社員情報に基づいて、参加予定者の重要度を抽出し、抽出された前記重要度に基づいて重要な参加予定者を判別して、前記社員スケジュール情報に基づいて、前記重要な参加予定者が前記会議に出席するか否かを判定し、前記重要な参加予定者が前記会議に出席しないと判定した場合には、前記重要な参加予定者に出席を促すように前記予約者に通知する予約検証手段と、
を備え
前記記憶手段は、過去の会議の議事録を示す議事録情報をさらに記憶し、
前記予約検証手段は、前記議事録情報に示される前記過去の会議の議事録のうち、前記会議と同一の会議名、議題、または参加予定者の過去の会議の議事録に基づいて、前記会議に参加したほうがよい人を追加参加予定者として抽出し、前記社員スケジュール情報に基づいて、前記追加参加予定者が前記会議に出席するか否かを判定し、前記追加参加予定者が前記会議に出席しないと判定した場合には、前記追加参加予定者に出席を促すように前記予約者に通知する、
ことを特徴とする会議室予約装置。
【請求項2】
過去の会議の議事録を示す議事録情報を記憶する記憶手段と、
予約者が参加する会議の予定日、前記予約者が希望する会議室、及び前記会議の資料を含む予約情報を受け付ける予約受付手段と、
前記会議の資料のテキストと前記議事録情報に示される前記過去の会議のうち、前記会議と同一の会議名、議題、または参加予定者の過去の会議に添付されていた資料のテキストとの一致度を判定し、判定結果を前記予約者に通知する予約検証手段と、
を備えたことを特徴とする会議室予約装置。
【請求項3】
社員を識別するための社員IDと前記社員の職位とを関連付けた社員情報と、前記社員のスケジュールを示す社員スケジュール情報と、を記憶するコンピュータが実行する会議室予約方法であって、
予約者が参加する会議の予定日、前記予約者が希望する会議室、及び前記会議に参加する予定の参加予定者の社員IDを含む予約情報を受け付ける工程と、
前記社員情報に基づいて、参加予定者の重要度を抽出し、抽出された前記重要度に基づいて重要な参加予定者を判別して、前記社員スケジュール情報に基づいて、前記重要な参加予定者が前記会議に出席するか否かを判定し、前記重要な参加予定者が前記会議に出席しないと判定した場合には、前記重要な参加予定者に出席を促すように前記予約者に通知する工程と、
を備え
前記コンピュータは、過去の会議の議事録を示す議事録情報をさらに記憶し、
前記予約者に通知する工程では、前記議事録情報に示される前記過去の会議の議事録のうち、前記会議と同一の会議名、議題、または参加予定者の過去の会議の議事録に基づいて、前記会議に参加したほうがよい人を追加参加予定者として抽出し、前記社員スケジュール情報に基づいて、前記追加参加予定者が前記会議に出席するか否かを判定し、前記追加参加予定者が前記会議に出席しないと判定した場合には、前記追加参加予定者に出席を促すように前記予約者に通知する、
ことを特徴とする会議室予約方法。
【請求項4】
過去の会議の議事録を示す議事録情報を記憶するコンピュータが実行する会議室予約方法であって、
予約者が参加する会議の予定日、前記予約者が希望する会議室、及び前記会議の資料を含む予約情報を受け付ける工程と、
前記会議の資料のテキストと前記議事録情報に示される前記過去の会議のうち、前記会議と同一の会議名、議題、または参加予定者の過去の会議に添付されていた資料のテキストとの一致度を判定し、判定結果を前記予約者に通知する工程と、
を備えたことを特徴とする会議室予約方法。
【請求項5】
社員を識別するための社員IDと前記社員の職位とを関連付けた社員情報と、前記社員のスケジュールを示す社員スケジュール情報と、を記憶するコンピュータに、
予約者が参加する会議の予定日、前記予約者が希望する会議室、及び前記会議に参加する予定の参加予定者の社員IDを含む予約情報を受け付ける手順と、
前記社員情報に基づいて、参加予定者の重要度を抽出し、抽出された前記重要度に基づいて重要な参加予定者を判別して、前記社員スケジュール情報に基づいて、前記重要な参加予定者が前記会議に出席するか否かを判定し、前記重要な参加予定者が前記会議に出席しないと判定した場合には、前記重要な参加予定者に出席を促すように前記予約者に通知する手順と、
を実行させるためのプログラムであって、
前記コンピュータは、過去の会議の議事録を示す議事録情報をさらに記憶し、
前記予約者に通知する手順では、前記議事録情報に示される前記過去の会議の議事録のうち、前記会議と同一の会議名、議題、または参加予定者の過去の会議の議事録に基づいて、前記会議に参加したほうがよい人を追加参加予定者として抽出し、前記社員スケジュール情報に基づいて、前記追加参加予定者が前記会議に出席するか否かを判定し、前記追加参加予定者が前記会議に出席しないと判定した場合には、前記追加参加予定者に出席を促すように前記予約者に通知する、
ことを特徴とするプログラム
【請求項6】
過去の会議の議事録を示す議事録情報を記憶するコンピュータに、
予約者が参加する会議の予定日、前記予約者が希望する会議室、及び前記会議の資料を含む予約情報を受け付ける手順と、
前記会議の資料のテキストと前記議事録情報に示される前記過去の会議のうち、前記会議と同一の会議名、議題、または参加予定者の過去の会議に添付されていた資料のテキストとの一致度を判定し、判定結果を前記予約者に通知する手順と、
を実行させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、会議室予約装置、会議室予約方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
会議室予約装置を用いた会議室予約システムが知られている。会議室予約システムは、ユーザの希望に適う会議室の選択を行い、会議室の予約を行うシステムである。また、既にユーザが希望する会議室が予約済みであった場合、先約の会議室の変更を自動で行うことにより、システム上で会議室の予約や再割当が簡単に行えるようになっている。
【0003】
特許文献1には、ユーザの希望に適した会議室に先約者があった場合に、先約者に割り当たっている確定済みの会議室の変更を、人の判断を介在させずに自動で行い、会議室を有効に利用する目的で、予約判定の結果、会議室に空きがないときに、候補となる会議室に設定済みの予約を、その会議の予約属性を満たす他の会議室へ振り替る予約振替部等を有する技術が開示されている。尚、予約属性とは、予約希望日、予約希望時間帯、及び希望人数を指す。
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
ところで、特許文献1に記載の技術では、新規予約の会議の会議室に空きがない場合、会議予約者が設定した予約内容の優先度比較によって、自動的に会議室予約を振り替えているにすぎなかった。
【0005】
即ち、予約時の情報に基づいて会議室を優先的に割り当てるため、重要な参加予定者の出席ができなくなったり、開催通知に添付される資料の有無やその品質が不足したりすることで会議室を優先的に確保した割には狙っていたほど充実した会議を開催できなくなるという問題があった。
ここで、充実した会議とは、高品質な必要な資料が準備された状態で、重要な参加予定者が参加して執り行われる会議を言う。
【0006】
そこで、本発明の目的は、重要な会議向けに会議室を確保するだけでなく、その会議を充実させることにある。
【課題を解決するための手段】
【0007】
上記課題を解決するため、請求項1に記載の発明は、社員を識別するための社員IDと前記社員の職位とを関連付けた社員情報と、前記社員のスケジュールを示す社員スケジュール情報と、を記憶する記憶手段と、予約者が参加する会議の予定日、前記予約者が希望する会議室、及び前記会議に参加する予定の参加予定者の社員IDを含む予約情報を受け付ける予約受付手段と、前記社員情報に基づいて、参加予定者の重要度を抽出し、抽出された前記重要度に基づいて重要な参加予定者を判別して、前記社員スケジュール情報に基づいて、前記重要な参加予定者が前記会議に出席するか否かを判定し、前記重要な参加予定者が前記会議に出席しないと判定した場合には、前記重要な参加予定者に出席を促すように前記予約者に通知する予約検証手段と、を備え、前記記憶手段は、過去の会議の議事録を示す議事録情報をさらに記憶し、前記予約検証手段は、前記議事録情報に示される前記過去の会議の議事録のうち、前記会議と同一の会議名、議題、または参加予定者の過去の会議の議事録に基づいて、前記会議に参加したほうがよい人を追加参加予定者として抽出し、前記社員スケジュール情報に基づいて、前記追加参加予定者が前記会議に出席するか否かを判定し、前記追加参加予定者が前記会議に出席しないと判定した場合には、前記追加参加予定者に出席を促すように前記予約者に通知することを特徴とする。
【発明の効果】
【0008】
本発明によれば、重要な会議向けに会議室を確保するだけでなく、その会議を充実させることができる。
【図面の簡単な説明】
【0009】
図1】会議室予約システムの全体構成を示すハードウェアブロック図の一例である。
図2図1に示した会議室予約システムに用いられる会議室予約装置の機能ブロック図の一例である。
図3】予約フォームについての説明図である。
図4図1に示した会議室予約システムを用いて会議室の予約時のフローの一例である。
図5】予約検証フローについての説明図である。
図6】参加予定者検証フローについての説明図である。
図7】追加参加予定者抽出フローについての説明図である。
図8】議題検証フローについての説明図である。
図9】資料品質解析フローについての説明図である。
図10】予約再検証フローについての説明図である。
【発明を実施するための形態】
【0010】
<構成>
[ハードウェアブロック図]
図1は、会議室予約システムの全体構成を示すハードウェアブロック図の一例である。
本会議室予約システム1は、端末2、ネットワーク3、及び会議室予約装置4を有する。
【0011】
会議室予約装置4は、HDD5、CPU6、ROM7、RAM8、キーボード9、及びモニタ10を有する。尚、会議室予約装置4とネットワーク3との間の通信手段は省略されている。また、会議予約装置4はプリンタ11を有し、予約状況を印刷するようにしてもよい。
【0012】
端末2は、PC(Personal Computer)、タブレット、スマートホン等のユーザが利用する一般的な端末装置を示す。
端末2は、ネットワーク3を介して会議室予約装置4に接続される。
【0013】
CPUはCentral Processing Unitの略である。CPU6は会議室予約装置4を統括制御する機能を有する。
ROMはRead Only Memoryの略である。ROM7は会議室予約装置4の制御プログラムを記憶する素子であり、例えばマスクROMが挙げられる。
RAMはRandom Access Memoryの略である。RAM8はROM7から読み出された制御プログラムを展開するため一時的に記憶する素子であり、例えばフラッシュメモリが挙げられる。
【0014】
キーボード9は会議室を予約するユーザがデータを入力するための入力装置である。
モニタ10は、ユーザによって入力されたデータを表示したり、予約状況を表示したりする装置であり、例えば、液晶表示素子が挙げられる。
尚、キーボード9及びモニタ10の代わりにタッチパネルを用いてもよい。
【0015】
HDDはHard Disk Driveの略である。HDD5は、記憶装置の一種であり、複数(図では6個であるが限定されない。)のパーティーションに分割されている。HDD5のパーティーションの内訳は会議室マスタDB(データベース)5a、会議室スケジュールDB5b、社員マスタDB5c、社員スケジュールDB5d、予約DB5e、及び議事録DB5fに分けられる。
【0016】
会議室マスタDB5aには、会議室ID、会議室名、最大収容人数、拠点、及び備品(プロジェクタ、TV会議システム、ホワイトボード)に関するデータが格納されている。会議室マスタDB5aを検索することにより必要なスペックの会議室がどこなのかがわかる。
【0017】
会議室スケジュールDB5bには、会議室ごとの予約時間、及び予約IDが格納されている。会議室スケジュールDB5bを検索することにより会議室の時間ごとの空き状況がわかる。
【0018】
社員マスタDB5cには、社員ID、社員名、役職、所属、及び居室に関するデータが格納されている。社員IDを検索することにより役職等の重要度がわかる。
尚、重要度とは、後述する予約フォームに記載の重要度をいい、あくまでも会議開催者の主張部分である。
【0019】
社員スケジュールDB5dには、社員IDごとの予定が格納されている。該当する社員が会議を予定している場合、予約IDが紐付けられているので、社員スケジュールDB5dを検索することにより、どの会議に出席する予定かがわかる。
【0020】
予約DB5eには、予約ID(予約している社員ID、希望日時、希望会議室、参加予定者の社員ID、会議名、議題、重要度、添付資料)が格納されている。
【0021】
議事録DB5fには、会議名、議題、日時ごとの会議の議事録のデータが格納されている。議事録DB5fを検索することにより、過去の会議での添付資料や参加者の発言内容等がわかる。
【0022】
[機能ブロック図]
図2は、図1に示した会議室予約システムに用いられる会議室予約装置の機能ブロック図の一例である。
図2に示す会議室予約装置は、予約受付手段21、予約検証手段1(22-1)、予約再検証手段30、記憶手段31、及び制御手段20を有する。図2に破線で示す予約検証手段2(22-2)〜予約検証手段5(22-5)は、他の実施の形態を示す。
【0023】
制御手段20は、会議室予約装置を統括制御する手段であり、図1のCPU6、ROM7、及びRAM8によって実現される。
予約受付手段21は、予約者が参加する会議の予定日、予約者が希望する会議室、及び会議への参加予定者のIDを含む予約情報を受け付ける手段であり、図1のCPU6、ROM7、RAM8、キーボード9、モニタ10、及び予約DB5eによって実現される。
【0024】
空室予約手段30は、予約者の希望する会議室が空いている場合に会議室を予約する手段であり、図1のCPU6、ROM7、RAM8、キーボード9、モニタ10、及び会議室スケジュールDB5bによって実現される。
【0025】
振替予約手段31は、予約者が会議室を予約した時から実際に会議室が使用されるまでの時間経過に伴って変化する状況に基づいて求められる重要度によって予約を振り替える手段である。また、振替予約手段31は、予約者の希望する会議室が空いていない場合に、会議の優先順位を既に予約されている他の会議と比較して他の会議より優先順位が高い場合に予約されている他の会議を他の会議室に振り替える手段であってもよい。振替予約手段24は、図1のCPU6、ROM7、RAM8、キーボード9、モニタ10、及び予約DB5eによって実現される。
【0026】
予約再検証手段32は、予約済みの会議に対して、定期的に予約検証処理を行う手段であり、図1のCPU6、ROM7、RAM8、及び予約DB5eによって実現される。
【0027】
記憶手段33は、会議室の予約に関するデータを記憶する手段であり、図1のHDD5によって実現される。
【0028】
(予約検証手段1)
予約検証手段1(22-1)は、算出手段23、確認手段24、及び第一の通知手段25-1を有する。
ここで、予約検証とは、予約フォームの記載内容を、参加予定者の観点、議題の観点(図4以降)で検証することを言う。
算出手段23は、役員を含む役職情報及び顧客情報から会議の参加予定者の重要度を算出する手段であり、図1のCPU6、ROM7、RAM8、及び社員マスタDB5cによって実現される。
確認手段24は、重要度が所定の値より高い会議に対して、会議用の資料が添付されていることを確認する手段であり、図1のCPU6、ROM7、RAM8、及び予約DB5eによって実現される。
第一の通知手段25-1は、確認手段24による確認結果を予約者に通知する手段であり、図1のモニタ10によって実現される。
【0029】
(予約検証手段2)
予約検証手段2(22-2)は、重要度検証手段26、及び第二の通知手段25-2を有する。
重要度検証手段26は、関連する議事録からアクションアイテム保持者や報告予定者を抽出して重要度を検証する手段であり、図1のCPU6、ROM7、RAM8、及び議事録DB5fによって実現される。
第二の通知手段25-2は、重要度検証手段26による検証結果を予約者に通知する手段であり、図1のモニタ10によって実現される。
【0030】
(予約検証手段3)
予約検証手段3(22-3)は、解析手段27、及び第三の通知手段25-3を有する。
解析手段27は、会議用の資料のテキスト情報を解析する手段であり、図1のCPU6、ROM7、RAM8、予約DB5e、及び議事録DB5fによって実現される。
第三の通知手段25-3は、解析手段27による解析結果を通知する手段であり、図1のモニタ10によって実現される。
【0031】
(予約検証手段4)
予約検証手段4(22-4)は、判断手段28、及び第四の通知手段25-4を有する。
判断手段28は、会議用の資料のテキスト情報、会議名、議題との関連性との一致度を判断する手段であり、図1のCPU6、ROM7、RAM8、及び予約DB5eによって実現される。
第四の通知手段25-4は、判断手段による判断結果を通知する手段であり、図1のモニタ10によって実現される。
【0032】
(予約検証手段5)
予約検証手段5(22-5)は、判定手段29、及び判定手段29による判定結果を通知する第五の通知手段25-5を有する。
判定手段29は、会議用の資料のテキスト情報と議事録に添付されている資料内のテキストとの一致度を判定する手段であり、図1のCPU6、ROM7、RAM8、予約DB5e及び議事録DB5fによって実現される。
第五の通知手段25-5は、図1のモニタ10によって実現される。
【0033】
ここで、第一の通知手段25-1〜第五の通知手段25-5による通知は、モニタ10による表示の他、スピーカからの音声案内、ブザーの発音、LEDの点滅によって行ってもよい。
【0034】
図3は、予約フォームについての説明図である。
予約フォームは、会議の予約ID、会議の主催者、会議の日時、場所、参加予定者、及び議題を有する。会議の主催者の社員ID及び氏名をキーボード等で入力する。会議の開催日時は第一希望を含み複数の日時を入力する。会議の場所は第一希望を含み複数の会議室名を入力する。参加予定者の氏名及び社員IDを、追加参加予定者も含めて全員分入力する。議題は、会議名、議題、重要度、及び添付資料を入力する。
【0035】
ユーザは、会議室予約に際して、端末から図3に示す項目をキーボード等で入力して予約処理を行う。予約処理は予約DB5eに登録される。
尚、社員IDが無い場合は顧客とみなして重要度が高いと判別されるが、社員IDの代わりにお客様か業者かを入力するようにしてもよい。あるいは、ラジオボタン等で社員、お客様、もしくは業者を区別するようにしてもよい。
【0036】
ここで、添付資料とは、資料データであり、グループウェア等の画面にWord(登録商標)文書等のファイルが添付されているイメージである。また、直接リッチテキスト等で入力されていてもよい。すなわち、ベタでフィールドに記載されているイメージである。本発明では中身(テキスト)を分析対象としているので、ファイルであってもテキストベタ貼りであっても良い。
【0037】
<動作1>
図4は、図1に示した会議室予約システムを用いて会議室の予約時のフローの一例である。
以下、動作の主体は、CPU6である。
【0038】
会議室の予約を受け付けると(ステップS1)、後述する予約の検証を行う(ステップS2)。
予約検証の結果、問題がない場合(ステップS3/Y)、会議室の空室予約処理を行う(ステップS4、S5/Y)。
予約検証の結果、問題がある場合、すなわち会議室の空室がない場合(ステップS5/N)、振替予約処理を行う(ステップS6)。
振替予約が不可能な場合(ステップS7/N)、会議室の予約をキャンセルするか、会議室の変更を促す通知を行う(ステップS8)。
【0039】
<動作2>
図5は、予約検証フローについての説明図である。
予約検証では、参加予定者検証(ステップS10)と、議題検証を行う。尚、議題検証とは開催者が設定する重要度が高い場合に、まずは添付資料の有無をチェックし、添付資料が有る場合品質(会議名、議題、議事録とファイル内のテキスト情報の一致度)をチェックすることを言う(ステップS11)。
【0040】
<動作3>
図6は、参加予定者検証フローについての説明図である。
重要な参加予定者の抽出を行う。重要な参加予定者の抽出では、予約DB5eから予約文書と社員マスタから重要な参加予定者を抽出する(ステップS21)。
社内であれば、役員、部長職、課長職等の職位情報から重要度を抽出する。社員IDがない場合は顧客とみなして重要度が高いと判別する。
【0041】
追加参加予定者の抽出を行う場合、予約DB5eに登録されていないが、その会議に参加したほうがよい人を参加予定者として抽出する(ステップS22)。
スケジュール情報の抽出では、社員スケジュールDBから参加予定者の予定を抽出する。ここから各自の出席予定が抽出できる(ステップS23)。
参加予定者が会議出席可能か否かを確認する(ステップS24)。
【0042】
参加予定者が出席予定ではなかった場合であって(ステップS24/N)、他に重要な会議が無い場合(ステップS25/N)、会議主催者に対して、出席を促すよう通知を発行する(ステップS26)。
参加予定者が出席予定ではなかった場合であって(ステップS24/N)、他に重要な会議が有る場合(ステップS25/Y)、後日議事録を送る旨の通知及び送付を行う(ステップS27)。
【0043】
<動作4>
図7は、追加参加予定者抽出フローについての説明図である。
会議名、参加予定者の取得では、予約DB5eからそれぞれ抽出する(ステップS31)。
議事録DB5fに同じ会議名の議事録あるか否か確認する(ステップS32)。
議事録DB5fに同じ会議名の議事録がある場合(ステップS32/Y)、前回の議事録からアクションアイテム担当、次回報告予定者、議事録担当等、今回の会議に出席すべき人を抽出する(ステップS33)。
【0044】
更に、過去数回(設定できればよい)の議事録から出席率が一定以上の実績がある人を抽出する。図示はしていないが、過去の会議の参加者のうち発言実績が多い人のみを抽出してもよい(ステップS34)。
参加予定者と抽出した人とを比較し、参加予定者が充分か否か検討するステップS35)。参加予定者が充分か否かとは、資料が充実した前提で充実した会議を行うことが可能であろうと判断できる場合を言う。
検討した結果、充分リストアップできていた場合(ステップS35/Y)、追加参加予定者なしと判断する(ステップS36)。
議事録が無い場合(ステップS32/N)、及び検討した結果、不足していた場合(ステップS35/N)、追加参加予定者ありと判断する(ステップS37)。
【0045】
<動作5>
図8は、議題検証フローについての説明図である。
会議の重要度の取得では(ステップS41)、予約DB5eから会議の重要度を抽出し、重要度が高いか否か検討する(ステップS42)。
重要度が高い場合(ステップS42/Y)、予約DB5eから添付資料の有無を確認する(S43)。
添付資料がない場合(ステップS43/N)、会議主催者に対して、議題にあった資料の添付を促すよう通知を発行する(ステップS44)。
添付資料がある場合(ステップS43/Y)、資料内部のテキストを解析する(ステップS45)。
【0046】
資料品質の解析では(ステップS45)、会議名や議題の他、議事録に添付されている資料内のテキストとの一致度から判定する。会議の出席者がかつて出席した別の会日の議事録も対象にしてもよく、会議の出席者が重複するほど関連度(重要度)が高くなるためである。
資料品質に問題がない場合(ステップS46/Y)、終了し、資料品質に問題がある場合(ステップS46/N)、会議主催者に対して、議題にあった資料になるように改善を促すよう通知を発行する(ステップS47)。
【0047】
<動作6>
図9は、資料品質解析フローについての説明図である。
会議名、議題を取得すると(ステップS51)、予約DB5eからそれぞれを抽出する。
添付資料のテキスト情報を取得すると(ステップS52)、予約DB5eに添付されている資料の内部のテキスト情報を取得する(ステップS54)。
同じ会議名、同じ議題、同じ参加予定者等の議事録があるか否か確認し(ステップS53)、議事録がある場合(ステップS53/Y)、議事録DB5fのテキスト情報や、議事録に添付している資料のテキスト情報を取得する(ステップS54)。
【0048】
添付資料のテキスト情報と、会議名、議題、議事録から取得したテキスト情報を単語レベルで分析し、一致する数を取得する(ステップS55)。
一致数が一定の数(調整できてもよい)に達するか否か判断し(ステップS56)、一致数が一定の数に達した場合(ステップS56/Y)、資料品質が確保されているものと判断する(ステップS57)。一致数が一定の数に達しない場合(ステップS56/N)、その会議にそぐわない資料を準備している可能性があるとし、資料品質が低いと判断する(ステップS58)。
【0049】
<動作7>
図10は、予約再検証フローについての説明図である。
会議室の予約ができている全ての会議に対して、定期的に再検証を行う。
前述の予約検証を行い(ステップS61)、検証結果OKか否かを確認する(ステップS62)。検証の結果、スケジュール変更や会議準備の不備がない場合(ステップS62/Y)、終了し、スケジュール変更や会議準備の不備がある場合(ステップS62/N)、会議主催者に対して会議のキャンセルや変更を通知する(ステップS63)。
【0050】
<プログラム>
以上で説明した本発明に係る装置は、コンピュータで処理を実行させるプログラムによって実現されている。よって、一例として、プログラムにより本発明の機能を実現する場合の説明を以下で行う。
【0051】
例えば、
予約受付手段と、予約検証手段と、予約振替手段を備えた会議室予約装置のコンピュータが読み取り可能なプログラムであって、
コンピュータに、
予約受付手段が、予約者が参加する会議の予定日、予約者が希望する会議室、及び会議に参加する予定の参加予定者のIDを含む予約情報を受け付ける手順、
予約検証手段が、参加予定者が会議に出席するか否かを検証する手順、
予約振替手段が、予約者が会議室を予約した時から実際に会議室が使用されるまでの時間経過に伴って変化する状況に基づいて求められる重要度によって予約を振り替える手順、
を実行させるためのプログラムが挙げられる。
【0052】
このようなプログラムは、コンピュータに読み取り可能な記憶媒体に記憶されていてもよい。
【0053】
<記憶媒体>
ここで、記憶媒体としては、例えばCD-ROM、フレキシブルディスク(FD)、CD-R等のコンピュータで読み取り可能な記憶媒体、フラッシュメモリ、RAM、ROM、FeRAM等の半導体メモリやHDDが挙げられる。
【0054】
CD-ROMは、Compact Disc Read Only Memoryの略である。フレキシブルディスクは、Flexible Disk:FDを意味する。CD-Rは、CD Recordableの略である。RAMは、Random-Access Memoryの略である。FeRAMは、Ferroelectric RAMの略で、強誘電体メモリを意味する。
【0055】
<作用効果>
以上より、予約情報に含まれる参加予定者と、議題の重要度と、添付資料の検証結果とを、会議開催者に予約前後に渡って対応を通知する。この結果、重要度の高い会議に会議室を優先的に確保できるだけでなく、その会議の充実度を向上させることができる。
【0056】
尚、上述した実施の形態は、本発明の好適な実施の形態の一例を示すものであり、本発明はそれに限定されることなく、その要旨を逸脱しない範囲内において、種々変形実施が可能である。
【符号の説明】
【0057】
1 会議室予約システム
2 端末
3 ネットワーク
4 会議室予約装置
5 HDD
5a 会議室マスタDB
5b 会議室スケジュールDB
5c 社員マスタDB
5d 社員スケジュールDB
5e 予約DB
5f 議事録DB
6 CPU
7 ROM
8 RAM
9 キーボード
10 モニタ
11 プリンタ
20 制御手段
21 予約受付手段
22−1 予約検証手段1
22−2 予約検証手段2
22−3 予約検証手段3
22−4 予約検証手段4
22−5 予約検証手段5
23 算出手段
24 確認手段
25−1 第一の通知手段
25−2 第二の通知手段
25−3 第三の通知手段
25−4 第四の通知手段
25−5 第五の通知手段
26 重要度検証手段
27 解析手段
28 判断手段
29 判定手段
30 空室予約手段
31 振替予約手段
32 予約再検証手段
33 記憶手段
【先行技術文献】
【特許文献】
【0058】
【特許文献1】特開2011−48505号公報
図1
図2
図3
図4
図5
図6
図7
図8
図9
図10