特開 2023-99966 情報管理システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2023099966

(43)【公開日】2023-07-14

(54)【発明の名称】情報管理システム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 50/18 20120101AFI20230707BHJP

【ＦＩ】

G06Q50/18

【審査請求】未請求

【請求項の数】4

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2022000282

(22)【出願日】2022-01-04

(71)【出願人】

【識別番号】518389060

【氏名又は名称】株式会社Ｆｌｕｃｌｅ

(74)【代理人】

【識別番号】100170449

【弁理士】

【氏名又は名称】山本 英彦

(72)【発明者】

【氏名】三田 弘道

【テーマコード（参考）】

5L049

【Ｆターム（参考）】

5L049CC32

(57)【要約】      （修正有）

【課題】士業等の間での情報管理を適切に行う情報管理システムを提供する。
【解決手段】情報管理システムは、社会保険労務士、弁護士、税理士、弁理士、公認会計士、司法書士、行政書士及びその事務所所員を含む士業等により操作される１つの事務所グループ４Ｇの士業端末において、テキスト情報と、添付ファイル情報とを有する複数の管理情報を含むとともに、複数の管理情報の相互の関連性有する場合に関連度情報を有し、士業等が前記管理情報を共有できる。
【選択図】図３

【特許請求の範囲】

【請求項1】

社会保険労務士、弁護士、税理士、弁理士、公認会計士、司法書士、行政書士およびその事務所所員を含む士業等により操作されえる士業端末において、
テキスト情報と、添付ファイル情報とを有する複数の管理情報を含むとともに、前記複数の管理情報の相互の関連性有する場合に関連度情報を有する、情報管理システム。

【請求項2】

社会保険労務士、弁護士、税理士、弁理士、公認会計士、司法書士、行政書士およびその事務所所員を含む士業等により操作されえる士業端末において、
テキスト情報と、添付ファイル情報とを有する複数の管理情報を含み、
前記士業等が前記管理情報を共有できる情報管理システム。

【請求項3】

社会保険労務士、弁護士、税理士、弁理士、公認会計士、司法書士、行政書士およびその事務所所員を含む士業等により操作されえる士業端末において、
テキスト情報と、添付ファイル情報とを有する複数の管理情報を含むとともに、前記複数の管理情報の相互の関連性有する場合に関連度情報を有し、
前記士業等が前記管理情報を共有できる情報管理システム。

【請求項4】

前記テキスト情報は、少なくとも返信文情報、条文情報、提案文情報、公的資料情報、判例情報を含む、請求項１～３のいずれか一項に記載の情報管理システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、士業等が情報を共有するための情報管理システムに関する。

【背景技術】

【0002】

近年メールシステムやチャットシステムのようにメッセージの送受信を行うメッセージ送受信システムが多く利用されている。これらのメッセージ送受信システムでは、自身から、テキスト情報や添付ファイルによりメッセージを作成し送信するだけでなく、他者からのメッセージに対して、返信文としてテキスト情報を入力し、また添付ファイルを添付して返信が行われる。そして、これらのテキスト情報や添付ファイル情報は、いわゆる情報管理システムにより管理されている。

【0003】

例えば、そのような情報管理システムを利用したメッセージ送受信システムには、単純にメッセージを作成し、送受信を行うにとどまらず、送信または返信メッセージをシステム自体が生成するものがある。特許文献１に示すメッセージ生成装置は、ユーザが所属する他のコミュニティを、アクセス制御情報から検索する検索処理と、検索結果に基づいて、類似質問メッセージに対応する応答メッセージを生成する生成処理と、生成された応答メッセージを送信する送信処理とを実行することにより、メッセージが生成されることが記載されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開２０１９－１６０５０号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

ところで、前述したようなメッセージ送受信システムは、社会保険労務士、弁護士、税理士、弁理士、公認会計士、司法書士、行政書士およびその事務所所員等の、いわゆる士業と、そのクライアントの間で行われるメッセージのやり取りにも利用されている。このような場合、クライアントからの質問や問い合わせに対して、士業等は自身の専門分野における知識に基づいたメッセージや資料を返信する。

【0006】

しかし、自身の専門分野における知識に基づいたメッセージや資料は、士業等の各人が個々の経験に基づいて蓄積した内容に依存しており、返信される情報が適切かどうかを担保できていなかった。また、士業等の各人が自ら返信作業をするため、テキストの入力や添付ファイルを探して添付するなどの返信メッセージを作成する作業が迂遠であった。これらの問題は、特に、メッセージ送受信システムが発展し、メッセージの送受信量が増加するほど、情報管理に関しての課題としての重要度が増している。

【0007】

また、士業等の情報源は法律条文や各官庁から発信される情報のように共通性を有しており、本来は情報を共有することで正当性や適格性を担保しやすい。そうであるにもかかわらず、士業等は、個々の経験により業務を行うことが多く、同業の士業同士で情報を共有しようとする慣習はなく、情報を共有することで正当性や適格性を担保しようという思想はなかった。

【0008】

（１）本発明に係る情報管理システムは、社会保険労務士、弁護士、税理士、弁理士、公認会計士、司法書士、行政書士およびその事務所所員を含む士業等により操作されえる士業端末において、テキスト情報と、添付ファイル情報とを有する複数の管理情報を含むとともに、前記複数の管理情報の相互の関連性を示す関連度情報を有することを特徴とする。

【0009】

（２）本発明に係る他の情報管理システムは、社会保険労務士、弁護士、税理士、弁理士、公認会計士、司法書士、行政書士およびその事務所所員を含む士業等により操作されえる士業端末において、テキスト情報と、添付ファイル情報とを有する複数の管理情報を含むことを特徴とする。

【0010】

（３）本発明に係る他の情報管理システムは、社会保険労務士、弁護士、税理士、弁理士、公認会計士、司法書士、行政書士およびその事務所所員を含む士業等により操作されえる士業端末において、テキスト情報と、添付ファイル情報とを有する複数の管理情報を含むとともに、前記複数の管理情報の相互の関連性を示す関連度情報を有することを特徴とする。

【0011】

（４）前記した情報管理システムにおいて、前記テキスト情報は、少なくとも返信文情報、条文情報、提案文情報、公的資料情報、判例情報を含んでいてもよい。

【発明の効果】

【0012】

本発明によれば、士業間、特に事務所等の所属を同一とする士業間での情報共有を容易にする。

【図面の簡単な説明】

【0013】

【図1】本発明の情報管理システムを利用したメッセージ送受信システムの概略図である。

【図2】図１のメッセージ送受信システムにおいて、士業端末に表示されるメッセージ送受信アプリケーション画面の一例を示す図である。

【図3】本発明の送信メッセージ候補情報同士の関係性を示す概念図である。

【図4】図２におけるメッセージ送受信アプリケーション画面の他の例を示す図である

【図5】図４のメッセージ送受信アプリケーション画面で送信メッセージ候補情報の詳細を表示する図である。

【発明を実施するための形態】

【0014】

本発明の実施形態に係る情報管理システムを利用したメッセージ送受信システムＳについて、図面を参照しながら説明する。
＜メッセージ送受信システムＳ＞

【0015】

図１は、本実施形態に係る情報管理システムを含むメッセージ送受信システムＳの運用形態の概念を示す図である。図１に示すように、本実施形態に係るメッセージ送受信システムＳは、サーバ装置１と、サーバ装置１にインターネット２を介して接続する複数のユーザ端末３および複数の士業端末４とを含む。なお、情報管理システムはサーバ装置１にデータを有する。

【0016】

本実施形態において、士業端末４が、社会保険労務士事務所の所員（例えば、社会保険労務士）により操作され、ユーザ端末３が、当該社会保険労務士事務所のクライアントであるユーザにより操作される形態を例に説明する。なお、士業端末４は、社会保険労務士に限らず、弁護士、税理士、弁理士、公認会計士、司法書士、行政書士等に加え、各事務所の所員である士業等により操作される。

【0017】

サーバ装置１は、従来よく知られるクライアントサーバシステムのサーバ用ホストマシンである。また、ユーザ端末３および士業端末４は、従来よく知られる、パーソナルコンピュータ、タブレット、スマートフォンなどに代表される情報処理装置である。

【0018】

各ユーザ端末３および各士業端末４はサーバ装置１と通信することにより、メッセージの送受信が可能となっている。メッセージ送受信システムＳは、サーバ装置１が、各ユーザ端末３と各士業端末４にメッセージの交換サービスを提供するいわゆるクラウドサービスである。

【0019】

本実施形態において、複数（図では３台）の士業端末４は、後述する送信メッセージ候補情報Ｍ１を共有可能な１つのグループ４Ｇを構成している。例えば、１つの事務所に所属する士業等が操作する複数の士業端末４を１つの事務所グループ４Ｇと構成するようにしてもよい。

【0020】

各士業端末４は、メッセージ送受信システムＳとインターネット２を介して通信することにより、メッセージ送受信アプリケーションを起動し、メッセージ送受信アプリケーション画面４Ｄを表示する。

【0021】

図２に示すように、メッセージ送受信アプリケーション画面４Ｄは、ユーザ端末３と士業端末４で送受信された既存メッセージを表示する既存メッセージ表示部４１と、士業端末４から送信する新規メッセージを表示する送信準備メッセージ表示部４２と、新規メッセージの候補である複数の送信メッセージ候補情報Ｍ１を表示可能な送信候補情報表示部４３と、送信メッセージ候補情報Ｍ１を検索するための検索機能表示部４４とを備える。

【0022】

既存メッセージ表示部４１は、ユーザ端末３から送信され、サーバー装置１を介して士業端末４で受信したメッセージと、士業端末４から送信された既存メッセージが下方ほど新しいメッセージとなる順に並んでいる。

【0023】

送信準備メッセージ表示部４２は、既存メッセージ表示部４１の最下部のメッセージ（最新のメッセージ）の下側に設けられている。送信準備メッセージ表示部４２は、後述する送信メッセージ候補情報Ｍ１を選択することで、送信メッセージ候補情報Ｍ１を返信準備メッセージとして表示する。ただし、士業等により選択された送信メッセージ候補情報Ｍ１は、コピー＆ペーストにより送信準備メッセージ表示部４２に表示されてもよい。

【0024】

検索機能表示部４４は、検索ボタン４４ａと、検索キーワード入力部４４ｂと、送信文チェックボックス部４４ｃと、条文チェックボックス部４４ｄと、提案資料チェックボックス部４４ｅと、公的資料チェックボックス部４４ｆと、判例チェックボックス部４４ｇとを備える。なお、チェックボックスの対象となる資料の種類は増加してもよく、また、各チェックボックスに代えて、資料ごとにタブ形式でまとめて表示するようにしてもよい。

【0025】

検索キーワード表示部は、従来よく知られるように、検索キーワード入力部４４ｂにテキスト（キーワード）を入力され、検索ボタン４４ａをクリックされることで、当該テキストを含む、または当該テキストに関連する送信メッセージ候補情報Ｍ１を送信候補情報表示部４３に表示する。したがって、送信候補情報表示部４３は、士業等が検索機能表示部４４を操作することにより、検索内容に関連性のある複数の送信メッセージ候補情報Ｍ１を表示する。

【0026】

また、検索ボタン４４ａを押す前に、送信文チェックボックス部４４ｃと、条文チェックボックス部４４ｄと、提案資料チェックボックス部４４ｅと、公的資料チェックボックス部４４ｆと、判例チェックボックス部４４ｇのうち、所望のチェックボックスにチェックを入れることで、チェックボックスを入れたコンテンツのみの送信メッセージ候補情報Ｍ１を表示することができる。

【0027】

送信候補情報表示部４３に表示される複数の送信メッセージ候補情報Ｍ１は、サーバ装置１から士業端末４に送信される。サーバ装置１において、送信メッセージ候補情報Ｍ１は、記憶部（図示しない）に記憶されている。

【0028】

図３に示すように、送信メッセージ候補情報Ｍ１は、テキスト情報Ｔと、テキスト情報Ｔに紐づいた添付ファイル情報Ａを含む。テキスト情報Ｔは、少なくとも返信文情報、条文情報、提案文情報、公的資料情報、判例情報を含む。また、添付ファイル情報Ａは、紐づいたテキスト情報Ｔに関連する画像情報、動画情報、その他の情報がファイル形式で添付される。本発明の実施形態に係る情報管理システムは、これらテキスト情報Ｔと添付ファイル情報Ａを管理情報として管理する。

【0029】

各テキスト情報Ｔと各添付ファイル情報Ａを含む送信メッセージ候補情報Ｍ１は、相互に関連を有する場合に関連度情報Ｒを有する。例えば、送信メッセージ候補情報Ｍ１は、各テキスト情報Ｔまたは各添付ファイル情報Ａが相互に関連を有する場合に関連度情報Ｒ（図３において送信メッセージ候補情報Ｍ１をつなぐ実線）を有する。したがって、例えば、１の送信メッセージ候補情報Ｍ１は、多対多の関係で他の送信メッセージ候補情報Ｍ１と有機的に関連度情報Ｒにより関連している。また、他の１つの送信メッセージ候補情報Ｍ１は、他の送信メッセージ候補情報Ｍ１と関連していないものもある。

【0030】

送信候補情報表示部４３で表示される送信メッセージ候補情報Ｍ１は、検索キーワード入力部４４ｂに入力されたテキスト（キーワード）に関する送信メッセージ候補情報Ｍ１だけでなく、当該送信メッセージ候補情報Ｍ１と関連度情報Ｒを有す送信メッセージ候補情報Ｍ１を表示するようにしてもよい。この関連度情報Ｒは、情報管理システムにおいて、士業等の利用頻度などを加味してＡＩ（人工知能）により関連度情報Ｒが編集されるようにしてもよい。

【0031】

情報管理システムでは、関連度情報Ｒが編集されることにより、検索キーワード入力部４４ｂに入力されたテキスト（キーワード）に関する送信メッセージ候補情報Ｍ１と関連度情報Ｒを有す送信メッセージ候補情報Ｍ１が変化することになる。すなわち、関連度情報Ｒを編集すうことにより、送信候補情報表示部４３に表示される複数の送信メッセージ候補情報Ｍ１を最適化できる。

【0032】

＜メッセージ返信ステップ＞

【0033】

次に、士業端末４におけるメッセージ返信ステップを画面の遷移を用いて説明する。

【0034】

第１のメッセージ返信ステップとして、士業端末４においてメッセージ送受信システムＳのアプリケーションを起動する。これにより、士業端末４には図４に示すメッセージ送受信アプリケーション画面４Ｄを表示する。

【0035】

第２のメッセージ返信ステップとして、既存メッセージ表示部４１の既存メッセージに対する返信メッセージである新規メッセージの候補である複数の送信メッセージ候補情報Ｍ１を検索するために、検索機能表示部４４の検索キーワード入力部４４ｂにテキストを入力し、検索ボタン４４ａをクリックする。これにより、送信候補情報表示部４３に、新規メッセージの候補である複数の送信メッセージ候補情報Ｍ１が表示される。

【0036】

このステップでは、検索ボタン４４ａを押す前に、送信文チェックボックス部４４ｃと、条文チェックボックス部４４ｄと、提案資料チェックボックス部４４ｅと、公的資料チェックボックス部４４ｆと、判例チェックボックス部４４ｇのうち（図２を参照）、所望のチェックボックスにチェックを入れることで、チェックボックスを入れたコンテンツのみの送信メッセージ候補情報Ｍ１を表示することができる。

【0037】

第３のメッセージ返信ステップとして、送信候補情報表示部４３に表示された複数の送信メッセージ候補情報Ｍ１から新規メッセージの候補になる送信メッセージ候補情報Ｍ１を選択する。これにより、図５に示すように、選択された送信メッセージ候補情報Ｍ１の詳細情報が表示される。

【0038】

第４のメッセージ返信ステップとして、送信メッセージ候補情報Ｍ１の詳細情報に含まれる送信メッセージ挿入ボタンＭ２をクリックする。これにより、送信準備メッセージ表示部４２に送信メッセージ候補情報Ｍ１が複製される。なお、送信メッセージ候補情報Ｍ１は、送信メッセージ挿入ボタンをクリックすることなく、従来よく知られる、コピー＆ペーストの操作により送信準備メッセージ表示部４２に複製されてもよい。

【0039】

第５のメッセージ返信ステップとして、送信準備メッセージ表示部４２に複製された送信メッセージ候補情報Ｍ１は送信ボタンをクリックすることにより送信される。なお、送信準備メッセージ表示部４２に複製された送信メッセージ候補情報Ｍ１は編集された後に送信されてもよい。

【0040】

本実施形態において、情報管理システムは、各テキスト情報Ｔと各添付ファイル情報Ａを含む送信メッセージ候補情報Ｍ１を管理情報とし、管理情報に対して「いいね」ボタンのような他者評価情報を追加できるものであってもよい。

【0041】

本実施形態において、メッセージ送受信システムＳは、いわゆるクラウドサービスである形態について説明した。しかし、メッセージ送受信システムＳは、オンプレミスのシステムとして実施されてもよい。

【0042】

また、本実施形態において、情報管理システムは、メッセージ送受信システムＳにおいて利用される形態について説明した。しかし、情報管理システムは、コミュニケーションツールやその他のシステムに利用されてもよい。

【0043】

以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明はこれらの記述に限定されるものではない。前述の実施形態に関して、当業者が適宜設計変更を加えたものも、本発明の特徴を備えている限り、本発明の範囲に包含される。

【産業上の利用可能性】

【0044】

本発明は、情報管理システムやメッセージ送受信システムとして、好適に採用することができる。

【符号の説明】

【0045】

Ｓ メッセージ送受信システム
１ サーバー装置
２ インターネット
３ ユーザ端末
４ 士業端末
４１ 既存メッセージ表示部
４２ 送信準備メッセージ表示部
４３ 送信候補情報表示部
４４ 検索機能表示部
Ｍ１ 送信メッセージ候補情報
４Ｄ メッセージ送受信アプリケーション画面

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】