特開 2018-116658 ファイル管理装置、ファイル管理方法、および、ファイル管理プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】特開2018-116658(P2018-116658A)

(43)【公開日】2018年7月26日

(54)【発明の名称】ファイル管理装置、ファイル管理方法、および、ファイル管理プログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 12/00 20060101AFI20180629BHJP

   G06F 17/30 20060101ALI20180629BHJP

【ＦＩ】

   G06F12/00 513D

   G06F17/30 210C

   G06F17/30 413

   G06F12/00 520A

【審査請求】未請求

【請求項の数】8

【出願形態】ＯＬ

【全頁数】18

(21)【出願番号】特願2017-8916(P2017-8916)

(22)【出願日】2017年1月20日

(71)【出願人】

【識別番号】398040527

【氏名又は名称】株式会社オービック

(74)【代理人】

【識別番号】110002147

【氏名又は名称】特許業務法人酒井国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】佐本 拓也

(72)【発明者】

【氏名】西川 洋樹

(72)【発明者】

【氏名】芹澤 邦明

(57)【要約】

【課題】業務システムでユーザの管理するファイルの保存先を意識せずにファイルの保存や照会が可能なファイル管理装置、方法、プログラムを提供することを課題とする。
【解決手段】業務システムで管理するファイルを分類に応じて異なる保存先に振り分けて保存や照会を行うファイル管理装置で、記憶部１０６は、ファイルを異なる保存先のいずれかで管理する際に、正規表現を用いてキー情報とファイルとを紐付ける第１マスタと、ファイルを異なる保存先の何れで管理するかを設定する第２マスタとを備え、制御部１０２は、ファイルを保存や照会する際に、第１マスタによりファイルと紐付くキー情報を検索するキー情報検索部１０２ｂと、検索結果からファイル管理するキー情報を選択するキー情報選択部１０２ｄと、選択したキー情報と紐付く保存先に保存されたファイルを抽出し、ファイル保存や照会を行うファイル処理部１０２ｅと、表示部１０２ｃとを備える。
【選択図】図１

【特許請求の範囲】

【請求項1】

記憶部と制御部とを備え、業務システムで管理するファイルを分類に応じて異なる保存先に振り分けて保存すると共に、該異なる保存先に保存されているファイルの照会を行うファイル管理装置であって、
前記記憶部には、
前記ファイルを前記異なる保存先のいずれかで管理する際に、正規表現を利用してキー情報と前記ファイルとを紐付ける第１マスタと、
前記ファイルを前記異なる保存先の何れで管理するかを設定する第２マスタと、
が格納され、
前記制御部は、
前記ファイルを前記異なる保存先に対して保存あるいは照会する場合に、前記第１マスタに基づいて前記ファイルと紐付く前記キー情報を検索するキー情報検索手段と、
検索した前記キー情報の検索結果の中から、前記ファイルを管理するキー情報を選択するキー情報選択手段と、
選択されたキー情報と紐付く前記異なる保存先に保存されているファイルの抽出を行い、新たに保存するファイルの指定、あるいは、照会したいファイルを指定するファイル処理手段と、
前記制御部における操作画面を表示する表示手段と、
を備えること、
を特徴とするファイル管理装置。

【請求項2】

前記異なる保存先は、
少なくともデータベースとファイルサーバを含んでいること
を特徴とする請求項１に記載のファイル管理装置。

【請求項3】

ネットワークとの間でデータをやり取りする通信インターフェース手段を
更に備え、
前記ネットワークに接続された前記データベースおよび前記ファイルサーバに対して前記通信インターフェース手段を介して前記ファイルの保存や照会を行うこと、
を特徴とする請求項２に記載のファイル管理装置。

【請求項4】

前記第１マスタは、
正規表現内の置き換えを定義して前記キー情報と紐付ける正規表現マスタと、
前記正規表現に基づいて前記キー情報と前記ファイルの分類と紐付けるファイルパス管理マスタと、
前記ファイルを管理する前記異なる保存先上に配置されるフォルダを設定するフォルダパス管理マスタと、
を含むこと、
を特徴とする請求項１〜３のいずれか一つに記載のファイル管理装置。

【請求項5】

前記第２マスタは、
前記ファイルの属性とその管理対象とを紐付ける資料管理制御マスタと、
前記ファイルを前記データベースと前記ファイルサーバの何れで管理するかを設定するシステム制御マスタと、
を含むこと、
を特徴とする請求項１〜４のいずれか一つに記載のファイル管理装置。

【請求項6】

前記制御部は、
前記正規表現マスタ、前記ファイルパス管理マスタ、前記フォルダパス管理マスタ、前記資料管理制御マスタ、および、前記システム制御マスタの少なくとも一つを事前に設定するマスタ設定部を
更に備えたこと、
を特徴とする請求項４または５に記載のファイル管理装置。

【請求項7】

記憶部と制御部とを備え、業務システムで管理するファイルを分類に応じて異なる保存先に振り分けて保存すると共に、該異なる保存先に保存されているファイルの照会を行うファイル管理装置で実行されるファイル管理方法であって、
前記記憶部には、
前記ファイルを前記異なる保存先のいずれかで管理する際に、正規表現を利用してキー情報と前記ファイルとを紐付ける第１マスタと、
前記ファイルを前記異なる保存先の何れで管理するかを設定する第２マスタと、
が格納され、
前記制御部で実行される、
前記ファイルを前記異なる保存先に対して保存あるいは照会する場合に、前記第１マスタに基づいて前記ファイルと紐付く前記キー情報を検索するキー情報検索ステップと、
検索した前記キー情報の検索結果の中から、前記ファイルを管理するキー情報を選択するキー情報選択ステップと、
選択されたキー情報と紐付く前記異なる保存先に保存されているファイルの抽出を行い、新たに保存するファイルの指定、あるいは、照会したいファイルを指定するファイル処理ステップと、
前記制御部における操作画面を表示する表示ステップと、
を含むこと、
を特徴とするファイル管理方法。

【請求項8】

記憶部と制御部とを備え、業務システムで管理するファイルを分類に応じて異なる保存先に振り分けて保存すると共に、該異なる保存先に保存されているファイルの照会を行うファイル管理装置で実行させるためのファイル管理プログラムであって、
前記記憶部には、
前記ファイルを前記異なる保存先のいずれかで管理する際に、正規表現を利用してキー情報と前記ファイルとを紐付ける第１マスタと、
前記ファイルを前記異なる保存先の何れで管理するかを設定する第２マスタと、
が格納され、
前記制御部で実行させるための、
前記ファイルを前記異なる保存先に対して保存あるいは照会する場合に、前記第１マスタに基づいて前記ファイルと紐付く前記キー情報を検索するキー情報検索ステップと、
検索した前記キー情報の検索結果の中から、前記ファイルを管理するキー情報を選択するキー情報選択ステップと、
選択されたキー情報と紐付く前記異なる保存先に保存されているファイルの抽出を行い、新たに保存するファイルの指定、あるいは、照会したいファイルを指定するファイル処理ステップと、
前記制御部における操作画面を表示する表示ステップと、
を含むこと、
を特徴とするファイル管理プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、ファイル管理装置、ファイル管理方法、および、ファイル管理プログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

特許文献１の段落０００５等には、異種のデータベースやデータソースのデータの所在情報あるいは所望の情報を保持している検索サーバへの接続情報を意識することなく、検索キーワードに対する情報に高速にアクセスすることのできる異種データソース統合検索サーバシステムが開示されている。また、特許文献１の段落００１７、００１８および図３には、ＲＤＢサーバアクセス情報テーブルやファイルサーバアクセス情報テーブルが開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２００４−２０６６２９号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

しかしながら、特許文献１にあっては、検索サーバへの接続情報を意識することなく、検索キーワードに対する情報に高速にアクセスが可能であるが、マスタ設定によりファイル管理を容易に制御できると共に、正規表現を用いてファイルの管理対象を検索してファイルの保存や照会が行える点については開示されていない。

【0005】

本発明は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、業務システムにおいてユーザの管理するファイルの保存先を意識することなく、正規表現を用いてファイルの保存や照会が可能なファイル管理装置、ファイル管理方法、および、ファイル管理プログラムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明に係るファイル管理装置は、記憶部と制御部とを備え、業務システムで管理するファイルを分類に応じて異なる保存先に振り分けて保存すると共に、該異なる保存先に保存されているファイルの照会を行うファイル管理装置であって、前記記憶部には、前記ファイルを前記異なる保存先のいずれかで管理する際に、正規表現を利用してキー情報と前記ファイルとを紐付ける第１マスタと、前記ファイルを前記異なる保存先の何れで管理するかを設定する第２マスタと、が格納され、前記制御部は、前記ファイルを前記異なる保存先に対して保存あるいは照会する場合に、前記第１マスタに基づいて前記ファイルと紐付く前記キー情報を検索するキー情報検索手段と、検索した前記キー情報の検索結果の中から、前記ファイルを管理するキー情報を選択するキー情報選択手段と、選択されたキー情報と紐付く前記異なる保存先に保存されているファイルの抽出を行い、新たに保存するファイルの指定、あるいは、照会したいファイルを指定するファイル処理手段と、前記制御部における操作画面を表示する表示手段と、を備えること、を特徴とする。

【0007】

また、本発明に係るファイル管理装置は、前記異なる保存先は、少なくともデータベースとファイルサーバを含んでいることを特徴とする。

【0008】

また、本発明に係るファイル管理装置は、ネットワークとの間でデータをやり取りする通信インターフェース手段を更に備え、前記ネットワークに接続された前記データベースおよび前記ファイルサーバに対して前記通信インターフェース手段を介して前記ファイルの保存や照会を行うこと、を特徴とする。

【0009】

また、本発明に係るファイル管理装置は、前記第１マスタは、正規表現内の置き換えを定義して前記キー情報と紐付ける正規表現マスタと、前記正規表現に基づいて前記キー情報と前記ファイルの分類と紐付けるファイルパス管理マスタと、前記ファイルを管理する前記異なる保存先上に配置されるフォルダを設定するフォルダパス管理マスタと、を含むこと、を特徴とする。

【0010】

また、本発明に係るファイル管理装置は、前記第２マスタは、前記ファイルの属性とその管理対象とを紐付ける資料管理制御マスタと、前記ファイルを前記データベースと前記ファイルサーバの何れで管理するかを設定するシステム制御マスタと、を含むこと、を特徴とする。

【0011】

また、本発明に係るファイル管理装置は、前記制御部は、前記正規表現マスタ、前記ファイルパス管理マスタ、前記フォルダパス管理マスタ、前記資料管理制御マスタ、および、前記システム制御マスタの少なくとも一つを事前に設定するマスタ設定部を更に備えたこと、を特徴とする。

【0012】

また、本発明に係るファイル管理方法は、記憶部と制御部とを備え、業務システムで管理するファイルを分類に応じて異なる保存先に振り分けて保存すると共に、該異なる保存先に保存されているファイルの照会を行うファイル管理装置で実行されるファイル管理方法であって、前記記憶部には、前記ファイルを前記異なる保存先のいずれかで管理する際に、正規表現を利用してキー情報と前記ファイルとを紐付ける第１マスタと、前記ファイルを前記異なる保存先の何れで管理するかを設定する第２マスタと、が格納され、前記制御部で実行される、前記ファイルを前記異なる保存先に対して保存あるいは照会する場合に、前記第１マスタに基づいて前記ファイルと紐付く前記キー情報を検索するキー情報検索ステップと、検索した前記キー情報の検索結果の中から、前記ファイルを管理するキー情報を選択するキー情報選択ステップと、選択されたキー情報と紐付く前記異なる保存先に保存されているファイルの抽出を行い、新たに保存するファイルの指定、あるいは、照会したいファイルを指定するファイル処理ステップと、前記制御部における操作画面を表示する表示ステップと、を含むこと、を特徴とする。

【0013】

また、本発明に係るファイル管理プログラムは、記憶部と制御部とを備え、業務システムで管理するファイルを分類に応じて異なる保存先に振り分けて保存すると共に、該異なる保存先に保存されているファイルの照会を行うファイル管理装置で実行させるためのファイル管理プログラムであって、前記記憶部には、前記ファイルを前記異なる保存先のいずれかで管理する際に、正規表現を利用してキー情報と前記ファイルとを紐付ける第１マスタと、前記ファイルを前記異なる保存先の何れで管理するかを設定する第２マスタと、が格納され、前記制御部で実行させるための、前記ファイルを前記異なる保存先に対して保存あるいは照会する場合に、前記第１マスタに基づいて前記ファイルと紐付く前記キー情報を検索するキー情報検索ステップと、検索した前記キー情報の検索結果の中から、前記ファイルを管理するキー情報を選択するキー情報選択ステップと、選択されたキー情報と紐付く前記異なる保存先に保存されているファイルの抽出を行い、新たに保存するファイルの指定、あるいは、照会したいファイルを指定するファイル処理ステップと、前記制御部における操作画面を表示する表示ステップと、を含むこと、を特徴とする。

【発明の効果】

【0014】

本発明によれば、業務システムにおいてユーザの管理するファイルの保存先を意識せずに、正規表現を用いてファイルの保存や照会が可能になるという効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【0015】

【図1】図１は、本実施形態に係るファイル管理装置の構成の一例を示すブロック図である。

【図2】図２は、本実施形態に係るファイル管理装置の記憶部を構成するマスタの事前設定手順を説明するフローチャートである。

【図3】図３は、図２で設定された各マスタのデータ構造の一例を示す図である。

【図4】図４は、システム制御マスタの設定イメージの一例を示す図である。

【図5】図５は、フォルダパス管理マスタの設定イメージの一例を示す図である。

【図6】図６は、ファイルパス管理マスタの設定イメージの一例を示す図である。

【図7】図７は、正規表現マスタの設定イメージの一例を示す図である。

【図8】図８は、資料管理制御マスタの設定イメージの一例を示す図である。

【図9】図９は、業務システムで管理するファイルを分類ごとに保存する一例を示す図である。

【図10】図１０は、業務システムにおけるファイルを保存する場合の手順を説明するフローチャートである。

【図11-1】図１１−１は、保存対象となる社員データ検索画面の一例を示す図である。

【図11-2】図１１−２は、検索結果としての社員データ一覧画面の一例を示す図である。

【図11-3】図１１−３は、呼出社員データのファイルデータ添付画面の一例を示す図である。

【図12】図１２は、業務システムにおけるファイルの取出手順を説明するフローチャートである。

【図13-1】図１３−１は、取出対象となる社員データ検索画面の一例を示す図である。

【図13-2】図１３−２は、検索結果としての社員データ一覧画面の一例を示す図である。

【図13-3】図１３−３は、呼出社員データのファイルデータ照会画面の一例を示す図である。

【図14】図１４は、業務システム導入前の物理ファイル資産も継続管理できるとする効果を説明する図である。

【図15】図１５は、データベース外の物理ファイルについてもセキュアな管理ができるとする効果を説明する図である。

【発明を実施するための形態】

【0016】

本発明にかかるファイル管理装置、ファイル管理方法、および、ファイル管理プログラムの実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、本発明は本実施形態により限定されるものではない。

【0017】

［１．概要］
従来技術では、添付ファイルの活用事例がキー情報（例えば、社員）への添付を単独のファイル添付で実施という事例に限られていた。この場合、データベース（ＤＢ）保存・物理保存のように、複数手法による管理をわざわざ導入しなくても運用可能なため、本発明の必要性が無かった。但し、上記の場合、複数部署に跨がり、様々な手法で社員の情報を有した資料が管理されていた場合、権限などで部署間の管理を超える事ができないことから、情報の取得に融通が利かず、速やかな情報の取得や照会ができないという問題点があった。

【0018】

そこで、本実施形態に係るファイル管理装置は、業務システムで管理する写真・書類イメージ等の物理ファイルについて、その分類ごとに、リレーショナルデータベース（ＲＤＢ）で管理（例えば、ＳＱＬサーバのテーブルに格納）したり、オペレーティングシステム（ＯＳ）で管理（例えば、ファイルサーバに保存）したりすることをマスタ設定のみで使用者に意識させずに制御することを可能としている。なお、本発明を導入することにより、例えば物理ファイル資産はファイルサーバ上にフォルダが配置されれば、自動的に業務システムと紐付き、管理可能な状態になるため、移行時の追加作業コストや登録の手間を省いて管理することが可能となる。また、業務システム上のキー情報（例えば、社員）に紐付けして、物理ファイルを管理・制御するため、業務システム上でキー情報での検索・物理ファイル参照が可能となる。

【0019】

［２．構成］
本実施形態に係るファイル管理装置の構成の一例について、図１から図８を参照して説明する。図１は、本実施形態に係るファイル管理装置の構成の一例を示すブロック図である。図２は、本実施形態に係るファイル管理装置の記憶部を構成するマスタの事前設定手順を説明するフローチャートである。図３は、図２で設定された各マスタのデータ構造の一例を示す図である。図４は、システム制御マスタの設定イメージの一例を示す図である。図５は、フォルダパス管理マスタの設定イメージの一例を示す図である。図６は、ファイルパス管理マスタの設定イメージの一例を示す図である。図７は、正規表現マスタの設定イメージの一例を示す図である。図８は、資料管理制御マスタの設定イメージの一例を示す図である。

【0020】

ファイル管理装置１００は、市販のデスクトップ型パーソナルコンピュータである。なお、ファイル管理装置１００は、デスクトップ型パーソナルコンピュータのような据置型情報処理装置に限らず、市販されているノート型パーソナルコンピュータ、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｔｓ）、スマートフォン、タブレット型パーソナルコンピュータなどの携帯型情報処理装置であってもよい。

【0021】

ファイル管理装置１００は、制御部１０２と通信インターフェース部１０４と記憶部１０６と入出力インターフェース部１０８と、を備えている。ファイル管理装置１００が備えている各部は、任意の通信路を介して通信可能に接続されている。

【0022】

通信インターフェース部１０４は、ルータ等の通信装置および専用線等の有線又は無線の通信回線を介して、ファイル管理装置１００をネットワーク３００に通信可能に接続する。通信インターフェース部１０４は、他の装置と通信回線を介してデータを通信する機能を有する。ここで、ネットワーク３００は、ファイル管理装置１００とデータベースとしてのＳＱＬサーバ（登録商標）２００、あるいは、データベース以外のファイルサーバ（クラウド環境も含めたウインドウズ（登録商標）やユニックス（登録商標）等のハードウェア全般）２５０とを相互に通信可能に接続する機能を有し、例えばインターネットやＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等である。

【0023】

［記憶部１０６］
記憶部１０６には、各種のデータベース、テーブル、およびファイルなどが格納される。記憶部１０６には、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）と協働してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）に命令を与えて各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録される。記憶部１０６として、例えば、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）・ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）等のメモリ装置、ハードディスクのような固定ディスク装置、フレキシブルディスク、および光ディスク等を用いることができる。ここで、記憶部１０６には、システム制御マスタ１０６ａ、フォルダパス管理マスタ１０６ｂ、ファイルパス管理マスタ１０６ｃ、正規表現マスタ１０６ｄ、および資料管理制御マスタ１０６ｅ等が格納されている。以下、各マスタの事前設定手順と各マスタに格納される情報の具体例について、図２〜図８を用いて詳細に説明する。

【0024】

［システム制御マスタ１０６ａ］
システム制御マスタ１０６ａは、業務システムで使用するファイルをどのように管理するかの制御状態を設定するマスタである。例えば、図２〜図４に示すように、制御状態を“０：混在”と設定した場合は、データベース管理と物理ファイル管理とを混在させて制御し、制御状態を“１：データベース”と設定した場合は、データベース管理のみで制御し、制御状態を“２：物理ファイル”と設定した場合は、物理ファイル管理のみで制御する。オペレータは、マスタ設定部１０２ａを使ってシステム制御マスタ１０６ａを設定する。本実施形態の制御状態は、図４に示すように、“０：混在”が設定されている。

【0025】

［フォルダパス管理マスタ１０６ｂ］
フォルダパス管理マスタ１０６ｂは、どのフォルダが管理対象となるかを設定するマスタである。つまり、物理管理を含む管理を行う場合であって、上記システム制御マスタ１０６ａでは、データベース管理と物理ファイル管理とを混在させて制御する“０：混在”が設定されているため、データベース（ＳＱＬサーバ（登録商標）２００）上とファイルサーバ２５０上に、管理対象となるフォルダパスを設定する。例えば、図３および図５に示すように、フォルダパス管理マスタ１０６ｂには、ファイルサーバ２５０における「人事」関係のファイルを管理するフォルダパス例として、“￥￥Ｓｅｒｖｅｒ￥ＨＲ￥”、「第一営業」関係のファイルを管理するフォルダパス例として、“￥￥Ｓｅｒｖｅｒ￥Ｆｉｒｓｔ−Ｓａｌｅｓ￥”、「会計」関係のファイルを管理するフォルダパス例として、“￥￥Ｓｅｒｖｅｒ￥ａｃｃｏｕｎｔｉｎｇ”、「第二営業」関係のファイルを管理するフォルダパス例として、“￥￥Ｓｅｒｖｅｒ￥Ｓｅｃｏｎｄ−Ｓａｌｅｓ￥”などが設定されている。

【0026】

［ファイルパス管理マスタ１０６ｃ］
ファイルパス管理マスタ１０６ｃは、どのファイルが管理対象となるかを設定するマスタである。ここでは、図３および図６に示すように、管理対象となるファイルパスは、拡張子の付いた資料種類を表す分類と、正規表現によるキー情報とが紐付けられて設定されている。例えば、履歴書データは“．ｄｏｃ”という拡張子が付き、“｜Ｂｕｓｈｏ｜−｜Ｓｈａｉｎ｜”という正規表現と紐付けられている。画像データは、“．ｊｐｇ”という拡張子が付き、“｜Ｂｕｓｈｏ｜−｜Ｓｈａｉｎ｜”という正規表現と紐付けられている。経歴データは、“．ｘｌｓ”という拡張子が付き、“｜Ｂｕｓｈｏ｜−｜Ｓｈａｉｎ｜”という正規表現と紐付けられている。ポートフォリオは、“．ｐｄｆ” という拡張子が付き、“｜Ｂｕｓｈｏ｜−｜Ｓｈａｉｎ｜”という正規表現と紐付けられている。

【0027】

［正規表現マスタ１０６ｄ］
正規表現マスタ１０６ｄは、正規表現（表現名）を用いて置換項目を特定するためのキー情報（検索キー）を設定するマスタである。例えば、図３および図７に示すように、検索キーとして従業員名やその検索結果としての従業員ＩＤに対し、ここでは不図示の部署マスタを介して部署ＣＤに置換し、正規表現としての“｜Ｂｕｓｈｏ｜”を抽出する。また、検索キーとしての従業員ＩＤに対し、不図示の従業員マスタを介して従業員ＣＤに置換し、正規表現としての“｜Ｓｈａｉｎ｜”を抽出する。

【0028】

［資料管理制御マスタ１０６ｅ］
資料管理制御マスタ１０６ｅは、どの資料種類（拡張子）がどの管理対象となるかを設定するマスタである。例えば、図３および図８に示すように、“．ｄｏｃ”という拡張子付きのファイルは、管理対象がファイルサーバ（ファイルサーバ２５０）に設定され、“．ｘｌｓ”という拡張子付きのファイルは、管理対象がデータベース（ＳＱＬサーバ（登録商標）２００）に設定され、“．ｊｐｇ”という拡張子付きのファイルは、管理対象がデータベース（ＳＱＬサーバ（登録商標）２００）に設定され、“．ｐｄｆ”という拡張子付きのファイルは、管理対象がファイルサーバ（ファイルサーバ２５０）とデータベース（ＳＱＬサーバ（登録商標）２００）の混在として設定される。上記のファイルパス管理マスタ１０６ｃにて設定されたパスに存在するファイル全てを閲覧できるわけではなく、当該資料管理制御マスタ１０６ｅで設定された拡張子の付いたファイルのみ閲覧可能となる。

【0029】

入出力インターフェース部１０８は、入力装置１１２および出力装置１１４が接続されている。出力装置１１４には、モニタ（家庭用テレビを含む）の他、スピーカやプリンタを用いることができる。入力装置１１２には、キーボード、マウス、およびマイクの他、マウスと協働してポインティングデバイス機能を実現するモニタを用いることができる。なお、以下では、出力装置１１４をモニタ１１４とし、入力装置１１２をキーボード１１２またはマウス１１２として記載する場合がある。

【0030】

［制御部１０２］
制御部１０２は、ファイル管理装置１００を統括的に制御するＣＰＵ等である。制御部１０２は、ＯＳ等の制御プログラム・各種の処理手順等を規定したプログラム・所要データなどを格納するための内部メモリを有し、格納されているこれらのプログラムに基づいて種々の情報処理を実行する。制御部１０２は、機能概念的に、マスタ設定手段としてのマスタ設定部１０２ａ、キー情報検索手段としてのキー情報検索部１０２ｂ、表示手段としての表示部１０２ｃ、キー情報選択手段としてのキー情報選択部１０２ｄ、ファイル処理手段としてのファイル処理部１０２ｅ等を備えている。以下、制御部１０２の各処理部で行われる処理の具体例について、詳細に説明する。

【0031】

［マスタ設定部１０２ａ］
マスタ設定部１０２ａは、上記５つのマスタ１０６ａ〜１０６ｅを事前に設定する設定部である。マスタ設定部１０２ａは、図２の手順に基づいて各マスタの設定処理が行われる。具体的には、マスタ設定部１０２ａは、まずシステム制御マスタ１０６ａの設定を行う（ステップＳＡ−１）。そして、システムにおける管理が物理管理ファイルを含む場合は（ステップＳＡ−２：Ｙｅｓ）、フォルダパス管理マスタ１０６ｂの設定を行い（ステップＳＡ−３）、ファイルパス管理マスタ１０６ｃの設定を行い（ステップＳＡ−４）、正規表現マスタ１０６ｄの設定を行った後（ステップＳＡ−５）、資料管理制御マスタ１０６ｅの設定を行う（ステップＳＡ−６）。また、マスタ設定部１０２ａは、ステップＳＡ−２において、システムにおける管理が物理管理ファイルを含まない場合は（ステップＳＡ−２：Ｎｏ）、資料管理制御マスタ１０６ｅのみを設定する（ステップＳＡ−６）。これは、管理対象がＳＱＬサーバ（登録商標）２００（データベース）のみの場合は、ＤＢＭＳ（Ｄａｔａｂａｓｅ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｓｙｓｔｅｍ）によりファイル管理が可能であるため、フォルダパス管理マスタ１０６ｂ、ファイルパス管理マスタ１０６ｃ、および、正規表現マスタ１０６ｄを設定する必要が無いからである。

【0032】

［キー情報検索部１０２ｂ］
キー情報検索部１０２ｂは、システム制御マスタ１０６ａの設定が物理管理ファイルを含む場合、保存あるいは照会したいファイルの管理対象であるキー情報（社員や従業員）を正規表現マスタ１０６ｄに基づいて検索する。例えば、あるファイルを指定して特定の従業員のデータとして保存する場合、キー情報検索部１０２ｂは、当該従業員の検索に必要な検索条件を指定することで、対象となるキー情報を検索し、その検索結果を表示部１０２ｃにより表示する。また、ある従業員に関する保存データを一元的に取得して確認（照会）したい場合、キー情報検索部１０２ｂは、管理対象ユーザの検索に必要な条件を指定することで、正規表現マスタ１０６ｄに基づいて対象となるキー情報を検索し、その検索結果は表示部１０２ｃにより表示される。

【0033】

［表示部１０２ｃ］
表示部１０２ｃは、制御部１０２により操作するための入力画面や処理結果をディスプレイ等の出力装置１１４に表示させる。

【0034】

［キー情報選択部１０２ｄ］
キー情報選択部１０２ｄは、キー情報検索部１０２ｂによって検索した検索結果の中からファイルの保存あるいは照会したいファイルの管理対象であるキー情報を選択する。キー情報検索部１０２ｂは、管理対象の検索に必要な検索条件を指定しても、指定条件によって複数の検索結果が表示されることがある。このように、キー情報選択部１０２ｄは、検索結果の中から管理対象を絞り込む必要があるため、特定のキー情報を選択する。例えば、キー情報検索部１０２ｂで指定した検索条件が曖昧であるか、一定範囲の検索条件で検索してから絞込みをかけたい場合は、キー情報の検索結果が複数表示されるため、その中から特定のキー情報を選択する必要がある。

【0035】

［ファイル処理部１０２ｅ］
ファイル処理部１０２ｅは、キー情報選択部１０２ｄでファイルの管理対象であるキー情報（従業員など）が選択されると、当該キー情報と紐付くファイルを複数の保存先から抽出する照合処理を行ったり、当該キー情報に添付するファイルの保存先を指定して保存処理（アップロード）したりする。例えば、あるファイルを指定して管理対象であるキー情報に保存する場合、ファイル処理部１０２ｅは、キー情報選択部１０２ｄで選択されたキー情報の画面上で添付ファイルを保存するフォルダパスを指定してアップロードする。また、選択されたキー情報と紐付くファイルを複数の保存先から抽出して照会する場合、ファイル処理部１０２ｅは、キー情報選択部１０２ｄで選択されたキー情報の画面上で照会処理を指示すると、選択されたキー情報と紐付く正規表現に基づいて複数の保存先からファイルが抽出されるため、利用者は選択したキー情報（従業員など）に関するファイルを一元的に確認（照会）することができる。

【0036】

［３．具体例］
本実施形態の具体例について、図９〜図１５を参照し、本実施形態に係るファイル管理装置の処理の一例について説明する。図９は、業務システムで管理するファイルを分類ごとに保存する一例を示す図である。図１０は、業務システムにおけるファイルを保存する場合の手順を説明するフローチャートである。図１１−１は、保存対象となる社員データ検索画面の一例を示す図である。図１１−２は、検索結果としての社員データ一覧画面の一例を示す図である。図１１−３は、呼出社員データのファイルデータ添付画面の一例を示す図である。図１２は、業務システムにおけるファイルの取出手順を説明するフローチャートである。図１３−１は、取出対象となる社員データ検索画面の一例を示す図である。図１３−２は、検索結果としての社員データ一覧画面の一例を示す図である。図１３−３は、呼出社員データのファイルデータ照会画面の一例を示す図である。図１４は、業務システム導入前の物理ファイル資産も継続管理できるとする効果を説明する図である。図１５は、データベース外の物理ファイルについてもセキュアな管理ができるとする効果を説明する図である。

【0037】

以下、ファイル管理装置１００の処理の一例について図９を用いて説明し、さらに、図１０と図１１−１〜図１１−３、および、図１２と図１３−１〜図１３−３を用いて具体的な操作画面での処理動作を説明する。そして、図１４および図１５を用いて、本実施形態における効果を説明する。

【0038】

［ファイル管理装置の概要］
本実施形態に係るファイル管理装置１００は、業務システムにおいて管理する写真や書類イメージ等の物理ファイルの保存先として、ＳＱＬサーバ２００（商標登録）などのデータベースやデータベース以外のファイルサーバ２５０などを使用し、ユーザに保存先を意識させずにファイルの分類に応じた保存先に保存、あるいは、ファイルを取得して照会するファイル管理を行っている。例えば、企業において社員情報のファイル管理を行う場合、図９に示すように、導入会社にＡ社とＢ社とがあって、Ａ社の社員情報の管理対象である「山田さん」や「坂本さん」は、キー情報となる。同様に、Ｂ社の社員情報の管理対象である「田中さん」や「川田さん」は、キー情報となる。

【0039】

本実施形態に係るファイル管理装置１００は、上記図２〜図８に示すように、制御部１０２のマスタ設定部１０２ａにより、事前にシステム制御マスタ１０６ａ、フォルダパス管理マスタ１０６ｂ、ファイルパス管理マスタ１０６ｃ、正規表現マスタ１０６ｄ、および、資料管理制御マスタ１０６ｅを設定している。このマスタ設定は、導入会社におけるファイル管理の設定基準に応じて設定することができる。このため、Ａ社では、図９に示すように、ファイル分類が「履歴書」や「写真」については、データベース（ＤＢ）で管理するように設定し、「その他書類」はデータベース外（例えば、ファイルサーバ２５０）で管理するように設定している。また、Ｂ社では、図９に示すように、ファイル分類が「履歴書」については、データベース（ＤＢ）で管理するように設定し、「写真」や「その他書類」についてはデータベース外（例えば、ファイルサーバ２５０）で管理するように設定することができる。このように、企業毎にファイル管理の仕方が異なっていても、それに応じてマスタ設定を変えるだけで容易に対応可能となる。

【0040】

［特定の社員情報にファイルを添付する場合］
まず、ファイル管理装置１００は、図１０および図１１−１〜図１１−３に示すように、キー情報である社員情報に対して、新たな人事データファイルを添付することで、人事情報を更新することができる。具体的には、図１１−１に示す社員データ検索画面上で、キー情報となる社員データを検索する。検索条件としては、部署ＣＤや社員ＣＤ（従業員ＣＤ）や担当企業ＣＤを入力するか、あるいは、部署名や社員名や担当企業名を入力すると、図７の正規表現マスタ１０６ｄに示す部署マスタや従業員マスタによって部署ＣＤや社員ＣＤ（従業員ＣＤ）に置換され検索条件を指定する。ここで、人事部のオペレータが検索ボタンＭＢ１を押下すると、キー情報検索部１０２ｂは、検索条件に対応する部署ＩＤや従業員ＩＤなどの検索キー（キー情報）を検索すると共に、この検索したキー情報と表現名（正規表現）とを紐付ける（図１０のステップＳＡ−１１）。

【0041】

社員データ検索画面の図１１−１では、検索条件に幅を持たせていないため、検索結果は、社員データ一覧画面の図１１−２に示すように、１人の社員データのみが抽出されて表示されるが、検索条件に幅を持たせた場合は、複数の検索結果が抽出されて表示される（図１０のステップＳＡ−１２）。このため、社員データ一覧画面の図１１−２では、検索結果からファイル添付するキー情報を選択する必要はないが、検索結果が複数ある場合はキー情報選択部１０２ｄによりファイル添付するキー情報を選択し、添付ボタンＭＢ２を押下する（図１０のステップＳＡ−１３）。

【0042】

キー情報選択部１０２ｄで選択されたキー情報は、これと紐付く正規表現マスタ１０６ｄの正規表現（例えば、“｜Ｂｕｓｈｏ｜−｜Ｓｈａｉｎ｜”）に基づいて、ＳＱＬサーバ２００（商標登録）やファイルサーバ２５０に対してファイル検索をかける。例えば、図６に示すファイルパス管理マスタ１０６ｃに設定された“｜Ｂｕｓｈｏ｜−｜Ｓｈａｉｎ｜”のキー情報を含むファイルパスを持ったファイルを抽出し、図１１−３のファイルデータ添付画面の呼出社員データとして一覧表示する。ここでは、キー情報に基づく呼出社員データの「第一営業部 横山太郎」を添付対象として、新たに添付するファイルを指定してアップロードする。アップロードする添付ファイルは、図１１−３に示すように、ファイルの保存先であるフォルダパスとファイルパスとを指定して（図１０のステップＳＡ−１４）、登録ボタンＭＢ３を押下すると、ＳＱＬサーバ２００にアップロードされる（図１０のステップＳＡ−１５）。

【0043】

［特定の社員情報のファイルを照会する場合］
まず、ファイル管理装置１００は、図１２および図１３−１〜図１３−３に示すように、例えば営業企画部の担当者が営業企画に関するアサインのため、人事データを照会することができる。具体的には、図１３−１に示す社員データ検索画面上で、キー情報となる社員データを検索する。検索条件としては、部署ＣＤや社員ＣＤ（従業員ＣＤ）や担当企業ＣＤを入力するか、あるいは、部署名や社員名や担当企業名を入力すると、図７の正規表現マスタ１０６ｄに示す部署マスタや従業員マスタによって部署ＣＤや社員ＣＤ（従業員ＣＤ）に置換され検索条件を指定する。ここで、営業企画部のオペレータが検索ボタンＭＢ４を押下すると、キー情報検索部１０２ｂは、検索条件に対応する部署ＩＤや従業員ＩＤなどの検索キー（キー情報）を検索すると共に、この検索したキー情報と表現名（正規表現）とを紐付ける（図１２のステップＳＡ−２１）。

【0044】

社員データ検索画面の図１３−１では、検索条件に一定の幅を持たせているため、検索結果は、社員データ一覧画面の図１３−２に示すように、複数の検索結果が抽出されて表示される（図１２のステップＳＡ−２２）。このため、社員データ一覧画面の図１３−２では、検索結果からファイル照会したいキー情報を選択する必要がある。ここでは、営業企画部のオペレータがキー情報選択部１０２ｄによりファイル照会するキー情報「第一営業部 横山太郎」を選択し、照会ボタンＭＢ５を押下する（図１２のステップＳＡ−２３）。

【0045】

キー情報選択部１０２ｄで選択されたキー情報は、これと紐付く正規表現マスタ１０６ｄの正規表現（例えば、“｜Ｂｕｓｈｏ｜−｜Ｓｈａｉｎ｜”）に基づいて、ＳＱＬサーバ２００（商標登録）やファイルサーバ２５０に対してファイル検索をかける。例えば、図６に示すファイルパス管理マスタ１０６ｃに設定された“｜Ｂｕｓｈｏ｜−｜Ｓｈａｉｎ｜”のキー情報を含むファイルパスを持ったファイルを抽出し、図１３−３のファイルデータ照会画面の呼出社員データとして一覧表示する（図１２のステップＳＡ−２４）。ここでは、キー情報に基づく呼出社員データの「第一営業部 横山太郎」を照会対象として、これに関連する人事データをＳＱＬサーバ２００（商標登録）やファイルサーバ２５０から抽出して、一覧表示することができる。このため、営業企画部の担当者は、照会対象の人事データがＳＱＬサーバ２００（商標登録）やファイルサーバ２５０のいずれに保存されているかを意識することなく一元的に確認することが可能となる。図１３−３のファイルデータ照会画面に一覧表示されたファイル名をクリックすると、さらにそのファイルデータの詳細な内容を保存先のＳＱＬサーバ２００（商標登録）やファイルサーバ２５０にアクセスして画面上に表示させることも可能である（図１２のステップＳＡ−２５）。

【0046】

このように、本実施形態に係るファイル管理装置１００によれば、マスタ設定を行うことにより、業務システム導入前に行っていた物理ファイルの資産を導入後もそのまま管理可能となり、ファイル管理の移行作業が不要になるという利点がある。つまり、図１４に示すように、「写真」や「その他書類」のような物理ファイルの紐付けは、正規表現マスタ１０６ｄによって定義することで実現できるため、本実施形態に係るファイル管理装置１００の導入による移行作業への影響を最小限に抑えることができる。

【0047】

また、本実施形態に係るファイル管理装置１００によれば、図１５に示すように、ＳＱＬサーバ等のデータベースで管理されるファイルは勿論、データベース外のファイルサーバ等で管理される物理ファイルについても、セキュアな管理が可能となり、内部統制の強化となる。例えば、図１５に示すように、ファイルサーバにおける物理ファイルの管理において、情報セキュリティの３要素である機密性（Ｃｏｎｆｉｄｅｎｔｉａｌ）では、アクセス権付与やファイル閲覧記録を行い、完全性（Ｉｎｔｅｇｒｉｔｙ）では、データベースアクセスやデジタル署名を行い、可用性（Ａｖａｉｌａｂｉｌｉｔｙ）では、ＳＱＬバックアップやＯＳシステムバックアップを行うことにより実現している。

【0048】

［４．他の実施形態］
本発明は、上述した実施形態以外にも、特許請求の範囲に記載した技術的思想の範囲内において種々の異なる実施形態にて実施されてよいものである。

【0049】

例えば、実施形態において説明した各処理のうち、自動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を手動的に行うこともでき、あるいは、手動的に行われるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的に行うこともできる。

【0050】

また、本明細書中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各処理の登録データや検索条件等のパラメータを含む情報、画面例、データベース構成については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。

【0051】

また、ファイル管理装置１００に関して、図示の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。

【0052】

例えば、ファイル管理装置１００が備える処理機能、特に制御部１０２にて行われる各処理機能については、その全部または任意の一部を、ＣＰＵおよび当該ＣＰＵにて解釈実行されるプログラムにて実現してもよく、また、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現してもよい。尚、プログラムは、本実施形態で説明した処理を情報処理装置に実行させるためのプログラム化された命令を含む一時的でないコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されており、必要に応じてファイル管理装置１００に機械的に読み取られる。すなわち、ＲＯＭまたはＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）などの記憶部１０６などには、ＯＳと協働してＣＰＵに命令を与え、各種処理を行うためのコンピュータプログラムが記録されている。このコンピュータプログラムは、ＲＡＭにロードされることによって実行され、ＣＰＵと協働して制御部１０２を構成する。

【0053】

また、このコンピュータプログラムは、ファイル管理装置１００に対して任意のネットワークを介して接続されたアプリケーションプログラムサーバに記憶されていてもよく、必要に応じてその全部または一部をダウンロードすることも可能である。

【0054】

また、本実施形態で説明した処理を実行するためのプログラムを、一時的でないコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納してもよく、また、プログラム製品として構成することもできる。ここで、この「記録媒体」とは、メモリーカード、ＵＳＢ（Ｕｎｉｖｅｒｓａｌ Ｓｅｒｉａｌ Ｂｕｓ）メモリ、ＳＤ（Ｓｅｃｕｒｅ Ｄｉｇｉｔａｌ）カード、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ（Ｅｒａｓａｂｌｅ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＥＥＰＲＯＭ（登録商標）（Ｅｌｅｃｔｒｉｃａｌｌｙ Ｅｒａｓａｂｌｅ ａｎｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＣＤ−ＲＯＭ（Ｃｏｍｐａｃｔ Ｄｉｓｋ Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＭＯ（Ｍａｇｎｅｔｏ−Ｏｐｔｉｃａｌ ｄｉｓｋ）、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）、および、Ｂｌｕ−ｒａｙ（登録商標） Ｄｉｓｃ等の任意の「可搬用の物理媒体」を含むものとする。

【0055】

また、「プログラム」とは、任意の言語または記述方法にて記述されたデータ処理方法であり、ソースコードまたはバイナリコード等の形式を問わない。なお、「プログラム」は必ずしも単一的に構成されるものに限られず、複数のモジュールやライブラリとして分散構成されるものや、ＯＳに代表される別個のプログラムと協働してその機能を達成するものをも含む。なお、実施形態に示した各装置において記録媒体を読み取るための具体的な構成および読み取り手順ならびに読み取り後のインストール手順等については、周知の構成や手順を用いることができる。

【0056】

記憶部１０６に格納される各種のデータベース等は、ＲＡＭ、ＲＯＭ等のメモリ装置、ハードディスク等の固定ディスク装置、フレキシブルディスク、および、光ディスク等のストレージ手段であり、各種処理やウェブサイト提供に用いる各種のプログラム、テーブル、データベース、および、ウェブページ用ファイル等を格納する。

【0057】

また、ファイル管理装置１００は、既知のパーソナルコンピュータまたはワークステーション等の情報処理装置として構成してもよく、また、任意の周辺装置が接続された当該情報処理装置として構成してもよい。また、ファイル管理装置１００は、当該情報処理装置に本実施形態で説明した処理を実現させるソフトウェア（プログラムまたはデータ等を含む）を実装することにより実現してもよい。

【0058】

更に、装置の分散・統合の具体的形態は図示するものに限られず、その全部または一部を、各種の付加等に応じてまたは機能付加に応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。すなわち、上述した実施形態を任意に組み合わせて実施してもよく、実施形態を選択的に実施してもよい。

【産業上の利用可能性】

【0059】

本発明は、特に、業務システムにおいて社員等のキー情報に紐づく物理ファイルの管理を行う業務であれば業種や業界を問わず利用可能である。

【符号の説明】

【0060】

１００ ファイル管理装置
１０２ 制御部
１０２ａ マスタ設定部
１０２ｂ キー情報検索部
１０２ｃ 表示部
１０２ｄ キー情報選択部
１０２ｅ ファイル処理部
１０４ 通信インターフェース部
１０６ 記憶部
１０６ａ システム制御マスタ（第２マスタ）
１０６ｂ フォルダパス管理マスタ（第１マスタ）
１０６ｃ ファイルパス管理マスタ（第１マスタ）
１０６ｄ 正規表現マスタ（第１マスタ）
１０６ｅ 資料管理制御マスタ（第２マスタ）
１０８ 入出力インターフェース部
１１２ 入力装置
１１４ 出力装置
２００ ＳＱＬサーバ（データベース）
２５０ ファイルサーバ
３００ ネットワーク

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11-1】

【図11-2】

【図11-3】

【図12】

【図13-1】

【図13-2】

【図13-3】

【図14】

【図15】