特開 2021-68280 技能実習・特定技能に関する情報管理システムおよび情報管理装置

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】特開2021-68280(P2021-68280A)

(43)【公開日】2021年4月30日

(54)【発明の名称】技能実習・特定技能に関する情報管理システムおよび情報管理装置

(51)【国際特許分類】

   G06Q 50/10 20120101AFI20210402BHJP

   G06Q 10/06 20120101ALI20210402BHJP

【ＦＩ】

   G06Q50/10

   G06Q10/06

【審査請求】未請求

【請求項の数】6

【出願形態】ＯＬ

【全頁数】14

(21)【出願番号】特願2019-194357(P2019-194357)

(22)【出願日】2019年10月25日

(71)【出願人】

【識別番号】520177530

【氏名又は名称】ＵＴエイム株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100111419

【弁理士】

【氏名又は名称】大倉 宏一郎

(74)【代理人】

【識別番号】100115314

【弁理士】

【氏名又は名称】大倉 奈緒子

(72)【発明者】

【氏名】洪 全甲

【テーマコード（参考）】

5L049

【Ｆターム（参考）】

5L049AA06

5L049CC11

(57)【要約】      （修正有）

【課題】外国人労働者の雇用に携わる高いコンプライアンス水準を実現することができ、外国人労働者の労働環境を改善することが可能な技能実習・特定技能に関する情報管理システムおよび情報管理装置を提供する。
【解決手段】情報管理システムにおいて、情報管理装置２は、外国人労働者の雇用に関する複数の管理書類および各管理書類に関連する管理項目の管理データを記憶する管理データ記憶部６と、登録すべき管理データのリストが記憶されているとともに、各管理データにそれぞれ紐づけられた登録予定日が記憶されるリスト記憶部７と、管理データの登録に関する処理を行う管理データ登録部９と、未登録の管理データに関するアラートメッセージ情報生成の処理を行うアラート部１０と、を有する。
【選択図】図２

【特許請求の範囲】

【請求項1】

技能実習・特定技能の在留資格に基づく外国人労働者の雇用に関する情報を管理するためのシステムであって、
外国人労働者の雇用に関する複数の管理書類および前記各管理書類に関連する管理項目の管理データを記憶する管理データ記憶部、
登録すべき管理データのリストが記憶されているとともに、各管理データにそれぞれ紐づけられた登録予定日が記憶されるリスト記憶部、
管理データの登録に関する処理を行う管理データ登録部、
未登録の管理データに関するアラートメッセージ情報生成の処理を行うアラート部、
を有する情報管理装置と、
情報管理装置に通信ネットワークを介して接続され、外国人労働者を雇用する受入れ機関において操作される受入れ機関端末と、
情報管理装置に通信ネットワークを介して接続され、外国人労働者の雇用に携わる団体や個人の書類データ管理を代行する管理代行において操作される管理代行端末と、
を有し、
管理データ登録部は、受入れ機関端末および管理代行端末から受信した管理データを管理データ記憶部に登録し、
アラート部は、受入れ機関端末、管理代行端末からアクセスがあると、リスト記憶部に記憶された登録予定日を確認し、管理データ記憶部に記憶された管理データとリスト記憶部に記憶されている管理データのリストとを比較し、登録予定日までに管理データの登録があったか否か確認し、未登録の管理データについて各端末にアラートメッセージ情報を送信する処理を行うことを特徴とする情報管理システム。

【請求項2】

入力された基準日に基づき管理データの登録予定日を算出し、算出した登録予定日を対応する管理データに紐づけてリスト記憶部に記憶させる登録予定日算出部を有することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。

【請求項3】

基準日として入力が必要な第１基準日と、登録予定日算出部に算出された登録予定日に対応する管理項目として入力される第２基準日とを用いることを特徴とする請求項２に記載の情報管理システム。

【請求項4】

技能実習・特定技能の在留資格に基づく外国人労働者の雇用に関する情報を管理するための装置であって、
外国人労働者の雇用に関する複数の管理書類および前記各管理書類に関連する管理項目の管理データを記憶する管理データ記憶部と、
登録すべき管理データのリストが記憶されているとともに、各管理データにそれぞれ紐づけられた登録予定日が記憶されるリスト記憶部と、
管理データの登録に関する処理を行う管理データ登録部と、
未登録の管理データに関するアラートメッセージ情報生成の処理を行うアラート部と、
を有し、
外国人労働者を雇用する受入れ機関において操作される受入れ機関端末、および外国人労働者の雇用に携わる団体や個人の書類データ管理を代行する管理代行において操作される管理代行端末に通信ネットワークを介して接続され、
管理データ登録部は、受入れ機関端末および管理代行端末から受信した管理データを管理データ記憶部に登録し、
アラート部は、受入れ機関端末、管理代行端末からアクセスがあると、リスト記憶部に記憶された登録予定日を確認し、管理データ記憶部に記憶された管理データとリスト記憶部に記憶されている管理データのリストとを比較し、登録予定日までに管理データの登録があったか否かを確認し、未登録の管理データについて各端末にアラートメッセージ情報を送信する処理を行うことを特徴とする情報管理装置。

【請求項5】

入力された基準日に基づき管理データの登録予定日を算出し、算出した登録予定日を対応する必要管理データに紐づけてリスト記憶部に記憶させる登録予定日算出部を有することを特徴とする請求項４に記載の情報管理装置。

【請求項6】

基準日として入力が必要な第１基準日と、登録予定日算出部に算出された登録予定日に対応する管理項目として入力される第２基準日とを用いることを特徴とする情報管理装置。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、外国人労働者の雇用に関する管理書類などを管理する情報管理システムおよび情報管理装置に関する。

【背景技術】

【0002】

近年日本では、日本での実習によって習得した技能、技術、知識を開発途上地域などに移転することにより、当該国の経済発展を担う人づくりに寄与することを目的とする「技能実習制度」や、人手不足が深刻な産業分野において新たな外国人材の受け入れを可能とする在留資格「特定技能」などを通じて、外国人労働者を雇用する機会が増えている。

【0003】

このような「技能実習制度」や在留資格「特定技能」に係る制度は、「出入国管理及び難民認定法」、「外国人の技能実習の適正な実施及び技能実習生の保護に関する法律」の法律などによって適切に制度が運用されるように規定されている。また「技能実習制度」では、外国人技能実習機構へ許可申請を行い主務大臣の許可を受けた「監理団体」によって、「特定技能」に係る制度では、外国人労働者を雇用する法人企業や個人事業主などの受入れ機関から委託を受け、出入国在留管理庁長官の登録を受けた「登録支援機関」によって、直接または間接的に外国人労働者のサポートなどが行われるようになっている。
さらに、外国人労働者（技能実習生）を雇用する法人企業や個人事業主などの受入れ機関など外国人労働者の雇用に携わる各団体がコンプライアンスを遵守しＣＳＲの向上を図るため、例えばＡｐｐｌｅのサプライヤーの場合、ＲＢＡ（Responsible Business Alliance）行動規範などに基づいた外部監査を受けることも行われている。これにより、各制度の目的を達成するとともに、外国人労働者の労働環境が担保、改善されるようになっている。

【0004】

また外国人労働者の雇用に関しては、外国人技能実習生、又は元外国人技能実習生（日本での技能実習を終了して出身国に帰国した人）について信頼性の高い人材情報の提供を可能とする実習生情報提供装置が提案されている（特許文献１）。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【特許文献1】特開２０１８−１８５６９８

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

しかしながら、従来、法定監査が適切に運用されず、監理団体や登録支援機関による外国人労働者のサポート体制が十分に機能していない場合があった。さらに、法律で規定されている書類や、外部監査を受けるために用意しなければならない必要書類などが多く、外国人労働者の雇用に携わる各団体において、これらの書類を継続的かつ網羅的に管理できていない場合もあった。このため外部監査を受けることはハードルが高くなってしまい、現状では外国人労働者の雇用に携わる団体によっては外部監査の制度を活用することが困難であるという問題もあった。この結果、前記各団体において国際的な観点からの高い水準のコンプライアンス遵守が達成できていないケースが発生してしまい、ひいては外国人労働者の労働環境が悪化して、外国人労働者のパフォーマンスの低下や失踪など種々の問題を引き起こす原因の一つとなっていると考えられる。

【0007】

また、特許文献１による実習生情報提供装置は、技能実習制度を利用して技能を取得した外国人技能実習生を十分活用すべく信頼性の高い人材情報を提供することを目的として実習生の基本情報を記憶するものに留まり、監査を受ける際に必要かつ十分な書類が記憶されるものではなかった。

【0008】

本発明は、前述の点に鑑みてなされたものであり、外国人労働者の雇用に携わる各団体において高いコンプライアンス水準を実現することができ、ひいては外国人労働者の労働環境を改善することができ、パフォーマンスの向上につながるとともに、失踪などの問題の解消につながることが可能な情報管理システムおよび情報管理装置を提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0009】

以下では、本発明の理解を容易にするために、本発明の実施形態を示す図面に対応する符号を付して説明するが、これに限定されるものではない。

【0010】

前記目的を達成するために、本発明に係る情報管理システム１は、
技能実習・特定技能の在留資格に基づく外国人労働者の雇用に関する情報を管理するためのシステムであって、
外国人労働者の雇用に関する複数の管理書類および前記各管理書類に関連する管理項目の管理データを記憶する管理データ記憶部６、
登録すべき管理データのリストが記憶されているとともに、各管理データにそれぞれ紐づけられた登録予定日が記憶されるリスト記憶部７、
管理データの登録に関する処理を行う管理データ登録部９、
未登録の管理データに関するアラートメッセージ情報生成の処理を行うアラート部１０、を有する情報管理装置２と、
情報管理装置２に通信ネットワークを介して接続され、外国人労働者を雇用する受入れ機関において操作される受入れ機関端末３と、
情報管理装置２に通信ネットワークを介して接続され、外国人労働者の雇用に携わる団体や個人の書類データ管理を代行する管理代行において操作される管理代行端末５と、を有し、
管理データ登録部９は、受入れ機関端末３および管理代行端末５から受信した管理データを管理データ記憶部６に登録し、
アラート部１０は、受入れ機関端末３、管理代行端末５からアクセスがあると、リスト記憶部７に記憶された登録予定日を確認し、管理データ記憶部６に記憶された管理データとリスト記憶部７に記憶されている管理データのリストとを比較し、登録予定日までに管理データの登録があったか否かを確認し、未登録の必要管理データについて各端末３、５にアラートメッセージ情報を送信する処理を行うことを特徴とする。

【0011】

本発明に係る情報管理装置２は、
技能実習・特定技能の在留資格に基づく外国人労働者の雇用に関する情報を管理するための装置であって、
外国人労働者の雇用に関する複数の管理書類および前記各管理書類に関連する管理項目の管理データを記憶する管理データ記憶部６と、
登録すべき管理データのリストが記憶されているとともに、各管理データにそれぞれ紐づけられた登録予定日が記憶されるリスト記憶部７と、
管理データの登録に関する処理を行う管理データ登録部９と、
未登録の管理データに関するアラートメッセージ情報生成の処理を行うアラート部１０と、を有し、
外国人労働者を雇用する受入れ機関において操作される受入れ機関端末３、および外国人労働者の雇用に携わる団体や個人の書類データ管理を代行する管理代行において操作される管理代行端末５に通信ネットワークを介して接続され、
管理データ登録部９は、受入れ機関端末３および管理代行端末５から受信した管理データを管理データ記憶部６に登録し、
アラート部１０は、受入れ機関端末３、管理代行端末５からアクセスがあると、リスト記憶部７に記憶された登録予定日を確認し、管理データ記憶部６に記憶された管理データとリスト記憶部７に記憶されている管理データのリストとを比較し、登録予定日まで管理データの登録があったか否かを確認し、未登録の管理データについて各端末３、５にアラートメッセージ情報を送信する処理を行うことを特徴とする。

【0012】

本発明において、管理データのリストに含まれる管理書類には、法律で規定された事項の実施を証明する法定書類や、外部監査の際に提出が必要な監査書類だけでなく、外国人労働者の雇用に携わる各団体自体のコンプライアンス体制の遵守に関する書類など外国人労働者のサポートなど労働環境向上のために必要な作業の実施を証明する書類や、外国人労働者の雇用に携わる各団体のコンプライアンス体制の維持・向上のための補完書類が含まれる。
さらに、管理データのリストに含まれる管理項目には、外国人労働者の基本情報や教育状況、必要手続など管理書類に関連する管理項目が含まれる。そして、登録予定日を過ぎても管理データが管理データ記憶部６に未登録の場合には、各端末３、５に未登録管理データがある旨のアラートメッセージ情報が送信されるようになっている。これにより、外国人労働者の雇用に関する管理データを一元かつ網羅して管理することが可能となる。また、受入れ機関が未登録の管理データについて管理代行が管理代行端末５を介して確認することができるので、各団体に管理データの登録を促すまたは代行して管理データの登録を行うことができ、確実に管理データを収集することができる。

【0013】

本発明において、入力された基準日に基づき管理データの登録予定日を算出し、算出した登録予定日を対応する管理データに紐づけてリスト記憶部７に記憶させる登録予定日算出部１１を有してもよい。このような構成を採用することにより、１つの基準日を基準にして複数の登録予定日を算出することもでき、各管理データに紐づけられた登録予定日を個々に入力する必要はないので、入力の手間を省略することができるとともに、誤入力を低減、防止することができる。

【0014】

本発明において、基準日として入力が必要な第１基準日と、登録予定日算出部に算出された登録予定日に対応する管理項目として入力される第２基準日と、を用いてもよい。このような構成を採用することにより、登録予定日算出部１１が算出した登録予定日に対応する管理項目として入力される第２基準日を用いることにより、基準日の入力忘れを低減、防止することができる。

【0015】

なお、本発明において、技能実習制度の団体監理型を介する場合、上記各端末３、５とともに、監理団体（受入れ機関において技能実習が適正に実施されているかを確認、指導する役割を果たす団体）において操作される監理団体端末４をさらに有することもできる。ただし、企業単独型（例えば、日本の企業が直接、海外の現地法人などの職員を受け入れて技能実習を実施する形式）の技能実習制度を介したり、あるいは特定技能に係る制度を介して外国人労働者を雇用する場合、監理団体端末４は必要ない。

【発明の効果】

【0016】

本発明に係る情報管理システム及び情報管理装置によれば、外国人労働者の雇用に関する管理データの一部が未登録である場合に、その旨のアラートメッセージ情報を送信するように構成しているため、該管理データを一元かつ網羅して管理可能となる。また受入れ機関が未登録の管理データについて、管理代行が管理代行端末を介して確認可能に構成されているため、各団体に管理データの登録を促したり、または代行して管理データを登録可能であり、管理データの収集を確実なものとすることができる。その結果、外国人労働者の雇用に携わる各団体において高いコンプライアンス水準を実現することができ、ひいては外国人労働者の労働環境を改善することができ、パフォーマンスの向上につながるとともに失踪などの問題の解消につながることができる。

【図面の簡単な説明】

【0017】

【図1】情報管理システムの一実施形態の概要を示す概念図である。

【図2】図１の情報管理システムの概略構成を示すブロック図である。

【図3】情報管理装置のハードウェア構成の一例を示す概念図である。

【図4】情報管理装置と管理代行端末との間で行われる管理データの登録に関する処理を示すシーケンス図である。

【図5】情報管理装置における未登録管理データの確認に関する処理を示すフローチャートである

【図6】未登録管理データがある場合の管理代行端末に表示される画面例である。

【図7】情報管理装置における登録予定日の算出に関する処理を示すフローチャートである。

【発明を実施するための形態】

【0018】

以下、図１から図７に基づいて、本発明に係る情報管理システムの一実施形態を説明する。本実施形態では、「技能実習制度」の団体監理型を介し、外国人労働者の雇用として技能実習生を受入れる場合を用いて説明する。「団体監理型」とは、受入れ機関において技能実習が適正に実施されているかを確認、指導する役割を果たす監理団体が、技能実習候補生を募集し日本に派遣する役割を果たす送出機関から技能実習生を受け入れ、「受入れ機関」において技能実習が実施される形式である。
なお、本発明に係る情報管理システムは、日本の企業が海外の現地法人などの職員を受け入れて技能実習を実施する企業単独型の「技能実習制度」や、さらには「特定技能」に係る制度を介して外国人労働者を雇用する場合に適用することも可能である。

【0019】

（情報管理システムの概要）
図１に示すように、本発明の一実施形態に係る情報管理システム１は、情報管理装置２と、受入れ機関端末３と、監理団体端末４と、管理代行端末５と、を有している。情報管理装置２は、受入れ機関端末３、監理団体端末４および管理代行端末５と、それぞれインターネットなどの通信ネットワークを介して接続されている。また管理代行端末５は、図示しない送出機関端末と通信ネットワークを介して通信可能とされている。

【0020】

このような情報管理システム１は、技能実習生の受け入れにおける下記（１）〜（１４）の各工程における外国人労働者の雇用（技能実習生の受け入れ）に関する管理書類および管理書類に関連する管理項目などの管理データの管理に用いられる。
（１）受入れ機関における技能実習生の受け入れの決定
（２）監理団体、送出機関の選定
（３）技能実習生候補者の募集、面接、技能実習生の決定
（４）技能実習生の現地講習
（５）技能実習生の来日準備、来日
（６）技能実習生の来日後講習実施
（７）技能実習生の来日後、受入れ機関における技能実習生の実習実施
（８） 監理団体による受入れ機関への法定訪問、技能実習生の定期面談・サポート、外国人技能実習機構に監査報告書の提出
（９）管理代行による定期面談、受入れ機関の自主点検、社宅チェック、レクリエーションの実施確認
（１０）ＲＢＡ監査機関による受入れ機関・監理団体・送出機関・管理代行の監査
（１１）外国人技能実習機構による不定期監査
（１２）都道府県職業能力開発協会／指定試験機関による技能検定試験実施
（１３）職種による在留資格更新・雇用契約更新
（１４）技能実習生の帰国（技能実習修了）

【0021】

ここで、外国人労働者の雇用（技能実習生の受け入れ）に関する管理書類とは、前記（１）〜（１４）の工程において、受入れ機関、監理団体、送出機関、管理代行、技能実習生、技能実習生の家族のほか、外国人技能実習機構や、ＲＢＡ監査機関などの外部監査機関など技能実習生の受け入れに携わる各団体が技能実習生の受け入れに関して作成する書類である。具体的には、管理書類には、（ａ）監理団体による技能実習生に関する監査や外国人技能実習機構による監理団体の監査の際の提出書類など、法律で規定された事項の実施を証明する法定書類のほか、（ｂ）ＲＢＡ監査など外部監査の際に提出が必要な監査書類だけでなく、（ｃ）外国人労働者のサポートなど労働環境向上のために必要な作業の実施を証明する書類、技能実習生の受け入れに携わる各団体のコンプライアンス体制の維持・向上に関する書類などの補完書類も含む。（ａ）法定書類としては、例えば、技能実習計画認定、入国後講習実施予定表、技能実習生の誓約書、技能実習計画の認定に関する取次送出機関の誓約書などが挙げられる。（ｂ）監査書類としては、例えば、技能実習生の日誌、技能実習生の管理簿、労働者名簿、労務管理帳簿などが挙げられる。（ｃ）補完書類としては、例えば、（３）の工程において受入れ機関によって作成される会社説明資料や、（５）の工程において技能実習生の出国時に送出機関によって作成される出国報告書、（１４）の工程において技能実習生の入国時に監理団体によって作成される帰国報告書のほか各団体間の契約書や見積書、さらにはライセンス証明書、団体の役員、大株主、事業内容などの基本データ表など、各団体自体のコンプライアンス体制の遵守に関する書類などが挙げられる。

【0022】

外国人労働者の雇用（技能実習生の受け入れ）に関する管理項目とは、技能実習生の基本情報のほか、教育状況の確認、技能実習生が入国するにあたり必要な手続き、入国後の生活や帰国に関して必要な手続きに関する日程など管理書類に関連する項目をいう。管理項目としては、例えば、技能実習生の氏名、生年月日、出身国での連絡先、日本語ランクなどの基本情報、日本語能力試験・技能検定に関する日程や結果に関する情報、技能実習生の入国前準備・実習実施先への配属前準備・帰国準備などの際のチェック事項に関する情報や、技能実習生計画認定の申請日、技能実習生のビザ申請日、技能実習生の入国後の各種手続きの申請・手続日などが挙げられる。

【0023】

このような情報管理システム１では、前記（１）〜（１４）の各工程において受入れ機関、監理団体、管理代行は各端末３、４、５を用いて情報管理装置２にアクセスし、各管理書類や管理項目などの管理データを情報管理装置２に登録するとともに、管理データの登録の有無を確認する。

【0024】

（情報管理装置２および各端末３、４、５の説明）
図２に示すように、本実施形態の情報管理装置２は、技能実習生の受け入れに関する管理データを記憶する管理データ記憶部６と、登録が予定された管理データのリストおよび各管理データの登録予定日が記憶されたリスト記憶部７を有している。また、情報管理装置２は、情報管理装置２の各部の動作の処理を行う制御部８を有し、制御部８は、管理データ登録部９、アラート部１０、登録予定日算出部１１を有している。
管理データ登録部９は、受入れ機関端末３、監理団体端末４、管理代行端末５からの管理データの登録に関する処理を行う。アラート部１０は、未登録の管理データに関するアラートメッセージ情報生成の処理を行う。登録予定日算出部１１は、所定の基準日を基準とする登録予定日の算出に関する処理を行う。
そして、情報管理装置２は、通信ネットワークを介して受入れ機関端末３、監理団体端末４、管理代行端末５からアクセスがあると、外国人労働者の雇用に関する管理データに関する情報を各端末３、４、５に送信する。

【0025】

管理データ記憶部６には、受入れ機関端末３、監理団体端末４、管理代行端末５から情報管理装置２に送信された管理書類や管理項目が記憶される。

【0026】

リスト記憶部７には、情報管理装置２の管理データ記憶部６に登録すべき管理書類および管理項目のリストが記憶されているとともに、管理書類および管理項目を登録すべき登録予定日が、該当する管理書類および管理項目に紐づけされて記憶されている。管理書類および管理項目に関する登録予定日は、基準日を基準にして設定される。管理書類に関する登録予定日としては、例えば、面接日、雇用契約日、入国日、技能検定試験日、帰国日などが挙げられる。管理項目に関する登録予定日としては、例えば、技能実習生の基本情報について面接日を基準とした面接日、日本語能力試験申込日について受験日を基準とした３か月前に相当する日、技能検定対策実施日について受検申込日を基準として申し込み後３カ月後に相当する日などが挙げられる。

【0027】

管理データ登録部９は、受入れ機関端末３、監理団体端末４、管理代行端末５から情報管理装置２に送信された管理データを管理データ記憶部６に記憶させることにより登録する処理を受け付ける機能を有する。

【0028】

アラート部１０は、情報管理装置２に、受入れ機関端末３、監理団体端末４、管理代行端末５からアクセスがあると、リスト記憶部７に記憶された登録予定日を確認するとともに、管理データ記憶部６に記憶された管理データと、リスト記憶部７に記憶された管理データのリストを比較し、登録予定日に未登録である管理データについて、各端末３、４、５にアラートメッセージを表示する。

【0029】

登録予定日算出部１１は、基準日を基準にして登録予定日を算出する。基準日には、あらかじめ入力が必要な第１基準日と、登録予定日算出部１１が算出した登録予定日に対応する管理項目として入力される第２基準日とがある。例えば、第１基準日として、技能実習生候補者の面接日が管理項目として登録されると、登録予定日算出部１１は、面接日を基準日とする登録予定日を算出し、算出した登録予定日を対応する管理データと紐づけてリスト記憶部７に記憶させる。続いて、面接日を基準日とする登録予定日に紐づけられた管理項目として例えば日本語能力試験日が登録されると、アラート部１０は、第２基準日としての日本語能力試験日を基準日とする登録予定日を算出し、リスト記憶部７に管理データと紐づけて算出した登録予定日を登録する。第１基準日は１つであってもよいし、複数であってもよい。

【0030】

なお、本実施形態においては、登録予定日算出部１１によって登録予定日が算出されるようになっているが、本発明はこれに限定されるものではなく、例えば登録予定日が直接入力されてもよい。

【0031】

受入れ機関端末３は、技能実習生の技能実習を実施する受入れ機関において端末操作者が操作するようになっており、情報管理装置２にアクセスすると管理書類および管理項目などの管理データのリストが表示されるとともに、受入れ機関が作成・管理する管理書類および管理項目などの管理データを情報管理装置２に登録する処理を行うために用いられる。受入れ機関端末３に表示される管理データのリストには、受入れ機関の責任をもって情報管理装置２に登録される管理データのみが表示されてもよく、若しくは、全ての管理データが表示されてもよい。さらに受入れ機関端末３において、情報管理装置２にすでに登録した管理データの内容が表示される。

【0032】

受入れ機関の責任をもって情報管理装置２に登録される管理書類としては、例えば、前述の（３）の工程において技能実習生候補者の募集、面接、会社説明、雇用契約に関する書類、（５）の工程における社宅等の手配、教育資料作成に関する書類、（６）の工程における講習手当支給や入国後講習実施記録などに関する書類、（７）の工程における実習実施やレクリエーションに関する書類、技能検定試験申し込みに関する書類、（１３）の工程における在留資格更新・変更に関する書類などが挙げられる。また、受入れ機関の責任をもって情報管理装置２に登録される管理項目としては、例えば、技能実習生の日誌、シフト管理表、技能実習生の名簿などが挙げられる。受入れ機関端末３から情報管理装置２に登録する管理データとしては、法定書類や、監査書類のほか、外国人労働者のサポートなど労働環境向上のために必要な作業の実施を証明する書類や外国人労働者の雇用に携わる各団体のコンプライアンス体制の維持・向上のために独自に設定した補完書類、さらに各書類に関連する管理項目も含まれる。

【0033】

監理団体端末４は、監理団体において端末操作者が操作するようになっており、情報管理装置２にアクセスすると管理データのリストが表示されるとともに、監理団体が作成・管理する管理データを情報管理装置２に登録する処理を行うために用いられる。監理団体端末４に表示される管理データのリストには、監理団体の責任をもって情報管理装置２に登録される管理データのみが表示されてもよく、若しくはすべての管理データが表示されてもよい。さらに監理団体端末４において、すでに情報管理装置２に登録した管理データの内容が表示される。

【0034】

監理団体の責任をもって情報管理装置２に登録される管理書類としては、例えば、前述の、（４）の工程における入国前講習実施記録に関する書類、（５）の工程における技能実習計画認定および在留資格認定証明書交付申請に関する書類、チケット手配状況確認など実習生の送出準備に関する書類、（７）の工程における技能実習生の国内講習期間における講習実施記録に関する書類、技能実習生の定期面談を含む受入れ機関の訪問監査に関する書類、（１１）の工程における外国人技能実習機構の監査に関する書類、（１２）の工程における技能検定試験申し込みに関する書類、（１３）の工程における在留資格更新・変更申請に関する書類などが挙げられる。また、監理団体の責任をもって情報管理装置２に登録される管理項目としては、例えば、（５）の工程における技能実習生計画認定の申請日やビザ申請日、（１２）の工程における技能実習生の基本情報や検定試験に関する日程が挙げられる。監理団体端末４から情報管理装置２に登録する管理データとしては、法定書類、監査書類のほか、外国人労働者のサポートなど労働環境向上のために必要な作業の実施を証明する書類や外国人労働者の雇用に携わる各団体のコンプライアンス体制の維持・向上のために独自に設定した補完書類、さらに各書類に関連する関連する管理項目も含まれる。

【0035】

管理代行端末５は、受入れ機関のサポートを行う管理代行において端末操作者が操作するようになっており、情報管理装置２にアクセスすると管理データのリストが表示されるとともに、種々の管理データを情報管理装置２に登録する処理を行うために用いられる。管理代行端末５には、全ての管理データのリストが表示される。さらに管理代行端末５において、情報管理装置２にすでに登録した管理データの内容が表示される。

【0036】

ここで、管理代行は、監理団体を通じて送出機関が作成した管理書類や技能実習生が作成・保有する管理書類を、Ｅ-ＭＡＩＬ、配送、直接手渡しなど種々の受け渡し手段を介して受領し、受領した管理書類の内容をチェックする。そして、管理代行端末５は、チェック後の管理書類を情報管理装置２に登録するためにも用いられる。送出機関が作成する管理書類としては、例えば、（３）の工程において技能実習生の候補者リストや、来日前の日本語教育や講習の実施記録などが挙げられる。また技能実習生が作成・保有する管理書類としては、例えば、（３）の工程における面接に合格した技能実習生の家族への会社説明に関する書類、受入れ機関との雇用契約などが挙げられる。さらに、管理代行は送出機関や技能実習生だけでなく受入れ機関などの責任で登録される管理データについても、受入れ機関に代わって情報管理装置２に登録することが可能である。

【0037】

図３に示すように、本実施形態の情報管理装置２は、ハードウェア構成手段としていずれもＣＰＵ１２（Central Processing Unit）、ＲＡＭ１３（Random Access Memory）、ＲＯＭ１４（Read Only Memory）、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）やフラッシュメモリなどの記憶装置１５、キーボードやマウスなどの入力装置１６、ディスプレイやプリンタなどの出力装置１７、および通信ネットワークに接続するための通信制御装置１８とを有し、各装置１２〜１８はバスにより接続されている。
また各端末３、４、５のハードウェア構成は、情報管理装置２と同様である。このため、それらの詳説は省略する。
なお、情報管理装置２および各端末３、４、５が有するハードウェア構成手段は本実施形態の構成手段に限定されるものではない。

【0038】

ＣＰＵ１２は、ＲＯＭ１４に記憶された情報管理装置２および各端末３、４、５の各構成手段を機能させる処理を実行するためのプログラムやデータをＲＡＭ１３において展開しながら、当該プログラムにしたがって演算処理することにより、情報管理装置２および各端末３、４、５の動作を制御するようになっている。情報管理装置２のＣＰＵ１２は、各端末３、４、５からの管理データの登録に関する処理を受け付ける管理データ登録部９、および管理データに関するアラート機能を動作させるアラート部１０、登録予定日を算出する登録予定日算出部１１としても機能するように構成されている。

【0039】

記憶装置１５には、ＯＳ（Operating System）やアプリケーションプログラムが記憶されている。また情報管理装置２の記憶装置１５は、技能実習生の受け入れに関する管理データを記憶する管理データ記憶部６および管理データのリストおよび各管理データの登録予定日が記憶されたリスト記憶部７を含む。

【0040】

入力装置１６および出力装置１７は、情報管理装置２や各端末３、４、５の操作者が、情報管理装置２や各端末３、４、５を操作する際のユーザーインターフェースとして機能する。

【0041】

通信制御装置１８は、有線・無線ＬＡＮ、インターネットなどの通信ネットワークに接続して、情報管理装置２、各端末３、４、５間において相互にデータを送受信するためのインターフェースとして機能する。

【0042】

なお、情報管理装置２および各端末３、４、５の各構成手段が機能するように処理するプログラムの記憶場所やプログラムの内容のほか、各構成手段が機能するための処理方法は本実施形態に限定されるものではなく、例えば、各構成手段に対応するプログラムを実行することにより各構成手段が機能するように処理してもよい。また外部メモリ装置に記憶されたプログラムを読み込んでプログラムを実行するものであってもよい。

【0043】

（情報管理装置２および各端末３、４、５の動作）
情報管理装置２と各端末３、４、５との間で行われる処理の流れを説明する。
図４に示すように、まず、管理代行の端末操作者による操作により管理代行端末５から情報管理装置２にログインし（Ｓ０１）、さらに管理代行の端末操作者による操作によって管理代行端末５から情報管理装置２に管理データリストの表示が要求されると（Ｓ０２）、情報管理装置２のアラート部１０は、未登録の管理データの有無を確認する（Ｓ０３）。

【0044】

情報管理装置２のアラート部１０による未登録の管理データの確認について説明する。
図５に示すように、アラート部１０は、管理代行端末５からアクセスがあるとリスト記憶部７に記憶された登録予定日を確認するとともに（Ｓ０３１）、管理データ記憶部６に記憶された管理データと、リスト記憶部７に記憶された管理データのリストを比較し（Ｓ０３２）、登録予定日までに未登録の管理データがあった場合には（Ｓ０３３においてＹｅｓ）、制御部８は管理代行端末５に管理データリスト情報を送信するとともに（Ｓ０４）、未登録管理データの件数や名称などを示すアラートメッセージ情報を管理代行端末５に送信する（Ｓ０３４、Ｓ０４）。一方、未登録管理データがない場合には（Ｓ０３３においてＮｏ）、制御部８は管理代行端末５に管理データリスト情報を送信するとともに（Ｓ０４）、アラート部１０は未登録管理データの件数が０であるなど未登録管理データがない旨を示すメッセージ情報を管理代行端末５に送信する（Ｓ０３５、Ｓ０４）。

【0045】

なお、本発明に係るシステム及び装置は、本実施形態の処理に限定されるものではなく、例えば未登録管理データがない場合には、制御部８が管理データのリストに関する情報を送信する際（Ｓ０４）、アラート部１０は未登録管理データがない旨を示すメッセージ情報を管理代行端末５に送信しなくてもよい。
また、本実施形態においてはアラート部１０がアラートメッセージを表示する処理工程における管理代行端末５から情報管理装置２へのアクセスの時期について、本実施形態においては管理代行端末５から情報管理装置２に管理データリストの表示が要求された場合を用いて説明したが、これに限定されるものではない。例えば、管理代行端末５から情報管理装置２へのアクセスとして情報管理装置２にログイン要求があったときに、未登録管理データの有無を確認し、ログイン後の管理代行端末５の最初の画面にアラートメッセージを表示するようにしてもよい。

【0046】

このように情報管理装置２の制御部８から受信した管理データのリスト情報およびアラート部１０から受信した（アラート）メッセージ情報に基づき、管理代行端末５は、出力装置１７に管理データのリストおよび（アラート）メッセージを表示する（Ｓ０５）。
図６に示すように、未登録管理データがある場合における管理代行端末５の出力装置１７（ディスプレイ）でのアラートメッセージの表示としては、例えば、未登録管理データの件数の表示、未登録の管理書類名および管理項目名の文字を太字にする表示、他の文字と異なる色とする表示、さらには未登録の管理書類の名称および管理項目の名称に対応した「未」などの未登録である旨の表示などが考えられる。
一方、未登録管理データがない場合のメッセージの表示としては、例えば、未登録管理データの件数を０とする表示、登録済みである管理書類の名称および管理項目の名称に対応した「済」や「既」など登録済みである旨の表示などが考えられる。

【0047】

続いて、管理代行端末５から情報管理装置２に管理データの登録が要求されると（Ｓ０６）、情報管理装置２の管理データ登録部９は、管理書類自体のデータや管理書類を情報管理装置２に登録した登録日など管理データに関する情報を管理代行端末５から受け付け、管理データ記憶部６に記憶させて管理データを更新する（Ｓ０７）。

【0048】

情報管理装置２において管理データ記憶部６への更新処理があると、アラート部１０は、リスト記憶部７に記憶された登録予定日を確認するとともに管理データ記憶部６に記憶された管理データと、リスト記憶部７に記憶された管理データのリストを比較することにより未登録管理データの有無を確認する（Ｓ０８）。そして、情報管理装置２の制御部８は、更新された管理データのリストに関する情報および（アラート）メッセージ情報を管理代行端末５に送信し（Ｓ０９）、情報管理装置２の制御部８から受信した管理データのリスト情報およびアラート部１０から受信した（アラート）メッセージ情報に基づき、管理代行端末５は、更新された管理データのリストおよび（アラート）メッセージを出力装置１７に表示する（Ｓ１０）。

【0049】

情報管理装置２と受入れ機関端末３、監理団体端末４との間で行われるＳ０１〜Ｓ１０までの流れは、上述の情報管理装置２と受入れ機関端末３との間で行われる処理の流れと同様なので詳説を省略する。

【0050】

情報管理装置２の登録予定日算出部１１の処理の流れについて説明する。
図７に示すように、いずれかの端末３、４、５から第１基準日として技能実習生候補者の面接日が情報管理装置２の管理データ記憶部６に登録されると（Ｓ１１）、登録予定日算出部１１は、面接日を基準日とする登録予定日を算出し（例えば、面接日から〇〇ヶ月に相当する日）（Ｓ１２）、算出した登録予定日を対応する管理データ（例えば、技能実習生の基本情報に関する管理項目）と紐づけてリスト記憶部７に登録する（Ｓ１３）。続いて、いずれかの端末３、４、５から面接日を基準日とする登録予定日と紐づけされた管理データ（技能実習生の基本情報に関する管理項目として日本語能力試験日）が管理データ記憶部６に登録されると（Ｓ１４）、登録予定算出部１１は、第２基準日である日本語能力試験日を基準日とする登録予定日を算出し（例えば日本語能力試験日前〇〇ヶ月に相当する日）（Ｓ１５）、算出した登録予定日を対応する管理データ（例えば、技能実習生の教育状況に関する管理項目として日本語能力試験申込日）と紐づけてリスト記憶部７に登録する（Ｓ１６）。

【0051】

本実施形態に係る情報管理システム１および情報管理装置２によれば、管理データのリストには、法律で規定された事項の実施を証明する法定書類や、外部監査の際に提出が必要な監査書類だけでなく、技能実習生の受入れに携わる各団体自体のコンプライアンス体制の遵守に関する書類など外国人労働者のサポートなど労働環境向上のために必要な作業の実施を証明する書類や外国人労働者の雇用に携わる各団体のコンプライアンス体制の維持・向上のための補完書類を含む管理書類、および技能実習生の基本情報や教育状況、必要手続など管理書類に関連する管理項目が含まれている。そして、登録予定日を過ぎても管理データが管理データ記憶部６に未登録の場合には、各端末３、４、５に未登録管理データがある旨のアラートメッセージが表示されるようになっている。
これにより、技能実習生の受け入れに関する管理データを一元かつ網羅して管理することが可能となる。また、受入れ機関や監理団体が未登録の管理データについて管理代行が管理代行端末５を介して確認することができるので、各団体に管理データの登録を促すまたは代行して管理データの登録を行うことができ、確実に管理データを収集することができる。

【0052】

この結果、本実施形態に係る情報管理システム１および情報管理装置２によれば、外国人労働者の雇用に携わる各団体において高いコンプライアンス水準を実現することができるので、外国人労働者の労働環境を改善することができ、ひいては外国人労働者のパフォーマンスの向上につながるとともに失踪などの問題の解消につながることができる。

【0053】

また、本実施形態に係る情報管理システム１および情報管理装置２によれば、登録予定日算出部１１が、基準日を基準にして登録予定日を算出し、対応する管理データに紐づけてリスト記憶部７に記憶されるようになっている。このため、１つの基準日を基準にして複数の登録予定日を算出することもでき、各管理データに紐づけられた登録予定日を個々に入力する必要はないので、入力の手間を省略することができるとともに、誤入力を低減、防止することができる。さらに、登録予定日算出部１１が算出した登録予定日に対応する管理項目として入力される第２基準日を用いることにより、基準日の入力忘れを低減、防止することができる。この結果、より確実に技能実習生の受け入れに関する管理データを収集し、一元且つ網羅して管理することが可能となる。

【0054】

なお、本発明は前述の各実施形態の構成に限定されるものではない。
また本実施形態に係る情報管理システム１および情報管理装置２は、受入れ機関が１か国の１つの送出機関から１つの監理団体を介して技能実習生を受け入れる場合を１案件とし、１案件ごとに管理データを管理するようになっているが、本発明に係る情報管理システム１および情報管理装置２はこれに限定されるものではなく、種々の受入れ方式に対応することができる。

【符号の説明】

【0055】

１ 情報管理システム
２ 情報管理装置
３ 受入れ機関端末
４ 監理団体端末
５ 管理代行端末
６ 管理データ記憶部
７ リスト記憶部
８ 制御部
９ 管理データ登録部
１０ アラート部
１１ 登録予定日算出部

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】