特許 5663057 機能制限サーバ、機能制限プログラム、文書管理システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】5663057

(24)【登録日】2014年12月12日

(45)【発行日】2015年2月4日

(54)【発明の名称】機能制限サーバ、機能制限プログラム、文書管理システム

(51)【国際特許分類】

   G06F 3/12 20060101AFI20150115BHJP

   B41J 29/38 20060101ALI20150115BHJP

【ＦＩ】

   G06F3/12 K

   G06F3/12 D

   B41J29/38 Z

【請求項の数】4

【全頁数】34

(21)【出願番号】特願2013-103521(P2013-103521)

(22)【出願日】2013年5月15日

(65)【公開番号】特開2014-67393(P2014-67393A)

(43)【公開日】2014年4月17日

【審査請求日】2013年6月6日

(31)【優先権主張番号】特願2012-197786(P2012-197786)

(32)【優先日】2012年9月7日

(33)【優先権主張国】JP

(73)【特許権者】

【識別番号】000003078

【氏名又は名称】株式会社東芝

(73)【特許権者】

【識別番号】000003562

【氏名又は名称】東芝テック株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100087398

【弁理士】

【氏名又は名称】水野 勝文

(74)【代理人】

【識別番号】100128473

【弁理士】

【氏名又は名称】須澤 洋

(74)【代理人】

【識別番号】100128783

【弁理士】

【氏名又は名称】井出 真

(72)【発明者】

【氏名】女川 俊一

【審査官】 片岡 利延

(56)【参考文献】

【文献】 特開２０１０−２２０１３２（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００７−１４８５８０（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００３−０１６０５７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００７−０８００４６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００４−２２７４４７（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ ３／１２

Ｂ４１Ｊ ２９／３８

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

画像形成装置と、印刷要求される文書の識別情報を取得する取得部と、文書の識別情報に、該文書の廃棄予定日である有効期限、該文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンが対応付けられた属性情報テーブルを備えて前記取得部が取得した文書の識別情報に対応する文書の有効期限、該文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンを送信する文書情報管理サーバと、を備える文書管理システム内にて印刷機能の制限を行う機能制限サーバであって、
文書の有効期限に基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられるとともに、該文書のバージョンに基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられた印刷ポリシーテーブルと、
前記印刷ポリシーテーブルを参照して、前記文書情報管理サーバから受信する文書の有効期限に基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行うとともに、前記文書情報管理サーバから受信する文書のバージョンに基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行う制御部と、
を備えることを特徴とする機能制限サーバ。

【請求項2】

請求項１に記載の機能制限サーバにおいて、
前記取得部は、印刷要求される文書の配布先を取得し、
前記属性情報テーブルでは、文書の識別情報に、文書の原本の識別情報および文書の配布先が対応付けられ、
前記文書情報管理サーバは、文書の印刷要求を受ける毎に、前記属性情報テーブルにおいて新たな識別情報を付加するとともに、前記新たな識別情報に前記取得する識別情報の文書の原本の識別情報および前記取得する配布先を対応付け、
前記印刷ポリシーテーブルでは、前記取得する配布先に対応付けられた文書の原本が、印刷要求される文書の原本と同一という条件に対して印刷機能の制限が対応付けられており、
前記制御部は、前記印刷ポリシーテーブルを参照して、前記取得する配布先に対応付けられた文書の原本が前記印刷要求を受ける文書の原本と同一の場合、該条件に対応付けられている印刷機能の制限の指示を行う
ことを特徴とする機能制限サーバ。

【請求項3】

画像形成装置と、印刷要求される文書の識別情報を取得する取得部と、文書の識別情報に、文書の廃棄予定日である有効期限、該文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンが対応付けられた属性情報テーブルを備えて前記取得部が取得した文書の識別情報に対応する文書の有効期限、該文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンを送信する文書情報管理サーバと、を備える文書管理システム内に設けられ、文書の有効期限に基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられるとともに、該文書のバージョンに基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられた印刷ポリシーテーブルを備える機能制限サーバに、
前記文書情報管理サーバから受信する文書の有効期限に基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行わせるとともに、前記文書情報管理サーバから受信する文書のバージョンに基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行わせる
ことをコンピュータに実行させることを特徴とする機能制限プログラム。

【請求項4】

画像をシートに形成する画像形成装置と、
印刷要求された文書の識別情報を取得する取得部と、
文書の識別情報に、文書の有効期限、該文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンが対応付けられた属性情報テーブルを備え、前記取得部が取得した文書の識別情報に対応する文書の有効期限、該文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンを送信する文書情報管理サーバと、
文書の有効期限に基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられるとともに、該文書のバージョンに基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられた印刷ポリシーテーブルを備え、前記文書情報管理サーバから受信する文書の有効期限に基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行うとともに、前記文書情報管理サーバから受信する文書のバージョンに基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行う機能制限サーバと、
を備えることを特徴とする文書管理システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

この明細書に記載の実施形態は、画像形成装置の印刷機能の制限を行う技術に関する。

【背景技術】

【0002】

従来、コストの抑制や環境負荷の軽減のために、印刷機能の制限を行う技術がある（例えば、特許文献１）。印刷機能の制限とは、例えばユーザ毎の印刷枚数制限やカラー制限（多色カラー、モノクロ）、印刷面制限（両面、片面）、Nin1制限等である。

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0003】

しかしながら、従来の技術は、ユーザ権限に基づいて印刷機能の制限を行っており、多様な目的、用途で印刷機能の制限を行うには不十分であるという問題がある。

【0004】

この明細書は、多様な目的、用途で印刷機能の制限を行うことができる技術を提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0005】

一般に、実施形態によれば、機能制限サーバは、画像形成装置と、印刷要求される文書の識別情報を取得する取得部と、文書の識別情報に、該文書の廃棄予定日である有効期限、該文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンが対応付けられた属性情報テーブルを備えて取得部が取得した文書の識別情報に対応する文書の有効期限、該文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンを送信する文書情報管理サーバと、を備える文書管理システム内にて印刷機能の制限を行う機能制限サーバであって、印刷ポリシーテーブルと、制御部と、を備える。印刷ポリシーテーブルでは、文書の有効期限に基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられるとともに、該文書のバージョンに基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられる。制御部は、印刷ポリシーテーブルを参照して、文書情報管理サーバから受信する文書の有効期限に基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行うとともに、文書情報管理サーバから受信する文書のバージョンに基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行う。

【0006】

一般に、実施形態によれば、機能制限プログラムは、印刷要求される文書の識別情報を取得する取得部と、文書の識別情報に、文書の廃棄予定日である有効期限、該文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンとが対応付けられた属性情報テーブルを備えて取得部が取得した文書の識別情報に対応する文書の有効期限、該文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンを送信する文書情報管理サーバと、を備える文書管理システム内に設けられ、文書の有効期限に基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられるとともに、該文書のバージョンに基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられた印刷ポリシーテーブルを備える機能制限サーバに、文書情報管理サーバから受信する文書の有効期限に基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行わせるとともに、文書情報管理サーバから受信する文書のバージョンに基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行わせることをコンピュータに実行させる。

【0007】

一般に、実施形態によれば、文書管理システムは、画像形成装置と、取得部と、文書情報管理サーバと、機能制限サーバと、を備えることを特徴とする。画像形成装置は、画像をシートに形成する。取得部は、印刷要求された文書の識別情報を取得する。文書情報管理サーバは、文書の識別情報に、文書の有効期限、該文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンが対応付けられた属性情報テーブルを備え、取得部が取得した文書の識別情報に対応する文書の有効期限、該文書の識別情報に文書のバージョン、および該文書の最新のバージョンを送信する。機能制限サーバは、文書の有効期限に基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられるとともに、該文書のバージョンに基づく情報と画像形成装置の印刷機能の制限内容とが対応付けられた印刷ポリシーテーブルを備え、文書情報管理サーバから受信する文書の有効期限に基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行うとともに、文書情報管理サーバから受信する文書のバージョンに基づく情報に対応する印刷機能の制限指示を行う。

【図面の簡単な説明】

【0008】

【図1】第１実施形態の文書管理システムを示す図である。

【図2】文書管理システムによる文書管理処理を示すフローチャートである。

【図3】印刷要求受付画面を示す図である。

【図4】配布先受付画面を示す図である。

【図5】更新前の属性情報テーブルを示す図である。

【図6】ユーザ情報テーブルを示す図である。

【図7】ユーザ情報テーブルを示す図である。

【図8】プリンタ情報テーブルを示す図である。

【図9】印刷ポリシーテーブルを示す図である。

【図10】プリンタドライバ画面を示す図である。

【図11】プリンタドライバ画面を示す図である。

【図12】第１変形例の更新後の属性情報テーブルを示す図である。

【図13】印刷ポリシーテーブルを示す図である。

【図14】クライアントＰＣの印刷設定画面を示す図である。

【図15】更新後の属性情報テーブルを示す図である。

【図16】ユーザ情報テーブルを示す図である。

【図17】印刷ポリシーテーブルを示す図である。

【図18】第２変形例の印刷ポリシーテーブルを示す図である。

【図19】出力先表示画面を示す図である。

【図20】第３変形例の印刷待ち受け画面を示す図である。

【図21】印刷待ち受け画面を示す図である。

【図22】第２実施形態の文書管理処理のフローチャートである。

【図23】第１実施形態の各要素毎の文書管理処理を示すフローチャートである。

【図24】第２実施形態の各要素毎の文書管理処理を示すフローチャートである。

【発明を実施するための形態】

【0009】

以下、各実施形態について図面を参照しつつ説明する。
（第１実施形態）
図１は、文書管理システム１００を示す図である。
文書管理システム１００は、ＭＦＰ(Multi Function Peripheral)である画像形成装置１と、クライアントＰＣ２(Personal Computer)と、文書情報管理サーバ３と、プリンタ管理サーバ４（機能制限サーバ）と、これらを接続するネットワーク９１（電気通信回線）とを備える。

【0010】

各要素１〜４はいずれも、タッチパネルや液晶パネル等の表示部１１、２１、３１、４１と、タッチパネルやマウス、キーボード、ボタン等のユーザの操作入力を受け付ける操作入力部１２、２２、３２、４２とを備える。各要素１〜４は、また、各種の演算処理を行うＣＰＵ(Central Processing Unit)、ＣＰＵに読み出される各種のプログラムや変数等を記憶するメモリやＨＤＤ(Hard Disk Drive) 、および所定の機能を実現するための専用の回路であるＡＳＩＣ(Application Specific Integrated Circuit)を含む制御部１３、２３、３３、４３を備える。

【0011】

画像形成装置１は、図１においては１つのみ描いたが、複数がネットワーク９１に接続されている。各画像形成装置１は、表示部１１、操作入力部１２、制御部１３の他、原稿を読み取り、ＰＤＦ（Portable Document Format）等の画像データを生成する読取部１４と、画像データに基づいてシートに画像を形成する画像形成部１５と、ユーザ認証部１６とを備える。ユーザ認証部１６は、入力された情報に基づいてユーザを認証し、ログインを許可する。認証に用いる情報としては、入力を受け付けたユーザIDとパスワードであってもよいし、IDカードを読み取った情報でもよいし、入力を受け付けた指紋等のバイオ情報であってもよい。画像形成装置１が画像形成対象とするシートは、印刷紙でなくともよく、ＯＨＰ(Over Head Projector)シート等であってもよい。

【0012】

まず簡略に文書管理システム１００の説明をする。
本実施形態の文書管理システム１００において、文書情報管理サーバ３には、各文書の識別番号毎に有効期限やバージョン等の属性情報が対応付けられた属性情報テーブル３４が、予め文書管理システム１００の管理者により設定されている。また、プリンタ管理サーバ４には、文書の属性情報（例えば有効期限等）と印刷機能の制限（例えば、有効期限１カ月以内の文書はモノクロ、両面、２in１印刷）とが対応付けられた印刷ポリシーテーブルが、予め管理者により設定されている。

【0013】

クライアントＰＣ２は、属性情報テーブル３４にて識別番号および属性情報が管理されている文書ファイルであってクライアントＰＣ２上にある文書ファイルの印刷を受け付けると、該文書ファイルの識別番号および文書ファイルをプリンタ管理サーバ４を介して文書情報管理サーバ３に送信する。

【0014】

すると、文書情報管理サーバ３は、受信した文書ファイルの識別番号に対応付けられた文書ファイルの属性情報（例えば有効期限等）を、プリンタ管理サーバ４を介してクライアントＰＣ２に送信する。これにより、クライアントＰＣ２は、受信した属性情報（例えば有効期限等）に対応付けられた印刷機能の制限、例えばモノクロ、両面、２in１印刷を行う。
また、文書管理システム１００では、例えば、プリンタ管理サーバ４は、クライアントＰＣ２から受信した文書ファイルに印刷機能の制限、例えばモノクロ、両面、２in１印刷を記述し、画像形成装置１に送信する。そして、画像形成装置１が、プリンタ管理サーバ４による印刷機能の制限を受けて文書ファイルを印刷する。

【0015】

以下、図１および図２、２３のフローチャートを参照しながら、文書管理システム１００による文書管理処理および各要素２〜４の機能等を説明する。なお、図２は文書管理システム１００全体の文書管理処理を示すフローチャートであり、図２３は、管理システム１００の各要素２〜４毎の処理を示すフローチャートである。各要素２〜４は、以下の各処理を各ＣＰＵがメモリからプログラム（機能制限プログラム）を読み出し実行することにより行う。

【0016】

クライアントＰＣ２は、表示部２１、操作入力部２２、制御部２３の他、マーク読取部２４を備える。マーク読取部２４は、原稿上に形成された識別コードであって、文書の識別番号（識別情報）を示すＱＲコード（登録商標）等の識別コードを読み取る。

【0017】

制御部２３は、印刷したい文書ファイルの選択および文書の配布先を受け付け、該文書ファイルの識別番号、配布先、および該文書ファイルが印刷要求された旨をプリンタ管理サーバに送信する（ＳＴ００１〜ＳＴ００３）。具体的に、制御部２３は、印刷したい文書ファイルの選択を受け付け、アプリケーションによる図３に示す印刷要求受付画面２３１を表示部２１に表示する。制御部２３は、選択を受け付けた文書ファイルを文書表示部２３２に表示し、印刷ボタン２３３の操作入力を受け付ける。

【0018】

ここでクライアントＰＣ２は、文書情報管理サーバ３からダウンロードしたＰＤＦ（Portable Document Format）等の文書ファイルを保持しており、該文書ファイルにはプロパティとして識別番号が付されている。制御部２３は、印刷要求受付画面２３１にて印刷ボタン２３３の操作入力を受け付けることで、文書ファイルの印刷要求を取得するとともに、該文書ファイルに付された識別番号を取得する。本実施形態では、識別番号はＤ１０００であるものとする。

【0019】

次に制御部２３は、アプリケーションによる図４に示す配布先受付画面２３４を表示し、文書ファイルの配布先を受け付ける。本実施形態では、制御部２３は、配布先を示す複数の選択ボタン２３５を表示し、文書ファイルの配布先として営業課員Ａを受け付けるものとする（ＳＴ００１）。
制御部２３は、文書ファイルに基づいてプリンタドライバによりＰＤＬ(Page Description Language)ファイルを生成する（ＳＴ００２）。
制御部２３は、文書ファイルの識別番号、配布先、およびＰＤＬファイルをプリンタ管理サーバに送信する（ＳＴ００３）。

【0020】

なお、制御部２３のＳＴ００１〜ＳＴ００３は、文書情報管理サーバ３からダウンロードされて印刷された文書ファイルの原稿をコピーする場合においても適用できる。この場合、原稿には、文書ファイルの識別番号を示す識別コードが付される。制御部２３は、該識別コードをマーク読取部２４にて読み取ることにより、文書ファイルの識別番号（本実施形態ではＤ１０００とする）を取得する。また、制御部２３は、画像形成装置１が原稿を読み取ることによりＰＤＦファイル等の文書ファイルを取得する。そして、制御部２３は、印刷要求受付画面２３１および配布先受付画面２３４により、該文書ファイルの印刷要求および配布先を受け付け、文書ファイルの識別番号、配布先、およびＰＤＬファイル（文書ファイルの印刷要求）をプリンタ管理サーバ４に送信する（ＳＴ００１〜ＳＴ００３）。
プリンタ管理サーバ４は、文書情報管理サーバ３へ文書ファイルの識別番号、配布先、および該文書ファイルが印刷要求された旨を送信する（ＳＴ００４）。

【0021】

文書情報管理サーバ３は、表示部３１、操作入力部３２、制御部３３（取得部）の他、メモリやＨＤＤ等の記憶部内に格納されている属性情報テーブル３４およびユーザ情報テーブル３５を備える。

【0022】

図５は、更新前の属性情報テーブル３４を示す図、図６は、更新後の属性情報テーブル３４を示す図である。
文書情報管理サーバ３の制御部３３は、受信した文書ファイルの識別番号、配布先、および該文書ファイルが印刷要求された旨に基づいて属性情報テーブル３４を更新する（ＳＴ００５）。

【0023】

以下、更新前の図５の属性情報テーブル３４について説明した後、更新後の図６の属性情報テーブル３４について説明する。
図５の属性情報テーブル３４において、文書の識別番号と文書の属性情報（第１属性情報）とが対応付けられている。識別番号は文書を一意に識別するための番号である。文書の属性情報は、本実施形態では、文書名、原本、親文書、バージョン、最新バージョン、所有者、有効期限、および状態である。

【0024】

文書属性情報における文書名は、その文書ファイルあるいは原稿として存在する文書の名前を示す。原本は、文書ファイルあるいは原稿のルート上における最もコピー元となる文書ファイルの識別番号を示す。親文書は、文書ファイルあるいは原稿の直接のコピー元の文書ファイルの識別番号を示す。状態は、文書が電子データであるのか、紙媒体の原稿であるのか、廃棄済みであるのかを示す。

【0025】

識別番号Ｄ１０００の文書は、原本の欄が空欄であるのでＡ社向け提案書のオリジナル原稿であることを示しており、また、状態の欄から電子データであることを示している。識別番号Ｄ１００１の文書は、原本および親文書が共に識別番号Ｄ１０００の文書であり、かつ状態が紙であることからオリジナル原稿Ｄ１０００が紙にプリントされたものであることが分かる。識別番号Ｄ１００２、Ｄ１００３の原稿は、親文書が共に識別番号Ｄ１００１の文書であることから、識別番号Ｄ１００１の文書が複写されたものであることがわかる。

【0026】

文書属性情報におけるバージョンおよび最新バージョンは、両者を比較することで文書が最新文書であるか否かが分かる。所有者（配布先）は、文書の配布先の者であり文書を所有する者を示す。有効期限は、文書について設定された廃棄予定日である。

【0027】

文書情報管理サーバ３の制御部３３は、文書ファイルの識別番号、配布先、および該文書ファイルが印刷要求された旨を受信すると、属性情報テーブル３４に該文書の操作履歴として、本実施形態では文書の印刷履歴として新たに識別番号、本実施形態ではＤ１００７を付す（図６）。また、制御部３３は、該識別番号Ｄ１００７に対して、受信した文書ファイルの識別番号がオリジナル原稿Ｄ１０００であることから「原本」および「親文書」の欄に識別番号Ｄ１０００を対応付けるとともに、オリジナル原稿Ｄ１０００の所定の属性情報（バージョン、最新バージョン、有効期限）をコピーして対応付ける。また、制御部３３は、新たな識別番号Ｄ１００７に対して、「所有者」の欄に、受信した配布先「営業課員Ａ」を対応付けるとともに、印刷要求された旨を受信したことから「状態」の欄に印刷後は紙原稿であることを示す「紙」を対応付ける（ＳＴ００５）。

【0028】

文書情報管理サーバ３の制御部３３は、属性情報テーブル３４の更新後、属性情報テーブル３４において、受信した文書ファイルの識別番号Ｄ１０００に対応する文書属性（文書名、バージョン、新バージョン、所有者、有効期限、状態等）をプリンタ管理サーバ４に送信する（ＳＴ００６）。

【0029】

図７は、ユーザ情報テーブル３５を示す図である。
なお、文書情報管理サーバ３は、属性情報テーブル３４の他、ユーザ情報テーブル３５も保有している。ユーザ情報テーブル３５では、各ユーザの識別番号に、ユーザの名前、所属、役職、および所有文書が対応付けられている。ユーザ情報テーブル３５は、予め、文書管理システム１００の管理者によって文書情報管理サーバ３に設定される。予め設定される部分は、各ユーザの識別番号、名前、所属、役職である。

【0030】

所有文書の欄は、ＳＴ００５において制御部３３がユーザ情報テーブル３５を更新する際に、各ユーザの識別番号に対応付けられていく部分である。図６において、識別番号Ｕ１００２の営業課員Ａさんは営業課の一般社員であり、識別番号Ｄ１０００，Ｄ１００４、Ｄ１００６の３文書を所有していることが分かる。

【0031】

プリンタ管理サーバ４は、表示部４１、操作入力部４２、制御部４３の他、メモリやＨＤＤ等の記憶部内に格納されているプリンタ情報テーブル４４および印刷ポリシーテーブル４５を備える。

【0032】

図８は、プリンタ情報テーブル４４を示す図である。
プリンタ情報テーブル４４では、プリンタ管理サーバ４とネットワーク９１で繋がれているプリンタや複合機等の画像形成装置１の情報であるプリンタ情報を管理する。図８において、各画像形成装置の識別番号には、名前、場所、特徴が対応付けられている。名前はプリンタ名を示す。場所はフロアやエリア名などを示す。特徴は、プリンタの特徴であり、例えばカラー/モノクロであったり、フィニッシャの有無、電子写真/インクジェット/Eco-MFP（消色可能なトナーやインクで印刷可能な複合機）を示す。プリンタ情報テーブル４４は、文書管理システム１００の管理者によってプリンタ管理サーバ４に設定される。

【0033】

図９は、印刷ポリシーテーブル４５を示す図である。
印刷ポリシーテーブル４５は、予め、文書管理システム１００の管理者によってプリンタ管理サーバ４に設定される。印刷ポリシーテーブル４５では、文書の属性情報と印刷機能の制限内容とが対応付けられ、各印刷機能の制限内容毎に通し番号が対応付けられている。

【0034】

有効期限が近付いている文書には、該文書は一時使用のために印刷されてすぐに廃棄されると予想されるので、例えば通し番号Ｐ００１においては、印刷コスト・環境負荷を抑えるために、文書の属性情報である有効期限2012.3.31に基づく情報（有効期限2012.3.31まで１ヶ月以内）と、印刷機能をモノクロ/両面印刷/Nin1印刷に限定する内容とが対応付けられている。通し番号Ｐ００２においては、印刷コスト・環境負荷を抑えるために、文書の属性情報（バージョン、最新バージョン）に基づく情報（旧バージョンであるか）と、印刷機能をモノクロ/両面印刷/Nin1印刷に限定する内容とが対応付けられている。

【0035】

制御部４３は、印刷ポリシーテーブル４５を参照して、文書情報管理サーバ３から受信する文書の属性情報に基づく情報に対応する印刷機能の制限内容を取得する（ＳＴ００７）。制御部４３は、例えば文書情報サーバ３から受信した文書の有効期限2012.3.31に基づいて、現在時刻から有効期限2012.3.31までの期間を算出する。制御部４３は、算出した有効期限2012.3.31までの期間に該当する制限内容が印刷ポリシーテーブル４５にある場合、該期間、例えば有効期限１か月以内に対応付けられた印刷機能の制限内容である「印刷機能をモノクロ/両面印刷/Nin1印刷に限定する内容」を取得する。

【0036】

また、制御部４３は、例えば文書情報サーバ３から受信した文書のバージョン「１」と最新バージョン「３」とに基づいて、該文書が最新バージョンであるか否かを判定する。制御部４３は、文書のバージョンに該当する制限内容が印刷ポリシーテーブル４５にある場合、該バージョン、例えば旧バージョンに対応付けられた印刷機能の制限内容である「印刷機能をモノクロ/両面印刷/Nin1印刷に限定する内容」を取得する。

【0037】

本実施形態の場合、文書の属性情報に基づく情報「有効期限2012.3.31まで１か月」および「文書が旧バージョン」には、印刷ポリシーテーブル４５において共に同じ印刷機能の制限内容「印刷機能をモノクロ/両面印刷/Nin1印刷に限定する内容」が対応付けられているので、制御部４３は、印刷機能の制限内容として「印刷機能をモノクロ/両面印刷/Nin1印刷に限定する内容」を取得するものとする。

【0038】

制御部４３は、プリンタ管理サーバ４がクライアントＰＣ２から取得した文書のＰＤＬファイルに、印刷機能の制限内容「印刷機能をモノクロ/両面印刷/Nin1印刷に限定する内容」を付加する（ＳＴ００８）。例えば、制御部４３は、文書のＰＤＬファイルがＰＳ(PostScript)である場合、ファイル先頭部に画像形成装置１に「モノクロ/両面印刷/Nin1印刷」させる指示をＰＪＬ(Printer Job Language)にて記述する。

【0039】

制御部４３は、印刷機能の制限内容を付加した文書のＰＤＬファイルに対し、文書の識別番号Ｄ１００７を示す識別コードを付加する（ＳＴ００９）。本実施形態では、クライアントＰＣ２が文書の印刷要求をしたため、文書のＰＤＬファイルに識別コード画像を付加するものとするが、クライアントＰＣ２が文書ファイルの送信要求（他のクライアントＰＣ等）をする場合、ＰＤＦ等の文書ファイルにメタデータとして識別コードを付加する。

【0040】

制御部４３は、画像形成装置１に編集済みのＰＤＬファイルを送信する（ＳＴ０１０）。
画像形成装置１は、ＰＤＬファイルに記述された印刷機能の制限（例えばモノクロ/両面印刷/Nin1印刷）に則り文書を印刷する（ＳＴ０１１）。

【0041】

上記の例ではすべての処理が正常終了する前提で説明した。しかしながら、画像形成装置１において紙詰まり等による印刷失敗は稀ではない。そこで、ＳＴ００５において新たな文書Ｄ１００７の属性情報を発行した後に、いずれかの処理で異常が発生したり、あるいは、ユーザからの中止指示を受けたりした場合には、文書情報管理サーバ３は、属性情報テーブル３４を更新し、属性情報テーブル３４における新たな文書Ｄ１００７の識別番号や文書Ｄ１００７に対応付けられた属性情報を削除する。また、文書情報管理サーバ３は、ユーザ情報テーブル３５を更新し、いずれかのユーザに対応付けられた所有文書Ｄ１００７を削除する。

【0042】

図１０および図１１は、印刷機能の制限指示に基づいて表示されるプリンタドライバ画面２５１，２５２を示す図である。
上記実施形態ではプリンタ管理サーバ４は、印刷機能の制限指示をＰＤＬファイルに付加した。しかしながら、プリンタ管理サーバ４にて決定された印刷制限指示は必ずしもユーザの希望に沿うとは限らない。そこで、プリンタ管理サーバ４は、ユーザが修正できない印刷機能の制限指示を行うのではなく、ユーザが修正可能な換言すると機能制限を取りやめ可能な印刷機能の制限指示を行ってもよい。具体的に、プリンタ管理サーバ４は、例えば印刷機能の制限指示「モノクロ/両面印刷/Nin1印刷」をクライアントＰＣ２に送信してもよい。そして、クライアントＰＣ２は、該印刷機能の制限指示に基づいた印刷設定画面であるプリンタドライバ画面２５１，２５２を表示してもよい。

【0043】

クライアントＰＣ２により、図１０のプリンタドライバ画面２５１中のカラー選択部２５３は「白黒」が選択された状態となる。しかしながら、ユーザがカラー印刷を所望する場合、ユーザは、「白黒」以外を選択できる。クライアントＰＣ２により、図１１のプリンタドライバ画面２５２中の両面印刷選択部２５４、Nin1選択部２５５は、共にチェックボックスがチェックされ、両面印刷およびNin1印刷が選択された状態となる。しかしながら、ユーザが片面印刷や1in1印刷を望む場合、ユーザはチェックボックスのチェックを外すことで、片面印刷および1in1印刷を選択できる。

【0044】

本実施形態では、これらの構成をとることにより、単にユーザ権限だけではなく、印刷対象の文書の多様な属性情報に基づいて印刷機能を制御できるので、多様な目的、用途で印刷機能の制限を行うことができ、印刷コストおよび環境負荷を抑制できる。

【0045】

（第１変形例）
前記実施形態では、文書管理システム１００内には、予め、文書の識別情報と文書の属性情報（第１属性情報）とが対応付けられているとともに、文書の属性情報と、印刷機能の制限内容とが対応付けられている。これにより、前記実施形態では、文書管理システム１００は、入力される文書の識別情報に対応する印刷機能の制限を指示していた。

【0046】

本変形例の文書管理システム１００では、文書管理システム１００にユーザにより入力される文書の属性情報（第２属性情報、例えば配布先）に対応する印刷機能の制限を指示する。なお、予め文書の識別情報と対応付けられている文書の属性情報を第１属性情報とし、文書管理システム１００に入力される文書の属性情報を第２属性情報とする。

【0047】

以下、本変形例の文書管理処理を、前記実施形態の文書管理処理と異なる点のみ主に説明し、同様の点は省略または簡略に説明する。図１２は、更新後の文書情報管理サーバ３の属性情報テーブル３４Ａを示す図である。
本変形例では、クライアントＰＣ２は、営業課員Ａさんの操作入力により、文書ファイルの印刷要求と共に、配布先（第２属性情報）を営業部長、営業課員Ｂとして受け付け、該文書のＰＤＬファイル、該文書の識別番号Ｄ１０００、文書の配布先「営業部長」「営業課員Ｂ」をプリンタ管理サーバ４に送信する。

【0048】

プリンタ管理サーバ４は、文書の識別番号Ｄ１０００、および文書の配布先「営業部長」「営業課員Ｂ」を文書情報管理サーバ３に送信する。
文書情報管理サーバ３は、属性情報テーブル３４Ａを更新し、各配布先毎の新たな識別番号Ｄ１００１，Ｄ１００２を付すとともに、該識別番号Ｄ１００１，Ｄ１００２に、オリジナル文書Ｄ１０００の属性情報（文書名、原本、親文書等）、配布先「営業部長」または「営業課員Ｂ」、状態「紙」を対応付ける。
文書情報管理サーバ３は、プリンタ管理サーバ４に、新たな識別番号Ｄ１００１，Ｄ１００２と各属性情報とを送信する。

【0049】

図１３は、印刷ポリシーテーブル４５Ａを示す図である。
プリンタ管理サーバ４の印刷ポリシーテーブル４５Ａでは、配布先と印刷機能の制限内容とが対応付けられている。例えば、通し番号Ｐ００１において、配布先Ａ社にはカラー印刷が対応付けられ、通し番号Ｐ００２において、配布先当社内の部長以上にはカラー印刷が対応付けられ、通し番号Ｐ００３において、配布先当社内の課長級にはモノクロ印刷が対応付けられ、通し番号Ｐ００４において、配布先当社内の一般職にはモノクロ/両面印刷/Nin1印刷が対応付けられている。

【0050】

プリンタ管理サーバ４は、配布先を営業部長とする文書Ｄ１００１のＰＤＬファイルに、カラー印刷を指示する記述を付加するとともに、識別番号Ｄ１００１を示す識別コード画像を埋め込んで画像形成装置１に送信する。また、プリンタ管理サーバ４は、配布先を営業課員Ｂとする文書Ｄ１００２のＰＤＬファイルに、モノクロ/両面/2in1印刷を指示する記述を付加するとともに、識別番号Ｄ１００２を示す識別コード画像を埋め込んで画像形成装置１に送信する。

【0051】

図１４は、クライアントＰＣ２の印刷設定画面２３６を示す図である。
上記の説明では、プリンタ管理サーバ４がＰＤＬファイルに印刷制限の指示を書き込む例を説明したが、第１実施形態においても説明したように、プリンタ管理サーバ４は、印刷制限の指示をクライアントＰＣ２に送信してもよい。そして、クライアントＰＣ２は、該印刷制限の指示に基づいた印刷設定画面２３６であり、誰宛の文書がどのような設定で印刷されたかを示す印刷設定画面２３６を表示しても良い。印刷設定画面２３６では、印刷の中止要求を受け付ける選択取り消しボタン２３７、全取り消しボタン２３８を設けても良い。クライアントＰＣ２は、これらのボタン２３７，２３８の操作入力を受け付けると、中止要求をプリンタ管理サーバ４を介して文書情報管理サーバ３に送信し、文書情報管理サーバ３に、中止された配布先に係る情報、すなわち配布先に配布する文書の属性情報、および識別番号を削除させてもよい。なお、クライアントＰＣ２は、選択取り消しボタン２３７が操作入力された場合、選択された配布先に係る情報のみの削除を要求し、選全取り消しボタン２３８が操作入力された場合、印刷要求された全ての配布先に係る情報の削除を要求する。

【0052】

上記の例では、印刷機能の制限内容を決めるために文書情報管理サーバ３から、属性情報テーブル３４Ｂにて紐付けられた文書の属性情報をプリンタ管理サーバ４に送信している。しかしながら、以下では、プリンタ管理サーバ４が文書情報管理サーバ３から文書の属性情報とともにユーザ情報テーブル３５Ｂのユーザ情報を受信することで、プリンタ管理サーバ４によるさらにきめ細かい制御を可能とした例を説明する。

【0053】

図１５は、更新後の属性情報テーブル３４Ｂを示す図、図１６は、ユーザ情報テーブル３５Ｂを示す図を示す図である。
営業課員Ｂが文書Ｄ１００３をＡ社社員１に配布するために印刷するものとする。この際、クライアントＰＣ２からプリンタ管理サーバ４を介して文書情報管理サーバ３には、文書の識別番号「Ｄ１００３」、および配布先「Ａ社社員１」等が送信される。これにより、文書情報管理サーバ３は、属性情報テーブル３４Ｂに新たな文書の識別番号「Ｄ１００４」を付加するとともに、文書の識別番号「Ｄ１００４」に対して、各種の属性情報（バージョンや有効期限等、第１属性情報）や配布先「Ａ社社員１」（第２属性情報）等を対応付ける。また、文書情報管理サーバ３は、ユーザ情報テーブル３５Ｂの情報をプリンタ管理サーバ４に送信する。

【0054】

図１７は、印刷ポリシーテーブル４５Ｂを示す図である。
本変形例では、印刷ポリシーテーブル４５Ｂにおいて、通し番号Ｐ００１には、印刷機能の制限内容として、配布先が所有する文書の原本と今回配布する文書の原本とが同一であればモノクロ/両面印刷/Nin1印刷が対応付けられている。通し番号Ｐ００２には、印刷機能の制限内容として、配布先がＡ社の場合モノクロ/両面印刷/Nin1印刷が対応付けられている。通し番号Ｐ００３〜Ｐ００５にも、図１７に示すように、それぞれ印刷機能の制限内容が対応付けられている。

【0055】

プリンタ管理サーバ４は、文書の識別番号「Ｄ１００３」、および配布先「Ａ社社員１」、属性情報テーブル３４Ｂの情報、ユーザ情報テーブル３５Ｂの情報、印刷ポリシーテーブル４５Ｂの情報に基づいて、印刷機能の制限指示を行う。具体的には、プリンタ管理サーバ４は、ユーザ情報テーブル３５Ｂから配布先「Ａ社社員１」が識別番号Ｄ１００２の文書を所有することが分かる（プリンタ管理サーバ４は、配布先「Ａ社社員１」に対応付けられた識別番号Ｄ１００２を取得する）。

【0056】

プリンタ管理サーバ４は、属性情報テーブル３４Ｂから、配布先「Ａ社社員１」が所有する識別番号Ｄ１００２の文書の原本Ｄ１０００と、印刷要求のあった識別番号Ｄ１００３の文書の原本Ｄ１０００とが等しいと判定する。
プリンタ管理サーバ４は、該条件が印刷ポリシーテーブル４５Ｂの通し番号Ｐ００１に対応付けられた印刷機能の制限指示の条件に合致しているので、モノクロ/両面印刷/Nin1印刷指示を行う。この際、プリンタ管理サーバ４は、クライアントＰＣ２から送信されてきたＰＤＬファイルに該印刷指示を記述して画像形成装置１に送信してもよいし、クライアントＰＣ２に印刷機能の制限指示を送信し、クライアントＰＣ２がプリンタドライバ画面２５１，２５２や印刷設定画面２３６において印刷機能の制限指示を反映させてもよい。

【0057】

（第２変形例）
図１８は、印刷ポリシーテーブル４５Ｃを示す図である。
本変形例では、印刷機能の制限は、複数ある画像形成装置１のいずれの画像形成装置１から印刷を行うかを指示する内容となっている。

【0058】

印刷ポリシーテーブル４５Ｃにおいて、通し番号Ｐ００１には、配布先がＡ社の場合、通常ＭＦＰ（図８のプリンタ情報テーブル４４の識別番号Ａ１０００）の使用を指示する内容となっており、通し番号Ｐ００２には、配布先が当社内の部長以上の場合、通常ＭＦＰ（図８の識別番号Ａ１０００）の使用を指示する内容となっている。通し番号Ｐ００３には、配布先が当社内の課長級の場合、インクジェットＭＦＰ（図８の識別番号Ａ１００２）の使用を指示する内容となっており、通し番号Ｐ００４には、配布先が当社内の一般職の場合、Ｅｃｏ−ＭＦＰ（図８の識別番号Ａ１００３）の使用を指示する内容となっている。

【0059】

本変形例では、このような構成により、社外のお客様や上位者には画質を重視して通常の画像形成装置１を使用させる。課長級にはコストを重視してインクジェットの画像形成装置１を使用させる。一般者には、さらにコスト・環境負荷を考慮し、消去可能なトナーで印刷できる画像形成装置１を使用させることができる。
なお、印刷機能の制限内容として、印刷を行う画像形成装置を１つに指定するのではなく、いずれかの画像形成装置１による印刷を禁止するものであってもよい。クライアントＰＣ２は、プリンタ管理サーバ４からいずれかの画像形成装置１による印刷を禁止する制限指示を受け取ると、該指示内容をプリンタドライバ画面２５１，２５２に反映させてもよい（例えば、印刷する画像形成装置１として禁止された画像形成装置１を選択不可にする）。

【0060】

なお、配布先などの文書属性により出力先の画像形成装置１が異なると、ユーザが目的の文書を出力した画像形成装置１を特定するのに困惑することが考えられる。そこで、プリンタ管理サーバ４は、印刷機能の制限としてプリンタ管理サーバ４自身がいずれかの画像形成装置１にＰＤＬファイルを送信する場合、印刷要求を送信してきたクライアントＰＣ２に対して、文書出力先の画像形成装置１の情報、配布先、文書の識別番号を送信する。そして、クライアントＰＣ２は、それらの情報に基づいて、図１９に示すように、誰宛（いずれの配布先）の文書がフロア上のどの画像形成装置１で印刷されたのかを表示する文書出力先表示画面２５６を表示してもよい。

【0061】

（第３変形例）
第２変形例において、各文書毎に出力先の画像形成装置１を指示する例を説明した。しかしながら、複数の画像形成装置１に同時に印刷指示を出し、全てが同時に出力されると原稿回収に時間差が生じセキュリティを考慮すると好ましくない。また、出力可能な画像形成装置１が複数あった場合には事前に決められた装置１ではなく、その時に空いている装置１など印刷時にある程度ユーザが選択したいということが考えられる。
そこで、本変形例では、ユーザが画像形成装置１の操作入力部１２から印刷指示をしたタイミングで当該画像形成装置１にて印刷させる。

【0062】

具体的に、プリンタ管理サーバ４は、今まで説明してきたようにして印刷機能の制限指示（例えばモノクロ/両面印刷/Nin1印刷指示）をＰＤＬファイルに記述した後、すぐに画像形成装置１にはＰＤＬファイルを送信せず、ＰＤＬファイルをプリンタ管理サーバ４上に記憶しておく。

【0063】

次に、画像形成装置１は、ユーザ認証を行いユーザのログインを許可する。
プリンタ管理サーバ４は、ユーザの識別番号（識別情報）が文書の所有者あるいは配布先を示しており、かつ、ユーザのログインを許可した画像形成装置１が印刷許可されている属性情報の文書の識別番号、および属性情報（文書名、バージョン等）を画像形成装置１に送信する。

【0064】

図２０は、印刷待ち受け画面１１１を示す図である。
画像形成装置１は、図２０に示すように、送信された文書を単純に一覧表示する印刷待ち受け画面１１１を表示する。印刷待ち受け画面１１１では、各文書の識別番号および属性情報に印刷ボタン１１２が対応付けられている。ユーザが、各文書に対応付けられた右端の印刷ボタン１１２を操作入力すると、画像形成装置１はユーザからの印刷指示を受け付け、指示を受け付けた文書の識別番号をプリンタ管理サーバ４に送信する。プリンタ管理サーバ４は受け取った識別番号に対応する文書のＰＤＬファイルを画像形成装置１に返信する。画像形成装置１は受け取ったＰＤＬファイルをもとに印刷する。

【0065】

図２１は、印刷待ち受け画面１１１Ａを示す図である。
また、印刷機能の制限指示により当該画像形成装置１では印刷不可能な文書であっても、その文書がどの装置１からなら印刷できるかを示すことは有用と考えられる。そこで、プリンタ管理サーバ４は、ログイン認証を行った画像形成装置１に対し、印刷要求があり未だどの画像形成装置にも印刷されずにプリンタ管理サーバ４上に保持されている文書の識別番号、属性情報、各文書毎の印刷機能の制限指示（いずれの画像形成装置１による印刷が可能か）を送信する。

【0066】

画像形成装置１は、図２１に示すように、印刷要求があり未だどの画像形成装置にも印刷されずにプリンタ管理サーバ４上に保持されている文書であって、印刷可能な文書においては、該文書の識別番号および属性情報に印刷ボタン１１２を対応付けて表示する。画像形成装置１は、印刷機能の制限指示において当該画像形成装置１では印刷不可となる文書においては、表示ボタン１１３を対応付ける。画像形成装置１は、表示ボタン１１３の操作入力を受け付けると、該文書をいずれの画像形成装置１で印刷できるのかを示す図１９の画面２５６を表示する。

【0067】

第２変形例では、図１９の画面２５６では、印刷要求した文書をいずれの画像形成装置１により印刷したのかを示していたが、本変形例では、いずれの画像形成装置１で、表示ボタン１１３に対応付けられている文書が印刷可能かを示すものとする。なお、本変形例では、画像形成装置１は、印刷した文書については、当該文書が印刷済みである旨をプリンタ管理サーバ４に送信するものとする。

【0068】

（第２実施形態）
第１実施形態および第１〜第３変形例では、クライアントＰＣ２が、該クライアントＰＣ２上で閲覧された文書の印刷要求を受け付ける例を説明した。しかしながら、ユーザが文書内容を既に把握している場合には文書の閲覧は不要であり、場合によっては、画像形成装置１の表示部１１上に印刷できる文書の一覧を表示してそこで直接印刷要求を受け付ける構成の方が効率的と考えられる。そこで、本実施形態における文書管理処理のフローを図２２、２４を参照して簡単に説明する。なお、図２２は文書管理システム１００全体の文書管理処理を示すフローチャートであり、図２４は、管理システム１００の各要素２〜４毎の処理を示すフローチャートである。

【0069】

まず、画像形成装置１はユーザの識別番号（識別情報）と文書一覧取得要求をプリンタ管理サーバ４に送信する（ＳＴ１０１）。
プリンタ管理サーバ４は、ユーザの識別番号を文書情報管理サーバ３に送信する（ＳＴ１０２）。
文書情報管理サーバ３は、当該ユーザの識別番号が示すユーザが所有者である全ての文書の属性情報をプリンタ管理サーバ４に送信する（ＳＴ１０３）。

【0070】

プリンタ管理サーバ４は、文書の属性情報から印刷ポリシーテーブル４５に基づいて印刷機能の制限指示（いずれの画像形成装置１により文書を印刷可能か）を決定する（ＳＴ１０４）。
プリンタ管理サーバ４は、当該画像形成装置１にて印刷が許可されている文書の一覧を画像形成装置１に返信する（ＳＴ１０５）。

【0071】

画像形成装置１は、受信した文書一覧を表示する（ＳＴ１０６）。
画像形成装置１は、ユーザにより選択された印刷文書の印刷指示を受け付け、当該文書の識別番号をプリンタ管理サーバ４に送信する（ＳＴ１０７）。
プリンタ管理サーバ４は、その文書の識別番号を文書情報管理サーバ３に送信する（ＳＴ１０８）。
ここで、本実施形態では、文書情報管理サーバ３は、予め各文書の電子データを、該文書の識別番号と対応付けて保持しているものとする。
文書情報管理サーバ３は、受信した識別番号の文書をプリンタドライバを用いてＰＤＬファイルに変換する（ＳＴ１０９）。

【0072】

文書情報管理サーバ３は、ＰＤＬファイルをプリンタ管理サーバ４に送信する（ＳＴ１１０）。
プリンタ管理サーバ４は、ＰＤＬファイルをアクセス元の画像形成装置１に送信する（ＳＴ１１１）。
画像形成装置１は、ＰＤＬファイルに基づき印刷する（ＳＴ１１２）。

【0073】

このような構成をとることにより、一覧表示された文書の中から指定された文書を、単にユーザ権限からだけではなく、その文書の属性情報に基づいて印刷機能を制御し、印刷コストおよび環境負荷を抑制できる。

【0074】

前記各実施形態および前記各変形例では、装置内部に発明を実施する機能が予め記録されている場合で説明したが、これに限らず同様の内容をネットワークから装置にダウンロードしてもよいし、同様の機能を記録媒体に記録させたものを装置にインストールしてもよい。記録媒体としては、ＣＤ―ＲＯＭ等プログラムを記録でき、かつ装置が読み取り可能な記録媒体であれば、その形態はいずれの形態であってもよい。またこのような予めインストールやダウンロードにより得る機能は装置内部のＯＳ（オペレーティング・システム）等と協働してその機能を実現させるものであってもよい。

【0075】

本発明は、その精神または主要な特徴から逸脱することなく、他の様々な形で実施することができる。そのため、前述の実施の形態はあらゆる点で単なる例示に過ぎず、限定的に解釈してはならない。本発明の範囲は、特許請求の範囲によって示すものであって、明細書本文には、なんら拘束されない。さらに、特許請求の範囲の均等範囲に属する全ての変形、様々な改良、代替および改質は、すべて本発明の範囲内のものである。

【符号の説明】

【0076】

１…画像形成装置、３…文書情報管理サーバ、４…プリンタ管理サーバ（機能制限サーバ）、１１、２１…制御部（表示制御部）、１３、２３、３３…制御部（取得部）、３４…属性情報テーブル、４３…制御部、４５…印刷ポリシーテーブル、１００…文書管理システム。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0077】

【特許文献1】特開１０−１６１８２３号公報

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】

【図19】

【図20】

【図21】

【図22】

【図23】

【図24】