特許 5696596 代理返信要求機能を有する電子メールサーバ

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】5696596

(24)【登録日】2015年2月20日

(45)【発行日】2015年4月8日

(54)【発明の名称】代理返信要求機能を有する電子メールサーバ

(51)【国際特許分類】

   G06F 13/00 20060101AFI20150319BHJP

【ＦＩ】

   G06F13/00 610E

【請求項の数】4

【全頁数】15

(21)【出願番号】特願2011-134680(P2011-134680)

(22)【出願日】2011年6月17日

(65)【公開番号】特開2013-3862(P2013-3862A)

(43)【公開日】2013年1月7日

【審査請求日】2013年12月20日

(73)【特許権者】

【識別番号】000134707

【氏名又は名称】株式会社ナカヨ

(72)【発明者】

【氏名】今井 崇

(72)【発明者】

【氏名】萩原 均

【審査官】 小林 秀和

(56)【参考文献】

【文献】 特開平１０−２４０６３９（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０００−１６５４３４（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１０−１９８１０７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０００−２７００１１（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００２−１０８８７１（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００７−２７４５４７（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ １３／００

Ｈ０４Ｌ １２／５８

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

電子メールを受信した際に、前記受信した電子メールの送信先に代わって当該電子メールの送信元へ当該電子メールに対して返信する代理返信を、所定の宛先へ要求することが可能な電子メールサーバであって、
前記代理返信を要求する対象の代理返信対象電子メールを特定するためのメールアドレスまたはタイトルまたはメール本文中のキーワードに係る条件を登録する代理返信要求条件登録手段と、
受信した電子メールが前記代理返信対象電子メールであるか否か前記代理返信要求条件登録手段を参照して判定する代理返信対象判定手段と、
前記代理返信対象判定手段が代理返信対象電子メールと判定した電子メールの送信元へ送信される電子メールを監視して当該電子メールに対する返信が為されたか否かを判定する返信判定手段と、
前記代理返信対象判定手段が代理返信対象電子メールと判定した電子メールに対する代理返信を所定の宛先へ要求する代理返信要求手段と、
受信した電子メールの送信元のメールアドレスが自電子メールサーバに帰属する端末のメールアドレスであった場合に当該電子メールの送信元のメールアドレスと受信時刻を対応づけて記憶する電子メール受信時刻記憶手段と、を有し、
前記代理返信対象判定手段は、自電子メールサーバが電子メールを受信する毎に、前記受信した電子メールのメールアドレスまたはタイトルまたはメール本文と前記代理返信要求条件登録手段に登録されている条件を比較し、前記受信した電子メールが代理返信対象電子メールか否かを判定し、
前記返信判定手段は、前記代理返信対象判定手段が代理返信対象電子メールであると判定した電子メールの送信元へ送信される電子メールのタイトルを監視し、前記タイトルに当該代理返信対象電子メールのタイトルの全部もしくは一部が含まれていた場合に返信が為されたと判定し、
前記代理返信要求手段は、前記返信判定手段が所定の期間内に当該代理返信対象電子メールに対する返信が為されたと判定しなかった場合に、前記電子メール受信時刻記憶手段が当該所定の期間内に新たに記憶した送信元のメールアドレス宛に、当該代理返信対象電子メールに対する返信を要求する返信要求メールを自動的に送信することを特徴とする代理返信要求機能を有する電子メールサーバ。

【請求項2】

請求項１に記載の電子メールサーバであって、
前記代理返信要求手段が返信要求メールを送信すると、前記代理返信対象判定手段が代理返信対象電子メールと判定した電子メールの送信先および前記代理返信要求手段が事前に返信要求メールを送信した送信先に返信要求を送信した旨の返信要求済メールを送信する代理返信要求済メール送信手段をさらに有することを特徴とする代理返信要求機能を有する電子メールサーバ。

【請求項3】

請求項１または２に記載の電子メールサーバであって、
前記代理返信要求手段が返信要求メールを送信し、かつ前記返信判定手段が所定の期間内に当該代理返信対象電子メールに対する返信が為されたと判定しなかった場合に、代理返信対象電子メールと判定した電子メールの送信先および返信要求メールが送信された送信先に当該代理返信対象電子メールに対する返信を催促する旨の催促メールを送信する催促メール送信手段をさらに有することを特徴とする代理返信要求機能を有する電子メールサーバ。

【請求項4】

請求項１または２に記載の電子メールサーバであって、
前記代理返信要求手段が返信要求メールを送信し、かつ前記返信判定手段が所定の期間内に当該代理返信対象電子メールに対する返信が為されたと判定した場合に、前記返信を行った返信元以外の代理返信対象電子メールと判定した電子メールの送信先および返信要求メールが送信された送信先に当該代理返信対象電子メールに対する返信が為された旨の代理返信済メールを通知する代理返信済メール通知手段をさらに有することを特徴とする代理返信要求機能を有する電子メールサーバ。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、電子メールを送信した宛先が応答できない場合に、対応可能な宛先に代理返信を依頼する電子メールサーバに関する。

【背景技術】

【0002】

近年、電子メールによるコミュニケーションが盛んに行なわれており、ビジネスにおいても電子メールは必要不可欠なツールとなっている。例えば、電子商取引を利用して商品の注文や見積もりする場合に、消費者と店側とのやり取りには電子メールを用いることが一般的である。

【0003】

店側は消費者から商品の注文を受け取ると、消費者に対して速やかに返信することが望まれる。もし、何らかの原因で返信ができない場合、消費者に対し、大きな不信感・不快感を与えてしまうことがある。

【0004】

この問題を解決する方法の一つとして、受信した電子メールに自動的に定型メッセージ返信する技術がある（例えば、特許文献１）。

【0005】

特許文献１には携帯端末が受信したメールに対する返信が何らかの原因でできなくなると、当該携帯端末が自動返信モードに移行し、受信したメールに対し携帯端末の状態に応じて自動的に「運転中です」等の所定の事情を含むメッセージを生成し、送信元に返信する技術が開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0006】

【特許文献1】特開２００４−２０６６２７号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0007】

しかしながら、特許文献１の技術は、あくまで店側担当者の事情を通知するための一次応答メールであり、具体的な内容についての返信は送信していない。

【0008】

また、一次応答メールの場合、「現在担当者は不在です」や「○○日までに回答します」等、店側担当者側の一方的な状況や条件を消費者側に伝えることになるので、このような機械的な対応が逆に消費者に不快感を与えてしまう場合も考えられる。

【0009】

本発明はかかる問題点に鑑みてなされたものであり、本発明の目的は、消費者に対して不快感を与えずに確実な応答を返信する技術を提供することにある。

【課題を解決するための手段】

【0010】

上記課題を解決するため、本発明は、電子メールを受信した際に、前記受信した電子メールの送信先に代わって当該電子メールの送信元へ当該電子メールに対して返信する代理返信を、所定の宛先へ要求することが可能な電子メールサーバであって、前記代理返信を要求する対象の代理返信対象電子メールを特定するためのメールアドレスまたはタイトルまたはメール本文中のキーワードに係る条件を登録する代理返信要求条件登録手段と、受信した電子メールが前記代理返信対象電子メールであるか否か前記代理返信要求条件登録手段を参照して判定する代理返信対象判定手段と、前記代理返信対象判定手段が代理返信対象電子メールと判定した電子メールの送信元へ送信される電子メールを監視して当該電子メールに対する返信が為されたか否かを判定する返信判定手段と、前記代理返信対象判定手段が代理返信対象電子メールと判定した電子メールに対する代理返信を所定の宛先へ要求する代理返信要求手段と、受信した電子メールの送信元のメールアドレスが自電子メールサーバに帰属する端末のメールアドレスであった場合に当該電子メールの送信元のメールアドレスと受信時刻を対応づけて記憶する電子メール受信時刻記憶手段と、を有し、前記代理返信対象判定手段は、自電子メールサーバが電子メールを受信する毎に、前記受信した電子メールのメールアドレスまたはタイトルまたはメール本文と前記代理返信要求条件登録手段に登録されている条件を比較し、前記受信した電子メールが代理返信対象電子メールか否かを判定し、前記返信判定手段は、前記代理返信対象判定手段が代理返信対象電子メールであると判定した電子メールの送信元へ送信される電子メールのタイトルを監視し、前記タイトルに当該代理返信対象電子メールのタイトルの全部もしくは一部が含まれていた場合に返信が為されたと判定し、前記代理返信要求手段は、前記返信判定手段が所定の期間内に当該代理返信対象電子メールに対する返信が為されたと判定しなかった場合に、前記電子メール受信時刻記憶手段が当該所定の期間内に新たに記憶した送信元のメールアドレス宛に、当該代理返信対象電子メールに対する返信を要求する返信要求メールを自動的に送信することを特徴とする。

【発明の効果】

【0011】

本発明によれば、メールサーバは、特定の電子メールを受信すると、宛先に対して所定期間返信がない場合に、前記宛先以外の特定の送信先に当該電子メールを含む代理返信要求メールを送信し、電子メールの代理応答を依頼する。これによって、消費者は不快感を受けずにかつ返信を受信することができる。

【図面の簡単な説明】

【0012】

【図1】図１は、本発明の一実施の形態に係るメールシステムの全体構成図である。

【図2】図２は、メールサーバの機能ブロック図である。

【図3】図３は、監視対象テーブルを模式的に表した図であり図３（ａ）は監視メールアドレス、図３（ｂ）は監視キーワードの各テーブル例である。

【図4】図４は、返信監視テーブルを模式的に表した図である。

【図5】図５は、プレゼンステーブルを模式的に表した図である。

【図6】図６は、メールサーバの動作を説明するためのフローチャート図である。

【発明を実施するための形態】

【0013】

以下、本発明の実施の形態について説明する。尚、実質同一部位には同じ参照番号を付与し、説明を繰り返さない。

【0014】

図１は、本発明の一実施の形態に係るメールシステムの全体構成図である。本メールシステムは、ＬＡＮ５００に接続する本発明対象のメールサーバ１００と、ＬＡＮ５００に接続し、メールサーバ１００に帰属してメールクライアントとしての機能を具備する端末２００と、ＬＡＮ５００とＷＡＮ６００の中継を行うゲートウェイ４００と、ＷＡＮ６００に接続し、メールクライアント機能を有する相手端末３００とから構成される。

【0015】

尚、本来は、ＷＡＮ６００側にもメールサーバが設置されていて、相手端末６００は当該メールサーバに帰属し、メールサーバ同士で帰属する端末の電子メールの中継をおこなっているが、公知技術なので本説明ではＷＡＮ側のメールサーバは省略する。

【0016】

また、以降の説明では電子メールの流れを分かりやすく説明するために、以下の説明ではメールサーバ１００がＷＡＮ６００側の相手端末３００へ電子メールを送信する場合を「転送する」、メールサーバ１００がＬＡＮ５００側の端末２００への電子メールを送信する場合を「送信する」と呼称する。

【0017】

メールサーバ１００は、相手端末３００と端末２００との間で送受信される電子メールを中継または端末２００同士の間で送受信される電子メールを中継する。

【0018】

メールサーバ１００は、相手端末３００（または端末２００）から端末２００宛の電子メールを受信すると、受信した電子メールを解析し、電子メールが監視対象か否かを判定する。

【0019】

監視対象であった場合には、メールサーバ１００は当該電子メールの解析データを記憶し、当該電子メールを送信先の端末２００に当該電子メールを送信し、送信先の端末２００から当該電子メールに対する返信メールを所定期間（ここでは５分）待つ。所定期間（ここでは５分）返信メールがない場合に、メールサーバ１００は、送信先の端末以外の所定の端末宛に「送信先の端末に代わって応答をしてください」等の代理応答を依頼する旨のメッセージが含まれた代理返信要求メールを送信する。尚、代理返信要求メールには、受信した当該電子メールの内容が含まれているもとのする。

【0020】

相手端末３００から送信先が端末２００−１、ＣＣ先が端末２００−３の電子メールが送信されたとする。するとメールサーバ１００は、相手端末３００から電子メールを受信すると、受信した電子メールを一時記憶し、受信した電子メールを解析して監視対象と判定し、端末１からの返信メールを監視する。

【0021】

メールサーバ１００に帰属する端末２００−１〜２００−３の各端末から電子メール送信要求を受信すると、受信した電子メールの送信先およびＣＣ先である端末２００−１と端末２００−３にメールを送信し、返信監視タイマ（例えば５分）・催促監視タイマ（例えば１２分）をスタートする。

【0022】

尚、電子メール送信要求とは、端末２００のユーザが当該端末２００のメーラソフトを起動した場合に、またはメーラソフトを起動中の端末２００においてユーザがメール受信操作を行った場合に、またはメーラソフトを起動中の端末２００から定期的にメールサーバ１００に送信される要求信号であって、メールサーバ１００は、この要求信号を受信すると要求元の端末宛の電子メールを抽出して送信する。

【0023】

尚、端末２００−１、端末２００−２、端末２００−３の各端末は定期的に電子メール送信要求を送信しているものとし、以下の説明においてメールサーバ１００から端末２００−１、端末２００−２、端末２００−３の各端末に電子メールが送信される前には必ず電子メール送信要求の動作があるが説明を省略する。

【0024】

メールサーバ１００は、返信監視タイマ（例えば５分）がタイムアウトすると、ＣＣ先である端末２００−３宛に代理返信要求メールを生成して送信する。さらに、メールサーバ１００は、端末２００−１宛に「端末２００−３に代理応答を依頼しました」等の代理応答を所定の宛先に依頼した旨のメッセージを含む代理返信依頼済メールを生成して送信する。そして、タイムアウトした返信監視タイマをリスタートする。

【0025】

メールサーバ１００は、返信メールを受信することなくさらに返信監視タイマ（例えば５分）がタイムアウトすると、ステップ１０００で受信した電子メールを電子メール送信要求を送信した端末２００−２宛の電子メールを含む代理返信要求メールを生成し送信する。

【0026】

そして、メールサーバ１００は、端末２００−１宛に「端末２００−２に代理応答を依頼しました」旨の代理返信依頼済メールを生成し、送信する。そして、タイムアウトした返信監視タイマ（例えば５分）をリスタートする。

【0027】

メールサーバ１００は、催促監視タイマがタイムアウトする（例えば１２分）と、ステップ１００３で電子メールを送信した送信先の端末および代理返信要求メールを送信した送信先の端末に対して、「至急、送信した電子メールの応答をお願いします」等の応答を促す旨のメッセージを含む催促メールを生成し、送信する。

【0028】

ここで、端末３のユーザが返信の電子メールを作成・送信したとする。

【0029】

メールサーバ１００は端末３から返信の電子メールを受信すると、メールを解析して返信メールと判定し、返信メールの監視を解除する。そして、受信した電子メールを相手端末３００に転送する。さらに、電子メールの送信先に対して、「端末○○が返信致しました」等、応答が完了した旨のメッセージを含む応答済メールを生成し、送信する。

【0030】

次に図２を用いてメールサーバ１００の各機能ブロックについて説明する。図２は、メールサーバ１００の機能ブロック図である。

【0031】

メールサーバ１００は、外部インターフェース部１０１と、通信制御部１０２と、メールサーバ処理部１０３、メール解析部１０４と、対象メール処理部１０５と、監視タイマ部１０６と、監視対象テーブル記憶部１０７と、返信監視テーブル記憶部１０８と、プレゼンステーブル記憶部１０９と、メール生成処理部１１０の各機能ブロックから構成される。

【0032】

外部インターフェース部１０１は、ＬＡＮ３００と接続するための接続インターフェースである。

【0033】

通信制御部１０２は、相手端末３００との通信全般を制御する。具体的にはイーサネット（登録商標）、ＩＥＥＥ、８０２．１１、ＴＣＰ／ＩＰ、ＳＭＴＰ、ＳＮＴＰ、ＰＯＰ等の各種通信プロトコルを駆使して端末２００、ゲートウェイ４００、相手端末３００とのメール送受信を含むデータ通信を行う。

【0034】

通信制御部１０２は、監視対象テーブル１０７と接続し、端末２００または他の通信端末からの指示に応じて監視対象テーブル１０７２の内容を書き換える。

【0035】

メールサーバ処理部１０３は、一時記憶部１０３１を具備し、通信制御部１０２から送られてきた電子メールを所定の宛先に転送または帰属する端末２００に送信して、メールサーバの処理全般を行う。具体的には、メールサーバ処理部１０３は、通信制御部１０２から帰属する端末２００宛の電子メールを受信すると一時記憶部１０３１に一時記憶し、当該帰属する端末２００からの電子メール送信要求を受信すると要求元に対して該当する電子メールを送信する。また、メールサーバ処理部１０３は、帰属する端末２００以外の宛先の電子メールを受信すると当該電子メールをＷＡＮ６００上の所定の宛先に転送する。

【0036】

また、メールサーバ処理部１０３は、通信制御部１０２から送られてきた電子メールを受信すると、当該電子メールを複製してメール解析部１０４に渡す。メールサーバ処理部１０３は、通信制御部１０２から電子メール送信要求を受信すると、電子メール送信要求の要求元のメールアドレスを特定して特定したメールアドレスと現在時刻をプレゼンステーブル記憶部１０９に記憶する。メールサーバ処理部１０３は、通信制御部１０２から受信した電子メールの送信元が自メールサーバ１００に帰属する端末２００であった場合に、当該電子メールの送信元のメールアドレスと現在時刻をプレゼンステーブル記憶部１０９に記憶する。メールサーバ処理部１０３は、メール生成処理部１１０からメール生成処理部１１０が生成した相手端末３００宛またはＷＡＮ６００条の他の端末宛の電子メールを渡されると当該電子メールをＷＡＮ６００に転送する。
またメールサーバ処理部１０３は、メール生成処理部１１０からメール生成処理部１１０が生成した渡された端末２００宛の電子メールを渡されると一時記憶部１０３に記憶する。メールサーバ処理部１０３は、対象メール処理部１０５からの指示に応じて一時記憶部１０３に記憶されたメール生成処理部１１０が生成した電子メールを削除する。

【0037】

メール解析部１０４は、メールサーバ処理部１０３が通信制御部１０２から受信した電子メールを渡されると、当該電子メールから送信元のメールアドレス・送信先のメールアドレス・ＣＣ先のメールアドレス、タイトルおよび本文等の各種電子メールの解析データを抽出し、対象メール処理部１０５に渡す。

【0038】

対象メール処理部１０５は、メール解析部１０４から受信した解析データに応じて、監視タイマ部１０６、監視対象テーブル記憶部１０７、返信監視テーブル記憶部１０８、プレゼンステーブル部１０９、メール生成処理部１１０の各機能ブロックを制御する。尚、詳細な動作については後述する
監視タイマ部１０６は、帰属する端末２００毎に返信監視タイマと催促監視タイマの２種類のタイマ機能を具備し、対象メール処理部１０５の指示に応じて各タイマの開始・停止を行う。そして、監視タイマ部１０６は、タイムアウトすると、タイムアウトしたことを対象メール処理部１０５に通知する。

【0039】

監視対象テーブル記憶部１０７は、対象メール処理部１０５が監視対象か否かを判定するためのキーワードを予め監視対象テーブルとして記憶する。図３は、監視対象テーブルを模式的に表した図であり図３（ａ）は監視メールアドレス１０７１、図３（ｂ）は監視キーワード１０７２の各テーブルの例である。

【0040】

監視メールアドレス１０７１および監視キーワード１０７２の各フィールドには、予めメールアドレスおよびキーワードがそれぞれ記憶されており、対象メール処理部１０５からの指示に応じて呼び出される。また、通信制御部１０２からの指示に応じて書き換えられる。

【0041】

返信監視テーブル記憶部１０８は、返信メールか否かを判定するための返信監視テーブル１０８０を記憶する。図４は、返信監視テーブル１０８０を模式的に表した図である。返信監視テーブル１０８０は、タイトルのフィールド１０８１と、送信元のフィールド１０８２と、送信先のフィールド１０８３と、ＣＣ先のフィールド１０８４と、返信監視タイマのフィールド１０８５と、催促監視タイマのフィールド１０８６と、代理返信依頼先のフィールド１０８７の各フィールドから構成される。

【0042】

タイトルのフィールド１０８１には、監視対象と判定された解析データのタイトルが、送信元のフィールド１０８２には、監視対象と判定された解析データの送信元が、送信先のフィールド１０８３には、監視対象と判定された解析データの送信先が、ＣＣ先のフィールド１０８４には、監視対象と判定された解析データのＣＣ先のデータがそれぞれ記憶される。

【0043】

また、返信監視タイマ値のフィールド１０８５と催促監視タイマ値のフィールド１０８６には、各タイマの残り時間が記憶される。尚、本来は、各タイマの動作は監視タイマ部１０６が一括して管理しており、返信監視タイマ値のフィールド１０８５と、催促監視タイマ値のフィールド１０８６には、各タイマのタイマ番号が記憶されるが本実施例では説明を分かりやすくするために各タイマの残り時間を記載する。

【0044】

代理返信依頼先のフィールド１０８７には、代理返信要求メールを生成した際の送信先のメールアドレスが記憶されている。尚、図示した各メールアドレスの（ ）内には、生成した電子メールが送信されたか否かを判別するための識別フラグが記憶され、（１）が送信済み、（０）が未送信をそれぞれ意味する。

【0045】

プレゼンステーブル記憶部１０９は、自メールサーバ１００に帰属する端末２００の在・不在を管理するためのプレゼンステーブル１０９０が記憶される。図５は、プレゼンステーブル１０９０を模式的に表した図である。プレゼンステーブル１０９０は、メールアドレスのフィールド１０９１と、アクセス時刻のフィールド１０９２とから構成される。

【0046】

メールアドレスのフィールド１０９１には、自メールサーバ１００に帰属する端末２００毎のメールアドレスが記憶され、アクセス時刻のフィールド１０９２には帰属する端末２００がメール送信要求または電子メールが送信された時刻が記憶される。

【0047】

メール生成処理部１１０は、対象メール処理部１０５からの指示に応じて代理返信要求メール、代理返信済みメール、応答済メール、催促メール、対応延伸メールの各電子メールを生成し、生成した電子メールを一時記憶部１０３１に記憶する。

【0048】

次に、図７を用いてメールサーバ１００の動作について説明する。図７は、メールサーバ１００の動作を説明するためのフローチャート図である。本フローは電子メールサーバ１００の電源が投入され、メールサーバ機能が起動するとともに開始する。また、従来メールサーバ処理部１０３が行う電子メールの中継処理については説明を省略する。

【0049】

まず、メールサーバ１００は、電子メールを受信したか（Ｓ１００）、またはメール送信要求を受信したか（Ｓ１２０）、返信監視タイマがタイムアウトしたか（Ｓ１３０）、催促監視タイマがタイムアウトしたか（Ｓ１５０）のいずれかをまつ。

【0050】

電子メールを受信した場合（Ｓ１００、Ｙｅｓ）、メールサーバ１００は、受信した電子メールを解析し、電子メールが返信メールか否かを判定する（Ｓ１０１）。

【0051】

具体的には、メール解析部１０４は、メールサーバ処理部１０３から電子メールを受け取り、ヘッダ部から送信元、送信先、ＣＣ先のメールアドレスを、ペイロード部から電子メールのメールタイトルおよびメール本文をそれぞれ抽出し、電子メール解析情報として対象メール処理部１０５に渡す。対象メール処理部１０５は、電子メール解析情報の送信先のメールアドレスをキーとして返信監視テーブルの送信元１０８２を検索する。一致するメールアドレスが存在する場合、さらにメールアドレスが一致したレコードを返信監視テーブルから抽出し、抽出したレコードのタイトル１０８１に記憶されたタイトルをキーとして電子メール解析情報のタイトルを検索する。そしてタイトルが一致する場合に返信対象と判定する。

【0052】

また、電子メールが返信メールでなかった場合には、さらに当該電子メールが、監視対象か否かを判定する（Ｓ１０７）。

【0053】

具体的には、対象メール処理部１０５は、電子メール解析情報の送信元のメールアドレスをキーとして監視対象テーブル１０７の監視メールアドレス１０７１を検索する。または、対象メール処理部１０５は、監視対象テーブル１０７の監視キーワードをキーとして電子メール解析情報のタイトルまたはメール本文を検索する。一致するメールアドレスまたは一致するキーワードがある場合に、監視対象と判定する。

【0054】

尚、本実施例では、返信監視テーブルの送信元１０８２とタイトル１０８１の両方が一致した場合に返信メールと判定とし、監視メールアドレス１０７１と監視キーワード１０７２のいずれか一方が一致した場合に監視対象と判定しているが、本願はこれに限定しない。例えば、返信監視テーブルの送信元１０８２とタイトル１０８１のいずれか一方が一致した場合に返信メールと判定してもよいし、監視メールアドレス１０７１と監視キーワード１０７２の両方が一致した場合に監視対象の判定としてもよい。さらにタイトル１０８１に記憶された文字列の所定の一部が一致した場合に返信メールと判定するようにしてもよい。

【0055】

受信した電子メールが返信メールであった場合（Ｓ１０１、Ｙｅｓ）、返信監視テーブルから対象のレコードを抽出する（Ｓ１０２）。そして抽出したレコードの返信監視タイマ１０８５および催促監視タイマ１０８６を停止し、代理返信要求メールを生成済か否かを判定する（Ｓ１０３）。

【0056】

具体的には、ステップ１０２でメールアドレスおよびタイトルが一致したレコードを返信監視テーブルから抽出し、当該レコードの返信監視タイマ１０８５および催促監視タイマ１０８６を停止する。そして当該レコードの代理返信依頼先１０８７に記憶情報があるかどうか判定し、記憶がある場合に代理返信要求メールを生成済と判断する。

【0057】

代理返信要求メールを生成済であった場合（Ｓ１０３、Ｙｅｓ）、メール生成処理部１１０が生成した代理返信要求メールに関わるメールのうち、未送信のメールを削除する（Ｓ１０４）。そして、当該レコードの送信元および代理返信要求メールを送信したメールアドレス宛に応答済メールを生成する（Ｓ１０５）。

【0058】

具体的には、図示しないが一時記憶部１０３１に記憶された電子メールは、メール生成処理部１１０で生成された電子メールは、どの電子メールに対するメールかを識別するために、ステップ１０７で監視対象と判定した電子メールのタイトル毎に記憶されている。代理返信要求メールを生成済であった場合、対象メール処理部１０５は、ステップ１０２で抽出したレコードのタイトル１０８１とともに当該タイトルに関連する生成メールの削除を指示する。指示を受けたメールサーバ処理部１０３は、一時記憶部１０３１から当該タイトルに対応するメール生成処理部１１０が生成した電子メール（代理返信要求メール、代理返信依頼済メール、催促メール）を一時記憶部１０３１から削除する。そして、対象メール処理部１０５は、当該レコードの送信元１０８２のメールアドレスおよび代理返信依頼先１０８７に記憶されたレコードの内、送信済フラグに１が設定されているメールアドレスに対して応答済メールを生成する。

【0059】

応答済メールを生成すると、当該レコードを削除する（Ｓ１０６）。そしてステップ１１０に移行する。また、代理返信要求メールを生成していない場合も（Ｓ１０３、Ｙｅｓ）、当該レコードを削除して（Ｓ１０６）、ステップ１１０に移行する。

【0060】

受信した電子メールが監視対象であった場合（Ｓ１０７、Ｙｅｓ）、メールサーバ１００は、返信監視テーブルに新たにレコードを追加し、当該電子メールのタイトル、送信元、送信先、ＣＣ先の各メールアドレスを記憶する（Ｓ１０８）。そして、メールサーバ１００は、返信監視テーブルに新たに追加したレコードの返信監視タイマおよび催促監視タイマを起動する（Ｓ１０９）。そしてステップ１１０に移行する。

【0061】

ステップ１１０において、ステップ１００で受信した電子メールの送信元が自メールサーバ１００に帰属する端末２００か否かを判定する。電子メールの送信元が自メールサーバ１００に帰属する端末であった場合（Ｓ１１０、Ｙｅｓ）、自メールサーバ１００は、プレゼンステーブルを更新する（Ｓ１１１）。

【0062】

具体的には、メールサーバ処理部１０３は、通信制御部１０２を介して電子メールを受信すると、当該電子メールの送信元のメールアドレスを抽出し、抽出したメールアドレスをキーとして、図示しない自メールサーバ１００に帰属する端末のメールアドレスおよびＩＰアドレスを対応付けて記憶した帰属端末記憶部を検索する。一致するメールアドレスが存在する場合に、帰属する端末と判定する。そしてメールサーバ処理部１０３は、図示しないタイマ部から現在時刻を取得する。

【0063】

現在時刻を取得すると帰属する端末のメールアドレスをキーとしてプレゼンステーブル１０９０から一致するメールアドレス１０９１のレコードを抽出し、アクセス時刻１０９２を現在時刻に更新する。尚、一致するメールアドレス１０９１が存在しない場合はプレゼンステーブル１０９０にレコードを新たに追加しメールアドレス、現在時刻をそれぞれ記憶する。

【0064】

そしてステップ１００に戻る。また、電子メールの送信元が自メールサーバ１００に帰属する端末でない場合も、ステップ１００に戻る。

【0065】

メール送信要求を受信した場合には、（Ｓ１２０、Ｙｅｓ）、プレゼンステーブルおよび返信監視テーブルの該当するレコードを更新する（Ｓ１２１）。

【0066】

具体的には、メールサーバ処理部１０３は、通信制御部１０２を介してメール送信要求を受け取ると、当該メール送信要求の送信元ＩＰアドレスを抽出し、抽出した送信元ＩＰアドレスに対応するメールアドレスをメールサーバ処理部１０３内の図示しない帰属端末管理部から検索し、検出したメールアドレスと図示しないタイマ部から取得した現在時刻を、プレゼンステーブルに登録する。また検出したメールアドレスが既にプレゼンステーブルに登録されている場合は登録されていたメールアドレスに対応するアクセス時刻１０９２を更新する。また、メールサーバ処理部１０３は、当該メール送信要求のあった送信元に電子メールを転送する際、転送する電子メールの中に代理返信要求メールがあるか否かを判断する。転送する電子メールの中に代理返信要求メールがある場合に、メールサーバ処理部１０３は、当該代理返信要求メールの送信先のメールアドレスを抽出し、抽出したメールアドレスをキーとして返信監視テーブルの代理返信依頼先１０８を参照し、一致するメールアドレスの送信済みフラグを１に設定する。

【0067】

返信監視タイマがタイムアウトすると（Ｓ１３０、Ｙｅｓ）、返信監視テーブル１０８０からタイムアウトしたレコードを抽出し（Ｓ１３１）、代理返信要求メールを生成済か否かを判定（つまり代理返信要求メールを生成するのが初めてか否かを判断）する（Ｓ１３２）。

【0068】

代理返信要求メールを生成済であった場合（Ｓ１３２、Ｙｅｓ）、プレゼンステーブル１０９０のメールアドレス１０９１の内、現在時刻に近いメールアドレスを所定数（例えば３つ）抽出する（Ｓ１３３）。そして抽出したメールアドレスの中に代理返信要求メールを未生成のメールアドレスを検索し（Ｓ１３４）、未生成のメールアドレスがあるか否か判定する（Ｓ１３５）。

【0069】

具体的には、ステップ１３３で抽出したメールアドレスをキーとして、返信監視テーブル１０９０からステップ１３１で抽出したレコードの代理返信依頼先１０８７を検索し、一致しないメールアドレスがあった場合に代理返信要求メールを未生成のメールアドレスありと判定する。

【0070】

代理返信要求メール未生成のメールアドレスがあった場合に（Ｓ１３５、Ｙｅｓ）、未生成のメールアドレスを抽出する（Ｓ１３６）。そして代理返信要求メールを生成する（Ｓ１３７）。

【0071】

そして、返信監視テーブルの代理返信要求メールの送信先のメールアドレスをステップ１３１で抽出したレコードの代理返信依頼先１０８７に追加して、フラグ０をセットする（Ｓ１３８）。さらに、ステップ１３１で抽出したレコードの送信先１０８３のメールアドレス宛に、代理返信要求済メールを生成する（Ｓ１３９）。そして、当該レコードの返信監視タイマー１０８５をリスタートする（Ｓ１４０）。

【0072】

代理返信要求メール未生成のメールアドレスがない場合に（Ｓ１３５、Ｎｏ）、ステップ１３１で抽出したレコードの送信元１０８２のメールアドレス宛に、「応対可能な者が近くにおりません。いましばらくお待ちください」等の返信が遅れる旨を含む「対応延伸メール」を生成して転送する（Ｓ１４１）。そしてステップ１４０に移行する。

【0073】

ステップ１３２で代理返信要求メールを生成していなかった場合（Ｓ１３２、Ｎｏ）、ステップ１３１で抽出したレコードのＣＣ先１０８４に記憶があるか否かを判定する（Ｓ１４２）。

【0074】

ＣＣ先１０８４に記憶がある場合には（Ｓ１４２、Ｙｅｓ）、ＣＣ先１０８４のメールアドレスを抽出して（Ｓ１４３）、ステップ１３７に移行する。

【0075】

ＣＣ先がない場合には（Ｓ１４３、Ｎｏ）、プレゼンステーブル１０９０から現在時刻に近いメールアドレスを所定数抽出して（Ｓ１４４）ステップ１３７に移行する。

【0076】

催促監視タイマがタイムアウトした場合（Ｓ１５０、Ｙｅｓ）、返信監視テーブル１０８０からタイムアウトしたレコードを抽出し（Ｓ１５１）、当該レコードの送信先１０８４および代理返信依頼先１０８７のメールアドレス宛に「催促メール」を生成する（１５２）。そして、返信監視タイマーをリスタートする（Ｓ１５３）
以上、本発明の動作について説明した。

【0077】

本発明によれば、メールサーバ１００は、受信したメールアドレスのタイトルおよび送信元のメールアドレスが監視対象テーブルに記憶されたメールアドレスおよびタイトルであった場合に監視対象と判定して返信メールを監視する。そして所定の期間内に返信メールを受信しない場合に、所定の宛先に代理返信要求メールを送信する。これによって、送信先が何らかの事情で電子メールに返信できない場合であっても、自動的に他の端末に代理返信要求が依頼され、電子メールの送信者は返信を受信することができる。

【0078】

また、本発明によれば、代理返信要求メールを送信すると、監視対象と判定した電子メールの送信先に代理返信要求済メールを送信する。これによって、送信先は誰に代理返信要求を依頼したかを知る事ができる。

【0079】

また、本発明によれば、代理返信要求メールを送信すると、催促監視タイマを起動し、催促監視タイマがタイムアウトすると、監視対象と判定した電子メールの送信先または、代理返信要求メールを送信した送信先に催促メールを送信する。これによって、送信先および代理返信要求の送信先に対して、応答を急いでいる旨を通知することができる。

【0080】

また、本発明によれば、返信メールを受信すると、監視対象と判定した電子メールの送信先に返信済メールを送信するようにした。これによって、送信先または代理返信要求先は、返信メールを送信した旨をしることができ、返信メールを複数の者が送信する混乱を避けることが出来る。

【0081】

また、本実施例によれば、メール送信要求を受信またはメールサーバ１００に帰属する端末からメールを送信すると、メールアドレスと送信時刻をプレゼンステーブル１０９０に登録し、代理返信要求メールを生成する場合に、当該プレゼンステーブル１０９０からアクセス時刻１０９２が現在時刻に最も近いメールアドレスを参照するようにした。これにより、当該電子メールが閲覧される可能性を高め、返信メールが送信される確立を高くすることが出来る。

【0082】

また、本実施例によれば、返信監視タイマが初めてタイムアウトすると、ＣＣ先宛に代理返信要求メールを生成するようにした。これにより、初めに当該メールの関連者に代理返信要求メールし、他のメールサーバ１００に帰属する端末２００のユーザが返信する負担を減らすことができた。

【0083】

尚、本実施例では、返信メールを受信すると、レコードを削除して処理を完了させているが、本願はこれに限定しない。例えば、返信メール受信後も当該電子メールに対する返信を監視し、返信メールを送信した端末以外の端末からも返信メールを受信した場合には、相手端末３００に送信せずに、削除するまたは送信元に当該返信メールをさらに送信してもよいかの問合せするようにしてもよい。

【0084】

これにより、相手端末３００に複数の返信メールが送信される混乱を回避することができるという効果がある。

【0085】

尚、本実施例では、返信監視タイマおよび催促監視タイマを固定値として説明したが本願はこれに限定しない。例えば、返信監視タイマを起動中に監視対象と判定した電子メールの送信先からメール送信要求を送信したならば、送信先が電子メールを受け取った判断して返信監視タイマおよび催促監視タイマのカウントを変更（例えば２０分）してもよい。

【0086】

これにより、他のメールサーバ１００に帰属する端末２００のユーザが返信する負担を減らすことができる。

【符号の説明】

【0087】

１００・・・メールサーバ
１０１・・・外部インターフェース部
１０２・・・通信制御部
１０３・・・メールサーバ処理部
１０３１・・・一時記憶部
１０４・・・メール解析部
１０５・・・対象メール処理部
１０６・・・監視タイマ部
１０７・・・監視対象テーブル記憶部
１０８・・・返信監視テーブル記憶部
１０９・・・プレゼンステーブル記憶部
１１０・・・メール生成処理部
２００・・・端末
３００・・・相手端末
４００・・・ゲートウェイ
５００・・・ＬＡＮ
６００・・・ＷＡＮ

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】