特許 5750612 情報処理装置、情報処理システム、制御方法、及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】5750612

(24)【登録日】2015年5月29日

(45)【発行日】2015年7月22日

(54)【発明の名称】情報処理装置、情報処理システム、制御方法、及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 13/00 20060101AFI20150702BHJP

   H04L 12/58 20060101ALI20150702BHJP

   G06Q 10/10 20120101ALI20150702BHJP

【ＦＩ】

   G06F13/00 610B

   G06F13/00 610S

   H04L12/58 100F

   G06Q10/10 100

【請求項の数】8

【全頁数】25

(21)【出願番号】特願2012-246718(P2012-246718)

(22)【出願日】2012年11月8日

(65)【公開番号】特開2014-96008(P2014-96008A)

(43)【公開日】2014年5月22日

【審査請求日】2013年9月13日

(73)【特許権者】

【識別番号】390002761

【氏名又は名称】キヤノンマーケティングジャパン株式会社

(73)【特許権者】

【識別番号】592135203

【氏名又は名称】キヤノンＩＴソリューションズ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100189751

【弁理士】

【氏名又は名称】木村 友輔

(74)【代理人】

【識別番号】100188938

【弁理士】

【氏名又は名称】榛葉 加奈子

(72)【発明者】

【氏名】岡本 力

【審査官】 小林 義晴

(56)【参考文献】

【文献】 特開２０１１−０１３７９４（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１２−１５９９９９（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００６−１８５０９４（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ １３／００

Ｇ０６Ｑ １０／１０

Ｈ０４Ｌ １２／５８

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

監査によって承認が得られた電子メールの送信を行う情報処理装置であって、
前記電子メールを取得する電子メール取得手段と、
送信制御ルールによって、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールを送信する送信手段と、
前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認手段と、
を備え、
前記送信手段は、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールを送信することを特徴とする情報処理装置。

【請求項2】

前記送信手段は、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致し、前記返信メールが、前記承認された電子メールの送信元及び送信先のアドレスにはないアドレスを送信先あるいは送信元に有する場合は、送信状況を保留とすることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項3】

前記保留メール承認手段は、所定時間経過後、自動で電子メールの承認を行い、
前記送信手段は、前記自動で承認がされた電子メールの返信メールの送信状況を保留とすることを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理装置。

【請求項4】

電子メールの送受信を行うクライアント端末とネットワークを介して接続された電子メールの中継を行う情報処理装置からなる情報処理システムであって、
前記情報処理装置は、
前記クライアント端末から電子メールを受信する電子メール受信手段と、
送信制御ルールによって、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールをクライアント端末へ送信する送信手段と、
前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認手段と、
を備え、
前記送信手段は、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールをクライアント端末へ送信することを特徴とする情報処理システム。

【請求項5】

監査によって承認が得られた電子メールの送信を行う情報処理装置の制御方法であって、
前記情報処理装置は、
前記電子メールを取得する電子メール取得ステップと、
送信制御ルールによって、前記電子メール取得ステップによって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールを送信する送信ステップと、
前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認ステップと、
を実行し、
前記送信ステップは、前記電子メール取得ステップによって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールの送信を実行することを特徴とする情報処理装置の制御方法。

【請求項6】

監査によって承認が得られた電子メールの送信を行う情報処理装置において読取実行可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
前記電子メールを取得する電子メール取得手段と、
送信制御ルールによって、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールを送信する送信手段と、
前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認手段と、
して機能させ、
前記送信手段は、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールを送信するとして機能させることを特徴とするプログラム。

【請求項7】

電子メールの送受信を行うクライアント端末とネットワークを介して接続された電子メールの中継を行う情報処理装置からなる情報処理システムの制御方法であって、
前記情報処理装置は、
前記クライアント端末から電子メールを受信する電子メール受信ステップと、
送信制御ルールによって、前記電子メール取得ステップによって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールをクライアント端末へ送信する送信ステップと、
前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認ステップと、
を実行し、
前記送信ステップは、前記電子メール取得ステップによって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールをクライアント端末に対する送信を実行することを特徴とする情報処理システムの制御方法。

【請求項8】

電子メールの送受信を行うクライアント端末とネットワークを介して接続された電子メールの中継を行う情報処理装置からなる情報処理システムで読取実行可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
前記クライアント端末から電子メールを受信する電子メール受信手段と、
送信制御ルールによって、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールをクライアント端末へ送信する送信手段と、
前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認手段と、
して機能させ、
前記送信手段は、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールをクライアント端末へ送信するとして機能させることを特徴とするプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、一時的に保留されたメールの送信制御に関するものである。

【背景技術】

【0002】

近年、企業間等におけるシステムでは、ネットワークを介して、クライアント端末間での電子メールの送受信が行われているが、遠方と情報をかわす上では、非常に利便性の高いツールとして、利用されている。

【0003】

しかしながら、利便性は高いというものの、緊急時など、電子メールに機密性の高い情報を含ませて、相手先とやり取りを行うケースも度々発生し、この場合、送信された電子メールが、相手先のメールサーバへ送信される過程で、盗聴や改竄等が行われ、機密性の高い情報を安全に送信することができない、というリスクを抱えてしまう。

【0004】

そこで、電子メールを暗号化する手法が幾つも提案されているが、例えば、ＰＧＰ（Pretty Good Privacy）やS／MIME（Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions）等の方法を用いると、送受信側の双方で暗号化、複合化を行うことで、前述のようなリスクを回避している。

【0005】

しかしながら、前述のような手法では、送信対象とする電子メールの内容については、適切な内容の電子メールを送信することが前提であり、送信者が、誤って入力した内容でも、送信されてしまうという問題は、解決し得ない。

【0006】

そこで、送信者が電子メールを送信指示した後に、送信対象となる電子メールが所定条件を満たす場合、当該電子メールを保留しておき、所定時間経過するまで、送信者が当該電子メールの内容確認を行うことが可能な電子メールの送信制御方法に関する技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。

【特許文献1】特開２００６−１８５０９４号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0007】

しかしながら、特許文献１に記載の技術では、所定時間、電子メールを保留して内容確認を行うことが可能となることで、適切に電子メールを相手先へ送信することが可能であるものの、電子メールのヘッダ部分の宛先に、複数のメールアドレスを設定して送信を行う際に、ヘッダ部分の宛先はそのままとし、宛先数分の同内容の電子メールを生成して、エンベロープの宛先にヘッダ部分の宛先の其々のメールアドレスを設定して電子メールを送信する方法が存在するが、この方法をとるシステムでは、受信者によっては、電子メールが保留中のままであったり、保留が解除されていたり、あるいは、送信の中止がなされていたりと、異なる送信状況が存在し得る。

【0008】

このような送信状況が生じると、受信者が、受信したメールに対して、ヘッダ部分の全ての宛先に対して返信メールを送信すると、まだ、受信していない、あるいは送信が中止された受信（予定）者にもかかわらず、電子メールに対しての返信がなされ、この返信を受けた受信（予定）者は、予想し得ない状況に遭遇し、その対応に困るという問題が生じたり、危うくは、送信を望まない（電子メールの内容を開示しなくない）受信（予定）者に対して、電子メールが送信され、情報漏えい等の問題も生じ得る。

【0009】

更に、一度、保留された電子メールの内容の監査を行う監査者が、保留解除を行って、電子メールの送信を行った後、当該電子メールの返信を行う時に、前回保留した時の所定条件と同じ条件で、保留がなされる可能性が有り、本来であれば、保留を望まない電子メールに対しても保留を行いかねず、緊急時等、送信者が保留解除等の対応を行わなければならない、という問題も生じ得る。

【0010】

本発明は、上記問題を解決するに当たり、複数の宛先が設定された電子メールを分割して送信するにあたり、電子メールを保留した状況を考慮しつつ、効率よく電子メールのやり取りを行うことが可能な情報処理装置、システム、制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0011】

上記の目的を達成するための第１の発明は、監査によって承認が得られた電子メールの送信を行う情報処理装置であって、前記電子メールを取得する電子メール取得手段と、送信制御ルールによって、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールを送信する送信手段と、前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認手段と、を備え、前記送信手段は、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールを送信することを特徴とする情報処理装置である。

【0012】

上記の目的を達成するための第２の発明は、電子メールの送受信を行うクライアント端末とネットワークを介して接続された電子メールの中継を行う情報処理装置からなる情報処理システムであって、前記情報処理装置は、前記クライアント端末から電子メールを受信する電子メール受信手段と、送信制御ルールによって、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールをクライアント端末へ送信する送信手段と、前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認手段と、を備え、前記送信手段は、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールをクライアント端末へ送信することを特徴とする情報処理システムである。

【0013】

上記の目的を達成するための第３の発明は、監査によって承認が得られた電子メールの送信を行う情報処理装置の制御方法であって、前記情報処理装置は、前記電子メールを取得する電子メール取得ステップと、送信制御ルールによって、前記電子メール取得ステップによって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールを送信する送信ステップと、前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認ステップと、を実行し、前記送信ステップは、前記電子メール取得ステップによって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールの送信を実行することを特徴とする情報処理装置の制御方法である。

【0014】

上記の目的を達成するための第４の発明は、監査によって承認が得られた電子メールの送信を行う情報処理装置において読取実行可能なプログラムであって、前記情報処理装置を、前記電子メールを取得する電子メール取得手段と、送信制御ルールによって、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールを送信する送信手段と、前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認手段と、して機能させ、前記送信手段は、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールを送信するとして機能させることを特徴とするプログラムである。

【0015】

上記の目的を達成するための第５の発明は、電子メールの送受信を行うクライアント端末とネットワークを介して接続された電子メールの中継を行う情報処理装置からなる情報処理システムの制御方法であって、前記情報処理装置は、前記クライアント端末から電子メールを受信する電子メール受信ステップと、送信制御ルールによって、前記電子メール取得ステップによって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールをクライアント端末へ送信する送信ステップと、前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認ステップと、を実行し、前記送信ステップは、前記電子メール取得ステップによって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールをクライアント端末に対する送信を実行することを特徴とする情報処理システムの制御方法である。

【0016】

上記の目的を達成するための第６の発明は、電子メールの送受信を行うクライアント端末とネットワークを介して接続された電子メールの中継を行う情報処理装置からなる情報処理システムで読取実行可能なプログラムであって、前記情報処理装置を、前記クライアント端末から電子メールを受信する電子メール受信手段と、送信制御ルールによって、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールの送信の保留判定を行い、保留と判定した電子メールの送信状況を保留とし、一方、送信すると判定した電子メールをクライアント端末へ送信する送信手段と、前記送信状況が保留の電子メールの承認を行う保留メール承認手段と、して機能させ、前記送信手段は、前記電子メール取得手段によって取得した電子メールが、前記承認した電子メールの返信メールの場合、前記承認された電子メールに対して適用される送信制御ルールと、前記返信メールに対して適用される送信制御ルールとが一致するときに、前記返信メールを保留とすることなく、前記返信メールをクライアント端末へ送信するとして機能させることを特徴とするプログラムである。

【発明の効果】

【0017】

本発明によれば、複数の宛先が設定された電子メールを分割して送信するにあたり、電子メールを保留した状況を考慮しつつ、効率よく電子メールのやり取りを行うことができる、という効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【0018】

【図1】本発明の実施形態に係る情報処理システムの概略構成を示す構成図である。

【図2】本発明の実施形態に係る各種端末のハードウェアの概略構成を示す構成図である。

【図3】本発明の実施形態に係る情報処理システムにおける機能構成を示す構成図である

【図4】本発明の実施形態に係る情報システムにおける電子メールの送信制御処理を示すフローチャートである。

【図5】本発明の実施形態に係る情報システムにおける電子メールの監査処理を示すフローチャートである。

【図6】本発明の実施形態に係る情報システムにおける保留された電子メールの自動送信処理を示すフローチャートである。

【図7】本発明の実施形態に係る情報システムにおける保留された電子メールの保留状況を閲覧するための処理を示すフローチャートである。

【図8】本発明の実施形態において、監査時に利用する画面の構成を示す構成図である。

【図9】本発明の実施形態において、分割送信された電子メールを受信したときの電子メールの内容を示す構成図である。

【図10】本発明の実施形態において、保留された電子メールの保留状況を閲覧するための画面を示す構成図である。

【図11】本発明の実施形態に係る情報システムにおける各処理で利用するテーブルの構成を示す構成図である。

【図12】本発明の実施形態に係る電子メールの送信制御処理で利用するテーブルの構成を示す構成図である。

【発明を実施するための形態】

【0019】

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。

【0020】

図１は、本発明の実施形態に係る情報処理システムにおけるシステム構成の一例を示す図である。尚、図１に示す各種端末の構成は一例であり、目的や用途に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。

【0021】

図１に示すように、本実施形態に係る情報処理システム１００には、ユーザが利用する内部クライアント端末１０１、システム管理者が利用する管理者用クライアント端末１０２、内部メールサーバ１０４、及び監視サーバ１０５が設置されており、それら端末は、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１０３を介して相互に通信可能に接続されており、内部システムとして構築されている。

【0022】

また、内部クライアント端末１０１は、広域ネットワーク１０６を介して、少なくとも１以上の外部メールサーバ１０７と相互に通信可能に接続されている。また、ＬＡＮ１０３と広域ネットワーク１０６との間には不図示のファイアウォール装置が設置されており、あらかじめ決められた規則に従った通信制御処理が行われている。

【0023】

内部メールサーバ１０４は、内部クライアント端末１０１による電子メール中継のためのサーバ装置であり、内部クライアント端末１０１のＳＭＴＰ通信内容を特定し、その通信内容に応じて後述する各種の処理を行うことになる。

【0024】

管理者用クライアント端末１０２は、内部メールサーバ１０４の設定、管理を行うことになる。

【0025】

監視サーバ１０５は、プロキシサーバとしての機能を備えており、その機能を利用して、内部メールサーバ１０４や内部クライアント端末１０１から送信される電子メールに対する送信制御処理を、後述する送信制御ルールを用いて行う。

【0026】

また、監視サーバ１０５は、Webサーバとしての機能も備えており、その機能を用いて、管理者用クライアント端末１０２を操作するユーザからの要求に応じて、電子メールの送信制御処理に用いる送信制御ルールの入力の受け付け、あるいは送信制御処理の結果、送信が保留された電子メールに対する送信、送信中止の入力の受け付け、また、内部クライアント端末１０１、あるいは外部クライアント端末１０８を操作するユーザからの要求に応じて、保留された電子メールの送信状況の確認等を行うことが可能である。

【0027】

次に、図１に示す内部メールサーバ１０４の各種端末のハードウェア構成について、図２を用いて説明する。尚、内部クライアント端末１０１、管理者用クライアント端末１０２、監視サーバ１０５、外部メールサーバ１０７、及び外部クライアント端末１０８についても同様な構成を備えるため説明は省略する。

【0028】

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各クライアント装置の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

【0029】

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

【0030】

また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボードや不図示のマウス等のポインティングデバイスを示す入力部２０９からの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。

【0031】

メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標 ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

【0032】

通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。

【0033】

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、表示部２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、表示部２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

【0034】

本発明を実現するための電子メールの送信制御処理を実行するためのプログラム等は、外部メモリ２１１に記憶されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行される。

【0035】

本発明に係わる電子メールの送信制御処理が用いる定義情報及び各種情報テーブルについても、外部メモリ２１１に記憶されている。これらについての詳細な説明は、後述する。

【0036】

図３は、情報処理システム１００に係る機能構成を示す模式図であり、各々の機能に関して概要を説明する。尚、この模式図に限らず図４から図７に示すフローチャートと合わせて、各機能内容を説明する。

【0037】

図３に示すように、内部クライアント端末１０１は、内部クライアント送受信手段３０１を備えており、内部クライアント送受信手段３０１は、ＬＡＮ１０３を介して、内部メールサーバ１０４と接続されている。

【0038】

内部クライアント送受信手段３０１は、内部システムに存在する内部クライアント端末１０１や内部システム以外の外部システムに存在する外部クライアント端末１０８から、内部メールサーバ１０４を介して、電子メールや保留された電子メールの送信状況の確認要求の送受信を行う。

【0039】

内部クライアント通知用保留メール情報出力手段３０２は、内部クライアント送受信手段３０１に接続されており、電子メールを送信指示するためのソフトウェアによって実現される機能を備えており、電子メールを生成するための画面（不図示）を、表示部２１０に表示し、ユーザは、入力部２０９を用いて、電子メールの送信先となる宛先やＣＣ（Carbon Copy）にメールアドレスを設定し、電子メールのタイトルを示す件名、電子メール本文、及び添付ファイル等を入力あるいは添付等を行った後、内部クライアント送受信手段３０１によって、内部メールサーバ１０４を介して、宛先やＣＣに設定されたメールアドレスへ電子メールを送信する。

【0040】

また、内部クライアント送受信手段３０１によって受信されたメールは、内部クライアント通知用保留メール情報出力手段３０２に対して出力され、内部クライアント通知用保留メール情報出力手段３０２は、例えば、図５に示すメール画面５００を、表示部２１０に表示し、ユーザは、入力部２０９を用いて、電子メールの送信者のメールアドレスを示す差出人５０１、電子メールの送信先アドレスを示す宛先５０２、及びＣＣ（Carbon Copy）５０３、電子メールのタイトルを示す件名５０４、電子メール本文５０５、電子メールに添付されているファイルを示す添付ファイル５０６を備えている。

【0041】

電子メール本文５０５には、保留されたメールの送信状況を確認するためのＵＲＬを示す保留送信状況確認先５０７が備えられており、ユーザが入力部２０９を介して、保留送信状況確認先５０７を押下すると、ユーザが表示している電子メールの他ユーザへの送信状況を、当該ユーザが画面（図１０参照、詳細後述）を用いて確認することが可能である。

【0042】

このような保留されたメールの送信状況を確認するためのＵＲＬを出力する理由を以下に述べる。

【0043】

電子メールのヘッダ情報に含まれる宛先５０２に複数のメールアドレスが設定された電子メールを送信する場合、内部クライアント端末１０１あるいは内部メールサーバ１０４において、送信対象となる電子メールと同じ本文内容のメールを、宛先に設定されたメールアドレスの数の分だけ生成し、生成した各電子メールのヘッダ情報に含まれる宛先は、そのままとして、各電子メールのエンベロープに対して、宛先に設定された１つのメールアドレスをそれぞれ設定する。

【0044】

例えば、ヘッダ情報に含まれる宛先に、Ａ、Ｂ、Ｃが設定されている場合、電子メール本文５０５や添付ファイル５０６等の送信内容が同じ電子メールを宛先に設定されたメールアドレスの数の分（３つ）生成し、ヘッダ情報に含まれる宛先は、そのままとして、生成した各電子メールのエンベロープには、Ａを１つ設定したもの、Ｂを１つ設定したもの、Ｃを１つ設定したもの、計３つの電子メールを生成する（分割する）。つまり、各電子メールは、エンベロープに設定するメールアドレスが、其々異なるものであると言える。

【0045】

尚、分割された電子メールが関連することを示す情報として、ヘッダ情報に含まれるＭｅｓｓｅｇｅ−ｉｄがあげられ、生成した各電子メールのＭｅｓｓｅｇｅ−ｉｄには、同一の情報が設定される。更に、エンベロープには、ヘッダ情報に含まれる宛先に１つのメールアドレスが設定されている場合は、この１つのメールアドレスが設定され、分割した場合のみ、エンベロープへのメールアドレスの設定が行われるわけではない。

【0046】

このように、エンベロープによって設定されたメールアドレスを用いることによって、分割された電子メールは、重複して電子メールが送信されることを抑止する効果を奏する。

【0047】

しかしながら、このように分割して電子メールを送信するにあたり、監視サーバ１０５に記憶された送信制御ルールに基づいて、１部の電子メールが保留となり、他の電子メールが送信された場合、電子メールを受信したユーザが、保留中の電子メールを受信する予定であるユーザを含めて、他ユーザへ返信メールを送信すると、保留中の電子メールを受信する予定であるユーザは、どのメールに対しての返信なのか、見当もつかず、対応に困る、という問題が生じる。

【0048】

このような問題へ対処するために、返信を行おうとするユーザは、保留送信状況確認先５０７を押下すると、ユーザが表示している電子メールの他ユーザへの送信状況を、当該ユーザが画面（図１０参照、詳細後述）を用いて確認することが可能となるので、保留中の電子メールを受信する予定であるユーザへの配慮を欠かすことなく、効率的に電子メールのやり取りを行うことが可能となる。

【0049】

内部メールサーバ１０４は、メールサーバ送受信手段３０３を備えており、メールサーバ送受信手段３０３は、内部クライアント端末１０１や監視サーバ１０５、あるいは広域ネットワーク１０６を介して、少なくとも１以上の外部メールサーバ１０７と接続されている。

【0050】

メールサーバ送受信手段３０３は、内部システムに存在する内部クライアント端末１０１や内部システム以外の外部システムに存在する外部クライアント端末１０８と電子メールや保留された電子メールの送信状況の確認要求の送受信を行う。

【0051】

また、内部メールサーバ１０４は、前述した通り、エンベロープを用いた電子メールを分割するためのメール分割手段３０４を備えており、メール分割手段３０４は、メールサーバ送受信手段３０３と接続されている。

【0052】

メール分割手段３０４は、メールサーバ送受信手段３０３によって受信した電子メールのヘッダ情報に含まれる宛先を参照し、複数の宛先が設定されている場合、宛先に設定されたメールアドレスの数の分だけ、電子メールを生成し、エンベロープには、其々、宛先に設定された異なるメールアドレスを１つずつ設定する。

【0053】

そして、メールサーバ送受信手段３０３に分割した電子メールを出力し、メールサーバ送受信手段３０３は、内部クライアント端末１０１、あるいは監視サーバ１０５へ電子メールを送信する。

【0054】

尚、メール分割手段３０４と同等な機能を内部クライアント端末１０１に備えることも可能であり、この場合、内部クライアント送受信手段３０１によって送信する電子メールを対象として、前述のような機能を実行する。

【0055】

監視サーバ１０５は、監視サーバ送受信手段３０５、電子メール取得手段３０６、送信制御ルール判定手段３０７、メール情報記憶手段３０８、及び保留メール承認手段３１０を備えている。

【0056】

監視サーバ送受信手段３０５は、内部クライアント端末１０１あるいは外部クライアント端末１０８における電子メールの送受信を、内部メールサーバ１０４あるいは外部メールサーバ１０７を介して行う。

【0057】

また、監視サーバ送受信手段３０５は、内部クライアント端末１０１あるいは外部クライアント端末１０８から、送信された電子メールの中継、保留された電子メールの送信状況の確認要求を受信し、その結果を送信する機能を備え、更に、管理者用クライアント端末１０２から保留されたメールの監査要求や監査結果の登録指示を受信し、その結果を送信する機能を備える。

【0058】

電子メール取得手段３０６は、監視サーバ送受信手段３０５及び送信制御ルール判定手段３０７と接続されており、監視サーバ送受信手段３０５において受信した電子メールを取得した後、送信制御ルール判定手段３０７へ取得した電子メールを出力する。

【0059】

送信制御ルール判定手段３０７は、電子メール取得手段３０６及びメール情報記憶手段３０８と接続されており、電子メール取得手段３０６によって出力された電子メールに対して、送信制御ルールを満たすか否かを判定する。

【0060】

この送信制御ルールは、電子メールを送信するに当たり、電子メールに設定された宛先、電子メールの本文の内容、電子メールに添付されたファイルのキーワードやサイズ等に対して、所定のルールに該当する場合、送信を不可とする、あるいは、送信を一時保留して、監査者の監査を受けてから送信する等の対応を取るためのルールを示しており、これによって、外部システムへの情報漏洩等を抑止することが可能となる。

【0061】

送信制御ルール判定手段３０７は、電子メール取得手段３０６から出力された電子メールと送信制御ルールによる判定結果とメール情報記憶手段３０８に出力する。メール情報記憶手段３０８は、送信制御ルール判定手段３０７によって取得された電子メールと判定結果を対応づけて送信状況テーブル（図１１参照、詳細後述）へ記憶する。

【0062】

保留メール情報取得手段３０９は、監視サーバ送受信手段３０５及びメール情報記憶手段３０８と接続されている。

【0063】

保留メール情報取得手段３０９は、監視サーバ送受信手段３０５を介して、内部クライアント端末１０１あるいは外部クライアント端末１０８から、保留されたメールの送信状況の確認要求を受付け、確認対象となる電子メールをメール情報記憶手段３０８から取得する。

【0064】

そして、取得した電子メールに関する一覧画面（図１０参照、詳細後述）を、監視サーバ送受信手段３０５を介して、確認要求を行った内部クライアント端末１０１及び外部クライアント端末１０８へ送信する。

【0065】

保留メール承認手段３１０は、監視サーバ送受信手段３０５及びメール情報記憶手段３０８と接続されている。

【0066】

保留メール承認手段３１０は、監査者の指示によって、管理者用クライアント端末１０２から、監視サーバ送受信手段３０５を介して、保留されたメールに対しての監査要求を受付けた際に、メール情報記憶手段３０８から、監査者が監査を行う電子メールを取得する。そして、取得した電子メールを、監視サーバ送受信手段３０５を介して、要求を受付けた管理者用クライアント端末１０２へ送信する。

【0067】

また、監査者の指示によって、管理者用クライアント端末１０２から、監視サーバ送受信手段３０５を介して、監査を行った結果、例えば、保留されている電子メールの送信を許可する、送信を中止する、保留のままとする等の結果を受信し、メール情報記憶手段３０８に記憶された電子メールの送信状況にその旨を示す情報を記憶する。

【0068】

外部クライアント端末１０８は、外部クライアント送受信手段３１１及び外部クライアント通知用保留メール情報出力手段３１２を備えており、外部クライアント送受信手段３１１は、外部メールサーバ１０７を介して、監視サーバ１０５と接続され、更に、外部クライアント通知用保留メール情報出力手段３１２を接続されている。

【0069】

外部クライアント送受信手段３１１は、内部クライアント端末１０１と、電子メールの送受信、あるいは、分割された電子メールを受信した場合、外部クライアント通知用保留メール情報出力手段３１２における当該電子メールに関連する他のユーザの電子メールの送信状況の確認要求を送信したり、その結果を受信して外部クライアント通知用保留メール情報出力手段３１２へ出力する。

【0070】

外部クライアント通知用保留メール情報出力手段３１２は、前述したように、図５に示すメール画面５００を表示部２１０へ出力し、ユーザが保留送信状況確認先５０７を押下したことを検知して、監視サーバ１０５へ、外部メールサーバ１０７を介して、電子メールに関連する他のユーザの電子メールの送信状況の確認要求を送信する。そして、その結果を、電子メールの一覧画面（図１０参照、詳細後述）として、外部クライアント送受信手段３１１を介して受付けて、表示部２１０へ出力する。

【0071】

管理者用クライアント端末１０２は、管理者用クライアント送受信手段３１３及び監査者用保留メール情報出力手段３１４を備えており、管理者用クライアント送受信手段３１３は、ネットワーク１０３を介して、監視サーバ１０５と接続され、更に、監査者用保留メール情報出力手段３１４に接続されている。

【0072】

管理者用クライアント送受信手段３１３は、保留されたメールに対しての監査要求を監視サーバ１０５へ送信し、その結果として、図８に示す監査画面４００を受信する。あるいは、監査画面４００を用いて行われた監査者の指示によって、監査を行った結果、例えば、前述したように、保留されている電子メールの送信を許可する、送信を中止する、保留のままとする等の情報を監視サーバ１０５へ送信する。

【0073】

次に図４に示すフローチャートを用いて、本発明の実施形態に係る情報処理システムにおける電子メールの送信制御処理に関して説明する。

【0074】

ステップＳ１０１では、内部クライアント通知用保留メール情報出力手段３０２において出力された電子メールを作成するための画面（不図示）に対して、ユーザの送信指示を受付けると、内部クライアント送受信手段３０１は、作成した電子メールを内部メールサーバ１０４へ送信する。

【0075】

ステップＳ１０２では、メールサーバ送受信手段３０３は、ステップＳ１０１で送信された電子メールを受信し、ステップＳ１０３では、メール分割手段３０４は、ステップＳ１０２において受信した電子メールのヘッダ情報に含まれる宛先を参照し、複数のメールアドレスが設定されているか否かを判定することで、分割対象か否かを判定する。

【0076】

ヘッダ情報に含まれる宛先に複数のメールアドレスが設定されている場合、分割対象として判定し、ステップＳ１０４へ処理を進め、宛先に複数のメールアドレスが設定されていない場合、分割対象として判定せず、ステップＳ１０５へ処理を進める。

【0077】

ステップＳ１０４では、メール分割手段３０４は、ステップＳ１０２において受信した電子メールを分割する。この分割方法は、前述したように、ステップＳ１０２において受信した電子メールと同じ本文内容の電子メールを、ヘッダ情報に含まれる宛先に設定されたメールアドレスの数の分だけ生成し、生成した各電子メールのヘッダ情報に含まれる宛先は、そのままとして、生成した各電子メールのエンベロープに対して、ヘッダ情報に含まれる宛先に設定された１つのメールアドレスをそれぞれ設定する。

【0078】

ステップＳ１０５では、メールサーバ送受信手段３０３は、分割対象とならなかった電子メール、あるいは分割対象となり分割して生成した電子メールを監視サーバ１０５へ送信する。

【0079】

ステップＳ１０６では、監視サーバ送受信手段３０５は、ステップＳ１０５において内部メールサーバ１０４から送信された電子メールを受信し、ステップＳ１０７では、電子メール取得手段３０６は、ステップＳ１０６において受信した電子メールを取得する。

【0080】

ステップＳ１０８では、電子メール取得手段３０６は、ステップＳ１０７において取得した電子メールのヘッダ情報に含まれるメールＭｅｓｓｅｇｅ−ｉｄを取得して、メール情報記憶手段３０８は、取得した電子メールを記憶する。

【0081】

この取得した電子メールの送信状況を示す送信状況情報を記憶するためのテーブルを示す送信状況テーブルの構成を図１１に示す。

【0082】

送信状況テーブルは、電子メールのヘッダ情報に含まれるＭｅｓｓｅｇｅ−ｉｄを示すメールＩＤ、電子メールが送信された日時を示す送信日時、電子メールの差出人のメールアドレスを示す送信元アドレス、電子メールのヘッダ情報に含まれる宛先に設定されたメールアドレスを示す（ヘッダ情報）宛先アドレス、エンベロープに設定されたメールアドレスを示す（エンベロープ）宛先アドレス、電子メールのタイトルを示すメール件名、電子メールの本文を示すメール本文、電子メールへ添付されたファイルを示す添付ファイル、電子メールの送信状況を示す送信状況等の項目を含む構成を備えている。

【0083】

尚、この送信状況テーブルに記憶された電子メールに関する情報のうち、メールＩＤが同一の電子メールについては、エンベロープを用いて分割された電子メールであることを示している。

【0084】

例えば、送信状況テーブルの最上行から３行目のレコードに関しては、メールＩＤが００１の電子メールであって、送信日時、送信元アドレス、（ヘッダ情報）宛先アドレス、メール件名、メール本文、及び添付ファイルは同じデータを記憶しており、（エンベロープ）宛先アドレスについては、（ヘッダ情報）宛先アドレスに設定された各メールアドレスが記憶される。

【0085】

ステップＳ１０９では、送信制御ルール判定手段３０７は、ステップＳ１０７において取得した電子メールに対して、送信可あるいは送信不可とする送信制御を行うため、送信制御ルールを満たすか否かを判定し、満たすと判定した場合、ステップＳ１１０へ処理を進め、満たすと判定しない場合、ステップＳ１１４へ処理を進める。

【0086】

本ステップにおいて用いる送信制御ルールの一例の説明として、図１２の上段に示す送信不可条件テーブルを用いて説明を行う。

【0087】

送信不可条件テーブルは、電子メールを送信不可と見做すための条件を記憶することが可能であり、この条件を一意に識別するための送信不可条件、電子メールのヘッダ情報に含まれる宛先に設定されるメールアドレスのうち、送信不可とする必要のあるメールアドレスを示す宛先、電子メールの本文に関して、電子メールで送信することを所望しない文書を示すメール本文、電子メールに添付されたファイルに含まれる文書等のうち、電子メールで送信することを所望しない文書等を示す添付ファイル（キーワード）、電子メールに添付されたファイルのサイズが、電子メールで送信することを所望しないサイズを示す添付ファイル（データサイズ）等の項目を含んで構成されている。

【0088】

例えば、送信不可条件の条件１のレコードは、宛先に＠ｐｐｐ．ｃｏ．ｊｐが記憶されているが、この場合、電子メールのヘッダ情報に含まれる宛先に設定されたメールアドレスに、＠ｐｐｐ．ｃｏ．ｊｐが含まれる場合、送信不可と判定する。

【0089】

また、条件２のレコードは、電子メールの添付ファイルに、極秘、というキーワードが入力されている場合、送信不可と判定し、条件３のレコードは、電子メールの添付ファイルのデータサイズが、６ＭＢ以上であれば、送信不可と判定し、条件４のレコードは、電子メールの本文に、機密情報、という文書が入力されている場合、送信不可と判定する。

【0090】

ステップＳ１１０では、送信制御ルール判定手段３０７は、送信不可と見做された電子メールの送信状況テーブルの送信状況を中止として設定する。本ステップでは、送信不可と見做された電子メールのメールＩＤとエンベロープに設定されたメールアドレスと一致する送信状況テーブルのメールＩＤと（エンベロープ）宛先アドレスを備えた送信状況情報の送信状況を中止とする。

【0091】

ステップＳ１１１では、監視サーバ送受信手段３０５は、電子メールの送信が中止されたことを示す電子メール（不図示）を生成し、電子メールの差出人に送信する。電子メールを生成する際に、何れの理由で送信が中止されたかを電子メールの本文に出力して送信すると好適である。つまり、何れの送信制御ルールで送信不可と見做されたかを出力する。

【0092】

ステップＳ１１２では、メールサーバ送受信手段３０３は、ステップＳ１１１において送信された、送信が中止された旨を示す電子メールを受信して、電子メールの差出人に対して、当該送信が中止された旨を示す電子メールを送信する。

【0093】

ステップＳ１１３では、内部クライアント送受信手段３０１は、ステップＳ１１２において送信された、送信が中止された旨を示す電子メールを受信し、内部クライアント通知用保留メール情報出力手段３０２は、表示部２１０へ、受信した電子メールを出力する。

【0094】

ステップＳ１１４では、送信制御ルール判定手段３０７は、ステップＳ１０７において取得した電子メールに対して、送信可あるいは送信を保留とする送信制御を行うため、送信制御ルールを満たすか否かを判定し、満たすと判定した場合、ステップＳ１１６へ処理を進め、満たすと判定しない場合、ステップＳ１１５へ処理を進める。

【0095】

本ステップにおいて用いる送信制御ルールの一例の説明として、図１２の下段に示す送信保留条件テーブルを用いて説明を行う。

【0096】

送信保留条件テーブルは、電子メールの送信を保留と見做すための条件を記憶することが可能であり、この条件を一意に識別するための送信保留条件、電子メールのヘッダ情報に含まれる宛先に設定されるメールアドレスのうち、送信保留とする必要のあるメールアドレスを示す宛先、電子メールで送信する際に監査者の確認を得た上で送信を所望する文書を示すメール本文、電子メールに添付されたファイルに含まれる文書等のうち、電子メールで送信する際に監査者の確認を得た上で送信を所望する文書等を示す添付ファイル（キーワード）、電子メールに添付されたファイルのサイズが、電子メールで送信する際に監査者の確認を得た上で送信を所望するサイズを示す添付ファイル（データサイズ）等の項目を含んで構成されている。

【0097】

例えば、送信保留条件の条件１のレコードは、宛先に＠ｑｑｑ．ｃｏ．ｊｐ、あるいは＠ｒｒｒ．ｃｏ．ｊｐが記憶されているが、この場合、電子メールのヘッダ情報に含まれる宛先に設定されたメールアドレスに、＠ｑｑｑ．ｃｏ．ｊｐ、あるいは＠ｒｒｒ．ｃｏ．ｊｐが含まれる場合、送信保留と判定する。

【0098】

また、条件２のレコードは、電子メールの添付ファイルに、プロジェクト、というキーワードが入力されている場合、送信保留と判定し、条件３のレコードは、電子メールの添付ファイルのデータサイズが、４ＭＢ以上であれば、送信保留と判定し、条件４のレコードは、電子メールの本文に、ＡＡＡ事務所、という文書が入力されている場合、送信保留と判定する。

【0099】

ステップＳ１１５では、送信不可条件、及び送信保留条件を満たさない電子メールであると判定されたため、監視サーバ送受信手段３０５は、電子メールのエンベロープに設定されたメールアドレスを宛に当該電子メールを送信する。

【0100】

更に、当該電子メールを送信する時に、電子メールのメールＩＤを備えた他の電子メールが送信状況テーブルに存在する場合、受信者に送信状況の確認を行わせるため、電子メールの本文に保留送信状況確認先５０７を出力して送信する。保留送信状況確認先５０７については、少なくもメールＩＤと監視サーバ１０５への接続先情報を含むものとする。

【0101】

この場合、同じメールＩＤの電子メールのうち、送信状況が保留、中止、あるいは、削除のものに限定して電子メールを送信しても良い。

【0102】

ステップＳ１１６では、送信制御ルール判定手段３０７は、同一スレッドのメールアドレスが存在するか否かを判定し、存在すると判定した場合、ステップＳ１１７へ処理を進め、存在すると判定しない場合、ステップＳ１２０へ処理を進める。

【0103】

本ステップにおける判定方法としては、電子メールのメールＩＤと一致する送信状況テーブルのメールＩＤが存在するか否かによって判定を行う。

【0104】

ステップＳ１１７では、送信制御ルール判定手段３０７は、ステップＳ１１６において存在すると見做された送信状況情報の送信状況が、保留後送信であるか否かを判定し、保留後送信であると判定した場合、ステップＳ１１８へ処理を進め、保留後送信であると判定しない場合、ステップＳ１２０へ処理を進める。

【0105】

ステップＳ１１８では、送信制御ルール判定手段３０７は、ステップＳ１１７において、送信状況が、保留後送信であると見做された電子メールのヘッダ情報に含まれる差出人、宛先、及びＣＣ等に設定されたメールアドレスが、送信状況情報の送信元アドレス、（ヘッダ情報）宛先アドレスと一致するか否かを判定し、一致すると判定した場合、ステップＳ１１９へ処理を進め、一致すると判定しない場合、ステップＳ１２０へ処理を進める。

【0106】

ステップＳ１１９では、監視サーバ送受信手段３０５は、電子メールのエンベロープに設定されたメールアドレスを宛に当該電子メールを送信する。

【0107】

更に、当該電子メールを送信する時に、電子メールのメールＩＤを備えた他の電子メールが送信状況テーブルに存在する場合、受信者に送信状況の確認を行わせるため、電子メールの本文に保留送信状況確認先５０７を出力して送信する。保留送信状況確認先５０７については、少なくもメールＩＤと監視サーバ１０５への接続先情報を含むものとする。

【0108】

この場合、同じメールＩＤの電子メールのうち、送信状況が保留、中止、あるいは、削除のものに限定して電子メールを送信しても良い。

【0109】

ステップＳ１１６からステップＳ１１９における一連の処理は、過去、保留された電子メールに於いて、監査者によって、送信許可が得られた電子メールに対しては、電子メールを保留して監査者に監査を行わせることなく、送信を行う。これによって、監査者の監査負担の軽減、保留時間の削減等、効率的な電子メールの送信制御を行うことが可能である。

【0110】

ステップＳ１１６では、過去、送信を行った同じ電子メール、つまり判定対象となる電子メールに対する返信の電子メールであるかを確認し、ステップＳ１１７では、過去送信した電子メールの送信状況情報の送信状況が、保留後送信であるか否かを判定することで、監査者が監査を行った結果、送信を行ったことが識別可能である。

【0111】

電子メールの送信状況情報の送信状況が保留以外の場合、例えば、保留後自動送信である場合、一度、保留はされたものの、所定時間経過後、自動送信された電子メールであると見做され、当該電子メールは監査者の監査を受けていないため、若干のリスクが生じ、また、電子メールの送信状況情報の送信状況が、保留、あるいは送信の場合も、当該電子メールは監査者の監査を受けていないため、若干のリスクが生じる。従って、これらのリスクを軽減するために、このような送信状況を有する電子メールに関して監査者への監査を行うことを要する。

【0112】

ステップＳ１１８では、返信したメールと、過去送信した電子メールをやり取りしていたユーザとは、異なるユーザと、電子メールをやり取りする、つまり電子メールの返信を行う際に、宛先に設定されたメールアドレスに変更が生じることによって、開示を所望しない情報等が漏洩するリスクが生じるため、このようなケースが生じた場合、監査者へ送信する電子メールを監査させる。

【0113】

尚、本ステップでは、送信状況テーブルに対して、電子メールが保留された際に、どの送信保留条件を満たしたかを示す情報を記憶するための項目を追加して、ステップＳ１１４において、送信制御ルール判定手段３０７によって、満たした送信保留条件を当該項目に設定し、ステップＳ１１８では、過去送信した電子メールの送信保留条件と、今回送信対象としている電子メールの送信保留条件と、を比較し、一致する場合、ステップＳ１１９へ処理を進め、一致しない場合、ステップＳ１２０へ処理を進める。

【0114】

ステップＳ１２０では、メール情報記憶手段３０８は、送信対象となる電子メールに関して、送信状況テーブルの送信状況の更新を行うが、ステップＳ１１５及びステップＳ１１１９を経由して、本ステップの処理を実行する場合、送信状況を送信とし、ステップＳ１１６で存在すると判定しない場合、本ステップの処理を実行する場合、送信状況を保留とする。

【0115】

次に図５に示すフローチャートを用いて電子メールの監査処理に関して説明する。

【0116】

ステップＳ２０１では、監査者が監査を行うためシステムへログインする時に、監査者用保留メール情報出力手段３１４は、管理者用クライアント端末１０２の表示部２１０にログイン画面（不図示）を表示し、監査者を識別するための情報やパスワード等のユーザ情報の入力を受付け、監視サーバ１０５に存在するユーザ情報を記憶する認証テーブル（不図示）に、入力を受付けたユーザ情報の存在有無によって、監査者のログインを行う。

【0117】

ステップＳ２０１においてログインが許可されると、ステップＳ２０２では、管理者用クライアント送受信手段３１３は、監査者のユーザ情報を含む監査実施要求を監視サーバ１０５へ送信し、ステップＳ２０３では、監視サーバ送受信手段３０５は、ステップＳ２０２において送信された監査実施要求を受信する。

【0118】

ステップＳ２０４では、保留メール承認手段３１０は、ステップＳ２０３において受信したユーザ情報を用いて、保留された電子メールを送信状況テーブルから取得する。本ステップでは、監査者を識別するための情報と対応づけて監査対象とするメールアドレスとをテーブル（不図示）へ記憶しておき、受信したユーザ情報に一致する当該テーブル（不図示）の監査者を識別するための情報に対応するメールアドレスを取得する。そして、取得したメールアドレスに一致する送信状況テーブルの宛先を有する送信状況情報のうち送信状況が保留のもの、つまり保留中の電子メールを取得する。

【0119】

ステップＳ２０５では、監視サーバ送受信手段３０５は、ステップＳ２０４において取得した保留中の電子メールに関する情報と図８に示す監査画面４００とを管理者用クライアント端末１０２へ送信する。

【0120】

監査画面４００は、監査者に割り当てられた保留中の電子メールに関する情報を一覧表示し、監査者は、電子メールの内容に問題なければ、送信を許可し、問題が有るようであれば、送信を中止する。

【0121】

監査画面４００は、監査対象とする電子メールの送信を保留したままの状態とする際に押下するための送信保留ボタン４０１、送信を中止する際に押下するための送信中止ボタン４０２、送信を許可する際に押下するための送信許可ボタン４０３、監査対象とする電子メール際にチェック印を付与するためのチェックボックス４０４を備えている。

【0122】

監査者は、監査を行うに当たり、入力部２０９を介して、監査対象とする電子メールのチェックボックス４０４にチェック印を付与し、送信保留ボタン４０１、送信中止ボタン４０２、あるいは、送信許可ボタン４０３を押下する。

【0123】

ステップＳ２０６では、管理者用クライアント送受信手段３１３は、ステップＳ２０５において送信された保留中の電子メールに関する情報と監査画面４００とを受信し、ステップＳ２０７では、監査者用保留メール情報出力手段３１４は、ステップＳ２０６で受信した監査画面４００に保留中の電子メールに関する情報を表示させて表示部２１０へ表示する。

【0124】

ステップＳ２０８では、監査者用保留メール情報出力手段３１４は、監査画面４００に対して、監査指示が行われたか否かを判定する。つまり、チェックボックス４０４にチェック印が付与された状態で、送信保留ボタン４０１、送信中止ボタン４０２、あるいは、送信許可ボタン４０３が押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、ステップＳ２０９へ処理を進める。

【0125】

ステップＳ２０９では、監査者用保留メール情報出力手段３１４は、監査画面４００に対して選択された電子メール（チェックボックス４０４にチェック印が付与されたもの）に関する情報と、送信保留ボタン４０１、送信中止ボタン４０２、あるいは、送信許可ボタン４０３の何れのボタンが押下されたか、つまり送信を保留する、送信を中止する、あるいは、送信を許可する、といった監査結果を識別するための情報と、を含む監査指示情報を受付ける。

【0126】

ステップＳ２１０では、管理者用クライアント送受信手段３１３は、ステップＳ２０９において受付けた監査指示情報を監視サーバ１０５へ送信し、ステップＳ２１１では、監視サーバ送受信手段３０５は、ステップＳ２１０において送信された監査指示情報を受信する。

【0127】

ステップＳ２１２では、保留メール承認手段３１０は、ステップＳ２１１において受信した監査指示情報が、送信を許可する、を示す場合、ステップＳ２１３へ処理を進め、送信を許可する、を示さない場合、ステップＳ２１５へ処理を進める。

【0128】

ステップＳ２１３では、保留メール承認手段３１０は、監査指示情報の含まれる電子メールと同じ電子メールを送信状況テーブルから取得し（メールＩＤ、及びエンベロープの宛先アドレスが一致するもの等、同一の電子メールを特定可能な方法で取得）、監視サーバ送受信手段３０５は、取得した電子メールを監視サーバ１０５へ送信する。

【0129】

更に、当該電子メールを送信する時に、電子メールのメールＩＤを備えた他の電子メールが送信状況テーブルに存在する場合、受信者に送信状況の確認を行わせるため、電子メールの本文に保留送信状況確認先５０７を出力して送信する。保留送信状況確認先５０７については、少なくもメールＩＤと監視サーバ１０５への接続先情報を含むものとする。

【0130】

この場合、同じメールＩＤの電子メールのうち、送信状況が保留、中止、あるいは、削除のものに限定して電子メールを送信しても良い。

【0131】

ステップＳ２１４では、保留メール承認手段３１０は、ステップＳ２１３において送信した電子メールの送信状況テーブルの送信状況を保留後送信とする。

【0132】

ステップＳ２１５では、保留メール承認手段３１０は、ステップＳ２１１において受信した監査指示情報が、送信を中止する、を示す場合、ステップＳ２１６へ処理を進め、送信を中止する、を示さない場合、処理を終了する。

【0133】

ステップＳ２１６では、保留メール承認手段３１０は、監査指示情報の含まれる電子メールと同じ電子メールを送信状況テーブルから取得する（メールＩＤ、及びエンベロープの宛先アドレスが一致するもの等、同一の電子メールを特定可能な方法で取得）。

【0134】

ステップＳ２１７では、保留メール承認手段３１０は、ステップＳ２１５において送信を中止とした電子メールの送信状況テーブルの送信状況を保留後削除とする。

【0135】

次に図６に示すフローチャートを用いて保留された電子メールを所定時間経過後、自動送信する処理について説明する。

【0136】

ステップＳ３０１では、保留メール承認手段３１０は、送信状況テーブルから送信状況が保留の電子メールに関する情報、つまり送信状況情報を取得し、ステップＳ３０２では、保留メール承認手段３１０は、ステップＳ３０１において取得した送信状況情報の送信日時から現在処理を行っている時間が、予め定められた所定時間を経過したか否かを判定し、所定時間経過したと判定した場合、ステップＳ３０３へ処理を進め、所定時間経過したと判定しない場合、処理を終了する。

【0137】

ステップＳ３０３では、監視サーバ送受信手段３０５は、所定時間経過したと判定した電子メールを監視サーバ１０５へ送信し、ステップＳ３０４では、保留メール承認手段３１０は、ステップＳ３０３において送信した電子メールの送信状況テーブルの送信状況を保留後自動送信とする。

【0138】

更に、当該電子メールを送信する時に、電子メールのメールＩＤを備えた他の電子メールが送信状況テーブルに存在する場合、受信者に送信状況の確認を行わせるため、電子メールの本文に保留送信状況確認先５０７を出力して送信する。保留送信状況確認先５０７については、少なくもメールＩＤと監視サーバ１０５への接続先情報を含むものとする。

【0139】

この場合、同じメールＩＤの電子メールのうち、送信状況が保留、中止、あるいは、削除のものに限定して電子メールを送信しても良い。

【0140】

次に図７に示すフローチャートを用いて、電子メールを受信したユーザが、他のユーザの電子メールの受信状況を確認する処理について説明する。

【0141】

ステップＳ４０１では、外部クライアント通知用保留メール情報出力手段３１２は、外部クライアント端末１０８における受信した電子メールを一覧表示するための画面（不図示）を表示部２１０に表示し、ユーザによって、入力部２０９を介して、電子メールが選択されると、図９に示すメール画面５００が表示される。

【0142】

外部クライアント通知用保留メール情報出力手段３１２は、保留送信状況確認先５０７が、入力部２０９を介して、押下されたか否かを判定し、押下されたと判定した場合、ステップＳ４０２へ処理を進める。

【0143】

ステップＳ４０２では、外部クライアント送受信手段３１１は、メール画面５００で開いている電子メールと同一、つまりエンベロープを用いて分割された他の電子メールが他のユーザによって受信されたか否かの確認を行うための保留電子メール要求情報を送信する。保留電子メール要求情報には、メール画面５００で開いている電子メールのメールＩＤを含んでいる。

【0144】

ステップＳ４０３では、監視サーバ送受信手段３０５は、ステップＳ４０２において送信された保留電子メール要求情報を受信し、ステップＳ４０４では、保留メール情報取得手段３０９は、ステップＳ４０２において受信した保留電子メール要求情報に該当する（メールＩＤが一致する）送信状況テーブルの送信状況情報を取得する。

【0145】

ステップＳ４０５では、監視サーバ送受信手段３０５は、ステップＳ４０４において取得した送信状況情報と図１０に示す保留メール一覧画面６００とを要求元の外部クライアント端末１０８へ送信する。

【0146】

保留メール一覧画面６００は、電子メールの差出人のメールアドレスを示す送信元アドレス６０１、電子メールの宛先のメールアドレスを示す宛先アドレス６０２、電子メールのタイトルを示すメール件名６０３、電子メールの送信状況を示す送信状況６０４、電子メールの送信日時６０５、保留メール一覧画面６００を閉じるための閉じるボタン６０６を備えている。

【0147】

保留メール一覧画面６００の各項目には、要求元の外部クライアント端末１０８において、メール画面５００で開いている電子メールと同一、つまりエンベロープを用いて分割された他の電子メールに関する情報（送信状況情報）が表示されている。

【0148】

ステップＳ４０６では、外部クライアント送受信手段３１１は、ステップＳ４０５において送信された送信状況情報と保留メール一覧画面６００と、を受信し、ステップＳ４０７では、外部クライアント通知用保留メール情報出力手段３１２は、ステップＳ４０６において受信した保留メール一覧画面６００に送信状況情報を設定して、表示部２１０へ表示する。

【0149】

尚、本フローチャートでは、外部クライアント端末１０８から他ユーザの受信状況の確認を行う態様を記載しているが、この態様に留まらず内部クライアント端末１０１から他ユーザの受信状況の確認を行う態様を取ることも可能である。

【0150】

この場合、内部クライアント送受信手段３０１を外部クライアント送受信手段３１１として、内部クライアント通知用保留メール情報出力手段３０２を外部クライアント通知用保留メール情報出力手段３１２として、実行することが可能である。

【0151】

また、電子メールを一意に特定する方法として、メールＩＤとエンベロープに設定されたメールアドレスを用いたが、この態様に関わらず、送信状況テーブルにおいて、電子メールを一意に識別するための番号等の情報を記憶する項目を追加して、特定する方法でも態様可能である。

【0152】

以上、本発明に依れば、複数の宛先が設定された電子メールを分割して送信するにあたり、電子メールを保留した状況を考慮しつつ、効率よく電子メールのやり取りを行うことができる。

【0153】

また、本発明は、例えば、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能である。

【0154】

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク等を用いることができる。

【0155】

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータで稼働しているＯＳ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【0156】

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【0157】

また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

【0158】

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステム、あるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

【符号の説明】

【0159】

１００ 情報処理システム
１０１ 内部クライアント端末
１０２ 管理者用クライアント端末
１０３ ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）
１０４ 内部メールサーバ
１０５ 監視サーバ
１０６ 広域ネットワーク
１０７ 外部メールサーバ
１０８ 外部クライアント端末
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＡＭ
２０３ ＲＯＭ
２０４ システムバス
２０５ 入力コントローラ
２０６ ビデオコントローラ
２０７ メモリコントローラ
２０８ 通信Ｉ／Ｆ（インターフェース）コントローラ
２０９ 入力部
２１０ ディスプレイ装置
２１１ 外部メモリ

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】