特許 5763997 包袋ドキュメントファイル生成装置および包袋ドキュメントファイル生成方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】5763997

(24)【登録日】2015年6月19日

(45)【発行日】2015年8月12日

(54)【発明の名称】包袋ドキュメントファイル生成装置および包袋ドキュメントファイル生成方法

(51)【国際特許分類】

   G06F 13/00 20060101AFI20150723BHJP

   H04L 9/32 20060101ALI20150723BHJP

【ＦＩ】

   G06F13/00 610S

   G06F13/00 625

   H04L9/00 673A

【請求項の数】11

【全頁数】28

(21)【出願番号】特願2011-156639(P2011-156639)

(22)【出願日】2011年7月15日

(65)【公開番号】特開2013-25366(P2013-25366A)

(43)【公開日】2013年2月4日

【審査請求日】2014年5月9日

(73)【特許権者】

【識別番号】000101617

【氏名又は名称】アマノ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100111202

【弁理士】

【氏名又は名称】北村 周彦

(74)【代理人】

【識別番号】100139365

【弁理士】

【氏名又は名称】中嶋 武雄

(72)【発明者】

【氏名】上田 祐輔

(72)【発明者】

【氏名】市川 桂介

【審査官】 小林 秀和

(56)【参考文献】

【文献】 特許第４６８６６４６（ＪＰ，Ｂ２）

【文献】 特開２００８−２５７３４６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００６−３４０３３２（ＪＰ，Ａ）

【文献】 米国特許出願公開第２００２／００１９８５１（ＵＳ，Ａ１）

【文献】 特開２００５−１７４１０９（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ １３／００

Ｇ０６Ｆ ３／１２

Ｇ０６Ｆ １７／２１

Ｇ０６Ｆ １７／３０

Ｈ０４Ｌ ９／３２

Ｈ０４Ｌ １２／５８

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

端末装置から送信され、添付ファイルが添付された電子メールを受信する電子メール受信手段と、
前記電子メール受信手段により受信された電子メールから当該電子メールのヘッダおよび本文並びに前記添付ファイルを抽出するデータ抽出手段と、
前記データ抽出手段により前記電子メールから抽出されたヘッダの内容および本文の内容を閲覧可能に記述した中間ドキュメントファイルを生成する中間ドキュメントファイル生成手段と、
前記中間ドキュメントファイル生成手段により生成された中間ドキュメントファイルに前記データ抽出手段により抽出された添付ファイルを添付するファイル添付手段と、
前記ファイル添付手段により添付ファイルが添付された中間ドキュメントファイルにタイムスタンプを付加するタイムスタンプ付加手段と、
前記ファイル添付手段により添付ファイルが添付された中間ドキュメントファイルに前記タイムスタンプ付加手段によりタイムスタンプが付加されることで生成された包袋ドキュメントファイルを第１の情報保存部に保存する包袋ドキュメントファイル保存手段とを備え、
前記包袋ドキュメントファイルの生成、保存または出力についての所定の設定事項を定めた設定情報のセットである設定情報セットが第２の情報保存部に複数保存され、
前記複数の設定情報セットには相互に異なるメールアドレスがそれぞれ割り当てられ、
前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットを用いて、前記包袋ドキュメントファイルの生成、保存または出力の処理が行われることを特徴とする包袋ドキュメントファイル生成装置。

【請求項2】

前記包袋ドキュメントファイルを端末装置に送信する包袋ドキュメントファイル送信手段を備えていることを特徴とする請求項１に記載の包袋ドキュメントファイル生成装置。

【請求項3】

前記第１の情報保存部に保存された前記包袋ドキュメントファイルをダウンロードしまたは閲覧するウェブページへリンクするためのリンク情報を端末装置に送信するリンク情報送信手段を備えていることを特徴とする請求項１または２に記載の包袋ドキュメントファイル生成装置。

【請求項4】

前記各設定情報セットには、前記包袋ドキュメントファイルを返信用電子メールに添付して端末装置に送信するという送信方法、および端末装置からのダウンロード要求に応じて前記包袋ドキュメントファイルを当該端末装置に直接送信するという送信方法を少なくとも含む複数の送信方法のうちのいずれか１つを選択する旨を定めた送信方法設定情報が含まれ、
前記包袋ドキュメントファイル送信手段は、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれる送信方法設定情報に従って前記複数の送信方法のうちの１つを選択し、当該選択に従って前記包袋ドキュメントファイルの端末装置への送信を行うことを特徴とする請求項２に記載の包袋ドキュメントファイル生成装置。

【請求項5】

前記各設定情報セットには、前記中間ドキュメントファイルにパスワードを設定するか否かを定めたパスワード設定情報が含まれ、
前記中間ドキュメントファイル生成手段は、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれるパスワード設定情報が前記中間ドキュメントファイルにパスワードを設定する旨を定めている場合には前記中間ドキュメントファイルにパスワードを設定し、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれるパスワード設定情報が前記中間ドキュメントファイルにパスワードを設定する旨を定めていない場合には前記中間ドキュメントファイルにパスワードを設定しないことを特徴とする請求項１ないし４のいずれかに記載の包袋ドキュメントファイル生成装置。

【請求項6】

前記各設定情報セットには、前記データ抽出手段により前記電子メールから抽出されたヘッダの内容および本文の内容を前記中間ドキュメントファイルのページにどのようなレイアウトで記述するかを定めたレイアウト設定情報が含まれ、
前記中間ドキュメントファイル生成手段は、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれるレイアウト設定情報に設定されたレイアウトに従って前記ヘッダの内容および前記本文の内容が記述された前記中間ドキュメントファイルを生成することを特徴とする請求項１ないし５のいずれかに記載の包袋ドキュメントファイル生成装置。

【請求項7】

前記各設定情報セットには、前記第１の情報保存部において前記包袋ドキュメントファイルを保存すべきディレクトリまたはフォルダを定めた保存先設定情報が含まれ、
前記包袋ドキュメントファイル保存手段は、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれる保存先設定情報に従って、前記第１の情報保存部において前記包袋ドキュメントファイルを保存すべきディレクトリまたはフォルダを選択し、当該選択したディレクトリまたはフォルダに前記包袋ドキュメントファイルを保存することを特徴とする請求項１ないし６のいずれかに記載の包袋ドキュメントファイル生成装置。

【請求項8】

前記ファイル添付手段は、前記中間ドキュメントファイル生成手段により生成された中間ドキュメントファイルに、前記データ抽出手段により抽出された添付ファイルと、前記電子メール受信手段により受信された電子メールから前記添付ファイルを取り除いた電子メール自体とを添付し、
前記各設定情報セットには、中間ドキュメントファイルに添付が許される、添付ファイルのサイズと電子メールから添付ファイルを取り除いた電子メール自体のサイズとの合計の最大値を定めた添付ファイルサイズ設定情報が含まれ、
前記ファイル添付手段は、前記データ抽出手段により抽出された添付ファイルのサイズと前記電子メール受信手段により受信された電子メールから前記添付ファイルを取り除いた電子メール自体のサイズとの合計が、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれる添付ファイルサイズ設定情報に定められた前記最大値以内である場合に限り、前記中間ドキュメントファイル生成手段により生成された中間ドキュメントファイルに、前記データ抽出手段により抽出された添付ファイルと、前記電子メール受信手段により受信された電子メールから前記添付ファイルを取り除いた電子メール自体とを添付することを特徴とする請求項１ないし７のいずれかに記載の包袋ドキュメントファイル生成装置。

【請求項9】

前記ファイル添付手段は、前記データ抽出手段により前記電子メールから抽出された添付ファイルに拡張子を追加し、または前記データ抽出手段により前記電子メールから抽出された添付ファイルの拡張子を変更し、当該拡張子が追加または変更された添付ファイルを前記中間ドキュメントファイルに添付することを特徴とする請求項１ないし８のいずれかに記載の包袋ドキュメントファイル生成装置。

【請求項10】

前記包袋ドキュメントファイルのファイルフォーマットはポータブル・ドキュメント・フォーマット（ＰＤＦ）であることを特徴とする請求項１ないし９のいずれかに記載の包袋ドキュメントファイル生成装置。

【請求項11】

端末装置から送信され、添付ファイルが添付された電子メールを受信する電子メール受信工程と、
前記電子メール受信工程において受信された電子メールから当該電子メールのヘッダおよび本文並びに前記添付ファイルを抽出するデータ抽出工程と、
前記データ抽出工程において前記電子メールから抽出されたヘッダの内容および本文の内容を閲覧可能に記述した中間ドキュメントファイルを生成する中間ドキュメントファイル生成工程と、
前記中間ドキュメントファイル生成工程において生成された中間ドキュメントファイルに前記データ抽出工程において抽出された添付ファイルを添付するファイル添付工程と、
前記ファイル添付工程において添付ファイルが添付された中間ドキュメントファイルにタイムスタンプを付加するタイムスタンプ付加工程と、
前記ファイル添付工程において添付ファイルが添付された中間ドキュメントファイルに前記タイムスタンプ付加工程においてタイムスタンプが付加されることで生成された包袋ドキュメントファイルを第１の情報保存部に保存する包袋ドキュメントファイル保存工程とを備え、
前記包袋ドキュメントファイルの生成、保存または出力についての所定の設定事項を定めた設定情報のセットである設定情報セットが第２の情報保存部に複数保存され、
前記複数の設定情報セットには相互に異なるメールアドレスがそれぞれ割り当てられ、
前記電子メール受信工程において受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットを用いて、前記包袋ドキュメントファイルの生成、保存または出力の処理が行われることを特徴とする包袋ドキュメントファイル生成方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、電子データまたは複数の電子データの組合せにタイムスタンプを付加することにより、当該電子データまたは複数の電子データの組合せの真正性の証明の容易性または確実性が保証された包袋ドキュメントファイルの生成等を行う包袋ドキュメントファイル生成装置および包袋ドキュメントファイル生成方法に関する。

【背景技術】

【0002】

近年、文書の電子化の進展に伴い、電子データにタイムスタンプを付加することにより当該電子データの真正性を保証する技術の開発が進み、今日、このように電子データの真正性を保証する技術は一般化しつつある。これに伴い、このような技術の利用を前提とした社会的、法的制度が制定されるに至っている。

【0003】

電子データにタイムスタンプを付加することにより当該電子データの真正性を保証する技術として、下記の特許文献１には、ユーザ端末から送信されたデジタルデータからなる原本データを受信し、原本データの受信日時を記載したファイルを生成し、このファイルに、受信した原本データを添付し、さらに当該ファイルに、タイムスタンプ付与装置により生成された日時保証情報を付与することで証明済みファイルを作成するデジタルデータ内容証明システムが記載されている。

【0004】

また、下記の特許文献２には、電子メール文書を保存する装置において、完全性、機密性、見読性を保証する機能を備え、それによって保存された電子メール文書の原本性を保証することができる電子メール文書原本保証装置が記載されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【特許文献1】特許第４５５８０９９号公報

【特許文献2】特開２００５−１０１８８３号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

ところで、上述したように、電子データにタイムスタンプを付加することにより当該電子データの真正性を保証する技術の利用を前提とした社会的、法的制度が制定されるに至っている現在においては、このような技術の利用し易さが要求される。この要求に応じるためには、電子データにタイムスタンプを付加してこれを利用者に提供する装置につき、その汎用性を高めることが望まれる。具体的には、利用者の既存の事務処理環境への当該装置の導入の容易化を図ることや、利用者が当該装置を操作し易いものとすることなどが求められる。

【0007】

この点、上述した特許文献１に記載のデジタルデータ内容証明システムは、電子データにタイムスタンプを付加する原理的な点についての技術にすぎない。すなわち、特許文献１には、利用者が、デジタルデータ内容証明システムを利用してタイムスタンプが付加された証明済みファイルを取得するに当たり、例えば、当該システムの導入の容易化、当該システムの操作性の向上など、当該システムの汎用性の向上を図るといった実践的な点については示唆されていない。

【0008】

また、上述した特許文献２に記載の電子メール文書原本保証装置においては、利用者が当該装置を利用するためには、例えば特許文献２の段落００１４および００１５に記載されているように、専用の配布プログラムをダウンロードした上で、数多くの鍵を作成するなど煩雑な作業をしなければならず、あるいは当該文献の段落００４１および００４２に記載されているように、配布プログラムを用いない場合には、暗／復号化・署名作成／署名検証機能を持ったメールソフトを用意した上で、複数の鍵の作成等の複雑な作業をしなければならない。このため、特許文献２に記載の装置は汎用性が低く、利用者にとって利用し難い。

【0009】

また、電子データにタイムスタンプを付加することにより当該電子データの真正性を保証する技術の利用し易さを高めるためには、電子データにタイムスタンプを付加してこれを利用者に提供する装置について、その適応性を向上させることが望まれる。すなわち、電子データの取扱や管理の方法は利用者よって区々である。このため、電子データにタイムスタンプを付加してこれを利用者に提供する装置において、例えば、タイムスタンプが付加された電子データの受信方法（当該電子データを添付した電子メールを受信するか、当該電子データをウェブサイトからダウンロードするか等）、タイムスタンプが付加された電子データに当該電子データを開くためのパスワードを設定するか否か、当該電子データの保存場所等を、個々の利用者における当該電子データの取扱や管理の方法に応じて設定できるようにすることが望まれる。この点については、上述したいずれの特許文献にも示唆されていない。

【0010】

本発明は例えば上述したような問題に鑑みなされたものであり、本発明の第１の課題は、汎用性が高く、利用者が利用し易い包袋ドキュメントファイル生成装置および包袋ドキュメントファイル生成方法を提供することにある。

【0011】

また、本発明の第２の課題は、電子データの個々の利用者における取扱や管理の方法に柔軟に適応することができる適応性の高い包袋ドキュメントファイル生成装置および包袋ドキュメントファイル生成方法を提供することにある。

【課題を解決するための手段】

【0012】

上記課題を解決するために、本発明の第１の包袋ドキュメントファイル生成装置は、端末装置から送信され、添付ファイルが添付された電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段により受信された電子メールから当該電子メールのヘッダおよび本文並びに前記添付ファイルを抽出するデータ抽出手段と、前記データ抽出手段により前記電子メールから抽出されたヘッダの内容および本文の内容を閲覧可能に記述した中間ドキュメントファイルを生成する中間ドキュメントファイル生成手段と、前記中間ドキュメントファイル生成手段により生成された中間ドキュメントファイルに前記データ抽出手段により抽出された添付ファイルを添付するファイル添付手段と、前記ファイル添付手段により添付ファイルが添付された中間ドキュメントファイルにタイムスタンプを付加するタイムスタンプ付加手段と、前記ファイル添付手段により添付ファイルが添付された中間ドキュメントファイルに前記タイムスタンプ付加手段によりタイムスタンプが付加されることで生成された包袋ドキュメントファイルを第１の情報保存部に保存する包袋ドキュメントファイル保存手段とを備え、前記包袋ドキュメントファイルの生成、保存または出力についての所定の設定事項を定めた設定情報のセットである設定情報セットが第２の情報保存部に複数保存され、前記複数の設定情報セットには相互に異なるメールアドレスがそれぞれ割り当てられ、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットを用いて、前記包袋ドキュメントファイルの生成、保存または出力の処理が行われることを特徴とする。

【0013】

本発明の第１の包袋ドキュメントファイル生成装置によれば、利用者は、一般に広く利用されているメールソフトまたはメーラー等の電子メールクライアントを利用し、真正性の証明の容易性または確実性の保証を獲得したいファイル（電子データ）を電子メールに添付して送信するだけで、タイプスタンプが付加され、当該ファイルの真正性の証明の容易性または確実性が保証された包袋ドキュメントファイルを取得することが可能になる。すなわち、本発明の第１の包袋ドキュメントファイル生成装置は、一般に広く利用されている電子メールクライアントおよびメールサーバをそのまま利用可能とすることで汎用性を高めることができ、当該装置の導入の容易化、当該装置の操作の容易化を図ることができる。

【0014】

また、本発明の第１の包袋ドキュメントファイル生成装置によれば、利用者は、包袋ドキュメントファイルを得るべく添付ファイルを添付した電子メールを送信する際に、当該電子メールの宛先のメールアドレスを、予め用意された複数のメールアドレスの中から任意の１つのメールアドレスを選んで設定するだけで、当該利用者の要望（受信方法、パスワードの有無、記述のレイアウト、保存場所等）に合致した包袋ドキュメントファイルを得ることができる。このように、利用者は、包袋ドキュメントファイルの設定に関する指定を容易に行うことができる。

【0015】

上記課題を解決するために、本発明の第２の包袋ドキュメントファイル生成装置は、上述した本発明の第１の包袋ドキュメントファイル生成装置において、前記包袋ドキュメントファイルを端末装置に送信する包袋ドキュメントファイル送信手段を備えていることを特徴とする。

【0016】

本発明の第２の包袋ドキュメントファイル生成装置によれば、利用者は端末装置を介して包袋ドキュメントファイルを容易に受け取ることができる。

【0017】

上記課題を解決するために、本発明の第３の包袋ドキュメントファイル生成装置は、上述した本発明の第１または第２の包袋ドキュメントファイル生成装置において、前記第１の情報保存部に保存された前記包袋ドキュメントファイルをダウンロードしまたは閲覧するウェブページへリンクするためのリンク情報を端末装置に送信するリンク情報送信手段を備えていることを特徴とする。

【0018】

本発明の第３の包袋ドキュメントファイル生成装置によれば、利用者は、リンク情報を用いて、包袋ドキュメントファイルのダウンロードまたは閲覧を簡単に行うことができる。

【0019】

上記課題を解決するために、本発明の第４の包袋ドキュメントファイル生成装置は、上述した本発明の第２の包袋ドキュメントファイル生成装置において、前記各設定情報セットには、前記包袋ドキュメントファイルを返信用電子メールに添付して端末装置に送信するという送信方法、および端末装置からのダウンロード要求に応じて前記包袋ドキュメントファイルを当該端末装置に直接送信するという送信方法を少なくとも含む複数の送信方法のうちのいずれか１つを選択する旨を定めた送信方法設定情報が含まれ、前記包袋ドキュメントファイル送信手段は、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれる送信方法設定情報に従って前記複数の送信方法のうちの１つを選択し、当該選択に従って前記包袋ドキュメントファイルの端末装置への送信を行うことを特徴とする。

【0020】

本発明の第４の包袋ドキュメントファイル生成装置によれば、利用者は、包袋ドキュメントファイルを、返信用電子メールに添付された形で受信するか、当該装置から直接ダウンロードするかを選択することができる。これにより、包袋ドキュメントファイルを、個々の利用者における包袋ドキュメントファイルの取扱や管理の方法に応じた形態で提供することができる。

【0021】

上記課題を解決するために、本発明の第５の包袋ドキュメントファイル生成装置は、上述した本発明の第１ないし第４のいずれかの包袋ドキュメントファイル生成装置において、前記各設定情報セットには、前記中間ドキュメントファイルにパスワードを設定するか否かを定めたパスワード設定情報が含まれ、前記中間ドキュメントファイル生成手段は、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれるパスワード設定情報が前記中間ドキュメントファイルにパスワードを設定する旨を定めている場合には前記中間ドキュメントファイルにパスワードを設定し、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれるパスワード設定情報が前記中間ドキュメントファイルにパスワードを設定する旨を定めていない場合には前記中間ドキュメントファイルにパスワードを設定しないことを特徴とする。

【0022】

本発明の第５の包袋ドキュメントファイル生成装置によれば、利用者は、包袋ドキュメントファイルにパスワードを設定するか否かを選択することができる。これにより、包袋ドキュメントファイルを、個々の利用者における包袋ドキュメントファイルの取扱や管理の方法に応じた形態で提供することができる。

【0023】

上記課題を解決するために、本発明の第６の包袋ドキュメントファイル生成装置は、上述した本発明の第１ないし第５のいずれかの包袋ドキュメントファイル生成装置において、前記各設定情報セットには、前記データ抽出手段により前記電子メールから抽出されたヘッダの内容および本文の内容を前記中間ドキュメントファイルのページにどのようなレイアウトで記述するかを定めたレイアウト設定情報が含まれ、前記中間ドキュメントファイル生成手段は、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれるレイアウト設定情報に設定されたレイアウトに従って前記ヘッダの内容および前記本文の内容が記述された前記中間ドキュメントファイルを生成することを特徴とする。

【0024】

本発明の第６の包袋ドキュメントファイル生成装置によれば、利用者は、包袋ドキュメントファイルに関する記述のレイアウトを任意に設定することができる。これにより、包袋ドキュメントファイルを、個々の利用者における包袋ドキュメントファイルの取扱や管理の方法に応じた形態で提供することができる。

【0025】

上記課題を解決するために、本発明の第７の包袋ドキュメントファイル生成装置は、上述した本発明の第１ないし第６のいずれかの包袋ドキュメントファイル生成装置において、前記各設定情報セットには、前記第１の情報保存部において前記包袋ドキュメントファイルを保存すべきディレクトリまたはフォルダを定めた保存先設定情報が含まれ、前記包袋ドキュメントファイル保存手段は、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれる保存先設定情報に従って、前記第１の情報保存部において前記包袋ドキュメントファイルを保存すべきディレクトリまたはフォルダを選択し、当該選択したディレクトリまたはフォルダに前記包袋ドキュメントファイルを保存することを特徴とする。

【0026】

本発明の第７の包袋ドキュメントファイル生成装置によれば、利用者は、包袋ドキュメントファイルの保存場所を、管理者が設定した複数の包袋ドキュメントファイルの保存場所から任意に設定することができる。これにより、包袋ドキュメントファイルを、個々の利用者における包袋ドキュメントファイルの取扱や管理の方法に応じた形態で提供することができる。

【0027】

上記課題を解決するために、本発明の第８の包袋ドキュメントファイル生成装置は、上述した本発明の第１ないし第７のいずれかの包袋ドキュメントファイル生成装置において、前記ファイル添付手段は、前記中間ドキュメントファイル生成手段により生成された中間ドキュメントファイルに、前記データ抽出手段により抽出された添付ファイルと、前記電子メール受信手段により受信された電子メールから前記添付ファイルを取り除いた電子メール自体とを添付し、前記各設定情報セットには、中間ドキュメントファイルに添付が許される、添付ファイルのサイズと電子メールから添付ファイルを取り除いた電子メール自体のサイズとの合計の最大値を定めた添付ファイルサイズ設定情報が含まれ、前記ファイル添付手段は、前記データ抽出手段により抽出された添付ファイルのサイズと前記電子メール受信手段により受信された電子メールから前記添付ファイルを取り除いた電子メール自体のサイズとの合計が、前記電子メール受信手段により受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットに含まれる添付ファイルサイズ設定情報に定められた前記最大値以内である場合に限り、前記中間ドキュメントファイル生成手段により生成された中間ドキュメントファイルに、前記データ抽出手段により抽出された添付ファイルと、前記電子メール受信手段により受信された電子メールから前記添付ファイルを取り除いた電子メール自体とを添付することを特徴とする。

【0028】

上記課題を解決するために、本発明の第９の包袋ドキュメントファイル生成装置は、上述した本発明の第１ないし第８のいずれかの包袋ドキュメントファイル生成装置において、前記ファイル添付手段は、前記データ抽出手段により前記電子メールから抽出された添付ファイルに拡張子を追加し、または前記データ抽出手段により前記電子メールから抽出された添付ファイルの拡張子を変更し、当該拡張子が追加または変更された添付ファイルを前記中間ドキュメントファイルに添付することを特徴とする。

【0029】

本発明の第９の包袋ドキュメントファイル生成装置によれば、包袋ドキュメントファイルに添付された添付ファイルが、メールソフトやセキュリティソフト等のフィルタリング機能により閲覧不能となることを防止することができる。

【0030】

上記課題を解決するために、本発明の第１０の包袋ドキュメントファイル生成装置は、上述した本発明の第１ないし第９のいずれかの包袋ドキュメントファイル生成装置において、前記包袋ドキュメントファイルのファイルフォーマットはポータブル・ドキュメント・フォーマット（ＰＤＦ）であることを特徴とする。

【0031】

本発明の第１０の包袋ドキュメントファイル生成装置によれば、包袋ドキュメントファイルのファイルフォーマットとして汎用性の高いポータブル・ドキュメント・フォーマットを採用することにより、包袋ドキュメントファイルの汎用性を高めることができる。

【0032】

上記課題を解決するために、本発明の包袋ドキュメントファイル生成方法は、端末装置から送信され、添付ファイルが添付された電子メールを受信する電子メール受信工程と、前記電子メール受信工程において受信された電子メールから当該電子メールのヘッダおよび本文並びに前記添付ファイルを抽出するデータ抽出工程と、前記データ抽出工程において前記電子メールから抽出されたヘッダの内容および本文の内容を閲覧可能に記述した中間ドキュメントファイルを生成する中間ドキュメントファイル生成工程と、前記中間ドキュメントファイル生成工程において生成された中間ドキュメントファイルに前記データ抽出工程において抽出された添付ファイルを添付するファイル添付工程と、前記ファイル添付工程において添付ファイルが添付された中間ドキュメントファイルにタイムスタンプを付加するタイムスタンプ付加工程と、前記ファイル添付工程において添付ファイルが添付された中間ドキュメントファイルに前記タイムスタンプ付加工程においてタイムスタンプが付加されることで生成された包袋ドキュメントファイルを第１の情報保存部に保存する包袋ドキュメントファイル保存工程とを備え、前記包袋ドキュメントファイルの生成、保存または出力についての所定の設定事項を定めた設定情報のセットである設定情報セットが第２の情報保存部に複数保存され、前記複数の設定情報セットには相互に異なるメールアドレスがそれぞれ割り当てられ、前記電子メール受信工程において受信された電子メールの宛先のメールアドレスと一致するメールアドレスが割り当てられた前記設定情報セットを用いて、前記包袋ドキュメントファイルの生成、保存または出力の処理が行われることを特徴とする。

【0033】

本発明の包袋ドキュメントファイル生成方法によれば、電子データにタイムスタンプを付加するシステムを、一般に広く利用されている電子メールクライアントおよびメールサーバをそのまま利用して実現することができ、当該システムの汎用性を高めることができる。また、本発明の包袋ドキュメントファイル生成方法によれば、利用者は、包袋ドキュメントファイルを得るべく添付ファイルを添付した電子メールを送信する際に、当該電子メールの宛先のメールアドレスを、予め用意された複数のメールアドレスの中から任意の１つのメールアドレスを選んで設定するだけで、当該利用者の要望（受信方法、パスワードの有無、記述のレイアウト、保存場所等）に合致した包袋ドキュメントファイルを得ることができる。このように、利用者は、包袋ドキュメントファイルの設定に関する指定を容易に行うことができる。

【発明の効果】

【0034】

本発明によれば、電子データにタイムスタンプを付加し、これを利用者に提供する装置について、その汎用性を高めることができ、当該装置の導入の容易化、操作の容易化等を図ることができる。また、当該装置について、その適応性を高めることができ、タイムスタンプを付加した電子データを、個々の利用者における電子データの取扱や管理の方法に応じた形態で提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0035】

【図1】本発明の実施形態による包袋ドキュメントファイル生成装置を含む包袋ドキュメントファイル生成システムを示すブロック図である。

【図2】添付ファイルが添付された電子メールの記述的構造の具体例を示す説明図である。

【図3】包袋ドキュメントファイルの記述的構造の具体例を示す説明図である。

【図4】電子メールのデータ構造と包袋ドキュメントファイルのデータ構造を示す説明図である。

【図5】設定情報セットの具体的な設定情報を示す説明図である。

【図6】複数の設定情報セットとこれらにそれぞれ割り当てられたメールアドレスを示す説明図である。

【図7】本発明の実施形態における包袋ドキュメントファイル生成システムの動作の第１の具体例を示すフローチャートである。

【図8】本発明の実施形態における包袋ドキュメントファイル生成システムの動作の第２の具体例を示すフローチャートである。

【図9】添付ファイルが添付された電子メールの記述的構造の他の具体例を示す説明図である。

【図10】本発明の実施形態における包袋ドキュメントファイル生成システムの包袋ドキュメントファイル保存部の構造を示す説明図である。

【発明を実施するための形態】

【0036】

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。

【0037】

（システムの構成）
図１は本発明の実施形態による包袋ドキュメントファイル生成装置を含む包袋ドキュメントファイル生成システムを示している。図１において、包袋ドキュメントファイル生成システム１は、利用者から送信された電子メールおよびそれに添付された添付ファイルを用いて包袋ドキュメントファイルを生成する機能を備えたシステムである。包袋ドキュメントファイルとは、概説すれば、利用者から送信された電子メールおよびそれに添付された添付ファイルを包含したファイルにタイムスタンプを付加したものである。利用者は、例えば、テキストファイル、文書ファイル、画像ファイル、動画ファイル等、様々なファイル（電子データ）を添付ファイルとして電子メールに添付することができ、このような添付ファイルが添付された電子メールを後述する宛先に送信することにより、当該電子メールおよび添付ファイルを包含したファイルにタイムスタンプが付加された包袋ドキュメントファイルを取得することができる。この包袋ドキュメントファイルにより、電子メールに添付した上記ファイルの真正性の証明の容易性および確実性が保証される。なお、何の添付ファイルも添付されていない電子メールを送信すれば、当該電子メールのみを包含したファイルにタイムスタンプが付加された包袋ドキュメントファイルを取得することができる。

【0038】

包袋ドキュメントファイル生成システム１は、端末装置２、メールサーバ５、メインサーバ６およびタイムスタンプ発行サーバ３１を備えている。端末装置２は例えば利用者が職場で利用するパーソナルコンピュータである。端末装置２には、一般に広く普及しているメールソフトがインストールされており、端末装置２はこのメールソフトにより電子メールクライアント３として機能することができる。なお、包袋ドキュメントファイル生成システム１は、実際には複数台の端末装置２を備えている場合が多いが、本実施形態では、説明の便宜上、１台の端末装置２を備えている場合を例にあげる。メールサーバ５は電子メールを配送するためのサーバコンピュータである。メインサーバ６は、本発明の包袋ドキュメントファイル生成装置の具体例であり、後述するように、包袋ドキュメントファイルの生成等に関する種々の機能を備えたサーバコンピュータである。メールサーバ５およびメインサーバ６は例えば利用者または管理者の事業所に設置されている。タイムスタンプ発行サーバ３１は例えばタイムスタンプ局に設置され、タイムスタンプを発行する機能を備えたサーバコンピュータである。

【0039】

端末装置２、メールサーバ５、メインサーバ６およびタイムスタンプ発行サーバ３１はそれぞれコンピュータネットワークを介して図１に示すように接続されている。例えば、端末装置２とメールサーバ５およびメインサーバ６との間は相互にイントラネットを介して接続されている。メインサーバ６とタイムスタンプ発行サーバ３１との間はインターネット等を介して接続されている。

【0040】

メインサーバ６は、メールサーバ５との間で電子メールの送受信を行う電子メールクライアント１１と、包袋ドキュメントファイルを生成する包袋ドキュメントファイル生成部１２と、包袋ドキュメントファイルの端末装置２へのダウンロードに関する制御を行うダウンロード制御部２１と、各種データを保存するデータ保存部２２とを備えている。具体的に説明すると、メインサーバ６は、一般のサーバコンピュータと同様に、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）、記憶装置（例えば半導体記憶素子、ハードディスク等）、入力装置（例えばキーボード、マウス、タッチパッド等）、出力装置（例えばディスプレイ装置等）、通信インタフェース等のハードウェア資源を有している。また、記憶装置には、電子メールクライアント１１、包袋ドキュメントファイル生成部１２およびダウンロード制御部２１としてメインサーバ６を機能させるためのコンピュータプログラムが記憶されている。そして、ＣＰＵがこれらコンピュータプログラムに従って上述した記憶装置、入力装置、出力装置、通信インタフェース等を制御することにより、メインサーバ６は、電子メールクライアント１１、包袋ドキュメントファイル生成部１２およびダウンロード制御部２１として機能する。

【0041】

包袋ドキュメントファイル生成部１２は、メール受信制御部１３、メールデータ抽出部１４、中間ドキュメントファイル生成部１５、ファイル添付部１６、タイムスタンプ付加部１７および包袋ドキュメントファイル出力部１８を備えている。メール受信制御部１３は、メールサーバ５からメインサーバ６の電子メールクライアント１１に取り込むべき電子メールを特定するための情報（例えばメールＩＤおよびパスワード）を電子メールクライアント１１に提供すると共に、電子メールクライアント１１が受信した電子メールごとに、包袋ドキュメントファイルの生成、保存、送信等の設定に用いるべき設定情報セット８１１ないし８１９（図５、図６参照）のうちの１つの設定情報セットを特定する。メールデータ抽出部１４は、メインサーバ６の電子メールクライアント１１により受信された電子メールから当該電子メールのメールヘッダ、メール本文および添付ファイルを抽出する。中間ドキュメントファイル生成部１５は、メールデータ抽出部１４により電子メールから抽出されたメールヘッダの内容およびメール本文の内容を閲覧可能に記述した中間ドキュメントファイルを生成する。ファイル添付部１６は、中間ドキュメントファイル生成部１５により生成された中間ドキュメントファイルにメールデータ抽出部１４により抽出された添付ファイルを添付する。タイムスタンプ付加部１７は、ファイル添付部１６により添付ファイルが添付された中間ドキュメントファイルにタイムスタンプを付加する。包袋ドキュメントファイル出力部１８は、ファイル添付部１６により添付ファイルが添付された中間ドキュメントファイルにタイムスタンプ付加部１７によりタイムスタンプが付加されることで生成された包袋ドキュメントファイルを包袋ドキュメントファイル保存部２４に出力する。このような包袋ドキュメントファイル生成部１２の各部の詳細については、後に図７および図８等を参照しながら説明する。

【0042】

また、データ保存部２２はメインサーバ６の上記記憶装置により実現される。データ保存部２２は、メインサーバ６の電子メールクライアント１１が受信した電子メールおよび当該電子メールクライアント１１から送信すべき電子メールを保存する電子メール保存部２３、包袋ドキュメントファイル生成部１２により生成された包袋ドキュメントファイルを保存する包袋ドキュメントファイル保存部２４、および後述の設定情報セット８１１ないし８１９を保存する設定情報保存部２５を備えている。さらに、データ保存部２２には、包袋ドキュメントファイルの生成過程で生成される中間ドキュメントファイル等を一時保存する記憶領域が設けられている。

【0043】

なお、メインサーバ６の電子メールクライアント１１が電子メール受信手段および包袋ドキュメントファイル送信手段の具体例である。また、メールデータ抽出部１４がデータ抽出手段の具体例であり、中間ドキュメントファイル生成部１５が中間ドキュメントファイル生成手段の具体例である。また、ファイル添付部１６がファイル添付手段の具体例であり、タイムスタンプ付加部１７がタイムスタンプ付加手段の具体例であり、包袋ドキュメントファイル出力部１８が包袋ドキュメントファイル保存手段、包袋ドキュメントファイル送信手段およびリンク情報送信手段の具体例である。さらに、包袋ドキュメントファイル保存部２４が第１の情報保存部の具体例であり、設定情報保存部２５が第２の情報保存部の具体例であり、ダウンロード制御部２１が包袋ドキュメントファイル送信手段の具体例である。

【0044】

（電子メールと包袋ドキュメントファイル）
図２は添付ファイルが添付された電子メールの記述的構造の具体例を示している。図２に示すように、記述的構造の観点から電子メール４１を見ると、電子メール４１には、差出人４２、宛先４３、ＣＣ４４、ＢＣＣ４５、件名４６、添付ファイル名４７およびメール本文４８が記述されている。差出人４２は、当該電子メール４１を送信した利用者のメールアドレスであり、宛先４３は、利用者が設定した当該電子メール４１の送信先のメールアドレスであり、ＣＣ４４およびＢＣＣ４５は、利用者が設定した当該電子メール４１の他の送信先のメールアドレスである。件名４６は、利用者が記述した当該電子メール４１の標題であり、添付ファイル名４７は、添付ファイル４９、５０のファイル名である。メール本文４８は、利用者が記述した当該電子メールの本文である。また、当該電子メール４１には、利用者が指定した複数のファイルがそれぞれ添付ファイル４９、５０として添付されている。

【0045】

図３は包袋ドキュメントファイルの記述的構造の具体例を示している。図３に示す包袋ドキュメントファイル５１は、図２中の電子メール４１および添付ファイル４９、５０を用いて包袋ドキュメントファイル生成部１２により生成されたものである。なお、以下、ある電子メールおよびそれに添付された添付ファイルを用いて包袋ドキュメントファイル生成部１２により包袋ドキュメントファイルが生成された場合、当該電子メールを、包袋ドキュメントファイルの生成の基礎となる（となった）電子メールということがある。

【0046】

記述的構造の観点から包袋ドキュメントファイル５１を見ると、包袋ドキュメントファイル５１には、日付５２、差出人５３、ＣＣ５４、ＢＣＣ５５、件名５６、添付ファイル名５７およびメール本文５８が記述されている。日付５２は、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となった電子メール４１のメール送信時刻（ｄａｔｅ）であり、後述するメールヘッダ７１（図４参照）に記述されている。差出人５３は、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となった電子メール４１を送信した利用者のメールアドレス４２である。ＣＣ５４およびＢＣＣ５５は、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となった電子メール４１の他の送信先のメールアドレス４４、４５である。件名５６は、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となった電子メール４１の標題４６であり、添付ファイル名５７は、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となった電子メール４１に添付された添付ファイル４９、５０のファイル名４７である。メール本文５８は、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となった電子メール４１のメール本文４８である。

【0047】

ここで、図３中の包袋ドキュメントファイル５１の日付５２、差出人５３、ＣＣ５４、ＢＣＣ５５、件名５６、添付ファイル名５７およびメール本文５８の内容は次の通りである。
日付５２：「Ｔｕｅ，２６ Ｏｃｔ ２０１０ ０９：１１：５７ ＋０９００」（２０１０年１０月２６日火曜日９時１１分５７秒）
差出人５３：「[e-mail]」
ＣＣ５４：「[e-mail]」、「[e-mail]」
ＢＣＣ５５：「[e-mail]」
件名５６：「製品○○○の仕様について」
添付ファイル名５７：「部品Ｎｏ．１２３４の設計図」．ＳＦＣ、「耐久性試験の結果とその評価（ＭＭＭ研究所において２０１０年９月３０日実施）．ＤＯＣ」
メール本文５８：「お疲れ様です。製品○○○の仕様を決めるに当たり、（中略）ＲＲＲ株式会社 田中太郎」
なお、図３に示すようにメール本文が長文である場合など、包袋ドキュメントファイル５１における上記記述の全体が１ページに収まらない場合には、包袋ドキュメントファイル５１のページ数は２ページ以上となるが、上記記述の全体が１ページに収まる場合には、包袋ドキュメントファイル５１のページ数は１ページである。

【0048】

さらに、当該包袋ドキュメントファイル５１には、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となった電子メール４１に添付された添付ファイル４９、５０が含まれている。なお、後述するように、端末装置２から送信された電子メールに添付された添付ファイルは、包袋ドキュメントファイルの生成途中で生成される中間ドキュメントファイルに添付され、そして、当該添付ファイルが添付された中間ドキュメントファイルにタイムスタンプを付加することにより包袋ドキュメントファイルとなる。この点から、添付ファイルは、包袋ドキュメントファイルに「添付されている」と表現することもできる。しかしながら、包袋ドキュメントファイルは、上述したように、利用者から送信された電子メールおよびそれに添付された添付ファイルを包含したファイルにタイプスタンプを付加したものであるので、このような包袋ドキュメントファイルの概念に照らし、添付ファイルは、包袋ドキュメントファイルに「含まれている」と表現することとする。

【0049】

図４は電子メールのデータ構造と包袋ドキュメントファイルのデータ構造を、図２中の電子メール４１および図３中の包袋ドキュメントファイル５１を例にあげて示している。図４において、データ構造の観点から電子メール４１を見ると、電子メール４１は、メールヘッダ７１、メール本文７２および添付ファイル４９、５０を備えている。メールヘッダ７１には、図２に示す差出人４２、宛先４３、ＣＣ４４、ＢＣＣ４５、件名４６および添付ファイル名４７等が含まれている。なお、包袋ドキュメントファイル生成システム１は、標準化された、または一般化したデータ構造を有する電子メールを取り扱うことができる。

【0050】

一方、包袋ドキュメントファイル５１は、ヘッダ記述データ７４、本文記述データ７５、添付ファイルデータ７６、属性データ７７、およびタイムスタンプデータ７８を備えている。ヘッダ記述データ７４は、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となる電子メール４１のメールヘッダ７１に含まれる内容を、後述する設定情報セット８１１ないし８１９のいずれかに含まれる設定情報に基づいて形式的に編集したデータであり、その実質的な内容はメールヘッダ７１の内容と同じである。本文記述データ７５は、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となる電子メール４１のメール本文７２に含まれる内容を、後述する設定情報セット８１１ないし８１９のいずれかに含まれる設定情報に基づいて形式的に編集したデータであり、その実質的な内容はメール本文７２の内容と同じである。また、添付ファイルデータ７６には、添付ファイル４９、５０および電子メール自体７９が含まれている。添付ファイルデータ７６に含まれている添付ファイル４９、５０は、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となる電子メール４１に添付された添付ファイル４９、５０と同一である。添付ファイルデータ７６に含まれている電子メール自体７９は、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となる電子メール４１から添付ファイル４９、５０を除いたものと同一である。なお、添付ファイル４９、５０が添付された状態のままの電子メール４１を電子メール自体７９に含めるようにしてもよい。また、属性データ７７には、包袋ドキュメントファイル５１のタイトル、サブタイトル、作成者、キーワード等が含まれている。また、タイムスタンプデータ７８にはタイムスタンプトークンが含まれ、タイムスタンプトークンには、後述する中間ドキュメントファイルのハッシュ値と、包袋ドキュメントファイル５１が生成された年月日時分秒を示す時刻情報とが暗号化されて含まれている。

【0051】

ここで、包袋ドキュメントファイルのファイルフォーマットとして、ポータブル・ドキュメント・フォーマット（ＰＤＦ）を採用することが望ましい。これにより、包袋ドキュメントファイルの汎用性を高めることができる。なお、包袋ドキュメントファイルのファイルフォーマットとして、汎用性が高く、または広く普及している他のファイルフォーマットを採用してもよい。

【0052】

（設定情報セット）
図５は設定情報セット８１１中の具体的な設定情報を示している。図５において、設定情報セット８１１は、包袋ドキュメントファイルについての種々の設定事項を定めた複数の設定情報のセットないし集まりである。設定情報セット８１１は、メインサーバ６におけるデータ保存部２２の設定情報保存部２５に保存されている。設定情報セット８１１は、包袋ドキュメントファイル５１の生成、保存、送信等を行うときに包袋ドキュメントファイル生成部１２により用いられる。

【0053】

設定情報セット８１１には、電子メールの受信に関する設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．１−１〜１−３）が含まれている。電子メールの受信に関する設定情報には、電子メールクライアント１１がメールサーバ５にアクセスする際に用いるメールアドレス、ログインＩＤ、ログインパスワード等が含まれている。また、設定情報セット８１１には、端末装置２から送信された電子メールのメールヘッダの内容、メール本文の内容、および添付ファイル名を中間ドキュメントファイルのページにどのようなレイアウトで記述するかを定めたレイアウト設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．２−１〜４−５、５−２〜５−５）が含まれている。図３に示す包袋ドキュメントファイル５１を例にあげると、レイアウト設定情報には、日付５２、差出人５３、ＣＣ５４、ＢＣＣ５５、件名５６、添付ファイル名５７、メール本文５８の記述に用いる文字のエンコード、フォントタイプ、フォントサイズ等を設定する情報、さらには、日付５２、差出人５３、ＣＣ５４、ＢＣＣ５５、件名５６および添付ファイル名５７の見出しの表示位置、内容の表示位置、表示間隔等を設定する情報と、メール本文５８の内容の表示位置、表示間隔等を設定する情報が含まれている。また、設定情報セット８１１には、包袋ドキュメントファイルに含ませることができる添付ファイルのサイズの合計の最大値を定めた添付ファイルサイズ設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．５−１）が含まれている。また、設定情報セット８１１には、包袋ドキュメントファイルの属性データに関する設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．６−１〜６−４）が含まれている。また、設定情報セット８１１には、中間ドキュメントファイルにパスワードを設定するか否かを定めたパスワード設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．７−１）が含まれている。さらに、設定情報セット８１１には、包袋ドキュメントファイルにパスワードを設定する場合に用いるユーザーパスワードおよびオーナーパスワード（図５中の設定情報項目Ｎｏ．７−２および７−３）が含まれている。また、設定情報セット８１１には、後述する拡張子追加処理に関する設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．７−４および７−５）が含まれている。また、設定情報セット８１１には、タイムスタンプトークンを取得するためにタイムスタンプ発行サーバ３１と通信を行うための設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．８−１〜８−１０）が含まれている。また、設定情報セット８１１には、包袋ドキュメントファイルを返信用電子メールに添付して端末装置２に送信するか、それとも端末装置２からのダウンロード要求に応じて包袋ドキュメントファイルを端末装置２に直接送信するかの選択を定めた送信方法設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．９−１）が含まれている。また、設定情報セット８１１には、包袋ドキュメントファイル生成部１２により生成された包袋ドキュメントファイルを保存すべき、包袋ドキュメントファイル保存部２４におけるディレクトリまたはフォルダを定めた保存先設定情報（設定情報項目Ｎｏ．９−２）が含まれている。また、設定情報セット８１１には、システム管理に関する設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．１０−１および１０−２）が含まれている。以上のほかにも、設定情報セット８１１には、種々の設定情報が含まれている。

【0054】

図６は複数の設定情報セット８１１ないし８１９とこれらにそれぞれ割り当てられたメールアドレスを示している。図６に示すように、設定情報保存部２５には複数の設定情報セット８１１ないし８１９が保存されている。それぞれの設定情報セット８１１ないし８１９間において、設定情報の項目（設定可能な設定情報の種類、図５参照）は共通している。しかしながら、それぞれの設定情報セット８１１ないし８１９間において、各設定情報の設定値を異ならせることができる。例えば、複数の設定情報セット８１１ないし８１９のそれぞれには、中間ドキュメントファイルにパスワードを設定するか否かを定めた設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．７−１）が含まれている。複数の設定情報セット８１１ないし８１９のうち、設定情報セット８１１には、例えば中間ドキュメントファイルにパスワードを設定する旨の設定値「１」を当該設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．７−１）の設定値として含ませることができ、設定情報セット８１２には、中間ドキュメントファイルにパスワードを設定しない旨の設定値「０」を当該設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．７−１）の設定値として含ませることができる。包袋ドキュメントファイル生成部１２は、設定情報セット８１１を用いて包袋ドキュメントファイルを生成するときには中間ドキュメントファイルにパスワードを設定し、一方、設定情報セット８１２を用いて包袋ドキュメントファイルを生成するときには中間ドキュメントファイルにパスワードを設定しない。

【0055】

また、複数の設定情報セット８１１ないし８１９のそれぞれには、互いに異なるメールアドレスが割り当てられている。例えば、図６に示すように、設定情報セット８１１には、「[e-mail]」というメールアドレスが割り当てられ、設定情報セット８１２には、「[e-mail]」というメールアドレスが割り当てられている。図５に示すように、例えば設定情報セット８１１に割り当てられたメールアドレスは、設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．１−１）として当該設定情報セット８１１に含まれている。この点は設定情報セット８１２ないし８１９についても同様である。また、メインサーバ６の電子メールクライアント１１は、複数の設定情報セット８１１ないし８１９にそれぞれ割り当てられたメールアドレスが宛先として記述された電子メールをメールサーバ５から受信する。また、利用者が、電子メールの宛先のメールアドレスとして例えば「[e-mail]」と記述し、当該電子メールを端末装置２から送信すると、当該電子メールを受信した包袋ドキュメントファイル生成部１２は、「[e-mail]」というメールアドレスが割り当てられた設定情報セット８１１を用いて包袋ドキュメントファイルの生成、保存、送信等を行う。一方、利用者が、電子メールの宛先のメールアドレスとして例えば「[e-mail]」と記述し、当該電子メールを端末装置２から送信すると、当該電子メールを受信した包袋ドキュメントファイル生成部１２は、「[e-mail]」というメールアドレスが割り当てられた設定情報セット８１２を用いて包袋ドキュメントファイルの生成、保存、送信等を行う。

【0056】

各設定情報セット８１１ないし８１９は、管理者により事前に設定され、設定情報保存部２５に保存されている。設定情報セットを何個設定するか、各設定情報セットにおける各設定情報の値をどのように設定するか、それぞれの設定情報セットにどのようなメールアドレスを割り当てるかは、管理者が任意に設定することができる。

【0057】

（システムの動作：メール返信）
図７は包袋ドキュメントファイル生成システム１の動作の第１の具体例を示している。これより、包袋ドキュメントファイル生成システム１の動作を、図２中の電子メール４１を用いて包袋ドキュメントファイル５１を生成する場合を例にあげて説明する。また、包袋ドキュメントファイル５１にパスワードを設定し、包袋ドキュメントファイル５１を返信メールに添付して返信する場合を例にあげる。

【0058】

図７において、利用者は、端末装置２を操作して電子メール４１を作成し、その電子メール４１に、真正性の証明の容易性および確実性の保証を獲得したい例えば２つのファイルを添付ファイル４９、５０として添付する。また、利用者は、事前に設定され、メインサーバ６の設定情報保存部２５に保存された複数の設定情報セット８１１ないし８１９にそれぞれ割り当てられた複数のメールアドレスの中から、任意のメールアドレス、例えば設定情報セット８１１に割り当てられた「[e-mail]」を選択し、当該選択したメールアドレスを電子メール４１の宛先４３として記述する（ステップＳ１）。そして、利用者は電子メール４１を送信すべき旨の指示を端末装置２に与える。これに応じ、端末装置２の電子メールクライアント３は、電子メール４１の宛先４３として記述されたメールアドレス宛に、電子メール４１を送信する（ステップＳ２）。そして、端末装置２から送信された電子メール４１は、メールサーバ５により受信され（ステップＳ３）、メールサーバ５の内部に設けられた記憶装置に保存される（ステップＳ４）。

【0059】

メインサーバ６は、設定情報セット８１１ないし８１９にそれぞれ割り当てられた複数のメールアドレス宛に送信された電子メールの自己への送信を所定の設定間隔により周期的ないし定期的に要求している（ステップＳ５）。メールサーバ５はこの要求に応じて、上記複数のメールアドレス宛に送信された電子メールをメインサーバ６に送信し、メインサーバ６は当該電子メールを受信する。

【0060】

これについて具体的に説明すると、メインサーバ６において、メール受信制御部１３は、設定情報セット８１１ないし８１９に含まれているメールアドレス、ログインＩＤおよびログインパスワード（図５中の設定情報項目Ｎｏ．１−１〜１−３）を設定情報保存部２５から読み取る。例えば、図６に示すように、設定情報保存部２５には９つの設定情報セット８１１ないし８１９が保存されているので、９組のメールアドレス、ログインＩＤおよびログインパスワードがメール受信制御部１３により設定情報保存部２５から読み取られる。続いて、メール受信制御部１３はこれら９組のメールアドレス、ログインＩＤおよびログインパスワードを同時に、または順次に電子メールクライアント１１に送る。続いて、電子メールクライアント１１は、メール受信制御部１３から受け取った９組のメールアドレス、ログインＩＤおよびログインパスワードを用いて、設定情報セット８１１ないし８１９にそれぞれ割り当てられた９つのメールアドレス宛に送信された電子メールの自己への送信をメールサーバ５に要求する。この要求に応じ、メールサーバ５は、上記９つのメールアドレスのうちのいずれかのメールアドレス宛に送信された電子メールがある場合には、その電子メールをメインサーバ６の電子メールクライアント１１に送信する。そして、電子メールクライアント１１は当該電子メールを受信し、当該受信した電子メールを電子メール保存部２３に保存する。なお、電子メールクライアント１１がメールサーバ５から複数の電子メールを受信した場合には、当該複数の電子メールを電子メール保存部２３に保存する。

【0061】

上記ステップＳ４において、メールサーバ５の内部に設けられた記憶装置には、設定情報セット８１１に割り当てられたメールアドレス宛に端末装置２から送信された電子メール４１（すなわち、宛先４３としてメールアドレス「[e-mail]」が記述された電子メール４１）が保存されているので、メールサーバ５は、ステップＳ５におけるメインサーバ６の電子メールクライアント１１からの要求に応じて、この電子メール４１を電子メールクライアント１１に送信する。そして、電子メールクライアント１１は当該電子メール４１を受信し、当該受信した電子メール４１を電子メール保存部２３に保存する。なお、ここでは、電子メールクライアント１１がメールサーバ５から１つの電子メール４１のみを受信したものとする。

【0062】

続いて、メール受信制御部１３は、当該受信した電子メール４１の宛先４３として記述されたメールアドレスが割り当てられた設定情報セット８１１を、包袋ドキュメントファイルの生成、保存、送信等についての設定に用いる設定情報セットとして特定する（ステップＳ６）。

【0063】

続いて、メインサーバ６のメールデータ抽出部１４が、受信された電子メール４１から、メールヘッダ７１、メール本文７２および添付ファイル４９、５０を抽出する（ステップＳ７）。続いて、メインサーバ６の中間ドキュメントファイル生成部１５が、当該抽出されたメールヘッダ７１およびメール本文７２を用いて中間ドキュメントファイルを生成する（ステップＳ８）。

【0064】

すなわち、中間ドキュメントファイル生成部１５は、当該抽出されたメールヘッダ７１に含まれる内容を、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１に含まれる設定情報（例えば図５中の設定情報項目Ｎｏ．３−１〜３−６）に基づいて形式的に編集することによりヘッダ記述データ７４を生成する。また、中間ドキュメントファイル生成部１５は、当該抽出されたメール本文７２に含まれる内容を、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１に含まれる設定情報（例えば図５中の設定情報項目Ｎｏ．４−１〜４−５）に基づいて形式的に編集することにより本文記述データ７５を生成する。さらに、中間ドキュメントファイル生成部１５は、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１に含まれる設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．６−１〜６−４、２−１）に基づいて、中間ドキュメントファイルの属性データ、ページレイアウト等を設定する。

【0065】

続いて、メインサーバ６のファイル添付部１６が、ステップＳ７で電子メール４１から抽出した添付ファイル４９、５０と、電子メール自体７９（電子メール４１から添付ファイル４９、５０を取り除いたもの）を中間ドキュメントファイルに添付する（ステップＳ９）。ここで、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１には、中間ドキュメントファイルに添付が許される添付ファイルのサイズの合計の最大値を定めた設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．５−１）が含まれている。ステップＳ９において、ファイル添付部１６は、添付ファイル４９、５０および電子メール自体７９のサイズの合計が、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１に含まれる当該設定情報に定められた添付ファイルのサイズの合計の最大値以内であるかを判断し、添付ファイル４９、５０および電子メール自体７９のサイズの合計が、当該設定情報に定められた添付ファイルのサイズの合計の最大値以内である場合には、添付ファイル４９、５０および電子メール自体７９の中間ドキュメントファイルへの添付を許可する。一方、添付ファイル４９、５０および電子メール自体７９のサイズの合計が、当該設定情報に定められた添付ファイルのサイズの合計の最大値以内でない場合には、包袋ドキュメントファイル生成部１２は、中間ドキュメントファイルの生成を中止し、その旨を利用者に通知する返信メールを作成し、当該返信メールをメインサーバ６の電子メールクライアント１１に送る。そして、当該返信メールは端末装置２に送信される。これにより、利用者は包袋ドキュメントファイル５１が生成されなかったことを知ることができる。なお、後述するように、このような添付ファイルサイズエラーが生じた場合に、管理者に管理者用通知メールを送信するようにしてもよい。

【0066】

続いて、中間ドキュメントファイル生成部１５が、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１に含まれる設定情報に基づいて、中間ドキュメントファイルのセキュリティに関する設定を行う（ステップＳ１０）。すなわち、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１には、中間ドキュメントファイルにパスワードを設定するか否かを定めた設定情報、ユーザーパスワードおよびオーナーパスワード（図５中の設定情報項目Ｎｏ．７−１〜７−３）が含まれている。ここで、当該設定情報セット８１１において、中間ドキュメントファイルにパスワードを設定するか否かを定めた設定情報の設定値が、中間ドキュメントファイルにパスワードを設定すべきことを示す設定値「１」であったとする。この場合には、中間ドキュメントファイル生成部１５は、当該設定情報セット８１１に含まれているユーザーパスワードおよびオーナーパスワードを中間ドキュメントファイルに設定する。その後、当該中間ドキュメントファイルは、メインサーバ６のデータ保存部２２に一時保存される（ステップＳ１１）。なお、このように中間ドキュメントファイルにユーザーパスワードおよびオーナーパスワードを設定した場合には、当該中間ドキュメントファイルにタイムスタンプの付加等を行うことによって生成される包袋ドキュメントファイルにも、ユーザーパスワードおよびオーナーパスワードが設定されることになる。

【0067】

続いて、メインサーバ６のタイムスタンプ付加部１７が、ステップＳ１１でデータ保存部２２に一時保存された中間ドキュメントファイルを読み取る。続いて、タイムスタンプ付加部１７は、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１に含まれるユーザーパスワードおよびオーナーパスワードを読み取り、これら読み取ったユーザーパスワードおよびオーナーパスワードを用いて、上記読み取った中間ドキュメントファイルを開く（ステップＳ１２）。続いて、タイムスタンプ付加部１７は、当該中間ドキュメントファイルのハッシュ値を算出する（ステップＳ１３）。

【0068】

続いて、タイムスタンプ付加部１７は、タイムスタンプ局に設置されたタイムスタンプ発行サーバ３１とメインサーバ６との間の通信を確立し、ステップＳ１３で算出したハッシュ値およびタイムスタンプ発行要求をタイムスタンプ発行サーバ３１に送信する（ステップＳ１４）。

【0069】

これに応じ、タイムスタンプ発行サーバ３１はタイムスタンプを発行する（ステップＳ１５）。すなわち、タイムスタンプ発行サーバ３１は、メインサーバ６から受信したハッシュ値と、現在年月日時分秒を示す時刻情報とを結合させたものをタイムスタンプ局の秘密鍵で暗号化（電子署名）することによりタイムスタンプトークンを生成し、当該タイムスタンプトークンをメインサーバ６に返信する。

【0070】

続いて、メインサーバ６において、タイムスタンプ付加部１７は、タイムスタンプ発行サーバ３１から発行されたタイムスタンプを中間ドキュメントファイルに付加する。具体的には、タイムスタンプ付加部１７は、タイムスタンプ発行サーバ３１からタイムスタンプトークンを受信し、このタイムスタンプトークンをタイムスタンプデータ７８として中間ドキュメントファイルに埋め込む（ステップＳ１６）。これにより、電子メール４１に基づく包袋ドキュメントファイル５１が完成する。

【0071】

続いて、メインサーバ６の包袋ドキュメントファイル出力部１８が、当該包袋ドキュメントファイル５１を包袋ドキュメントファイル保存部２４に保存する（ステップＳ１７）。このとき、包袋ドキュメントファイル出力部１８は、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１に含まれる設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．９−２）に基づいて、包袋ドキュメントファイル５１を保存すべきフォルダ（またはディレクトリ）を特定し、当該フォルダ内に包袋ドキュメントファイル５１を保存する。なお、包袋ドキュメントファイルの保存については後に詳述する。

【0072】

続いて、包袋ドキュメントファイル出力部１８は、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１に含まれる設定情報に基づいて、包袋ドキュメントファイル５１を利用者の端末装置２に向けて送信する方法を選択する。すなわち、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１には、返信メールへの包袋ドキュメントファイルの添付の有無を定めた設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．９−１）が含まれている。ここで、当該設定情報セット８１１において、返信メールへの包袋ドキュメントファイルの添付の有無を定めた設定情報の設定値が、返信メールへの包袋ドキュメントファイルの添付を行うべきことを示す設定値「１」であったとする。この場合には、包袋ドキュメントファイル出力部１８は、返信メールを生成し、当該返信メールに包袋ドキュメントファイル５１を添付し、包袋ドキュメントファイル５１が添付された返信メールを、メインサーバ６の電子メールクライアント１１に送る。この包袋ドキュメントファイル５１が添付された返信メールは、電子メールクライアント１１によりメールサーバ５に送信される（ステップＳ１８）。さらに、包袋ドキュメントファイル５１が添付された当該返信メールは、メールサーバ５により受信され（ステップＳ１９）、メールサーバ５内の記憶装置に保存される（ステップＳ２０）。端末装置２の電子メールクライアント３は、メールサーバ５に対し、事前に設定されたメールアドレスが宛先として記述された電子メールの自己への送信を所定の設定間隔により周期的に要求している。メールサーバ５はこの要求に応じて、包袋ドキュメントファイル５１が添付された上記返信メールを端末装置２に送信し、端末装置２の電子メールクライアント３は、包袋ドキュメントファイル５１が添付された当該返信メールを受信する（ステップＳ２１）。これにより、利用者は、包袋ドキュメントファイル５１を取得することができる。

【0073】

（システムの動作：ダウンロード）
図８は包袋ドキュメントファイル生成システム１の動作の第２の具体例を示し、図９は、この第２の具体例における包袋ドキュメントファイルの生成の基礎となる電子メールを示している。図８に示す具体例は、図９中の電子メール９１を用いて包袋ドキュメントファイルを生成する場合である。図８に示す具体例では、図７に示す具体例と異なり、包袋ドキュメントファイルにパスワードを設定せず、利用者からのダウンロード要求に応じて包袋ドキュメントファイルをメインサーバ６から端末装置２に直接送信する場合を例にあげる。

【0074】

図８において、利用者は端末装置２を操作し、電子メール９１を作成し、この電子メール９１に添付ファイル９２を添付する。このとき、利用者は、事前に設定され、メインサーバ６の設定情報保存部２５に保存された複数の設定情報セット８１１ないし８１９にそれぞれ割り当てられた複数のメールアドレスの中から、任意のメールアドレス、例えば「[e-mail]」を選択し、当該選択したメールアドレスを電子メール９１の宛先４３として記述する（ステップＳ３１）。そして、利用者は電子メール９１を送信すべき旨の指示を端末装置２に与える。これに応じ、端末装置２の電子メールクライアント３は、電子メール９１の宛先４３として記述されたメールアドレス宛に、電子メール９１を送信する（ステップＳ３２）。そして、端末装置２から送信された電子メール９１は、メールサーバ５により受信され（ステップＳ３３）、メールサーバ５の内部に設けられた記憶装置に保存される（ステップＳ３４）。

【0075】

メインサーバ６は、設定情報セット８１１ないし８１９にそれぞれ割り当てられた複数のメールアドレス宛に送信された電子メールの自己への送信を所定の設定間隔により周期的ないし定期的に要求している（ステップＳ３５）。メールサーバ５はこの要求に応じて、上記複数のメールアドレス宛に送信された電子メールをメインサーバ６に送信し、メインサーバ６は当該電子メールを受信する。すなわち、上述した図７中のステップＳ５と同様に、メインサーバ６において、メール受信制御部１３は、９つの設定情報セット８１１ないし８１９に含まれているメールアドレス、ログインＩＤおよびログインパスワード（図５中の設定情報項目Ｎｏ．１−１〜１−３）を設定情報保存部２５から読み取り、これら９組のメールアドレス、ログインＩＤおよびログインパスワードを同時または順次に電子メールクライアント１１に送る。続いて、電子メールクライアント１１は、メール受信制御部１３から受け取った９組のメールアドレス、ログインＩＤおよびログインパスワードを用いて、設定情報セット８１１ないし８１９にそれぞれ割り当てられた９つのメールアドレス宛に送信された電子メールの自己への送信をメールサーバ５に要求する。

【0076】

上記ステップＳ３４において、メールサーバ５の内部に設けられた記憶装置には、設定情報セット８１２に割り当てられたメールアドレス宛に端末装置２から送信された電子メール９１（すなわち、宛先４３としてメールアドレス「[e-mail]」が記述された電子メール９１）が保存されているので、メールサーバ５は、ステップＳ３５におけるメインサーバ６の電子メールクライアント１１からの要求に応じて、この電子メール９１を電子メールクライアント１１に送信する。そして、電子メールクライアント１１は当該電子メール９１を受信し、当該受信した電子メール９１を電子メール保存部２３に保存する。なお、この具体例では、電子メールクライアント１１がメールサーバ５から１つの電子メール９１のみを受信したものとする。

【0077】

続いて、メール受信制御部１３は、当該受信した電子メール９１の宛先４３として記述されたメールアドレスが割り当てられた設定情報セット８１２を、包袋ドキュメントファイルの生成、保存、送信等についての設定に用いる設定情報セットとして特定する（ステップＳ３６）。

【0078】

続いて、図７に示すステップＳ７と同様に、メインサーバ６において、メールデータ抽出部１４が、受信された電子メール９１から、メールヘッダ、メール本文および添付ファイル９２を抽出する（ステップＳ３７）。続いて、ステップＳ３６で特定された設定情報セット８１２に含まれる設定情報に基づいて、中間ドキュメントファイル生成部１５が、図７に示すステップＳ８およびＳ９と同様に、電子メール９１から抽出されたメールヘッダおよびメール本文を用いて中間ドキュメントファイルを生成し、さらに、ファイル添付部１６が、電子メール９１から抽出した添付ファイル９２と、電子メール自体（電子メール９１から添付ファイル９２を取り除いたもの）を当該中間ドキュメントファイルに添付する（ステップＳ３８およびＳ３９）。

【0079】

続いて、中間ドキュメントファイル生成部１５が、ステップＳ３６で特定された設定情報セット８１２に含まれる設定情報に基づいて、中間ドキュメントファイルのセキュリティに関する設定を行う。ここで、ステップＳ３６で特定された設定情報セット８１２には、中間ドキュメントファイルにパスワードを設定するか否かを定めた設定情報の設定値が、中間ドキュメントファイルにパスワードを設定しないことを示す設定値「０」であったとする。この場合には、中間ドキュメントファイル生成部１５は、当該中間ドキュメントファイルにいずれのパスワードも設定しない（ステップＳ４０）。その後、当該中間ドキュメントファイルは、メインサーバ６のデータ保存部２２に一時保存される（ステップＳ４１）。

【0080】

続いて、メインサーバ６のタイムスタンプ付加部１７が、ステップＳ４２でデータ保存部２２に一時保存された中間ドキュメントファイルを読み取り、上記読み取った中間ドキュメントファイルを開く（ステップＳ４２）。そして、タイムスタンプ付加部１７は、図７に示すステップＳ１３〜Ｓ１６と同様に、当該中間ドキュメントファイルにタイムスタンプを付加する（ステップＳ４３〜Ｓ４６）。これにより、電子メール９１に基づく包袋ドキュメントファイルが完成する。続いて、包袋ドキュメントファイル出力部１８が、図７に示すステップＳ１７と同様に、当該包袋ドキュメントファイルを包袋ドキュメントファイル保存部２４に保存する（ステップＳ４７）。

【0081】

続いて、包袋ドキュメントファイル出力部１８は、ステップＳ３６で特定された設定情報セット８１２に含まれる設定情報に基づいて、包袋ドキュメントファイルを利用者の端末装置２に向けて送信する方法を選択する。ここで、当該設定情報セット８１２において、返信メールへの包袋ドキュメントファイルの添付の有無を定めた設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．９−１）の設定値が、返信メールへの包袋ドキュメントファイルの添付を行わないことを示す設定値「０」であったとする。この場合には、包袋ドキュメントファイル出力部１８は返信メールを生成し、電子メール９１に基づく包袋ドキュメントファイルをこの返信メールに添付せずに、当該返信メールをメインサーバ６の電子メールクライアント１１に送る。この返信メールには、電子メール９１に基づく包袋ドキュメントファイルが生成されたことを通知するメッセージと、当該包袋ドキュメントファイルをダウンロードするウェブページへリンクするためのリンク情報が記述されている。リンク情報は例えば当該包袋ドキュメントファイルをダウンロードするためのウェブページのＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）である。包袋ドキュメントファイル出力部１８により送られた返信メールは、電子メールクライアント１１によりメールサーバ５に送信される（ステップＳ４８）。さらに、当該返信メールは、メールサーバ５により受信され（ステップＳ４９）、メールサーバ５内の記憶装置に保存された後（ステップＳ５０）、端末装置２の電子メールクライアント３からの要求に応じて、端末装置２に送信され、端末装置２の電子メールクライアント３により受信される（ステップＳ５１）。これにより、利用者は、この返信メールを読むことにより、電子メール９１に基づく包袋ドキュメントファイルが生成されたことを知ることができる。

【0082】

ここで、メインサーバ６はウェブサーバとしての機能を有している。利用者は、端末装置２にインストールされているウェブブラウザを操作してメインサーバ６にアクセスすることにより包袋ドキュメントファイルのダウンロードおよび閲覧を行うことができる。ステップＳ５１において端末装置２により受信された返信メールには、電子メール９１に基づく包袋ドキュメントファイルをダウンロードするためのウェブページのＵＲＬが記述されている。利用者が、この返信メールを電子メールクライアント３により開き、当該返信メール中のＵＲＬをマウスでクリックすると、電子メールクライアント３と連携して動作するウェブブラウザが起動し、このウェブブラウザが当該ＵＲＬの指し示すウェブページにアクセスする。これにより、当該利用者の端末装置２のディスプレイ装置には、ダウンロード画面が表示される。ダウンロード画面には電子メール９１に基づく包袋ドキュメントファイルのダウンロードの開始を指示するボタン等が設けられている。利用者が端末装置２を操作し、ダウンロードの開始を指示するボタンをマウスでクリックすると、端末装置２からメインサーバ６にダウンロード要求が送信される（ステップＳ５２）。メインサーバ６がこのダウンロード要求を受信すると、メインサーバ６のダウンロード制御部２１が、データ保存部２２の包袋ドキュメントファイル保存部２４に保存された、電子メール９１に基づく包袋ドキュメントファイルを読み取り、これを端末装置２に送信する（ステップＳ５３）。そして、端末装置２は当該包袋ドキュメントファイルを受信する（ステップＳ５４）。これにより、利用者は、電子メール９１に基づく包袋ドキュメントファイルを取得することができる。このように、返信メールに包袋ドキュメントファイルをダウンロードするためのウェブページのＵＲＬを記述することにより、利用者は、自らが包袋ドキュメントファイル生成システム１に生成を依頼した包袋ドキュメントファイルを簡単な操作でダウンロードすることができる。すなわち、当該包袋ドキュメントファイルをダウンロードするために、ウェブブラウザを操作してダウンロードページを探す手間や、メインサーバ６に多数保存された包袋ドキュメントファイルの中から所望の包袋ドキュメントファイルを選び出す手間を省くことができる。

【0083】

なお、上記返信メールには、電子メール９１に基づく包袋ドキュメントファイルを閲覧するためのウェブページへのリンク情報（例えば当該ウェブページのＵＲＬ）を記述してもよい。これにより、利用者は、電子メール９１に基づく包袋ドキュメントファイルを簡単な操作で閲覧することができる。例えば包袋ドキュメントファイルの確認をする必要があるだけの場合には、当該包袋ドキュメントファイルをダウンロードしなくても、当該包袋ドキュメントファイルの内容を見ることができるので、当該包袋ドキュメントファイルのダウンロードにより、利用者の端末装置２内の記憶装置の使用容量が増加するのを防ぐことができる。

【0084】

以上、説明した通り、本発明の実施形態による包袋ドキュメントファイル生成システム１によれば、端末装置２からメールサーバ５を介して送信された電子メールからメールヘッダ、メール本文および添付ファイルを抽出し、これらを用いて包袋ドキュメントファイルを自動的に生成し、利用者に提供することができる。これにより、利用者は、一般に広く利用されている電子メールクライアントを利用し、タイムスタンプを付加したいファイルを電子メールに添付して送信すれば、タイプスタンプが付加された包袋ドキュメントファイルを取得することができる。したがって、端末装置２に既にインストールされている電子メールクライアントおよびメールサーバをそのまま利用することができるので、利用者が今まで利用してきた既存の事務処理環境に、包袋ドキュメントファイル生成システム１を容易に導入することができる。

【0085】

また、本発明の実施形態による包袋ドキュメントファイル生成システム１によれば、利用者が、電子メールの宛先として選択したメールアドレスが割り当てられた設定情報セット８１１ないし８１９に基づいて包袋ドキュメントファイルの生成、保存、送信等を行うので、利用者の要望に合致した形態の包袋ドキュメントファイルを、当該利用者の要望に合致した情報伝送経路を介して提供することができる。さらに、利用者が電子メールの宛先として当該電子メールに記述したメールアドレスにより設定情報セット８１１ないし８１９のうちのいずれかが自動的に特定されるので、利用者は、包袋ドキュメントファイルに関する設定を電子メールの宛先のメールアドレスを選択するだけで終えることができ、包袋ドキュメントファイルに関する設定をきわめて容易に行うことができる。

【0086】

（拡張子追加処理）
本発明の実施形態による包袋ドキュメントファイル生成システム１は、包袋ドキュメントファイルに含ませる添付ファイルの拡張子を変更し、または新たな拡張子を追加する機能を備えている。これにより、包袋ドキュメントファイルに含まれた添付ファイルが、メールソフトやセキュリティソフト、ドキュメントファイル閲覧ソフト等のフィルタリング機能により閲覧不能または保存不能となることを防止することができる。

【0087】

例えば、図７に示すように、包袋ドキュメントファイル５１を生成する過程のステップＳ９において、中間ドキュメントファイルに添付ファイル４９、５０を添付するとき、メインサーバ６のファイル添付部１６は、例えば添付ファイル４９の拡張子が、拡張子追加処理を適用すべき拡張子か否かを判断する。拡張子追加処理を適用すべき拡張子は、メールソフトやセキュリティソフト、ドキュメントファイル閲覧ソフト等のフィルタリング機能により閲覧不能または保存不能となる可能性のある拡張子（例えば「ｅｘｅ」、「ｃｏｍ」、「ｂａｔ」、「ｚｉｐ」等）であり、設定情報セット８１１中の設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．７−４）として事前に定められている（設定情報セット８１２ないし８１９においても同様）。そして、添付ファイル４９の拡張子が、拡張子追加処理を適用すべき拡張子である場合には、ファイル添付部１６は、添付ファイル４９に新たな拡張子を追加する。この新たな拡張子は、メールソフトやセキュリティソフト、ドキュメントファイル閲覧ソフト等のフィルタリング機能により閲覧不能または保存不能となる可能性のない拡張子（例えば「ａａａ」等）であり、設定情報セット８１１中の設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．７−５）として事前に定められている（設定情報セット８１２ないし８１９においても同様）。一方、添付ファイル４９の拡張子が、拡張子追加処理を適用すべき拡張子でない場合には、ファイル添付部１６は、添付ファイル４９に新たな拡張子を追加しない。添付ファイル５０についても同様の処理が行われる。

【0088】

例えば、添付ファイルのファイル名が「ａｂｃｄ．ｅｘｅ」の場合、拡張子追加処理により当該添付ファイルに例えば拡張子「ａａａ」を追加すると、添付ファイルのファイル名は「ａｂｃｄ．ｅｘｅ．ａａａ」となる。なお、添付ファイルの拡張子が拡張子追加処理を適用すべき拡張子である場合に、当該添付ファイルに新たな拡張子を追加するのではなく、当該添付ファイルの拡張子を他の拡張子に変更してもよい。この場合、上記添付ファイルの拡張子を「ａａａ」を変更することにより、上記添付ファイルのファイル名は「ａｂｃｄ．ａａａ」となる。また、他の拡張子に変更したときには、例えば、包袋ドキュメントファイルの添付ファイル名５７等に、ファイル名変更の明示と変更前ファイル名を追記してもよい。これにより、利用者が本来の拡張子を失念してしまうことを防ぐことができ、本来の拡張子の失念により添付ファイルを開けなくなるといった不都合をなくすことができる。

【0089】

なお、添付ファイル４９、５０の拡張子が、メールソフトやセキュリティソフト、ドキュメントファイル閲覧ソフト等のフィルタリング機能により閲覧不能または保存不能となる可能性のある拡張子である場合に、拡張子を変更せずに、包袋ドキュメントファイルの生成を中断して、エラーメールを利用者や管理者に送信するようにしてもよい。

【0090】

（包袋ドキュメントファイルの保存）
本発明の実施形態による包袋ドキュメントファイル生成システム１は、包袋ドキュメントファイルのアーカイブ（書庫ないし保存管理装置）としても機能する。例えば、図７中のステップＳ１７において、メインサーバ６の包袋ドキュメントファイル出力部１８は、包袋ドキュメントファイル５１を包袋ドキュメントファイル保存部２４に保存する。ここで、包袋ドキュメントファイル保存部２４には、例えば図１０に示すようなツリー構造で複数のフォルダが形成されている。そして、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１に含まれる設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．９−２）には、包袋ドキュメントファイル５１を保存すべきフォルダのフォルダ名またはパス名（例えば「Ｉｎｆｏ／Ｐｒｏｄｕｃｔｓ」）が定められている。包袋ドキュメントファイル出力部１８は、ステップＳ１７において、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１に含まれる設定情報（図５中の設定情報項目Ｎｏ．９−２：「Ｉｎｆｏ／Ｐｒｏｄｕｃｔｓ」）に基づいて、包袋ドキュメントファイル５１を保存すべきフォルダ（「Ｉｎｆｏ／Ｐｒｏｄｕｃｔｓ」）を特定する。さらに、包袋ドキュメントファイル出力部１８は、当該設定情報に基づいて特定されたフォルダ内に、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成の基礎となる電子メール４１の差出人のメールアドレスをフォルダ名としたフォルダを作成し、さらにこのフォルダ内に、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成時点の年月日に対応したフォルダを作成し、このフォルダ内に包袋ドキュメントファイル５１を保存する。また、包袋ドキュメントファイル出力部１８は、当該包袋ドキュメントファイル５１の生成時点の年月日にランダムな複数桁の数字を付加した文字列を、当該包袋ドキュメントファイル５１のファイル名として設定する。ファイル名にランダムな複数桁の数字を付加することにより、同日に同一の設定情報セット８１１に基づいて複数の包袋ドキュメントファイルが生成されても、これらすべての包袋ドキュメントファイルを確実に保存することができる。

【0091】

このように、本発明の包袋ドキュメントファイル生成システム１によれば、包袋ドキュメントファイルを所定のフォルダに振り分けて保存することができ、包袋ドキュメントファイルの効率の良い管理を実現することができる。また、包袋ドキュメントファイルの複数の保存先を事前に定め、これら複数の保存先を定めた複数の設定情報セット８１１ないし８１９を設定情報保存部２５に事前に保存しておけば、利用者は、電子メールの宛先のメールアドレスを選択するだけで、包袋ドキュメントファイルの保存先を容易に選択することができる。

【0092】

また、これにより、各包袋ドキュメントファイルをメインサーバ６により一括管理することができ、管理が容易になると共に、セキュリティの向上がメインサーバ６だけのセキュリティ環境改善で足りるので容易となる。

【0093】

（システム管理）
本発明の実施形態による包袋ドキュメントファイル生成システム１は、システム管理機能を有している。メインサーバ６に対し、管理者通知用メールアドレス、管理者通知頻度等を事前に設定しておけば、メインサーバ６は、設定された管理者通知頻度に従って管理者通知用メールを管理者に自動的に送信する。管理者通知用メールの内容は、例えば、包袋ドキュメントファイルの保存履歴や、データ保存部の記憶状態を示す情報、エラー履歴等である。例えば、図７中のステップＳ９において、添付ファイル４９、５０および電子メール自体７９のサイズの合計が、ステップＳ６で特定された設定情報セット８１１に含まれる設定情報に定められた添付ファイルのサイズの合計の最大値以内でない場合に、このような添付ファイルサイズエラーが発生した事実を管理者通知メールの内容に含めるようにしてもよい。また、各種エラー通知メールは管理者通知頻度に関係なく即時送信してもよい。なお、管理者通知用メールアドレス、管理者通知頻度を設定情報セット８１１中に定めてもよい(図５中の設定情報項目Ｎｏ．１０−１および１０−２参照）。

【0094】

なお、本発明は、請求の範囲および明細書全体から読み取ることのできる発明の要旨または思想に反しない範囲で適宜変更可能であり、そのような変更を伴う包袋ドキュメントファイル生成装置および包袋ドキュメントファイル生成方法もまた本発明の技術思想に含まれる。

【符号の説明】

【0095】

１ 包袋ドキュメントファイル生成システム
２ 端末装置
５ メールサーバ
６ メインサーバ（包袋ドキュメントファイル生成装置）
１１ 電子メールクライアント（電子メール受信手段、包袋ドキュメントファイル送信手段）
１２ 包袋ドキュメントファイル生成部
１３ メール受信制御部
１４ メールデータ抽出部（データ抽出手段）
１５ 中間ドキュメントファイル生成部（中間ドキュメントファイル生成手段）
１６ ファイル添付部（ファイル添付手段）
１７ タイムスタンプ付加部（タイムスタンプ付加手段）
１８ 包袋ドキュメントファイル出力部（包袋ドキュメントファイル送信手段、包袋ドキュメントファイル保存手段、リンク情報送信手段）
２１ ダウンロード制御部（包袋ドキュメントファイル送信手段）
２２ データ保存部
２３ 電子メール保存部
２４ 包袋ドキュメントファイル保存部（第１の情報保存部）
２５ 設定情報保存部（第２の情報保存部）
３１ タイムスタンプ発行サーバ
４１、９１ 電子メール
４３ 宛先
４９、５０、９２ 添付ファイル
５１ 包袋ドキュメントファイル
５２ 日付
７１ メールヘッダ
７２ メール本文
７４ ヘッダ記述データ
７５ 本文記述データ
７６ 添付ファイルデータ
７７ 属性データ
７８ タイムスタンプデータ
８１１〜８１９ 設定情報セット

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】