特許 5813305 メール送信支援システム及び方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】5813305

(24)【登録日】2015年10月2日

(45)【発行日】2015年11月17日

(54)【発明の名称】メール送信支援システム及び方法

(51)【国際特許分類】

   G06F 13/00 20060101AFI20151029BHJP

【ＦＩ】

   G06F13/00 601B

【請求項の数】4

【全頁数】11

(21)【出願番号】特願2010-237856(P2010-237856)

(22)【出願日】2010年10月22日

(65)【公開番号】特開2012-93797(P2012-93797A)

(43)【公開日】2012年5月17日

【審査請求日】2013年9月10日

(73)【特許権者】

【識別番号】000211307

【氏名又は名称】中国電力株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100106002

【弁理士】

【氏名又は名称】正林 真之

(74)【代理人】

【識別番号】100120891

【弁理士】

【氏名又は名称】林 一好

(72)【発明者】

【氏名】中本 光宏

(72)【発明者】

【氏名】村上 雅洋

(72)【発明者】

【氏名】松岡 亨

(72)【発明者】

【氏名】荒木 史貴

【審査官】 田上 隆一

(56)【参考文献】

【文献】 特開平０８−３１６９８３（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開平１１−０４６２１５（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００６−１８０２７６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００２−３７３２３２（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ １３／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

日時及び場所情報とユーザ識別情報とが対応付けられたスケジュールを管理するスケジュール管理システムと、メールを送信するメール送信システムとの間でデータを受け渡すメール送信支援システムであって、
日時及び場所情報を含む送付データを受け付ける受付手段と、
前記受付手段によって受け付けられた前記送付データの中から、あらかじめ定められたラベルに基づいて日時及び場所情報を抽出する抽出手段と、
前記抽出手段によって抽出された日時及び場所情報によって特定されるスケジュールに対応付けられたユーザ識別情報であってそのスケジュールの参加者であるユーザ識別情報を、前記スケジュール管理システムから取得する取得手段と、
前記取得手段によって取得されたユーザ識別情報と、前記送付データとを前記メール送信システムに渡す送付手段と、
を備えるメール送信支援システム。

【請求項2】

前記抽出手段は、会議名をさらに抽出し、
前記取得手段は、前記抽出手段によって抽出された日時及び場所情報と、前記会議名とによって特定されるスケジュールに対応付けられたユーザ識別情報であってそのスケジュールの参加者であるユーザ識別情報を、前記スケジュール管理システムから取得する、
請求項１に記載のメール送信支援システム。

【請求項3】

前記受付手段は、前記送付データの選択を受け付ける、
請求項１又は２に記載のメール送信支援システム。

【請求項4】

日時及び場所情報とユーザ識別情報とが対応付けられたスケジュールを管理するスケジュール管理システムと、メールを送信するメール送信システムとの間でデータを受け渡すメール送信支援システムが実行する方法であって、
日時及び場所情報を含む送付データを受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップによって受け付けられた前記送付データの中から、あらかじめ定められたラベルに基づいて日時及び場所情報を抽出する抽出ステップと、
前記抽出ステップによって抽出された日時及び場所情報によって特定されるスケジュールに対応付けられたユーザ識別情報であってそのスケジュールの参加者であるユーザ識別情報を、前記スケジュール管理システムから取得する取得ステップと、
前記取得ステップによって取得されたユーザ識別情報と、前記送付データとを前記メール送信システムに渡す送付ステップと、
を備える方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、メール送信支援システム及び方法に関する。

【背景技術】

【0002】

電子メールシステムを利用する際には、電子メールを送る宛先を誤まらないように、また、宛先漏れがないように、十分な注意を払う必要がある。そのような十分な注意を払ってもなお、宛先を誤まったり、宛先が漏れたりするので、メールの誤送信を防止するための様々な提案がされている。

【0003】

例えば、誤送信されたメールを削除及び変更することができるメール送信管理サーバ装置を開示する特許文献１が知られている。

【0004】

特許文献１に開示されたメール送信管理サーバは、送信者により送信が中止されたか否かのステータス情報を記憶する管理情報記憶部を備えている。そして、メール送信管理サーバは、メールに実行ファイルを添付して送信し、実行ファイルはメールを見ようとする際に起動され、起動された実行ファイルは、管理情報記憶部から取得したステータス情報が削除の場合に、メールを削除する。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【特許文献1】特開２００９−２６５７７５号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

しかしながら、特許文献１に開示されたメール送信管理サーバは、例えば、メールの宛先を誤って送信した場合に、そのメールを削除することができるが、宛先の誤りによる誤送信そのものを防止することができない。また、メール送信管理サーバは、宛先漏れによる送信漏れも防止することができない。

【0007】

そこで、宛先の誤りによるメールの誤送信や、宛先漏れによる送信漏れを防止する装置及び方法が望まれている。

【0008】

本発明は、宛先の誤りによるメールの誤送信や、宛先漏れによる送信漏れを防止するメール送信支援システム及び方法を提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0009】

本発明では、以下のような解決手段を提供する。

【0010】

（１） 日時及び場所情報とユーザ識別情報とが対応付けられたスケジュールを管理するスケジュール管理システムと、メールを送信するメール送信システムとの間でデータを受け渡すメール送信支援システムであって、日時及び場所情報を含む送付データを受け付ける受付手段と、前記受付手段によって受け付けられた前記送付データから日時及び場所情報を抽出する抽出手段と、前記抽出手段によって抽出された日時及び場所情報に対応付けられたユーザ識別情報を、前記スケジュール管理システムから取得する取得手段と、前記取得手段によって取得されたユーザ識別情報と、前記送付データとを前記メール送信システムに渡す送付手段と、を備えるメール送信支援システム。

【0011】

（１）の構成によれば、本発明に係るメール送信システムは、日時及び場所情報を含む送付データを受け付け、受け付けた送付データから日時及び場所情報を抽出し、抽出した日時及び場所情報に対応付けられたユーザ識別情報を、スケジュール管理システムから取得し、取得したユーザ識別情報と、送付データとをメール送信システムに渡す。

【0012】

スケジュール管理システムは、日時及び場所情報とユーザ識別情報とが対応付けられたスケジュールを管理している。したがって、本発明に係るメール送信システムは、送付データから抽出した日時及び場所情報に基づいてスケジュール管理システムから取得したユーザ識別情報と、送付データとをメール送信システムに渡すので、送付データをメールとして送る際の宛先の誤りによる誤送信や、宛先漏れによる送信漏れを防止することができる。

【0013】

（２） 前記抽出手段は、会議名をさらに抽出し、前記取得手段は、前記抽出手段によって抽出された日時及び場所情報と、前記会議名とに対応付けられたユーザ識別情報を、前記スケジュール管理システムから取得する、（１）に記載のメール送信支援システム。

【0014】

（２）の構成によれば、（１）のメール送信支援システムは、受け付けた送付データから会議名をさらに抽出し、抽出した日時及び場所情報と、会議名とに対応付けられたユーザ識別情報を、スケジュール管理システムから取得し、メール送信システムに渡す。したがって、メール送信支援システムは、送付データをメールとして送る際の宛先の誤りによる誤送信や、宛先漏れによる送信漏れをさらに確実に防止することができる。

【0015】

（３） 前記受付手段は、送付データの選択を受け付ける、（１）又は（２）に記載のメール送信支援システム。

【0016】

したがって、メール送信支援システムは、送付データをメールとして送る際の送付データの選択の誤りを防止し、宛先の誤りによる誤送信や、宛先漏れによる送信漏れを防止することができる。

【0017】

（４） 日時及び場所情報とユーザ識別情報とが対応付けられたスケジュールを管理するスケジュール管理システムと、メールを送信するメール送信システムとの間でデータを受け渡すメール送信支援システムが実行する方法であって、日時及び場所情報を含む送付データを受け付ける受付ステップと、前記受付ステップによって受け付けられた前記送付データから日時及び場所情報を抽出する抽出ステップと、前記抽出ステップによって抽出された日時及び場所情報に対応付けられたユーザ識別情報を、前記スケジュール管理システムから取得する取得ステップと、前記取得ステップによって取得されたユーザ識別情報と、前記送付データとを前記メール送信システムに渡す送付ステップと、を備える方法。

【0018】

（４）の構成によれば、本発明に係る方法は、（１）と同様に、送付データをメールとして送る際の宛先の誤りによる誤送信や、宛先漏れによる送信漏れを防止することができる。

【発明の効果】

【0019】

本発明によれば、送付データをメールとして送る際に、宛先の誤りによる誤送信や、宛先漏れによる送信漏れを防止することができる。すなわち、本発明は、例えば、会議議事録を出席者に送付する際、スケジュール管理システムに登録されている会議データ（出席者、日時、場所）と、メール送信システムとを連携させて、会議議事録メールとして送る際に、宛先の誤りによる誤送信や、宛先漏れによる送信漏れを防止することができる。

【図面の簡単な説明】

【0020】

【図1】本発明の一実施形態に係るメール送信支援システムの機能を示す機能ブロック図である。

【図2】本発明の一実施形態に係るメール送信支援システムのハードウェア構成の一例を示す図である。

【図3】本発明の一実施形態に係るメール送信支援システムの処理内容を示すフローチャートである。

【図4】本発明の一実施形態に係るメール送信支援システムの、受け付けの表示の例を示す図である。

【図5】本発明の一実施形態に係るメール送信支援システムの、ユーザ識別情報を取得する表示の例を示す図である。

【図6】本発明の一実施形態に係るメール送信支援システムの、メール送信した表示の例を示す図である。

【図7】本発明の一実施形態に係るメール送信支援システムが、文書作成ツールによって議事録が作成される際に、メール送信する場合の表示の例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0021】

以下、本発明の実施形態について図を参照しながら説明する。

【0022】

図１は、本発明の一実施形態に係るメール送信支援システム１０の機能を示す機能ブロック図である。メール送信支援システム１０は、スケジュール管理システム５０と、メール送信システム６０との間でデータを受け渡す。

【0023】

スケジュール管理システム５０は、スケジュールテーブル１０３を備え、日時及び場所情報とユーザ識別情報とが対応付けられたスケジュールを管理する。ここで、スケジュールテーブル１０３は、スケジュールに関連する参加者（例えば、会議の参加者）のユーザ識別情報を含み、日時及び場所によって特定される会議の参加者を管理する。このユーザ識別情報は、会議やイベント等の参加者の識別情報であるので、議事録や案内等をメールする場合の宛先情報となる。具体的には、スケジュール管理システム５０は、例えば、日時情報「平成２２年６月１日の１０時から１２時」及び場所情報「第１会議室」によって特定される会議「○○サービス打ち合わせ」に、ユーザ識別情報「ＡＡＡＡＡ、ＢＢＢＢＢ、ＣＣＣＣＣ」の参加者が参加していたと記憶する。
スケジュール管理システム５０は、メール送信支援システム１０から所定の会議の参加者が要求されると、要求された会議の参加者のユーザ識別情報を返す。なお、メール送信支援システム１０からの要求は、日時及び場所情報に基づいて行うこととしてもよく、また、会議名によって行うこととしてもよい。

【0024】

メール送信システム６０は、メールを送信する。例えば、メール送信システム６０は、ユーザ識別情報とメールアドレスとを対応付けて記憶し、ユーザ識別情報と送付データとを渡されると、渡されたユーザ識別情報からメールアドレスを取得し、取得したメールアドレスに渡された送付データを送信する。

【0025】

本発明のメール送信支援システム１０は、受付手段１１と、抽出手段１２と、取得手段１３と、送付手段１４とを含んで構成される。

【0026】

受付手段１１は、日時及び場所情報を含む送付データを受け付ける。具体的には、受付手段１１は、送付データとして他のツール（例えば、文書作成ツール等）によって既に作成されたファイル、例えば議事録１０１をファイル名の入力によって受け付ける。
さらに、受付手段１１は、議事録１０１の選択を受け付ける。例えば、受付手段１１は、既に作成された、複数の議事録１０１のファイル名を表示させ、表示させた中から議事録Ａ１０２の選択を受け付ける。
また、受付手段１１は、ユーザ識別情報を受け付け、受け付けたユーザ識別情報に関連付けられているファイルのファイル名を表示させ、表示させた中から送付データの選択を受け付けるとしてもよい。送付データの選択を、ユーザに関連するファイルの中から受け付けることにより、ユーザが送付データを誤り、誤送信することを防止することができる。また、受付手段１１は、送付データの入力を受け付けて送付データを作成するとしてもよい。

【0027】

抽出手段１２は、受付手段１１によって受け付けられた送付データから日時及び場所情報を抽出する。具体的には、抽出手段１２は、議事録Ａ１０２（送付データ）のなかを検索し、日時及び場所情報が格納されていることを示す、あらかじめ定められたラベル（例えば、「日時：」、「場所：」）を検索する。そして、抽出手段１２は、検索したラベル（例えば、「日時：」、「場所：」）の位置に基づき、例えば、検索したラベルから定められた位置に格納されている日時及び場所情報（例えば、日時場所１１２）を抽出する。
なお、抽出手段１２は、送付データのなかを検索し、会議名が格納されていることを示す、あらかじめ定められたラベル（例えば、「会議名：」）を検索し、会議名を抽出することとしてもよい。

【0028】

取得手段１３は、抽出手段１２によって抽出された日時及び場所情報に対応付けられたユーザ識別情報を、スケジュール管理システム５０から取得する。具体的には、取得手段１３は、抽出された日時及び場所情報によって特定されるスケジュール（例えば、○○サービス打ち合わせ）の参加者のユーザ識別情報をスケジュール管理システム５０に要求し、スケジュール管理システム５０から返されたユーザ識別情報を取得する。
なお、取得手段１３は、抽出手段１２が抽出した会議名に基づいて、当該会議の参加者のユーザ識別情報を要求することとしてもよい。

【0029】

送付手段１４は、取得手段１３によって取得されたユーザ識別情報と、送付データとをメール送信システム６０に渡す。メール送信システム６０は、渡されたユーザ識別情報に対応付けられたメールアドレスに、渡された送付データ（例えば、議事録Ａ１０２）を送信する。

【0030】

図２は、本発明の一実施形態に係るメール送信支援システム１０のハードウェア構成の一例を示す図である。メール送信支援システム１０は、図２に示すような装置として構成され、スケジュール管理システム５０及びメール送信システム６０と通信するとしてもよいし、図２に示すような装置として構成されるスケジュール管理システム５０及びメール送信システム６０に組み込まれて、機能するとしてもよい。

【0031】

メール送信支援システム１０は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１０００、通信Ｉ／Ｆ１０４０、メインメモリ１０５０、ＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）１０６０、Ｉ／Ｏコントローラ１０７０、ハードディスク１０７４、表示装置１０８０及び入力装置１１００を備え、バスライン１００５により接続されている。

【0032】

ＣＰＵ１０００は、メール送信支援システム１０を統括的に制御する部分であり、ハードディスク１０７４に記憶された各種プログラムを適宜読み出して実行することにより、上述したハードウェアと協働し、本発明に係る各種機能を実現している。

【0033】

通信Ｉ／Ｆ１０４０は、メール送信支援システム１０を専用ネットワーク又は公共ネットワークを介してスケジュール管理システム５０や、メール送信システム６０と接続できるようにするためのネットワーク・アダプタである。

【0034】

メインメモリ１０５０は、適宜読み出して実行されるプログラムを記憶し、プログラムの実行によって作成される種々の情報を記憶する。ＢＩＯＳ１０６０は、メール送信支援システム１０の起動時にＣＰＵ１０００が実行するブートプログラムや、メール送信支援システム１０のハードウェアに依存するプログラム等を格納する。

【0035】

Ｉ／Ｏコントローラ１０７０には、ハードディスク１０７４等の記憶手段を接続することができる。ハードディスク１０７４は、メール送信支援システム１０が本発明の機能を実行するためのプログラムを記憶している。

【0036】

表示装置１０８０は、メール送信支援システム１０による演算処理結果の画面、管理者の指示を受け付ける画面等を表示するものであり、ブラウン管表示装置、液晶表示装置等のディスプレイ装置を含む。入力装置１１００は、メール送信支援システム１０のオペレータによる入力を行う装置であり、キーボード及びマウス等で構成される。

【0037】

図３は、本発明の一実施形態に係るメール送信支援システム１０の処理内容を示すフローチャートである。

【0038】

ステップＳ１０１において、ＣＰＵ１０００（受付手段１１）は、送付データを受け付ける。より具体的には、ＣＰＵ１０００は、既に作成されたファイルを表示装置１０８０に表示させ、表示させた中から選択されたファイルを受け付ける。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ１０２に移す。

【0039】

ステップＳ１０２において、ＣＰＵ１０００（抽出手段１２）は、送付データから日時及び場所情報を抽出する。より具体的には、ＣＰＵ１０００は、送付データのなかを検索し、日時及び場所情報が格納されていることを示すあらかじめ定められたラベル（「日時：」、「場所：」）を検索し、検索したラベル（「日時：」、「場所：」）の位置から定められた位置に格納されている日時及び場所情報を抽出する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ１０３に移す。

【0040】

ステップＳ１０３において、ＣＰＵ１０００（取得手段１３）は、ステップＳ１０２において抽出した日時及び場所情報をスケジュール管理システム５０に渡し、日時及び場所情報によって特定されるスケジュールに含まれる参加者のユーザ識別情報を要求する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ１０４に移す。

【0041】

要求されたスケジュール管理システム５０は、ステップＳ２０１において、渡された日時及び場所情報からスケジュールを特定し、特定したスケジュールに含まれる参加者のユーザ識別情報を取得する。次に、スケジュール管理システム５０は、ステップＳ２０２において、取得したユーザ識別情報をメール送信支援システム１０に返す。

【0042】

ユーザ識別情報が返されたメール送信支援システム１０のステップＳ１０４において、ＣＰＵ１０００（取得手段１３）は、スケジュール管理システム５０から返されたユーザ識別情報を取得する。より具体的には、ＣＰＵ１０００は、ステップＳ１０３においてスケジュール管理システム５０に日時及び場所情報を渡すことによって要求したユーザ識別情報を、スケジュール管理システム５０から取得する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理をステップＳ１０５に移す。

【0043】

ステップＳ１０５において、ＣＰＵ１０００（送付手段１４）は、取得したユーザ識別情報と、送付データとをメール送信システム６０に渡す。より具体的には、ＣＰＵ１０００は、ステップＳ１０４において取得したユーザ識別情報と、ステップＳ１０１において受け付けた送付データとをメール送信システム６０に送付する。その後、ＣＰＵ１０００は、処理を終了する。

【0044】

メール送信システム６０は、ステップＳ３０１において、渡されたユーザ識別情報からメールアドレスを取得する。次に、メール送信システム６０は、ステップＳ３０２において、渡された送付データを、取得したメールアドレスに送信する。

【0045】

図４は、本発明の一実施形態に係るメール送信支援システム１０の、受け付けの表示の例を示す図である。図４の表示の例において、メール送信支援システム１０は、送付データを受け付けるための案内メッセージを表示装置１０８０に表示し、ポインタ５０１によって選択されたファイルを送付データとして受け付けている。

【0046】

図５は、本発明の一実施形態に係るメール送信支援システム１０の、ユーザ識別情報を取得する表示の例を示す図である。図５の表示の例において、メール送信支援システム１０は、図４において受け付けた送付データをデータ表示欄５１１に表示し、送付データから日時及び場所情報を抽出し、抽出した「平成２２年６月１日１０時〜１２時」及び「第１会議室」によって特定される会議の参加者のユーザ識別情報を、スケジュール管理システム５０に要求し、スケジュール管理システム５０から返されたユーザ識別情報として「ＡＡＡＡＡ」、「ＢＢＢＢＢ」及び「ＣＣＣＣＣ」を取得し、処理表示欄５１２に表示している。そして、メール送信支援システム１０は、メールとして送信するか否かの入力を、送信ボタン５２１と、中止ボタン５２２とを表示することによって受け付けている。

【0047】

図６は、本発明の一実施形態に係るメール送信支援システム１０の、メール送信した表示の例を示す図である。図６の表示の例において、メール送信支援システム１０は、図５において送信ボタン５２１の押下を受け付けたことに応じて、ユーザ識別情報として「ＡＡＡＡＡ」、「ＢＢＢＢＢ」及び「ＣＣＣＣＣ」と、送付データとをメール送信システム６０に渡す。そして、メール送信システム６０が、渡されたユーザ識別情報に対応付けられたメールアドレスに、渡された送付データを送信し、メール送信支援システム１０が、メール送信システム６０から送信したことを示すデータを受信したことに応じて、メールを送信したことを示すメッセージを処理表示欄５１２に表示している。

【0048】

本実施形態によれば、メール送信支援システム１０は、日時及び場所情報を含む送付データを受け付け、受け付けた送付データから日時及び場所情報を抽出し、抽出した日時及び場所情報に対応付けられたユーザ識別情報を、スケジュール管理システム５０から取得し、取得したユーザ識別情報と、送付データとをメール送信システム６０に渡す。さらに、メール送信支援システム１０は、受け付けた送付データから会議名をさらに抽出し、抽出した日時及び場所情報と、会議名とに対応付けられたユーザ識別情報を、スケジュール管理システム５０から取得し、メール送信システム６０に渡す。したがって、メール送信支援システム１０は、送付データをメールとして送る際の宛先の誤りによる誤送信や、宛先漏れによる送信漏れを防止することができる。

【0049】

［変形例］
図７は、本発明の一実施形態に係るメール送信支援システム１０が、文書作成ツールによって議事録が作成される際に、メール送信する場合の表示の例を示す図である。図７の表示の例において、文書作成ツールによって作成されている議事録が文書表示欄６１１に表示され、メール送信ボタン６０１が押下されることによって、メール送信支援システム１０は、議事録を送付データとして受け付ける。そして、メール送信支援システム１０は、文書作成ツールによって作成された議事録から、日時及び場所情報を抽出し、抽出した「平成２２年６月１日１０時〜１２時」及び「第１会議室」によって特定される会議の参加者のユーザ識別情報、「ＡＡＡＡＡ」、「ＢＢＢＢＢ」及び「ＣＣＣＣＣ」をスケジュール管理システム５０から取得し、処理表示欄６１２に表示している。次に、メール送信支援システム１０は、メールとして送信するか否かの入力を、送信ボタン６２１と、中止ボタン６２２とを表示することによって受け付けている。そして、メール送信支援システム１０は、送信ボタン６２１の押下を受け付けた場合に、ユーザ識別情報として「ＡＡＡＡＡ」、「ＢＢＢＢＢ」及び「ＣＣＣＣＣ」と、送付データとをメール送信システム６０に渡す。メール送信システム６０は、渡されたユーザ識別情報に対応付けられたメールアドレスに、渡された送付データを送信する。

【0050】

以上、本発明の実施形態について説明したが、本発明は上述した実施形態に限るものではない。また、本発明の実施形態に記載された効果は、本発明から生じる最も好適な効果を列挙したに過ぎず、本発明による効果は、本発明の実施形態に記載されたものに限定されるものではない。

【符号の説明】

【0051】

１０ メール送信支援システム
１１ 受付手段
１２ 抽出手段
１３ 取得手段
１４ 送付手段
５０ スケジュール管理システム
６０ メール送信システム

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】