特許 5863711 メール通知システム、メール通知装置及びコンピュータ・プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】5863711

(24)【登録日】2016年1月8日

(45)【発行日】2016年2月17日

(54)【発明の名称】メール通知システム、メール通知装置及びコンピュータ・プログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 13/00 20060101AFI20160204BHJP

【ＦＩ】

   G06F13/00 610C

   G06F13/00 610F

【請求項の数】11

【全頁数】19

(21)【出願番号】特願2013-129212(P2013-129212)

(22)【出願日】2013年6月20日

(65)【公開番号】特開2015-5081(P2015-5081A)

(43)【公開日】2015年1月8日

【審査請求日】2014年10月17日

(73)【特許権者】

【識別番号】000232140

【氏名又は名称】ＮＥＣフィールディング株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100109313

【弁理士】

【氏名又は名称】机 昌彦

(74)【代理人】

【識別番号】100124154

【弁理士】

【氏名又は名称】下坂 直樹

(72)【発明者】

【氏名】武井 敏樹

【審査官】 田上 隆一

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００１−２２３７８３（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００２−２７８８８８（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００７−１２４１８８（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００８−２１０１２９（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ １３／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

電話着信に起因する特定の電話番号と同じ電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスが、電話番号と電子メールアドレスとが関連付けて登録されている電話帳に登録されている場合に、
前記特定の電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスとして一つのメールアドレスが前記電話帳に登録されている場合は、該メールアドレスを選択し、
前記特定の電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスとして複数のメールアドレスが前記電話帳に登録されている場合は、該複数のメールアドレスと、個々のメールアドレスに関連付けされている氏名とを表す第２ユーザインタフェースを提示すると共に、その第２ユーザインタフェースにおいて指定されたメールアドレスを選択し、
選択したメールアドレスが発信元アドレスに設定されている電子メールを、メールサーバから入手すると共に、入手した電子メールを、自端末の第１ユーザインタフェースによって通知する
ことを特徴とするメール通知装置。

【請求項2】

前記選択したメールアドレスに基づいて、電子メールアドレスと、その電子メールアドレスによって特定される個人に関するレコード情報とが関連付けて格納されているデータベースを参照することにより、該特定の電子メールアドレスに関連するレコード情報を入手し、入手したレコード情報を、前記第１ユーザインタフェースによって提示すると共に、提示したレコード情報のうち、指定されたレコード情報に対応する電子メールを通知する
ことを特徴とする請求項１記載のメール通知装置。

【請求項3】

電話着信に起因する特定の電話番号と同じ電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスが、電話番号と電子メールアドレスとが関連付けて登録されている電話帳に登録されている場合に、その特定の電子メールアドレスに基づいて、電子メールアドレスごとに各々のメールアドレスに関連するレコード情報が所定値を超えない件数記憶されているデータベースを参照することにより、該特定の電子メールアドレスに関連するレコード情報を入手し、入手したレコード情報を、自端末の第１ユーザインタフェースによって提示すると共に、提示したレコード情報のうち、指定されたレコード情報に対応する電子メールをメールサーバから入手し、入手した電子メールを、前記第１ユーザインタフェースによって通知する
ことを特徴とするメール通知装置。

【請求項4】

電子メールアドレスと、その電子メールアドレスによって特定される個人に関するレコード情報とが関連付けて格納されているデータベースと、
電話番号と電子メールアドレスとが関連付けて登録されている電話帳を有する情報端末とを備え、
前記情報端末は、
電話着信に起因する特定の電話番号と同じ電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスが、前記電話帳に登録されている場合に、
前記特定の電話番号と同じ電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスとして一つのメールアドレスが前記電話帳に登録されている場合は、該メールアドレスを選択し、
前記特定の電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスとして複数のメールアドレスが前記電話帳に登録されている場合は、該複数のメールアドレスと、個々のメールアドレスに関連付けされている氏名とを表す第２ユーザインタフェースを提示すると共に、その第２ユーザインタフェースにおいて指定されたメールアドレスを選択し、
選択したメールアドレスに関連付けされているレコード情報を前記データベースから入手し、入手したレコード情報を、自端末の第１ユーザインタフェースによって提示すると共に、提示したレコード情報のうち、指定されたレコード情報に対応する電子メールをメールサーバから入手し、入手した電子メールを、前記第１ユーザインタフェースによって通知する
ことを特徴とするメール通知システム。

【請求項5】

電子メールアドレスと、その電子メールアドレスによって特定される個人に関するレコード情報とが関連付けて格納されているデータベースと、
電話番号と電子メールアドレスとが関連付けて登録されている電話帳を有する情報端末とを備え、
前記情報端末は、
電子メールを特定可能な識別子が含まれる前記レコード情報をメールサーバから受信した場合に、前記レコード情報に含まれる発信元アドレスが前記電話帳に登録されており、且つ、その電話帳において該発信元アドレスに氏名が関連付けされている場合にはその氏名を、前記発信元アドレスに関連付けた状態で、レコード情報に含まれる氏名として設定し、
前記データベースは、
前記情報端末からレコード情報を受信した際、そのレコード情報の一部に、前記設定された氏名と、前記発信元アドレスと、前記識別子とが関連付けされた状態で含まれる場合であって、自データベースに、前記設定された氏名に関連付けされている発信元アドレスと同一なアドレスをヘッダとするレコード情報が存在しており、且つ、前記識別子と同じ識別子を含む既存のレコード情報が存在する場合には、その既存のレコード情報を前記情報端末から受信したレコード情報によって更新し、
前記情報端末は、
電話着信に起因する特定の電話番号と同じ電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスが、前記電話帳に登録されている場合に、その特定の電子メールアドレスに関連付けされているレコード情報を前記データベースから入手し、入手したレコード情報を、自端末の第１ユーザインタフェースによって提示すると共に、提示したレコード情報のうち、指定されたレコード情報に対応する電子メールを前記メールサーバから入手し、入手した電子メールを、前記第１ユーザインタフェースによって通知する
ことを特徴とするメール通知システム。

【請求項6】

前記データベースは、
前記識別子と異なる識別子を含む前記既存のレコード情報が存在し、且つ、該既存のレコード情報が所定値を超える場合には、最も古い既存のレコード情報を削除し、前記発信元アドレスをヘッダとするレコード情報が自データベースに存在しない場合には、前記情報端末が受信したレコード情報を新たなレコード情報として登録する
ことを特徴とする請求項５記載のメール通知システム。

【請求項7】

前記情報端末は、
前記識別子によって電子メールを特定可能なレコード情報を受信した際、そのレコード情報に含まれる該電子メールの発信元アドレスが前記電話帳に登録されていない場合には、該電子メールのアカウント名を、前記発信元アドレスに関連付けた状態で、前記レコード情報に含まれる前記氏名として設定する
ことを特徴とする請求項５または請求項６記載のメール通知システム。

【請求項8】

前記情報端末は、
前記特定の電話番号と同じ電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスとして複数のメールアドレスが前記電話帳に登録されている場合に、該複数のメールアドレスと、個々のメールアドレスに関連付けされている氏名とを表す第２ユーザインタフェースを提示すると共に、その第２ユーザインタフェースにおいて指定された氏名またはメールアドレスを、前記発信元アドレスとして選択し、
前記特定の電子メールアドレスが前記電話帳に登録されている場合に、その特定の電子メールアドレスを前記データベースに送信し、
前記データベースは、
前記情報端末から受信した前記特定の電子メールアドレスと同一アドレスがヘッダとなっているレコード情報を前記情報端末に送信し、
前記情報端末は、
前記情報端末から受信したレコード情報に基づいて、そのレコード情報を表す前記第１ユーザインタフェースを提示すると共に、その第１ユーザインタフェースにおいて指定されたレコード情報に従って、その指定されたレコード情報によって特定される電子メールを通知する
ことを特徴とする請求項５乃至請求項７何れか一項に記載のメール通知システム。

【請求項9】

前記データベースには、電子メールアドレスごとに、各々のメールアドレスに関連するレコード情報が所定値を超えない件数記憶されている
ことを特徴とする請求項４乃至請求項８の何れかに記載のメール通知システム。

【請求項10】

情報処理装置によって、
電話着信に起因する特定の電話番号と同じ電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスが、電話番号と電子メールアドレスとが関連付けて登録されている電話帳に登録されている場合に、
前記特定の電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスとして一つのメールアドレスが前記電話帳に登録されている場合は、該メールアドレスを選択し、
前記特定の電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスとして複数のメールアドレスが前記電話帳に登録されている場合は、該複数のメールアドレスと、個々のメールアドレスに関連付けされている氏名とを表す第２ユーザインタフェースを提示すると共に、その第２ユーザインタフェースにおいて指定されたメールアドレスを選択し、
選択したメールアドレスが発信元アドレスに設定されている電子メールを、メールサーバから情報端末に入手し、
入手した電子メールを、前記情報端末において、第１ユーザインタフェースによって通知する
ことを特徴とするメール通知方法。

【請求項11】

電話着信に起因する特定の電話番号と同じ電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスが、電話番号と電子メールアドレスとが関連付けて登録されている電話帳に登録されている場合に、
前記特定の電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスとして一つのメールアドレスが前記電話帳に登録されている場合は、該メールアドレスを選択し、
前記特定の電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスとして複数のメールアドレスが前記電話帳に登録されている場合は、該複数のメールアドレスと、個々のメールアドレスに関連付けされている氏名とを表す第２ユーザインタフェースを提示すると共に、その第２ユーザインタフェースにおいて指定されたメールアドレスを選択し、
選択したメールアドレスが発信元アドレスに設定されている電子メールを、メールサーバから入手すると共に、入手した電子メールを、自端末の第１ユーザインタフェースによって通知する処理を、コンピュータに実行させる
ことを特徴とするコンピュータ・プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、受信した電子メールを、例えば、ユーザサービス窓口等のオペレータに対して、効率良く提供可能なメール通知システム装置等に関する。

【背景技術】

【0002】

商品やサービスを提供する多くの企業では、日々、例えば、ユーザへのサービス窓口において、電話や電子メールを用いた顧客からの問い合わせを受ける業務を数多く行っている。係るサービス窓口の担当者（オペレータ）は、突然、顧客からの電話を受けても、どの顧客に関するどのような要件に対する問い合わせなのか瞬時に判断するのが困難であるため、対応開始まで時間を要する場合がある。このような状況は、ＣＳ（Ｃｕｓｔｏｍｅｒ Ｓａｔｉｓｆａｃｔｉｏｎ）の観点から好ましくないので、企業努力によって改善することが望ましい。

【0003】

特許文献１は、問い合わせメールに対する回答メールを送信する際に、顧客端末からの問い合わせメールに固有番号を付与した状態でメールサーバに蓄積するシステムを開示する。このシステムのオペレータは、蓄積された問い合わせメールの一覧をオペレータ端末において閲覧できるので、特定の問い合わせメールを指定することにより、指定された特定の問い合わせメールを取り出すようにメールサーバに依頼することができる。そして、係るメールサーバは、この取り出し依頼に応じて、蓄積されている問い合わせメールの中から、指定された特定の問い合わせメールを、固有番号に基づいて取り出し、取り出した問い合わせメールを、その問い合わせメールに付与されている固有番号と共にオペレータ端末へ送信する。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開２００２−２７８８８８

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

しかしながら、特許文献１に記載されたシステムは、メールサーバから特定の問い合わせメールを取り出す場合、オペレータ端末において、取り出すべき特定の問い合わせメールを、例えば、顧客からの電話に対応しているあわただしい状況において、オペレータが特定しなければならないという課題がある。
本発明は、上述した課題を解決するためになされた。本発明は、オペレータが必要とする特定のメールを取り出す際、オペレータの負荷を軽減することを主たる目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

本発明に係るメール通知装置は、電話着信に起因する特定の電話番号と同じ電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスが、電話番号と電子メールアドレスとが関連付けて登録されている電話帳に登録されている場合に、その特定の電子メールアドレスが発信元アドレスに設定されている電子メールを、メールサーバから入手すると共に、入手した電子メールを、自端末の第１ユーザインタフェースによって通知することを特徴としている。

【0007】

また、本発明の他の見地として、メール通知システムは、電子メールアドレスと、その電子メールアドレスによって特定される個人に関するレコード情報とが関連付けて格納されているデータベースと、電話番号と電子メールアドレスとが関連付けて登録されている電話帳を有する情報端末とを備え、前記情報端末は、電話着信に起因する特定の電話番号と同じ電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスが、前記電話帳に登録されている場合に、その特定の電子メールアドレスに関連付けされているレコード情報を前記データベースから入手し、入手したレコード情報を、前記第１ユーザインタフェースによって提示すると共に、提示したレコード情報のうち、指定されたレコード情報に対応する電子メールをメールサーバから入手し、入手した電子メールを、自端末の第１ユーザインタフェースによって通知することを特徴としている。

【0008】

また、本発明の他の見地として、メール通知方法は、情報処理装置によって、電話着信に起因する特定の電話番号と同じ電話番号に関連付けされている特定の電子メールアドレスが、電話番号と電子メールアドレスとが関連付けて登録されている電話帳に登録されている場合に、その特定の電子メールアドレスが発信元アドレスに設定されている電子メールを、メールサーバから情報端末に入手し、入手した電子メールを、前記情報端末において、第１ユーザインタフェースによって通知することを特徴としている。

【0009】

また、同目的は、上記構成を有するメール通知装置を、コンピュータによって実現するコンピュータ・プログラム、及びそのコンピュータ・プログラムが格納されている、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体によっても達成される。

【発明の効果】

【0010】

本発明によれば、オペレータが必要とする特定のメールを取り出す際、オペレーターの負荷の軽減することができるという効果がある。

【図面の簡単な説明】

【0011】

【図1】本発明の第一の実施形態に係る通知システムのシステム構成を示す図である。

【図2】第一の実施形態に係る業務用端末１０の構成を示した図である。

【図3】第一の実施形態に係る業務用端末１０における電話帳データベース１０５の構成を例示した図である。

【図4】第一の実施形態に係る業務用端末１０におけるグループデータベース１０６の構成を例示した説明図である。

【図5】第一の実施形態に係るデータベースサーバ２０の構成を示した説明図である。

【図6】第一の実施形態に係る当該データベース２０２の構成を例示した説明図である。

【図7】第一の実施形態に係るデータベース２０２の各ページ構造を示した説明図である。

【図8】第一の実施形態に係るデータベース２０２の各ページを構成するレコード構造を例示した説明図である。

【図9】第一の実施形態に係るグループｗｉｎｄｏｗの表示例を示した説明図である。

【図10】第一の実施形態に係るレコードｗｉｎｄｏｗの表示例を示した説明図である。

【図11】第一の実施形態に係るレコードｗｉｎｄｏｗを含む業務用端末１０における画面の表示例を示した説明図である。

【図12A】第一の実施形態に係る電話入電時の業務用端末１０及びデータベースサーバ２０の動作を示すシーケンス図である。

【図12B】第一の実施形態に係る電話入電時の業務用端末１０及びデータベースサーバ２０の動作を示すシーケンス図である。

【図13A】第一の実施形態に係るメール受信時の業務用端末１０及びデータベースサーバ２０の動作を示すシーケンス図である。

【図13B】第一の実施形態に係るメール受信時の業務用端末１０及びデータベースサーバ２０の動作を示すシーケンス図である。

【図14】本発明の第二の実施形態に係るメール通知装置の構成を示すブロック図である。

【発明を実施するための形態】

【0012】

以下、本発明の実施形態を、図面を参照して詳細に説明する。

【0013】

＜第一の実施形態＞
図１は、本発明の第一の実施形態に係る通知システムのシステム構成を示す図である。図１に示す通知システムは、業務用端末（情報端末）１０と、データベースサーバ２０と、メールサーバ３０とが通信ネットワーク（以下、「ネットワーク」と称する）５００を介して通信可能に接続されているシステムである。

【0014】

メールサーバ３０は、例えば、サーバ機器等の情報処理装置である。メールサーバ３０は、ネットワーク５００を介して電子メールを受信する毎に、受信した電子メールを記憶装置（不図示）に格納すると共に、その電子メールを判別可能な固有番号（識別子）を、当該電子メールを構成するデータセット（即ち、電子メールファイル）に付与する。即ち、この機能により、メールサーバ３０は、電子メールファイルと固有番号とを個別に関連付けることができる。そして、メールサーバ３０は、係る固有番号を付与した電子メールを、メールサーバ３０が有する所定の記憶領域（所謂メールボックス）に保存すると共に、要求された電子メールファイルを業務用端末１０に送信することができる。

【0015】

業務用端末１０は、例えば、パーソナルコンピュータ等の小型情報処理装置等である。本実施形態において、業務用端末１０には、例えば、ＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）電話等のインターネットを利用して通話可能な電話４０（「電話端末４０」とも称す）が接続されている。

【0016】

データベースサーバ２０は、例えば、サーバ機器等の情報処理装置であり、ネットワーク５００を介して、メールサーバ３０等と通信可能に接続されている。

【0017】

図２は、第一の実施形態に係る業務用端末１０の構成を示した図である。業務用端末１０は、電話機能部１０１、電子メール機能部１０２、電話帳機能部１０３、電話帳データベース部１０５、グループデータベース部１０６、表示部１０７、取得部１０８、及び電子メールファイル保存部１０９を有する。

【0018】

電話機能部１０１は、電話の入電時（即ち、着信時）に、相手の電話番号を取得する機能を有している。電話機能部１０１は、例えば、サーバ２０において発信者のＩＰアドレスが関連付けられた電話番号と変換してもよい。しかし、電話機能部１０１が、発信者の電話番号を取得する方法は、この方法に限らず、例えば、いわゆる発信者番号通知の機能による情報を参照する等、どのような方法であってもよい。

【0019】

電子メール機能部１０２は、メールサーバ３０等と通信することによって電子メールを送受信すると共に、受信した電子メールに適宜加工を施してから電子メールを構成する一部の情報をデータベースサーバ２０に送信する等の処理を行う（詳細は後述する）。 電話帳機能部１０３については、図３を参照して後述する。

【0020】

電話帳データベース部１０５は、顧客の氏名と、電話番号とを関連付けて記憶する。

【0021】

グループデータベース部１０６については、図４を参照して後述する。

【0022】

表示部１０７は、ディスプレイ（不図示）に画面（ユーザインタフェース）を表示する機能を有する。

【0023】

取得部１０８は、データベースサーバ２０から受信した情報を、表示部１０７を利用して表示する等の処理を行う。

【0024】

電子メールファイル保存部１０９は、メールサーバ３０から入手した電子メールを保存（格納）すると共に、受信した個々の電子メールの保存先情報や、メールサーバ３０において付与された固有番号等の情報を、関連付けされた状態で格納する。

【0025】

図３は、第一の実施形態に係る業務用端末１０が有する電話帳データベース（アドレス帳データベース）１０５の構成を例示した図である。本実施形態に係る電話帳データベース１０５は、ユーザが設定した個人を特定可能な情報（例えば、氏名、部署名、電話番号、メールアドレス等）が関連付けられて格納されている。また当該情報は、その都度必要に応じて書き換えられてもよい。

【0026】

図４は、第一の実施形態に係る業務用端末１０におけるグループデータベース１０６の構成を例示した説明図である。グループデータベース部１０６は、電話帳データベース部１０５に登録されている１つの電話番号に関連付けされている氏名とメールアドレスとを、グループ化して格納する。電話帳データベース部１０５に新たな電話帳データが登録されると、電話帳機能部１０３は、その電話帳データを構成する情報を、図４に概念的に例示する如く、グループデータベース部１０６にも当該電話帳データに含まれる電話番号を共通キーとして追加（反映）する。

【0027】

業務用端末１０において、電子メール機能部１０２は、ネットワーク５００を介してメールサーバ３０から受信した電子メールに含まれるレコード情報（例えば、表題、受信日時、送信者メールアドレス、送信者氏名、電子メールファイル保存部１０９内の当該電子メールの保存先情報やメールサーバ３０で付加された固有番号等の各種データ）を取得する。即ち、本実施形態において電子メール機能部１０２はメールサーバ３０から個々の電子メールファイルを受信するのではなく、当該電子メールファイルの一部をなす情報を入手する。ここで保存先情報とは、当該電子メールファイルがメールサーバ３０において格納されている場所を表す情報である。
電子メール機能部１０２は、当該電子メールの保存先情報や当該固有番号を表すデータを参照することにより、当該電子メールファイルのリンク情報を作成する。即ち、本実施形態において、電子メール機能部１０２は、係るリンク情報を、電子メールファイル保存部１０９に電子メールファイルが保存される度に作成する。

【0028】

そして、電子メール機能部１０２は、係るリンク情報を作成する度に、例えば、電子メールの表題や受信日時、送信者メールアドレス、送信者氏名、電子メールの保存先情報、及び固有番号を、データベースサーバ２０へ送信する。電子メール機能部１０２は、新たに電子メールを受信した場合のみならず、別の保存フォルダへ電子メールを移動またはコピーした場合であっても本動作を実行する。これにより、本実施形態において、電子メール保存先情報は、常に最新の状態に保つことができる。そして、保存先情報から生成されるリンク情報も、最新の情報も保つことができる。

【0029】

ここで、電子メール機能部１０２が、メールサーバ３０から電子メールのデータを受け取る際のフローについて説明する。

【0030】

電子メール機能部１０２は、電子メールの表題、受信日時、送信者メールアドレスを表すデータを、順に当該電子メールの「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」欄、「Ｄａｔｅ：」欄および「Ｆｒｏｍ：」欄から取得する。

【0031】

業務用端末１０において、電子メール機能部１０２は、例えば、送信者氏名に関しては、電話帳データベース１０５に当該送信者メールアドレスが存在し、かつ当該送信者メールアドレスに関連付けられている氏名データが存在している場合、当該氏名データを、送信者氏名として設定する。しかし、電話帳データベース１０５に送信者メールアドレスが存在していない場合、または当該送信者メールアドレスが存在しているにも関わらず氏名データが電話帳データベース１０５に存在しない場合、電子メール機能部１０２は、当該電子メールアドレスのローカル部を氏名データとして設定する。

【0032】

また、電子メール機能部１０２は、電子メールを送受信する機能の他に、データベースサーバ２０に格納されているデータを検索する検索機能も有している。即ち、係る検索機能により、業務用端末１０の電子メール機能部１０２は、データベース２０２を、メールサーバ３０が受信した電子メールファイル中の特定の文字列や記号を検索キーとして用いて検索することにより、その検索キーに合致した特定の文字列や記号に関連した電子メールデータを取得することができる。

【0033】

さらに、電子メール機能部１０２は、メールサーバ３０における電子メールファイルの格納先を表す保存先情報を取得して、取得した保存先情報が表す保存先に格納されている電子メールデータを構成する一部の情報（即ち、上述したレコード情報）を、データベースサーバ２０に提供する機能を有している。

【0034】

ここで、係るデータベースサーバ２０の構成及び動作について図５乃至図８を参照して説明する。

【0035】

図５は、第一の実施形態に係るデータベースサーバ２０の構成を例示した説明図である。データベースサーバ２０は、基本機能部２０１とデータベース部２０２とを有する。

【0036】

データベースサーバ２０において、基本機能部２０１は、上述した如く電子メール機能部１０２によって業務用端末１０から受信した電子メールのレコード情報等を用い、データベースサーバ２０内のデータベース２０２にデータレコードを作成する。

【0037】

図６は、第一の実施形態に係る当該データベース２０２に設けられたデータベースの構成を例示した説明図である。本実施形態において、データベース２０２に格納されるレコード（レコード情報）は、業務用端末１０の電子メール機能部１０２によってネットワーク５００を介して受信した電子メールのアドレスをページヘッダとして利用する。そして、基本機能部２０１は、データベース２０２のレコード情報（即ち、１つのデータレコード）として、当該ページヘッダに、氏名、表題、受信日時、メールデータ保存先、固有番号、リンク情報等の一連の情報を関連付けた状態で保存する。

【0038】

データベース２０２には、１つのページヘッダにつき、任意に設定した件数のレコード情報を保存することができる。図６に示す例では、３件のレコード情報が格納された例を示している。

【0039】

図７は、第一の実施形態に係るデータベース２０２の各ページ構造を示した説明図である。受信データベース２０２の各ページは、ページ毎に、電子メールアドレスをページヘッダとし、本実施形態では、図７に例示する如く、レコード情報が１つのページヘッダ（メールアドレス）につき３件保存されている。

【0040】

図８は、第一の実施形態に係るデータベース２０２の各ページを構成するレコード構造を例示した説明図である。レコード構造は、例えば図８に示すように、送信者氏名、表題、受信日時、メールデータ保存先、各メールに保存された固有番号、およびリンク情報等の情報が関連付けされた情報である。また、各ページに格納されるメールのレコード数は、あらかじめ設定された件数以内とし、その件数以上のデータを受信した場合、基本機能部２０１は、格納されている古いメールデータから順に削除し、図７に例示する如く常に新しい３件のメールデータが保存されるようにデータベース２０２を制御する。

【0041】

データベースサーバ２０の基本機能部２０１は、業務用端末１０が有する電子メール機能部１０２から、表題や受信日時、送信者メールアドレス、送信者氏名、送信者の電子メールファイル保存先等の情報を受信すると、データベース２０２に、当該送信者メールアドレスをヘッダとするページの有無を確認する。

【0042】

基本機能部２０１は、送信者メールアドレスをヘッダとするページがデータベース２０２内に存在しない場合、図７に示すように、ページヘッダをメールアドレスとしてレコード情報を関連付けることによって新しいページを作成する。その際、図８に示すように、受信データからレコード情報（例えば、氏名、メール表題、受信日時、格納フォルダ、固有番号、リンク情報等）を１つのレコードを構成する情報項目として書き込み、ページヘッダ（メールアドレス）に対応するページに含まれる３つのレコードのうち、最も新しいレコードとして保存する。

【0043】

即ち、送信者メールアドレスをヘッダとするページがデータベース２０２に存在する場合、基本機能部２０１は、当該ページ内に新たなレコードを追加する。既に該当するページが存在し、そのページ内のレコードに、新たに追加したレコードと同じ固有番号を持つレコードが存在する場合、基本機能部２０１は、古いレコードに新しいレコードを上書き（更新）する。その際、例えば上書きする情報は、レコード情報のうち、業務用端末１０から受信した保存先情報のみであってもよい。この様な保存方法により、本実施形態によれば、業務用端末１０内で電子メールファイルのフォルダが移動されても、最新のリンク先情報が保持（維持）することができる。

【0044】

同じメールサーバ３０によって付与された固有番号をもつレコードがデータベースサーバ２０に存在せず、かつ１つのページ内のレコードが予め設定した件数を保有する場合、基本機能部２０１は、最も受信日時の古いレコード情報を削除し、新たに作成されたレコードを格納する。既に該当ページがあり、ページ内のレコードに同一の固有番号を持つレコードが存在せず、かつレコード数があらかじめ設定された件数に達していなければ、新たに作成されたレコードを該当ページに格納する。

【0045】

次に、上述したシステム構成を有する本実施形態において、電話４０宛てに入電した際（即ち、着信、電話を受けた場合）における、業務用端末１０の表示等の動作について説明する。

【0046】

まず、発信者端末（不図示）からの電話を業務用端末１０が受信した場合、業務用端末１０において、電話機能部１０１は、入電した電話番号を取得する。次に、電話帳機能部１０３は、取得した電話番号を検索キーとして、電話帳データベース１０５を検索する。尚、入電時に電話番号を取得する方法については、現在では一般的な技術を採用することができるので、本実施形態における詳細な説明は省略する。

【0047】

係る検索の結果、当該入電した電話番号が電話帳データベース１０５内に存在した場合、電話帳機能部１０３は、グループデータベース１０６に格納されている各種情報（データ）の中から、当該電話番号と関連付けられている必要な情報を抽出する。ここで、必要な情報とは、例えば、電話番号、氏名、メールアドレス等である。

【0048】

そして、業務用端末１０において、取得部１０８は、グループデータベース１０６から取得した必要情報を、表示部１０７を利用することによってディスプレイに表示する。その際、表示部１０７が表示する画面（ユーザインタフェース）には、当該必要情報が記載されたウィンドウが表示される（以下、本実施形態では、「グループｗｉｎｄｏｗ」と称す）。

【0049】

図９は、第一の実施形態に係るグループｗｉｎｄｏｗの表示例を示した説明図である。本実施形態において、電話帳データベース１０５には、特定の電話番号（例えば１つの電話番号）に対して、複数の顧客の氏名と、個々の氏名に対応するメールアドレスとを関連付けた状態で登録可能である。このため、本実施形態のグループｗｉｎｄｏｗには、入電した電話番号と同じ電話番号に関して、複数の氏名及び対応するメールアドレスが関連付けされている場合に、図９に例示するような表示態様によって、係る特定の電話番号に関連付けられた氏名及びメールアドレスが表示される。さらに、グループｗｉｎｄｏｗには、表示された情報と関連付けられている選択ボタン３０１が図９に示す如く表示される。このとき、業務用端末１０のオペレータが選択ボタン３０１を押下することにより、電子メール機能部１０３は、選択ボタン３０１と関連付けられたメールアドレスを、データベースサーバ２０内の基本機能部２０１に送信する。

【0050】

データベースサーバ２０において、基本機能部２０１は、受信したメールアドレスを検索キーとして、データベース２０２を検索することにより、当該メールアドレスをヘッダとするページの有無を探索する。当該ページが存在した場合、基本機能部２０１は、当該ページに記録されているレコード情報を、業務用端末１０に送信する。業務用端末１０において、取得部１０８は、データベースサーバ２０から受信した情報を、表示部１０７によって画面上に表示する。その際、係る画面上には、当該情報が記載されたウィンドウが表示される（以下、本実施形態では、「レコードｗｉｎｄｏｗ」と称す）。

【0051】

図１０は、第一の実施形態に係るレコードｗｉｎｄｏｗ４００の表示例を示した説明図である。そして、図１１は、係るレコードｗｉｎｄｏｗ４００を含む業務用端末１０における画面（ユーザインタフェース）の表示例を示した説明図である。

【0052】

本実施形態におけるレコードｗｉｎｄｏｗ４００には、当該メールアドレスに関連付けられた氏名、メール表題、受信日時、及び表示ボタン３０２が予め設定した件数以下（本実施形態では最大３件）で表示される。表示ボタン３０２には、該当するメールファイルの格納場所情報がリンクされており、業務用端末１０のオペレータが当該表示ボタン３０２を押下するのに応じて、表示部１０７は、当該情報に関連付けられたメール本文を表示する。即ち、表示部１０７は、電子メールファイル保存部１０９に格納されている複数の電子メールの中から、オペレータが操作した表示ボタン３０２にリンクされている格納場所情報に対応する電子メールを選択して、その電子メールをディスプレイに表示する。

【0053】

一方、入電した電話番号が電話帳データベース１０５に存在しない場合、基本機能部２０１は、新たにメールアドレスをページヘッダとし、レコード情報を保存するページをデータベース２０２に作成するか否かをオペレータが選択可能な画面を表示する。オペレータが作成すると判断した場合、基本機能部２０１は、氏名及びメールアドレスを入力可能な画面を、表示部１０７によって表示すると共に、当該情報を元に新たなメールアドレスをページヘッダとするページを、受信メールベータベース２０２に作成する。

【0054】

ここで、図１２Ａ及び図１２Ｂに示すシーケンス図を用いて、第一の実施形態に係るメール受信時の業務用端末１０及びデータベースサーバ２０の動作を詳細に説明する。

【0055】

業務用端末１０において、電子メール機能部１０２は、メールサーバ３０が受信した電子メールに関して、レコード情報（電子メールの発信日時、表題、送信者メールアドレス、送信者氏名、電子メールファイル保存部１０９内の当該電子メールの保存先情報や、メールサーバ３０で付加された固有番号）をメールサーバ３０から取得する（ステップＡ１）。

【0056】

電子メール機能部１０２は、ステップＡ１にて取得した情報に含まれる送信元の電子メールアドレスを「Ａｄｄ」、発信日時を「日時」、表題情報を「表題」、電子メールファイル保存先情報を「保存先」と設定する（ステップＡ２）。

【0057】

電話帳データベース１０５に、電子メール機能部１０２が取得したＡｄｄが存在する場合（ステップＡ３にてＹＥＳ）、かつ電話帳データベース１０５内に同じ氏名データが存在する場合（ステップＡ４にてＹＥＳ）、電子メール機能部１０２は、電話帳データベース１０５内にある氏名データを「氏名」として設定する（ステップＡ５）。

【0058】

電話帳データベース１０５に、電子メール機能部１０２が取得したＡｄｄと同じデータが存在しない場合、電子メール機能部１０２は、Ａｄｄのローカル部分（即ち、＠より前に位置するアカウント名）を、データベース２０２の新たなレコード情報の「氏名」として設定する（ステップＡ６）。

【0059】

電子メール機能部１０２は、メールサーバ３０が、受信したメールに付加した固有の番号を「固有番号」と設定する（ステップＡ７）。

【0060】

電子メール機能部１０２は、設定されたＡｄｄ、氏名、日時、保存先、固有番号の各データを、当該新たなレコード情報を構成する１レコードとして、データベースサーバ２０へ送信（ステップＡ８）する。

【0061】

データベースサーバ２０において、基本機能部２０１は、業務用端末１０の電子メール機能部１０２から当該各データを受信する（ステップＡ９）。そして、基本機能部２０１は、受信した当該データ中のＡｄｄやヘッダを含むページがデータベース２０２に存在するか否かを判断する（ステップＡ１０）。

【0062】

データベースサーバ２０内に受信した当該データが存在する場合（ステップＡ１０にてＹＥＳ）、基本機能部２０１は、ページ内で業務用端末１０から受信した固有番号と同じ番号を含むレコード情報の有無を検索する（ステップＡ１１）。

【0063】

当該ページ内で同じ固有番号を含むレコード情報がデータベース２０２内に存在する場合（ステップＡ１１にてＹＥＳ）、基本機能部２０１は、新たに受信した当該データで作成したレコード情報を、既存と同じ固有番号を含むレコード情報に上書き（更新）する（ステップＡ１２）。一方、同じ固有番号を含むレコード情報がデータベース２０２内に存在しない場合（ステップＡ１１にてＮＯ）、基本機能部２０１は、ページ内に登録されているレコード情報の件数を確認する（ステップＡ１３）。

【0064】

当該ページのレコード情報の件数が設定未満である場合（ステップＡ１３にてＹＥＳ）、基本機能部２０１は、新たに受信した当該データを基に作成したレコード情報を、そのレコード情報に関連付けられているページヘッダを有する１つの新たなレコードとして、ページに登録する（ステップＡ１５）。

【0065】

当該ページのレコード情報の件数が設定以上である場合、基本機能部２０１は、登録されているレコード情報のうち、最も古い日時を含むレコード情報を削除し（ステップＡ１４）、新たに受信した当該データで作成したレコード情報を当該ページのレコードとして登録する（ステップＡ１５）。

【0066】

業務用端末１０から受信したＡｄｄ等のヘッダを持つページがデータベース２０２に存在しない場合（ステップＡ１０にてＮＯ）、基本機能部２０１は、受信したＡｄｄをヘッダとする新たなページを作成し（ステップＡ１６）、新たに受信した当該データを基に作成した新たなレコード情報を、当該ページに登録する（ステップＡ１５）。

【0067】

次に、図１３Ａ及び図１３Ｂに示すシーケンス図を用いて、第一の実施形態に係る電話入電時の業務用端末１０及びデータベースサーバ２０の動作について詳細に説明する。

【0068】

業務用端末１０に接続された電話に入電すると（ステップＢ１）、電話機能部１０１は、入電した電話番号を取得する（ステップＢ２）。そして、電話帳機能部１０３は、取得した電話番号グループデータベース１０６内を検索する。

【0069】

検索の結果、グループデータベース１０６に入電した電話番号と同じ電話番号が存在する場合（ステップＢ３にてＹＥＳ）、当該電話番号に関連付けられたグループデータベース１０６内の氏名とメールアドレスとを抽出し（ステップＢ４）、抽出した氏名とメールアドレスとを、業務用端末１０の画面上にグループｗｉｎｄｏｗ（図９）として表示する（ステップＢ５）。

【0070】

電子メール機能部１０２は、表示されているグループｗｉｎｄｏｗの選択ボタンが押下されると（ステップＢ６にてＹＥＳ）、当該選択ボタンと関連付けられたメールアドレスがデータベースサーバ２０へ送信する（ステップＢ７）。

【0071】

データベースサーバ２０は、電子メール機能部１０２から当該選択ボタンに関連付けられたメールアドレスを受信すると（ステップＢ８）、データベースサーバ２０内の基本機能部２０１は、当該メールアドレスをヘッダに含むページがデータベース２０２内に存在するか否かを検索する。

【0072】

当該メールアドレスをヘッダに含むページがデータベース２０２内に存在する場合（ステップＢ９にてＹＥＳ）、基本機能部２０１は、当該ページに含まれるレコード情報を、業務用端末１０に送信（ステップＢ１０）する。

【0073】

業務用端末１０の取得部１０８は、データベースサーバ２０から当該レコード情報を受信すると（ステップＢ１１）と、レコードｗｉｎｄｏｗ４００（図１０）を、表示部１０７によって画面に表示する（図１１、ステップＢ１２）。本実施形態では、レコードｗｉｎｄｏｗ４００には、メールのＳｕｂｊｅｃｔや受信した日付等と共に、表示ボタン３０２が表示される
業務用端末１０において、表示部１０７は、レコードｗｉｎｄｏｗ４００中の表示ボタン３０２が押下されると（ステップＢ１３にてＹＥＳ）、レコードｗｉｎｄｏｗに関連付けされている電子メールを、電子メールファイル保存部１０９に格納されている複数の電子メールの中から選択し、選択された電子メールを、例えば、図１０に例示する表示状態でディスプレイに表示する（ステップＢ１４）。

【0074】

以上説明した本実施形態によれば、業務用端末１０に対して通知される情報が膨大とならないので、業務用端末１０の負荷の増大を抑制することができる。また本実施形態によれば、着信した電話の電話番号に応じて必要な電子メールがオペレータに提供されるので、オペレータに対する負担の軽減ができるという効果がある。その理由は、電話着信時にオペレータは自ら電子メールを探す必要がなく、且つ業務用端末１０においてオペレータに提示されるレコード件数が新しい順に所定件数（上述した例では３件）に抑制されるからである。

【0075】

＜第二の実施形態＞
上述した第一の実施形態では、業務用端末１０とデータベースサーバ２０とが別体になった構成を備えるメール通知装置について説明した。しかしながら、本発明は係る構成には限定されない。以下に説明する第二の実施形態では、単体の装置によって本発明を実現する場合の一例について説明する。

【0076】

図１４は、本発明の第二の実施形態に係るメール通知装置の構成を示すブロック図である。本実施形態に係るメール通知装置５００は、制御部５１０と電話帳５１５とを有する。

【0077】

本実施形態において、メール通知装置５００において、制御部５１０は、外部から特定の電話番号を着信すると、その特定の電話番号と関連付けられている特定の電子メールアドレスが電話帳５１５に登録されているかを確認する。そして、制御部５１０はその特定のメールアドレスが、発信元アドレスとして設定されている電子メールをメールサーバ３０から入手する。そしてメールサーバ３０より入手した電子メールを、ユーザインターフェースによってユーザ（オペレータ）通知する。

【0078】

以上説明した本実施形態によれば、オペレータに対する負担の軽減ができるという効果がある。その理由は、電話着信時にオペレータが自ら電子メールを探す必要がないからである。

【0079】

尚、上述した実施形態では、表示部１０７による画面表示によってオペレータに通知する例を説明した。しかしながら上述した実施形態を例に説明した本発明は、表示による通知には限定されず、音声などの様々な態様による通知が考えられる。

【0080】

上述した実施形態を例に説明した本発明は、上述した業務用端末１０、データベースサーバ２０に対して、当該実施形態の説明において参照したシーケンス図（図１２、図１３）の機能を実現可能なコンピュータ・プログラムを供給した後、そのコンピュータ・プログラムを、当該装置のＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ：不図示）に読み出して実行することによって達成される。また、当該装置内に供給されたコンピュータ・プログラムは、読み書き可能な一時記憶メモリ（不図示）またはハードディスク装置等の不揮発性の記憶デバイス（不図示）に格納すればよい。

【0081】

また、前記の場合において、当該各装置内へのコンピュータ・プログラムの供給方法は、ＣＤ−ＲＯＭ等の各種記録媒体を介して当該装置内にインストールする方法や、インターネット等の通信回線を介して外部よりダウンロードする方法等のように、現在では一般的な手順を採用することができる。

【符号の説明】

【0082】

１０ 業務用端末
２０ データベースサーバ
３０ メールサーバ
４０ 電話端末
５００ ネットワーク
１０１ 電話機能部
１０２ 電子メール機能部
１０３ 電話帳機能部
１０５ 電話帳データベース
１０６ グループデータベース
１０７ 表示部
１０８ 取得部
１０９ 電子メールファイル保存部
２０１ 基本機能部
２０２ データベース
３０１ 選択ボタン
３０２ 表示ボタン
４００ レコードＷｉｎｄｏｗ
５００ メール通知装置
５１０ 制御部
５１５ 電話帳（アドレス帳）

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12A】

【図12B】

【図13A】

【図13B】

【図14】