特許 6042104 電子メール送信装置及び電子メール送信方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6042104

(24)【登録日】2016年11月18日

(45)【発行日】2016年12月14日

(54)【発明の名称】電子メール送信装置及び電子メール送信方法

(51)【国際特許分類】

   H04L 12/58 20060101AFI20161206BHJP

   G06F 13/00 20060101ALI20161206BHJP

【ＦＩ】

   H04L12/58 100F

   G06F13/00 601B

【請求項の数】5

【全頁数】18

(21)【出願番号】特願2012-125357(P2012-125357)

(22)【出願日】2012年5月31日

(65)【公開番号】特開2013-251753(P2013-251753A)

(43)【公開日】2013年12月12日

【審査請求日】2015年5月14日

(73)【特許権者】

【識別番号】302064762

【氏名又は名称】株式会社日本総合研究所

(74)【代理人】

【識別番号】100144048

【弁理士】

【氏名又は名称】坂本 智弘

(72)【発明者】

【氏名】石井 恵美

(72)【発明者】

【氏名】佐々木 瞬

【審査官】 衣鳩 文彦

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００７−１３３４７５（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１０−２３３１１７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開平１１−１３６２８１（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００７−１４０７６０（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００７−２００２７６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００９−１６３５２５（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｈ０４Ｌ １２／５８

Ｇ０６Ｆ １３／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

宛先を含む電子メールの送信要求を受けると、前記宛先に電子メールを送信する電子メール送信装置であって、
前記電子メールの送信要求に添付ファイルが含まれているか否かを判断し、前記添付ファイルが含まれていると判断した場合、前記宛先のセキュリティレベルに応じて前記添付ファイルのセキュリティを自動設定するセキュリティ設定部と、
前記自動設定されたセキュリティに応じて、前記添付ファイルの実ファイル又は前記実ファイルへのリンク情報であるエイリアスを前記宛先がグループ内かグループ外かを区別して送信する、ファイル送信部を含む電子メール送信装置。

【請求項2】

前記添付ファイルとして予め準備されたファイルと電子メール送信の度に新たに登録される添付ファイルを記憶するファイル記憶部を更に含む、請求項１に記載の電子メール送信装置。

【請求項3】

登録された全ての宛先のセキュリティレベルに関する情報を格納するセキュリティレベル情報テーブルを含み、前記セキュリティレベル情報テーブルは、イントラネット及びエクストラネットに参加する各組織のドメイン名、ＦＱＤＮ（Ｆｕｌｌｙ Ｑｕａｌｉｆｉｅｄ Ｄｏｍａｉｎ Ｎａｍｅ）、及び前記組織の部署ごとのセキュリティレベルを格納する、請求項１又は２に記載の電子メール送信装置。

【請求項4】

新規の宛先や新規の添付ファイルを登録する必要が生じた際に、登録に必要な情報の入力を促す画面を表示して、ユーザからの入力情報を受け付け、あるいは登録内容の修正、削除等のシステム管理者からの要求を受け付ける管理部を更に備える、請求項１から３までのいずれか１項に記載の電子メール送信装置。

【請求項5】

宛先を含む電子メールの送信要求を受けると、前記宛先に電子メールを送信する電子メール送信方法であって、
前記電子メール送信方法は、前記電子メールの送信要求に添付ファイルが含まれているか否かを判断する判断ステップと、
前記添付ファイルが含まれていると判断した場合、前記宛先のセキュリティレベルに応じて前記添付ファイルのセキュリティを自動設定するステップと、
前記自動設定されたセキュリティに応じて、前記添付ファイルの実ファイル又は前記実ファイルへのリンク情報であるエイリアスを前記宛先がグループ内かグループ外かを区別して送信するステップと、を含む、電子メール送信方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、電子メール送信装置及び電子メール送信方法に関し、特に、電子メールで送信する情報を適宜制限することができる電子メール送信装置及び電子メール送信方法に関する。

【背景技術】

【0002】

インターネットの普及に伴い、電子メールを利用したデータの送受信が激増している。電子メールを利用することにより、ユーザの利便性が高まる一方で、さまざまなリスクも生じやすくなった。例えば電子メールにファイルを添付して送信する場合、そのファイルに一部の関係者にしか開示することが許されていない機密情報が含まれていることがある。不用意に電子メールにかかるファイルを添付して送信することは、機密情報の拡散になりかねない。そのようなリスクを回避するために電子メールを安全にやり取りする技術が存在する。

【0003】

一般的に広く用いられる簡便な手法として、電子メールの送信者は送信前に添付するファイルにパスワードを設定する。あるいは、ファイルまたは電子メールそのものを暗号化して送信する手法がある（例えば、特許文献１を参照）。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開２０１１−１０７９１７号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

しかしながら、上記いずれの手法も、電子メールを送信する都度、電子メールまたは添付ファイルにパスワードを設定したり、暗号化を行う必要があり手間がかかる。しかし、所定の担当者以外に開示することを許されていない情報を含んだファイルを送信する場合、仮にパスワードの入力または暗号化を失念して、かかる電子メールを開示することが許可されていない部外者に送信してしまった場合、ファイルを回収するすべがない。

【0006】

いかに重要な情報であっても、一旦添付ファイルとして受信されてしまうと、複製することは容易である。したがって、重要な情報を含むファイルを電子メールに添付して送信することは、重要な情報が容易に誰の手にも渡ってしまうというリスクがある。一方で、誰に対しても電子メールまたは添付ファイルにパスワードを設定する、または暗号化して送信すると、当該電子メールの正当な受信者であっても、随時パスワードを入力する、あるいは、暗号を解除するなどの作業が必須となり、利便性を低めてしまうという問題がある。あるいは、機密性はなくとも、不必要にファイルが拡散してしまうことは避けたい場合もある。例えば、ファイルが作成途中のものである場合、あまり多くの人間にドラフトレベルのものを見せたくないものである。

【0007】

また、同じ社内であっても、誰がファイルに含まれる情報の関係者であるか、誰に開示することが許可されていないのかなど、添付ファイルの受信を許可された人間がまちまちである場合がある。

【0008】

本発明は上述の課題を鑑みてなされたものであり、電子メールにファイルを添付して送信する場合、利便性を保ちつつ、かつ、送信する情報を適宜制限して、開示することが許可されていない部外者に情報が拡散することを防止することができる電子メール送信装置及び電子メール送信方法を提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0009】

上記課題を解決するため、本発明の電子メール送信装置は、以下のような解決手段を提供する。

【0010】

（１）宛先を含む電子メールの送信要求を受けると、前記宛先に電子メールを送信する電子メール送信装置であって、前記電子メールの送信要求に添付ファイルが含まれているか否かを判断し、前記添付ファイルが含まれていると判断した場合、前記宛先のセキュリティレベルに応じて前記添付ファイルのセキュリティを自動設定するセキュリティ設定部と、前記自動設定されたセキュリティに応じて、前記添付ファイルの実ファイル又は前記実ファイルへのリンク情報であるエイリアスを前記宛先がグループ内かグループ外かを区別して送信する、ファイル送信部を含むことを特徴とする。

【0011】

このような構成によれば、電子メールを送信する都度、ユーザからの電子メールの送信要求にファイルの添付が含まれていると判断すると、ファイル送信部は、宛先のセキュリティレベルに応じて、添付ファイルのセキュリティレベルを自動設定し、添付ファイルの実ファイル又は実ファイルへのリンク情報であるエイリアスを宛先がグループ内かグループ外かを区別して送信する。したがって、電子メールにファイルを添付して送信する際に、利便性を保ちつつ、かつ、送信する情報をグループ内かグループ外かによって適宜制限して、開示することが許可されていない部外者に情報が拡散することを防止することができる。

【0012】

（２）前記添付ファイルとして予め準備されたファイルと電子メール送信の度に新たに登録される添付ファイルを記憶するファイル記憶部を更に含むことを特徴とする。

【0013】

（３）前記電子メール送信装置は、登録された全ての宛先のセキュリティレベルに関する情報を格納するセキュリティレベル情報テーブルを含み、前記セキュリティレベル情報テーブルは、イントラネット及びエクストラネットに参加する各組織のドメイン名、ＦＱＤＮ（Ｆｕｌｌｙ Ｑｕａｌｉｆｉｅｄ Ｄｏｍａｉｎ Ｎａｍｅ）、及び前記組織の部署ごとのセキュリティレベルを格納することを特徴とする。

【0014】

なお、本発明では、電子メールでファイルを送付する方法として、実ファイルをそのまま添付ファイルとして送る実ファイル送信方法と、実ファイルの代わりに実ファイルを参照できるリンク情報（以下、「エイリアス」と呼ぶ）のみを電子メール本文中で送り、受信者に当該ファイルを参照、または必要に応じてダウンロードさせるエイリアス送信方法とを採用している。したがって、本明細書において、「添付ファイルの送信」とは、結果的に電子メールの本文以外の情報を送信することを意味するものとし、広く知られている実ファイル送信方法のみならず、エイリアス送信方法も含むものとする。

【0015】

このような構成によれば、ファイル送信部は、実ファイルを送信することに代えて、ファイル記憶部（後述のファイルＤＢ３０８１）に記憶されたファイルの中から、送信要求が指定するファイルに対するリンク情報のみを送信することができる。かつ、ファイル記憶部の当該ファイルへのアクセスは、宛先に対応付けられたセキュリティレベルに応じて許可または不許可とすることができる。したがって、電子メールに、実ファイルに代えてエイリアスを添付しても、利便性を保ちつつ、かつ、送信する情報を適宜制限して、開示することが許可されていない部外者に情報が拡散することを防止することができる。また、たとえ機密性はない場合であっても、実ファイルの代わりにエイリアスを送ることで、例えば実ファイルがドラフトのような場合、ドラフトが不必要に多くの人間に拡散してしまうようなことを防止することができる。実ファイルが拡散してしまってからだと、配布者及び配布者からの転送者等全員に修正内容を伝えることが困難だからである。

【0017】

（４）新規の宛先や新規の添付ファイルを登録する必要が生じた際に、登録に必要な情報の入力を促す画面を表示して、ユーザからの入力情報を受け付け、あるいは登録内容の修正、削除等のシステム管理者からの要求を受け付ける管理部を更に備えることを特徴とする。

【0019】

また、上記の電子メール送信装置は、以下のような電子メール送信方法と捉えることもでき、上記電子メール送信装置の発明と同様な作用効果を奏する。

【0020】

（５）宛先を含む電子メールの送信要求を受けると、前記宛先に電子メールを送信する電子メール送信方法であって、前記電子メール送信方法は、前記電子メールの送信要求に添付ファイルが含まれているか否かを判断する判断ステップと、前記添付ファイルが含まれていると判断した場合、前記宛先のセキュリティレベルに応じて前記添付ファイルのセキュリティを自動設定するステップと、前記自動設定されたセキュリティに応じて、前記添付ファイルの実ファイル又は前記実ファイルへのリンク情報であるエイリアスを前記宛先がグループ内かグループ外かを区別して送信するステップと、を含むことを特徴とする。

【発明の効果】

【0021】

本発明によれば、電子メールにファイルを添付して送信する場合、利便性を保ちつつ、かつ、送信する情報を適宜制限して、開示することが許可されていない部外者に情報が拡散することを防止することができる電子メール送信装置及び電子メール送信方法を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0022】

【図1】本発明の実施形態に係る電子メール送信装置を含む電子メール送受信システムの概要を示す図である。

【図2】図１の電子メール送受信システムのメールサーバのハードウェア構成を示すブロック図である。

【図3】図１の電子メール送受信システムのメールサーバがファイル管理サーバと連携してセキュリティ自動設定送信処理を実行する場合の機能的構成を示す機能ブロック図である。

【図4】図１の電子メール送受信システムのウェブサーバがファイル管理サーバと連携してクライアントからのアクセスを受け付ける場合の機能的構成を示す機能ブロック図である。

【図5】図１の電子メール送受信システムのメールサーバがファイル管理サーバと連携してセキュリティ自動設定送信処理を実行する場合のフローチャートである。

【発明を実施するための形態】

【0023】

以下、本発明の一実施の形態を図面に基づいて説明する。

【0024】

図１は、本発明の実施形態による電子メール送受信システムの一構成例を示す図である。図１に示す電子メール送受信システムは、Ａ社の社内システム１０と、Ｂ社の社内システム２０と、Ｃ社の社内システム３０とが互いに接続されて入る。Ａ社の社内システム１０と、Ｂ社の社内システム２０は、同一グループ企業のみが接続できるイントラネット４０を介して接続され、相互に電子メールを送受信するようになっている。一方、Ｃ社の社内システム３０は、グループ外からのアクセスを許すネットワーク（以下、「エクストラネット」と呼ぶ）５０及びゲートウェイ６０を介してＡ社の社内システム１０およびＢ社の社内システム２０と接続され、相互に電子メールを送受信するようになっている。

【0025】

ここでは、Ａ社とＢ社とは同一グループに属し、Ａ社とＢ社との間でやりとりされる情報には制約はないものとする。一方で、Ｃ社は、Ａ社とＢ社のグループには属さず、情報を取得する目的でのみＡ社またはＢ社と情報のやりとりをするものとする。したがって、Ａ社またはＢ社からＣ社に提供する情報には制限を設ける必要がある。

【0026】

Ａ社の社内システム１０は、Ａ社端末１００、メールサーバ２００、ファイル管理サーバ３００、ウェブサーバ４００、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）などで構成されるネットワーク１１と、を有している。

【0027】

本実施形態では、Ａ社端末１００は、ユーザの操作に応じて、後述する電子メールの送信要求を生成する。メールサーバ２００は、Ａ社端末１００で生成された電子メールの送信要求を受けると、後述するファイル管理サーバ３００と連携して、送信要求に従って所定のセキュリティを設定した電子メールを指定された宛先に送信する。ファイル管理サーバ３００は、電子メールに添付される全てのファイルとその関連情報および全ての宛先の関連情報を自動的にデータベースとして記憶する。ウェブサーバ４００はＡ社外の端末、例えば、Ｂ社やＣ社の端末が、ファイル管理サーバ３００に含まれる所定の情報にアクセスすることを許可、又は不許可とする。

【0028】

Ａ社端末１００は、ユーザの操作によってメール生成要求を生成する。メール生成要求とは、メッセージ、宛先、メールに添付する添付ファイルの有無の情報に加え、添付ファイルを有する場合は、添付ファイルを指定する情報を含む。本実施形態では、メールサーバ２００は、メール生成要求に従ってメールを生成して宛先に送信する。その際、メールサーバ２００は、メール生成要求に添付ファイルが含まれているか否かを判断して、ファイルの添付が含まれていると判断した場合に、セキュリティ自動設定送信処理を実行する。

【0029】

ファイル管理サーバ３００は、添付ファイルとして予め準備されたファイルと電子メール送信の度に新たに登録される添付ファイルを記憶するファイルＤＢ（Ｄａｔａ Ｂａｓｅ）と、ファイルＤＢに記憶された全ファイルの公開レベル等の関連情報を記憶するファイル管理ＤＢと、ファイルＤＢに記憶された全ファイルの送信履歴を記憶する送信履歴ＤＢと、電子メールの送付が許可される全ての宛先の特権レベル等の関連情報を記憶する宛先管理ＤＢと、を有する。

【0030】

図２は、このような要求に応えた電子メールの送信処理を実行するためのＡ社のメールサーバ２００のハードウェア構成を示すブロック図である。メールサーバ２００は、例えば一般的なパーソナルコンピュータにより構成することができる。メールサーバ２００はファイル送信部を構成する。

【0031】

メールサーバ２００は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）２０１と、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２０２と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０３と、バス２０４と、入出力インターフェース２０５と、操作部２０６と、表示部２０７と、記憶部２０８と、通信部２０９と、ドライブ２１０と、を備えている。ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０２に記録されているプログラムに従って、又は、記憶部２０８からＲＡＭ２０３にロードされたプログラムに従って、各種の処理を実行する。ＲＡＭ２０３にはまた、ＣＰＵ２０１が各種の処理を実行する上において必要なデータ等も適宜記憶される。

【0032】

例えば本実施形態では、後述するセキュリティ自動設定送信処理を実現するプログラムが、ＲＯＭ２０２や記憶部２０８に記憶されている。また、後述するセキュリティ自動設定送信処理を実現するためのプログラムまたはデータは、ネットワーク１１を介して外部から提供されてＲＡＭ２０３に展開されるようにしてもよい。従って、ＣＰＵ２０１が、これらのプログラムに従った処理を実行することで、セキュリティ自動設定送信処理の各機能を実現することができる。

【0033】

ＣＰＵ２０１、ＲＯＭ２０２、及びＲＡＭ２０３は、バス２０４を介して相互に接続されている。このバス２０４にはまた、入出力インターフェース２０５も接続されている。入出力インターフェース２０５には、操作部２０６、表示部２０７、記憶部２０８、通信部２０９、及びドライブ２１０が接続されている。

【0034】

操作部２０６は、キーボードやマウス等で構成され、ユーザの指示操作を受け付ける。表示部２０７は、液晶ディスプレイ等で構成され、各種情報を表示する。記憶部２０８は、ハードディスク等で構成され、ユーザから送付されたメール生成要求のデータを一時記憶する。また、記憶部２０８は、メール送受信に必要な各種データ、例えば、メールのデータ、各種フラグの値、閾値等も記憶する。

【0035】

通信部２０９は、ネットワーク１１およびイントラネット４０やエクストラネット５０を介してＢ社の端末やＣ社の端末等の他の装置との間で行う通信を制御する。さらに、通信部２０９は、ネットワーク１１を介して端末１００、メールサーバ２００、ファイル管理サーバ３００、ウェブサーバ４００と接続されている。

【0036】

ドライブ２１０には、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、或いは半導体メモリ等よりなるリムーバブルメディア２１１が適宜装着される。ドライブ２１０によってリムーバブルメディア２１１から読み出されたプログラムは、必要に応じて記憶部２０８にインストールされる。また、リムーバブルメディア２１１は、記憶部２０８に記憶されているプログラムのデータ等の各種データも、記憶部２０８と同様に記憶することができる。

【0037】

Ａ社端末１００、ファイル管理サーバ３００、ウェブサーバ４００、Ｂ社端末１００Ｂ、Ｃ社端末１００Ｃ、Ｂ社メールサーバ２００Ｂ、Ｃ社メールサーバ２００Ｃなどについても、実行プログラムが異なる点を除いて、一般的なパーソナルコンピュータやサーバコンピュータで構築でき、メールサーバ２００と同様なハードウェア構成であってよい。

【0038】

図３は、図２のハードウェア構成を有するメールサーバ２００がファイル管理サーバ３００と協同してセキュリティ自動設定送信処理を実行する場合の機能的構成を示す機能ブロック図である。

【0039】

メールサーバ２００は、ネットワーク１１を介して社内外の端末から電子メールを受信するメール受信部２２０と、Ａ社端末１００からメール送信要求を受けると、後述する添付情報が含まれているか否かを判断して、添付情報が含まれていると判断した場合に、送信電子メールの宛先に基づいて添付情報のセキュリティを自動設定するセキュリティ設定部２３０と、メール送信要求に従ってネットワーク１１を介して社内外の端末へ電子メールを送信するメール送信部２４０を有する。メール受信部２２０、セキュリティ設定部２３０、およびメール送信部２４０はＣＰＵ２０１がＲＡＭ２０３に記憶されたプログラムを実行して実現することができる。

【0040】

セキュリティ設定部２３０は、メール送信要求に含まれる電子メールの宛先に基づいてファイルに必要なセキュリティを自動的に設定する。これによって、ユーザが、宛先と添付ファイルに応じて必要なセキュリティ処理を施す作業が軽減される。セキュリティ設定部２３０は、ファイルを暗号化する暗号化部も含み、必要に応じてファイルを暗号化する。メール送信部２４０は、上記のセキュリティ設定部２３０によって自動的にセキュリティが設定された電子メールを、グループ内の場合はイントラネット４０を介して、グループ外の場合はエクストラネット５０を介して送信する。

【0041】

本実施形態では、セキュリティ設定部２３０は宛先のセキュリティレベルのみならず、添付ファイルのセキュリティレベルも考慮する。これによって、一層適切に添付ファイルのセキュリティのレベルを設定することができる。本実施形態では、セキュリティ設定部２３０は、ファイル管理サーバ３００の宛先管理ＤＢ３０８４に記憶された送信電子メールの宛先の特権レベルとファイル管理ＤＢ３０８２に記憶された添付ファイルの公開レベルに応じて添付ファイルのセキュリティを自動設定する。特権レベルが宛先のセキュリティレベルに、公開レベルが添付ファイルのセキュリティレベルに相当する。

【0042】

ファイル管理サーバ３００は、記憶部に含まれる各種データベースを検索する検索部３２０と、各種データベースに新規データの登録、修正、削除などを行う管理部３３０を有する。

【0043】

検索部３２０は、メールサーバ２００やウェブサーバ４００等からの依頼を受け付けて、記憶部内の各種データベースに対する検索を実行し、結果を送り返す。管理部３３０は、新規の宛先や新規の添付ファイルを登録する必要が生じた際に、登録に必要な情報の入力を促す画面を表示して、ユーザからの入力情報を受け付け、あるいは登録内容の修正、削除等のシステム管理者からの要求を受け付けてデータベースのメンテナンスを行う。この詳細に関しては、通常のデータベース管理と同様なので、説明を省略する。以下、本実施形態において、メールサーバ２００がファイル管理サーバ３００と連携して実行するセキュリティ自動設定送信処理の原理について説明する。

【0044】

まず、本実施形態では、ファイル管理サーバ３００のファイルＤＢ３０８１が全ての添付ファイルを実ファイルとして記憶し、ファイルＤＢ３０８１に記憶されたファイルのみが、送信電子メールに添付されるようになっている。送信された後に内容が変更されてしまうことのないよう、ファイルＤＢ３０８１に記憶するファイルは読出専用として記憶することが好ましい。これにより、どのような情報がどこに送られたのかという履歴の管理が可能になるからである。

【0045】

また、ユーザが電子メールに添付して送信しようとするファイルがファイルＤＢ３０８１内に存在しないファイルである場合、ユーザは当該ファイルを先ずファイルＤＢ３０８１に登録してから、電子メールに添付することが必要となる。

【0046】

この処理は、メール送信要求にファイルの添付が含まれている場合、随時、ファイル管理サーバのＣＰＵが当該実ファイルがファイルＤＢ３０８１に存在するかしないかを判断し、しないと判断した場合に、当該実ファイルをファイルＤＢ３０８１に保存して登録していくようにしてもよい。

【0047】

新たに登録するファイルのセキュリティレベル、すなわち、公開レベルについては、ユーザまたは権限を有する管理者が随時設定するようにしてもよい。

【0048】

ファイルＤＢ３０８１に添付ファイルとして送信するファイルを全て記憶させておくことによって、過去に送信されたファイルについて、誰がどこにどのようなファイルを送信したかの履歴を取ることができる。

【0049】

先ず、読出専用として記憶されることにより、どのような情報が送られたのかの正確な記録が残せる。また、誰が送ったのかという記録を取ることにより、不用意に部外者に重要な情報を送信してしまったような場合の責任を明確にでき、結果的に、重要な情報が拡散することを防止することができる。したがって、電子メールとともに送信される添付ファイルのセキュリティ管理を高めることができる。さらに、過去に送信されたファイルの履歴を参照することにより、どのようなファイルがどのような取引先によって利用されるのか等の有用な統計をとってセキュリティの向上など様々な用途に用いることも可能である。

【0050】

なお、本実施形態では、電子メールでファイルを送付する場合、実ファイルをそのまま添付ファイルとして送る実ファイル送信方法と、実ファイルを参照できるリンク情報（エイリアス）のみを電子メール本文中に追記して送り、受信者に当該ファイルを参照、または必要に応じてダウンロードさせるエイリアス送信方法がある。本実施形態の電子メール送信装置では、エイリアスを送付する場合、そのエイリアスの本体である実ファイルがファイルＤＢ３０８１に登録されているものとする。

【0051】

ファイル管理ＤＢ３０８２は、ファイルＤＢ３０８１に登録された全てのファイルについて、例えば、表１に示すセキュリティレベル情報（すべてのファイルのセキュリティレベルに関する情報）を保持する。

【0052】

【表1】

【0053】

ファイル名の項目ＦＮには、ファイルＤＢ３０８１に登録されている全てのファイルのファイル名が記述されている。ファイルがフォルダ構造で管理される場合、ファイル名の項目に、フルパスを記述してもよい。あるいは、ファイル名の項目ＦＮにユニークなＩＤ番号を記述することによって、ユニークなＩＤ番号で管理するようにしてもよい。

【0054】

公開レベルの項目ＬＤは、そのファイルの機密性を表し、最低レベル（本実施形態では０）なら完全公開、最高レベル（本実施形態では９）なら、トップシークレットを意味する。送信電子メールの宛先がこの公開レベル以上の特権レベル（後述）を持っている場合に限り、当該宛先に対し当該ファイルを送信することができる。参照頻度の項目ＦＲは、次に述べる送信履歴ＤＢ３０８３に累積される、送信の記録から集計した統計情報の一例であり、例えば、初めて登録されてから、毎月平均何回参照されたかを示す。

【0055】

送信履歴ＤＢ３０８３には、上述のような統計情報を取得するため、ファイルＤＢ３０８１に登録されたファイルが電子メールの添付ファイルとして送信される都度、宛先、送信日時、送信者等の情報が送信記録として蓄積されていく。

【0056】

宛先管理ＤＢ３０８４は、予め登録された、全ての送信電子メール宛先に関する関連情報を保持する。宛先管理ＤＢ３０８４は、ファイル管理ＤＢ３０８２に登録された全ての宛先について、例えば、表２に示すセキュリティレベル情報（すべての宛先のセキュリティレベルに関する情報）を保持する。

【0057】

【表2】

【0058】

ここで、ドメインの項目ＤＭには、イントラネット４０およびエクストラネット５０に参加する各組織のドメイン名、あるいは、電子メールアドレスにおける＠の右側部分、つまり、ＦＱＤＮ（Ｆｕｌｌｙ Ｑｕａｌｉｆｉｅｄ Ｄｏｍａｉｎ Ｎａｍｅ）を記述する。また、ＦＱＤＮはドメイン名だけでなく、宛先のメールサーバのホスト名を含んでもよい。したがって、例えば、宛先の組織が部署毎にメールサーバを立てている場合は、部署毎のＦＱＤＮを登録して、部署毎に異なる特権レベル（後述）を付与するようにしてもよい。

【0059】

アカウントの項目ＡＣには、電子メールのアカウントが記述される。アカウントは、電子メールアドレスにおける＠の左側部分であり、上述のＦＱＤＮとともに電子メールアドレスを構成し、メールサーバを利用する時のＩＤとなる。本実施形態において、アカウント＝＊は、当該ドメインでアカウント未登録のユーザを示すものとする。表２の例に示す、Ｃ社（Ｃ−ｉｎｃ．ｊｐ）のユーザＰ、Ｑのように、アカウントを個別に登録すると、後述する個別の特権レベルを付与することもできる。

【0060】

特権レベルの項目ＬＰは、各宛先がファイルＤＢ３０８１内のファイルを参照する権限を示す。表２の例では、自社であるＡ社（Ａ−ｉｎｃ．ｊｐ）の全ユーザに対しては最高レベルが与えられている。最高レベルとは、すなわち、全てのファイルを参照する権限があることを意味する。本実施形態では最高レベルは９としている。同一グループのＡ社、Ｂ社の中であっても、部署毎、社員毎に登録するようにして、部署や社員によって特権レベルを異なるようにしてもよい。表２の例では、グループ内企業であるＢ社（Ｂ−ｉｎｃ．ｊｐ）の全ユーザに対しては、グループ内の特権レベルでは最低レベルの６が与えられている。本実施形態では、ユーザがグループ内なら特権レベル≧６として、特権レベルの項目ＬＰを参照することにより、宛先メールアドレスがグループ内かグループ外かを判断できるようにしている。

【0061】

宛先電子メールアドレスのドメイン名あるいはＦＱＤＮがファイル管理ＤＢ３０８２（表１参照）の中にない場合、その宛先の特権レベルは最低レベルとなるものとする。本実施形態では最低レベルを０とする。さらに、本実施形態では、上記最低レベルの宛先でも、完全公開ファイル（公開レベル＝０のファイル）は参照できるものとする。

【0062】

ここで特権レベルは、この最高レベルから最低レベルまでの間において、例えば、ユーザがグループ内かあるいは部外者か、ユーザと取引が発生しているか否か、ユーザが担当者か否かなどの様々な要因によって、数段階に分けることができる。表２の例では、ユーザがグループ内なら特権レベル≧６、部外者、すなわちグループ外であれば基本的に特権レベル＝１とし、ユーザが特別に担当窓口となっている社員Ｐであれば特権レベル＝３、ユーザがその部下Ｑであれば特権レベル＝２のように、設定してもよい。

【0063】

なお、上記の公開レベルと特権レベルに基づいて、公開可能と決定されたファイルについては、さらに、セキュリティ処理が必要性であるかないかについて、宛先がグループ内かグループ外かによって、決定することができる。宛先がグループ内である場合、添付ファイルを暗号化する等のセキュリティ処理は施さない。宛先がグループ内であり、例えば、送信側のメールサーバ２００と受信側のメールサーバは共にイントラネット４０内に設けられているとすれば、電子メール送受信はイントラネット４０内部で行われるため、電子メールが外部に洩れる危険性は少ない。全ての添付ファイルを暗号化した場合、社内電子メールの添付ファイルをいちいち復号する必要があり、煩雑である。このように、宛先がグループ内である場合、セキュリティを軽減することにより、このような煩雑さを軽減することができる。

【0064】

さらに、完全公開ファイルを送信する場合は、全ての宛先について、セキュリティ処理を不要として、そのまま送信してもよい。

【0065】

一方、上記の条件を満たさない場合、すなわち、宛先がグループ外であり、かつ完全公開ファイルではないファイルを送信する場合は、当然、セキュリティ処理が必要となる。本実施形態では、このセキュリティ処理の必要性を判定するために、上記の特権レベル≧６であればグループ内であると判断するものとする。詳細については、図５の説明において後述する。

【0066】

ログインＩＤとログインＰＷ（ＰａｓｓＷｏｒｄ）の項目ＬＩＤ、ＬＰＷには、セキュリティ処理としてログイン認証が必要なエイリアスが送付された場合に、電子メール受信者がＡ社の後述するウェブサーバ４００にログインするために入力すべきログインＩＤとパスワードが記述される。例えば、Ｃ社の社員Ｐがログインする時、ログインＩＤに「３３３３４４４４」、ログインＰＷに「３３３３」と入力すれば、宛先管理ＤＢ３０８４（表２）の項目値と一致して認証され、ログインして目的のファイルをダウンロードすることができる。

【0067】

暗号化ＰＷの項目ＥＰＷは、セキュリティ処理として、パスワードが掛けられて暗号化されたファイルが送付された場合に、電子メール受信者が当該ファイルを復号するために使用すべきパスワードが記述される。例えば、Ｄ社（Ｄ−ｉｎｃ．ｊｐ）の社員は、誰でも、「８８８８」というパスワードを用いてファイルの復号ができる。

【0068】

ここで、メール送信の一例として、Ｃ社の社員（以下では、「受信者」と呼ぶ）を宛先とする電子メールで、実ファイルを添付する代わりにエイリアスを送る場合を考える。当該エイリアスは、例えば、ファイルＤＢ３０８１に記憶される添付ファイルを直ちに閲覧あるいはダウンロードできるウェブページ（以下、「閲覧ページ」と呼ぶ）へのリンクである。メールサーバ２００のセキュリティ設定部２３０は、認証が必要か否かに関する上記の判断に基づいて、当該エイリアスを書き換える処理を行う。認証が不要と判断された場合、セキュリティ設定部２３０は、当該エイリアスをそのまま採用する。すなわち、何も書き換えない。したがって、当該メールが受信された後、受信者が当該エイリアスを開けば、直ちに上記閲覧ページが開いて、自由にファイルの閲覧あるいはダウンロードができる。

【0069】

一方、認証が必要と判断された場合、セキュリティ設定部２３０は、上記閲覧ページにログインするためにログインＩＤとログインＰＷの入力を要求するウェブページ（以下、「ログインページ」と呼ぶ）を作成し、当該エイリアスを当該ログインページへのリンクに書き換える。このとき、上記ログインページは、上記閲覧ページと一対一に対応付けられて、ファイル管理サーバ３００の記憶部３０８に記憶される。これにより、ログイン認証が成功したら直ちに閲覧ページに移動することができる。さらに、上記ログインページは、受信者専用に作成され、受信者の電子メールアドレスの情報を含む。これにより、誰がログインしてきたかの認識が可能になる。

【0070】

当該メールが受信された後、受信者は当該エイリアスを開く。これにより、Ａ社のウェブサーバ４００へのアクセスが発生することになるので、ここで、ウェブサーバ４００の機能的構成について説明する。

【0071】

図４は、ウェブサーバ４００がクライアントからのアクセスを受け付けてデータを送受信する場合の機能的構成を示す機能ブロック図である。ウェブサーバ４００は、例えば一般的なパーソナルコンピュータにより構成することができ、ここではメールサーバ２００と同様のハードウェア構成を有するものとして説明を続ける。ウェブサーバ４００は、受信者の端末上で動作するウェブブラウザ等のクライアントとの間で通信を行うＨＴＴＰ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）通信部４２０と、前述のログイン認証を行うログイン認証部４３０と、を有する。

【0072】

ＨＴＴＰ通信部４２０は、クライアントにウェブページを送信したり、ウェブページからの入力を受け付けたり、クライアントの閲覧またはダウンロード要求を受け付けてファイルを送信したり、ＨＴＴＰプロトコルで可能な全ての通信処理を行う。ログイン認証部４３０は、ログインページへのクライアントからの入力を、ＨＴＴＰ通信部４２０を介して受け取り、ログイン認証のために必要な処理を行う。ＨＴＴＰ通信部４２０はウェブサーバ４００の通信部により、ログイン認証部４３０はウェブサーバ４００のＣＰＵがＲＯＭに記憶されたプログラムを実行することにより実現される。

【0073】

上記の添付ファイルとしてエイリアスを含むメールを受信した受信者が上記エイリアスを開くと、ウェブサーバ４００のログイン認証部４３０は、ＨＴＴＰ通信部４２０を介して、受信者の端末にログインページを送信して表示させ、受信者が入力するログインＩＤとログインＰＷ（以下、「入力ログイン情報」と呼ぶ）を受信する。

【0074】

ログイン認証部４３０は、上記ログインページに含まれる受信者の電子メールアドレスの情報に基づいて、ファイル管理サーバ３００の検索部３２０を介して宛先管理ＤＢ３０８４から受信者のログインＩＤとログインＰＷ（以下、「参照ログイン情報」と呼ぶ）を参照し、上述の入力ログイン情報と一致するかどうかの照合を行う。

【0075】

参照ログイン情報と入力ログイン情報が一致した場合、ログイン認証部４３０は、ログイン認証が成功したと判断して、上述の閲覧ページを、ＨＴＴＰ通信部４２０を介して、受信者の端末に送信して表示する。この後は、上述の、受信者が認証不要のエイリアスを開いた場合と同様である。具体的には、受信者から添付ファイルの閲覧またはダウンロード要求が送信されると、ＨＴＴＰ通信部４２０は、ファイル管理サーバ３００の検索部３２０を介して当該ファイルをファイルＤＢ３０８１から読み出し、受信者に送信する。一方、参照ログイン情報と入力ログイン情報が一致しなかった場合、ログイン認証部４３０は、「ログイン認証に失敗しました」等のメッセージを表示するウェブページを、ＨＴＴＰ通信部４２０を介して、受信者に送信する。ログイン認証部４３０は、このような場合の通例に従い、３回程度の再試行を許し、それでも認証に失敗した場合は、それ以上の再試行を拒否するようにしてもよい。ログイン認証部４３０は、エイリアスを受信した受信者のファイルへのアクセスを許可または不許可にするアクセス制御部を構成する。

【0076】

以下、以上のように構成された電子メール送信装置の動作を図面を参照して説明する。図５は、メールサーバ２００が実行するセキュリティ自動設定送信処理の概要を示すフローチャートである。セキュリティ自動設定送信処理は、メールサーバ２００を構成するＣＰＵ２０１の制御の下に実行される。

【0077】

セキュリティ自動設定送信処理は、Ａ社の社員であるユーザが、一般の電子メールソフトを用いて、実ファイル、あるいは当該ファイルへのエイリアスを添付した送信電子メールを作成し、メールサーバ２００に対して発した送信依頼のコマンドを契機として開始する。

【0078】

なお、理解を容易にするため、この時点で、添付ファイルあるいはエイリアスの指示するファイルのファイルＤＢ３０８１への登録は完了しているものとする。さらに、社外のウェブページへのリンク等はエイリアスに含まれず、以下では、あくまでも社内ファイルへの参照リンクだけをエイリアスと称することとする。さらに、宛先を複数指定する送信電子メールは日常的に使われるが、添付ファイルのセキュリティ処理は宛先毎に異なる可能性があるので、以下では、宛先が１つだけの場合に限定して説明する。宛先が複数ある場合は、宛先の数だけ送信電子メールを複製する処理を追加すれば良い（その説明は省略する）。

【0079】

ステップＳ１において、メールサーバ２００のセキュリティ設定部２３０は、ユーザから送信を依頼された送信電子メールを解析し、添付ファイルあるいはエイリアス（以下、両者を合わせて「添付情報」と呼ぶ）が含まれているか否かを判断する。送信電子メールに添付情報が含まれていない場合、ステップＳ１においてＮＯと判定され、処理はステップＳ１２に進む。なお、ステップＳ１１以降の処理については、後述する。送信電子メールに添付情報が含まれていた場合、ステップＳ１においてＹＥＳと判定され、処理はステップＳ２に進む。

【0080】

ステップＳ２において、セキュリティ設定部２３０は、送信電子メールから宛先電子メールアドレスＤＡと１以上の添付情報ＡＴｊ（１≦ｊ≦ｊ_Ｍａｘ（添付ファイル数）を取得する。

【0081】

ステップＳ３において、セキュリティ設定部２３０は、宛先電子メールアドレスＤＡについて、その特権レベルＬＰの検索を、ファイル管理サーバ３００の検索部３２０に依頼し、記憶部の宛先管理ＤＢ３０８４から、特権レベルＬＰを取得する。

【0082】

ステップＳ４において、セキュリティ設定部２３０は、ｊの初期値として、１を設定する。

【0083】

ステップＳ５において、セキュリティ設定部２３０は、ｊ番目の添付情報ＡＴｊについて、その公開レベルＬＤの検索を、ファイル管理サーバ３００の検索部３２０に依頼し、記憶部のファイル管理ＤＢ３０８２から、公開レベルＬＤを取得する。

【0084】

ステップＳ６において、セキュリティ設定部２３０は、ステップＳ４において取得した特権レベルＬＰがステップＳ５において取得した公開レベルＬＤ以上であるか否かを判断する。特権レベルＬＰが公開レベルＬＤ未満である場合、ステップＳ６においてＮＯと判定され、公開は禁止されるため、処理はステップＳ７に進む。

【0085】

ステップＳ７において、セキュリティ設定部２３０は、「この電子メールは、公開できない情報を含むため、送信できません」等のメッセージを表示して、処理は異常終了する。一方、特権レベルＬＰが公開レベルＬＤ以上である場合、ステップＳ６においてＹＥＳと判定され、処理はステップＳ８に進む。

【0086】

ステップＳ８において、セキュリティ設定部２３０は、セキュリティ処理が必要か否かを判断する。前述のごとく、特権レベルＬＰ＜６であり（本実施形態では、特権レベル＜６なら宛先はグループ外と判定される）、かつ、公開レベルＬＤ＞０である場合、セキュリティ処理が必要なので、ステップＳ８において、ＹＥＳと判定され、処理はステップＳ９に進む。

【0087】

ステップＳ９において、添付情報ＡＴｊが実ファイルを示す場合、セキュリティ設定部２３０は当該ファイルを暗号化し、暗号化ファイルを作成し、実ファイルの添付情報ＡＴｊを削除して、当該暗号化ファイルの添付情報ＡＴｊ’に差し替える。その場合、用いられる暗号化ＰＷは、ファイル管理サーバ３００の検索部３２０を介して、記憶部の宛先管理ＤＢ３０８４から取得される。また、添付情報ＡＴｊがエイリアスである場合、セキュリティ設定部２３０は、宛先ＤＡ専用のログインページを作成し、ファイル管理サーバ３００の記憶部に保存する。当該ログインページは、前述のごとく、宛先電子メールアドレスＤＡを保持し、エイリアスＡＴｊがもともと示していた添付ファイルの閲覧ページと一対一に対応して保存されている。これにより、ウェブサーバ４００のログイン認証部４３０は、誰が何を求めてログインしてきたかを知ることができる。そして、セキュリティ設定部２３０は、添付情報ＡＴｊ（実ファイルのエイリアス）を削除して、新たな添付情報ＡＴｊ’（当該ログインページのＵＲＬ）に差し替える。その後、処理はステップＳ１０に進む。ステップＳ１０以降の処理については後述する。

【0088】

一方、特権レベルＬＰ≧６である（本実施形態では、特権レベル≧６なら宛先はグループ内と判定される）か、または、公開レベルＬＤ＝０である場合、セキュリティ処理は不要なので、ステップＳ８において、ＮＯと判定され、ステップＳ９をスキップして、処理はステップＳ１０に進む。すなわち、実ファイルであろうと、実ファイルへのエイリアスであろうと、添付情報ＡＴｊはそのまま残されて、セキュリティ処理は施されない。ただし、特に図示していないが、ステップＳ８のセキュリティ対策必要かの判断において、機密性はゼロでも、実ファイルは送らず必ずエイリアスだけを常に送るように判断してもよい。ファイルの拡散だけを防ぎたい場合である。この場合は、例えば公開レベルＬＤ＝０．５などとする。このようにすることで、例えば機密性のないドラフトレベルのファイルと完成後のファイルを同一セキュリティレベルにすることができる。

【0089】

ステップＳ１０において、セキュリティ設定部２３０は、ｊをインクリメントする（ｊ＝ｊ＋１）。その後、処理はステップＳ１１に進む。

【0090】

ステップＳ１１において、セキュリティ設定部２３０は、ｊが最大値を超えたか否かを判断する。ｊが最大値を超えない場合、調べるべき添付情報ＡＴｊがまだ残っているので、処理はステップＳ５に戻され、ステップＳ５乃至Ｓ１１のループ処理が繰り返される。一方、ｊが最大値を超えた場合、調べるべき添付情報ＡＴｊはもう無いので、処理はステップＳ１２に進む。

【0091】

ステップＳ１２において、メール送信部２４０は、セキュリティ設定部２３０から、上記のセキュリティ処理を施した（あるいは施さなかった）送信電子メールの供給を受け、宛先電子メールアドレスＤＡに対して送信する。これにより、セキュリティ自動設定送信処理は終了する。

【0092】

なお、上記のステップＳ７において、公開できないファイルが添付されていた場合、直ちに異常終了したが、それでも公開するかどうか、ユーザに判断を仰ぐ問い合わせメッセージを出しても良い。ただし、その場合、公開レベルを変更できる権限を持つユーザであるか否かのユーザ管理を行うこともできる。

【0093】

このように、本実施形態によると、電子メールを送信する都度、ユーザからの電子メールの送信要求にファイルの添付が含まれていると判断すると、ファイル送信部は、前記宛先に対応付けられたセキュリティレベルと、添付ファイルのセキュリティレベルの組み合わせに応じてセキュリティを高めた手法で、前記ファイルを前記宛先に送信する。したがって、例えば、開示することが許可されていない部外者に電子メールが送信される場合、該部外者に割り当てられたセキュリティレベルに応じて自動的にセキュリティをかけてファイルが送信されることになる。したがって、電子メールにファイルを添付して送信する際に、利便性を保ちつつ、かつ、送信する情報を適宜制限して、開示することが許可されていない部外者に情報が拡散することを防止することができる。

【0094】

さらに、メールサーバは、宛先に対応付けられたセキュリティレベルに応じて、ファイルにパスワードを付加して送信するので、例えば、開示することが許可されていない部外者に電子メールが送信される場合、パスワードをかけることを失念してしまうということが防止される。

【0095】

また、電子メール送信要求にファイルの添付が含まれている場合、当該ファイル記憶部に記憶させるので、送信されたファイルの履歴を取って管理することもできる。必要に応じて、ファイルの送信者の情報と合わせて記憶することができるので、不用意に開示することが許可されていない部外者に情報を送信してしまうことのないように、送信者の注意を喚起することができる。したがって、重要な情報が拡散することを防止することができる。

【0096】

さらに、電子メールでファイルを送付する方法として、実ファイルをそのまま添付ファイルとして送る実ファイル送信方法と、実ファイルを参照できるリンク情報（エイリアス）のみを電子メール本文中に追記して送り、受信者に当該ファイルを参照、または必要に応じてダウンロードさせるエイリアス送信方法とを採用している。メールサーバは、実ファイルを送信することに代えて、ファイル記憶部に記憶されたファイルから、送信要求が指定するファイルに対するリンク情報を送信することができる。かつ、ファイル記憶部の当該ファイルへのアクセスは、宛先に対応付けられたセキュリティレベルに応じて許可または不許可とすることができる。

【0097】

したがって、電子メールに、実ファイルに代えてエイリアスを添付しても、利便性を保ちつつ、かつ、送信する情報を適宜制限して、開示することが許可されていない部外者に情報が拡散することを防止することができる。

【0098】

以上、本発明の実施形態を図面に基づいて詳細に説明した。なお、上述の実施形態は、本質的に好ましい例示であって、本発明、その適用物、あるいはその用途の範囲を制限することを意図するものではない。なお、本明細書において、記録媒体に記録されるプログラムを記述するステップは、その順序に沿って時系列的に行われる処理はもちろん、必ずしも時系列的に処理されなくとも、並列的あるいは個別に実行される処理をも含むものである。

【符号の説明】

【0099】

１０ Ａ社システム
１１ Ａ社内ネットワーク
２０ Ｂ社システム
３０ Ｃ社システム
４０ イントラネット
５０ エクストラネット
６０ ゲートウェイ
１００，１００Ｂ，１００Ｃ 端末
２００，２００Ｂ，２００Ｃ メールサーバ（メール送信装置）
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＯＭ
２０３ ＲＡＭ
２０４ バス
２０６ 操作部
２０７ 表示部
２０８ 記憶部
２０９ 通信部
２１０ ドライブ
２１１ リムーバブルメディア
３００ ファイル管理サーバ
４００ ウェブサーバ
４２０ ＨＴＴＰ受信部
４３０ ログイン認証部（アクセス制御部）

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】