特許 6063811 書類電子化方法および書類電子化システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6063811

(24)【登録日】2016年12月22日

(45)【発行日】2017年1月18日

(54)【発明の名称】書類電子化方法および書類電子化システム

(51)【国際特許分類】

   H04N 1/00 20060101AFI20170106BHJP

   G06T 1/00 20060101ALI20170106BHJP

   H04N 1/04 20060101ALI20170106BHJP

   G06K 19/00 20060101ALI20170106BHJP

   G06K 7/00 20060101ALI20170106BHJP

【ＦＩ】

   H04N1/00 C

   G06T1/00 430J

   H04N1/04 106Z

   G06K19/00

   G06K7/00

【請求項の数】4

【全頁数】13

(21)【出願番号】特願2013-99614(P2013-99614)

(22)【出願日】2013年5月9日

(65)【公開番号】特開2014-220708(P2014-220708A)

(43)【公開日】2014年11月20日

【審査請求日】2016年1月25日

(73)【特許権者】

【識別番号】510001847

【氏名又は名称】瀬戸信用金庫

(73)【特許権者】

【識別番号】000005108

【氏名又は名称】株式会社日立製作所

(74)【代理人】

【識別番号】110000176

【氏名又は名称】一色国際特許業務法人

(72)【発明者】

【氏名】加藤 直樹

(72)【発明者】

【氏名】水野 雄介

(72)【発明者】

【氏名】山下 禅

(72)【発明者】

【氏名】藤井 隆之

【審査官】 豊田 好一

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００７−０１３８８７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００７−２２１７４７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００８−２７８１７６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００６−３２５１４６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開平１１−１２７２８０（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｈ０４Ｎ １／００

Ｇ０６Ｋ ７／００

Ｇ０６Ｋ １９／００

Ｇ０６Ｔ １／００

Ｈ０４Ｎ １／０４

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

情報処理装置が、
電子化対象となる複数種類の書類それぞれの識別情報、枚数情報、および各書類間の並び順情報を含む登録情報を、入力装置で受け付け、当該登録情報を記憶装置に格納する処理と、
前記登録情報に基づいて、各種類の書類の識別情報と枚数情報を書類間の並び順に従って列挙した印字データと、前記各種類の書類の識別情報及びその枚数情報を示す二次元コードとを生成し、前記印字データ及び前記二次元コードの印字指示を所定の印刷手段に通知して、電子化用の表紙を印刷する処理を実行し、
書類の読み取りを行って電子データ化するスキャナが、
前記表紙を読み取り最先の位置とし、当該表紙に続いて前記複数種類の各書類を書類間の並び順に従って積層した書類群のうち、前記表紙に対する読み取りを実行して、当該表紙に印字された前記二次元コードを認識し、当該二次元コードが示す各種類の書類の識別情報と枚数情報を取得する処理と、
前記書類群のうち前記表紙以降の各書類に対する読み取りを実行し、当該読み取りによって前記並び順で得た書類イメージデータを、前記二次元コードから得ている枚数情報が示す枚数毎に電子ファイル化し、当該電子ファイルに、該当枚数情報に対応する前記書類の識別情報を付与して記憶装置に格納する処理を実行する、
ことを特徴とする書類電子化方法。

【請求項2】

前記スキャナが、
前記電子ファイルを構成する書類イメージデータと、該当書類の枚数情報及び書類の識別情報とを表示装置に出力し、電子ファイル化された書類の種類および枚数が前記識別情報および枚数情報にそれぞれ一致するかについてユーザの判定結果を入力装置で受け付け、ユーザの判定結果が、前記電子ファイル化された書類の種類および枚数が前記識別情報および枚数情報にそれぞれ一致することを示すものであった場合に、該当電子ファイルに前記書類の識別情報を付与して記憶装置に格納する処理を実行する、
ことを特徴とする請求項１に記載の書類電子化方法。

【請求項3】

前記スキャナが、
前記電子ファイルを前記情報処理装置に送信し、
前記情報処理装置が、
前記電子ファイルを前記スキャナから受信して記憶装置に格納する、
ことを特徴とする請求項１に記載の書類電子化方法。

【請求項4】

電子化対象となる複数種類の書類それぞれの識別情報、枚数情報、および各書類間の並び順情報を含む登録情報を、入力装置で受け付け、当該登録情報を記憶装置に格納する処理と、前記登録情報に基づいて、各種類の書類の識別情報と枚数情報を書類間の並び順に従って列挙した印字データと、前記各種類の書類の識別情報及びその枚数情報を示す二次元コードとを生成し、前記印字データ及び前記二次元コードの印字指示を所定の印刷手段に通知して、電子化用の表紙を印刷する処理を実行する演算装置を備えた情報処理装置と、
前記表紙を読み取り最先の位置とし、当該表紙に続いて前記複数種類の各書類を書類間の並び順に従って積層した書類群のうち、前記表紙に対する読み取りを実行して、当該表紙に印字された前記二次元コードを認識し、当該二次元コードが示す各種類の書類の識別情報と枚数情報を取得する処理と、前記書類群のうち前記表紙以降の各書類に対する読み取りを実行し、当該読み取りによって前記並び順で得た書類イメージデータを、前記二次元コードから得ている枚数情報が示す枚数毎に電子ファイル化し、当該電子ファイルに、該当枚数情報に対応する前記書類の識別情報を付与して記憶装置に格納する処理を実行するスキャナと、
を含むことを特徴とする書類電子化システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、書類を電子化するための書類電子化方法および書類電子化システムに関するものであり、より具体的には、種類が多岐にわたる書類を効率的かつ低コストに電子化し、その管理を容易なものとする技術に関する。なお、本願明細書における書類とは、紙などの媒体に可視可能な情報を記録したものであればよく、資料、文書、帳票等も指し、その名称は問わない。

【背景技術】

【0002】

紙媒体等の書類を電子化する場合、１ファイルでの取り扱いを望む書類の束ごとにスキャナで読み込ませ、書類のイメージデータを取得する作業が必要となる。こうした作業の効率化を図る技術としては、以下のようなものが提案されている。すなわち、書類の読取画像中から区切り用紙に付したインデックス情報が検出される度にフォルダを作成し、次の区切り用紙までに読込まれた書類の画像ファイルを当該フォルダに格納してデータファイルを生成する文書管理装置（特許文献１参照）などが提案されている。また、スキャナ装置により読み取った書類の表紙原稿に関して表紙判定を行うことで書類の１頁目（表紙）を特定し、書類単位に登録する画像記憶装置（特許文献２参照）なども提案されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２００４−２００７７９号公報

【特許文献2】特開平５−２７４３６５号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

ところで、企業、公共団体の業務における書類の種類、数量は膨大なものになり、その管理は煩雑なものになる。特に、金融機関における融資業務等で使用する帳票類は多岐にわたり、その枚数も膨大なものとなりやすい。よって、そうした業務に伴う稟議作業で回覧される帳票類を紙媒体のまま取り扱うとすれば、閲覧時における所望書類の特定に手間がかかる上、回覧に伴う移送時の帳票の一部紛失等の発生も懸念される。また、多年にわたり上述の融資等の取引を行ってきた顧客に関しては、蓄積、管理している帳票類の種類、枚数とも膨大となる。よって、そうした紙媒体の帳票を電子化する際、帳票毎に分けてスキャナでの読み込みを行う旧来手法を採用すれば、多大な作業時間とそれに伴うコストが必要となってしまう。また、上述の従来技術を採用した場合であっても、帳票を区別するしおりを帳票毎に別途用意し、山積する帳票をより分けて逐一セットしていく作業等が必要となり、作業の手間や精度の点でも現実的な解決策として採用することは困難であった。

【0005】

そこで本発明の目的は、種類が多岐にわたる書類を効率的かつ低コストに電子化し、その管理を容易なものとする技術を提供することにある。

【課題を解決するための手段】

【0006】

上記課題を解決するために、本発明では、電子化対象の書類の識別情報と枚数情報を示すコード情報を生成し、当該コード情報を表紙に印刷する。そして、このコード情報が印刷された表紙と書類をまとめて電子化のための読み取る。そして、この読み取りの際は、コード情報に従った読取り制御を行う。なお、コード情報は、表紙に印刷でき、上記内容であればよく、その態様は問わない。このため、二次元コードなどが含まれる。

【0007】

より詳細な本発明の書類電子化方法は、情報処理装置が、電子化対象となる複数種類の書類それぞれの識別情報、枚数情報、および各書類間の並び順情報を含む登録情報を、入力装置で受け付け、当該登録情報を記憶装置に格納する処理と、前記登録情報に基づいて、各種類の書類の識別情報と枚数情報を書類間の並び順に従って列挙した印字データと、前記各種類の書類の識別情報及びその枚数情報を示す二次元コードとを生成し、前記印字データ及び前記二次元コードの印字指示を所定の印刷手段に通知して、電子化用の表紙を印刷する処理を実行し、書類の読み取りを行って電子データ化するスキャナが、前記表紙を読み取り最先の位置とし、当該表紙に続いて前記複数種類の各書類を書類間の並び順に従って積層した書類群のうち、前記表紙に対する読み取りを実行して、当該表紙に印字された前記二次元コードを認識し、当該二次元コードが示す各種類の書類の識別情報と枚数情報を取得する処理と、前記書類群のうち前記表紙以降の各書類に対する読み取りを実行し、当該読み取りによって前記並び順で得た書類イメージデータを、前記二次元コードから得ている枚数情報が示す枚数毎に電子ファイル化し、当該電子ファイルに、該当枚数情報に対応する前記書類の識別情報を付与して記憶装置に格納する処理を実行する、ことを特徴とする。

【0008】

また、より詳細な本発明の書類電子化システムは、電子化対象となる複数種類の書類それぞれの識別情報、枚数情報、および各書類間の並び順情報を含む登録情報を、入力装置で受け付け、当該登録情報を記憶装置に格納する処理と、前記登録情報に基づいて、各種類の書類の識別情報と枚数情報を書類間の並び順に従って列挙した印字データと、前記各種類の書類の識別情報及びその枚数情報を示す二次元コードとを生成し、前記印字データ及び前記二次元コードの印字指示を所定の印刷手段に通知して、電子化用の表紙を印刷する処理を実行する演算装置を備えた情報処理装置と、前記表紙を読み取り最先の位置とし、当該表紙に続いて前記複数種類の各書類を書類間の並び順に従って積層した書類群のうち、前記表紙に対する読み取りを実行して、当該表紙に印字された前記二次元コードを認識し、当該二次元コードが示す各種類の書類の識別情報と枚数情報を取得する処理と、前記書類群のうち前記表紙以降の各書類に対する読み取りを実行し、当該読み取りによって前記並び順で得た書類イメージデータを、前記二次元コードから得ている枚数情報が示す枚数毎に電子ファイル化し、当該電子ファイルに、該当枚数情報に対応する前記書類の識別情報を付与して記憶装置に格納する処理を実行するスキャナと、を含むことを特徴とする。

【発明の効果】

【0009】

本発明によれば、種類が多岐にわたる書類を効率的かつ低コストに電子化し、その管理を容易なものとできる。

【図面の簡単な説明】

【0010】

【図1】本実施形態の書類電子化システムの構成図である。

【図2】本実施形態の書類電子化システムが含むサーバおよびスキャナのハードウェア構成例を示す図である。

【図3】本実施形態における書類電子化方法の処理手順例を示すフロー図である。

【図4】本実施形態における登録情報の入力画面例を示す図である。

【図5】本実施形態における表紙の印字例及び書類群の構成例を示す図である。

【図6】本実施形態における電子ファイルの例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0011】

−−−システム構成−−−
以下に本発明の実施形態について図面を用いて詳細に説明する。図１は、本実施形態の書類電子化システム１０の構成図である。図１に示す書類電子化システム１０は、種類が多岐にわたる書類を効率的かつ低コストに電子化し、その管理を容易なものとするコンピュータシステムである。本実施形態の書類電子化システム１０は、一例として、金融機関での融資業務に伴う稟議作業を支援する業務フローシステム、すなわち稟議支援システム８と連携、或いは稟議支援システム８の機能の一部として組み込まれたシステムを想定できる。また、本実施形態の場合、電子化対象の書類は融資業務に際して発生し管理される帳票１となる。

【0012】

本実施形態における書類電子化システム１０は、図１にて示すように、サーバ１００およびスキャナ２００から構成されている。また本実施形態では、書類電子化システム１０におけるサーバ１００の機能が稟議支援システム８に含まれる構成となっており、以降の説明では、サーバ１００を全て稟議支援システム８と読み替え可能であるとする。

【0013】

こうした書類電子化システム１０を構成するサーバ１００のハードウェア構成は以下の如くとなる。図２は本実施形態の書類電子化システムが含むサーバおよびスキャナのハードウェア構成例を示す図である。

【0014】

すなわちサーバ１００は、ハードディスクドライブなど適宜な不揮発性記憶装置で構成される記憶装置１０１、ＲＡＭなど揮発性記憶装置で構成されるメモリ１０３、記憶装置１０１に保持されるプログラム１０２をメモリ１０３に読み出すなどして実行し装置自体の統括制御を行なうとともに各種判定、演算及び制御処理を行なうＣＰＵなどの演算装置１０４、ユーザからのキー入力や音声入力を受け付ける入力装置１０５、処理データの表示を行うディスプレイ等の表示装置１０６、ネットワークと接続しスキャナ２００や金融機関の担当者が使用する端末３００等との通信処理を担う通信装置１０７、を備える。なお、記憶装置１０１内には、本実施形態の書類電子化システム１０を構成するサーバ１００として必要な機能を実装する為のプログラム１０２と、後述する登録情報１２５、および電子ファイル７が少なくとも記憶されることになる。

【0015】

また、書類電子化システム１０をサーバ１００と共に構成するスキャナ２００のハードウェア構成は、以下の如くとなる。すなわちスキャナ２００は、一般的なイメージスキャナが備えている、イメージ取得対象となる帳票１を載置するガラス製の原稿台、この原稿台を覆って外光から遮断するカバー、原稿台上の帳票１に向けて発光する発光手段、この発光手段による発光の結果、帳票１の反射光ないし透過光を撮像素子で撮像し電気信号に変換する光学系、光学系で得た電気信号に所定の変換処理等を施してイメージデータを生成するコンピュータ２１０、更には、自動給紙機構たるＡＤＦ２２０（Ａｕｔｏ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｅｅｄｅｒ）を備えている。図２の例では、説明の簡便化のため、コンピュータ２１０とＡＤＦ２２０のみ明示してある。

【0016】

このうちコンピュータ２１０は、上述のサーバ１００と同様に、適宜な不揮発性記憶装置で構成される記憶装置２０１、ＲＡＭなど揮発性記憶装置で構成されるメモリ２０３、記憶装置２０１に保持されるプログラム２０２をメモリ２０３に読み出すなどして実行しスキャナ自体の統括制御を行なうとともに各種演算及び制御処理を行なうＣＰＵなどの演算装置２０４、ユーザからのキー入力や音声入力を受け付ける入力装置２０５、処理データの表示を行う液晶ディスプレイ等の表示装置２０６、ネットワークと接続しサーバ１００との通信処理を担う通信装置２０７、を備える。

【0017】

続いて、本実施形態の書類電子化システム１０を構成するサーバ１００およびスキャナ２００がそれぞれ備える機能について説明する。上述したように、以下に説明する機能は、例えば、サーバ１００およびスキャナ２００がそれぞれ備えるプログラムを実行することで実装される機能と言える。

【0018】

サーバ１００は、電子化対象となる複数種類の書類、すなわち本実施形態における金融機関での帳票１それぞれの識別情報、枚数情報、および各帳票間の並び順情報を含む登録情報１２５を、入力装置１０５で受け付け、当該登録情報１２５を記憶装置１０１に格納する機能を備えている。帳票の種類としては、例えば、融資業務に伴う稟議にて回覧される、融資申込書、融資極度申込書、取引状況表、融資利率承認申請書、貸付金紹介票、条件緩和債権判定チャート表、格付帳票、不動産担保明細書、などが想定される。また、こうした帳票の名称は、上述した帳票の識別情報となる。

【0019】

また、サーバ１００は、記憶装置１０１に格納した登録情報１２５に基づいて、各種類の帳票１の識別情報と枚数情報を帳票間の並び順に従って列挙した印字データと、各種類の帳票１の識別情報及びその枚数情報を示す二次元コード４とを生成し、印字データ及び二次元コード４の印字指示をプリンタ２０（印刷手段）に通知して、電子化用の表紙２を印刷する機能を備えている。ここで印刷される表紙２の構成については後述する。こうした機能を有するサーバ１００は、印字データの生成アルゴリズムに対応したプログラムと、二次元コード４の生成用プログラムとを備えている。

【0020】

一方、上述のサーバ１００と共に書類電子化システム１０を構成するスキャナ２００は、既に述べたように、帳票１の表面を適宜な光学系で読み取って、そのイメージデータを取得するスキャナ装置であり、自動給紙機構であるＡＤＦ２２０（Ａｕｔｏ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｅｅｄｅｒ）を備えて、複数枚の帳票１を自動読み取り出来る。

【0021】

こうしたスキャナ２００を使用して帳票１の電子化を行うユーザは、上述のサーバ１００において印刷した表紙２を、読み取り最先の位置（通常は、最上面）とし、当該表紙２に続いて複数種類の各帳票１を帳票間の並び順に従って積層して、書類群５を用意しておくものとする。また、このユーザは、書類群５をスキャナ２００のＡＤＦ２２０にセットして、いわゆる“スタートボタン”など所定のインターフェイスを押下するなどし、読み込み開始指示をスキャナ２００に与えるものとする。

【0022】

この場合、スキャナ２００は、ＡＤＦ２２０にセットされた上述の書類群５の自動読み込みを開始し、まずは、書類群５のうち読み取り最先の位置にある表紙２に対する読み取りを実行して、当該表紙２に印字された二次元コード４を認識し、当該二次元コード４が示す各種類の帳票１の識別情報と枚数情報を取得する機能を備えている。当然ながら、当該スキャナ２００は、二次元コード４の仕様に対応したコードリーダ機能（二次元コード４の読み取り、解析、復号化等）を備えているものとする。

【0023】

またスキャナ２００は、表紙２に引き続き、書類群５のうち表紙２以降の各帳票１に対する読み取りを実行し、当該読み取りによって、帳票１の並び順で得た書類イメージデータ６を、二次元コード４から得ている枚数情報が示す枚数毎に電子ファイル化し、当該電子ファイル７に、該当枚数情報に対応する帳票１の識別情報を付与して記憶装置２０１に格納する機能を備えている。

【0024】

なお、スキャナ２００は、電子ファイル７を構成する書類イメージデータ６と、該当帳票１の枚数情報及び識別情報とを液晶ディスプレイ等の表示装置２０６に出力し、電子ファイル化された帳票１の種類および枚数が、帳票１の識別情報および枚数情報にそれぞれ一致するかについてユーザの判定結果を入力装置２０５で受け付け、このユーザの判定結果が、電子ファイル化された帳票１の種類および枚数が帳票１の識別情報および枚数情報にそれぞれ一致することを示すものであった場合に、該当電子ファイル７に該当帳票１の識別情報を付与して記憶装置２０１に格納する機能を備えているとしてもよい。

【0025】

また、スキャナ２００は、上述のように生成した電子ファイル７をサーバ１００に送信するとしてもよい。この場合、サーバ１００は、電子ファイル７をスキャナ２００から受信して記憶装置１０１に格納することとなる。

【0026】

−−−処理手順例−−−
以下、本実施形態における書類電子化方法の実際手順について図に基づき説明する。以下で説明する書類電子化方法に対応する各種動作は、書類電子化システム１０を構成するサーバ１００（稟議支援システム８）およびスキャナ２００がそれぞれのメモリに読み出して実行するプログラムによって実現される。そして、このプログラムは、以下に説明される各種の動作を行うためのコードから構成されている。

【0027】

図３は、本実施形態における書類電子化方法の処理手順例を示すフロー図である。ここでは、金融機関の所定店舗が顧客から融資申請を受けており、この融資申請に伴って顧客から提出を受けたものや、或いは金融機関側で用意したもの、すなわち複数種類の帳票１（例：融資申込書、融資極度申込書、取引状況表、融資利率承認申請書、貸付金紹介票、条件緩和債権判定チャート表、格付帳票、不動産担保明細書など）を支店担当者が所持しているものとする。また、この支店担当者は該当融資申請に関して、上長や関連する他部署（例：本店の審査部門等）の担当者等に帳票１を回覧させて融資可否を決定する稟議に図るべく、（サーバ１００の機能を備えた）稟議支援システム８を利用可能であるとする。

【0028】

そこで上述の支店担当者は、端末３００により稟議支援システム８（サーバ１００）にアクセスし、該当融資申請案件の稟議について業務フローに登録処理を行う。この場合、稟議支援システム８は、端末３００から送信された、融資申請案件の登録内容（例：案件名、申請者、申請内容等）を取得して、自身の記憶装置に格納し、該当案件に関し稟議業務フローを開始する（ｓ１００）。この時、稟議支援システム８は、端末３００に対して、帳票電子化用の表紙作成作業を促すメッセージを通知すると共に、支店担当者から表紙作成用のデータ入力を受け付けるための画面データを端末３００に送信し表示させる（ｓ１０１）。

【0029】

端末３００は、稟議支援システム８から画面データを受信し、ディスプレイにおいて入力画面４００として表示する。上述のメッセージを閲覧した支店担当者は、当該端末３００において入力画面４００を閲覧し、この入力画面４００にて、電子化対象となる各帳票１の帳票名（識別情報）、枚数情報を、帳票間の順序関係に応じた所定欄に順次入力することとなる。

【0030】

図４は本実施形態における登録情報１２５の入力画面例を示す図である。図４の例で示すように、入力画面４００は、案件の識別情報、融資申請を受け付けた店舗、融資申請者、受付日、申請された融資金額といった案件の属性情報を示す属性表示欄４１０と、処理内容の指示を受け付ける各種アイコン４２０と、帳票１に関する情報入力欄４３０とから構成されている。また、情報入力欄４３０は、帳票名称欄４３１、帳票ＩＤ欄４３２、枚数欄４３３、日付欄４３４、およびファイル名欄４３５の各欄から１レコードが構成されている。帳票ＩＤ欄４３２の値は、帳票名称欄４３１で選択した帳票に連動して各帳票に対応した帳票ＩＤが表示され、その内容は、先頭のレコードから順に、「ＲＧ００１」、「ＲＧ００２」、「ＲＧ００３」、・・・といった具合に、帳票間の並び順に応じて予め設定されている。すなわち、帳票ＩＤ欄４３２の値が「ＲＧ００１」のレコードは、表紙２を除いてスキャナ２００での読み込み順が最先となる帳票１に関する情報を含むものとなる。なお、本順序は、画面上で入力した順序で重なるとより好適である。

【0031】

支店担当者は、こうした入力画面４００のうち、情報入力欄４３０における帳票名称欄４３１にて、表紙２に列挙印字すべき帳票１の種類をプルダウンメニュー等から選択し、該当帳票１の枚数を枚数欄４３３に入力する。また支店担当者は、日付欄４３４にて、融申請の日付をプルダウンメニュー等から選択する。図４の例では、支店担当者が、「融資申込書(手形貸付)」、「当座貸越取引申込書」、「手形割引 極度割引申込書」、「固定金利割引申込書」の各帳票１に関して、表紙２での列挙順に応じて情報を設定した例を示している。

【0032】

一方、端末３００は、入力画面４００において支店担当者の設定内容に応じた値を取得し、これを登録情報１２５として、稟議支援システム８に送信する（ｓ１０２）。ここで端末３００から稟議支援システム８に送信される登録情報１２５としては、情報入力欄４３０の各欄４３２〜４３５の値を含むレコードの集合体となる。

【0033】

他方、稟議支援システム８は、端末３００から送信されてきた上述の登録情報１２５を受信し記憶装置１０１に格納する（ｓ１０３）。なお、稟議支援システム８の含むサーバ１００が保持する入力装置１０５にて、登録情報１２５を受け付けるとしてもよい。

【0034】

また、稟議支援システム８は、記憶装置１０１に格納した登録情報１２５から、各レコードが含む帳票ＩＤ（帳票ＩＤ欄４３２の値）と枚数（枚数欄４３３の値）の値を読み出し、これら各レコードが含んでいた値を、レコードを登録した際の画面表示順に列挙した印字データを生成する（ｓ１０４）。

【0035】

また、稟議支援システム８は、登録情報１２５の各レコードから読み出した、上述の帳票名（もしくは帳票ＩＤ、以下同様に帳票ＩＤで管理してもよい）と枚数の各値を帳票間の並び順に対応付けたデータを、二次元コード生成用のプログラムに入力値として与えて、二次元コード４を生成する（ｓ１０５）。したがってここで生成される二次元コード４は、スキャナ２００での読み込み順に、帳票名称とその枚数の値が記述されたものとなる。

【0036】

稟議支援システム８は、上述のように生成した印字データ及び二次元コード４の印字指示をプリンタ２０（印刷手段）に通知し、電子化用の表紙２を印刷する（ｓ１０６）。ここで印刷される表紙２の構成例は図５に示すとおりとなる。図５は本実施形態における表紙２の印字例及び書類群５の構成例を示す図である。

【0037】

図５に示す表紙２の例では、融資申請を受け付けた支店の店番号、融資申請者の属性（顧客番号、名称すなわち債務者名）、案件番号といった融資申請案件の概要を示す情報５１０と、二次元コード４と、帳票情報５２０とが印字された構成となっている。帳票情報５２０としては、上述の入力画面４００の情報入力欄４３０で入力された情報に対応したものが印字されており、読み込み順５２１、帳票名称５２２、帳票ＩＤ５２３、枚数５２４、日付５２５、およびファイル名５２６の各情報が含まれている。

【0038】

一方、上述の支店担当者は、ステップｓ１０６で印刷された表紙２をプリンタ２０から取得し、これを読み取り最先の位置（通常は、最上面）として、当該表紙２に続いて、電子化対象となる各帳票１を帳票間の並び順に従って積層して、書類群５を用意する。また、この支店担当者は、書類群５をスキャナ２００のＡＤＦ２２０にセットして、いわゆる“スタートボタン”など所定のインターフェイスを押下するなどし、読み込み開始指示をスキャナ２００に与えるものとする。

【0039】

この場合、スキャナ２００は、読み込み開始指示を受けて、ＡＤＦ２２０にセットされた上述の書類群５の自動読み込みを開始し、まずは、書類群５のうち読み取り最先の位置にある表紙２に対する読み取りを実行する（ｓ１０７）。スキャナ２００は、この表紙２に印字された二次元コード４を認識して復号化し、当該二次元コード４が示す各帳票１の帳票名称と枚数の各値を取得する（ｓ１０８）。図５で例示した表紙２の例であれば、このステップｓ１０８で得られる値は、読み込み順が最先の「融資申込書」については、「１」枚、読み込み順が次位の「当座貸越取引申込書」については「２」枚、「手形割引 極度取引申請書」について「３」枚、「固定金利変更申請書」について「１」枚、・・・となる。

【0040】

また、スキャナ２００は、表紙２に対する読み取り動作に引き続き、書類群５のうち表紙２以降の各帳票１に対する読み取りを実行し（ｓ１０９）、当該読み取りによって、帳票１の並び順で得た書類イメージデータ６を、ステップｓ１０８にて二次元コード４から得ている枚数毎に電子ファイル化する（ｓ１１０）。スキャナ２００は、ステップｓ１０８で、読み込み順毎に帳票１の枚数を、「１」枚、「２」枚、「３」枚、「１」枚、・・・などと認識しているため、当該ステップｓ１１０においては、表紙２を除く書類群５に対する読み取りで得た書類イメージデータ６のうち、最初の「１」枚分を「融資申込書」に対応したものとして１つの電子ファイルに纏め、２〜３枚目の「２」枚分を「当座貸越取引申込書」に対応したものとして１つの電子ファイルに纏め、４〜６枚目の「３」枚分を「手形割引 極度取引申請書」に対応したものとして１つの電子ファイルに纏め、７枚目の「１」枚分を「固定金利変更申請書」に対応したものとして１つの電子ファイルに纏める。

【0041】

続いてスキャナ２００は、こうして得た電子ファイル７を構成する書類イメージデータ６と、該当帳票１の枚数及び帳票名称（上述の二次元コード４から得られている「融資申込書」、「当座貸越取引申込書」等の帳票名称とその枚数）とを液晶ディスプレイ等の表示装置２０６に出力し、電子ファイル化された帳票１の帳票名称および枚数が、二次元コード４の示す情報、すなわち表紙２にて印字されている帳票１の帳票名称および枚数にそれぞれ一致するかについて支店担当者の判定結果を入力装置２０５で受け付ける（ｓ１１１）。

【0042】

支店担当者は、表示装置２０６で、上述の書類イメージデータ６と、該当帳票１の枚数及び帳票名称を閲覧し、両者が一致している、すなわち、二次元コード４の内容や表紙２の印字内容通りに帳票類の読み込みが実行されたかを判定することになる。支店担当者は、スキャナ２００の入力装置２０５において、その判定結果を入力する。

【0043】

スキャナ２００は、入力装置２０５にて支店担当者の判定結果を取得し、電子ファイル化された帳票１の帳票名称および枚数が、二次元コード４の示す帳票１の帳票名称および枚数にそれぞれ一致することを示すものであった場合（ｓ１１２：ｙ）、該当電子ファイル７に、該当枚数に対応する帳票１の帳票ＩＤ、すなわち上述の「帳票名称」に対応した「ＲＧ０００５」「ＲＧ００１０」等を付与して記憶装置２０１に格納する（ｓ１１３）。図６は本実施形態における電子ファイル７の例を示す図である。図６にて示すように、電子ファイル７は、帳票名称６０１と書類イメージデータ６０２とが対応付けされたファイルとなる。また、帳票ＩＤ、店番、顧客番号、案件番号から生成される（例えば、それぞれを一連の名称としてつなげた）ファイル名を付される。

【0044】

他方、電子ファイル化された帳票１の帳票名称および枚数が、二次元コード４の示す帳票１の帳票名称および枚数に一致しなかった場合（ｓ１１２：ｎ）、スキャナ２００は、書類群５における帳票１の積層順序や枚数の確認、およびＡＤＦ２２０への再セットなどの再実行を促すメッセージを表示装置２０６に出力し（ｓ１１４）、処理をステップｓ１０７に戻す。なお、この確認を行う画面上で、操作者の操作によりページの並べ替えなどの編集が可能であり、この編集も含め確認した結果問題ない場合、再スキャンをスキップさせて、つまり、ｓ１１２について、ｓ１１２：ｙと遷移させる構成としてもよい。

【0045】

また、スキャナ２００は、記憶装置２０１に格納した電子ファイル７を、ネットワーク１２０を介して稟議支援システム８に送信する（ｓ１１５）。稟議支援システム８は、これを受信し、自身の記憶装置１０１に格納することとなる（ｓ１１６）。以降、稟議支援システム８は、融資申請案件に関する稟議の業務フロー中において、稟議に必要となる帳票１の電子ファイル７を記憶装置１０１から読み出して、稟議担当者の所定端末に送信し表示させる。一方、稟議担当者は稟議支援システム８が提示した電子ファイル７を端末にて閲覧することで稟議内容を確認し、融資可否等の判断を行う。

【0046】

以上、本発明を実施するための最良の形態などについて具体的に説明したが、本発明はこれに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能である。

【0047】

こうした本実施形態によれば、金融機関等で業務を行うユーザは、表紙と複数の帳票をまとめてセットし１回の読込み操作で電子化を完了可能となり、書類電子化および該当書類を用いた業務の省力化、効率化、およびそれに伴う低コスト化を図ることが可能となる。

【0048】

従って、種類が多岐にわたる書類を効率的かつ低コストに電子化し、その管理を容易なものとできる。

【0049】

本明細書の記載により、少なくとも次のことが明らかにされる。すなわち、本実施形態の書類電子化方法において、スキャナが、電子ファイルを構成する書類イメージデータと、該当書類の枚数情報及び書類の識別情報とを表示装置に出力し、電子ファイル化された書類の種類および枚数が識別情報および枚数情報にそれぞれ一致するかについてユーザの判定結果を入力装置で受け付け、ユーザの判定結果が、電子ファイル化された書類の種類および枚数が識別情報および枚数情報にそれぞれ一致することを示すものであった場合に、該当電子ファイルに書類の識別情報を付与して記憶装置に格納する処理を実行する、としてもよい。これによれば、書類の電子化が、ユーザによる最終的な処理内容の確認を経て行われることとなり、書類電子化の作業精度が向上することになる。

【0050】

また、本実施形態の書類電子化方法において、スキャナが、電子ファイルを情報処理装置に送信し、情報処理装置が、電子ファイルをスキャナから受信してｓ１０８,ｓ１１０〜ｓ１１５相当の処理を行い、記憶装置に格納する、としてもよい。これによれば、書類電子化の処理で得た電子ファイルを、ユーザが端末からアクセスしやすいサーバ等の情報処理装置にて管理することが可能となり、電子ファイルの利用がより効率的で容易なものとなる。

【符号の説明】

【0051】

１ 帳票（書類）
２ 表紙
４ 二次元コード
５ 書類群
６ 書類イメージ
７ 電子ファイル
８ 稟議支援システム
１０ 書類電子化システム
２０ プリンタ（印刷手段）
１００ サーバ（情報処理装置）
１０１、２０１ 記憶装置
１０２、２０２ プログラム
１０３、２０３ メモリ
１０４、２０４ 演算装置
１０５、２０５ 入力装置
１０６、２０６ 表示装置
１０７、２０７ 通信装置
１２０ ネットワーク
１２５ 登録情報
２００ スキャナ
２１０ コンピュータ
２２０ ＡＤＦ
３００ 端末

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】