特許 6100520 情報処理装置、情報処理方法、プログラム、及び記録媒体

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6100520

(24)【登録日】2017年3月3日

(45)【発行日】2017年3月22日

(54)【発明の名称】情報処理装置、情報処理方法、プログラム、及び記録媒体

(51)【国際特許分類】

   G06F 21/60 20130101AFI20170313BHJP

【ＦＩ】

   G06F21/60

【請求項の数】8

【全頁数】17

(21)【出願番号】特願2012-285009(P2012-285009)

(22)【出願日】2012年12月27日

(65)【公開番号】特開2014-127123(P2014-127123A)

(43)【公開日】2014年7月7日

【審査請求日】2015年12月24日

(73)【特許権者】

【識別番号】390002761

【氏名又は名称】キヤノンマーケティングジャパン株式会社

(73)【特許権者】

【識別番号】592135203

【氏名又は名称】キヤノンＩＴソリューションズ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100145827

【弁理士】

【氏名又は名称】水垣 親房

(74)【代理人】

【識別番号】100199820

【弁理士】

【氏名又は名称】西脇 博志

(72)【発明者】

【氏名】永島 なつみ

【審査官】 児玉 崇晶

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００７−２６５１３５（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００１−２７３２１７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００９−２９５１４８（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ ２１／６０

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

電子ファイルを管理する文書管理サーバと接続可能であり、前記文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルの有効期限を管理する手段を有する情報処理装置であって、
前記文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルの内容が前記情報処理装置にて更新された日時と、該電子ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードした日時とを管理するファイル日時管理手段と、
前記文書管理サーバからダウンロードした日時以降に更新され、かつ、前記有効期限を過ぎたと判断されたことで前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルを提示する提示手段と、
前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルが前記情報処理装置から自動削除される前に、前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルを、前記文書管理サーバに事前にアップロードするか否かの指定を受け付け可能な確認画面を表示する確認手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。

【請求項2】

前記提示手段は、前記文書サーバに最後にアップロードした日時以降に更新され、かつ、前記有効期限を過ぎたと判断されたことで前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルを提示することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項3】

前記確認手段により前記文書管理サーバへアップロードすると指定されている前記有効期限を過ぎたと判断された電子ファイルについては、前記文書管理サーバへのアップロードが完了した後に該電子ファイルを削除する削除手段を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処理装置。

【請求項4】

前記確認手段により前記文書管理サーバへアップロードすると指定されている前記有効期限を過ぎたと判断された電子ファイルについては、ユーザによるアクセスを制限する制限手段を有することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項5】

前記確認手段により前記文書管理サーバへアップロードすると指定されている電子ファイルを、前記文書管理サーバへ接続されたことに応じて、前記文書管理サーバへアップロードする予約アップロード手段を有することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理装置。

【請求項6】

電子ファイルを管理する文書管理サーバと接続可能であり、前記文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルの有効期限を管理する手段を有する情報処理装置の制御方法であって、
前記文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルの内容が前記情報処理装置にて更新された日時と、該電子ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードした日時とを管理するファイル日時管理ステップと、
前記文書管理サーバからダウンロードした日時以降に更新され、かつ、前記有効期限を過ぎたと判断されたことで前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルを提示する提示ステップと、
前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルが前記情報処理装置から自動削除される前に、前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルを、前記文書管理サーバに事前にアップロードするか否かの指定を受け付け可能な確認画面を表示する確認ステップと、
を有することを特徴とする情報処理装置の制御方法。

【請求項7】

電子ファイルを管理する文書管理サーバと接続可能であり、前記文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルの有効期限を管理する手段を有するコンピュータを、
前記文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルの内容が前記情報処理装置にて更新された日時と、該電子ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードした日時とを管理するファイル日時管理手段、
前記文書管理サーバからダウンロードした日時以降に更新され、かつ、前記有効期限を過ぎたと判断されたことで前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルを提示する提示手段、
前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルが前記情報処理装置から自動削除される前に、前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルを、前記文書管理サーバに事前にアップロードするか否かの指定を受け付け可能な確認画面を表示する確認手段として機能させるためのプログラム。

【請求項8】

電子ファイルを管理する文書管理サーバと接続可能であり、前記文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルの有効期限を管理する手段を有するコンピュータを、
前記文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルの内容が前記情報処理装置にて更新された日時と、該電子ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードした日時とを管理するファイル日時管理手段、
前記文書管理サーバからダウンロードした日時以降に更新され、かつ、前記有効期限を過ぎたと判断されたことで前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルを提示する提示手段、
前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルが前記情報処理装置から自動削除される前に、前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルを、前記文書管理サーバに事前にアップロードするか否かの指定を受け付け可能な確認画面を表示する確認手段として機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、文書管理システムにおいてタブレット端末等の情報処理装置にダウンロードされた電子ファイルの制御に関する。

【背景技術】

【0002】

クライアント（タブレット端末等）から文書管理サーバに接続して、文書管理サーバの電子ファイルをダウンロードし、タブレット端末等に保存できる技術がある。タブレット端末やノートＰＣ等は可搬性が高く、様々な場所で使用可能なため、セキュリティの観点で制限を付けている場合がある。

【0003】

特許文献１には、クライアントにダウンロードされた電子ファイルの有効期限が切れた場合に、これを削除する機能が開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開２０１０−２４４４０７号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

しかし、特許文献１の技術では、クライアントにダウンロードされた電子ファイルは、有効期限が切れた場合、その電子ファイルをユーザが編集・更新していても削除されてしまう。

【0006】

そのため、編集後の通信不通などにより電子ファイルを文書管理サーバにアップロード出来ないまま有効期限が切れてしまった場合は、ユーザの編集した結果が文書サーバに反映されないまま、クライアントの電子ファイルは削除されてしまうといった問題点があった。

【0007】

本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、有効期限を過ぎて削除対象となった電子ファイルの存在をユーザに知らしめ、当該電子ファイルのアップロードの必要性を確認させることができ、必要なファイルを確実に保管することができる仕組みを提供することである。

【課題を解決するための手段】

【0008】

本発明は、電子ファイルを管理する文書管理サーバと接続可能であり、前記文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルの有効期限を管理する手段を有する情報処理装置であって、前記文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルの内容が前記情報処理装置にて更新された日時と、該電子ファイルを前記文書管理サーバからダウンロードした日時とを管理するファイル日時管理手段と、前記文書管理サーバからダウンロードした日時以降に更新され、かつ、前記有効期限を過ぎたと判断されたことで前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルを提示する提示手段と、前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルが前記情報処理装置から自動削除される前に、前記情報処理装置から削除対象となった電子ファイルを、前記文書管理サーバに事前にアップロードするか否かの指定を受け付け可能な確認画面を表示する確認手段と、を有することを特徴とする。

【発明の効果】

【0009】

本発明によれば、有効期限を過ぎて削除対象となった電子ファイルの存在をユーザに知らしめ、当該電子ファイルのアップロードの必要性を確認させることができ、必要なファイルを確実に保管することができる。

【図面の簡単な説明】

【0010】

【図1】本発明の一実施例におけるドキュメント管理システムの一例を示すシステム構成図である。

【図2】本発明における文書管理サーバおよびクライアントＰＣに適用可能な情報処理装置の構成の一例を示すハードウェアブロック図である。

【図3】本実施例におけるドキュメント管理システムのソフトウェア構成図の一例を示す模式図である。

【図4】本実施例におけるクライアントＰＣのログイン処理からファイル一覧表示処理を示すフローチャートである。

【図5】本発明の実施例におけるクライアントＰＣ１０１のアップロード処理を示すフローチャートである。

【図6】本発明の実施例におけるクライアントＰＣ１０１の起動時の処理を説明するフローチャートである。

【図7】本実施例の文書情報ファイルの一例を示す図である。

【図8】本実施例のサーバ情報の一例を示す図である。

【図9】本実施例のクライアント設定情報の一例を示す図である。

【図10】本実施例におけるクライアントＰＣに表示されるログイン画面の一例である。

【図11】本実施例におけるクライアントＰＣに表示されるファイル一覧表示画面の一例を示す図である。

【図12】本実施例におけるクライアントＰＣに表示されるアップロード先選択画面の一例を示す図である。

【図13】本実施例におけるクライアントＰＣに表示されるアップロードエラー画面の一例を示す図である。

【図14】本実施例におけるクライアントＰＣに表示される削除対象ファイルの警告画面の一例を示す図である。

【図15】クライアントＰＣ１０１にダウンロードされた各電子ファイルの文書情報ファイルをリストとして示した図である。

【発明を実施するための形態】

【0011】

以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例を説明する。
図１は、本発明の一実施例におけるドキュメント管理システムの一例を示すシステム構成図である。
本実施例のドキュメント管理システムは、クライアントＰＣ（クライアント端末）１０１、文書管理サーバ１０２がネットワーク１０３を介して接続されている。
クライアントＰＣ１０１（不図示の１０１−１、１０１−２、・・・、１０１−ｎ）は、情報処理装置（タブレット型コンピュータ（以下タブレットＰＣ）、スマートフォン、パーソナルコンピュータやワークステーション等を含む情報処理装置。以下クライアントＰＣと称する）を適用可能である。

【0012】

なお、図１では、クライアントＰＣ１０１としてタブレットＰＣを用いる例が記載されている。クライアントＰＣ（タブレットＰＣ）１０１は、ｗｉｆｉ接続されるルータ、又は３Ｇ接続される基地局等を介して文書管理サーバ１０２に接続可能である。

【0013】

図２は、本発明における文書管理サーバおよびクライアントＰＣに適用可能な情報処理装置の構成の一例を示すハードウェアブロック図である。
図２において、２０１はＣＰＵで、ＲＯＭ２０２のプログラム用ＲＯＭに記憶されたプログラムをＲＡＭ２０３にロードして実行する。これによりシステムバス２０４に接続された各デバイスを制御し、情報処理装置全体を総括制御する。また、このＲＯＭ２０２のフォント用ＲＯＭにはフォントデータ等を記憶し、ＲＯＭ２０２のデータ用ＲＯＭには各種データを記憶する。

【0014】

２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。２０５はキーボードコントローラ（ＫＢＣ）で、キーボード（ＫＢ）２０９や図示しないポインティングデバイス（例えばマウス）からの入力を制御する。２０６はビデオカード（ＶＣ）で、ディスプレイ２１０の表示を制御する。

【0015】

２０７はメモリコントローラ（ＭＣ）で、ハードディスク、ＳＳＤ（Solid State Drive）、フレキシブルディスク（ＦＤ）等の外部メモリ２１１とのアクセスを制御する。２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラ（ネットワークインターフェースカード（ＮＩＣ））で、無線又は有線によりネットワークとの通信を制御する。

【0016】

図３は、本実施例におけるドキュメント管理システムのソフトウェア構成図の一例を示す模式図である。
図３に示すように、本実施例のドキュメント管理システムにおけるクライアントＰＣとしての情報処理装置は、有効期限判断部３０１、削除部３０２、確認部３０３、予約アップロード部３０４、更新判断部３０５、閲覧制限部３０６を有する。

【0017】

有効期限判断部３０１は、文書管理サーバ１０２からダウンロードされた電子ファイルの閲覧の有効期限を判断する。削除部３０２は、電子ファイルの閲覧の有効期限を過ぎていると判断された電子ファイルを削除する。確認部３０３は、閲覧の有効期限を過ぎていると判断された電子ファイルについて、削除部３０２による削除の前に、文書管理サーバへアップロードするか否かの指定をユーザから受け付ける確認処理を実行する。

【0018】

予約アップロード部３０４は、確認部３０３により文書管理サーバへアップロードすると指定されている電子ファイルを、該文書管理サーバへ接続されたことに応じて、該文書管理サーバへアップロードする。

【0019】

更新判断部３０５は、電子ファイルが文書管理サーバからダウンロードされた後に更新されたか否かを判断する。なお、確認部３０３は、更新判断部３０５により更新されていると判断され、且つ、有効期限判断部３０１により閲覧の有効期限を過ぎていると判断された電子ファイルに対して前記確認処理を実行する。

【0020】

また、削除部３０２は、確認部３０３により文書管理サーバへアップロードすると指定されている電子ファイルについては、有効期限判断部３０１により電子ファイルの閲覧の有効期限を過ぎていると判断された電子ファイルであっても、該文書管理サーバへのアップロードが完了するまで削除しない。

【0021】

閲覧制限部３０６は、文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルであっても、確認部３０３により削除部３０２による削除の前に該文書管理サーバへアップロードすると指定されている電子ファイルについては、閲覧不可とする。

【0022】

次に、図４〜図１４を参照して、本発明のドキュメント管理システムの処理の流れを説明する。
図４は、本実施例におけるクライアントＰＣのログイン処理からファイル一覧表示処理を示すフローチャートである。
なお、このフローチャートの処理は、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２又は外部メモリ２１１にコンピュータ読み取り可能に記録されたプログラムを読み出して実行することにより実現されるものである。図中、Ｓ４０１〜Ｓ４０７は各ステップを示す。
また、図４のフローチャートは、クライアントＰＣ（タブレットＰＣ）１０１から本実施例の文書管理システムへのログインを行う場合に開始される処理である。

【0023】

ステップＳ４０１において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、図１０のようなログイン画面を、ディスプレイ２１０に表示し、サーバの選択、ユーザ名、及びパスワード入力を受け付ける。

【0024】

図１０は、本実施例におけるクライアントＰＣに表示されるログイン画面の一例である。
図１０に示すように、ログイン画面は、サーバ選択プルダウン１００１、ユーザ名入力欄１００２、パスワード入力欄１００３、[ログイン]ボタン１００４を有する。ユーザは、サーバ選択プルダウン１００１で接続するサーバ名を選択し、ユーザ名入力欄１００２にユーザ名、パスワード入力欄１００３にパスワードを入力した状態で、[ログイン]ボタン１００４を押下することにより、サーバ選択プルダウン１００１で選択されたサーバにログインすることができる。なお、サーバ選択プルダウン１００１では、クライアントＰＣ１０１自身を選択することも可能である。この場合、クライアントＰＣ１０１にログインし、オフラインで本実施例の文書管理システムを使用することができる。

【0025】

入力を受け付けたクライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、入力されたユーザ名やパスワードによって、選択されたクライアントＰＣもしくはサーバの認証動作を実行する。そして、認証ＯＫの場合は、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、使用を許可し、Ｓ４０２に処理を進める。一方、認証ＮＧの場合は、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、使用を禁止し、本フローチャートの処理を終了する（不図示）。

【0026】

次に、ステップＳ４０２において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ１０１内にある（例えば外部メモリ２１１内に記憶されている）電子ファイルの中で、後述するアップロード予約されている電子ファイルが存在するかどうかを判断する。具体的には、図７のような情報を有する電子ファイルが存在する場合、図７のＮｏ.８の項目（アップロード予約有無）を確認し、Ｎｏ.８の項目が「１」、すなわち、アップロード予約有りかどうかで、アップロード予約されている電子ファイルが存在するかどうかを判断する。

【0027】

図７は、本実施例の文書情報ファイルの一例を示す図である。
なお、文書情報ファイル（図７）は、文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイル毎に設けられるファイルであり、クライアントＰＣ１０１の外部メモリ２１１等に記憶されている。

【0028】

また、文書情報ファイル（図７）は、文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルと別のファイルでもよいし、文書管理サーバからダウンロードされた電子ファイルが属性情報として保有するものでもよい。

【0029】

図７に示すように、文書情報ファイルは、Ｎｏ、ＯＵコード、キャビネットＩＤ、ドキュメントＩＤ、ドキュメント名称、文書サイズ、文書ダウンロード日時、アップロード予約有無、アップロード先サーバＩＤ、アップロード先キャビネットＩＤ、アップロード先フォルダ、文書更新日時等の情報を有する。

【0030】

以下、図４のフローチャートの説明に戻る。
上記Ｓ４０２において、アップロード予約されている電子ファイルが無いと判断した場合(Ｓ４０２で「なし」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、そのままステップＳ４０５へと処理を移行させる。

【0031】

一方、上記Ｓ４０２において、アップロード予約されている電子ファイルが存在すると判断した場合(Ｓ４０２で「あり」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０３へと処理を移行させる。

【0032】

ステップＳ４０３において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、アップロード予約されている電子ファイルのアップロード先サーバが、接続サーバかどうかを判断する。具体的には、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、上記アップロード予約されていると判断された電子ファイルの文書情報ファイルが図７のような情報を有する場合、図７のＮｏ.９の項目（アップロード先サーバＩＤ）を確認し、Ｎｏ.９に対応するサーバＩＤを取得する。さらに、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、上記取得したサーバＩＤに対応するサーバ情報（図８）を取得し、該取得したサーバ情報に対応するサーバが接続サーバであるかどうかを判断する。

【0033】

なお、接続サーバはＳ４０１のログイン処理にて図１０のプルダウンで選択されてログインしたサーバである。また、サーバＩＤに対応するサーバ情報は図８のＮｏ.１、サーバ名称に対応するサーバ情報は図８のＮｏ.２によって取得可能である。

【0034】

図８は、本実施例のサーバ情報の一例を示す図である。
なお、サーバ情報（図８）は、文書管理サーバ毎に保有される情報であり、クライアントＰＣ１０１の外部メモリ２１１等に記憶されている。
図８に示すように、サーバ情報は、サーバＩＤ，サーバ名称、ホスト、ＯＵコード、認証コード、キャビネットＩＤ等の情報を有する。

【0035】

以下、図４のフローチャートの説明に戻る。
ステップＳ４０３において、電子ファイルのアップロード先サーバが接続サーバでないと判断した場合(Ｓ４０３で「異なる」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、そのままステップＳ４０５へと処理を移行させる。

【0036】

一方、ステップＳ４０３において、電子ファイルのアップロード先サーバが接続サーバであると判断した場合(Ｓ４０３で「同一」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ４０４へと処理を移行させる。

【0037】

ステップＳ４０４において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、上記アップロード予約されている電子ファイルを接続サーバ（文書管理サーバ）にアップロードする（予約アップロード機能）。なお、文書管理サーバに保存するアップロード先フォルダは、上記アップロード予約されている電子ファイルに対応する文書情報ファイル（図７）のＮｏ.１１（アップロード先フォルダ）に登録されているフォルダとなる。このＳ４０４のアップロードの処理により、アップロード予約されている電子ファイルをログイン後に速やかにアップロードすることが可能になる。

【0038】

次に、ステップＳ４０５において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、文書管理サーバからダウンロードした電子ファイルに対応する文書情報ファイルの文書ダウンロード日時（図７のＮｏ.７）に登録された日時をチェックし、クライアント設定情報の端末保存期間（図９のＮｏ.５ｏｒ６）の範囲外の電子ファイルを検索し、該当ファイルを削除する。なお、端末保存期間とは、そのクライアントＰＣにおいて、サーバからダウンロードした電子ファイルをそのクライアントＰＣ内に保存できる期間であり、また、そのクライアントＰＣでのその電子ファイルの閲覧の有効期限でもある。

【0039】

図９は、本実施例のクライアント設定情報の一例を示す図である。なお、クライアント設定情報（図９）は、クライアントＰＣ１０１毎に保有している情報である。
図９に示すように、クライアント設定情報は、管理者ユーザＩＤ、アプリログイン設定、アプリログインパスワード、端末保存期間設定、端末保存期間（日数）、端末保存期間（時間）、編集期限、ローカルホルダ使用期限、ログイン更新確認、外部アプリ連携、設定更新日時等の情報を保持しており、端末保存期間等を確認可能である。

【0040】

なお、上記Ｓ４０５のファイル削除処理では、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、アップロード先サーバ（図７のＮｏ.９）が、現在の接続サーバではなく、また、アップロード予約有無（図７のＮｏ.８）が「あり（１）」となっている文書情報ファイルに対応する電子ファイルは、例え、端末保存期間が過ぎている場合でも削除せず、次回、接続サーバがアップロード先サーバ（図７のＮｏ.９）になりアップロードが完了するまで、その電子ファイルは、クライアントＰＣ１０１内に保存するものとする。

【0041】

次に、ステップＳ４０６において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント設定情報のログイン時更新確認欄（図９のＮｏ.９）が「１」であれば、接続サーバとの間でデータの更新を行う。

【0042】

具体的には、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、接続サーバから該当する電子ファイルが存在しなくなっている場合は、クライアントＰＣ１０１内の該当ファイルも削除する。また、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、該当の電子ファイルがクライアントＰＣ１０１内の該当ファイルより新しい場合は、クライアントＰＣ１０１の該当電子ファイルを接続サーバ内の該当ファイルに置き換える。なお、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント設定情報のログイン時更新確認欄（図９のＮｏ.９）が「０」であれば、Ｓ４０６の更新確認処理では何も行わない。

【0043】

次に、ステップＳ４０７において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、図１１のような電子ファイル一覧表示画面を、ディスプレイ２１０に表示し、引き続き、ここには記載を省略する様々な処理を実行する。

【0044】

図１１は、本実施例におけるクライアントＰＣに表示されるファイル一覧表示画面の一例を示す図である。
図１１に示すように、一覧表示画面は、ツリー表示１１０１、ファイル一覧表示１１０２、[ログアウト]ボタン１１０３、[アップロード]ボタン１１０４、[ダウンロードボタン]１１０５を有する。

【0045】

ツリー表示１１０１は、接続サーバから取得した、接続サーバ内及びクライアントＰＣ１０１内のフォルダ構成を表示する。ファイル一覧表示１１０２は、ツリー表示１１０１で選択されたフォルダ内のファイルを一覧表示する。

【0046】

[ログアウト]ボタン１１０３は、接続サーバからログアウトするためのものである。
[アップロード]ボタン１１０４は、クライアントＰＣ１０１内のファイルを接続サーバにアップロードするためのものである。ツリー表示１１０１で[ローカル]のフォルダが選択され、ファイル一覧表示１１０２内でファイルが選択された状態で、[アップロード]ボタン１１０４が押下されると、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ファイル一覧表示１１０２内で選択されたファイルを、クライアントＰＣ１０１から接続サーバにアップロードする。

【0047】

[ダウンロード]ボタン１１０５は、接続サーバ内のファイルをクライアントＰＣ１０１にダウンロードするためのものである。ツリー表示１１０１で接続サーバ内のいずれかのフォルダが選択され、ファイル一覧表示１１０２内でファイルが選択された状態で、[ダウンロード]ボタン１１０５が押下されると、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ファイル一覧表示１１０２内で選択されたファイルを、接続サーバからクライアントＰＣ１０１にダウンロードする。

【0048】

なお、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、上記Ｓ４０７のファイル一覧画面表示処理によって表示される電子ファイル一覧に、アップロード予約されている電子ファイル（図７のＮｏ.８が「１」と登録されている文書情報ファイルの電子ファイル）は表示しないように制御する（閲覧制限機能）。これは、アップロード予約されている電子ファイルは、本来は保存期間が切れている電子ファイルであるので、ユーザが閲覧できてはいけない電子ファイルであるためである。

【0049】

この処理のように、アップロード予約されている電子ファイルは、電子ファイル一覧に表示されないことにより、ユーザは、保存期間が過ぎている電子ファイルは閲覧不可であるが、次回、接続サーバにアクセスした際には自動的にアップロードされるように制御することができ、セキュリティの観点も考慮した上で、電子ファイルをアップロードすることもできる。

【0050】

次に、図５を参照して、電子ファイル編集後のアップロード処理の流れを説明する。
図５は、本発明の実施例におけるクライアントＰＣ１０１のアップロード処理を示すフローチャートである。
なお、このフローチャートの処理は、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２又は外部メモリ２１１にコンピュータ読み取り可能に記録されたプログラムを読み出して実行することにより実現されるものである。図中、Ｓ５０１〜Ｓ５０７は各ステップを示す。

【0051】

また、図５のフローチャートは、クライアントＰＣ（タブレットＰＣ）１０１において、ユーザが電子ファイルを編集・更新可能な状態で開いた際に開始される処理である。
ステップＳ５０１において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、図示しない電子ファイルの編集を受け付け、保存指示が受けると、該電子ファイルをクライアントＰＣ１０１内に保存する（ローカル保存）。

【0052】

次に、ステップＳ５０２において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、上記Ｓ５０１でローカル保存した電子ファイルの文書情報ファイルを更新する。例えば、図７の文書サイズ（Ｎｏ.６）、文書更新日時（Ｎｏ.１２）等を更新する。もちろん、ドキュメント名称（Ｎｏ.５）やその他の項目の値も更新してもよい。

【0053】

次に、ステップＳ５０３において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、不図示の画面を表示し、アップロードする文書の選択を受け付ける。通常は、上記Ｓ５０１で編集した電子ファイルを選択するが、他の電子ファイルを選択して同時にアップロードしてもよい。

【0054】

次に、ステップＳ５０４において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、アップロードする文書として選択された電子ファイルの文書情報ファイルを読み込み、アップロード先サーバＩＤ（図７のＮｏ.９）の文書管理サーバの接続状態をチェックし、該文書管理サーバと接続可能（接続済みを含む）かどうかを判断する。

【0055】

そして、上記アップロード先の文書管理サーバと接続可能と判断した場合(Ｓ５０４で「オンライン」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０５へと処理を移行させる。なお、接続可能であるが接続されていない場合は、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、このタイミングで上記アップロード先の文書管理サーバと接続する。

【0056】

ステップＳ５０５では、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、上記接続されている文アップロード先の書管理サーバの保存先フォルダの選択をユーザから受け付ける。上記保存先フォルダの受付画面を、図１２を参照して説明する。

【0057】

図１２は、本実施例におけるクライアントＰＣに表示されるアップロード先選択画面の一例を示す図である。
図１２に示すように、アップロード先選択画面は、アップロード対象の文書ファイルの表示１２０１、アップロード先のフォルダ名欄１２０２、アップロードボタン１２０３を有する。
アップロード先のフォルダ名欄１２０２では、ユーザがアップロードする接続サーバのフォルダ名を入力もしくはプルダウンより選択する。

【0058】

以下、図５のフローチャートの説明に戻る。
次に、ステップＳ５０６において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ユーザによるアップロードボタン１２０３（図１２）を押下を検知すると、文書ファイルの表示１２０１に表示されるアップロード対象の文書ファイル（図１２の場合は「テスト文書１.ＰＤＦ」）を、フォルダ名欄１２０２で入力された接続サーバのフォルダにアップロードし、本フローチャートの処理を終了する。

【0059】

また、上記Ｓ５０４において、上記アップロード先の文書管理サーバと接続不可能であると判断した場合(Ｓ５０４で「オフライン」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ５０７へと処理を移行させる。

【0060】

ステップＳ５０７では、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、図１３のようなエラー画面を、ディスプレイ２１０に表示し、アップロードできない旨をユーザに通知し、本フローチャートの処理を終了する。

【0061】

図１３は、本実施例におけるクライアントＰＣに表示されるアップロードエラー画面の一例を示す図である。
図１３に示すように、アップロードエラー画面は、アップロードできない旨をユーザに通知するメッセージ１３０１と、確認ボタン１３０２を有する。

【0062】

次に、図６を参照して、クライアントＰＣ１０１起動時の処理の流れを説明する。
図６は、本発明の実施例におけるクライアントＰＣ１０１の起動時の処理を説明するフローチャートである。
なお、このフローチャートの処理は、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０２又は外部メモリ２１１にコンピュータ読み取り可能に記録されたプログラムを読み出して実行することにより実現されるものである。図中、Ｓ６０１〜Ｓ６０７は各ステップを示す。

【0063】

また、図６のフローチャートは、クライアントＰＣ（タブレットＰＣ）１０１を起動した際に開始される処理である。
まず、ステップＳ６０１において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ１０１に対して端末保存期間が設定されているかを確認する。具体的には、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、図９のＮｏ.４に「期限有り（１）」と設定されているかを確認し、図９のＮｏ.４が「期限有り（１）」の場合は端末保存期間が設定されている、図９のＮｏ.４が「期限無し（０）」の場合は端末保存期間が設定されていないと判断する。

【0064】

そして、端末保存期間が設定されていないと判断した場合(Ｓ６０１で「なし」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、そのままステップＳ６０７に処理を移行させる。

【0065】

一方、端末保存期間が設定されていると判断した場合(Ｓ６０１で「あり」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０２に処理を移行させる。

【0066】

ステップＳ６０２では、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、未アップロード文書の有無をチェックする。具体的には、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、文書管理サーバからダウンロードされた後に更新されたか電子ファイルの有無の判断（更新判断）を行う。詳細には、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ１０１上にある電子ファイルの文書情報ファイルの文書ダウンロード日時（図７のＮｏ.７）と文書更新日時（図７のＮｏ.１２）を比較し、文書更新日時の方が文書ダウンロード日時よりも新しい電子ファイルを、未アップロード文書として検索する。なお、文書ダウンロード日時（図７のＮｏ.７）は、電子ファイルをアップロードした際にも更新され、文書更新日時（図７のＮｏ.１２）は電子ファイルをダウンロードした際にも更新される。

【0067】

そして、未アップロード文書が存在しないと判断した場合(Ｓ６０２で「なし」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、そのままステップＳ６０７に処理を移行させる。

【0068】

一方、未アップロード文書が存在すると判断した場合(Ｓ６０２で「あり」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０３へと処理を移行させる。

【0069】

また、上記Ｓ６０２の処理を、図１５を参照して説明する。
図１５は、クライアントＰＣ１０１にダウンロードされた各電子ファイルの文書情報ファイルをリストとして示した図であり、図中の各項目は図７の文書情報ファイルと同じである。

【0070】

図１５のファイルリストの中の電子ファイルのうち、更新日時がダウンロード日時より新しい電子ファイルは、Ｎｏ.１、Ｎｏ.２、およびＮｏ.３である。この３つのファイルがあるため、図１５の例では、上記Ｓ６０２において、未アップロード文書が存在する（「あり」）と判断され、ステップＳ６０３へと処理が移行される。

【0071】

ステップＳ６０３では、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント設定情報（図９）を読み込み、端末保存期間（Ｎｏ.５，６）、文書ダウンロード日時（図７のＮｏ.７）、およびクライアントＰＣ１０１を立ち上げた日時との関係から、電子ファイルの保存期間内か保存期間外かを判断（有効期限判断）する。この電子ファイルの保存期間内か保存期間外かの判断処理を、図１５と図９を参照して説明する。

【0072】

図１５のリストの内、Ｎｏ.１の電子ファイル「文書１．ＰＤＦ」は、文書ダウンロード日時が「２０１２年１０月１５日」であり、このクライアントＰＣ１０１の端末保存期間は「１０日間」である。よって、クライアントＰＣ１０１を立ち上げた日が「２０１２年１０月２５日」以前であれば、Ｎｏ.１の電子ファイル「文書１．ＰＤＦ」は「保存期間内」である。一方、クライアントＰＣ１０１を立ち上げた日が「２０１２年１０月２６日」以降であれば、Ｎｏ.１の電子ファイル「文書１．ＰＤＦ」は「保存期間外」となる。

【0073】

上記Ｓ６０３において、全ての電子ファイルが「保存期間内」であると判断した場合(Ｓ６０３で「保存期間内」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、そのままステップＳ６０７に処理を移行させる。

【0074】

一方、上記Ｓ６０３において、いずれかの電子ファイルが「保存期間外」である（「保存期間外」の電子ファイルが１つでも存在する）と判断した場合(Ｓ６０３で「保存期間外」の場合)、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０４に処理を移行させる。

【0075】

ステップＳ６０４では、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、自動的に削除される電子ファイルが存在することをユーザに警告する画面（図１４）を、ディスプレイ２１０に表示する。図１４を参照して、警告画面の例を説明する。

【0076】

図１４は、本実施例におけるクライアントＰＣに表示される削除対象ファイルの警告画面の一例を示す図である。
図１４に示すように、本実施例における削除対象ファイルの警告画面は、自動的に削除される電子ファイルが存在することをユーザに警告するメッセージ１４０１、削除対象文書欄１４０２、いいえボタン１４０３、はいボタン１４０４を有する。

【0077】

図１４の削除対象文書欄１４０２には、上記Ｓ６０３で「保存期間外」であると判断された電子ファイルの名称が表示され、１４０１には、アップロード予約をしなければ、これらのファイルはログイン後に削除される旨の警告が表示されている。

【0078】

クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、この警告画面（図１４）にて、ユーザにより「いいえ」ボタン１４０３が押下されたことを検知すると、ステップＳ６０５において、アップロード予約設定無しと判断し（Ｓ６０５で「なし」）、そのままステップＳ６０７に処理を移行させる。

【0079】

一方、この警告画面（図１４）にて、ユーザにより削除して欲しくない電子ファイルが削除対象文書欄１４０２から選択され、「はい」ボタン１４０４が押下されたことを検知すると、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ６０５において、アップロード予約設定有りと判断し（Ｓ６０５で「あり」）、ステップＳ６０６に処理を進める。

【0080】

ステップＳ６０６では、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、削除対象文書欄１４０２で選択されている電子ファイルの文書情報ファイルのアップロード予約有無の項目（図７のＮｏ．８）を「あり（１）」として登録し、ステップＳ６０７に処理を移行させる。この処理により、ユーザにより編集された電子ファイルのアップロードが「保存期間内」にできなかった場合でも、その電子ファイルは削除されることなく、次回のサーバ接続時に自動的にアップロードされるようにできる。

【0081】

次に、ステップＳ６０７において、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、図４の処理（Ｓ４０１〜Ｓ４０７）を行う。よって、ここで実行されるＳ４０４のアップロード処理では、上記Ｓ６０６でアップロード予約された電子ファイルを、アップロード先の文書管理サーバへ接続されたことに応じてアップロードすることができる。

【0082】

以上の処理により、本来は保存期間外である電子ファイルであっても勝手に削除されることなく、次回のサーバ接続時に自動的にアップロード可能とし、かつ、保存期間外の電子ファイルはセキュリティの観点のため閲覧不可とするという効果を有する。

【0083】

なお、クライアントＰＣ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアントＰＣ１０１の起動時以外のタイミングでも、クライアントＰＣ１０１がオフラインの場合には、定期的に、又は、ユーザの指示に応じて、図６の処理を実行するようにしてもよい。

【0084】

なお、本実施例では、クライアントＰＣ毎に保存期間を設定しているが、電子ファイル毎に保存期間を設定してもよいし、文書管理サーバ毎に保存期間を設けていてもよいし、本発明の文書管理システム全体で同一の保存期間を設定してもよい。

【0085】

また、上記実施例では、クライアントＰＣの一例としてタブレットＰＣを示したが、クライアントＰＣは、タブレットＰＣに限定されるものではなく、スマートフォン、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置であればよい。

【0086】

以上、本実施例によれば、有効期限が設定された電子ファイルが情報処理装置へダウンロードされている場合に、有効期限が切れた電子ファイルのアクセスを出来ないようにするとともに、有効期限が切れた電子ファイルであってもアップロードするまでは削除しないことによる編集データの喪失などを防ぐことができる。

【0087】

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。
以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体（記録媒体）等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。
また、上記各実施例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

【0088】

（他の実施例）
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

【0089】

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。
本発明は上記実施例に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施例の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から除外するものではない。即ち、上述した各実施例及びその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

【符号の説明】

【0090】

１０１ クライアントＰＣ（タブレットＰＣ）
１０２ 文書管理サーバ
１０３ ネットワーク
３０１ 有効期限判断部
３０２ 削除部
３０３ 確認部
３０４ 予約アップロード部
３０５ 更新判断部
３０６ 閲覧制限部

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】