特許 6123641 文書管理装置及び文書管理プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6123641

(24)【登録日】2017年4月14日

(45)【発行日】2017年5月10日

(54)【発明の名称】文書管理装置及び文書管理プログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 17/30 20060101AFI20170424BHJP

   G06Q 10/06 20120101ALI20170424BHJP

【ＦＩ】

   G06F17/30 170A

   G06F17/30 350C

   G06Q10/06 324

【請求項の数】8

【全頁数】18

(21)【出願番号】特願2013-232045(P2013-232045)

(22)【出願日】2013年11月8日

(65)【公開番号】特開2015-94965(P2015-94965A)

(43)【公開日】2015年5月18日

【審査請求日】2016年5月24日

(73)【特許権者】

【識別番号】000005496

【氏名又は名称】富士ゼロックス株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110000154

【氏名又は名称】特許業務法人はるか国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】石垣 徹

【審査官】 早川 学

(56)【参考文献】

【文献】 特開２０１５−７２５８９（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００８−２９３３２９（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００９−４８５９８（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ １７／３０

Ｇ０６Ｑ １０／００−９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

１または複数の構成要素を含む１または複数の規定情報をそれぞれ含む第１及び第２の規定管理情報、の差異を表す規定差分情報を抽出する規定差分情報抽出手段と、
１または複数の前記構成要素を含む１または複数の作業情報をそれぞれ含む第１及び第２の業務定義情報、の差異を表す業務差分情報を抽出する業務差分情報抽出手段と、
前記規定差分情報の一部または全部、及び、前記業務差分情報の一部または全部を変更情報として抽出する変更情報抽出手段と、
前記規定情報毎に、前記規定情報に含まれる前記各構成要素の数と、前記規定情報の各構成要素に含まれる前記変更情報の頻度と、に基づいたベクトルを表す規定差分ベクトルを生成する規定差分ベクトル生成手段と、
前記作業情報毎に、前記作業情報に含まれる前記各構成要素の数と、前記作業情報の前記各構成要素に含まれる前記変更情報の頻度と、に基づいたベクトルを表す業務差分ベクトルを生成する業務差分ベクトル生成手段と、
前記規定差分ベクトルと前記業務差分ベクトルに基づいて、前記各規定情報と前記各作業情報の各組み合わせに応じた、前記各規定情報と前記各作業情報の類似度を算出する類似度算出手段と、
前記各類似度に基づいて、前記各作業情報または前記各規定情報の中から、１または複数の前記規定情報、または、１または複数の前記作業情報を選択する選択手段と、
を有することを特徴とする文書管理装置。

【請求項2】

前記類似度算出手段は、前記規定差分ベクトルと前記業務差分ベクトルの内積に基づいて前記類似度を算出することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。

【請求項3】

前記類似度算出手段は、前記各規定情報の前記規定差分ベクトルと、前記各作業情報の前記業務差分ベクトルのなす角度に基づいて前記類似度を算出することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。

【請求項4】

前記類似度算出手段は、前記規定情報に含まれる各構成要素と、前記作業情報に含まれる各構成要素の組み合わせ毎に予め定められた重み付け情報に基づいて、前記類似度算出することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置。

【請求項5】

前記文書管理装置は、さらに、前記選択手段によって選択された前記規定情報または前記作業情報に基づいて通知を行う通知手段を有する、ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置。

【請求項6】

前記文書管理装置は、さらに、前記選択手段によって選択された前記規定情報または前記作業情報に応じた表示をする表示手段を有する、ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の文書管理装置。

【請求項7】

前記規定管理情報と、前記業務定義情報は、異なる作成者によって作成されることを特徴とする請求項１乃至６のいずれかに記載の文書管理装置。

【請求項8】

１または複数の構成要素を含む１または複数の規定情報をそれぞれ含む第１及び第２の規定管理情報、の差異を表す規定差分情報を抽出する規定差分情報抽出手段、
１または複数の前記構成要素を含む１または複数の作業情報をそれぞれ含む第１及び第２の業務定義情報、の差異を表す業務差分情報を抽出する業務差分情報抽出手段、
前記規定差分情報の一部または全部、及び、前記業務差分情報の一部または全部を変更情報として抽出する変更情報抽出手段、
前記規定情報毎に、前記規定情報に含まれる前記各構成要素の数と、前記規定情報の各構成要素に含まれる前記変更情報の頻度と、に基づいたベクトルを表す規定差分ベクトルを生成する規定差分ベクトル生成手段、
前記作業情報毎に、前記作業情報に含まれる前記各構成要素の数と、前記作業情報の前記各構成要素に含まれる前記変更情報の頻度と、に基づいたベクトルを表す業務差分ベクトルを生成する業務差分ベクトル生成手段、
前記規定差分ベクトルと前記業務差分ベクトルに基づいて、前記各規定情報と前記各作業情報の各組み合わせに応じた、前記各規定情報と前記各作業情報の類似度を算出する類似度算出手段、
前記各類似度に基づいて、前記各作業情報または前記各規定情報の中から、１または複数の前記規定情報、または、１または複数の前記作業情報を選択する選択手段、
としてコンピュータを機能させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

例えば、下記特許文献１には、チェック項目リストを更新する作業を容易にするために、チェック項目リストを作成する際に、単に、事務規定書のチェック項目と事務規定書の記載を関連付けることにより、チェック項目リストを更新する場合に、チェック項目と関連付けられた記載を並べて表示させる点を開示している。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２００８−２９３３２９号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

本発明は、各規程を含む規定管理書と各作業を含む業務定義書が更新された場合に、ユーザーにとってより知覚する必要性が高い各規定または各作業を知覚させるために、当該各規定または各作業を選択する文書管理装置を提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0005】

請求項１に記載の文書管理装置は、１または複数の構成要素を含む１または複数の規定情報をそれぞれ含む第１及び第２の規定管理情報、の差異を表す規定差分情報を抽出する規定差分情報抽出手段と、１または複数の前記構成要素を含む１または複数の作業情報をそれぞれ含む第１及び第２の業務定義情報、の差異を表す業務差分情報を抽出する業務差分情報抽出手段と、前記規定差分情報の一部または全部、及び、前記業務差分情報の一部または全部を変更情報として抽出する変更情報抽出手段と、前記規定情報毎に、前記規定情報に含まれる前記各構成要素の数と、前記規定情報の各構成要素に含まれる前記変更情報の頻度と、に基づいたベクトルを表す規定差分ベクトルを生成する規定差分ベクトル生成手段と、前記作業情報毎に、前記作業情報に含まれる前記各構成要素の数と、前記作業情報の前記各構成要素に含まれる前記変更情報の頻度と、に基づいたベクトルを表す業務差分ベクトルを生成する業務差分ベクトル生成手段と、前記規定差分ベクトルと前記業務差分ベクトルに基づいて、前記各規定情報と前記各作業情報の各組み合わせに応じた、前記各規定情報と前記各作業情報の類似度を算出する類似度算出手段と、前記各類似度に基づいて、前記各作業情報または前記各規定情報の中から、１または複数の前記規定情報、または、１または複数の前記作業情報を選択する選択手段と、を有することを特徴とする。

【0006】

請求項２に記載の文書管理装置は、請求項１の文書管理装置において、前記類似度算出手段は、前記規定差分ベクトルと前記業務差分ベクトルの内積に基づいて前記類似度を算出することを特徴とする。

【0007】

請求項３に記載の文書管理装置は、請求項１の文書管理装置において、前記類似度算出手段は、前記各規定情報の前記規定差分ベクトルと、前記各作業情報の前記業務差分ベクトルのなす角度に基づいて前記類似度を算出することを特徴とする。

【0008】

請求項４に記載の文書管理装置は、請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理装置において、前記類似度算出手段は、前記規定情報に含まれる各構成要素と、前記作業情報に含まれる各構成要素の組み合わせ毎に予め定められた重み付け情報に基づいて、前記類似度算出することを特徴とする。

【0009】

請求項５に記載の文書管理装置は、請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理装置において、さらに、前記選択手段によって選択された前記規定情報または前記作業情報に基づいて通知を行う通知手段を有する、ことを特徴とする。

【0010】

請求項６に記載の文書管理装置は、請求項１乃至５のいずれかに記載の文書管理装置において、さらに、前記選択手段によって選択された前記規定情報または前記作業情報に応じた表示をする表示手段を有する、ことを特徴とする。

【0011】

請求項７に記載の文書管理装置は、請求項１乃至６のいずれかに記載の文書管理装置において、前記規定管理情報と、前記業務定義情報は、異なる作成者によって作成されることを特徴とする。

【0012】

請求項８に記載の文書管理プログラムは、１または複数の構成要素を含む１または複数の規定情報をそれぞれ含む第１及び第２の規定管理情報、の差異を表す規定差分情報を抽出する規定差分情報抽出手段、１または複数の前記構成要素を含む１または複数の作業情報をそれぞれ含む第１及び第２の業務定義情報、の差異を表す業務差分情報を抽出する業務差分情報抽出手段、前記規定差分情報の一部または全部、及び、前記業務差分情報の一部または全部を変更情報として抽出する変更情報抽出手段、前記規定情報毎に、前記規定情報に含まれる前記各構成要素の数と、前記規定情報の各構成要素に含まれる前記変更情報の頻度と、に基づいたベクトルを表す規定差分ベクトルを生成する規定差分ベクトル生成手段、前記作業情報毎に、前記作業情報に含まれる前記各構成要素の数と、前記作業情報の前記各構成要素に含まれる前記変更情報の頻度と、に基づいたベクトルを表す業務差分ベクトルを生成する業務差分ベクトル生成手段、前記規定差分ベクトルと前記業務差分ベクトルに基づいて、前記各規定情報と前記各作業情報の各組み合わせに応じた、前記各規定情報と前記各作業情報の類似度を算出する類似度算出手段、前記各類似度に基づいて、前記各作業情報または前記各規定情報の中から、１または複数の前記規定情報、または、１または複数の前記作業情報を選択する選択手段、としてコンピュータを機能させるためのプログラムであることを特徴とする。

【発明の効果】

【0013】

請求項１乃至３、７、及び、８の発明によれば、各各規程を含む規定管理書と各作業を含む業務定義書が更新された場合に、ユーザーにとってより知覚する必要性が高い各規定または各作業を知覚させるために、当該各規定または各作業が選択される。

【0014】

請求項４の発明によれば、規定情報または工程情報が有する各構成要素間の関連性に応じた重み付けを行うことで、知覚する必要性が高い各規定または各作業が上記より高い精度で選択される。

【0015】

請求項５の発明によれば、ユーザーにとって知覚する必要性が高いと考えられる各規定または各作業が、ユーザーに通知される。

【0016】

請求項６の発明によれば、ユーザーにとって知覚する必要性が高いと考えられる各規定または各作業が表示される。

【図面の簡単な説明】

【0017】

【図1】文書管理装置の使用環境について説明するための図である。

【図2】文書管理装置の使用例の一例について説明するための図である。

【図3】文書管理装置の機能的構成について説明するための図である。

【図4】規定管理書の一例について説明するための図である。

【図5】業務定義書の一例について説明するための図である。

【図6】規定管理情報の一例について説明するための図である。

【図7】規定関連書のその他の一例について説明するための図である。

【図8】業務定義情報の一例について説明するための図である。

【図9】業務定義書のその他の一例について説明するための図である。

【図10】重み付け情報の一例について説明するための図である。

【図11】演算部による演算結果の一例を説明するための図である。

【図12】文書管理装置が行う処理のフローの一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0018】

以下、本発明の実施形態について、図面を参照しつつ説明する。なお、図面については、同一又は同等の要素には同一の符号を付し、重複する説明については省略する。図１は、本実施の形態における文書管理装置１０１の使用環境について説明するための図である。図１に示すように、通信システムは、文書管理装置１０１、ネットワーク１０２、及び、１以上の情報端末１０３を含み、文書管理装置１０１と各情報端末１０３は、ネットワーク１０２を介して通信する。

【0019】

文書管理装置１０１は、例えば、ＣＰＵやメモリ等で構成されるサーバで構成され、１または複数の情報端末１０３と、ネットワーク１０２を介して接続される。文書管理装置１０１の構成の詳細については後述する。また、文書管理装置１０１は、規定管理情報または業務定義情報が入力されると、当該規定管理情報または当該業務定義情報を版ごとに保持し、指定された例えば期間または版に基づいて、変更された規定情報または工程情報と、関連性の高い工程情報または規定情報をユーザーに通知する。文書管理装置１０１、規定管理情報及び業務定義情報の詳細については、後述する。

【0020】

ネットワーク１０２は、例えば、ＬＡＮ（Local Area Network）回線同士を接続する広域の通信回線であり、例えば、図１に示すように、ＬＡＮ回線によって、文書管理装置１０１と各情報端末１０３を接続する。ここで、ＬＡＮ回線は、一定の限定された領域内において、機器間に設置する内部ネットワークである。

【0021】

情報端末１０３は、ネットワーク１０２を介して、文書管理装置１０１と接続される。また、情報端末１０３は、文書管理装置１０１から受信した情報を取得して、取得した情報を表示する。

【0022】

図２は、本発明の実施の形態における、文書管理システム１００の構成の概要と使用例について説明するための図である。図２に示すように、本実施の形態における文書管理システム１００は、例えば、ネットワーク１０２を介して接続された文書管理装置１０１と端末装置とを有する。

【0023】

文書管理装置１０１は、例えば、ＣＰＵやメモリ等で構成されるサーバで構成され、例えば、入力部２０１、制御部２０２、記憶部２０３、通信部２０４、表示部２０５、操作部２０６を有する。なお、入力部２０１、制御部２０２、記憶部２０３、通信部２０４、表示部２０５、操作部２０６は、内部バス２０７により互いに接続される。

【0024】

入力部２０１は、例えば、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）ポートや、光学ドライブ等であって、外部からデータを入力される。制御部２０２は、例えば、ＣＰＵ、ＭＰＵ等であって、記憶部２０３に格納されたプログラムに従って動作する。制御部２０２の詳細については後述する。記憶部２０３は、例えば、ＲＯＭやＲＡＭ、ハードディスクなどの情報記録媒体で構成され、制御部２０２によって実行されるプログラムを保持する情報記録媒体である。また、記憶部２０３は、例えば、制御部２０２のワークメモリとしても動作する。

【0025】

通信部２０４は、当該文書管理装置１０１を、ネットワーク１０２を介して、情報端末１０３と接続する。表示部２０５は、例えば、液晶ディスプレイ、有機ＥＬディスプレイであって、制御部２０２からの指示に従い、情報を表示する。操作部２０６は、例えば、複数のボタンやタッチパネル等で構成され、ユーザーの指示操作に応じて、当該指示操作の内容を制御部２０２に出力する。

【0026】

情報端末１０３は、例えばＰＣやスマートフォン等であって、図２に示すように、例えば、内部バス２１３により互いに接続された、制御部２０８、記憶部２０９、通信部２１０、表示部２１１、操作部２１２を有する。表示部２１１は、例えば、当該文書管理装置１０１から受け取ったデータを表示する。制御部２０８、記憶部２０９、通信部２１０、操作部２１２は、それぞれ、上記文書管理装置１０１と同様であるので、説明を省略する。上記通信システムの構成は、一例であってこれに限定されるものではない。例えば、図２においては、情報端末１０３は１個であるが、複数であってもよい。

【0027】

図３は、本発明の実施の形態における文書管理装置１０１の制御部２０２に係る機能的構成の概要について説明するための図であり、図３は、図２における制御部２０２の機能について、詳細を示す一例である。

【0028】

図３に示すように、制御部２０２は、機能的に、構成要素検出部３０１と、規定管理情報保持部３０２と、業務定義情報保持部３０３と、比較範囲情報取得部３０４と、規定差分情報抽出部３０５と、業務差分情報抽出部３０６と、変更情報抽出部３０７と、類似度算出部３０８と、選択部３０９と、通知部３１０と、を有する。

【0029】

各部の説明の前に、まず、規定管理情報と業務定義情報について説明する。規定管理情報は、例えば、複数の階層を有する構造化文書であって、ユーザーの業務実行時の取り決めに関する１または複数の規定情報を有する。また、各規定情報はそれぞれ、各規定情報の下位の階層に、例えば、見出し、本文等の構成要素を有する。同様に、業務定義情報は、例えば、複数の階層を有する構造化文書であって、各ユーザーが行う作業を実行する手順が表された１または複数の作業情報を有する。また、各作業情報はそれぞれ、各作業情報の下位の階層に、例えば、見出し、本文等の構成要素を有する。

【0030】

続いて、図３の各部について説明する。構成要素検出部３０１は、規定管理情報が入力されると、規定管理情報に含まれる各規定情報と、各規定情報に含まれる各構成要素を検出する。また、構成要素検出部３０１は、業務定義情報が入力されると、業務定義情報に含まれる各作業情報と、各作業情報に含まれる各構成要素を検出する。

【0031】

具体的には、例えば、図４に示す「申請業務規定管理書Ｖｅｒ．１」という名称の規定管理情報が、構成要素検出部３０１に入力された場合について説明する。この場合、規定管理情報は、最も上位の階層に「規定１」及び「規定２」という規定情報を有している。また、「規定１」という規定情報は、「業務の流れ」という見出しと、「・・・次の手順で処理します・・・」という本文と、「受付、申請」というリスト、の３つの構成要素を有している。また、「規定２」という規定情報も同様に、見出しと、本文と、リストという３つの構成要素を有している。従って、構成要素検出部３０１は、申請業務規程管理書の「規定１」及び「規定２」という規定情報と、各規定情報の見出しと、本文と、リストという３つの構成要素を検出する。

【0032】

また、例えば、図５に示す「申請業務定義書Ｖｅｒ．１」という名称の業務定義情報が、構成要素検出部３０１に入力された場合について説明する。この場合、業務定義情報は、最も上位の階層に「作業１」及び「作業２」という作業情報を有している。また、「作業１」という作業情報は、「受付」という見出しと、「受付業務では・・・」という本文と、「申込書」というリスト、の３つの構成要素を有している。また、「作業２」という作業情報も同様に、見出しと、本文と、リストという３つの構成要素を有している。従って、構成要素検出部３０１は、申請業務定義情報の「作業１」及び「作業２」という作業情報と、各作業情報の見出しと、本文と、リストという３つの構成要素を検出する。

【0033】

規定管理情報保持部３０２は、構成要素検出部３０１が検出した規定情報と構成要素に基づいて、入力された規定管理情報を版ごとに保持する。具体的には、例えば、規定管理情報保持部３０２は、図６に示すように、規定管理番号と、版情報と、更新日情報と、規定番号と、構成要素と、がそれぞれ関連付けられた規定管理情報を保持する。ここで、規定管理番号は、改変された一連の版を含めて規定管理情報を識別するための番号を表し、版情報は、規定管理情報が改変された履歴を表す情報である。

【0034】

例えば、同じ規定管理番号を有する規定管理情報が複数回にわたって更新されて入力された場合、規定管理情報保持部３０２は、最初に入力された規定管理情報の版情報として「１」を保持し、それ以降に入力された規定管理情報に対して、最初に入力された規定管理情報と同じ規定管理番号と関連付けて、順次数値を加算した版情報を保持する。また、更新日情報は、規定管理情報保持部３０２が規定管理情報を保持した日時を表す情報である。規定番号は、構成要素検出部３０１が検出した各規定情報を識別するための番号であり、構成要素は、構成要素検出部３０１が検出した構成要素を表す。なお、規定管理情報保持部３０２は、版情報と、更新日情報のいずれか一方を保持してもよい。また、業務定義情報保持部３０３は、文書管理装置１０１の外部にあっても構わない。

【0035】

より具体的に、図４に示すような、「申請業務規定管理書Ｖｅｒ．１」という名称の規定管理情報が入力された後、図７に示すような、図４に示す規定管理情報が更新された、「申請業務規定管理書Ｖｅｒ．２」という名称の規定管理情報が入力された場合について説明する。

【0036】

まず、図４に示す規定管理情報が入力されると、構成要素検出部３０１は、申請業務規程管理書が「規定１」及び「規定２」という規定情報を有し、各規定情報が３つの構成要素を有していることを検出する。従って、規定管理情報保持部３０２は、図４に示す規定管理情報を表す情報として、申請業務規定管理書を表す「１」という規定管理番号と、１回目の版であることを表す「１」という版情報と、入力された日時を表す「２０１３／５／１」という更新日情報と、「規定１」及び「規定２」という規定情報と対応する「１」及び「２」という規定番号と、構成要素１乃至３と、をそれぞれ関連付けて保持する。ここで、「１」という規定番号と関連付けられた構成要素１乃至３は、それぞれ、構成要素検出部３０１が検出した「業務の流れ」、「・・・次の手順で処理します・・・」、及び、「受付、申請」という情報を含む。「２」という規定番号と関連付けられた構成要素１乃至３も同様に、図４に示す規定管理情報の各構成要素が有する情報を含む。

【0037】

次に、図７に示す規定管理情報が入力されると、構成要素検出部３０１は、申請業務規程管理書が「規定１」、「規定２」及び「規定３」という規定情報を有し、各規定情報が３つの構成要素を有していることを検出する。従って、規定管理情報保持部３０２は、図７に示す規定管理情報を表す情報として、申請業務規定管理書を表す「１」という規定管理番号と、２回目の版であることを表す「２」という版情報と、入力された日時を表す「２０１３／９／１」という更新日情報と、「規定１」、「規定２」及び「規定３」という規定情報と対応する「１乃至３」という規定番号と、構成要素１乃至３と、をそれぞれ関連付けて保持する。ここで、「１」という規定番号と関連付けられた構成要素１乃至３は、それぞれ、構成要素検出部３０１が検出した「業務の流れ」、「・・・次の手順で処理します・・・」、及び、「受付、部内チェック、申請」という情報を含む。「２及び３」という規定番号と関連付けられた構成要素１乃至３も同様に、図７に示す規定管理情報の構成要素が有する情報を含む。

【0038】

業務定義情報保持部３０３は、規定管理情報保持部３０２と同様に、構成要素検出部３０１が検出した定義情報と構成要素に基づいて、入力された業務定義情報を版ごとに保持する。具体的には、例えば、業務定義情報保持部３０３は、図８に示すように、業務定義番号と、版情報と、更新日情報と、作業番号と、構成要素と、がそれぞれ関連付けられた業務定義情報を保持する。ここで、業務定義番号は、改変された一連の版を含めて業務定義情報を識別するための番号を表し、版情報は、業務定義情報が改変された履歴を表す情報である。

【0039】

例えば、同じ業務定義番号を有する業務定義情報が複数回にわたって更新されて入力された場合、業務定義情報保持部３０３は、最初に入力された業務定義情報の版情報として「１」を保持し、それ以降に入力された業務定義情報に対して、最初に入力された業務定義情報と同じ業務定義番号と関連付けて、順次数値を加算した版情報を保持する。また、更新日情報は、業務定義情報保持部３０３が業務定義情報を保持した日時を表す情報である。作業番号は、構成要素検出部３０１が検出した各作業情報を識別するための番号であり、構成要素は、構成要素検出部３０１が検出した構成要素を表す。なお、業務定義情報保持部３０３は、版情報と、更新日情報のいずれか一方を保持してもよい。また、業務定義情報保持部３０３は、文書管理装置１０１の外部にあっても構わない。

【0040】

より具体的に、図５に示すような、「申請業務定義情報Ｖｅｒ．１」という名称の業務定義情報が入力された後、図９に示すような、図５に示す業務定義情報が更新された、「業務定義情報Ｖｅｒ．２」という名称の業務定義情報が入力された場合について説明する。

【0041】

まず、図５に示す業務定義情報が入力されると、構成要素検出部３０１は、申請業務定義情報が「作業１」及び「作業２」という作業情報を有し、各作業情報が３つの構成要素を有していることを検出する。従って、業務定義情報保持部３０３は、図５に示す業務定義情報を表す情報として、申請業務定義情報を表す「１」という業務定義番号と、１回目の版であることを表す「１」という版情報と、入力された日時を表す「２０１３／５／１」という更新日情報と、「作業１」及び「作業２」という作業情報と対応する「１及び２」という作業番号と、構成要素１乃至３と、をそれぞれ関連付けて保持する。ここで、「１」という作業番号と関連付けられた構成要素１乃至３は、それぞれ、構成要素検出部３０１が検出した「受付」、「受付業務では・・・」、及び、「申込書」という情報を含む。「２」という作業番号と関連付けられた構成要素１乃至３も同様に、図５に示す業務定義情報の構成要素が有する情報を含む。

【0042】

次に、図９に示す業務定義情報が入力されると、構成要素検出部３０１は、申請業務定義情報が「作業１」及び「作業２」という作業情報を有し、各作業情報が３つの構成要素を有していることを検出する。従って、業務定義情報保持部３０３は、図９に示す業務定義情報を表す情報として、申請業務定義情報を表す「１」という業務定義番号と、２回目の版であることを表す「２」という版情報と、入力された日時を表す「２０１３／９／１」という更新日情報と、「作業１」及び「作業２」という作業情報と対応する「１及び２」という作業番号と、構成要素１乃至３と、をそれぞれ関連付けて保持する。ここで、「１」という作業番号と関連付けられた構成要素１乃至３は、それぞれ、構成要素検出部３０１が検出した「受付」、「受付業務では・・・」、及び、「申込書、同意書」という情報を含む。「２」という作業番号と関連付けられた構成要素１乃至３も同様に、図９に示す業務定義情報の構成要素が有する情報を含む。

【0043】

比較範囲情報取得部３０４は、ユーザーが指定した規定管理情報または業務定義情報を識別する情報と、ユーザーが当該規定管理情報または業務定義情報の変更点を比較したい期間または版情報を取得する。具体的には、例えば、規定管理情報保持部３０２が、図４に示すような規定管理情報を保持している場合に、ユーザーの指定に基づいて、比較範囲情報取得部３０４は「１」という規定管理番号と、２０１３／５／１から２０１３／９／１という比較範囲情報を取得する。なお、範囲に関する情報は日時を示す情報に限られず、ユーザーの指示に応じて、比較範囲情報取得部３０４は、版情報１から版情報２、という版情報で表された比較範囲情報を取得してもよい。

【0044】

規定差分情報抽出部３０５は、比較範囲情報取得部３０４が取得した比較範囲情報に基づいて、規定管理情報保持部３０２が保持する規定管理情報の差分を抽出する。例えば、比較範囲が日時で表される場合、規定差分情報抽出部３０５は、当該比較範囲で表される期間の間に更新された規定管理情報の最も古い版と、最も新しい版の各構成要素に含まれる差分を抽出する。また、例えば、比較範囲が版情報で表される場合は、規定差分情報抽出部３０５は、当該版情報が表す古い版と、新しい版の各構成要素に含まれる差分を抽出する。

【0045】

具体的には、例えば、規定管理情報保持部３０２が図６の示す規定管理情報の一覧を保持し、比較範囲情報取得部３０４が「１」という規定管理番号と、２０１３／５／１から２０１３／９／１という比較範囲情報を取得した場合について説明する。この場合、規定差分情報抽出部３０５は、「１」という規定管理番号について、２０１３／５／１から２０１３／９／１の間に「１」及び「２」という版情報を有する規定管理情報が更新されているため、当該２つの規定管理情報の差分を抽出する。従って、規定差分情報抽出部３０５は、「１」という規定番号の「構成要素３」に含まれる「部内チェック」、「２」という規定番号の「構成要素３」に含まれる「同意書」、及び「３」という規定番号の「構成要素１」に含まれる「部内チェック」と「構成要素２」に含まれる「同意書」を抽出する。

【0046】

なお、「２」という版番号の、「３」という規定番号の構成要素２には「上長」、「内容」、「確認」といった各単語も含まれているが、本実施例では説明の都合上、「部内チェック」と「同意書」のみ抽出対象としている。また、版番号２の「３」という規定番号の構成要素３には何も記述されていないので、本実施例では差分の抽出対象とはしていない。ただし、規定差分情報抽出部３０５は、これらの情報も差分情報として抽出しても構わない。

【0047】

なお、上記例では、比較範囲情報取得部３０４が取得した比較範囲情報と、規定管理情報保持部３０２が保持する更新日情報が一致する場合について説明したが、一致していなくてもよい。一致していない場合、規定差分情報抽出部３０５は、当該比較範囲で表される期間の間に更新された規定管理情報の最も古い版と、最も新しい版の各構成要素に含まれる差分を抽出する。また、比較範囲で表される期間の間に更新された規定管理情報が１以下である場合、規定差分情報抽出部３０５は、何も抽出しない。

【0048】

業務差分情報抽出部３０６は、比較範囲情報取得部３０４が取得した比較範囲情報に基づいて、業務定義情報保持部３０３が保持する業務定義情報の差分を抽出する。例えば、比較範囲が日時で表される場合、業務差分情報抽出部３０６は、当該比較範囲で表される期間の間に更新された業務定義情報の最も古い版と、最も新しい版の各構成要素に含まれる差分を抽出する。また、例えば、比較範囲が版情報で表される場合は、業務差分情報抽出部３０６は、当該版情報が表す古い版と、新しい版の各構成要素に含まれる差分を抽出する。

【0049】

具体的には、例えば、業務定義情報保持部３０３が図８の示す業務定義情報の一覧を保持し、比較範囲情報取得部３０４が「１」という業務定義番号と、２０１３／５／１から２０１３／９／１という比較範囲情報を取得した場合について説明する。この場合、業務差分情報抽出部３０６は、「１」という業務定義番号について、２０１３／５／１から２０１３／９／１の間に「１」及び「２」という版情報を有する業務定義情報が更新されているため、当該２つの業務定義情報の差分を抽出する。従って、業務差分情報抽出部３０６は、「１」という作業番号の「構成要素３」に含まれる「同意書」と「２」という作業番号に含まれる「部内チェック」を抽出する。

【0050】

なお、上記例では、比較範囲情報取得部３０４が取得した比較範囲情報と、規定管理情報保持部３０２が保持する更新日情報が一致する場合について説明したが、一致していなくてもよい。一致していない場合、業務差分情報抽出部３０６は、当該比較範囲で表される期間の間に更新された業務定義情報の最も古い版と、最も新しい版の各構成要素に含まれる差分を抽出する。また、比較範囲で表される期間の間に更新された業務定義情報が１以下である場合、業務差分情報抽出部３０６は、何も抽出しない。

【0051】

変更情報抽出部３０７は、規定差分情報抽出部３０５及び業務差分情報抽出部３０６が抽出した差分情報に基づいて変更された情報（以下、変更情報）を抽出する。例えば、規定差分情報抽出部３０５が抽出した差分情報と、業務差分情報抽出部３０６が抽出した差分情報の少なくとも一方に含まれる差分情報を変更情報として抽出する。具体的には、上記例では、変更情報抽出部３０７は、「部内チェック」、及び、「同意書」という変更情報を抽出する。なお、変更情報抽出部３０７は、差分情報と同じ単語を変更情報として抽出するのに限られず、いわゆる形態素解析技術を用いて、差分情報から抜き出した単語、もしくは差分情報を分割した単語を変更情報として抽出してもよい。

【0052】

類似度算出部３０８は、比較範囲情報取得部３０４が取得した比較範囲情報が表す期間の間に更新された規定管理情報に含まれる各規定情報と、当該期間の間に更新された業務定義情報に含まれる各作業情報の各組み合わせに応じた、各規定情報と各作業情報の類似度を算出する。例えば、規定管理情報が規定情報１乃至３を含み、業務定義情報が作業情報１及び２を含む場合、類似度算出部３０８は規定情報１乃至３のそれぞれと、作業情報１及び２それぞれの類似度、即ち６通りの類似度を算出する。具体例として、類似度算出部３０８が、下記のような構成を有する場合について説明する。図３に示すように、類似度算出部３０８は、規定差分ベクトル生成部３１１と、業務差分ベクトル生成部３１２と、重み付け情報保持部３１３と、演算部３１４と、類似度保持部３１５を有する。

【0053】

規定差分ベクトル生成部３１１は、規定管理情報に含まれる各構成要素の数を次元とし、比較範囲情報で表される期間の間に更新された規定管理情報の中に、変更情報抽出部３０７が抽出した変更情報が当該各構成要素に含まれる数を各次元の値として、各規定情報について変更情報毎に規定差分ベクトルを生成する。具体的には、例えば、規定管理番号が「ｘ」、規定番号が「ｙ」、変更情報が「ｚ」、構成要素１乃至３に含まれる変更情報の頻度がそれぞれ「ｍ１，ｍ２，ｍ３」である場合、規定差分ベクトル生成部３１１は、Ｒｘｙｚ＝（ｍ１，ｍ２，ｍ３）という規定差分ベクトルを生成する。

【0054】

より具体的には、例えば、規定管理情報保持部３０２が図６に示す規定管理情報の一覧を保持し、比較範囲情報取得部３０４が「１」という規定管理番号と、２０１３／５／１から２０１３／９／１という比較範囲情報を取得し、変更情報抽出部３０７が、「部内チェック」、及び、「同意書」という変更情報を抽出した場合について説明する。この場合、「１」という規定管理番号を有し、「１」という規定番号を有する規定情報は、構成要素３に「部内チェック」という変更情報を１つ含むため、当該規定情報に対して部内チェックという変更情報に関する規定差分ベクトルとして、規定差分ベクトル生成部３１１は、Ｒ１１部内チェック＝（０，０，１）という規定差分ベクトルを生成する。同様に、規定差分ベクトル生成部３１１は、Ｒ１２部内チェック＝（０，０，０）、Ｒ１３部内チェック＝（１，０，０）、Ｒ１１同意書＝（０，０，０）、Ｒ１２同意書＝（０，０，１）、及び、Ｒ１３同意書＝（０，１，０）という６つの規定差分ベクトルを生成する。

【0055】

なお、規定差分ベクトル生成部３１１は、上記のような規定差分ベクトルを生成する場合に限られない。例えば、規定差分ベクトル生成部３１１は、各構成要素の数を次元とし、当該各構成要素に含まれる変更情報の増減値を正負の情報を含めて各次元の値として、規定差分ベクトルを生成するように構成してもよい。

【0056】

業務差分ベクトル生成部３１２は、業務定義情報に含まれる各構成要素の数を次元とし、比較範囲情報で表される期間の間に更新された業務定義情報の中に、変更情報抽出部３０７が抽出した変更情報が当該各構成要素に含まれる数を各次元の値として、各作業情報について変更情報毎に業務差分ベクトルを生成する。具体的には、例えば、業務定義番号が「ｘ」、作業番号が「ｙ」、変更情報が「ｚ」、構成要素１乃至３に含まれる変更情報の頻度がそれぞれ「ｎ１，ｎ２，ｎ３」である場合、業務差分ベクトル生成部３１２は、Ｐｘｙｚ＝（ｎ１，ｎ２，ｎ３）という業務差分ベクトルを生成する。

【0057】

より具体的には、例えば、業務定義情報保持部３０３が図８に示す業務定義情報の一覧を保持し、比較範囲情報取得部３０４が「１」という業務定義番号と、２０１３／５／１から２０１３／９／１という比較範囲情報を取得し、変更情報抽出部３０７が、「部内チェック」、及び、「同意書」という変更情報を抽出した場合について説明する。この場合、「１」という業務定義番号を有し、「１」という作業番号を有する作業情報は、いずれの構成要素にも「部内チェック」という変更情報を含まないため、当該作業情報に対して部内チェックという変更情報に関する業務差分ベクトルとして、業務差分ベクトル生成部３１２は、Ｐ１１部内チェック＝（０，０，０）という業務差分ベクトルを生成する。同様に、業務差分ベクトル生成部３１２は、Ｐ１２部内チェック＝（１，０，０）、Ｐ１１同意書＝（０，０，１）、及び、Ｐ１２同意書＝（０，０，０）という４つの業務差分ベクトルを生成する。

【0058】

なお、業務差分ベクトル生成部３１２は、上記のような業務差分ベクトルを生成する場合に限られない。例えば、業務差分ベクトル生成部３１２は、各構成要素の数を次元とし、当該各構成要素に含まれる変更情報の増減値を正負の情報を含めて各次元の値として、業務差分ベクトルを生成するように構成してもよい。

【0059】

重み付け情報保持部３１３は、あらかじめ設定された、規定情報に含まれる各々の構成要素と、作業情報に含まれる各々の構成要素の組み合わせ毎に重み付け情報を保持する。具体的には、例えば、図１０に示すように、重み付け情報保持部３１３は、作業情報の構成要素１乃至３と、規定情報の構成要素１乃至３と、の９通りの組み合わせについて、関連性の大きさを表す重み付け情報を有する。この場合、例えば、作業情報の構成要素１と、規定情報の構成要素１の関連性の大きさは１．０で表され、作業情報の構成要素２と、規定情報の構成要素２の関連性の大きさは０．２で表される。なお、ここでは、関連性の大きさを表す数値が大きいほど当該構成要素同士の関連性が大きいことを表している。また、図１０では３行３列である重み付け情報を例示したが、重み付け情報の行及び列の数は規定管理情報保持部３０２または業務定義情報保持部３０３が保持する各規定情報または各作業情報に含まれる構成要素の数に応じたものであってもよい。

【0060】

演算部３１４は、規定差分ベクトル、業務差分ベクトル、及び、重み付け情報に基づいて、各規定情報と各作業情報の組み合わせ毎に、各規定情報と各作業情報の類似度を演算する。例えば、演算部３１４は、変更情報毎に、規定差分ベクトルの各次元と業務差分ベクトルの各次元の全ての組み合わせについて乗算し、さらに、対応する重み付け情報の値を乗算した結果を合計して値を類似度として演算する。すなわち、規定情報の構成要素の数をｉ、作業情報の構成要素の数をｊとし、Ｒｘｙｚ＝（ｍ１，ｍ２，・・・，ｍｉ）、Ｐｘｙｚ＝（ｎ１，ｎ２，・・・，ｎｊ）、重み付け情報＝ｗ（ｉ，ｊ）である場合、演算部３１４は、変更情報毎に、Σ（ｍｉ×ｎｊ×ｗ（ｉ，ｊ））の値を計算し、各変更情報における計算結果の合計値を類似度として演算する。

【0061】

具体的には、例えば、規定差分ベクトル生成部３１１及び業務差分ベクトル生成部３１２が上記のような各ベクトルを生成し、重み付け情報保持部３１３が、図１０に示す重み付け情報を保持する場合について説明する。この場合、「１」という規定番号を有する規定情報と、「１」という作業番号を有する作業情報の類似度は、Ｒ１１部内チェック、Ｐ１１部内チェック、及び、重み付け情報に基づく上記計算結果と、Ｒ１１同意書、Ｐ１１同意書、及び、重み付け情報に基づく上記計算結果、の合計が類似度となる。ここで、上記の例では、各ベクトルは、Ｒ１１部内チェック＝（０，０，１）、Ｐ１１部内チェック＝（０，０，０）、Ｒ１１同意書＝（０，０，０）、Ｐ１１同意書＝（０，０，１）であり、重み付け情報は、図１０に示す表で表される情報である。これらの数値を上記の計算式に当てはめると、計算結果は０となる。従って、演算部３１４は、「１」という規定番号を有する規定情報と、「１」という作業番号を有する作業情報の類似度が０であると演算する。

【0062】

また、「２」という規定番号を有する規定情報と、「１」という作業番号を有する作業情報の類似度は、Ｒ１２部内チェック、Ｐ１１部内チェック、及び、重み付け情報に基づく上記計算結果と、Ｒ１２同意書、Ｐ１１同意書、重み付け情報に基づく上記計算結果、の合計が類似度となる。ここで、上記の例では、各ベクトルは、Ｒ１２部内チェック＝（０，０，０）、Ｐ１１部内チェック＝（０，０，０）、Ｒ１２同意書＝（０，０，１）、Ｐ１１同意書＝（０，０，１）であり、重み付け情報は、図１０に示す表で表される情報である。これらの数値を上記の計算式に当てはめると、計算結果は１．０となる。従って、演算部３１４は、「２」という規定番号を有する規定情報と、「１」という作業番号を有する作業情報の類似度が１．０であると演算する。同様に、演算部３１４は、各規定情報と各作業情報との類似度を演算し、図１１に示すような類似度を演算する。

【0063】

なお、演算部３１４が行う演算方法は、上記演算方法に限られず、その他の演算方法であってもよい。例えば、演算部３１４は、変更情報毎に、規定差分ベクトルの各次元と業務差分ベクトルの内積を計算し、各変更情報における計算結果の合計値を類似度として演算するように構成してもよい。具体的には、上記の例では、演算部３１４は、変更情報毎に、Σ（ｍｉ・ｎｊ）の値を計算し、各変更情報における計算結果の合計値を類似度として演算してもよい。

【0064】

また、例えば、演算部３１４が、規定差分ベクトルと業務差分ベクトルの２つのベクトルで表される間の角度を類似度として演算するように構成してもよい。具体的には、上記の例のように、規定差分ベクトルと業務差分ベクトルがそれぞれ、Ｒｘｙｚ＝（ｍ１，ｍ２，・・・，ｍｉ）、Ｐｘｙｚ＝（ｎ１，ｎ２，・・・，ｎｊ）である場合、演算部３１４は、Ｒｘｙｚ・Ｐｘｙｚ／｜Ｒｘｙｚ｜・｜Ｐｘｙｚ｜の計算結果を類似度として演算するように構成してもよい。

【0065】

類似度保持部３１５は、演算部３１４が演算した類似度を、各規定情報及び各作業情報と関連付けて保持する。具体的には、類似度保持部３１５は、図１１に示すような類似度を保持する。

【0066】

選択部３０９は、類似度保持部３１５が保持する類似度の中から、類似度に基づいて、作業番号ごと規定番号を選択、または、規定番号ごとに作業番号を選択する。具体的には、例えば、選択部３０９は、類似度保持部３１５が保持する類似度の中から、作業番号ごとに最も高い類似度を有する規定番号を選択する。より具体的には、例えば、類似度保持部３１５が図１１に示す類似度を保持する場合、選択部３０９は、作業番号１と最も類似度が高い規定番号として規定番号２を選択し、作業番号２と最も類似度が高い規定番号として規定番号３を選択する。なお、選択部３０９は、類似度保持部３１５が保持する類似度の中から、規定番号ごとに最も高い類似度を有する作業番号を選択してもよい。

【0067】

通知部３１０は、変更情報抽出部３０７が何らかの変更情報を抽出した場合、選択部３０９が選択した規定番号または作業番号をユーザーに通知し、変更情報抽出部３０７が何ら変更情報を抽出しなかった場合、ユーザーが指定した比較範囲情報で表される期間もしくは版の間に規定管理情報及び業務定義情報の更新がなかった旨を通知する。具体的には、上記例では、通知部３１０は、ユーザーに対して、作業番号１と最も類似度が高い規定番号として規定番号２を通知し、作業番号２と最も類似度が高い規定番号として規定番号３を通知する。なお、通知部３１０は、文書管理装置１０１が有する表示部２０５に表示することによってユーザーに通知してもよいし、その他の方法によってユーザーに通知してもよい。

【0068】

図１２は、本発明の実施の形態における文書管理装置１０１が行う処理フローである。なお、下記のフローは一例であって、本実施の形態はこれに限定されるものではない。また、下記においては、規定管理情報保持部３０２は、図６に示す規定管理情報を保持し、業務定義情報保持部３０３は、図８に示す規定関連情報を保持し、重み付け情報保持部３１３は、図１０に示す重み付け情報を保持しているとして説明する。

【0069】

まず、比較範囲情報取得部３０４は、規定管理情報または業務定義情報を識別する情報、及び、比較範囲情報を取得する（Ｓ１２０１）。具体例として、比較範囲情報取得部３０４は、ユーザーの指定に基づいて、比較範囲情報取得部３０４は「１」という規定管理番号と、２０１３／５／１から２０１３／９／１という比較範囲情報を取得したとして以下の説明を行う。

【0070】

次に、規定差分情報抽出部３０５は、比較範囲情報取得部３０４が取得した比較範囲情報に基づいて、規定管理情報保持部３０２が保持する規定管理情報の差分を抽出する（Ｓ１２０２）。上記具体例では、規定差分情報抽出部３０５は、「１」という規定番号の「構成要素３」に含まれる「部内チェック」、及び、「２」という規定番号の「構成要素３」に含まれる「同意書」を抽出する。

【0071】

次に、業務差分情報抽出部３０６は、比較範囲情報取得部３０４が取得した比較範囲情報に基づいて、業務定義情報保持部３０３が保持する業務定義情報の差分を抽出する（Ｓ１２０３）。上記具体例では、業務差分情報抽出部３０６は、「１」という作業番号の「構成要素３」に含まれる「同意書」を抽出する。

【0072】

次に、変更情報抽出部３０７は、規定差分情報抽出部３０５及び業務差分情報抽出部３０６が抽出した差分情報に基づいて変更情報を抽出する（Ｓ１２０４）。上記具体例では、変更情報抽出部３０７は、「部内チェック」、及び、「同意書」という変更情報を抽出する。

【0073】

次に、変更情報抽出部３０７が何らかの変更情報を抽出したか否かによってフローは分岐する（Ｓ１２０５）。変更情報抽出部３０７が何らかの変更情報を抽出した場合はＳ１２０７へ進み、変更情報抽出部３０７が何ら変更情報を抽出しなかった場合はＳ１２０６へ進む。上記具体例では、変更情報抽出部３０７は、「部内チェック」、及び、「同意書」という変更情報を抽出しているため、Ｓ１２０７へ進む。

【0074】

変更情報抽出部３０７が何ら変更情報を抽出しなかった場合は、通知部３１０は、ユーザーが指定した比較範囲情報で表される期間もしくは版の間に規定管理情報及び業務定義情報の更新がなかった旨を通知する（Ｓ１２０６）。

【0075】

一方、変更情報抽出部３０７が変更情報を抽出した場合は、規定差分ベクトル生成部３１１は、規定管理情報が保持する各規定管理情報と、比較範囲情報等に基づいて、各規定情報について変更情報毎に規定差分ベクトルを生成する（Ｓ１２０７）。上記具体例では、規定差分ベクトル生成部３１１は、Ｒ１１部内チェック＝（０，０，１）、Ｒ１２部内チェック＝（０，０，０）、Ｒ１３部内チェック＝（１，０，０）、Ｒ１１同意書＝（０，０，０）、Ｒ１２同意書＝（０，０，１）、及び、Ｒ１３同意書＝（０，１，０）という６つの規定差分ベクトルを生成する。

【0076】

次に、業務差分ベクトル生成部３１２は、業務定義情報が保持する各業務定義情報と、比較範囲情報等に基づいて、各作業情報について変更情報毎に業務差分ベクトルを生成する（Ｓ１２０８）。上記具体例では、業務差分ベクトル生成部３１２は、Ｐ１１部内チェック＝（０，０，０）、Ｐ１２部内チェック＝（１，０，０）、Ｐ１１同意書＝（０，０，１）、及び、Ｐ１２同意書＝（０，０，０）という４つの業務差分ベクトルを生成する。

【0077】

次に、演算部３１４は、規定差分情報ベクトル生成部が生成した規定差分ベクトルと、業務差分ベクトル生成部３１２が生成した業務差分ベクトルと、重み付け情報保持部３１３が保持する重み付け情報に基づいて、各規定情報と各作業情報の類似度を演算する（Ｓ１２０９）。上記具体例では、演算部３１４は、図１１に示すような類似度を演算する。

【0078】

次に、選択部３０９は、類似度保持部３１５が保持する類似度の中から、作業番号ごとに最も高い類似度を有する規定番号を選択する（Ｓ１２１０）。上記具体例では、択部は、作業番号１と最も類似度が高い規定番号として規定番号２を選択し、作業番号２と最も類似度が高い規定番号として規定番号３を選択する。

【0079】

次に、通知部３１０は、選択部３０９が選択した規定番号または作業番号をユーザーに通知する（Ｓ１２１１）。上記具体例では、通知部３１０は、ユーザーに対して、作業番号１と最も類似度が高い規定番号として規定番号２を通知し、作業番号２と最も類似度が高い規定番号として規定番号３を通知する。

【0080】

本発明は、上記の実施形態に限定されるものではなく、種々の変形が可能である。例えば、上記の実施形態で示した構成と実質的に同一の構成、同一の作用効果を奏する構成または同一の目的を達成する構成で置き換えてもよい。具体的には、例えば、上記文書管理装置１０１の構成やフローは一例であって、これに限定されるものではない。

【符号の説明】

【0081】

１００ 文書管理システム、１０１ 文書管理装置、１０２ ネットワーク、１０３ 情報端末、２０１ 入力部、２０２、２０８ 制御部、２０３、２０９ 記憶部、２０４、２１０ 通信部、２０５、２１１ 表示部、２０６、２１２ 操作部、２０７、２１３ 内部バス、３０１ 構成要素検出部、３０２ 規定管理情報保持部、３０３ 業務定義情報保持部、３０４ 比較範囲情報取得部、３０５ 規定差分情報抽出部、３０６ 業務差分情報抽出部、３０７ 変更情報抽出部、３０８ 類似度算出部、３０９ 選択部、３１０ 通知部、３１１ 規定差分ベクトル生成部、３１２ 業務差分ベクトル生成部、３１３ 重み付け情報保持部、３１４ 演算部、３１５ 類似度保持部。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】