特許 6148082 電子メール誤送信防止プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6148082

(24)【登録日】2017年5月26日

(45)【発行日】2017年6月14日

(54)【発明の名称】電子メール誤送信防止プログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 13/00 20060101AFI20170607BHJP

【ＦＩ】

   G06F13/00 610A

   G06F13/00 610S

【請求項の数】4

【全頁数】15

(21)【出願番号】特願2013-130938(P2013-130938)

(22)【出願日】2013年6月21日

(65)【公開番号】特開2015-5210(P2015-5210A)

(43)【公開日】2015年1月8日

【審査請求日】2015年12月21日

(73)【特許権者】

【識別番号】591057256

【氏名又は名称】株式会社エクサ

(74)【代理人】

【識別番号】100091096

【弁理士】

【氏名又は名称】平木 祐輔

(74)【代理人】

【識別番号】100102576

【弁理士】

【氏名又は名称】渡辺 敏章

(74)【代理人】

【識別番号】100153903

【弁理士】

【氏名又は名称】吉川 明

(72)【発明者】

【氏名】酒井 寿

【審査官】 米倉 秀明

(56)【参考文献】

【文献】 特開２０１２−１５０５２７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００６−０５９２９７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１１−１７６６０６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１０−２１１４９２（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ １３／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

電子メールを誤送信することを防止する処理をコンピュータに実行させる電子メール誤送信防止プログラムであって、前記コンピュータに、
電子メールを送信先アドレスに対して送信するよう指示する送信命令を電子メールクライアントから受け取るステップ、
前記電子メールの前記送信先アドレスの所有者と前記電子メールの送信元アドレスの所有者との間の人的関係を記述したアドレス管理データを読み取るステップ、
前記電子メールクライアントが過去に送信した電子メールの履歴を記述した送信履歴データを読み取るステップ、
前記アドレス管理データから読み取った人的関係、および前記送信先アドレスに対して過去に電子メールを送信した履歴に関して前記送信履歴データから読み取った情報を画面表示するとともに、前記電子メールを前記送信先アドレスに対して送信してよいか否かを確認するメッセージを画面表示する送信確認ステップ、
前記送信確認ステップにおいて送信許可する旨の指示を受け取った場合は前記電子メールクライアントを介して前記電子メールを前記送信先アドレスに対して送信し、前記送信確認ステップにおいて送信許可しない旨の指示を受け取った場合は前記送信命令をキャンセルするステップ、
を実行させ、
前記アドレス管理データはさらに、
前記送信先アドレスに対して最後に電子メールを送信した日時を示す最終送信日時、
前記人的関係の有効期限、
を記述しており、
前記送信確認ステップにおいては、前記コンピュータに、
前記メッセージと併せて前記最終送信日時と前記有効期限を画面表示するとともに、現在日時が前記有効期限を過ぎている場合はその旨を注意喚起する文字列を画面表示するステップを実行させ、
前記電子メール誤送信防止プログラムはさらに、前記コンピュータに、
前記電子メールに添付されている添付ファイルのファイル名を取得するステップ、
ファイル名のなかに含まれる文字列とファイル名のなかに前記文字列を含むファイルの文書属性との間の対応関係を記述した文書属性データを読み取るステップ、
前記添付ファイルのファイル名のなかに前記文書属性データが記述している文字列が含まれているか否かを判定し、含まれている場合はその文字列に対応する文書属性を前記文書属性データの記述にしたがって特定する属性判定ステップ、
を実行させ、
前記文書属性データは、ファイル名のなかに前記文書属性データが記述している文字列が含まれている添付ファイルを添付した電子メールを前記送信先アドレスに対して送信することを許可するか否かを定義する送信ルールを記述しており、
前記電子メール誤送信防止プログラムはさらに、前記コンピュータに、
前記送信ルールを前記人的関係に対して適用するか否かを記述した送信ルール割当データを読み取るステップ、
を実行させ、
前記属性判定ステップにおいては、前記コンピュータに、
前記送信ルール割当データの記述にしたがって、前記送信ルールを前記送信先アドレスに対して適用するか否かを判定させる
ことを特徴とする電子メール誤送信防止プログラム。

【請求項2】

前記送信確認ステップにおいては、前記コンピュータに、
前記属性判定ステップにおいて特定した文書属性を画面表示させるとともに、前記添付ファイルが添付された前記電子メールを前記送信先アドレスに対して送信してよいか否かを確認するメッセージを画面表示させる
ことを特徴とする請求項１記載の電子メール誤送信防止プログラム。

【請求項3】

前記電子メール誤送信防止プログラムは、前記属性判定ステップにおいて前記コンピュータに、
前記文書属性データの記述にしたがって、前記添付ファイルが添付された前記電子メールを前記送信先アドレスに対して送信することを許可するか否かを判定させるとともに、送信許可しない場合はその旨のメッセージを画面表示した上で前記送信命令をキャンセルさせる
ことを特徴とする請求項２記載の電子メール誤送信防止プログラム。

【請求項4】

前記電子メール誤送信防止プログラムはさらに、前記コンピュータに、
前記送信確認ステップにおいて画面表示するメッセージを新規作成するよう指示する命令を受け取り、その新規メッセージを前記コンピュータが備える記憶装置に格納するステップ、
前記記憶装置上に格納されている前記新規メッセージのうちいずれを前記送信確認ステップにおいて画面表示すべきかを指定する命令を受け取るメッセージ指定ステップ、
を実行させ、
前記送信確認ステップにおいては、前記コンピュータに、
前記メッセージ指定ステップにおいて指定されたメッセージを画面表示させる
ことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項記載の電子メール誤送信防止プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、電子メールを誤送信することを防止する技術に関する。

【背景技術】

【0002】

電子メールは有用なコミュニケーション手段として広範に利用されている。他方で電子メールを作成・送信する作業は簡易であるがために、電子メールを誤った宛先へ誤送信してしまう場合がある。電子メールの誤送信は、例えば企業における情報漏洩の原因となる可能性があるため、これを抑制するための技術が望まれている。

【0003】

下記特許文献１は、電子メールの誤送信を抑止する技術として、送信先アドレスがホワイトリストテーブル内に存在するか否かを判定することによりリスク有無を判定し、リスクのある送信先については送信前に確認画面を表示する手法を記載している。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開２００９−２３０６４１号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

上記特許文献１記載の技術においては、送信先アドレスがホワイトリストテーブル内に存在する場合はリスクがないものと判定し、確認画面を表示しないこととしている。しかし既知の送信先アドレスであっても、その送信頻度や前回送信日時などのような過去の送信履歴によっては必ずしも安心できる送信先アドレスではない場合もあり、またその安心度合も送信先アドレス毎に異なる場合も考えられる。

【0006】

本発明は、上記のような課題に鑑みてなされたものであり、電子メールを送信先アドレスに対して送信する前に、送信先アドレスの所有者と送信元アドレスの所有者との間の関係に応じた確認メッセージを提示することにより、電子メールの誤送信を防止することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0007】

本発明に係る電子メール誤送信防止プログラムは、送信先アドレスの所有者と送信元アドレスの所有者との間の人的関係、および送信先アドレスに対する過去の送信履歴を画面表示して、当該電子メールを送信してよいか否かを送信前に確認する。

【発明の効果】

【0008】

本発明に係る電子メール誤送信防止プログラムによれば、送信先アドレスが既知であるか否かに加えて、送信者と受信者との間の人的関係に基づき、両者の関係に応じた確認メッセージによって送信確認をするよう促すことができる。

【図面の簡単な説明】

【0009】

【図1】実施形態１に係る誤送信防止プログラム１３０を実行する送信コンピュータ１００およびその周辺構成を示す図である。

【図2】アドレス管理データ１４１の構成とデータ例を示す図である。

【図3】送信履歴データ１４２の構成とデータ例を示す図である。

【図4】誤送信防止プログラム１３０の動作を説明するフローチャートである。

【図5】ステップＳ４０２において誤送信防止プログラム１３０が画面表示する確認メッセージの画面イメージ例を示す図である。

【図6】実施形態２に係る誤送信防止プログラム１３０を実行する送信コンピュータ１００およびその周辺構成を示す図である。

【図7】文書属性データ１４３の構成とデータ例を示す図である。

【図8】実施形態２における誤送信防止プログラム１３０の動作フローを説明するフローチャートである。

【図9】ステップＳ４０２において誤送信防止プログラム１３０が画面表示する確認メッセージの画面イメージ例を示す図である。

【図10】ステップＳ４０２において誤送信防止プログラム１３０が画面表示する別の確認メッセージの画面イメージ例を示す図である。

【図11】アドレス管理データ１４１を編集するための画面例を示す図である。

【図12】組織名を編集するための画面例を示す図である。

【図13】文書属性データ１４３を編集するための画面例を示す図である。

【図14】文書属性データ１４３が記述している文書属性と送信ルールを各組織に対して割り当てる画面例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0010】

＜実施の形態１＞
図１は、本発明の実施形態１に係る誤送信防止プログラム１３０を実行する送信コンピュータ１００およびその周辺構成を示す図である。送信コンピュータ１００は、ユーザが電子メールを送信するために用いるコンピュータである。メールサーバ２００は、送信コンピュータ１００が送信した電子メールを受け取って保存するサーバコンピュータである。受信コンピュータ３００は、送信コンピュータ１００が送信した電子メールの送信先アドレスを所有するユーザがその電子メールをメールサーバ２００から受信するために用いるコンピュータである。

【0011】

送信コンピュータ１００は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）１１０、電子メールクライアント１２０、誤送信防止プログラム１３０、記憶部１４０を備える。電子メールクライアント１２０と誤送信防止プログラム１３０は別個の機能部として構成することもできるし、これらを一体的に構成することもできる。例えば誤送信防止プログラム１３０は電子メールクライアント１２０のアドオンプログラムとして構成することもできる。

【0012】

ＣＰＵ１１０は、電子メールクライアント１２０と誤送信防止プログラム１３０を実行する。以下では記載の便宜上、これらプログラムを動作主体として説明する場合があるが実際にこれらプログラムを実行するのはＣＰＵ１１０であることを付言しておく。

【0013】

電子メールクライアント１２０は、ユーザが電子メールの送信先アドレス、電子メールのタイトルおよび本文などを入力するために用いるプログラムである。誤送信防止プログラム１３０は、電子メールクライアント１２０が電子メールを送信先アドレスに対して送信する際に誤送信が生じないようにするプログラムである。誤送信防止プログラム１３０の詳細動作については後述する。

【0014】

記憶部１４０は、ハードディスク装置などの記憶装置であり、アドレス管理データ１４１と送信履歴データ１４２を格納する。これらデータの構成およびデータ例については後述の図２〜図３で説明する。

【0015】

図２は、アドレス管理データ１４１の構成とデータ例を示す図である。アドレス管理データ１４１は、電子メールクライアント１２０のユーザと、当該ユーザが電子メールを送信する送信先アドレスの所有者との間の人的関係を記述したデータである。アドレス管理データ１４１は、電子メールクライアント１２０のユーザやシステム管理者が作成してあらかじめ記憶部１４０内に格納しておく。

【0016】

アドレス管理データ１４１は、送信先アドレスフィールド１４１１、氏名フィールド１４１２、組織名フィールド１４１３、関係フィールド１４１４、有効期間フィールド１４１５を有する。

【0017】

送信先アドレスフィールド１４１１は、電子メールクライアント１２０のユーザが電子メールを送信する送信先アドレスを保持する。氏名フィールド１４１２は、送信先アドレスフィールド１４１１が記述しているアドレス所有者の氏名を保持する。組織名フィールド１４１３は、送信先アドレスフィールド１４１１が記述しているアドレス所有者が所属する組織名を保持する。関係フィールド１４１４は、送信先アドレスフィールド１４１１が記述しているアドレス所有者と、電子メールクライアント１２０のユーザとの間の人的関係を表す情報を保持する。有効期間フィールド１４１５は、アドレス管理データ１４１が保持する各レコードの有効期間を保持する。

【0018】

図３は、送信履歴データ１４２の構成とデータ例を示す図である。送信履歴データ１４２は、電子メールクライアント１２０が過去に送信した電子メールの履歴を保持するデータである。電子メールクライアント１２０は、メールサーバ２００に対して電子メールを送信する毎に、送信履歴データ１４２に新たなレコードを追加する。

【0019】

送信履歴データ１４２は、送信先アドレスフィールド１４２１、送信日時フィールド１４２２を有する。送信先アドレスフィールド１４２１は、電子メールクライアント１２０が送信した電子メールの送信先アドレスを保持する。送信日時フィールド１４２２は、送信先アドレスフィールド１４１１が記述しているアドレスに対して電子メールクライアント１２０が電子メールを送信した日時を保持する。これらフィールドの他、個別の電子メールを識別するために必要な情報（例えば各電子メールのシリアル番号など）を保持するようにしてもよい。

【0020】

図４は、誤送信防止プログラム１３０の動作を説明するフローチャートである。以下、図４の各ステップについて説明する。

【0021】

（図４：ステップＳ４００）
電子メールクライアント１２０のユーザが電子メールクライアント１２０に対して電子メールを送信するよう指示すると、誤送信防止プログラム１３０がその旨を検出し、または電子メールクライアント１２０が誤送信防止プログラム１３０を起動することにより、本フローチャートが開始する。

【0022】

（図４：ステップＳ４０１）
誤送信防止プログラム１３０は、アドレス管理データ１４１と送信履歴データ１４２を記憶部１４０から読み取り、ステップＳ４００において電子メールクライアント１２０が送信するよう指示された電子メールの送信先アドレスに合致するレコードを、各データから取得する。

【0023】

（図４：ステップＳ４０２）
誤送信防止プログラム１３０は、ステップＳ４０１においてアドレス管理データ１４１と送信履歴データ１４２それぞれから取得したレコードに基づき、当該電子メールを送信してよいか否か確認するメッセージを、送信コンピュータ１００のディスプレイ上に画面表示する。本ステップにおいて画面表示するメッセージの例については後述の図５で改めて説明する。

【0024】

（図４：ステップＳ４０３）
誤送信防止プログラム１３０は、ステップＳ４０２において画面表示した確認メッセージに対するユーザの応答を取得する。送信許可する旨の応答を受け取った場合はステップＳ４０４に進み、送信許可しない旨の応答を受け取った場合はステップＳ４０５へ進む。

【0025】

（図４：ステップＳ４０４）
誤送信防止プログラム１３０は、ステップＳ４００におけるユーザの指示にしたがって電子メールを送信するように電子メールクライアント１２０に対して指示する。電子メールクライアント１２０は、当該電子メールをメールサーバ２００に対して送信するとともに、送信履歴レコードを送信履歴データ１４２内に追加する。

【0026】

（図４：ステップＳ４０５）
誤送信防止プログラム１３０は、ステップＳ４００におけるユーザの指示をキャンセルするように電子メールクライアント１２０に対して指示する。電子メールクライアント１２０は、当該電子メールを送信する処理をキャンセルする。誤送信防止プログラム１３０または電子メールクライアント１２０は、電子メール送信をキャンセルした旨のメッセージを画面表示する。

【0027】

図５は、ステップＳ４０２において誤送信防止プログラム１３０が画面表示する確認メッセージの画面イメージ例を示す図である。誤送信防止プログラム１３０は、アドレス管理データ１４１から取得した送信先アドレスに対応するレコードの内容と、送信履歴データ１４２から取得した送信先アドレスの過去の送信履歴とを、確認メッセージとして画面表示する。送信履歴データ１４２の内容については、必ずしも過去の全ての送信履歴を画面表示する必要はなく、例えば当該送信先アドレスに対する過去の送信回数と前回の送信日時を画面表示するようにすることができる。

【0028】

図５に示す画面イメージ例によれば、電子メールクライアント１２０のユーザは、送信先アドレス欄に入力したアドレス所有者との間の関係をメッセージによって確認することを促される。さらに、アドレス管理データ１４１上において有効期間フィールド１４１５が指定する有効期限を超過した送信先アドレスに対して電子メールを送信しようとしている場合は、その旨を注意喚起することができる。

【0029】

＜実施の形態１：まとめ＞
以上のように、本実施形態１に係る誤送信防止プログラム１３０は、送信先アドレス所有者と送信者との間の人的関係、および当該送信先アドレスに対する電子メール送信履歴とともに、当該電子メールを送信することを許可するか否か確認するメッセージを画面表示する。これにより、電子メールクライアント１２０のユーザは送信先アドレス所有者との間の人的関係がどの程度緊密であるかを電子メール送信前に確認することを促される。したがって、例えば取引関係が少ない送信先アドレスに対して重要な電子メールを誤送信してしまうような人為的ミスを抑制することができる。

【0030】

＜実施の形態２＞
実施形態１においては、アドレス管理データ１４１と送信履歴データ１４２の記述にしたがって、電子メールを送信する前に確認メッセージを画面表示することを説明した。本発明の実施形態２では、電子メールに添付ファイルを添付する場合において、その添付ファイルの属性に応じて確認メッセージを画面表示する構成例について説明する。

【0031】

図６は、本実施形態２に係る誤送信防止プログラム１３０を実行する送信コンピュータ１００およびその周辺構成を示す図である。送信コンピュータ１００は、実施形態１で説明した構成に加えて、新たに記憶部１４０内に文書属性データ１４３を格納している。その他の構成は各プログラムの動作を除いて実施形態１と概ね同様であるため、以下では差異点を中心に説明する。

【0032】

図７は、文書属性データ１４３の構成とデータ例を示す図である。文書属性データ１４３は、文書ファイル（文書以外のデータファイルであってもよい）の属性と、その文書ファイルを電子メールに添付して送信するときのルールとの間の対応関係を記述したデータである。文書属性データ１４３は、電子メールクライアント１２０のユーザやシステム管理者が作成してあらかじめ記憶部１４０内に格納しておく。

【0033】

文書属性データ１４３は、文書属性フィールド１４３１、属性文字列フィールド１４３２、送信ルールフィールド１４３３を有する。文書属性フィールド１４３１は、文書ファイルの属性を列挙するフィールドである。属性文字列フィールド１４３２は、文書属性フィールド１４３１が指定する文書属性を有する文書ファイルがファイル名内に含んでいる文字列を保持する。送信ルールフィールド１４３３は、文書属性フィールド１４３１が指定する文書属性を有する文書ファイルを電子メールに添付して送信するときのルールを記述している。

【0034】

属性文字列１４３２は、文書ファイルのファイル名内に含まれている文字列を記述することを説明したが、これは説明の簡易のためのものであり、必ずしもこれに限られるものではない。例えば文書属性フィールド１４３１が「契約書」である文書ファイルの本文内に文字列「契約書」が多く登場する場合は、ファイル名に代えて（または併用して）ファイル本文内に含まれている文字列を属性文字列フィールド１４３２に記述することができる。以下では説明の簡易のため、ファイル名内に含まれている文字列を属性文字列フィールド１４３２として記述することを前提とする。

【0035】

図７に示すデータ例においては、文書属性フィールド１４３１と属性文字列フィールド１４３２が同じ文字列であるデータ例を示したが、これらフィールドの値は必ずしも同一でなくともよい。例えば、ファイル名または文書ファイル本文内に文字列「非公開」が多く登場する文書については、文書属性フィールド１４３１が「社外秘情報」であるとみなすことができる。この文書ファイルについては、文書属性フィールド１４３１が「社外秘情報」となり、属性文字列フィールド１４３２が「非公開」となる。

【0036】

図８は、本実施形態２における誤送信防止プログラム１３０の動作フローを説明するフローチャートである。本フローチャートは、実施形態１で説明した図４に加えて、ステップＳ４００とＳ４０１の間にステップＳ８０１〜Ｓ８０２を有する。以下これらステップおよび実施形態１とは異なるステップについて説明する。ステップＳ８０１〜Ｓ８０２はステップＳ４０２の前に実施すればよく、必ずしもこの順番に限られるものではない。

【0037】

（図８：ステップＳ８０１）
誤送信防止プログラム１３０は、電子メールクライアント１２０が送信しようとしている電子メールに添付された添付ファイルのファイル名を取得する。

【0038】

（図８：ステップＳ８０２）
誤送信防止プログラム１３０は、文書属性データ１４３を読み取る。送信防止プログラム１３０は、ステップＳ８０１で取得した添付ファイルのファイル名内に、属性文字列フィールド１４３２が記述している文字列が含まれているか否かを判定する。含まれている場合は、さらにその文字列に対応する送信ルールフィールド１４３３を読み取る。

【0039】

（図８：ステップＳ４０２）
誤送信防止プログラム１３０は、ステップＳ８０２において文書属性データ１４３から取得したレコード、およびステップＳ４０１においてアドレス管理データ１４１と送信履歴データ１４２それぞれから取得したレコードに基づき、当該電子メールを送信してよいか否か確認するメッセージを、送信コンピュータ１００のディスプレイ上に画面表示する。ただし送信ルールフィールド１４３３の記述によって送信不可であることが指定されている場合は、その旨のメッセージを表示する。本ステップにおいて画面表示するメッセージの例については後述の図９〜図１０で改めて説明する。

【0040】

（図８：ステップＳ４０２：補足）
本ステップにおいて、送信ルールフィールド１４３３の記述によって一律に電子メール添付することが禁止されている文書属性については、誤送信防止プログラム１３０はその添付ファイルが添付された電子メールを送信することを一律に禁止すればよい。条件付きで送信禁止する添付ファイルについては、その条件を別の手段によって特定した上で、送信可否を判断すればよい。例えば社外送付禁止である添付ファイルについては、送信先アドレスと送信元アドレスが同じドメインに属しているか否かに基づき、社外送信しようとしているか否かを判定することができる。

【0041】

（図８：ステップＳ４０３）
誤送信防止プログラム１３０は、ステップＳ４０２において送信許可する旨の応答を受け取った場合はステップＳ４０４に進み、送信許可しない旨の応答を受け取った場合または送信ルールフィールド１４３３の記述によって送信不可であることが指定されている場合はステップＳ４０５へ進む。

【0042】

図９は、ステップＳ４０２において誤送信防止プログラム１３０が画面表示する確認メッセージの画面イメージ例を示す図である。ここでは送信ルールフィールド１４３３の記述によって送信不可であることが指定されていない場合のメッセージ例を示した。誤送信防止プログラム１３０は、実施形態１の図５で説明したメッセージ例に加えて、ステップＳ８０２において取得した添付ファイルの文書属性を、確認メッセージ内に追加する。

【0043】

図１０は、ステップＳ４０２において誤送信防止プログラム１３０が画面表示する別の確認メッセージの画面イメージ例を示す図である。ここでは送信ルールフィールド１４３３の記述によって送信不可であることが指定されている場合のメッセージ例を示した。誤送信防止プログラム１３０は、送信ルールフィールド１４３３の記述によって送信不可であることが指定されている場合は、送信確認メッセージに代えて送信を中止する旨のメッセージを画面表示する。その他のメッセージ（アドレス管理データ１４１などから取得した情報）については図９と同様でよい。

【0044】

＜実施の形態２：まとめ＞
以上のように、本実施形態２に係る誤送信防止プログラム１３０は、添付ファイルのファイル名内に含まれている文字列に基づき当該添付ファイルの文書属性を特定し、その文書属性を送信確認メッセージとともに画面表示する。これにより電子メールクライアント１２０のユーザは、添付ファイルを送信する送信先として当該送信先アドレスが適切であるか否かを、電子メール送信前に確認することを促される。したがって、添付ファイルを不適切な送信先アドレスに対して誤送信することを抑制することができる。

【0045】

また、本実施形態２に係る誤送信防止プログラム１３０は、送信ルールフィールド１４３３の記述によって送信不可であることが指定されている添付ファイルを送信しようとした場合は、その旨のメッセージを画面表示するとともに、電子メール送信をキャンセルする。これにより、電子メールに添付して送信することを禁止されている文書ファイルを誤って電子メール送信してしまうことを抑制することができる。

【0046】

＜実施の形態３＞
実施形態１〜２において、誤送信防止プログラム１３０は、ステップＳ４０２において画面表示するメッセージをユーザが編集する機能を提供することもできる。この場合誤送信防止プログラム１３０は、そのメッセージを編集するための入力画面を表示し、入力されたメッセージを記憶部１４０内に格納する。複数のメッセージが入力されている場合はいずれのメッセージを画面表示するかを指定する指定画面を別途提供し、その指定画面における選択結果を記憶部１４０内に格納する。誤送信防止プログラム１３０は、格納されているメッセージおよびその選択結果にしたがって、確認メッセージを画面表示する。

【0047】

さらに、画面表示するメッセージと、そのメッセージを表示する際のルールとをユーザに編集させることもできる。例えば当該送信先アドレスに対して過去に送信した電子メールの件数に応じて確認メッセージの内容を変えるようにすることができる。

【0048】

＜実施の形態４＞
本発明の実施形態４では、実施形態１〜３で説明した事項について、具体的な実装例を説明する。特に言及しない限り、各機能部などの構成は実施形態１〜３と同様である。

【0049】

図１１は、アドレス管理データ１４１を編集するための画面例を示す図である。誤送信防止プログラム１３０は、適当なメニュー選択などによるユーザの指示にしたがって、送信コンピュータ１００のディスプレイ上に、図１１に例示するような画面を表示する。

【0050】

誤送信防止プログラム１３０は、アドレス管理データ１４１内に既存のレコードが存在する場合はまず先頭レコードを画面表示し、ユーザ操作にしたがって次レコードや前レコードを表示する。ユーザは同画面上で既存のレコードを更新や削除し、さらには新規レコードを作成することもできる。組織名フィールド１４１３については、直接入力することもできるし、図１２で説明する画面上で作成した組織名のなかからいずれかを選択することもできる。さらに、アドレス管理データ１４１の新たなフィールドを追加することもできる。誤送信防止プログラム１３０は、編集内容をアドレス管理データ１４１に対して反映する。

【0051】

図１２は、組織名を編集するための画面例を示す図である。誤送信防止プログラム１３０は、適当なメニュー選択などによるユーザの指示にしたがって、送信コンピュータ１００のディスプレイ上に、図１２に例示するような画面を表示する。

【0052】

アドレス管理データ１４１の組織名フィールド１４１３は、図１１に示す「組織名」欄に対して直接入力することによって編集することもできるし、図１２に示す画面を用いて編集することもできる。図１２の画面においては、組織名をツリー構造の階層関係として記述している。ユーザはツリーノードを追加削除し、ノード名を入力することにより、組織名を編集することができる。

【0053】

誤送信防止プログラム１３０は、ユーザが図１２の画面上で編集した組織名を、そのツリー構造を表現するデータとして記憶部１４０内に格納しておく。図１１の画面上でユーザが「組織名」ボタンを押下した場合、誤送信防止プログラム１３０は図１２と同様の画面を表示し、いずれかの組織名をユーザに選択させる。誤送信防止プログラム１３０は、選択結果を記述したデータを記憶部１４０に格納する。ユーザが「組織名」ボタンを押下したときはそのデータを読み出す。

【0054】

図１２においては、記載の便宜上、組織名フィールド１４１３に対応する値のみをツリー構造のノード名として設定する例を示したが、関係フィールド１４１４に対応する値を併せて設定することもできる。この場合は例えば「／」で組織名と関係を区切って記述すればよい。

【0055】

図１３は、文書属性データ１４３を編集するための画面例を示す図である。誤送信防止プログラム１３０は、適当なメニュー選択などによるユーザの指示にしたがって、送信コンピュータ１００のディスプレイ上に、図１３に例示するような画面を表示する。

【0056】

ユーザは図１３の画面上において、文書属性データ１４３の各レコードを追加・削除・更新することができる。送信ルールフィールド１４３３は、例えば既定の選択肢のなかからいずれかのルールを選択できるようにする。その他、添付ファイルのファイル名のなかに属性文字列が含まれていれば対応する送信ルールフィールド１４３３を適用することとしてもよいし、ファイル名のうち所定の開始区切り文字と終了区切り文字の間に属性文字列が含まれる場合に限って同ルールを適用することとしてもよい。この開始区切り文字と終了区切り文字は図１３の画面上で設定できるようにしてもよい。誤送信防止プログラム１３０は、編集結果を文書属性データ１４３に対して反映する。

【0057】

図１４は、文書属性データ１４３が記述している文書属性と送信ルールを各組織に対して割り当てる画面例を示す図である。誤送信防止プログラム１３０は、適当なメニュー選択などによるユーザの指示にしたがって、送信コンピュータ１００のディスプレイ上に、図１４に例示するような画面を表示する。

【0058】

文書属性データ１４３が記述している文書属性と送信ルールは、一律に適用することもできるし、各組織に対して個別に適用することもできる。各組織に対して個別に適用する場合は、ユーザは図１４に示す画面上で各組織についていずれの文書属性と送信ルールを適用するかを選択する。チェックボックスがチェックされている文書属性と送信ルールはその組織に対して適用されることを示す。

【0059】

誤送信防止プログラム１３０は、図１４の画面上で設定された文書属性と送信ルールの割り当てを、記憶部１４０内に適当なデータフォーマットで格納しておく。誤送信防止プログラム１３０は、ステップＳ４０２において当該電子メールを送信してよいか否か確認するメッセージを表示する際に、図１４の画面上で設定された組織名と送信ルールの対応関係を確認し、当該組織名に対して送信ルールが対応付けられている場合は確認メッセージを表示する際にこれを反映する。

【0060】

図１４においては、各組織名に対して送信ルールを割り当てる例を示したが、図１２において説明したように、組織名と関係の組み合わせが設定されている場合は、その組み合わせに対して送信ルールを割り当てるようにしてもよい。

【0061】

さらには、組織名フィールド１４１３に対応する送信ルールを割り当てることに代えて、関係フィールド１４１４に対して送信ルールを割り当てるようにすることもできる。この場合は、関係フィールド１４１４と各送信ルールとの間の対応関係を設定する画面を設け、設定結果を記憶部１４０に格納し、ステップＳ４０２において当該電子メールを送信してよいか否か確認するメッセージを表示する際に、当該関係フィールド１４１４に対して送信ルールが対応付けられている場合は確認メッセージを表示する際にこれを反映する。

【0062】

＜実施の形態４：まとめ＞
以上、本実施形態４においては、実施形態１〜３の具体的な実装例について、画面イメージと併せて説明した。

【符号の説明】

【0063】

１００：送信コンピュータ、１１０：ＣＰＵ、１２０：電子メールクライアント、１３０：誤送信防止プログラム、１４０：記憶部、１４１：アドレス管理データ、１４２：送信履歴データ、１４３：文書属性データ、２００：メールサーバ、３００：受信コンピュータ。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】