特許 6442738 情報処理装置、その制御方法とプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6442738

(24)【登録日】2018年12月7日

(45)【発行日】2018年12月26日

(54)【発明の名称】情報処理装置、その制御方法とプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 13/00 20060101AFI20181217BHJP

   G06F 17/22 20060101ALI20181217BHJP

【ＦＩ】

   G06F13/00 625

   G06F17/22 635

【請求項の数】7

【全頁数】14

(21)【出願番号】特願2014-217620(P2014-217620)

(22)【出願日】2014年10月24日

(65)【公開番号】特開2016-85584(P2016-85584A)

(43)【公開日】2016年5月19日

【審査請求日】2017年10月13日

(73)【特許権者】

【識別番号】390002761

【氏名又は名称】キヤノンマーケティングジャパン株式会社

(73)【特許権者】

【識別番号】592135203

【氏名又は名称】キヤノンＩＴソリューションズ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100189751

【弁理士】

【氏名又は名称】木村 友輔

(74)【代理人】

【識別番号】100208904

【弁理士】

【氏名又は名称】伊藤 秀起

(72)【発明者】

【氏名】若井 拓郎

(72)【発明者】

【氏名】須賀 隆次

【審査官】 安藤 一道

(56)【参考文献】

【文献】 特開２０１２−０６５３０３（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００３−０１６０１１（ＪＰ，Ａ）

【文献】 米国特許出願公開第２０１２／００４７２１３（ＵＳ，Ａ１）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ １３／００

Ｇ０６Ｆ １７／２２

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

メールの送信を制御する情報処理装置であって、
送信元の社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能なイントラ内の情報と、前記イントラ内の情報の詳細内容を説明した文書とを対応づけて記憶する記憶手段と、
受信したメールの本文中から、テキストで記載されている前記イントラ内の情報を取得する第１の取得手段と、
前記受信したメールの送信先に従って、前記受信したメールの送信先が送信元の社内Ｗｅｂサーバの中を閲覧できる送信先であるか否かを判別する送信先判別手段と、
前記送信先判別手段で前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別された場合に、前記取得したテキストで記載されている前記イントラ内の情報に対応するイントラ内の情報を前記記憶手段から抽出し、前記抽出したイントラ内の情報の詳細内容を説明した文書をファイル形式にして、前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別されたメールに添付するメール添付手段と、
前記ファイル形式にしたファイルを添付したメールを、前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別された送信先に送信する送信手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。

【請求項2】

前記送信先判別手段で前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できる送信先であると判別された場合に、前記取得したテキストで記載されている前記イントラ内の情報に対応するイントラ内の情報を前記記憶手段から抽出し、前記抽出したイントラ内の情報の詳細内容を説明した文書をファイル形式にしたファイルを添付せずに、前記取得したテキストで記載されている前記イントラ内の情報を、前記テキストで記載されている前記イントラ内の情報が送信先ユーザによりクリックされた場合に、前記送信元の社内のＷｅｂサーバの中で管理されている前記イントラ内の情報の詳細内容を説明した文書にＷｅｂアクセス可能な記載に加工するリンク化手段と、
を備え、
前記送信手段が、前記Ｗｅｂアクセス可能な記載に加工したメールを、前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できる送信先であると判別された送信先に送信することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項3】

前記リンク化手段が、前記取得したテキストで記載されている前記イントラ内の情報がＨＴＭＬ形式での記載になるように加工することを特徴とする請求項２に記載の情報処理装置。

【請求項4】

前記情報処理装置は、本文中にリンク情報を含んだメールの送信を制御し、
前記リンク情報からリンク先の情報を取得する第２の取得手段と、
前記本文中にリンク情報を含んだメールの送信先に従って、当該メールが社外宛てであるか否かを判定する第１の判定手段と、
メールの送信先のメールアドレス毎に社外宛てであるか否かを識別する情報を対応づけた送信先判別データを記憶する第２の記憶手段と、
前記記憶する送信先判別データに従って、前記取得したリンク先の情報が、前記社外宛てであると判定された送信先のイントラからも閲覧可能か否かを判定する第２の判定手段と、
前記第２の判定手段で閲覧が不可能あると判定された場合に、前記メール添付手段が前記取得したリンク先の情報をファイルとして添付することを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れか１項に記載の情報処理装置。

【請求項5】

前記メール添付手段が前記取得したリンク先の情報をファイルとして添付する場合に、前記リンク先の情報の詳細内容をファイル化して添付することを特徴とする請求項４に記載の情報処理装置。

【請求項6】

送信元の社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能なイントラ内の情報と、前記イントラ内の情報の詳細内容を説明した文書とを対応づけて記憶する記憶手段を備え、メールの送信を制御する情報処理装置の制御方法であって、
前記情報処理装置の第１の取得手段が、受信したメールの本文中から、テキストで記載されている前記イントラ内の情報を取得する第１の取得工程と、
前記情報処理装置の送信先判別手段が、前記受信したメールの送信先に従って、前記受信したメールの送信先が送信元の社内Ｗｅｂサーバの中を閲覧できる送信先であるか否かを判別する送信先判別工程と、
前記情報処理装置のメール添付手段が、前記送信先判別工程で前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別された場合に、前記取得したテキストで記載されている前記イントラ内の情報に対応するイントラ内の情報を前記記憶手段から抽出し、前記抽出したイントラ内の情報の詳細内容を説明した文書をファイル形式にして、前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別されたメールに添付するメール添付工程と、
前記情報処理装置の送信手段が、前記ファイル形式にしたファイルを添付したメールを、前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別された送信先に送信する送信工程と、
を含むことを特徴とする制御装置。

【請求項7】

送信元の社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能なイントラ内の情報と、前記イントラ内の情報の詳細内容を説明した文書とを対応づけて記憶する記憶手段を備え、メールの送信を制御する情報処理装置で読み取り実行可能なプログラムであって、
前記情報処理装置を、
受信したメールの本文中から、テキストで記載されている前記イントラ内の情報を取得する第１の取得手段と、
前記受信したメールの送信先に従って、前記受信したメールの送信先が送信元の社内Ｗｅｂサーバの中を閲覧できる送信先であるか否かを判別する送信先判別手段と、
前記送信先判別手段で前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別された場合に、前記取得したテキストで記載されている前記イントラ内の情報に対応するイントラ内の情報を前記記憶手段から抽出し、前記抽出したイントラ内の情報の詳細内容を説明した文書をファイル形式にして、前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別されたメールに添付するメール添付手段と、
前記ファイル形式にしたファイルを添付したメールを、前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別された送信先に送信する送信手段と、
して機能させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、ＨＴＭＬメールによるリンク表示を適切に行うための情報処理装置、情報処理方法、プログラム及び記憶媒体に関する。

【背景技術】

【0002】

電子メール本文にリンク部分を含むＨＴＭＬメールを作成する機能を有するメール作成ソフト（メーラ）において、メール本文中の単語と、データベースに登録されているキーワードが一致したときに、リンクを設定してキーワードの詳細（意味や解説）を開くことや、メールに添付されたファイルへのリンクを貼ることは従来技術で可能である。

【0003】

たとえば、特許文献１では、テキストから動詞とその格要素となる名詞をキーフレーズとして抽出し、キーフレーズが共通する箇所のリンクを作成し、テキストの表現に基づいて重要箇所を抽出することによって、適切なリンクを作成することができる技術が開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開平８−３２９１０８号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

しかしながら、特許文献１と従来技術の電子メール作成技術を組み合わせた場合、たとえば、送信元の社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能なイントラ内の情報が本文中テキストで記載されたメールを社外に送信しても、社外のメール受信者は送信元の社内Ｗｅｂサーバの中には閲覧権限がないので、その送信元の社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能なイントラ内の情報の詳細な内容は確認することができない。

【0006】

また、頻繁に届く社内のメール受信者にとっても、送信元の社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能なイントラ内の情報がファイル化されて添付ファイルに付加されて送信されると、社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能である情報にも係らず、不要な添付ファイルで社内のメールの受信ボックスが直ぐにいっぱいになるという課題が生じる。

【0007】

本発明は、送信元の社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能なイントラ内の情報が本文中テキストで記載されたメールを社外に送信した場合に、社外に送信したメールからでもその送信元の社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能なイントラ内の情報の詳細な内容が確認可能な仕組みを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0008】

本発明は、メールの送信を制御する情報処理装置であって、送信元の社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能なイントラ内の情報と、前記イントラ内の情報の詳細内容を説明した文書とを対応づけて記憶する記憶手段と、受信したメールの本文中から、テキストで記載されている前記イントラ内の情報を取得する第１の取得手段と、前記受信したメールの送信先に従って、前記受信したメールの送信先が送信元の社内Ｗｅｂサーバの中を閲覧できる送信先であるか否かを判別する送信先判別手段と、前記送信先判別手段で前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別された場合に、前記取得したテキストで記載されている前記イントラ内の情報に対応するイントラ内の情報を前記記憶手段から抽出し、前記抽出したイントラ内の情報の詳細内容を説明した文書をファイル形式にして、前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別されたメールに添付するメール添付手段と、前記ファイル形式にしたファイルを添付したメールを、前記社内のＷｅｂサーバの中を閲覧できない送信先であると判別された送信先に送信する送信手段と、を備えることを特徴とする。

【発明の効果】

【0009】

本発明は、送信元の社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能なイントラ内の情報が本文中テキストで記載されたメールを社外に送信した場合に、社外に送信したメールからでもその送信元の社内Ｗｅｂサーバの中で閲覧可能なイントラ内の情報の詳細な内容が確認可能な仕組みを提供することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【0010】

【図1】本発明のメール送受信システムに適用可能なシステムの構成の一例を示すシステム構成図である。

【図2】図１に示したクライアント装置１００、５００、６００、メールサーバ２００、きーわーどＤＢ３００、送信先判別ＤＢ４００、社内Ｗｅｂサーバ８００、に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。

【図3】本発明実施形態における情報処理システムの処理の流れを示すフローチャートである。

【図4】本発明実施形態における情報処理システムが有する送信先判別ＤＢ及びキーワードＤＢの一例を示した模式図である。

【図5】本発明実施形態におけるメール送信者端末１００で送信されるメール文面の一例を示した模式図である。

【図6】本発明実施形態におけるメール受信者端末（内部）５００で受信されるメール文面の一例を示した模式図である。

【図7】本発明実施形態におけるメール受信者端末（外部）６００で受信されるメール文面の一例を示した模式図である。

【発明を実施するための形態】

【0011】

＜第１の実施形態＞

【0012】

以下、添付図面を参照しながら、本発明に係るタスク管理システムの好適な実施形態について詳細に説明する。なお、以下の説明及び添付図面において、同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略することにする。

【0013】

最初に、図１を参照しながら、本発明の実施形態に係る情報処理システムの構成について説明する。

【0014】

図１は、本発明のメール送受信システムに適用可能なシステムの構成の一例を示すシステム構成図である。

【0015】

尚、図１の情報処理システムのシステム構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成を採ることができる。

【0016】

図１乃至図３において、１００はメール送信者端末、２００はメールサーバ、３００はキーワードＤＢ、４００は送信先判別ＤＢ、５００はイントラ内のメール受信者端末、６００はイントラ外のメール受信者端末、７００は通信ネットワーク、８００は社内Ｗｅｂサーバである。

【0017】

メール送信者端末１００は、メールを送信するユーザが操作する端末であり、メールを送信するユーザにより送信されるメールの内容が入力され、入力されたメールがメールサーバ２００へと送信される。

【0018】

メール送信端末１００からメールを受信したメールサーバ２００は、メール本文内のキーワードがキーワードＤＢに存在するかを確認する。

【0019】

メール本文内のキーワードがキーワードＤＢに存在する場合は、本文中のキーワードの位置と、キーワードＤＢに記憶されているキーワードの説明場所としての社内Ｗｅｂサーバ８００のＵＲＬとを記憶する。

【0020】

次に、メールサーバ２００は、メールの送信先が社内Ｗｅｂサーバ８００を閲覧できるかどうかを送信先判別ＤＢ４００により判別する。判別した結果、メール本文中のキーワードのリンク先を変更する。

【0021】

メールサーバ２００は、メールの送信先が社内Ｗｅｂサーバ８００を閲覧可能な場合、キーワードＤＢに記憶されているキーワードの説明場所である社内Ｗｅｂサーバ８００のＵＲＬをリンク先として、メール本文中のキーワードの位置にリンク機能を持たせる。

【0022】

一方、メールの送信先が社内Ｗｅｂサーバ８００を閲覧不可能な場合、キーワードＤＢに記憶されているキーワードの説明場所である社内Ｗｅｂサーバ８００のＵＲＬの内容を抜き出してファイル化し、そのファイルをメールに添付する。

【0023】

その後、添付したファイルをリンク先として、メール本文中のキーワードの位置にリンク機能を持たせる。

【0024】

なお、複数の送信先が指定されている場合には、夫々の送付先毎にメール本文中のキーワードのリンク先を変更しても良い。その際はメールヘッダはオリジナルのメールヘッダとし、エンベロープ毎にメール本文のリンク先を変更する。詳細は後述する。

【0025】

リンク先を指定されたメールをメールサーバ２００は、ＭＴＡ（Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ａｇｅｎｔ）によりメールを転送するか、もしくはＭＤＡ（Ｍａｉｌ Ｄｅｌｉｖｅｒｙ Ａｇｅｎｔ）により受信者のために確保された領域（メールボックス）に保存する。

【0026】

メール受信者端末（内部）５００は、メールを受信するユーザの操作により、メールサーバ２００からメールを受信し、メールを受信するユーザの操作によりリンク機能が選択されると、社内Ｗｅｂサーバのリンク先を表示する。

【0027】

一方、メール受信者端末（外部）６００は、メールを受信するユーザの操作により、メールサーバ２００を経由した他のメールサーバからメールを受信する。メールを受信するユーザの操作によりメール本文中のリンク機能が選択されると、メール受信者端末（外部）は、リンク機能のリンク先であるメールに添付されたファイルを開いてファイルの内容をユーザに閲覧させる。

【0028】

これらの処理により、送信、保存されるメールの容量を極力少なくして、かつメール本文とメール本文中のリンク先ともにどのユーザも閲覧可能とすることができる効果を有する。

【0029】

以下、図２を用いて、図１に示したメール送信者端末１００から社内Ｗｅｂサーバクライアント装置８００に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成について説明する。

【0030】

図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２或いは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

【0031】

２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２或いは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

【0032】

また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ディスプレイ２１０は、液晶ディスプレイでも良いし、ＣＲＴディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者やユーザが使用するものである。

【0033】

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

【0034】

２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク５００を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

【0035】

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

【0036】

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。

【0037】

次に、図３を参照しながら、本実施形態の情報処理システムの基本動作について説明する。

【0038】

図３は、本発明実施形態における情報処理システムの処理の流れを示すフローチャートであり、メール送信者端末１００と主にメールサーバ２００の処理を示すフローチャートである。図３の各ステップの処理は、メール送信者端末１００とメールサーバ２００のＣＰＵ２０１が外部メモリ２１１に格納される実行プログラムをＲＡＭ２０３上で実行することにより実現される。

【0039】

図３のフローチャートは、ユーザがメール送信者端末１００に
おいて、送信するメールの入力を受け付けると開始される。

【0040】

まず、ステップＳ３０１において、メール送信者端末１００のＣＰＵ２０１は、メール送信ユーザからテキストメールの入力を受け付ける。

【0041】

メール送信者端末１００のＣＰＵ２０１は、テキストメールの入力を受け付けると、ステップＳ３０２において、メール送信ユーザからメール送信命令を受け付け、メールをメールサーバ２００へ送信する。

【0042】

次に、メールサーバ２００の処理へと移行し、メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０３において、メール送信者端末１００から送信されたメールを受信する。受信したメールの一例を図５を参照して説明する。

【0043】

図５は、本発明実施形態におけるメール送信者端末１００で送信されるメール文面の一例を示した模式図である。

【0044】

図５には、送信元としての差出人５０１と送信先としての宛先５０２が入力されており、メール本文が５０３に入力されている。図３のフローチャートの説明に戻る。

【0045】

次に、図３のステップＳ３０４において、メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、受信したメール本文中のテキストを形態素解析などで単語毎に分け、キーワードＤＢ３００に同じ文言がないか照合する。キーワードＤＢ３００に同じ文言があれば、そのキーワードＤＢに紐付けられたＵＲＬの情報やファイル情報、ＤＢ情報などを取得する。キーワードＤＢの一例としての図４と図５を参照して、キーワードＤＢとメール本文の照合例を説明する。

【0046】

図４は、本発明実施形態における情報処理システムが有する送信先判別ＤＢ及びキーワードＤＢの一例を示した模式図である。

【0047】

図４の４１０がキーワードＤＢの例であり、４１１のように「△△△△△」と言うキーワードに４１２のようなキーワードの詳細内容が記憶されている。同様に「□□□□□」と言うキーワード４１３に４１４のようなキーワードの詳細内容が記憶されている。なお、キーワード詳細内容欄はキーワードの詳細が記載されているＵＲＬ情報でも良いし、ファイル情報でも良い。本実施例では、ＤＢ内の情報を持っている前提で説明する。

【0048】

図５のメール本文の内、キーワードＤＢに登録されているキーワード（キーワードＩＤ欄）は４１１と４１３であり、それぞれ図５の５０４，５０５が対応している。メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、図５の５０４，５０５のテキスト位置と、それぞれのキーワードＤＢのＵＲＬや詳細内容をＲＡＭ２０３に記憶しておく。図３のフローチャートの説明に戻る。

【0049】

次に、図３のステップＳ３０５において、メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、受信したメールのヘッダから送信先を取得し、送信先の情報を送信先判別ＤＢと照合する。この送信先判別ＤＢは、送信先のアドレスがキーワードＤＢに紐付けられたＵＲＬが閲覧できるかどうかで判別する。このフローチャートでは、メールの送信先が社内か社外かを判別基準としている。すなわち、送信先が社内の場合は、キーワードＤＢに紐付けられたＵＲＬが閲覧可能とし、送信先が社外の場合は、キーワードＤＢに紐付けられたＵＲＬが閲覧不可能とする。図４を参照して、メール送信先が社内か社外かの判断するデータの一例を説明する。

【0050】

図４の４００は送信先判別ＤＢであり、たとえば、ドメインが「＠ｘ−ｓｏｌｕｔｉｏｎｓ．ｃｏ．ｊｐ」であれば、社内と判別し、それ以外のドメインであれば、社外と判別する処理となる。図３のフローチャートの説明に戻る。

【0051】

次に、図３のステップＳ３０６において、メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０５で送信先が社内か社外かによって以下の処理を分岐させる。ステップＳ３０６において、メールの送信先が社内の場合は、ステップＳ３０７へと処理を移行し、メールの送信先が社外の場合は、ステップＳ３０９へと処理を移行する。

【0052】

ステップＳ３０７へと処理を移行すると、メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０４で照合したキーワードＤＢの情報を、たとえば社内Ｗｅｂサーバ８００に掲載するための情報に書き換え、Ｗｅｂサーバに掲載する。Ｗｅｂサーバ８００へ掲載された情報の例を図６を参照して説明する。

【0053】

図６は、本発明実施形態におけるメール受信者端末（内部）５００で受信されるメール文面、メール本文内のリンク機能のリンク先のＵＲＬ、及びＷｅｂサーバ８００上に掲載されている情報の一例を示した模式図である。

【0054】

図６の６２０は、Ｗｅｂサーバ８００内に記憶され、Ｗｅｂブラウザでアクセスされた際に表示される画面イメージである。メールサーバ２００或いは社内Ｗｅｂサーバ８００のＣＰＵ２０１は、６２０の画面のキーワードＤＢに記憶されている詳細内容をＨＴＭＬ化して、表示できるように加工する。メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、社内Ｗｅｂサーバ８００で作成されたＨＴＭＬのＵＲＬ６１０をＲＡＭ２０３に記憶する。なお、ステップＳ３０４で照合したキーワードＤＢの情報がＵＲＬ情報である場合（図４の４１７のような場合）は、ステップＳ３０７での処理は、そのＵＲＬ情報をＲＡＭ２０３に記憶する処理となる。図３のフローチャートの説明に戻る。

【0055】

次に、ステップＳ３０８において、メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０７でＲＡＭ２０３に記憶したＵＲＬ情報を、ステップＳ３０４でＲＡＭ２０３に記憶したテキスト位置（図５の場合、５０４や５０５）にリンク機能を持たせ（ＨＴＭＬ化）、リンク機能の部分に、ステップＳ３０７でＲＡＭ２０３が記憶したＵＲＬ情報（図６の場合、６１０）をリンクさせる。図６を参照してリンク機能に付いて説明する。

【0056】

図６の６００は、社内のメール受信者端末５００上に表示されるメール本文の一例であり、図５のメールが送信され、図４のキーワードＤＢを有する状況で受信したメールの内容を表示した例である。

【0057】

６００のメール本文中でキーワードＤＢに登録されている「△△△△△」のキーワード６０１と、「□□□□□」のキーワード６０２について、ステップＳ３０７でＲＡＭ２０３に記憶したＵＲＬ情報をリンク先として設定する。この設定により、たとえばメール受信者ユーザは、メール受信者端末上でキーワード６０１上をマウス操作（クリック）して、６２０などの画面を表示することにより、意味が分からないキーワードなどの詳細内容などを把握することができる。図３のフローチャートの説明に戻る。

【0058】

次に、図３のステップＳ３１２へと処理を移行し、メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ＨＴＭＬ化したメールをＭＴＡやＭＤＡに送信して、一連の処理を終える。

【0059】

一方、ステップＳ３０６において、ステップＳ３０５で送信先が社外の場合、すなわち、社内Ｗｅｂサーバを閲覧できないドメインの場合は、ステップＳ３０９へと処理を移行する。

【0060】

ステップＳ３０９へと処理を移行すると、メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０４で照合したキーワードＤＢの情報を抽出する。キーワードＤＢのデータがＵＲＬ情報の場合は、ＵＲＬ情報先の情報を取得する。抽出した情報もしくは取得した情報をファイル形式にして、外部メモリ２１１に保存する。キーワードＤＢの情報が文字情報の場合は、テキストファイル（．ｔｘｔ）として保存し、ＵＲＬ情報先の情報の場合は、ＨＴＭＬファイル、画像ファイルであればｊｐｇファイルやｇｉｆファイルとして保存する。テキストファイルや画像ファイルとして、保存した後の添付ファイル名を、図４を参照して説明する。

【0061】

図４の４１１のキーワード詳細内容の文言は「△△△△△．ｔｘｔ」と言うファイル名４１５として保存する。同様に４１３のキーワード詳細内容の文言も「□□□□□．ｔｘｔ」と言うファイル名４１６として保存する。

【0062】

４１４のキーワードに対応するキーワード詳細内容はＵＲＬ情報（画像ファイル）となっているため、このＵＲＬ情報先のファイルを読み込み、同じファイル名である「×××××．ｊｐｇ」というファイル名４１８として外部メモリ２１１に保存する。以上の処理をステップＳ３０９で行う。

【0063】

ステップＳ３０９で作成されるファイルの例を図７を参照して説明する。

【0064】

図７は、本発明実施形態におけるメール受信者端末（外部）６００で受信されるメール文面、メール本文内のリンク機能のリンク先のＵＲＬ、及び添付される添付ファイルの一例を示した模式図である。

【0065】

図７の７２０は、ステップＳ３０９で作成されたファイルを表示した画面イメージである。７２０のファイルは、図４のキーワードＤＢ４１０の「△△△△△」のキーワード詳細内容として抽出した内容をファイル化したものである。

【0066】

なお、ステップＳ３０４で照合したキーワードＤＢの情報がＵＲＬ情報である場合（図４の４１７のような場合）は、ステップＳ３０９での処理は、そのＵＲＬ情報を読み取り、ＨＴＭＬファイルもしくは画像ファイル形式で保存する処理となる。図３のフローチャートの説明に戻る。

【0067】

次に、図３のステップＳ３１０において、メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０９で保存したファイルをステップＳ３０３で受信したメールに添付する処理を行う。

【0068】

次に、ステップＳ３１１において、メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ステップＳ３０３で受信したメールをＨＴＭＬ化し、ステップＳ３１０で添付したファイルのＵＲＬをリンク先とする処理を行う。具体的には、ステップＳ３０４でＲＡＭ２０３に記憶したテキスト位置（図５の場合、５０４や５０５）にリンク機能を持たせ（ＨＴＭＬ化）、リンク機能の部分に、ステップＳ３１０で作成した添付ファイルのＵＲＬ情報（図７の場合、７１０）をリンクさせる。図７を参照してリンク機能に付いて説明する。

【0069】

図７の７００は、社内のメール受信者端末６００上に表示されるメール本文の一例であり、図５のメールが送信され、図４のキーワードＤＢを有する状況で受信したメールの内容を表示した例である。

【0070】

７００のメール本文中でキーワードＤＢに登録されている「△△△△△」のキーワード７０１と、「□□□□□」のキーワード７０２について、ステップＳ３１０で添付したファイル７１０のＵＲＬ情報「．／添付／△△△△△．ｔｘｔ」と「．／添付／□□□□□．ｔｘｔ」をリンク先として設定する。この設定により、たとえば社外のメール受信者ユーザが意味の分からないキーワードを確認したい場合、社内Ｗｅｂサーバが閲覧できない場合でも添付ファイルとしてキーワードの詳細内容が添付されているので、メール受信者端末上でキーワード７０１上をマウス操作（クリック）すれば、意味が分からないキーワードなどの詳細内容などを把握することができる。図３のフローチャートの説明に戻る。

【0071】

次に、図３のステップＳ３１２へと処理を移行し、メールサーバ２００のＣＰＵ２０１は、ＨＴＭＬ化したメールをＭＴＡやＭＤＡに送信して、一連の処理を終える。

【0072】

以上の処理により、社内のメール受信者などのリンク先を閲覧できる送付先と、社外のメール受信者などのリンク先を閲覧不可能な送付先とで、メール内のリンク先と添付ファイルを変えることにより、送付先の全員がリンク先を閲覧可能で、かつ、メール受信者の受信ボックスを圧迫しないことを可能にする効果を有する。＜第２の実施形態＞

【0073】

第１の実施形態では、メール送信先のドメインに１つでも社外のメールアドレスがあれば、ＵＲＬ情報のリンク先の情報は添付ファイルとして付与される構成だが、メールのエンベロープ（送付先）毎に添付ファイル形式にするか、社内Ｗｅｂサーバへのリンクにするかを変えてもよい。

【0074】

第２の実施形態では、エンベロープのＲＣＰＴ ＴＯ：（送信先）毎にメールの本文のリンク先をステップＳ３０６の処理により分けることにより実現する。その際、メールヘッダは変えることなく送付することにより、メ
ールを送信されたユーザは、そのメールの送信先として誰がいるかを把握することができると言う効果がある。

【0075】

以上説明したように、本発明によれば、社内のメール受信者などのリンク先を閲覧できる送付先と、社外のメール受信者などのリンク先を閲覧不可能な送付先とで、メール内のリンク先と添付ファイルを変えることにより、送付先の全員がリンク先を閲覧可能で、かつ、メール受信者の受信ボックスを圧迫しないことを可能にする効果を有する。

【0076】

以上、本発明の一実施形態を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

【0077】

また、本発明の目的は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

【0078】

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、プログラムコード自体及びそのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

【0079】

プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。

【0080】

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（基本システム或いはオペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【0081】

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【符号の説明】

【0082】

１００ メール送信者端末 ２００ メールサーバ ３００ キーワードＤＢ ４００ 送信先判別ＤＢ ５００ メール受信者端末（内部） ６００ メール受信者端末（外部） ７００ ＬＡＮ ８００ 社内Ｗｅｂサーバ

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】