特許 6519613 ファイル管理システム、管理装置とその処理方法及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6519613

(24)【登録日】2019年5月10日

(45)【発行日】2019年5月29日

(54)【発明の名称】ファイル管理システム、管理装置とその処理方法及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 12/00 20060101AFI20190520BHJP

【ＦＩ】

   G06F12/00 533F

【請求項の数】10

【全頁数】24

(21)【出願番号】特願2017-154010(P2017-154010)

(22)【出願日】2017年8月9日

(62)【分割の表示】特願2012-285774(P2012-285774)の分割

【原出願日】2012年12月27日

(65)【公開番号】特開2017-199433(P2017-199433A)

(43)【公開日】2017年11月2日

【審査請求日】2017年9月8日

(73)【特許権者】

【識別番号】390002761

【氏名又は名称】キヤノンマーケティングジャパン株式会社

(73)【特許権者】

【識別番号】592135203

【氏名又は名称】キヤノンＩＴソリューションズ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100189751

【弁理士】

【氏名又は名称】木村 友輔

(72)【発明者】

【氏名】福田 直之

【審査官】 和平 悠希

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００２−２６９０７６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００７−１１５１３２（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００８−２４２５８１（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００９−００９４１０（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１０−０１５３３２（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１０−０８６０８３（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ １２／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

情報処理装置と、所定の処理の実行に必要な複数のファイルを管理する管理装置とで構成されるファイル管理システムであって、
前記管理装置は、
前記所定の処理と当該所定の処理の実行に必要な複数のファイルとの関連付け、及び、前記複数のファイルの各ファイルが前記管理装置に登録されているか否かの状態を管理する項目を含むテーブルを管理する管理手段
を備え、
前記情報処理装置は、
前記テーブルの中で前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルの内、前記管理装置に登録されていない状態のファイルの指定を受け付ける指定手段と、
前記管理装置に、前記指定手段で指定されたファイルを送信する送信手段と
を備え、
前記管理装置は、
前記情報処理装置から送信されたファイルに対して、前記管理するテーブルにて前記登録されていない状態から登録されている状態に変更して当該ファイルを登録する登録手段と、
前記管理するテーブルの中で、前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルが全て登録されている状態で管理されているか否かを判定する判定手段と、
前記管理するテーブルの中で、前記複数のファイルが全て登録されている状態で管理されていると判定された場合に、前記全て登録されている状態で管理されている複数のファイルを用いた所定の処理が実行可能であることを前記情報処理装置に通知する通知手段と
を備えることを特徴とするファイル管理システム。

【請求項2】

前記所定の処理は、親のファイルから分割された複数のファイルを用いて当該親のファイルを更新する処理であり、
前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルは、前記親のファイルから分割された複数のファイルであることを特徴とする請求項１に記載のファイル管理システム。

【請求項3】

前記通知手段は、前記所定の処理が実行可能であることを通知するのとは別に、前記所定の処理が実行される前に、前記管理するテーブルの中で前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルが全て登録されている状態で管理されているか否かにかかわらず、前記登録されている状態のファイルであり、当該所定の処理の実行に必要な複数のファイルそれぞれの登録を取消可能であることを、前記情報処理装置に通知することを特徴とする請求項１または２に記載のファイル管理システム。

【請求項4】

前記情報処理装置は、
前記テーブルの中で前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルの情報を表示し、前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルそれぞれに対する前記状態を管理する項目に基づいて、当該ファイルそれぞれが登録されているかを示す情報を表示する表示手段を備えることを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載のファイル管理システム。

【請求項5】

前記テーブルの中で前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルが全て登録されている状態で管理されていると前記判定手段で判定された場合に、前記表示手段で更に前記所定の処理を実行するための指示操作を受け付け可能であることを特徴とする請求項４に記載のファイル管理システム。

【請求項6】

管理装置で管理されるテーブルの中で所定の処理に関連付けられた複数のファイルの内、前記管理装置に登録されていない状態のファイルの指定を受け付ける指定手段と、管理装置に前記指定手段で指定されたファイルを送信する送信手段とを備える情報処理装置と通信可能な、所定の処理の実行に必要な複数のファイルを管理する管理装置であって、
前記所定の処理と当該所定の処理の実行に必要な複数のファイルとの関連付け、及び、前記複数のファイルの各ファイルが前記管理装置に登録されているか否かの状態を管理する項目を含むテーブルを管理する管理手段と、
前記情報処理装置から送信されたファイルに対して、前記管理するテーブルにて前記登録されていない状態から登録されている状態に変更して当該ファイルを登録する登録手段と、
前記管理するテーブルの中で、前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルが全て登録されている状態で管理されているか否かを判定する判定手段と、
前記管理するテーブルの中で、前記複数のファイルが全て登録されている状態で管理されていると判定された場合に、前記全て登録されている状態で管理されている複数のファイルを用いた所定の処理が実行可能であることを前記情報処理装置に通知する通知手段と
を備えることを特徴とする管理装置。

【請求項7】

情報処理装置と、所定の処理の実行に必要な複数のファイルを記憶する記憶装置を管理する管理装置とで構成されるファイル管理システムの処理方法であって、
前記管理装置が、
前記所定の処理と当該所定の処理の実行に必要な複数のファイルとの関連付け、及び、前記複数のファイルの各ファイルが前記管理装置に登録されているか否かの状態を管理する項目を含むテーブルを管理する管理ステップ
を実行し、
前記情報処理装置が、
前記テーブルの中で前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルの内、前記管理装置に登録されていない状態のファイルの指定を受け付ける指定ステップと、
前記管理装置に、前記指定ステップで指定されたファイルを送信する送信ステップと
を実行し、
前記管理装置が、
前記情報処理装置から送信されたファイルに対して、前記管理するテーブルにて前記登録されていない状態から登録されている状態に変更して当該ファイルを登録する登録ステップと、
前記管理するテーブルの中で、前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルが全て登録されている状態で管理されているか否かを判定する判定ステップと、
前記管理するテーブルの中で、前記複数のファイルが全て登録されている状態で管理されていると判定された場合に、前記全て登録されている状態で管理されている複数のファイルを用いた所定の処理が実行可能であることを前記情報処理装置に通知する通知ステップと
を実行することを特徴とする処理方法。

【請求項8】

管理装置で管理されるテーブルの中で所定の処理に関連付けられた複数のファイルの内、前記管理装置に登録されていない状態のファイルの指定を受け付ける指定手段と、管理装置に前記指定手段で指定されたファイルを送信する送信手段とを備える情報処理装置と通信可能な、所定の処理の実行に必要な複数のファイルを管理する管理装置の処理方法であって、
前記管理装置が、
前記所定の処理と当該所定の処理の実行に必要な複数のファイルとの関連付け、及び、前記複数のファイルの各ファイルが前記管理装置に登録されているか否かの状態を管理する項目を含むテーブルを管理する管理ステップと、
前記情報処理装置から送信されたファイルに対して、前記管理するテーブルにて前記登録されていない状態から登録されている状態に変更して当該ファイルを登録する登録ステップと、
前記管理するテーブルの中で、前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルが全て登録されている状態で管理されているか否かを判定する判定ステップと、
前記管理するテーブルの中で、前記複数のファイルが全て登録されている状態で管理されていると判定された場合に、前記全て登録されている状態で管理されている複数のファイルを用いた所定の処理が実行可能であることを前記情報処理装置に通知する通知ステップと
を実行することを特徴とする処理方法。

【請求項9】

情報処理装置と、所定の処理の実行に必要な複数のファイルを管理する管理装置とで構成されるファイル管理システムのプログラムであって、
前記管理装置を、
前記所定の処理と当該所定の処理の実行に必要な複数のファイルとの関連付け、及び、前記複数のファイルの各ファイルが前記管理装置に登録されているか否かの状態を管理する項目を含むテーブルを管理する管理手段
として機能させ、
前記情報処理装置を、
前記テーブルの中で前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルの内、前記管理装置に登録されていない状態のファイルの指定を受け付ける指定手段と、
前記管理装置に、前記指定手段で指定されたファイルを送信する送信手段
として機能させ、
前記管理装置を、
前記情報処理装置から送信されたファイルに対して、前記管理するテーブルにて前記登録されていない状態から登録されている状態に変更して当該ファイルを登録する登録手段と、
前記管理するテーブルの中で、前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルが全て登録されている状態で管理されているか否かを判定する判定手段と、
前記管理するテーブルの中で、前記複数のファイルが全て登録されている状態で管理されていると判定された場合に、前記全て登録されている状態で管理されている複数のファイルを用いた所定の処理が実行可能であることを前記情報処理装置に通知する通知手段
として機能させるためのプログラム。

【請求項10】

管理装置で管理されるテーブルの中で所定の処理に関連付けられた複数のファイルの内、前記管理装置に登録されていない状態のファイルの指定を受け付ける指定手段と、管理装置に前記指定手段で指定されたファイルを送信する送信手段とを備える情報処理装置と通信可能な、所定の処理の実行に必要な複数のファイルを管理する管理装置のプログラムであって、
前記管理装置を、
前記所定の処理と当該所定の処理の実行に必要な複数のファイルとの関連付け、及び、前記複数のファイルの各ファイルが前記管理装置に登録されているか否かの状態を管理する項目を含むテーブルを管理する管理手段と、
前記情報処理装置から送信されたファイルに対して、前記管理するテーブルにて前記登録されていない状態から登録されている状態に変更して当該ファイルを登録する登録手段と、
前記管理するテーブルの中で、前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルが全て登録されている状態で管理されているか否かを判定する判定手段と、
前記管理するテーブルの中で、前記複数のファイルが全て登録されている状態で管理されていると判定された場合に、前記全て登録されている状態で管理されている複数のファイルを用いた所定の処理が実行可能であることを前記情報処理装置に通知する通知手段と
として機能させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

取込したファイルを管理するファイル管理システム、管理装置とその処理方法及びプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

近年、文書を電子データ化した文書データをサーバコンピュータに記憶して管理する文書管理システムが企業等で利用されている。一般的な文書管理システムは、バージョン管理機能を所有しており、文書データに対するチェックアウト（ロック）機能およびチェックイン（更新）機能を組み合わせて文書のバージョン管理を実施している。この文書管理システムで管理対象となる文書データには、テキストファイルやアプリケーションファイルが含まれており、アプリケーションファイルには代表的に、ＰＤＦファイルやＭｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯｆｆｉｃｅファイルなどが含まれている。

【0003】

通常、文書データのバージョン更新とは、文書管理システムユーザのＰＣ端末を利用して文書管理システムにアクセスし、バージョン更新を行いたいファイルをチェックアウトして、編集モードで開き、編集・保存を行いチェックインを行うという手順を踏み、ＰＣ端末で実施する作業が主であった。

【0004】

ＰＣ端末から文書管理システムにアクセスし、文書データのバージョン更新を行う場合、ＰＤＦファイルや画像ファイルなどのバージョン更新を考えると、これらの形式の文書は、通常、ＰＣでの編集が不可能であるため、以下の手順でバージョン更新を行っている。
１．ＰＣでドキュメント管理システムの文書データを開く（チェックアウト）。
２．プリンタで文書データを出力して取りに行く。
３．出力物に対して編集（手書きや紙挿入など）を行う。
４．編集された紙をスキャナで読み込み電子化してＰＣへ送る。
５．ＰＣで電子化したファイルを文書管理システムにアップロードしてバージョン更新する（チェックイン）。

【0005】

ところで、特許文献１の技術によると、承認してほしい文書をＰＣ端末から文書管理サーバにアップロードすると、文書管理サーバから承認者（承認権限のある上長など）に承認依頼のメールが送信され、承認依頼を受け取った者が、複合機のところへ移動し、文書を出力する。承認者が承認箇所に署名をして、文書をスキャンしてサーバに文書をアップロードして、チェックイン（更新）をする旨の発明が開示されている。
また、特許文献２には、複合機からチャックアウトチェックインする技術が開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0006】

【特許文献1】特開２００９−２７７１１３号

【特許文献2】特開２０１２−０７４００６号

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0007】

しかしながら、ページ数が多い文書（ファイル）の場合には、１つの文書を複数人で更新を行うことが望まれるが、従来技術では、１つの文書を複数人によって文書を更新させることは難しかった。

【0008】

そこで、本願発明の目的は、所定の処理が実行される前に、当該所定の処理に必要な複数のファイルが全て揃ったかを管理できる仕組みを提供することである。

【課題を解決するための手段】

【0009】

情報処理装置と、所定の処理の実行に必要な複数のファイルを管理する管理装置とで構成されるファイル管理システムであって、前記管理装置は、前記所定の処理と当該所定の処理の実行に必要な複数のファイルとの関連付け、及び、前記複数のファイルの各ファイルが前記管理装置に登録されているか否かの状態を管理する項目を含むテーブルを管理する管理手段を備え、前記情報処理装置は、前記テーブルの中で前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルの内、前記管理装置に登録されていない状態のファイルの指定を受け付ける指定手段と、前記管理装置に、前記指定手段で指定されたファイルを送信する送信手段とを備え、前記管理装置は、前記情報処理装置から送信されたファイルに対して、前記管理するテーブルにて前記登録されていない状態から登録されている状態に変更して当該ファイルを登録する登録手段と、前記管理するテーブルの中で、前記所定の処理に関連付けられた複数のファイルが全て登録されている状態で管理されているか否かを判定する判定手段と、前記管理するテーブルの中で、前記複数のファイルが全て登録されている状態で管理されていると判定された場合に、前記全て登録されている状態で管理されている複数のファイルを用いた所定の処理が実行可能であることを前記情報処理装置に通知する通知手段とを備えることを特徴とする。

【発明の効果】

【0010】

本発明によれば、所定の処理が実行される前に、当該所定の処理に必要な複数のファイルが全て揃ったかを管理することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【0011】

【図1】本発明の文書管理システムの構成を概略的に示す図

【図2】認証サーバ１０４、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０２に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図

【図3】複合機１００のハードウェア構成の一例を示すブロック図

【図4】文書管理システムに必要な各装置の機能構成を概略的に示す図

【図5】文書の編集依頼処理のフローチャート

【図6】編集依頼されたユーザによる編集対応処理のフローチャート

【図7】編集依頼元ユーザのチェックイン処理のフローチャート

【図8】編集依頼元ユーザのファイルの一覧画面の一例を示すイメージ図

【図9】編集依頼画面の一例を示すイメージ図

【図10】編集依頼先ユーザのファイル一覧画面の一例を示すイメージ図

【図11】編集依頼元ユーザの依頼後のファイル一覧画面の一例を示すイメージ図

【図12】編集依頼元ユーザのチェックイン後のファイル一覧画面の一例を示すイメージ図

【図13】子ファイル生成時のファイルの管理情報の一例を示すデータ図

【図14】子ファイルがチェックインされた際のファイルの管理情報の一例を示すデータ図

【図15】親ファイルがチェックインされた際のファイルの管理情報の一例を示すデータ図

【発明を実施するための形態】

【0012】

以下、図面を用いて本発明の文書管理システム（ファイル管理システムともいう）で、文書をチェックイン、チェックアウトする方法について説明をしていく。図１は、本発明の文書管理システムの構成を概略的に示す図である。

【0013】

なお、本実施形態で用いるチェックアウトとは、ファイルにロックをかけてチェックアウトしたユーザがそのファイルをチェックインするまで他の人が編集できないようになることであり、チェックインとは、ファイルのロックを解除して、他のユーザがそのファイルを編集できるようにすることである。

【0014】

本発明の文書管理システムは、画像処理装置としての複合機１００、認証サーバ１０４、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０２およびクライアント端末１０５がローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）上で相互に通信可能な状態でスタンバイしている。複合機１００には、カードリーダ１０１が接続されている。

【0015】

本発明の文書管理システムにおいて、複合機１００は、文書管理サーバ１０３へ文書データをアップロードおよび、チェックアウト状態の電子データをチェックインするためのスキャン、文書管理サーバ１０３から取得した文書データのチェックアウトおよび印刷を実行する。
認証サーバ１０４は、本発明の文書管理システムにログインするための認証データベースを記憶し、複合機１００にログインするユーザの認証を実行する。

【0016】

文書管理サーバ１０３は、例えば、米国Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＭＯＳＳ（Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｓｈａｒｅ Ｐｏｉｎｔ Ｓｅｒｖｅｒ）（登録商標）に代表される組織内の情報を体系化し、集計の作業が１カ所のウェブベースのアプリケーションに集約され、組織のデータ分析を実現するエンタープライズもしくは部門ユースのサーバである。

【0017】

なお、認証サーバ１０４、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０２は、本図では独立した筐体で構成されているが、これらの機能を備える一つのサーバ（管理装置）として構成することも可能である。

【0018】

次に、図２を用いて、図１に示した認証サーバ１０４、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０２に適用可能なサーバ各々のハードウェア構成について説明する。なお、クライアント端末１０５も同様の構成とする。図２は、図１に示した管理サーバとしての認証サーバ１０４、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０２に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。

【0019】

図２において、２０１はＣＰＵで、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。

【0020】

２０３はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。

【0021】

また、２０５は入力コントローラで、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。２０６はビデオコントローラで、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器への表示を制御する。なお、図２では、ＣＲＴ２１０と記載しているが、表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイ等の他の表示器であってもよい。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。

【0022】

２０７はメモリコントローラで、ブートプログラム，各種のアプリケーション，フォントデータ，ユーザファイル，編集ファイル，各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

【0023】

２０８は通信Ｉ／Ｆコントローラで、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ１１０）を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いた通信等が可能である。

【0024】

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

【0025】

本発明を実現するための図５〜図７の複合機１００、認証サーバ１０４、文書管理サーバ１０３、ウェブアプリケーションサーバ１０２で実行されるフローチャートで後述する各ステップの処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ２１１に記録されている。そして、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。

【0026】

次に、図３を用いて、図１に示した複合機１００のハードウェア構成について説明する。図３は、図１に示した複合機１００のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

【0027】

図３において、３１６はコントローラユニットで、画像入力デバイスとして機能するスキャナ３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ部３１２と接続する一方、ＬＡＮ（例えば、図１に示したＬＡＮ１１０）や公衆回線（ＷＡＮ）（例えば、ＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。

【0028】

コントローラユニット３１６において、３０１はＣＰＵで、システム全体を制御するプロセッサである。３０２はＲＡＭで、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記録するための画像メモリでもある。

【0029】

３０３はＲＯＭで、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。３０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムを制御するための各種プログラム，画像データ等を格納する。

【0030】

３０７は操作部インターフェイス（操作部Ｉ／Ｆ）で、操作部（キーボード）３０８とのインターフェイス部である。また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から入力したキー情報（例えば、スタートボタンの押下）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。

【0031】

３０５はネットワークインターフェイス（ＮｅｔｗｏｒｋＩ／Ｆ）で、ネットワーク（ＬＡＮ）６００に接続し、データの入出力を行う。３０６はモデム（ＭＯＤＥＭ）で、公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。

【0032】

３１８は外部インターフェイス（外部Ｉ／Ｆ）で、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４，プリンタポート，ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるＩ／Ｆ部であり、本実施形態においては認証で必要となる携帯端末のＩＣカード（記録媒体）の読み取り用のカードリーダ１０１が外部Ｉ／Ｆ部３１８に接続されている。そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ１０１による携帯端末のＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該携帯端末のＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。

【0033】

３２０はイメージバスインターフェイス（ＩＭＡＧＥＢＵＳ Ｉ／Ｆ）であり、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。

【0034】

３１０はラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）で、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。３１１はプリンタインターフェイス（プリンタＩ／Ｆ）で、プリンタ部３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。また、３１３はスキャナインターフェイス（スキャナＩ／Ｆ）で、スキャナ３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

【0035】

３１７は画像処理部で、入力画像データに対し補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。そして、この画像処理部３１７は、スキャナ部３１４を駆動して画像読み取りされた画像データを画像処理して、ファイル出力可能な形式（例えば、ＰＤＦ形式ファイル）に変換し、ＣＰＵ３０１と連携して、ネットワークＩ／Ｆ３０５を介して、外部装置に画像データのファイルを送信することができる。

【0036】

スキャナ部３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナ３１４に指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし原稿画像の読み取り動作を行う。

【0037】

プリンタ部３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微少ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。なお、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。

【0038】

操作部３０８は、ＬＣＤ表示部を有し、ＬＣＤ上にタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されるとその位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。

【0039】

尚、表示部はプリンタによって表示性能が異なり、タッチパネルを介して操作をできるプリンタ、単に液晶画面を備え文字列を表示（印刷状態や印刷している文書名の表示）させるだけのプリンタによって本発明は構成されている。

【0040】

ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色ＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態にあるかどうかを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼働中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部からの設定を初期化する時に用いる。

【0041】

カードリーダ１０１は、ＣＰＵ３０１からの制御により、携帯端末内に備えられたＩＣカードに記憶されている情報を読み取り、該読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。

【0042】

以上のような構成によって、複合１００は、スキャナ３１４から読み込んだ画像データをＬＡＮ１１０上に送信したり、ＬＡＮ１１０から受信した印刷データをプリンタ部３１２により印刷出力することができる。

【0043】

また、スキャナ３１４から読み込んだ画像データをモデム３０６により、公衆回線上にＦＡＸ送信したり、公衆回線からＦＡＸ受信した画像データをプリンタ部３１２により出力することできる。

【0044】

次に、図４を用いて、本発明の文書管理システムの各装置に関するソフトウェアを用いた機能構成について説明する。図４は、本発明の文書管理システムに必要な各装置の機能構成を概略的に示す図である。また、基本的な機能構成について説明する。
なお、図４においては、文書管理システムとしての、画像処理装置とファイルを管理する管理装置とを含むファイル管理システムとして説明する。

【0045】

ファイル選択部４０１は、編集する第１のファイルを選択する機能部
ユーザ選択部４０２は、前記第１のファイルを編集する複数のユーザを選択するユーザ機能部である。
指定部４０３は、前記選択されたユーザが編集する前記第１のファイルにおける位置を指定する機能部である。
チェックアウト指示部４０４は、選択されたユーザで前記第１のファイルを編集するべく、チェックアウト指示を受け付ける機能部である。

【0046】

送信制御部４０５は、前記第１のファイルのファイル識別情報と、前記複数のユーザと、前記第１のファイルにおける位置情報とを含むチェックアウト要求を送信する機能部である。

【0047】

受信制御部４０６は、前記第１のファイルのファイル識別情報と、前記複数のユーザと、前記第１のファイルにおける位置情報とを含むチェックアウト要求を受信する機能部である。
生成部４０７は、前記位置情報に従って、前記ファイル識別情報に対応する第１のファイルから複数の第２のファイルを生成する機能部である。
チェックアウト部４０８は、前記複数のユーザを用いて、前記生成された複数の第２のファイルをチェックアウトする機能部。

【0048】

チェックイン部４０９は、前記受信したファイルを用いて、前記第２のファイルをチェックインする機能部である。また、第１のファイルをチェックインする機能部である。

【0049】

次に、図５〜図７を用いて、本実施形態の詳細な処理について説明する。なお、図５〜図７の各ステップは、各装置のＣＰＵによって処理が実行される。

【0050】

まず図５の文書の編集依頼に関するフローチャートについて説明する。なお、本実施形態で用いる文書データとしてのファイルは、クライアント端末１０５によって文書管理サーバに保存されたファイルである。そのため、本実施形態では、編集するためのファイルが予め文書管理サーバに保存されているものとして説明する。

【0051】

ステップＳ１０００では、複合機１００は、ウェブアプリケーションサーバ１０２から文書管理サーバで管理しているファイルの一覧画面を取得し、例えば、図８の画面を表示部に表示する。図８の画面で編集するファイルを選択し（８０１）、編集依頼ボタン８０２の押下を受け付ける。編集依頼ボタン８０２の押下の受付に従って、選択されたファイルの識別情報（ファイル名やファイルＩＤなど）を含む編集依頼をウェブアプリケーションサーバ１０２へ送信する。なお、本実施形態では、認証サーバによりユーザ認証がされ、認証されたユーザに対応するファイルの一覧が表示されている。そのため、この認証されたユーザ情報を元に、文書管理サーバへアクセスするものとする。
すなわち、ステップＳ１０００は、編集する第１のファイルを選択するファイル選択処理に相当する。

【0052】

ステップＳ１０１０では、ファイルの識別情報を含む編集依頼を複合機１００から受信する。ウェブアプリケーションサーバ１０２は、ファイルの識別情報を含むダウンロード要求を文書管理サーバ１０３へ送信する。

【0053】

ステップＳ１０２０では、ウェブアプリケーションサーバ１０２からダウンロード要求を受信すると、文書管理サーバ１０３は、ファイルの識別情報に従って、保存されているファイルを取得し、ファイルをウェブアプリケーションサーバ１０２に送信する。

【0054】

ステップＳ１０３０では、ファイルを受信して、ファイルの各ページを画像化して、サムネイル画像を生成する。なお、文書管理サーバ１０３でサムネイル画像を管理している場合には、文書管理サーバ１０３からサムネイル画像を取得してもよい。

【0055】

ステップＳ１０４０では、サムネイル画像、ファイルを編集可能なユーザ（対象者）を含む編集依頼画面を作成し、複合機１００へ送信する。なお、ファイルを編集可能なユーザは、文書管理サーバ１０３から取得した情報であっても、ウェブアプリケーションサーバ１０２で管理しているユーザの情報であってもよい。
ステップＳ１０５０では、ウェブアプリケーションサーバ１０２から、図９の編集依頼画面を受信し、編集依頼画面を表示部に表示する。

【0056】

ステップＳ１０６０では、１ファイルを複数人で編集するために、ユーザの操作に応じて、ファイルを分割する位置であるページ９０１の指定を受け付ける。なお、分割するページの指定は、ページ番号の直接入力であってもよい。
すなわち、ステップＳ１０６０は、選択されたユーザが編集する前記第１のファイルにおける位置を指定する指定処理に相当する。

【0057】

ステップＳ１０７０では、分割する単位ごとに編集を依頼するユーザ９０２の入力を受け付ける。ユーザの入力の際には、不図示のユーザ識別情報を含むユーザ一覧を表示して選択して入力させる。なお、入力したユーザへのメッセージの入力することも可能である。この場合、ユーザにメッセージを対応付けて管理し、後述のステップＳ１０８０でユーザ情報に対応付けて送信する。
すなわち、ステップＳ１０７０は、第１のファイルを編集する複数のユーザを選択するユーザ選択処理に相当する。

【0058】

ステップＳ１０８０では、チェックアウトボタン９０３の押下に応じて（複合機１００にログインしている依頼者となるユーザでチェックアウト指示）、ステップＳ１０６０、ステップＳ１０７０で入力した情報をチェックアウト情報としてウェブアプリケーションサーバ１０２に送信する。チェックアウト情報は、ファイルの識別情報、ファイルの分割位置、分割したファイルの依頼先となるユーザ情報（ユーザ名等のユーザ識別情報）である。メッセージがある場合にはメッセージも含むものとする。なお、認証されたユーザ情報はウェブアプリケーションサーバ１０２で管理するセッションと対応付けて管理している構成や、ユーザ情報を複合機１００で管理し、チェックアウト情報にユーザ情報を含めて送信する構成が考えられる。
すなわち、ステップＳ１０８０は、選択されたユーザで第１のファイルを編集するべく、チェックアウト指示を受け付けるチェックアウト指示処理に相当する。また、第１のファイルのファイル識別情報と、複数のユーザと、第１のファイルにおける位置情報とを含むチェックアウト要求を送信する送信制御処理に相当する。

【0059】

ステップＳ１０９０では、チェックアウト情報を受信して、ファイルの識別情報とユーザ識別情報を用いて、文書管理サーバ１０３で管理されているファイルに対して、チェックアウトしたユーザからしか編集や更新をさせないようにするためのチェックアウト要求を行う。
すなわち、ステップＳ１０９０は、第１のファイルのファイル識別情報と、複数のユーザと、第１のファイルにおける位置情報とを含むチェックアウト要求を受信する受信制御処理に相当する。また、

【0060】

ステップＳ１１００では、チェックアウト要求に従って、ファイルの識別情報に対応するファイルを特定し、前記ユーザ識別情報（依頼者となるユーザ）でチェックアウトを行う。ファイルのチェックアウトの技術については周知技術のため、詳細な説明を省略する。
なお、ステップＳ１１００は、第１のファイルをチェックアウト指示したユーザでチェックアウトするチェックアウト処理に相当する。
また、チェックアウトが完了した場合には、チェックアウトの完了通知をウェブアプリケーションサーバ１０２に送信する。

【0061】

ステップＳ１１１０では、チェックアウトの完了通知を受け取り、ステップＳ１０３０で受信したファイルと、ファイルの分割位置に従って、複数のファイルを生成する。そして複数のファイル（子ファイルともいう）を文書管理サーバ１０３へアップロード送信を行う。このアップロードする際にユーザは、編集依頼したユーザとするが、ウェブアプリケーションサーバ１０２で管理する管理者ユーザであってもよい。すなわちファイルを登録するユーザは誰であってもよい。
また、ステップＳ１１１０は、位置情報に従って、ファイル識別情報に対応する第１のファイルから複数の第２のファイルを生成する生成処理に相当する。

【0062】

ステップＳ１１２０では、複数のファイルを受信して、文書管理サーバ１０３へ登録する。登録した結果、登録したファイルの識別情報をウェブアプリケーションサーバ１０２へ送信する。

【0063】

ステップＳ１１３０では、受信したファイルの識別情報とステップＳ１０９０で受信した依頼先のユーザ識別情報を用いて、チェックアウト要求を行う。ステップＳ１１４０では、チェックアウト要求のあったファイルについてチェックアウトを実行する。なお、登録したファイルと依頼先のユーザ識別情報は、ウェブアプリケーションサーバ１０２で対応付けて管理されているため、どのファイルをどのユーザでチェックアウトするか指定可能である。例えば、ウェブアプリケーションサーバ１０２で分割したファイルを生成した際に、ウェブアプリケーションサーバ１０２で複数のファイルを依頼先のユーザ識別情報と対応付けて管理しておき、１ファイルずつファイルを文書管理サーバにアップロードし、その結果得られたファイル識別情報を用いて、登録したファイルを対応付けられた依頼先のユーザ識別情報でチェックアウトする。その後次のファイル（分割したファイル）を取得して、アップロードとチェックアウトを繰り返すことで、複数のファイルを依頼先のユーザ識別情報でチェックアウトすることができる。
すなわち、ステップＳ１１４０は、複数のユーザを用いて、生成された複数の第２のファイルをチェックアウトするチェックアウト処理に相当する。

【0064】

これにより、依頼先のユーザがファイルを更新することが可能となる。また、更新するファイルは分割されたファイルであるため、元のファイル（親ファイル）が直接更新されないため、不要にファイルが更新されることなく適切なファイル管理が可能となる。

【0065】

ここで、図１３を用いて、複数のファイル（子ファイル）が生成され、文書管理サーバ１０３へ登録され、チェックアウトがされた際の、ファイルの管理情報について説明する。なお、ファイルの管理情報は文書管理サーバ１０３の外部メモリに記憶されているものとする。

【0066】

１３００が予め登録されている元のファイルであり、１３１０、１３２０が後から登録された複数のファイル（子ファイル）のデータである。子ファイルは親ファイルのファイルＩＤを記憶しており、また、複合機１００で指定されたユーザでチェックアウトされている（チェックアウトユーザを記憶）。

【0067】

チェックアウト依頼したユーザをチェックアウトオーダユーザとして登録されている。さらに、分割したページの情報を管理し、ファイルのバージョンを管理している。

【0068】

また、チェックアウトユーザ＝ファイルのオーナーユーザである。なお、本実施形態では、子ファイルは、それぞれａｂｅ、ｙａｍａｄａがチェックアウトユーザとなり、このユーザがチェックインすることができるようになっているが、依頼者であるｆｕｋｕｄａもチェックインすることが可能であることはいうまでもない。さらに、１つの子ファイルに１人のユーザを設定させているが、これに限定されることはない。例えば、１ファイルに複数のユーザを設定させる構成であってもよい。

【0069】

ステップＳ１１５０では、チェックアウトの完了通知を受付、チェックアウトした依頼先のユーザへメール等を用いて、依頼があった旨を通知するなおチェックアウトの完了通知には、登録したチェックアウトユーザ識別情報が含まれ、このユーザ識別情報に従って、メールアドレスを特定して、メールを送信する。

【0070】

なお、本実施形態では、複数のファイルをアップロードした後、再度ウェブアプリケーションサーバからチェックアウト要求をする構成としたが、ファイルのアップロードとともにチェックアウトすることが可能な場合には、ファイルのアップロードとチェックアウトを同時に行ってもよい。

【0071】

次に、図６を用いて、編集依頼されたユーザによる編集対応処理について説明する。図６は、編集依頼されたユーザによる編集対応処理に関するフローチャートである。

【0072】

ステップＳ２０００では、ウェブアプリケーションサーバ１０２にログインし、ログインしたユーザに対応するファイルの一覧画面を要求する。
ステップＳ２０１０では、ログインしたユーザに対応するファイルの一覧を取得する。ログインユーザがオーナーユーザである、ファイルを特定し、ファイル一覧を生成するものとする。より詳細には、文書管理サーバ１０３にユーザ識別情報を送信して、ファイルの管理情報を取得して一覧を生成する。なお、文書管理サーバ１０３と同期し、ファイル管理情報をウェブアプリケーションサーバ１０２で保持し、ウェブアプリケーションサーバ１０２でファイルを特定するようにしてもよい。

【0073】

ステップＳ２０２０では、取得したファイル一覧のうち、チェックアウトオーダユーザの情報に従って、ログインユーザ自身でチェックアウトしたファイルか否かを判定する。なお、チェックアウトオーダユーザがＮＵＬＬの場合には、ログインユーザ自身でチェックアウトしたファイルと判定される。チェックアウトオーダユーザがＮＵＬＬでなく、ログインユーザ自身と異なるユーザである場合には、ログインユーザ自身でチェックアウトしていないファイルと判定される。

【0074】

ステップＳ２０３０では、ログインユーザ自身でチェックアウトしていないファイルが選ばれた場合には、チェックアウトの破棄ができないようにチェックアウト破棄ボタン１００１を無効化する制御情報を埋め込んだファイル一覧画面を生成する。そして生成されたファイル一覧画面を複合機１００へ送信する。

【0075】

ステップＳ２０４０では、ファイル一覧画面を受信して、ファイル一覧画面を複合機１００の表示部に表示する。表示部に表示されたファイル一覧画面の例が、図１０である。なお、他のユーザにチェックアウトされたファイルは１００２のように、他のファイルと識別可能に表示される。この識別表示についても、ステップＳ２０３０でファイル一覧画面を生成する際に、付与される。

【0076】

ステップＳ２０５０では、ユーザの操作に応じて指定されたファイルがチェックアウト可能か否かを判定する。チェックアウト破棄不可能なファイルと判断された場合には、ステップＳ２０７０で、チェックアウト破棄ボタン１００１をグレーアウト制御する。また、編集依頼ボタン（チェックアウトするためのボタン）についても、あわせてグレーアウト制御する。また、チェックアウト破棄不可能なファイルが選択されていない場合には、ボタンの制御をしないで、ステップＳ２０６０へ処理を移す。

【0077】

ステップＳ２０６０では、ファイルを選択して、印刷ボタン１００３が押下されたことを検知すると選択されたファイルのファイル識別情報を含む印刷要求をウェブアプリケーションサーバ１０２に送信する。
ステップＳ２０８０では、印刷要求を受信し、文書管理サーバ１０３へファイル識別情報に対応するファイルのダウンロード要求を送信する。
ステップＳ２０９０では、ダウンロード要求を受信し、ウェブアプリケーションサーバ１０２へファイル識別情報に対応するファイルを送信する。

【0078】

ステップＳ２１００では、文書管理サーバ１０３からファイルを受信し、印刷要求のあった複合機１００へプリンタドライバ等を用いて、印刷データを送信して印刷を実行する。なお印刷の際には、印刷要求の際に、通信プロトコルで取得できる複合機１００のＩＰアドレスを出力先として、印刷を実行するものとする。なお、印刷方法については一例であり他の方法で印刷を実行する形態であってもよい。また、複合機１００へ送信されるデータは、ファイルからページ記述言語に変換されて送信されることを想定しているが、ＰＤＦファイルのように、複合機１００がファイルを受け取って印刷できる場合には、ウェブアプリケーションサーバ１０２でページ記述言語に変換せずに印刷を実行することも可能である。ここでは、複合機１００に送信するデータを印刷データと記載して説明する。

【0079】

ステップＳ２１１０では、印刷データを受信して、プリンタ３５０より出力する。出力した紙を用いて、ユーザが内容確認、手書き等で修正を実施した後、ステップＳ２１２０の処理がなされる。

【0080】

ステップＳ２１２０では、図１０のファイル一覧画面を表示し、チェックインするファイルの指定を受け付ける。そして、チェックインボタン１００４の押下を検知するすると、スキャン要求がウェブアプリケーションサーバ１０２へ送信される。なお、本実施形態では、ウェブシステムの仕組みを用いているため、図１０を複合機１００が備えるブラウザを用いて表示している。そのため、ブラウザの画面上でボタンを押下した場合には、ボタンに対応する要求がウェブアプリケーションサーバ１０２へ送信される構成となっている。
すなわち、ステップＳ２１２０は、第２のファイルのチェックアウトしたユーザにより、チェックイン指示を受け付けるチェックイン指示処理に相当する。

【0081】

ステップＳ２１３０では、スキャン要求を受信すると、要求のあった複合機１００に対して、スキャン指示（命令）を発行する。ステップＳ２１４０では、ウェブアプリケーションからスキャン命令を受信すると、複合機１００に備えてあるスキャナを制御して、フィーダー等に積載されている原稿の読み取りを実行する。そして、読み取りの結果生成されるスキャンファイルをウェブアプリケーションサーバ１０２へ送信する。スキャンファイル送信の際には、ＦＴＰやＳＭＢを用いて送信する。生成されたスキャンファイルにはファイル識別情報が付与されており、このファイル識別情報を用いて、後述のファイルのチェックインを実行する。
すなわち、ステップＳ２１４０は、第２のファイルをチェックインするべく、スキャンにより得られたファイルを送信する送信制御処理に相当する。

【0082】

ステップＳ２１５０では、スキャンファイルを受信して、スキャンファイルのファイル識別情報に従って、文書管理サーバ１０３のチェックアウトされているファイルに対するチェックイン要求を行う。チェックイン要求の際には、スキャンファイルも送信する。すなわち、スキャンによって得られたファイルを受信する受信制御処理に相当する。

【0083】

ステップＳ２１６０では、ウェブアプリケーションサーバ１０２からのチェックイン要求に従って、チェックインするファイルを特定する。特定されたファイルを受信したスキャンファイルで置き換える（更新する）。チェックインがされると、ファイル管理情報も更新される。なお、ファイルの置き換えた際に、チェックイン前のファイル（子ファイル）と、チェックインする際のスキャンファイルはそれぞれ文書管理サーバ１０３で記憶、管理されるものとする。
すなわち、ステップＳ２１６０は、受信したファイルを用いて、第２のファイルをチェックインするチェックイン処理に相当する。
なお、チェックインした場合のファイルの管理情報について、図１４を用いて説明する。

【0084】

図１４の１４００のファイルがチェックインされた場合の例を示す図である。１４００は、チェックインされチェックアウトが解除されたため、チェックアウトユーザはＮＵＬＬとなる。そして、チェックインによりファイルが更新されたため、バージョン情報が、１．０から１．１に変更される。また、最後にチェックインしたユーザ情報も記憶する（例えば、Ｙａｍａｄａ）

【0085】

ステップＳ２１７０では、チェックイン完了の通知を文書管理サーバ１０３から受け、通知には、チェックアウトオーダーユーザのユーザ識別情報が含まれており、このユーザ識別情報に対応するメールアドレスを用いて編集依頼をしたユーザに、編集依頼をしたユーザの編集が完了した旨（チェックインが完了した旨）のメールを送信する。通知にはチェックインしたユーザのユーザ識別情報を含み、誰がチェックインしたかを通知するようにしてもよい。

【0086】

次に、図７を用いて、編集依頼者のチェックイン処理について説明する。

【0087】

ステップＳ３０００では、複合機１００は、ウェブアプリケーションサーバ１０２から文書管理サーバで管理しているファイルの一覧画面（ログインしたユーザ（編集依頼者）が操作可能なファイルの一覧）の取得要求をウェブアプリケーションサーバ１０２へ送信する。

【0088】

ステップＳ３０１０では、複合機１００から取得要求を受信し、編集依頼者の操作、参照可能なファイルの一覧を取得する。ファイルの一覧はファイルの管理情報に従って取得する。

【0089】

ステップＳ３０２０では、ファイルの一覧のうち、親ファイルを特定する。図１４の管理情報を例にとると、ＰａｔｅｎｔＩＤを有していないファイルである１４１０が親ファイルとして特定される。また、親ファイルのＤｏｃＩＤ（ファイル識別情報）をＰａｔｅｎｔＩＤとして有するファイルを子ファイルとして特定する

【0090】

ステップＳ３０３０では、特定した子ファイルがすべてチェックインされているか、すなわち編集が完了しているかを判定し、すべての子ファイルが編集完了している場合には、ステップＳ３０４０へ処理を移す。すべての子ファイルが編集完了していない場合には、ステップＳ３０５０へ処理を移す。
すなわち、ステップＳ３０３０は、複数の第２のファイルがすべてチェックインされたか否かを判定する判定処理に相当する。

【0091】

ステップＳ３０４０では、親ファイルが選択された場合に編集されたファイルで登録可能にするように、登録ボタン１１０１を有効化する制御情報を生成する。

【0092】

ステップＳ３０５０では、登録ボタン１１０１を有効化する制御情報を含むファイル一覧画面を生成する。また、すべての子ファイルが編集完了していない場合には、登録ボタン１１０１を有効化しないようにする制御情報を含む画面を生成する。また、子ファイルのうち、チェックインがされたファイルについては、完了を示すステータス１１０２を付与し、チェックインがされていないファイルについては、編集中を示すステータス１１０３を付与する。この完了か編集中かは、ファイルの管理情報のＬａｓｔＣｈｅｃｋＩｎＵｓｅｒや、ＣｈｅｃｋＯｕｔＵｓｅｒの値を判定することで決定することができる。

【0093】

そして、ステップＳ３０５０では、ファイル一覧画面を複合機１００へ送信する。ステップＳ３０６０では、ファイル一覧画面を受信し、複合機１００の表示部に表示する。ファイル一覧画面の表示例は、図１１である。

【0094】

図１１を用いて、画面の制御を説明する。すべての子ファイルがチェックイン済み（編集完了）である場合には、親ファイルを指定すると、登録ボタン１１０１が有効化され、ボタンが押下可能な状態となる。また、編集中の子ファイルが選択された場合には、編集依頼解除ボタン１１０４が押下可能な状態となり、編集依頼を解除する要求をウェブアプリケーションサーバ１０２へ送信することができる。また編集完了された子ファイルが選択された場合には、差し戻しボタン１１０５が押下可能な状態となり、再度編集させるためにチェックアウト要求がウェブアプリケーションに送信される。
すなわち、ステップＳ３０６０は、第１のファイルと第２のファイルを対応付けて表示し、当該第１のファイルと第２のファイルのチェックアウト・チェックイン状態を表示する表示処理に相当する。

【0095】

本実施形態では、複合機１００で図１１の画面を表示して、処理を行うようにしたが、クライアント端末１０５に図１１の画面を表示して処理を行うようにしてもよい。

【0096】

ステップＳ３０７０では、チェックインがされた子ファイルが選択され、プレビュー指示（不図示）があった場合には、ウェブアプリケーションサーバ１０２に対して、対象の子ファイルのファイル識別情報を送信する。ウェブアプリケーションサーバ１０２は、文書管理サーバ１０３から編集前の子ファイルと、編集後の子ファイルを取得し、ファイルのサムネイルを作成し、複合機１００へ送信する。複合機１００では、編集前のファイルと編集後のファイルを比較可能に並べて表示する。なお、この対比表示は、ＯＣＲ等を用いて、編集前のファイルと編集後のファイルで異なる箇所を特定し、差分がある箇所を対比表示するようにしてもよい。

【0097】

ステップＳ３０９０では、すべての子ファイルが編集完了されている場合であって、親ファイルが選択され、ユーザの操作に応じて登録ボタン１１０１が押下されたことを検知すると、親ファイルのファイル識別情報を含む登録要求をウェブアプリケーションサーバ１０２へ送信する。

【0098】

ステップＳ３１００では、登録要求を受信し、文書管理サーバ１０３へ編集後の子ファイルのダウンロード要求を送信する。ステップＳ３１１０では、ダウンロード要求を受信すると、親ファイルのファイル識別情報に従って、編集後の子ファイルを取得し、ウェブアプリケーションサーバ１０２へ子ファイルを送信する。

【0099】

ステップＳ３１２０では、文書管理サーバ１０３から子ファイルを受信し、ファイルの分割した際の順で子ファイルを結合し、チェックインするファイルを生成する。なお、親ファイルの一部のページだけを子ファイルとして編集した場合には、親ファイルも子ファイルに合わせてダウンロードし、親ファイルで編集依頼したページの箇所のみを子ファイルを用いて更新する。
すなわち、ステップＳ３１２０は、チェックインされた複数の第２のファイルを結合した結合ファイルを生成する生成処理に相当する。

【0100】

ステップＳ３１３０では、ステップＳ３１２０で生成したファイルを含むチェックイン要求を文書管理サーバ１０３へ送信する。この時チェックインするファイルの識別情報もあわせて送られるものとする。ファイルの識別情報はファイル名に含む構成であってもよい。

【0101】

ステップＳ３１４０では、チェックイン要求を受信して、ファイル識別情報に対応する、チェックアウトされている親ファイルに対してチェックインがされる。このチェックインにより結合されたファイルに置き換えられる。またファイルの管理情報も更新される。例えば、図１５のように、子ファイルのファイル管理情報が削除され、親ファイルのファイル管理情報が保持される。また、ファイルのバージョンも１．０から１．１に更新される。
また、ステップＳ３１４０では、チェックインが完了すると、チェックインの完了通知をするとともに、チェックインがされたファイルを含むファイル一覧をウェブアプリケーションサーバ１０２へ送信する。ウェブアプリケーションサーバ１０２は、受信したファイル一覧に従って、チェックインが完了したファイルを含むファイル一覧の画面を複合機１００へ送信する。複合機１００で表示した画面の例が図１２である。なお、図１２の１２０１が編集された子ファイルを用いて、親ファイルがチェックインされた場合の一例である。図１２は、第１のファイルのチェックインがされた場合に、分割によって生成された第２のファイルを表示することなく、更新された第１のファイルを表示している。
すなわち、ステップＳ３１４０は、結合されたファイルを用いて、第１のファイルをチェックインするチェックイン処理に相当する。また、チェックイン処理は、複数の第２のファイルがすべてチェックインされたと判定される場合に、結合ファイルを生成し、結合ファイルを用いて第１のファイルをチェックインする処理である。

【0102】

以上、本実施形態について説明したが、本実施形態によれば、複数人による文書の更新を効率化することができる。

【0103】

特に１つのファイルを分けて、それぞれのファイルを、指定されたユーザでチェックアウトすることによって、他のユーザによるファイルの更新を容易にすることができる。

【0104】

また、分けられたファイルのチェックインにより更新されたファイルを用いて、親ファイルをチェックインすることができるので、編集依頼者の更新作業を効率化することができる。

【0105】

さらに、分けられたファイルに対して指定されたユーザでチェックアウトがされるため、編集依頼者がチェックアウトしたファイル（親となるファイル）を依頼先のユーザが直接更新することがなくなるため、不用意な操作によって、親となるファイルが置き換わることを防ぐことが可能となる。

【0106】

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

【0107】

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

【0108】

また、本発明におけるプログラムは、図５〜図７に示すフローチャートの処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図５〜図７の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図５〜図７の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

【0109】

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

【0110】

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

【0111】

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、シリコンディスク、ソリッドステートドライブ等を用いることができる。

【0112】

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【0113】

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【0114】

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

【0115】

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ、データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。
なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

【符号の説明】

【0116】

１００ 複合機
１０１ カードリーダ
１０２ ウェブアプリケーションサーバ
１０３ 文書管理サーバ
１０４ 認証サーバ
１０５ クライアント端末
２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＡＭ
２０３ ＲＯＭ
３０１ ＣＰＵ
３０２ ＲＡＭ
３０３ ＲＯＭ

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】