特許 6545327 文書管理装置および文書管理プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B1)

(11)【特許番号】6545327

(24)【登録日】2019年6月28日

(45)【発行日】2019年7月17日

(54)【発明の名称】文書管理装置および文書管理プログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 16/31 20190101AFI20190705BHJP

   G06F 16/35 20190101ALI20190705BHJP

   G06F 16/38 20190101ALI20190705BHJP

   G06F 16/93 20190101ALI20190705BHJP

   G06F 16/17 20190101ALI20190705BHJP

【ＦＩ】

   G06F16/31

   G06F16/35

   G06F16/38

   G06F16/93

   G06F16/17 200

【請求項の数】7

【全頁数】17

(21)【出願番号】特願2018-118864(P2018-118864)

(22)【出願日】2018年6月22日

【審査請求日】2018年6月22日

(73)【特許権者】

【識別番号】591036457

【氏名又は名称】三菱電機エンジニアリング株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100123434

【弁理士】

【氏名又は名称】田澤 英昭

(74)【代理人】

【識別番号】100101133

【弁理士】

【氏名又は名称】濱田 初音

(74)【代理人】

【識別番号】100199749

【弁理士】

【氏名又は名称】中島 成

(74)【代理人】

【識別番号】100188880

【弁理士】

【氏名又は名称】坂元 辰哉

(74)【代理人】

【識別番号】100197767

【弁理士】

【氏名又は名称】辻岡 将昭

(74)【代理人】

【識別番号】100201743

【弁理士】

【氏名又は名称】井上 和真

(72)【発明者】

【氏名】南場 弘美

【審査官】 後藤 彰

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００６−２６８７００（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０００−２６８０４１（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００５−１３４９５５（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ １６／３１

Ｇ０６Ｆ １６／３５

Ｇ０６Ｆ １６／３８

Ｇ０６Ｆ １６／９３

Ｇ０６Ｆ １６／１７

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

登録者が定義した管理体系に基づいて、前記登録者が選択した格納先に外部より入力された電子データから抽出した文書情報データおよび前記登録者が入力した文書情報データを、前記管理体系を示す管理体系情報と紐付けて格納する登録処理部と、
前記文書情報データを前記管理体系情報で示された管理体系で格納し、当該管理体系情報とを紐付けて格納する管理データベースと、
閲覧者が閲覧している文書の前記文書情報データを、前記閲覧者が定義した管理体系に基づいて分類した分類情報を生成し、生成した前記分類情報と、前記閲覧している文書の識別情報とを紐付けて格納する分類処理部と、
前記閲覧している文書の識別情報を前記分類情報で示された管理体系で格納し、前記閲覧者毎に前記分類情報を格納する閲覧者管理データベースとを備えた文書管理装置。

【請求項2】

前記登録者が定義した管理体系を用いた検索指示が入力されると、前記管理データベース内を検索して前記閲覧者管理データベース内の情報を取得し、当該取得した前記閲覧者管理データベース内の情報を付加して検索を行い、前記閲覧者が定義した管理体系を用いた検索指示が入力されると、前記閲覧者管理データベース内を検索して前記管理データベース内の情報を取得し、当該取得した前記管理データベース内の情報を付加して検索を行う検索処理部と、
前記検索処理部の検索結果を表示する制御を行う表示制御部とを備えたことを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。

【請求項3】

前記閲覧者が定義した管理体系は、前記閲覧者が定義した名称に基づいて、前記文書の識別情報を階層化して管理することを特徴とする請求項１または請求項２記載の文書管理装置。

【請求項4】

前記分類処理部は、前記閲覧者が前記閲覧している文書を付した付加情報を含む前記分類情報を生成することを特徴とする請求項３記載の文書管理装置。

【請求項5】

前記閲覧者管理データベースは、前記識別情報および前記分類情報を、前記閲覧者毎に格納することを特徴とする請求項１から請求項４のうちのいずれか１項記載の文書管理装置。

【請求項6】

前記検索処理部は、前記検索結果として得られた文書に対して、同一の識別情報が付された最新版の文書が存在する場合に、前記検索結果として得られた文書を前記最新版の文書に更新するか否か、前記閲覧者に確認を求める処理を行うことを特徴とする請求項２記載の文書管理装置。

【請求項7】

登録者が定義した管理体系に基づいて、前記登録者が選択した格納先に外部より入力された電子データから抽出した文書情報データおよび前記登録者が入力した文書情報データを、前記管理体系を示す管理体系情報と紐付けて格納する登録処理と、
閲覧者が閲覧している文書の前記文書情報データを、前記閲覧者が定義した管理体系に基づいて分類した分類情報を生成し、生成した前記分類情報と、前記閲覧している文書の識別情報とを紐付けて格納する分類処理とをコンピュータに実行させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

この発明は、文書を検索可能に管理する技術に関するものである。

【背景技術】

【0002】

従来、閲覧文書は登録者が予め定義した管理体系に従って、必要な設定項目、採番体系、ワークフロー、アクセス権などが定義された範囲に従って、登録者が文書、および、文書情報データを入力することで、文書は体系的に管理される。一方、登録者が上述した管理体系で登録した文書に対して、登録者とは異なる閲覧者が検索を行い、希望する文書を閲覧する。閲覧者が登録された文書に対して有効な検索を行えるように、例えば登録者は文書を登録する際に、文書情報データの１つとして、検索のためのキーワードを入力しておく。閲覧者は、当該キーワードを用いて文書の検索を行う。

【0003】

例えば、特許文献１に開示された電子ファイリング装置では、登録する文書に対して、分類種別と、その分類種別の内容を示す検索用キーワードとを付加し、付加した分類種別と検索キーワードとを文書に対応させて記憶する。また、文書分類ディレクトリの複数の階層に対する分類種別を記憶された分類種別の中からそれぞれ選択し、その選択された文書分類ディレクトリの各階層に対する分類種別を利用者毎の個人別文書管理情報として記憶する。
さらに、その記憶された個人別文書管理情報の各階層の分類種別に基づいて同一の検索用キーワードを持つ文書を検索し、その検索された同一の検索用キーワードを持つ各文書のリンク情報を文書分類ディレクトリの各階層の分類種別と共に記憶するので、閲覧者各個人毎に登録文書をその分類種別に基づく文書管理体系でそれぞれ分類して登録することを可能にしている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開平０９−８１５８５号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

上記特許文献１に記載された技術では、登録者が登録する文書に対して付加した検索用キーワードを用いて、閲覧者各個人毎に文書管理体系で分類して登録するため、閲覧者が登録された文書を自身の意図または目的に応じて分類することができず、検索の有効性を向上させることが困難であるという課題があった。

【0006】

この発明は、上記のような課題を解決するためになされたもので、閲覧者が登録された文書を自身の意図または目的に応じて分類することを可能とし、検索の有効性を向上させることを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0007】

この発明による文書管理装置は、登録者が定義した管理体系に基づいて、登録者が選択した格納先に外部より入力された電子データから抽出した文書情報データおよび登録者が入力した文書情報データを、管理体系を示す管理体系情報と紐付けて格納する登録処理部と、文書情報データを管理体系情報で示された管理体系で格納し、当該管理体系情報と紐付けて格納する管理データベースと、閲覧者が閲覧している文書の文書情報データを、閲覧者が定義した管理体系に基づいて分類した分類情報を生成し、生成した分類情報と、閲覧している文書の識別情報とを紐付けて格納する分類処理部と、閲覧している文書の識別情報を分類情報で示された管理体系で格納し、閲覧者毎に分類情報を格納する閲覧者管理データベースとを備えるものである。

【発明の効果】

【0008】

この発明によれば、閲覧者が登録された文書を自身の意図または目的に応じて分類することができ、検索の有効性を向上させることができる。

【図面の簡単な説明】

【0009】

【図1】実施の形態１に係る文書管理装置の構成を示すブロック図である。

【図2】図２Ａ、図２Ｂは、実施の形態１による文書管理装置のハードウェア構成例を示す図である。

【図3】実施の形態１に係る文書管理装置の管理データベースの管理情報の一例を示す図である。

【図4】実施の形態１に係る文書管理装置の管理データベースの管理体系の一例を示す図である。

【図5】実施の形態１に係る文書管理装置の管理データベースの管理体系情報の一例を示す図である。

【図6】図６Ａ、図６Ｂは、実施の形態１に係る文書管理装置の閲覧者管理データベースの管理体系の一例を示す図である。

【図7】図７Ａ、図７Ｂは、実施の形態１に係る文書管理装置の分類処理部が生成する分類情報の一例を示す図である。

【図8】図８Ａ、図８Ｂは、実施の形態１に係る文書管理装置の分類処理部が生成する分類情報の一例を示す図である。

【図9】実施の形態１に係る文書管理装置の文書情報データ登録処理を示すフローチャートである。

【図10】実施の形態１に係る文書管理装置の文書情報データ登録処理を示すフローチャートである。

【図11】実施の形態１に係る文書管理装置の文書情報データ検索処理を示すフローチャートである。

【図12】図１２Ａ、図１２Ｂは、実施の形態１に係る文書管理装置の検索処理部の検索対象の一例を示す図である。

【図13】図１３Ａ、図１３Ｂは、実施の形態１に係る文書管理装置の検索処理部の検索対象の一例を示す図である。

【図14】実施の形態２に係る文書管理装置の構成を示すブロック図である。

【図15】実施の形態２に係る文書管理装置の検索処理部の動作を示すフローチャートである。

【発明を実施するための形態】

【0010】

実施の形態１．
図１は、実施の形態１による文書管理装置１００の構成を示すブロック図である。
文書管理装置１００は、電子データ入力部１０１、登録処理部１０２、生成規則データベース１０３、管理データベース１０４、操作入力部１０５、検索処理部１０６、閲覧者管理データベース１０７、表示制御部１０８、分類処理部１０９および閲覧者規則データベース１１０で構成される。
また、図１に示すように、文書管理装置１００は、入力装置２００および出力装置３００と接続される。入力装置２００は、例えばタッチパネルまたはキーボードで構成され、閲覧者の操作入力を受け付ける。出力装置３００は、例えばディスプレイで構成され、文書情報を表示する。入力装置、出力装置は、入出力装置５００として例えば入力、出力インタフェースを持つコンピュータ等で構成されてもよい。また、ネットワーク等を介して構成されてもよい。

【0011】

電子データ入力部１０１は、紙等に記載された文字または画像を光学的に読み取り、電子データに変換する。電子データ入力部１０１は、具体的には、スキャナとＰＤＦ(Portable Document Format)変換装置を備えたコンピュータ等で構成される。ＰＤＦ変換装置は、スキャナが読み取ったデータについて、OCR(Optical Character Reader) によって文字認識を行ってテキストデータを抽出し、テキストデータを含むＰＤＦファイルを生成する。電子データ入力部１０１が生成したテキストデータを含む電子データは、文書情報データの１つである。電子データ入力部１０１は、生成した文書情報データを登録処理部１０２に出力する。なお、電子データ入力部１０１は、既に電子データ化されている文書ファイルも扱う。この場合は、電子データ入力部１０１は、電子データ化は行わず、テキストデータの抽出を行い、登録処理部１０２に出力する。

【0012】

生成規則データベース１０３に格納される、登録者によって定義された管理体系のいずれに文書を登録するかは登録者が入力装置２００を介して決定する。操作入力部１０５は選択した管理体系にあらかじめ定義された内容と範囲に従って文書情報データの入力を登録者に促す。この時、定義によっては自動的に情報が確定する場合がある。登録処理部１０２は、電子データ入力部１０１または操作入力部１０５から入力される文書情報データと、生成規則データベース１０３に格納された規則情報に基づいて入力された情報を紐付けて、文書情報データを管理データベース１０４に格納する。なお、管理情報および管理体系情報の詳細については後述する。

【0013】

生成規則データベース１０３は、文書情報データを登録するための規則を格納する。また、生成規則データベース１０３は、登録者によって定義された管理体系を示す情報を格納する。ここで、管理体系を示す情報とは、文書情報データを格納するフォルダ情報およびフォルダの階層構造を示す情報とフォルダごとの管理情報等である。なお、生成規則データベース１０３に格納する規則は、登録者以外の文書管理装置１００の管理者等が定義したものであってもよく、限定されるものではない。

【0014】

管理データベース１０４は、登録処理部１０２から入力される、文書情報データと管理体系情報とを紐付けて格納する領域である。
操作入力部１０５は、入力装置２００を介して、検索指示および閲覧者登録指示を受け付ける。操作入力部１０５は、文書情報データのうち、登録者が入力する情報を登録処理１０２に出力し、受け付けた検索指示を検索処理部１０６に出力し、閲覧者登録指示を分類処理部１０９に出力する。

【0015】

検索処理部１０６は、操作入力部１０５から入力された検索指示に基づいて、管理データベース１０４および後述する閲覧者管理データベース１０７内を検索する。検索指示には、登録者によって定義された管理体系を用いた検索指示と、閲覧者によって定義された管理体系を用いた検索指示とがある。
検索指示が登録者によって定義された管理体系を用いた階層の一覧検索指示である場合、検索処理部１０６は管理データベース１０４内を検索し、文書情報データを取得する。ただし、登録者によって定義された管理体系の検索であっても、検索キーワードを指定した検索指示である場合には、検索処理部１０６は管理データベース１０４および閲覧者管理データベース１０７の双方を検索し、文書情報データを取得する。
一方、検索指示が、閲覧者によって定義された管理体系を用いた階層の一覧検索指示である場合、検索処理部１０６は閲覧者管理データベース１０７を検索し、文書情報データを取得する。ただし、検索キーワードを指定した検索指示である場合には、検索処理部１０６は閲覧者管理データベース１０７および管理データベース１０４内を検索し、文書情報データを取得する。検索処理部１０６は、取得した文書情報データを表示制御部１０８に出力する。表示制御部１０８は、文書情報データを出力装置３００に表示する制御を行う。

【0016】

分類処理部１０９は、操作入力部１０５から閲覧者登録指示が入力されると、閲覧者登録指示が、現在閲覧者が閲覧している閲覧文書の分類処理の指示であるのか、または閲覧者規則データベース１１０および閲覧者管理データベース１０７の更新処理の指示であるのか判断を行う。
閲覧者登録指示が、閲覧文書の分類処理の指示である場合、さらに分類処理部１０９は、管理体系への紐付け処理を行うか、またはキーワードの設定処理を行うか判断を行う。
管理体系への紐付け処理を行う場合、分類処理部１０９は、閲覧者規則データベース１１０を参照し、閲覧者登録指示に応じた分類情報を生成する。分類処理部１０９は、生成した分類情報と、閲覧文書の識別情報とを紐付けて閲覧者管理データベース１０７に格納する。ここで、閲覧文書の識別情報は、検索処理部１０６から提供される出力装置３００に表示している文書情報データの識別情報である。また、分類処理部１０９が生成する分類情報は、閲覧者によって定義された管理体系に基づいて、閲覧文書を分類して管理するための情報である。

【0017】

一方、キーワードの設定処理の指示である場合、分類処理部１０９は、閲覧者規則データベース１１０を更新し、閲覧者の指示に応じた分類情報を生成する。管理体系の追加、変更または削除を行う場合、分類処理部１０９は、生成した分類情報と、閲覧文書の識別情報とを紐付けて閲覧者管理データベース１０７を更新する。ここで、閲覧文書の識別情報は、検索処理部１０６から提供される出力装置３００に表示している文書情報データの識別情報である。また、管理体系の更新を行う場合、分類処理部１０９は、閲覧者登録指示に応じて閲覧者規則データベース１１０の閲覧者規則を更新する。管理体系に紐づく文書情報データを更新する場合には、分類処理部１０９は、閲覧者登録指示に応じて閲覧者管理データベース１０７を更新する。

【0018】

閲覧者管理データベース１０７は、閲覧者毎に閲覧文書の識別情報を分類情報で示された管理体系で格納し、閲覧者毎に分類情報を格納する領域である。
閲覧者規則データベース１１０は、閲覧者によって定義された管理体系を格納する。ここで、管理体系を示す情報とは、情報を格納するフォルダ情報およびフォルダの階層構造を示す情報等である。閲覧者規則データベース１１０は、閲覧者毎に管理体系を格納する。

【0019】

図２Ａおよび図２Ｂは、文書管理装置１００のハードウェア構成例を示す図である。
文書管理装置１００の生成規則データベース１０３、管理データベース１０４、閲覧者管理データベース１０７および閲覧者規則データベース１１０はストレージ１００ａである。文書管理装置１００における電子データ入力部１０１、登録処理部１０２、操作入力部１０５、検索処理部１０６、表示制御部１０８および分類処理部１０９の各機能は、処理回路により実現される。即ち、文書管理装置１００は、上記各機能を実現するための処理回路を備える。当該処理回路は、図２Ａに示すように専用のハードウェアである処理回路１００ｂであってもよいし、図２Ｂに示すようにメモリ１００ｄに格納されているプログラムを実行するプロセッサ１００ｃであってもよい。

【0020】

図２Ａに示すように、電子データ入力部１０１、登録処理部１０２、操作入力部１０５、検索処理部１０６、表示制御部１０８および分類処理部１０９が専用のハードウェアである場合、処理回路１００ｂは、例えば、単一回路、複合回路、プログラム化したプロセッサ、並列プログラム化したプロセッサ、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＦＰＧＡ（Field-programmable Gate Array）、またはこれらを組み合わせたものが該当する。電子データ入力部１０１、登録処理部１０２、操作入力部１０５、検索処理部１０６、表示制御部１０８および分類処理部１０９の各部の機能それぞれを処理回路で実現してもよいし、各部の機能をまとめて１つの処理回路で実現してもよい。

【0021】

図２Ｂに示すように、電子データ入力部１０１、登録処理部１０２、操作入力部１０５、検索処理部１０６、表示制御部１０８および分類処理部１０９がプロセッサ１００ｃである場合、各部の機能は、ソフトウェア、ファームウェア、またはソフトウェアとファームウェアとの組み合わせにより実現される。ソフトウェアまたはファームウェアはプログラムとして記述され、メモリ１００ｄに格納される。プロセッサ１００ｃは、メモリ１００ｄに記憶されたプログラムを読み出して実行することにより、電子データ入力部１０１、登録処理部１０２、操作入力部１０５、検索処理部１０６、表示制御部１０８および分類処理部１０９の各機能を実現する。即ち、電子データ入力部１０１、登録処理部１０２、操作入力部１０５、検索処理部１０６、表示制御部１０８および分類処理部１０９は、プロセッサ１００ｃにより実行されるときに、後述する図９から図１１に示す各ステップが結果的に実行されることになるプログラムを格納するためのメモリ１００ｄを備える。また、これらのプログラムは、電子データ入力部１０１、登録処理部１０２、操作入力部１０５、検索処理部１０６、表示制御部１０８および分類処理部１０９の手順または方法をコンピュータに実行させるものであるともいえる。

【0022】

ここで、プロセッサ１００ｃとは、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、処理装置、演算装置、プロセッサ、マイクロプロセッサ、マイクロコンピュータ、またはＤＳＰ（Digital Signal Processor）などのことである。
メモリ１００ｄは、例えば、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、フラッシュメモリ、ＥＰＲＯＭ（Erasable Programmable ROM）、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically EPROM）等の不揮発性または揮発性の半導体メモリであってもよいし、ハードディスク、フレキシブルディスク等の磁気ディスクであってもよいし、ミニディスク、ＣＤ（Compact Disc）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）等の光ディスクであってもよい。

【0023】

なお、電子データ入力部１０１、登録処理部１０２、操作入力部１０５、検索処理部１０６、表示制御部１０８および分類処理部１０９の各機能について、一部を専用のハードウェアで実現し、一部をソフトウェアまたはファームウェアで実現するようにしてもよい。このように、文書管理装置１００における処理回路は、ハードウェア、ソフトウェア、ファームウェア、またはこれらの組み合わせによって、上述の各機能を実現することができる。

【0024】

次に、管理データベース１０４に格納する管理情報について、図３から図５を参照しながら説明する。
図３は、実施の形態１に係る文書管理装置１００の管理データベース１０４の管理情報の一例を示す図である。
管理データベース１０４の管理情報４００は、文書ＩＤ４０１、基本属性情報４０２および追加属性情報４０３および管理体系ＩＤ４０４で構成される。
文書ＩＤ４０１は、登録処理部１０２が、入力された文書情報データに対して付すＩＤ（識別情報）である。基本属性情報４０２および追加属性情報４０３は、登録処理部１０２が電子データ入力部１０１または操作入力部１０５から抽出する文書情報データである。基本属性情報４０２は、例えば、文書名、文書番号、版情報および登録者情報等で構成される。追加属性情報４０３は、例えば、宛先名および金額情報等で構成される。管理体系ＩＤ４０４は、文書ＩＤごとに、後述する図４および図５のどの管理体系下に登録されているかを識別するためのＩＤであり、図５で示す管理体系ＩＤ４３１と同一のＩＤである。

【0025】

図４は、実施の形態１に係る文書管理装置１００の生成規則データベース１０３の管理体系の一例を示す図である。
図４に示すように、生成規則データベース１０３の管理体系は、階層化されたファイル構造である。生成規則データベース１０３は、階層毎、および各階層に作成されたフォルダ毎に、設定項目、採番体系、ワークフロー、およびアクセス権等が定義されている。
図４で示した生成規則データベース１０３の管理体系４１０は、第１階層から第３階層で構成され、第１の階層は契約書フォルダ４１１、注文書フォルダ４１２、仕様書フォルダ４１３および取説フォルダ４１４で構成される。契約書フォルダ４１１には第１文書４１５が格納されている。また、契約書フォルダ４１１の下階層である第２の階層は、Ａ課フォルダ４１６およびＢ課フォルダ４１７で構成された場合を例に示している。Ａ課フォルダ４１６の下階層である第３の階層は、２０１７年フォルダ４１８および２０１８年フォルダ４１９等で構成される。２０１７年フォルダには、第１１の文書４２０および第１２の文書４２１が格納される。

【0026】

図５は、実施の形態１に係る文書管理装置１００の生成規則データベース１０３の管理体系情報の一例を示す図である。
管理体系情報４３０は、管理体系ＩＤ４３１、表示名称４３２およびパス４３３で構成される。管理体系ＩＤ４３１は、登録処理部１０２が文書情報データに対して付すＩＤである。表示名称４３２は、文書情報データを格納するフォルダの表示名称である。パス４３３は、文書情報データを格納するフォルダのパス情報である。
登録処理部１０２は、例えば図４で示した管理体系４１０から選択された登録先を抽出し、例えば図３で示した管理情報４００を生成し、例えば図５で示した管理体系情報４３０から管理体系ＩＤを決定し、文書情報データに紐付けて管理データベース１０４に格納する。

【0027】

次に、閲覧者管理データベース１０７に格納する分類情報について、図６から図９を参照しながら説明する。
図６は、実施の形態１に係る文書管理装置１００の閲覧者管理データベース１０７および閲覧者規則データベース１１０の管理体系の一例を示す図である。図６Ａは閲覧者Ａの管理体系４４０を示し、図６Ｂは閲覧者Ｂの管理体系４５０を示す図である。図６で示すように、閲覧者管理データベース１０７および閲覧者規則データベース１１０は、閲覧者毎の管理体系を有している。
図６Ａおよび図６Ｂで示した閲覧者規則データベース１１０の管理体系は、図４で示した生成規則データベース１０３の管理体系と同様に、階層化されたフォルダ構造である。ただし、階層構造および各フォルダの名称は、閲覧者により任意に設定される。また、各文書には、閲覧者が任意に設定した付加情報を付加させて管理することが可能である。付加情報は、閲覧者が任意に設定したキーワード等であり、検索処理部１０６が閲覧者管理データベース１０７を検索する際に検索対象となる情報である。図６Ａの例では、第１の階層のキックオフ関連資料フォルダ４４１に第１の文書４４２が格納され、当該第１の文書４４２に第１のキーワード４４３が設定されている。

【0028】

また、閲覧者規則データベース１１０管理体系は、閲覧者の入力に基づいて更新可能である。分類処理部１０９は、入力された閲覧者登録指示、例えばフォルダの新規作成指示、フォルダの移動指示またはフォルダの削除指示に基づいて、閲覧者規則データベース１１０の閲覧者規則を更新し、さらに必要に応じて閲覧者管理データベース１０７の管理体系を更新する。

【0029】

図７および図８は、実施の形態１に係る文書管理装置１００の分類処理部１０９が生成する分類情報の一例を示す図である。
図７Ａは閲覧者Ａの閲覧者規則を参照して生成した分類情報の一例であり、図７Ｂは当該分類情報と文書情報データの識別情報との紐付けの一例である。
図８Ａは、閲覧者Ｂの閲覧者規則を参照して生成した分類情報の一例であり、図８Ｂは当該分類情報と文書情報データの識別情報との紐付けの一例である。
図７および図８に示すように、分類情報は閲覧者毎に生成される。

【0030】

分類情報４６０，４７０は、図７Ａおよび図８Ａで示した分類ＩＤ４６１，４７１、表示名称４６２，４７２およびパス４６３，４７３で構成される情報と、および図７Ｂおよび図８Ｂで示した分類ＩＤ４６１，４７１と文書ＩＤ４６４，４７４とを関連付けた情報で構成される。ここで、文書ＩＤ４６４，４７４は、図３で示した文書ＩＤ４０１である。
分類ＩＤ４６１，４７１は、分類処理部１０９が文書情報データおよび付加情報に対して付すＩＤである。表示名称４６２，４７２は、文書情報データを閲覧者が定義した規則に基づいて分類する際に格納するフォルダの表示名称である。パス４６３，４７３は、文書情報データを閲覧者が定義した規則で分類する際のフォルダのパス情報である。

【0031】

次に、文書管理装置１００の動作について説明する。
以下では、文書管理装置１００の動作を、文書情報データ登録処理、文書情報データ分類処理および文書情報データ検索処理に分けて説明する。
まず、文書情報データ登録処理について、図９を参照しながら説明する。
図９は、実施の形態１に係る文書管理装置１００の文書情報データ登録処理を示すフローチャートである。
電子データ入力部１０１は、文書データの読み取りを行い、電子データに変換する（ステップＳＴ１）。電子データ入力部１０１は、変換した電子データを文書情報データの１つとして登録処理部１０２に出力する。なお、電子データ入力部１０１は、必ずしも電子データの変換を行う必要はなく、電子データの入力を受け付けてもよい。

【0032】

登録処理部１０２は、操作入力部１０５を介して、管理体系の選択を受け付ける（ステップＳＴ２）。登録処理部１０２は、生成規則データベース１０３に基づく管理体系から、ステップＳＴ２において選択された管理体系に必要な情報の入力を、操作入力部１０５を介して受け付け、文書情報データを生成する（ステップＳＴ３）。また、登録処理部１０２は、ステップＳＴ１で変換された電子データ、およびステップＳＴ３で生成した文書情報データを、管理体系情報と紐付けて、管理データベース１０４に格納し（ステップＳＴ４）、処理を終了する。

【0033】

次に、文書情報データ分類処理について、図１０を参照しながら説明する。
図１０は、実施の形態１に係る文書管理装置１００の文書情報データ分類処理を示すフローチャートである。なお、図１０のフローチャートで示した処理を行う前提として、検索処理部１０６によって検索された文書情報データが出力装置３００に表示され、閲覧者が閲覧しているものとする。
操作入力部１０５が、表示されている文書情報データに対して閲覧者登録指示を受け付けると（ステップＳＴ１１）、当該閲覧者登録指示を分類処理部１０９に出力する。分類処理部１０９は、入力された閲覧者登録指示が文書情報データの分類処理に関する指示であるか否か判定を行う（ステップＳＴ１２）。

【0034】

分類処理に関する指示である場合（ステップＳＴ１２；ＹＥＳ）、分類処理部１０９は、検索処理部１０６から表示されている文書情報データの文書ＩＤを取得する（ステップＳＴ１３）。次に、分類処理部１０９は、キーワードの設定処理の指示であるか否か判定を行う（ステップＳＴ１４）。キーワードの設定処理の指示でない場合（ステップＳＴ１４；ＮＯ）、即ち分類処理のうち、閲覧者が定義する管理体系への紐づけに対する分類指示である場合、フローチャートはステップＳＴ１６の処理に進む。一方、キーワードの設定処理の指示である場合（ステップＳＴ１４；ＹＥＳ）、閲覧者規則データベース１１０を更新し（ステップＳＴ１５）、入力された閲覧者登録指示に応じて分類情報を生成する（ステップＳＴ１６）。分類処理部１０９は、ステップＳＴ１３で取得した文書ＩＤと、ステップＳＴ１６で生成した分類情報とを紐付けて、閲覧者管理データベース１０７に格納し（ステップＳＴ１７）、処理を終了する。

【0035】

一方、分類処理に関する指示でない場合（ステップＳＴ１２；ＮＯ）、分類処理部１０９は、入力された閲覧者登録指示が閲覧者規則の更新処理に関する指示であるか判定を行う（ステップＳＴ１８）。閲覧者規則の更新処理に関する指示である場合（ステップＳＴ１８；ＹＥＳ）、分類処理部１０９は、入力された閲覧者登録指示に応じて、閲覧者規則データベース１１０の閲覧者規則を更新し（ステップＳＴ１９）、閲覧者管理データベース１０７の管理体系を更新し（ステップＳＴ２０）、処理を終了する。一方、閲覧者規則の更新処理に関する指示でない場合（ステップＳＴ１８；ＮＯ）、処理を終了する。

【0036】

次に、文書情報データ検索処理について、図１１を参照しながら説明する。
図１１は、実施の形態１に係る文書管理装置１００の文書情報データ検索処理を示すフローチャートである。
操作入力部１０５が、文書情報データの検索指示を受け付けると（ステップＳＴ２１）、当該検索指示を検索処理部１０６に出力する。検索処理部１０６は、入力された検索指示が閲覧者によって定義された管理体系に基づいた検索であるか否か判定を行う（ステップＳＴ２２）。閲覧者によって定義された管理体系に基づいた検索である場合（ステップＳＴ２２；ＹＥＳ）、検索処理部１０６は、表示対象階層に応じて閲覧者管理データベース１０７内を検索し（ステップＳＴ２３）、合致する文書ＩＤを取得する（ステップＳＴ２４）。

【0037】

さらに、検索処理部１０６は、検索キーワードありの検索指示であるか否か判定を行う（ステップＳＴ２５）。検索キーワードありの検索指示の場合（ステップＳＴ２５；ＹＥＳ）、検索処理部１０６はステップＳＴ２４で取得した文書ＩＤをキーとして閲覧者管理データベース１０７内と管理データベース１０４内を検索し、対象となる文書ＩＤの絞り込みを行い（ステップＳＴ２６）、文書情報データを取得する（ステップＳＴ２７）。一方、検索キーワードなしの検索指示の場合（ステップＳＴ２５；ＮＯ）、ステップＳＴ２４で取得した文書ＩＤの文書情報データを取得する（ステップＳＴ２７）。検索処理部１０６は、ステップＳＴ２７で取得した文書情報データを表示制御部１０８に出力する（ステップＳＴ２８）。表示制御部１０８は、検索処理部１０６から入力された文書情報データを出力装置３００に表示する制御を行い（ステップＳＴ２９）、処理を終了する。

【0038】

一方、閲覧者によって定義された管理体系に基づいた検索でない場合（ステップＳＴ２２；ＮＯ）、検索処理部１０６は、表示対象階層に応じて管理データベース１０４内を検索し（ステップＳＴ３０）、合致する文書ＩＤを取得する（ステップＳＴ３１）。その後、フローチャートはステップＳＴ２５の処理に進む。

【0039】

図１２および図１３は、実施の形態１に係る文書管理装置１００の検索処理部１０６の検索対象の一例を示す図である。図１２Ａおよび図１３Ａは、検索処理部１０６が登録者の管理体系によって定義された管理体系に基づいた検索を行った場合（上述したステップＳＴ３０およびステップＳＴ３１、およびステップＳＴ２５からステップＳＴ２７の処理）の検索対象の一例を示している。また、図１２Ｂおよび図１３Ｂは、閲覧者によって定義された管理体系に基づいた検索を行った場合（上述したステップＳＴ２３からステップＳＴ２７の処理）の検索対象の一例を示している。また、図１２は閲覧者Ａの検索対象の一例を示し、図１３は閲覧者Ｂの検索対象の一例を示している。

【0040】

図１２Ｂおよび図１３Ｂで示した閲覧者用情報４８０，４９０は、検索処理部１０６が閲覧者によって定義された管理体系に基づいた検索を行った場合に取得される情報である。閲覧者用情報４８０，４９０は、図７で示した表示名称４６２，４７２で示した情報である。
また、図１２Ａおよび図１３Ａで示した情報４８１，４９１は、検索処理部１０６が登録者によって定義された管理体系に基づいた検索を行った場合に取得される情報である。
このように、検索処理部１０６が閲覧者によって定義された管理体系に基づいた検索を行うと、閲覧者が定義した情報が検索対象となる。これにより、閲覧者は、自身の意図または目的に応じて分類された情報を用いて、容易に目的の文書情報データを検索することができる。また、閲覧者が自身の意図または目的に応じて分類された情報を用いて検索を行うことにより、検索時間の短縮を図り、文書管理のシステムを有効活用することができる。

【0041】

以上のように、この実施の形態１によれば、登録者が定義する管理体系を格納する生成規則データベース１０３から、登録者が選択した格納先に電子データ入力部１０１と操作入力部１０５の出力結果を管理体系情報と紐付けて格納する処理を行う登録処理部１０２と、当該情報を格納する管理データベース１０４と、閲覧者が定義する閲覧のための管理体系の作成および登録済の文書を分類し、閲覧者ごとの管理体系に紐づけて格納する処理を行う分類処理部１０９と、閲覧者の管理体系を閲覧者ごとに格納する閲覧者規則データベース１１０と、閲覧者毎に文書の識別情報と分類情報を格納する閲覧者管理データベース１０７とを備えるように構成した。

【0042】

これにより、閲覧者が登録された文書を自身の意図または目的に応じて分類することができ、検索の有効性を向上させることができる。また、登録者が定義した管理体系を用いた検索を行うことも可能であり、検索の有効性を維持することができる。また、閲覧者が、文書登録時に未登録の情報を付加することができ、登録者によって文書登録時に検索に関する情報を全て設定しないと検索の有効性が向上しないという問題を回避することができる。

【0043】

また、この実施の形態１によれば、登録者が定義した管理体系を用いた検索指示が入力されると、管理データベース１０４内全データに対して、閲覧者管理データベース１０７内の閲覧者の情報を付加した検索を検索処理部１０６で行い、検索結果を表示する制御を行う表示制御部１０８とを備えるように構成した。
また、閲覧者が定義した管理体系を用いた検索指示が入力された場合に、閲覧者管理データベース１０７内の閲覧者のデータに対し、管理データベース１０４内の情報を付加した検索を検索処理部１０６で行い、検索結果を表示する制御を行う表示制御部１０８とを備えるように構成した。
これにより、閲覧者は自身が定義した情報に紐づく文書に絞った検索を行うことができる。さらに、登録者が定義した管理体系に基づく検索結果の表示を行う、通常の検索も行うことができる。これにより、検索の有効性を向上させることができる。

【0044】

また、この実施の形態１によれば、閲覧者が定義した管理体系は、閲覧者が定義した名称に基づいて、文書の識別情報を階層化して管理するように構成したので、閲覧者の意図および目的に応じてユニークな名称を設定することができる。

【0045】

また、この実施の形態１によれば、閲覧者管理データベース１０７は、識別情報および分類情報を、閲覧者毎に格納するように構成したので、各閲覧者の特性に応じた検索を行うことができる。

【0046】

実施の形態２．
この実施の形態２では、閲覧者が分類した文書情報データの更新を行う構成を示す。
図１４は、実施の形態２に係る文書管理装置１００の構成を示すブロック図である。
実施の形態２の文書管理装置１００Ａは、実施の形態１で示した文書管理装置１００の検索処理部１０６に替えて、検索処理部１０６ａを設けて構成している。なお、以下では、実施の形態１に係る文書管理装置１００の構成要素と同一または相当する部分には、実施の形態１で使用した符号と同一の符号を付して説明を省略または簡略化する。

【0047】

検索処理部１０６ａは、検索結果として取得した文書情報データに分類ＩＤが付されている場合に、管理データベース１０４を参照し、同一の文書番号の最新版の文書情報データが存在するか否か検索する。検索処理部１０６ａは、例えば、管理データベース１０４内の同一の文書番号の文書情報データが格納された日時時および版等、最新版を識別可能な情報を参照し、最新版の文書データが存在するか判断する。検索処理部１０６ａは、最新版の文書情報データが存在した場合、閲覧者管理データベース１０７の同一の分類ＩＤに紐付けている文書ＩＤを最新の文書ＩＤに変更する。

【0048】

実施の形態２の文書管理装置１００Ａのハードウェアの構成例は実施の形態１と同一であるため、説明を省略する。

【0049】

次に、実施の形態２に係る文書管理装置１００Ａの動作について説明する。
図１５は、実施の形態２に係る文書管理装置１００Ａの検索処理部１０６ａの動作を示すフローチャートである。
検索処理部１０６ａは、検索処理で文書情報データを取得した場合に、閲覧者管理データベース１０７を参照し、取得した文書情報データに分類ＩＤが付されているか否か判定を行う（ステップＳＴ４１）。取得した文書情報データに分類ＩＤが付されている場合（ステップＳＴ４１；ＹＥＳ）、検索処理部１０６ａは管理データベース１０４を参照し、取得した文書情報データと同一文書ＩＤの最新版文書情報データが存在するか否か判定を行う（ステップＳＴ４２）。

【0050】

最新版文書情報データが存在する場合（ステップＳＴ４２；ＹＥＳ）、検索処理部１０６ａは、文書情報データを最新版に更新するか否か確認を求める情報を生成し、表示制御部１０８に出力する（ステップＳＴ４３）。表示制御部１０８は、確認を求める情報を出力装置３００に表示する制御を行う（ステップＳＴ４４）。検索処理部１０６ａは、操作入力部１０５を介して、最新版に更新する指示が入力されたか否か判定を行う（ステップＳＴ４５）。最新版に更新する指示が入力された場合（ステップＳＴ４５；ＹＥＳ）、検索処理部１０６ａは、閲覧者管理データベース１０７において、ステップＳＴ４１の判定処理に用いた分類ＩＤに紐付けられている文書ＩＤを、最新版の文書ＩＤに変更し（ステップＳＴ４６）、処理を終了する。

【0051】

また、取得した文書情報データに分類ＩＤが付されていない場合（ステップＳＴ４１；ＮＯ）、最新版文書情報データが存在しない場合（ステップＳＴ４２；ＮＯ）、および最新版に更新する指示が入力されない場合（ステップＳＴ４５；ＮＯ）、処理を終了する。

【0052】

以上のように、この実施の形態２によれば、検索処理部１０６ａは、検索結果として得られた文書に対して、同一の識別情報が付された最新版の文書が存在する場合に、検索結果として得られた文書を最新版の文書に更新するか否か、閲覧者に確認を求める処理を行うように構成したので、閲覧者が必要とする情報を提示することができ、且つ最新の情報を提供することができる。

【0053】

上記以外にも、本発明はその発明の範囲内において、各実施の形態の自由な組み合わせ、あるいは各実施の形態の任意の構成要素の変形、もしくは各実施の形態において任意の構成要素の省略が可能である。

【符号の説明】

【0054】

１００，１００Ａ 文書管理装置、１０１ 電子データ入力部、１０２ 登録処理部、１０３ 生成規則データベース、１０４ 管理データベース、１０５ 操作入力部、１０６，１０６ａ 検索処理部、１０７ 閲覧者管理データベース、１０８ 表示制御部、１０９ 分類処理部、１１０ 閲覧者規則データベース。

【要約】

【課題】閲覧者が登録された文書を自身の意図または目的に応じて分類することを可能とし、検索の有効性を向上させる。
【解決手段】登録者が定義した管理体系に基づいて、登録者が選択した格納先に外部より入力された電子データから抽出した文書情報データおよび登録者が入力した文書情報データを、管理体系を示す管理体系情報と紐付けて格納する登録処理部１０２と、文書情報データを管理体系情報で示された管理体系で格納し、当該管理体系情報と紐付けて格納する管理データベース１０４と、閲覧者が閲覧している文書の文書情報データを、閲覧者が定義した管理体系に基づいて分類した分類情報を生成し、生成した分類情報と、閲覧している文書の識別情報とを紐付けて格納する分類処理部１０９と、閲覧している文書の識別情報を分類情報で示された管理体系で格納し、閲覧者毎に分類情報を格納する閲覧者管理データベース１０７とを備える。
【選択図】図１

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】