特許 6565106 ワークフローシステム及びそのプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B1)

(11)【特許番号】6565106

(24)【登録日】2019年8月9日

(45)【発行日】2019年8月28日

(54)【発明の名称】ワークフローシステム及びそのプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 50/00 20120101AFI20190819BHJP

   G06Q 10/06 20120101ALI20190819BHJP

【ＦＩ】

   G06Q50/00

   G06Q10/06

【請求項の数】3

【全頁数】11

(21)【出願番号】特願2018-130481(P2018-130481)

(22)【出願日】2018年7月10日

【審査請求日】2018年7月24日

【早期審査対象出願】

(73)【特許権者】

【識別番号】518245663

【氏名又は名称】株式会社ミトリ

(74)【代理人】

【識別番号】100199668

【弁理士】

【氏名又は名称】林 郁夫

(72)【発明者】

【氏名】石見 邦夫

(72)【発明者】

【氏名】園田 将志

(72)【発明者】

【氏名】君島 繁

【審査官】 梅岡 信幸

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００８−１７１１２６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 国際公開第２０１８／０１６５５２（ＷＯ，Ａ１）

【文献】 特開２００３−３２３５８６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００８−８３９８８（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１６−１７０６６１（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１５−２２２５６４（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１９−５７１３５（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開平０３−２３７５１６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開平１１−３４５２７０（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｑ １０／００−９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

ワークフローを管理するワークフローサーバと、インターネットを介して接続された複数の端末装置とからなり、予め決められた流れに従って処理されるワークフローシステムであって、表示画面の背景に表示する紙書式の帳票を画像データとして読み込む読み込み手段と、読み込んだ画像データを前記端末装置の表示画面の仕様に応じた画面領域に背景画像として使用するためにサイズを変更し画像ファイルとして記録する変更記録手段と、前記背景画像の上位レイヤであるフロント画面にデータ入力領域や項目選択ボタンの追加あるいは削除を自在に編集し得る編集手段と、前記編集手段で作成した前記フロント画面と前記背景画像とを固定し帳票データ入力画面や申請書の表示画面に使用するフォーマットとして記録する記録手段とを有することを特徴とするワークフローシステム。

【請求項2】

前記ワークフローシステムにおいて、最終決済済み文書は、前記ワークフローシステムを使用する会社の全ユーザーのいずれもが変更や削除を行なえない制限手段を有することを特徴とする請求項１に記載のワークフローシステム。

【請求項3】

請求項１または請求項２に記載のワークフローシステムの各手段をコンピューターに実行させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、インターネットを利用したワークフローシステム及びそのプログラムに関し、特に、電子化された帳票類の承認業務や周辺機器等の管理を効率的に行うことができるワークフローシステム及びそのプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

従来、オフィス内における紙書式の図面や文書等の記録物を、電子化し管理するペーパーレス化が進められていた。記録物を電子化しパーソナルコンピューターで管理することで、保管スペースが削減でき、また、その保管した記録物を容易に検索することができる効果が得られた。

【0003】

さらに、電子化された帳票類の承認業務を効率的に行う方法として、ネットワークを介して接続されている複数の情報処理端末間で、電子化された帳票を受け渡し、業務処理を実行させるワークフローシステムがある。しかし、この様なワークフローシステムにおいては、文書の表示方法を固定した文書表示欄に、各種データを項目毎に羅列し、入力する方法がとられていた。

【0004】

また、情報処理端末の種類や文書の種類に対応し、構造化文書データを文書フォームに変換して表示する際に、文書画面フレーム設定工程を有する構造化文書ワークフロー処理方法の技術が特許文献１には開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【特許文献1】特開２００２−２４５３９６号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

しかしながら、上記特許文献１に記載の文書画面フレームによる表示画面では、従来ユーザーが使用していた紙書式の帳票類と表示画面のフォーマットが大きく変わってしまい、逆に業務に支障が生じる恐れもあり、効率化が上手く進まない問題があった。加えて、近年、決裁済み文章の改竄・改変が問題となっており、決裁済み文書の改竄・改変防止機能を取り入れたシステムの必要性も増している。

【0007】

本発明は、上記課題を鑑みてなされたものであり、その具体的目的は、ユーザーが従来使用していた紙書式の帳票類と違和感が無い表示画面のフォーマットを取り入れ、電子化された帳票類の承認業務を効率的に行うことができると共に、最終決済がなされた文書は容易に改竄・改変できない機能を有するワークフローシステム及びそのプログラムを提供することにある。

【課題を解決するための手段】

【0008】

本発明は、上記目的を達成するために案出されたものである。詳述するならば、ワークフローを管理するワークフローサーバと、インターネットを介して接続された複数の端末装置からなり、予め設定登録されたユーザーの組織情報や各担当に関する情報、さらには文書を回覧する承認ルートに従って処理されるワークフローシステムであって、帳票データ入力画面や承認対象の申請書などの表示画面の背景に表示するユーザー固有の紙書式の帳票を画像データとして読み込む読み込み手段と、読み込んだ画像データを前記端末装置の表示画面の仕様に応じた画面領域に背景画像として使用するためにサイズを変更し画像ファイルとして記録する変更記録手段と、前記背景画像の上位レイヤであるフロント画面にデータ入力領域や項目選択ボタンの追加あるいは削除を自在に編集し得る編集手段と、前記編集手段で作成した前記フロント画面と前記背景画像とを固定し帳票データ入力画面や申請書の表示画面に使用するフォーマットとして記録する記録手段とを有する構成が含まれる。

【0009】

本発明のワークフローシステムは、ユーザー固有の紙書式の帳票を画像データとして取り込み、帳票データ入力画面や承認対象の申請書などの表示画面における背景画面として使用し、その背景画面の上位レイヤであるフロント画面に入力領域や捺印表示欄などからなるＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を構築する編集機能を有するので、ユーザーが所望する画面表示に設定できることから、紙書式の帳票から電子化することへのユーザーの違和感が少なくスムーズに電子化へ移行できる効果がある。

【0010】

本発明には、前記ワークフローシステムにおいて、最終決済済み文書はその後に本ワークフローシステムを使用する会社の全ユーザーである、システム管理者、承認者、申請者のいずれもが、変更や削除を一切できないようにする制限手段を有する構成が含まれる。

【0011】

本発明のワークフローシステムは、最終決済済み文書は、全ユーザーが変更あるいは削除などができないことから、文書の改竄や改変が禁止されている文書の管理に使用できる効果がある。

【0012】

また、本発明のプログラムは、前述のような電子化された帳票類の承認業務、最終決済済み文書はその後にユーザーでは変更や削除を一切できないようにする制限手段を実行するためのプログラムであって、インターネットを介してワークフローサーバと接続しアクセスすることで使用可能となり、本発明のワークフローの処理を、パーソナルコンピューター（ＰＣ）を含むワークフローシステムを使用して容易に実現することができる。

【発明の効果】

【0013】

本発明のワークフローシステムを使用すると、ユーザーが従来使用していた紙書式の帳票類と視覚的に違和感が無いフォーマットを帳票データ入力画面や承認対象の申請書などの表示画面に取り入れることで、電子化された帳票類の承認業務を効率的に行うことができる。また、最終決済がなされた文書は容易に変更できないことで、文書の改竄や改変が禁止されている文書の管理にも有効である。

【図面の簡単な説明】

【0014】

【図1】本発明の実施形態によるワークフローシステムの全体構成を示す概略図である。

【図2】図１に係るワークフローシステムの機能ブロック図である。

【図3】ワークフローシステムの各種設定の流れを示すフローチャートである。

【図4】ログイン画面を示す図である。

【図5】承認対象の申請書を示す図である。

【図6】フォーマット選択画面を示す図である。

【図7】フォーマット編集画面を示す図である。

【図8】紙書式の帳票例を示す図である。

【図9】申請及び承認の流れを示すフローチャートである。

【図10】帳票データ入力画面を示す図である。

【図11】承認対象の申請書一覧表を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0015】

以下、本発明の実施形態を図面を参照しながら説明する。図１は、本発明の実施形態におけるワークフローシステムの全体概略の一例を示す図である。

【0016】

実施形態におけるワークフローシステムは、ワークフローサーバ１００、システム管理者端末２００、申請者端末３００、承認者端末４００がインターネットを介して接続されている。画像スキャナ６００はシステム管理者端末２００に接続され運用されている。

【0017】

システム管理者端末２００は、パーソナルコンピューター（ＰＣ）などのコンピューター装置であり、図２に示すように、ウェブブラウザ２０１、通信インタフェース（通信Ｉ／Ｆ）２０２、入力装置２０３、表示装置２０４、制御部２０５、記憶部２０６などで構成される。

【0018】

申請者端末３００及び承認者端末４００は、パーソナルコンピューター（ＰＣ）もしくは、携帯情報端末やスマートフォンなど、ユーザーが携帯して使用する端末であって、無線ＬＡＮ機能および短距離無線通信機能を備え、さらに、ウェブブラウザ３０１，４０１、通信Ｉ／Ｆ３０２，４０２、入力装置３０３，４０３、表示装置３０４，４０４、制御部３０５，４０５、記憶部３０６，４０６などで構成される。

【0019】

ウェブブラウザ２０１，３０１，４０１は、設定ページの提供や画像形成のユーザインタフェースのシミュレーションを実行するためにウェブベースで表示をするためやワークフロー進行の要求に使用される。
通信Ｉ／Ｆ２０２，３０２，４０２は、伝送制御プロトコル／インターネットプロトコル（ＴＣＰ／ＩＰ）などを使用して通信される。

【0020】

入力装置２０３，３０３，４０３は、ハードキーのキーボードやソフトウェアキーのタッチパネルなどで構成し、表示装置２０４，３０４，４０４は、液晶表示装置ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）や有機ＥＬ（Ｅｌｅｃｔｒｏｌｕｍｉｎｅｓｃｅｎｃｅ）表示装置などで構成される。
制御部２０５，３０５，４０５は、中央処理装置、いわゆるＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）で構成され、記憶部２０６，３０６，４０６は、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ)などを含んで構成される。

【0021】

システム管理者端末２００、申請者端末３００及び承認者端末４００のウェブブラウザ２０１，３０１，４０１は、制御部２０５，３０５，４０５のＣＰＵが記憶部２０６，３０６，４０６に格納されるプログラムをＲＡＭ上にロードして実行することで実現される。

【0022】

画像スキャナ６００は、スキャナ部６０１、制御部６０２、記憶部６０３、通信Ｉ／Ｆ６０４などを備えるスキャナ装置や複合機などであって、データを走査し処理するための様々な後処理サービスを有する。例えば、スキャナ部６０１は、ＣＣＤ等の光学的な読み取り装置を備え、紙媒体を光学的に走査して電子的な画像データとして読み取る機能を持つ。

【0023】

ワークフローサーバ１００は、制御部１０１、記憶部１０２、通信Ｉ／Ｆ１０３、ＨＴＴＰサーバ１０４、ＳＭＴＰサーバ１０５などを備える一般的なコンピューターであって、インターネットを介して他の装置とデータの送受信を実行することで、このワークフローシステムで処理すべき全てのワークフローを管理する。

【0024】

制御部１０１は、中央処理装置いわゆるＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）で構成され、記憶部１０２に記憶された各種プログラムとそれに用いられる制御データとによって各種の処理を実行する。

【0025】

記憶部１０２は、制御部１０１で実行されるＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）を始め、ワークフロー実行プログラムなど各種プログラム、及びそれらのプログラムに用いられるデータを記憶する記憶デバイスであって、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）やＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ)、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）、光ディスクやＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）などで構成されている。

【0026】

また、記憶部１０２には、ワークフローシステムにおいて申請された申請書データ、システム管理者によって登録された各種マスタデータ、ワークフローシステムを実行するためのワークフロー実行プログラムやＡＰＩ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｐｒｏｇｒａｍｍｉｎｇ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）、ＪＡＶＡ（登録商標）の言語で記述されたプログラムなども併せて記憶する。

【0027】

図３は、図１に示したワークフローシステムを使用開始するための各種設定の流れを示すフローチャートである。

【0028】

本実施形態のワークフローシステムでは、システム管理者端末２００を用いて、図３に示すように各種設定を行う。まず、システム管理者端末２００よりウェブブラウザ２０１を介して本システムにアクセスすると、表示部２０４に表示される図４に示すワークフローシステムへのログイン画面においてシステム管理者のユーザーＩＤ４０Ａとパスワード４０Ｂを入力することにより、ワークフローシステムの利用を開始する（ステップＳ００１）。

【0029】

最初に、本実施形態に係るワークフローシステムを使用するユーザー設定を行います。図５に示す管理者メニューは表示装置２０４に表示され、「組織とユーザー」ボタン５０Ａを入力装置２０３で押下し、「基本設定」タブでユーザーＩＤ、ユーザー名、パスワード、権限、印影などをシステム管理者が設定する（ステップＳ００２）。

【0030】

次に、システム管理者が「組織・役職設定」タブで各ユーザーの役職や担当を設定します。システム管理者、承認者、申請者の区別や役職を登録することで、ワークフローシステムを使用する会社の組織を設定する（ステップＳ００３）と、ワークフロー管理サーバの記憶部１０２にマスタデータとして登録される。

【0031】

さらに帳票毎に帳票データ入力画面などの表示画面のフォーマットを設定します。図５に示す管理者メニューの「フォーマット」ボタン５０Ｂを押下することで、図６に示すフォーマット選択画面に移行します。フォーマット選択画面では、請求項１に記載の発明である、紙書式の帳票を画像データとして読み込んだものを使用する場合は「新しいフォーマットを作成」ボタン６０Ａを、参考例にある予め準備された複数のテンプレートより選択し使用する場合は、「テンプレートを取り込む」ボタン６０Ｂを押下する（ステップＳ００４）。

【0032】

ここで、参考例である予め準備された複数のテンプレートは、ごく一般的な汎用のテンプレート、また、例えば医療業界で使用される業種別テンプレート、さらには、例えば総務部や営業部で使用される業務別テンプレートなど、多種多様のテンプレートが準備されている。ユーザーはそれらの中から所望するものに近いテンプレートを選択する（ステップＳ００５）。

【0033】

図７に示すフォーマットの編集画面に移行し、選択したテンプレートのフォーマット編集をする。まず、ステップＳ００５で選択したテンプレートが、フォーマットフィールド７０Ａに表示される。
さらに、ユーザーが所望するフォーマットにテンプレートを編集するために、項目メニュー７０Ｂから必要項目をドラックアンドドロップでテンプレート上７０Ｃに配置し、拡大、縮小、移動、削除など微調整してテンプレートにフィットする（ステップＳ００６）。
このような操作によって、ウェブブラウザ上でテンプレートの入力領域（ｈｔｍｌフォーム）などを追加や削除、形成の追加削除など各種変更が実行されることで、ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を構築する。

【0034】

上記編集したフォーマットに対する設定として、「設定」ボタン７０Ｄからアラート、捺印欄の数、承認ルート、各種権限などの設定を行います（ステップＳ００７）。
最終的にユーザーが所望するフォーマットが完成したら、「登録」ボタン７０Ｅを押下することで、ワークフロー管理サーバ１００の記憶部１０２内マスタデータに記憶される。

【0035】

一方、ステップＳ００４で「新しいフォーマットを作成」ボタン６０Ａを選択した場合は、請求項１に記載の発明である、紙書式の帳票を画像データとして読み込む操作（ステップＳ００８）に進む。
まず、図８に示すユーザーが従来使用していた紙書式の帳票などから、複合機などの画像スキャナ６００で帳票画像データ（ｐｎｇやｊｐｇなどの形式）を作成し、画像ファイルのサイズを縦１１００ピクセル、横７５０ピクセルに変更する。横長の場合は縦７５０ピクセル、横１１００ピクセルに変更する。

【0036】

次に、図７に示すフォーマット編集画面に移行し、「設定」ボタン７０Ｄから「背景画像」項目で上記サイズ変更した画像ファイルを指定して、ワークフロー管理サーバ１００の記憶部１０２内マスタデータにアップロードする（ステップＳ００９）。この時ウェブブラウザとワークフロー管理サーバ間の通信は、ＨＴＴＰＳ（HyperText Transfer Protocol Secure）、ＳＳＬプロトコルで行われる。

【0037】

さらに、ステップＳ００６と同様に、図７に示すフォーマットフィールド７０ＡにステップＳ００９でアップロードした画像データが背景画面として表示され、ユーザーが所望するフォーマットに編集する。項目メニュー７０Ｂから必要項目を背景画面上７０Ｃにドラックアンドドロップで配置して、拡大、縮小、移動、削除など微調整をして背景画面にフィットする（ステップＳ０１０）。
上記の操作で、ウェブブラウザ上でテンプレートの入力領域（ｈｔｍｌフォーム）を背景画像の上位レイヤであるフロント画面に追加や削除など各種変更が実行され、ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を構築することができる。

【0038】

図９に示すのは、本実施形態に係るワークフローシステムの申請及び承認の流れを示すフローチャートである。

【0039】

本実施形態のワークフローシステムでは、最初に申請者が申請者端末３００よりウェブブラウザ３０１を介して本システムにアクセスすると、表示部３０４に表示がされる図４に示すワークフローシステムへのログイン画面において申請者のユーザーＩＤ４０Ａとパスワード４０Ｂを入力することにより、ワークフローシステムの利用を開始する（ステップＳ１０１）。

【0040】

図１０に示す「新規作成」ボタン１０Ａを押下し、利用するフォーマットをプルダウンメニューから選択する（ステップＳ１０２）。入力装置３０３を用いフォーマットの入力域（ｈｔｍｌフォーム）に申請内容を入力する（ステップＳ１０３）。必要があれば、「添付資料の追加」ボタン１０Ｂを押下して資料を添付し、コメントなどを追加して「申請」ボタン１０Ｃを押下し申請データをワークフローサーバ１００へ送信する（ステップＳ１０４）。

【0041】

承認者端末４００に対してワークフローサーバ１００より、申請がされた旨、申請者、フォーマット、申請書番号、件名などが電子メールで承認依頼通知として送信される（ステップＳ１０５）。承認者は、承認者端末４００よりウェブブラウザ４０１を介して本システムにアクセスすると、表示部４０４に表示がされる図４に示すワークフローシステムへのログイン画面において、システム管理者のユーザーＩＤ４０Ａとパスワード４０Ｂを入力することにより、ワークフローシステムの利用を開始する（ステップＳ１０６）。

【0042】

承認者は、図１１に示す申請書一覧から承認対象の申請書行１１Ａを押下し、申請書を開く（ステップＳ１０７）。承認者は、図５に示される申請書の内容を確認した後に「承認」ボタン５０Ｃ、「否認」ボタン５０Ｄ、「差戻し」ボタン５０Ｅなどを押下し、申請データをワークフローサーバ１００へ送信する（ステップＳ１０８）。

【0043】

一方、申請者に対してワークフローサーバ１００より、申請結果、申請者、フォーマット、申請書番号、件名などが電子メールで申請結果通知として送信される。申請結果が差戻しの場合には、申請者は必要に応じて申請内容など適宜見直しコメントを加えて再申請を行う（ステップＳ１０９）か、終了するかを判断する。

【0044】

また、請求項２に記載の発明を実行するために、前述した本実施形態に係るワークフローシステムでは、申請及び承認の状況に合わせて、各申請データに随時ステータス情報が付加されている。その情報により、本実施形態に係るワークフローシステムでは、本システムを使用する会社の全ユーザーすなわち、システム管理者、承認者、申請者のいずれもがデータの変更あるいは削除などができないように制限されている。因みに、ステータスが「下書き」、「申請中」、「承認中」の場合は変更などが行えるが、それ以外のステータスの場合は、データの変更あるいは削除などができないように制限される。

【0045】

上述した以外に、本実施形態のワークフローシステムでは、ＩＰアドレスを利用したアクセス制限や、パスワードの有効期限設定、パスワード間違い回数の制限などによりセキュリティーを強化する機能も有する。

【0046】

以上のように、本発明を実施するための最良の構成、方法等は、上記記載で開示されているが、本発明はこれに限定されるものではない、他の実施の形態、追加、変更、削除など、当業者が想到することができる範囲内で変更することができ、いずれの態様においても本発明の作用・効果を奏する限り、本発明の範囲に含まれるものである。
したがって、本発明は、上記の情報処理装置、ワークフローシステム、ワークフローの実行方法のみならず、その方法を実行するためのコンピューター可読なプログラムや、そのプログラムが記録された記録媒体も提供することができるものである。

【0047】

また、上記実施形態では、各端末を１台として記載したが、当然複数台の端末を利用しても良いし、さらに、上記実施形態では、承認者が１名の場合の説明を記載したが、それらに限定するものではなく、複数人の承認者を設定することもできる。

【符号の説明】

【0048】

１００ ワークフローサーバ
１０１ 制御部
１０２ 記憶部
１０３ 通信Ｉ／Ｆ
１０４ ＨＴＴＰサーバ
１０５ ＳＭＴＰサーバ
２００ システム管理者端末
２０１ ウェブブラウザ
２０３ 入力装置
２０４ 表示装置
３００ 申請者端末
４００ 承認者端末
６００ 画像スキャナ
６０１ スキャナ部

【要約】

【課題】紙書式の帳票類と違和感が無い様式を取り入れ、電子化された帳票類の承認業務を効率的に行うことができるワークフローシステム及びそのプログラムを提供することにある。
【解決手段】ワークフローを管理するワークフローサーバ１００と、インターネットを介して接続された複数の端末装置２００，３００，４００，５００からなり、予め設定登録されたユーザー組織情報や各担当に関する情報、さらには文書を回覧する承認ルートに従って処理されるワークフローシステムであって、帳票データ入力画面に表示するユーザー固有の紙書式の帳票を画像データとして読み込む読み込み手段６００と、読み込んだ画像データを前記端末装置２００，３００，４００，５００の表示画面の仕様に応じた画面領域に表示し、前記画像データに対応したデータ入力領域、項目選択ボタンや捺印表示欄などを自在に編集し得る編集手段とを有する構成が含まれる。
【選択図】図１

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】