特許 6607355 電子文書ファイル取得代理装置、電子文書ファイル取得代理方法及び電子文書ファイル取得代理プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6607355

(24)【登録日】2019年11月1日

(45)【発行日】2019年11月20日

(54)【発明の名称】電子文書ファイル取得代理装置、電子文書ファイル取得代理方法及び電子文書ファイル取得代理プログラム

(51)【国際特許分類】

   H04N 1/00 20060101AFI20191111BHJP

   G06F 13/00 20060101ALI20191111BHJP

   G06Q 10/10 20120101ALI20191111BHJP

【ＦＩ】

   H04N1/00 C

   G06F13/00 520D

   H04N1/00 127B

   G06Q10/10

【請求項の数】14

【全頁数】18

(21)【出願番号】特願2016-227325(P2016-227325)

(22)【出願日】2016年11月22日

(65)【公開番号】特開2017-103765(P2017-103765A)

(43)【公開日】2017年6月8日

【審査請求日】2018年9月26日

(31)【優先権主張番号】14/953,449

(32)【優先日】2015年11月30日

(33)【優先権主張国】US

(73)【特許権者】

【識別番号】000006150

【氏名又は名称】京セラドキュメントソリューションズ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100115831

【弁理士】

【氏名又は名称】藤岡 隆浩

(72)【発明者】

【氏名】北村 充洋

【審査官】 花田 尚樹

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００５−１５０８６１（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００７−１６４５５８（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００９−０４８５９５（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開平１０−２００５６８（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１４−１１２２７８（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１３−２０７６７０（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００７−０１３９３５（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００７−２０８３９１（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００４−１０２３５２（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００６−２０２２１７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００９−１１１９０３（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｈ０４Ｎ １／００

Ｇ０６Ｆ １７／６０

Ｇ０６Ｆ １３／００

Ｇ０６Ｆ １９／００

Ｇ０６Ｑ １０／００ −１０／１０

３０／００ −３０／０８

５０／００ −５０／２０

５０／２６ −９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

電子文書ファイルの要求先からの取得を要求元に代わって自律的に代理する電子文書ファイル取得代理装置であって、
前記要求元から受け付けられた入力に応じて、前記電子文書ファイルの少なくとも１つの要求先と、前記電子文書ファイルの内容を規定する要求事項と、前記電子文書ファイルの格納場所を表す格納場所情報とを含む要求仕様を設定する要求ジョブ生成部と、
前記少なくとも１つの要求先に対して、前記要求事項に基づいて作成された電子文書ファイルの提出を要求する旨の内容を含む要求通信ファイルを生成する通信ファイル生成部と、
前記生成された要求通信ファイルを前記要求先に送信し、前記要求先の前記送信に対する応答を監視し、前記要求先から提出された電子文書ファイルを前記格納場所情報に基づいて前記格納場所に格納させる自律対応処理部と、
を備え、
前記要求仕様には、前記電子文書ファイルの提出期限が含まれ、
前記自律対応処理部は、さらに、前記少なくとも１つの要求先のいずれかが前記電子文書ファイルを前記提出期限内に提出しなかった場合には、前記提出期限への到達に応じて前記電子文書ファイルの提出を要求する旨の内容を含む督促通信ファイルを送信し、前記電子文書ファイルを前記提出期限内に提出しなかった者を示す情報を含む報告通信ファイルを前記電子文書ファイルとともに前記要求元に提出する電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項2】

請求項１記載の電子文書ファイル取得代理装置であって、
前記自律対応処理部は、さらに、前記少なくとも１つの要求先毎に前記電子文書ファイルが提出されたか否かを示す内容を含む報告通信ファイルを前記要求元に対して送信する電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項3】

請求項１又は２記載の電子文書ファイル取得代理装置であって、
前記要求仕様には、前記電子文書ファイルの提出期限が含まれ、
前記自律対応処理部は、さらに、前記少なくとも１つの要求先のいずれかが前記電子文書ファイルを前記提出期限内に提出しなかった場合には、前記提出期限への到達に応じて前記電子文書ファイルの提出を要求する旨の内容を含む督促通信ファイルを送信する電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項4】

請求項１乃至３のいずれか１項に記載の電子文書ファイル取得代理装置であって、
前記要求仕様には、前記電子文書ファイルの提出期限よりも前に設定されているリマインダー日時が含まれ、
前記自律対応処理部は、前記少なくとも１つの要求先のいずれかが前記電子文書ファイルを前記リマインダー日時までに提出しなかった場合には、前記リマインダー日時への到達に応じて前記電子文書ファイルの前記提出期限内の提出を促す旨の内容を含むリマインダー通信ファイルを送信する電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項5】

請求項１乃至４のいずれか１項に記載の電子文書ファイル取得代理装置であって、
前記要求仕様には、前記電子文書ファイルの提出期限よりも前に設定されているリマインダー日時が含まれ、
前記自律対応処理部は、前記少なくとも１つの要求先のいずれかが前記電子文書ファイルを前記リマインダー日時までに提出しなかった場合には、前記リマインダー日時への到達に応じて前記電子文書ファイルの前記提出期限内の提出を促す旨の内容を含むリマインダー通信ファイルを送信し、
前記リマインダー日時は、前記要求元と前記要求先との間に時差が存在する場合には、前記要求先において前記リマインダー日時の時間に相当する時間となるように早められる電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項6】

請求項１乃至５のいずれか１項に記載の電子文書ファイル取得代理装置であって、
前記要求仕様には、前記電子文書ファイルの提出期限よりも前に設定されているリマインダー日時が含まれ、
前記自律対応処理部は、
前記少なくとも１つの要求先のいずれかが前記電子文書ファイルを前記リマインダー日時までに提出しなかった場合には、前記リマインダー日時への到達に応じて前記電子文書ファイルの前記提出期限内の提出を促す旨の内容を含むリマインダー通信ファイルを送信し、
前記リマインダー日時は、前記要求元と前記要求先との間に時差が存在する場合には、前記要求先において前記リマインダー日時の時間に相当する時間となるように早められ、
前記リマインダー通信ファイルは、前記要求元の提出期限を前記要求先における日時で表示するための情報を含む電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項7】

請求項１乃至６のいずれか１項に記載の電子文書ファイル取得代理装置であって、
前記自律対応処理部は、電子メールを使用して、前記要求通信ファイルを前記要求先に送信する電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項8】

請求項１乃至７のいずれか１項に記載の電子文書ファイル取得代理装置であって、
前記自律対応処理部は、電子メールを使用して、前記要求通信ファイルを前記要求先に送信し、
前記電子メールは、ファイル転送プロトコルを使用して前記電子文書ファイルを前記格納場所に転送するためのリンクを含む電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項9】

請求項１乃至８のいずれか１項に記載の電子文書ファイル取得代理装置であって、
前記要求ジョブ生成部は、前記電子文書ファイルの取得を委任するための仮想上の代理人を設定し、
前記自律対応処理部は、電子メールを使用して、前記代理人によって前記要求通信ファイルを前記要求先に送信し、
前記電子メールは、前記代理人の電子メールアドレスを発信元アドレスとして送信される電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項10】

請求項１乃至９のいずれか１項に記載の電子文書ファイル取得代理装置であって、さらに、
前記要求ジョブ生成部は、前記電子文書ファイルの取得を委任するための仮想上の代理人を設定し、前記要求先と前記要求元と前記代理人とが登録されている電子アドレス帳を準備し、
前記電子アドレス帳は、前記要求先と前記要求元と前記代理人との間の通信方法を規定する電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項11】

請求項１乃至１０のいずれか１項に記載の電子文書ファイル取得代理装置であって、
前記自律対応処理部は、コードを生成し、前記生成されたコードを前記要求通信ファイルに含め、
前記コードは、前記コードの表示が画像として読み取られた場合に、前記コードとともに読み取られた画像データである特定のスキャンデータを、前記格納場所に送信するための情報を含む電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項12】

請求項１乃至１１のいずれか１項に記載の電子文書ファイル取得代理装置であって、
前記自律対応処理部は、コードを生成し、前記生成されたコードを前記要求通信ファイルに含め、
前記コードは、前記コードが画像として読み取られた場合に、前記コードとともに読み取られた画像データである特定のスキャンデータを添付ファイルとして電子メールで送信するための電子メールアドレスと、前記電子メールを生成して送信するためのプログラムを起動するための情報を含む電子文書ファイル取得代理装置。

【請求項13】

電子文書ファイルの要求先からの取得を要求元に代わって自律的に代理する電子文書ファイル取得代理方法であって、
前記要求元から受け付けられた入力に応じて、前記電子文書ファイルの少なくとも１つの要求先と、前記電子文書ファイルの内容を規定する要求事項と、前記電子文書ファイルの格納場所を表す格納場所情報とを含む要求仕様を設定する工程と、
前記少なくとも１つの要求先に対して、前記要求事項に基づいて作成された電子文書ファイルの提出を要求する旨の内容を含む要求通信ファイルを生成する工程と、
前記生成された要求通信ファイルを前記要求先に送信し、前記要求先の前記送信に対する応答を監視し、前記要求先から提出された電子文書ファイルを前記格納場所情報に基づいて前記格納場所に格納させる工程と、
を備え、
前記要求仕様には、前記電子文書ファイルの提出期限が含まれ、
前記格納させる工程は、さらに、前記少なくとも１つの要求先のいずれかが前記電子文書ファイルを前記提出期限内に提出しなかった場合には、前記提出期限への到達に応じて前記電子文書ファイルの提出を要求する旨の内容を含む督促通信ファイルを送信し、前記電子文書ファイルを前記提出期限内に提出しなかった者を示す情報を含む報告通信ファイルを前記電子文書ファイルとともに前記要求元に提出する工程を含む方法。

【請求項14】

電子文書ファイルの要求先からの取得を要求元に代わって自律的に代理する電子文書ファイル取得代理装置を制御するための電子文書ファイル取得代理プログラムであって、
前記要求元から受け付けられた入力に応じて、前記電子文書ファイルの少なくとも１つの要求先と、前記電子文書ファイルの内容を規定する要求事項と、前記電子文書ファイルの格納場所を表す格納場所情報とを含む要求仕様を設定する要求ジョブ生成部、
前記少なくとも１つの要求先に対して、前記要求事項に基づいて作成された電子文書ファイルの提出を要求する旨の内容を含む要求通信ファイルを生成する通信ファイル生成部、及び
前記生成された要求通信ファイルを前記要求先に送信し、前記要求先の前記送信に対する応答を監視し、前記要求先から提出された電子文書ファイルを前記格納場所情報に基づいて前記格納場所に格納させる自律対応処理部として前記電子文書ファイル取得代理装置を機能させ、
前記要求仕様には、前記電子文書ファイルの提出期限が含まれ、
前記自律対応処理部は、さらに、前記少なくとも１つの要求先のいずれかが前記電子文書ファイルを前記提出期限内に提出しなかった場合には、前記提出期限への到達に応じて前記電子文書ファイルの提出を要求する旨の内容を含む督促通信ファイルを送信し、前記電子文書ファイルを前記提出期限内に提出しなかった者を示す情報を含む報告通信ファイルを前記電子文書ファイルとともに前記要求元に提出する電子文書ファイル取得代理プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、電子文書ファイル取得代理装置、電子文書ファイル取得代理方法及び電子文書ファイル取得代理プログラムに関し、特に画像形成装置を使用して自律的に文書を取得する技術に関する。

【背景技術】

【0002】

画像形成装置（たとえばプリンター、多機能プリンター、又は複合機（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ））は、いわゆる文書ボックスと呼ばれる格納領域を備えることによってユーザーの利便性を高めている。文書ボックスを利用する方法として、特許文献１や特許文献２に開示される技術が提案されている。特許文献１は、所定の事項の情報について、複数のユーザーから情報を収集し、１つのドキュメントに纏める技術を提案している。特許文献２は、文書ボックスにワークフローを関連付けて、文書ボックスに入れられたデータに対して一連の自動化された処理を行う技術を提案している。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２００５−２５８７８０号公報

【特許文献2】特開２００６−２５３９８８号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

しかし、オフィスで共用される画像形成装置が備える文書ボックスを有効活用し、オフィスにおけるスタッフ間の文書のやりとりを自律的に支援する方法については十分な検討がなされていなかった。さらに、このような課題は、画像形成装置に限られるオフィスで使用されるサーバーその他の電子機器に一般的に共通する課題である。

【0005】

本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであり、オフィスにおけるスタッフ間の文書のやりとりを自律的に支援する技術を提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

本発明は、電子化された文書である電子文書ファイルの要求先からの取得を要求元に代わって自律的に代理する電子文書ファイル取得代理装置を提供する。前記電子文書ファイル取得代理装置は、前記要求元から受け付けられた入力に応じて、前記電子文書ファイルの少なくとも１つの要求先と、前記電子文書ファイルの内容を規定する要求事項と、前記電子文書ファイルの格納場所を表す格納場所情報とを含む要求仕様を設定する要求ジョブ生成部と、前記少なくとも１つの要求先に対して、前記要求事項に基づいて作成された電子文書ファイルの提出を要求する旨の内容を含む要求通信ファイルを生成する通信ファイル生成部と、前記生成された要求通信ファイルを前記要求先に送信し、前記要求先の前記送信に対する応答を監視し、前記要求先から提出された電子文書ファイルを前記格納場所情報に基づいて格納部に格納させる自律対応処理部とを備える電子文書ファイル取得代理装置。

【0007】

本発明は、電子化された文書である電子文書ファイルの要求先からの取得を要求元に代わって自律的に代理する電子文書ファイル取得代理方法を提供する。前記電子文書ファイル取得代理方法は、前記要求元から受け付けられた入力に応じて、前記電子文書ファイルの少なくとも１つの要求先と、前記電子文書ファイルの内容を規定する要求事項と、前記電子文書ファイルの格納場所を表す格納場所情報とを含む要求仕様を設定する工程と、前記少なくとも１つの要求先に対して、前記要求事項に基づいて作成された電子文書ファイルの提出を要求する旨の内容を含む要求通信ファイルを生成する工程と、前記生成された要求通信ファイルを前記要求先に送信し、前記要求先の前記送信に対する応答を監視し、前記要求先から提出された電子文書ファイルを前記格納場所情報に基づいて格納部に格納させる工程とを備える。

【0008】

本発明は、電子化された文書である電子文書ファイルの要求先からの取得を要求元に代わって自律的に代理する電子文書ファイル取得代理装置を制御するための電子文書ファイル取得代理プログラムを提供する。前記電子文書ファイル取得代理プログラムは、前記要求元から受け付けられた入力に応じて、前記電子文書ファイルの少なくとも１つの要求先と、前記電子文書ファイルの内容を規定する要求事項と、前記電子文書ファイルの格納場所を表す格納場所情報とを含む要求仕様を設定する要求ジョブ生成部、前記少なくとも１つの要求先に対して、前記要求事項に基づいて作成された電子文書ファイルの提出を要求する旨の内容を含む要求通信ファイルを生成する通信ファイル生成部、及び前記生成された要求通信ファイルを前記要求先に送信し、前記要求先の前記送信に対する応答を監視し、前記要求先から提出された電子文書ファイルを前記格納場所情報に基づいて格納部に格納させる自律対応処理部として前記電子文書ファイル取得代理装置を機能させる。

【発明の効果】

【0009】

本発明によれば、オフィスにおけるスタッフ間の文書のやりとりを自律的に支援する技術を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0010】

【図1】本発明の一実施形態に係る画像形成システム１０の機能構成を示すブロックダイアグラムである。

【図2】一実施形態に係る文書取得支援処理の内容を示すフローチャートである。

【図3】一実施形態に係る文書提出要求ジョブ生成処理で使用されるユーザーインターフェース画面を示す説明図である。

【図4】一実施形態に係る文書提出要求ジョブ生成処理の内容を示すフローチャートである。

【図5】一実施形態に係る文書提出要求ジョブ生成処理で使用されるユーザーインターフェース画面を示す説明図である。

【図6】一実施形態に係る内容設定処理で使用される電子メールの一例を示す説明図である。

【図7】一実施形態に係る文書提出要求ジョブ生成処理で使用される電子メールの添付ファイルの一例を示す説明図である。

【図8】一実施形態に係る文書提出依頼で使用される電子メールの一例を示す説明図である。

【図9】一実施形態に係る文書提出処理の内容を示すフローチャートである。

【図10】一実施形態に係るフォローアップ処理の内容を示すフローチャートである。

【発明を実施するための形態】

【0011】

Ａ．実施形態：
以下、本発明を実施するための形態（以下、「実施形態」という）を、図面を参照して説明する。

【0012】

図１は、本発明の一実施形態に係る画像形成システム１０の機能構成を示すブロックダイアグラムである。画像形成システム１０は、画像形成装置１００と、４台のパーソナルコンピュータ２００（２０１〜２０４）と、アーカイブ用記憶領域３００とを備えている。４台のパーソナルコンピュータ２００は、ネットワーク（この例では、ＬＡＮ）で画像形成装置１００に接続されている。４台のパーソナルコンピュータ２０１〜２０４は、それぞれユーザーＡ〜Ｄによって使用されている。

【0013】

画像形成装置１００は、電子文書ファイル取得代理装置として機能し、制御部１１０と、画像形成部１２０と、操作表示部１３０と、記憶部１４０と、通信インターフェース部１５０と、自動原稿送り装置（ＡＤＦ）１６０とを備えている。パーソナルコンピュータ２００は、制御部２１０と、操作表示部２３０と、記憶部２４０と、通信インターフェース部２５０とを備えている。制御部１１０は、要求ジョブ生成部１１１と、通信ファイル生成部１１２と、自律対応処理部１１３と、ユーザー情報管理部１１４とを備えている。これらの機能については後述する。

【0014】

通信インターフェース部１５０及び通信インターフェース部２５０は、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）プロトコル群を使用して通信を行う。通信インターフェース部１５０は、本実施形態では、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバーとしても機能する。

【0015】

画像形成部１２０は、原稿から画像を読み取ってスキャンデータを生成する画像読取部１２１と、印刷設定に従ってスキャンデータを処理する画像処理部１２２と、処理されたスキャンデータに基づいて印刷媒体上に印刷を行う画像出力部１２３とを備えている。

【0016】

画像形成装置１００の操作表示部１３０は、ディスプレイ１３１と、操作処理部１３８とを備えている。ディスプレイ１３１は、タッチパネルとして機能し、様々なメニューを入力画面として表示する。操作処理部１３８は、タッチパネルとして機能するディスプレイ１３１や各種ボタンやスイッチ（図示せず）からユーザーの操作入力を受け付ける。

【0017】

制御部１１０，２１０は、ＲＡＭやＲＯＭ等の主記憶手段、及びＭＰＵ（Ｍｉｃｒｏ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）やＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）等の制御手段を備えている。また、制御部１１０，２１０は、各種Ｉ／Ｏ、ＵＳＢ（ユニバーサル・シリアル・バス）、バス、その他ハードウェア等のインターフェースに関連するコントローラ機能を備え、それぞれ画像形成装置１００及びパーソナルコンピュータ２００の全体を制御する。

【0018】

記憶部１４０，２４０は、非一時的な記録媒体であるハードディスクドライブやフラッシュメモリー等からなる記憶装置で、それぞれ制御部１１０，２１０が実行する処理の制御プログラムやデータを記憶する。

【0019】

記憶部１４０は、さらに、アドレス帳１４１と、格納部としてのボックス用記憶領域１４２と、ユーザー情報記憶領域１４３とを備えている。本実施形態では、ユーザー情報記憶領域１４３には、４台のパーソナルコンピュータ２０１〜２０４のユーザーＡ〜Ｄのユーザー情報とパスワードとがそれぞれ記録されている。ボックス用記憶領域１４２には、複数のパーソナルコンピュータ２００のユーザーＡ〜Ｄのそれぞれが利用可能な記憶領域が割り当てられている。ユーザー情報記憶領域１４３には、各ユーザーの認証用パスワードその他の個人情報が格納され、アドレス帳１４１に記録されているユーザーと紐付けられている。

【0020】

図２は、一実施形態に係る文書取得支援処理の内容を示すフローチャートである。この例の文書取得支援処理では、ユーザーＡが３人のユーザーＢ，Ｃ及びＤからの文書の提出を望んでいるものとする。本実施形態では、ユーザーＡは、３人のユーザーＢ，Ｃ及びＤからの文書取得の代理を画像形成装置１００に依頼することができる。

【0021】

ステップＳ１１０では、ユーザーＡは、画像形成装置１００にログインする。ログインは、画像形成装置１００にユーザーＡのユーザー名とパスワードとを入力することによって行われる。ユーザーＡのユーザー名と認証用パスワードは、画像形成装置１００が有するユーザー情報記憶領域１４３に記録されている。ユーザー情報管理部１１４は、ユーザー情報記憶領域１４３から読み出されたユーザー名と認証用パスワードを使用し、入力されたパスワードに基づいて認証処理を実行する。ユーザー情報記憶領域１４３には、ユーザーＡに対して文書ボックス機能が許容されている旨も記録されている。なお、ログインは、ユーザーＡが使用するパーソナルコンピュータ２０１からのリモートログインでもよい。

【0022】

ステップＳ１２０では、ユーザーＡは、文書ボックス機能を選択する。文書ボックス機能には、画像形成装置１００の記憶部４０が有するボックス用記憶領域１４２を使用する複数の機能が含まれている。文書ボックス機能には、文書提出要求機能も含まれている。

【0023】

ステップＳ１３０では、ユーザーＡは、文書提出要求機能を選択する。文書提出要求機能は、画像形成装置１００がアクセス可能なユーザーに対して文書提出の要求作業を画像形成装置１００に代理させるための機能である。

【0024】

図３は、一実施形態に係る文書提出要求ジョブ生成処理で使用されるユーザーインターフェース画面を示す説明図である。図３（ａ）は、文書ボックス機能を選択するための機能選択画面１３１ａを示している。機能選択画面１３１ａは、文書要求ボタン１３２ａと、文書保存ボタン１３３ａと、登録／編集ボタン１３４ａと、文書ボックスの検索に使用される検索ウィンドウ１３５ａ及び検索ボタン１３６ａとを備えている。

【0025】

ユーザーＡは、機能選択画面１３１ａにおいて登録／編集ボタン１３４ａをタッチし、新規作成ボックスボタン（図示略）を表示させ、新規作成ボックスボタンをタッチする。これにより、ボックス用記憶領域１４２には、新たな文書ボックスが生成される。機能選択画面１３１ａには、既に番号０１と番号０２が付された２つの文書ボックス０１，０２が表示されている。

【0026】

番号０１が付された文書ボックス０１は、種別が「格納」に設定されているので、たとえば画像読取部１２１によって生成されたスキャンデータを格納することができる。具体的には、ユーザーは、画像読取部１２１に原稿をセットし、番号０１が付された文書ボックスを選択し、文書保存ボタン１３３ａをタッチし、必要に応じて原稿の種類や読み込み濃度などを設定後に、操作表示部１３０のスタートボタン（図示略）を押下する。これにより、画像形成装置１００は、原稿のスキャンデータを文書ボックス０１に自動的に格納することができる。文書ボックス０１には、任意の名称（たとえば試験データ）をつけることができ、所有者（ユーザーＡ）のみが使用することができる。

【0027】

番号０２が付された文書ボックス０２は、種別が「ジョブ」に設定されているので、所有者（ユーザーＡ）の代理としてジョブを実行することができる。本実施形態では、文書ボックス０２は、所有者（ユーザーＡ）に代わって第三者から電子文書ファイルの提出を要求する文書提出要求ジョブを実行する。

【0028】

ステップＳ１４０では、画像形成装置１００は、文書提出要求ジョブ生成処理を実行する。文書提出要求ジョブ生成処理は、ユーザーＡからの要求に応じて、画像形成装置１００が文書提出要求ジョブを生成する処理である。文書提出要求ジョブ生成処理は、新規に文書ボックスを生成し、この文書ボックスを選択した状態でユーザーＡが文書要求ボタン１３２ａをタッチすることによって起動される。文書ボックス０２は、以下の方法で設定されたものとする。

【0029】

図４は、一実施形態に係る文書提出要求ジョブ生成処理の内容を示すフローチャートである。文書提出要求ジョブは、画像形成装置１００がユーザーＡの代理として秘書業務を行うジョブである。この秘書業務は、エージェントとして機能する画像形成装置１００によって自律的に遂行される。秘書業務は、ユーザーＢ，Ｃ及びＤに対してユーザーＡの代わりに電子文書ファイルの提出を要求することを内容とする。

【0030】

画像形成装置１００の制御部１１０が有する要求ジョブ生成部１１１は、秘書業務の要求仕様の項目として以下を設定する。この設定は、ユーザーＡが使用するパーソナルコンピュータ２０１から画像形成装置１００にリモートログインしてパーソナルコンピュータ２０１上で行うようにしてもよい。
（１）通信方法（電子メール、ＳＭＢ又はＦＴＰ等）
（２）提出された電子文書ファイルの格納場所（文書ボックス内のパス：格納場所情報）
（３）要求先であるユーザーＢ，Ｃ及びＤの通信先
（４）要求元であるユーザーＡの通信先
（５）電子文書ファイルの内容を規定する要求事項

【0031】

ステップＳ１４１では、要求ジョブ生成部１１１は、セクレタリ登録処理を実行する。セクレタリ登録処理とは、文書提出要求ジョブの主体として擬人化された仮想上の代理人であるセクレタリＡをユーザーとしてユーザー情報記憶領域１４３に登録する処理である。セクレタリ登録処理では、文書提出要求ジョブ生成処理の起動、すなわち、新規に文書ボックスを生成し、この文書ボックスを選択した状態でユーザーＡが文書要求ボタン１３２ａをタッチする。これにより、要求ジョブ生成部１１１は、さらに、自動的にセクレタリＡのメールアドレス（発信元アドレス）をアドレス帳１４１に登録する。セクレタリＡの名前は、自動的に生成され、編集可能である。

【0032】

ステップＳ１４２では、要求ジョブ生成部１１１は、通信方法設定処理を実行する。通信方法設定処理とは、画像形成装置１００とユーザーＡ〜Ｄとの間の通信方法を設定する処理である。通信方法設定処理では、アドレス帳１４１におけるユーザーによる電子メール、ＦＴＰ及びＳＭＢ等の中から通信方法を選択することによって設定が行なわれる。

【0033】

図３（ｂ）は、通信方法設定処理に使用される電子メール設定画面１３１ｂを示している。電子メール設定画面１３１ｂは、登録／編集ボタン１３４ｂ等を備えている。ユーザーＡは、登録／編集ボタン１３４ｂをタッチし、アドレス帳１４１からセクレタリＡを選択する。これにより、要求ジョブ生成部１１１は、電子メールアドレス（[e-mail]）を自動的に生成する。この電子メールアドレスは、たとえば設定者のイニシャルの「ｙ」と、設定開始時である１０月２８日１５時という日時を表す数字とを使用して自動的に決定することができる。

【0034】

ユーザーＡは、登録／編集ボタン１３４ｂをタッチし、アドレス帳１４１から要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）を選択する。これにより、画像形成装置１００のセクレタリＡと要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）の間では、通信方法として電子メールが選択されたことになる。これにより、画像形成装置１００は、電子文書ファイルの提出依頼の通信を要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）に対して電子メールを使用して行い、要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）は、画像形成装置１００に対して電子文書ファイルを電子メールへの添付ファイルとして送信することができる。画像形成装置１００が受信した電子メールは、添付ファイルとともにそれぞれ本文と別個又は一体として文書ボックス０２に格納される。通信方法は、ジョブ毎に設定してもよいし、ジョブ内においてユーザー毎に設定してもよい。なお、要求先は、必ずしもアドレス帳１４１に登録されている必要はなく、手入力で電子メールを設定してもよい。

【0035】

なお、この例では、さらに、要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）は、電子文書ファイルの提出にファイル転送プロトコル（ＦＴＰ）を利用できるように設定されているものとする。なお、電子文書ファイルのアップロードには、Ｓｅｒｖｅｒ Ｍｅｓｓａｇｅ Ｂｌｏｃｋ（ＳＭＢ）も利用できるように設定可能である。ＳＭＢとは、ＬＡＮ上のパーソナルコンピュータ２０１でファイル共有や画像形成装置１００の共有などを行うためのプロトコルおよび通信サービスである。

【0036】

一方、画像形成装置１００と要求元（ユーザーＡ）との間では、電子メール及びＳＭＢが選択されたものとする。電子メールは、要求元（ユーザーＡ）から画像形成装置１００への電子文書ファイルの提出依頼や画像形成装置１００から要求元（ユーザーＡ）への電子文書ファイルの提出状況の報告（報告通信ファイルの送信）といった通信に使用される。ＳＭＢは、ユーザーＢ，Ｃ及びＤから提出された電子文書ファイルのユーザーＡのパーソナルコンピュータ２０１への送信に使用される。

【0037】

図５は、一実施形態に係る文書提出要求ジョブ生成処理で使用されるユーザーインターフェース画面を示す説明図である。図５（ａ）は、通信方法設定処理に使用されるＳＭＢ設定画面１３１ｃを示している。ＳＭＢ設定画面１３１ｃは、登録／編集ボタン１３４ｃ等を備えている。ユーザーＡは、登録／編集ボタン１３４ｃをタッチし、セクレタリＡからの電子文書ファイル提出の方法にＳＭＢを使用するか否かを選択する。

【0038】

この例では、「ＳＭＢ使用」が選択されると、原則としてセクレタリＡからの通信には、電子メールが使用される一方、電子文書ファイル提出の際にのみＳＭＢが使用され、ユーザーＡが使用するパーソナルコンピュータ２０１のパスで指定されている所定のフォルダーに電子文書ファイルが提出されることになる。一方、「ＳＭＢ不使用」が選択されると、全ての通信に電子メールが使用されることになる。

【0039】

ステップＳ１４３では、要求ジョブ生成部１１１は、期限設定処理を実行する。期限設定処理は、ユーザーＡからの入力に応じて電子文書ファイルの提出期限とリマインダー日時を設定する処理である。

【0040】

図５（ｂ）は、期限設定処理に使用される期限設定画面１３１ｄを示している。期限設定画面１３１ｄは、登録／編集ボタン１３４ｄ等を備えている。ユーザーＡは、登録／編集ボタン１３４ｄをタッチし、提出期限とリマインダー日時とを設定することができる。この例では、提出期限として２０１５年１１月２日午後３時が設定され、リマインダー日時として２０１５年１１月２日午前９時が設定されている。

【0041】

リマインダー日時とは、要求対象の電子文書ファイルがリマインダー日時までに提出されていない場合に、未提出者に期限を知らせる電子メールを送信する日時である。期限やリマインダー日時に対しては、時差を考慮するための時間帯の設定も可能である。具体的には、時間帯が西海岸に設定されている場合には、期限が西海岸の時間帯における時間となる一方、リマインダー日時が時差に応じて早い時間に設定される。

【0042】

たとえば西海岸の午後３時（期限）は、日本時間の翌日の午前８時に相当し、西海岸の午前９時（リマインダー日時）は、日本時間の翌日の午前２時に相当する。この場合、リマインダーは、時差に応じて早い側に調整されて日本時間の午前９時に送信され、翌日の午前８時が日本時間の期限である旨を知らせることになる。これにより、文書提出の要求元と要求先との間に時差があっても円滑な提出が可能となる。

【0043】

ステップＳ１４４では、要求ジョブ生成部１１１は、内容設定処理を実行する。内容設定処理は、ユーザーＡからの入力に応じて電子文書ファイルの内容に関する仕様を設定する処理である。内容設定処理は、たとえば提出対象の電子文書ファイルのフォーマットを添付ファイルとする電子メールをユーザーＡからセクレタリＡに送信することによって実行することができる。通信ファイル生成部１１２は、この電子メールを使用して以下のメールを自動的に生成する。

【0044】

図６は、一実施形態に係る内容設定処理で使用される電子メールの一例を示す説明図である。電子メール４０１は、ユーザーＡからセクレタリＡに送信されるメールである。電子メール４０１は、電子文書ファイルの提出の際の推奨フォーマット（後述）を添付している。電子メール４０１には、文書提出にＦＴＰを利用するためのハイパーテキスト４０１ｈｔが含まれている。

【0045】

要求ジョブ生成部１１１は、内容設定処理の完了に応じて処理をステップＳ１５０（図２参照）に戻す。内容設定処理では、通信ファイル生成部１１２は、ＱＲコード（登録商標）ＱＣを生成し、電子メール４０１と推奨フォーマットに対してこのＱＲコード（登録商標）ＱＣを貼り付ける。ＱＲコード（登録商標）ＱＣには、文書提出要求ジョブに使用される様々な情報が含まれている。

【0046】

図７は、一実施形態に係る文書提出要求ジョブ生成処理で使用される電子メールの添付ファイルの一例を示す説明図である。推奨フォーマットには、ＱＲコード（登録商標）ＱＣが貼り付けられ、フォーマット４０２が生成される。内容設定処理は、ＱＲコード（登録商標）ＱＣが含まれている電子メール４０３（後述）とフォーマット４０２の生成で完了する。なお、ユーザーＡは、上述のように画像形成装置１００にリモートログインしている場合には、パーソナルコンピュータ２０１上で本メールの生成を実行してよい。この際、画像形成装置１００は、自動生成したＱＲコード（登録商標）ＱＣやハイパーテキストを貼り付けるためのユーザーインターフェース画面（図示せず）を表示するようにしてもよい。

【0047】

ステップＳ１５０では、ユーザーＡは、操作表示部１３０のスタートボタン（図示略）を押下して文書提出要求ジョブの起動を指令する。ステップＳ１６０では、自律対応処理部１１３は、文書提出をステップＳ１４２で要求先として設定されたユーザーＢ，Ｃ及びＤに依頼する。文書提出の依頼は、自律対応処理部１１３が通信インターフェース部１５０を介してＱＲコード（登録商標）ＱＣが貼り付けられた電子メール４０３を送信することによって行われる。

【0048】

図８は、一実施形態に係る文書提出依頼で使用される電子メールの一例を示す説明図である。電子メール４０３は、ユーザーＡが依頼した電子メール４０１の発信元をセクレタリＡの電子メールアドレス（[e-mail]）にして送信される。電子メール４０３の本文は、ＱＲコード（登録商標）ＱＣが貼り付けられている点と、テキスト４０４（窓口：セクレタリＡ）が追加されている点とを除いて電子メール４０１と同一である。電子メール４０３（要求通信ファイルとも呼ばれる。）は、前述のように通信ファイル生成部１１２によって生成される。電子メール４０３及びフォーマット４０２には、ＱＲコード（登録商標）ＱＣが表示されている。なお、ＱＲコード（登録商標）ＱＣの代わりに１次元のコード又は２次元の他のコードも利用可能である。フォーマット４０２は、この例では、週報テンプレートとも呼ばれる。

【0049】

ステップＳ１７０では、要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）は、文書提出処理を実行する。文書提出処理は、以下の４つの方法のいずれかで実行することができる。
（１）週報テンプレート４０２を使用して週報を作成し、セクレタリＡへの返信メールに添付
（２）週報テンプレート４０２を使うことなく週報を手書きで作成し、セクレタリＡからのメールを表紙としてＡＤＦ１６０にセットして文書スキャン
（３）週報テンプレート４０２を使って週報を手書きで作成し、ＡＤＦ１６０にセットして文書スキャン
（４）週報テンプレート４０２を使用して週報を作成し、セクレタリＡからのメールに含まれているハイパーテキスト４０１ｈｔ（指定の文書ボックス）をクリックしてＦＴＰを利用してアップロード

【0050】

図９は、一実施形態に係る文書提出処理（文書スキャンの例）の内容を示すフローチャートである。ステップＳ１７１では、要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）は、週報をスキャンする。週報テンプレート４０２を使って生成された週報（又は表紙として使用される電子メール）には、ＱＲコード（登録商標）ＱＣが含まれることになる。ここで、ＱＲコード（登録商標）ＱＣには、セクレタリＡの電子メールアドレス（[e-mail]）と、この電子メールアドレスを宛先とする電子メールを生成させるための指令と、スキャンデータをこの電子メールの添付ファイルとさせるための指令とが情報として含まれている。

【0051】

ステップＳ１７２では、画像読取部１２１は、スキャンデータを生成する。スキャンデータは、自律対応処理部１１３によって解析される。ステップＳ１７３では、自律対応処理部１１３は、ＱＲコード（登録商標）ＱＣを検知して文書提出依頼に対する文書の提出であると決定する。ステップＳ１７４では、自律対応処理部１１３は、スキャンデータを文書ボックス０２に転送する。このように、自律対応処理部１１３は、提出された文書を文書提出依頼に対する文書の提出であると決定して文書ボックス０２に転送することができる。

【0052】

画像形成装置１００は、ＱＲコード（登録商標）ＱＣの検知に応じてスキャンデータを添付した電子メールを自動的に送信するようにプログラムを起動させるように構成してもよい。こうすれば、文書ボックス０２が設定されている画像形成装置１００とは、別の画像形成装置１００でスキャンしても電子メールでの提出と同様に受理することができる。この場合、電子メールの発信元は、ログインした要求先の電子メールアドレスとなるようにしてもよい。

【0053】

自律対応処理部１１３は、週報テンプレート４０２を使用して生成された週報ファイルが電子メールの添付ファイルとして受信された場合やＦＴＰを利用してアップロードされた場合には、週報ファイルを解析して提出された文書を文書提出依頼に対する文書の提出であると決定して文書ボックス０２に格納することができる。

【0054】

なお、電子文書ファイル（週報）は、ユーザー名（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）や日時を付加した文書名として、セクレタリＡによる管理を容易化する名前にリネームして文書ボックス０２に保存される。また、電子文書ファイル（週報）は、要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）から再提出された場合には、日時が相違する名前で文書ボックス０２に保存されることになる。

【0055】

この場合、自律対応処理部１１３は、再提出した要求先に対して、先に提出された電子文書ファイル（週報）を削除して良いか否かを問い合わせる内容の通信文を通信ファイル生成部１１２に生成させる。通信文は、たとえば「上書き」又は「結合」の件名への記載を要求するものとする。自律対応処理部１１３は、この通信文を使用して再提出した要求先に問い合わせ、要求先からの電子メールの件名の記載に「上書き」が含まれている場合には、先に提出された電子文書ファイル（週報）を削除し、「結合」が含まれている場合には、２つの電子文書ファイル（週報）を結合する。なお、件名に、いずれも記載されておらず、あるいは双方記載されている場合には、自律対応処理部１１３は、「上書き」と「結合」のいずれであるかを再び問い合わせる。

【0056】

ステップＳ１８０では、自律対応処理部１１３は、フォローアップ処理を実行する。フォローアップ処理は、文書提出依頼の要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）からの文書の提出を円滑に促す処理である。

【0057】

図１０は、一実施形態に係るフォローアップ処理の内容を示すフローチャートである。ステップＳ１８１では、自律対応処理部１１３は、提出状況確認処理を実行する。提出状況確認処理は、一定時間毎（たとえば１０分毎）に要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）からの応答としての受信メールを監視する処理である。自律対応処理部１１３は、要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）からのＱＲコード（登録商標）ＱＣが含まれている電子文書ファイルの受信に基づいて電子文書ファイルの提出を確認することができる。

【0058】

ステップＳ１８２では、自律対応処理部１１３は、要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）の全員から電子文書ファイル（週報）が提出されているか否かを確認する。全員から電子文書ファイル（週報）が提出されている場合には、処理がステップＳ１９０（図２参照）に進められる。一方、少なくとも１人が未提出の場合には、処理がステップＳ１８３に進められる。

【0059】

なお、自律対応処理部１１３は、たとえば毎日決まった時間に提出状況を報告する報告通信ファイルを通信ファイル生成部１１２に生成させ、この報告通信ファイルを要求元に送信するように設定可能に構成してもよい。

【0060】

ステップＳ１８３では、自律対応処理部１１３は、リマインダー日時に到達したか否かを決定する。リマインダー日時に到達した場合には、処理がステップＳ１８４に進められ、リマインダー日時に到達していない場合には、処理がステップＳ１８１に戻される。

【0061】

ステップＳ１８４では、自律対応処理部１１３は、リマインダー日時までに未提出の要求先に対してリマインダー（リマインダー通信ファイル）を電子メールで送信する。リマインダーには、電子文書ファイル（週報）の期限が記載されているので、未提出の要求先は、提出期限（この例では、２０１５年１１月２日午後３時）が迫っていることを知ることができる。自律対応処理部１１３は、設定期限が到達すると（ステップＳ１８５）、処理をステップＳ１９０（図２参照）に進める。

【0062】

ステップＳ１９０では、自律対応処理部１１３は、要求元に対して最終報告を行う。最終報告では、自律対応処理部１１３は、提出された電子文書ファイル（週報）をＳＭＢでパーソナルコンピュータ２０１の所定のフォルダーに転送し、提出状況を電子メールで知らせる。提出状況は、たとえば「全員提出」や「ユーザーＢのみ未提出」といった情報を含む報告通信ファイルとして電子メールで送信される。一方、自律対応処理部１１３は、未提出者に対して督促メール（督促通信ファイル）を電子メールで送信する。自律対応処理部１１３は、最後に文書提出要求ジョブで行われた全ての通信とデータとを外部のアーカイブ用記憶領域３００に格納する。

【0063】

電子メールには、たとえばＷｅｂインターフェースへのリンクが貼られたハイパーリンクを挿入することもできる。これにより、ハイパーリンクへのクリックに応じて電子文書ファイル（週報）をダウンロードすることもできる。

【0064】

なお、ステップＳ１８２では、全員から電子文書ファイル（週報）が提出されている場合には、処理が直ちにステップＳ１９０に進められる。これにより、要求先（ユーザーＢ，Ｃ及びＤ）の全員から電子文書ファイル（週報）が提出された場合には、提出期限を待つことなく迅速に電子文書ファイル（週報）を要求元に提出することができる。

【0065】

このように、一実施形態に係る画像形成システム１０によれば、オフィスにおけるスタッフ間の文書のやりとりを自律的に支援することができるので、文書のやりとりに関するスタッフの労力を軽減することができる。さらに、セクレタリＡは、要求元に対し、毎週自動的に日時を再設定して文書提出要求ジョブを行うか否かを問合せ、確認に応じて毎週実行するように設定することもできる。

【0066】

Ｂ．変形例：
本発明は、上記各実施形態だけでなく、以下のような変形例でも実施することができる。

【0067】

変形例１：上記実施形態では、画像形成システム１０は、複数のパーソナルコンピュータを備えているが、パーソナルコンピュータが１台でも構成可能である。本発明は、自分自身の文書の作成や提出に関する業務の管理にも利用することができる。

【0068】

変形例２：上記実施形態では、同一の電子メールを複数の要求先に送信しているが、たとえば要求先の情報を含むＱＲコード（登録商標）を含む相互に相違する電子メールを送信するようにしてもよい。こうすれば、たとえば文書スキャンでの提出において、自動的に発信元をＱＲコード（登録商標）から読み出された電子メールアドレスとするような運用を可能とすることができる。さらに、セクレタリによる要求先毎の識別・管理を確実なものとすることもできる。

【0069】

変形例３：上記実施形態では、文書ボックスは、要求元だけが直接アクセス事が可能であるが、たとえばユーザーＩＤに関連付けてユーザー毎にネットワーク内の文書ボックスの情報が記憶され、ログインしているユーザーのユーザーＩＤに関連するボックスの一覧を表示するようにしてもよい。この際、ユーザーＩＤに関連付けられた文書ボックスの情報は、ネットワーク内の全ての画像形成装置の記憶部に記憶されていてもよいし、特定の画像形成装置のみに記憶されている場合には、他の画像形成装置から、ユーザーＩＤと共に情報の要求を送信して取得するようにしてもよい。あるいは、ネットワーク内の画像形成装置を管理するサーバーを有する場合には、このサーバーがこの情報を管理し、画像形成装置から情報の要求をサーバーに対して行うようにしてもよい。

【0070】

変形例４：上記実施形態では、ＬＡＮで接続されているパーソナルコンピュータと画像形成装置とで画像読取システムが構成されているが、必ずしもパーソナルコンピュータと画像形成装置とで画像読取システムを構成する必要はない。具体的には、たとえば画像形成装置の代わりに画像読取装置を使用してもよい。さらに、スマートフォンやタブレットと、画像形成装置とをＢＬＵＥＴＯＯＴＨ（登録商標）のような無線通信で接続して画像読取システムを構成してもよい。この場合には、文書提出要求ジョブ生成処理のためのユーザーインターフェースは、スマートフォンやタブレットと、画像形成装置とのいずれで提供してもよく、Ｗｅｂインターフェースでもよい。

【符号の説明】

【0071】

１０ 画像形成システム
１００ 画像形成装置
１１１ 要求ジョブ生成部
１１２ 通信ファイル生成部
１１３ 自律対応処理部
１１０，２１０ 制御部
１２０ 画像形成部
１２１ 画像読取部
１２２ 画像処理部
１２３ 画像出力部
１３０，２３０ 操作表示部
１３１ ディスプレイ
１３８ 操作処理部
１４０，２４０ 記憶部
１４１ アドレス帳
１５０，２５０ 通信インターフェース部
１６０ 自動原稿送り装置（ＡＤＦ）
２００ パーソナルコンピュータ

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】