特許 6787768 文書管理システム、検索装置及び検索プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6787768

(24)【登録日】2020年11月2日

(45)【発行日】2020年11月18日

(54)【発明の名称】文書管理システム、検索装置及び検索プログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 16/338 20190101AFI20201109BHJP

   G06F 40/186 20200101ALI20201109BHJP

   G06F 40/131 20200101ALI20201109BHJP

【ＦＩ】

   G06F16/338

   G06F40/186

   G06F40/131

【請求項の数】7

【全頁数】14

(21)【出願番号】特願2016-239844(P2016-239844)

(22)【出願日】2016年12月9日

(65)【公開番号】特開2018-97495(P2018-97495A)

(43)【公開日】2018年6月21日

【審査請求日】2019年9月2日

(73)【特許権者】

【識別番号】503231125

【氏名又は名称】株式会社インソース

(74)【代理人】

【識別番号】100154405

【弁理士】

【氏名又は名称】前島 大吾

(74)【代理人】

【識別番号】100079005

【弁理士】

【氏名又は名称】宇高 克己

(74)【代理人】

【識別番号】100201341

【弁理士】

【氏名又は名称】畠山 順一

(74)【代理人】

【識別番号】230116296

【弁護士】

【氏名又は名称】薄葉 健司

(72)【発明者】

【氏名】舟橋 孝之

(72)【発明者】

【氏名】大畑 芳雄

【審査官】 早川 学

(56)【参考文献】

【文献】 特開２０１５−１８４７２３（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１６−０７１８５８（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ １６／００−１６／９５８

Ｇ０６Ｆ ４０／１３１

Ｇ０６Ｆ ４０／１８６

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

雛形文書ファイルが格納されている第１データベースと、
業務文書ファイルが格納されている第２データベースと、
検索ワードを入力する検索ワード入力手段と、
前記検索ワードに基づいて、前記第１データベースから対応する雛形文書ファイルを検索し、第１検索結果を出力し、
前記検索ワードに基づいて、前記第２データベースから対応する業務文書ファイルを検索し、第２検索結果を出力する
検索手段と、
前記第１検索結果および第２検索結果を同一画面上の異なる領域に対比可能に表示する表示手段と
を備える文書管理システム。

【請求項2】

前記雛形文書ファイルには、少なくとも文書の対象者名と文書の対象日が記載されておらず、
前記業務文書ファイルには、少なくとも文書の対象者名と文書の対象日が記載されている
請求項１記載の文書管理システム。

【請求項3】

前記第１データベースに雛形文書ファイルを格納する雛形文書ファイル登録手段を備え、
前記雛形文書ファイル登録手段は、承認情報を取得すると、雛形文書ファイルを前記第１データベースに登録する
請求項１〜２何れかに記載の文書管理システム。

【請求項4】

前記第２データベースは、業務管理システムのデータベースを兼ねる
請求項１〜３何れかに記載の文書管理システム。

【請求項5】

前記検索手段は、第１検索結果を出力した後、追加検索指令を取得すると、第２検索結果を出力する
請求項１〜４何れかに記載の文書管理システム。

【請求項6】

検索ワードを入力する検索ワード入力部と、
前記検索ワードに基づいて、外部の第１データベースから対応する雛形文書ファイルを検索する第１検索部と、
前記第１検索部の検索結果を外部の表示装置に出力する第１検索結果出力部と、
前記検索ワードに基づいて、外部の第２データベースから対応する業務文書ファイルを検索する第２検索部と、
前記第２検索部の検索結果を前記表示装置の同一画面上の前記第１検索部の検索結果表示と異なる領域に対比可能に出力する第２検索結果出力部と
を備える検索装置。

【請求項7】

外部の検索ワード入力装置から検索ワードを入力する検索ワード入力処理と、
前記検索ワードに基づいて、外部の第１データベースから対応する雛形文書ファイルを検索する第１検索処理と、
前記第１検索処理の結果を外部の表示装置に出力する第１検索結果出力処理と、
前記検索ワードに基づいて、外部の第２データベースから対応する業務文書ファイルを検索する第２検索処理と、
前記第２検索処理の結果を前記表示装置の同一画面上の前記第１検索処理の検索結果表示と異なる領域に対比可能に出力する第２検索結果出力処理と
を検索装置に実行させる検索プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、検索容易な文書管理システムに係る技術である。

【背景技術】

【0002】

企業Ａの営業担当者は、営業資料を作成して営業先で今後の取引を提案する。その際、業種の異なるＢ社とＣ社では、訴えたいポイントが微妙に異なり、作成する資料も微妙に異なる。

【0003】

そこで、企業Ａは、予め営業資料の雛形文書を準備している。営業担当者は雛形文書を取得し、Ｂ社またはＣ社に適用するようにカスタマイズして、Ｂ社用の営業資料またはＣ社用の営業資料を作成する。Ｂ社特有にカスタマイズする際は、過去、Ｂ社や同業他社に提案した営業資料を参考にすることも多い。Ｃ社においても同様である。

【0004】

また、同じＢ社用の営業資料を作成するに際しても、初めて営業に行く場合と、契約直前に営業に行く場合では、訴えたいポイントが微妙に異なり、作成する資料も微妙に異なる。初めて営業に行くようにカスタマイズする際は、過去、同業他社に初めて営業にいって提案した営業資料を参考にすることも多い。

【0005】

このように、営業担当者が新たに営業資料を作成する場合、雛形文書と過去の業務に係る文書（業務文書）の両方を参考にする。

【0006】

同様に、企業の研修企画担当者は、研修用資料を作成して研修先で使用する。その際、研修対象が新入社員と中堅社員では、訴えたいポイントが微妙に異なり、作成する資料も微妙に異なる。また、企業から委託を受けた外部の研修企画担当者は、研修用資料を作成して研修先で使用する。その際、対象企業が異なる業界である場合、訴えたいポイントが微妙に異なり、作成する資料も微妙に異なる。研修企画担当者が新たに研修資料を作成する場合、雛形文書と過去の研修資料（業務文書）の両方を参考にする。

【0007】

ところで、膨大な情報が溢れているインターネットでは、ロボット型検索エンジンが、入力された検索ワードに対応する情報を検索し、所定のアルゴリズムに基づいて、検索結果を返信する（例えば、特許文献１）。ロボット型検索エンジンでは、各情報へのアクセス履歴に基づいて、アクセス数の多い情報が上位となるようにランク付けして、ランク順に検索結果を表示するものが多い。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0008】

【特許文献1】特開２００１−３２５２６９

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0009】

上記のように、営業担当者が新たに営業資料を作成する場合、研修企画担当者が新たに研修資料を作成する場合、雛形文書と過去の業務に係る文書（業務文書）の両方を参考にする。その際、営業担当者やデータベースから雛形文書と業務文書とを検索する。

【0010】

しかし、ロボット型検索エンジンと同様なアルゴリズムを上記の検索に適用すると、雛形文書と業務文書とが混在して検索結果として表示され、上記のような場面には不適である。すなわち、営業担当者や研修企画担当者が必要とする雛形文書と業務文書が適切に得られない一方、不要な文書も検索結果に含まれる。

【0011】

そこで、本発明は上記課題に鑑みて発明されたものであって、その目的は、文書作成者が新たに文書を作成する際に、雛形文書と業務文書を適切に検索できる技術を提供することにある。

【課題を解決するための手段】

【0012】

上記課題を解決する手段の一態様は、雛形文書ファイルが格納されている第１データベースと、業務文書ファイルが格納されている第２データベースと、検索ワードを入力する検索ワード入力手段と、前記検索ワードに基づいて、前記第１データベースから対応する雛形文書ファイルを検索し、第１検索結果を出力し、前記検索ワードに基づいて、前記第２データベースから対応する業務文書ファイルを検索し、第２検索結果を出力する検索手段と、前記第１検索結果および第２検索結果を表示する表示手段とを備える文書管理システムである。

【0013】

これにより、文書作成者が新たに文書を作成する際に、一つの検索ワード入力で、雛形文書と業務文書を適切に検索できる。

【0014】

上記文書管理システムにおいて好ましくは、前記雛形文書ファイルには、少なくとも文書の対象者名と文書の対象日が記載されておらず、前記業務文書ファイルには、少なくとも文書の対象者名と文書の対象日が記載されている。

【0015】

これにより、文書作成者は、過去の業務文書を参考に、雛形文書に特有の事情を加味し、新たな業務文書を作成することが容易にできる。

【0016】

上記文書管理システムにおいて好ましくは、前記表示手段は、第１検索結果および第２検索結果を同一の画面に表示する。

【0017】

これにより、検索結果の対比が容易になる。

【0018】

上記文書管理システムにおいて好ましくは、前記第１データベースに雛形文書ファイルを格納する雛形文書ファイル登録手段を備え、前記雛形文書ファイル登録手段は、承認情報を取得すると、雛形文書ファイルを前記第１データベースに登録する。

【0019】

これにより、有用な雛形文書を登録できる。その結果、第１データベースをコンパクトにできる。

【0020】

上記文書管理システムにおいて好ましくは、前記第２データベースは、業務管理システムのデータベースを兼ねる。

【0021】

つまり、上記文書管理システムは、別途第２データベースを設ける必要がない。したがって、導入が容易である。

【0022】

上記文書管理システムにおいて好ましくは、前記検索手段は、第１検索結果を出力した後、追加検索指令を取得すると、第２検索結果を出力する。

【0023】

これにより、検索時間を大幅に短縮できる。その結果、文書作成者の利便性が高まるとともに、システムのリソースの有効活用を図ることができる。

【0024】

上記課題を解決する手段の一態様は、検索ワードを入力する検索ワード入力部と、前記検索ワードに基づいて、外部の第１データベースから対応する雛形文書ファイルを検索する第１検索部と、前記第１検索部の検索結果を出力する第１検索結果出力部と、前記検索ワードに基づいて、外部の第２データベースから対応する業務文書ファイルを検索する第２検索部と、前記第２検索部の検索結果を出力する第２検索結果出力部とを備える検索装置である。

【0025】

上記課題を解決する手段の一態様は、外部の検索ワード入力装置から検索ワードを入力する検索ワード入力処理と、前記検索ワードに基づいて、外部の第１データベースから対応する雛形文書ファイルを検索する第１検索処理と、前記第１検索処理の結果を出力する第１検索結果出力処理と、前記検索ワードに基づいて、外部の第２データベースから対応する業務文書ファイルを検索する第２検索処理と、前記第２検索処理の結果を出力する第２検索結果出力処理とを検索装置に実行させる検索プログラムである。

【発明の効果】

【0026】

本発明では、文書作成者が新たに文書を作成する際に、雛形文書と業務文書を適切に検索できる。

【図面の簡単な説明】

【0027】

【図1】第１実施形態に係る検索装置を含む文書管理システムの構成図である。

【図2】第１実施形態に係る検索装置の機能ブロックである。

【図3】第１実施形態に係る検索装置の構成例である。

【図4】第１実施形態に係る検索装置の制御フローである。

【図5】第２実施形態に係る検索装置の機能ブロックである。

【図6】第２実施形態に係る検索装置の制御フローである。

【発明を実施するための形態】

【0028】

＜第１実施形態＞
〜システム構成〜
図１は第１の実施形態に係る検索装置を含む文書管理システム１の構成図である。文書管理システムは、検索装置１０とデータベース２０，３０と使用者端末４０を備える。

【0029】

検索装置１０は使用者端末４０にネットワークを介して接続されており、また、データベース２０（第１データベース）、データベース３０（第２データベース３０）にネットワークを介して接続されている。

【0030】

なお、上記例では、検索装置１０は独立したサーバであるが、使用者端末の制御装置４３の一部でも良い。また、上記例では、第１データベース２０、第２データベース３０は、独立したデータベースサーバであるが、検索装置１０の一部でも良い。データベース２０、データベース３０は物理的に同一のデータベースサーバを分割使用するものでもよい。

【0031】

使用者端末４０は、例えばパーソナルコンピュータである。マウスやキーボード等の入力装置４１と、ディスプレイ（表示出力装置４２）と、制御装置４３とを有する。入力装置４１や表示出力装置４２は、制御装置４３を介して制御される。

【0032】

なお、図１では説明の便宜上、入力装置４１や表示出力装置４２が、ネットワークに接続されている様に図示されているが、入力装置４１や表示出力装置４２は、制御装置４３を介して、ネットワークに接続されている。

【0033】

第１データベース２０には、雛形文書ファイルが格納されている。雛形文書は、複数の過去の業務文書を参考に、特定の業務に共通する事項を抽出したものである。したがって、雛形文書には、少なくとも文書の対象者名と文書の対象日は空欄となっている。

【0034】

雛形文書ファイルは雛形文書ファイル登録手段２１によりデータベース２０に登録される。雛形文書ファイル登録手段２１は、データベース２０に備え付けられたデータベース操作装置でもよいし、使用者端末４０と同様な端末装置でも良い。使用者端末４０と兼用してもよい。

【0035】

第２データベース３０には、業務文書ファイルが格納されている。業務文書は、日常業務で使用されたものである。したがって、業務文書には、少なくとも文書の対象者名（例えば営業先）と文書の対象日（例えば営業にいった日付）が記載されている。

【0036】

業務文書ファイルは、文書管理システム１とは別の業務管理システム２において日常的に管理されている。すなわち、データベース３０は、元々、業務管理システム２のデータベースである。各業務文書ファイルが作成されるたびに、第２データベース３０は更新される。

【0037】

図２は、検索装置１０の機能ブロックである。検索装置１０は、検索ワード入力部１１と、第１検索部１２と、第１検索結果出力部１３と、第２検索部１５と、第２検索結果出力部１６と、選択ファイル閲覧／ダウンロード部１７とを有する。

【0038】

検索ワード入力部１１は、ネットワークを介して入力装置４１からの検索ワードを入力する。

【0039】

第１検索部１２は、ネットワークを介して入力装置４１からの検索司令（検索ワード入力と兼ねる）を受信すると、ネットワークを介して、データベース２０にアクセスし、データベース２０から検索ワードに対応する雛形文書ファイルを検索する。

【0040】

第１検索結果出力部１３は、第１検索部１２の検索結果（ファイル名）をネットワークを介して、使用者端末の表示出力装置４２に出力する。

【0041】

第２検索部１５は、ネットワークを介して入力装置４１からの検索司令（同上）を受信すると、ネットワークを介して、データベース３０にアクセスし、データベース３０から検索ワードに対応する業務文書ファイルを検索する。

【0042】

第２検索結果出力部１６は、第２検索部１５の検索結果（ファイル名）をネットワークを介して、使用者端末の表示出力装置４２に出力する。

【0043】

なお、第１検索結果表示部１３と第２検索結果表示部１６とは、それぞれの検索結果をディスプレイ４２の同一画面に表示する。

【0044】

選択ファイル閲覧／ダウンロード部１７は、ネットワークを介して入力装置４１からの選択司令を受信すると、ネットワークを介してデータベース２０にアクセスし、選択された雛形ファイルを取得し、ネットワークを介して使用者端末の表示出力装置４２に出力する。または、使用者端末の制御装置４３に保存する。

【0045】

さらに、選択ファイル閲覧／ダウンロード部１７は、ネットワークを介して入力装置４１からの選択要求を受信すると、ネットワークを介してデータベース３０にアクセスし、選択された業務ファイルを取得し、ネットワークを介して使用者端末の表示出力装置４２に出力する。または、使用者端末の制御装置４３に保存する。

【0046】

なお、上記各部をハードウェアで構成することも可能であるが、コンピュータプログラムにより実現することも可能である。この場合、メモリに格納されているプログラムで動作するプロセッサによって、機能ブロック図における動作を実現させる。

【0047】

図３はプログラムで動作するコンピュータの構成例である。プロセッサ１０１、メモリ（ＲＯＭ１０２、ＲＡＭ１０３等）、記憶装置（ハードディスク等）１０４、入出力装置１０６と、通信装置１０７とから構成される汎用コンピュータによって実現可能である。この場合、ＲＯＭ１０２又は記憶部１０３には、検索に対応する処理をおこなうプログラムが格納されている。そして、プロセッサ１０１がプログラムを実行することで、検索装置１０の各部の機能が実現される。ＲＡＭ１０３はプロセッサ１０１の作業領域である。

【0048】

図４は、検索装置１０の制御フローである。まず、使用者端末４０より、検索ワードを入力する（ステップＳ１０）。このとき、検索ワード入力が検索司令を兼ねている。

【0049】

ついで、データベース２０から検索ワードに対応する雛形文書ファイルを検索する（ステップＳ２０）。そして、雛形文書ファイルに係る検索結果（ファイル名）を使用者端末４０に表示出力する（ステップＳ３０）。

【0050】

また、データベース２０から検索ワードに対応する業務文書ファイルを検索する（ステップＳ５０）。そして、業務文書ファイルに係る検索結果（ファイル名）を使用者端末４０に表示出力する（ステップＳ６０）。

【0051】

このとき、ステップS２０→３０に係る処理とステップS５０→６０に係る処理とを同時におこなっても良いし、ステップS２０→３０に係る処理が完了した後に、引き続いてステップS５０→６０に係る処理をおこなっても良い。

【0052】

使用者端末４０より、選択司令を受信し、対応する雛形文書および業務文書ファイルを使用者端末４０にて閲覧可能またはダウンロード可能にする（ステップＳ７０）。

【0053】

〜システム運用および動作〜
次に全体の流れにおいて、業務管理システム２の運用と文書管理システム１の運用とについて説明する。

【0054】

（動作例１） まず、業務管理システム２の運用について説明する。企業Ａは、製品Ｘについて、Ｂ社に営業を複数回することを経て、受注に結び付け、取引を開始している。業務管理システム２において、企業Ａにおける営業担当者、Ｂ社における営業対応者、その交渉過程、企業Ａにおける取引担当者、Ｂ社における取引対応者、取引実績等が時系列に管理されている。これらの情報は、業務管理システム２のデータベース３０に保存されている。さらに、新たな取引が発生すれば、データベース３０は逐次更新される。

【0055】

企業Ａは、Ｂ社と業種の異なるＣ社に対しても、製品Ｘについて、営業を経て、取引を開始している。一連の業務の流れは業務管理システム２において管理され、データベース３０に保存されている。

【0056】

つまり、業務管理システム２は、企業Ａの業務全般を管理するシステムである。

【0057】

次に、文書管理システム１の運用において、雛形文書作成者の動作と業務文書作成者の動作について説明する。

【0058】

（動作例２） 雛形文書作成者の動作について説明する。企業Ａの雛形文書作成者は、製品Ｘの営業資料雛形文書を作成しようとしている。過去作成したＢ社用の営業資料やＣ社用の営業資料は、業務管理システム２において業務の一環として管理され、データベース３０に保存されている。

【0059】

雛形文書作成者は使用者端末４０に検索ワード「製品Ｘ」を入力する。

【0060】

検索装置１０は、データベース２０にアクセスする。しかし、データベース２０には製品Ｘの営業資料に係る雛形文書ファイルは存在しないので、ディスプレイ４２に空欄を表示する。なお、関連製品Ｙの営業資料雛形文書ファイルが存在すれば、参考に製品Ｙの営業資料に係る雛形文書ファイル名を検索結果として表示しても良い。

【0061】

検索装置１０は、データベース３０にアクセスする。製品ＸのＢ社用営業資料業務文書ファイル名およびＣ社用営業資料業務文書ファイル名をディスプレイ４２に検索結果として一覧表示する。

【0062】

雛形文書作成者は、Ｂ社用営業資料業務文書ファイルおよびＣ社用営業資料業務文書ファイルをダウンロードして閲覧する。ネットワーク上で閲覧しても良い。

【0063】

Ｂ社用営業資料業務文書やＣ社用営業資料業務文書から、文書対象者名（Ｂ社やＣ社）や文書対象日（営業に行った日）をはじめとして業界特有の事情など業務文書特有の記載を削除する一方、各業務文書の共通事項を抽出する。共通事項は、製品Ｘの営業資料に必須な事項となっている。以上のように、雛形文書作成者は製品Ｘの営業資料にかかる雛形文書を作成する。

【0064】

さらに、雛形文書作成者は、新たに作成した製品Ｘの営業資料にかかる雛形文書ファイルをデータベース２０に登録する。雛形文書作成者は、データベース２０への登録に係るアクセス権（承認情報を含む）を有している。たとえば、営業部門の部門長やまたは製品Ｘの開発部門の部門長など、いわゆる部門責任者を想定している。部門責任者以外が、雛形ファイルを登録する場合は、部門責任者の承諾（たとえば承認情報）を必須とする。すなわち、営業担当者等、日常業務に携わっている一般社員は、部門責任者の承諾がある場合を除き、原則、雛形文書ファイルをデータベース２０に登録することはできない。

【0065】

（動作例３） 業務文書作成者の動作について説明する。企業Ａの営業担当者（業務文書作成者）は、製品Ｘに係るＤ社への営業資料（業務文書）を作成しようとしている。Ｄ社はＢ社ともＣ社とも業種が異なる。

【0066】

業務文書作成者は使用者端末４０に検索ワード「製品Ｘ」を入力する。

【0067】

検索装置１０は、データベース２０にアクセスする。製品Ｘの営業資料に係る雛形文書ファイル名をディスプレイ４２に検索結果として表示する。

【0068】

検索装置１０は、データベース３０にアクセスする。製品ＸのＢ社用営業資料業務文書ファイル名およびＣ社用営業資料業務文書ファイル名をディスプレイ４２に検索結果として一覧表示する。

【0069】

２つの検索結果は対比可能にディスプレイ４２の同一画面に表示される（図１参照）。

【0070】

業務文書作成者は、製品Ｘの営業資料に係る雛形文書ファイルおよびＢ社用営業資料業務文書ファイル、Ｃ社用営業資料業務文書ファイルをダウンロードして閲覧する。ネットワーク上で閲覧しても良い。

【0071】

業務文書作成者は、雛形文書と業務文書を対比する。これにより、製品Ｘに係る営業に必須な事項、および、過去の営業担当者たちが営業資料業務文書を作成するのに際し、どのように特色ある文言を追加していったのかを理解できる。そして、雛形文書にＤ社特有の事情を加味して、説得力ある営業資料（業務文書）を作成する。

【0072】

さらに、業務文書作成者は新たに作成した製品ＸのＤ社用営業資料にかかる業務文書ファイルをデータベース３０に登録する。業務管理システム２は、業務管理の一環としてデータベース３０に業務文書ファイルを保存する。

【0073】

なお、企業ＡとＤ社との間において、製品Ｘについて、複数回の営業、受注、繰り返しの取引といった業務が発生する。業務文書作成者は、文書管理システム１を利用して、遂次、業務文書を作成する。業務文書は業務管理システム２において管理され、データベース３０に保存される（動作例１参照）。

【0074】

（動作例４） 業務文書作成者の動作の変形例について説明する。データベース２０には製品Ｘの営業資料に係る雛形文書ファイルに加えて、Ｄ社への営業資料に係る雛形文書ファイルも保存されている。

【0075】

さらに、過去作成した関連製品Ｙや関連製品Ｚに係るＤ社用の営業資料は、業務管理システム２において管理され、データベース３０に保存されている。

【0076】

なお、Ｄ社への営業資料に係る雛形文書は、過去作成した関連製品Ｙや関連製品Ｚに係るＤ社用の営業資料（業務文書）に基づいて作成されたものである（動作例２参照）。

【0077】

業務文書作成者は使用者端末４０に検索ワード「製品Ｘ」および「Ｄ社」を入力する。

【0078】

検索装置１０は、データベース２０にアクセスする。製品Ｘの営業資料に係る雛形文書ファイル名およびＤ社への営業資料に係る雛形文書ファイル名をディスプレイ４２に検索結果として表示する。

【0079】

検索装置１０は、データベース３０にアクセスする。製品ＸのＢ社用営業資料業務文書ファイル名、製品ＸのＣ社用営業資料業務文書ファイル名、関連製品ＹのＤ社用の営業資料業務文書ファイル名、関連製品ＺのＤ社用の営業資料業務文書ファイル名をディスプレイ４２に検索結果として一覧表示する。

【0080】

２つの検索結果は対比可能にディスプレイ４２の同一画面に表示される（図１参照）。

【0081】

業務文書作成者は、これらの雛形文書ファイルおよびこれらの業務文書ファイルをダウンロードして閲覧する。ネットワーク上で閲覧しても良い。

【0082】

業務文書作成者は、雛形文書と業務文書を対比する。これにより、製品Ｘに係る営業に必須な事項、Ｄ社への営業に必須な事項、および、過去の営業担当者たちが営業資料業務文書を作成するのに際し、どのように特色ある文言を追加していったのかを理解できる。

【0083】

そして、製品Ｘの営業資料に係る雛形文書にＤ社特有の事情を加味するか、または、Ｄ社への営業資料に係る雛形文書に製品Ｘ特有の事情を加味し、説得力ある営業資料（業務文書）を作成する。

【0084】

さらに、業務文書作成者は新たに作成した製品ＸのＤ社用営業資料にかかる業務文書ファイルをデータベース３０に登録する。業務管理システム２は、業務管理の一環としてデータベース３０に業務文書ファイルを保存する。

【0085】

〜効果〜
文書管理システム１によれば、一つの検索ワード入力で、雛形文書と業務文書とが混在されることなく、対比可能に検索可能である。

【0086】

その結果、業務文書作成者が新たに文書を作成する際に、雛形文書と業務文書を比較しながらに閲覧でき、説得力ある業務文書を作成することができる。

【0087】

＜第２実施形態＞
〜概要〜
第１実施形態では、第１検索（ステップＳ２０→３０）と第２検索（ステップＳ５０→６０）とを同時におこなうか、第１検索完了後自動的にと第２検索をおこなっている。

【0088】

これに対し、第２実施形態では、第１検索完了後、追加検索指令を受け、第２検索をおこなう。

【0089】

〜構成〜
文書管理システム１は、検索装置１０とデータベース２０，３０と使用者端末４０を備える（図１参照）。データベース３０は、業務管理システム２のデータベースでもある。以下、第１実施形態との相違点を中心に説明する。

【0090】

図５は検索装置１０の機能ブロックである。第２実施形態では、検索装置１０は更に、追加検索指令部１４を有する。以下、追加検索指令部１４を中心に説明する。

【0091】

第１検索結果出力部１３は、第１検索部１２の検索結果を、ネットワークを介して、使用者端末の表示出力装置４２に出力する。

【0092】

追加検索指令部１４は、第１検索結果出力部１３の検索結果出力に伴い、業務文書ファイルに係る追加検索の要否メッセージを、ネットワークを介して、表示出力装置４２に出力する。さらに、ネットワークを介して入力装置４１からの追加検索指令を入力する。

【0093】

第２検索部１５は、追加検索指令を受信すると、ネットワークを介して、第２データベース３０にアクセスし、第２データベースから検索ワードに対応する業務文書ファイルを検索する。

【0094】

その他は、第１実施形態と同様である。

【0095】

図６検索装置１０の制御フローである。追加検索指令に係る処理（ステップＳ４０）が追加されている。以下、ステップＳ４０を中心に説明する。

【0096】

検索ワードを入力し、まず雛形文書ファイルを検索し、検索結果を出力する（ステップＳ１０→２０→３０）。雛形文書ファイルに係る検索結果の出力に合わせて、
業務文書ファイルに係る追加検索の要否メッセージを使用者端末４０の表示に出力する。さらに使用者端末４０より追加検索指令があったか否かを判断し、追加検索指令があった場合は、追加検索指令を入力する。（ステップＳ４０）。

【0097】

ステップ４０にて、追加検索指令を入力すると、業務文書ファイルを検索し、検索結果を出力する（ステップＳ５０→６０）。

【0098】

使用者端末４０より、選択司令を受信し、対応する雛形文書および業務文書ファイルを使用者端末４０にて閲覧可能またはダウンロード可能にする（ステップＳ７０）。

【0099】

ステップ４０にて、追加検索指令がない場合は、業務文書ファイルに係る検索をせず、待機する。ステップ７０にて、選択司令を受信すると、対応する雛形文書を使用者端末４０にて閲覧可能またはダウンロード可能にする。

【0100】

〜動作・効果〜
業務管理システム２の運用（動作例１）や雛形文書作成者の動作（動作例２）については、第１実施形態と同様である。

【0101】

（動作例５） 業務文書作成者の動作について説明する。企業Ａの営業担当者（業務文書作成者）は、製品Ｘに係るＤ社への営業資料（業務文書）を作成しようとしている。

【0102】

業務文書作成者は使用者端末４０に検索ワード「製品Ｘ」を入力する。検索装置１０は、データベース２０にアクセスする。製品Ｘの営業資料に係る雛形文書ファイル名をディスプレイ４２に検索結果として表示する。

【0103】

業務文書作成者は、製品Ｘの営業資料に係る雛形文書ファイルをダウンロードして閲覧する。ネットワーク上で閲覧しても良い。雛形文書を検討して、雛形文書にＤ社特有の事情を加味して、説得力ある営業資料を作成できると判断すれば、追加検索をせず、資料作成作業を開始する。

【0104】

（動作例６） 動作例５において、雛形文書だけでは不十分であり、過去の業務文書を参考にしたい場合は、追加検索指令をおこなう。

【0105】

検索装置１０は、データベース３０にアクセスする。製品ＸのＢ社用営業資料業務文書ファイル名およびＣ社用営業資料業務文書ファイル名をディスプレイ４２に検索結果として一覧表示する。

【0106】

業務文書作成者は、Ｂ社用営業資料業務文書ファイル、Ｃ社用営業資料業務文書ファイルをダウンロードして閲覧する。ネットワーク上で閲覧しても良い。

【0107】

業務文書作成者は、雛形文書と業務文書を対比しながら、雛形文書にＤ社特有の事情を加味して、説得力ある営業資料を作成する。

【0108】

ところで、データベース３０は、元々、業務管理システム２のデータベースであり、データベース２０と比べて、情報量が膨大である。したがって、雛形文書ファイルに係る検索（第１検索）に比べ、業務文書ファイルの検索（第２検索）は、時間を要する。

【0109】

動作例５のように、雛形文書があれば充分である場合は、検索時間を大幅に短縮できる。これにより、業務文書作成者の利便性が高まるとともに、検索装置１０のリソースの有効活用を図ることができる。

【0110】

以上好ましい実施形態をあげて本発明を説明したが、本発明は必ずしも上記実施形態に限定されるものではなく、その技術的思想の範囲内において様々に変形し実施することができる。

【符号の説明】

【0111】

１ 文書管理システム
２ 業務管理システム
１０ 検索装置
１１ 検索ワード入力部
１２ 第１検索部
１３ 第１検索結果出力部
１４ 追加検索指令部
１５ 第２検索部
１６ 第２検索結果出力部
１７ 選択ファイル閲覧／ダウンロード部
２１ 雛形文書ファイル登録手段
３０ 第２データベース
４０ 使用者端末
４１ 入力装置
４２ 表示出力装置
４３ 制御装置
１０１ プロセッサ
１０２ ＲＡＭ
１０３ ＲＯＭ
１０４ 記憶装置
１０５ 入出力装置
１０６ 通信装置

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】