特許 6796444 ファイル配布システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6796444

(24)【登録日】2020年11月18日

(45)【発行日】2020年12月9日

(54)【発明の名称】ファイル配布システム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20120101AFI20201130BHJP

【ＦＩ】

   G06Q10/10

【請求項の数】2

【全頁数】14

(21)【出願番号】特願2016-189479(P2016-189479)

(22)【出願日】2016年9月28日

(65)【公開番号】特開2018-55332(P2018-55332A)

(43)【公開日】2018年4月5日

【審査請求日】2019年9月4日

(73)【特許権者】

【識別番号】000001122

【氏名又は名称】株式会社日立国際電気

(74)【代理人】

【識別番号】100097113

【弁理士】

【氏名又は名称】堀 城之

(74)【代理人】

【識別番号】100162363

【弁理士】

【氏名又は名称】前島 幸彦

(72)【発明者】

【氏名】岩田 宏一

(72)【発明者】

【氏名】大友 芳晃

【審査官】 松田 岳士

(56)【参考文献】

【文献】 特開２０１０−１２４４５９（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００４−２５２５０９（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００６−０９２３１３（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１４−０２９５７７（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｑ １０／００−９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

端末装置と、処理システムを備え、前記端末装置の操作によって、表形式のファイルを送信する場合に、送信する宛先に添付する前記ファイルを分割する機能を備えたファイル配布システムであって、
前記処理システムは、
宛先の対象者の情報が、識別情報及び属性情報と関連づけられて格納されている宛先対象者テーブルと、
前記送信する宛先に対し、添付する前記ファイルの分割を行うか否かの指定を行う分割指定部と、
前記ファイル内を分割するためのファイル分割キーの指定を受け付ける分割キー指定部と、
分割されたファイルをさらに分割して送信する際に、前記分割されたファイルをさらに分割するための再ファイル分割キーの指定を受け付ける再分割キー指定部と、
前記分割されたファイルを送信する場合に、前記ファイル中のデータから宛先となる対象を検索し、設定された宛先と突き合せてチェックする宛先チェック部と、
前記宛先チェック部によるチェック結果を前記端末装置に表示させるチェック結果表示部と、
前記宛先のチェックに伴い、前記端末装置に宛先の追加、削除を選択可能に表示させる宛先変更部と、
前記対象者の前記属性情報にもとづき宛先が指定された場合において、宛先対象者テーブルから宛先候補となる対象者を自動的に抽出する対象抽出部と、
を備えるファイル配布システム。

【請求項2】

前記対象抽出部において、複数の宛先候補が抽出された場合に、優先順位に従い宛先候補を選定し表示出力する、もしくは複数の候補を表示出力する候補選定部を備えることを特徴とする、請求項１記載のファイル配布システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、表形式のファイルを宛先別に分割して配布するファイル配布システムに関する。

【背景技術】

【0002】

企業ではＷＥＢサーバーとクライアント端末（端末装置）で構成される業務支援システムが導入されている。そのようなシステムとして、金融商品等のように特に法令遵守が求められる分野において、社内申請手続を適切に行うことが出来る技術が提案されている（例えば、特許文献１参照。）。この技術では、営業支援システムデータベースに記録されている顧客情報と金融商品販売のためのテーブルと、ワークフローシステムデータベースに記録されている金融商品販売のためのテーブルとを元にして、資料作成と社内申請手続きが行われる。

【0003】

また、別の業務支援技術として、表形式のファイルを宛先別に分割して配布するファイル配布システムが知られている。このような技術では、次のような特徴（１）（２）がある。
（１）業務上、表形式のファイルにおけるデータのフォーマットは各種あり、各ファイル別に分割するキーを定義して分割用の処理プログラムを作成し、それによりファイルの分割等を行う。
（２）ファイル分割を行うキーの位置を示すための特殊文字列を、当該表ファイルの特定位置に記入する。一般には、表のタイトル行の文字列にプログラム処理するための特殊文字を挿入しておく。プログラムがその特殊文字を認識すると、その列のデータが分割キーであることが認識されるようになっている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開２０１６−１６２０７６号公報

【発明の開示】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

ところで、上述したファイル配布システムでは、次のような課題がある。
（１）ファイルを分割するためのファイル中におけるキーの位置を、利用者が自由に設定できない。
（２）ファイルフォーマットが変更された場合、分割するキーの位置を、プログラム上変更しなければならない。
（３）分割ファイルを受領した場合、さらにそのファイルを分割したい場合、従来は、一旦ファイルを、コンピュータ上の所定の作業領域（例えばデスクトップ等）に取り出して、また分割を実施し、新たなに通知文書を作成し、ファイル添付するなどの操作が必要となり、それらは煩雑であった。

【0006】

本発明は、このような状況に鑑みなされたもので、上記課題を解決することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0007】

本発明のファイル配布システムは、端末装置と、処理システムを備え、前記端末装置の操作によって、表形式のファイルを送信する場合に、送信する宛先に添付する前記ファイルを分割する機能を備えたファイル配布システムであって、前記処理システムは、宛先の対象者の情報が、識別情報及び属性情報と関連づけられて格納されている宛先対象者テーブルと、前記送信する宛先に対し、添付する前記ファイルの分割を行うか否かの指定を行う分割指定部と、前記ファイル内を分割するためのファイル分割キーの指定を受け付ける分割キー指定部と、分割されたファイルをさらに分割して送信する際に、前記分割されたファイルをさらに分割するための再ファイル分割キーの指定を受け付ける再分割キー指定部と、前記分割されたファイルを送信する場合に、前記ファイル中のデータから宛先となる対象を検索し、設定された宛先と突き合せてチェックする宛先チェック部と、前記宛先チェック部によるチェック結果を前記端末装置に表示させるチェック結果表示部と、前記宛先のチェックに伴い、前記端末装置に宛先の追加、削除を選択可能に表示させる宛先変更部と、前記対象者の前記属性情報にもとづき宛先が指定された場合において、宛先対象者テーブルから宛先候補となる対象者を自動的に抽出する対象抽出部と、を備える。
また、前記対象抽出部において、複数の宛先候補が抽出された場合に、優先順位に従い宛先候補を選定し表示出力する、もしくは複数の候補を表示出力する候補選定部を備えてもよい。

【発明の効果】

【0008】

本発明によると、宛先に応じてファイルを分割して送信する機能を有するシステムにおいて、操作の自由度を向上させつつ、操作が煩雑になることを防止する技術を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0009】

【図1】実施形態に係る、ファイルを分割して配信する処理全体のフローチャートである。

【図2】実施形態に係る、ファイル配信の設定画面の例を示す図である。

【図3】実施形態に係る、ファイルを指定する画面の例を示す図である。

【図4】実施形態に係る、分割するキーの位置の指定の画面の例を示す図である。

【図5】実施形態に係る、宛先チェック結果表示画面の例を示す図である。

【図6】実施形態に係る、宛先設定・変更・追加画面の例を示す図である。

【図7】実施形態に係る、受信一覧画面の例を示す図である。

【図8】実施形態に係る、通知詳細画面の例を示す図である。

【図9】実施形態に係る、２次配布画面の例を示す図である。

【図10】実施形態に係る、全体システム構成を示す図である。

【図11】実施形態に係る、システム構成ブロック図である。

【図12】実施形態に係る、組織・社員テーブルを示す図である。

【図13】実施形態に係る、分割するファイルの例を示す図である。

【図14】実施形態に係る、分割後のファイルの例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0010】

次に、本発明を実施するための形態（以下、単に「実施形態」という）を、図面を参照して具体的に説明する。本実施形態では、エクセル（登録商標）形式ファイルやＣＳＶファイルなどの表形式のファイルを、宛先別に分割するためのキー（以下、「ファイル分割キー」と呼ぶ）によりファイルを分割し、各宛先に配布するファイル配布システムを例示する。このファイル配布システムでは、ファイル分割するキーの種類を複数指定可能とし、かつ当該ファイルの受領者がさらにファイル分割キーを指定し、関係者へ２次配信、さらにはｎ次配信（ｎ:３以上の自然数）が可能である。さらに、このファイル配布システムは、ファイル中に記載された分割キー（「営業店」、「部門」、「社員」などの単語）と宛先との比較チェック機能を実装するとともに、配布先の有無をチェックする機能を実装する。以下では、まず図１〜図９で処理を具体的に説明し、次に図１０〜１４を参照し、その処理を実現するための構成を説明する。

【0011】

図１は、本実施形態に係る、ファイルを分割して配信する処理全体のフローチャートである。この処理は、図１０で後述するファイル配布システム１０００によって実行される。ユーザ（操作者）は参照端末１００３を操作し、所望の表示画面を表示させて、ファイル配布処理を実行する。

【0012】

まず、ユーザによって、ファイル分割配信を行う画面（図２参照）を参照する操作が行われる（Ｓ１０１）。つぎに、図２に示す画面において、宛先の設定がなされる（Ｓ１０２）。図２では、個人単位での宛先指定も可能であり、役職、資格などによる宛先指定も行うことができる。分割配布したいファイルが選択され、システムへの読み込み操作が行われる（Ｓ１０３）。

【0013】

ファイル分割を行う指定が実施された後、どのような単位で分割するかが指定される（Ｓ１０４）。図２では、支店別、営業員別、ファイル内で設定などのうちから指定が行われ、また、ファイル中における、キーの位置（開始行、列）の指定が行われる。なお、図２では、分割方法、ファイル添付の順のイメージで記載しているが、後述の図４の画面ではファイルの読み込みの前、または後のどちらにおいても、キーの指定は行えるものとする。

【0014】

つぎに、ファイル中の宛先となる項目（支店、社員など）と宛先として指定した社員とが比較チェックされる（Ｓ１０５）。チェック結果が表示される画面は図５に示す。図５の詳細は後述するが、例えば、分割方法＝「支店宛」とし、宛先＝「営業課長」とした場合、各ファイル中のデータから支店がユニークに抽出され、それに対し、当該支店に所属する具体的な社員（営業課長）が対応づけられる。当該支店に対し、送付すべき営業課長が存在しなかった場合、それを図５の例に示すように表示される。

【0015】

また、１支店に対し、複数の営業課長が存在する場合、予め定義された宛先優先度に従い１名が候補として表示出力される。宛先優先度とは、例えば、年齢や資格などの、社員に設定されている他の属性情報などに、宛先情報として抽出する優先順位を予め定義しておき、その順位に従い宛先候補を決定する。なお、同順であれば、２名以上候補を挙げて表示することも可能である。

【0016】

分割方法＝支店別、宛先は宛先個別指定エリア２０５の１人単位での宛先が指定された場合は、ファイル中の支店と、指定した宛先（社員）とが対応づけられる。支店に対する宛先社員が存在しない場合、又は、同一支店に対し２名以上の社員が存在する場合など、前述と同様に図５で示す画面で処理結果が表示される。

【0017】

図５、図６で示す画面で、割り当てられていない支店などに対しては、社員が追加、（または変更）される（Ｓ１０６）。

【0018】

続いて、指定された分割単位で、ＣＳＶファイル等のファイルが分割される（Ｓ１０７）。分割されたファイルは、前述で決定された宛先に対し送信される（Ｓ１０８）。なお、図７に示す画面で、本人宛の通知を表示する。

【0019】

図２はファイル配信の設定画面を示す。ここでは、分割したいファイルを添付し、各宛先へ配布する設定を行う画面２００の例を示す。

【0020】

この画面２００では、通知文書のタイトル入力エリア２０１、通知内容の概要などを入力する通知入力エリア２０２、確認期限（回答期限）の日付を設定する日付設定エリア２０３が設けられている。

【0021】

さらに、宛先の指定方法を設定するエリアとして、宛先指定エリア２０４と宛先個別指定エリア２０５とが設けられており、いずれか宛先として指定される。この例では、宛先指定エリア２０４は、職位などによる宛先などが指定可能である。その他に、部署、資格、職種などでの指定も同様に可能である。また、ここでは、「総務課長」、「営業課長」などが重複して指定されうる。なお、上記の情報は、図１１や図１２で後述する社員・組織情報テーブル１１０１に存在する項目などである。

【0022】

宛先個別指定エリア２０５において、「宛先設定」ボタン２０５ｂの押下により、宛先の設定画面の詳細画面が表示される。宛先設定画面２０５ａでは、個人単位で直接的に宛先が指定される。

【0023】

分割指定エリア２０６では、ファイル分割を行うか否かのオプション指定がなされる。単位指定エリア２０７ａでは、ファイル分割を行う単位の指定がなされる。「支店別」が指定されると、支店コード別（部署コード別等）にファイルが分割される。「営業員別」が指定されると、営業員別にファイルが分割される。「ファイル内で設定する」が指定されたときには、分割キー設定ボタン２０７ｂが押下され、後述の図４の画面が表示された状態で、ファイル分割キー（第１及び第２キー設定エリア４０２、４０３）が指定される。

【0024】

添付エリア２０８ａには、分割するファイルが指定される。その際には、参照ボタン２０８ｂの押下で、図３の画面が開かれ、所望のファイルが指定される。配信ボタン２０９の押下により、この配信画面２００の内容で宛先に向けて通知が発行される。

【0025】

図３はファイルを指定する画面３００の例を示している。この画面３００で、ディレクトリを開き対象となるファイルが指定される。ファイル名指定エリア３０１にファイル名が指定された状態で、「挿入」ボタン３０２が押下され、図４の画面が開かれ、ＣＳＶファイルなどの表形式のファイルが画面内に表示される。

【0026】

図４は分割するキーの位置を指定する画面４００の例を示している。図４を参照して、分割するキーの位置（開始行、開始列 番号の指定）を設定・定義する指定について説明する。

【0027】

上段のエリアには、ファイル内のデータが表示さる。この表示内で、第１キー設定エリア４０２及び第２キー設定エリア４０３が指定される。

【0028】

第１キー設定エリア４０２は、１番目の分割キー（第１キー）の設定をするエリアである。この表示例では、５行目、１列目のセル４０２ｂが指定されている。第２キー設定エリア４０３は、２番目の分割キー（第２キー）の設定をするエリアである。２次配信する場合は、第２キー設定エリア４０３において設定され、例えば５行目、２列目のセル４０３ｂと指定を受け、社員コードがキーとして設定される。

【0029】

なお、第２キーが指定された状態で、カーソルを当該セル４０３ｂに指定することにより、第２キー設定エリア４０３のテキストボックスに行番号、列番号をセットすることも可能である。なお、第２キーにより分割されたファイルを、再度分割して送信することも可能であり、その場合、第３キーが設定される。分割数については特に上限はなく、ｎ次配信（ｎは自然数）が可能である。つまり、２次配信、３次配信、・・・、ｎ次配信を行うための、再分割キーの指定を受ける機能を有している。

【0030】

分割キー登録ボタン４０４は、分割キーの設定内容の登録の実行を行うボタンである。実行ボタン４０５はファイル分割を実行するボタンである。実行ボタン４０５は、図２に実装されてもよい。

【0031】

図５は宛先チェック結果表示画面５００を示している。宛先チェック結果表示画面５００では、ファイル中の分割のキーと宛先の整合性がチェックされ、その結果が一覧表示される。支店コード別に分かれていたファイルに対し、その視点の社員が宛先に割り当てられているかのチェックがなされる。

【0032】

ここでは、７番目の選択オプション５０１が選択されている情報において、当該支店に宛先（配布先５０５）が無かった場合の一覧表示例となっている。抽出された支店に対し、宛先が無い場合は７行目のように配布先欄が空欄で表示される。

【0033】

選択オプション５０１（ここでは７行目）が１つ指定された状態で「宛先編集」ボタン５０２が押下されると、後述の図６の画面が表示される。図６では、宛先候補を検索し指定する画面が表示される。ファイルの配布先が適切であることが確認された場合、「登録」ボタン５０３が押下される。「登録」ボタン５０３の押下で、ファイル分割が実行され、各配布先に通知される。

【0034】

支店名欄５０４には、ファイル中に格納されている全ての支店名（部門コード）が抽出され表示される。

【0035】

ファイル中の支店と、その支店に所属する社員（配布先欄５０５）が、設定した宛先と組織・社員情報テーブル１１０１（図１１、図１２参照）とで参照され、突き合せた結果（役職欄５０６）が表示される。

【0036】

図６は、宛先の設定、変更、追加を行う宛先設定画面６００の例である。キー表示欄６０１には、ファイル分割の第１キーが表示される。配布先エリア６０２には、配布先の検索項目及び検索の実行ボタンが表示される。図の例では、検索項目の種類は、営業店、役職（部長、課長、一般部員）、職種（営業・セールス、総務、経理他）で社員検索できる例が示されている。

【0037】

検索結果一覧の表示エリア６０３には、配布先が表示・報告されている。図の例では、配布先エリア６０２に、営業店：「成城支店」、役職：「課長」、職種：「営業・セールス」が設定され検索された例が示されている。配布先の選択チェックボックス６０４に、チェックが入れられた状態で、設定ボタン６０５が押下されることで当該社員が宛先登録される。図６の例では、先の図５の「成城支店」の配布先として登録される。

【0038】

図７は、受信一覧画面７００の例であって、利用者宛で受信した通知を一覧で表示する画面である。

【0039】

条件指定エリア７０１は、受信通知の検索条件を指定するエリアである。条件指定エリア７０１に検索条件を指定し検索ボタン７０１ａを押下することで検索が実行される。検索結果表示エリア７０２に、検索条件に従い検索結果が表示される。

【0040】

検索結果表示エリア７０２には、通知文書の発信日時表示エリア７０３、通知文書のタイトル表示エリア７０４、２次配布確認欄７０５等が設けられている。通知文書のタイトル表示エリア７０４では、ハイパーリンクが設定されている文をクリックすることで、通知文書や添付ファイルなどが付けられた詳細画面（図８参照）が表示される。２次配布確認欄７０５には、受信した通知を２次配布したかどうかの状態が示されている。

【0041】

図８は、通知詳細画面８００の例である。上段の通知内容表示エリア８０１には、図２で配信された通知内容が表示される。通知内容表示エリア８０１の下には、２次配布オプションボタン８０２が設けられており、当該通知において添付されるファイルを、さらに分割して配布するか、否かが指定される。オプションボタン８０２で指定が選択されると、図９に切り替わる。

【0042】

記入欄８０３には、２次配布しない場合に、当該通知に対する回答コメントが記入される。添付ファイルエリア８０４には、回答を記入したファイルが指定され、「回答配信」ボタン８０５が押下されると、回答の発行元への送信が実行される。

【0043】

図９は、２次配布用画面９００の例である。この２次配布用画面９００で、さらに、別の分割キーで分割し、２次配布を行う。すなわち、受信した通知をさらに、部署内の部員などに２次配布するために、別の分割キーを設定し、２次配布の設定を行う。

【0044】

上段のエリア９０４には８０１、８０２と同様の内容が表示されている。その下には、２次配布を行うための設定内容を表示するエリア９０１が設けられている。このエリア９０１は、図２と同様であり、宛先エリア９０５（図２の宛先指定エリア２０４、宛先個別指定エリア２０５に対応）、ファイル分割を行うか否かを指定する分割指定エリア９０２（図２の分割指定エリア２０６に対応）、分割方法指定エリア９０３（図２の単位指定エリア２０７ａ、分割キー設定ボタン２０７ｂに対応）が設けられている。ここでは、「ファイル分割する」を指定し、かつ「社員」の指定を行った例が示されている。このエリア９０１では、図４、図５、図６に示した内容と同様に操作を行う。なお、本画面は２次配信のため、「部店別」は非活性表示である。

【0045】

分割方法指定エリア９０３で示す分割方法において、「社員別」が指定されると、ファイル内の社員コード別に自動的にファイルが分割され、かつ、ファイル内の社員別に分割されたファイルが添付され配信される。また、「分割キーを指定する」が指定されると、指定された分割キー単位で分割され配信される。

【0046】

以上の処理を実行する具体的なシステム構成を説明する。
図１０はファイル配布システム１０００の全体構成を示す図である。ファイル配布システム１０００は、処理システム１００１と、ＷＥＢサーバー１００２と、参照端末１００３を備え、それらは通信ネットワーク１００４を介して接続されている。

【0047】

処理システム１００１は、ファイル分割処理、データを格納するデータベースを実装する。具体的な構成は図１１の説明で後述する。

【0048】

ＷＥＢサーバー１００２は、参照端末１００３から要求されたコンテンツを、処理システム１００１を介してＷＥＢコンテンツとして参照端末１００３へ出力する。

【0049】

参照端末１００３は、ブラウザなどを実装し、データを参照する。この参照端末１００３から、所望のデータをＷＥＢサーバー１００２経由でブラウザを介して参照する。なお、ブラウザやＷＥＢサーバー１００２を利用するシステム構成の場合、開発の汎用性が高まる利点があるが、当然に、ＷＥＢサーバー１００２を利用しないシステム構成であってもよい。

【0050】

図１１は処理システム１００１の機能ブロック図である。
処理システム１００１は、組織・社員情報テーブル１１０１と、ファイル分割処理部１１０２と、宛先チェック処理部１１０３と、分割キー登録処理部１１０４と、ファイル結合処理部１１０５とを備える。

【0051】

組織・社員情報テーブル１１０１は、組織、社員情報を格納したテーブルであって、支店コード、支店名、部門コード、部門名、課コード、課名、社員コード、社員名、社員役職、資格、など、社員の属性情報などを格納し、宛先対象者テーブルとしても機能する。詳細は、図１２で後述する。

【0052】

ファイル分割処理部１１０２は、添付ファイルの分割を行うか否かの指定を受ける分割指定機能と、分割を行う指定を受けた場合に、ファイル配信の設定画面で登録されたファイルを指定したキーで分割処理を行う分割処理機能とを有する。

【0053】

宛先チェック処理部１１０３は、ファイル記入された部店コードや社員コードなどの分割のキーとなる項目と、実際に登録した宛先との整合性（宛先の有無）をチェックする宛先チェック機能及びチェック結果を参照端末１００３に表示出力するチェック結果表示機能を有する。

【0054】

さらに、宛先チェック処理部１１０３は、更に、宛先変更機能と対象抽出機能と候補選定機能を有する。宛先変更機能は、参照端末１００３に、宛先の追加、削除、変更等を受付可能に表示する機能である。対象抽出機能は、対象者の属性情報にもとづき宛先が指定された場合において、上述の例では支店別の分割と役職で宛先を指定した場合において、組織・社員情報テーブル１１０１（宛先対象者テーブル）から宛先候補となる対象者を自動的に抽出する機能である。候補選定機能は、複数の宛先候補が抽出された場合に、優先順位に従い宛先候補を選定し表示出力する、もしくは複数の候補を表示出力する機能である。

【0055】

分割キー登録処理部１１０４は、ファイルの分割単位や、分割キーのファイル中での位置などを登録する。分割キー登録処理部１１０４は、１次配信の際の分割キー（第１キー）のみだけでなく、２次配信以降のｎ次配信の際の再分割キー（第２キー、第３キー、・・・、第ｎキー）の登録を行う。

【0056】

ファイル結合処理部１１０５は、回答が記入された複数のファイルを、１つのファイルに結合する。

【0057】

図１２は、組織・社員情報テーブル１１０１の例であって、社員情報と所属する組織の情報・属性等を格納したテーブルである。ファイル分割配信時の宛先との整合性チェック、または宛先一覧表示に使用される。また、ファイル配布システム１０００において、宛先の検索項目として使用される。ここでは、社員コード１２０１、社員名１２０２、部門コード１２０３、部門名１２０４、役職コード１２０５、役職名１２０６、職種１２０７の情報がそれぞれ関連づけられて格納されている。職種１２０７には、営業（セールス）、総務員、経理、内部管理責任者などがある。例えば、２番目の社員の情報は、社員コード１２０１が「８５００２」、社員名１２０２が「山田一郎」、部門コード１２０３が「３００」、部門名１２０４が「池袋支店 営業第１部」、役職コード１２０５が「５０００」、役職名１２０６が「営業課長」、職種１２０７が「セールス」となっている。

【0058】

図１３は分割するファイル１３００の例である。すなわち、このファイル１３００がファイル分割する元ファイルとなる。このファイル１３００では、タイトル「２０１６月０１月分 顧客○○新商品 紹介チェックリスト」となっており、部門コード１３０１、社員コード１３０２、顧客コード（口座番号など）１３０３、顧客名１３０４、連絡先の電話番号１３０５、回答欄１３０６、備考欄１３０７が一覧表形式で記載されている。

【0059】

部門コード１３０１、社員コード１３０２、顧客コード（口座番号など）１３０３がファイル分割の際のキー項目となりうる項目である。顧客名１３０４、連絡先の電話番号１３０５は、発信部門からの提供情報の意味合いの情報である。

【0060】

回答欄１３０６は、顧客対応の結果が記入される欄であり、ここでは、顧客に電話連絡を行い、確認結果を記入した例が示されている。備考欄１３０７は、顧客への連絡時の回答や備考などを記入する欄である。図１３では、回答欄１３０６、備考欄１３０７に回答を記入した例を示しているが、ファイル配布当初は、回答欄１３０６、備考欄１３０７には記入はされていない。

【0061】

例えば、一番目の情報では、部門コード１３０１が「１００」、社員コード１３０２が「８５０００１」、顧客コード１３０３が「１２００００」、顧客名１３０４が「相田＊＊＊」、連絡先の電話番号１３０５が「０３−ＸＸＸ−ＸＸＸＸ」、回答欄１３０６が「済」、備考欄１３０７が「興味なし」となっている。

【0062】

図１４は分割後のファイル１４００の例を示している。部門コード＝１００で分割された例であって、まだ社員毎では分割されていない状態である。すなわち、図１３のファイル１３００の部門コード１３０１が「１００」となっている２件の情報が分割され抽出されている。このように、複数の宛先候補が抽出された場合に、優先順位に従い宛先候補を選定し表示出力してもよいし、複数の候補を表示出力してもよい。

【0063】

このような構成及び処理によって、次のような効果が得られる。
（１）当該ファイルには他の営業員などに見せたくない場合の業務ケースや情報を含む場合があり、ファイル中のレコードを宛先別に分割することが行え、他の営業員が参照できないなどの点で、セキュリティなどが確保される。
（２）社員別にファイルを送付し、そのファイルに回答を記載して返却する業務ケースがあり、対象となる複数の社員全体から回答が返却されると、発行元での確認作業に手間が掛かる。しかし、各営業店などの回答取りまとめ者に一次配信し、取りまとめ者が各支店内の部員に２次配布及び回答回収し、一旦取りまとめ者が内容確認のうえ、その取りまとめ者（一次配信先）から発行部門へ回答できるため、元の発信元の管理も軽減できる。
（３）上記（２）に関連し、直接本人への送付と、取りまとめ者などの中間確認者経由での送付するケースなど、目的に応じて配信方法を選択することができる。さらに、取りまとめ者経由の場合においても、ファイルに対するファイル分割キーを指定し、かつ発信元の情報を引き継ぎながら、かつ容易な操作で、２次配布が行える。
（４）宛先設定に関し、宛先の設定内容（各支店宛の複数の宛先）とファイル中に記載される支店を突き合せチェックを行い、設定した宛先が適切であるか否かが一目で判断できる。
（５）配布するファイル内に記載の部門コードなどの宛先と、手動設定した宛先との不足、不整合に対し、不足の宛先の追加が容易に行える。
（６）１人単位で社員を指定するのではなく、上述の機能での宛先指定を行うことで、適切な宛先候補を一括に自動抽出することができる。
（７）ファイル分割するためのファイル上でのキーの位置（開始行、列）を、利用者が自由（可変的に）に画面上から設定することができるため、読み込む元ファイルのフォーマットを変更しても、その変更に対応できる。

【0064】

以上、本発明を実施形態をもとに説明した。この実施形態は例示であり、それらの各構成要素の組み合わせにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。

【符号の説明】

【0065】

１０００ ファイル配布システム
１００１ 処理システム
１００２ ＷＥＢサーバー
１００３ 参照端末（端末装置）
１００４ 通信ネットワーク
１１０１ 組織・社員情報テーブル
１１０２ ファイル分割処理部
１１０３ 宛先チェック処理部
１１０４ 分割キー登録処理部
１１０５ ファイル結合処理部

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】