特許 6891025 文書作成支援方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6891025

(24)【登録日】2021年5月28日

(45)【発行日】2021年6月18日

(54)【発明の名称】文書作成支援方法

(51)【国際特許分類】

   G06Q 40/06 20120101AFI20210607BHJP

【ＦＩ】

   G06Q40/06

【請求項の数】1

【全頁数】19

(21)【出願番号】特願2017-74572(P2017-74572)

(22)【出願日】2017年4月4日

(65)【公開番号】特開2018-180634(P2018-180634A)

(43)【公開日】2018年11月15日

【審査請求日】2020年3月18日

(73)【特許権者】

【識別番号】000155469

【氏名又は名称】株式会社野村総合研究所

(74)【代理人】

【識別番号】100105924

【弁理士】

【氏名又は名称】森下 賢樹

(72)【発明者】

【氏名】犬伏 貴民

(72)【発明者】

【氏名】梅村 麻由子

(72)【発明者】

【氏名】丹下 敦

(72)【発明者】

【氏名】阿川 裕二

(72)【発明者】

【氏名】新井 浩司

【審査官】 石川 正二

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００２−３１２１３８（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｑ１０／００−９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

投資信託の運用会社とは異なる事業者により管理される文書作成支援装置が実行する文書作成支援方法であって、
前記文書作成支援装置は、運用報告書に掲載されるべきデータを保持する保持部を備え、
本文書作成支援方法は、
印刷会社からダウンロード要求を受け付けるステップと、
前記保持部に保持されるデータのうち、受け付けたダウンロード要求に対応するデータを印刷会社に提供するステップと、
提供したデータが掲載された運用報告書を、印刷会社から取得するステップと、
運用報告書に不備が発見された場合に、その不備に対する修正指示を印刷会社に送信するステップと、
修正された運用報告書を印刷会社から取得するステップと、
運用報告書に不備が発見されなくなった場合に、運用報告書を運用会社に送信するステップと、を含むことを特徴とする文書作成支援方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、データ処理技術に関し、特に、文書の作成を支援する技術に関する。

【背景技術】

【0002】

投資信託を運用する運用会社には、投資信託に関する運用報告書を発行することが義務付けられている。運用報告書は投資信託の運用実績などを開示、報告するための文書であり、重要事項だけが記載される交付運用報告書と、詳細な事項が記載される運用報告書（全体版）とがある。前者は郵送など書面で投資家に交付され、後者は電磁的方法により交付される。特許文献１には、運用報告書の作成を支援する装置が提案されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２０１５−１３２９１３号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

運用報告書は、既存の投資家や初めて投資をする人に対して投資信託の商品性やリスクなどをわかりやすく伝えることで投資信託の普及に貢献する、という重要な役割を担っている。そのため、運用会社は、専任のスタッフを配置するなどして運用会社自身で、または、印刷会社と直接やりとりしながら印刷会社とともに、運用報告書を作成している。これは運用会社の負担となりうる。

【0005】

本発明はこうした課題に鑑みてなされたものであり、その目的は、運用会社の負担を軽減できる技術を提供することにある。

【課題を解決するための手段】

【0006】

上記課題を解決するために、本発明のある態様の文書作成支援方法は、投資信託の運用会社とは異なる事業者により管理される文書作成支援装置が実行する文書作成支援方法であって、運用報告書に掲載されるべきデータを印刷会社に送信するステップと、提供したデータが掲載された運用報告書を、印刷会社から取得するステップと、運用報告書に不備が発見された場合に、その不備に対する修正指示を印刷会社に送信するステップと、修正された運用報告書を印刷会社から取得するステップと、運用報告書に不備が発見されなくなった場合に、運用報告書を運用会社に送信するステップと、を含む。

【0007】

なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明の表現をコンピュータプログラム、コンピュータプログラムを格納した記録媒体などの間で変換したものもまた、本発明の態様として有効である。

【発明の効果】

【0008】

本発明によれば、運用会社の負担を軽減できる。

【図面の簡単な説明】

【0009】

【図1】実施の形態に係る文書作成支援システムの構成を示す模式図である。

【図2】運用報告書の作成フローを示す模式図である。

【図3】図１の文書作成支援装置の機能および構成を示すブロック図である。

【図4】図３の運用報告書基本情報保持部のデータ構造図である。

【図5】進捗管理画面を示す図である。

【図6】図３の納期情報保持部のデータ構造図である。

【図7】図３の赤入れ情報保持部のデータ構造図

【図8】図３の初校赤入れ情報保持部のデータ構造図である。

【図9】図３の再校赤入れ情報保持部のデータ構造図である。

【図10】図３の作業詳細情報保持部のデータ構造図である。

【図11】顧客指摘不備情報画面を示す図である。

【図12】納期遵守情報画面を示す図である。

【図13】担当者別納期遵守情報画面を示す図である。

【図14】生産性情報画面を示す図である。

【図15】校正回数画面を示す図である。

【図16】初校赤入れ件数画面を示す図である。

【図17】単純確認品質情報画面を示す図である。

【図18】印刷会社品質情報画面を示す図である。

【図19】変形例に係る文書作成支援装置の機能および構成を示すブロック図である。

【発明を実施するための形態】

【0010】

以下、本発明を好適な実施の形態をもとに図面を参照しながら説明する。各図面に示される同一または同等の構成要素、部材、処理には、同一の符号を付するものとし、適宜重複した説明は省略する。

【0011】

図１は、実施の形態に係る文書作成支援装置１００を備える文書作成支援システム２の構成を示す模式図である。

【0012】

運用会社Ａ〜運用会社Ｃは、投資信託を運用する会社である。運用会社は、原則的に投資信託の決算を迎えるごとに投資信託の運用報告書を交付する。文書作成支援会社は、運用会社から運用報告書の作成を委託されている会社である。文書作成支援会社は、本実施の形態では、印刷会社Ａ〜印刷会社Ｃとともに運用報告書を作成する。もちろん、文書作成支援会社は、印刷会社以外とともに運用報告書を作成してもよい。

【0013】

文書作成支援会社が投資信託に関するデータ（以下、「部品データ」とよぶ）を印刷会社に提供し、印刷会社がその部品データの内容が掲載された運用報告書を作成する。文書作成支援会社は、印刷会社が作成した運用報告書に不備がないか確認する。不備がある場合、印刷会社がその不備を修正する。文書作成支援会社は、修正された運用報告書に不備がないか確認する。不備がある場合、再度印刷会社がその不備を修正する。文書作成支援会社は、このようにして作成された運用報告書を運用会社に納品する。運用会社は納品された運用報告書を投資家に交付する。

【0014】

文書作成支援システム２は、文書作成支援装置１００と、支援会社端末２００で総称される社員端末２００ａ、派遣社員端末２００ｂ、子会社社員端末２００ｃと、印刷会社端末３００で総称される印刷会社端末３００ａ、印刷会社端末３００ｂ、・・・、印刷会社端末３００ｃと、印刷会社装置３１０で総称される印刷会社装置３１０ａ、印刷会社装置３１０ｂ、・・・、印刷会社装置３１０ｃと、運用会社端末４００で総称される運用会社端末４００ａ、運用会社端末４００ｂ、・・・、運用会社端末４００ｃと、を備える。

【0015】

文書作成支援装置１００は、運用報告書の作成、運用報告書の作成の進捗管理、および運用報告書を作成するプロセスの改善活動、を支援する。文書作成支援装置１００の詳細な機能構成は、図３に関連して後述する。文書作成支援装置１００は、運用会社とは異なる事業者である文書作成支援会社により管理される。

【0016】

社員端末２００ａ、派遣社員端末２００ｂ、子会社社員端末２００ｃはそれぞれ、文書作成支援会社の社員、派遣社員、子会社の社員により操作される情報処理装置であり、例えばＰＣ、タブレット端末である。子会社社員端末２００ｃは、遠隔地に、たとえば海外にある子会社のオフィスに設置されてもよい。

【0017】

印刷会社端末３００は、印刷会社の社員等により操作される情報処理装置であり、例えばＰＣ、タブレット端末である。印刷会社装置３１０は、印刷会社が管理する情報処理装置である。印刷会社端末３００は、印刷会社装置３１０と接続されている。

【0018】

運用会社端末４００は、運用会社の社員等により操作される情報処理端末であり、例えばＰＣ、タブレット端末である。

【0019】

図２は、運用報告書の作成フローを示す模式図である。運用報告書の作成フローは、部品作成フェーズＦ１と、運用報告書（全体版）作成フェーズＦ２と、交付運用報告書作成フェーズＦ３と、に大別される。

【0020】

部品作成フェーズＦ１では、文書作成支援会社が、運用報告書を作成する投資信託の部品データすなわち運用報告書に掲載されるべき部品データを作成する。部品データは、例えば、決算期、決算日、運用実績、基準価格の推移、などのデータである。作成された部品データは、印刷会社に提供される。

【0021】

運用報告書（全体版）作成フェーズＦ２では、運用報告書（全体版）を作成する。運用報告書（全体版）作成フェーズＦ２は、初校作成フェーズＦ２１と、初校単純確認フェーズＦ２２と、初校有識者確認フェーズＦ２３と、修正フェーズＦ２４と、再校確認フェーズＦ２５と、流用フェーズＦ２６と、流用確認フェーズＦ２７と、を含む。

【0022】

初校作成フェーズＦ２１では、印刷会社が、部品データの内容が掲載された運用報告書（全体版）の初校を作成する。作成された運用報告書（全体版）の初校は、文書作成支援会社に納品される。

【0023】

初校単純確認フェーズＦ２２では、文書作成支援会社が、作成された運用報告書（全体版）に不備がないか単純チェックする。単純チェックは、文書作成支援会社の子会社の社員または派遣社員により実施される。もちろん、文書作成支援会社の社員によって実施されてもよい。単純チェックは、投資信託に関する特別な知識を有しない担当者でも実施できるチェックすなわち形式面のチェックをいう。単純チェックでは例えば、運用報告書（全体版）に記載されている情報が部品データと一致しているかチェックする。また例えば、漢字誤変換や助詞の誤りなどの誤字や、脱字がないかをチェックする。また例えば、表が崩れている、ページの余白が広すぎる、などの体裁不備がないかチェックをする。また例えば、予め定められたルールに基づいて、記載内容の整合性が取れているかチェックする。一例としては、特定の金融商品を投資対象に含む投資信託の場合、運用実績を示す表に所定の備考を付す必要があるところ、その金融商品を投資対象に含む場合に備考が付されていること、逆にその金融商品を投資対象に含まない場合に備考が付されていないこと、をチェックする。

【0024】

初校有識者確認フェーズＦ２３では、文書作成支援会社が、作成された運用報告書（全体版）に不備がないか有識者チェックをする。有識者チェックは、文書作成支援会社の社員、特に投資信託に関する豊富な知識を有する有識者により実施される。もちろん、有識者であれば、子会社の社員や派遣社員によって実施されてもよい。有識者チェックでは、単純チェックに加えて、運用報告書（全体版）版に記載されている情報の実質面（内容）のチェックを実施する。例えば、法的根拠、整合性の観点、商品上の観点、市場動向／マーケット／ニュース等の観点で確認する。

【0025】

初校単純確認フェーズＦ２２、初校有識者確認フェーズＦ２３で発見された不備に対する指摘や修正指示が運用報告書（全体版）に書き込まれ、印刷会社に提供される。以下、不備に対する指摘や修正指示を「赤入れ情報」ともよび、赤入れ情報を書き込むことを「赤入れする」ともよび、赤入れされた運用報告書を「赤入れ運用報告書」ともよぶ。

【0026】

修正フェーズＦ２４では、印刷会社が、赤入れ運用報告書（全体版）を基に、運用報告書（全体版）の不備を修正する。修正された運用報告書（全体版）すなわち運用報告書（全体版）の再校は、文書作成支援会社に納品される。

【0027】

再校確認フェーズＦ２５では、文書作成支援会社が、初校単純確認フェーズＦ２２および初校有識者確認フェーズＦ２３で発見した不備が正しく修正されているかチェックする。再校確認フェーズＦ２５で不備が発見された場合、修正フェーズＦ２４に戻る。

【0028】

流用フェーズＦ２６では、印刷会社が、交付運用報告書の内容の一部を運用報告書（全体版）に取り込む。

【0029】

流用確認フェーズＦ２７では、文書作成支援会社が、交付運用報告書から流用した記載について、流用対象が誤っていないか、流用したことにより表が崩れるなどの体裁不備が生じていないか、流用した内容に誤字や脱字がないかチェックする。流用確認フェーズＦ２７で不備が発見された場合、流用フェーズＦ２６に戻る。

【0030】

不備が発見されなくなれば、運用報告書（全体版）は完成となる。完成した運用報告書（全体版）は、運用会社に納品される。

【0031】

交付運用報告書作成フェーズＦ３では、交付運用報告書を作成する。交付運用報告書作成フェーズＦ３は、初校作成フェーズＦ３１と、初校単純確認フェーズＦ３２と、初校有識者確認フェーズＦ３３と、修正フェーズＦ３４と、再校確認フェーズＦ３５と、を含む。初校作成フェーズＦ３１、初校単純確認フェーズＦ３２、初校有識者確認フェーズＦ３３、修正フェーズＦ３４、再校確認フェーズＦ３５はそれぞれ、初校作成フェーズＦ２１、初校単純確認フェーズＦ２２、初校有識者確認フェーズＦ２３、修正フェーズＦ２４、再校確認フェーズＦ２５に対応する。運用報告書（全体版）を交付運用報告書に読み替えればよい。

【0032】

図３は、文書作成支援装置１００の機能および構成を示すブロック図である。ここに示す各ブロックは、ハードウエア的には、コンピュータのＣＰＵ（central processing unit）をはじめとする素子や機械装置で実現でき、ソフトウエア的にはコンピュータプログラム等によって実現されるが、ここでは、それらの連携によって実現される機能ブロックを描いている。したがって、これらの機能ブロックはハードウエア、ソフトウエアの組合せによっていろいろなかたちで実現できることは、本明細書に触れた当業者には理解されるところである。

【0033】

文書作成支援装置１００は、インタフェース部１０２と、文書作成支援部１０４と、進捗管理部１０６と、プロセス改善活動支援部１０８と、運用報告書基本情報保持部１１０と、を含む。

【0034】

インタフェース部１０２は、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルなどの通信プロトコルにしたがい支援会社端末２００、印刷会社端末３００、および運用会社端末４００と通信する。

【0035】

運用報告書基本情報保持部１１０は、運用報告書に関する基本情報を保持する。図４は、運用報告書基本情報保持部１１０のデータ構造図である。運用報告書基本情報保持部１１０は、運用報告書を作成する対象である投資信託を一意に識別する投資信託コード６０２と、運用報告書（全体版)か交付運用報告書かを示す運用報告書種別６０４と、その投資信託を運用する運用会社６０６と、その運用報告書を作成する印刷会社６０８と、を対応付けて保持する。

【0036】

（文書作成支援部について）
文書作成支援部１０４は、運用報告書の作成を支援する。文書作成支援部１０４は、生データ取得部１１２と、部品データ作成部１１４と、部品データ記録部１１６と、部品データ保持部１１８と、部品データ提供部１２０と、運用報告書取得部１２２と、運用報告書記録部１２４と、運用報告書保持部１２６と、運用報告書提供部１２８と、赤入れ報告書提供部１３０と、運用報告書納品部１３２と、を含む。

【0037】

部品データ保持部１１８は、運用報告書に掲載されるべきデータを保持する。部品データ保持部１１８は、投資信託コードと、その投資信託の部品データと、その部品データがどの決算期の部品データであるかを示す決算期情報と、を対応付けて保持する。

【0038】

生データ取得部１１２は、運用報告書を作成する投資信託に関するデータであって部品データの基となるデータ（以下、「生データ」とよぶ）を外部システム（不図示）からダウンロードする。生データ取得部１１２は例えば、支援会社端末２００によって指定された投資信託の生データを外部システムからダウンロードする。外部システムは例えば、株式会社野村総合研究所が提供するＴ−ＳＴＡＲ（登録商標）である。生データ取得部１１２は、支援会社端末２００からアップロードされた生データを取得してもよい。この場合、生データを外部システムから支援会社端末２００にダウンロードし、それを文書作成支援装置１００にアップロードする。

【0039】

部品データ作成部１１４は、生データ取得部１１２が取得した生データをそのまま運用報告書に掲載できるデータに成形する、すなわち部品データを作成する。

【0040】

部品データ記録部１１６は、部品データ作成部１１４が作成した部品データと、投資信託コードと、決算期情報と、を対応付けて部品データ保持部１１８に記録する。

【0041】

部品データ提供部１２０は、印刷会社の社員等の電子メールアドレス宛に、部品データをダウンロードできる状態になったことを示す電子メールを送信する。例えば部品データ提供部１２０は、支援会社端末２００を介して入力された文書作成支援会社の社員等の指示を契機に電子メールを送信してもよいし、部品データが部品データ保持部１１８に記録されたことを契機に電子メール送信してもよい。

【0042】

部品データ提供部１２０は、印刷会社端末３００から部品データのダウンロード要求を受け付けると、対応する部品データを印刷会社端末３００に送信する。運用報告書では、掲載する内容によっては、例えば前回期のデータなどの過去の決算期のデータを掲載するものもある。したがって、部品データ提供部１２０は、所定のデータについては、今回期のデータに加えて過去の決算期のデータも送信する。

【0043】

印刷会社の社員等は、ダウンロードした部品データに基づいて、印刷会社端末３００または印刷会社装置３１０により運報告書を作成し、作成した運用報告書を文書作成支援装置１００にアップロード（納品）する。本実施の形態では、運用報告書は、ＰＤＦ形式で納品される。

【0044】

運用報告書保持部１２６は、投資信託コードと、運用報告書と、赤入れ運用報告書と、を対応付けて保持する。

【0045】

運用報告書取得部１２２は、印刷会社端末３００がアップロードした運用報告書を取得する。また、運用報告書取得部１２２は、後述のように支援会社端末２００がアップロードする赤入れ運用報告書を取得する。

【0046】

運用報告書記録部１２４は、運用報告書取得部１２２が取得した運用報告書を、投資信託コードと対応付けて運用報告書保持部１２６に記録する。また、運用報告書記録部１２４は、運用報告書取得部１２２が取得した運用報告書を、その基となった運用報告書と対応付けて運用報告書保持部１２６に記録する。

【0047】

運用報告書提供部１２８は、文書作成支援会社の社員等の電子メールアドレス宛に、運用報告書がダウンロードできる状態になったことを示す電子メールを送信する。例えば運用報告書提供部１２８は、印刷会社端末３００を介して入力された印刷会社の担当者の指示を契機に電子メールを送信してもよいし、運用報告書が運用報告書保持部１２６に記録されたことを契機に電子メールを送信してもよい。運用報告書提供部１２８は、支援会社端末２００から運用報告書のダウンロード要求を受け付けると、対応する運用報告書を支援会社端末２００に送信する。

【0048】

文書作成支援会社の社員等（例えば派遣社員や子会社の社員）は、支援会社端末２００にダウンロードされた運用報告書を印刷して、運用報告書の単純チェックを実施し、不備がある場合は赤入れする。また、文書作成支援会社の社員等（例えば社員）は、単純チェックで使用された運用報告書の印刷を用いて有識者チェックを実施し、不備がある場合は赤入れする。文書作成支援会社の社員等は、赤入れした運用報告書（すなわち赤入れ運用報告書）をスキャナ等で支援会社端末２００に取り込み、文書作成支援装置１００にアップロードする。

【0049】

赤入れ報告書提供部１３０は、運用報告書への赤入れが完了すると、印刷会社の社員等の電子メールアドレス宛に、赤入れ運用報告書をダウンロードできる状態になったことを示す電子メールを送信する。そして赤入れ報告書提供部１３０は、印刷会社端末３００から赤入れ運用報告書のダウンロード要求を受け付けると、対応する赤入れ運用報告書（すなわち修正指示）を印刷会社端末３００に送信する。印刷会社の社員等は、ダウンロードした赤入れ運用報告書に基づき、印刷会社端末３００または印刷会社装置３１０により運用報告書を修正し、修正した運用報告書を文書作成支援装置１００にアップロード（納品）する。

【0050】

運用報告書納品部１３２は、運用会社の社員等の電子メールアドレス宛に、運用報告書の作成が完了し納品できる状態になったこと、すなわち運用報告書をダウンロードできる状態になったことを示す電子メールを送信する。そして運用報告書提供部１２８は、運用会社端末４００から運用報告書のダウンロード要求（すなわち納品要求）を受け付けると、対応する運用報告書を運用会社端末４００に送信（納品）する。運用会社は、納品された運用報告書を投資家に交付する。

【0051】

文書作成支援部１０４の処理をまとめると、文書作成支援部１０４はまず、指定された投資信託の生データを外部システムからダウンロードし、それを成形して部品データを作成し、印刷会社端末３００に送信する。印刷会社は、部品データに基づいて運用報告書を作成する。文書作成支援部１０４は、作成された運用報告書を印刷会社端末３００から受信し、それを支援会社端末２００に送信する。文書作成支援会社の社員等は、支援会社端末２００に送信された運用報告書を印刷し、不備がないかチェックする。不備がある場合、赤入れする。文書作成支援部１０４は、赤入れ運用報告書を支援会社端末２００から受信し、修正指示としてその赤入れ運用報告書を印刷会社端末３００に送信する。印刷会社は、赤入れ運用報告書に基づいて運用報告書を修正する。文書作成支援部１０４は、修正された運用報告書を印刷会社端末３００から受信し、それを支援会社端末２００に送信する。文書作成支援会社の社員等は、支援会社端末２００に送信された運用報告書を印刷し、不備がないかチェックする。不備がある場合、赤入れする。文書作成支援部１０４は、赤入れ運用報告書を支援会社端末２００から受信し、再度、修正指示としてその赤入れ運用報告書を印刷会社端末３００に送信する。このようなやりとりが不備がなくなるまで繰り返され、運用報告書が完成する。文書作成支援部１０４は、完成した運用報告書を印刷会社端末３００に送信（納品）する。

【0052】

以上説明した文書作成支援部１０４によると、運用報告書は、運用会社とは異なる事業者である文書作成支援会社により作成され、運用会社に納品される。これにより、運用会社の負担が軽減される。

【0053】

（進捗管理部について）
進捗管理部１０６は、運用報告書の作成の進捗を管理する。進捗管理部１０６は、進捗データ取得部１３４と、進捗データ記録部１３６と、進捗データ保持部１３８と、進捗表示制御部１４０と、を含む。

【0054】

進捗データ保持部１３８は、運用報告書の作成の進捗状況を示すデータを保持する。このデータは、進捗管理画面５０２（図５で後述）で示される各種情報項目であり、例えば、投資信託コード、運用会社、作業項目、担当者、ステータス等を含む。

【0055】

進捗データ取得部１３４は、進捗管理画面５０２において社員等が編集（入力）した進捗状況のデータを支援会社端末２００から受け付ける。

【0056】

進捗データ記録部１３６は、進捗データ取得部１３４が受け付けたデータを進捗データ保持部１３８に記録する。

【0057】

進捗表示制御部１４０は、進捗情報保持部を参照して、運用報告書の作成の進捗状況を示す進捗管理画面５０２を支援会社端末２００に送信して表示させる。図５は、進捗管理画面５０２を示す図である。進捗管理画面５０２は、投資信託コード欄と、運用会社欄と、作業項目欄と、担当者欄と、ステータス欄と、開始予定日欄と、終了予定日欄と、開始日欄と、開始時刻欄と、終了日欄と、終了時刻欄と、作業時間と、を含む。

【0058】

運用会社欄には、投資信託を運用している運用会社が表示される。作業項目欄には、運用報告書を作成するための作業項目であって、図２で示した各フェーズに対応する作業項目が表示される。開始日欄、開始時刻欄にはそれぞれ、実際に作業を開始した日にち、時刻が表示される。終了日欄、終了時刻欄には、実際に作業が終了した日にち、時刻が表示される。

【0059】

以上説明した進捗管理部１０６によると、文書作成支援会社の社員等は、各運用報告書の進捗状況を把握できる。また、印刷会社の担当者や運用会社の担当者に例えば参照専用で進捗管理画面５０２を提供することにより、印刷会社の担当者や運用会社の担当者が各運用報告書の進捗状況を把握することも可能となる。

【0060】

（プロセス改善活動支援部について）
プロセス改善活動支援部１０８は、運用報告書の品質や納期を改善するために必要となる情報を提供する。プロセス改善活動支援部１０８は、納期情報取得部１４２と、赤入れ情報取得部１４４と、作業詳細情報取得部１４６と、集計部１４８と、集計結果表示制御部１５０と、納期情報保持部１５２と、赤入れ基本情報保持部１５４と、初校赤入れ情報保持部１５６と、再校赤入れ情報保持部１５８と、作業詳細情報保持部１６０と、を含む。

【0061】

納期情報保持部１５２は、運用報告書の納期に関する情報を保持する。図６は、納期情報保持部１５２のデータ構造図である。納期情報保持部１５２は、投資信託コード６１０と、運用報告書種別６１２と、印刷会社から文書作成支援会社への初校納品予定日時を示す印刷会社初校納品予定日時６１４と、印刷会社から文書作成支援会社への実際の初校納品日時を示す印刷会社初校納品日時６１６と、文書作成支援会社から運用会社への納品予定日６１８と、実際の納品日６２０と、を対応付けて保持する。

【0062】

赤入れ基本情報保持部１５４は、赤入れに関する情報を保持する。図７は、赤入れ基本情報保持部１５４のデータ構造図である。赤入れ基本情報保持部１５４は、投資信託コード６２２と、運用報告書種別６２４と、運用会社への納品予定日６２６と、運用報告書に赤入れされた重大な不備の件数である赤入れ件数（重大）６２８と、運用報告書に赤入れされた軽微な不備の件数である赤入れ件数（軽微）６３０と、運用報告書が完成するまでに印刷会社が修正した回数、すなわち文書作成支援会社と印刷会社との間で発生した修正のやりとりの回数である校正回数６３２と、運用報告書の納品後に運用会社により指摘された運用報告書の重大な不備の件数である顧客指摘不備件数（重大）６３４と、軽微な不備の件数である顧客指摘不備件数（軽微）６３６と、を対応付けて保持する。

【0063】

初校赤入れ情報保持部１５６は、初校の赤入れに関する情報を保持する。図８は、初校赤入れ情報保持部１５６のデータ構造図である。初校赤入れ情報保持部１５６は、投資信託コード６３８と、運用報告書種別６４０と、運用会社への納品予定日６４２と、単純確認を担当した担当者（例えば文書作成支援会社の派遣社員、子会社社員）を示す単純確認担当者６４４と、単純確認で赤入れされた重大な不備の件数を示す初校赤入れ件数（重大）６４６と、単純確認で赤入れされた軽微な不備の件数を示す初校赤入れ件数（軽微）６４８と、有識者確認を担当した担当者（例えば文書作成支援会社の社員）を示す有識者確認担当者６５０と、有識者確認の結果赤入れされた不備の件数を示す初校有識者赤入れ件数６５２と、単純確認で赤入れされた不備のうち有識者確認でも赤入れされた不備の件数（以下、「赤入れ一致件数」とよぶ）である初校赤入れ一致件数６５４と、有識者確認では赤入れされたが単純確認では赤入れされなかった不備および単純確認では赤入れされたが有識者確認では赤入れされなかった不備の合計の件数、すなわち単純確認と有識者確認とで不一致な赤入れの件数（以下、「赤入れ不一致件数」とよぶ）を示す初校赤入れ不一致件数６５６と、不備を引き起こした担当者（例えば部品データ作成を担当した社員等や印刷会社）を示す起因者６５８と、を対応付けて保持する。

【0064】

再校赤入れ情報保持部１５８は、再校の赤入れに関する情報を保持する。図９は、再校赤入れ情報保持部１５８のデータ構造図である。再校赤入れ情報保持部１５８は、投資信託コード６６０と、運用報告書種別６６２と、運用会社への納品予定日６６４と、運用報告書の再校確認を担当した担当者（例えば文書作成支援会社の社員）を示す再校確認担当者６６６と、再校確認で赤入れされた重大な不備を示す再校赤入れ件数（重大）６６８と、再校確認で赤入れされた軽微な不備を示す再校赤入れ件数（軽微）６７０と、を対応付けて保持する。

【0065】

作業詳細情報保持部１６０は、運用報告書を作成する作業に関する詳細な情報を保持する。図１０は、作業詳細情報保持部１６０のデータ構造図である。作業詳細情報保持部１６０は、投資信託コード６７２と、運用報告書種別６７４と、運用会社への納品予定日６７６と、運用報告書を作成するための作業であって図２で示した各フェーズに対応する作業を示す作業項目６７８と、作業の担当者（すなわち、文書作成支援会社の社員等や印刷会社）を示す作業担当者６８０と、作業にかかった時間を示す作業時間６８２と、を対応付けて保持する。

【0066】

納期情報取得部１４２は、社員等により支援会社端末２００に入力された、運用報告書の納期に関する情報を取得する。この情報は、納期情報保持部１５２の各種情報項目である。納期情報取得部１４２は、取得した情報を納期情報保持部１５２に記録する。

【0067】

赤入れ情報取得部１４４は、例えば運用報告書の作成後に社員等により収集され支援会社端末２００に入力された、赤入れに関する情報を取得する。この情報は、赤入れ基本情報保持部１５４、初校赤入れ情報保持部１５６、再校赤入れ情報保持部１５８の各種情報項目である。赤入れ情報取得部１４４は、取得した情報を赤入れ基本情報保持部１５４、初校赤入れ情報保持部１５６、再校赤入れ情報保持部１５８に記録する。

【0068】

作業詳細情報取得部１４６は、進捗管理部１０６の進捗データ保持部１３８から、運用報告書を作成する各作業に関する情報を取得する。なお、作業詳細情報取得部１４６は、社員等により支援会社端末２００に入力された各作業に関する情報を取得してもよい。この情報は、作業詳細情報保持部１６０の各種情報項目である。作業詳細情報取得部１４６は、取得した種情報を作業詳細情報保持部１６０に記録する。

【0069】

集計部１４８は、納期情報保持部１５２、赤入れ基本情報保持部１５４、初校赤入れ情報保持部１５６、再校赤入れ情報保持部１５８、および作業詳細情報保持部１６０と、運用報告書基本情報保持部１１０とを参照し、後述する図１１〜１８の各画面に示される項目ごとに各種情報を集計する。

【0070】

集計結果表示制御部１５０は、集計部１４８による集計結果を示す各種画面を支援会社端末２００に送信して表示させる。本実施の形態では、集計結果表示制御部１５０は、支援会社端末２００からの指定に応じて、顧客指摘不備情報画面５１０、納期遵守情報画面５２０、担当者別納期遵守情報画面５３０、生産性情報画面５４０、校正回数画面５５０、初校赤入れ件数画面５６０、単純確認品質情報画面５７０、および印刷会社品質情報画面５８０を表示させる。文書作成支援会社の社員等は、これら各種画面を参照することにより、運用報告書を作成するプロセスに問題等がないか把握し、運用報告書の品質をより高めるための対策を検討する。

【0071】

図１１は、顧客指摘不備情報画面５１０を示す。顧客指摘不備情報画面５１０には、運用会社から指摘された不備の件数であって、１投資信託あたりの重大度別の不備の件数５１１と、運用会社から指摘された不備の件数であって、運用会社別、かつ、重大度別の不備の件数５１２と、合計の不備件数５１３と、１投資信託あたりの不備件数５１４、運用報告書を作成した投資信託数５１５と、が表示される。

【0072】

図１１を参照することにより例えば、運用会社ごとの運用報告書の品質を把握できる。

【0073】

図１２は、納期遵守情報画面５２０を示す。納期遵守情報画面５２０には、運用会社への運用報告書の納期の遵守率５２１と、運用会社別の納期の予実差５２２と、が表示される。予実差５２２には、運用会社ごとに、運用報告書の納品数と、納品予定日と実際の納品日との日数差と、その日数差の平均と、が表示される。なお、マイナスの日数差は、納品予定日よりも前倒しで納品されたことを示している。

【0074】

図１３は、担当者別納期遵守情報画面５３０を示す。図１３では、印刷会社の納期遵守率について表示しているが、他の担当者（例えば子会社）の納期遵守率を集計、表示してもよい。また、図１３では、印刷会社から文書作成支援会社への納期時間が８：４０である場合について表示している。担当者別納期遵守情報画面５３０には、運用報告書種別５３１と、担当者５３２と、納期遵守率情報５３３と、が表示される。納期遵守率情報５３３には、担当者ごとに、担当した投資信託数と、納期時間である８：４０までに納品された運用報告書（全体）の割合と、納期当日の１２：００（納期時間は過ぎている）までに納品された運用報告書（全体）の割合と、納品の前倒し度合いを示す前倒し係数と、が表示される。前倒し係数は、担当した運用報告書（全体）について下記の評価値を合計し、担当した運用報告書（全体）の数で割ることによって算出される。マイナスの前倒し係数は、納品が遅れ気味であることを示している。
＋１．０：納期の前営業日の８：４０までに納品
＋０．５：納期の前営業日の１２：００までに納品
０ ：納期通り、すなわち前営業日１２：００〜納期当日８：４０までに納品
−０．５：納期当日の８：４０〜１２：００に納品
−１．０：納期当日の１２：００〜翌営業日８：４０までに納品

【0075】

図１２および図１３を参照することにより、例えば、各作業の人員が足りているか把握できる。また例えば、納期が遵守できていないものがある場合に、その原因となった担当者すなわち作業の進め方等を改善すべき担当者を把握できる。

【0076】

図１４は、生産性情報画面５４０を示す。図１４では、初校有識者確認作業と初校単純確認作業の生産性に関する情報を表示しているが、他の作業の生産性に関する情報を集計、表示してもよい。生産性情報画面５４０には、作業の担当者５４１と、作業項目５４２と、１投資信託あたりの作業時間５４３と、を含む。作業時間５４３には、作業ごとに、１投資信託あたりの平均の作業時間と、１投資信託あたりの運用会社別の作業時間と、が表示される。

【0077】

図１４を参照することにより、例えば、担当者の作業の進め方に問題がないか、すなわち効率的に作業を進められているか把握できる。また例えば、効率的に作業を進められるように対策を施した場合に、その効果を把握できる。また例えば、作業負荷が高い運用会社を把握できる。また、図１４に加えて後述の図１７を参照することにより、例えば、生産性が上がった結果、不備が多くなっていないか、すなわち、作業効率を重視するあまり作業品質が落ちていないか確認できる。

【0078】

図１５は、校正回数画面５５０を示す。校正回数画面５５０には、運用報告書の校正回数の集計単位５５１と、集計単位ごとの１投資あたりの平均の校正回数５５２と、が表示される。図１５の例では、全運用報告書を集計した場合の１投資信託あたりの平均の校正回数と、運用会社別で集計した１投資信託あたりの校正回数と、印刷会社別で集計した１投資信託あたりの校正回数と、運用報告書別で集計した１投資信託あたりの校正回数と、が表示されている。

【0079】

図１６は、初校赤入れ件数画面５６０を示す。初校赤入れ件数画面５６０には、運用報告書種別５６１と、初校の赤入れ件数の集計単位５６２と、集計単位ごとの１投資信託あたりの平均の初校の赤入れ件数５６３と、が表示される。図１６の例では、運用報告書（全体）と交付運用報告書のそれぞれについて、全運用報告書を集計した場合の１投資信託あたりの平均の初校の赤入れ件数と、運用会社別で集計した１投資信託あたりの初校の赤入れ件数と、印刷会社別で集計した１投資信託あたりの初校の赤入れ件数と、が表示されている。

【0080】

図１７は、単純確認品質情報画面５７０を示す。図１７では、子会社による単純確認作業の品質に関する情報を示している。派遣社員による単純確認作業の品質についても同様に表示してもよい。単純確認品質情報画面５７０は、単純確認作業の担当者５７１と、その担当者による単純確認の品質情報５７２と、が表示される。品質情報５７２には、担当者が担当した投資信託数と、有識者確認での赤入れ件数と、赤入れ一致件数と、赤入れ不一致件数と、有識者確認での赤入れ件数に対する赤入れ一致件数の割合を示す赤入れ一致率と、不一致件数のうちの担当者（図１７の例では子会社）が起因の不一致件数と、担当者の責任達成率と、が表示される。責任達成率は、次式で算出される値であり、すべての運用報告書を集計した場合の値と、運用会社別の値が表示されている。
責任達成率＝（赤入れ一致件数）／（（赤入れ一致件数）＋（担当者起因の不一致件数））

【0081】

図１８は、印刷会社品質情報画面５８０を示す。印刷会社品質情報画面５８０は、印刷会社が担当した投資信託数５８１と、印刷会社が担当した運用報告書の初校の赤入れ件数５８２と、その赤入れ件数のうちの印刷会社起因の赤入れ件数５８３と、印刷会社の責任達成率５８４と、印刷会社起因の再校の赤入れ件数５８５と、１投資信託あたりの赤入れ件数５８６と、が表示される。１投資信託あたりの赤入れ件数５８６には、全運用報告書を集計した場合の１投資信託あたりの平均の赤入れ件数と、運用会社別で集計した１投資信託あたりの赤入れ件数と、が表示される。

【0082】

図１５〜図１８を参照することにより、例えば、作業品質が低い作業フェーズ、作業品質が低い作業担当者を把握できる。

【0083】

以上、実施の形態に係る文書作成支援システムの構成と動作について説明した。これらの実施の形態は例示であり、それらの各構成要素の組み合わせにいろいろな変形例が可能なこと、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。

【0084】

（変形例１）
実施の形態では、運用報告書の単純確認を手作業で実施する場合について説明したが、これに限られず、文書作成支援装置１００により実施されてもよい。また、実施の形態では、赤入れ件数を社員等が支援会社端末２００に入力する場合について説明したが、これに限られず、文書作成支援装置１００により赤入れ件数が計数されてもよい。

【0085】

図１９は、変形例に係る文書作成支援装置１００の機能および構成を示すブロック図である。本変形例では、文書作成支援部１０４は運用報告書チェック部１６２をさらに備える。

【0086】

運用報告書チェック部１６２は、運用報告書に不備がないか単純確認する。運用報告書チェック部１６２は、運用報告書変換部１６４と、データ比較部１６６と、体裁チェック部１６８と、整合性チェック部１７０と、赤入れ部１７２と、を含む。

【0087】

運用報告書変換部は、データ比較部、体裁チェック部および整合性チェック部が処理（すなわち単純確認）しやすいように、ＰＤＦ形式の運用報告書をアスキー形式たとえばＥＸＣＥＬ形式に変換する。

【0088】

データ比較部は、運用報告書に掲載されているデータと、その基となった部品データとを比較し、異なる場合は不備として検出する。

【0089】

体裁チェック部は、運用報告書の体裁に関する不備を検出する。体裁チェック部は例えば、広すぎる余白すなわち所定のサイズ以上の余白を不備として検出する。

【0090】

整合性チェック部は、予め定められたルールに基づき、整合性がとれていない記載を不備として検出する。

【0091】

赤入れ部は、運用報告書記録部１２４からＰＤＦ形式の運用報告書を取得する。赤入れ部は、取得した運用報告書に、データ比較部、体裁チェック部および整合性チェック部の検出結果に基づいて赤入れする。赤入れ部は特に、赤入れ情報であることを識別できる態様で赤入れする。本変形例では、赤入れ部は、赤入れ情報の先頭に記号「★」を含めることによって赤入れ情報であることを識別できるようにする。なお、赤入れ部は、他の記号や文字（例えば「◆」、「（赤）」）を含めたり、赤入れ情報を特定の色（例えば「赤色」）で書き込むことによって赤入れ情報であることを識別できるようにしてもよい。

【0092】

プロセス改善活動支援部１０８の赤入れ情報取得部１４４は、本変形例では、赤い連用報告書から赤入れ件数を取得する。具体的には、赤入れ情報取得部１４４は、赤入れ運用報告書を画像解析して記号「★」を検出し、検出した記号「★」の数を赤入れ件数として取得する。

【0093】

本変形例によれば、運用報告書チェック部１６２により単純確認が実施される。また、運用報告書チェック部１６２により赤入れ件数が計数される。これにより、文書作成支援会社の社員等が手作業でこれらを実施する必要がなくなるため、負担が軽減される。

【0094】

（変形例２）
実施の形態では、投資信託の運用報告書を対象に説明しているが、これに限られず、本実施の技術的思想は、他の文書を作成する場合にも適用できる。

【0095】

上述した実施の形態および変形例の任意の組み合わせもまた本発明の実施の形態として有用である。組み合わせによって生じる新たな実施の形態は、組み合わされる実施の形態および変形例それぞれの効果をあわせもつ。また、請求項に記載の各構成要件が果たすべき機能は、実施の形態および変形例において示された各構成要素の単体もしくはそれらの連携によって実現されることも当業者には理解されるところである。

【符号の説明】

【0096】

１００ 文書作成支援装置、 １０４ 文書作成支援部、 １２０ 部品データ提供部、 １２２ 運用報告書取得部、 １３０ 赤入れ報告書提供部、 １３２ 運用報告書納品部。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】

【図18】

【図19】