特許 6898416 契約管理システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6898416

(24)【登録日】2021年6月14日

(45)【発行日】2021年7月7日

(54)【発明の名称】契約管理システム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/00 20120101AFI20210628BHJP

【ＦＩ】

   G06Q10/00

【請求項の数】8

【全頁数】18

(21)【出願番号】特願2019-197348(P2019-197348)

(22)【出願日】2019年10月30日

(65)【公開番号】特開2021-71860(P2021-71860A)

(43)【公開日】2021年5月6日

【審査請求日】2019年11月28日

【新規性喪失の例外の表示】特許法第３０条第２項適用 販売先 ： 株式会社マネースクエア（他２社） 説明日 ： ２０１８年１１月５日〜２０１９年２月８日 〔刊行物等〕 セミナー名： 電子契約セミナー 他 開催日 ： ２０１９年３月１５日〜２０１９年１０月２９日 〔刊行物等〕 ウェブサイト： 株式会社ワンビシアーカイブズのウェブサイト 掲載日 ： ２０１９年３月２９日〜２０１９年８月１７日 〔刊行物等〕 ウェブサイト： 株式会社フランクコラボレーションのウェブサイト 掲載日 ： ２０１９年６月１８日〜２０１９年６月２５日 〔刊行物等〕 新聞 ： 株式会社住宅新報 掲載日 ： ２０１９年７月２日〜２０１９年９月１７日

(73)【特許権者】

【識別番号】303030221

【氏名又は名称】株式会社ワンビシアーカイブズ

(74)【代理人】

【識別番号】100072718

【弁理士】

【氏名又は名称】古谷 史旺

(74)【代理人】

【識別番号】100151002

【弁理士】

【氏名又は名称】大橋 剛之

(74)【代理人】

【識別番号】100201673

【弁理士】

【氏名又は名称】河田 良夫

(72)【発明者】

【氏名】大川 洋史

【審査官】 鈴木 和樹

(56)【参考文献】

【文献】 特開２０１７−１４６８４５（ＪＰ，Ａ）

【文献】 文書管理・情報共有システム 楽々ＤｏｃｕｍｅｎｔＰｌｕｓ，住友電工情報システム株式会社，２０１９年 １月２３日，ｐ．１−６

【文献】 青木隆之、ほか３名，個人情報保護法、ｅ文書法にも対応可能なトータルセキュリティソリューション，三菱電機技報，三菱電機エンジニアリング株式会社，２００５年 ４月２５日，第７９巻，第４号，ｐ．４５−５０

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｑ １０／００ − ９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

書面契約書に関する情報と電子契約書に関する情報とを管理する管理サーバーと、
ネットワークを介して前記管理サーバーに接続され、前記書面契約書に関する情報および前記電子契約書に関する情報の操作を行う端末装置と
を少なくとも有する契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、
前記書面契約書に関する情報と前記電子契約書に関する情報とが混在する契約書リストと、新たな書面契約の登録を行うための第１操作部材と、新たな電子契約の登録を行うための第２操作部材と、を少なくとも含む管理画面を作成して前記端末装置に表示する処理と、
前記第１操作部材が操作された場合は、新たな書面契約書に関する台帳データを前記端末装置から前記管理サーバーに登録する処理と、
前記第２操作部材が操作された場合は、新たな電子契約書の契約書データおよび電子契約に関する台帳データを前記端末装置から前記管理サーバーに登録する処理と
を実行することを特徴とする契約管理システム。

【請求項2】

請求項１に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、
登録済の前記書面契約書の原本の保管を管理会社に依頼するための第３操作部材をさらに含む管理画面を作成して前記端末装置に表示する処理と、
前記第３操作部材が操作された場合は、登録済の前記書面契約書の原本の保管を管理会社に依頼する処理を実行することを特徴とする契約管理システム。

【請求項3】

請求項２に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、
前記第３操作部材の操作時に前記書面契約書の原本が管理会社へ配送されたときに電子化するか否かを選択する機能を有し、
前記第３操作部材が操作された場合、前記書面契約書の原本が管理会社へ配送されたときに電子化するか否かを判別し、電子化する場合は配送時に前記書面契約書を電子化し、電子化された前記書面契約書を前記管理サーバーに登録する処理を実行することを特徴とする契約管理システム。

【請求項4】

請求項１または請求項２に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、
管理会社が保管する前記書面契約書の原本の電子化を依頼するための第４操作部材をさらに含む管理画面を作成して前記端末装置に表示する処理と、
前記第４操作部材が操作された場合は、管理会社が保管する前記書面契約書の原本の電子化を管理会社に依頼し、電子化された前記書面契約書を前記管理サーバーに登録する処理を実行することを特徴とする契約管理システム。

【請求項5】

請求項１から請求項４のいずれか一項に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、前記管理画面に表示される前記契約書リストの表示内容の変更、並べ替え、検索、電子署名の実行、のいずれかを操作する操作部材を少なくとも備え、
前記操作部材のいずれかが操作された場合に、前記契約書リストの表示内容の変更、並べ替え、検索、電子署名の実行のいずれかの処理を行うとともに、前記電子契約書が未署名の場合は電子署名を促すメッセージを署名者に送信する
ことを特徴とする契約管理システム。

【請求項6】

請求項１から請求項５のいずれか一項に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、前記契約書リストに進捗状態を表示するとともに、前記進捗状態の欄に、当該契約書リストが前記書面契約書の場合は書面契約を示す第１記号を表示し、当該契約書リストが前記電子契約書の場合は電子契約を示す第２記号を表示する
ことを特徴とする契約管理システム。

【請求項7】

請求項１から請求項６のいずれか一項に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、前記管理画面に表示される前記契約書リストのうち、未署名の前記電子契約書のリストに電子署名アイコンを表示し、
前記端末装置は、前記管理画面の電子署名アイコンを操作することによって、当該電子契約書に電子署名を行う
ことを特徴とする契約管理システム。

【請求項8】

請求項１から請求項７のいずれか一項に記載の契約管理システムにおいて、
前記管理サーバーは、前記書面契約書または前記電子契約書にユーザーが任意に付与可能な管理番号とは別に、前記管理サーバーが管理する全てのユーザーの前記書面契約書および前記電子契約書のそれぞれに唯一のドキュメント識別子を付与して、前記管理サーバーが管理する全ての契約書を識別する
ことを特徴とする契約管理システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、書面契約書と電子契約書の両方を一元管理する契約管理システムに関する。

【背景技術】

【0002】

一般に、企業は複数の契約相手（企業または個人）との間で様々な契約書を交わしてビジネスを行っている。例えば２つの企業間で契約を締結する場合、双方の企業が合意した契約内容を印刷した書面を２つ製本し、双方の企業の捺印者が捺印した書面の契約書（以降、書面契約書）を取り交わすことで契約が成立する。そして、契約後の書面契約書は、文書名などが書かれたラベルの貼付されたフォルダ等に収納して各企業内の保管庫に保管されるか、委託した管理会社の倉庫に保管される。この場合、例えばパーソナルコンピュータ（以降、パソコンと称する）で文書名や収納場所などの情報を入力した管理台帳を作成して原本を管理することが行われている（例えば、特許文献１参照）。

【0003】

一方、電子機器やインターネットなどを利用した電子認証技術の発達により、物理的な印鑑が押印された書面契約書ではなく、パソコンなどで作成された電子データの契約書に双方の企業の捺印者が電子署名を行って電子契約を締結することが増えている。そして、契約が締結された電子署名が埋め込まれた電子契約書は、各企業内のセキュリティのあるサーバーに保管されるか、委託した管理会社のサーバーにインターネットを通じで保管される。この場合、電子契約書データと管理番号や文書名などの台帳データとがサーバーに保管され、例えば電子署名の日時や署名済／未署名などのステータス情報をコンピュータ上で自動的に更新して管理することが行われている（例えば、特許文献２参照）。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開２００２−１６９７０９号公報

【特許文献2】特開２０１６−１６２１０４号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

ところが、各企業は、古くから行われている書面契約書と近年増加している電子契約書とをそれぞれ保管して管理する２つのシステムが必要であり、また、必要な契約書の検索や関連する一連の契約書を取り出す場合、書面契約書の管理台帳と電子契約書の管理台帳とを別々に調べる必要があった。特に、同じ事業に関連して多数の書面契約書や電子契約書が混在して取り交わされている場合、全ての契約書を取り出すために煩雑な作業を行わなければならないという課題があった。

【0006】

本発明では、一元管理する書面契約書と電子契約書とが混在する契約書リストを同じ画面に表示して、進捗状態の確認や検索および閲覧などを行えるようにするとともに、新たな契約の登録を行う操作および書面契約書の保管依頼や電子化依頼を行う操作を画面上で容易に行うことができる契約管理システムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0007】

本発明は、書面契約書に関する情報と電子契約書に関する情報とを管理する管理サーバーと、ネットワークを介して前記管理サーバーに接続され、前記書面契約書に関する情報および前記電子契約書に関する情報の操作を行う端末装置とを少なくとも有する契約管理システムにおいて、前記管理サーバーは、前記書面契約書に関する情報と前記電子契約書に関する情報とが混在する契約書リストと、新たな書面契約の登録を行うための第１操作部材と、新たな電子契約の登録を行うための第２操作部材と、を少なくとも含む管理画面を作成して前記端末装置に表示する処理と、前記第１操作部材が操作された場合は、新たな書面契約書に関する台帳データを前記端末装置から前記管理サーバーに登録する処理と、前記第２操作部材が操作された場合は、新たな電子契約書の契約書データおよび電子契約に関する台帳データを前記端末装置から前記管理サーバーに登録する処理とを実行することを特徴とする。

【0008】

また、前記管理サーバーは、登録済の前記書面契約書の原本の保管を管理会社に依頼するための第３操作部材をさらに含む管理画面を作成して前記端末装置に表示する処理と、前記第３操作部材が操作された場合は、登録済の前記書面契約書の原本の保管を管理会社に依頼する処理を実行することを特徴とする。

【0009】

また、前記管理サーバーは、前記第３操作部材の操作時に前記書面契約書の原本が管理会社へ配送されたときに電子化するか否かを選択する機能を有し、前記第３操作部材が操作された場合、前記書面契約書の原本が管理会社へ配送されたときに電子化するか否かを判別し、電子化する場合は配送時に前記書面契約書を電子化し、電子化された前記書面契約書を前記管理サーバーに登録する処理を実行することを特徴とする。

【0010】

また、前記管理サーバーは、管理会社が保管する前記書面契約書の原本の電子化を依頼するための第４操作部材をさらに含む管理画面を作成して前記端末装置に表示する処理と、前記第４操作部材が操作された場合は、管理会社が保管する前記書面契約書の原本の電子化を管理会社に依頼し、電子化された前記書面契約書を前記管理サーバーに登録する処理を実行することを特徴とする。

【0011】

また、前記管理サーバーは、前記管理画面に表示される前記契約書リストの表示内容の変更、並べ替え、検索、電子署名の実行、のいずれかを操作する操作部材を少なくとも備え、前記操作部材のいずれかが操作された場合に、前記契約書リストの表示内容の変更、並べ替え、検索、電子署名の実行のいずれかの処理を行うとともに、前記電子契約書が未署名の場合は電子署名を促すメッセージを署名者に送信することを特徴とする。

【0012】

また、前記管理サーバーは、前記契約書リストに進捗状態を表示するとともに、前記進捗状態の欄に、当該契約書リストが前記書面契約書の場合は書面契約を示す第１記号を表示し、当該契約書リストが前記電子契約書の場合は電子契約を示す第２記号を表示することを特徴とする。

【0013】

また、前記管理サーバーは、前記管理画面に表示される前記契約書リストのうち、未署名の前記電子契約書のリストに電子署名アイコンを表示し、前記端末装置は、前記管理画面の電子署名アイコンを操作することによって、当該電子契約書に電子署名を行うことを特徴とする。

【0014】

また、前記管理サーバーは、前記書面契約書または前記電子契約書にユーザーが任意に付与可能な管理番号とは別に、前記管理サーバーが管理する全てのユーザーの前記書面契約書および前記電子契約書のそれぞれに唯一のドキュメント識別子を付与して、前記管理サーバーが管理する全ての契約書を識別することを特徴とする。

【発明の効果】

【0015】

本発明に係る契約管理システムは、一元管理する書面契約書と電子契約書とが混在する契約書リストを同じ画面に表示して、進捗状態の確認や検索および閲覧などを行えるようにするとともに、新たな契約の登録を行う操作および書面契約書の保管依頼や電子化依頼を行う操作を画面上で容易に行うことができる。

【図面の簡単な説明】

【0016】

【図1】本実施形態に係る契約管理システムの構成例を示す図である。

【図2】書面契約書および電子契約書の管理の流れの一例を示す図である。

【図3】管理画面の一例を示す図である。

【図4】本実施形態に特化した契約書管理処理の一例を示す図である。

【図5】書面契約書に関連する操作の一例を示す図である。

【図6】電子契約書に関連する操作の一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0017】

以下、図面を参照して本発明に係る契約管理システムの実施形態について説明する。

【0018】

図１は、本実施形態に係る契約管理システム１００の構成例を示す。本実施形態に係る契約管理システム１００は、複数の企業から委託された書面契約書および電子契約書が混在する契約書や台帳データなどを管理する管理会社と、当該管理会社に契約書の管理を委託するユーザー企業とを中心とするシステムである。ユーザー企業は、複数の契約相手（企業または個人）との間で取り交わされる複数の書面契約書および複数の電子契約書の管理を管理会社に委託する。

【0019】

図１に示す契約管理システム１００では、管理会社の管理サーバー１０１と、ユーザー企業の端末装置１０２と、契約相手の端末装置１０３とがインターネット１０４を介して互いに接続されている。なお、図１では、電子認証局やメールサーバーなどは省略され、インターネット１０４上に存在しているものとする。

【0020】

図１において、管理サーバー１０１は、インターネット１０４を介してユーザー企業など外部との間で通信を行ったり、管理会社の社内のネットワークを介して管理会社内の端末装置１４１や倉庫１５１内の端末装置（不図示）との間で通信を行う通信部１１１と、ユーザー企業から登録される電子契約書データや書面契約書および電子契約書の台帳データ、ユーザー企業からの電子化依頼によりスキャナーで読み取って電子ファイルに変換した書面契約書などを記憶する記憶部１２１と、通信部１１１の制御やユーザー企業の端末装置１０２からのアクセスに基づいて記憶部１２１に保管されている契約書の期限・進捗の管理や契約書に関連する情報の検索など管理サーバー１０１全体の制御を行う制御部１３１とを少なくとも備える。

【0021】

また、ユーザー企業の端末装置１０２は、パソコンなどの情報端末で構成され、担当者の端末装置１０２（１）や電子署名を行う捺印者の端末装置１０２（２）など、ユーザー企業内の複数台の端末装置１０２を含む。ここで、以降の説明において、特定の端末装置１０２を指す場合は担当者の端末装置１０２（１）、捺印者の端末装置１０２（２）のように、端末装置１０２の末尾に（番号）を付けて記載する。同様に、契約相手の端末装置１０３や管理会社の端末装置１４１は、複数台であってもよい。また、図１に示す実施形態では、契約相手が１つ（１社又は１人）の場合を示すが、以降で説明する実施形態は、複数の契約相手がある場合（例えば３社間など）でも同様に適用可能である。

【0022】

図１において、ユーザー企業は、書面契約書の原本を自社の保管庫１５２に保管することもできるが、管理会社に原本の保管依頼を行って管理会社の倉庫１５１で保管してもらうことができる。ここで、書面契約書の原本が管理会社の倉庫１５１に保管されているか、ユーザー企業の保管庫１５２に保管されているかに拘らず、原本の保管場所、文書名、契約相手、契約日、契約満了日などを少なくとも含む契約に関する基本情報は、ユーザー企業の担当者が端末装置１０２から入力して、インターネット１０４を介して接続される管理会社の管理サーバー１０１に台帳データとして登録される。また、ユーザー企業で作成された電子契約の文書ファイル（電子署名前の文書）が管理サーバー１０１に登録されると、管理サーバー１０１は、ユーザー企業と契約相手との双方に電子署名を促すメッセージを電子メール等で送信する機能を有し、進捗状態の管理や契約締結後の電子署名が埋め込まれた電子契約書の管理などを上述の書面契約書の管理と一緒に行うことができる。

【0023】

このように、本実施形態に係る契約管理システム１００では、製本された紙の契約書にユーザー企業と契約相手とがそれぞれ捺印した書面契約書と、契約書データにユーザー企業と契約相手とがそれぞれ電子署名した電子契約書との両方が管理会社の管理サーバー１０１で一元管理される。

【0024】

図２は、書面契約書および電子契約書の管理の流れの一例を示す。図２において、図１で示した符号と同符号のブロックは、図１と同じものを示す。なお、図２において、実線矢印は現物（原本）の流れを示し、点線矢印はデータ（情報）の流れを示す。

【0025】

（書面契約の場合）
書面契約の場合、ユーザー企業と契約相手との間で事業や商品売買などの契約に合意した後、ユーザー企業の担当者が契約書の文書を印刷して製本する。そして、製本された契約書に契約相手と自社の双方が捺印（またはサイン）して契約が完了する。このようにして作成された書面契約書の原本に関する基本情報（文書名、契約相手、契約日、契約満了日、捺印者（署名者）など）は、端末装置１０２から台帳データとしてインターネット１０４を介して接続される管理会社の管理サーバー１０１に登録される。なお、書面契約書の原本は、ユーザー企業の保管庫１５２に保管されるが、ユーザー企業から保管依頼があった場合、図１で説明したように、原本はユーザー企業から管理会社に配送され、管理会社の倉庫１５１に保管される。なお、管理会社は、ユーザー企業の保管依頼により、自社車両をユーザー企業に派遣して原本の配送を行う。ここで、原本が管理会社の倉庫１５１に保管される場合、図２に示すように、原本は、例えば倉庫１５１の棚に箱番号（二次元コード含む）が記載された箱１６１に格納され、箱番号が管理サーバー１０１の台帳データに登録される。これにより、原本が必要となったときに、管理サーバー１０１の台帳データを参照して、保管されている箱１６１を探し出すことができる。なお、管理サーバー１０１は、箱１６１の箱番号に基づいて、倉庫１５１に保管されている原本の入った箱１６１を自動的に取り出すようにしてもよいし、倉庫１５１の担当者に箱１６１の取り出しを依頼するようにしてよい。また、管理サーバー１０１とは別のシステムが箱１６１の取り出しを行うようにしてもよい。

【0026】

ここで、ユーザー企業の担当者が端末装置１０２から原本の電子化依頼を行った場合、管理会社の担当者は、倉庫１５１に保管されている原本をスキャナー１７１で読み取ってｐｄｆ形式などの電子ファイルに変換して管理サーバー１０１に保存する。そして、ユーザー企業の担当者は、端末装置１０２からインターネット１０４を介して管理サーバー１０１に保存されている書面契約書の電子ファイルを閲覧したりダウンロードして印刷することができる。なお、電子化依頼の方法については、後で詳しく説明する。

【0027】

ここで、書面契約書の原本をスキャナーなどで電子ファイルに変換する電子化は、ユーザー企業側でも行うことができる。例えばユーザー企業の担当者が書面契約書の台帳データの登録時に原本を電子化した契約書データを管理サーバー１０１に登録してもよい。或いは、書面契約書の台帳データを登録後に別途、ユーザー企業の担当者が原本を電子化した契約書データを管理サーバー１０１に追加登録してもよい。また、ユーザー企業は、書面契約書の原本の保管依頼を行うときに配送時に電子化を行うか否かを選択することができ、配送時の電子化が選択されている場合、管理会社は、ユーザー企業から配送されてきた書面契約書の原本をスキャナー１７１で読み取って電子ファイルに変換して管理サーバー１０１に登録する。なお、電子化された契約書データの文字画像をＯＣＲ（Optical Character Recognition）して文字情報に変換する機能を設けて、文字情報が管理サーバー１０１に登録されるようにしてもよい。ＯＣＲへの変換は、書面契約書の原本の配送時に行ってもよいし、倉庫１５１に保管されている書面契約書の原本を電子化依頼により電子化するときに行ってもよい。これにより、管理サーバー１０１上で書面契約書に記載された文字情報の検索が可能になる。

【0028】

（電子契約の場合）
電子契約の場合、ユーザー企業と契約相手との間で事業や商品売買などの契約に合意した後、ユーザー企業の担当者が契約書の文書データを作成してインターネット１０４を介して管理会社の管理サーバー１０１に登録する。そして、管理サーバー１０１に登録された契約書データにユーザー企業と契約相手の双方が電子署名して契約が完了する。このようにして作成された電子契約書および電子契約書に関する基本情報（文書名、契約相手、契約日、契約満了日、捺印者（署名者）など）は、管理会社の管理サーバー１０１に登録され、先に説明した書面契約書の台帳データとともに同じ管理サーバー１０１上で管理され、管理画面１８１に書面契約書の情報と電子契約書の情報とが混在して表示され、進捗状態の確認、検索、閲覧などを行うことができる。なお、管理画面１８１の表示内容や操作については後で詳しく説明する。

【0029】

このように、本実施形態に係る契約管理システム１００は、書面契約書と電子契約書の両方が混在する複数の契約書および契約に関連する情報を管理サーバー１０１で一元管理し、書面契約書と電子契約書とが混在する契約書リストを同じ管理画面１８１に表示して、進捗状態の確認や検索および閲覧などを行えるようにするとともに、新たな契約の登録を行う操作および書面契約書の保管依頼や電子化依頼を行う操作を画面上で容易に行うことができる。

【0030】

ここで、管理サーバー１０１は、複数のユーザー企業から委託された契約書の管理を行っているので、各ユーザー企業は、管理会社から発行される企業アカウントのユーザーＩＤとパスワードとを例えばユーザー企業の端末装置１０２から入力して管理サーバー１０１にログインする。ユーザー企業の担当者が端末装置１０２から管理サーバー１０１にログインすると、端末装置１０２のディスプレイに管理画面１８１が表示される。なお、管理画面１８１には、管理サーバー１０１にログインしたユーザー企業の契約書の情報が表示され、他のユーザー企業の契約書の情報は表示されない。また、同じユーザー企業の中でも部署毎（例えば営業部、開発部、法務部など）にアクセス権限が異なるフォルダを分けておくことができ、各部署毎に異なるユーザーＩＤとパスワードでログインすることにより、各部署に関連する契約書の情報だけが管理画面１８１に表示されるようにすることもできる。

【0031】

ここで、電子契約には基本的に２つの方法がある。一つの電子契約の方法は、ユーザー企業および契約相手の双方が電子認証局による電子証明書を用いて電子署名を行う方法で、この場合は契約相手にも管理会社のアカウントが発行され、契約相手の捺印者は管理サーバー１０１にアクセスして電子署名を行う。この場合は、ユーザー企業の捺印者の電子証明書および契約相手の捺印者の電子証明書が電子契約書のデータに埋め込まれる。もう一つの電子契約の方法は、メールアドレスを利用して認証を行う方法で、管理サーバー１０１から契約相手に電子署名を依頼する電子メールが送信され、電子メールに記載されているＵＲＬ（Uniform Resource Locator）にアクセスして電子契約書を表示し、電子署名を行う。この場合は、メールアドレスなどが捺印者の情報として電子契約書に埋め込まれる。

【0032】

図３は、管理画面１８１の一例を示す。管理画面１８１は、端末装置１０２から管理サーバー１０１にアクセスしたときに表示され、設定管理領域５０１と、リスト表示操作領域５０２とを有する。

【0033】

設定管理領域５０１には、新たな書面契約書を登録するための書面契約登録ボタン５５１、新たな電子契約の締結を行うための電子契約締結ボタン５５２、文書、テンプレート、ユーザー、操作ログ、依頼履歴、などの各種管理、リストに表示する文書情報項目の設定、管理サーバー１０１へのアクセスを許可するＩＰアドレス制限の設定など、様々な設定項目が配置されている。例えばＩＰアドレス制限の項目をマウスのカーソルで選択してクリックすると、管理サーバー１０１へのアクセスを許可する端末装置１０２のＩＰアドレス（またはＩＰアドレスの範囲）を設定する画面が表示され、管理サーバー１０１へのアクセスを許可するＩＰアドレスの設定が可能である。例えばユーザー企業のグローバルＩＰアドレスを設定することにより、ユーザーＩＤおよびパスワードが第三者に漏れた場合でもユーザー企業内の端末装置１０２以外の端末装置から管理サーバー１０１にアクセスすることができない。また、ユーザー企業の担当者が個人のスマートフォンや自宅のパソコンなどから管理サーバー１０１にアクセスすることもできないので、情報の漏洩を防ぐことができる。なお、設定管理領域５０１の設定項目にはユーザ権限を設定することができ、例えば上位権限者のみにＩＰアドレス制限の項目を表示して設定を行えるようにしたり、リスト表示操作領域５０２に表示されているリストの特定の行を削除する権限などが与えられる。

【0034】

一方、リスト表示操作領域５０２には、書面契約書および電子契約書の両方を含むユーザー企業全体の契約書の台帳データがリスト形式で表示され、管理番号、文書名、契約相手（相手方）、契約日、契約満了日などの一般情報に加えて、契約完了、自社署名待ち、送信先署名待ち、取消・却下、などの進捗状態も表示される。また、書面契約書の場合は、原本を倉庫１５１に受領済であるか否かの表示や倉庫１５１に保管されている場合は箱番号などがリスト内に表示される。さらに、１つの基本契約書に関連する複数の契約書が存在する場合、例えば１つの親契約書に複数の子契約書や孫契約書が存在する場合、これらの契約書を関連付けることが可能であり、管理画面１８１上に関連する複数の契約書が階層的に表示される。特に、本実施形態では、関連する複数の契約書の中に書面契約書と電子契約書とが混在している場合でも、ユーザー企業の担当者は、書面契約書であるか電子契約書であるかを意識することなく、共通に同じ管理画面１８１に表示されるリストで管理することができる。

【0035】

例えば図３の管理画面１８１の１行目のリストには、管理番号：DOC-123、進捗状態：[書]受領済、文書名：共同開発契約、契約相手：(株)ABC、契約日：2010/04/01、契約満了日：2020/03/31、箱番号：b1012901などの情報が表示されている。また、２行目のリストには、管理番号：ELE-123、進捗状態：[電]自社署名待ち、文書名：販売代理店契約、契約相手：XXX(株)などの情報が表示されている。詳しい説明は省略するが、３行目以降のリストにも同様の情報が記載されている。なお、各リストの先頭には、四角形の選択ボックスが配置され、選択ボックスをクリックすると、四角形内に選択されていることを示すレ点が表示され、選択されたリストの契約書に対する操作を行うことができる。例えば書面契約書が選択されている場合、管理画面１８１の上部に表示されている保管依頼ボタン５５３または電子化依頼ボタン５５４を押下することによって、選択された書面契約書の保管依頼や電子化依頼などを管理会社に行うことができる。

【0036】

ここで、各リストの進捗状態の欄により、書面契約書および電子契約書の両方に関して、当該契約書がどのような状態になっているのかを容易に確認することができる。なお、進捗状態の[書]は書面契約を示す第１記号、[電]は電子契約を示す第２記号にそれぞれ対応する。

【0037】

例えば１行目の書面契約のリストは、受領済となっているので、原本は管理会社の倉庫１５１の箱番号b1012901の箱１６１に保管されているが、後で説明する＜プレビュー＞アイコン（虫眼鏡のイラストが描かれたアイコン）が表示されていないので、原本は電子化されておらず、書面契約書の内容を閲覧することはできない。なお、書面契約書の台帳データの登録時または登録後にユーザー企業側で原本をスキャナーなどで電子ファイルに変換し、電子化された契約書データを管理サーバー１０１に登録することができ、この場合は、＜プレビュー＞アイコン（および後述の＜ダウンロード＞アイコン）が表示される。ここで、１行目のリストを選択して電子化依頼ボタン５５４が押下されると、倉庫１５１に保管されている原本の電子ファイルへの変換がユーザー企業から管理会社に依頼される。２行目の電子契約のリストは、自社署名待ちであることが分かり、契約日と契約満了日がブランク、箱番号も書面契約書ではないためブランクになっている。なお、管理サーバー１０１は、署名待ちの場合、後で説明する＜電子署名＞アイコン（ペン先のイラストが描かれたアイコン）を当該リストに表示する。３行目の電子契約のリストは、取消・却下されていることが分かる。同様に、４行目の書面契約のリストは、保管依頼中となっているので、ユーザー企業の保管庫１５２から管理会社の倉庫１５１への保管を依頼中（配送準備中、配送中または倉庫１５１での保管作業中など）であることが分かる。また、５行目の電子契約のリストは、契約が完了し、契約日と契約満了日とが記載されている。６行目の電子契約のリストは、送信先署名待ち、７行目の書面契約のリストは、受領・電子化済となっているので、原本は管理会社の倉庫１５１に保管され、箱番号b303255が付与されるとともに、後で説明する＜プレビュー＞アイコンが表示されているので、電子化された書面契約書の電子ファイルの閲覧が可能であることが分かる。なお、管理番号、文書名、契約日、契約満了日、箱番号の各項目の右側の上下矢印がクリックされると、当該項目について昇順または降順で契約書のリストの並べ替えが可能である。また、リスト表示操作領域５０２の上部のＣＳＶ（comma-separated values）ダウンロードボタンを押下すると、全リストのＣＳＶファイルがユーザー企業の端末装置１０２にダウンロードされる。さらに、フリーワード検索欄に任意の文字（例えば「代理店契約」など）を入力して検索を行うと、当該文字を含むリストが表示される。また、ユーザー企業が部署別の複数のフォルダを作成して部署別に契約書を管理している場合、ＣＳＶダウンロードボタンの左側のフォルダアイコンをクリックして確認したいフォルダを選択することにより、フォルダ毎のリストが表示される。なお、フォルダにはパスワードなどを設定できるようにして、部署間のセキュリティを保つようにしてもよい。或いは、特定の権限を有する者が特別なパスワードでログインすることにより、複数のフォルダの全リストが同じ画面に表示されるように設定することも可能である。

【0038】

次に、管理画面１８１の各リストの右側に表示されているアイコンについて説明する。図３において、ＩＤ（identifier：ドキュメント識別子）の文字が記載された＜ＩＤ＞アイコン、文書のイラストが記載された＜詳細情報＞アイコン、虫眼鏡のイラストが記載された＜プレビュー＞アイコン、下矢印が記載された＜ダウンロード＞アイコン、ペン先のイラストが記載された＜電子署名＞アイコンなど様々なアイコンが表示される。

【0039】

＜ＩＤ＞アイコンが押下されると、ドキュメントＩＤが表示される。ドキュメントＩＤは、管理会社の管理サーバー１０１で管理する複数のユーザー企業の書面契約書および電子契約書に付与される唯一の識別子であり、重複して同じドキュメントＩＤが付与されることはない。管理会社は、このドキュメントＩＤにより複数のユーザー企業の契約書を識別することができるので、複数のユーザー企業の契約書を同じ管理サーバー１０１で管理することができる。例えば管理番号は、ユーザー企業毎に付与される番号なので、他のユーザー企業が同じ管理番号を付与している場合も起こり得るが、管理サーバー１０１は、ドキュメントＩＤが異なるので同じ管理番号の契約書を異なる契約書として認識することができる。

【0040】

＜詳細情報＞アイコンが押下されると、当該契約書の台帳データの詳細が表示され、編集することもできる。例えば、管理画面１８１に表示されていない担当者名や捺印者名などの確認や管理番号や文書名などの変更を行うことができる。なお、管理画面１８１に表示する項目は、設定管理領域５０１の文書情報項目設定をクリックして設定することができる。

【0041】

＜プレビュー＞アイコンが押下されると、当該契約書の書面が表示され、内容を閲覧することができる。なお、原本の電子化が行われていない書面契約書のリストには＜プレビュー＞アイコンが表示されず、原本の電子化が行われている書面契約書のリストには＜プレビュー＞アイコンが表示されるので、ユーザー企業の担当者は、＜プレビュー＞アイコンの有無により、原本が電子化されているか否かをの判別でき、原本が電子化されている場合、＜プレビュー＞アイコンを押下すると、電子化された原本が表示される。

【0042】

＜ダウンロード＞アイコンが押下されると、ユーザー企業の端末装置１０２に当該契約書の書面データをダウンロードすることができる。なお、原本の電子化が行われていない書面契約書のリストには＜ダウンロード＞アイコンが表示されず、原本の電子化が行われている書面契約書のリストには＜ダウンロード＞アイコンが表示され、電子化された電子ファイルのダウンロードが可能である。

【0043】

＜電子署名＞アイコンが押下されると、電子署名を行うことができる。なお、電子署名が行われている電子契約書のリストには＜電子署名＞アイコンが表示されず、電子署名が行われていない電子契約書のリストには＜電子署名＞アイコンが表示されるので、ユーザー企業の担当者は、＜電子署名＞アイコンの有無により、未署名であるか否かを判別できる。

【0044】

このように、本実施形態に係る契約管理システム１００は、書面契約書および電子契約書の両方の契約書および契約に関連する情報を管理サーバー１０１で一元管理することができ、同じ管理画面１８１上に書面契約書と電子契約書とが混在する台帳データのリストを表示して、進捗状態の確認、検索、契約内容の確認、ダウンロード、電子署名などの操作を行うことができる。また、新たな書面契約書を登録するための書面契約登録ボタン５５１と、新たな電子契約の締結を登録するための電子契約締結ボタン５５２とが同じ管理画面１８１上に表示されているので、新たな書面契約書や電子契約書の登録を容易に行うことができる。さらに、書面契約書の場合は、原本の保管を管理会社に依頼するための保管依頼ボタン５５３と、管理会社に保管を依頼した原本の電子化を依頼する電子化依頼ボタン５５４とが同じ管理画面１８１上に表示されているので、書面契約書の保管依頼や保管されている書面契約書の電子化依頼を容易に行うことができる。ここで、ユーザー企業の担当者が管理画面１８１上で各種の操作を行うための項目やボタンおよびアイコンなどは操作部材に対応し、特に書面契約登録ボタン５５１は第１操作部材、電子契約締結ボタン５５２は第２操作部材、保管依頼ボタン５５３は第３操作部材、電子化依頼ボタン５５４は第４操作部材にそれぞれ対応する。

【0045】

図４は、本実施形態に特化した契約書管理処理の一例を示す。なお、図４の処理は、図２および図３で説明した管理サーバー１０１の管理画面１８１上で特定のボタンが押下された場合の動作を示している。ここで、本実施形態で説明する特定のボタンは、書面契約登録ボタン５５１、電子契約締結ボタン５５２、保管依頼ボタン５５３および電子化依頼ボタン５５４の４つである。

【0046】

ユーザー企業の担当者が端末装置１０２から管理サーバー１０１にアクセスすると、端末装置１０２のディスプレイには管理画面１８１が表示される。管理画面１８１には、書面契約書や電子契約書の情報がリスト表示され、閲覧、検索、進捗、設定などの各種管理を行うことができる。

【0047】

ステップＳ１０１において、ユーザー企業の担当者が書面契約登録ボタン５５１を押下するとステップＳ１１０の処理に進み、電子契約締結ボタン５５２を押下するとステップＳ１２０の処理に進み、保管依頼ボタン５５３を押下するとステップＳ１３０の処理に進み、電子化依頼ボタン５５４を押下するとステップＳ１４０の処理に進む。なお、ステップＳ１０１では、図３で説明した内容（閲覧、検索、進捗、設定など）の各種の管理処理が実行されるが、図４では本実施形態に係る契約管理システム１００の特徴である４つの特定のボタンが操作されたときの処理を中心に説明する。

【0048】

（書面契約登録ボタン５５１の押下）
ステップＳ１１０において、管理サーバー１０１は、管理画面１８１に表示されている書面契約登録ボタン５５１が押下されたか否かを判別し、書面契約登録ボタン５５１が押下された場合はステップＳ１１１の処理に進む。なお、書面契約登録ボタン５５１が押下されると、管理画面１８１から書面契約書の台帳データ（管理番号、文書名、契約相手、契約日、契約満了日などの情報）を入力する画面が表示される。

【0049】

ステップＳ１１１において、ユーザー企業の担当者は、端末装置１０２から書面契約書の台帳データを入力し、管理サーバー１０１に登録する。

【0050】

このようにして、ユーザー企業と契約相手との間で合意を得て製本された契約書に双方の捺印者が捺印して契約が完了した書面契約書の台帳データが管理サーバー１０１に登録される。なお、この時点では、書面契約書の原本は、ユーザー企業に保管されている。

【0051】

（電子契約締結ボタン５５２の押下）
ステップＳ１２０において、管理サーバー１０１は、管理画面１８１に表示されている電子契約締結ボタン５５２が押下されたか否かを判別し、電子契約締結ボタン５５２が押下された場合はステップＳ１２１の処理に進む。

【0052】

ステップＳ１２１において、ユーザー企業の担当者は、端末装置１０２で作成した契約書データ（電子署名に対応した未署名の電子ファイル（ｐｄｆファイルなど））を管理サーバー１０１にアップロードして登録する。なお、契約書データとともに電子契約書の台帳データ（管理番号、文書名、契約相手、契約日、契約満了日などの情報）も登録される。

【0053】

ステップＳ１２２において、ユーザー企業の捺印者および契約相手の捺印者は、管理サーバー１０１に登録されている契約書データに電子署名を行って契約を締結する。

【0054】

このようにして、ユーザー企業と契約相手との間で合意を得て作成された契約書データに双方の捺印者が電子署名を行って契約が完了した電子契約書が管理サーバー１０１に登録される。

【0055】

（保管依頼ボタン５５３の押下）
ステップＳ１３０において、管理サーバー１０１は、管理画面１８１に表示されている保管依頼ボタン５５３が押下されたか否かを判別し、保管依頼ボタン５５３が押下された場合はステップＳ１３１の処理に進む。なお、ユーザー企業の担当者は、保管依頼ボタン５５３を押下する前に、管理サーバー１０１の管理画面１８１に表示されている台帳データの中から管理会社に保管を依頼する書面契約書を選択しているので、管理サーバー１０１は、登録済みのどの書面契約書に対して保管依頼が為されたかを知ることができる。なお、管理サーバー１０１は、管理画面１８１上の保管依頼が為されたリストの進捗状態の欄に保管依頼中と表示するようにしてもよい。また、管理サーバー１０１は、ユーザー企業から書面契約書の原本の保管依頼があったことを管理会社の担当者の端末装置に通知するようにしてもよい。ここで、管理サーバー１０１は、保管依頼ボタン５５３の操作時に書面契約書の原本が管理会社へ配送されたときに電子化するか否かを選択する機能を有し、ユーザー企業の担当者は、保管依頼ボタン５５３を押下する前に、配送時に電子化するか否かの選択を行っている。

【0056】

ステップＳ１３１において、ユーザー企業の担当者は、自社の保管庫１５２に保管されている書面契約書の原本を管理会社へ配送する。

【0057】

ステップＳ１３２において、管理会社の担当者は、ユーザー企業から配送されてきた書面契約書の原本に関して、引き取り時に当該書面契約書を電子化する設定になっているか否かを確認し、電子化する設定になっている場合はステップＳ１３３の処理に進み、電子化する設定になっていない場合はステップＳ１３５の処理に進む。

【0058】

ステップＳ１３３において、管理会社の担当者は、ユーザー企業から配送されてきた書面契約書の原本をスキャナー１７１でスキャンして電子化（ｐｄｆファイルなどの電子ファイルに変換）する（書面電子化処理）。ここで、書面電子化の処理では、スキャナー１７１でスキャンした文字画像の電子ファイルをＯＣＲで文字情報に変換してもよい。

【0059】

ステップＳ１３４において、管理会社の担当者は、電子化した電子ファイルを当該書面契約書の台帳データに関連付けて管理サーバー１０１に登録する（電子化書面登録処理）。ここで、電子化書面は、ＯＣＲで文字情報に変換された電子ファイルであってもよいし、スキャナー１７１でスキャンした文字画像の電子ファイルを含む両方の電子ファイルであってもよい。

【0060】

ステップＳ１３５において、管理会社の担当者は、ユーザー企業から配送されてきた書面契約書の原本を倉庫１５１に保管する。なお、原本は、倉庫１５１の棚に並べられている箱番号が付された箱１６１に保管され、倉庫１５１の担当者は、ユーザー企業の書面契約書を保管した箱１６１の箱番号や受領日時などの情報を管理サーバー１０１の当該書面契約書の台帳データに入力する。なお、管理サーバー１０１は、箱番号や受領日時などの情報が登録されると、管理画面１８１の当該書面契約書の進捗状態の欄に受領済と表示する。

【0061】

このようにして、ユーザー企業の担当者は、管理サーバー１０１の管理画面１８１に表示されている保管依頼ボタン５５３を押下して配送するだけで、管理会社の倉庫１５１に書面契約書の原本の保管を依頼することができる。

【0062】

（電子化依頼ボタン５５４の押下）
ステップＳ１４０において、管理サーバー１０１は、管理画面１８１に表示されている電子化依頼ボタン５５４が押下されたか否かを判別し、電子化依頼ボタン５５４が押下された場合はステップＳ１４１の処理に進む。なお、ユーザー企業の担当者は、電子化依頼ボタン５５４を押下する前に、管理サーバー１０１の管理画面１８１に表示されている台帳データの中から電子化を依頼する書面契約書を選択しているので、管理サーバー１０１は、登録済みのどの書面契約書に対して電子化依頼が為されたかを知ることができる。なお、管理サーバー１０１は、管理画面１８１上の電子化依頼が為されたリストの進捗状態の欄に電子化依頼中と表示するようにしてもよい。また、管理サーバー１０１は、ユーザー企業から書面契約書の原本の電子化依頼があったことを管理会社の担当者や倉庫１５１の端末装置に通知するようにしてもよい。

【0063】

ステップＳ１４１において、管理サーバー１０１により電子化依頼が為されると、管理会社の倉庫１５１の担当者は、電子化依頼が為された書面契約書の台帳データから原本が保管されている倉庫１５１の箱１６１の箱番号を確認して、書面契約書の原本を取り出す。そして、倉庫１５１の担当者は、書面契約書の原本をスキャナー１７１でスキャンして電子化（ｐｄｆファイルなどに変換）する（書面電子化処理）。ここで、書面電子化の処理では、スキャナー１７１でスキャンした文字画像の電子ファイルをＯＣＲで文字情報に変換してもよい。

【0064】

ステップＳ１４２において、管理会社の倉庫１５１の担当者は、電子化した電子ファイルを当該書面契約書の台帳データに関連付けて管理サーバー１０１に登録する（電子化書面登録処理）。ここで、電子化書面は、ＯＣＲで文字情報に変換された電子ファイルであってもよいし、スキャナー１７１でスキャンした文字画像の電子ファイルを含む両方の電子ファイルであってもよい。なお、管理サーバー１０１は、書面契約書の原本の電子ファイルが登録されると、管理画面１８１の当該書面契約書のリストに＜プレビュー＞アイコンと＜ダウンロード＞アイコンとを表示する。これにより、ユーザー企業の担当者は、書面契約書の閲覧が可能であることが分かる。或いは、当該書面契約書のリストの進捗状態の欄に電子化済と表示するようにしてもよい。なお、ユーザ管理の中で権限設定を行うことができ、上位権限者には＜プレビュー＞アイコンと＜ダウンロード＞アイコンとを表示し、下位権限者には＜ダウンロード＞アイコンを表示しないようにしてもよい。

【0065】

このようにして、ユーザー企業の担当者は、管理サーバー１０１の管理画面１８１に表示されている電子化依頼ボタン５５４を押下するだけで、管理会社の倉庫１５１に保管されている書面契約書の原本の電子化を依頼することができ、電子化された書面契約書を閲覧することができる。

【0066】

図５は、書面契約書に関連する操作の一例を示す。図５では、ユーザー企業の端末装置１０２および保管庫１５２と、管理会社の管理サーバー１０１と倉庫１５１とを軸として、担当者の操作や書面契約書の原本や書面契約書の電子ファイルの流れが示されている。

【0067】

ステップＳ２０１において、ユーザー企業の担当者は、契約相手と合意した契約書を作成して製本し、ユーザー企業および契約相手のそれぞれの捺印者が捺印して契約が完了した原本を保管庫１５２に保管する。

【0068】

ステップＳ２０２において、ユーザー企業の担当者は、端末装置１０２から管理サーバー１０１にアクセスして、図３で説明した管理画面１８１の書面契約登録ボタン５５１を押下し、書面契約書の台帳データを管理サーバー１０１に登録する。

【0069】

ステップＳ２０３において、ユーザー企業の担当者は、管理画面１８１上の保管依頼ボタン５５３を押下し、自社の保管庫１５２に保管している書面契約書の原本を管理会社に保管依頼する。

【0070】

ステップＳ２０４において、ユーザー企業の担当者は、保管庫１５２の書面契約書の原本を管理会社の倉庫１５１に配送する。そして、管理会社の担当者は、ユーザー企業から配送される書面契約書の原本を倉庫１５１に保管する。このとき、管理会社の担当者は、当該書面契約書の台帳データに原本が保管される倉庫１５１の箱番号や受領日時などの情報を登録する。なお、管理サーバー１０１は、箱番号や受領日時などの情報が登録されると、管理画面１８１の当該書面契約書の進捗状態の欄に受領済と表示する。なお、配送時の電子化が選択されている場合、管理会社の担当者は、ユーザー企業から配送されてきた書面契約書の原本をスキャナー１７１で読み取って電子ファイルに変換して管理サーバー１０１に登録する。ここで、スキャナー１７１でスキャンした文字画像の電子ファイルをＯＣＲで文字情報に変換して登録してもよい。

【0071】

ステップＳ２０５において、ユーザー企業の担当者は、管理画面１８１上の電子化依頼ボタン５５４を押下し、管理会社の倉庫１５１に保管されている書面契約書の電子化（原本の電子ファイルへの変換）を依頼する。

【0072】

ステップＳ２０６において、管理会社の担当者は、ユーザー企業から電子化依頼を受けて、当該書面契約書の台帳データから箱番号を確認し、倉庫１５１に保管されている原本を取り出してスキャナー１７１で読み取り、例えばｐｄｆファイルなどの電子ファイルにする。そして、電子化された書面契約書の電子ファイルは管理サーバー１０１に登録される。なお、管理サーバー１０１は、書面契約書の電子ファイルが登録されると、管理画面１８１の当該書面契約書のリストに＜プレビュー＞アイコンおよび＜ダウンロード＞アイコンを表示する。

【0073】

ステップＳ２０７において、ユーザー企業の担当者は、管理画面１８１上でステップＳ２０６で電子化された書面契約書のリストの＜プレビュー＞アイコンを押下すると、端末装置１０２の画面に電子化された書面契約書が表示され、閲覧することができる。

【0074】

ステップＳ２０８において、ユーザー企業の担当者は、管理画面１８１上でステップＳ２０６で電子化された書面契約書のリストの＜ダウンロード＞アイコンを押下すると、端末装置１０２に書面契約書の電子ファイルがダウンロードされ、印刷することができる。

【0075】

なお、管理サーバー１０１は、書面契約書の契約満了日の少し前（例えば２ヶ月前など）に当該契約が満了することをユーザー企業の担当者に予告する電子メールを送信することができる。これにより、契約切れになる前に、必要な契約の延長などが可能である。

【0076】

このようにして、ユーザー企業の担当者は、管理サーバー１０１に登録された書面契約書の原本をユーザー企業の保管庫１５２から管理会社の倉庫１５１へ保管を依頼したり、電子化依頼を行って電子化された書面契約書の閲覧やダウンロードなどを容易に行うことができる。

【0077】

図６は、電子契約書に関連する操作の一例を示す。図６では、ユーザー企業の端末装置１０２と、管理会社の管理サーバー１０１と、契約相手の端末装置１０３とを軸として、担当者の操作や管理サーバー１０１の処理などが示されている。

【0078】

ステップＳ３０１において、ユーザー企業の担当者は、契約相手と合意した契約内容が記載された電子署名が可能なｐｄｆファイルなどの文書データ（契約書データ）を作成する。

【0079】

ステップＳ３０２において、ユーザー企業の担当者は、端末装置１０２から管理サーバー１０１にアクセスして、図３で説明した管理画面１８１上の電子契約締結ボタン５５２を押下し、ステップＳ３０１で作成した契約書データ及び台帳データを管理サーバー１０１に登録する。これを受けて、管理サーバー１０１は、管理画面１８１上の当該電子契約書のリストの進捗状態の欄に自社署名待ちと表示する。なお、図６の説明では、ユーザー企業が署名を行った後で契約相手の署名を行うものとする。

【0080】

ステップＳ３０３において、管理サーバー１０１は、ユーザー企業の担当者または捺印者に電子メールなどにより、電子署名を促すメッセージ（自社署名待ちメッセージ）を送信し、これを受けたユーザー企業の捺印者は、管理サーバー１０１にアクセスして契約書の内容を確認し、問題が無ければ電子署名を行う。なお、管理サーバー１０１は、自社署名待ちメッセージを自社署名が完了するまで定期的に送信するようにしてもよい。また、自社署名が完了すると、管理サーバー１０１は、管理画面１８１上の当該電子契約書のリストの進捗状態の欄に送信先署名待ちと表示する。ここで、捺印者は、契約内容に問題がある場合、電子署名を行わずに当該契約を却下することもできる。もし却下された場合（または取り消された場合）、管理サーバー１０１は、管理画面１８１上の当該電子契約書のリストの進捗状態の欄に却下（または取消・却下）と表示する。

【0081】

ステップＳ３０４において、管理サーバー１０１は、ステップＳ３０３で自社署名が完了すると、契約相手の担当者または捺印者に電子メールで電子署名を促すメッセージ（送信先署名待ちメッセージ）を送信し、これを受けた契約相手の捺印者は、管理サーバー１０１にアクセスして契約書の内容を確認し、問題が無ければ電子署名を行う。なお、送信先署名待ちメッセージは、契約相手の署名が完了するまで定期的に送信するようにしてもよい。また、契約相手の署名が完了すると、管理サーバー１０１は、管理画面１８１上の当該電子契約書のリストの進捗状態の欄に契約完了と表示する。ここで、電子認証局による電子署名を行う場合は、契約相手の捺印者は、管理サーバー１０１に予め通知されたＩＤおよびパスワードでログインして当該電子契約書の内容を確認して電子署名を行うが、メール認証の場合は、契約相手の捺印者は、管理サーバー１０１から送られてくる電子メールのＵＲＬにアクセスして当該電子契約書の内容を確認し、メールアドレスによる認証を行う。

【0082】

ステップＳ３０５において、ユーザー企業の担当者は、管理画面１８１のリストで契約が完了した電子契約書の＜プレビュー＞アイコンを押下すると、端末装置１０２に電子契約書が表示され、閲覧することができる。なお、ユーザー企業の担当者は、閲覧している電子契約書の詳細内容を表示することによって、電子署名の情報やタイムスタンプなどを確認することができる。

【0083】

ステップＳ３０６において、ユーザー企業の担当者は、管理画面１８１で契約が完了した電子契約書のリストの＜ダウンロード＞アイコンを押下すると、端末装置１０２に電子契約書がダウンロードされ、印刷することができる。なお、電子契約書のフッター情報として電子署名の情報やタイムスタンプを含めることによって、ユーザー企業の担当者は、電子契約書の印刷時に電子署名の情報やタイムスタンプなどを印刷することもできるようにしてもよい。

【0084】

ここで、図５で説明した書面契約書の場合と同様に、管理サーバー１０１は、電子契約書の契約満了日の少し前（例えば２ヶ月前など）に当該契約が満了することをユーザー企業の担当者に予告する電子メールを送信することができる。これにより、契約切れになる前に、必要な契約の延長などが可能である。

【0085】

このようにして、ユーザー企業の担当者は、管理サーバー１０１の管理画面１８１から電子契約締結ボタン５５２を押下して契約書データ及び台帳データを管理サーバー１０１に登録することにより、契約相手との間で電子契約の締結処理を開始することができる。そして、管理サーバー１０１は、ユーザー企業の電子署名や契約相手の電子署名が行われるように進捗を管理し、ユーザー企業の担当者は、契約完了後の電子契約書の閲覧やダウンロードなどを容易に行うことができる。

【0086】

以上、実施形態で説明したように、本実施形態に係る契約管理システム１００は、書面契約書と電子契約書の両方を管理サーバー１０１で一元管理し、ユーザー企業の担当者は、同じ管理画面１８１に混在して表示される書面契約書および電子契約書のリストを確認して、各契約書の検索、閲覧、ダウンロードなどを行うことができる。特に、本実施形態に係る契約管理システム１００は、書面契約登録ボタン５５１および電子契約締結ボタン５５２を同じ管理画面１８１に配置することによって、新たな書面契約と新たな電子契約とを容易に管理サーバー１０１に登録することができる。さらに、本実施形態に係る契約管理システム１００は、保管依頼ボタン５５３および電子化依頼ボタン５５４を同じ管理画面１８１に配置することによって、保管依頼ボタン５５３押すだけで書面契約書の原本の保管をユーザー企業から管理会社に依頼することができ、また電子化依頼ボタン５５４を押すだけで管理会社に保管されている書面契約書の原本を電子化してユーザー企業の端末装置１０２から閲覧したりダウンロードすることができる。

【0087】

このように、本実施形態に係る契約管理システム１００は、混在する書面契約書と電子契約書とを管理サーバー１０１で一元管理して、同じ管理画面１８１上で新たな書面契約の登録および電子契約の締結や電子署名および進捗の管理、検索、閲覧、ダウンロード、さらには書面契約書の保管依頼や電子化依頼などを容易に行うことができる。

【符号の説明】

【0088】

１００・・・契約管理システム；１０１・・・管理サーバー；１０２，１０３・・・端末装置；１０４・・・インターネット；１１１・・・通信部；１２１・・・記憶部；１３１・・・制御部；１５１・・・倉庫；１５２・・・保管庫；１６１・・・箱；１７１・・・スキャナー；１８１・・・管理画面；５０１・・・設定管理領域；５０２・・・リスト表示操作領域；５５１・・・書面契約登録ボタン；５５２・・・電子契約締結ボタン；５５３・・・保管依頼ボタン；５５４・・・電子化依頼ボタン

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】