特許 6904527 申請業務管理装置、申請業務管理システム、及び申請業務管理方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B1)

(11)【特許番号】6904527

(24)【登録日】2021年6月28日

(45)【発行日】2021年7月21日

(54)【発明の名称】申請業務管理装置、申請業務管理システム、及び申請業務管理方法

(51)【国際特許分類】

   G06Q 50/26 20120101AFI20210708BHJP

   G06Q 10/02 20120101ALI20210708BHJP

【ＦＩ】

   G06Q50/26

   G06Q10/02

【請求項の数】10

【全頁数】21

(21)【出願番号】特願2020-147384(P2020-147384)

(22)【出願日】2020年9月2日

【審査請求日】2020年9月2日

【早期審査対象出願】

(73)【特許権者】

【識別番号】501379247

【氏名又は名称】日本ソフトウェアマネジメント株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110000198

【氏名又は名称】特許業務法人湘洋内外特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】奈須 永典

【審査官】 田付 徳雄

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００４−１７８３１０（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０２０−０３５３９８（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１８−１３９０２７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１７−０４１１３８（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１８−１４７３２１（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００３−００６３６２（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１８−２０６２５７（ＪＰ，Ａ）

【文献】 米国特許出願公開第２０１２／０２９０５２４（ＵＳ，Ａ１）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｑ １０／００ − ９９／００

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

複数の質問と、前記質問の回答に応じて行政に申請する申請書と、前記申請書の準備期間と、申請の期限とが関連付けられた申請書絞込情報を記憶する記憶部と、
通信可能に接続された申請装置から申請要求を受け付ける申請要求受付部と、
前記申請要求を受け付けると、前記申請装置に前記質問を送信し、回答に応じて前記申請装置を操作する利用者の要する１又は複数の前記申請書を決定する申請書決定部と、
前記申請装置に入力された情報を受け付けて前記申請書決定部の決定した申請書を作成する申請書作成部と、
前記申請書作成部が作成した前記申請書に対し、前記申請書絞込情報において関連する前記準備期間と前記期限とを抽出し、抽出した期限のうち最も早い日程を上限とし、抽出した準備期間のうち最も長い準備期間を超えた日程を下限とする対応可能期間を決定し、前記申請装置に通知する期間決定部と、
前記期間決定部の決定した前記対応可能期間内の所定のタイミングを指定した予約を受け付ける来所予約受付部と、
を備えることを特徴とする、申請業務管理装置。

【請求項2】

請求項１に記載の申請業務管理装置であって、
申請書決定部は、決定した１又は複数の前記申請書を選択可能に表示する手続一覧画面の表示情報を生成し、
申請書作成部は、手続一覧画面で選択された前記申請書を作成し、作成した１又は複数の前記申請書を指定した登録要求を受け付けると、登録番号を付与し、
前記来所予約受付部は、通信可能に接続された発券機から、前記登録番号を取得し、
前記来所予約受付部が取得した前記登録番号に係る前記申請書が処理済みであるか否かを判定する進捗管理部を有することを特徴とする、申請業務管理装置。

【請求項3】

請求項１に記載の申請業務管理装置であって、
前記申請書決定部は、前記申請装置からの前記回答に矛盾がある場合に、回答済みの前記質問を再度前記申請装置に送信するとともに、１度目に回答を受け付けた当該質問より後に送信した前記質問への回答を取り消すことを特徴とする、申請業務管理装置。

【請求項4】

請求項１から３のいずれか一項に記載の申請業務管理装置であって、
行政への来所時に必要な持参物を決定する持参物決定部を備え、
前記申請書絞込情報は、前記質問の回答候補と、前記回答候補を選択した場合の前記持参物とが関連付けられ、
前記持参物決定部は、前記質問への回答に応じて持参物を決定し、前記申請装置に通知することを特徴とする、申請業務管理装置。

【請求項5】

請求項１から４のいずれか一項に記載の申請業務管理装置であって、
前記申請書作成部により作成された前記申請書ごとに、通信可能に接続された業務遂行装置による業務の進捗を管理する進捗管理部を備え、
前記申請書作成部は、作成した１又は複数の前記申請書を指定した登録要求を受け付けると、登録番号を付与し、
前記進捗管理部は、前記登録番号を指定した進捗問い合わせを受け付けると、前記登録番号に係る前記申請書と関連する進捗を示す業務ステータスを特定した応答を送信することを特徴とする、申請業務管理装置。

【請求項6】

請求項１から５のいずれか一項に記載の申請業務管理装置であって、
前記申請書絞込情報には、前記質問の回答候補と、前記回答候補を選択した場合に次に表示する前記質問を特定する情報と、前記申請書が必要か否かを示す必要フラグと、が関連付けられ、
前記申請書決定部は、申請が必要であることを示す前記必要フラグと関連する前記回答候補が選択された場合に、前記回答候補と関連付けられた前記申請書を決定することを特徴とする、申請業務管理装置。

【請求項7】

請求項１から６のいずれか一項に記載の申請業務管理装置であって、
前記申請書絞込情報には、行政の手続の種別ごとに、前記複数の質問が関連付けられており、
前記申請要求受付部は、前記種別を指定した前記申請要求を受け付け、
前記申請書決定部は、指定された前記種別と関連する前記質問を前記申請装置に送信することを特徴とする、申請業務管理装置。

【請求項8】

申請業務管理装置と、前記申請業務管理装置と各々通信可能に接続された申請装置と、業務遂行装置と、を有する申請業務管理システムであって、
前記申請装置は、
入力操作に応じて前記申請業務管理装置に申請要求を送信する申請要求部を備え、
前記申請業務管理装置は、
複数の質問と、前記質問の回答に応じて行政に申請する申請書と、前記申請書の準備期間と、申請の期限とが関連付けられた申請書絞込情報を記憶する記憶部と、
前記申請装置から申請要求を受け付ける申請要求受付部と、
前記申請要求を受け付けると、前記申請装置に前記質問を送信し、回答に応じて前記申請装置を操作する利用者の要する１又は複数の申請書を決定する申請書決定部と、
前記申請装置に入力された情報を受け付けて前記申請書決定部の決定した申請書を作成する申請書作成部と、
前記申請書作成部が作成した前記申請書に対し、前記申請書絞込情報において関連する前記準備期間と前記期限とを抽出し、抽出した期限のうち最も早い日程を上限とし、抽出した準備期間のうち最も長い準備期間を超えた日程を下限とする対応可能期間を決定し、前記申請装置に通知する期間決定部と、
前記期間決定部の決定した前記対応可能期間内の所定のタイミングを指定した予約を受け付ける来所予約受付部と、を備え、
前記業務遂行装置は、
前記申請書作成部により作成された前記申請書を取得し、入力操作に応じて前記申請書に関する業務を遂行し、遂行した前記業務に関する証書を作成する申請業務遂行部を備えることを特徴とする、申請業務管理システム。

【請求項9】

申請業務管理装置と、前記申請業務管理装置と各々通信可能に接続された申請装置と、業務遂行装置と、発券機とを有する申請業務管理システムであって、
前記申請装置は、
入力操作に応じて前記申請業務管理装置に申請要求を送信する申請要求部を備え、
前記申請業務管理装置は、
複数の質問と、前記質問の回答に応じて行政に申請する申請書とが関連付けられた申請書絞込情報を記憶する記憶部と、
前記申請装置から申請要求を受け付ける申請要求受付部と、
前記申請要求を受け付けると、前記申請装置に前記質問を送信し、回答に応じて前記申請装置を操作する利用者の要する１又は複数の申請書を決定するとともに、決定した１又は複数の前記申請書を選択可能に表示する手続一覧画面の表示情報を生成する申請書決定部と、
前記手続一覧画面で選択された申請書を作成し、作成した１又は複数の前記申請書を指定した登録要求を受け付けると、登録番号を付与する申請書作成部と、
前記申請書が処理済みであるか否かを判定する進捗管理部と、を備え、
前記業務遂行装置は、
前記申請書作成部により作成された前記申請書を取得し、入力操作に応じて前記申請書に関する業務を遂行し、遂行した前記業務に関する証書を作成する申請業務遂行部を備え、
前記発券機は、
前記登録番号の入力を受け付けて受付番号を発行し、
前記進捗管理部は、前記発券機に入力された前記登録番号に係る前記申請書が処理済みであるか否かを判定することを特徴とする、申請業務管理システム。

【請求項10】

申請業務管理装置が行う申請業務管理方法であって、
通信可能に接続された申請装置から申請要求を受け付ける申請要求受付手順と、
前記申請要求を受け付けると、複数の質問と、前記質問の回答に応じて行政に申請する申請書と、前記申請書の準備期間と、申請の期限とが関連付けられた申請書絞込情報を参照し、前記申請装置に前記質問を送信し、回答に応じて前記申請装置を操作する利用者の要する１又は複数の申請書を決定する申請書決定手順と、
前記申請装置に入力された情報を受け付けて、前記申請書決定手順で決定した申請書を作成する申請書作成手順と、
前記申請書作成手順で作成された前記申請書に対し、前記申請書絞込情報において関連する前記準備期間と前記期限とを抽出し、抽出した期限のうち最も早い日程を上限とし、抽出した準備期間のうち最も長い準備期間を超えた日程を下限とする対応可能期間を決定し、前記申請装置に通知する期間決定手順と、
前記期間決定手順で決定された前記対応可能期間内の所定のタイミングを指定した予約を受け付ける来所予約受付手順と、
を備えることを特徴とする、申請業務管理方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、申請業務管理装置、申請業務管理システム、及び申請業務管理方法に関する。

【背景技術】

【0002】

行政に手続の申請を行う場合において、必要な申請を利用者が把握していない場合、行政の職員が状況をヒアリングし、必要な申請を案内している。

【0003】

なお、特許文献１には、証明書交付申請処理を実行する受付端末に関する技術が開示されている。具体的には、特許文献１には、「利用者は交付申請する証明書をタッチパネルディスプレイ１１より選択入力する（Ｓ１０５）。本実施の形態の場合には、住民票の交付を申請するものとする。このように受付端末１０にて入力された申請に係る全てのデータ（申請データ）は、通信制御部１４から端末運用センタ４０に送信される。端末運用センタ４０の受付端末運用サーバ４１では、通信用インタフェース４１１を介して申請データ受信部４１２が申請データを受信する。申請書作成部４１３は、申請データ受信部４１２により受信された申請データに基づいて、フォーマット管理データベース４２から申請書作成に必要な書式情報をダウンロードする（Ｓ１０５）。なお、フォーマット管理データベース４２には、証明書毎、各自治体毎にフォーマットデータが格納されている。ダウンロードした書式に基づいて申請書作成部４１３は、申請書を作成する。」と記載されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】国際公開第２００３／０８３７３９号

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

必要な申請書を決定するにあたり、職員の支援を必要とする運用では、職員の負担が大きく煩雑である。職員のノウハウ次第で決定される申請書が異なれば、必要な申請が行われない可能性が生じる。また、現状では、利用者へのヒアリングに基づいて、申請書の作成を職員が行っており、職員の業務を圧迫する。

【0006】

特許文献１に開示された技術は、利用者が申請書を選択するため、必要な申請を利用者が把握していない場合を想定していない。

【0007】

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであって、行政に申請を行う際の利便性を向上する技術の提供を目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0008】

本願は、上記課題の少なくとも一部を解決する手段を複数含んでいるが、その例を挙げるならば、以下の通りである。

【0009】

上記課題を解決するため、本発明の一態様に係る申請業務管理装置は、複数の質問と、前記質問の回答に応じて行政に申請する申請書とが関連付けられた申請書絞込情報を記憶する記憶部と、通信可能に接続された申請装置から申請要求を受け付ける申請要求受付部と、前記申請要求を受け付けると、前記申請装置に前記質問を送信し、回答に応じて前記申請装置を操作する利用者の要する１又は複数の前記申請書を決定する申請書決定部と、前記申請装置に入力された情報を受け付けて前記申請書決定部の決定した申請書を作成する申請書作成部と、を備えることを特徴とする。

【0010】

本発明の前記申請業務管理装置は、前記申請書への対応が可能な期間を決定する期間決定部を備え、前記申請書絞込情報は、前記申請書に対し、前記申請書の対応に行政が要する準備期間が関連付けられ、前記期間決定部は、前記申請書作成部の作成した前記申請書の前記準備期間を超える期間を対応可能期間に決定し、前記申請装置に通知することを特徴としてもよい。

【0011】

本発明の前記申請業務管理装置は、利用者が来所するタイミングの予約であって、前記期間決定部の決定した前記対応可能期間内の前記予約を受け付ける来所予約受付部を備えることを特徴としてもよい。

【0012】

本発明の前記申請業務管理装置は、行政への来所時に必要な持参物を決定する持参物決定部を備え、前記申請書絞込情報は、前記質問の回答候補と、前記回答候補を選択した場合の前記持参物とが関連付けられ、前記持参物決定部は、前記質問への回答に応じて持参物を決定し、前記申請装置に通知することを特徴としてもよい。

【0013】

本発明の前記申請業務管理装置は、前記申請書作成部により作成された前記申請書ごとに、通信可能に接続された業務遂行装置による業務の進捗を管理する進捗管理部を備え、前記申請書作成部は、作成した１又は複数の前記申請書を指定した登録要求を受け付けると、登録番号を付与し、前記進捗管理部は、前記登録番号を指定した進捗問い合わせを受け付けると、前記登録番号に係る前記申請書と関連する進捗を示す業務ステータスを特定した応答を送信することを特徴としてもよい。

【0014】

本発明の前記申請書絞込情報には、前記質問の回答候補と、前記回答候補を選択した場合に次に表示する前記質問を特定する情報と、前記申請書が必要か否かを示す必要フラグと、が関連付けられ、前記申請書決定部は、申請が必要であることを示す前記必要フラグと関連する前記回答候補が選択された場合に、前記回答候補と関連付けられた前記申請書を決定することを特徴としてもよい。

【0015】

本発明の前記申請書絞込情報には、行政の手続の種別ごとに、前記複数の質問が関連付けられており、前記申請要求受付部は、前記種別を指定した前記申請要求を受け付け、前記申請書決定部は、指定された前記種別と関連する前記質問を前記申請装置に送信することを特徴としてもよい。

【0016】

また、上記課題を解決するため、本発明の他の態様に係る申請業務管理システムは、申請業務管理装置と、前記申請業務管理装置と各々通信可能に接続された申請装置と、業務遂行装置と、を有する申請業務管理システムであって、前記申請装置は、入力操作に応じて前記申請業務管理装置に申請要求を送信する申請要求部を備え、前記申請業務管理装置は、複数の質問と、前記質問の回答に応じて行政に申請する申請書とが関連付けられた申請書絞込情報を記憶する記憶部と、前記申請装置から申請要求を受け付ける申請要求受付部と、前記申請要求を受け付けると、前記申請装置に前記質問を送信し、回答に応じて前記申請装置を操作する利用者の要する１又は複数の申請書を決定する申請書決定部と、前記申請装置に入力された情報を受け付けて前記申請書決定部の決定した申請書を作成する申請書作成部と、を備え、前記業務遂行装置は、前記申請書作成部により作成された前記申請書を取得し、入力操作に応じて前記申請書に関する業務を遂行し、遂行した前記業務に関する証書を作成する申請業務遂行部を備えることを特徴とする。

【0017】

また、上記課題を解決するため、本発明の他の態様に係る申請業務管理方法は、申請業務管理装置が行う申請業務管理方法であって、通信可能に接続された申請装置から申請要求を受け付ける申請要求受付手順と、前記申請要求を受け付けると、複数の質問と、前記質問の回答に応じて行政に申請する申請書とが関連付けられた申請書絞込情報を参照し、前記申請装置に前記質問を送信し、回答に応じて前記申請装置を操作する利用者の要する１又は複数の申請書を決定する申請書決定手順と、前記申請装置に入力された情報を受け付けて、前記申請書決定手順で決定した申請書を作成する申請書作成手順と、を備えることを特徴とする。

【発明の効果】

【0018】

本発明によれば、行政に申請を行う際の利便性を向上することができる。

【0019】

上記した以外の課題、構成、及び効果は、以下の実施形態の説明により明らかにされる。

【図面の簡単な説明】

【0020】

【図1】本実施形態における申請業務管理システムの概要の一例を示す図である。

【図2】申請業務管理システムの機能ブロック図の一例である。

【図3】申請書絞込情報のデータ構造の一例を示す図である。

【図4】進捗情報のデータ構造の一例を示す図である。

【図5】申請業務管理装置のハードウェア構成例を示す図である。

【図6】申請書受付処理の一例を示すフローチャートである。

【図7】申請要求画面及び質問表示画面の一例を示す図である。図７（Ａ）は、申請要求画面の一例を示しており、図７（Ｂ）は、質問表示画面の一例を示している。

【図8】手続一覧画面の一例を示す図である。

【図9】来所対応処理の一例を示すフローチャートである。

【図10】キュー画面の一例を示す図である。図１０（Ａ）は、業務キュー画面の一例であり、図１０（Ｂ）は、受付キュー画面の一例である。

【図11】従来の申請業務管理システムの概要の一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0021】

以下、図面に基づいて本発明の概要を説明する。図１１は、従来の申請業務管理システム２の概要の一例を示す図である。

【0022】

従来の申請業務管理システム２では、まず、（１）利用者ａが発券機を操作し、受付番号を取得する。利用者ａが、受付番号に応じたタイミングで、案内用の窓口Ａに行くと、窓口Ａの職員が利用者ａにヒアリングし、必要な１又は複数の申請書を決定する。（２）窓口Ａでは、決定した申請書と、当該申請書を作成する窓口を記載した窓口案内書を発行する。

【0023】

なお、本実施形態において、「申請書を決定する」とは、行政の取り扱う多くの申請書のうち、利用者ａの提出すべき申請書の様式を決定する意味を有する。申請書には、例えば「小児医療費助成医療証交付申請書」、「児童手当・特例給付認定請求書」等が含まれる。申請書が決定されると、利用者ａは行政に対し、どの申請書を提出すればよいかを認識することができる。また、本実施形態における「申請書」には、行政が応答を要しない届出書等が含まれる。

【0024】

利用者ａは、窓口案内書に記載された各窓口に行く。（３）各窓口では、申請書の作成に必要な情報を職員が利用者ａにヒアリングし、申請書を作成する。各窓口で作成された申請書は、バックヤードで使用される。バックヤードでは、申請書に基づいて、必要に応じた証書ｔが作成される。証書ｔが作成されると、利用者ａは交付窓口に赴き、（４）証書ｔを受け取る。

【0025】

以上のように、従来の申請業務管理システム２では、窓口Ａにおいて、利用者ａに必要な申請書を、職員が決定しており、職員の業務負担が増すだけでなく、必要な申請書を決定するためのノウハウが共有されず、業務の効率化を阻害している。また、各窓口においても、申請書を作成する職員の業務負担が大きく、業務コストの増加を招いている。

【0026】

図１は、本実施形態における申請業務管理システム１の概要の一例を示す図である。本実施形態における申請業務管理システム１は、申請業務管理装置１０と、申請装置２０と、業務遂行装置３０と、ストレージ用装置４０とを有する。また、申請業務管理システム１は、図１に示すように、発券機５０と、交付端末６０とを有していてもよい。

【0027】

申請装置２０は、申請業務管理装置１０とネットワークＮを介して通信可能に接続されている。申請業務管理装置１０と、業務遂行装置３０と、ストレージ用装置４０と、発券機５０と、交付端末６０とは、行政主体ｓの有する装置であって、バスを介して通信可能に接続される。なお、接続態様はこれに限定されない。例えば、申請業務管理システム１に含まれる各装置が、ネットワークＮを介して相互に通信可能であってもよいし、行政主体ｓの有する装置の一部が特定の装置とのみ接続され、他の装置とは接続されていない状態であってもよい。

【0028】

申請装置２０は、例えば利用者ａの有する装置である。利用者ａは、行政主体ｓに行く前に、申請装置２０に対して、申請を要求する入力操作を行う。なお、申請装置２０は、行政主体ｓの有する装置であってもよい。その場合、申請装置２０は、申請業務管理装置１０と専用線で接続されていてもよい。申請装置２０は、申請業務管理装置１０に対し、申請要求を送信する。

【0029】

申請業務管理装置１０は、申請要求に応じて、申請装置２０に対して複数の質問を送信する。利用者ａが各質問に対して回答を入力すると、申請業務管理装置１０は、回答に応じて、利用者ａの要する１又は複数の申請書を決定する。申請業務管理装置１０は、申請書の作成に必要な情報を申請装置２０に要求し、利用者ａからの入力を受け付けることにより、申請書を作成する。作成された申請書を申請書ｕとする。

【0030】

利用者ａが、作成された１又は複数の申請書ｕを指定した入力操作を行うと、申請装置２０は登録要求を申請業務管理装置１０に送信する。申請業務管理装置１０は、登録要求に応じて登録番号を発行し、作成した申請書ｕを登録番号と関連付けてストレージ用装置４０に格納する。

【0031】

業務遂行装置３０は、ストレージ用装置４０に格納された申請書ｕを用いて、申請に係る業務を実行する。業務遂行装置３０は、必要に応じて、申請に関する証書ｔを作成する。

【0032】

なお、利用者ａは、申請装置２０を介して、申請に係る業務の進捗を確認することができる。また、利用者ａは、申請装置２０を介して、行政主体ｓに行くタイミングを予約することができる。申請装置２０は、申請に対する対応可能期間を表示し、当該タイミングを指定した入力操作を受け付ける。

【0033】

その後、利用者ａが行政主体ｓに行き、発券機５０を操作して受付番号を取得する。その際、申請者は発券機５０に登録番号を入力する。申請業務管理装置１０は、登録番号により証書ｔを特定し、交付端末６０に通知する。交付端末６０を操作する職員は証書ｔを出力し、利用者ａに渡す。

【0034】

図２は、申請業務管理システム１の機能ブロック図の一例である。申請業務管理装置１０は、ＰＣ（Personal Computer）等の情報処理装置、又はサーバー装置であって、行政主体ｓにより管理される。

【0035】

申請装置２０は、ＰＣ、スマートフォン、又はタブレット等の情報処理装置である。業務遂行装置３０は、ＰＣ、スマートフォン、又はタブレット等の情報処理装置である。ストレージ用装置４０は、ＰＣ、スマートフォン、もしくはタブレット等の情報処理装置、又はＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）等の記憶装置である。

【0036】

申請業務管理装置１０は、処理部１１０と、記憶部１２０と、入力部１３０と、出力部１４０と、通信部１５０とを備える。処理部１１０は、申請業務管理装置１０の全体を統括的に制御する。記憶部１２０は、処理部１１０による処理に必要な情報を記憶する。入力部１３０は、後述する入力ＩＦ１４を介して接続された入力装置から、申請業務管理装置１０への情報の入力を受け付ける。出力部１４０は、後述する出力ＩＦ１５を介して接続された出力装置から、申請業務管理装置１０に記憶された情報の出力を行う。通信部１５０は、通信可能に接続された他の装置との情報の送信及び受信を仲介する。

【0037】

処理部１１０は、申請要求受付部１１１と、申請書決定部１１２と、申請書作成部１１３と、期間決定部１１４と、持参物決定部１１５と、来所予約受付部１１６と、進捗管理部１１７と、を備える。申請要求受付部１１１は、申請装置２０からの申請要求を受け付ける。申請要求には、申請を行う行政の手続の種別を示す情報が含まれていてもよい。

【0038】

申請書決定部１１２は、申請要求を受け付けると、申請装置２０に質問を送信し、回答に応じて利用者ａの要する１又は複数の申請書を決定する。申請要求に手続の種別が含まれている場合、申請書決定部１１２は、後述する申請書絞込情報１２１を参照し、申請要求の種別と関連する質問を申請装置２０に送信する。

【0039】

申請書作成部１１３は、申請書決定部１１２の決定した申請書に対し、申請装置２０による情報の入力を受け付ける。即ち、申請書作成部は、申請書決定部１１２の決定した申請書の様式に対し、必要な方法の入力を受け付ける。申請書作成部１１３は、入力された情報を用いて、利用者の申請内容が記載された申請書を作成する。申請書作成部１１３は、作成した１又は複数の申請書ｕを指定した登録要求を受け付けると、登録番号を付与して申請装置２０に通知する。

【0040】

期間決定部１１４は、作成された申請書ｕへの対応が可能な期間である対応可能期間を決定する。期間決定部１１４は、申請書作成部１１３の作成した申請書ｕに関する準備期間を超える期間を対応可能期間に決定し、申請装置２０に送信する。例えば、期間決定部１１４は、申請書作成部１１３が登録要求を受け付けた１又は複数の申請書ｕに関する準備期間のうち、最も長い準備期間を１日超えた日程を対応可能期間の下限に決定する。期間決定部１１４は、当該１又は複数の申請書ｕの申請期限のうち、最も早い日程を対応可能期間の上限に決定する。期間決定部１１４は、下限及び上限により定まる期間を対応可能期間に決定する。

【0041】

持参物決定部１１５は、行政主体ｓへの来所時に必要な持参物を決定する。持参物決定部１１５は、質問への回答に応じて持参物を決定し、申請装置２０に通知する。来所予約受付部１１６は、利用者ａが行政主体ｓに来所するタイミングの予約を受け付ける。来所予約受付部１１６は、申請装置２０から予約要求を示す情報を受信すると、期間決定部１１４の決定した対応可能期間内に対する予約を受け付ける。

【0042】

進捗管理部１１７は、申請書作成部１１３により作成された申請書ｕごとに、業務遂行装置３０による業務の進捗を管理する。進捗管理部１１７は、登録番号を指定した進捗問い合わせを受け付けると、登録された１又は複数の申請書ｕと関連する進捗を示す業務ステータスを特定した応答を送信する。進捗管理部１１７は、申請装置２０からの進捗問い合わせに応じて応答を送信してもよいし、業務遂行装置３０からの進捗問い合わせに応じて応答を送信してもよい。

【0043】

記憶部１２０は、申請書絞込情報１２１と、進捗情報１２２と、予約情報１２３とを記憶している。申請書絞込情報１２１は、複数の質問と、該質問の回答に応じて行政主体ｓに申請する申請書の様式とが関連付けられた情報である。進捗情報１２２は、登録番号ごとに、登録された１又は複数の申請書に対する業務ステータスが関連付けられた情報である。予約情報１２３は、来所予約受付部１１６が予約を受け付けた、利用者ａの来所タイミングに関する情報である。

【0044】

申請装置２０は、処理部２１０と、入力部２３０と、出力部２４０と、通信部２５０とを備える。処理部２１０は、申請装置２０の全体を統括的に制御する。入力部２３０は、入力ＩＦを介して接続された入力装置から、申請装置２０への情報の入力を受け付ける。出力部２４０は、出力ＩＦを介して接続された出力装置から、申請装置２０に記憶された情報の出力を行う。通信部２５０は、通信可能に接続された申請業務管理装置１０等の他の装置との情報の送信及び受信を仲介する。

【0045】

処理部２１０は、申請要求部２１１と、申請書登録要求部２１２とを備える。申請要求部２１１は、利用者ａの入力操作に応じて、行政主体ｓへの申請要求を申請業務管理装置１０に送信する。申請要求には、申請を要求する手続の種別が指定されていてもよい。申請書登録要求部２１２は、入力操作に応じて、申請書作成部１１３により作成された申請書ｕの登録要求を申請業務管理装置１０に送信する。

【0046】

業務遂行装置３０は、処理部３１０と、入力部３３０と、出力部３４０と、通信部３５０とを備える。処理部３１０は、業務遂行装置３０の全体を統括的に制御する。入力部３３０は、入力ＩＦを介して接続された入力装置から、申請装置２０への情報の入力を受け付ける。出力部３４０は、出力ＩＦを介して接続された出力装置から、業務遂行装置３０に記憶された情報の出力を行う。通信部３５０は、通信可能に接続された申請業務管理装置１０やストレージ用装置４０等の他の装置との情報の送信及び受信を仲介する。

【0047】

処理部３１０は、申請業務遂行部３１１を備える。申請業務遂行部３１１は、申請書作成部１１３により作成された申請書ｕを取得し、行政主体ｓの職員の入力操作に応じて申請書ｕに関する業務を遂行し、遂行した業務に関する証書ｔを作成する。本実施形態において、証書ｔとは、申請の受理により発行する書面全般を示す。なお、申請業務遂行部３１１が申請書ｕに対する業務を遂行した結果、必ず証書ｔを作成するとは限らない。

【0048】

ストレージ用装置４０は、処理部４１０と、記憶部４２０と、通信部４５０とを備える。処理部４１０は、ストレージ用装置４０の全体を統括的に制御する。記憶部４２０は、処理部４１０による処理に必要な情報を記憶するほか、通信可能に接続された他の装置から受信した情報を記憶する。通信部４５０は、通信可能に接続された申請業務管理装置１０や業務遂行装置３０等の他の装置との情報の送信及び受信を仲介する。

【0049】

記憶部４２０は、申請書情報４２１と、証書情報４２２とを記憶している。申請書情報４２１は、申請業務管理装置１０により作成された申請書ｕに関する情報である。証書情報４２２は、業務遂行装置３０の業務遂行の結果、作成される証書ｔに関する情報である。

【0050】

図３は、申請書絞込情報１２１のデータ構造の一例を示す図である。申請書絞込情報１２１は、手続種別ＩＤ（IDentifier）１２１ａと、質問ＩＤ１２１ｂと、質問１２１ｃと、回答１２１ｄと、行先１２１ｅと、必要フラグ１２１ｆと、申請書ＩＤ１２１ｇと、持参物１２１ｈと、準備期間１２１ｉと、期限１２１ｊと、が関連付けられた情報である。

【0051】

手続種別ＩＤ１２１ａは、行政の手続の種別を特定する識別情報である。申請書絞込情報１２１は、手続種別ＩＤ１２１ａを有していなくてもよい。質問ＩＤ１２１ｂは、質問を特定する識別情報である。質問１２１ｃは、質問の内容を示す情報であって、例えば質問の文字列である。回答１２１ｄは、質問の回答候補を示す情報である。行先１２１ｅは、回答１２１ｄにより特定される回答候補が選択された場合に、次に表示する質問を特定する質問ＩＤである。

【0052】

なお、本実施形態において、申請書決定部１１２は、申請装置に送信した質問に対する回答１２１ｄと関連する行先１２１ｅを特定し、行先１２１ｅに対応する質問を申請装置２０に送信する。申請書決定部１１２は、この処理を繰り返し、申請装置から得た回答と関連する行先１２１ｅが空の情報になるまで、引き続き質問を申請装置に送信する。この場合において、行先１２１ｅは、既に先に回答を得た質問であってもよい。

【0053】

例えば、後の質問に進むにつれ、先に受け付けた回答との矛盾が生じる場合等に、回答済みの質問ＩＤに戻るよう設定されていてもよい。その場合、１度目に回答を受け付けた質問ＩＤより後に提示された質問への回答については、リセットするよう設定されていてもよい。

【0054】

必要フラグ１２１ｆは、回答１２１ｄにより特定される回答候補が選択された場合に、申請書が必要であるか否かを示すフラグ情報である。例えば、必要フラグ１２１ｆが「０」である回答候補が選択された合、申請書は必要でない。必要フラグ１２１ｆが「１」である回答候補が選択された場合、申請書が必要である。

【0055】

申請書ＩＤ１２１ｇは、申請書が必要である場合の、申請書の様式を特定する識別情報である。持参物１２１ｈは、申請書が必要である場合において、行政主体ｓに行く際に要する持参物を示す情報である。準備期間１２１ｉは、申請書ＩＤ１２１ｇにより特定される様式の申請書の対応に行政が要する期間を示す情報である。期限１２１ｊは、申請書ＩＤ１２１ｇにより特定される様式の申請書の提出期限を示す情報である。

【0056】

図４は、進捗情報１２２のデータ構造の一例を示す図である。進捗情報１２２は、登録番号１２２ａと、申請書ＩＤ１２２ｂとが関連付けられた情報である。

【0057】

登録番号１２２ａは、申請装置２０からの登録要求に応じて付与される識別情報である。申請書ＩＤ１２２ｂは、登録要求に応じて登録される１又は複数の申請書ｕを特定する識別情報ごとに、申請書ｕの進捗を示す業務ステータスが関連付けられた情報である。

【0058】

例えば、業務ステータスが「０」である場合、業務が「手続きなし」である状況、即ち申請がされていない状況を示す。業務ステータスが「１」である場合、業務が「未処理」である状況を示す。業務ステータスが「２」である場合、業務が「手続き中」である状況を示す。業務ステータスが「３」である場合、業務が「処理済み」である状況を示す。

【0059】

例えば、図４に示す進捗情報１２２の最上位のレコードは、登録番号１２２ａが「０００１１」であり、申請書ＩＤ１２２ｂが「Ａ００１」である欄に、業務ステータスとして「３」が関連付けられ、申請書ＩＤ１２２ｂが「Ａ００３」である欄に、業務ステータスとして「１」が関連付けられている。これは、登録番号が「０００１１」である登録には、申請書ＩＤ１２２ｂが「Ａ００１」及び「Ａ００３」である申請書ｕが登録されており、申請書ＩＤ１２２ｂが「Ａ００１」である申請は「処理済み」であり、申請書ＩＤ１２２ｂが「Ａ００３」である申請は「未処理」であることを示す。

【0060】

図５は、申請業務管理装置１０のハードウェア構成例を示す図である。申請業務管理装置１０は、演算装置１１と、メモリ１２と、外部記憶装置１３と、入力ＩＦ（Interface）１４と、出力ＩＦ１５と、通信ＩＦ１６と、記憶媒体駆動装置１７とを備え、各構成要素はバスにより接続されている。

【0061】

演算装置１１はＣＰＵ（Central Processing Unit）等の演算装置であり、メモリ１２又は外部記憶装置１３に記録されたプログラムに従って処理を実行する。申請業務管理装置１０では、メモリ１２又は外部記憶装置１３上に読み出されたプログラムに従って動作する演算装置１１により処理が行われる。処理部１１０を構成する各処理部は、演算装置１１がプログラムを実行することにより各々の機能を実現する。

【0062】

メモリ１２は、ＲＡＭ（Random Access Memory）又はフラッシュメモリ等の記憶装置であり、プログラムやデータが一時的に読み出される記憶エリアとして機能する。外部記憶装置１３は、例えばＨＤＤ（Hard Disk Drive）や、ＣＤ-Ｒ（Compact Disc- Recordable）、ＤＶＤ-ＲＡＭ（Digital Versatile Disk-Random Access Memory）等の書き込み及び読み出し可能な記憶メディア及び記憶メディア駆動装置等である。記憶部１２０は、メモリ１２又は外部記憶装置１３によりその機能が実現される。なお、記憶部１２０は、通信ＩＦ１６を介して接続される記憶装置によってその機能が実現されてもよい。

【0063】

入力ＩＦ１４は、操作者からの入力操作を受け付けるためのインターフェイスであり、例えばタッチパネル、キーボード、マウス、マイク等の入力装置が接続される。出力ＩＦ１５は、申請業務管理装置１０に内蔵されたＬＣＤ（Liquid Crystal Display）ディスプレイ等の表示装置等に対して情報を出力するためのインターフェイスである。

【0064】

通信ＩＦ１６は、申請業務管理装置１０をネットワークＮ及びバスに接続するためのインターフェイスであって、例えばＬＡＮ（Local Area Network）カード等の通信デバイスが接続される。通信部１５０は、通信ＩＦ１６によりその機能が実現される。記憶媒体駆動装置１７は、ＣＤ（Compact Disk）やＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等の可搬性のメディア１８から情報を入出力する装置である。

【0065】

なお、申請業務管理装置１０の各構成要素の処理は、１つのハードウェアで実行されてもよいし、複数のハードウェアで実行されてもよい。また、申請業務管理装置１０の各構成要素の処理は、１つのプログラムで実現されてもよいし、複数のプログラムで実現されてもよい。

【0066】

また、申請装置２０、業務遂行装置３０、及びストレージ用装置４０のハードウェア構成は、申請業務管理装置１０と同様であるため、説明を省略する。ストレージ用装置４０は、入力ＩＦ１４及び出力ＩＦ１５を有していなくてもよい。

【0067】

図６は、申請書受付処理の一例を示すフローチャートである。本フローチャートの処理は、例えば、申請装置２０の申請要求部２１１から送信された申請要求を、申請業務管理装置１０の申請要求受付部１１１が受け付けると開始される。なお、以下、申請要求に手続の種別を示す情報が含まれているものとして説明する。

【0068】

図７は、申請要求画面２５１及び質問表示画面２５２の一例を示す図である。図７（Ａ）は、申請要求画面２５１の一例を示しており、図７（Ｂ）は、質問表示画面２５２の一例を示している。申請要求画面２５１と、質問表示画面２５２は、申請装置２０のディスプレイに表示される。

【0069】

図７（Ａ）に示す質問要求画面には、手続の種別が選択可能に表示されている。手続の種別は、例えば「転入」、「転出」、「結婚」、「妊娠」等の利用者ａの行動に応じて分類されている。申請装置２０の申請要求部２１１は、申請要求画面２５１に表示された種別の選択を受け付けると、選択された種別を特定した申請要求を、申請業務管理装置１０に送信する。なお、申請要求部２１１は、申請要求を行うことを示す図示しない操作ボタンの操作を受け付けると、種別を含めずに申請要求を申請業務管理装置１０に送信してもよい。

【0070】

説明を図６に戻す。まず、申請書決定部１１２は、申請書絞込情報１２１に基づいて質問を送信する（ステップＳ１１）。具体的には、申請書決定部１１２は、申請書絞込情報１２１を参照し、申請要求に含まれる種別と対応する手続種別ＩＤ１２１ａと関連する質問１２１ｃのうち、所定の質問と、当該質問と関連する回答１２１ｄにより特定される複数の回答候補とを申請装置２０に送信する。申請書決定部１１２は、例えば質問ＩＤ１２１ｂの番号の最も若い質問１２１ｃと、当該質問の回答候補とを送信する。なお、質問を受信した申請装置２０は、質問表示画面２５２を出力する。

【0071】

図７（Ｂ）に示すように、質問表示画面２５２には、利用者ａへの質問が含まれる。また、質問表示画面２５２には、申請業務管理装置１０から受信した複数の回答候補が選択可能に表示される。図７（Ｂ）に示すように、質問表示画面２５２は、回答候補を選択肢として表示し、回答の選択を受け付ける方式で表示することが望ましい。申請装置２０の申請要求部２１１は、選択された回答を申請業務管理装置１０に送信する。

【0072】

説明を図６に戻す。次に、申請書決定部１１２は、申請装置２０から応答を受信する（ステップＳ１２）。具体的には、申請書決定部１１２は、申請装置２０から送信された、選択された回答を応答として受信する。

【0073】

次に、申請書決定部１１２は、必要フラグが「１」である応答の場合、申請書絞込情報１２１のレコードを抽出する（ステップＳ１３）。具体的には、申請書決定部１１２は、申請装置２０から送信された回答候補を回答１２１ｄに含む申請書絞込情報１２１のレコードを参照し、当該レコードの必要フラグ１２１ｆが「１」である場合に、当該レコードを抽出する。

【0074】

次に、申請書決定部１１２は、ステップＳ１２で受信した応答が、最後の質問に対する応答であるか否かを判定する（ステップＳ１４）。具体的には、申請書決定部１１２は、ステップＳ１２で受信した回答候補を特定する回答１２１ｄと申請書絞込情報１２１において関連する行先１２１ｅを特定する。申請書決定部１１２は、特定した行先１２１ｅが空である場合に、最後の質問に対する応答であるものと判定する。

【0075】

申請書決定部１１２が、最後の質問に対する応答でないと判定する場合（ステップＳ１４で「ＮＯ」の場合）、申請書決定部１１２は、処理をステップＳ１１に戻す。即ち、申請書決定部１１２は、ステップＳ１４で特定した行先１２１ｅにより特定される、次に表示する質問１２１ｃと、当該質問と関連する回答１２１ｄにより特定される複数の回答候補とを、申請装置２０に送信する（ステップＳ１１）。

【0076】

申請書決定部１１２が、最後の質問に対する応答であると判定する場合（ステップＳ１４で「ＹＥＳ」の場合）、申請書決定部１１２は、抽出したレコードの申請書ＩＤから、申請書を決定する（ステップＳ１５）。具体的には、申請書決定部１１２は、ステップＳ１３で抽出した１又は複数の申請書絞込情報１２１のレコードを参照し、当該レコードの申請書ＩＤ１２１ｇにより特定される１又は複数の申請書を、利用者ａの手続に必要な申請書に決定する。

【0077】

換言すれば、申請書決定部１１２は、申請が必要であることを示す必要フラグ１２１ｆと関連する回答候補が選択された場合に、当該回答候補と関連付けられた申請書を決定する。

【0078】

次に、持参物決定部１１５は、持参物を決定する（ステップＳ１６）。具体的には、持参物決定部１１５は、ステップＳ１３で抽出した申請書絞込情報１２１のレコードの持参物１２１ｈにより特定される持参物を、利用者ａが来所時に要する持参物に決定する。

【0079】

次に、申請書決定部１１２は、手続一覧の表示情報を生成する（ステップＳ１７）。申請書決定部１１２は、ステップＳ１５で決定した申請書と、ステップＳ１６で決定した持参物とを含む手続一覧画面２５３の表示情報を生成し、申請装置２０に送信する。

【0080】

図８は、手続一覧画面２５３の一例を示す図である。手続一覧画面２５３は、申請書決定部１１２の決定した申請書ごとに、持参物等の詳細を表示する詳細情報表示領域２５３１と、申請書作成ボタン２５３２と、登録要求ボタン２５３３とを含んでいる。図８に示すように、詳細情報表示領域２５３１には、持参物のほか、交付端末６０の所在地や、申請期限等が表示されてもよい。その場合、申請書決定部１１２は、抽出した申請書絞込情報１２１のレコードに含まれる期限１２１ｊを、手続一覧画面２５３の表示情報に使用する。また、申請書決定部１１２は、記憶部１２０に記憶された図示しない所在地情報を参照することにより、交付端末６０の所在地を特定することができる。

【0081】

申請書作成ボタン２５３２は、申請書の作成指示を受け付けるためのボタンである。申請書作成ボタン２５３２が選択されると、選択された申請書作成ボタン２５３２と関連する申請書の作成画面が表示される。具体的には、申請書作成部１１３は、選択された申請書の申請書ＩＤを用いて記憶部の図示しない領域を参照し、該当する申請書の様式を呼び出して申請装置２０に送信する。申請装置２０の申請要求部２１１は、申請書の様式を含む申請書の作成画面を表示する。

【0082】

なお、申請装置２０の申請要求部２１１は、申請書の作成画面に対する必要事項の入力操作を受け付け、申請書への入力情報として申請業務管理装置１０に送信する。申請書の作成が完了すると、手続一覧画面２５３には、作成が完了した申請書ｕに対し、作成が完了したことを示す情報が表示される。

【0083】

登録要求ボタン２５３３は、作成された申請書ｕの登録要求の入力操作を受け付けるボタンである。登録要求ボタン２５３３が選択されると、申請装置２０の申請書登録要求部２１２は、手続一覧画面２５３に表示され、作成が完了した１又は複数の申請書ｕを指定した登録要求を申請業務管理装置１０に送信する。なお、手続一覧画面２５３に表示された申請書のうち、作成が完了していない申請書がある状態で登録要求ボタン２５３３が選択された場合、申請書登録要求部２１２は、エラーを示す情報を出力してもよいし、作成が完了した申請書のみを登録するよう要求する登録要求を送信してもよい。

【0084】

説明を図６に戻す。次に、申請書作成部１１３は、申請書への入力情報を受け付け、申請書ｕを作成する（ステップＳ１８）。具体的には、申請書作成部１１３は、手続一覧画面２５３の申請書作成ボタン２５３２の選択を受け付け、申請書の作成画面の表示情報を申請装置２０に送信する。申請書作成部１１３は、申請装置２０から受信した申請書への入力情報を用いて申請書ｕを作成する。申請書作成部１１３は、作成した申請書ｕをストレージ用装置４０の申請書情報４２１に記憶させる。

【0085】

次に、申請書作成部１１３は、登録要求を受け付けて登録番号を決定する（ステップＳ１９）。具体的には、申請書作成部１１３は、手続一覧画面２５３の登録要求ボタン２５３３が選択されると、登録要求に含まれる、作成済みの１又は複数の申請書ｕを特定し、１つの登録番号を決定する。申請書作成部１１３は、決定した登録番号に、指定された申請書ｕを特定する申請書ＩＤを関連付けて、進捗情報１２２を生成する。なお、進捗情報１２２のうち、登録番号と、申請書ＩＤとが交わる欄には、「未処理」であることを示す業務ステータスが関連付けられる。

【0086】

次に、期間決定部１１４は、対応可能期間を決定する（ステップＳ２０）。具体的には、期間決定部１１４は、ステップＳ１９において１つの登録番号が決定された１又は複数の申請書ｕについて、申請書絞込情報１２１を参照し、対応する準備期間１２１ｉと、期限１２１ｊとを抽出する。期間決定部１１４は、例えば抽出した準備期間１２１ｉのうち、最も長い準備期間を１日超えた日程を対応可能期間の下限に決定する。また、期間決定部１１４は、抽出した期限１２１ｊのうち、最も早い日程を対応可能期間の上限に決定する。期間決定部１１４は、下限及び上限により定まる期間を対応可能期間に決定する。

【0087】

次に、来所予約受付部１１６は、期間内の来所予約を受け付ける（ステップＳ２１）。具体的には、来所予約受付部１１６は、ステップＳ２０で決定した対応可能期間内のタイミングを指定可能に表示する予約画面を申請装置２０に送信する。申請装置２０の処理部２１０は、予約画面に対して入力されたタイミングを指定した予約要求を、申請業務管理装置１０に送信する。来所予約受付部１１６は、指定されたタイミングと、ステップＳ１９で決定した登録番号とを関連付けて、予約情報１２３に記憶させる。その後、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。

【0088】

本実施形態によれば、ノウハウを有する職員に頼ることなく、利用者ａが必要な申請書を決定することができ、利用者ａや行政の利便性が向上する。また、職員を煩わせることなく申請書ｕを作成することができ、コスト削減に資する。特に、利用者ａの属性により申請書の様式が異なる場合に、質問により属性を特定することで、効率的に必要な申請書を決定することができる。

【0089】

また、来所の際に必要な持参物を利用者ａに提示できるため、利用者ａが持参物を検索したり、問い合わせたりする手間を削減でき、利用者ａが持参物を忘れる等のトラブルを防ぐことができる。同じ種別の申請であっても、利用者ａの属性等により様式が異なり、持参物が異なる場合がある。そのような場合においても、申請に応じた持参物を利用者ａに提示することができる。

【0090】

また、申請書に応じた準備期間に基づいて、行政の対応可能期間を提示することにより、行政主体ｓにおいて、まだ準備の完了していない申請に関して利用者ａが来所することを防ぎ、利便性が向上する。特に、利用者ａの属性に応じて、他の行政主体ｓに必要書面を取り寄せる必要が生じ、より多くの準備期間を要する場合等に、属性に応じた対応可能期間を決定することができ、効率的である。また、対応可能期間は申請期限が考慮されているため、必要な手続が期間内になされないといった不都合を防ぐことができる。

【0091】

図９は、来所対応処理の一例を示すフローチャートである。本図は、例えば発券機５０が受付番号を発行し、登録番号の入力操作を受け付けると開始される。以下、来所対応処理を申請業務管理装置１０が行う例を用いて説明するが、来所対応処理を実行する装置は申請業務管理装置１０に限定されない。

【0092】

まず、来所予約受付部１１６は、受付番号と登録番号とを取得する（ステップＳ３１）。具体的には、来所予約受付部１１６は、発券機５０が取得した、受付番号と登録番号の対応情報を取得する。

【0093】

次に、進捗管理部１１７は、すべての申請書ｕが処理済であるか否かを判定する（ステップＳ３２）。具体的には、進捗管理部１１７は、ステップＳ３１で取得した登録番号を用いて進捗情報１２２を参照し、登録番号と関連付けられたすべての申請書ＩＤ１２２ｂの業務ステータスが、処理済みであるか否かを判定する。

【0094】

進捗管理部１１７が、すべての申請書ｕが処理済みであると判定する場合（ステップＳ３２で「ＹＥＳ」の場合）、進捗管理部１１７は、証書ｔがあるか否かを判定する（ステップＳ３３）。なお、業務遂行装置３０の申請業務遂行部３１１が、申請書ｕを用いた業務を遂行する際に、証書ｔを作成した場合、作成した証書ｔと登録番号とを関連付けてストレージ用装置４０の証書情報４２２に格納する。進捗管理部１１７は、登録番号を用いてストレージ用装置４０の証書情報４２２を参照することにより、登録番号と関連する証書ｔの有無を判定する。

【0095】

進捗管理部１１７が、証書ｔがないと判定する場合（ステップＳ３３で「ＮＯ」の場合）、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。なお、進捗管理部１１７は、受付番号を用いて利用者ａを呼び出し、証書ｔがないことを利用者ａに通知してもよい。

【0096】

進捗管理部１１７が、証書ｔがあると判定する場合（ステップＳ３３で「ＹＥＳ」の場合）、進捗管理部１１７は、交付端末６０に証書ｔの発行を指示する（ステップＳ３４）。具体的には、進捗管理部１１７は、登録番号と関連付けられた証書ｔを交付端末６０に通知し、証書ｔを発行するよう指示する情報を送信する。その後、例えば交付端末６０では証書ｔが出力され、交付端末６０を操作する職員から利用者ａに手渡される。その後、処理部１１０は本フローチャートの処理を終了する。

【0097】

進捗管理部１１７が、すべての申請書ｕが処理済みであると判定しない場合（ステップＳ３２で「ＮＯ」の場合）、即ち、処理済みでない申請書ｕが１つ以上ある場合、進捗管理部１１７は、キュー画面の表示指示があるか否かを判定する（ステップＳ３５）。なお、利用者ａが申請書ｕの進捗を知りたい場合、申請業務管理装置１０か、又は申請業務管理装置１０と通信可能に接続された他の装置（申請装置２０や発券機５０を含む）に対し、登録番号を指定し、キュー画面を表示するよう入力操作を行う。

【0098】

また、行政主体ｓの職員が、申請書ｕの進捗を知りたい場合、例えば業務遂行装置３０に対し、申請書ＩＤ又は手続の種別を指定し、キュー画面を表示するよう入力操作を行う。進捗管理部１１７は、申請業務管理装置１０か、又は申請業務管理装置１０に通信可能に接続された他の装置から、キュー画面の表示指示を受け付けたか否かを判定する。

【0099】

進捗管理部１１７が、キュー画面の表示指示を受け付けた場合、進捗問い合わせがあったものと取り扱う。

【0100】

進捗管理部１１７が、キュー画面の表示指示がないと判定する場合（ステップＳ３５で「ＮＯ」の場合）、進捗管理部１１７は処理をステップＳ３２に戻す。

【0101】

進捗管理部１１７が、キュー画面の表示指示があると判定する場合（ステップＳ３５で「ＹＥＳ」の場合）、進捗管理部１１７は、進捗情報１２２を参照してキュー画面を表示する（ステップＳ３６）。具体的には、進捗管理部１１７は、ステップＳ３５で指定された申請書ＩＤ、手続の種別、又は登録番号を用いて進捗情報１２２を参照し、申請書ｕの業務ステータスを取得する。進捗管理部１１７は、取得した業務ステータスを含むキュー画面の表示情報を生成し、キュー画面を要求した装置に対する応答として送信する。換言すれば、進捗管理部１１７は、進捗問い合わせを受け付けると、申請書の業務ステータスを特定した応答を問い合わせた装置に送信する。その後、進捗管理部１１７は処理をステップＳ３２に戻す。

【0102】

図１０は、キュー画面の一例を示す図である。図１０（Ａ）は、業務キュー画面３５１の一例であり、図１０（Ｂ）は、受付キュー画面２５４の一例である。業務キュー画面３５１は、職員の表示要求に基づいて業務遂行装置３０に表示されるキュー画面であり、受付キュー画面２５４は、利用者ａの表示要求に基づいて、申請業務管理装置１０又は申請業務管理装置１０と通信可能に接続された他の装置に表示されるキュー画面である。

【0103】

業務キュー画面３５１は、キュー画面の表示要求の際に指定された申請書ＩＤに係る申請書ｕの業務ステータスを表示する画面である。業務キュー画面３５１には、申請書ＩＤごとに、当該申請書ｕについて１又は複数の利用者ａに付与された登録番号と、各登録番号と関連する申請書の業務ステータスと、が表示される。

【0104】

なお、キュー画面の表示要求時に、手続の種別が指定された場合、進捗管理部１１７は、例えばステータス用装置の図示しない領域に記憶された種別申請対応情報を参照し、当該種別と関連する申請書ＩＤを抽出する。進捗管理部１１７は、各々の申請書ｕに関する業務ステータスを取得して、業務キュー画面３５１の表示情報を生成する。行政主体ｓの職員は、業務に関連する申請書ＩＤや種別を軸として業務キュー画面を表示することにより、未処理の申請書を認識するなど、効率的に業務を把握することができる。

【0105】

受付キュー画面２５４は、キュー画面の表示要求の際に指定された登録番号と関連付けられた申請書ｕの業務ステータスを表示する画面である。受付キュー画面２５４には、登録番号ごとに、当該登録番号で登録された１又は複数の申請書ｕの業務ステータスが表示される。

【0106】

なお、本実施形態では、利用者ａが来所した際に受付キュー画面２５４を表示するものとして説明した。しかしながら、利用者ａは、例えば自宅において、申請装置２０を用いて受付キュー画面２５４を参照することができる。その場合、利用者ａが申請装置２０に対して、登録番号を指定したキュー画面の表示指示の入力操作を行う。申請装置２０の処理部２１０が、申請業務管理装置１０に対し、登録番号を指定した進捗問い合わせを行うと、進捗管理部１１７は進捗問い合わせの応答として、受付キュー画面２５４の表示情報を送信する。

【0107】

以上、本実施形態により、利用者ａ及び職員は、申請書ｕに対する処理の進捗状況を把握することができる。特に、申請装置２０に受付キュー画面２５４を表示することにより、利用者ａは来所前に、登録した申請書ｕに対する手続の進捗状況を把握することができ、未処理の申請に対する不要な来所を防ぐことができる。

【0108】

以上、本発明に係る各実施形態及び変形例の説明を行ってきたが、本発明は、上記した実施形態の一例に限定されるものではなく、様々な変形例が含まれる。例えば、上記した実施形態の一例は、本発明を分かり易くするために詳細に説明したものであり、本発明は、ここで説明した全ての構成を備えるものに限定されない。また、ある実施形態の一例の構成の一部を他の一例の構成に置き換えることが可能である。また、ある実施形態の一例の構成に他の一例の構成を加えることも可能である。また、各実施形態の一例の構成の一部について、他の構成の追加・削除・置換をすることもできる。また、上記の各構成、機能、処理部、処理手段等は、それらの一部又は全部を、例えば集積回路で設計する等によりハードウェアで実現してもよい。また、図中の制御線や情報線は、説明上必要と考えられるものを示しており、全てを示しているとは限らない。ほとんど全ての構成が相互に接続されていると考えてもよい。

【0109】

また、上記の申請業務管理装置１０、申請装置２０、業務遂行装置３０、及びストレージ用装置４０の機能構成は、理解を容易にするために、主な処理内容に応じて分類したものである。構成要素の分類の仕方や名称によって、本願発明が制限されることはない。上述の通り、申請業務管理装置１０、申請装置２０、業務遂行装置３０、及びストレージ用装置４０の構成は、処理内容に応じて、さらに多くの構成要素に分類することもできる。また、１つの構成要素がさらに多くの処理を実行するように分類することもできる。

【符号の説明】

【0110】

１・２：申請業務管理システム、１０：申請業務管理装置、１１：演算装置、１２：メモリ、１３：外部記憶装置、１４：入力ＩＦ、１５：出力ＩＦ、１６：通信ＩＦ、１７：記憶媒体駆動装置、１８：メディア、２０：申請装置、３０：業務遂行装置、４０：ストレージ用装置、５０：発券機、６０：交付端末、１１０・２１０・３１０・４１０：処理部、１１１：申請要求受付部、１１２：申請書決定部、１１３：申請書作成部、１１４：期間決定部、１１５：持参物決定部、１１６：来所予約受付部、１１７：進捗管理部、１２０・４２０：記憶部、１２１：申請書絞込情報、１２２：進捗情報、１２３：予約情報、１３０・２３０・３３０：入力部、１４０・２４０・３４０：出力部、１５０・２５０・３５０・４５０：通信部、２１１：申請要求部、２１２：申請書登録要求部、２５１：申請要求画面、２５２：質問表示画面、２５３：手続一覧画面、２５４：受付キュー画面、３１１：申請業務遂行部、３５１：業務キュー画面、４２１：申請書情報、４２２：証書情報、２５３１：詳細情報表示領域、２５３２：申請書作成ボタン、２５３３：登録要求ボタン、ａ：利用者、ｓ：行政主体、ｔ：証書、Ｎ：ネットワーク、ｕ：申請書

【要約】      （修正有）

【課題】行政に申請を行う際の利便性を向上する申請業務管理装置を提供する。
【解決手段】申請業務管理システムにおいて、申請業務管理装置１０は、申通信可能に接続された申請装置２０から申請要求を受け付ける請要求受付部１１１と、、申請要求を受け付けると、申請装置２０に記憶部１２０に記憶されている質問を送信し、申請装置２０から質問の回答を受信すると、記憶部１２０に記憶されている質問の回答に応じて行政に申請する申請書とが関連付けられた申請書絞込情報を参照し、申請装置２０を操作する利用者の要する１又は複数の申請書を決定する申請書決定部１１２と、申請装置２０に入力された情報を受け付けて申請書決定部１１２が決定した申請書を作成する申請書作成部１１３と、を有する。
【選択図】図２

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】