特許 6985322 文書作成支援装置、文書作成支援方法及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】特許公報(B2)

(11)【特許番号】6985322

(24)【登録日】2021年11月29日

(45)【発行日】2021年12月22日

(54)【発明の名称】文書作成支援装置、文書作成支援方法及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 40/186 20200101AFI20211213BHJP

   G06Q 10/06 20120101ALI20211213BHJP

【ＦＩ】

   G06F40/186

   G06Q10/06 302

【請求項の数】8

【全頁数】15

(21)【出願番号】特願2019-61547(P2019-61547)

(22)【出願日】2019年3月27日

(65)【公開番号】特開2020-160975(P2020-160975A)

(43)【公開日】2020年10月1日

【審査請求日】2020年3月16日

(73)【特許権者】

【識別番号】000102717

【氏名又は名称】ＮＴＴテクノクロス株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100107766

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠重

(74)【代理人】

【識別番号】100070150

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠彦

(72)【発明者】

【氏名】安田 航

(72)【発明者】

【氏名】奥野 拓也

(72)【発明者】

【氏名】三方 年之

(72)【発明者】

【氏名】大家 眸美

【審査官】 長 由紀子

(56)【参考文献】

【文献】 特開２００９−２３０７０５（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００５−２０９０７１（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２０１８−１９５００６（ＪＰ，Ａ）

【文献】 特開２００３−２４８７４６（ＪＰ，Ａ）

(58)【調査した分野】（Int.Cl.，ＤＢ名）

Ｇ０６Ｆ ４０／００−５８

Ｇ０６Ｑ １０／０６

(57)【特許請求の範囲】

【請求項1】

端末と通信ネットワークを介して接続される文書作成支援装置であって、
過去に作成された複数の文書を用いて、機械学習の手法により、キーワードとタイトルと前記文書に記載すべき必須の項目名とを含む文書雛形を作成する雛形作成手段と、
前記端末における文字入力に応じて、前記雛形作成手段によって予め作成された文書雛形のうち、前記文字に対応するキーワードが含まれる文書雛形を特定する特定手段と、
特定された前記文書雛形を前記端末に表示させる表示手段と、
を有し、
前記雛形作成手段は、
前記複数の文書のタイトルに含まれる各単語をクラスタリングし、最も要素数が多いクラスタに含まれる単語を前記キーワードとして含み、
前記最も要素数が多いクラスタに含まれる単語を、ニューラルネットワークで実現される言語モデルに入力することで文を作成し、前記文を前記タイトルとして含む文書雛形を作成する、ことを特徴とする文書作成支援装置。

【請求項2】

前記文書は稟議書であり、
前記雛形作成手段は、
過去に起案及び承認された複数の稟議書を用いて、前記機械学習の手法により、前記キーワードと、前記タイトルと、前記文書の稟議事項に応じて記載すべき必須の項目の項目名とを含む文書雛形を作成する、ことを特徴とする請求項１に記載の文書作成支援装置。

【請求項3】

前記文書作成支援装置は、
前記雛形作成手段による文書雛形の作成を、所定の期間毎に繰り返し実行する、ことを特徴とする請求項２に記載の文書作成支援装置。

【請求項4】

前記雛形作成手段は、
過去に起案及び承認された複数の稟議書に含まれる項目の出現頻度を、前記複数の稟議書それぞれの日付に応じて重み付けして、該重み付けられた出現頻度を用いて、前記必須の項目の項目名を含む文書雛形を作成する、ことを特徴とする請求項２又は３に記載の文書作成支援装置。

【請求項5】

前記雛形作成手段は、
前記日付が新しいほど重みを大きくし、前記日付が古いほど重みを小さくする、又は、前記日付が、前記稟議書に関する規定の最新の改訂日よりも後である場合には重みを大きくし、前記改訂日よりも前である場合には重みを小さくし、
前記重み付けられた出現頻度が所定の値以上の項目の項目名を含む文書雛形を作成する、ことを特徴とする請求項４に記載の文書作成支援装置。

【請求項6】

前記雛形作成手段は、
過去に起案及び承認された複数の稟議書に含まれる項目の出現頻度を、前記複数の稟議書それぞれの起案者、回覧者、又は起案部署の少なくとも１つに応じて重み付けして、該重み付けられた出現頻度を用いて、前記必須の項目の項目名を含む文書雛形を作成する、ことを特徴とする請求項２又は３に記載の文書作成支援装置。

【請求項7】

端末と通信ネットワークを介して接続される文書作成支援装置が、
過去に作成された複数の文書を用いて、機械学習の手法により、キーワードとタイトルと前記文書に記載すべき必須の項目名とを含む文書雛形を作成する雛形作成手順と、
前記端末における文字入力に応じて、前記雛形作成手順によって予め作成された文書雛形のうち、前記文字に対応するキーワードが含まれる文書雛形を特定する特定手順と、
特定された前記文書雛形を前記端末に表示させる表示手順と、
を実行し、
前記雛形作成手順は、
前記複数の文書のタイトルに含まれる各単語をクラスタリングし、最も要素数が多いクラスタに含まれる単語を前記キーワードとして含み、
前記最も要素数が多いクラスタに含まれる単語を、ニューラルネットワークで実現される言語モデルに入力することで文を作成し、前記文を前記タイトルとして含む文書雛形を作成する、ことを特徴とする文書作成支援方法。

【請求項8】

コンピュータを、請求項１乃至６の何れか一項に記載の文書作成支援装置における各手段として機能させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、文書作成支援装置、文書作成支援方法及びプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

企業等においては、例えば物品購入や案件受注等の様々な業務に関する事項（稟議事項）の承認を稟議書の回覧によって行っている場合が多い。このような稟議書は紙を用いて起案及び回覧される場合も多いが、近年では、電子データの稟議書を起案し、ワークフローシステム等を用いて回覧されることも多い。例えば、特許文献１には、決裁書や議事録等の稟議書を、ネットワークを介して効率的に回覧できるようにした技術が記載されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２００２−２４４９９号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

ここで、稟議事項の承認に関する規定（例えば、「権限規定」や「稟議規定」等と呼ばれる各種規定）に応じて、稟議書には必須の記載項目が存在する場合がある。例えば、物品購入を稟議事項とする稟議書では、購入する物品の種類や個数、購入金額、購入理由、購入先の業者等が必須の記載項目となる場合がある。

【0005】

しかしながら、例えば、或る稟議事項に関する稟議書を起案することが初めてだったり、慣れてなかったりする場合には、記載項目に漏れが生じ、承認が得られないことがある。このような場合、再度、稟議書を起案する必要があり、非効率である。

【0006】

本発明は、上記の点に鑑みてなされたもので、稟議書の作成を効率化することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0007】

上記目的を達成するため、本発明の実施の形態では、端末と通信ネットワークを介して接続される文書作成支援装置であって、前記端末における文字入力に応じて、予め機械学習の手法により作成された文書雛形のうち、前記文字に対応する文書雛形を特定する特定手段と、特定された前記文書雛形を前記端末に表示させる表示手段と、を有することを特徴とする。

【発明の効果】

【0008】

稟議書の作成を効率化することができる。

【図面の簡単な説明】

【0009】

【図1】本実施形態に係るワークフローシステムの全体構成の一例を示す図である。

【図2】稟議書作成の一例を説明するための図（その１）である。

【図3】稟議書作成の一例を説明するための図（その２）である。

【図4】稟議書雛形データの一例を示す図である。

【図5】稟議書雛形の作成処理の一例を示すフローチャートである。

【図6】稟議書の作成及びワークフローの実行処理の一例を示すフローチャートである。

【発明を実施するための形態】

【0010】

以下、本発明の実施の形態（以降、「本実施形態」とも表す。）について説明する。本実施形態では、ワークフローによって回覧及び承認される稟議書の起案を効率的に行うことが可能なワークフローシステム1について説明する。なお、以降では、稟議書を起案することを「稟議書を作成する」等とも表現する。

【0011】

本実施形態に係るワークフローシステム１では、過去に起案及び承認された稟議書を用いて、機械学習等のＡＩ（Artificial Intelligence）技術により、各稟議事項に対して稟議書の必須記載項目等が定義された雛形（以降、「稟議書雛形」とも表す。）を予め作成する。そして、本実施形態に係るワークフローシステム１では、起案者が稟議書を作成する際に、起案者により入力されたキーワードに応じた稟議書雛形を提供する。これにより、起案者は、必須記載項目を漏らすことなく、稟議書を作成することが可能となる。

【0012】

なお、本実施形態では、稟議書とは、稟議を行うための文書に関する電子データを意味する。稟議書は、例えば、起案書や立案書、確認依頼書等と称されてもよい。また、本実施形態は、稟議書以外にも、回覧及び承認を必要となる様々な文書に対しても同様に適用可能である。

【0013】

＜ワークフローシステム１の全体構成＞
まず、本実施形態に係るワークフローシステム１の全体構成について、図１を参照しながら説明する。図１は、本実施形態に係るワークフローシステム１の全体構成の一例を示す図である。

【0014】

図１に示すように、本実施形態に係るワークフローシステム１には、ワークフロー装置１０と、複数の端末２０とが含まれる。ワークフロー装置１０と各端末２０とは、例えば、社内ＬＡＮ（Local Area Network）等の任意の通信ネットワークを介して通信可能に接続される。

【0015】

端末２０は、稟議書を起案する起案者や稟議書の回覧を受ける回覧者等を利用するコンピュータである。端末２０としては、例えば、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）やタブレット端末、スマートフォン等の各種端末を用いることができる。以降では、起案者が利用する端末２０を「起案者端末２０」、回覧者が利用する端末２０を「回覧者端末２０」とも表す。なお、同一の端末２０が起案者端末２０として機能することもあれば、回覧者端末２０として機能することもある。

【0016】

一般に、稟議書は、複数の回覧者に順に（又は並列に）回覧され、それぞれの回覧者により承認されることで、最終的に承認される。例えば、回覧者としては、稟議書を審査する審査担当者、稟議書を合議する合議担当者、稟議書を最終的に承認する決裁者等が挙げられる。又は、例えば、回覧者としては、稟議書の一次承認者である課長、稟議書の二次承認者である次長、稟議書の最終承認者である部長等が挙げられる。

【0017】

なお、或る稟議事項に関する稟議書が、何人の、どのような回覧者に回覧されるかは、一般に、企業等における各種規定（例えば、権限規定や稟議規定等）によって異なる。また、このような規定には、稟議書に記載すべき必須記載項目も記載されている。以降では、稟議事項に関する稟議書の必須記載項目や稟議書を回覧すべき回覧者等が規定されている規定の一例として、「権限規定」を想定して説明する。

【0018】

ワークフロー装置１０は、起案者端末２０で作成された稟議書のワークフローを回覧者端末２０に送信するコンピュータである。また、ワークフロー装置１０は、過去に起案及び承認された稟議書を用いて、機械学習等のＡＩ技術により、稟議書雛形を作成する。更に、ワークフロー装置１０は、起案者が起案者端末２０で稟議書を作成する際に、起案者により入力されたキーワードに応じた稟議書雛形を当該起案者端末２０に提供する。

【0019】

ここで、本実施形態に係るワークフロー装置１０は、機能部として、雛形作成処理部１０１と、稟議書作成処理部１０２と、ワークフロー処理部１０３とを有する。これら各機能部は、ワークフロー装置１０にインストールされた１以上のプログラムが、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプロセッサに実行させる処理により実現される。

【0020】

また、本実施形態に係るワークフロー装置１０は、記憶部として、雛形管理ＤＢ１０４と、稟議書管理ＤＢ１０５とを有する。これら各記憶部は、例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）等の記憶装置を用いて実現可能である。なお、これら各記憶部のうちの少なくとも１つの記憶部が、ワークフロー装置１０と通信ネットワークを介して接続される記憶装置を用いて実現されていてもよい。

【0021】

雛形作成処理部１０１は、雛形管理ＤＢ１０４に格納されている稟議書データ（つまり、過去に起案及び承認された稟議書を示すデータ）を用いて、機械学習等のＡＩ技術により、稟議書雛形を示すデータ（以降、「稟議書雛形データ」とも表す。）を作成する。そして、雛形作成処理部１０１は、作成した稟議書雛形データを雛形管理ＤＢ１０４に格納する。

【0022】

稟議書作成処理部１０２は、起案者端末２０に対して、稟議書を作成するための画面（稟議書作成画面）を提供する。また、稟議書作成処理部１０２は、稟議書作成画面において起案者によりキーワードが入力された場合、このキーワードに応じた稟議書雛形データを雛形管理ＤＢ１０４から取得し、取得した稟議書雛形データを起案者端末２０に送信する。これにより、稟議書雛形データが示す雛形が稟議書作成画面上に反映され、例えば、必須記載項目等が自動的に入力又は設定される。

【0023】

そして、稟議書作成処理部１０２は、起案者によりワークフロー申請操作等が行われた場合、入力又は設定された内容で稟議書データを作成する。また、稟議書作成処理部１０２は、作成した稟議書データのワークフローが承認された場合、当該稟議書データを稟議書管理ＤＢ１０５に格納する。

【0024】

ワークフロー処理部１０３は、起案者によりワークフロー申請操作等が行われた場合、稟議書作成処理部１０２により作成された稟議書データの回覧するためのワークフロー処理を実行する。ワークフロー処理では、例えば、予め設定された回覧者に対して、当該稟議書データのワークフローが順次回覧される。なお、ワークフローは、稟議書データが示す稟議書の記載内容が含まれるワークフローであってもよいし、稟議書データが文書データ等である場合には稟議書データが添付されたワークフローであってもよい。

【0025】

雛形管理ＤＢ１０４には、稟議書雛形データが格納されている。稟議書雛形データの具体例については後述する。

【0026】

稟議書管理ＤＢ１０５には、過去に起案及び承認された稟議書データが格納されている。なお、本実施形態では、稟議書管理ＤＢ１０５には、過去に起案及び承認された稟議書データが格納されているものとするが、例えば、必ずしも承認されていない稟議書データ（例えば、却下された稟議書を示す稟議書データ等）も格納されていてもよい。

【0027】

なお、図１に示すワークフローシステム１の構成は一例であって、他の構成であってもよい。例えば、ワークフロー装置１０は、通信ネットワークを介して互いに接続される複数の装置（コンピュータ）で構成されていてもよい。この場合、上記の各機能部及び各記憶部は、複数の装置に分散されていてもよい。例えば、ワークフロー装置１０は、雛形作成処理部１０１と稟議書作成処理部１０２と雛形管理ＤＢ１０４と稟議書管理ＤＢ１０５とを有する装置と、ワークフロー処理部１０３を有する装置とで構成されていてもよい。又は、例えば、ワークフロー装置１０は、雛形作成処理部１０１を有する装置と、雛形管理ＤＢ１０４と稟議書管理ＤＢ１０５とを有する装置と、稟議書作成処理部１０２を有する装置と、ワークフロー処理部１０３を有する装置とで構成されていてもよい。

【0028】

また、上記の各機能部のうちの一部の機能部が、クラウド型のサービスとして提供されるものであってもよい。

【0029】

＜稟議書作成の概略（その１）＞
ここで、本実施形態に係るワークフローシステム１による稟議書作成の概略について、図２を参照しながら説明する。図２は、稟議書作成の一例を説明するための図（その１）である。

【0030】

例えば稟議書の作成開始操作が行われると、起案者端末２０には、図２（ａ）に示す稟議書作成画面１０００が表示される。この稟議書作成画面１０００には、稟議書のタイトル（つまり、稟議事項を端的に表すタイトル）が入力されるタイトル入力欄１１００と、稟議事項の内容がフリーフォーマット形式で入力される稟議内容入力欄１２００とが含まれる。また、稟議書作成画面１０００には、ワークフローの申請及び実行を開始するための申請ボタン１３００が含まれる。

【0031】

このとき、本実施形態では、例えば、タイトル入力欄１１００に所定のキーワードが起案者により入力された場合、このキーワードに応じた稟議書雛形のタイトルと稟議事項に関する必須記載項目の項目名とがタイトル入力欄１１００と稟議内容入力欄１２００とにそれぞれ自動的に入力又は設定される。

【0032】

例えば、図２（ａ）に示す稟議書作成画面１０００のタイトル入力欄１１００にキーワードとして「派遣」が入力された場合、図２（ｂ）に示すように、このキーワード「派遣」に応じた稟議書雛形のタイトルとして「社員派遣の実施・変更決裁」がタイトル入力欄１１００に自動的に入力又は設定される。また、図２（ｂ）に示すように、当該稟議書雛形の必須記載項目の項目名として「１．派遣先」や「２．派遣理由」、「３．派遣対象社員」、「４．本人同意」、「５．契約期間」、・・・、「８．権限規定番号：２−２−５」等が稟議内容入力欄１２００に自動的に入力又は設定される。

【0033】

これにより、起案者は、「社員派遣の実施・変更決裁」に関する稟議書を作成する際に、この稟議書に記載すべき必須記載項目を漏らすことなく記載することが可能となる。なお、本実施形態では、稟議内容入力欄１２００に必須記載項目が自動的に入力又は設定されるものとしたが、自動的に入力又は設定される記載項目は必ずしも必須記載項目でなくてもよく、任意の記載項目が含まれていてもよい。

【0034】

ここで、本実施形態では、図２（ｂ）に示すように、上記の必須記載項目「８．権限規定番号」に対して「社員派遣の実施・変更決裁」に関する稟議の権限規定番号「２−２−５」も自動的に入力又は設定される。この権限規定番号「２−２−５」は、例えば、権限規定の「第２部第２項（５）」等を表し、当該稟議に関する各種規定（例えば、回覧者や必須記載項目等）の番号のことである。なお、稟議書の回覧にあたって、このような権限規定番号を記載する必要がない場合、この記載項目は入力又は設定されなくてもよい。

【0035】

＜稟議書作成の概略（その２）＞
図２に示す例では、フリーフォーマット形式の稟議内容入力欄１２００に対して稟議事項の内容を入力又は設定する場合について説明したが、稟議書作成画面には、各必須記載項目に対する入力欄がそれぞれ設けられていてもよい。この場合における稟議書作成の概略について、図３を参照しながら説明する。図３は、稟議書作成の一例を説明するための図（その２）である。

【0036】

例えば稟議書の作成開始操作が行われると、起案者端末２０には、図３（ａ）に示す稟議書作成画面２０００が表示される。この稟議書作成画面２０００には、稟議書のタイトルが入力されるタイトル入力欄２１００と、ワークフローの申請及び実行を開始するための申請ボタン２２００とが含まれる。

【0037】

このとき、例えば、タイトル入力欄２１００に所定のキーワードが起案者により入力された場合、このキーワードに応じた稟議書雛形のタイトルがタイトル入力欄１１００に自動的に入力又は設定されると共に、当該稟議事項に関する必須記載項目の情報を入力するための項目入力欄２３１０〜２３５０等が表示される。これら項目入力欄２３１０〜２３５０等は、必須記載項目の情報（項目値）をそれぞれ入力又は選択するための入力欄である。これにより、上記と同様に、起案者は、「社員派遣の実施・変更決裁」に関する稟議書を作成する際に、この稟議書に記載すべき必須記載項目を漏らすことなく記載することが可能となる。

【0038】

なお、図３に示す例では、項目入力欄２３１０〜２３５０等の全部又は一部は、文字入力が可能な入力欄であってもよいし、予め準備された複数の情報（項目値）の中から所望の情報（項目値）を選択可能な選択欄（例えば、プルダウンメニュー又はドロップダウンリスト等）であってもよい。また、項目入力欄が、文字入力が可能な入力欄である場合には、例えば、文字数チェックや使用可能文字チェック、構文チェック等の各種チェックが行われる入力欄であってもよい。

【0039】

＜稟議書雛形データ＞
次に、雛形管理ＤＢ１０４に格納されている稟議書雛形データの一例について、図４を参照しながら説明する。図４は、稟議書雛形データの一例を示す図である。図４に示す稟議書雛形データは、「社員派遣の実施・変更決裁」に関する稟議書雛形を示すデータの一例である。

【0040】

図４に示すように、稟議書雛形データには、データ項目として、「権限規定番号（auth_num）」と、「キーワード（keywords）」と、「稟議内容（script）」と、「タイトル（script_name）」とが含まれる。

【0041】

データ項目「権限規定番号（auth_num）」には、稟議書雛形の権限規定番号が定義される。図４に示す稟議書雛形データのデータ項目「権限規定番号（auth_num）」には、権限規定番号「2-2-5」が定義されている。データ項目「権限規定番号（auth_num）」に定義されている権限規定番号は、例えば、図２（ｂ）に示すように、必須記載項目「権限規定番号」の項目値に用いられる。

【0042】

データ項目「キーワード（keywords）」には、当該稟議書雛形の特定（又は検索）に用いられるキーワードが定義される。図４に示す稟議書雛形データのデータ項目「キーワード（keywords）」には、キーワード「特定派遣」、「労働者派遣」、及び「派遣」が定義されている。データ項目「キーワード（keywords）」に定義されている各キーワードは、上述したように、稟議書雛形の特定又は検索に用いられる。すなわち、図２（ｂ）に示すように、タイトル入力欄１１００に入力されたキーワードがデータ項目「キーワード（keywords）」に定義されている稟議書雛形データが特定された上で、特定された稟議書雛形データを用いてタイトルや必須記載項目等が自動的に入力又は設定される。

【0043】

データ項目「稟議内容（script）」には、当該稟議書雛形の必須記載項目等が定義される。図４に示す稟議書雛形データのデータ項目「稟議内容（script）」には、「以下について伺います。\n１．派遣先\n２．派遣理由\n３．派遣対象社員\n４．本人同意\n５．契約期間\n６．業務内容\n７．派遣料金\n８．権限規定番号\n」が定義されている。これにより、図２（ｂ）に示すように、稟議内容入力欄１２００には、以下が自動的に入力又は設定される。なお、「\n」は改行コードである。

【0044】

以下について伺います。

【0045】

１．派遣先
２．派遣理由
３．派遣対象社員
４．本人同意
５．契約期間
６．業務内容
７．派遣料金
８．権限規定番号

【0046】

データ項目「タイトル（script_name）」には、当該稟議書雛形のタイトルが定義される。図４に示す稟議書雛形データのデータ項目「タイトル（script_name）」には、「社員派遣の実施・変更決裁」が定義されている。これにより、例えば、図２（ｂ）に示すように、タイトル入力欄１１００には、「社員派遣の実施・変更決裁」が自動的に入力又は設定される。

【0047】

このように、稟議書雛形データには、稟議書雛形を特定するための「キーワード（keywords）」と、稟議書作成の際の雛形となる記載を表す「稟議内容（script）」、「タイトル（script_name）」及び「権限規定番号（auth_num）」とが含まれる。

【0048】

なお、図４では、一例として、「社員派遣の実施・変更決裁」に関する稟議書雛形データを示したが、雛形管理ＤＢ１０４には、様々な稟議事項に関する稟議書雛形データが格納される。どのような稟議書雛形データが雛形管理ＤＢ１０４に格納されるかは、企業等でどのような稟議が行われているかによって異なるが、一例として、「自組織内の権限、責任配分の決裁」に関する稟議書雛形データや「新事業の実施及び既存事業の重要な方向性の結果」に関する稟議書雛形データ、「資産の除去・譲渡等の決定の決裁」に関する稟議書雛形データ、「顧客クレームの報告と対策の決裁」に関する稟議書雛形データ等が挙げられる。

【0049】

＜稟議書雛形の作成処理＞
以降では、稟議書雛形データを作成する処理（稟議書雛形の作成処理）について、図５を参照しながら説明する。図５は、稟議書雛形の作成処理の一例を示すフローチャートである。なお、稟議書雛形の作成処理は、例えば、所定の期間毎に繰り返し実行される。所定の期間は任意の期間を予め設定することができるが、例えば、１週間や１か月、半年等が挙げられる。

【0050】

ステップＳ１０１：まず、雛形作成処理部１０１は、同一の稟議事項に関する稟議書データを稟議書管理ＤＢ１０５から取得する。ここで、雛形作成処理部１０１は、例えば、権限規定番号が同一の稟議書データ同士を同一の稟議事項に関する稟議書データとしてもよいし、タイトルが類似する稟議書データ同士を同一の稟議事項に関する稟議書データとしてもよい。なお、タイトルの類似度としては、例えば、Word2Vec等によりタイトルに含まれる単語をベクトルで表した場合におけるベクトル同士の距離等を用いることができる。

【0051】

なお、以降のステップＳ１０２〜ステップＳ１０６の処理は、同一の稟議事項に関する稟議書データの集合を用いて実行される。したがって、例えば、稟議事項Ａに関する稟議書データの集合と、稟議事項Ｂに関する稟議書データの集合と、稟議事項Ｂに関する稟議書データの集合とが得られた場合には、各集合を用いて、以降のステップＳ１０２〜ステップＳ１０６の処理がそれぞれ実行される。

【0052】

ステップＳ１０２：雛形作成処理部１０１は、同一の稟議事項に関する各稟議書データのタイトルを抽出して、データ項目「キーワード（keywords）」の項目値と、データ項目「タイトル（script_name）」の項目値とを作成する。以降では、簡単のため、データ項目「キーワード（keywords）」の項目値を単に「キーワード（keywords）」とも表し、データ項目「タイトル（script_name）」の項目値とを単に「タイトル（script_name）」とも表す。

【0053】

ここで、雛形作成処理部１０１は、例えば、同一の稟議事項に関する各稟議書データのタイトルに頻繁に含まれる１つ以上の単語をキーワード（keywords）とすればよい。したがって、雛形作成処理部１０１は、例えば、同一の稟議事項に関する各稟議書データのタイトルに含まれる各単語を抽出した上で、出現頻度が所定の頻度以上の単語をキーワード（keywords）とすればよい。又は、雛形作成処理部１０１は、例えば、同一の稟議事項に関する各稟議書データのタイトルに含まれる各単語を抽出した上で、これら各単語を単語ベクトルで表した場合におけるベクトル同士の距離を用いて単語をクラスタリングし、最も要素数が多いクラスタに含まれる単語をキーワード（keywords）としてもよい。なお、これ以外にも、種々の方法にて同一の稟議事項に関する各稟議書データのタイトルからキーワード（keywords）が抽出されてもよい。

【0054】

また、雛形作成処理部１０１は、例えば、上記でキーワード（keywords）として得られた単語を用いて、ＬＳＴＭ（Long short-term memory）やＲＮＮ（Recurrent Neural Network）等のニューラルネットワークで実現される言語モデルにより文を作成することでタイトル（script_name）を作成すればよい。

【0055】

なお、キーワード（keywords）を作成する際に、例えば、各稟議書データの日付（例えば、起案日や承認日、又は当該稟議書に関する権限規定の作成日等）に応じて、各単語に重み付けを行ってもよい。例えば、稟議書データの日付が新しいほど、この稟議書データのタイトルに含まれる各単語の重みを大きくしてもよい。これにより、起案や承認された稟議書の日付が新しいほど、この稟議書のタイトルに含まれる単語がキーワード（keywords）となる可能性を高くすることができる。

【0056】

また、例えば、権限規定が或る日付で最新版に改訂されたような場合には、稟議書データの日付が当該改訂前の日付である場合には重みを小さくし、稟議書データの日付が当該改訂後の日付である場合には重みを大きくしてもよい。これにより、権限規定が改訂された後に起案や承認された稟議書のタイトルに含まれる単語ほどキーワード（keywords）となる可能性を高くすることができる。

【0057】

更に、稟議書データの起案者や回覧者、起案部署等に応じて各単語に重み付けを行ってもよいし、稟議書データの種類（例えば、特定部署のみに用いられる稟議書や全部署で共通に用いられる稟議書等）に応じて各単語に重み付けを行ってもよい。これにより、例えば、稟議書が或る特定の起案者により起案された場合や或る特定の回覧者に回覧された場合、或る特定の部署で起案された場合等に、当該稟議書データに含まれる各単語がキーワード（keywords）となる可能性を高くすることができる。したがって、例えば、経験豊富な起案者や回覧者、経験豊富な部署等の稟議書データを優先することができるため、より質の高い稟議書雛形データを作成することができるようになる。同様に、例えば、起案や承認された稟議書が或る特定の種類である場合等に、当該稟議書データに含まれる各単語がキーワード（keywords）となる可能性を高くすることができる。

【0058】

ステップＳ１０３：雛形作成処理部１０１は、同一の稟議事項に関する各稟議書データの稟議内容の項目名を抽出して、データ項目「稟議内容（script）」の項目値を作成する。以降では、簡単のため、データ項目「稟議内容（script）」の項目値を単に「稟議内容（script）」とも表す。

【0059】

ここで、雛形作成処理部１０１は、例えば、同一の稟議事項に関する各稟議書データの稟議内容に頻繁に含まれる各項目名と所定の文字列（例えば「以下について伺います。」）とを改行コード（\n）とで結合した文字列を、稟議内容（script）とすればよい。同一の稟議事項に関する各稟議書データの稟議内容に頻繁に含まれる項目名としては、例えば、出現頻度が所定の頻度以上の項目名とすればよい。

【0060】

なお、稟議内容（script）を作成する際に、各稟議書データの稟議内容に含まれる各項目名に対して、重み付けを行ってもよい。このとき、上記のステップＳ１０２と同様に、各稟議書データの日付や起案者、回覧者、起案部署等に応じて重み付けを行うことができる。

【0061】

ステップＳ１０４：雛形作成処理部１０１は、同一の稟議事項に関する各稟議書データの稟議内容の権限規定番号を抽出して、データ項目「権限規定番号（auth_num）」の項目値を作成する。以降では、簡単のため、データ項目「権限規定番号（auth_num）」の項目値を単に「権限規定番号（auth_num）」とも表す。

【0062】

ここで、雛形作成処理部１０１は、例えば、同一の稟議事項に関する各稟議書データの稟議内容に頻繁に含まれる権限規定番号を、権限規定番号（auth_num）とすればよい。同一の稟議事項に関する各稟議書データの稟議内容に頻繁に含まれる権限規定番号としては、例えば、出現頻度が最も高い権限規定番号とすればよい。

【0063】

なお、権限規定番号（auth_num）を作成する際に、各稟議書データの稟議内容に含まれる権限規定番号に対して、重み付けを行ってもよい。このとき、上記のステップＳ１０２と同様に、各稟議書データの日付や起案者、回覧者、起案部署等に応じて重み付けを行うことができる。

【0064】

ただし、権限規定番号を稟議書に記載する必要がない場合には、上記のステップＳ１０４の処理は行われなくてもよい。

【0065】

ステップＳ１０５：雛形作成処理部１０１は、上記のステップＳ１０２〜ステップＳ１０４で作成されたキーワード（keywords）、タイトル（script_name）、稟議内容（script）及び権限規定番号（auth_num）を用いて、稟議書雛形データを作成する。

【0066】

すなわち、雛形作成処理部１０１は、データ項目「キーワード（keywords）」の項目値として上記のステップＳ１０２で作成されたキーワード（keywords）、データ項目「タイトル（script_name）」の項目値として上記のステップＳ１０２で作成されたタイトル（script_name）、データ項目「稟議内容（script）」の項目値として上記のステップＳ１０３で作成された稟議内容（script）、データ項目「権限規定番号（auth_num）」の項目値として上記のステップＳ１０４で作成された権限規定番号（auth_num）をそれぞれ定義した稟議書雛形データを作成する。

【0067】

ステップＳ１０６：雛形作成処理部１０１は、上記のステップＳ１０５で作成された稟議書雛形データを雛形管理ＤＢ１０４に格納する。このとき、同一稟議事項の稟議書雛形データが既に雛形管理ＤＢ１０４に格納されている場合は、雛形作成処理部１０１は、上記のステップＳ１０５で作成された稟議書雛形データで、既に格納されている稟議書雛形データを更新してもよい。

【0068】

以上のように、本実施形態に係るワークフローシステム１は、過去に起案及び承認された稟議書データを用いて、機械学習等のＡＩ技術により稟議書雛形データを作成する。また、稟議書雛形データを作成するための処理は、所定の期間毎に繰り返し実行される。これにより、起案者が稟議書を作成する際に雛形となる稟議書雛形データを作成することができると共に、定期的にその更新を行うことができる。特に、定期的な更新が行われることで、例えば、権限規定の改定等に応じた稟議書雛形データを作成することができるようになる。

【0069】

＜稟議書の作成及びワークフローの実行処理＞
以降では、稟議書を作成して、この稟議書を回覧するためのワークフローを実行する処理（稟議書の作成及びワークフローの実行処理）について、図６を参照しながら説明する。図６は、稟議書の作成及びワークフローの実行処理の一例を示すフローチャートである。

【0070】

ステップＳ２０１：稟議書作成処理部１０２は、稟議書作成画面におけるタイトルに対する文字入力操作を受け付ける。すなわち、稟議書作成処理部１０２は、例えば、図２（ａ）に示す稟議書作成画面１０００のタイトル入力欄１１００に対するキーワード（単語）入力等の文字入力操作を受け付ける。なお、より正確には、文字入力操作は起案者端末２０上で起案者により行われ、稟議書作成処理部１０２は、この文字入力操作により入力された文字を示すデータを、通信ネットワークを介して受信することで、当該文字入力操作を受け付ける。

【0071】

ステップＳ２０２：稟議書作成処理部１０２は、雛形管理ＤＢ１０４に格納されている稟議書雛形データを検索して、上記のステップＳ２０１の文字入力操作に係る文字（単語）がデータ項目「キーワード（keywords）」に含まれる稟議書雛形データを特定する。なお、例えば、複数の稟議書雛形データが検索された場合は、稟議書作成処理部１０２は、いずれか１つの稟議書雛形データを特定してもよいし、いずれの稟議書雛形データを利用するかを起案者端末２０に問い合わせもよい。いずれか１つの稟議書雛形データを特定する場合は、例えば、データ項目「キーワード（keywords）」に含まれる各キーワードとの類似度等から尤度を算出して、この尤度によりいずれか１つの稟議書雛形データを特定することが考えられる。

【0072】

ステップＳ２０３：稟議書作成処理部１０２は、上記のステップＳ２０２で特定された稟議書雛形データを用いて、稟議書作成画面のタイトル及び稟議内容の各項目名等を入力又は設定する。

【0073】

すなわち、稟議書作成処理部１０２は、当該稟議書雛形データのデータ項目「タイトル（script_name）」の項目値、データ項目「稟議内容（script）」の項目値、及びデータ項目「権限規定番号（auth_num）」の項目値を用いて、起案者端末２０に表示されている稟議書作成画面を更新する。これにより、例えば、図２（ｂ）に示す稟議書作成画面１０００が起案者端末２０上に表示される。

【0074】

なお、稟議書作成処理部１０２は、当該稟議書雛形データをそのまま起案者端末２０に送信してもよい。この場合、起案者端末２０で、当該稟議書雛形データのデータ項目「タイトル（script_name）」の項目値、データ項目「稟議内容（script）」の項目値、及びデータ項目「権限規定番号（auth_num）」の項目値を用いて、稟議書作成画面が更新される。

【0075】

これにより、稟議書に記載すべき必須記載項目等が雛形として表示された稟議書作成画面が起案者端末２０上に表示される。このため、起案者は、必須記載項目等を漏れなく記載した稟議書を作成することができるようになる。以降では、起案者により必要な情報が入力又は設定され、稟議書が作成されたものとする。

【0076】

ステップＳ２０４：ワークフロー処理部１０３は、ワークフロー申請操作を受け付ける。すなわち、ワークフロー処理部１０３は、例えば、図２（ｂ）に示す稟議書作成画面１０００の申請ボタン１３００の押下操作を受け付ける。なお、より正確には、ワークフロー申請操作は起案者端末２０上で起案者により行われ、ワークフロー処理部１０３は、この申請操作を示すデータを、通信ネットワークを介して受信することで、当該申請操作を受け付ける。

【0077】

ステップＳ２０５：稟議書作成処理部１０２は、ワークフロー申請操作が受け付けられると、起案者によって作成された稟議書を示す稟議書データを作成する。

【0078】

ステップＳ２０６：ワークフロー処理部１０３は、上記のステップＳ２０５で作成された稟議書データを回覧するためのワークフローを実行する。これにより、ワークフローが回覧者端末２０に送信される。なお、ワークフローの回覧者は、起案者により設定されてもよいし、稟議書雛形データに応じて自動的に設定されてもよい。

【0079】

ステップＳ２０６：稟議書作成処理部１０２は、上記のステップＳ２０６で実行されたワークフローが承認された場合、当該ワークフローに対応する稟議書データを稟議書管理ＤＢ１０５に格納する。

【0080】

以上のように、本実施形態に係るワークフローシステム１は、起案者がキーワードを入力することで、このキーワードに応じた稟議書雛形が起案者端末２０上に表示される。これにより、起案者は、必要な項目の記載を漏らすことなく、効率的に稟議書を作成することが可能となる。

【0081】

本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。

【符号の説明】

【0082】

１ ワークフローシステム
１０ ワークフロー装置
２０ 端末
１０１ 雛形作成処理部
１０２ 稟議書作成処理部
１０３ ワークフロー処理部
１０４ 雛形管理ＤＢ
１０５ 稟議書管理ＤＢ

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】