特開 2022-160085 情報処理システム、情報処理方法、及び情報処理プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2022160085

(43)【公開日】2022-10-19

(54)【発明の名称】情報処理システム、情報処理方法、及び情報処理プログラム

(51)【国際特許分類】

   H04N 7/15 20060101AFI20221012BHJP

   G06Q 10/10 20120101ALI20221012BHJP

【ＦＩ】

H04N7/15 120

G06Q10/10 340

【審査請求】未請求

【請求項の数】14

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2021064613

(22)【出願日】2021-04-06

(71)【出願人】

【識別番号】000005049

【氏名又は名称】シャープ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100167302

【弁理士】

【氏名又は名称】種村 一幸

(74)【代理人】

【識別番号】100135817

【弁理士】

【氏名又は名称】華山 浩伸

(72)【発明者】

【氏名】奥村 允

(72)【発明者】

【氏名】佐藤 和輝

【テーマコード（参考）】

5C164

5L049

【Ｆターム（参考）】

5C164FA10

5C164SB31S

5C164UB81S

5C164VA07S

5C164VA13P

5L049AA13

(57)【要約】

【課題】会議を延長する際のユーザーの作業負担を軽減するとともに、会議を再開するまでの時間を短縮することが可能な情報処理システム、情報処理方法、及び情報処理プログラムを提供する。
【解決手段】情報処理システムは、会議の延長を要する場合に、当該会議に対して予め設定された終了予定時刻以降に利用可能な会議室を検索する検索処理部と、前記検索処理部により検索された前記会議室の情報を含む検索結果を提示する提示処理部と、前記検索結果においてユーザーにより選択された前記会議室に基づいて、前記会議を延長するための延長処理を実行する延長処理部と、を備える。
【選択図】図２

【特許請求の範囲】

【請求項1】

会議の延長を要する場合に、当該会議に対して予め設定された終了予定時刻以降に利用可能な会議室を検索する検索処理部と、
前記検索処理部により検索された前記会議室の情報を含む検索結果を提示する提示処理部と、
前記検索結果においてユーザーにより選択された前記会議室に基づいて、前記会議を延長するための延長処理を実行する延長処理部と、
を備える情報処理システム。

【請求項2】

前記検索処理部は、前記会議の延長指示を受け付けた場合、又は、前記終了予定時刻までの残り時間が所定時間になった場合に、当該終了予定時刻以降に利用可能な会議室を検索する、
請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項3】

前記検索処理部は、前記終了予定時刻以降に利用可能な会議室であって、延長後の前記会議に参加するユーザーの人数に応じた会議室を検索する、
請求項１又は請求項２に記載の情報処理システム。

【請求項4】

前記検索処理部は、前記終了予定時刻以降に利用可能な会議室であって、延長後の前記会議に参加するユーザーのスケジュールに応じた会議室を検索する、
請求項１から請求項３のいずれか１項に記載の情報処理システム。

【請求項5】

前記検索処理部は、前記終了予定時刻以降に利用可能な会議室であって、延長前の前記会議に利用されている会議室との位置関係に応じた会議室を検索する、
請求項１から請求項４のいずれか１項に記載の情報処理システム。

【請求項6】

前記検索処理部は、前記終了予定時刻以降に利用可能な会議室であって、延長前の前記会議に利用されている会議室に設置されている機器と同一の機器が設置されている会議室を検索する、
請求項１から請求項５のいずれか１項に記載の情報処理システム。

【請求項7】

前記機器には、前記会議の資料を表示する表示装置、前記会議の参加者の発話音声を受信する音声処理装置、前記会議室の照明、及び前記会議室の空調の少なくともいずれかが含まれる、
請求項６に記載の情報処理システム。

【請求項8】

前記会議は、第１拠点の会議室と第２拠点の会議室とを繋いで行われる会議であり、
前記検索処理部は、前記終了予定時刻以降に前記第１拠点で利用可能な会議室と前記第２拠点で利用可能な会議室とを検索し、
前記提示処理部は、前記第１拠点で利用可能な会議室と前記第２拠点で利用可能な会議室とを組み合わせた検索結果を提示する、
請求項１から請求項７のいずれか１項に記載の情報処理システム。

【請求項9】

前記延長処理部は、前記終了予定時刻になった場合又はユーザーから前記会議の中断指示を取得した場合に前記会議を中断し、延長後の前記会議の再開時刻になった場合又はユーザーから前記会議の再開指示を取得した場合に前記会議を中断前の状態から再開させる、
請求項１から請求項８のいずれか１項に記載の情報処理システム。

【請求項10】

前記延長処理部は、前記会議が中断された場合に中断前の前記会議に利用されている表示装置に表示されている表示内容を保存し、前記会議が再開された場合に再開後の前記会議に利用される表示装置に前記表示内容を表示させる、
請求項９に記載の情報処理システム。

【請求項11】

前記延長処理部は、再開後の前記会議に利用される会議室に設置されている機器の動作を制御する、
請求項１から請求項１０のいずれか１項に記載の情報処理システム。

【請求項12】

前記延長処理部は、再開後の前記会議の終了予定時刻又は前記終了予定時刻までの残り時間を表示させる、
請求項１から請求項１１のいずれか１項に記載の情報処理システム。

【請求項13】

一又は複数のプロセッサーが、
会議の延長を要する場合に、当該会議に対して予め設定された終了予定時刻以降に利用可能な会議室を検索する検索ステップと、
前記検索ステップにおいて検索された前記会議室の情報を含む検索結果を提示する提示ステップと、
前記検索結果においてユーザーにより選択された前記会議室に基づいて、前記会議を延長するための延長処理を実行する延長ステップと、
を実行する情報処理方法。

【請求項14】

会議の延長を要する場合に、当該会議に対して予め設定された終了予定時刻以降に利用可能な会議室を検索する検索ステップと、
前記検索ステップにおいて検索された前記会議室の情報を含む検索結果を提示する提示ステップと、
前記検索結果においてユーザーにより選択された前記会議室に基づいて、前記会議を延長するための延長処理を実行する延長ステップと、
を一又は複数のプロセッサーに実行させるための情報処理プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理システム、情報処理方法、及び情報処理プログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

従来、互いに離れた場所においてネットワークを介して音声、映像、ファイルなどを送受信して行う会議システム（オンライン会議）が提案されている。例えば特許文献１には、ウェブ会議において、クライアント端末を介してユーザーから会議の延長指示を受け付けた場合に当該会議の後に会議室の予約が入っているか否かを判定し、予約が入っていないと判定された場合に当該会議の終了予定時刻を延長し、当該会議の後に予約が入っていると判定された場合に、他の空いている会議室を予約するするシステムが開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２０１７－１１２６０１号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

しかし、従来の技術では、例えば延長後の会議を他の会議室に移動して行う場合には、ユーザー（会議参加者）は、移動前の会議室において会議を一旦終了し、移動後の会議室において当該会議を再開するための準備作業を行わなければならない。例えばユーザーは、会議に使用する機器（ディスプレイ、照明など）を立ち上げたり、移動前の会議室の表示装置に表示されていた資料を、移動後の会議室の表示装置に表示し直したりする準備作業を行わなければならない。このため、会議を延長する際のユーザーの作業負担が多くなり、また会議を再開するまでの時間が多くかかる問題が生じる。

【0005】

本発明の目的は、会議を延長する際のユーザーの作業負担を軽減するとともに、会議を再開するまでの時間を短縮することが可能な情報処理システム、情報処理方法、及び情報処理プログラムを提供することにある。

【課題を解決するための手段】

【0006】

本発明の一の態様に係る情報処理システムは、会議の延長を要する場合に、当該会議に対して予め設定された終了予定時刻以降に利用可能な会議室を検索する検索処理部と、前記検索処理部により検索された前記会議室の情報を含む検索結果を提示する提示処理部と、前記検索結果においてユーザーにより選択された前記会議室に基づいて、前記会議を延長するための延長処理を実行する延長処理部と、を備える。

【0007】

本発明の他の態様に係る情報処理方法は、一又は複数のプロセッサーが、会議の延長を要する場合に、当該会議に対して予め設定された終了予定時刻以降に利用可能な会議室を検索する検索ステップと、前記検索ステップにおいて検索された前記会議室の情報を含む検索結果を提示する提示ステップと、前記検索結果においてユーザーにより選択された前記会議室に基づいて、前記会議を延長するための延長処理を実行する延長ステップと、を実行する方法である。

【0008】

本発明の他の態様に係る情報処理プログラムは、会議の延長を要する場合に、当該会議に対して予め設定された終了予定時刻以降に利用可能な会議室を検索する検索ステップと、前記検索ステップにおいて検索された前記会議室の情報を含む検索結果を提示する提示ステップと、前記検索結果においてユーザーにより選択された前記会議室に基づいて、前記会議を延長するための延長処理を実行する延長ステップと、を一又は複数のプロセッサーに実行させるためのプログラムである。

【発明の効果】

【0009】

本発明によれば、会議を延長する際のユーザーの作業負担を軽減するとともに、会議を再開するまでの時間を短縮することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【0010】

【図1】図１は、本発明の実施形態に係る会議システムの概略構成を示す模式図である。

【図2】図２は、本発明の実施形態に係る会議システムの構成を示す機能ブロック図である。

【図3】図３は、本発明の実施形態に係る会議システムで利用される会議室情報の一例を示す図である。

【図4】図４は、本発明の実施形態に係る会議システムで利用される機器情報の一例を示す図である。

【図5】図５は、本発明の実施形態に係る会議システムで利用されるユーザー情報の一例を示す図である。

【図6】図６は、本発明の実施形態に係る会議システムで利用される会議情報の一例を示す図である。

【図7】図７は、本発明の実施形態に係るユーザー端末に表示される表示画面の一例を示す図である。

【図8】図８は、本発明の実施形態に係るユーザー端末に表示される表示画面の一例を示す図である。

【図9】図９は、本発明の実施形態に係るユーザー端末に表示される表示画面の一例を示す図である。

【図10】図１０は、本発明の実施形態に係るユーザー端末に表示される表示画面の一例を示す図である。

【図11】図１１は、本発明の実施形態に係るユーザー端末に表示される表示画面の一例を示す図である。

【図12】図１２は、本発明の実施形態に係るユーザー端末に表示される表示画面の一例を示す図である。

【図13】図１３は、本発明の実施形態に係る会議システムで実行される会議支援処理の手順の一例を説明するためのフローチャートである。

【図14】図１４は、本発明の他の実施形態に係る会議システムの概略構成を示す模式図である。

【図15】図１５は、本発明の他の実施形態に係るユーザー端末に表示される表示画面の一例を示す図である。

【図16】図１６は、本発明の他の実施形態に係るユーザー端末に表示される表示画面の一例を示す図である。

【図17】図１７は、本発明の他の実施形態に係るユーザー端末に表示される表示画面の一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0011】

以下、添付図面を参照しながら、本発明の実施形態について説明する。なお、以下の実施形態は、本発明を具体化した一例であって、本発明の技術的範囲を限定する性格を有さない。

【0012】

本発明に係る情報処理システムは、例えば一つの会議室において複数のユーザーが参加する会議、複数の会議室において複数のユーザーが参加する会議（オンライン会議）などに適用することができる。また、前記オンライン会議では、複数の会議室のそれぞれが異なる拠点に配置されてもよい。本実施形態に係る会議システムは、本発明に係る情報処理システムの一例である。例えば本実施形態に係る会議システムでは、会議室に、会議に参加する各ユーザーが利用するユーザー端末と、会議に使用する資料などを表示する表示装置と、ユーザーの発話音声を受信して所定の処理を実行する音声処理装置とが配置される。また、前記会議システムは、会議を管理する管理サーバーを含む。なお、前記音声処理装置は、例えばユーザーの発話音声を集音及び放音するマイクスピーカー装置であってもよいし、ユーザーの発話音声（音声コマンド）に基づいて所定のコマンドを実行するＡＩスピーカーであってもよい。

【0013】

［会議システム１００］
図１は、本発明の実施形態に係る会議システムの概略構成を示す図である。会議システム１００は、管理サーバー１と、ユーザー端末２と、表示装置３と、音声処理装置４と、データベースＤＢとを含んでいる。図１には、一つの会議室Ａを示している。会議室Ａには、会議の参加者であるユーザーＵ１～Ｕ４それぞれのユーザー端末２ａ～２ｄと、表示装置３ａと、音声処理装置４ａとが配置されている。ここでは、音声処理装置４ａは、例えば会議中のユーザーの発話音声を録音する。

【0014】

管理サーバー１は、例えば１台又は複数台のデータサーバ（仮想サーバ）で構築される。データベースＤＢは、各種データを記憶する。データベースＤＢは、管理サーバー１又はユーザー端末２に含まれてもよいし、複数の機器に分散して含まれてもよい。ユーザー端末２は、会議に参加するユーザーが会議室に持ち込む自身の端末装置（パーソナルコンピューター）であってもよい。

【0015】

管理サーバー１、ユーザー端末２、表示装置３、音声処理装置４、及びデータベースＤＢは、ネットワークＮ１を介して互いに接続されている。ネットワークＮ１は、インターネット、ＬＡＮ、ＷＡＮ、又は公衆電話回線などの通信網である。表示装置３及び音声処理装置４は、本発明の機器の一例である。

【0016】

［管理サーバー１］
図２に示すように、管理サーバー１は、制御部１１、記憶部１２、通信部１３などを備える。管理サーバー１は、１台又は複数台の仮想サーバ（クラウドサーバ）であってもよいし、１台又は複数台の物理サーバーであってもよい。

【0017】

通信部１３は、管理サーバー１を有線又は無線でネットワークＮ１に接続し、ネットワークＮ１を介して他の機器（例えばユーザー端末２、表示装置３、音声処理装置４、データベースＤＢ）との間で所定の通信プロトコルに従ったデータ通信を実行するための通信インターフェースである。

【0018】

記憶部１２は、各種の情報を記憶するフラッシュメモリーなどの不揮発性の記憶部である。記憶部１２には、制御部１１に後述の会議支援処理（図１３）を実行させるための会議支援プログラムなどの制御プログラムが記憶されている。例えば、前記会議支援プログラムは、ＣＤ又はＤＶＤなどのコンピュータ読取可能な記録媒体に非一時的に記録され、管理サーバー１が備えるＣＤドライブ又はＤＶＤドライブなどの読取装置（不図示）で読み取られて記憶部１２に記憶されてもよい。

【0019】

制御部１１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、及びＲＡＭなどの制御機器を有する。前記ＣＰＵは、各種の演算処理を実行するプロセッサーである。前記ＲＯＭは、前記ＣＰＵに各種の処理を実行させるためのＢＩＯＳ及びＯＳなどの制御プログラムを予め記憶する。前記ＲＡＭは、各種の情報を記憶し、前記ＣＰＵが実行する各種の処理の一時記憶メモリー（作業領域）として使用される。そして、制御部１１は、前記ＲＯＭ又は記憶部１２に予め記憶された各種の制御プログラムを前記ＣＰＵで実行することにより管理サーバー１を制御する。

【0020】

また制御部１１は、データベースＤＢを参照して各種処理を実行する。データベースＤＢには、会議室情報Ｄ１、機器情報Ｄ２、ユーザー情報Ｄ３、会議情報Ｄ４などのデータが記憶される。また、データベースＤＢに各ユーザーの勤怠情報（スケジュール情報）が記憶されてもよい。

【0021】

図３には会議室情報Ｄ１の一例を示している。会議室情報Ｄ１には、会議室ごとに、対応する「会議室ＩＤ」、「会議室名」、「拠点」などの情報が互いに関連付けられて登録される。「会議室ＩＤ」は、会議室の識別情報である。「会議室名」は会議室の名前であり、部屋番号などが登録される。「拠点」は、会議室の場所を示す情報である。例えば、複数の事業所（工場、事務所など）を有する企業の場合、各事業所が前記拠点に相当する。例えば「拠点」には、事業所の名前が登録される。

【0022】

図４には機器情報Ｄ２の一例を示している。機器情報Ｄ２には、各会議室に設置されている機器ごとに、対応する「機器ＩＤ」、「機器名」、「ＩＰアドレス」、「会議室ＩＤ」などの情報が互いに関連付けられて登録される。「機器ＩＤ」は機器の識別情報である。「機器名」は、機器の名前である。「会議室ＩＤ」は、機器が設置されている会議室の識別情報である。例えば会議室Ａ（会議室ＩＤ：Ｒ００１）には、表示装置ＤＰ１と音声処理装置ＭＳ１と照明Ｌ１と空調Ａ１とが設置されており、会議室Ｂ（会議室ＩＤ：Ｒ００２）には、表示装置ＤＰ２と音声処理装置ＭＳ２と照明Ｌ２と空調Ａ２とが設置されている。なお、表示装置、音声処理装置、照明、空調は本発明の機器の一例である。前記機器は、カメラ、複合機、プロジェクターなどであってもよい。

【0023】

図５にはユーザー情報Ｄ３の一例を示している。ユーザー情報Ｄ３には、ユーザーごとに、対応する「ユーザーＩＤ」、「ユーザー名」、「パスワード」などの情報が互いに関連付けられて登録される。ユーザー情報Ｄ３には、会議に参加するユーザーだけでなく、会議システム１００を利用する権限を有する全てのユーザーに関する情報が事前に登録される。例えば、企業の全社員の情報がユーザー情報Ｄ３に登録される。「ユーザーＩＤ」はユーザーの識別情報であり、「ユーザー名」はユーザーの名前である。「ユーザーＩＤ」及び「パスワード」はユーザーが会議に参加する際のログインに利用される情報である。

【0024】

例えば、会議に参加するユーザーは、会議を開始する際に自身のユーザー端末２において会議アプリケーションを起動させて、ログイン画面にログイン情報である前記ユーザーＩＤ及び前記パスワードを入力する。管理サーバー１は前記ログイン情報に基づいてログイン処理（認証処理）を行う。会議が行われる会議室に会議アプリケーションのライセンスが付与されている場合には、ログインしたユーザーは、会議アプリケーションを利用した会議に参加することが可能となる。

【0025】

図６には会議情報Ｄ４の一例を示している。会議情報Ｄ４には、会議ごとに、対応する「会議ＩＤ」、「会議名」、「会議室ＩＤ」、「開始日時」、「終了日時」、「参加者ＩＤ」、「ファイルＩＤ」などの情報（予約情報）が互いに関連付けられて登録される。「会議ＩＤ」は会議の識別情報であり、「会議名」は会議の名称（件名）である。「開始日時」は会議の開始予定日時であり、「終了日時」は会議の終了予定日時である。「参加者ＩＤ」は、会議に参加するユーザーの識別情報（ユーザーＩＤ）である。「ファイルＩＤ」は、会議に使用されるファイル（資料）の識別情報であり、ファイルＩＤに対応するファイルデータは、データベースＤＢに記憶される。会議情報Ｄ４は、会議の開催予定が決定すると責任者などにより事前に登録される。

【0026】

記憶部１２には、例えば企業ごとに、会議室情報Ｄ１、機器情報Ｄ２、ユーザー情報Ｄ３、及び会議情報Ｄ４が記憶される。なお、会議室情報Ｄ１、機器情報Ｄ２、ユーザー情報Ｄ３、会議情報Ｄ４などの情報の一部又は全部が、管理サーバー１及びユーザー端末２のいずれかに記憶されてもよいし、これら複数の装置に分散して記憶されてもよい。

【0027】

図２に示すように、制御部１１は、登録処理部１１１、検索処理部１１２などの各種の処理部を含む。なお、制御部１１は、前記ＣＰＵで前記制御プログラムに従った各種の処理を実行することによって前記各種の処理部として機能する。また、制御部１１に含まれる一部又は全部の処理部が電子回路で構成されていてもよい。なお、前記制御プログラムは、複数のプロセッサーを前記各種の処理部として機能させるためのプログラムであってもよい。

【0028】

登録処理部１１１は、会議室情報Ｄ１、機器情報Ｄ２、ユーザー情報Ｄ３、及び会議情報Ｄ４をデータベースＤＢに登録する。登録処理部１１１は、ユーザーによる登録操作に基づいて各情報をデータベースＤＢに予め登録する。例えばユーザーが自身のユーザー端末２においてユーザー情報Ｄ３及び会議情報Ｄ４を登録する操作を行うと、登録処理部１１１は、当該操作を受け付けてユーザー情報Ｄ３及び会議情報Ｄ４をデータベースＤＢに登録する。また、例えば会議室及び機器の管理者が自身のユーザー端末２又は管理端末において会議室情報Ｄ１及び機器情報Ｄ２を登録する操作を行うと、登録処理部１１１は、当該操作を受け付けて会議室情報Ｄ１及び機器情報Ｄ２をデータベースＤＢに登録する。

【0029】

検索処理部１１２は、会議の延長を要する場合に、延長後の会議に利用可能な会議室を検索する検索処理を実行する。具体的には、検索処理部１１２は、会議を延長する場合において、延長後の会議に利用可能な会議室を検索する検索要求をユーザー端末２から取得した場合に、当該会議室を検索する検索処理を実行する。また、検索処理部１１２は、会議に対して予め設定された終了予定時刻までの残り時間が所定時間（例えば５分）になった場合に、当該会議室を検索する検索処理を実行する。また検索処理部１１２は、検索結果を前記検索要求の要求元のユーザー端末２に出力する。会議室の検索方法の具体例については後述する。なお、前記検索処理は、ユーザー端末２の制御部２１が実行してもよい。

【0030】

また、制御部１１は、上述の処理に加えて、会議に参加するユーザーのログイン処理（認証処理）など周知の処理を実行する。

【0031】

［ユーザー端末２］
図２に示すように、ユーザー端末２は、制御部２１、記憶部２２、操作部２３、表示部２４、通信部２５などを備える。図２では、会議室Ａで会議に参加するユーザーＵ１～Ｕ４のうちユーザーＵ１のユーザー端末２ａを例示している。各ユーザーのユーザー端末２は同一の機能を備える。なお、図２では、会議室Ａに設置されている表示装置ＤＰ１、音声処理装置ＭＳ１、照明Ｌ１、空調Ａ１（図４参照）を「機器」と総称して表している。

【0032】

操作部２３は、ユーザー端末２を利用するユーザーの操作を受け付けるマウス、キーボード、又はタッチパネルなどである。表示部２４は、各種の情報を表示する液晶ディスプレイ又は有機ＥＬディスプレイなどの表示パネルである。操作部２３及び表示部２４は、一体に形成されたユーザインターフェースであってもよい。

【0033】

通信部２５は、ユーザー端末２を有線又は無線でネットワークＮ１に接続し、ネットワークＮ１を介して他の機器（例えば管理サーバー１、表示装置３、音声処理装置４、データベースＤＢ）との間で所定の通信プロトコルに従ったデータ通信を実行するための通信インターフェースである。

【0034】

記憶部２２は、各種の情報を記憶するフラッシュメモリーなどの不揮発性の記憶部である。記憶部２２には、制御部２１に後述の会議支援処理（図１３参照）を実行させるための会議支援プログラムなどの制御プログラムが記憶されている。例えば、前記会議支援プログラムは、ＣＤ又はＤＶＤなどのコンピュータ読取可能な記録媒体に非一時的に記録され、ユーザー端末２が備えるＣＤドライブ又はＤＶＤドライブなどの読取装置（不図示）で読み取られて記憶部２２に記憶されてもよい。

【0035】

制御部２１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、及びＲＡＭなどの制御機器を有する。前記ＣＰＵは、各種の演算処理を実行するプロセッサーである。前記ＲＯＭは、前記ＣＰＵに各種の処理を実行させるためのＢＩＯＳ及びＯＳなどの制御プログラムを予め記憶する。前記ＲＡＭは、各種の情報を記憶し、前記ＣＰＵが実行する各種の処理の一時記憶メモリー（作業領域）として使用される。そして、制御部２１は、前記ＲＯＭ又は記憶部２２に予め記憶された各種の制御プログラムを前記ＣＰＵで実行することによりユーザー端末２を制御する。

【0036】

具体的には、制御部２１は、受付処理部２１１、取得処理部２１２、実行処理部２１３、検索処理部２１４、提示処理部２１５、延長処理部２１６などの各種の処理部を含む。なお、制御部２１は、前記ＣＰＵで前記制御プログラムに従った各種の処理を実行することによって前記各種の処理部として機能する。また、制御部２１に含まれる一部又は全部の処理部が電子回路で構成されていてもよい。なお、前記制御プログラムは、複数のプロセッサーを前記各種の処理部として機能させるためのプログラムであってもよい。

【0037】

受付処理部２１１は、ユーザーから各種操作を受け付ける。例えば、受付処理部２１１は、ユーザーから前記会議アプリケーションを起動する操作を受け付ける。例えば、会議室Ａにおいて会議Ｍ１が開始される際に、ユーザーＵ１がユーザー端末２ａにおいて前記会議アプリケーションを起動させる操作を行うと、受付処理部２１１は当該操作を受け付ける。また、受付処理部２１１は、前記会議アプリケーションのログイン画面においてユーザーＵ１が前記ユーザーＩＤ及び前記パスワードを入力する操作を行うと、受付処理部２１１は前記ユーザーＩＤ及び前記パスワードを取得する。受付処理部２１１が前記ユーザーＩＤ及び前記パスワードを取得すると、管理サーバー１は前記ログイン情報に基づいて前記ログイン処理を行う。各ユーザーは、自身のユーザー端末２において前記会議アプリケーションを起動させてログイン操作を行う。

【0038】

取得処理部２１２は、データベースＤＢから会議情報を取得する。具体的には、取得処理部２１２は、会議情報Ｄ４（図６参照）から、ログインされたユーザーのユーザーＩＤに対応する前記会議情報を取得する。例えば、ユーザーＵ１がユーザー端末２ａにおいてログインした場合に、ユーザー端末２ａの取得処理部２１２は、データベースＤＢの会議情報Ｄ４を参照して、ユーザーＩＤ「Ｕ００１」に対応する前記会議情報を取得する。

【0039】

実行処理部２１３は、前記会議アプリケーションに基づく会議を実行する。具体的には、会議に参加する各ユーザーがログインし、所定のユーザー（例えば会議責任者のユーザーＵ１）が会議を開始する開始操作を行うと、実行処理部２１３は、会議に使用する資料Ｆ１を表示装置３ａに表示させる。また実行処理部２１３は、会議の終了予定時刻までの残り時間と、会議を延長する延長指示（延長要求）の操作を受け付ける延長ボタンＢ１とを含む会議支援情報Ｐ１をユーザー端末２に表示させる。

【0040】

図７には、会議Ｍ１に参加するユーザーＵ１のユーザー端末２ａの表示画面の一例を示している。図７に示すように、ユーザー端末２ａには資料Ｆ１（ファイルＩＤ：Ｆ００１）が表示され、表示画面の端部に会議支援情報Ｐ１が表示される。会議支援情報Ｐ１には、会議Ｍ１の残り時間の情報と、延長ボタンＢ１と、会議を終了させる終了ボタンＢ２とが含まれる。ここでは、会議Ｍ１の終了予定時刻（「１２：００」）まで残り３分であることを示している。

【0041】

ここで、例えばユーザーＵ１は、会議Ｍ１を終了予定時刻（「１２：００」）までに終了できないと判断した場合に、図７に示す表示画面において延長ボタンＢ１を押下する。ユーザーＵ１が延長ボタンＢ１を押下すると、受付処理部２１１は延長指示を受け付ける。なお、図７に示す画面は会議Ｍ１に参加する全てのユーザーのユーザー端末２に表示されてもよい。このように、受付処理部２１１は、会議中に会議参加者のユーザーから当該会議の延長指示を受け付けることが可能である。なお、ユーザーは、前記延長指示を行う際に、会議を再開する日時を設定可能であってもよい。例えば、ユーザーは、後日の日時を設定して前記延長指示を行ってもよい。

【0042】

検索処理部２１４は、会議の延長を要する場合に、延長後の会議に利用可能な会議室を検索する検索要求を管理サーバー１に送信する。具体的には、検索処理部２１４は、受付処理部２１１が会議の延長指示を受け付けた場合に、前記検索要求を管理サーバー１に送信する。また、検索処理部２１４は、会議に対して予め設定された終了予定時刻までの残り時間が所定時間（例えば５分）になった場合に、前記検索要求を管理サーバー１に送信してもよい。管理サーバー１の検索処理部１１２は、ユーザー端末２から前記検索要求を取得すると、検索処理を実行する。具体的には、検索処理部１１２は、会議Ｍ１に対して予め設定された終了予定時刻（「１２：００」）以降に利用可能（予約可能）な会議室を検索する。

【0043】

例えば、検索処理部１１２は、会議情報Ｄ４（図６参照）を参照して、会議Ｍ１の終了予定時刻（「１２：００」）以降の会議室の予約状況を確認して、終了予定時刻以降で所定時間予約可能な会議室を検索する。前記所定時間は、予め設定（例えば３０分）されてもよいし、ユーザーが前記検索要求を行う際に設定（入力）してもよい。検索処理部１１２は、検索した会議室の情報を含む検索結果を前記検索要求の要求元のユーザー端末２に出力する。

【0044】

なお、ユーザー端末２の検索処理部２１４が、前記検索処理を実行してもよい。この場合、検索処理部２１４は、会議情報Ｄ４（図６参照）を参照して、前記検索処理を実行する。すなわち、検索処理部２１４は、受付処理部２１１が会議の延長指示を受け付けた場合に、当該会議に対して予め設定された終了予定時刻以降に利用可能な会議室を検索してもよい。

【0045】

ユーザー端末２の提示処理部２１５は、管理サーバー１から前記検索結果を取得すると、当該検索結果をユーザーに提示する。例えば図８に示すように、提示処理部２１５は、ユーザー端末２に、終了予定時刻以降で予約可能な会議室及び利用可能な時間帯を含む候補情報Ｐ２を表示させる。また、提示処理部２１５は、候補情報Ｐ２において、会議室に設置されている機器の情報（音声処理装置及び表示装置の有無など）を表示させる。図８に示す例では、会議室Ｂには、表示装置及び音声処理装置が配置されていることが示されており、会議室Ｃには、表示装置が配置され、音声処理装置が配置されていないことを示している。

【0046】

また、提示処理部２１５は、候補情報Ｐ２を、図８に示すようにリスト形式で一覧表示させてもよいし、図９に示すようにタイムチャート形式で一覧表示させてもよい。

【0047】

また、提示処理部２１５は、管理サーバー１から予約可能な会議室が存在しないことを示す検索結果を取得すると、ユーザー端末２に会議を延長できない旨のメッセージを表示させる。

【0048】

受付処理部２１１は、候補情報Ｐ２においてユーザーから会議室を選択する操作を受け付ける。例えば図８に示す候補情報Ｐ２においてユーザーＵ１が「１２：００～１２：３０ ＲｏｏｍＢ（会議室Ｂ）」を選択して保存ボタンＢ５を押下すると、受付処理部２１１は、当該選択操作を受け付ける。

【0049】

受付処理部２１１がユーザーから前記選択操作を受け付けると、延長処理部２１６は、ユーザーにより選択された会議室に基づいて、会議を延長するための延長処理を実行する。具体的には、延長処理部２１６は、延長された会議の情報を会議情報Ｄ４に登録し、当該情報に対応する予約情報Ｐ３（図１０参照）をユーザー端末２に表示させる。また、延長処理部２１６は、延長された時間（例えば３０分）を会議支援情報Ｐ１の残り時間に加算して更新する（図１０参照）。また、延長処理部２１６は、会議支援情報Ｐ１に、会議を中断する中断ボタンＢ３を表示させる（図１０参照）。

【0050】

ここで、会議Ｍ１の終了予定時刻「１２：００」に達した場合又はユーザーが会議支援情報Ｐ１の中断ボタンＢ３（図１０参照）を選択した場合に、延長処理部２１６は、ユーザー端末２及び表示装置３に表示中のファイル（資料Ｆ１）を現在の表示状態で保存する。また、延長処理部２１６は、会議室Ａに設置された機器（表示装置、音声処理装置、照明、空調など）の電源をオフ状態にしてもよい。

【0051】

また、会議Ｍ１の終了予定時刻「１２：００」に達した場合又はユーザーが会議支援情報Ｐ１の中断ボタンＢ３（図１０参照）を選択した場合に、延長処理部２１６は、ユーザー端末２に、会議を再開するための再開情報Ｐ４を表示させ、再開情報Ｐ４に再開時刻までの残り時間と再開ボタンＢ４とを表示させる（図１１参照）。例えば、延長処理部２１６は、会議Ｍ１に参加する全てのユーザーＵ１～Ｕ４のユーザー端末２ａ～２ｄに再開情報Ｐ４を表示させる。

【0052】

いずれかのユーザーが再開情報Ｐ４の再開ボタンＢ４を押下した場合、又は、再開時刻に達した場合に、延長処理部２１６は会議を再開させる。このように、延長処理部２１６は、会議の終了予定時刻になった場合又はユーザーから会議の中断指示を取得した場合に前記会議を中断し、延長後の前記会議の再開時刻になった場合又はユーザーから当該会議の再開指示を取得した場合に当該会議を中断前の状態から再開させる。

【0053】

具体的には、延長処理部２１６は、会議が中断された場合に中断前の会議に利用されている会議室に設置された表示装置に表示されている表示内容を保存し、会議が再開された場合に再開後の会議に利用される会議室に設置された表示装置に前記表示内容を表示させる。

【0054】

例えば、ユーザーが会議Ｍ１の終了予定時刻よりも前に会議支援情報Ｐ１の中断ボタンＢ３（図１０参照）を押下すると、延長処理部２１６は、会議室Ａに設置された表示装置ＤＰ１に現在表示されている資料Ｆ１の表示ページを保存する。また例えば、ユーザーが再開情報Ｐ４の再開ボタンＢ４（図１１参照）を押下すると、延長処理部２１６は、再開後の会議Ｍ１に利用される会議室Ｂに設置された表示装置ＤＰ２に前記表示ページを表示させる。

【0055】

他の実施形態として、延長処理部２１６は、会議が中断された場合に中断前の会議で画面共有したユーザー端末２ａの表示内容を保存し、会議が再開された場合に再開後の会議においてユーザー端末２ａに前記表示内容を表示させてもよい。この場合、延長処理部２１６は、ユーザー端末２ａに中断時の資料をダウンロードして表示させる。また、延長処理部２１６は、会議が中断された場合に中断前の会議で画面共有したユーザー端末２ａの表示内容を保存し、会議が再開された場合に再開後の会議に利用される会議室に設置された表示装置に前記表示内容を表示させてもよい。この場合、ユーザーがユーザー端末２ａにおいて会議アプリケーションにログインすると、延長処理部２１６は、中断時の資料を表示装置に表示させる。このように、延長処理部２１６は、会議開始時にユーザーが使用する機器を選択して会議開始及び再開操作を行った場合に、予め管理者が登録した会議室と、当該会議室に紐づく機器情報（ＩＰアドレス等）とに基づいて画面共有を行う。

【0056】

このように、延長処理部２１６は、会議が中断された場合に中断前の会議に利用されている表示装置に表示されている表示内容を保存し、会議が再開された場合に再開後の会議に利用される表示装置に表示内容を表示させる。すなわち、延長処理部２１６は、会議再開時に会議中断時の表示状態を再現又は復元する。

【0057】

また、延長処理部２１６は、再開後の会議に利用される会議室に設置された機器の動作を制御する。例えば、延長処理部２１６は、いずれかのユーザーが再開情報Ｐ４の再開ボタンＢ４を押下した場合、又は、再開時刻に達した場合に、会議室Ｂに設置された表示装置ＤＰ２、音声処理装置ＭＳ２、及び照明Ｌ２の電源をオン状態にする。また、延長処理部２１６は、会議室Ｂの各機器の設定値を中断前に使用していた会議室Ａに設置された各機器の設定値と同じ値に設定する。例えば、前記設定値には、表示装置の明るさ及び解像度、音声処理装置のマイクゲイン及びスピーカー音量、照明の明るさ、空調の運転モード及び温度などの設定値が含まれる。

【0058】

また、延長処理部２１６は、会議が再開された場合に、再開後の会議の終了予定時刻又は終了予定時刻までの残り時間を表示させる。例えば図１２に示すように、延長処理部２１６は、延長された会議Ｍ１の残り時間（３０分）をユーザー端末２に表示させる。これにより、ユーザーは会議Ｍ１を延長することができる。また、図１２に示す会議支援情報Ｐ１において、ユーザーは再度、延長ボタンＢ１を押下することにより延長要求を行うこともできる。

【0059】

ここで、延長後の会議で利用可能な会議室を検索する検索処理において、管理サーバー１の検索処理部１１２は、以下に示す実施例の処理を実行してもよい。

【0060】

例えば、検索処理部１１２は、会議Ｍ１の終了予定時刻以降に利用可能な会議室であって、延長後の会議Ｍ１に参加するユーザーの人数に応じた会議室を検索してもよい。例えば、会議Ｍ１の参加者であるユーザーＵ１～Ｕ４のうち、ユーザーＵ３，Ｕ４が延長後の会議Ｍ１に参加できない場合（例えば１２：００以降は他の予定が入っている場合）に、延長後の会議Ｍ１の参加者の人数はユーザーＵ１，Ｕ２の二人となる。この場合、例えば、検索処理部１１２は、会議Ｍ１の終了予定時刻以降に利用可能な会議室であって、二人用の会議室を検索する。また例えば、延長後の会議Ｍ１にユーザーＵ１～Ｕ４に加えて他のユーザーも参加する場合には、検索処理部１１２は、延長後の会議Ｍ１に参加する合計人数を収容可能な会議室を検索する。この実施例の場合、会議室情報Ｄ１（図３参照）に、会議室ごとの収容可能人数の情報が含まれてもよい。

【0061】

また例えば、検索処理部１１２は、会議Ｍ１の終了予定時刻以降に利用可能な会議室であって、延長後の会議Ｍ１に参加するユーザーのスケジュールに応じた会議室を検索してもよい。例えば、検索処理部１１２は、会議Ｍ１の参加者であるユーザーＵ１～Ｕ４のそれぞれのスケジュール情報を確認して、ユーザーＵ１～Ｕ４が延長後の会議Ｍ１に参加可能な日時を判定する。そして、検索処理部１１２は、会議Ｍ１の終了予定時刻以降に利用可能な会議室であって、ユーザーＵ１～Ｕ４が参加可能な日時で予約できる会議室を検索する。

【0062】

また例えば、検索処理部１１２は、会議Ｍ１の終了予定時刻以降に利用可能な会議室であって、延長前の会議Ｍ１に利用されている会議室Ａとの位置関係に応じた会議室を検索してもよい。例えば、会議室Ａから遠い位置の会議室の場合、ユーザーの移動時間が多くかかってしまう。そこで、検索処理部１１２は、会議Ｍ１の終了予定時刻以降に利用可能な会議室であって、延長前の会議Ｍ１に利用されている会議室Ａに近い会議室（同じフロアの会議室、同じ建物内の会議室など）を優先して検索する。この実施例の場合、会議室情報Ｄ１（図３参照）に、会議室ごとの位置情報（フロア情報、緯度経度情報など）、会議室間の移動時間の情報（過去の平均移動時間など）が含まれてもよい。

【0063】

また例えば、検索処理部１１２は、会議Ｍ１の終了予定時刻以降に利用可能な会議室であって、延長前の会議Ｍ１に利用されている会議室Ａに設置されている機器と同一の機器が設置されている会議室を検索してもよい。例えば、会議室Ａに表示装置３及び音声処理装置４が設置されている場合に、検索処理部１１２は、会議情報Ｄ４（図６参照）を参照して、表示装置３及び音声処理装置４が設置されている会議室Ｂを検索対象に含め、音声処理装置４が設置されていない会議室Ｃを検索対象から除外する。なお、前記機器には、表示装置３、音声処理装置４、照明、及び空調の少なくともいずれかが含まれる。

【0064】

検索処理部１１２は、上述のいずれかの実施例の検索処理を実行してもよいし、複数の実施例を組み合わせた検索処理を実行してもよい。

【0065】

［会議支援処理］
以下、図１３を参照しつつ、会議システム１００において実行される会議支援処理の手順の一例について説明する。

【0066】

なお、本発明は、前記会議支援処理に含まれる一又は複数のステップを実行する会議支援方法（本発明の情報処理方法の一例）の発明として捉えることができる。また、ここで説明する前記会議支援処理に含まれる一又は複数のステップが適宜省略されてもよい。また、前記会議支援処理における各ステップは、同様の作用効果を生じる範囲で実行順序が異なってもよい。さらに、ここでは会議システム１００に含まれるユーザー端末２の制御部２１が前記会議支援処理における各ステップを実行される場合を例に挙げて説明するが、他の実施形態では、一又は複数のプロセッサーが前記会議支援処理における各ステップを分散して実行してもよい。

【0067】

ここでは、上述した会議室Ａにおいて開催される会議Ｍ１に対応する会議支援処理を例に挙げて説明する。図１３は、ユーザー端末２ａにおいて実行される前記会議支援処理の手順の一例を示すフローチャートである。

【0068】

ステップＳ１１において、ユーザー端末２ａの制御部２１は、会議室Ａで開催される会議Ｍ１の開始操作を受け付けたか否かを判定する。例えば、会議Ｍ１に参加する各ユーザーが会議アプリケーションにログインし、ユーザーＵ１が会議を開始する開始操作を行うと、制御部２１は、会議Ｍ１の開始操作を受け付ける。制御部２１は、前記開始操作を受け付けると、会議Ｍ１に使用する資料Ｆ１を会議室Ａの表示装置３ａに表示させて会議Ｍ１を開始する。また制御部２１は、会議Ｍ１の終了予定時刻までの残り時間と、会議Ｍ１を延長する延長指示（延長要求）の操作を受け付ける延長ボタンＢ１とを含む会議支援情報Ｐ１をユーザー端末２に表示させる（図７参照）。制御部２１が前記開始操作を受け付けて会議Ｍ１を開始すると（Ｓ１１：Ｙｅｓ）、処理はステップＳ１２に移行する。

【0069】

ステップＳ１２において、制御部２１は、ユーザーから会議Ｍ１の延長指示を受け付けたか否かを判定する。図７に示す表示画面においてユーザーＵ１が延長ボタンＢ１を押下すると、制御部２１は、会議Ｍ１の延長指示を受け付ける。制御部２１が前記延長指示を受け付けると（Ｓ１２：Ｙｅｓ）、処理はステップＳ１３に移行する。制御部２１が前記延長指示を受け付けない場合（Ｓ１２：Ｎｏ）、処理はステップＳ２３に移行する。ステップＳ１２は、本発明の受付ステップの一例である。

【0070】

他の実施形態として、ステップＳ１２において、制御部２１は、会議Ｍ１の終了予定時刻までの残り時間が所定時間（例えば５分）になったか否かを判定してもよい。前記終了予定時刻までの残り時間が前記所定時間になった場合に（Ｓ１２：Ｙｅｓ）、処理はステップＳ１３に移行する。前記終了予定時刻までの残り時間が前記所定時間にならない場合（Ｓ１２：Ｎｏ）、処理はステップＳ２３に移行する。

【0071】

ステップＳ１３において、制御部２１は、延長後の会議Ｍ１に利用可能な会議室を検索する検索処理を実行する。具体的には、制御部２１は、会議情報Ｄ４（図６参照）を参照して、会議Ｍ１の終了予定時刻（「１２：００」）以降の会議室の予約状況を確認して、終了予定時刻以降で所定時間（例えば３０分）予約可能な会議室を検索する。なお、制御部２１は、上述した各実施例の検索処理を実行してもよい。ステップＳ１３は、本発明の検索ステップの一例である。なお、ここではユーザー端末２の制御部２１が前記検索処理を実行する例を示しているが、他の実施形態として、管理サーバー１の制御部１１が前記検索処理を実行してもよい。

【0072】

次にステップＳ１４において、制御部２１は、検索結果をユーザーに提示する。例えば図８又は図９に示すように、制御部２１は、ユーザー端末２に、終了予定時刻以降で予約可能な会議室及び利用可能な時間帯を含む候補情報Ｐ２を表示させる。ステップＳ１４は、本発明の提示ステップの一例である。

【0073】

次にステップＳ１５において、制御部２１は、ユーザーから会議室の選択操作を受け付ける。例えば図８に示す候補情報Ｐ２においてユーザーＵ１が「１２：００～１２：３０ ＲｏｏｍＢ（会議室Ｂ）」を選択して保存ボタンＢ５を押下すると、制御部２１は当該選択操作を受け付ける。

【0074】

次にステップＳ１６において、制御部２１は、延長された時間（例えば３０分）を会議支援情報Ｐ１の残り時間に加算して更新する（図１０参照）。また、制御部２１は、会議支援情報Ｐ１に、会議Ｍ１を中断する中断ボタンＢ３を表示させる（図１０参照）。また、制御部２１は、延長された会議Ｍ１の情報（予約情報）を会議情報Ｄ４に登録する。

【0075】

次にステップＳ１７において、制御部２１は、ユーザーから会議Ｍ１の中断指示を取得したか否かを判定する。例えばユーザーが会議支援情報Ｐ１の中断ボタンＢ３（図１０参照）を選択した場合に、制御部２１は前記中断指示を取得する。制御部２１が前記中断指示を取得すると（Ｓ１７：Ｙｅｓ）、処理はステップＳ１９に移行する。制御部２１が前記中断指示を取得しない場合（Ｓ１７：Ｎｏ）、処理はステップＳ１８に移行する。

【0076】

ステップＳ１８では、制御部２１は、会議Ｍ１の終了予定時刻に達したか否かを判定する。例えば現在時刻が会議Ｍ１の終了予定時刻（「１２：００」）に達した場合（Ｓ１８：Ｙｅｓ）、処理はステップＳ１９に移行する。一方、現在時刻が前記終了予定時刻に達していない場合（Ｓ１８：Ｎｏ）、処理はステップＳ１７に戻る。

【0077】

ステップＳ１９において、制御部２１は、会議Ｍ１を中断する。具体的には、制御部２１は、ユーザー端末２及び表示装置３に表示中のファイル（資料Ｆ１）を保存する。また、制御部２１は、会議室Ａに設置された機器（表示装置ＤＰ１、音声処理装置ＭＳ１、照明Ｌ１、空調Ａ１など）の電源をオフ状態にする。

【0078】

次にステップＳ２０において、制御部２１は、ユーザーから中断した会議Ｍ１の再開指示を取得したか否かを判定する。例えばユーザーが再開情報Ｐ４の再開ボタンＢ４（図１１参照）を選択した場合に、制御部２１は前記再開指示を取得する。制御部２１が前記再開指示を取得すると（Ｓ２０：Ｙｅｓ）、処理はステップＳ２２に移行する。制御部２１が前記再開指示を取得しない場合（Ｓ２０：Ｎｏ）、処理はステップＳ２１に移行する。

【0079】

ステップＳ２１では、制御部２１は、会議Ｍ１の再開時刻に達したか否かを判定する。例えば現在時刻が会議Ｍ１の再開時刻（「１２：００」）に達した場合（Ｓ２１：Ｙｅｓ）、処理はステップＳ２２に移行する。一方、現在時刻が前記再開時刻に達していない場合（Ｓ２１：Ｎｏ）、処理はステップＳ２０に戻る。

【0080】

ステップＳ２２において、制御部２１は、会議Ｍ１を再開する。具体的には、制御部２１は、会議室Ｂに設置された機器（表示装置ＤＰ２、音声処理装置ＭＳ２、及び照明Ｌ２）を動作させる。例えば制御部２１は、各機器の電源をオン状態にする。また、制御部２１は、会議室Ｂに設置された表示装置ＤＰ２に前記ファイル（資料Ｆ１）を開いて中断時の表示ページを表示させる。また、制御部２１は、会議室Ｂの各機器の設定値を中断前に使用していた会議室Ａに設置された各機器の設定値と同じ値に設定する。例えば、前記設定値には、例えば、表示装置の明るさ及び解像度、音声処理装置のマイクゲイン及びスピーカー音量、照明の明るさ、空調の運転モード及び温度などの設定値が含まれる。ステップＳ１６～Ｓ２２は、本発明の延長ステップの一例である。

【0081】

次にステップＳ２３では、制御部２１は、会議Ｍ１が終了したか否かを判定する。例えば、図１２に示す会議支援情報Ｐ１においてユーザーが終了ボタンＢ２を押下した場合、又は、会議Ｍ１の終了予定時刻に達した場合に、制御部２１は会議Ｍ１が終了したと判定する。会議Ｍ１が終了した場合（Ｓ２３：Ｙｅｓ）、制御部２１は前記会議支援処理を終了する。一方、会議Ｍ１が終了していない場合（Ｓ２３：Ｎｏ）、処理はステップＳ１１に戻る。以上のようにして、制御部２１は、前記会議支援処理を実行する。

【0082】

以上説明したように、本実施形態に係る会議システム１００は、会議の延長を要する場合、例えば会議において当該会議を延長する延長指示を受け付けた場合、又は、会議に対して予め設定された終了予定時刻までの残り時間が所定時間になった場合に、当該終了予定時刻以降に利用可能な会議室を検索し、検索した前記会議室の情報を含む検索結果を提示する。また、会議システム１００は、前記検索結果においてユーザーにより選択された前記会議室に基づいて、前記会議を延長するための延長処理を実行する。

【0083】

上記の構成によれば、例えばユーザーが会議の延長指示を行った場合に、延長後に利用可能な会議室の候補が提示され、ユーザーは候補の中から所望の会議室を選択することができる。また、ユーザーが会議室を選択した場合に、所定の延長処理が実行される。例えば、会議を中断した時点の表示装置の表示内容を保存して、会議の再開後に当該表示内容を表示したり、延長後に利用する会議室の機器の電源をオン状態にしたりする。これにより、会議を延長する際のユーザーの作業負担を軽減するとともに、会議を再開するまでの時間を短縮することが可能となる。

【0084】

本発明は上述の実施形態に限定されない。本発明の他の実施形態について以下に説明する。

【0085】

上述の実施形態では、一つの会議室において複数のユーザーが参加する会議を例に挙げたが、他の実施形態では、複数の会議室において複数のユーザーが参加する会議（オンライン会議）を例に挙げて説明する。なお、以下では、上述した実施形態の構成と同一の構成については説明を適宜省略する。

【0086】

図１４は、本発明の他の実施形態に係る会議システムの概略構成を示す図である。図１には、拠点１（例えば第１事業所）に含まれる会議室Ａ（図３参照）と、拠点２（例えば第２事業所）に含まれる会議室Ｘ（図３参照）とを示している。会議Ｍ４は、拠点１の会議室Ａと拠点２の会議室Ｘとを繋いで行われるオンライン会議である。会議室Ａには、会議Ｍ４の参加者であるユーザーＵ１～Ｕ４それぞれのユーザー端末２ａ～２ｄと、表示装置３ａと、音声処理装置４ａとが配置されており、会議室Ｘには、会議Ｍ４の参加者であるユーザーＵ５～Ｕ８それぞれのユーザー端末２ｅ～２ｈと、表示装置３ｂと、音声処理装置４ｂとが配置されている。ここでは、音声処理装置４ａは、ユーザーＵ１～Ｕ４の発話音声を受信（集音）して管理サーバー１に送信し、管理サーバー１から受信するユーザーＵ５～Ｕ８の発話音声を出力（放音）する。また音声処理装置４ｂは、ユーザーＵ５～Ｕ８の発話音声を受信（集音）して管理サーバー１に送信し、管理サーバー１から受信するユーザーＵ１～Ｕ４の発話音声を出力（放音）する。拠点１は本発明の第１拠点の一例であり、拠点２は本発明の第２拠点の一例である。

【0087】

管理サーバー１と、データベースＤＢと、拠点１，２それぞれに配置されるユーザー端末２、表示装置３、及び音声処理装置４とは、ネットワークＮ１を介して互いに接続されている。

【0088】

拠点１及び拠点２の各ユーザー端末２の受付処理部２１１は、図１５に示すように、ユーザーから自身が会議に参加する会議室を選択する操作を受け付ける。例えば、拠点１の会議室Ａにおいて会議Ｍ４に参加するユーザーは、会議Ｍ４が開始される際に、ユーザー端末２において会議アプリケーションを起動させて、図１５に示す選択画面Ｐ６において会議室Ａ（図１５の「ＲｏｏｍＡ」）を選択する。また、拠点２の会議室Ｘにおいて会議Ｍ４に参加するユーザーは、会議Ｍ４が開始される際に、ユーザー端末２において会議アプリケーションを起動させて、選択画面Ｐ６において会議室Ｘ（図１５の「ＲｏｏｍＸ」）を選択する。また各ユーザーは、ユーザー端末２においてログイン操作を行う。なお、制御部２１は、ユーザー端末２において会議アプリケーションを起動した場合に、会議情報Ｄ４を取得して予約情報Ｐ３を表示させてもよい（図１５参照）。

【0089】

各ユーザー端末２の取得処理部２１２は、会議情報Ｄ４（図６参照）から、ログインされたユーザーのユーザーＩＤに対応する前記会議情報を取得する。

【0090】

各ユーザー端末２の実行処理部２１３は、前記会議アプリケーションに基づく会議を実行する。具体的には、実行処理部２１３は、会議Ｍ４に使用する資料Ｆ４（図６参照）を表示装置３ａ，３ｂに表示させる。また実行処理部２１３は、会議Ｍ４の終了予定時刻までの残り時間と、会議Ｍ４を延長する延長指示（延長要求）の操作を受け付ける延長ボタンＢ１とを含む会議支援情報Ｐ１をユーザー端末２に表示させる（図１６参照）。

【0091】

ここで、例えばユーザーＵ１は、会議Ｍ４を終了予定時刻（「１２：００」）までに終了できないと判断した場合に、図１６に示す表示画面において延長ボタンＢ１を押下する。ユーザーＵ１が延長ボタンＢ１を押下すると、ユーザーＵ１のユーザー端末２ａの受付処理部２１１は会議Ｍ４の延長指示を受け付ける。

【0092】

ユーザー端末２ａの検索処理部２１４は、受付処理部２１１が会議Ｍ４の延長指示を受け付けた場合に、延長後の会議Ｍ４に利用可能な会議室を検索する検索要求を管理サーバー１に送信する。管理サーバー１の検索処理部１１２は、ユーザー端末２ａから前記検索要求を取得すると、検索処理を実行する。具体的には、検索処理部１１２は、会議Ｍ４に対して予め設定された終了予定時刻（「１２：００」）以降に利用可能（予約可能）な会議室を検索する処理を実行する。また、検索処理部１１２は、前記終了予定時刻以降に拠点１で利用可能な会議室と拠点２で利用可能な会議室とを検索する。検索処理部１１２は、検索した会議室の情報を含む検索結果を前記検索要求の要求元のユーザー端末２ａに出力する。

【0093】

ユーザー端末２ａの提示処理部２１５は、管理サーバー１から前記検索結果を取得すると、当該検索結果をユーザーＵ１に提示する。例えば図１７に示すように、提示処理部２１５は、ユーザー端末２ａに、終了予定時刻以降で予約可能な会議室及び利用可能な時間帯を含む候補情報Ｐ２を表示させる。ここでは、図１７に示すように、提示処理部２１５は、拠点１で利用可能な会議室と拠点２で利用可能な会議室とを組み合わせた検索結果（候補情報Ｐ２）を提示する。

【0094】

受付処理部２１１は、候補情報Ｐ２においてユーザーＵ１から会議室を選択する操作を受け付ける。例えば図１７に示す候補情報Ｐ２においてユーザーＵ１が「１２：００～１２：３０ ＲｏｏｍＢ（会議室Ｂ）－１２：００～１２：３０ ＲｏｏｍＸ（会議室Ｘ）」を選択して保存ボタンＢ５を押下すると、受付処理部２１１は、当該選択操作を受け付ける。

【0095】

受付処理部２１１がユーザーＵ１から前記選択操作を受け付けると、延長処理部２１６は、ユーザーＵ１により選択された会議室に基づいて、会議Ｍ４を延長するための延長処理を実行する。具体的には、延長処理部２１６は、延長された会議Ｍ４の情報を会議情報Ｄ４に登録し、当該予約情報Ｐ３をユーザー端末２に表示させる（図１０参照）。また、延長処理部２１６は、延長された時間（例えば３０分）を会議支援情報Ｐ１の残り時間に加算して更新する（図１０参照）。また、延長処理部２１６は、会議支援情報Ｐ１に、会議を中断する中断ボタンＢ３を表示させる（図１０参照）。

【0096】

また、延長処理部２１６は、ユーザー端末２に、会議Ｍ４を再開するための再開情報Ｐ４を表示させ、再開情報Ｐ４に再開時刻までの残り時間と再開ボタンＢ４とを表示させる（図１１参照）。例えば、延長処理部２１６は、会議Ｍ４に参加する全てのユーザーＵ１～Ｕ８のユーザー端末２ａ～２ｈに再開情報Ｐ４を表示させる。

【0097】

いずれかのユーザーが再開情報Ｐ４の再開ボタンＢ４を押下した場合、又は、再開時刻に達した場合に、延長処理部２１６は会議Ｍ４を再開させる。これにより、ユーザーは会議Ｍ４を延長することができる。上述の例では、拠点１のユーザーＵ１～Ｕ４は、会議室Ａから会議室Ｂに移動して延長後の会議Ｍ４に参加し、拠点２のユーザーＵ５～Ｕ８は、会議室Ｘのまま延長後の会議Ｍ４に参加する。

【0098】

本実施形態において、延長後の会議で利用可能な会議室を検索する検索処理は、上述の実施形態において説明した構成を適用することができる。

【0099】

また、本発明の他の実施形態として、管理サーバー１が、ユーザー端末２の制御部２１の各処理を実行してもよい。すなわち、管理サーバー１が、会議において当該会議を延長する延長指示を受け付ける受付処理部と、前記受付処理部が前記会議の延長指示を受け付けた場合に、当該会議に対して予め設定された終了予定時刻以降に利用可能な会議室を検索する検索処理部と、前記検索処理部により検索された前記会議室の情報を含む検索結果を提示する提示処理部と、前記検索結果においてユーザーにより選択された前記会議室に基づいて、前記会議を延長するための延長処理を実行する延長処理部と、を備えてもよい。

【0100】

この場合、各ユーザー端末２の制御部２１は、記憶部２２に記憶されるブラウザプログラムに従って各種の処理を実行することによりブラウザ処理部として機能する。前記ブラウザ処理部は、管理サーバー１からネットワークＮ１を介して提供されるウェブページを表示部２４に表示させ、操作部２３に対する操作を管理サーバー１に入力するブラウザ処理を実行する。すなわち、ユーザー端末２は、制御部２１によって前記ブラウザプログラムが実行されることにより、管理サーバー１の操作用端末として機能する。このため、ユーザー端末２は、周知の操作端末を採用することができる。

【0101】

上述の実施形態では、会議システム１００が本発明の情報処理システムに相当するが、本発明の情報処理システムは、これに限定されない。例えば、本発明の情報処理システムは、管理サーバー１単体で構成されてもよいし、ユーザー端末２単体で構成されてもよいし、管理サーバー１とユーザー端末２とにより構成されてもよい。

【符号の説明】

【0102】

１ ：管理サーバー
２ ：ユーザー端末
３ ：表示装置
４ ：音声処理装置
１００ ：会議システム
１１１ ：登録処理部
１１２ ：検索処理部
２１１ ：受付処理部
２１２ ：取得処理部
２１３ ：実行処理部
２１４ ：検索処理部
２１５ ：提示処理部
２１６ ：延長処理部

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】