(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】公開特許公報(A)
(11)【公開番号】P2023138094
(43)【公開日】2023-09-29
(54)【発明の名称】支援装置、支援方法及び支援プログラム
(51)【国際特許分類】
G06Q 10/109 20230101AFI20230922BHJP
【FI】
G06Q10/10 340
【審査請求】未請求
【請求項の数】5
【出願形態】OL
(21)【出願番号】P 2022044592
(22)【出願日】2022-03-18
(71)【出願人】
【識別番号】399035766
【氏名又は名称】エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】110002147
【氏名又は名称】弁理士法人酒井国際特許事務所
(72)【発明者】
【氏名】友田 光哉
(72)【発明者】
【氏名】大貫 明人
(72)【発明者】
【氏名】今田 晴菜
(72)【発明者】
【氏名】稲富 梨奈
(72)【発明者】
【氏名】吉澤 雄輝
【テーマコード(参考)】
5L049
【Fターム(参考)】
5L049AA12
(57)【要約】 (修正有)
【課題】会議の事前準備として資料作成の支援を行う支援装置、支援方法及び支援プログラムを提供する。
【解決手段】支援装置10が、ネットワークNを介して会議に参加するユーザUa~Udが使用する各端末と接続されている支援システム1において、支援装置は、会議の資料に含まれるテキストデータおよび会議の参加者の履歴情報を用いて、コンテンツを検索する検索部と、検索部によって検索されたコンテンツと、参加者による会議の資料に対する意見とを、会議の資料に反映する反映部と、テキストデータに含まれるタイトル、目次及び文章を抽出し、抽出したタイトル、目次及び文章を用いて、トークスクリプトを作成する作成部と、有する。
【選択図】
図1
【特許請求の範囲】
【請求項1】
会議の資料に含まれるテキストデータおよび会議の参加者の履歴情報を用いて、コンテンツを検索する検索部と、
前記検索部によって検索された前記コンテンツと、前記参加者による前記会議の資料に対する意見とを、当該会議の資料に反映する反映部と
を有することを特徴とする支援装置。
【請求項2】
前記テキストデータに含まれるタイトル、目次および文章を抽出し、抽出した前記タイトル、前記目次および前記文章を用いて、トークスクリプトを作成する作成部をさらに有することを特徴とする請求項1に記載の支援装置。
【請求項3】
前記会議の時間の変更あった場合には、変更した時間から前記資料の量を決定し、前記参加者による前記会議の資料に対する意見を基に、前記会議の資料の一部を削除し、前記資料の量以内となるように前記会議の資料を編集する編集部をさらに有することを特徴とする請求項1に記載の支援装置。
【請求項4】
支援装置によって実行される支援方法であって、
会議の資料に含まれるテキストデータおよび会議の参加者の履歴情報を用いて、コンテンツを検索する検索工程と、
前記検索工程によって検索された前記コンテンツと、前記参加者による前記会議の資料に対する意見とを、当該会議の資料に反映する反映工程と
を含むことを特徴とする支援方法。
【請求項5】
会議の資料に含まれるテキストデータおよび会議の参加者の履歴情報を用いて、コンテンツを検索する検索ステップと、
前記検索ステップによって検索された前記コンテンツと、前記参加者による前記会議の資料に対する意見とを、当該会議の資料に反映する反映ステップと
をコンピュータに実行させることを特徴とする支援プログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、支援装置、支援方法及び支援プログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
従来、会議を支援するための技術が知られている。例えば、参加者からの投稿文の要約を、絵等を併記して分かりやすく提示する技術が知られている(例えば、特許文献1を参照)。また、例えば、発言等から各参加者の会議への寄与度を計測し、当該寄与度に基づいて会議の活性化の状況を測定する技術が知られている(例えば、特許文献2を参照)。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0003】
【特許文献1】特開2018-136597号公報
【特許文献2】特開2007-047461号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
しかしながら、上記した従来の手法では、会議の事前準備として資料作成を支援することが出来ないという課題があった。例えば、リモートワークにおいてWeb会議を行う機会が増加するとともに、資料の作成とレビューの機会が増加するため、資料作成の負荷が増加する場合があった。
【課題を解決するための手段】
【0005】
上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明の支援装置は、会議の資料に含まれるテキストデータおよび会議の参加者の履歴情報を用いて、コンテンツを検索する検索部と、前記検索部によって検索された前記コンテンツと、前記参加者による前記会議の資料に対する意見とを、当該会議の資料に反映する反映部とを有することを特徴とする。
【発明の効果】
【0006】
本発明によれば、会議の事前準備として資料作成を支援することができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【0007】
【
図1】
図1は、第1の実施形態に係る支援システムの構成例を示す図である。
【
図2】
図2は、第1の実施形態に係る支援装置の構成例を示すブロック図である。
【
図3】
図3は、ユーザ情報記憶部に記憶されるデータの一例を示す図である。
【
図4】
図4は、会議の資料作成を支援する機能について説明する図である。
【
図5】
図5は、第1の実施形態に係る支援装置の処理の流れを示すフローチャートである。
【
図6】
図6は、プログラムを実行するコンピュータを示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0008】
以下に、本願に係る支援装置、支援方法及び支援プログラムの実施形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、本発明は、以下に説明する実施形態により限定されるものではない。
【0009】
[第1の実施形態]
まず、
図1を用いて、第1の実施形態に係る支援システムの構成について説明する。
図1は、第1の実施形態に係る支援システムの構成例を示す図である。
図1に示すように、支援システム1は、支援装置10、端末20a、端末20b、端末20c及び端末20dを有する。端末20a、端末20b、端末20c及び端末20dは、会議に参加するユーザUa~Udが使用する端末である。また、端末20aは、会議の資料を作成するユーザUaの端末である。なお、以下では、端末20a~20dについて特に区別なく説明する場合には、端末20と記載する。
【0010】
支援装置10は、端末20aで行われる会議の資料の作成を支援するための装置である。支援装置10は、端末20aで作成される資料のタイトルや目次、文章等に合わせたコンテンツをユーザUaに推奨したり、会議に参加するユーザUb~Udに合わせたコンテンツをユーザUaに推奨したりする。また、支援装置10は、会議前に、会議に参加するユーザUb~Udから資料の事前レビューを取得し、事前レビューの結果に応じて、資料を修正する。支援装置10は、ネットワークNを介して各端末と接続されている。ネットワークNは、例えばインターネットである。
【0011】
[支援装置の構成]
ここで、支援装置10の構成について説明する。
図2は、第1の実施形態に係る支援装置の構成例を示すブロック図である。
図2に示すように、支援装置10は、通信処理部11、制御部12および記憶部13を有する。以下に支援装置10が有する各部の処理を説明する。なお、支援装置10の各機能を複数の装置に分散して持たせるようにしてもよい。
【0012】
通信処理部11は、各種情報に関する通信を制御する。例えば、通信処理部11は、端末20との間で行われる通信を制御する。
【0013】
記憶部13は、制御部12による各種処理に必要なデータおよびプログラムを格納するが、特に本実施形態に関連するものとして、コンテンツ記憶部13aおよびユーザ情報記憶部13bを有する。例えば、記憶部13は、RAM(Random Access Memory)、フラッシュメモリ(Flash Memory)等の半導体メモリ素子、又は、ハードディスク、光ディスク等の記憶装置などである。
【0014】
コンテンツ記憶部13aは、各種コンテンツを記憶する。例えば、コンテンツ記憶部13aは、コンテンツとして、過去の作成資料、過去の他社共有資料、Web会議録画情報、ネット公開資料等を記憶する。なお、コンテンツ記憶部13aが記憶するコンテンツは、文書、画像、動画、音声等どのようなものであってもよく限定されるものではない。また、コンテンツは、各端末20や支援装置10の外部の装置等によって記憶されてもよい。
【0015】
ユーザ情報記憶部13bは、会議に参加するユーザに関する情報を記憶する。例えば、ユーザ情報記憶部13bは、
図3に例示するように、ユーザを識別する「ユーザID」と、ユーザの「年齢」と、ユーザの「性別」と、ユーザの所属する「部署」と、ユーザが参加した会議の識別子である「参加会議」と、ユーザがアクセスしたコンテンツの履歴である「アクセス履歴」とを対応付けて記憶する。
図3は、ユーザ情報記憶部に記憶されるデータの一例を示す図である。また、ユーザ情報記憶部13bは、会議の参加者の履歴情報として、ユーザがアクセスしたコンテンツの履歴だけでなく、Web会議での履歴情報も含まれている。
【0016】
制御部12は、各種の処理手順などを規定したプログラムおよび所要データを格納するための内部メモリを有し、これらによって種々の処理を実行するが、特に本実施形態に関連するものとしては、検索部12a、反映部12b、作成部12cおよび編集部12dを有する。ここで、制御部12は、CPU(Central Processing Unit)やMPU(Micro Processing Unit)などの電子回路やASIC(Application Specific Integrated Circuit)やFPGA(Field Programmable Gate Array)などの集積回路である。
【0017】
検索部12aは、会議の資料に含まれるテキストデータおよび会議の参加者の履歴情報を用いて、コンテンツを検索する。例えば、検索部12aは、会議の資料データを端末20から取得し、会議資料に含まれるタイトル、目次および所定の単語を抽出し、抽出したタイトル、目次および所定の単語をそれぞれキーワードとして、コンテンツ記憶部13aからコンテンツを検索する。なお、検索部12aは、コンテンツ記憶部13aに記憶されているコンテンツを検索することに限定されるものでなく、例えば、インターネットに公開されているコンテンツを検索してもよい。また、検索部12aは、キーワードを用いて、コンテンツとして、会議資料に用いる画像を検索したり、グラフ統計情報を検索したりしてもよい。
【0018】
また、例えば、検索部12aは、会議の参加者の履歴情報として、参加者のユーザIDに対応する過去に参加した会議およびアクセス履歴をユーザ情報記憶部13bから取得する。そして、検索部12aは、過去に参加者へ説明したコンテンツで評価が良かったものをコンテンツ記憶部13aから検索する。また、検索部12aは、アクセス履歴から参加予定者の興味を推定し、資料のタイトルを含むコンテンツを、コンテンツ記憶部13aから検索するようにしてもよい。また、検索部12aは、ネットに公開されているコンテンツであって、資料のタイトルを含むコンテンツを、参加予定者が閲覧しているサイトから検索するようにしてもよい。また、例えば、検索部12aは、作成中の資料と同様のテーマの過去の会議の音声やコメントを検索してもよい。
【0019】
反映部12bは、検索部12aによって検索されたコンテンツと、参加者による会議の資料に対する意見とを、当該会議の資料に反映する。例えば、反映部12bは、検索部12aによって検索されたコンテンツを会議の資料を作成している端末20に通知し、資料作成用のコンテンツとして、端末20に列挙したものを表示させる。
【0020】
また、反映部12bは、参加予定者の事前資料レビューを会議の資料に反映する。例えば、反映部12bは、会議前に参加予定のユーザの各端末20に対して、アンケートフォーム付きで資料を送付する。そして、反映部12bは、アンケートフォームに記載された資料に対する意見を各端末20から受信する。そして、反映部12bは、資料に対する意見として、資料の説明内容の分かり易さについてのコメントや、資料に追加した方がよいと考えるコンテンツを端末20に通知して表示させる。ここで、反映部12bは、資料の該当箇所にコメントやコンテンツを追加することで、資料に反映して表示させる。
【0021】
なお、反映部12bは、資料の誤字や脱字を自動的に訂正するようにしてもよい。また、反映部12bは、資料のタイトルやストーリーからネットで表現を自動的に修正してもよい。また、反映部12bは、記載内容の年号や説明をインターネットで自動検索し、修正候補を提示したり、資料を自動修正したりしてもよい。また、例えば、反映部12bは、過去の会議の音声のテキストデータやコメントを、資料とともに表示してもよい。また、例えば、反映部12bは、過去の会議の音声のテキストデータやコメントのうち、全てを表示するようにしてもよいし、特定のキーワードを含むもののみを抽出して表示するようにしてもよい。また、反映部12bは、会議の音声のうち、発話したユーザの会社での役職、大学教授、コメンテーターといった「影響力」と、その人がネットや過去の海外でのコメント「頻度」とに応じて、過去の会議の音声のテキストデータやコメントを選択し、選択したテキストデータやコメントのみを表示するようにしてもよい。
【0022】
作成部12cは、テキストデータに含まれるタイトル、目次および文章を抽出し、抽出したタイトル、目次および文章を用いて、トークスクリプトを作成する。例えば、作成部12cは、Web会議通知から発表時間、参加予定者を取得し、発表時間に応じたトークスクリプトの長さを決定する。そして、作成部12cは、タイトルおよび目次からトークスクリプトの骨子を決定し、各目次に対応する文章を抽出し、資料の起承転結を「接続詞」で繋ぎ自動作成する。
【0023】
また、作成部12cは、作成中の資料のタイトルと類似する資料の過去のWeb会議のコメント(テキスト情報参照)や、質疑や画像認識から盛り上がりから興味関心の高いコンテンツを自動判断し、興味関心の高いコンテンツに関するトークスクリプトを作成する。例えば、作成部12cは、「その説明分かり易いね」など前向きなコメント時の説明を推奨したり、「何を言っているか良く分からないね」は〇〇に例え話など他者の良い評価の説明を推奨したりするように、トークスクリプトを作成する。
【0024】
編集部12dは、会議の時間の変更あった場合には、変更した時間から資料の量を決定し、参加者による会議の資料に対する意見を基に、会議の資料の一部を削除し、決定した資料の量となるように会議の資料を編集する。例えば、編集部12dは、Web会議の変更通知やメール連絡や手動時間設定と連携して時間短縮を検知する。
【0025】
そして、編集部12dは、変更した時間から資料の量を決定する。例えば、編集部12dは、会議の時間が60分から30分に変更した場合には、資料のページ数を半分のページのページ数に変更する。また、例えば、編集部12dは、予め会議の時間とそれに対応する資料のページ数や文字数が設定されている場合には、変更した会議の時間に対応するページ数や文字数に決定してもよい。
【0026】
ここで、編集部12dは、会議の資料の削除する部分として、会議に参加するユーザへ伝えたいことや、参加者が興味のある部分について、資料を作成するユーザが予め設定している場合には、当該部分以外を削除する。また、編集部12dは、タイトルや目次から、重要な説明を特定し、それ以外の部分を削除するようにしてもよい。例えば、編集部12dは、タイトルや目次の文言と関係性が高い説明文を特定し、それ以外の部分を削除する。
【0027】
次に、
図4を用いて、会議の資料作成を支援する機能について説明する。
図4は、会議の資料作成を支援する機能について説明する図である。
図4に示すように、支援装置10は、作成中の資料の目次等に合わせて資料作成に使えるコンテンツを推奨する。また、支援装置10は、会議の参加予定者に合わせて資料作成に使えるコンテンツを推奨する。また、支援装置10は、テーマに関連する情報についてのコンテンツを推奨する。例えば、支援装置10は、タイトルや目次からテーマを推測し、テーマに関連する画像やグラフ等をコンテンツ記憶部13aやインターネットから検索し、検索したコンテンツを推奨する。
【0028】
そして、支援装置10は、会議前に事前資料のレビューを共有することができる。例えば、支援装置10は、会議前に参加予定のユーザの各端末20に対して、アンケートフォーム付きで資料を送付する。そして、反映部12bは、アンケートフォームに記載された資料に対する意見を各端末20から受信する。そして、反映部12bは、資料に対する意見として、資料の説明内容の分かり易さについてのコメントや、資料に追加した方がよいと考えるコンテンツを各端末20が表示できるようにする。
【0029】
続いて、支援装置10は、資料の誤字や脱字を自動的に訂正したり、誤った内容を訂正したりする。また、支援装置10は、トークスクリプトを自動で生成してもよい。例えば、支援装置10は、テキストデータに含まれるタイトル、目次および文章を抽出し、抽出したタイトル、目次および文章を用いて、トークスクリプトを作成する。
【0030】
そして、支援装置10は、急な会議やプレゼンの時間短縮があった場合に対応する機能として、会議の時間に合わせて資料を編集する。例えば、支援装置10は、会議の時間の変更あった場合には、変更した時間から資料の量を決定し、参加者による会議の資料に対する意見を基に、会議の資料の一部を削除し、決定した資料の量となるように会議の資料を編集する。
【0031】
[支援装置の処理手順]
次に、
図5を用いて、第1の実施形態に係る支援装置10による処理手順の例を説明する。
図5は、第1の実施形態に係る支援装置の処理の流れを示すフローチャートである。
【0032】
図5に示すように、支援装置10の検索部12aは、会議の資料に含まれるテキストデータを用いて、コンテンツを検索する(ステップS101)。例えば、検索部12aは、会議の資料データを端末20から取得し、会議資料に含まれるタイトル、目次および所定の単語を抽出し、抽出したタイトル、目次および所定の単語をそれぞれキーワードとして、コンテンツ記憶部13aからコンテンツを検索する。
【0033】
そして、検索部12aは、会議の参加者の履歴情報を用いて、コンテンツを検索する(ステップS102)。例えば、検索部12aは、会議の参加者の履歴情報として、参加者のユーザIDに対応する過去に参加した会議およびアクセス履歴をユーザ情報記憶部13bから取得する。そして、検索部12aは、過去に参加者へ説明したコンテンツで評価が良かったものをコンテンツ記憶部13aから検索する。
【0034】
続いて、反映部12bは、参加予定者の事前資料レビューを会議の資料に反映する(ステップS103)。例えば、反映部12bは、会議前に参加予定のユーザの各端末20に対して、アンケートフォーム付きで資料を送付する。そして、反映部12bは、アンケートフォームに記載された資料に対する意見を各端末20から受信する。そして、反映部12bは、資料に対する意見として、資料の説明内容の分かり易さについてのコメントや、資料に追加した方がよいと考えるコンテンツを端末20に通知して表示させる。
【0035】
そして、作成部12cは、会議の資料のタイトル、目次および文章を用いて、トークスクリプトを作成する(ステップS104)。例えば、作成部12cは、Web会議通知から発表時間、参加予定者を取得し、発表時間に応じたトークスクリプトの長さを決定する。そして、作成部12cは、タイトルおよび目次からトークスクリプトの骨子を決定し、各目次に対応する文章を抽出し、資料の起承転結を「接続詞」で繋ぎ自動作成する。
【0036】
(第1の実施形態の効果)
第1の実施形態に係る支援装置10では、会議の資料に含まれるテキストデータおよび会議の参加者の履歴情報を用いて、コンテンツを検索し、検索したコンテンツと、参加者による会議の資料に対する意見とを、当該会議の資料に反映する。このため、支援装置10では、会議の事前準備としての資料作成の支援を行うことが可能である。
【0037】
つまり、支援装置10では、資料に使えそうなコンテンツを自動で推奨したり、参加者からの事前のレビューのコメント等を、自動で資料に反映したりすることで、資料作成を支援することが可能である。
【0038】
また、支援装置10は、テキストデータに含まれるタイトル、目次および文章を抽出し、抽出したタイトル、目次および文章を用いて、トークスクリプトを作成する。これにより、支援装置10は、資料の内容に応じたトークスクリプトを生成し、資料を作成するユーザに提示することが可能である。
【0039】
また、支援装置10は、会議の時間の変更あった場合には、変更した時間から資料の量を決定し、参加者による会議の資料に対する意見を基に、会議の資料の一部を削除し、決定した資料の量以内となるように会議の資料を編集する。これにより、支援装置10は、例えば、会議の時間が短縮した場合に、短縮した時間に合うように自動的に会議の資料を編集することが可能である。
【0040】
(システム構成等)
また、図示した各装置の各構成要素は機能概念的なものであり、必ずしも物理的に図示の如く構成されていることを要しない。すなわち、各装置の分散・統合の具体的形態は図示のものに限られず、その全部または一部を、各種の負荷や使用状況などに応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。さらに、各装置にて行なわれる各処理機能は、その全部または任意の一部が、CPUおよび当該CPUにて解析実行されるプログラムにて実現され、あるいは、ワイヤードロジックによるハードウェアとして実現され得る。
【0041】
また、本実施の形態において説明した各処理のうち、自動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を手動的におこなうこともでき、あるいは、手動的におこなわれるものとして説明した処理の全部または一部を公知の方法で自動的におこなうこともできる。この他、上記文書中や図面中で示した処理手順、制御手順、具体的名称、各種のデータやパラメータを含む情報については、特記する場合を除いて任意に変更することができる。
【0042】
(プログラム)
また、上記実施形態において説明した各装置が実行する処理をコンピュータが実行可能な言語で記述したプログラムを作成することもできる。例えば、実施形態に係る支援装置10が実行する処理をコンピュータが実行可能な言語で記述したプログラムを作成することもできる。この場合、コンピュータがプログラムを実行することにより、上記実施形態と同様の効果を得ることができる。さらに、かかるプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータに読み込ませて実行することにより上記実施形態と同様の処理を実現してもよい。
【0043】
図6は、プログラムを実行するコンピュータを示す図である。
図6に例示するように、コンピュータ1000は、例えば、メモリ1010と、CPU1020と、ハードディスクドライブインタフェース1030と、ディスクドライブインタフェース1040と、シリアルポートインタフェース1050と、ビデオアダプタ1060と、ネットワークインタフェース1070とを有し、これらの各部はバス1080によって接続される。
【0044】
メモリ1010は、
図6に例示するように、ROM(Read Only Memory)1011及びRAM1012を含む。ROM1011は、例えば、BIOS(Basic Input Output System)等のブートプログラムを記憶する。ハードディスクドライブインタフェース1030は、
図6に例示するように、ハードディスクドライブ1090に接続される。ディスクドライブインタフェース1040は、
図6に例示するように、ディスクドライブ1100に接続される。例えば磁気ディスクや光ディスク等の着脱可能な記憶媒体が、ディスクドライブ1100に挿入される。シリアルポートインタフェース1050は、
図6に例示するように、例えばマウス1110、キーボード1120に接続される。ビデオアダプタ1060は、
図6に例示するように、例えばディスプレイ1130に接続される。
【0045】
ここで、
図6に例示するように、ハードディスクドライブ1090は、例えば、OS1091、アプリケーションプログラム1092、プログラムモジュール1093、プログラムデータ1094を記憶する。すなわち、上記の、プログラムは、コンピュータ1000によって実行される指令が記述されたプログラムモジュールとして、例えばハードディスクドライブ1090に記憶される。
【0046】
また、上記実施形態で説明した各種データは、プログラムデータとして、例えばメモリ1010やハードディスクドライブ1090に記憶される。そして、CPU1020が、メモリ1010やハードディスクドライブ1090に記憶されたプログラムモジュール1093やプログラムデータ1094を必要に応じてRAM1012に読み出し、各種処理手順を実行する。
【0047】
なお、プログラムに係るプログラムモジュール1093やプログラムデータ1094は、ハードディスクドライブ1090に記憶される場合に限られず、例えば着脱可能な記憶媒体に記憶され、ディスクドライブ等を介してCPU1020によって読み出されてもよい。あるいは、プログラムに係るプログラムモジュール1093やプログラムデータ1094は、ネットワーク(LAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)等)を介して接続された他のコンピュータに記憶され、ネットワークインタフェース1070を介してCPU1020によって読み出されてもよい。
【0048】
上記の実施形態やその変形は、本願が開示する技術に含まれると同様に、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれるものである。
【符号の説明】
【0049】
10 支援装置
11 通信処理部
12 制御部
12a 検索部
12b 反映部
12c 作成部
12d 編集部
13 記憶部
13a コンテンツ記憶部
13b ユーザ情報記憶部