2023-152530 情報処理装置及び情報処理プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2023152530

(43)【公開日】2023-10-17

(54)【発明の名称】情報処理装置及び情報処理プログラム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/0633 20230101AFI20231010BHJP

   G06F 16/93 20190101ALI20231010BHJP

   G06Q 50/18 20120101ALI20231010BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/06 324

G06F16/93

G06Q50/18 310

【審査請求】未請求

【請求項の数】9

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2022062621

(22)【出願日】2022-04-04

(71)【出願人】

【識別番号】522135352

【氏名又は名称】株式会社知財管理機構

(71)【出願人】

【識別番号】522136027

【氏名又は名称】有限会社パテントブラック

(74)【代理人】

【識別番号】110001519

【氏名又は名称】弁理士法人太陽国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】八神 雅広

(72)【発明者】

【氏名】田中 亮太

(72)【発明者】

【氏名】中村 恭子

(72)【発明者】

【氏名】寺田 裕季子

(72)【発明者】

【氏名】今井 彩加

(72)【発明者】

【氏名】小室 彩花

(72)【発明者】

【氏名】井奥 智那美

(72)【発明者】

【氏名】中野 良治

【テーマコード（参考）】

5B175

5L049

【Ｆターム（参考）】

5B175DA01

5L049AA07

5L049CC33

(57)【要約】      （修正有）

【課題】物理的なトレイを介さずに業務情報の受け渡しをする情報処理装置及び情報処理プログラムを提供する。
【解決手段】実体端末装置２０Ａと、事務端末装置２０Ｂと、サーバ装置３０と、がネットワーク４０を介して接続された情報処理システム１０であって、実体端末装置２０Ａは、業務のうち実体業務を行う実体担当が使用する。事務端末装置２０Ｂは、業務のうち実体業務に関する事務業務を行う事務担当が使用する。実体担当は、実体端末装置２０Ａの記憶部に記憶されている新件作成依頼データを新件作成トレイに入れる操作を行う。一方、事務端末装置２０Ｂは、新件作成トレイ用記憶領域に、新件作成依頼データが格納された場合には、新件作成トレイの表示を変化させる。
【選択図】図１

【特許請求の範囲】

【請求項1】

プロセッサを備え、
前記プロセッサは、
予め定められた業務に関する第１業務データの受け渡しに使用される仮想ファイルを受け付け可能な仮想トレイを表示部に表示させ、
前記仮想トレイに関連付けられた管理装置の第１記憶領域に前記仮想ファイルが格納された場合、前記仮想トレイの表示を変化させ、
前記予め定められた業務に関する第２業務データであって、前記第１記憶領域とは別の第２記憶領域において管理される第２業務データを閲覧可能とする
情報処理装置。

【請求項2】

前記プロセッサは、
前記第１記憶領域に前記仮想ファイルが格納されてから予め定めた時間以上経過しても前記第１記憶領域から前記仮想ファイルが取り出されなかった場合に警告する
請求項１記載の情報処理装置。

【請求項3】

前記プロセッサは、
前記仮想ファイルの作業履歴データの閲覧要求を受け付け、
受け付けた前記仮想ファイルの作業履歴データを前記表示部に表示させる
請求項１又は請求項２記載の情報処理装置。

【請求項4】

前記作業履歴データは、前記仮想ファイルの前記仮想トレイに対する作業内容と、前記作業内容を行った担当者と、に関するデータを含む
請求項３記載の情報処理装置。

【請求項5】

前記仮想ファイルの状態の閲覧要求を受け付け、
前記作業履歴データに基づいて検索した前記仮想ファイルの状態を表示する
請求項３又は請求項４記載の情報処理装置。

【請求項6】

前記プロセッサは、
業務の種類毎に複数の前記仮想トレイを前記表示部に表示させる
請求項１～５の何れか１項に記載の情報処理装置。

【請求項7】

前記プロセッサは、
複数の前記仮想トレイのうち一部の仮想トレイの大きさを他の仮想トレイの色と異ならせて前記表示部に表示させる
請求項６記載の情報処理装置。

【請求項8】

前記プロセッサは、
複数の前記仮想トレイのうち少なくとも一部の仮想トレイについて、予め定めた時刻を過ぎた場合は仮想ファイルを入れることを禁止する
請求項１～７の何れか１項に記載の情報処理装置。

【請求項9】

コンピュータに、
予め定められた業務に関する第１業務データの受け渡しに使用される仮想ファイルを受け付け可能な仮想トレイを表示部に表示させ、
前記仮想トレイに関連付けられた管理装置の第１記憶領域に前記仮想ファイルが格納された場合、前記仮想トレイの表示を変化させ、
前記予め定められた業務に関する第２業務データであって、前記第１記憶領域とは別の第２記憶領域において管理される第２業務データを閲覧可能とする
処理を実行させる情報処理プログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本開示は、情報処理装置及び情報処理プログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

特許文献１には、ユーザが業務のプロセスに沿って案件を処理するために用いるワークフローシステムを提供するワークフロー管理装置であって、前記プロセスは、前記ユーザが端末コンピュータでアクションを実行することによって遷移して、前記案件の進捗状況を示すステータスの配列として表現され、前記プロセスを構成する複数のステータスの特定情報、名称、表示順が、前記ステータスを含む前記プロセスに紐付けられて格納されたステータス記憶手段と、それぞれの前記ステータスにあるときに実行が許可される一又は複数のアクションの特定情報が、前記それぞれのステータスの特定情報に紐付けられて格納されたアクション記憶手段と、を備え、前記ユーザの端末コンピュータから、所定の前記プロセスの任意の時点における前記進捗状況の表示要求を受信したときに、前記所定のプロセスが紐付けられた前記ステータスの前記特定情報、前記名称及び前記表示順を、前記ステータス記憶手段から取得する手段と、取得した前記表示順に従い配列された前記ステータスの前記名称の配列と、前記任意の時点での前記ステータスの特定情報をキーとして前記アクション記憶手段を参照して抽出される前記アクションから所望のアクションを選択可能なアクション選択手段とを、前記ユーザの端末コンピュータの画面上に表示するアクション表示手段と、前記ユーザの端末コンピュータから、前記アクション選択手段で選択された選択アクションの前記特定情報を受信し、該選択アクションを実行するアクション実行手段と、を備えることを特徴とするワークフロー管理装置が開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２０１４－９６１８２号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

業務を依頼する人と業務を受ける人との間で、業務に関する業務情報を印刷した書類の受け渡しを物理的に行う場合、例えば、トレイを設置し、トレイを介して書類を受け渡すことがある。この場合、業務を依頼する人も、業務を受ける人も、トレイが設置された場所まで行く必要がある。ここで、少なくとも一方がテレワーク等で出勤していない場合には、トレイを介した書類の受け渡しができず不便である。

【0005】

本開示は、物理的なトレイを介さずに業務データの受け渡しをすることができる情報処理装置及び情報処理プログラムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

第１態様に係る情報処理装置は、プロセッサを備え、前記プロセッサは、予め定められた業務に関する第１業務データの受け渡しに使用される仮想ファイルを受け付け可能な仮想トレイを表示部に表示させ、前記仮想トレイに関連付けられた管理装置の第１記憶領域に前記仮想ファイルが格納された場合、前記仮想トレイの表示を変化させ、前記予め定められた業務に関する第２業務データであって、前記第１記憶領域とは別の第２記憶領域において管理される第２業務データを閲覧可能とする。

【0007】

第１態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記第１記憶領域に前記仮想ファイルが格納されてから予め定めた時間以上経過しても前記第１記憶領域から前記仮想ファイルが取り出されなかった場合に警告するようにしてもよい。

【0008】

第１態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、前記仮想ファイルの作業履歴データの閲覧要求を受け付け、受け付けた前記仮想ファイルの作業履歴データを前記表示部に表示させるようにしてもよい。

【0009】

第１態様に係る情報処理装置において、前記作業履歴データは、前記仮想ファイルの前記仮想トレイに対する作業内容と、前記作業内容を行った担当者と、に関するデータを含むようにしてもよい。

【0010】

第１態様に係る情報処理装置において、前記仮想ファイルの状態の閲覧要求を受け付け、前記作業履歴データに基づいて検索した前記仮想ファイルの状態を表示するようにしてもよい。

【0011】

第１態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、業務の種類毎に複数の前記仮想トレイを前記表示部に表示させるようにしてもよい。

【0012】

第１態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、複数の前記仮想トレイのうち一部の仮想トレイの大きさを他の仮想トレイの色と異ならせて前記表示部に表示させるようにしてもよい。

【0013】

第１態様に係る情報処理装置において、前記プロセッサは、複数の前記仮想トレイのうち少なくとも一部の仮想トレイについて、予め定めた時刻を過ぎた場合は仮想ファイルを入れることを禁止するようにしてもよい。

【0014】

第２態様に係る情報処理プログラムは、コンピュータに、予め定められた業務に関する第１業務データの受け渡しに使用される仮想ファイルを受け付け可能な仮想トレイを表示部に表示させ、前記仮想トレイに関連付けられた管理装置の第１記憶領域に前記仮想ファイルが格納された場合、前記仮想トレイの表示を変化させ、前記予め定められた業務に関する第２業務データであって、前記第１記憶領域とは別の第２記憶領域において管理される第２業務データを閲覧可能とする処理を実行させる

【発明の効果】

【0015】

本発明によれば、物理的なトレイを介さずに業務情報の受け渡しをすることができる、という効果を有する。

【図面の簡単な説明】

【0016】

【図1】情報処理システムの構成図である。

【図2】端末装置の構成図である。

【図3】端末装置の記憶部の構成図である。

【図4】サーバ装置の構成図である。

【図5】サーバ装置の記憶部の構成図である。

【図6】仮想トレイの表示態様を示す図である。

【図7】仮想トレイの表示態様を示す図である。

【図8】仮想ファイルの編集画面を示す図である。

【図9】仮想ファイルの編集画面を示す図である。

【図10】原簿データの一例を示す図である。

【図11】作業履歴データの一例を示す図である。

【図12】端末装置で実行される情報処理のフローチャートである。

【図13】閲覧画面の一例を示す図である。

【図14】閲覧画面の一例を示す図である。

【図15】閲覧画面の一例を示す図である。

【図16】管理装置で実行される管理処理のフローチャートである。

【発明を実施するための形態】

【0017】

以下、図面を参照して、本発明を実施するための形態を詳細に説明する。

【0018】

図１は、本実施形態に係る情報処理システム１０の構成図である。図１に示すように、情報処理システム１０は、少なくとも１つ以上の実体端末装置２０Ａと、少なくとも１つ以上の事務端末装置２０Ｂと、サーバ装置３０と、がネットワーク４０を介して接続された構成である。なお、実体端末装置２０Ａ及び事務端末装置２０Ｂは、情報処理装置の一例である。なお、実体端末装置２０Ａ及び事務端末装置２０Ｂを区別しない場合は単に端末装置２０と称する。また、サーバ装置３０は、管理装置の一例である。

【0019】

実体端末装置２０Ａは、業務のうち実体業務を行う実体担当が使用する端末装置である。

【0020】

事務端末装置２０Ｂは、業務のうち実体業務に関する事務業務を行う事務担当が使用する端末装置である。

【0021】

本実施形態では、業務が国内特許出願に関する業務である場合について説明する。この場合、実体担当は例えば弁理士であり、実体業務として主に特許出願用の出願書類の作成等を行う。なお、出願書類には、願書、明細書、図面、及び要約書が含まれる。

【0022】

また、事務担当は、実体担当が作成した出願書類を客先に送付する客先送付処理、出願書類を特許庁に提出して出願する出願処理等の事務業務を行う。

【0023】

図２は、端末装置２０のハードウェア構成を示すブロック図である。図２に示すように、端末装置２０は、コントローラ２１を備える。コントローラ２１は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）２１Ａ、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２１Ｂ、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２１Ｃ、及び入出力インターフェース（Ｉ／Ｏ）２１Ｄを備える。そして、ＣＰＵ２１Ａ、ＲＯＭ２１Ｂ、ＲＡＭ２１Ｃ、及びＩ／Ｏ２１Ｄがシステムバス２１Ｅを介して各々接続されている。システムバス３１Ｅは、コントロールバス、アドレスバス、及びデータバスを含む。

【0024】

また、Ｉ／Ｏ２１Ｄには、操作部２２、表示部２３、通信部２４、及び記憶部２５が接続されている。

【0025】

操作部２２は、例えばマウス及びキーボードを含んで構成される。

【0026】

表示部２３は、例えば液晶ディスプレイ等で構成される。

【0027】

通信部２４は、外部装置とデータ通信を行うためのインターフェースである。

【0028】

記憶部２５は、ハードディスク等の不揮発性の外部記憶装置で構成される。図３に示すように、記憶部２５は、情報処理プログラム２５Ａ及び閲覧プログラム２５Ｂを記憶している。

【0029】

ＣＰＵ２１Ａは、記憶部２５に記憶された情報処理プログラム２５ＡをＲＡＭ２１Ｃに読み込んで実行することにより、情報処理を実行する。

【0030】

図４は、サーバ装置３０のハードウェア構成を示すブロック図である。サーバ装置３０の基本構成は、端末装置２０と同様であるため詳細な説明は省略する。

【0031】

図４に示すように、サーバ装置３０は、端末装置２０と同様に、コントローラ３１を備える。コントローラ３１は、ＣＰＵ３１Ａ、ＲＯＭ３１Ｂ、ＲＡＭ３１Ｃ、及び入出力インターフェース（Ｉ／Ｏ）３１Ｄを備える。そして、ＣＰＵ３１Ａ、ＲＯＭ３１Ｂ、ＲＡＭ３１Ｃ、及びＩ／Ｏ３１Ｄがシステムバス３１Ｅを介して各々接続されている。

【0032】

また、Ｉ／Ｏ３１Ｄには、端末装置２０と同様に、操作部３２、表示部３３、通信部３４、及び記憶部３５が接続されている。

【0033】

図５に示すように、記憶部３５は、プログラム記憶領域３６、第１記憶領域Ｍ１、第２記憶領域Ｍ２、及び第３記憶領域Ｍ３を含む。

【0034】

プログラム記憶領域３６には、管理プログラム３６Ａが記憶される。

【0035】

第１記憶領域Ｍ１は、処理依頼用記憶領域Ｍ１１及び実体担当用記憶領域Ｍ１２を含む。

【0036】

処理依頼用記憶領域Ｍ１１は、新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１、客先送付トレイ用記憶領域Ｍ１１２、及び庁提出トレイ用記憶領域Ｍ１１３を含む。

【0037】

新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１、客先送付トレイ用記憶領域Ｍ１１２、及び庁提出トレイ用記憶領域Ｍ１１３は、端末装置２０の表示部２３に表示される仮想トレイと関連付けられている。

【0038】

図６に示すように、端末装置２０の表示部２３には、新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１に関連付けられた新件作成トレイＴ１、客先送付トレイ用記憶領域Ｍ１１２に関連付けられた客先送付トレイＴ２、及び庁提出トレイ用記憶領域Ｍ１１３に関連付けられた庁提出トレイＴ３が表示される。このように、業務の種類毎に複数の仮想トレイが表示される。

【0039】

新件作成トレイＴ１は、クライアントから新たに依頼された出願依頼に関する新件作成依頼データを入れるための仮想トレイである。新件作成依頼データは、例えばクライアントから依頼を受けた受任日、クライアントの担当、依頼案件のクライアントのケースＮｏ、クライアントへの出願書類の送付期限日、特許庁への出願期限日等の情報を含む。なお、新件作成依頼データは、第１業務データの一例である。

【0040】

実体担当は、実体端末装置２０Ａの操作部２２を操作して、実体端末装置２０Ａの記憶部２５に記憶されている新件作成依頼データを新件作成トレイＴ１に入れる操作を行う。具体的には、図６に示すように、実体担当は、新件作成依頼データを表す書類Ａ１を、例えばドラッグアンドドロップの操作によって新件作成トレイＴ１に入れる。このように、実体担当は、新件作成依頼データを印刷した書類を物理的なトレイに入れる動作を模した操作を行う。

【0041】

実体端末装置２０Ａは、新件作成トレイＴ１に新件作成依頼データを表す書類Ａ１を入れる操作が行われたことを検知した場合、その新件作成依頼データを記憶部２５からサーバ装置３０の新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１へ移動させる。すなわち、新件作成依頼データを新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１に記憶させると共に、記憶部２５から削除する。

【0042】

一方、事務端末装置２０Ｂは、新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１に新件作成依頼データが格納されたか否かを監視し、新件作成依頼データが格納された場合には、表示部２３に表示された新件作成トレイＴ１の表示を変化させる。例えば新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１に新件作成依頼データが１つも格納されていない状態では、図６に示すように新件作成トレイＴ１は空であるが、新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１に新件作成依頼データが格納された場合、図７に示すように、新件作成トレイＴ１に書類Ａ１が置かれた状態で且つ置かれた書類の数を表す数字Ｎ１を表示する。これにより、事務担当は、実体担当が新件作成依頼データを新件作成トレイＴ１に入れたことを認識することができる。事務担当は、新件作成トレイＴ１に入れられた新件作成依頼データを取り出して事務端末装置２０Ｂの記憶部２５に格納する。すなわち、新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１から新件作成依頼データを読み出して事務端末装置２０Ｂの記憶部２５に格納すると共に新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１から新件作成依頼データを削除する。そして、事務担当は、事務端末装置２０Ｂの記憶部２５に格納された新件作成依頼データをサーバ装置３０の第２記憶領域Ｍ２に原簿データＧＤとして登録する作業を行う。なお、新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１から新件作成依頼データが取り出されると、新件作成トレイＴ１の表示は、空の状態に戻る。

【0043】

このように、新件作成依頼データは、実体端末装置２０Ａの記憶部２５からサーバ装置３０の新件作成トレイ用記憶領域Ｍ１１１、事務端末装置２０Ｂの記憶部２５の順に移動し、移動元には残らない。

【0044】

客先送付トレイＴ２は、実体担当がクライアントへの出願書類データの送付を事務担当へ依頼する際に、出願書類データを入れるための仮想トレイである。また、庁提出トレイＴ３は、出願書類データの特許庁への提出を事務担当に依頼する際に、出願書類データを入れるための仮想トレイである。なお、出願書類データは、第１業務データの一例である。

【0045】

また、実体担当は、新件作成依頼データに加えて事務担当に渡したい追加データがある場合は、新件作成依頼データ及び追加データを仮想ファイルに入れて第１業務データとして新件作成トレイＴ１に入れても良い。ここで、仮想ファイルとは、予め定められた業務に関する第１業務データの受け渡しに使用されるファイルであり、少なくとも１つ以上のデータを入れることが可能な入れ物として機能する。

【0046】

図８には、仮想ファイルの編集画面２３Ｇを示した。図８に示すように、編集画面２３Ｇの右半分の領域２３ＧＲと左半分の領域２３ＧＬとに分かれている。右半分の領域２３ＧＲには、クリアファイルをイメージした仮想ファイルＣＦが表示される。左半分の領域２３ＧＬは、仮想ファイルＣＦに入れるデータを置く領域である。例えば図８に示すように、実体担当が新件作成依頼データを表す書類Ａ１及び追加データを表す書類Ａ２を領域２３ＧＬにドラッグアンドドロップすることにより、仮想ファイルＣＦに新件作成依頼データ及び追加データが関連付けられて１つの第１業務データとして管理される。また、図９に示すように、領域２３ＧＲに表示された仮想ファイルＣＦの表示が、仮想ファイルＣＦに書類Ｓが入っているイメージの画像に変化する。

【0047】

図５の説明に戻って、実体担当用記憶領域Ｍ１２は、実体担当１用の実体担当１用記憶領域Ｍ１２１、・・・、実体担当ｎ用の実体担当ｎ用記憶領域Ｍ１２ｎのように実体担当の数ｎ（≧１）分設けられる。

【0048】

実体担当１用記憶領域Ｍ１２１は、Ｒトレイ用記憶領域Ｍ１２１Ｒ及び手持ちトレイ用記憶領域Ｍ１２１Ｔを含む。

【0049】

Ｒトレイ用記憶領域Ｍ１２１Ｒは、図６に示すように、実体端末装置２０Ａの表示部２３に表示されるＲトレイＴ４に関連付けられた記憶領域である。ＲトレイＴ４は、事務担当から渡される仮想ファイルを受信するための仮想トレイである。例えば事務担当が事務端末装置２０Ｂを操作して実体担当１のＲトレイＴ４に仮想ファイルを入れる操作をすると、実体担当１用記憶領域のＲトレイ用記憶領域Ｍ１２１Ｒに仮想ファイルが格納され、実体担当１の実体端末装置２０Ａの表示部２３に表示されたＲトレイＴ４が、仮想ファイルが入った状態に変化する。すなわち、事務担当が実体担当１のＲトレイＴ４に仮想ファイルを入れたことが通知される。

【0050】

手持ちトレイ用記憶領域Ｍ１２１Ｔは、図６に示すように、実体端末装置２０Ａの表示部２３に表示される手持ちトレイＴ５に関連付けられた記憶領域である。手持ちトレイＴ５は、実体担当が現在担当している案件の仮想ファイルを入れておくための仮想トレイである。

【0051】

実体担当は、ＲトレイＴ４に仮想ファイルが入ったことを認識した場合、ＲトレイＴ４から手持ちトレイＴ５に仮想ファイルを移動させる操作を行う。これにより、実体端末装置２０Ａの表示部２３の表示が、ＲトレイＴ４に入っている仮想ファイルが手持ちトレイＴ５に移動した状態に変化する。また、Ｒトレイ用記憶領域Ｍ１２１Ｒから手持ちトレイ用記憶領域Ｍ１２１Ｔに仮想ファイルが移動して記憶される。

【0052】

なお、例えばＲトレイＴ４に仮想ファイルが格納されてから予め定めた時間以上経過してもＲトレイＴ４から仮想ファイルが取り出されなかった場合に警告するようにしてもよい。警告方法としては、警告メッセージを表示部２３に表示する、警告メッセージを実体担当の実体端末装置２０Ａに送信する、及びＲトレイＴ４を点滅表示させる等してＲトレイＴ４の表示を変化させる等がある。しかし、警告方法はこれらに限られず、実体担当又はその同僚等に通知できる手段であればいかなる手段でも良い。

【0053】

また、ＲトレイＴ４から仮想ファイルが取り出されずに、新たな仮想ファイルがＲトレイＴ４に格納され続けた場合には、仮想ファイルがあふれていることが判る態様で仮想トレイを表示したり、ＲトレイＴ４を点滅表示したりすることにより、仮想ファイルを手持ちトレイＴ５に移動させることを促すようにしてもよい。

【0054】

なお、実体担当２用記憶領域Ｍ１２２、・・・、実体担当ｎ用記憶領域Ｍ１２ｎは、実体担当１用記憶領域Ｍ１２１と同じ構成であるため説明は省略する。

【0055】

図５の説明に戻って、第２記憶領域Ｍ２には、原簿データＧＤ、特許庁包袋データＨＤ１、及び客先包袋データＨＤ２が記憶される。なお、原簿データＧＤ、特許庁包袋データＨＤ１、及び客先包袋データＨＤ２は、第２業務データの一例である。

【0056】

原簿データＧＤは、図１０に示すように、例えば出願案件を特定するためのケースＮｏ、出願人の名称、クライアントで管理している客先番号、受任日、発明者の氏名、実体担当の氏名、出願日、出願番号、出願書類をクライアントへ送付した送付日、及びクライアントの担当の氏名等のデータを含む。原簿データは、事務担当が第２記憶領域Ｍ２に記憶させる。

【0057】

特許庁包袋データＥＤ１は、例えば出願から特許査定となるまでの各フェーズにおいて、特許庁に提出したデータ及び特許庁から受信したデータであり、事務担当が出願案件毎に第２記憶領域Ｍ２に記憶させる。

【0058】

客先包袋データＨＤ２は、出願から特許査定となるまでの各フェーズにおいて、クライアントに提出したデータ及びクライアントから受信したデータであり、実体担当又は事務担当が出願案件毎に第２記憶領域Ｍ２に記憶させる。なお、特許庁包袋データＨＤ１及び客先包袋データＨＤ２を区別しない場合は、包袋データＨＤと称する。

【0059】

第３記憶領域Ｍ３には、作業履歴情データＳＤが記憶される。作業履歴データＳＤは、仮想トレイに対する作業の履歴を表すデータであり、出願案件毎に記憶される。作業履歴データＳＤは、例えば図１１に示すように、ケースＮｏ、仮想トレイに対する作業日時、仮想トレイの種類、仮想トレイに対する作業内容、及び作業を行った担当のデータを含む。

【0060】

次に、端末装置２０のＣＰＵ２１Ａで実行される情報処理について図１２に示すフローチャートを参照して説明する。なお、図１２の処理は繰り返し実行される。また、以下では、実体端末装置２０Ａが図１２に示す処理を実行する場合について説明するが、事務端末装置２０Ｂでも図１２に示す処理が実行される。

【0061】

ステップＳ１００では、ＣＰＵ２１Ａが、仮想トレイを表示部２３に表示させる。図６に示すように、実体端末装置２０Ａの表示部２３には、新件作成トレイＴ１、客先送付トレイＴ２、庁提出トレイＴ３、ＲトレイＴ４、及び手持ちトレイＴ５が表示される。なお、これらの仮想トレイの大きさを全て同じにしてもよいが、一部の仮想トレイの大きさを他の仮想トレイの大きさと異ならせてもよい。例えば図６に示すように、ＲトレイＴ４及び手持ちトレイＴ５の大きさを新件作成トレイＴ１、客先送付トレイＴ２、及び庁提出トレイＴ３より大きくしてもよい。また、全ての仮想トレイの色を同じにしてもよいが、少なくとも１つの仮想トレイの色を他の仮想トレイの色と異ならせても良い。

【0062】

ステップＳ１０１では、ＣＰＵ２１Ａが、仮想トレイに仮想ファイルを入れる操作が行われたか否かを判定する。そして、ステップＳ１０１の判定が肯定された場合はステップＳ１０２へ移行し、否定された場合はステップＳ１０３へ移行する。

【0063】

ステップＳ１０２では、ＣＰＵ２１Ａが、仮想トレイに入れる操作が行われた仮想ファイルを、第１記憶領域Ｍ１のうち仮想トレイに関連付けられた記憶領域に格納する。例えば実体担当１が手持ちトレイＴ５から客先送付トレイＴ２に仮想ファイルを移動させる操作を行ったのであれば、客先送付トレイ用記憶領域Ｍ１１２に仮想ファイルを格納すると共に、手持ちトレイ用記憶領域Ｍ１２１Ｔから仮想ファイルを削除する。

【0064】

ステップＳ１０３では、ＣＰＵ２１Ａが、第１記憶領域Ｍ１の何れかの記憶領域に仮想ファイルが新たに格納されたか否かを判定する。そして、ステップＳ１０３の判定が肯定された場合はステップＳ１０４へ移行し、否定された場合はステップＳ１０５へ移行する。

【0065】

ステップＳ１０４では、ＣＰＵ２１Ａが、第１記憶領域Ｍ１のうち仮想ファイルが格納された記憶領域に関連付けられた仮想トレイの表示を変化させる。例えば、新件作成トレイＴ１に仮想ファイルを入れたのであれば、図７に示すように、新件作成トレイＴ１に仮想ファイルが入っている状態を表す表示とする。なお、前述したように、事務端末装置２０Ｂも図１２の処理を実行するので、事務端末装置２０Ｂに表示されている新件作成トレイＴ１の表示も変化する。従って、実体担当が新件作成トレイＴ１に仮想ファイルを入れると、これが事務担当に通知されることとなる。これにより、事務担当が、実体担当から新件作成業務の依頼があったことを把握することができる。

【0066】

ステップＳ１０５では、ＣＰＵ２１Ａが、各種データを閲覧するための閲覧処理の実行が要求されたか否かを判定する。そして、ステップＳ１０５の判定が肯定されると、ステップＳ１０６へ移行し、ステップＳ１０５の判定が否定されると本ルーチンを終了する。

【0067】

ステップＳ１０６では、ＣＰＵ２１Ａが、閲覧処理を実行する。閲覧処理の実行は、ＣＰＵ２１Ａが、閲覧プログラム２５ＢをＲＡＭ２１Ｃに読み込むことにより実行される。

【0068】

閲覧処理では、まず図１３に示すような閲覧画面２３Ｅが表示部２３に表示される。閲覧画面２３Ｅは、検索条件を入力するための入力欄として、ケースＮｏを入力するための入力欄Ｋ１、出願番号を入力するための入力欄Ｋ２、及びクライアントで管理される客先番号を入力するための入力欄Ｋ３を含む。また、閲覧画面２３Ｅは、入力欄Ｋ１～Ｋ３に入力された検索条件で検索を指示するための検索ボタンＢ１を含む。なお、検索条件はケースＮｏ、出願番号、及び客先番号に限られるものではない。

【0069】

また、閲覧画面２３Ｅは、各種情報を表示するための表示領域２３Ｈを含む。ＣＰＵ２１Ａは、入力欄Ｋ１～Ｋ３の何れかに検索条件が入力された状態で検索ボタンＢ１が押下されると、図１３に示すように、入力された検索条件に対応する原簿データＧＤを第２記憶領域Ｍ２から読み出して表示領域２３Ｈに表示する。

【0070】

また、閲覧画面２３Ｅは、特許庁包袋データＨＤ１に含まれるファイルを表示する際に、出願から特許査定までの各フェーズのうち所望のフェーズを選択するための選択領域Ｓ１を含む。また、閲覧画面２３Ｅは、客先包袋データＨＤ２に含まれるファイルを表示する際に、出願から特許査定までの各フェーズのうち所望のフェーズを選択するための選択領域Ｓ２を含む。

【0071】

図１３の例では、選択領域Ｓ１、Ｓ２において、出願、審査請求、拒絶理由、拒絶査定、審判請求、及び特許査定の各フェーズを選択可能となっているが、フェーズの種類はこれに限られるものではない。実体担当及び事務担当は、選択領域Ｓ１又は選択領域Ｓ２の閲覧したいフェーズを選択する操作を行う。

【0072】

ＣＰＵ２１Ａは、選択領域Ｓ１又は選択領域Ｓ２においてフェーズが選択されると、図１４に示すように、表示領域２３Ｈを左右に分割する。そして、ＣＰＵ２１Ａは、例えば選択領域Ｓ１又は選択領域Ｓ２において出願フェーズを選択する操作が行われた場合、ＣＰＵ２１Ａは、特許庁包袋データＨＤ１のうち、選択された出願フェーズにおいて特許庁と授受したファイルのファイル名の一覧を表示領域２３ＨＬに表示する。図１４の例では、特許庁に提出した「庁提出書類．ｐｄｆ」のファイル名が表示されている。また、ＣＰＵ２１Ａは、客先包袋データＨＤ２のうち、選択された出願フェーズにおいてクライアントと授受したファイルのファイル名の一覧を表示領域２３ＨＲに表示する。図１４の例では、例えば出願フェーズにおいてクライアントから受信した「出願依頼書．ｐｄｆ」及び「発明開示書．ｐｄｆ」のファイル名が一覧表示されている。

【0073】

そして、ＣＰＵ２１Ａは、表示されたファイル名を選択する操作が行われた場合は、客先包袋データＨＤ２のうち、選択されたファイルを第２記憶領域Ｍ１から読み出して表示部２３に表示する。

【0074】

また、閲覧画面２３Ｅは、原簿データＧＤの表示を指示するための表示指示ボタンＢ２を含む。

【0075】

ＣＰＵ２１Ａは、表示指示ボタンＢ２が押下されると、図１３に示すように、検索された出願案件の原簿データＧＤを第２記憶領域Ｍ２から読み出して表示領域２３Ｈに表示する。

【0076】

また、閲覧画面２３Ｅは、作業履歴データＳＤの表示を指示するための表示指示ボタンＢ３を含む。

【0077】

ＣＰＵ２１Ａは、表示指示ボタンＢ３が押下されると、図１５に示すように、検索された出願案件の作業履歴データＳＤを第３記憶領域Ｍ３から読み出して表示領域２３Ｈに表示する。この作業履歴データＳＤを閲覧することにより、実体担当又は事務担当は、仮想ファイルの状態を把握することができる。例えば、或るケースＮｏの最新の作業履歴データＳＤのうち、仮想トレイの種類が「庁提出トレイ」、作業内容が「入れる」、担当が「実体担当１」であった場合、仮想ファイルは庁提出トレイＴ３に入った状態であることが判る。また、仮想トレイの種類が「庁提出トレイ」、作業内容が「取り出し」、担当が「事務担当Ａ」であった場合、仮想ファイルは庁提出トレイＴ３から事務担当Ａによって取り出された状態であることが判る。

【0078】

このように、作業履歴データＳＤは、仮想ファイルの仮想トレイに対する作業内容と、作業内容を行った担当者と、に関するデータを含むため、作業履歴データＳＤから仮想ファイルの状態を把握することができる。このため、仮想ファイルの状態の閲覧要求を受け付け、作業履歴データＳＤに基づいて検索した仮想ファイルの状態を表示するようにしてもよい。すなわち、閲覧要求を受け付けた仮想ファイルの作業履歴データＳＤのうち最新の作業履歴データＳＤを検索して表示領域２３Ｈに表示する。これにより、現在の仮想ファイルの状態を把握することができる。

【0079】

次に、サーバ装置３０のＣＰＵ３１Ａで実行される管理処理について図１６に示すフローチャートを参照して説明する。なお、図１６の処理は繰り返し実行される。

【0080】

ステップＳ２００では、ＣＰＵ３１Ａが、第１記憶領域Ｍ１の何れかの記憶領域に仮想ファイルが新たに格納されたか否かを判定する。そして、ステップＳ２００の判定が肯定された場合はステップＳ２０１へ移行し、否定された場合はステップＳ２０２へ移行する。

【0081】

ステップＳ２０１では、ＣＰＵ３１Ａが、仮想ファイルが格納されたことを表す作業履歴データＳＤを第３記憶領域Ｍ３に記憶する。すなわち、ＣＰＵ３１Ａが、第１記憶領域Ｍ１に仮想ファイルが格納されたと判定すると、図１１に示すように、格納された第１業務データのケースＮｏ、作業日時、仮想トレイの種類、作業内容、及び担当を作業履歴データＳＤとして登録する。

【0082】

ステップＳ２０２では、ＣＰＵ３１Ａが、第１記憶領域Ｍ１の何れかの記憶領域から仮想ファイルが取り出されたか否かを判定する。そして、ステップ２０２の判定が肯定された場合はステップＳ２０３へ移行し、ステップＳ２０２の判定が否定された場合はステップＳ２０４へ移行する。

【0083】

ステップＳ２０３では、ＣＰＵ３１Ａが、仮想ファイルが取り出されたことを表す作業履歴データＳＤを第３記憶領域Ｍ３に記憶する。すなわち、ＣＰＵ３１Ａが、第１記憶領域Ｍ１から仮想ファイルが取り出されたと判定すると、図１１に示すように、格納された第１業務データのケースＮｏ、作業日時、仮想トレイの種類、作業内容、及び担当を作業履歴データＳＤとして登録する。

【0084】

ステップＳ２０４では、ＣＰＵ３１Ａが、包袋データＨＤを登録するよう指示があったか否かを判定する。そして、ステップ２０４の判定が肯定された場合はステップＳ２０５へ移行し、ステップＳ２０４の判定が否定された場合はステップＳ２０６へ移行する。

【0085】

ステップＳ２０５では、ＣＰＵ３１Ａが、登録を指示された包袋データを第２記憶領域Ｍ２に登録する。

【0086】

ステップＳ２０６では、ＣＰＵ３１Ａが、原簿データＧＤを登録するよう指示があったか否かを判定する。そして、ステップ２０６の判定が肯定された場合はステップＳ２０７へ移行し、ステップＳ２０６の判定が否定された場合はステップＳ２０７へ移行する。

【0087】

ステップＳ２０７では、ＣＰＵ３１Ａが、登録を指示された原簿データＧＤを第２記憶領域Ｍ１に登録する。

【0088】

このように、本実施形態では、実体担当と事務担当との間で仮想ファイル及び仮想トレイを用いて第１業務データの受け渡しをすることができる。これにより、物理的なトレイを介さずに第１業務データの受け渡しをすることができる。

【0089】

以上、実施の形態を説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。発明の要旨を逸脱しない範囲で上記実施の形態に多様な変更又は改良を加えることができ、該変更又は改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれる。

【0090】

例えば、本実施形態では、第１記憶領域Ｍ１、第２記憶領域Ｍ２、及び第３記憶領域Ｍ３が同一のサーバ装置３０に設けられた場合について説明したが、これらの記憶領域のうち少なくとも１つの記憶領域が別の装置に設けられていても良い。

【0091】

また、例えば、実体担当から事務担当へ業務を依頼する場合に、業務の受付時間を設定したい場合がある。この場合、複数の仮想トレイのうち少なくとも一部の仮想トレイについて、予め定めた時刻を過ぎた場合は仮想ファイルを入れることを禁止するようにしてもよい。例えば、客先送付トレイＴ２及び庁提出トレイＴ３については、予め定めた時刻を過ぎた場合は仮想ファイルを入れることを禁止してもよい。

【0092】

また、本実施形態では、業務が特許出願に関する業務の場合について説明したが、業務の種類は特許出願に関する業務に限られるものではない。例えば、電子決済システム等、異なる担当者間で業務データを受け渡して業務を行うシステムであれば本発明を適用可能である。

【0093】

なお、本実施形態では、情報処理プログラム２５Ａが記憶部２５にインストールされている形態を説明したが、これに限定されるものではない。本実施形態に係る情報処理プログラム２５Ａを、コンピュータ読取可能な記憶媒体に記録した形態で提供してもよい。例えば、本実施形態に係る情報処理プログラム２５Ａを、ＣＤ(Compact Disc)－ＲＯＭ及びＤＶＤ(Digital Versatile Disc)－ＲＯＭ等の光ディスクに記録した形態、若しくはＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリ及びメモリカード等の半導体メモリに記録した形態で提供してもよい。また、本実施形態に係る情報処理プログラム２５Ａを、通信部２４に接続された通信回線を介して外部装置から取得するようにしてもよい。

【0094】

上記実施形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えばＣＰＵ：Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、等）や、専用のプロセッサ（例えばＧＰＵ：Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、ＡＳＩＣ：Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ、ＦＰＧＡ：Ｆｉｅｌｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｇａｔｅ Ａｒｒａｙ、プログラマブル論理デバイス、等）を含むものである。

【0095】

また上記実施形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は上記各実施形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。

【符号の説明】

【0096】

１０ 情報処理システム
２０Ａ 実体端末装置
２０Ｂ 事務端末装置
２１ コントローラ
２１Ｅ システムバス
２２ 操作部
２３ 表示部
２３Ｅ 閲覧画面
２３Ｇ 編集画面
２５Ａ 情報処理プログラム
２５Ｂ 閲覧プログラム
３０ サーバ装置

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】