特開 2023-168163 受付管理システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2023168163

(43)【公開日】2023-11-24

(54)【発明の名称】受付管理システム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 50/10 20120101AFI20231116BHJP

【ＦＩ】

G06Q50/10

【審査請求】未請求

【請求項の数】5

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2022079853

(22)【出願日】2022-05-13

(71)【出願人】

【識別番号】521166423

【氏名又は名称】株式会社ステッピングストーンズ

(74)【代理人】

【識別番号】100081709

【弁理士】

【氏名又は名称】鶴若 俊雄

(72)【発明者】

【氏名】徐 莎莎

【テーマコード（参考）】

5L049

【Ｆターム（参考）】

5L049CC17

(57)【要約】      （修正有）

【課題】来訪者が容易に操作でき、受付処理の自動化により、来訪者の受付応対の煩わしさや待ち時間のロスを軽減し、受付管理の省力化に有効である受付管理システムを提供する。
【解決手段】オフィス等の受付窓口における受付管理システム１において、スマートボード４０は、来訪者の情報を入力する受付部４１、入力された来訪者の情報を登録して受付管理部２０へ送信する送信部４２及び送信終了後に待機状態に戻す受付終了部４３を有する。
【選択図】図１

【特許請求の範囲】

【請求項1】

オフィス等の受付窓口における受付管理システムであり、
来訪者の受付情報を入力可能なスマートボードを含み、
前記スマートボードは、
来訪者の情報を入力する受付部と、
入力された来訪者の情報を受付管理部へ送信する送信部と、
送信終了後に待機状態に戻す受付終了部と、
を有することを特徴とする受付管理システム。

【請求項2】

前記スマートボードは、
送信した来訪者の情報を取り消す取消部と、
再度入力された来訪者の情報を受付管理部へ再送信する再送信部と、
を有することを特徴とする請求項１に記載の受付管理システム。

【請求項3】

前記受付管理部は、
来訪者の情報を受信して記憶する記憶部と、
来訪者の情報に応じた対応の指示情報を担当者端末に送信する応答部と、
を含むことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の受付管理システム。

【請求項4】

スケジュール管理サーバを備え、
来訪者の情報に基づく対応スケジュールを管理することを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の受付管理システム。

【請求項5】

来訪者端末を備え、
予め来訪者の訪問スケジュールを前記受付管理部へ送信して予約することを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれか１項に記載の受付管理システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

この発明は、オフィス等の受付窓口における受付管理システムに関し、特に来訪者の来訪時に受付担当者の有無に関わらず、受付業務を遂行することができる受付管理システムに関する。

【背景技術】

【0002】

従来、オフィス等の窓口においては、単数または複数の受付担当者を置いたり、あるいは受付窓口のカウンタ上等に呼び鈴やスイッチを置いて、この呼び鈴やスイッチを押すと受付管理部署に何らかのシグナルが発生して受付担当者が窓口に出向いて来訪者に対応している。

【0003】

さらに、例えば、受付場所に撮像カメラを置いて来訪者を検知するとともに、訪問予定者に予め面談相手先の人物や部署の名称や電話番号等を記録したＩＤカードを保有させ、来訪者があった場合には、その来訪者のＩＤカードをカード読取機に読取らせて自動的に相手先の電話を呼び出す等の方法が知られている（特許文献１）。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開平３－１２９９９０号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

常時受付担当者を置く場合には、来訪者の有無に関わらず受付窓口に受付担当者を在席させることが必要であり、また呼び出し制をとる場合においても、受付管理部署に担当者を常駐させることが必要であり、さらに無人受付の場合においても、来訪者が予め固有のＩＤカードを保有する必要があった。

【0006】

この発明は、かかる実情に鑑みてなされたものであり、その目的は、来訪者が容易に操作でき、受付処理の自動化により、来訪者の受付応対の煩わしさや待ち時間のロスを軽減し、受付管理の省力化に有効な受付管理システムを提供することにある。

【課題を解決するための手段】

【0007】

前記課題を解決し、かつ目的を達成するために、この発明は、以下のように構成した。

【0008】

請求項１に記載の発明は、
オフィス等の受付窓口における受付管理システムであり、
来訪者の受付情報を入力可能なスマートボードを含み、
前記スマートボードは、
来訪者の情報を入力する受付部と、
入力された来訪者の情報を受付管理部へ送信する送信部と、
送信終了後に待機状態に戻す受付終了部と、
を有することを特徴とする受付管理システムである。

【0009】

請求項２に記載の発明は、
前記スマートボードは、
送信した来訪者の情報を取り消す取消部と、
再度入力された来訪者の情報を受付管理部へ再送信する再送信部と、
を有することを特徴とする請求項１に記載の受付管理システムである。

【0010】

請求項３に記載の発明は、
前記受付管理部は、
来訪者の情報を受信して記憶する記憶部と、
来訪者の情報に応じた対応の指示情報を担当者端末に送信する応答部と、
を含むことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の受付管理システムである。

【0011】

請求項４に記載の発明は、
スケジュール管理サーバを備え、
来訪者の情報に基づく対応スケジュールを管理することを特徴とする請求項１乃至請求項３のいずれか１項に記載の受付管理システムである。

【0012】

請求項５に記載の発明は、
来訪者端末を備え、
予め来訪者の訪問スケジュールを前記受付管理部へ送信して予約することを特徴とする請求項１乃至請求項４のいずれか１項に記載の受付管理システムである。

【発明の効果】

【0013】

前記構成により、この発明は、以下のような効果を有する。

【0014】

請求項１乃至請求項５に記載の発明では、来訪者の受付情報を入力可能なスマートボードを含み、スマートボードは、来訪者の情報を入力する受付部と、入力された来訪者の情報を受付管理部へ送信する送信部と、送信終了後に待機状態に戻す受付終了部と、を有することで、来訪者が容易に操作でき、受付処理の自動化により、来訪者の受付応対の煩わしさや待ち時間のロスを軽減し、受付管理の省力化に有効である。

【図面の簡単な説明】

【0015】

【図1】受付管理システムの構成を示すシステム図である。

【図2】受付管理システムの受付フロー図である。

【図3】スマートボードの操作を示す図である。

【図4】受付管理を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0016】

以下、この発明の受付管理システムの実施の形態について説明する。この実施の形態は、受付管理システムの好ましい形態を示すものであるが、この発明はこれに限定されない。

【0017】

（受付管理システムの構成）
図１は、この発明の実施の形態に係る受付管理システムの構成を示すシステム図である。

【0018】

受付管理システム１は、スケジュール管理サーバ１０と、受付管理部２０、担当者端末３０、スマートボード４０、来訪者端末５０を含む。担当者端末３０および来訪者端末５０としてＰＣ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ）、携帯端末を図示するように用いることができ、これらの端末はいずれであってもよい。

【0019】

受付管理部２０は、ネットワーク６０を介し担当者端末３０、スマートボード４０、来訪者端末５０と接続される。なお、この実施の形態において、担当者とは、来訪者を担当する担当者であり、来訪者とは、外部の会社などから担当者を来訪する者である。

【0020】

ネットワーク６０は、ＩＰネットワークであれば無線でも有線であってもよく、例えば
、無線による通信であれば、担当者端末３０は、無線ＬＡＮアクセスポイント（図示せ
ず）にアクセスし、ＬＡＮやＷＡＮを介して受付管理部２０と通信してもよい。また、ネットワーク６０は、これらの例に限られず、例えば、公衆交換電話網やブルートゥース（Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標））、光回線、ＡＤＳＬ回線、衛星通信網などであってもよい。

【0021】

スケジュール管理サーバ１０は、ユーザのスケジュール情報を管理するサーバであり、来訪者の情報に基づく対応スケジュールを管理する。スケジュール管理サーバ１０は、担当者端末３０や来訪者端末５０により登録されているアカウント情報のアクセス権限を受付管理部２０に付与する。これにより、受付管理部２０は、担当者端末３０や来訪者端末５０のユーザのスケジュール情報を取得することが可能となる。

【0022】

受付管理部２０は、来訪者の情報を受信して記憶する記憶部２１と、来訪者の情報に応じた対応の指示情報を担当者端末３０に送信する応答部２２と、を含み、担当者のスケジュールを管理し、会議や面談などの日程調整を処理し、確定した日程調整における来訪者の来社受付を管理したりする。

【0023】

来訪者端末５０は、受付管理部２０と接続され、来訪者は、予め訪問スケジュールを受付管理部２０へ送信して予約する。

【0024】

スマートボード４０は、企業の入り口付近等に備えられ、来訪者の情報を入力する受付部４１と、入力された来訪者の情報を受付管理部２０へ送信する送信部４２と、送信終了後に待機状態に戻す受付終了部４３と、を有する。

【0025】

さらに、スマートボード４０は、入力された来訪者の情報を取り消すために用いる機能として、送信した来訪者の情報を取り消す取消部４４と、再度入力された来訪者の情報を受付管理部へ再送信する再送信部４５と、を有する。

【0026】

このスマートボード４０では、普通のホワイトボードのように専用のペン４６を使って書き込み、来訪者の情報を入力し、イレイサー４７で書き込みを消したりすることができる。

【0027】

（受付管理システムの動作）
図２は、受付管理システムの受付フロー図である。図２において、オフィス等の受付窓口における受付管理システム１を起動させると（図２（ａ））、受付管理システム１は、スマートボード４０の来訪者の情報を入力する受付部４１の操作を待つ（図２（ｂ））。

【0028】

受付部４１の操作によって、スマートボード４０に来訪者の情報を入力することが可能になり、専用のペン４６やイレイサー４７を使って来訪者の情報を入力し、送信部４２を操作して入力された来訪者の情報を受付管理部２０へ送信する（図２（ｃ），（ｄ））。来訪者の情報としては、例えば、来訪者の氏名、会社名、電話番号、担当者、要件、同伴者等である。

【0029】

来訪者の情報の入力が終了し、スマートボード４０の受付終了部４３を操作すると、スマートボード４０は、送信終了後に待機状態に戻り（図２（ｅ））、来訪者の情報を入力する受付部４１の操作を待つ（図２（ｂ））。

【0030】

図２（ｃ）において、スマートボード４０の取消部４４を操作すると、送信した来訪者の情報を取り消すことができ、専用のペン４６やイレイサー４７を使って来訪者の情報を再入力する。この再入力後に、図２（ｆ）に移行し、再送信部４５を操作して再度入力された来訪者の情報を受付管理部２０へ再送信し、スマートボード４０は、送信終了後に待機状態に戻る（図２（ｅ））。

【0031】

図３は、スマートボードの操作を示す図である。図３において、オフィス等の受付窓口における受付管理システム１を起動させると（図３（ａ））、受付管理システム１は、スマートボード４０の来訪者の情報を入力する受付部４１の操作を待つ（図３（ｂ））。

【0032】

受付部４１の操作によって、スマートボード４０に来訪者の情報を入力することが可能になり（図３（ｃ））、専用のペン４６やイレイサー４７を使って来訪者の情報を入力し、送信部４２を操作して入力された来訪者の情報を受付管理部２０へ送信する（図３（ｄ））。

【0033】

そして、スマートボード４０の受付終了部４３を操作すると、スマートボード４０は、送信終了後に、例えば「しばらくお待ちください」の表示が行われて待機状態に戻る（図３（ｅ））。

【0034】

図３（ｆ）において、スマートボード４０の取消部４４を操作すると、送信した来訪者の情報を取り消すことができ、専用のペン４６やイレイサー４７を使って来訪者の情報を再入力する。この再入力後に、再送信部４５を操作して再度入力された来訪者の情報を受付管理部２０へ再送信し、スマートボード４０は、送信終了後に、例えば「しばらくお待ちください」の表示が行われて待機状態に戻る（図３（ｇ））。

【0035】

受付管理部２０では、記憶部２１は、来訪者の情報を受信して記憶し、応答部２２は、来訪者の情報に応じた対応の指示情報を担当者端末３０に送信するから、担当者は、オフィス等の受付窓口に出向き、あるいはドアを開放することで、来訪者の情報に応じた対応を迅速かつ確実に実行することができる。

【0036】

図４は、受付管理を示す図である。受付管理部２０では、記憶部２１に来訪情報を記憶し、受付の管理が容易にできる。

【0037】

このように、受付管理システム１では、スマートボード４０を用いることで、来訪者の情報に基づく対応スケジュールを管理することができ、来訪者が容易に操作可能で、受付処理の自動化により、来訪者の受付応対の煩わしさや待ち時間のロスを軽減し、受付管理の省力化に有効である。

【産業上の利用可能性】

【0038】

この発明は、特に来訪者の来訪時に受付担当者の有無に関わらず、受付業務を遂行することができる受付管理システムに適用され、来訪者が容易に操作でき、受付処理の自動化により、来訪者の受付応対の煩わしさや待ち時間のロスを軽減し、受付管理の省力化に有効である。

【符号の説明】

【0039】

１ 受付管理システム
１０ スケジュール管理サーバ
２０ 受付管理部
２１ 記憶部
２２ 応答部
３０ 担当者端末
４０ スマートボード
４１ 受付部
４２ 送信部
４３ 受付終了部
４４ 取消部
４５ 再送信部
５０ 来訪者端末
６０ ネットワーク

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】