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(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】公開特許公報(A)
(11)【公開番号】P2023018992
(43)【公開日】2023-02-09
(54)【発明の名称】情報処理装置
(51)【国際特許分類】
G06Q 30/06 20230101AFI20230202BHJP
【ＦＩ】
G06Q30/06
【審査請求】有
【請求項の数】6
【出願形態】ＯＬ
(21)【出願番号】P 2021123420
(22)【出願日】2021-07-28
(71)【出願人】
【識別番号】504103984
【氏名又は名称】ウイングアーク１ｓｔ株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】100190621
【弁理士】
【氏名又は名称】崎間 伸洋
(74)【代理人】
【識別番号】100212510
【弁理士】
【氏名又は名称】笠原 翔
(72)【発明者】
【氏名】名護屋 豊
(72)【発明者】
【氏名】松浦 忍
(72)【発明者】
【氏名】崎本 高広
(72)【発明者】
【氏名】庄司 仁人
【テーマコード（参考）】
5L049
【Ｆターム（参考）】
5L049BB54
(57)【要約】
【課題】導入に伴う影響の度合いを抑えつつ、事業者間での文書の交換を可能とするサービスを提供する情報処理装置を提供すること。
【解決手段】サービス提供会社ＷＡは、利用登録した事業者を対象に、事業者間の文書ファイルＤの交換を中継するサービスを提供する。各事業者に送付される文書ファイルＤは、ストレージＳＴ上に確保された専用の個別保管領域ＳＡに保管される。交換のために、事業者から取り込まれた文書ファイルＤは、その文書ファイルＤの送付先となる事業者用の個別保管領域ＳＡに保管される。個別保管領域ＳＡに保管された文書ファイルＤは、その個別保管領域ＳＡが割り当てられた事業者のみダウンロードが可能である。
【選択図】図１
【解決手段】サービス提供会社ＷＡは、利用登録した事業者を対象に、事業者間の文書ファイルＤの交換を中継するサービスを提供する。各事業者に送付される文書ファイルＤは、ストレージＳＴ上に確保された専用の個別保管領域ＳＡに保管される。交換のために、事業者から取り込まれた文書ファイルＤは、その文書ファイルＤの送付先となる事業者用の個別保管領域ＳＡに保管される。個別保管領域ＳＡに保管された文書ファイルＤは、その個別保管領域ＳＡが割り当てられた事業者のみダウンロードが可能である。
【選択図】図１
【特許請求の範囲】
【請求項1】
第１の事業者への送付用に第２の事業者により作成された文書ファイルを取得するファイル取得手段と、
前記第１の事業者の第１の従業員が使用する第１の端末に対し、前記文書ファイルを表すファイル情報を送信することにより、前記第１の従業員に前記文書ファイルを提示可能な提示手段と、
前記提示手段により提示された前記文書ファイルを前記第１の端末に送信する制御を行うファイル送信制御手段と、
を備える情報処理装置。
前記第１の事業者の第１の従業員が使用する第１の端末に対し、前記文書ファイルを表すファイル情報を送信することにより、前記第１の従業員に前記文書ファイルを提示可能な提示手段と、
前記提示手段により提示された前記文書ファイルを前記第１の端末に送信する制御を行うファイル送信制御手段と、
を備える情報処理装置。
【請求項2】
前記ファイル取得手段は、前記第２の事業者により予め指定された保存場所にアクセスすることにより、前記保存場所に保存された前記文書ファイルを自動的に取得できる、
請求項１に記載の情報処理装置。
請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項3】
前記第１の事業者毎に、前記第１の事業者への送付用の前記文書ファイルを１つ以上の記憶装置に確保した専用の保管領域に保管する制御を行う保管制御手段、をさらに備え、
前記保管制御手段により、複数の異なる前記第２の事業者により同じ前記第１の事業者への送付用に作成された前記文書ファイルは同じ前記保管領域に保管され、同じ前記第２の事業者により、複数の異なる前記第１の事業者への送付用に作成された各文書ファイルは夫々、異なる前記保管領域に保管される、
請求項１、または２に記載の情報処理装置。
前記保管制御手段により、複数の異なる前記第２の事業者により同じ前記第１の事業者への送付用に作成された前記文書ファイルは同じ前記保管領域に保管され、同じ前記第２の事業者により、複数の異なる前記第１の事業者への送付用に作成された各文書ファイルは夫々、異なる前記保管領域に保管される、
請求項１、または２に記載の情報処理装置。
【請求項4】
前記提示手段により提示可能な前記文書ファイルが新たに発生した場合に、前記文書ファイルの送付先である第１の事業者に対し、前記文書ファイルが発生した旨の通知を行うための通知制御手段、
をさらに備える請求項１～３の何れかに記載の情報処理装置。
をさらに備える請求項１～３の何れかに記載の情報処理装置。
【請求項5】
前記ファイル送信制御手段は、前記第１の端末から、前記文書ファイルに応じた他の文書ファイル、及びメッセージのうちの少なくとも一方が対応情報として送信された場合、前記第２の事業者の第２の従業員が使用する第２の端末に対し、前記対応情報を送信する制御を行うことが可能である、
請求項１～４の何れかに記載の情報処理装置。
請求項１～４の何れかに記載の情報処理装置。
【請求項6】
前記提示手段は、送信可能な前記文書ファイルのうちから、前記第１の端末から受信した抽出条件を満たす文書ファイルを抽出し、抽出した文書ファイルのファイル情報を前記第１の端末に送信可能である、
請求項１～５の何れかに記載の情報処理装置。
請求項１～５の何れかに記載の情報処理装置。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本発明は、情報処理装置に関する。
【背景技術】
【0002】
例えば商品の取り引きを行う２つの事業者間では、その取り引きのために文書の交換が行われる。商品を発注する側の事業者に対し、商品を受注する側の事業者が発行する請求書は、交換される文書の代表例である。ここでは以降、便宜的に、商品を受注する側の事業者を「受注側事業者」、商品を発注する側の事業者を「発注側事業者」とそれぞれ表記する。
【0003】
これまで、請求書は、受注側事業者が紙等の媒体の形で、或いは電子化されたファイルの形で発注側事業者に送付されている。このような請求書の送付に要する受注側事業者の負荷は、請求書の数が多いほど重くなる。送付すべき請求書が多い受注側事業者にとっては、その負荷は重く、必要な人的、或いは時間的資源も大きい。このことから、近年、サービス提供会社のうちには、受注側事業者に代わり、受注側事業者から請求情報を入力して請求書を作成し、ネットワークを介して、作成した請求書を発注側事業者に送付するサービスを提供するものもある（例えば、特許文献１参照）。このサービスは以降、便宜的に「請求書送付サービル」と表記する。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【特許文献1】特開２０１６－１２６５９９号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
請求書送付サービス等のサービスを受注側事業者が導入する場合、受注側事業者は、導入するサービスの内容に応じて、組織の体制を変更する必要がある。具体的には、従業員の配置、各従業員の作業内容、及び作業に使用するソフトウェア等を必要に応じて見直す必要がある。このようなことから、サービスの導入を検討する事業者は、サービスの利用により支払うサービス料金の他に、サービスの導入に伴う組織への影響も考慮する必要があるのが実情である。
【0006】
導入するサービスがカバーする範囲が広くなるほど、サービス料金は高くなるのが普通である。また、組織への影響の度合いが大きくなって、組織の体制の変更部分が大きくなりやすい。
【0007】
組織の体制の変更部分が大きくなるほど、作業内容が大きく変更される従業員の数も多くなりやすい。作業内容が大きく変更される従業員には、配置変更によって異なる作業が割り当てられるような従業員も含まれる。作業内容が大きく変更された直後の従業員には、高い作業効率はあまり期待できない。そのため、負担が一時的に重くなる従業員のことも考慮する必要がある。
【0008】
このようなことから、事業者は、サービスの導入に伴う組織への影響も導入コストとして考慮する必要がある。それにより、サービスを提供する側にとっては、サービス導入に伴う組織への影響の度合いを抑えるという視点も重要と考えられる。これは、複数の事業者間で請求書以外の文書を交換するサービスであっても同様である。
【0009】
そこで、本発明は、導入に伴う影響の度合いを抑えつつ、事業者間での文書の交換を可能とするサービスを提供する情報処理装置を提供することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0010】
本発明の第１の態様の情報処理装置は、第１の事業者への送付用に第２の事業者により作成された文書ファイルを取得するファイル取得手段と、前記第１の事業者の第１の従業員が使用する第１の端末に対し、前記文書ファイルを表すファイル情報を送信することにより、前記第１の従業員に前記文書ファイルを提示可能な提示手段と、前記提示手段により提示された前記文書ファイルを前記第１の端末に送信する制御を行うファイル送信制御手段と、を備える。
【発明の効果】
【0011】
本発明は、導入に伴う影響の度合いを抑えつつ、事業者間での文書の交換を可能とするサービスを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【0012】
【図1】本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバによりサービス提供会社が提供するサービスの例の概要を説明する図である。
【図2】発注側企業と受注側企業との間で取り引きが行われる場合に、その２つの企業間で発生する文書交換の例を説明する図である。
【図3】本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバによるサービスの提供のために構築されたシステム、及びそのシステムが接続されたネットワーク環境の例を説明する図である。
【図4】本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。
【図5】本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバ上に実現される機能的構成の一例を示す機能ブロック図である。
【図6】文書処理制御部によって実現される文書ファイルの交換の仕組みの例を説明する図である。
【図7】利用依頼設定情報により利用登録を行った非契約事業者の情報を表示するＷｅｂページの例を示す図である。
【図8】配信管理情報の設定が可能なＷｅｂページの例を示す図である。
【図9】文書ファイルの保管に係わる情報、及びその関係の例を説明する図である。
【図10】文書処理制御部によって実行される自動文書取込処理の例を示すフローチャートである。
【図11】事業者端末から送信された文書ファイルを取り込む場合に、文書処理制御部、及びデータ管理部がそれぞれ実行する処理を説明する図である。
【図12】登録された文書ファイルを送付先が取得する場合に、文書処理制御部、及びデータ管理部がそれぞれ実行する処理を説明する図である。
【図13】保管物の選択、及び選択した保管物のダウンロードが可能なＷｅｂページの画面例を示す図である。
【図14】従文書の文書ファイルを登録可能にするためのＷｅｂページの画面例を示す図である。
【発明を実施するための形態】
【0013】
以下、本発明を実施するための形態について、図を参照しながら説明する。なお、説明する実施形態は、あくまでも一例であって、本発明の技術的範囲はこれに限られるものではない。本発明の技術的範囲には、様々な変形例も含まれる。
【0014】
図１は、本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰ（APplication）サーバによりサービス提供会社が提供するサービスの例の概要を説明する図である。
サービス提供会社ＷＡは、文書の交換を必要とする複数の事業者のうちの少なくとも１事業者を顧客として、その複数の事業者間のネットワークを介した文書の送受信を中継する形のサービス（以降「本サービス」と表記）を提供する。複数の事業者のうちの少なくとも１事業者が顧客、つまりサービス提供会社ＷＡの契約者であれば良いのは、その１事業者の文書を他の全ての事業者に中継するような場合も想定されるからである。そのような場合、他の全ての事業者が顧客でなくても、契約者である１事業者の文書を他の全ての事業者が受信できるようにしなければならない。
サービス提供会社ＷＡは、文書の交換を必要とする複数の事業者のうちの少なくとも１事業者を顧客として、その複数の事業者間のネットワークを介した文書の送受信を中継する形のサービス（以降「本サービス」と表記）を提供する。複数の事業者のうちの少なくとも１事業者が顧客、つまりサービス提供会社ＷＡの契約者であれば良いのは、その１事業者の文書を他の全ての事業者に中継するような場合も想定されるからである。そのような場合、他の全ての事業者が顧客でなくても、契約者である１事業者の文書を他の全ての事業者が受信できるようにしなければならない。
【0015】
事業者は、個人、或いは企業等の組織である。図１では、事業者の例として、Ａ社ＣＡ、Ｂ社ＣＢの２つの会社を示している。Ｂ社ＣＢは、例えば製品Ｐを製造し、製造した製品Ｐを商品として販売する受注側企業である。商品である製品Ｐは、発注した企業に対し、配送等により納品される。Ｂ社ＣＢが販売する商品は、他社から購入した商品であっても良い。他方のＡ社ＣＡは、Ｂ社ＣＢに対し、そのＢ社ＣＢが製造し販売する製品Ｐを発注（購入）する側の発注側企業である。以降、混乱を避けるために、製品Ｐは「商品Ｐ」と表記する。また、Ａ社ＣＡ、Ｂ社ＣＢはともに顧客、つまりサービス提供会社ＷＡと契約した企業と想定する。図１において、Ａ社ＣＡ、及びＢ社ＣＢは、それぞれ、本実施形態における第２の事業者、及び第１の事業者に相当する。しかし、この対応関係は、必ず成立するとは限らないものである。つまり、その対応関係は逆である場合もある。
【0016】
図２は、発注側企業と受注側企業との間で取り引きが行われる場合に、その２つの企業間で発生する文書交換の例を説明する図である。図２には、発注側企業と受注側企業との間で、受注側企業が販売する商品Ｐの購入に係る契約から、その契約による取り引きが完了するまでの作業の流れの例も併せて示している。ここで図２を参照して、その２つの企業の間で交換される文書について具体的に説明する。図１では、発注側企業はＡ社ＣＡ、受注側企業はＢ社ＣＢである。
【0017】
図２では、発注側企業の取り引きに係わる部署として、法務部、経理部、及び発注部門の３つを示している。受注側企業の取り引きに係わる部署としては、法務部、経理部、及び営業部の３つを示している。これらの部署も１例であり、取り引きに係わる部署は取り引きする商品Ｐの種類、組織の体制等によって異なる。
【0018】
発注側企業の発注部門は、法務部の審査を受け、必要な商品Ｐを購入するための契約を受注側企業の営業部との間で結ぶ。受注側企業の営業部も、発注側企業の発注部門と同様に、法務部の審査を受けて契約を結ぶ。この契約を結ぶ契約段階では、少なくとも契約書が発注側企業と受注側企業との間で交換される。
【0019】
発注側企業の発注部門は、結んだ契約の内容に沿って発注書を作成し、作成した発注書を受注側企業の営業部に送付することにより、商品Ｐの発注を行う。受注側企業の営業部は、送付された発注書を処理し、発注書で要求された商品Ｐを発注側企業に納品するための手続きを行う。このようなことから、発注段階では、発注側企業と受注側企業との間で発注書が交換される。
【0020】
受注側企業の営業部では、例えば発注書により要求された商品Ｐの配送方法を決定し、決定した方法で商品Ｐを発注側企業に配送させる。その配送が開始される前に、発注側企業に納品される商品Ｐを表す納品書が作成される。作成された納品書は、発注側企業の例えば発注部門に商品Ｐを届けた際に渡される。それにより、発注部門は、納品書を確認した後、その納品書に記載の商品Ｐが実際に納品されたか否かを確認してその商品Ｐを受け取る検収を行う。この検収により、納品書に記載の商品Ｐが納品されたことが確認できた場合、発注部門は、受注側企業に対して受領書を渡す。このようなことから、商品Ｐの納品段階では、発注側企業と受注側企業との間で納品書、及び受領書の交換が行われる。
【0021】
受注側企業の営業部は、受領書を受け取ることにより、商品Ｐの代金の支払いを求めるための請求書を作成し発行する。発行された請求書は、発注側企業の発注部門に渡され、発注部門は、請求書で求められた代金の支払いを経理部に対して依頼する。それにより、商品Ｐの代金は、発注側企業の経理部によって支払われる。
【0022】
発注側企業の経理部は、例えば受注側企業が指定の口座に代金を振り込むことにより、支払いを行う。そのようにして代金が支払われた場合、受注側企業の経理部は、口座の取引明細により、発注側企業による代金の入金を確認することができる。代金の入金を確認できた場合、受注側企業の経理部は、代金の入金が確認できた旨を営業部に伝える。それにより、営業部は、領収書を作成して発行し、発行した領収書を発注側企業の発注部門に送付する。その結果、発注側企業の発注部門は、送付された領収書を受け取ることになる。このようなことから、商品Ｐを納品した後の精算段階では、受注側企業から受注側企業に請求書が送付され、その後、受注側企業から受注側企業に領収書が送付される。領収書を発注側企業が受け取ることにより、１回の取り引きで発注側企業と受注側企業との間の文書交換が完了する。
【0023】
このように、企業間では、１回の取り引きにより、複数回の文書交換が行われることが多い。この文書交換は、これまで郵送、或いはメール等により行われるのが一般的である。メールにより、その文書交換を代替するサービスを提供するサービス提供会社も存在する（例えば、特許文献１参照）。本サービスでは、郵送、及びメール以外での各種文書交換を可能にする。
【0024】
図２に示すような発注側企業と受注側企業との間で交換される文書は、通常、交換される文書であり、他の文書も必要に応じて行われるのが普通である。例えば、発注側企業が商品の発注のための発注書では、その発注書が契約内容に沿って発行されたとしても、その発注書を受け取った受注側企業がその旨を示す文書等を発注側企業に返すようなことが行われる場合がある。文書の代わりに、メッセージ等を返すこともある。発注書の不明な点、或いは対応できない点等を文書等の形で発注側企業に返すようなこともありうる。このようなことから、発注側企業と受注側業との間で交換される文書は、取り引きを行ううえで必須と位置付けられる文書と、その文書の送付によって手続き上、或いは便宜上、交換する必要性が生じた文書と、に大別することができる。ここでは、以降、前者を「主文書」、後者を「従文書」と表記して区別する。「文書」は、そのような区別をする必要がないような場合に用いる。
【0025】
或る主文書が交換されてから次の主文書が交換されるまでの間には、比較的に長い時間があることも多い。例えば発注書を例にとれば、その発注書が契約内容に沿って発行されるとしても、契約が成立した後、直ちに発注書が発行されるとは限らない。一方、従文書は、交換を行う必要がある場合、対応する主文書、或いは従文書の交換後、比較的に短い時間で交換、つまり送付されるものと考えられる。このようなことから、本サービスでは、主文書に従文書を対応付け、従文書の交換もサポートさせている。
【0026】
図１に示すＡ社ＣＡとＢ社ＣＢとの間で取り引きが行われる場合、Ａ社ＣＡとＢ社ＣＢとの間でも、図２を参照して説明したような各種文書交換が行われることが想定される。本サービスは、各種文書交換の全て、或いはそのうちの一部の実現に用いることができる。本サービスでは、ネットワークを介した文書の送受信により、文書交換を実現させる。このため、文書は電子化された文書ファイルＤ、つまりデータとして扱われる。
【0027】
例えば発注により、Ａ社ＣＡがＢ社ＣＢから商品Ｐを購入した場合、Ｂ社ＣＢは、Ａ社ＣＡに対し、商品Ｐの代金の支払いを求めるための請求書を発行することができる。本サービスを利用する場合、その請求書は文書ファイルＤとして作成される。
【0028】
文書ファイルＤは、送付すべき事業者にのみ送付する必要がある。各事業者は、本サービスの利用のために、様々な端末（ＰＣ（Personal Computer）等の通信機能を備えた情報処理装置）を使用することができる。このことから、本サービスでは、顧客か否かに係わらず、本サービスを利用する事業者に利用登録を行わせるようにしている。それにより、本サービスの利用は、利用登録を行った事業者に限定している。利用登録を行った事業者か否かは、端末をサービス提供会社ＷＡに接続させたユーザにログインを求めることで確認するようになっている。ここでは、便宜的に、ログインはＩＤ（IDentifire）、及びパスワードの入力により行うものと想定する。
【0029】
Ｂ社ＣＢは、例えば商品Ｐの納品後、請求書を文書ファイルＤとして作成する。作成された文書ファイルＤは、Ｂ社ＣＢの従業員が使用する端末によりサービス提供会社ＷＡに送信されるか、或いはサービス提供会社ＷＡが自動的にアクセスすることにより、サービス提供会社ＷＡに取り込まれる。自動的なアクセスは、予めＢ社ＣＢが指定した保管場所に対して行われる。
【0030】
サービス提供会社ＷＡには、文書ファイルＤの保管用のストレージＳＴが１つ以上、存在する。このストレージＳＴは、例えばＡＰサーバに搭載、若しくは接続されたものか、或いはＡＰサーバと通信可能な別のサーバに搭載、若しくは接続されたものである。
【0031】
このストレージＳＴには、事業者毎に、文書ファイルＤの保管のための専用の保管領域である個別保管領域ＳＡが確保されている。個別保管領域ＳＡは、事業者別に用意されており、事業者に対応付けられた個別保管領域ＳＡには、その事業者への送信を想定した文書ファイルＤのみが保管される。例えばＡ社ＣＡ用の個別保管領域ＳＡには、Ａ社ＣＡへの送信を想定した文書ファイルＤのみが保管される。そのようにして、各個別保管領域ＳＡは、対応する事業者に送付すべき文書ファイルＤの保管用となっている。それにより、事業者であるＢ社ＣＢから取り込まれた文書ファイルＤは、Ａ社ＣＡ用の個別保管領域ＳＡに保管される。なお、１度に取り込み可能な文書ファイルＤは１つに限定されない。各個別保管領域ＳＡは、本実施形態における保管領域に相当する。
【0032】
Ｂ社ＣＢの文書ファイルＤの送付先は、取り込み時に指定されるか、或いはサービス提供会社ＷＡ側によって自動的に認識される。その結果、Ｂ社ＣＢから取り込まれた文書ファイルＤは、Ａ社ＣＡ用の個別保管領域ＳＡに保管される。なお、自動認識は、例えば文書ファイルＤの内容中から、送付先を示す情報を抽出することで行われる。
【0033】
文書ファイルＤが、送付先が異なる文書が複数、集約された集約文書ファイルであった場合、この自動認識は、文書ファイルＤの送付先毎の分割に利用される。送付先を示す情報は、送付先別に文書ファイルＤを分割するうえでの分割箇所の特定にも用いられる。それにより、文書ファイルＤが集約文書ファイルであった場合、送付先別に集約文書ファイルＤのデータが分割され、分割により得られた各データはファイル化され、夫々、対応する個別保管領域ＳＡに保管される。ここでは、分割により得られたことが明確な文書ファイルは「分割文書ファイルＤ」と表記する。分割されたことが明確でない文書ファイル、及び分割の有無を考慮する必要がないような文書ファイルは「文書ファイルＤ」と表記する。このように、交換の対象となる文書ファイルには符号として「Ｄ」を付す。
【0034】
サービス提供会社ＷＡは、個別保管領域ＳＡへの文書ファイルＤの保管により、その個別保管領域ＳＡを割り当てた事業者に対し、文書ファイルＤが新たに保管された旨の通知を行う。その通知は、例えば事業者が登録させたメールアドレス宛に、文書ファイルＤが新たに保管されたことを伝えるためのメッセージを本文に格納したメールを送信することで行われる。本サービスでは、そのような通知を行う対象となる文書ファイルＤは、主文書の文書ファイルＤのみとしている。
【0035】
このような通知により、文書ファイルＤの送付先となる事業者は、サービス提供会社ＷＡに端末を接続させることなく、新たな文書ファイルＤの発生を直ちに認識することが可能になる。それにより、事業者にとっては、新たに発生した文書ファイルＤの存在を見落とすようなこともより確実に回避できるようになる。このことから、文書ファイルＤの送付元の事業者にとっては、メール、或いは郵送等により文書を送付するような感覚で本サービスを利用することができる。
【0036】
事業者のうちの一部は、紙媒体等の印刷物での送付を希望する文書が存在する場合がある。例えば事業者のうちの一部は、請求書を印刷物で送付するのを希望する場合がある。このことから、本サービスでは、印刷物での文書の送付にも対応可能となっている。印刷物は、事業者から取り込んだ文書ファイルＤを用いて生成するようにしている。印刷物で送付するとしても、文書ファイルＤを取り込むことから、取り込んだ文書ファイルＤの個別保管領域ＳＡへの保管、及びその保管に伴う通知も併せて行うようにしている。図１は、文書ファイルＤの内容を印刷した印刷物のＡ社ＣＡへの郵送による送付も併せて行われることを示している。
【0037】
本サービスでは、文書を印刷物で送付するか否かの設定は、文書ファイルＤの送付側の事業者に行わせるようにしている。これは、送付側の事業者は、送付先の事業者の希望を確認し、文書ファイルＤを作成すると考えられるからである。送付先の事業者に、その設定を行うのを可能にさせても良い。
【0038】
各個別保管領域ＳＡに保管された文書ファイルＤは、対応する事業者が確認することができる。また、事業者は、保管された文書ファイルＤのうちで必要なものを任意に選択してダウンロードすることができる。任意の文書ファイルＤを任意のタイミングでダウンロード可能にしているのは、事業者側の都合に対応できるようにするためである。事業者は、同じ文書ファイルＤを複数回、ダウンロードさせることもできる。
【0039】
上記のように、事業者には、文書ファイルＤの内容に応じた具体的な対応を求められる場合がある。その対応により、文書ファイルＤの送付元に対して送付すべき、或いは送付するのが望ましい文書が生じる場合もある。文書ファイルＤの送付元に対し、何らかの伝えたい事項が生じることも考えられる。このことから、本サービスでは、文書ファイルＤの送付先の事業者が、その文書ファイルＤの送付元の事業者に対し、従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージのうちの少なくとも一方の送付を行えるようにしている。図１に示すＡ社ＣＡからサービス提供会社ＷＡへのアップロードは、Ｂ社ＣＢからの主文書の文書ファイルＤをダウンロードさせたＡ社ＣＡが、従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージのうちの少なくとも一方を送信させたことを表している。
【0040】
例えば文書ファイルＤが請求書であり、請求書で支払いを求められた代金の振り込みを金融機関で行った場合、事業者は、その金融機関から振込明細書を受け取ることができる。この振込明細書は、事業者が支払いを行ったことを明示する文書である。このことから、請求書が文書ファイルＤとして送付された事業者は、振り込みによる入金の確認を求めるメッセージとともに、振込明細書を文書ファイルＤとして送付するのを求めることが考えられる。それにより、本サービスは、主文書の文書ファイルＤの送付だけでなく、その送付以降での従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージの送受信もサポートしている。
【0041】
従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージは、その送付先の事業者、つまり主文書の文書ファイルＤの送付元である事業者に割り当てられた個別保管領域ＳＡに保管される。個別保管領域ＳＡは事業者別に確保されていることから、個別保管領域ＳＡの数がＮ＋１であれば、１事業者は、最大でＮ事業者に文書ファイルＤを送付することができる。これは、１事業者は、最大でＮ事業者から文書ファイルＤを受信することができることを意味する。Ｎは、１以上の整数である。本サービスでは、１事業者が同じ文書ファイルＤを複数の事業者に送付させることも可能である。また、事業者は、自身を送付先に指定することにより、個別保管領域ＳＡをクラウドストレージのように用いることもできる。このことも考慮した場合、１事業者は、最大でＮ＋１事業者に文書ファイルＤを送付できることとなる。
【0042】
個別保管領域ＳＡに保管された文書ファイルＤ等の確認は、その個別保管領域ＳＡが割り当てられた事業者が行えるだけでなく、文書ファイルＤ等を取り込ませた事業者も行えるようにさせている。これは、送付元の事業者が、文書ファイルＤが実際に取り込まれて適切に処理されたか否かを確認できるようにするためである。必要以上の情報が得られないように、送付元の事業者が確認可能な文書ファイルＤは、その事業者から取り込まれた文書ファイルＤのみである。そのような文書ファイルＤの確認を可能にする意味からも、本サービスの利用はログインした事業者に制限している。取り込ませた文書ファイルＤの確認を可能にさせる仕組みについては後述する。
【0043】
Ａ社ＣＡからＢ社ＣＢ宛てに送付された別の文書ファイルＤ、及びメッセージは、Ｂ社ＣＢ用の個別保管領域ＳＡに保管され、Ｂ社ＣＢは、それらを任意にダウンロードさせることができる。それにより、Ｂ社ＣＢは、Ａ社ＣＡからの文書ファイルＤ、或いはメッセージを確認することができる。
【0044】
Ｂ社ＣＢからＡ社ＣＡへの従文書の文書ファイルＤ、或いはメッセージの送付が行われた場合、同様に、Ａ社ＣＡからＢ社ＣＢへの従文書の文書ファイルＤ、或いはメッセージの送付も行えるようにしている。このことから、本サービスは、事業者間の従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージの交換を双方向でサポートする。そのため、本サービスを利用する事業者は、本サービスのみにより、他の事業者との間で必要な文書ファイルＤ、及びメッセージの交換の全てを行うのも可能となっている。
【0045】
このように、本サービスでは、事業者間での文書ファイルＤ、更にはメッセージの交換を行うための仕組みを提供し、文書ファイルＤの作成等に係わる部分はサポート対象外としている。これは、以下のように、事業者が望むとは限らない範囲までカバーすることを回避して、本サービスの料金を抑えつつ、より多くの事業者が本サービスを利用しやすい環境を提供するためである。
【0046】
本サービスを利用する事業者の殆どは、既に別の事業者と取り引きを行ったことがあり、別の事業者との間で文書交換を行える体制が構築されていると考えられる。そのため、殆どの事業者にとっては、文書交換に関係するサービスの導入により、何らかの影響を受けることになる。このことから、本サービスでは、その影響の度合いを抑えることも重視している。
【0047】
導入するサービスによる影響の度合いは、そのサービスがカバーする範囲が大きくなるほど大きくなりやすい。事業者の多くは、過去に取り引きを行った事業者との間で再度、取り引きを行うものと考えられる。特に繰り返し取り引きを行う事業者間では、利便性等の面から、文書交換に係わる約束事が決められている場合がある。例えば文書の形式、入力する項目、入力の仕方等が約束事として決められている場合がある。そのような約束事が存在する場合、何らかのサービスの導入の有無に係わらず、約束事は守るのが望ましい。そのため、サービスの導入を考える事業者は、影響の度合い以外に、そのような約束事の存在も考慮する必要がある。なぜなら、そのような約束事が守れないサービスの導入を考える事業者は、その約束事を決めた事業者との間で協議等を行わなければならないからである。
【0048】
本サービスでは、文書ファイルＤの作成に係わる部分は基本的にサポートせず、文書ファイルＤの交換に係わる部分のみサポートする。そのため、交換する文書ファイルＤに対する制約は基本的に存在しない。文書ファイルＤの形式等を変更することはもとより、文書ファイルＤの作成に使用するアプリケーション・プログラムを変更するような必要も基本的にはない。このようなことから、事業者は、本サービスを導入したとしても、文書ファイルＤの作成は従来と同様に行うことができ、他の事業者との間で決められた文書交換に係わる約束事の全て、或いは大部分を守ることができる。従って、本サービスの導入による影響の度合いは比較的に小さいものとなる。その度合いが比較的に小さく、且つ料金も抑えられていることから、事業者にとっては、本サービスの導入における障壁も低いものとなる。
【0049】
本サービスでは、個別保管領域ＳＡを利用し、事業者別に、送付すべき文書ファイルＤを送付するようにしている。送付先は、指定する他に、自動認識により特定させることが可能となっている。印刷物での送付にも対応している。そのために、印刷物での送付を行うか否かの設定を事業者別に行えるようにしている。このようなことから、文書ファイルＤを送付する事業者にとっては、本サービスの導入により、事業者との間で文書交換のために行う作業は大幅に軽減されることになる。
【0050】
以降は、図３～図１４を参照しつつ、図１に例示する本サービスの実現方法について詳細に説明する。
図３は、本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバによるサービスの提供のために構築されたシステム、及びそのシステムが接続されたネットワーク環境の例を説明する図である。
図３は、本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバによるサービスの提供のために構築されたシステム、及びそのシステムが接続されたネットワーク環境の例を説明する図である。
【0051】
そのシステムは、本実施形態に係るＡＰサーバ１にＤＢ（Data Base）サーバ２、及び１台以上の通信機能を備えたプリンタ５を例えばＬＡＮ（Local Area Network）により接続させて構築したものであり、１つのＷｅｂサイトを実現させている。図３では、ＡＰサーバ１、ＤＢサーバ２、及びプリンタ５がサービス提供会社ＷＡ内に設置されているが、これらはクラウドサービスにより提供されるものであっても良い。このこともあり、ＡＰサーバ１、ＤＢサーバ２、及びプリンタ５は全て、設置場所、提供者は特に限定されない。また、ＡＰサーバ１、及びＤＢサーバ２は、本サービスを提供するうえで主要な情報処理装置であるが、別の情報処理装置、例えばＷｅｂサーバ、或いは／及び、ファイアウォール等が含まれていても良い。ＡＰサーバ１、及びＤＢサーバ２のうちの一方が複数台、設置されていても良い。その場合、負荷分散装置（Load Balancer）を更に含めても良い。プリンタ５は、複数台、設置するのが望ましい。これは、集約文書ファイルＤを取り込んだ場合、多くの送付先の印刷を行うことも多いからである。
【0052】
ＡＰサーバ１は、ネットワークＮと直接、或いは間接的に接続されている。このため、ＡＰサーバ１は、そのネットワークＮを介した通信が可能な情報処理装置を端末として使用するユーザに対して本サービスを提供することができる。ユーザは、多くの場合、利用登録を行った受注側企業３、或いは発注側企業４の従業員である。
【0053】
ＤＢサーバ２は、ＡＰサーバ１からの要求に応じた処理を行うサーバである。ＡＰサーバ１は、取り込んだ、或いはアップロードされた文書ファイルＤをＤＢサーバ２に送信し保管させる。文書ファイルＤ以外の本サービスに係わる情報は、ＡＰサーバ１に保管される。このことから、ＡＰサーバ１は、ＤＢサーバ２を用いて、本サービスを提供する。それにより、図１に示すサービス提供会社ＷＡのストレージＳＴには、ＡＰサーバ１、及びＤＢサーバ２がそれぞれアクセス可能なストレージがともに相当する。
【0054】
図３では、本サービスを利用する企業として、受注側企業３－１～３－Ｌ、及び発注側企業４－１～４－Ｋを示している。以降、便宜的に、区別する必要のないような場合、符号として受注側企業には「３」、発注側企業には「４」を付すこととする。図１において、受注側企業３にはＢ社ＣＢ、発注側企業４にはＡ社ＣＡがそれぞれ相当する。
【0055】
このような企業の分類は便宜的なものであり、実際には、必ずしも明確に企業を分類することはできない。これは、受注側企業３であるとともに、発注側企業４である企業も少なくないからである。しかし、ここでは、説明上、便宜的に、企業は受注側企業３、及び発注側企業４のうちの何れか一方に分類されると想定する。
【0056】
受注側企業３には、図３に示すように、サーバ３１と複数台の端末３２とをネットワーク３３に接続させた構成のシステムが構築されている。サーバ３１に搭載されたストレージ３５には、自動的に取り込むべき文書ファイルＤを保管するための保管領域３６が確保されている。その保管領域３６は、文書ファイルＤを自動的に取り込む場所として受注側企業３が指定したものである。そのような保管領域３６を受注側企業３が指定したのは、サーバ３１は常に動作させているものだからである。そのサーバ３１上の保管領域３６を指定することにより、受注側企業３は、任意のタイミングで文書ファイルＤを自動的に取り込ませることができる。その利便性から、本サービスでは、文書ファイルＤを自動的に取り込む場所の他に、その取り込みを行うタイミングも設定可能としている。なお、保管領域３６は、常に動作させるようにした端末３２に搭載のストレージ内に確保された領域であっても良い。保管領域３６は、それが存在するストレージ３５、及びそのストレージ３５にアクセスする情報処理装置を制限するものではない。保管領域３６は、他との区別を明確にするために、以降「取込保管領域３６」と表記する。
【0057】
事業者間で交換される文書のうちには、定期的に交換が行われるものがあり得る。例えば取り引きを繰り返し行うような事業者間では、処理の煩雑さを抑える意味もあり、請求書を送付するタイミングを決め、決めたタイミングまでの未払い分を１つの請求書で請求するようなことが行われるのが普通である。このような請求書の文書ファイルＤが、取込保管領域３６に保管する文書ファイルＤとして考えられる。この文書ファイルＤは、通常、集約文書ファイルＤである。
【0058】
一方、発注側企業４には、１台以上の端末４１が設置されている。その端末４１は、ネットワークＮを介したＡＰサーバ１との通信が可能な情報処理装置である。発注側企業４の従業員は、この端末４１を用いて本サービスを利用することができる。この端末４１は、受注側企業３の端末３２と区別するために、以降「発注側端末４１」と表記する。端末３２は、「受注側端末３２」と表記する。そのような区別を行う必要がないような場合、つまり発注側端末４１、及び受注側端末３２の何れであっても良いような場合、端末は「事業者端末」と表記する。
【0059】
図３では、受注側企業３とは異なり、発注側企業４にはサーバ等を示していない。これは、事業者間で図２に示すような文書交換が行われる場合、発注側企業４の大部分では、定期的に交換するような文書はあまり考えられないからである。言い換えれば、サーバ３１のような情報処理装置が本サービスに係わるケースは比較的に少ないと考えられるからである。しかし、図３は、サーバを用いたシステムを発注側企業４が構築していないことを示すものではない。
また、発注側端末４１、及び受注側端末３２ともに、発注側企業４、及び受注側企業３でそれぞれ構築されたシステムのノードでなくとも良い。つまり、それらは、スマートフォン、或いはタブレットＰＣ等の携帯可能であり、且つ使用場所を選ばないような端末であっても良い。このことから、受注側端末３２、及び発注側端末４１ともに、従業員の私物であっても良い。
また、発注側端末４１、及び受注側端末３２ともに、発注側企業４、及び受注側企業３でそれぞれ構築されたシステムのノードでなくとも良い。つまり、それらは、スマートフォン、或いはタブレットＰＣ等の携帯可能であり、且つ使用場所を選ばないような端末であっても良い。このことから、受注側端末３２、及び発注側端末４１ともに、従業員の私物であっても良い。
【0060】
図４は、本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。次に図４を参照し、ＡＰサーバ１のハードウェア構成例について具体的に説明する。なお、この構成例は１例であり、ＡＰサーバ１のハードウェア構成はこれに限定されない。
【0061】
ＡＰサーバ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３と、バス１４と、入出力インターフェース１５と、出力部１６、入力部１７と、記憶部１８と、２つの通信部１９、２０と、ドライブ２１と、を備えている。
【0062】
ＣＰＵ１１は、ＲＯＭ１２に記録されているプログラム、或いは／及び記憶部１８からＲＡＭ１３にロードされたプログラムに従って各種の処理を実行する。ＡＰサーバ１として機能させるアプリケーション・プログラム、つまり本サービスの提供用に開発されたアプリケーション・プログラムは、例えば記憶部１８に記憶されている。そのアプリケーション・プログラムをＣＰＵ１１がＲＡＭ１３に読み出して実行することにより、ＡＰサーバ１は、受注側企業３、及び発注側企業４に対し、本サービスを提供することができる。
【0063】
ＲＡＭ１３には、ＣＰＵ１１が各種の処理を実行する上において必要なデータ等も適宜記憶される。そのデータには、ＣＰＵ１１が実行する各種プログラムも含まれる。
ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２及びＲＡＭ１３は、バス１４を介して相互に接続されている。このバス１４にはまた、入出力インターフェース１５も接続されている。入出力インターフェース１５には、出力部１６、入力部１７、記憶部１８、２つの通信部１９、２０及びドライブ２１が接続されている。
ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２及びＲＡＭ１３は、バス１４を介して相互に接続されている。このバス１４にはまた、入出力インターフェース１５も接続されている。入出力インターフェース１５には、出力部１６、入力部１７、記憶部１８、２つの通信部１９、２０及びドライブ２１が接続されている。
【0064】
出力部１６は、例えば液晶等のディスプレイを含む構成である。出力部１６は、ＣＰＵ１１の制御により、各種画像を表示する。出力部１６は、ＡＰサーバ１に搭載されたものであっても良いが、必要に応じて接続されるものであっても良い。つまり、出力部１６は、必須の構成要素ではない。
【0065】
入力部１７は、例えばキーボード等の各種ハードウェア釦等を含む構成である。その構成には、マウス等のポインティングデバイスが１つ以上、含まれていても良い。操作者は、入力部１７を介して各種情報を入力することができる。この入力部１７も、ＡＰサーバ１に搭載されたものであっても良いが、必要に応じて接続されるものであっても良い。つまり、入力部１７も、必須の構成要素ではない。
【0066】
記憶部１８は、例えばハードディスク装置、或いはＳＳＤ（Solid State Drive）等の補助記憶装置である。データ量の大きいデータは、この記憶部１８に記憶される。この記憶部１８は、図１に示すサービス提供会社ＷＡのストレージＳＴの１つに相当する。
【0067】
通信部１９は、ネットワークＮを介した受注側企業３、及び発注側企業４のそれぞれで使用される情報処理装置との間の通信を可能にする。図３に示すサーバ３１、受注側端末３２、及び発注側端末４１は全て、その情報処理装置に相当する。通信部２０は、ＤＢサーバ２との間の通信を可能にする。以降、混乱を避けるために、通信部１９は「端末通信部１９」、通信部２０は「ＤＢ通信部２０」とそれぞれ表記する。
【0068】
ドライブ２１は、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、或いは半導体メモリカード等のリムーバブルメディア２５を着脱可能な装置である。ドライブ２１は、例えば装着されたリムーバブルメディア２５からの情報の読み取り、及びリムーバブルメディア２５への情報の書き込みが可能である。それにより、リムーバブルメディア２５に記録されたプログラムは、ドライブ２１を介して、記憶部１８に記憶させることができる。また、ドライブ２１に装着されたリムーバブルメディア２５は、記憶部１８に記憶されている各種データのコピー先、或いは移動先として用いることができる。
【0069】
このようなＡＰサーバ１が備えるハードウェア資源は、アプリケーション・プログラムを含む各種プログラムによって制御される。その結果、ＡＰサーバ１は、受注側企業３、及び発注側企業４に対して本サービスを提供することができる。各種プログラムには、ＯＳ（Operating System）が含まれる。本サービスを提供するためのアプリケーション・プログラムは、そのＯＳ上で動作する。
【0070】
ＤＢサーバ２としては、ＡＰサーバ１のハードウェア構成と基本的に同じものを採用することができる。そのため、ここでの詳細な説明は省略する。ただし、ＤＢサーバ２を構成する記憶部としては、より大容量のストレージが搭載されているのが望ましい。その記憶部は、ＤＢサーバ２に搭載されたものであっても良いが、ＤＢサーバ２に接続されたものであっても良い。ここでは、ＡＰサーバ１、及びＤＢサーバ２ともに、記憶部は搭載されたもののみ想定する。
【0071】
図５は、本発明の情報処理装置の一実施形態に係るＡＰサーバ上に実現される機能的構成の一例を示す機能ブロック図である。次に図５、更には図６～図１４に夫々示す説明図を参照しつつ、ＡＰサーバ１上に実現される機能的構成の例について詳細に説明する。
【0072】
ＡＰサーバ１のＣＰＵ１１上には、機能的構成として、図５に示すように、振分制御部１１１、企業登録部１１２、認証部１１３、文書処理制御部１１４、データ管理部１１５、自動分割部１１６、設定管理部１１７、アクセス制御部１１８、及び通知制御部１１９が実現されている。これらは、上記アプリケーション・プログラムを含む各種プログラムをＣＰＵ１１が実行することにより実現される。その結果として、記憶部１８には、企業登録情報格納部１８１、企業マスター格納部１８２、パッケージ情報格納部１８３、操作記録情報格納部１８４、オブジェクトリスト格納部１８５、及び設定情報格納部１８６が情報格納用に確保されている。
【0073】
振分制御部１１１は、端末通信部１９との間でデータの授受を行い、端末通信部１９から入力したデータを渡すべき出力先を特定し、特定した出力先にデータを渡す。データを渡す出力先は、ここでは企業登録部１１２、認証部１１３、及び文書処理制御部１１４のうちの何れかである。振分制御部１１１がデータを渡すべき出力先に渡す結果、そのデータの処理に必要な機能が動作する。
【0074】
企業登録部１１２は、本サービスを利用する事業者の情報を登録するための機能である。この情報が、企業登録情報であり、記憶部１８に確保された企業登録情報格納部１８１に格納される。企業登録情報の大部分は、事業者によって入力される情報である。しかし、その一部は、企業登録部１１２により、記憶部１８に確保された企業マスター格納部１８２に格納されている企業マスターを参照して自動的に生成される。
【0075】
上記のように、本サービスの利用には利用登録が必要である。その利用登録を求める事業者は、本サービスの契約者、つまり顧客である事業者と、何れかの顧客に本サービスを提供するために利用登録が必要になった事業者と、に分けられる。利用登録が必要になった事業者は、顧客として契約しなくとも良い。しかし、企業登録情報の内容、つまり企業登録情報を構成する主な項目の組み合わせは、事業者の分類に係わらず同じである。以降、便宜的に、顧客である事業者は「契約事業者」、顧客でない事業者は「非契約事業者」と夫々表記する。
【0076】
企業マスターは、情報が公開されている企業等毎に、その企業等についての情報がまとめられたファイルである。企業等についての情報には、例えば企業コード、法人名、住所、連絡先、及び業種の各情報が含まれる。その他に、作成日時、及び更新日時の各情報が追加されている。ここでは、これらをまとめて「企業マスター個別情報」と表記する。それにより、企業マスターは、企業マスター個別情報を集約させたものである。また、企業マスター個別情報では、それが企業マスターに格納されている企業等を指す意味で「企業」を用いる。
【0077】
企業コードは、公開されている企業を一意に識別可能な識別情報であるとともに、公開されている情報である。法人名、住所、連絡先、及び業種も、全て公開されている情報である。作成日時は、企業マスター個別情報が企業マスターに追加された日時を表し、更新日時は、企業マスター個別情報が最後に更新された日時を表す。
【0078】
一方、企業登録情報は、例えばお客様コード、利用状態、事業者名、部署名、担当者名、メールアドレス、住所、作成日時、及び更新日時等の情報を含む。
お客様コードは、利用登録した事業者を一意に識別可能な識別情報である。本サービスでは、企業マスターに企業マスター個別情報が格納されている企業の利用登録である場合、お客様コードとして、企業マスター個別情報中の企業コードを用いるようにしている。企業マスターに企業マスター個別情報が格納されていない企業の利用登録では、企業登録部１１２は、企業マスター個別情報、及び企業登録情報の何れにも用いられていないユニークな識別情報を自動的に生成してお客様コードとする。ここでは、お客様コードをログインのための認証用ＩＤと想定する。
お客様コードは、利用登録した事業者を一意に識別可能な識別情報である。本サービスでは、企業マスターに企業マスター個別情報が格納されている企業の利用登録である場合、お客様コードとして、企業マスター個別情報中の企業コードを用いるようにしている。企業マスターに企業マスター個別情報が格納されていない企業の利用登録では、企業登録部１１２は、企業マスター個別情報、及び企業登録情報の何れにも用いられていないユニークな識別情報を自動的に生成してお客様コードとする。ここでは、お客様コードをログインのための認証用ＩＤと想定する。
【0079】
利用状態は、本サービスの利用状態を表す情報である。具体的には、利用状態は、本サービスを利用する事業者が契約者か否か、及び本サービスを利用中か否か等を表す情報である。
【0080】
事業者名、部署名、担当者名、メールアドレス、及び住所は、全て事業者が入力する情報である。事業者は、これらの情報入力を通して、送付の対象となる文書ファイルＤが発生した旨を通知するメールの送信先、印刷物を郵送等で届ける場合の届け先等を任意に指定することができる。
【0081】
作成日時は、企業登録情報が企業登録情報格納部１８１に追加された日時を表す。更新日時は、企業登録情報が最後に更新された日時を表す。これらは全て、企業登録部１１２によって追加、或いは更新される。
【0082】
契約事業者は主に、本サービスの利用を自ら決めた事業者である。契約を希望する事業者は、自らの意思でＡＰサーバ１に事業者端末を接続させ、利用登録を行うものと考えられる。
【0083】
一方、非契約事業者は、その取引先等の事業者が本サービスの導入に伴い、本サービスを利用することなった事業者である。本サービスについての情報を事前に把握している可能性は低いと考えられる。また、入力を必須とする情報も、非契約事業者と契約事業者とでは異なる部分がある。このようなことから、本サービスでは、非契約事業者を想定した利用登録用の専用サイトを用意し、その専用サイトへのリンク情報を埋め込んだメールを非契約事業者宛に送付するようにしている。そのために、契約事業者には、本サービスの利用を望む非契約事業者のメールアドレスを指定可能にさせている。そのようにして、本サービスでは、非契約事業者が本サービスをより容易に利用できるようにさせている。
【0084】
企業登録部１１２は、事業者を契約事業者、及び非契約事業者のうちの何れかに分類し、必要な情報を事業者に入力させるための処理を行い、企業登録情報を企業登録情報格納部１８１に格納する。専用サイトへのアクセスを非契約事業者に依頼するためのメールの送信は、文書処理制御部１１４、及び通知制御部１１９によって実現される。
【0085】
認証部１１３は、本サービスを利用する事業者が利用登録を行った事業者か否かを確認する認証を行う。また、認証に必要な情報の管理も行う。そのために、ログイン用のＷｅｂページの送信も認証部１１３によって行われる。このページの送信は、例えば専用サイトへのアクセス時を含む利用登録以外で事業者端末がＡＰサーバ１に接続された場合に行われる。
【0086】
ここでは認証用の情報として、認証用ＩＤ、及びパスワードを想定している。認証用ＩＤとしては、お客様コードを想定している。認証部１１３は、パスワードの変更に対応する処理も必要に応じて行う。認証用の情報は企業登録情報と別に管理しても良いが、ここでは企業登録情報に含まれているものと想定する。その想定では、企業登録情報は認証部１１３による更新が行われる。
【0087】
文書処理制御部１１４は、本サービスを提供するための主な処理、或いは制御を行う。この文書処理制御部１１４により、上記専用サイトへのアクセスを求めるメールの送信に加え、事業者間での文書ファイルＤの交換、その交換のための各種設定情報の登録等も可能になる。この文書処理制御部１１４は、本実施形態におけるファイル取得手段、提示手段、ファイル送信制御手段、及び通知制御手段にそれぞれ相当するか、或いはその一部に相当する。
【0088】
図６は、文書処理制御部によって実現される文書ファイルの交換の仕組みの例を説明する図である。
図６において、ＳＳは、ＡＰサーバ１、及びＤＢサーバ２によって実現される、文書ファイルＤを含む各種データの保管のための保管空間である。この保管空間ＳＳは、ＡＰサーバ１が備える記憶部１８、及びＤＢサーバ２が備える記憶部２００にそれぞれ確保された保管領域により仮想的に実現される空間である。この保管空間ＳＳには、図１に示すストレージＳＴに確保された個別保管領域ＳＡの全てが含まれる。
図６において、ＳＳは、ＡＰサーバ１、及びＤＢサーバ２によって実現される、文書ファイルＤを含む各種データの保管のための保管空間である。この保管空間ＳＳは、ＡＰサーバ１が備える記憶部１８、及びＤＢサーバ２が備える記憶部２００にそれぞれ確保された保管領域により仮想的に実現される空間である。この保管空間ＳＳには、図１に示すストレージＳＴに確保された個別保管領域ＳＡの全てが含まれる。
【0089】
各個別保管領域ＳＡは、論理的に複数の領域に分割することが可能である。事業者は、個別保管領域ＳＡ内の論理的な構造を設定可能である。図６では、その領域として、各個別保管領域ＳＡに複数のフォルダーＳＢ、ＳＣが設定されていることを示している。フォルダーＳＢは、例えばルートフォルダーであり、フォルダーＳＣは、ルートフォルダーであるフォルダーＳＢ内に含まれるサブフォルダーである。事業者は、階層構造の設定も可能である。
【0090】
請求書ＤＳ、及び契約書ＤＫはともに、交換の対象となる文書ファイルＤである。これらの文書ファイルＤは、取り込まれた後、指定された、或いは自動認識された送付先に対応付けられている個別保管領域ＳＡに保管される。請求書ＤＳ、契約書ＤＫは、文書ファイルＤとしての種類（属性）が異なる。そのため、Ｂ社ＣＢから取り込まれたＡ社ＣＡ宛ての請求書ＤＳは、Ａ社ＣＡ用の個別保管領域ＳＡ内に作成されたサブフォルダーＳＣの一つである「経理部」フォルダーＳＣに保管される。Ｃ社ＣＣから取り込まれたＡ社ＣＡ～Ｃ社ＣＣ宛ての契約書ＤＫは、それぞれ、各個別保管領域ＳＡ内に作成された「社長」フォルダーＳＣに保管される。自身が送付先に含まれる場合、自身用の個別保管領域ＳＡは、文書ファイルＤの保管領域として使用することができる。
【0091】
各個別保管領域ＳＡは、それが割り当てられた事業者にとって、文書ファイルＤを確認するうえでの表示環境ＨＫとなる。それにより、事業者は、個別保管領域ＳＡで設定された論理的な構造に沿って、保管されている文書ファイルＤの確認、及び文書ファイルＤのダウンロードを行うことができる。
【0092】
Ａ社ＣＡの個別保管領域ＳＡでは、「経理部」フォルダーＳＣ、及び「社長」フォルダーＳＣの両方にアクセス制限の設定が行われている。それにより、「経理部」フォルダーＳＣ、及び「社長」フォルダーＳＣの両方は、アクセス権限を有する従業員のみ、保管された文書ファイルＤを確認できるようになっている。本サービスでは、このようなアクセス制限も可能にさせている。
【0093】
個別保管領域ＳＡは、契約の有無に係わらず、本サービスを利用する各事業者に割り当てられる。しかし、本サービスでは、全ての非契約事業者を対象にした保管領域を確保し、各非契約事業者の個別保管領域ＳＡは、その保管領域内に確保するようにしている。そのため、各非契約事業者の個別保管領域ＳＡは、図６におけるＡ社ＣＡの「経理部」フォルダーＳＣ、或いは「社長」フォルダーＳＣのように扱われる。
【0094】
図６に示すような文書ファイルＤの交換の実現のために、各種設定情報が参照される。各種設定情報の登録は、記憶部１８に確保された設定情報格納部１８６に格納することで行われる。
【0095】
各種設定情報としては、利用依頼設定情報、保管設定情報、取込設定情報、配信管理情報、及び通知管理情報等が存在する。全ての事業者は、全ての設定情報を登録させることが可能である。そのため、全ての設定情報は、何れかの事業者に紐付け、つまり対応付けられている。その対応付けは、事業者毎に異なる格納領域を確保することで行っても良いが、お客様コード等の事業者を一意に識別可能な情報を追加することで行っても良い。
【0096】
利用依頼設定情報は、契約事業者が本サービスの利用を依頼する非契約事業者を指定可能にする。そのために、利用依頼設定情報は、各契約事業者が必要に応じて設定することが可能になっている。利用依頼設定情報には、例えば設定する契約事業者のお客様コードの他に、本サービスの利用を望む非契約事業者の情報として、事業者名、部署名、及びメールアドレス等が含まれる。非契約事業者の情報は、複数、存在している場合がある。
【0097】
専用サイトへのリンク情報が埋め込まれたメールは、情報が入力された非契約事業者宛てに送信される。そのために、文書処理制御部１１４は、登録する利用依頼設定情報を参照し、利用依頼設定情報中のメールアドレスを通知制御部１１９に渡し、専用サイトへのリンク情報を本文に埋め込んだメールを送信させる。それにより、非契約事業者は、受信したメールを通して、専用サイトにアクセスして利用登録を行うことにより、契約をすることなく、本サービスを利用可能になる。
【0098】
図７は、利用依頼設定情報により利用登録を行った非契約事業者の情報を表示するＷｅｂページ（画面）の例を示す図である。
契約事業者には、自身が本サービスの利用を依頼した非契約事業者が実際に入力した情報を確認可能にさせている。図７は、その情報確認を要求した契約事業者に送信されるＷｅｂページの例を示している。
この要求が端末通信部１９によって受信された場合、受信された要求は端末通信部１９からＣＰＵ１１に出力される。ＣＰＵ１１に入力された要求は、振分制御部１１１を介して文書処理制御部１１４に渡される。
契約事業者には、自身が本サービスの利用を依頼した非契約事業者が実際に入力した情報を確認可能にさせている。図７は、その情報確認を要求した契約事業者に送信されるＷｅｂページの例を示している。
この要求が端末通信部１９によって受信された場合、受信された要求は端末通信部１９からＣＰＵ１１に出力される。ＣＰＵ１１に入力された要求は、振分制御部１１１を介して文書処理制御部１１４に渡される。
【0099】
それにより、このＷｅｂページは、文書処理制御部１１４によって生成され、振分制御部１１１を介して端末通信部１９に出力されることにより、契約事業者で使用される事業者端末に送信される。このＷｅｂページの生成には、企業登録情報、及び利用依頼設定情報が用いられる。なお、このＷｅｂページの送信を要求するための操作等についてのより詳細な説明は省略する。
【0100】
図７において、お客様コード、同意、及び受付日時の各項目の情報は、非契約事業者が入力した情報ではなく、企業登録部１１２、或いは文書処理制御部１１４により自動的に入力された情報である。受付日時は、非契約事業者が利用登録を行った日時である。例えば企業登録情報中の作成日時が受付日時として契約事業者に呈示される。同意は、非契約事業者が本サービスを利用するか否かを表す情報であり、図７中に表記の「はい」は、非契約事業者が本サービスを利用することを表している。この同意についての情報入力は、契約を望む事業者には求められない。利用依頼設定情報で利用が依頼された非契約事業者のうちで、利用登録を行っていない、或いは利用登録を行っていても、企業登録情報中の利用状態が本サービスを利用中となっていない非契約事業者は、同意の内容として「いいえ」が配置される。
【0101】
図７のようなＷｅｂページを表示させることにより、利用依頼設定情報を登録させた契約事業者は、本サービスを利用可能な非契約事業者だけでなく、本サービスの利用を望まない非契約事業者も確認することができる。それにより、契約事業者は、利用登録をしていない非契約事業者を含む各非契約事業者に対し、文書ファイルＤの交換を適切に行うことができる。
【0102】
各種設定情報の説明に戻る。
保管設定情報は、文書ファイルＤを個別保管領域ＳＡに保管するうえでの図６に示すような論理的な階層構造、例えばフォルダーの階層構造を指定する。この保管設定情報は、各事業者が夫々入力する情報である、この保管設定情報により、文書ファイルＤは、部署別、期間別、或いは／及び文書ファイルＤの種類（属性）別等により自動的に振り分けられて個別保管領域ＳＡに保管される。
保管設定情報は、文書ファイルＤを個別保管領域ＳＡに保管するうえでの図６に示すような論理的な階層構造、例えばフォルダーの階層構造を指定する。この保管設定情報は、各事業者が夫々入力する情報である、この保管設定情報により、文書ファイルＤは、部署別、期間別、或いは／及び文書ファイルＤの種類（属性）別等により自動的に振り分けられて個別保管領域ＳＡに保管される。
【0103】
契約事業者は、フォルダー別に、アクセス制限を設定することも可能である。アクセス制限を設定、つまりアクセスを可能にする従業員を制限するフォルダーには、例えばアクセス用ＩＤ、及びパスワードを設定することが可能となっている。このようなアクセス制限の設定も、保管設定情報により行うことができる。
【0104】
取込設定情報は、ＡＰサーバ１に文書ファイルＤの取り込みを自動的に行わせることを可能にする。そのために、取込設定情報では、取込保管領域３６、取り込みを行うタイミング、及び取り込んだ文書ファイルＤを送付可能にするタイミング等を指定可能になっている。自動的な取り込みが可能なのは、主文書の文書ファイルＤである。
【0105】
取込保管領域３６に保管する文書ファイルＤは、その内容の自動認識により送付先を特定するのを前提としている。そのため、取込設定情報では、文書ファイルＤの送付先の指定は想定していない。
【0106】
図６において、請求書ＤＳはこの自動認識が利用可能である。契約書ＤＫは、同じ契約書ＤＫを複数の異なる送付先に送付する可能性が考えられることもあり、自動認識を利用しない想定となっている。
【0107】
文書ファイルＤの交換における要望は、全ての事業者で一致するとは限らない。このことから、本サービスでは、各事業者に配信管理情報を登録させ、事業者による要望の違いに対応可能にしている。そのために、配信管理情報では、対象となる事業者毎に、その事業者の要望を指定可能になっている。
【0108】
図８は、配信管理情報の設定が可能なＷｅｂページの例を示す図である。
事業者が使用する事業者端末から配信管理情報の設定が要求された場合、この要求は端末通信部１９によって受信された後、振分制御部１１１を介して文書処理制御部１１４に渡される。それにより、図８に示すようなＷｅｂページ（画面）も、文書処理制御部１１４によって生成されて送信される。
事業者が使用する事業者端末から配信管理情報の設定が要求された場合、この要求は端末通信部１９によって受信された後、振分制御部１１１を介して文書処理制御部１１４に渡される。それにより、図８に示すようなＷｅｂページ（画面）も、文書処理制御部１１４によって生成されて送信される。
【0109】
このＷｅｂページには、お客様コード、会社名、配信種別、配信有効、及びユーザー作成済みの各項目が配置され、事業者毎に、各項目の内容が示されている。Ｗｅｂページは、各項目により、現在の配信管理情報の内容を事業者毎に表している。実際には、配信管理情報は、事業者別にまとめられ、配信管理情報群として管理される。
【0110】
お客様コード、及び会社名は、企業登録情報から自動入力されるのを想定した項目である。そのために、本サービスでは、企業登録情報が登録された事業者の検索機能を提供している。それにより、事業者には、検索機能によりヒットした事業者のうちから配信管理情報を追加する事業者、つまり本サービスを用いた文書ファイルＤの交換を新たに希望する事業者を選択可能にさせている。
【0111】
ユーザー作成済みの項目は、事業者が契約しているか否かを示している。図８は、全ての事業者が契約していることを表している。
配信種別、及び配信有効の項目は、文書ファイルＤの交換における事業者の要望を表す。この２つの項目は、事業者が入力する対象となる項目である。
配信種別、及び配信有効の項目は、文書ファイルＤの交換における事業者の要望を表す。この２つの項目は、事業者が入力する対象となる項目である。
【0112】
配信種別は、交換のための文書ファイルＤの配信方法を表す。その内容として表記の「Ｗｅｂ」は、ネットワークＮを介した文書ファイルＤの交換が指定されていることを表している。「郵送」は、郵送等により印刷物の形で文書ファイルＤの交換が指定されていることを表している。各事業者のこの項目の欄への情報入力は、例えばプルダウンメニューにより可能になっている。
【0113】
配信有効は、文書ファイルＤの交換に本サービスを利用するか否かを表す項目である。各事業者のこの項目の欄には、チェックボックスが配置されている。それにより、この欄への情報入力は、チェックボックスへのクリック操作により可能になっている。図８では、全ての事業者が本サービスを利用することを表している。
【0114】
通知管理情報は、主文書の文書ファイルＤが新たに発生した旨を送付先に通知するためのものである。本サービスでは、その通知はメールを用いて行われる。それにより、通知管理情報では、メールの本文に挿入するメッセージの雛形、及びそのメールを送信するタイミング等を指定可能になっている。
【0115】
通知に用いるメッセージは、文書ファイルＤの種類によって異ならせるのが望ましい。また、メールを送信すべきタイミングは、文書ファイルＤの取り込み方によって異ならせるのが望ましい。メールは、自動的に取り込む場合、文書ファイルＤを確認可能にするタイミングを考慮して送信させるのが望ましく、そうでない場合、文書ファイルＤの緊急度に応じて送信させるのが望ましいと云える。このようなことから、本サービスでは、文書ファイルＤの種別、及び取込方法別に、メッセージの雛形、及びメールを送信するタイミングを指定可能にしている。
【0116】
文書処理制御部１１４は、上記のような各種設定情報の入力に対応するための処理を行う。事業者が登録を指示した何れの設定情報も、文書処理制御部１１４から設定管理部１１７に渡され、設定管理部１１７により、設定情報格納部１８６に格納される。設定情報格納部１８６に格納されている設定情報は、文書処理制御部１１４の指示により、設定管理部１１７により読み出され、文書処理制御部１１４に渡される。それにより、事業者は、設定情報格納部１８６への設定情報の追加だけでなく、設定情報格納部１８６に格納されている設定情報を変更（更新）させることもできる。更新可能な設定情報は、例えば通知管理情報、取込設定情報、保管設定情報、及び配信管理情報である。
【0117】
文書処理制御部１１４は、取込設定情報に沿って、文書ファイルＤの自動的な取り込みを行う。また、事業者端末からの要求により、事業者端末からアップロードされる文書ファイルＤの取り込みを行う。文書処理制御部１１４は、そのような取り込み方法に応じて、処理、及び制御の内容を変更する。
【0118】
事業者端末からアップロードされる文書ファイルＤを取り込む場合、文書処理制御部１１４は、その文書ファイルＤの送付先（宛先）、及び保管条件等を指定可能な個別設定情報を事業者に入力させる。これは、事業者端末からアップロードされる文書ファイルＤに対する送付元（送信元）の要望は、常に同じであるとは限らないからである。言い換えれば、送信元の様々な要望に柔軟に対応できるようにするためである。事業者端末から送信された文書ファイルＤ、及び個別設定情報は、文書処理制御部１１４からデータ管理部１１５に渡される。
【0119】
保管条件としては、例えばダウンロードを可能にする期間、及びダウンロードが可能な回数等を指定することができる。それにより、送付元は、保管条件の指定を通して、文書ファイルＤの望ましくない送付が行われるのを回避させることが可能となる。
【0120】
データ管理部１１５は、文書処理制御部１１４からの文書ファイルＤをアクセス制御部１１８に渡し、指定する保管場所への文書ファイルＤの保管をＤＢサーバ２に要求させる。個別設定情報は、指定する保管場所の特定に用いられる。それにより、アクセス制御部１１８は、ＤＢ通信部２０を介して、文書ファイルＤとともに、指定する保管場所に文書ファイルＤを保管させるための要求をＤＢサーバ２に送信する。
【0121】
ＤＢサーバ２は、文書ファイルＤの保管用のストレージである記憶部２００を備えている。その記憶部２００には、事業者別に、文書ファイルＤの格納場所となる企業別格納部２０１が確保されている。ＤＢサーバ２は、受信した要求から特定される企業別格納部２０１に、受信した文書ファイルＤを格納する。
【0122】
アクセス制御部１１８は、データ管理部１１５の他に、文書処理制御部１１４の指示により、ＤＢ通信部２０を介したＤＢサーバ２へのアクセスを行う。その指示によりＤＢサーバ２から送信された文書ファイルＤは、その指示を行ったデータ管理部１１５、或いは文書処理制御部１１４に渡される。
【0123】
データ管理部１１５は、文書ファイルＤをＤＢサーバ２に保管させるとともに、その文書ファイルＤの管理用のパッケージ情報を生成し、生成したパッケージ情報を記憶部１８に確保されたパッケージ情報格納部１８３に格納する。文書ファイルＤの保管時に生成するパッケージ情報は、実体情報、及び保管情報である。文書ファイルＤの送信時には、更に配布情報がパッケージ情報として生成され、パッケージ情報格納部１８３に格納される。以降、パッケージ情報は、それらの情報の総称として用いる。
【0124】
図９は、文書ファイルの保管に係わる情報、及びその関係の例を説明する図である。
図９において、実体ファイルＪＦは、実際に保管されるファイルであり、文書ファイルＤは、実体ファイルＪＦの一例である。実体ファイルＪＦには、事業者が送信したメッセージを保存したファイルも含まれる。
図９において、実体ファイルＪＦは、実際に保管されるファイルであり、文書ファイルＤは、実体ファイルＪＦの一例である。実体ファイルＪＦには、事業者が送信したメッセージを保存したファイルも含まれる。
【0125】
パッケージ情報は、実際には実体ファイルＪＦを保管する前に生成される。実体情報ＪＩは、実体ファイルＪＦの直接的な管理のための情報である。この実体情報ＪＩには、例えば実体ファイルＩＤ、管理状態、保存場所、ファイル名、ファイルタイプ、ファイルサイズ、保存日時、及び更新日時等の情報が含まれる。
【0126】
実体ファイルＩＤは、実体ファイルＪＦを一意に識別可能な識別情報である。管理状態は、実体ファイルＪＦが存在するか否か、その実体ファイルＪＦの送付が有効か否か等を表す情報である。保存場所は、実体ファイルＪＦが実際に保管されている保存場所を表す情報である。これらは全て、データ管理部１１５によって生成される。
【0127】
個別設定情報ＫＳ、或いは保管設定情報ＨＳは、保存場所の特定のために参照される。参照されるのは、個別設定情報ＫＳは実体ファイルＪＦの送付元の事業者のものであり、保管設定情報ＨＳは、送付先の事業者のものである。自動認識により送付先を特定する場合、保管設定情報ＨＳが参照され、送付先の特定に自動認識が用いられない場合、個別設定情報ＫＳも併せて参照される。それにより、実体ファイルＪＦを保管すべき個別保管領域ＳＡ、その個別保管領域ＳＡ内の例えばフォルダーが決定される。
【0128】
ファイル名、ファイルタイプ、及びファイルサイズは全て、実体ファイルＪＦから取得される情報である。保存日時、及び更新日時はともに、データ管理部１１５によって追加される情報である。
【0129】
保管情報ＡＩは、実体ファイルＪＦの保管、及び交換を管理するための情報である。この保管情報ＡＩには、例えば保管情報ＩＤ、実体ファイルＩＤ、送付元企業コード、送付先企業コード、登録日時、登録ユーザーＩＤ、保管期間、保管期限日時、公開予定日時、公開期限日時、及び取得上限回数等の情報が含まれる。
【0130】
保管情報ＩＤは、保管情報ＡＩを一意に識別可能な識別情報である。実体ファイルＩＤは紐付けられた、つまり対応付けられた実体情報ＪＩに格納されている実体ファイルＩＤである。送付元企業コードは、実体ファイルＪＦの送付元である事業者のお客様コードである。送付先企業コードは、実体ファイルＪＦをダウンロード可能にする事業者のお客様コードである。登録日時は、保管情報ＡＩを生成した日時である。登録ユーザーＩＤは、実体ファイルＪＦを実際に取り込んだ事業者のお客様コードである。通常、登録ユーザーＩＤは、送付元企業コードと一致する。保管期間は、保管情報ＡＩを保管すべき期間である。保管期限日時は、保管情報ＡＩの廃棄が可能となる日時である。公開予定日時は、実体ファイルＪＦのダウンロードを可能にする予定の日時である。公開期限日時は、実体ファイルＪＦのダウンロードを不可にする日時である。取得上限回数は、実体ファイルＪＦのダウンロードが可能な回数である。
【0131】
送付元企業コード、及び登録ユーザーＩＤは、実体ファイルＪＦの取り込み時、自動的に特定される。送付先企業コードは、実体ファイルＪＦが事業者端末から取り込んだ場合、個別設定情報ＫＳから特定される情報である。保管期間、保管期限日時、公開予定日時、公開期限日時等、及び取得上限回数も、個別設定情報ＫＳにより指定可能である。
【0132】
送付元企業コード、登録ユーザーＩＤ、及び送付先企業コードは、企業マスターＫＭ、或いは企業登録情報ＫＴを参照して特定される。図９では、企業登録情報ＫＴを１つのみ示しているが、実際に参照されるのは２つ以上の企業登録情報ＫＴの場合もある。
【0133】
自動的に実体ファイルＪＦを取り込んだ場合、送付先企業コードは自動認識により特定可能な情報となる。保管期間、保管期限日時、公開予定日時、公開期限日時等、及び取得上限回数は、保管設定情報ＨＳにより指定可能な情報である。そのため、それらは全て、保管設定情報ＨＳを参照して決定される。
【0134】
保管情報ＡＩには、上記のような情報が含まれる。それにより、紐付けられた実体情報ＪＩが特定可能であり、その実体情報ＪＩの参照により、紐付けられた実体ファイルＪＦも特定可能となっている。送付元の事業者のお客様モードが送付元企業コードとして含めることにより、送付元の事業者には、自身が送付の実体ファイルＪＦが実際に適切に取り込まれているか否かの確認を可能にさせている。その確認は、送付先の事業者が保管設定情報で指定の論理構造に沿って行うことも可能である。
【0135】
配布情報ＤＩは、実体ファイルＪＦのダウンロードによって生成されるか、或いはそのダウンロードに備えて作成される情報であり、ダウンロードによる実体ファイルＪＦの配布の管理に用いられる。この配布情報ＤＩには、例えば配布情報ＩＤ、保管情報ＩＤ、受信状態、送付元企業コード、送付先企業コード、配布日時、取得回数、登録日時、及び更新日時等の情報が含まれる。
【0136】
これらの情報において、配布情報ＩＤは、配布情報ＤＩを一意に識別可能な識別情報である。保管情報ＩＤは、この配布情報ＤＩに紐付けられた保管情報ＡＩに格納されている保管情報ＩＤである。配布情報ＤＩに対応付けられた保管情報ＡＩは、この保管情報ＩＤによって特定可能となっている。
【0137】
受信状態は、送付先による実体ファイルＪＦの受信状態を表す情報であり、ダウンロードが行われたか否かは受信状態により確認することができる。配布日時は、実体ファイルＪＦが最後にダウンロードされた日時である。取得回数は、実体ファイルＪＦが実際にダウンロードされた回数である。登録日時は、配布情報ＤＩが登録された日時である。更新日時は、配布情報ＤＩが更新された日時である。配布情報ＤＩでは、実体ファイルＪＦのダウンロードにより配布日時が更新されることから、通常、更新日時は配布日時と一致する。
【0138】
上記のように、本サービスでは、送付元が実体ファイルＪＦのダウンロード回数の上限を設定可能にしている。このようなダウンロードの制限は、配布情報ＤＩを用いて実現される。ダウンロード回数の上限自体は、取込設定情報、及び個別設定情報ＫＳの両方で指定可能である。
【0139】
操作記録情報ＫＩは、各実体ファイルＪＦへのダウンロードを含む各種操作を確認可能にするために用意された情報である。この操作記録情報ＫＩには、例えば記録ＩＤ、及び作成日時の他に、実体ファイルＪＦに対して行われた操作の内容を表す操作内容情報が、実体ファイルＪＦに対して行われた操作毎に格納される。操作内容情報としては、例えば操作日時、操作種別、及び保存情報ＩＤ等の情報が含まれる。
【0140】
操作日時は、実体ファイルＪＦへの管理上の操作が行われた日時である。保存情報ＩＤは、操作が行われた実体ファイルＪＦを一意に識別可能にする。操作種別は、行われた操作の種類を表す情報である。操作の種類には、実体ファイルＪＦのダウンロードの他に、実体ファイルＪＦの保管等も含まれる。
【0141】
本サービスでは、実体ファイルＪＦの保管により、実体情報ＪＩ、保管情報ＡＩ、及び配布情報ＤＩをパッケージ情報として生成して保管し、操作記録情報ＫＩを更新する。配布情報ＤＩ、及び操作記録情報ＫＩは、保管した実体ファイルＪＦへの操作により、必要に応じて更新する。それにより、実体ファイルＪＦを送付する側の要望に沿った形でダウンロードできるようにしている。
【0142】
パッケージ情報、及び操作記録情報ＫＩの生成、及び更新は、データ管理部１１５によって行われる。記憶部１８には、パッケージ情報の保管用のパッケージ情報格納部１８３の他に、操作記録情報ＫＩの保管用の操作記録情報格納部１８４が確保されている。それにより、データ管理部１１５は、記憶部１８にアクセスして、生成、若しくは更新したパッケージ情報、若しくは操作記録情報を保管する。
【0143】
データ管理部１１５は、事業者別、及び属性別に、ダウンロード可能な文書ファイルＤを表すオブジェクトリストを生成し、記憶部１８のオブジェクトリスト格納部１８５に保管する。そのオブジェクトリストは、例えばダウンロード可能な文書ファイルＤ毎に、保管情報ＡＩ中の保管情報ＩＤ、実体ファイルＩＤ、送信者企業コード、受信者企業コード、公開期限日時、及び取得上限回数等の情報がまとめられたファイルである。ダウンロード可能な文書ファイルＤの保管、或いはダウンロードを不可能にした文書ファイルＤの発生により、データ管理部１１５は、対応するオブジェクトリストを更新する。
【0144】
文書処理制御部１１４は、必要な情報をデータ管理部１１５に渡し、パッケージ情報の生成、或いは更新を指示する。また、データ管理部１１５を通して、必要なパッケージ情報、或いは保管設定情報ＨＳを取得し、取得した情報を用いた制御を行う。それにより、文書処理制御部１１４は、実体ファイルＪＦの取り込み、取り込んだ実体ファイルＪＦの管理、ダウンロードを含む実体ファイルＪＦへの送付元の要望に沿った操作、等を行う。
【0145】
パッケージ情報は、実体ファイルＪＦと組み合わされ、実体ファイルＪＦを管理するうえで必須の情報である。そのため、パッケージ情報の格納用のパッケージ情報格納部１８３は、各個別保管領域ＳＡで共有させた保管領域となっている。つまり各個別保管領域ＳＡは、パッケージ情報格納部１８３と、記憶部２００に確保された各企業別格納部２０１とにより実現されるものとなっている。各個別保管領域ＳＡは、それぞれ論理的に分割された１つ以上の領域であっても良く、物理的に分割された１つ以上の領域、或いはストレージであっても良い。
【0146】
事業者端末から送信された文書ファイルＤを取り込んだ場合、文書処理制御部１１４は、文書ファイルＤとともに、個別設定情報ＫＳ、及び例えばログイン時に特定したお客様コードをデータ管理部１１５に渡す。それにより、データ管理部１１５は、個別設定情報ＫＳで指定された送付先の保管設定情報ＨＳを参照して、文書ファイルＤの保管場所を決定し、決定した保管場所への文書ファイルＤの保管を、アクセス制御部１１８によりＤＢサーバ２に行わせる。その一方、データ管理部１１５は、更に企業マスターＫＭ、及び企業登録情報ＫＴを参照し、実体情報ＪＩ、及び保管情報ＡＩを少なくとも生成し、操作記録情報ＫＩを更新する。
【0147】
文書処理制御部１１４は、取込タイミング設定情報を参照し、その取込設定情報で指定された取込保管領域３６へのアクセスを行い、取り込む対象となる文書ファイルＤの有無を確認する。それにより、文書処理制御部１１４は、取り込むべき文書ファイルＤを確認できた場合、その文書ファイルＤを読み出すことで取り込み、取り込んだ文書ファイルＤを自動分割部１１６に渡す。
【0148】
自動分割部１１６は、送付先の自動認識により、送付先が異なる文書ファイルＤが複数、集約された集約文書ファイルＤを送付先別に分割する。それにより、文書ファイルＤが集約文書ファイルＤであった場合、自動分割部１１６は、集約文書ファイルＤを送付先の数の分割文書ファイルＤに分割してデータ管理部１１５に渡す。このとき、例えば、送付先を示す情報も併せてデータ管理部１１５に渡される。集約文書ファイルＤは、主文書の文書ファイルＤである。
【0149】
データ管理部１１５は、事業者端末から送信された文書ファイルＤの場合と同様に、送付先に対応する保管設定情報ＨＳを参照して、各文書ファイルＤの保管場所を決定し、決定した保管場所に文書ファイルＤをそれぞれ保管させる。文書ファイルＤ毎に、パッケージ情報を生成するとともに、文書ファイルＤの数分の操作内容情報を操作記録情報ＫＩに追加する。
【0150】
自動分割部１１６は、具体的には、送付先が異なる複数の請求書がまとめられた集約文書ファイルＤの分割文書ファイルＤへの分割を以下のようにして行う。
文書には、その文書の種類を表す文字列が存在するのが普通である。その文字列とは、例えば請求書ＤＳでは「請求書」である。その請求書ＤＳでは、請求書ＤＳを発行した日付である請求日、及び請求書ＤＳの送付先（請求先）をそれぞれ表す文字列が存在するのが普通である。本サービスでは、このことに着目し、自動認識による集約文書ファイルＤの分割を行うようにしている。
文書には、その文書の種類を表す文字列が存在するのが普通である。その文字列とは、例えば請求書ＤＳでは「請求書」である。その請求書ＤＳでは、請求書ＤＳを発行した日付である請求日、及び請求書ＤＳの送付先（請求先）をそれぞれ表す文字列が存在するのが普通である。本サービスでは、このことに着目し、自動認識による集約文書ファイルＤの分割を行うようにしている。
【0151】
そのために、本サービスでは、自動認識、つまり文字認識を利用する。その文字認識により、文書の種類を特定するうえでキー、つまり識別情報となる可能性のある文字列を抽出し、抽出した文字列の認識結果、その配置、及び位置関係を考慮し、文書の種類、及び他の文書との境界を特定する。この結果、例えば同じページに属性を表す「請求書」或いはその同義語と解釈可能な文字列の他に、請求日、及び送付先とそれぞれ解釈される文字列が配置されていることが確認できた場合、そのページから始まる文書は請求書ＤＳと判定される。それにより、データ管理部１１５は、送付先、請求日、及び属性から分割文書ファイルＤの保管場所を決定し、決定した保管場所に分割文書ファイルＤを保管させることができる。
この請求書ＤＳの最後のページは、集約文書ファイルＤの最後のページか、或いは続いて特定された別の文書の直前のページである。本サービスでは、送付先を一意に特定できるように、送付先と想定する文字列はお客様コードを表す文字列としている。
この請求書ＤＳの最後のページは、集約文書ファイルＤの最後のページか、或いは続いて特定された別の文書の直前のページである。本サービスでは、送付先を一意に特定できるように、送付先と想定する文字列はお客様コードを表す文字列としている。
【0152】
請求書ＤＳは、送付先によって形式が異なるのが普通である。形式を統一させるためには、送付先として考えられる各事業者の了承を得る必要がある。そのため、了承を得なければならない事業者が多いような場合、非常に煩雑な作業を行わなければならない。このような不都合が考えられることから、本サービスでは、請求書ＤＳを含め、各種文書の形式の統一は求めないようにしている。文字認識を利用し、文書の識別情報となる文字列の抽出を通して、形式の統一を不要とさせている。各種文書の形式の統一は求めないことから、本サービスを利用する事業者にとっては、本サービスの利用に伴う影響はより小さいものとなる。
【0153】
文書処理制御部１１４は、自動的に文書ファイルＤを取り込んだ場合、文書ファイルＤの送付先毎に、ダウンロードの対象となる文書ファイルＤが発生した旨を通知するメッセージを本文に挿入させたメールを生成させて送信させる。メールの生成は、文書処理制御部１１４の指示により、通知制御部１１９が行う。
【0154】
メールの本文に挿入させるメッセージは、上記のように、取込設定情報により指定される。そのために、取込設定情報には、例えばメッセージの雛形が格納されたファイルの保存先を示す情報が含まれる。文書処理制御部１１４は、その情報により、メッセージの雛形を例えば記憶部１８から読み出して通知制御部１１９に渡す。取込設定情報からメールの送信タイミングを特定し、その送信タイミングを通知制御部１１９に指定する。また、データ管理部１１５から、送付先別に、企業登録情報ＫＴを取得し、取得した企業登録情報ＫＴ中からメールアドレス、登録名、及び部署名等の情報を抽出する。これら抽出された情報は全て、通知制御部１１９に渡される。この結果、通知制御部１１９は、送付先毎に、メッセージの雛形に登録名、及び部署名を加えたメッセージを本文に挿入させたメールを生成する。生成した各メールは、文書処理制御部１１４が指定したタイミングで通知制御部１１９から振分制御部１１１を介して端末通信部１９に出力されることにより、対応する送付先宛てに送信される。
【0155】
なお、自動分割部１１６には、文字認識を利用し、複数の分割文書ファイルＤを１ファイルにまとめる結合を必要に応じて行わせるようにしても良い。これは、取込タイミング設定情報で指定されるタイミングで取り込まれる集約文書ファイルＤから、送付先が同じ分割文書ファイルＤが複数、分割されることがあり得るからである。そのような分割文書ファイルＤを結合させて集約文書ファイルＤとすることにより、送付先の事業者は、１つの集約文書ファイルＤのダウンロードにより、全ての分割文書ファイルＤの内容を確認できるようになる。そのため、送付先の事業者にとっては、利便性が向上するとともに、全ての分割文書ファイルＤの内容をより確実に確認できるようになる。送付元の事業者にとっては、郵便で請求書ＤＳを送付させる場合、郵便物が複数になることが回避できることから、郵便料金を最低限に抑えられるようになる。
【0156】
取込タイミング設定情報により、文書ファイルＤは、定めた期間毎に自動的に取り込まれるようにすることができる。事業者間では、定めた期間毎に文書の交換が行われることが多い。例えばＢ社ＣＢのような商品Ｐを販売する受注側企業の大部分は、販売先毎に、定めた期間分に販売した商品Ｐの代金の支払いを求めるようにしているのが普通である。具体的には、例えば月毎に代金の支払いを求めるようにしているのが普通である。これは、商品Ｐを販売する取り引き毎に代金の支払いを求めるような場合、受注側企業の請求のための作業が煩雑化するだけでなく、発注側企業の支払いのための作業が繁雑化するからである。
【0157】
定めた期間毎に商品Ｐの代金を請求する場合、受注側企業は、最低、１請求書ＤＳを作成すれば良いことになる。しかし、商品Ｐの種類が多い、商品Ｐを販売した回数が多い、といったような場合、１請求書ＤＳの作成には煩雑な作業が必要になる。これは、１請求書ＤＳの情報量が大きく、１請求書ＤＳに記すべき情報の収集、及び記した情報の確認等にそれぞれ多くの作業が必要になるためである。このことから、請求先が同じ事業者であっても、支払いを求める代金が確定する毎に、例えば１取り引き毎に、その代金を請求するための請求書ＤＳが作成されるのが普通となっている。結果、集約文書ファイルＤから、送付先が同じ分割文書ファイルＤが複数、分割されることが多いのが実状となっている。このことは、より質の高いサービスを提供するうえで、複数の分割文書ファイルＤをまとめて集約文書ファイルＤ化することは非常に有効であることを意味する。
【0158】
まとめられた分割文書ファイルＤは１文書ファイルＤとして扱われることから、まとめる分割文書ファイルＤは、送付先が一致しているのが前提となる。しかし、送付先の他に、まとめる分割文書ファイルＤが満たすべき条件を設定しても良い。その条件は、文書の種類（属性）、日付、及び取引番号のうちの一つ以上により、設定するようにしても良い。取引番号は、取り引きを一意に識別可能な識別情報であり、取り引きに係わる何れかの事業者によって割り当てられる。
その条件は、サービス提供会社ＷＡ側が設定しても良いが、事業者が任意に設定可能にしても良い。つまり、例えば事業者が任意の内容を設定可能な設定情報として、分割文書ファイルＤの結合のための設定情報を用意しても良い。送付先の特定では、少なくともお客様コードを用いるのが望ましい。そのお客様コードに加え、例えばメールアドレス、住所、及び部署名のうちの１つ以上を組み合わせても良い。
その条件は、サービス提供会社ＷＡ側が設定しても良いが、事業者が任意に設定可能にしても良い。つまり、例えば事業者が任意の内容を設定可能な設定情報として、分割文書ファイルＤの結合のための設定情報を用意しても良い。送付先の特定では、少なくともお客様コードを用いるのが望ましい。そのお客様コードに加え、例えばメールアドレス、住所、及び部署名のうちの１つ以上を組み合わせても良い。
【0159】
図１０は、文書処理制御部によって実行される自動文書取込処理の例を示すフローチャートである。
文書処理制御部１１４は、取込設定情報を参照して、対象となる文書ファイルＤの取り込みを自動的に行う場合、図１０に例を示す自動文書取込処理を実行する。この自動文書取込処理は、例えば定められた期間が経過する毎に、或いは定めたタイミングが到来する毎に実行される処理である。ここで、図１０を参照して、その自動文書取込処理について詳細に説明する。処理を実行する主体は、文書処理制御部１１４を想定する。
文書処理制御部１１４は、取込設定情報を参照して、対象となる文書ファイルＤの取り込みを自動的に行う場合、図１０に例を示す自動文書取込処理を実行する。この自動文書取込処理は、例えば定められた期間が経過する毎に、或いは定めたタイミングが到来する毎に実行される処理である。ここで、図１０を参照して、その自動文書取込処理について詳細に説明する。処理を実行する主体は、文書処理制御部１１４を想定する。
【0160】
先ず、ステップＳ１１では、文書処理制御部１１４は、設定情報格納部１８６に格納されている取込設定情報を読み出す。続くステップＳ１２では、文書処理制御部１１４は、読み出した取込設定情報のうちの１つを選択する。その後はステップＳ１３に移行して、文書処理制御部１１４は、選択した取込設定情報が指定する取込タイミングが到来したか否か判定する。現在日時が、その取込タイミングから特定される日時以降であった場合、取込タイミングが到来したとして、ステップＳ１３の判定はＹＥＳとなってステップＳ１４に移行する。そうでない場合、ステップＳ１３の判定はＮＯとなってステップＳ２０に移行する。
【0161】
ステップＳ１４では、文書処理制御部１１４は、取込設定情報が取込保管領域３６として指定する対象フォルダー内に保管されたファイルを確認する。次に移行するステップＳ１５では、文書処理制御部１１４は、取込対象となる文書ファイルＤが対象フォルダー内にあったか否か判定する。対象となる文書ファイルＤが１つ以上、対象フォルダー内に存在する場合、ステップＳ１５の判定はＹＥＳとなってステップＳ１６に移行する。そうでない場合、つまり対象となる文書ファイルＤが存在しなかった場合、ステップＳ１５の判定はＮＯとなってステップＳ２０に移行する。
【0162】
ステップＳ１６では、文書処理制御部１１４は、対象となる文書ファイルＤを読み出すことにより取り込む。続くステップＳ１７では、文書処理制御部１１４は、取り込んだ文書ファイルＤを自動分割部１１６に渡し、自動認識による送付先別の文書ファイルＤの分割を指示する。一方のデータ管理部１１５には、送付先別の文書ファイルＤの保管を指示する。その指示により、各文書ファイルＤはデータ管理部１１５により自動的に仕分けられ、企業別格納部２０１に格納される。このようにして、ステップＳ１７では、文書処理制御部１１４は、取り込んだ文書ファイルＤを自動的に仕分けして保管させるための処理を行う。
【0163】
次に移行するステップＳ１８では、文書処理制御部１１４は、パッケージ情報の生成をデータ管理部１１５に指示する。続くステップＳ１９では、文書処理制御部１１４は、保管された文書ファイルＤ毎に、その文書ファイルＤの送付先となる事業者宛のメール送信のための設定を通知制御部１１９に対して行う。それにより、通知制御部１１９は、文書ファイルＤが取り込まれた事業者が設定した取込設定情報の内容に沿って、ダウンロード可能な文書ファイルＤが発生した旨を通知するメールを文書ファイルＤ毎に生成する。
【0164】
その後に移行するステップＳ２０では、文書処理制御部１１４は、他に選択している取込設定情報があるか否か判定する。未選択の取込設定情報が存在する場合、ステップＳ２０の判定はＹＥＳとなって上記ステップＳ１２に戻る。それにより、未選択の取込設定情報のうちの１つが新たに選択される。一方、未選択の取込設定情報が存在しない場合、ステップＳ２０の判定はＮＯとなり、ここで自動文書取込処理が終了する。
【0165】
この自動取込処理の実行によって取り込まれた文書ファイルＤの配信、つまり送付は、配信管理情報によって管理される。その配信管理情報では、図８に示すように、印刷物での文書ファイルＤの送付も設定可能である。印刷物での送付のための文書ファイルＤの印刷は、例えばステップＳ１７で文書処理制御部１１４に行わせるようにしても良い。その印刷は、データ管理部１１５に対し、配信管理情報を参照しての印刷を指示することにより、データ管理部１１５に行わせることができる。その指示により、データ管理部１１５は、文書ファイルＤ毎に、印刷の必要性の有無を判定し、その判定結果に応じて印刷を行わせる。
【0166】
印刷を行わせる場合、データ管理部１１５は、例えば文書ファイルＤからイメージデータを生成し、印刷を指示するコマンドとともに、生成したイメージデータをアクセス制御部１１８に渡す。その結果、イメージデータは、アクセス制御部１１８、及びＤＢ通信部２０を介してプリンタ５に送信され、プリンタ５によって紙媒体等に印刷される。
【0167】
なお、文書ファイルＤの印刷は、オペレータの指示により行わせるようにしても良い。例えば文書ファイルＤが保管された保管場所の指定は、文書ファイルＤの属性の指定に相当する。対象期間の指定により、指定された保管場所に保管された文書ファイルＤのうち、その対象期間内に保管された文書ファイルＤは、実体情報ＪＩ、及び保管情報ＡＩの参照により特定することができる。このようなことから、オペレータは、印刷を望む文書ファイルＤを任意のタイミングで印刷させることができる。オペレータの指示は、図４に示す入力部１７への操作により可能にしても良いが、ＡＰサーバ１にＬＡＮを介して接続させた端末により可能にしても良い。端末による指示を可能にする場合、その端末からの要求はＤＢ通信部２０により受信され、アクセス制御部１１８を介して文書処理制御部１１４に渡されることになる。
【0168】
集約文書ファイルＤは、事業者端末から送信される場合もありうる。このことから、個別設定情報ＫＳでは、自動認識による送付先の特定を有効にするか否か、送付を有効にするタイミング、等を指定可能にしても良い。そのような指定を可能にした場合、文書ファイルＤを取り込む際に実行する処理は、上記自動取込処理と同じようなものとなる。
【0169】
以降は、図１１～図１４に示す各説明図を参照し、文書処理制御部１１４、及びデータ管理部１１５が実行する処理について更に説明する。
図１１は、事業者端末から送信された文書ファイルを取り込む場合に、文書処理制御部、及びデータ管理部がそれぞれ実行する処理を説明する図である。
図１１は、事業者端末から送信された文書ファイルを取り込む場合に、文書処理制御部、及びデータ管理部がそれぞれ実行する処理を説明する図である。
【0170】
図１１では、便宜的に、事業者端末から文書ファイルＤを送信させるユーザーを送信者ＵＳと示し、その送信者ＵＳから文書ファイルＤが直接、文書処理制御部１１４に取り込まれるように表している。送信者ＵＳは、受注側企業３、及び発注側企業４のうちの何れの従業員であり、そのうちの一方のみに限定されない。文書ファイルＤは、「保管物ＨＢ」と表している。また、図１１中の１～５の数字は、その数字に続けて記載の動作が行われる順序を表している。例えば「１．登録リクエスト」は、数字が先頭に付した動作のうちで最初に行われる動作を表している。ここでは、数字の順序に沿って説明する。
【0171】
送信者ＵＳは、文書ファイルＤである保管物ＨＢを指定するとともに、個別設定情報ＫＳの入力を行い、登録を指示する。その指示により、文書処理制御部１１４に対して登録リクエストが行われ、例えば個別設定情報ＫＳとともに、文書ファイルＤが送信され、文書処理制御部１１４に取り込まれる。図１１に示す情報である宛先ＡＳ、及び保管条件ＨＪはともに、個別設定情報ＫＳに含まれる情報である。送信元ＢＭは、例えば事業者端末を表す情報であり、この情報は、送信者ＵＳのログイン時、お客様コードと紐付けられている。
【0172】
文書処理制御部１１４は、取り込んだ保管物ＨＢ、送信元ＢＭ、及び個別設定情報ＫＳをデータ管理部１１５に渡し、保管物ＨＢの保管を指示する。その指示により、データ管理部１１５は、宛先ＡＳを用いた引当、つまり企業マスターＫＭ、及び各企業登録情報ＫＴのうちから宛先ＡＳに対応する事業者の情報を抽出する。また、宛先ＡＳに対応する保管設定情報ＨＳも抽出する。データ管理部１１５は、企業マスターＫＭ、或いは企業登録情報ＫＴから抽出した情報、個別設定情報ＫＳ、及び保管設定情報ＨＳを参照して、保管物ＨＢの保管場所を決定するとともに、実体情報ＪＩ、及び保管情報ＡＩを生成する。このとき、保管情報ＩＤ１２１、及び実体ファイルＩＤ等も生成される。
【0173】
データ管理部１１５は、実体情報ＪＩ、及び保管情報ＡＩのパッケージ情報を生成した後、保管物ＨＢをその属性に対応するオブジェクトリストＯＬに登録する。このオブジェクトリストＯＬは、宛先ＡＳから特定されるオブジェクトリストＯＬである。その登録後、データ管理部１１５は、宛先ＡＳに対応する個別保管領域ＳＡに、保管物ＨＢ、及びパッケージ情報を保管する。その保管を行った後には、データ管理部１１５は、保管物ＨＢを保管した操作による操作内容情報を生成し、操作記録情報ＫＩに追加する。そのようにして、保管物ＨＢを保管した操作を履歴として記録する。
【0174】
保管物ＨＢが主文書の文書ファイルＤであった場合、例えば操作内容情報を操作記録情報ＫＩが追加された後、文書処理制御部１１４は、保管物ＨＢの送付先宛に、その保管物ＨＢが新たに登録された旨を通知するためのメールを送信させる。そのために、通知制御部１１９には、送付先の法人名、担当者名、及びメールアドレス、並びにメッセージの雛形、及び送信タイミングを指定する情報等を渡す。
【0175】
図１２は、登録された文書ファイルを送付先が取得する場合に、文書処理制御部、及びデータ管理部がそれぞれ実行する処理を説明する図である。
図１２では、図１１と同様に、事業者端末に文書ファイルＤを取得させるユーザーを受信者ＵＪと示し、その受信者ＵＪが保管物ＨＢを直接、文書処理制御部１１４から受信するように表している。受信者ＵＪも、送信者ＵＳと同じく、受注側企業３、及び発注側企業４のうちの何れの従業員であり、そのうちの一方のみに限定されない。また、図１２中の１～６の数字は、その数字に続けて記載の動作が行われる順序を表している。例えば「１．一覧取得リクエスト」は、数字が先頭に付した動作のうちで最初に行われる動作を表している。ここでも、数字の順序に沿って説明する。
図１２では、図１１と同様に、事業者端末に文書ファイルＤを取得させるユーザーを受信者ＵＪと示し、その受信者ＵＪが保管物ＨＢを直接、文書処理制御部１１４から受信するように表している。受信者ＵＪも、送信者ＵＳと同じく、受注側企業３、及び発注側企業４のうちの何れの従業員であり、そのうちの一方のみに限定されない。また、図１２中の１～６の数字は、その数字に続けて記載の動作が行われる順序を表している。例えば「１．一覧取得リクエスト」は、数字が先頭に付した動作のうちで最初に行われる動作を表している。ここでも、数字の順序に沿って説明する。
【0176】
受信者ＵＪは、例えば抽出条件ＹＣを指定して、その抽出条件ＹＣを満たす保管物ＨＢの一覧の表示を指示する。その指示により、指定された抽出条件ＹＣとともにコマンドが送信される結果、文書処理制御部１１４に対して一覧取得リクエストが行われる。そのコマンドにより、文書処理制御部１１４は、抽出条件ＹＣとともに、そのコマンドを受信した受信者ＵＪを表す情報である受信者情報ＵＳＪをデータ管理部１１５に渡す。ここでは、便宜的に、受信者情報ＵＳＪはお客様コードと想定する。
【0177】
データ管理部１１５は、受信者情報ＵＳＪ、及び抽出条件ＹＣにより特定されるオブジェクトリストＯＬをオブジェクトリスト格納部１８５から読み出す。読み出したオブジェクトリストＯＬに登録された保管物ＨＢのうちから、抽出条件ＹＣを満たす保管物ＨＢを更に抽出する。その後、データ管理部１１５は、抽出した保管物ＨＢの一覧を示す保管物リストＨＬを作成する。オブジェクトリストＯＬに登録された保管物ＨＢのうちからの保管物の抽出には、必要に応じてパッケージ情報も参照される。
【0178】
生成された保管物リストＨＬは、文書処理制御部１１４に渡される。文書処理制御部１１４は、例えば渡された保管物リストＨＬを配置させたＷｅｂページを作成し、作成したＷｅｂページを受信者ＵＪに送信する。そのＷｅｂページは、一覧で著す保管物ＨＢの選択、及び選択した保管物ＨＢのダウンロードを指示可能なものである。
【0179】
図１３は、保管物の選択、及び選択した保管物のダウンロードが可能なＷｅｂページの画面例を示す図である。
このＷｅｂページには、図１３に示すように、表形式で選択、及びダウンロードが可能な保管物ＨＢの情報が配置されている。その情報には、ファイル名、ダウンロード、フォルダー、及び配信日時が含まれる。ファイル名は、保管物ＨＢのファイル名であり、フォルダーは、保管物ＨＢが保管されたフォルダーへのパスを表している。例えばファイル名が「一括請求書202009-5.PDF」の行のフォルダーは「一括請求書／２０２０年／９月」となっている。それにより、このファイル名の保管物ＨＢは、フォルダー「一括請求書」フォルダー内にサブフォルダーとして存在するの「２０２０年」フォルダー内のサブフォルダーである「９月」フォルダー内に保管されていることを表している。
このＷｅｂページには、図１３に示すように、表形式で選択、及びダウンロードが可能な保管物ＨＢの情報が配置されている。その情報には、ファイル名、ダウンロード、フォルダー、及び配信日時が含まれる。ファイル名は、保管物ＨＢのファイル名であり、フォルダーは、保管物ＨＢが保管されたフォルダーへのパスを表している。例えばファイル名が「一括請求書202009-5.PDF」の行のフォルダーは「一括請求書／２０２０年／９月」となっている。それにより、このファイル名の保管物ＨＢは、フォルダー「一括請求書」フォルダー内にサブフォルダーとして存在するの「２０２０年」フォルダー内のサブフォルダーである「９月」フォルダー内に保管されていることを表している。
【0180】
また、ダウンロードは、対応する保管物ＨＢのダウンロードが行われたか否かを示す。図１３に表記の「未」は、ダウンロードが行われていないことを表している。ダウンロードが行われた保管物ＨＢでは、「未」の代わりに「済」が配置される。配信日時は、保管物ＨＢの配信が可能になった日時を表す。
【0181】
各行には、チェックボックスが配置されている。このチェックボックスは、ダウンロードする保管物ＨＢを選択するためのものである。Ｗｅｂページには、図１３に示すように、ダウンロードを指示するためのボタンとして、文字列「一括ダウンロード」が配置されたボタンが配置されている。また、各ファイル名は何れも、保管物ＨＢへのリンク情報が埋め込まれたリンクボタンとなっている。それにより、保管物ＨＢのダウンロードは、何れかのファイル名をクリック操作するか、或いは１つ以上のチェックボックスを操作してチェックマークを表示させた後、「一括ダウンロード」ボタンをクリック操作することで行えるようになっている。チェックマークが一つも表示されていない状態で「一括ダウンロード」ボタンがクリック操作された場合、情報が配置された全ての保管物ＨＢのダウンロードが行われる。
【0182】
ファイル名、或いは「一括ダウンロード」ボタンのクリック操作が行われた場合、そのことが文書処理制御部１１４に通知される。その通知により、文書処理制御部１１４は、図１３に示すように、実際にダウンロードを行っても良いか否かを受信者ＵＪに確認するためのポップアップＰＵ１を表示させる。そのポップアップＰＵ１には、ダウンロードの実行を指示するための「ＯＫ」ボタン、及びそのダウンロードのキャンセルを指示するための「キャンセル」ボタンが配置されている。それにより、受信者ＵＪには、その２つのボタンのうちの一方のクリック操作を行わせる。このことから、文書処理制御部１１４は、実際には、受信者ＵＪが「ＯＫ」ボタンのクリック操作を行ったことが確認できた後、指定された保管物ＨＢをダウンロードする。
【0183】
保管物ＨＢのダウンロードを指示するための操作がＷｅｂページ上で行われた場合、ダウンロードを要求するコマンドとともに、選択状態となっている保管物ＨＢを示す情報がオブジェクト取得リクエストとして受信者ＵＪから送信される。そのリクエストにより、文書処理制御部１１４は、保管物ＨＢを示す情報をデータ管理部１１５に渡し、その情報で指定される保管物ＨＢの抽出を指示する。この結果、データ管理部１１５は、個別保管領域ＳＡにファイルとして保管された保管物ＨＢを抽出し、文書処理制御部１１４に渡す。それにより、受信者ＵＪに、受信者ＵＪが指定した保管物ＨＢが文書処理制御部１１４によりダウンロードされる。
【0184】
データ管理部１１５は、ダウンロードの対象となる保管物ＨＢを文書処理制御部１１４に渡す一方、その保管物ＨＢのダウンロードにより、配布情報ＤＩを新たに作成するか、或いは更新する。作成した、或いは更新した配布情報ＤＩは、個別保管領域ＳＡに保管する。
【0185】
保管物ＨＢのダウンロードが１回目のものであった場合、配布情報ＤＩが新たに作成され、そのダウンロードが２回目以降のものであった場合、既存の配布情報ＤＩの更新が行われる。配布情報ＤＩの更新では、ダウンロード回数がインクリメントされる。それにより、配布情報ＤＩは、対応する保管物ＨＢのダウンロードが行われた状況を確認可能にする。
【0186】
データ管理部１１５は、配布情報ＤＩの作成、或いは更新を行った後、保管物ＨＢをダウンロードする操作により、操作内容情報を作成し、作成した操作内容情報を操作記録情報ＫＩに追加する。それにより、保管物ＨＢがダウンロードされた操作を履歴として記録する。
【0187】
上記のように、受信者ＵＪがダウンロードさせた保管物ＨＢが主文書の文書ファイルＤであった場合、本サービスでは、従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージの交換をサポートする。このサポートにより、本サービスは、主文書の文書ファイルＤの交換に加え、主文書の文書ファイルＤの交換によって生じる事業者間の望ましい情報伝達を支援する。
【0188】
図１４は、従文書の文書ファイルを登録可能にするためのＷｅｂページの画面例を示す図である。
このＷｅｂページは、例えば従文書の文書ファイルＤ、或いはメッセージの送付先を指定することで作成され送信されるものである。このＷｅｂページには、過去に登録させた従文書の文書ファイルＤの情報が表形式で配置され、「アップロード」ボタンが配置されている。その「アップロード」ボタンがクリック操作された場合、登録、つまりアップロードする文書ファイルＤの指定、及びコメントとしてのメッセージの入力が可能なポップアップＰＵ２が表示される。図１４に示すようなＷｅｂページの作成は、文書処理制御部１１４が、受信者情報ＵＪＩ、送付先ＡＳ、及び図１１とは異なる抽出条件をデータ管理部１１５に渡し、必要な情報をデータ管理部１１５から取得することで行われる。また、ポップアップＰＵ２は、「アップロード」ボタンへのクリック操作の通知により、文書処理制御部１１４から受信者ＵＪに送信される。
このＷｅｂページは、例えば従文書の文書ファイルＤ、或いはメッセージの送付先を指定することで作成され送信されるものである。このＷｅｂページには、過去に登録させた従文書の文書ファイルＤの情報が表形式で配置され、「アップロード」ボタンが配置されている。その「アップロード」ボタンがクリック操作された場合、登録、つまりアップロードする文書ファイルＤの指定、及びコメントとしてのメッセージの入力が可能なポップアップＰＵ２が表示される。図１４に示すようなＷｅｂページの作成は、文書処理制御部１１４が、受信者情報ＵＪＩ、送付先ＡＳ、及び図１１とは異なる抽出条件をデータ管理部１１５に渡し、必要な情報をデータ管理部１１５から取得することで行われる。また、ポップアップＰＵ２は、「アップロード」ボタンへのクリック操作の通知により、文書処理制御部１１４から受信者ＵＪに送信される。
【0189】
ポップアップＰＵ２には、図１４に示すように、アップロード用に指定された文書ファイルＤについての情報が表形式で配置される表示エリアＨＡ１が確保されている。このポップアップＰＵ２には、他に、文書ファイルＤの指定用に確保されたエリアＨＡ２、及びコメント入力用の入力ボックスＨＡ３が確保されている。ボタンとして、「アップロード」「閉じる」の文字列がそれぞれ配置された２つのボタンが配置されている。エリアＨＡ２には、「ファイルを選択」ボタンが配置されている。
【0190】
アップロードする文書ファイルＤの指定は、文書ファイルＤのエリアＨＡ２へのドラッグアンドドロップ操作を行うか、或いは「ファイルを選択」ボタンをクリック操作し、文書ファイルＤを指定することで可能である。そのようにして指定された文書ファイルＤの情報が、表示エリアＨＡ１に配置される。
【0191】
入力ボックスＨＡ３内でのコメントとしてのメッセージ入力は、不図示のカーソルをそのボックスＨＡ３内に表示させることで可能になる。それにより、受信者ＵＪは、送付先に伝えたいメッセージを入力ボックスＨＡ３内にコメントとして入力することができる。
【0192】
ポップアップＰＵ２の上方にも、入力ボックスＨＡ４が配置されている。この入力ボックスＨＡ４は、指定した文書ファイルＤ等の保管先を指定するためのものである。その指定を容易に行えるようにするために、入力ボックスＨＡ４の端にプルダウンボタンＰＢが配置されている。このプルダウンボタンＰＢは、受信者ＵＪが選択可能な保管先の一覧をプルダウンメニューとして表示させるためのものである。それにより、受信者ＵＪは、プルダウンボタンＰＢをクリック操作して表示されるプルダウンメニューが示す保管先のうちから、指定した文書ファイルＤの保管先を選択できるようになっている。
【0193】
「アップロード」ボタンは、指定した文書ファイルＤ、或いは入力したメッセージのアップロードを指示するためのボタンである。「閉じる」ボタンは、ポップアップＰＵ２の消去を指示するためのボタンである。保管先を選択し、文書ファイルＤの指定、及びメッセージの入力のうちの少なくとも一方を行った後、「アップロード」ボタンへのクリック操作により、指定された文書ファイルＤ、或いはメッセージがアップロードされる。文書処理制御部１１４は、データ管理部１１５を介して、選択された保管先が含まれる個別保管領域ＳＡに、アップロードされた文書ファイルＤ、或いはメッセージを保管させる。
メッセージはファイル化され、実体ファイルＪＦとして保管される。ファイル名は、例えばコメントとして入力されたメッセージの一部、或いはアップロードされた日時等を用いて自動生成される。パッケージ情報も個別に生成される。
メッセージはファイル化され、実体ファイルＪＦとして保管される。ファイル名は、例えばコメントとして入力されたメッセージの一部、或いはアップロードされた日時等を用いて自動生成される。パッケージ情報も個別に生成される。
【0194】
なお、送付先からアップロードされた従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージは、主文書の文書ファイルＤとは別の保管場所に保管させるようにしても良い。そのために、保管設定情報ＨＳは、文書を主文書、及び従文書に区別し、それぞれで文書ファイルＤを保管するうえでの階層的な論理構造を指定可能なものであっても良い。
【0195】
このようにしてアップロードされた文書ファイルＤ、及びメッセージ（コメント）の何れも、例えば図１２と同様にして、送付先として指定された事業者がダウンロードさせることができる。抽出条件ＹＣと同様の抽出条件により、事業者は、ダウンロード可能な文書ファイルＤ、及びコメント（メッセージ）の範囲をそれぞれ指定することもできる。それにより、例えば主文書である請求書ＤＳを送付させた事業者は、送付先からの従文書である支払明細書、更にはメッセージを確認することができる。そのような従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージの交換も、文書処理制御部１１４によって実現される。従文書の文書ファイルＤ、及びメッセージはともに、本実施形態における対応情報に相当する。
【0196】
なお、本実施形態では、主文書となる文書ファイルＤを予め定め、その文書ファイルＤの登録により、その文書ファイルＤの存在をダウンロードすべき事業者にメールにより通知するようにしている。しかし、通知方法は、メールに限定されない。例えばＡＰサーバ１にアクセスさせてログインした場合に、新たに登録された文書ファイルＤの存在をポップアップ等を用いて通知するようにしても良い。
【0197】
本実施形態では、通知用のメールの送信先として登録するのは１つのメールアドレスのみと想定し説明しているが、複数のメールアドレスを登録可能にしても良い。それに合わせて、部署名、或いは担当者名を複数、登録可能にしても良い。メールアドレスでは、例えば対象部署のメールアドレス、及び関連部署のメールアドレスのように分け、対象部署、及び関連部署のそれぞれを複数、登録可能にしても良い。その場合、メッセージ中に挿入する部署名は、対象部署の名称のみとしても良い。
【0198】
本実施形態では、事業者毎に利用登録を行うようにしているが、１事業者で複数の利用登録を行えるようにしても良い。つまり例えば事業者の部署単位、或いは担当者単位で利用登録を行えるようにしても良い。図６に示す例では、Ａ社ＣＡの経理部、及び社長のそれぞれで利用登録を行えるようにしても良い。その場合、お客様コードとしては、例えばＡ社ＣＡで共通のユニークなコードに、部署、或いは担当者によって異なるサブコードを付加したようなものを採用しても良い。そのようなお客様コードを採用した場合、企業マスターＫＭ中に存在する企業コードをお客様コード、或いはその一部として用いることができる。
【0199】
文字認識を利用した結合は、分割文書ファイルＤではなく、既存の文書ファイルＤを対象に行うようにしても良い。例えば文書ファイルＤ（保管物ＨＢ）のダウンロードでは、選択した範囲のうちから抽出された文書ファイルＤ、或いは指定した条件を満たす文書ファイルＤを結合させ、結合後の文書ファイルＤをダウンロードするようにしても良い。つまり、既存の文書ファイルＤのうちからの結合すべき文書ファイルＤの特定に文字認識を利用しても良い。既存の文書ファイルＤの結合では、別の文書ファイルＤを結合させることを事業者が望むこともあり得ることから、既存の文書ファイルＤは残しておくのが望ましい。このような場合、既存の文書ファイルＤの結合は、例えばデータ管理部１１５に、文字認識の対象となる文書ファイルＤを自動分割部１１６に渡すことで行わせるようにしても良い。
【0200】
既存の文書ファイルＤは送付先に送付された形であることから、結合する文書ファイルＤの特定のために認識すべき情報には、送付先を示すお客様コードは含まれない。しかし、部署名、メールアドレス等は、その情報に含めることができる。文書の種類、日付、及び取引番号の何れも、その情報に含めることができる。送付元のお客様コードも、その情報に含めることができる。また、結合させるのを希望する文書ファイルＤに共通に出現する任意の文字列も、その情報に含めることができる。
文書ファイルＤの結合により、事業者は、作業内容等に応じて、より望ましい文書ファイルＤ（集約文書ファイルＤ）を得られるようになる。作業を行ううえで最適な集約文書ファイルＤを得ることも可能となる。結合により、扱う文書ファイルＤの数は少なくなることから、管理も容易となる。このようなことから、文書ファイルＤの結合には、作業面、及び管理面の両方で利点がある。
文書ファイルＤの結合としては、例えば同じ種類の文書ファイルＤを結合させることが考えられる。期間により、結合させる文書ファイルＤの範囲を制限させることも考えられる。このことから、例えば請求書ＤＳでは、各社から７月に送付された文書ファイルＤを結合させ、結合させた集約文書ファイルＤを各社への支払いのために利用するようなことができる。
文書ファイルＤの結合により、事業者は、作業内容等に応じて、より望ましい文書ファイルＤ（集約文書ファイルＤ）を得られるようになる。作業を行ううえで最適な集約文書ファイルＤを得ることも可能となる。結合により、扱う文書ファイルＤの数は少なくなることから、管理も容易となる。このようなことから、文書ファイルＤの結合には、作業面、及び管理面の両方で利点がある。
文書ファイルＤの結合としては、例えば同じ種類の文書ファイルＤを結合させることが考えられる。期間により、結合させる文書ファイルＤの範囲を制限させることも考えられる。このことから、例えば請求書ＤＳでは、各社から７月に送付された文書ファイルＤを結合させ、結合させた集約文書ファイルＤを各社への支払いのために利用するようなことができる。
【符号の説明】
【0201】
１ ＡＰサーバ、２ ＤＢサーバ、３、３－１～Ｌ 受注側企業、４－１～Ｋ 発注側企業、１１ ＣＰＵ、１８、２００ 記憶部、１１１ 振分制御部、１１２ 企業登録部、１１３ 認証部、１１４ 文書処理制御部、１１５ データ管理部、１１６ 自動分割部、１１７ 設定管理部、１１８ アクセス制御部、１１９ 通知制御部、１８１ 企業登録情報格納部、１８２ 企業マスター格納部、１８３ パッケージ情報格納部、１８４ 操作記録情報格納部、１８５ オブジェクトリスト格納部、１８６ 設定情報格納部、企業別格納部２０１ 企業別格納部、ＣＡ Ａ社、ＣＢ Ｂ社、ＣＣ Ｃ社、Ｄ 文書ファイル、ＳＡ 個別保管領域、ＳＴ ストレージ、ＷＡ サービス提供会社
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】
【図13】
【図14】
【手続補正書】
【提出日】2022-09-21
【手続補正1】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】０００３
【補正方法】変更
【補正の内容】
【0003】
これまで、請求書は、受注側事業者が紙等の媒体の形で、或いは電子化されたファイルの形で発注側事業者に送付されている。このような請求書の送付に要する受注側事業者の負荷は、請求書の数が多いほど重くなる。送付すべき請求書が多い受注側事業者にとっては、その負荷は重く、必要な人的、或いは時間的資源も大きい。このことから、近年、サービス提供会社のうちには、受注側事業者に代わり、受注側事業者から請求情報を入力して請求書を作成し、ネットワークを介して、作成した請求書を発注側事業者に送付するサービスを提供するものもある（例えば、特許文献１参照）。このサービスは以降、便宜的に「請求書送付サービス」と表記する。
【手続補正2】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図５
【補正方法】変更
【補正の内容】
【図5】