特開 2023-32157 業務分析装置、業務分析方法、およびプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2023032157

(43)【公開日】2023-03-09

(54)【発明の名称】業務分析装置、業務分析方法、およびプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/00 20230101AFI20230302BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/00

【審査請求】有

【請求項の数】4

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2021138104

(22)【出願日】2021-08-26

(11)【特許番号】

(45)【特許公報発行日】2022-10-31

(71)【出願人】

【識別番号】521378945

【氏名又は名称】アビームシステムズ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100079108

【弁理士】

【氏名又は名称】稲葉 良幸

(74)【代理人】

【識別番号】100109346

【弁理士】

【氏名又は名称】大貫 敏史

(74)【代理人】

【識別番号】100117189

【弁理士】

【氏名又は名称】江口 昭彦

(74)【代理人】

【識別番号】100134120

【弁理士】

【氏名又は名称】内藤 和彦

(72)【発明者】

【氏名】杉本 博文

(72)【発明者】

【氏名】木村 友美

(72)【発明者】

【氏名】田邊 雅史

(72)【発明者】

【氏名】森山 良一

【テーマコード（参考）】

5L049

【Ｆターム（参考）】

5L049AA00

(57)【要約】

【課題】既存の業務管理システムの操作履歴を、独自の視点での業務分析に活用できるようにする。
【解決手段】業務管理用のソフトウェアを実行する業務処理部と、業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成する操作履歴拡張部と、を備える。
【選択図】図３

【特許請求の範囲】

【請求項1】

業務管理用のソフトウェアを実行する業務処理部と、
前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成する操作履歴拡張部と、を備えた業務分析装置。

【請求項2】

前記拡張操作履歴を、前記属性情報に基づいて集計する操作履歴分析部を備えた、請求項１に記載の業務分析装置。

【請求項3】

前記操作履歴拡張部は、
前記属性情報として、前記業務管理用のソフトウェアを操作したユーザーの所属に関する情報を付加する、請求項１または２に記載の業務分析装置。

【請求項4】

前記操作履歴拡張部は、
前記属性情報として、業務分野の情報を付加する、請求項１または２に記載の業務分析装置。

【請求項5】

前記操作履歴拡張部は、
前記属性情報として、実行されたプログラムを特定する情報を付加する、請求項１または２に記載の業務分析装置。

【請求項6】

コンピュータが、業務管理用のソフトウェアを実行し、
コンピュータが、前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成する、業務分析方法。

【請求項7】

コンピュータを、
業務管理用のソフトウェアを実行する業務処理部と、
前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成する操作履歴拡張部、として機能させるプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、業務分析装置、業務分析方法、およびプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

ユーザーが既存の業務管理システムに対して行った操作の履歴を分析し、業務改善に役立てようという試みが行われている。

【0003】

例えば、特許文献１には、ユーザーが、特定の業務を処理するために行った一連の入力操作を分析し、実行頻度が高い入力操作を繋げたメインパスを生成することが記載されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】国際公開第２０２０／２０４１４４号

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

しかし、既存の業務管理システムにおいて蓄積される操作履歴には、分析に必要な情報が必ずしも含まれていないため、独自の視点からの業務分析が行えていなかった。

【0006】

本発明は、以上説明した事情を鑑みてなされたものであり、既存の業務管理システムの操作履歴を、独自の視点での業務分析に活用できるようにすることを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0007】

本発明に係る業務分析装置は、業務管理用のソフトウェアを実行する業務処理部と、前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成する操作履歴拡張部と、を備えたものである。

【0008】

本発明に係る業務分析方法は、コンピュータが、業務管理用のソフトウェアを実行し、コンピュータが、前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成するものである。

【0009】

本発明に係るプログラムは、コンピュータを、業務管理用のソフトウェアを実行する業務処理部と、前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成する操作履歴拡張部、として機能させるものである。

【発明の効果】

【0010】

本発明によれば、既存の業務管理システムの操作履歴を、独自の視点での業務分析に活用できるようにすることができる。

【図面の簡単な説明】

【0011】

【図1】本発明の一実施形態に係る業務分析システム１の構成を示すブロック図。

【図2】本発明の一実施形態に係る業務分析サーバ１０の機能モジュールを示すブロック 図。

【図3】本発明の一実施形態に係る業務分析システム１による業務分析処理のフローチャ ート。

【図4】本発明の一実施形態に係る業務分析システム１による拡張操作履歴の分析結果の 一例を示す図。

【発明を実施するための形態】

【0012】

以下、本発明の実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、同一の要素には同一の符号を付し、重複する説明を省略する。

【0013】

図１は、本発明の一実施形態に係る業務分析システム１の構成を示すブロック図である。図１に示すように、業務分析システム１は、業務分析サーバ（業務分析装置）１０と業務用端末２０を含んでいる。業務分析サーバ１０と業務用端末２０は、通信ネットワークを介して接続されている。通信ネットワークは、例えば、インターネット、ＬＡＮ、専用線、電話回線、企業内ネットワーク、移動体通信網、ブルートゥース（登録商標）、ＷｉＦｉ（Wireless Fidelity）、その他の通信回線、それらの組み合わせ等のいずれであってもよく、有線であるか無線であるかを問わない。

【0014】

業務分析システム１は、企業等において使用されているＥＲＰ（Enterprise Resource Planning）パッケージなどの業務管理用のソフトウェアによって蓄積された操作履歴を分析し、業務の標準化等に役立てるためのシステムである。

【0015】

業務分析サーバ１０は、汎用的なコンピュータであり、１台のコンピュータで構成されていてもよいし、通信ネットワークＮ上に分散する複数のコンピュータから構成されてもよい。図１に示すように、業務分析サーバ１０は、制御装置１１と、記憶装置１２を備えている。制御装置１１は、ハードウェアとして、ＣＰＵ、ＲＯＭやＲＡＭ等のメモリ、入力インタフェース、出力インタフェース、通信インタフェース及びこれらを結ぶバス等を備えている。制御装置１１は、ＣＰＵがＲＯＭ等に格納されたプログラムを実行することにより各種機能を実現する。記憶装置１２は、ハードディスクドライブ等であり、各種プログラムや各種データが記憶されている。

【0016】

図２は、制御装置１１のＣＰＵがＲＯＭ等に格納されたプログラムを実行することによって実現される機能モジュールを示すブロック図である。図２に示すように、機能モジュールには、業務処理部１１０、操作履歴取得部１１１、操作履歴拡張部１１２、拡張操作履歴分析部１１３が含まれる。また、記憶装置１２には、操作履歴記憶部１２１と、拡張操作履歴記憶部１２２が記憶されている。

【0017】

業務処理部１１０は、業務管理用のソフトウェアの機能モジュールに対応する。プログラムモジュールは、例えば、業務分野（財務管理、人事管理、生産管理、在庫管理等）毎に分類された複数のプログラムを含んでいる。

【0018】

操作履歴取得部１１１は、企業等のユーザー（従業員等）が、業務用端末２０を介して行った業務管理用のソフトウェアに対する一連の入力操作の履歴（標準操作履歴）を取得し、操作履歴記憶部１２１に記録する。標準操作履歴には、例えば、操作日時、ユーザーコード、トランザクションコード等の情報が含まれる。ユーザーコードは、操作を行ったユーザーを特定するコードである。トランザクションコードは、所定の業務処理に対応する機能を特定するコードである。

【0019】

操作履歴拡張部１１２は、操作履歴記憶部１２１に記憶されている各々の標準操作履歴に、所定の属性情報を付加し、拡張操作履歴として拡張操作履歴記憶部１２２に記憶する。操作履歴拡張部１１２は、属性情報として、例えば、操作を行ったユーザーの所属に関する情報、業務分野、実行されたプログラムを特定する情報等を付加する。ユーザーの所属に関する情報とは、操作を行ったユーザーが属するカテゴリーやグループの情報を含む。具体的には、会社や組織、支店（支社）、部門等の名称や識別コード、会社等の所在地の情報などが挙げられる。また、業務分野は、実行されたトランザクションに対応する業務分野の情報であり、例えば、財務管理、人事管理、生産管理、在庫管理等の、業務分野を表す名称や識別コードである。また、実行されたプログラムを特定する情報は、業務処理部１１０において実際に実行されたプログラムの名称や識別コードの情報である。プログラムには、アプリケーション、プログラムモジュール、関数等が含まれる。

【0020】

操作履歴拡張部１１２は、業務管理用のソフトウェアのアドオン機能であってもよい。また、拡張操作履歴記憶部１２２に記憶される拡張操作履歴は、操作履歴記憶部１２１に記憶される標準操作履歴よりも長い期間保存されるようにしてもよい。このように、業務管理用のソフトウェアの機能によって比較的短期間（例えば、３カ月）しか保存されない標準操作履歴に比べ、拡張操作履歴を長期間（例えば、１年）保存することにより、年１回の分析処理などにも十分に対応することができる。

【0021】

拡張操作履歴分析部１１３は、拡張操作履歴の分析処理を行う。具体的には、例えば、特定のプログラムがどの程度の頻度、範囲（ユーザー数）で使用されているかといった観点での集計や統計処理を実施する。

【0022】

業務用端末２０は、ユーザーが業務管理用のソフトウェアを操作するための端末であり、タブレット端末、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）、ノートＰＣ、スマートフォン等の端末装置に実装される。図１に示すように、業務用端末２０は、プロセッサ２１、表示装置２２、入力装置２３、通信インタフェース２４、記憶資源２５を備える。表示装置２２は、液晶ディスプレイ等であり、各種の機能画面を表示する。入力装置２３はタッチパネルやキーボード等であり、表示装置２２に表示される機能画面上で入力操作を行う際などに使用する。

【0023】

次に、業務分析システム１による業務分析処理の流れについて、図３のフローチャートを用いて説明する。
業務分析サーバ１０の操作履歴取得部１１１は、ユーザーが、業務用端末２０を介して行った業務管理用のソフトウェアに対する一連の入力操作の履歴（標準操作履歴）を取得し、操作履歴記憶部１２１に記録する（ステップＳ１０１）。

【0024】

業務分析サーバ１０の操作履歴拡張部１１２は、操作履歴記憶部１２１に記憶されている各々の標準操作履歴に対し、所定の属性情報を付加する（ステップＳ１０２）。属性情報を付加した各々の標準操作履歴は、拡張操作履歴として拡張操作履歴記憶部１２２に記憶される。

【0025】

属性情報としては、例えば、操作を行ったユーザーの所属情報（会社や組織、支店（支社）、部門等）や、業務分野（財務管理、人事管理、生産管理、在庫管理等）、使用プログラム等の情報を付加する。操作履歴拡張部１１２は、標準操作履歴に含まれるユーザーコードに基づいて、社内データベース等から、当該ユーザーの所属する会社や部門の情報を取得するようにしてもよい。また、標準操作履歴に含まれるトランザクションコードに基づいて、実行されたプログラムを特定したり、業務分野を特定したりするようにしてもよい。

【0026】

業務分析サーバ１０の拡張操作履歴分析部１１３は、拡張操作履歴の分析処理を行う（ステップＳ１０３）。拡張操作履歴分析部１１３は、例えば、所定期間（例えば１年）における各プログラムの使用回数を集計する。さらに、プログラムの使用回数を、業務分野別にまとめたり、ユーザーの所属する会社毎にまとめたりするようにしてもよい。なお、分析処理については、プログラムを利用して自動的に集計を行うようにしてもよいが、ＢＩツール等のデータ分析ツールを利用して、担当者が多次元分析を行うようにしてもよい。

【0027】

図４は、拡張操作履歴分析部１１３による拡張操作履歴の分析結果の一例を示す図である。図４の表は、ある企業グループにおいて、１年間にグループ内の各社で使用されたプログラムの状況を集計した結果を示している。図４の表において、横の行はグループに属する各会社を示しており、縦の列は、業務ソフトウェアの各プログラムを示している。すなわち、図４の表は、１年間で各プログラムが各社でどのくらい使用されているかを示している。例えば、受注業務関連のプログラムａ～ｃに関しては、Ａ～Ｃ社はプログラムａを使用している。Ｄ社はプログラムｂを使用しており、プログラムｃはいずれの会社も使用していないことが分かる。また、出荷業務関連のプログラムｄ～ｇに関しては、各会社がそれぞれ異なるプログラムを使用していることが分かる。

【0028】

（分析結果の活用）
業務分析サーバ１０による拡張操作履歴の分析結果は、業務の標準化や集約化など、業務改善のために用いることができる。図４を用いて、企業グループにおける業務改善の例について説明する。

【0029】

例えば、受注業務関連のプログラムの年間使用状況を評価すると、Ａ～Ｃ社がプログラムａを使用し、Ｄ社のみがプログラムｂを使用していることから、グループ内のプログラムをプログラムａに統一し、Ｄ社にもプログラムａを使用してもらうように提案する。また、プログラムｃはどこの会社にも使用されていないので廃止する。このように、全ての会社で同じプログラムを使用するようにすることで、プログラム数を減らし、メンテナンス等にかかるコストを削減することができる。

【0030】

また、出荷業務関連のプログラムｄ～ｇに関しては、各社がそれぞれ異なるプログラムを使用していることから、統一は困難であると評価し、現状のままプログラムｄ～ｇを残すことを選択する。

【0031】

以上のように、本実施形態によれば、業務管理用のソフトウェアによって蓄積された操作履歴に属性情報を付加することにより、操作履歴を独自の視点での業務分析に活用することができる。例えば、操作を行ったユーザーに関する属性情報（所属する会社、部門等）を付加することにより、誰がいつ何をしたかだけでなく、どこの会社のどこの組織の人が何をやったかという切り口で分析を行うことができる。これにより、操作履歴を会社や部門毎に分類して分析することが可能になる。また、実行されたトランザクションに対応する業務分野の情報を付加することにより、操作履歴を業務分野毎に分類して分析することが可能になる。

【0032】

また、属性情報として、実行されたプログラムを特定する情報を付加することで、各プログラムの使用回数を分析することが可能になる。プログラムの利用頻度を分析可能とすることで、外部業者にプログラムの保守運用を委託する場合に、利用頻度の高いものから委託するなどの判断を効率的に行うことができる。また、実行されたプログラムの作成時期（作成年度等）の情報を付加するようにしてもよい。これにより、いつ作成されたプログラムがどの程度利用されているかという切り口での分析が可能となり、システム開発者やベンダーの評価に活用することができる。

【0033】

また、属性情報として、プログラムが実行された時の入力データや出力データの情報を付加してもよい。これにより、各々のプログラムがどのような用途で使用されることが多いかを分析することが可能となり、既存のプログラムに追加する処理や新たに開発するプログラムの処理内容の決定に役立てることができる。

【0034】

なお、本発明は、上述した実施形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において、他の様々な形で実施することができる。このため、上記実施形態はあらゆる点で単なる例示にすぎず、限定的に解釈されるものではない。例えば、上述した各処理ステップは処理内容に矛盾を生じない範囲で任意に順番を変更し、または並列に実行することができる。

【符号の説明】

【0035】

１…業務分析システム
１０…業務分析サーバ
１１…制御装置
１２…記憶装置
２０…業務用端末
２１…プロセッサ
２２…表示装置
２３…入力装置
２４…通信インタフェース
２５…記憶資源
１１０…業務処理部
１１１…操作履歴取得部
１１２…操作履歴拡張部
１１３…拡張操作履歴分析部
１２１…操作履歴記憶部
１２２…拡張操作履歴記憶部

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【手続補正書】

【提出日】2022-01-27

【手続補正1】

【補正対象書類名】特許請求の範囲

【補正対象項目名】全文

【補正方法】変更

【補正の内容】

【特許請求の範囲】

【請求項1】

業務管理用のソフトウェアを実行する業務処理部と、
前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成する操作履歴拡張部と、
前記拡張操作履歴を、前記属性情報に基づいて集計する操作履歴分析部と、を備え、
前記操作履歴拡張部は、
前記標準操作履歴に含まれるトランザクションコードに基づいて特定された、実行されたプログラムの情報を前記属性情報として付加し、
前記操作履歴分析部は、
前記プログラムの情報を利用して前記拡張操作履歴を集計し、所定期間における各プログラムの使用回数を算出する、業務分析装置。

【請求項2】

前記操作履歴拡張部は、
前記属性情報として、前記業務管理用のソフトウェアを操作したユーザーの所属に関する情報を付加し、
前記操作履歴分析部は、
前記プログラムの情報と前記所属に関する情報を利用して前記拡張操作履歴を集計し、所定期間における所属先毎の各プログラムの使用回数を算出する、請求項１に記載の業務分析装置。

【請求項3】

前記操作履歴拡張部は、
前記属性情報として、業務分野の情報を付加し、
前記操作履歴分析部は、
前記プログラムの情報と前記業務分野の情報を利用して前記拡張操作履歴を集計し、所定期間における業務分野毎の各プログラムの使用回数を算出する、請求項１に記載の業務分析装置。

【請求項4】

コンピュータが、業務管理用のソフトウェアを実行し、
コンピュータが、前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成し、
前記拡張操作履歴を、前記属性情報に基づいて集計し、
前記属性情報として、前記標準操作履歴に含まれるトランザクションコードに基づいて特定された、実行されたプログラムの情報を付加し、
前記拡張操作履歴を、前記プログラムの情報を利用して集計し、所定期間における各プログラムの使用回数を算出する、業務分析方法。

【請求項5】

コンピュータを、
業務管理用のソフトウェアを実行する業務処理部と、
前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成する操作履歴拡張部と、
前記拡張操作履歴を、前記属性情報に基づいて集計する操作履歴分析部として機能させ、
前記操作履歴拡張部は、
前記標準操作履歴に含まれるトランザクションコードに基づいて特定された、実行されたプログラムの情報を前記属性情報として付加し、
前記操作履歴分析部は、
前記プログラムの情報を利用して前記拡張操作履歴を集計し、所定期間における各プログラムの使用回数を算出する、プログラム。

【手続補正書】

【提出日】2022-07-07

【手続補正1】

【補正対象書類名】特許請求の範囲

【補正対象項目名】全文

【補正方法】変更

【補正の内容】

【特許請求の範囲】

【請求項1】

業務管理用のソフトウェアを実行する業務処理部と、
前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成する操作履歴拡張部と、
前記拡張操作履歴を、前記属性情報に基づいて集計する操作履歴分析部と、を備え、
前記操作履歴拡張部は、
前記標準操作履歴に含まれるトランザクションコードに基づいて特定された、実行されたプログラムの情報と、前記業務管理用のソフトウェアを操作したユーザーの所属に関する情報を前記属性情報として付加し、
前記操作履歴分析部は、
前記プログラムの情報と前記所属に関する情報を利用して前記拡張操作履歴を集計し、所定期間における所属先毎の各プログラムの使用回数を算出する、業務分析装置。

【請求項2】

業務管理用のソフトウェアを実行する業務処理部と、
前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成する操作履歴拡張部と、
前記拡張操作履歴を、前記属性情報に基づいて集計する操作履歴分析部と、を備え、
前記操作履歴拡張部は、
前記標準操作履歴に含まれるトランザクションコードに基づいて特定された、実行されたプログラムの情報と、業務分野の情報を前記属性情報として付加し、
前記操作履歴分析部は、
前記プログラムの情報と前記業務分野の情報を利用して前記拡張操作履歴を集計し、所定期間における業務分野毎の各プログラムの使用回数を算出する、業務分析装置。

【請求項3】

コンピュータが、業務管理用のソフトウェアを実行し、
コンピュータが、前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成し、
前記拡張操作履歴を、前記属性情報に基づいて集計し、
前記属性情報として、前記標準操作履歴に含まれるトランザクションコードに基づいて特定された、実行されたプログラムの情報と、前記業務管理用のソフトウェアを操作したユーザーの所属に関する情報または業務分野の情報を付加し、
前記拡張操作履歴を、前記プログラムの情報と、前記業務管理用のソフトウェアを操作したユーザーの所属に関する情報を利用して集計し、所定期間における所属先毎の各プログラムの使用回数を算出する、または、前記拡張操作履歴を、前記プログラムの情報と、前記業務分野の情報を利用して集計し、所定期間における業務分野毎の各プログラムの使用回数を算出する、業務分析方法。

【請求項4】

コンピュータを、
業務管理用のソフトウェアを実行する業務処理部と、
前記業務管理用のソフトウェアの標準操作履歴に属性情報を付加して、拡張操作履歴を生成する操作履歴拡張部と、
前記拡張操作履歴を、前記属性情報に基づいて集計する操作履歴分析部として機能させ、
前記操作履歴拡張部は、
前記標準操作履歴に含まれるトランザクションコードに基づいて特定された、実行されたプログラムの情報と、前記業務管理用のソフトウェアを操作したユーザーの所属に関する情報または業務分野の情報を前記属性情報として付加し、
前記操作履歴分析部は、
前記プログラムの情報と、前記業務管理用のソフトウェアを操作したユーザーの所属に関する情報を利用して前記拡張操作履歴を集計し、所定期間における所属先毎の各プログラムの使用回数を算出する、または、前記拡張操作履歴を、前記プログラムの情報と、前記業務分野の情報を利用して集計し、所定期間における業務分野毎の各プログラムの使用回数を算出する、プログラム。