特開 2023-83844 コミュニケーション支援システムおよびコミュニケーション支援方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2023083844

(43)【公開日】2023-06-16

(54)【発明の名称】コミュニケーション支援システムおよびコミュニケーション支援方法

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20230101AFI20230609BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/10

【審査請求】未請求

【請求項の数】5

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2021197782

(22)【出願日】2021-12-06

(71)【出願人】

【識別番号】000211307

【氏名又は名称】中国電力株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100126561

【弁理士】

【氏名又は名称】原嶋 成時郎

(72)【発明者】

【氏名】柴 和成

(72)【発明者】

【氏名】時乘 勲

(72)【発明者】

【氏名】西川 康史

(72)【発明者】

【氏名】稲田 敦

(72)【発明者】

【氏名】東原 美沙

(72)【発明者】

【氏名】藤崎 健大

【テーマコード（参考）】

5L049

【Ｆターム（参考）】

5L049AA12

(57)【要約】      （修正有）

【課題】効率的に所望の相手と話をすることを可能にするコミュニケーション支援システム及びコミュニケーション支援方法を提供する。
【解決手段】方法は、各社員Ｍの座席位置を示す座席レイアウト図を記憶し、各社員Ｍが電話中であるか否かを監視するＰＢＸ２と、社員Ｍのユーザ端末５１に画像を表示させる支援サーバ４と、を備える。支援サーバ４は、ＰＢＸ２による監視結果に基づいて、座席レイアウト図上の各座席に各社員Ｍが電話中であるか否かが示されたレイアウト画像をユーザ端末５１に表示させる。
【選択図】図１

【特許請求の範囲】

【請求項1】

各ユーザの座席位置を示す座席レイアウト図を記憶する記憶手段と、
前記各ユーザが電話中であるか否かを監視する電話監視手段と、
前記ユーザのユーザ端末に画像を表示させる支援手段と、
を備え、前記支援手段は、前記電話監視手段による監視結果に基づいて、前記座席レイアウト図上の各座席に前記各ユーザが電話中であるか否かが示されたレイアウト画像を前記ユーザ端末に表示させる、
ことを特徴とするコミュニケーション支援システム。

【請求項2】

前記各ユーザが在席中であるか否かを監視する在席監視手段を備え、
前記支援手段は、前記在席監視手段による監視結果に基づいて、前記レイアウト画像の各座席に前記各ユーザが在席中であるか否かを示す、
ことを特徴とする請求項１に記載のコミュニケーション支援システム。

【請求項3】

前記記憶手段は、前記各ユーザの職歴を記憶し、
前記支援手段は、前記ユーザ端末で問い合わせ事項が入力されると、前記職歴に基づいて前記問い合わせ事項を問い合わせるのに適した問い合わせ先ユーザを選出し、該問い合わせ先ユーザの識別情報が示された画像を当該ユーザ端末に表示させる、
ことを特徴とする請求項１または２のいずれか１項に記載のコミュニケーション支援システム。

【請求項4】

前記記憶手段は、前記各ユーザの職歴を記憶し、
前記支援手段は、前記ユーザ端末で入力された指定ユーザが話せる状態でない場合に、前記指定ユーザの職歴と他のユーザの職歴に基づいて、前記指定ユーザに代って話をすることを推奨する代替ユーザを選出し、該代替ユーザの識別情報が示された画像を当該ユーザ端末に表示させる、
ことを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載のコミュニケーション支援システム。

【請求項5】

各ユーザの座席位置を示す座席レイアウト図を記憶し、
前記各ユーザが電話中であるか否かを監視し、
前記監視の結果に基づいて、前記座席レイアウト図上の各座席に前記各ユーザが電話中であるか否かが示されたレイアウト画像を、前記ユーザのユーザ端末に表示する、
ことを特徴とするコミュニケーション支援方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、電話などによる他者とのコミュニケーションを支援するコミュニケーション支援システムおよびコミュニケーション支援方法に関する。

【背景技術】

【0002】

例えば、大規模な企業・組織において、業務中に離れた場所にいる人と話をしたい場合には、まず外出中や会議中でないことをスケジュール表で確認し、その人が在席する部署まで実際に行って話をする、ということを行っていた。また、電話で話しをする場合、かけた希望相手に繋がらなければ、電話帳を調べて電話番号が近い人に電話をかけ、実際にいないのかを確認したり、折り返しの電話をお願いしたりしていた。

【0003】

しかしながら、スケジュール表を確認して、希望相手が在席する部署まで行き、部署の座席表を見ながら希望相手がいるかいなかを探さなければならず、手間と時間を要するばかりでなく、希望相手が不在の場合には、同じ行為を繰り返さなければならず、非効率的であった。また、電話で希望相手に繋がらない場合でも、電話番号が近いだけでは実際に席が近くない人にかけてしまう可能性があり、非効率的であった。

【0004】

このような事情から、各従業員の実際の座席状況をリアルタイムかつ正確に表示できる、という座席表示システムが知られている（例えば、特許文献１参照。）。この座席表示システムは、各従業員のスケジュール、実際の座席状況に基づいて、フロアの座席レイアウト図の各座席に従業員の氏名、役職、内線番号、在席中か否か、会議中か否かを示す画面をクライアント端末に表示するものである。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【特許文献1】特開２０１０－５５２２１号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

ところで、希望相手に電話をかけても希望相手が電話中で繋がらない場合、時間が無駄になるばかりでなく、希望相手の電話が長い場合には、何度電話をかけても繋がらない状態が続き、業務に支障をきたすおそれがある。また、特許文献１に記載のシステムでは、座席レイアウト図の各座席に従業員の内線番号などが示された画面が表示されるため、希望相手が電話中の場合に座席が近い従業員に電話をすることはできる。しかしながら、この従業員も電話中の場合にはさらに別の従業員に電話する、ということを繰り返さなければならず、非効率的である。

【0007】

そこで本発明は、効率的に所望の相手と話をすることを可能にするコミュニケーション支援システムおよびコミュニケーション支援方法を提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0008】

上記課題を解決するために、請求項１の発明は、各ユーザの座席位置を示す座席レイアウト図を記憶する記憶手段と、前記各ユーザが電話中であるか否かを監視する電話監視手段と、前記ユーザのユーザ端末に画像を表示させる支援手段と、を備え、前記支援手段は、前記電話監視手段による監視結果に基づいて、前記座席レイアウト図上の各座席に前記各ユーザが電話中であるか否かが示されたレイアウト画像を前記ユーザ端末に表示させる、ことを特徴とするコミュニケーション支援システムである。

【0009】

請求項２の発明は、請求項１に記載のコミュニケーション支援システムにおいて、前記各ユーザが在席中であるか否かを監視する在席監視手段を備え、前記支援手段は、前記在席監視手段による監視結果に基づいて、前記レイアウト画像の各座席に前記各ユーザが在席中であるか否かを示す、ことを特徴とする。

【0010】

請求項３の発明は、請求項１または２に記載のコミュニケーション支援システムにおいて、前記記憶手段は、前記各ユーザの職歴を記憶し、前記支援手段は、前記ユーザ端末で問い合わせ事項が入力されると、前記職歴に基づいて前記問い合わせ事項を問い合わせるのに適した問い合わせ先ユーザを選出し、該問い合わせ先ユーザの識別情報が示された画像を当該ユーザ端末に表示させる、ことを特徴とする。

【0011】

請求項４の発明は、請求項１から３に記載のコミュニケーション支援システムにおいて、前記記憶手段は、前記各ユーザの職歴を記憶し、前記支援手段は、前記ユーザ端末で入力された指定ユーザが話せる状態でない場合に、前記指定ユーザの職歴と他のユーザの職歴に基づいて、前記指定ユーザに代って話をすることを推奨する代替ユーザを選出し、該代替ユーザの識別情報が示された画像を当該ユーザ端末に表示させる、ことを特徴とする。

【0012】

請求項５の発明は、各ユーザの座席位置を示す座席レイアウト図を記憶し、前記各ユーザが電話中であるか否かを監視し、前記監視の結果に基づいて、前記座席レイアウト図上の各座席に前記各ユーザが電話中であるか否かが示されたレイアウト画像を、前記ユーザのユーザ端末に表示する、ことを特徴とするコミュニケーション支援方法である。

【発明の効果】

【0013】

請求項１および請求項５に記載の発明によれば、各ユーザが電話中であるか否かが示されたレイアウト画像がユーザのユーザ端末に表示されるため、所望の相手に電話をかける前に、その相手が電話中であるか否かを知ることができる。つまり、所望の相手に電話をかけても電話中で繋がらない、という無駄な時間、行為がなくなり、効率的に所望の相手と話をすることが可能となる。しかも、座席レイアウト図上の各座席に電話中であるか否かが示されるため、所望の相手が電話中の場合に、座席が近く電話中でない人に電話をして、確実に伝言などを依頼することが可能となる。

【0014】

請求項２に記載の発明によれば、レイアウト画像の各座席に各ユーザが電話中か否かだけではなく、在席中であるか否かも示されるため、所望の相手に電話をかけたり会いに行ったりする前に、その相手が在席中であるか否かを知ることができる。つまり、所望の相手に電話をかけても不在中で繋がらない、所望の相手に会いに行っても不在中で会えない、という無駄な時間、行為がなくなり、効率的に所望の相手と話をすることが可能となる。しかも、座席レイアウト図上の各座席に在席中であるか否かが示されるため、所望の相手が不在中の場合に、座席が近く在席中の人に電話をしたり会いに行ったりして、確実に伝言などを依頼することが可能となる。

【0015】

請求項３に記載の発明によれば、ユーザ端末で問い合わせ事項を入力すると、問い合わせるのに適した問い合わせ先ユーザの識別情報がユーザ端末に表示されるため、所望の相手、つまり、問い合わせ事項を聞きたい相手と効率的に話をすることが可能となる。しかも、各ユーザの職歴に基づいて問い合わせ先ユーザが選出されるため、業務に関する問い合わせ事項に適した問い合わせ先ユーザを選出することが可能となる。つまり、問い合わせ事項について、より適正な回答をもらえる相手と効率的に話をすることが可能となる。

【0016】

請求項４に記載の発明によれば、ユーザ端末で入力された指定ユーザが話せる状態でない場合、指定ユーザに代る代替ユーザの識別情報がユーザ端末に表示されるため、所望の相手、つまり、指定ユーザに代る相手と効率的に話をすることが可能となる。しかも、指定ユーザの職歴と他のユーザの職歴に基づいて代替ユーザが選出されるため、業務に関して指定ユーザに近い代替ユーザを選出することが可能となる。この結果、指定ユーザと話せなくても代替ユーザと話すことで、指定ユーザと話したかった業務上の要件を果たすことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【0017】

【図1】この発明の実施の形態に係るコミュニケーション支援システムを示す概略構成図である。

【図2】図１のコミュニケーション支援システムの支援サーバの概略構成ブロック図である。

【図3】図１のコミュニケーション支援システムにおいて、ユーザ端末に表示される第１の画像例を示す図である。

【図4】図１のコミュニケーション支援システムにおいて、ユーザ端末に表示される第２の画像例を示す図である。

【図5】図１のコミュニケーション支援システムにおいて、ユーザ端末に表示される第３の画像例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0018】

以下、この発明を図示の実施の形態に基づいて説明する。

【0019】

図１～図５は、この発明の実施の形態を示し、図１は、この実施の形態に係るコミュニケーション支援システム１を示す概略構成図である。このコミュニケーション支援システム１は、電話などによる他者とのコミュニケーションを支援するシステムであり、この実施の形態では、同じ会社内の社員（ユーザ）Ｍ同士のコミュニケーションを支援する場合について、主として説明する。ここで、各社員Ｍには、パーソナルコンピュータやタブレット端末などのユーザ端末５１と、携帯電話機５２や固定電話機などの電話機が支給されているものとする。また、社員Ｍには、いわゆる管理職や役員も含まれる。

【0020】

コミュニケーション支援システム１は、ＰＢＸ（電話監視手段）２と、スケジュールサーバ３と、支援サーバ（支援手段）４と、を備える。

【0021】

ＰＢＸ２は、電話回線を相互接続して電話網を構成するための構内交換機（Private Branch eXchange、）であり、社員Ｍが電話中であるか否かを検出、監視できるようになっている。すなわち、この実施の形態では、ＦＭＣ（Fixed Mobile Convergence）や内線機能などを備えたクラウド型の構内交換機で、ＩＰ電話サーバにより構内交換機と内線機能を構成し、１つの携帯電話機５２で内線通話と外線通話とを行えるようにするものである。そして、携帯電話機５２を電話網に接続する機能を備えるため、従来の固定電話用の構内交換機と同様に、各携帯電話機５２つまり各社員Ｍが電話中であるか否かを検出、監視でき、検出、監視した結果を逐次リアルタイムに支援サーバ４に送信するようになっている。

【0022】

このように、この実施の形態では、社員Ｍが携帯電話機５２を使用する場合について説明するが、固定電話機を使用してもよく、また、ユーザ端末５１を介して電話するようにしてもよい。さらに、ユーザ端末５１と携帯電話機５２を連携したものであってもよい。

【0023】

スケジュールサーバ３は、各社員Ｍのスケジュールを記憶、管理するサーバであり、社員Ｍの識別情報（社員番号、氏名等）ごとに、各年月日におけるスケジュールが記憶されている。例えば、次のようなスケジュールが記憶されている。

【0024】

「ＡＡ氏の１１月１０日の予定」
１１：００～１２：００ 安全会議
１５：００～１６：００ 外出
１６：００～１７：００ 資料相談

【0025】

このようなスケジュールは、各社員Ｍのユーザ端末５１から入力されたり、部課等の代表者や会議管理者などから入力されたりする。

【0026】

支援サーバ４は、ユーザ端末５１に所定の画像・画面を表示させたりして社員Ｍを支援するためのサーバであり、図２に示すように、主として、座席データベース（記憶手段）４１と、社員データベース（記憶手段）４２と、監視タスク４３と、第１の支援タスク４４と、第２の支援タスク４５と、これらを制御などする中央処理部４６と、を備える。

【0027】

座席データベース４１は、各社員Ｍの座席位置を示す座席レイアウト図Ｌを記憶するデータベースである。すなわち、実際にフロアに配置されている座席Ｓのレイアウトを示す図上に、どの座席Ｓに誰が（どの識別情報が）割り当てられているかを示す座席レイアウト図Ｌを記憶し、全社員Ｍの座席Ｓについて記憶する。この実施の形態では、後述する図３に示すように、６人の座席Ｓが向い合せに四角く配置されているが、実際にコ字状やＬ字状などに配置されている場合には、そのような座席レイアウト図Ｌが記憶される。これにより、そのフロアに行った際に、所望の社員Ｍがどこにいるかを迅速にわかるようになっている。

【0028】

社員データベース４２は、各社員Ｍに関する情報・属性を記憶するデータベースである。すなわち、社員Ｍの識別情報ごとに、携帯電話機５２の内線番号および外線番号（電話番号）と、職歴などを記憶する。職歴には、社員Ｍの年齢、役職、現在および過去の所属部署、現在および過去に担当した業務・プロジェクト、取得資格などが記憶されている。また、電話などで過去に頻繁に話をしている相手社員Ｍの識別情報や、当該社員Ｍが指定したお好みの（話やすい）話し相手の識別情報などが記憶されている。

【0029】

ここで、この実施の形態では、座席データベース４１と社員データベース４２を別のデータベースにしているが、一体のデータベースにしてもよく、また、それぞれを別のサーバに記憶してもよい。

【0030】

監視タスク４３は、ＰＢＸ２による監視結果に基づいて、座席レイアウト図Ｌ上の各座席Ｓにそれぞれの社員Ｍが電話中であるか否かが示されたレイアウト画像Ｇを、ユーザ端末５１に表示させるタスク・プログラムである。すなわち、社員Ｍがユーザ端末５１で支援サーバ４にアクセスして監視タスク４３を起動させると、ＰＢＸ２から受信、取得した監視結果に従って、各社員Ｍが電話中か否かを示すレイアウト画像Ｇを当該ユーザ端末５１に送信して表示させる。ここで、この実施の形態におけるレイアウト画像Ｇは、図３に示すように、座席レイアウト図Ｌ上において、電話中の社員Ｍの座席Ｓにのみ「電話中」と表示し、電話中でない社員Ｍの座席Ｓには表示しない。

【0031】

また、レイアウト画像Ｇには、自分が在席中か離席中（不在中）かを通知するための在席ボタンＧ１と離席ボタンＧ２を備え、各社員Ｍが在席中であるか否かを監視する在席監視手段を構成する。すなわち、社員Ｍが離席に際して離席ボタンＧ２をクリックすると、この社員Ｍの識別情報を含む離席情報が支援サーバ４に送信され、社員Ｍが座席Ｓに戻った際に在席ボタンＧ１をクリックすると、この社員Ｍの識別情報を含む在席情報が支援サーバ４に送信される。

【0032】

そして、監視タスク４３は、各ユーザ端末５１から受信した離席情報と在席情報に基づいて（在席監視手段による監視結果に基づいて）、レイアウト画像Ｇの各座席Ｓに当該社員Ｍが在席中であるか否かを表示する。すなわち、この実施の形態では、図３に示すように、座席レイアウト図Ｌ上において、離席中の社員Ｍの座席Ｓにのみ「離席中」と表示し、在席中の社員Ｍの座席Ｓには表示しない。

【0033】

さらに、監視タスク４３は、スケジュールサーバ３から取得した各社員Ｍのスケジュールに基づいて、レイアウト画像Ｇの各座席Ｓに当該社員Ｍの現在の予定状況を表示する。すなわち、現時刻における各社員Ｍのスケジュールに基づいて、現時刻において各社員Ｍがどのような状態（勤務状態、出勤状態等）にあるかを、座席レイアウト図Ｌ上の各座席Ｓに表示する。例えば、図３に示すように、ＡＣ氏が現在会議中の場合には、ＡＣ氏の座席Ｓに「会議中」と表示し、ＢＡ氏が本日休暇の場合には、ＢＡ氏の座席Ｓに「休暇」と表示し、ＢＢ氏が現在外出中の場合には、ＢＢ氏の座席Ｓに「外出中」と表示する。さらに、「会議中」に加えてどの会議かを表示したり、「外出中」に加えてどこに外出かを表示したりしてもよい。このような現況を逐次リアルタイムに表示するものである。

【0034】

このように、座席レイアウト図Ｌ上の各座席Ｓに、社員Ｍが電話中であること、離席中であること、予定の用件中であることが示されるため、このような表示がない社員Ｍが、今話ができる社員Ｍとなる。例えば、ＡＢ氏やＢＤ氏などがこれに該当する。

【0035】

ここで、このようなレイアウト画像Ｇは、会社の規模や社員数などに応じて、すべての社員Ｍに関して、１つのレイアウト画像Ｇで表示してもよいし、フロアごとや部署ごとのレイアウト画像Ｇで表示してもよい。また、ユーザ端末５１で指定されたフロアや部署等のみの社員Ｍに関するレイアウト画像Ｇを表示してもよい。

【0036】

第１の支援タスク４４は、ユーザ端末５１で入力された問い合わせ事項を問い合わせるのに適した問い合わせ先社員（問い合わせ先ユーザ）Ｍを選出して、その識別情報が示された画像を当該ユーザ端末５１に表示させるタスク・プログラムである。すなわち、レイアウト画像Ｇ中の問い合わせ事項欄Ｇ３に問い合わせ事項が入力され、検索ボタンＧ４がクリックされると起動される。そして、社員データベース４２に記憶された各社員Ｍの職歴を含む情報に基づいて、この問い合わせ事項を問い合わせるのに適した問い合わせ先社員Ｍを選出する。

【0037】

具体的には、問い合わせ事項に関連する部署に所属する、あるいは所属していた社員Ｍや、問い合わせ事項に関連する業務・プロジェクトを担当する、あるいは担当していた社員Ｍ、問い合わせ事項に関連する資格を取得している社員Ｍなどを選出する。この際、問い合わせた社員Ｍと選出される社員Ｍの年齢や役職を考慮して選出してもよい。例えば、問い合わせた社員Ｍよりも年齢や役職が大きく上の社員Ｍを選出しないで、問い合わせやすい社員Ｍを選出するようにしてもよい。さらに、電話などで過去に頻繁に話をしている相手社員Ｍや、話やすい社員Ｍ、問い合わせた社員Ｍと過去に同じ部署にいた社員Ｍなどを優先的に選出してもよい。

【0038】

そして、選出した問い合わせ先社員Ｍの識別情報が示された画像を、問い合わせた社員Ｍのユーザ端末５１に送信して表示させる。この実施の形態では、図４に示すように、問い合わせ先社員Ｍの氏名（識別情報）、電話番号などが示された座席Ｓを、他の座席Ｓとは異なる色彩でマーキングして表示する。また、複数の問い合わせ先社員Ｍを選出してもよく、その際に優先順位を記してユーザ端末５１に表示してもよい。さらに、現時刻において在席しており電話中でない社員Ｍ（今話ができる社員Ｍ）を優先的に問い合わせ先社員Ｍとして選出してもよい。

【0039】

第２の支援タスク４５は、ユーザ端末５１で入力された指定社員（指定ユーザ）Ｍが話せる状態でない場合に、指定社員Ｍに代る代替社員（代替ユーザ）Ｍを選出して、その識別情報が示された画像を当該ユーザ端末５１に表示させるタスク・プログラムである。すなわち、この実施の形態では、レイアウト画像Ｇ中で今話しができない社員Ｍ、つまり、電話中や離席中、会議中、外出中あるいは休暇中などの指定社員Ｍの座席Ｓがクリックされると起動される。そして、指定社員Ｍと他の社員Ｍの職歴を含む情報に基づいて、指定社員Ｍに代って話をすることを推奨する代替社員Ｍを選出する。

【0040】

具体的には、指定社員Ｍと同じ部署に所属する、あるいは所属していた社員Ｍや、指定社員Ｍと同じ業務・プロジェクトを担当する、あるいは担当していた社員Ｍ、指定社員Ｍと同じ資格を取得している社員Ｍなどであって、今話ができる社員Ｍを選出する。この際、第１の支援タスク４４と同様に、年齢や役職を考慮したり、第２の支援タスク４５を起動した社員Ｍにとって過去に頻繁に話をしている相手社員Ｍや、話やすい社員Ｍ、過去に同じ部署にいた社員Ｍなどを優先的に選出したりしてもよい。

【0041】

そして、選出した代替社員Ｍの識別情報が示された画像を、第２の支援タスク４５を起動した社員Ｍのユーザ端末５１に送信して表示させる。この実施の形態では、図５に示すように、代替社員Ｍの氏名（識別情報）、電話番号などが示された座席Ｓを、他の座席Ｓとは異なる色彩でマーキングして表示する。ここで、図中矢印が付された座席Ｓは、指定社員Ｍの座席Ｓとする。また、複数の代替社員Ｍを選出してもよく、その際に優先順位を記してユーザ端末５１に表示してもよい。

【0042】

このような第１の支援タスク４４と第２の支援タスク４５において、問い合わせ先社員Ｍや代替社員Ｍを選出する際に、機械学習を利用して選出するようにしてもよい。

【0043】

次に、このような構成のコミュニケーション支援システム１によるコミュニケーション支援方法などについて説明する。

【0044】

まず、座席データベース４１に各社員Ｍの座席位置を示す座席レイアウト図Ｌを記憶するとともに、社員データベース４２に各社員Ｍに関する情報・属性を記憶する。また、ＰＢＸ２で各社員Ｍが電話中であるか否かを常時監視するとともに、各社員Ｍのユーザ端末５１から離席情報や在席情報を受信することで、各社員Ｍが在席中であるか否かを常時監視する。

【0045】

そして、社員Ｍがユーザ端末５１で監視タスク４３を起動すると、座席レイアウト図Ｌ上の各座席Ｓに、それぞれの社員Ｍの氏名（識別情報）、電話番号、電話中であるか否か、在席中であるか否か、現在の予定状況が示されたレイアウト画像Ｇをこのユーザ端末５１に表示する。また、上記のようにして第１の支援タスク４４が起動されると、問い合わせ事項を問い合わせるのに適した問い合わせ先社員Ｍを選出して、その識別情報を示した画像をユーザ端末５１に表示する。さらに、上記のようにして第２の支援タスク４５が起動されると、話せる状態でない指定社員Ｍに代る代替社員Ｍを選出して、その識別情報を示した画像をユーザ端末５１に表示する。

【0046】

以上のように、このコミュニケーション支援システム１およびコミュニケーション支援方法によれば、各社員Ｍが電話中であるか否かが示されたレイアウト画像Ｇが社員Ｍのユーザ端末５１に表示されるため、所望の相手に電話をかける前に、その相手が電話中であるか否かを知ることができる。つまり、所望の相手に電話をかけても電話中で繋がらない、という無駄な時間、行為がなくなり、効率的に所望の相手と話をすることが可能となる。しかも、座席レイアウト図Ｌ上の各座席Ｓに電話中であるか否かが示されるため、所望の相手が電話中の場合に、座席Ｓが近く電話中でない人に電話をして、確実に伝言などを依頼することが可能となる。

【0047】

また、レイアウト画像Ｇの各座席Ｓに各社員Ｍが電話中か否かだけではなく、在席中であるか否かも示されるため、所望の相手に電話をかけたり会いに行ったりする前に、その相手が在席中であるか否かを知ることができる。つまり、所望の相手に電話をかけても不在中で繋がらない、所望の相手に会いに行っても不在中で会えない、という無駄な時間、行為がなくなり、効率的に所望の相手と話をすることが可能となる。しかも、座席レイアウト図Ｌ上の各座席Ｓに在席中であるか否かが示されるため、所望の相手が不在中の場合に、座席Ｓが近く在席中の人に電話をしたり会いに行ったりして、確実に伝言などを依頼することが可能となる。

【0048】

また、ユーザ端末５１で問い合わせ事項を入力すると、問い合わせるのに適した問い合わせ先社員Ｍの識別情報がユーザ端末５１に表示されるため、所望の相手、つまり、問い合わせ事項を聞きたい相手と効率的に話をすることが可能となる。しかも、各社員Ｍの職歴に基づいて問い合わせ先社員Ｍが選出されるため、業務に関する問い合わせ事項に適した問い合わせ先社員Ｍを選出することが可能となる。つまり、問い合わせ事項について、より適正な回答をもらえる相手と効率的に話をすることが可能となる。さらに、レイアウト画像Ｇにおいて問い合わせ先社員Ｍの座席Ｓがマーキングされるため、問い合わせ先社員Ｍへの訪問や電話中、不在中などの確認を容易かつ迅速に行うことが可能となる。

【0049】

また、ユーザ端末５１で入力された指定社員Ｍが話せる状態でない場合、指定社員Ｍに代る代替社員Ｍの識別情報がユーザ端末５１に表示されるため、所望の相手、つまり、指定社員Ｍに代る相手と効率的に話をすることが可能となる。しかも、指定社員Ｍの職歴と他の社員Ｍの職歴に基づいて代替社員Ｍが選出されるため、業務に関して指定社員Ｍに近い代替社員Ｍを選出することが可能となる。この結果、指定社員Ｍと話せなくても代替社員Ｍと話すことで、指定社員Ｍと話したかった業務上の要件を果たすことが可能となる。さらに、レイアウト画像Ｇにおいて代替社員Ｍの座席Ｓがマーキングされるため、代替社員Ｍへの訪問などを容易かつ迅速に行うことが可能となる。

【0050】

以上、この発明の実施の形態を詳述してきたが、具体的な構成はこの実施の形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計の変更等があっても、この発明に含まれる。例えば、上記の実施の形態では、在席ボタンＧ１と離席ボタンＧ２で在席監視手段を構成する場合について説明したが、その他の装置・機構などで構成してもよい。例えば、人検知センサーで在席中か否かを監視したり、ユーザ端末５１であるパーソナルコンピュータがスリープ状態やロック状態になったのを検知することで、離席を検知したりしてもよい。

【0051】

また、第１の支援タスク４４や第２の支援タスク４５の起動方法や起動画像などは、上記の実施の形態に限らず、どのようなものであってもよい。同様に、問い合わせ先社員Ｍや代替社員Ｍの識別情報を示す画像も、上記の実施の形態に限らず、どのようなものであってもよい。

【0052】

さらに、ユーザ端末５１に表示されたレイアウト画像Ｇ中の座席Ｓつまり社員Ｍを指定・クリックすることで、携帯電話機５２からこの社員Ｍに電話をかけられるようにしてもよい。

【符号の説明】

【0053】

１ コミュニケーション支援システム
２ ＰＢＸ（電話監視手段）
３ スケジュールサーバ
４ 支援サーバ（支援手段）
４１ 座席データベース（記憶手段）
４２ 社員データベース（記憶手段）
４３ 監視タスク
４４ 第１の支援タスク
４５ 第２の支援タスク
５１ ユーザ端末
５２ 携帯電話機
Ｍ 社員（ユーザ）
Ｌ 座席レイアウト図
Ｓ 座席
Ｇ レイアウト画像
Ｇ１ 在席ボタン（在席監視手段）
Ｇ２ 離席ボタン（在席監視手段）

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】