特開 2023-89595 経費承認処理促進方法、経費承認処理促進プログラム及び経費承認処理促進システム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2023089595

(43)【公開日】2023-06-28

(54)【発明の名称】経費承認処理促進方法、経費承認処理促進プログラム及び経費承認処理促進システム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 40/12 20230101AFI20230621BHJP

【ＦＩ】

G06Q40/00 420

【審査請求】未請求

【請求項の数】7

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2021204196

(22)【出願日】2021-12-16

(71)【出願人】

【識別番号】712005584

【氏名又は名称】株式会社Ｄｏｎｕｔｓ

(74)【代理人】

【識別番号】230116539

【弁護士】

【氏名又は名称】恩田 俊明

(72)【発明者】

【氏名】西村 啓成

【テーマコード（参考）】

5L055

【Ｆターム（参考）】

5L055BB64

(57)【要約】

【課題】従来技術のもとで承認権者が支出の適否判断のために情報収集をすることは非効率であり、経費支出承認に資するための技術の登場が求められていた。
【課題を解決するための手段】申請された経費の承認のための方法であって、所定の経費に関する情報である経費情報の入力を受け付ける経費情報入力受付ステップと、前記入力に応じて承認権者に承認を促すための承認促進ステップと、前記入力された経費情報と類似する経費情報である類似情報を取得する類似情報取得ステップと、前記取得した類似情報と、前記入力された経費情報とを、前記承認権者に対して比較可能に出力する比較出力ステップと、をコンピュータを用いて実行する経費承認処理促進方法などを提供する。
【選択図】図２

【特許請求の範囲】

【請求項1】

所定の経費に関する情報である経費情報の入力を受け付ける経費情報入力受付ステップと、
前記入力に応じて承認権者に承認を促すための承認促進ステップと、
前記入力された経費情報と類似する経費情報である類似情報を取得する類似情報取得ステップと、
前記取得した類似情報と、前記入力された経費情報とを、前記承認権者に対して比較可能に出力する比較出力ステップと、
をコンピュータを用いて実行する経費承認処理促進方法。

【請求項2】

類似情報取得ステップは、類似情報の取得時又は生成時の情報をともに取得する基準時取得サブステップをさらに有する請求項１に記載の経費承認処理促進方法。

【請求項3】

類似情報取得ステップは、経費以外の財産的な価値に関する情報である特典情報をも取得する特典情報取得サブステップをさらに有する請求項１又は２に記載の経費承認処理促進方法。

【請求項4】

比較出力ステップは、複数の類似情報を出力可能な複数情報出力サブステップをさらに有する請求項１から３のいずれか一に記載の経費承認処理促進方法。

【請求項5】

経費承認のための処理を受け付ける経費承認ステップと、
前記経費承認のための処理結果を経費情報として記録する過去処理結果記録ステップと、をさらに有し、
異なる経費承認に関する処理である類似情報取得ステップにおいて、前記過去処理結果記録ステップにて記録された経費情報を類似情報として取得する過去情報取得サブステップをさらに有する請求項１から４のいずれか一に記載の経費承認処理促進方法。

【請求項6】

所定の経費に関する情報である経費情報の入力を受け付ける経費情報入力受付ステップと、
前記入力に応じて承認権者に承認を促すための承認促進ステップと、
前記入力された経費情報と類似する経費情報である類似情報を取得する類似情報取得ステップと、
前記取得した類似情報と、前記入力された経費情報とを、前記承認権者に対して比較可能に出力する比較出力ステップと、
をコンピュータにて実行可能とする経費承認処理促進プログラム。

【請求項7】

所定の経費に関する情報である経費情報の入力を受け付ける経費情報入力受付部と、
前記入力に応じて承認権者に承認を促すための承認促進部と、
前記入力された経費情報と類似する経費情報である類似情報を取得する類似情報取得部と、
前記取得した類似情報と、前記入力された経費情報とを、前記承認権者に対して比較可能に出力する比較出力部と、
を有する経費承認処理促進システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、事業所における経費使用の承認手続きにおける承認権者の負担を軽減するための方法などに関する。

【背景技術】

【0002】

企業をはじめとする事業者においては、日々の業務を通じて生じる費用について、個々の基準に従って自身の経費としての支出を認めるか否かの判断を行っている。例えば、あらかじめ設定した所定金額以下の費用については、担当者の裁量により自由に経費としての支出が認められる、とか、所定金額以上の支出や特定の費目に関する支出については、所定の上長の承認を得たうえで初めて経費としての支出が認められる、といった具合である。

【0003】

そして、それらの経費支出判断を決するため、費用の支出を証する証票を提出したり、事前承認を求めるための見積資料を提出する場合もあり、上長はそれらの資料を踏まえて経費支出の適否や金額の当否などを検討し承認するのが一般的である。

【0004】

なお、それらの承認処理を円滑にするための様々な技術がこれまでに開示されている。例えば特許文献１には、ＩＣカードを使って支出された旅費に関する情報を取得するとともに、領収書等の紙の証票を読み取ったデータをも取得し、両情報を照合して費用支出の事実及び経費支出の承認処理に用いる技術が開示されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【特許文献1】特開２０１６－０８１３８４号

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

ただこのような従来技術は、既に支出した費用の当否を精査する技術ではあっても、そもそも支出が適当であったか、あるいは支出額が適当であったかを精査されたものとは言えず、厳密な意味での費用支出承認処理に資するものとは言い難かった。いちいち承認権者が支出の適否判断のために情報収集をすることは非効率であり、経費支出承認に資するための技術の登場が求められていた。

【課題を解決するための手段】

【0007】

以上のような課題を解決すべく、本発明は、申請された経費の承認のための方法であって、 所定の経費に関する情報である経費情報の入力を受け付ける経費情報入力受付ステップと、 前記入力に応じて承認権者に承認を促すための承認促進ステップと、前記入力された経費情報と類似する経費情報である類似情報を取得する類似情報取得ステップと、前記取得した類似情報と、前記入力された経費情報とを、前記承認権者に対して比較可能に出力する比較出力ステップと、をコンピュータを用いて実行する経費承認処理促進方法などを提案する。

【0008】

また上記発明に関連して、類似情報取得ステップが、類似情報の取得時又は生成時の情報をともに取得する基準時取得サブステップをさらに有する経費承認処理促進方法なども提案する。

【0009】

また上記各発明に関連して、類似情報取得ステップが、経費以外の財産的な価値に関する情報である特典情報をも取得する特典情報取得サブステップをさらに有する経費承認処理促進方法なども提案する。

【0010】

また上記各発明に関連して、比較出力ステップが、複数の類似情報を出力可能な複数情報出力サブステップをさらに有する経費承認処理促進方法なども提案する。

【0011】

また上記各発明に関連して、経費承認のための処理を受け付ける経費承認ステップと、 前記経費承認のための処理結果を経費情報として記録する過去処理結果記録ステップと、をさらに有し、異なる経費承認に関する処理である類似情報取得ステップにおいて、前記過去処理結果記録ステップにて記録された経費情報を類似情報として取得する過去情報取得サブステップをさらに有する経費承認処理促進方法なども提案する。

【0012】

さらに、上記各方法に関連したプログラムやシステムなどに関する発明も提案する。

【発明の効果】

【0013】

主に以上のような構成をとる本発明によって、承認権者が事前に費用支出の当否及び適否の両方を判断するための処理の負担軽減を図ることが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【0014】

【図1】本発明のシステムの概略図

【図2】実施形態１のシステムの機能ブロックの一例を示す図

【図3】実施形態１のシステムにおける経費情報の入力受付の一例を示す図

【図4】実施形態１のシステムにて経費情報と類似情報とを出力する一例を示す図

【図5】実施形態１のシステムの機能的な各構成をまとめて一のハードウェアとして実現した際の構成の一例を示す概略図

【図6】実施形態１のシステムにおける処理の流れの一例を示す図

【図7】実施形態２のシステムの機能ブロックの一例を示す図

【図8】実施形態２のシステムにおける処理の流れの一例を示す図

【図9】実施形態３のシステムの機能ブロックの一例を示す図

【図10】実施形態３のシステムにおける処理の流れの一例を示す図

【図11】実施形態４のシステムの機能ブロックの一例を示す図

【図12】実施形態４のシステムにおいて経費承認のための処理結果を経費情報として記録する一例を示す図

【図13】実施形態４のシステムにおける処理の流れの一例を示す図

【発明を実施するための形態】

【0015】

まず図１を示す。図１は本発明の概要を示す図である。同図に示されているように、本発 明は、経費承認処理を促進するための一又は複数のサービスサーバ０１０１、０１０２と、各事業者において当該各機能を利用して経費申請処理を行う従業者の端末である従業者端末０１１１、０１１２及び当該事業者において経費承認処理を行う承認権者の端末である承認権者端末０１２１、０１２２との間で行われるネットワークを介した情報の送受信を通じて実現されうる。

【0016】

具体的には、従業者端末及び承認権者端末のブラウザを通じて情報の入出力を受け付けたり、所定のアプリケーションプログラムをインストールすることにより、当該プログラムの実行により生じされるインタフェースへの情報の入出力を受け付けたりすることで実現可能である。

【0017】

なお、さきに述べたとおり、本発明は一又は複数のサービスサーバ０１０１、０１０２により実現されうる。複数のサービスサーバを用いる場合の具体例を上げると、経費情報や類似情報その他の情報を保持するための情報保持サーバ０１０１や、それらの情報を読み出して比較処理を行ったり、承認権者端末に対し承認を促す情報を出力したり、承認権者端末から承認する旨の情報と取得したのちに従業者端末に対し、当該承認の事実を通知する処理を行ったりするサーバである承認処理支援サーバ０１０２などを相互にネットワークを介して接続することで用いることが考えられる。

【0018】

さらに、上記複数のサービスサーバのうち、例えば情報保持サーバ０１０１は、外部の所定の権限を有する端末からのアクセスを可能とするように構成されてよい。具体的には、会計事務所などにおいて会計事務処理を行う端末からのアクセスが考えられ、このように、事業者に加え会計事務所に対しても必要な限度でアクセスを可能とする構成を採用とすることにより、本発明の結果行われた経費承認の結果を用いた仕訳処理やその確認処理を事業所の内外において効率的に実行することが可能となる。

【0019】

なお、本発明は後述するとおり、所定のウェブサービスを提供するサーバである外部サーバ０１３１，０１３２との間で情報の送受信を行うことも考えられる。ここでいう「所定のウェブサービス」としては、価格比較サービスや見積もりサービス、ＥＣサービス、サービスの事前予約サービス、その他経費支出に資する情報を提供するウェブサービスであれば、特にその種別を問わずに適用可能である。

【0020】

次に、従業者端末や承認権者端末についてはいずれも、その種別を特に限定することはなく、例えば、パソコン０１１１、０１２２やタブレット０１１２、スマートフォン０１２１などが用いられることが考えられる。

【0021】

以下、本発明の各実施形態について図面とともに説明する。まず実施形態と請求項の相互の関係は、以下のとおりである。まず、実施形態１は主に請求項１、４、６、７などに対応する。実施形態２は主に請求項２などに対応する。実施形態３は主に請求項３などに対応する。実施形態４は主に請求項５などに対応する。

【0022】

なお、本発明はこれらの実施形態に何ら限定されるものではなく、技術常識に従って特許請求の範囲の各請求項に記載の技術的思想を有し、その要旨を逸脱しない範囲内において、様々な態様で実施し得る。

【0023】

＜＜実施形態１＞＞
＜概要＞
図２は、本実施形態の経費承認処理促進システムの機能ブロックの一例を示す図である。同図において示されているように、本実施形態の「経費承認処理促進システム」０２００は、「経費情報入力受付部」０２０１と、「承認促進部」０２０２と、「類似情報取得部」０２０３と、「比較出力部」０２０４と、を有する。

【0024】

なお、以下で詳しく説明する経費承認処理促進システムは、その機能の一又は複数の機能を複数の装置にて実現するようにも構成され得るものであって、その機能ブロックは、いずれもハードウェア又はソフトウェアとして実現され得る。コンピュータを用いるものを例にすれば、ＣＰＵやメインメモリ、ＧＰＵ、ＴＰＵ、画像メモリ、バス、二次記憶装置（ハードディスクや不揮発性メモリ）、キーボードやマイク、タッチパネル、タッチパネルをタッチするための電子ペンなどの各種入力デバイス、スピーカ、ディスプレイその他各種出力デバイス、その他の外部周辺装置などのハードウェア構成部、またその外部周辺装置用のインタフェース、通信用インタフェース、それらのハードウェアを制御するためのドライバプログラムやその他のアプリケーションプログラムなどが挙げられる。

【0025】

そしてメインメモリ上に展開したプログラムに従った演算処理によって、入力デバイスやその他インタフェースなどから入力されメモリやハードウェア上に保持されているデータなどが加工、蓄積されたり、前記各ハードウェアやソフトウェアを制御するための命令が作成されたりする。ここで、上記プログラムは、モジュール化された複数のプログラムとして実現されてもよいし、２以上のプログラムをクラウドコンピューティングその他の方法により組み合わせて一のプログラムとして実現されても良い。

【0026】

＜機能的構成＞
「経費情報入力受付部」０２０１は、所定の経費に関する情報である経費情報の入力を受け付けるように構成されている。経費情報としては、承認を求める経費の内容が含まれていることが必要であり、具体的には、経費の摘要、金額、支出した又は支出予定の日時、当該経費支出と関連付けられる業務、取引相手、取引担当者など、当該経費支出に直接関連する情報が含まれうるほか、これらの経費支出を他の支出と識別するためのＩＤを付与して当該ＩＤも経費情報として取得してもよい。当該構成を採用することで、事後の検索処理や仕訳処理の効率化が図ることができ、会計、監査等の事業上の要請に円滑に対応することが可能になる。

【0027】

入力受付の具体的な態様としては、従業者が任意に入力し従業員端末を通じて出力した情報を取得することで受け付ける場合もあれば、稟議書や申請書などの所定のフォーマットに必要事項が記載された書面のｐｄｆデータ又はＯＣＲなどの各種の読取技術を用いて取得したデータなどを取得することで受け付ける場合があってもよい。経費支出に係る証票のデータ又は経費支出にかかる見積もりのデータの送信を受け付けて取得する態様があってもよく、これらの態様はいずれも選択可能であったり、複数の態様を組み合わせて入力を受け付けたりする構成があっても良い。

【0028】

なお、経費情報は、通常は所定の従業者端末を通じて入力を受け付けるため、当該従業者端末と紐付けられる従業者を経費情報の一部として取得してもよい。さらにこの場合、入力対象として識別される従業者に加え、又は当該従業者に代わり別の従業者を経費情報の一部として含めてその入力を受け付ける構成があっても良い。ここでいう別の従業者とは、当該経費支出に関与する従業者である場合が考えられ、より具体的には、当該従業者を識別するＩＤを経費情報の一部として取得する。当該構成を採用することにより、経費支出と支出する従業者とを紐付けることが可能となり、承認処理にとどまらずその後の監査等の処理にも耐えうる情報管理が可能となる。

【0029】

なお、経費情報の入力を受け付ける際には、当該経費支出にかかる一又は複数の承認権者の指定を求めることが考えられる。当該指定は、経費情報を入力する従業者からの選択入力を受け付ける場合もあれば、経費情報の入力に応じて適宜選択され入力される場合もある。より具体的には、当該承認権者を識別するＩＤの入力を受け付けたり、選択を受け付けたりする。

【0030】

経費情報の入力に応じて選択される処理は、予め当該事業所内における承認ルールを保持しておき、当該承認ルールに従い承認権者の選択が行われる。当該構成により、経費支出の対象となる取引や金額その他の情報に基づき事業所ごとに設定されているルールに基づいた承認フローを前提とした承認処理を円滑に行うことが可能となる。

【0031】

ここで、前記承認ルール保持の一例について説明する。承認ルールは、事業者、事業所又は部署単位で複数生成可能であり、それら複数のルールが相互に紐づけられて構成されうる。摘要や金額、個数、単価、消費（利用）期限、人数、クラス、日数、距離、頻度その他経費支出の要否や可否を判断するための基準となりうる情報を、当該経費支出ごとに複数紐付けて一のルールとする。一例を上げると、「○○○という商品を購入する場合、単価は１２５円以下、個数は１０個単位」、「東京本社から大阪市内に出張する場合、日帰りを原則とし、交通手段は新幹線、自由席」、「飲食を伴う支出の場合、人数×５０００円を上限とする」といったような具体的な経費支出の個別的な取り決めを、それぞれを識別するためのＩＤである個別ルールＩＤと紐付けたうえで、それら複数の個別ルールから承認ルールを構成させ、保持する。また、「宿泊を伴う出張の場合、１泊あたり料金２万円以上はＮＧ」「新幹線を使う場合グリーン車はＮＧ」などのように、経費支出が認められない取り決めを個別ルールとすることも可能である。これらの内容の承認ルールを保持し適宜利用可能としておくことにより、後述する経費承認処理の便宜とすることができる。

【0032】

なお、前記承認ルールは、事業者の内部環境、外部環境その他の理由により適宜内容及び承認ルールそれ自体の加除修正が可能である。内部環境の具体例としては、出張規程その他の内部規程や事業部内の内規などの事業者内のルールが考えられ、これらのルールを読み出して承認ルールと同期するような処理を行うことが考えられる。外部環境の具体例としては、法令や各種ガイドライン、業界団体の自主規制ルールなどが考えられ、これらのルールを読み出して承認ルールと同期するような処理を行うことが考えられる。ただし、当該加除修正のための処理は、承認権者のＩＤにて管理されるユーザによってのみ実行可能とすることが望ましい。また、当該加除修正のための処理をおこなったログは、当該処理を実行したユーザのＩＤや、当該処理を行った理由とともに保持されておくことが望ましい。当該構成を採用することにより、事後的な監査等の際に、承認ルールの内容や変更処理の適否検討を円滑に行う事ができるようになる。

【0033】

ここで図３を示す。同図は、本実施形態の経費承認処理促進システムにおける経費情報の入力受付の一例を示す図である。同図には、社員コードが「Ｅ７２３９１」である営業部第一営業者所属の従業員が、２０２１年１２月１０日に入力をした経費情報の一例が表示されている。同図に示されているように、「経費承認申請フォーム」との名称の入力フォームにおいて予め設定構成されている各項目に対し、種々の情報の入力を受付たり、選択肢の中から選択を受付けたりする方法がとられている。具体的には、「申請金額」の項目には「３０５００円」との金額が入力され、「件名」には「大阪への出張旅費（往復）」、「目的」には「商談」、「取引先」には「△物産本社」、「従来からの取引の有無」には「有」、「希望日時」には「２０２１年１２月１３日午前中／夕方」、「必要数量」には「１人分」との情報が入力あるいは選択されている。

【0034】

また、「添付資料の有無」との項目には、「無」との選択がなされ、「添付資料」との項目には、「当社従前の取扱いどおり」との情報が入力されたうえ、「過去取扱」とのボタンが設けられている。このように、自社における従前の取扱いに準拠して経費情報が生成される場合には、上述した承認ルール（「過去取扱」とのボタンをクリックすることでリンク先の承認ルールの内容が表示される）を紐付けておくことなどが考えられる。

【0035】

そして「承認権者」の項目には「Ｙ課長」との項目と、「社員コード」として「Ｌ５３２１１」との情報が入力されているが、当該各情報については、申請者による適宜の入力を受け付ける構成であっても良いし、上記「所属」欄への情報の入力受付に応じて、承認ルールに基づく承認権者の情報を取得したうえ経費情報の一部として取得する処理を行っても良い。

【0036】

これらの各項目への情報の入力受付が確認されると、当該経費処理申請に係る経費情報に対し、「２０２１－１２３４５」との固有の経費情報ＩＤを付与する処理を行う。

【0037】

「承認促進部」０２０２は、前記入力に応じて承認権者に承認を促すための機能を備える。入力に応じて、とあるように、承認促進部では入力を受け付けた経費情報の内容や、入力態様、入力日時その他入力に伴う各種の情報を用いて承認権者に承認を促すための処理を行う。具体的には、経費情報として、又は経費情報とともに入力を受け付けた承認権者のＩＤを読み取ると、当該ＩＤにて識別される一又は複数の承認権者に対し、当該経費情報に基づく経費の支出の承認を促す通知を送信する。ここでいう送信先は、前記承認権者と紐づけられている通知先であり、承認権者は、当該通知を、自己の管理する端末で受信可能である。

【0038】

ちなみに、承認促進部においては、上述した承認ルールを用いて、当該経費情報の内容を解析し、当該解析結果に基づき承認を促すための通知を送信するようなことも考えられる。具体的には、経費情報の内容と、承認ルールの内容とを比較し、承認が可能と判断される場合には、「承認可」を内容とする通知を送信するような具合である。なおその他にも、経費情報の内容が、承認ルールの内容のうち経費支出が認められない取り決めと合致する要な場合には「承認不可」を内容とする通知を送信したり、ここまで述べた各種の判断が困難であるような場合には、「要判断」を内容とする通知を送信したりすることが考えられる。このように、承認権者に対し、単に承認させるだけでなく、必要な検討を通じて承認をさせるような情報を提供する構成を採用することにより、承認権者が具体的に、何を検討していつまでに対処すればよいかを容易に把握させることができる。

【0039】

「類似情報取得部」０２０３は、前記入力された経費情報と類似する経費情報である類似情報を取得するように構成されている。経費情報と類似するかどうかは、適宜判断されるが、例えば、経費情報を構成する各種の情報との類似判断に基づくことが考えられる。より具体的には、経費情報のうち経費の摘要や支出予定の日時、場所、取引相手などの情報に基づいて類似判断を行うことが考えられ、ここでいう摘要としては、購入対象の商品名や宿泊対象の宿泊施設名、交通手段の名称などが経費情報として含まれていることが想定される。

【0040】

また、類似情報は経費情報と類似した情報であることから、具体的な経費支出に資する内容の情報であることが考えられる。具体的には、摘要や金額その他の構成要素は基本的には経費情報と同一である。ただし、経費情報のうち取引相手や頻度等特定の取引に特化した構成要素については、類似情報においてこれを備えていなくとも良い。

【0041】

類似情報の取得処理に際しては、上記のように、経費情報との類似性判断処理をおこなったうえ、当該判断結果に基づいて行われる。すなわち、経費情報に含まれる摘要の類似性が認められた場合には、当該摘要が類似する類似情報が取得されうるし、取引相手が類似すると判断されれば、当該取引相手を同じくする類似情報が取得されうる。また、経費情報を構成する複数の要素が類似する場合には、当該類似する情報を類似情報として優先的に取得することが考えられる。例えば、摘要が「宿泊料金」である場合には、当該宿泊目的地を同じくする宿泊料金の類似情報を取得するように構成される。

【0042】

類似情報は、ＡＰＩ連携やＲＰＡ処理といった手段を用いて外部サービスと情報の送受信を行うことにより取得する構成が考えられる。ここでいう外部サービスとしては、価格比較サービスや、見積もりサービス、各種サービス提供事業者の予約受付サービスなど、当該経費の支出額やその前提条件を把握可能なサービスであることが考えられる。そして、経費情報を構成する種々の情報をＡＰＩ連携先である外部サービスに対して出力することで、当該外部サービスにて当該情報を取得して検索処理や見積もり処理等所定の処理を行い、当該結果をやはりＡＰＩ連携の方法により取得する。また、そのような連携処理が行われていないサービスであっても、予め特定のサービスを情報の出力先として指定することで、当該出力先に対してＲＰＡの態様により情報を出力し、当該出力先での種々の処理の結果を類似情報として取得することが可能である。

【0043】

なおここまでは、外部サービスから類似情報を取得する場合の構成について説明したが、類似情報は、従業員端末を通じた入力を受け付ける構成ももちろんあってもよい。この場合には、上記取得した経費情報の取得元となる従業員より、経費情報とともに類似情報をも取得することとなる。当該構成を採用すれば、当該従業員による経費支出申請前の調査の有無やその適否をも承認時の検討内容とすることができ、当該ログを保持しておくことにより後日の監査にも耐えうる資料として用いることも可能となる。

【0044】

類似情報取得のタイミングについて、承認促進部における承認を促すための処理と同一のタイミングとしてもよいし、異なるタイミングとしてもよい。同一のタイミングとすれば承認権者による承認のための処理タイミングにかかわらず、承認を促す時点における費用支出の当否の検討が可能になるのみならず、承認を促す契機となった従業者による経費支出申請の当否をも確認することが可能となる。また、異なるタイミングとする場合では、現に承認権者による承認のための処理を行うタイミングで類似情報を取得する構成が考えられる。より具体的には、承認権者が承認促進部からの承認を促す通知を受信し、その後の承認のための処理に着手するタイミングで類似情報を取得するような構成が一例としてあげられる。当該構成を採用することにより、承認権者による承認処理時点における最新の情報に基づいた判断を支援することが可能となる。

【0045】

「比較出力部」０２０４は、前記取得した類似情報と、前記入力された経費情報とを、前記承認権者に対して比較可能に出力するように構成される。具体的には、類似情報と経費情報とをともに表示出力する構成が考えられるが、その他にも、経費情報と類似情報との差分の情報を比較可能に出力したりする方法があってもよい。具体的には、ある備品の購入に際し、経費情報における購入代金が１５００円であったのに対し、類似情報における購入代金が１２００円だった場合には、差分が３００円であるとの処理を行ったうえ、「３００円安く購入できます」といったメッセージとともに各種情報を出力するような構成が考えられる。

【0046】

また、経費情報と類似情報とでは、その内容の前提が異なる場合も当然あり得る。上述した備品購入代金の例を再び用いれば、類似情報における購入代金は、購入日時や先着申込個数が限定されたケースにのみ適用されるものである可能性もあれば、購入総額が所定金額以下の場合には購入代金のほかに送料が４２０円かかるようなケースも想定されうる（そしてその場合、上記の例においては、経費情報における購入代金の方が相対的に安価ということになる）。そこで、類似情報と経費情報とを出力する際には、単に両情報に含まれる情報のうち数字又は数値のみを比較可能に出力するのではなく、当該数字又は数値の算出根拠とともに出力することが好ましい。当該構成を採用することにより、承認を求める従業者による事前の費用の妥当性に関する調査が十分出ない場合であっても、承認権者において現実的な経費支出の妥当性や、当該従業者による対応の適正性を評価することを容易にすることができる。

【0047】

なおここで、比較出力部において、複数の類似情報を出力可能な複数情報出力手段をさらに有するように構成されてもよい。出力対象となる複数の類似情報は、上述した経時的に異なるタイミングで取得されるものであってもよいし、異なる外部サービスから取得した同一対象に関するものであってもよい。複数の類似情報は、それぞれが比較可能に出力されても良いし承認権者の選択に応じて適宜表示出力されても良い。さらに言えば、それぞれの類似情報が比較可能に出力される方法においては、そのそれぞれの内容と経費情報とを比較処理した結果をも類似情報として出力することも考えられる。オンラインにて提供される商品やサービスの価格は、リアルタイムに変動する場合も少なくなく、本構成のように、複数のアプローチから異なる前提条件で取得される経費に関する情報を比較可能に表示させることにより、承認権者にとり、より実効性のある経費支出適否判断の環境を提供することが可能となる。

【0048】

ここで図４を示す。同図は、図３を用いて示した経費情報の一例に対する類似情報出力の一例を示す図である。同図では、図３の例において承認権者とされたＹ山課長の承認権者端末における表示画面の一例を示している。同図では、申請された経費情報が表示されている画面上に重畳するように「承認申請がありました。」とのコメントとともに、大阪への往復出張旅費の料金を外部サービスを通じて複数取得し、類似情報として表示出力している様子が示されている。すなわち、ＡＰＩ連携している「比較サイトＸ」「比較サイトＹ」「比較サイトＺ」や、ＲＰＡ処理を通じて情報の送受信を行う「予約サイト」の４つの外部サービスから、経費情報と類似する条件の料金の情報を取得している。それぞれのウェブサービスにおける料金の内訳や詳細な適用条件等の情報を閲覧可能な「詳細」と表記されたリンクボタンが生成され、当該ボタンをクリックすることにより、より具体的な情報を確認することが可能である。

【0049】

また、当該情報の最新性を担保するため、「最新の情報に更新する」とのボタンが設けられている。当該ボタンをクリックすると、再度上記各ウェブサービスに対して情報の送受信を行い、料金に関する情報を取得し直す処理を行う。当該構成を採用することで、承認権者は、入力を受け付けた経費情報と類似情報とを容易に視認のうえ比較することが可能になる。

【0050】

なお同図では、大阪への往復出張旅費の料金に関する類似情報の出力例を示したが、同出力画面においては「大阪」「出張旅費」「往復」に関する類似情報、と表記されているように、経費情報に含まれる単語や条件などの情報のうち、類似情報出力に関連すると判断されるものを抽出し、当該抽出された情報を用いて類似情報を出力している。どのようにして経費情報の中から所定の情報を抽出するかについては事業者ごと、部署ごと、その他の所定の単位で適宜設定が可能であり、例えば、経費情報の所定領域（「件名」欄や「取引先」欄、「必要数量」欄など、その他図３に記載されていない項目として、「出発地」などの欄を設け、当該欄に対応する領域とすることが考えられる）内に記載される情報を抽出することが考えられる。選択肢型の入力を受け付けている場合には、当該選択肢と紐付けられる情報を用いる事も考えられる。

【0051】

また、それら抽出された情報をどのように用いて類似情報を出力するかについても適宜設定可能であるが、基本的には、それらの情報を検索キーとして外部サービスにおける検索処理を行う。そのような構成を採用することになると、上記抽出された類似情報を承認権者において変更させるための処理（図４でいうところの「最新の情報に更新する」ボタンのほか、具体的な検索条件の入力を通じた検索申請を受け付けるような構成も考えられる。）を受付け、当該変更後の情報を検索キーとして外部サービスにおける検索処理を実行させるような処理を可能にしても良い。当該構成を採用すれば、承認権者が自身で気になった条件で経費支出の適否を検討することもできる。

【0052】

ちなみに、比較出力部にて出力される情報のうち、少なくとも類似情報について、承認権者に加え、経費情報の取得元である従業員に対しても出力する構成があってもよい。具体的な出力のタイミングとしては、承認権者に対する出力タイミングの前後のタイミングで出力されるような構成が考えられる。当該タイミングで類似情報が取得される場合は、承認権者と経費情報の取得元である従業員とが、同じ内容の類似情報を視認可能となるため当該従業員にとっては、自身が決裁を受けようとしている経費情報が、類似情報に照らして妥当な内容であるかを把握することができる。当該従業員に経費情報の妥当性を把握可能とするこのような構成を採用することにより、決裁を受ける前に経費情報の妥当性を自身でも確認させるような心理的な動機づけとすることができる。

【0053】

＜具体的な構成＞
ここで図５を示す。同図は本実施形態の経費承認処理促進システムの機能的な各構成をまとめて一のハードウェアとして実現した際の構成の一例を示す概略図である。各装置はいずれも、それぞれ各種演算処理を実行するための「ＣＰＵ」０５０１と、「記憶装置（記憶媒体）」０５０２と、「メインメモリ」０５０３と、「入出力インタフェース」０５０４、「ネットワークインタフェース」０５０５と、を備え、入出力インタフェースを介して、例えば「ディスプレイ」０５０６、「タッチパネル」０５０７、などの外部周辺装置と情報の送受信を行う。

【0054】

また、本実施形態の経費承認処理促進システムは、ネットワークインタフェースを介して複数の「従業者端末」０５０８や「決裁者端末」０５０９などの外部装置と情報の送受信を行いうるほか、各種サービスを提供する「外部サーバ」０５１０とも接続されうる。これらのネットワークインタフェースの具体的な態様は有線、無線を問わず、また通信の方法も、両端末間で直接、間接なされるかを問わない。よって特定の外部装置ないし同装置の利用者と紐づけられた第三者の管理するサーバとの間で情報の送受信を行ういわゆるクラウドコンピューティングの形式を採用することも可能である。

【0055】

記憶装置には以下で説明するような各種プログラムが格納されており、ＣＰＵはこれら各種プログラムをメインメモリのワーク領域内に読み出して展開、実行する。なお、これらの構成は、「システムバス」０５９９などのデータ通信経路によって相互に接続され、情報の送受信や処理を行う（以上の構成の基本的な構成は、以下で説明する他の装置のいずれについても同様である。

【0056】

（経費情報入力受付部の具体的な構成）
経費情報入力受付部は、コンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、具体的には、ＣＰＵが記憶装置から「経費情報入力受付プログラム」０５２０をメインメモリに読み出して実行し、従業者端末０５０７を通じて出力された所定の経費に関する情報である経費情報０５６１の入力を受け付け、メインメモリの所定のアドレスに格納する。

【0057】

（承認促進部の具体的な構成）
承認促進部は、コンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、具体的には、ＣＰＵが記憶装置から「承認促進プログラム」０５３０をメインメモリに読み出して実行し、前記経費情報０５６１の入力に応じて、承認権者端末０５０８に対し、承認を促すための情報を出力する。

【0058】

（類似情報取得部の具体的な構成）
類似情報取得部は、コンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、具体的には、ＣＰＵが記憶装置から「類似情報取得プログラム」０５４０をメインメモリに読み出して実行し、前記入力された経費情報０５６１と類似する経費情報である類似情報０５６２を、従業者端末０５０８又は外部サーバ０５１０を通じて取得し、メインメモリの所定のアドレスに格納する。

【0059】

（比較出力部の具体的な構成）
比較出力部は、コンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、具体的には、ＣＰＵが記憶装置から「比較出力プログラム」０５５０をメインメモリに読み出して実行し、前記取得した類似情報０５６２と、前記入力された経費情報０５６１とを読み出し、前記承認権者の承認権者端末０５０９に対して比較可能に出力する。

【0060】

＜処理の流れ＞
図６は、本実施形態の経費承認処理促進システムにおける処理の流れの一例を示す図である。同図の処理の流れは以下のステップからなる。最初にステップＳ０６０１では、従業者端末から所定の経費に関する情報である経費情報の入力を受け付ける（経費情報入力受付ステップ）と、ステップＳ０６０２では、前記入力に応じて承認権者に承認を促すための処理を行う（承認促進ステップ）。その後ステップＳ０６０３では、承認権者端末から承認のための処理を行う旨の情報が送信されるか否かの判断を行い、当該情報を取得した場合には、ステップＳ０６０４の処理に移行する。当該情報が取得されない場合には、以後の処理を行わない。

【0061】

ステップＳ０６０４では、前記経費情報入力ステップにて入力された経費情報と類似する経費情報である類似情報を取得し（類似情報取得ステッップ）、ステップＳ０６０５にて前記取得した類似情報と、前記経費情報入力ステップにて入力された経費情報とを、前記承認権者端末に対して比較可能に出力する（比較出力ステップ）。

【0062】

なお、ステップＳ０６０３の処理は必須の処理ではなく、ステップＳ０６０２の処理のあと、ステップＳ０６０４の処理に移行しても良い。また、従業者端末から経費情報に加えて類似情報をも取得する構成も考えられ、この場合には、ステップＳ０６０１とステップＳ０６０４とは並行して処理されうる（実施形態２以降も同様である）。

【0063】

＜効果＞
以上の構成を採用する経費承認処理促進システムを利用することにより、承認権者が事前に費用支出の当否及び適否の両方を判断するための処理の負担軽減を図ることが可能となる。

【0064】

＜＜実施形態２＞＞
＜概要＞
本実施形態の経費承認処理促進システムは、基本的には実施形態１に記載の経費承認処理促進システムの技術的特徴と同様であるが、類似情報の取得時又は生成時の情報をともに取得する点において更なる特徴を有している。

【0065】

＜機能的構成＞
図７は、本実施形態の経費承認処理促進システムの機能ブロックの一例を示す図である。同図において示されているように、本実施形態の「経費承認処理促進システム」０７００は、「経費情報入力受付部」０７０１と、「承認促進部」０７０２と、「類似情報取得部」０７０３と、「比較出力部」０７０４と、を有し、類似情報取得部は、「基準時取得手段」０７１３をさらに有する。基本的な構成は、実施形態１の図２を用いて説明した経費承認処理促進システムと共通するため、以下では相違点である「基準時取得手段」０７１３の機能について説明する。

【0066】

「基準時取得手段」０７１３は、類似情報取得部において、類似情報の取得時又は生成時の情報をともに取得するように構成される。経費支出の承認にあたり、類似情報は経費情報の適否又は当否の判断の要素として用いられうるところ、商品代金やサービス利用料金が、適用条件や日時などに応じてリアルタイムで変化するようなものの場合、取得した類似情報の内容が既に古くて承認時には適用不可なものであると、承認判断に資することがないどころか、誤った判断を導く場合すらある。そこで、類似情報の最新性を担保する、ないしは取得時又は生成時の情報を取得しておくことにより、後日の監査などにおける承認権者の判断過程の適正を担保可能とする必要がある。

【0067】

ここでともに取得する情報のうち、類似情報取得時の情報については、取得時のタイムスタンプを取得する手段その他計時的な手段であればどのようなものであってもよく、類似情報取得時のログがその一例として考えられる。また、類似情報生成時の情報についても同様にログの取得が可能であれば当該ログがその一例となりうる。ただし、類似情報を外部サーバから取得するような場合には、当該外部サーバにて提供されている類似情報の生成タイミングなどの情報を取得することになる。

【0068】

なお、取得した上記の各情報は、後日の監査等のために類似情報と紐付けて保持される他、経費情報と類似情報とが比較可能に出力される際に、あわせて出力可能とされることが望ましい。当該構成を採用することにより、承認権者に対し、経費情報と比較すべき類似情報の最新性や、適用条件を容易に確認することができ、承認処理を円滑に進める環境を提供することができる。

【0069】

＜具体的な構成＞
本実施形態の経費承認処理促進システムを構成する各装置のハードウェア構成は、基本的には、図５を用いて説明した実施形態１の経費承認処理促進システムにおけるハードウェア構成と同様である。そこで以下については、これまで説明していない「基準時取得手段」の具体的な処理について説明する。

【0070】

（基準時取得手段の具体的な構成）
基準時取得手段は、具体的にはコンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、類似情報取得プログラムの実行に際し、ＣＰＵが記憶装置から「基準時取得サブプログラム」をメインメモリに読み出して実行し、類似情報の取得時又は生成時の情報をともに取得し、当該類似情報と紐付けてメインメモリの所定のアドレスに格納する。

【0071】

＜処理の流れ＞
図８は、本実施形態の経費承認処理促進システムにおける処理の流れの一例を示す図である。同図の処理の流れは以下のステップからなる。最初にステップＳ０８０１では、従業者端末から所定の経費に関する情報である経費情報の入力を受け付ける（経費情報入力受付ステップ）と、ステップＳ０８０２では、前記入力に応じて承認権者に承認を促すための処理を行う（承認促進ステップ）。その後ステップＳ０８０３では、承認権者端末から承認のための処理を行う旨の情報が送信されるか否かの判断を行い、当該情報を取得した場合には、ステップＳ０８０４の処理に移行する。当該情報が取得されない場合には、以後の処理を行わない。

【0072】

ステップＳ０８０４では、前記経費情報入力ステップにて入力された経費情報と類似する経費情報である類似情報を、取得時又は生成時の情報とともに取得し、ステップＳ０８０５にて前記取得した類似情報と、前記経費情報入力ステップにて入力された経費情報とを、前記承認権者端末に対して比較可能に出力する（比較出力ステップ）。

【0073】

＜効果＞
本実施形態の経費承認処理促進システムを用いることにより、実施形態１の経費承認処理促進システムを用いる場合に比べ、より承認権者にとり便宜的な承認のための環境を提供でき、かつ、後日の監査の用にも供することが可能となる。

【0074】

＜＜実施形態３＞＞
＜概要＞
本実施形態の経費承認処理促進システムは、基本的には実施形態１や２に記載の経費承認処理促進システムの技術的特徴と同様であるが、経費以外の財産的な価値に関する情報である特典情報をも取得する点をさらなる技術的特徴として備えている。

【0075】

＜機能的構成＞
図９は、本実施形態の経費承認処理促進システムの機能ブロックの一例を示す図である。同図において示されているように、本実施形態の「経費承認処理促進システム」０９００は、「経費情報入力受付部」０９０１と、「承認促進部」０９０２と、「類似情報取得部」０９０３と、「比較出力部」０９０４と、を有し、類似情報取得部は、「特典情報取得手段」０９１３をさらに有する。基本的な構成は、実施形態１の図２を用いて説明した経費承認処理促進システムと共通するため、以下では相違点である「特典情報取得手段」０９１３の機能について説明する。

【0076】

「特典情報取得手段」０９１３は、類似情報取得部において、経費以外の財産的な価値に関する情報である特典情報をも取得するように構成されている。特典情報の具体例としては、クーポン情報や会員割引などの経費支出を抑制するための情報のほか、商品購入に伴う「おまけ」の商品の付加及びその内容であったり、特定のサービスの会員に対して付与される、当該サービス利用に伴い付与されるポイントなどといった、経費支出に伴い付与される有形無形の種々の恩恵に関する情報などが考えられる。

【0077】

特典情報は、類似情報の内容として取得される場合もあるが、類似情報とは別の情報として取得される場合もありうる。その場合、経費支出の対象となる摘要の情報から、当該支出先であるサービスを提供する外部サーバへのログインを通じて特典情報を取得する。外部サーバへログインすることで、自社に特有の特典情報を取得することができ、例えば、「現在御社では、１５５０ポイントの利用が可能です。」であるとか、「あと４０００円の商品購入により、来月以降はシルバーステージの特典が付与されます。」などといった情報を取得可能となる。

【0078】

このようにして取得した特典情報は、経費情報や類似情報とともに、比較可能に出力されることが望ましい。特典情報をも取得し、他の情報とともに表示等の態様により出力する構成を採用することにより、承認権者において、単なる数字の高低のみではなく、種々の特典内容をも加味した経費支出の適否や当否の判断材料を提供することが可能となる。

【0079】

＜具体的な構成＞
本実施形態の経費承認処理促進システムを構成する各装置のハードウェア構成は、基本的には、図５を用いて説明した実施形態１の経費承認処理促進システムにおけるハードウェア構成と同様である。そこで以下については、これまで説明していない「特典情報取得手段」の具体的な処理について説明する。

【0080】

（特典情報取得手段の具体的な構成）
特典情報取得手段は、具体的にはコンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、類似情報取得プログラムの実行に際し、ＣＰＵが記憶装置から「特典情報取得サブプログラム」をメインメモリに読み出して実行し、経費以外の財産的な価値に関する情報である特典情報をも取得し、メインメモリの所定のアドレスに格納する。

【0081】

＜処理の流れ＞
図１０は、本実施形態の経費承認処理促進システムにおける処理の流れの一例を示す図である。同図の処理の流れは以下のステップからなる。最初にステップＳ１００１では、従業者端末から所定の経費に関する情報である経費情報の入力を受け付ける（経費情報入力受付ステップ）と、ステップＳ１００２では、前記入力に応じて承認権者に承認を促すための処理を行う（承認促進ステップ）。その後ステップＳ１００３では、承認権者端末から承認のための処理を行う旨の情報が送信されるか否かの判断を行い、当該情報を取得した場合には、ステップＳ１００４の処理に移行する。当該情報が取得されない場合には、以後の処理を行わない。

【0082】

ステップＳ１００４では、前記経費情報入力ステップにて入力された経費情報と類似する経費情報である類似情報や、経費以外の財産的な価値に関する情報である特典情報を取得し、ステップＳ１００５にて前記取得した類似情報と、前記経費情報入力ステップにて入力された経費情報とを、前記承認権者端末に対して比較可能に出力する（比較出力ステップ）。なお比較出力ステップにおいては、特典情報をもともに出力することが考えられる。

【0083】

＜効果＞
本実施形態の経費承認処理促進システムを用いることにより、実施形態１や２の経費承認処理促進システムを用いる場合に比べて、承認権者に対し、より具体的な取引条件のもとでの経費支出の適否あるいは当否を判断可能な環境を提供することができる。

【0084】

＜＜実施形態４＞＞
＜概要＞
本実施形態の経費承認処理促進システムは、基本的には実施形態１から３に記載の経費承認処理促進システムの技術的特徴と同様であるが、経費承認のための処理を受け付け、 前記経費承認のための処理結果を経費情報として記録し、異なる経費承認に関する処理である類似情報取得処理の際に、前記記録された経費情報を類似情報として取得する点を更なる特徴として備えている。

【0085】

＜機能的構成＞
図１１は、本実施形態の経費承認処理促進システムの機能ブロックの一例を示す図である。同図において示されているように、本実施形態の「経費承認処理促進システム」１１００は、「経費情報入力受付部」１１０１と、「承認促進部」１１０２と、「類似情報取得部」１１０３と、「比較出力部」１１０４と、「経費処理部」１１０５と、「過去処理結果記録部」１１０６とを有し、類似情報取得部は、「過去情報取得手段」１１１３をさらに有する。基本的な構成は、実施形態１の図２を用いて説明した経費承認処理促進システムと共通するため、以下では相違点である「経費処理部」１１０５と、「過去処理結果記録部」１１０６と、「過去情報取得手段」１１１３の機能について説明する。

【0086】

「経費処理部」１１０５は、経費承認のための処理を受け付けるように構成されている。ここでいう経費承認のための処理とは、単に特定の経費支出を承認することを内容とする情報に限定されず、条件付きで支出を承認することを内容とする情報や、このままでは経費支出を承認することはできない旨の情報を受け付けることも広く含まれる。図４を用いて説明した例の場合であれば、同図中承認権者が「要再検討。」と入力していることがわかるが、同図に示されているように、所定内容の経費承認のための処理を行う理由や、必要な事項、その他処理に付随関連する情報が承認権者端末から送信されると、当該情報を受付日時や承認権者のＩＤなどと紐付けて取得する。

【0087】

なお、ここで受け付けた情報は、処理対象となった経費情報の発信元である従業者端末に送信される。また、高額取引など承認権者が複数者存在するような経費支出の場合には、他の承認権者の管理する承認権者端末に対して送信される場合もある。これらの処理の経過のログはいずれも経費情報を識別する経費情報ＩＤと紐付けて保持され、後日の監査の用に供されうる。

【0088】

また、上記承認処理の過程は、経費情報の発信元である従業者や承認権者、更には事業者における経理担当者等関係者の管理する端末において、いずれも表示可能な構成を採用することが望ましい。関係者が一の経費支出承認手続に関するワークフローを共有して把握可能とすることにより、手続の遅滞や承認漏れなどの事態が生じても当該ワークフロー上でアラートを発出するなどの方法により注意喚起を行うことができ、タイムリーな承認手続の進行を担保することが可能となる。

【0089】

「過去処理結果記録部」１１０６は、前記経費承認のための処理結果を経費情報として記録するように構成されている。個々の経費承認のための処理結果には、当該処理のもととなった経費情報を識別するためのＩＤである経費情報ＩＤが紐付けられるが、それとは別に、過去処理結果記録部では、処理結果それ自体にも別個の経費情報ＩＤを付すことになる。この場合、処理結果自体に付される経費情報ＩＤは、当該処理のもととなる経費情報ＩＤの従たるＩＤとして紐付けられる。

【0090】

ここで図１２を示す。同図及び図４は、図３を用いて説明した経費承認処理結果の記録処理の一例を示す図である。まず図４においては、いったん入力を受け付けた経費情報（経費情報ＩＤは、２０２１－１２３４５）に対し、承認権者が「要再検討」との理由でこれを承認せず、という処理を行った様子が示されている。ここで当該経費承認のための処理結果自体に付される経費情報ＩＤは、当該処理のもととなる経費情報ＩＤ「２０２１－１２３４５」の従たるＩＤとして「２０２１－１２３４５Ｂ」が紐付けられる。ここでは謡的な内容の説明は省略するが、当該処理結果を受け、申請をした従業者は再度検討のうえ、ふたたび経費処理を求めることになるが、この場合に経費情報を入力を受け付ける場合には、例えば、経費情報ＩＤとして「２０２１－１２３４５Ｃ」などが、当該経費情報に対する承認処理結果については、「２０２１－１２３４５Ｄ」などがそれぞれ割り当てられ、相互に紐付けられて記録されることとなる。

【0091】

なお、経費処理のための処理が行われたあとも、当該処理により経費承認処理そのものが完結するとは限らない。上述の例で言えば、経費処理を認めないとの処理をした場合や、別の承認権者が改めて承認のための処理をする場合などである。これらの場合には、従業員において支出条件を見直した再承認の依頼があったり、別の承認権者における同様の指示があったりする。その場合には、いちど承認処理が行われたあとにも、改めて同一の経費支出に関連した承認処理が行われうることになり、その場合にも本発明における各種の処理が行われうる。そういった場合には、再度の処理をおこなうために改訂された経費情報の入力を受け付ける場合に、当該経費情報には、当初の経費情報ＩＤに従属する経費情報ＩＤに付与してその後の処理を行う。当該構成のように、複数回のやり直しを含めて行われうる経費支出承認手続を一気通貫で管理可能とすることにより、承認権者が、前回の支出のためにどのような処理を行ったのか、当該処理に対し従業者がどのような点を修正してきたのか、その結果として適正な経費支出となっているかを容易に把握可能とする事が可能となる。

【0092】

「過去情報取得手段」１１１３は、異なる経費承認に関する処理である類似情報取得において、前記過去処理結果記録部にて記録された経費情報を類似情報として取得する。これまでは、一の経費支出に関する一連の処理経過をまとめて把握可能とするための処理について説明したが、過去情報取得手段においては、一の経費支出とは別の機会に行われる経費支出の承認処理における処理が行われる。すなわち、一の経費情報と従たる関係にない異なる経費情報ＩＤにより識別される経費情報に関する経費承認に関する処理を行う事が前提となる。

【0093】

実施形態１から３においてはいずれも、類似情報を取得する場合には、従業者端末や外部サーバが取得元として考えられる旨説明してきたが、本実施形態においては、過去処理結果記録部にて記録された経費情報を類似情報として取得することを技術的特徴とする。この場合に、どのような経費情報を類似情報として取得するかについては、基本的には摘要の類否を基準に判断されることが望ましい。予め複数の特定の科目から摘要を選択するような構成を採用していれば、当該選択された科目の一致する経費情報が類似情報の取得対象となりうる。そして、取引相手や目的地などの経費支出の個別性を表す情報の一致する経費情報もまた類似情報の取得対象となりうる。

【0094】

なおこの場合においては、過去の費用支出承認にかかる処理そのものの把握にとどまらず、当該処理に付随関連する情報をも取得及び比較出力の対象となることから、過去の処理結果が把握可能となるのみならず、当該過去の処理がなぜ承認され、又はなぜ承認されなかったのか、あるいはどのような過程を経て結局承認されるに至ったのか、といったプロセスをその理由も含めて把握することが可能となる。

【0095】

同じ事業者の内部でも、事業部や本支社の違いなどにより、ローカルルールなどが渾然一体として存在し、その結果として統一した経費処理がなされない事象が起こる場合があるが、本構成を採用することにより、事業者内にて過去に承認処理された類似の取引に関する情報の可視化が可能となり、当該可視化を通じ、事業者内における経費処理運用の統一化や知見の共有化が可能になる。

【0096】

ちなみに、ここで取得した類似情報は、その後経費情報とともに比較可能に出力されることになるが、当該出力先を制限する機能を設けることも考えられる。前記過去処理結果記録部にて記録された経費情報のうち、所定の閲覧権限が付与されているもののみが比較出力の対象となるような権限制御手段を設けても良い。具体的には、取引内容や取引金額、決裁権者などの所定の事項に応じた閲覧権限を設定可能とし、類似情報取得の際にも、当該閲覧権限に応じた類似情報のみを取得するような構成が考えられる。また、いったんそれらの制約なく類似情報を取得したうえ、閲覧権限に応じて閲覧可能とされる情報のみを比較出力するような構成であってもよい。当該構成を採用することにより、承認権者に対し、過去に行われた経費処理の内容や顛末のうち自身の権限に応じたものを容易に把握させることができ、当該把握により円滑な経費支出の承認処理を促すことができる。

【0097】

＜具体的な構成＞
本実施形態の経費承認処理促進システムを構成する各装置のハードウェア構成は、基本的には、図５を用いて説明した実施形態１の経費承認処理促進システムにおけるハードウェア構成と同様である。そこで以下については、これまで説明していない「経費承認部」、「過去処理結果記録部」、「過去情報取得手段」の具体的な処理について説明する。

【0098】

（経費承認部の具体的な構成）
経費承認部は、具体的にはコンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、承認権者端末からの指示に応じて、ＣＰＵが記憶装置から「経費承認プログラム」をメインメモリに読み出して実行し、経費情報に関する経費承認のための処理を行う。

【0099】

（過去処理結果記録部の具体的な構成）
過去処理結果記録部は、具体的にはコンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、ＣＰＵが記憶装置から「過去処理結果記録プログラム」をメインメモリに読み出して実行し、経費承認プログラムの実行結果を経費情報として、当該実行の対象となった経費情報と紐付けて記録し、メインメモリの所定のアドレスに格納する。

【0100】

（過去情報取得手段の具体的な構成）
過去情報取得手段は、具体的にはコンピュータプログラムとコンピュータハードウェアにより構成され、類似情報取得プログラムの実行に際し、ＣＰＵが記憶装置から「過去情報取得サブプログラム」をメインメモリに読み出して実行し、前記過去処理結果記録ステップにて記録された経費情報のうち異なる経費情報ＩＤであって、何らの紐付けもされていない経費情報ＩＤにて識別される経費情報を類似情報として取得する。

【0101】

＜処理の流れ＞
図１３は、本実施形態の経費承認処理促進システムにおける処理の流れの一例を示す図である。同図の処理の流れは以下のステップからなる。最初にステップＳ１３０１では、従業者端末から所定の経費に関する情報である経費情報の入力を受け付ける（経費情報入力受付ステップ）と、ステップＳ１３０２では、前記入力に応じて承認権者に承認を促すための処理を行う（承認促進ステップ）。その後ステップＳ１３０３では、承認権者端末から承認のための処理を行う旨の情報が送信されるか否かの判断を行い、当該情報を取得した場合には、ステップＳ１３０４の処理に移行する。当該情報が取得されない場合には、以後の処理を行わない。

【0102】

ステップＳ１３０４では、前記経費情報入力ステップにて入力された経費情報と類似する経費情報であって、過去処理結果記録ステップにて記録された経費情報を類似情報として取得する（過去情報取得サブステッップ）とともに、ステップＳ１３０５にて前記取得した類似情報と、前記経費情報入力ステップにて入力された経費情報とを、前記承認権者端末に対して比較可能に出力する（比較出力ステップ）。

【0103】

その後ステップＳ１３０６にて、承認権者端末からの要求の有無を判断する。ここで経費承認のための処理を求める内容の要求があった場合には、ステップＳ１３０７で当該処理を行い（経費承認ステップ）、要求がなければ以後の処理を行わない。そしてステップＳ１３０８にて、前記経費承認のための処理結果を経費情報として記録する（過去処理結果記録ステップ）。

【0104】

＜効果＞
本実施形態の経費承認処理促進システムを用いることにより、自社内の過去の処理と整合性の取れた経費支出が行われる環境を提供できる。

【符号の説明】

【0105】

０２００・・・経費承認処理促進システム、０２０１・・・経費情報入力受付部、０２０２・・・承認促進部、０２０３・・・類似情報取得部、０２０４・・・比較出力部

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】