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特開2024-104518会議管理プログラム、情報処理装置、製造方法、情報処理方法
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(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】公開特許公報(A)
(11)【公開番号】P2024104518
(43)【公開日】2024-08-05
(54)【発明の名称】会議管理プログラム、情報処理装置、製造方法、情報処理方法
(51)【国際特許分類】
   G06Q 10/10 20230101AFI20240729BHJP
【FI】
G06Q10/10
【審査請求】未請求
【請求項の数】14
【出願形態】OL
(21)【出願番号】P 2023008774
(22)【出願日】2023-01-24
(71)【出願人】
【識別番号】505392916
【氏名又は名称】弁護士ドットコム株式会社
(74)【代理人】
【識別番号】110002815
【氏名又は名称】IPTech弁理士法人
(72)【発明者】
【氏名】石田 恵美
(72)【発明者】
【氏名】西村 拓也
(72)【発明者】
【氏名】神戸 信亮
【テーマコード(参考)】
5L010
5L049
【Fターム(参考)】
5L010AA11
5L010AA20
5L049AA11
5L049AA20
(57)【要約】      (修正有)
【課題】会議開催中に会議参加者にかかるユーザが情報処理端末においてどのような操作を行っていたのかを確認する会議管理プログラム、情報処理装置、製造方法及び情報処理方法を提供する。
【解決手段】プロセッサと、記憶部とを備えるコンピュータに会議を管理させるための会議管理プログラムであって、プロセッサが、複数のユーザが参加し所定の開催期間において開催される会議に関するスケジュール情報を取得するスケジュール情報取得ステップと、会議に参加した複数のユーザのうち少なくとも一部の所定ユーザによる情報処理端末の操作に関する操作ログ情報を取得する操作ログ取得ステップと、スケジュール情報取得ステップにおいて取得したスケジュール情報の、開催期間における所定のユーザの操作情報に基づく解析結果を出力する会議支援情報出力ステップと、を実行する。
【選択図】図10
【特許請求の範囲】
【請求項1】
プロセッサと、記憶部とを備えるコンピュータに会議を管理させるための会議管理プログラムであって、
前記プロセッサが、
複数のユーザが参加し所定の開催期間において開催される会議に関するスケジュール情報を取得するスケジュール取得ステップと、
前記会議に参加した前記複数のユーザのうち少なくとも一部の所定ユーザによる情報処理端末の操作に関する操作情報を取得する操作取得ステップと、
前記スケジュール取得ステップにおいて取得した前記スケジュール情報の前記開催期間における前記所定のユーザの前記操作情報に基づく解析結果を出力する解析出力ステップと、
を実行する会議管理プログラム。
【請求項2】
前記プロセッサが、
前記操作取得ステップにおいて取得した前記操作情報に基づき、前記所定ユーザのうち、前記スケジュール情報の前記開催期間において前記会議とは関係ない作業を行っている1または複数のユーザを特定するユーザ特定ステップと、
を実行する、
請求項1記載の会議管理プログラム。
【請求項3】
前記解析出力ステップは、前記ユーザ特定ステップにおいて特定された前記1または複数のユーザの少なくとも一部に、少なくとも当該ユーザの前記解析結果を出力するステップである、
請求項2記載の会議管理プログラム。
【請求項4】
前記解析出力ステップは、前記ユーザ特定ステップにおいて特定された前記1または複数のユーザに関する情報を、前記会議の主催者へ出力するステップを含む、
請求項2記載の会議管理プログラム。
【請求項5】
前記解析出力ステップは、前記ユーザ特定ステップにおいて特定された前記1または複数のユーザに関する情報のうち、当該ユーザの氏名に関する情報を識別できない態様で、前記会議の主催者へ出力するステップを含む、
請求項4記載の会議管理プログラム。
【請求項6】
前記解析出力ステップは、前記解析結果を、前記会議の主催者へ出力するステップである、
請求項1記載の会議管理プログラム。
【請求項7】
前記解析出力ステップは、前記所定のユーザが操作したアプリケーションの名称またはアプリケーションの種類を出力するステップである、
請求項1記載の会議管理プログラム。
【請求項8】
前記解析出力ステップは、前記所定のユーザが操作したアプリケーションの名称またはアプリケーションの種類ごとの操作時間を出力するステップである、
請求項7記載の会議管理プログラム。
【請求項9】
前記解析出力ステップは、前記所定のユーザの、ワークフローシステムにおける回覧または承認操作、メール返信作業、その他業務作業の少なくともいずれか1つを含むユーザの行動情報を出力するステップである、
請求項1記載の会議管理プログラム。
【請求項10】
前記プロセッサが、
前記操作取得ステップにおいて出力された前記ユーザの前記操作情報に基づき、会議への参加許否を判定する参加許否ステップと、
を実行する、
請求項1記載の会議管理プログラム。
【請求項11】
前記プロセッサが、
前記解析出力ステップにおいて出力された前記ユーザの前記操作情報に基づき、前記会議の評価指標値を算定する会議評価ステップと、
を実行する、
請求項1記載の会議管理プログラム。
【請求項12】
プロセッサと、記憶部とを備える情報処理装置であって、
前記プロセッサが、
複数のユーザが参加し所定の開催期間において開催される会議に関するスケジュール情報を取得するスケジュール取得ステップと、
前記会議に参加した前記複数のユーザのうち少なくとも一部の所定ユーザによる情報処理端末の操作に関する操作情報を取得する操作取得ステップと、
前記スケジュール取得ステップにおいて取得した前記スケジュール情報の前記開催期間における前記所定のユーザの前記操作情報に基づく解析結果を出力する解析出力ステップと、
を実行する情報処理装置。
【請求項13】
プロセッサと、記憶部とを備える情報処理装置を含む情報処理システムの製造方法であって、
前記情報処理装置に、請求項1から11のいずれか記載の会議管理プログラムを提供するステップを含む、
情報処理システムの製造方法。
【請求項14】
プロセッサと、記憶部とを備えるコンピュータにより実行される情報処理方法であって、
前記コンピュータが、
複数のユーザが参加し所定の開催期間において開催される会議に関するスケジュール情報を取得するスケジュール取得ステップと、
前記会議に参加した前記複数のユーザのうち少なくとも一部の所定ユーザによる情報処理端末の操作に関する操作情報を取得する操作取得ステップと、
前記スケジュール取得ステップにおいて取得した前記スケジュール情報の前記開催期間における前記所定のユーザの前記操作情報に基づく解析結果を出力する解析出力ステップと、
を実行する情報処理方法。



【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本開示は、会議管理プログラム、情報処理装置、製造方法、情報処理方法に関する。
【背景技術】
【0002】
より良い会議運営ができるように会議を支援する技術が知られている。
特許文献1には、会議の内容を資産化し、会議の運営を効率化する技術が開示されている。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0003】
【特許文献1】特開2019ー061594号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0004】
会議開催中に会議参加者にかかるユーザが情報処理端末においてどのような操作を行っていたのかを確認することができないという課題がある。
そこで、本開示は、上記課題を解決すべくなされたものであって、その目的は、会議開催中に会議参加者にかかるユーザが情報処理端末においてどのような操作を行っていたのかを確認する技術を提供することである。
【課題を解決するための手段】
【0005】
プロセッサと、記憶部とを備えるコンピュータに会議を管理させるための会議管理プログラムであって、プロセッサが、複数のユーザが参加し所定の開催期間において開催される会議に関するスケジュール情報を取得するスケジュール取得ステップと、会議に参加した複数のユーザのうち少なくとも一部の所定ユーザによる情報処理端末の操作に関する操作情報を取得する操作取得ステップと、スケジュール取得ステップにおいて取得したスケジュール情報の開催期間における所定のユーザの操作情報に基づく解析結果を出力する解析出力ステップと、を実行する会議管理プログラム。
【発明の効果】
【0006】
本開示によれば、会議開催中に会議参加者にかかるユーザが情報処理端末においてどのような操作を行っていたのかを確認することができる。
【図面の簡単な説明】
【0007】
図1】システム1の機能構成を示すブロック図である。
図2】サーバ10の機能構成を示すブロック図である。
図3】ユーザ端末20の機能構成を示すブロック図である。
図4】管理者端末30の機能構成を示すブロック図である。
図5】ユーザテーブル1012のデータ構造を示す図である。
図6】操作ログテーブル1013のデータ構造を示す図である。
図7】スケジュールテーブル1014のデータ構造を示す図である。
図8】解析結果テーブル1015のデータ構造を示す図である。
図9】操作記憶処理の動作を示すフローチャートである。
図10】会議支援処理の動作を示すフローチャートである。
図11】会議支援処理の動作を示す画面例である。
図12】コンピュータ90の基本的なハードウェア構成を示すブロック図である。
【発明を実施するための形態】
【0008】
以下、本開示の実施形態について図面を参照して説明する。実施形態を説明する全図において、共通の構成要素には同一の符号を付し、繰り返しの説明を省略する。なお、以下の実施形態は、特許請求の範囲に記載された本開示の内容を不当に限定するものではない。また、実施形態に示される構成要素のすべてが、本開示の必須の構成要素であるとは限らない。また、各図は模式図であり、必ずしも厳密に図示されたものではない。
【0009】
<システム1の構成>
本開示におけるシステム1は、複数のユーザが参加することにより開催される会議に関する情報処理サービスを提供する情報処理システムである。
システム1は、ネットワークNを介して接続された、サーバ10、ユーザ端末20の情報処理装置を備える。
図1は、システム1の機能構成を示すブロック図である。
図2は、サーバ10の機能構成を示すブロック図である。
図3は、ユーザ端末20の機能構成を示すブロック図である。
図4は、管理者端末30の機能構成を示すブロック図である。
【0010】
各情報処理装置は演算装置と記憶装置とを備えたコンピュータにより構成されている。コンピュータの基本ハードウェア構成および、当該ハードウェア構成により実現されるコンピュータの基本機能構成は後述する。サーバ10、ユーザ端末20のそれぞれについて、後述するコンピュータの基本ハードウェア構成およびコンピュータの基本機能構成と重複する説明は省略する。
【0011】
<サーバ10の構成>
サーバ10は、会議に関する情報処理サービスを提供する情報処理装置である。
サーバ10は、記憶部101、制御部104を備える。
【0012】
<サーバ10の記憶部101の構成>
サーバ10の記憶部101は、アプリケーションプログラム1011、ユーザテーブル1012、操作ログテーブル1013、スケジュールテーブル1014、解析結果テーブル1015を備える。
【0013】
アプリケーションプログラム1011は、サーバ10の制御部104を各機能ユニットとして機能させるためのプログラムである。
アプリケーションプログラム1011は、ウェブブラウザアプリケーションなどのアプリケーションを含む。
【0014】
ユーザテーブル1012は、サービスを利用する会員ユーザ(以下、ユーザ)の情報を記憶し管理するテーブルである。ユーザは、サービスの利用登録を行うことで、当該ユーザの情報がユーザテーブル1012の新しいレコードに記憶される。これにより、ユーザは本開示にかかるサービスを利用できるようになる。
ユーザテーブル1012は、ユーザIDを主キーとして、ユーザID、ユーザ名のカラムを有するテーブルである。
図5は、ユーザテーブル1012のデータ構造を示す図である。
【0015】
ユーザIDは、ユーザを識別するためのユーザ識別情報を記憶する項目である。ユーザ識別情報は、ユーザごとにユニークな値が設定されている項目である。
ユーザ名は、ユーザの氏名を記憶する項目である。ユーザ名は、氏名ではなく、ニックネームなど任意の文字列を設定しても良い。
【0016】
操作ログテーブル1013は、ユーザによる情報処理端末の操作ログに関する情報(操作ログ情報)を記憶し管理するためのテーブルである。
操作ログテーブル1013は、ユーザID、操作内容、操作日時のカラムを有するテーブルである。
図6は、操作ログテーブル1013のデータ構造を示す図である。
【0017】
ユーザIDは、ユーザ識別情報を記憶する項目である。
操作内容は、ユーザによる情報処理端末の操作内容、操作履歴を記憶する項目である。
具体的に、操作内容は、情報処理端末が有する入力装置ごとに、ユーザにより当該入力装置に対して行われた入力操作の内容に関する情報が記憶される。例えば、入力装置がキーボードである場合には、操作内容は、ユーザが押下したキーの文字を示す情報を含む。
その他、操作内容は、所定のURLにより特定されるウェブサイトへアクセスしたことを示す情報を含む。また、操作内容は、ウェブサイトの所定の入力フォームに対して所定の入力値を入力したことを示す情報、所定のボタンを押下したことを示す情報等の、ウェブサイトにおけるユーザの入力操作に関する情報を含む。
操作日時は、ユーザによる情報処理端末に対する入力操作が行われた日時を記憶する項目である。
【0018】
スケジュールテーブル1014は、スケジュールに関する情報(スケジュール情報)を記憶し管理するためのテーブルである。本開示においては、主に複数人の参加者により開催される会議に関するスケジュール情報について説明する。
スケジュールテーブル1014は、スケジュールIDを主キーとして、スケジュールID、タイトル、説明、開始日時、終了日時、主催者ID、参加者ID、会議場所、設定データのカラムを有するテーブルである。
図7は、スケジュールテーブル1014のデータ構造を示す図である。
【0019】
スケジュールIDは、スケジュール情報を識別するためのスケジュール識別情報を記憶する項目である。スケジュール識別情報は、スケジュール情報ごとにユニークな値が設定されている項目である。
タイトルは、スケジュールのタイトル(表題)を示す文字列を記憶する項目である。
説明は、スケジュールの内容を説明する文書にかかる文字列を記憶する項目である。
開始日時は、スケジュールの開始日時を記憶する項目である。
終了日時は、スケジュールの終了日時を記憶する項目である。
主催者IDは、主催者にかかるユーザを識別するためのユーザ識別情報を記憶する項目である。
参加者IDは、参加者にかかるユーザを識別するためのユーザ識別情報を記憶する項目である。
会議場所は、会議等のスケジュールが開催される場所を記憶する項目である。例えば、会議場所には、会議室名、会議室番号が記憶される。また、会議場所には、オンラインミーティング等においては当該オンラインミーティング等が開催されるルームとよばれる仮想会議室を特定するためのURL等の文字列が記憶される。
設定データは、スケジュールの他のユーザへの公開設定、他のユーザから参照、閲覧可否等のスケジュールの閲覧権限等の情報を含む。
【0020】
解析結果テーブル1015は、操作ログに基づくユーザの操作内容の解析結果に関する情報(解析結果情報)を記憶し管理するためのテーブルである。
解析結果テーブル1015は、スケジュールID、ユーザID、解析データのカラムを有するテーブルである。
図8は、解析結果テーブル1015のデータ構造を示す図である。
【0021】
スケジュールIDは、スケジュール識別情報を記憶する項目である。
ユーザIDは、ユーザ識別情報を記憶する項目である。
解析データは、解析結果情報を記憶する項目である。解析データは、操作ログを解析することにより得られるデータを記憶する。例えば、解析データには以下に示す情報が記憶される。
・ユーザが操作していたアプリケーションの名称、アプリケーションの種類(ワープロ、表計算、ウェブブラウザ等)
・操作内容(クリック、特定のキーの押下等)、操作内容の種類(マウス操作、キーボード操作等)に関する情報
・操作時間
・アプリケーションの名称、アプリケーションの種類ごとの操作内容、操作内容の種類、操作時間に関する情報
【0022】
<サーバ10の制御部104の構成>
サーバ10の制御部104は、ユーザ登録制御部1041、会議支援部1042を備える。制御部104は、記憶部101に記憶されたアプリケーションプログラム1011を実行することにより、各機能ユニットが実現される。
【0023】
ユーザ登録制御部1041は、本開示に係るサービスの利用を希望するユーザの情報をユーザテーブル1012に記憶する処理を行う。
ユーザテーブル1012に記憶される情報は、ユーザが任意の情報処理端末からサービス提供者が運営するウェブページなどを開き、所定の入力フォームに情報を入力しサーバ10へ送信する。ユーザ登録制御部1041は、受信した情報をユーザテーブル1012の新しいレコードに記憶し、ユーザ登録が完了する。これにより、ユーザテーブル1012に記憶されたユーザはサービスを利用することができるようになる。
ユーザ登録制御部1041によるユーザ情報のユーザテーブル1012への登録に先立ち、サービス提供者は所定の審査を行いユーザによるサービス利用可否を制限しても良い。
ユーザIDは、ユーザを識別できる任意の文字列または数字で良く、ユーザが希望する任意の文字列または数字、もしくはユーザ登録制御部1041が自動的に任意の文字列または数字を設定しても良い。
【0024】
会議支援部1042は、会議支援処理を実行する。詳細は、後述する。
【0025】
<ユーザ端末20の構成>
ユーザ端末20は、サービスを利用するユーザが操作する情報処理端末である。ユーザ端末20は、例えば、スマートフォン、タブレット等の携帯端末でもよいし、据え置き型のPC(Personal Computer)、ラップトップPCであってもよい。また、HMD(Head Mount Display)、腕時計型端末等のウェアラブル端末であってもよい。
ユーザ端末20は、記憶部201、制御部204、入力装置206、出力装置208を備える。
【0026】
<ユーザ端末20の記憶部201の構成>
ユーザ端末20の記憶部201は、ユーザID2011、アプリケーションプログラム2012を備える。
【0027】
ユーザID2011はユーザのアカウントIDである。ユーザは、ユーザ端末20からユーザID2011を、サーバ10へ送信する。サーバ10は、ユーザID2011に基づきユーザを識別し、本開示にかかるサービスをユーザに対して提供する。なお、ユーザID2011には、ユーザ端末20を利用しているユーザを識別するにあたりサーバ10から一時的に付与されるセッションIDなどの情報を含む。
【0028】
アプリケーションプログラム2012は、記憶部201に予め記憶されていても良いし、通信IFを介してサービス提供者が運営するウェブサーバ等からダウンロードする構成としても良い。
アプリケーションプログラム2012は、ウェブブラウザアプリケーションなどのアプリケーションを含む。
アプリケーションプログラム2012は、ユーザ端末20に記憶されているウェブブラウザアプリケーション上で実行されるJavaScript(登録商標)などのインタープリター型プログラミング言語を含む。
【0029】
<ユーザ端末20の制御部204の構成>
ユーザ端末20の制御部204は、入力制御部2041、出力制御部2042を備える。制御部204は、記憶部201に記憶されたアプリケーションプログラム2012を実行することにより、各機能ユニットが実現される。
【0030】
<ユーザ端末20の入力装置206の構成>
ユーザ端末20の入力装置206は、カメラ2061、マイク2062、タッチデバイス2065、キーボード2066、マウス2067を備える。
【0031】
<ユーザ端末20の出力装置208の構成>
ユーザ端末20の出力装置208は、ディスプレイ2081、スピーカ2082を備える。
【0032】
<システム1の動作>
以下、システム1の各処理について説明する。
図9は、操作記憶処理の動作を示すフローチャートである。
図10は、会議支援処理の動作を示すフローチャートである。
図11は、会議支援処理の動作を示す画面例である。
【0033】
<操作記憶処理>
操作記憶処理は、ユーザによる情報処理端末の操作内容、操作履歴を記憶する処理である。
【0034】
<操作記憶処理の概要>
操作記憶処理は、ユーザによる情報処理端末の操作情報を収集し、当該収集した操作情報をサーバ10へ送信し、サーバ10が受信した操作情報を記憶する一連の処理である
【0035】
<操作記憶処理の詳細>
以下に、操作記憶処理の詳細を説明する。
【0036】
ステップS101において、ユーザは、ユーザ端末20の入力装置206を操作する。具体的に、ユーザは、ユーザ端末20の記憶部201に記憶されたウェブブラウザ等のアプリケーションプログラムを実行することができる。また、ユーザは、入力装置206に含まれるキーボード2066、マウス2067等を操作することができる。
ユーザ端末20の制御部204は、ユーザID2011、ユーザ端末20における操作内容を、サーバ10へ送信する。
【0037】
なお、本開示においては、ユーザ端末20における入力装置206の操作内容を、サーバ10へ送信する構成を一例として説明したが、これに限られない。例えば、ユーザが、ユーザ端末20の入力装置206を操作することにより、本開示にかかるサーバ10が提供するウェブサイト等にアクセスした際の、ウェブサイトの所定の入力フォームに対して所定の入力値を入力したことを示す情報や、所定のボタンを押下したことを示す情報等の、ウェブサイトにおけるユーザの入力操作に関する情報を操作内容としてサーバ10へ送信する構成としても構わない。
また、当該ウェブサイトがワークフローシステム、電子契約締結システム等である場合において、回覧操作、承認操作等の、ユーザによる操作に関する操作情報、行動に関する行動情報を操作内容としてサーバ10へ送信する構成としても良い。
【0038】
ステップS102において、サーバ10の制御部104は、受信したユーザID2011、操作内容、現在日時を、それぞれ、操作ログテーブル1013のユーザID、操作内容、操作日時の新たなレコードに記憶する。
これにより、ユーザによる、ユーザ端末20における操作内容が、操作ログテーブル1013に記憶される。
【0039】
<会議支援処理>
会議支援処理は、ユーザのスケジュール情報、情報処理端末の操作内容、操作履歴に関する操作ログ情報の解析結果に基づく会議支援情報を提供するための処理である
会議支援処理は、サーバ10の会議支援部1042により、所定期間ごとに実行される。なお、会議支援処理は、管理者または所定のユーザによる指示に基づき実行される構成としても良い。会議支援処理は、会議にかかるスケジュールの終了後の任意のタイミングで実行される構成としても良い。また、会議支援処理は、会議にかかるスケジュールの開催期間中の任意のタイミングで実行される構成としても良い。
【0040】
<会議支援処理の概要>
会議支援処理は、会議に参加しているユーザのスケジュール情報を取得し、当該スケジュール情報の開催期間における操作ログ情報を取得し、取得した操作ログ情報を解析し、解析結果を会議支援情報として出力する一連の処理である
【0041】
<会議支援処理の詳細>
以下に、会議支援処理の詳細を説明する。
【0042】
ステップS301において、サーバ10の会議支援部1042は、複数のユーザが参加し所定の開催期間において開催される会議に関するスケジュール情報を取得するスケジュール取得ステップを実行する。
具体的に、サーバ10の会議支援部1042は、スケジュールテーブル1014を参照して、タイトル、説明、開始日時、終了日時、主催者ID、参加者ID、会議場所、設定データを含む複数のスケジュール情報を取得する。
【0043】
ステップS302において、サーバ10の会議支援部1042は、会議に参加した複数のユーザのうち少なくとも一部の所定ユーザによる情報処理端末の操作に関する操作情報を取得する操作取得ステップを実行する。
具体的に、サーバ10の会議支援部1042は、操作ログテーブル1013を参照して、ユーザID、操作内容、操作日時を含む操作ログ情報を取得する。サーバ10の会議支援部1042は、ステップS101において取得したそれぞれのスケジュール情報ごとに、スケジュール情報の開始日時から終了日時までの期間に操作日時が含まれ、かつ、スケジュール情報の主催者ID、参加者IDにユーザIDが含まれる、1または複数の操作ログ情報を特定する。例えば、所定のスケジュール情報ごとに、操作ログテーブル1013を検索し、操作日時が開始に知事から終了日時までの期間に含まれ、かつ、ユーザIDが主催者ID、参加者IDに含まれる1または複数のレコードを操作ログ情報として取得し、所定のスケジュール情報に関連付ける。
つまり、スケジュール情報ごとに、当該スケジュール情報にかかる期間における、主催者または参加者にかかるユーザの情報処理端末の操作内容、操作履歴に関する操作ログ情報を取得する。
【0044】
ステップS303において、サーバ10の会議支援部1042は、複数のスケジュール情報ごとに関連付けられた1または複数の操作ログ情報に対する操作ログ解析ステップを実行する。
具体的に、サーバ10の会議支援部1042は、所定のスケジュールにおいて、関連付けられた1または複数の操作ログを解析することにより、以下の操作情報、行動情報を算定する。
・ユーザIDごとの入力装置の操作回数、操作時間に関する情報
・アプリケーションの名称またはアプリケーションの種類ごとの操作回数、操作時間に関する情報
・アプリケーションの名称またはアプリケーションの種類における所定の入力操作の実行回数、実行時間に関する情報
・ワークフローシステムにおける回覧または承認操作、メール返信作業、その他業務作業の実行回数、実行時間に関する情報
・その他、少なくとも2以上の上記情報の任意の組み合わせ。
【0045】
ステップS303において、サーバ10の会議支援部1042は、操作取得ステップにおいて取得した操作情報に基づき、所定ユーザのうち、スケジュール情報の開催期間において会議とは関係ない作業を行っている1または複数のユーザを特定するユーザ特定ステップを実行する。
具体的に、サーバ10の会議支援部1042は、所定のスケジュールにおいて、当該所定のスケジュールに関連付けられた1または複数の操作ログの解析結果に基づき、ユーザごとの行動情報を、所定のスケジュールのタイトル、説明と比較することにより、ユーザが会議とは関係ない作業を行っているか否かを判定する。
例えば、操作ログ、または、解析により得られた操作情報、行動情報、スケジュール情報のタイトル、説明、設定データ等を入力データとして、ユーザが会議とは関係ない作業を行っているか否かに関する判定結果(2値分類)を出力する機械学習モデル、深層学習モデル、その他、任意の人工知能モデル等の学習モデルを用いることができる。この場合、スケジュール情報のタイトル、説明、設定データ等、解析により得られた操作情報、行動情報を入力データとして、学習モデルへ適用することにより、ユーザごとに、当該ユーザが会議とは関係ない作業を行っているか否かの判定結果を出力データとして取得することができる。
サーバ10の会議支援部1042は、主催者、参加者のうち、会議とは関係ない作業を行っていると判定された1または複数のユーザを特定する。
【0046】
ステップS304において、サーバ10の会議支援部1042は、スケジュール取得ステップにおいて取得したスケジュール情報の開催期間における所定のユーザの操作情報に基づく解析結果を出力する解析出力ステップを実行する。
【0047】
解析出力ステップは、ステップS303において解析された以下の解析結果を含む情報を会議支援情報として出力する。
・操作情報、行動情報
・所定のユーザが操作したアプリケーションの名称またはアプリケーションの種類
・所定のユーザが操作したアプリケーションの名称またはアプリケーションの種類ごとの操作時間
・所定のユーザの、ワークフローシステムにおける回覧または承認操作、メール返信作業、その他業務作業の少なくともいずれか1つを含むユーザの行動情報
・ユーザ特定ステップにおいて特定された1または複数のユーザに関する情報(ユーザ名、氏名、所属グループ、所属組織、所属部署、役職等の情報)
・ユーザごとの入力装置の操作回数、操作時間に関する情報
・アプリケーションの名称またはアプリケーションの種類ごとの操作回数、操作時間に関する情報
・アプリケーションの名称またはアプリケーションの種類における所定の入力操作の実行回数、実行時間に関する情報
・ワークフローシステムにおける回覧または承認操作、メール返信作業、その他業務作業の実行回数、実行時間に関する情報
・その他、少なくとも2以上の上記情報の任意の組み合わせ。
【0048】
解析出力ステップは、会議支援情報を、以下の者に出力する。
・会議の主催者
・会議の参加者
・ユーザ特定ステップにおいて特定された1または複数のユーザの少なくとも一部
その他、人事部等の管理系部門に所属するユーザ等、管理者権限を有するユーザ等、その他任意のユーザに出力しても構わない。
具体的に、サーバ10の会議支援部1042は、ステップS301において取得したスケジュール情報に含まれる主催者ID、参加者IDに基づき、ユーザテーブル1012のユーザIDの項目を検索し、主催者、参加者にかかるユーザを特定する情報を取得することができる。例えば、主催者、参加者にかかるユーザのメールアドレス、チャットサービスにおけるID等の識別情報を取得する。
サーバ10の会議支援部1042は、会議支援情報を含むメッセージを、主催者、参加者にかかるユーザのメールアドレス、チャットサービスにおけるID等を宛先とするメッセージを生成し、送信することにより通知する。
その他、サーバ10の会議支援部1042は、会議支援情報を閲覧可能なウェブサイトのURLを含むメッセージをユーザに対して送信しても良い。ユーザは、ユーザ端末20のウェブブラウザ等のアプリケーションプログラムを介してURLを開くことにより会議支援情報を閲覧することができる。
【0049】
解析出力ステップは、会議主催者に対して、会議とは関係ない作業を行っている1または複数のユーザを会議への参加させないことを促すメッセージ等の通知を行っても良い。
解析出力ステップは、会議とは関係ない作業を行っている1または複数のユーザに対して、会議への参加を促すメッセージ等の通知を行っても良い。
解析出力ステップは、会議とは関係ない作業を行っている1または複数のユーザに対して、会議への参加しないよう促すメッセージ等の通知を行っても良い。
解析出力ステップは、会議とは関係ない作業を行っている1または複数のユーザの上司または管理者に対して、操作情報、行動情報を含み、当該1または複数のユーザの業務量、業務過多の可能性を示す情報を含むメッセージ等の通知を行っても良い。上司、管理者は、当該1または複数のユーザの業務量が適正か否かを確認したり、当該1または複数のユーザと業務量が適正か否かの相談等を行うことができる。
【0050】
図11は会議支援処理の動作を示す画面例である。ユーザ端末20のディスプレイ2081に表示される、会議支援情報を閲覧するページには会議支援情報表示画面D10が含まれる。会議支援情報表示画面D10は、会議のタイトルD101、説明D102、開始日時D103、終了日時D104、会議場所D105を含む。
会議支援情報表示画面D10は、主催者に関する会議支援情報D111、参加者に関する会議支援情報D112、D113・・・を含む。
会議支援情報D111は、主催者名D1111、アプリケーションの名称ごとの操作時間D1112、アプリケーションの種類ごとの操作時間D1113を含む。
会議支援情報D112は、参加者名D1121、アプリケーションの名称ごとの操作時間D1122、アプリケーションの種類ごとの操作時間D1123を含む。
会議支援情報D113は、参加者名D1131、アプリケーションの名称ごとの操作時間D1132、アプリケーションの種類ごとの操作時間D1133を含む。
【0051】
ステップS304において、解析出力ステップは、ユーザ特定ステップにおいて特定された1または複数のユーザに関する情報のうち、ユーザの氏名に関する情報を識別できない態様で、会議の主催者へ出力するステップを含む。
具体的に、サーバ10の会議支援部1042は、出力する文字列から、主催者名D1111、参加者名D1121、D1131等の氏名の個人情報を削除、または、アスタリスク等の所定文字で置換しても良い。
また、ユーザの氏名に関する情報を識別できない態様で人事部等の管理系部門に所属するユーザ等、管理者権限を有するユーザ等、その他任意のユーザに出力しても構わない。
これにより、会議の主催者、人事部等の管理系部門に所属するユーザ等、管理者権限を有するユーザ等は、会議とは関係ない作業等を行っているユーザについて、個別ユーザの氏名等を匿名にすることによりプライバシー等へ配慮しつつ、会議への参加状況を通知することができる。
【0052】
ステップS304において、サーバ10の会議支援部1042は、解析出力ステップにおいて出力されたユーザの解析結果に基づき、会議の評価指標値を算定する会議評価ステップを実行する。
具体的に、サーバ10の会議支援部1042は、ステップS303において取得した解析結果に基づき、スケジュール情報ごとの会議を評価する。例えば、主催者、参加者のうち、ユーザ特定ステップにおいて特定された会議とは関係ない作業を行っている1または複数のユーザではない、ユーザの割合を評価指標値とする。
例えば、主催者、参加者が10名である場合において、ユーザ特定ステップにおいて特定された1または複数のユーザの人数が3名である場合には、評価指標値として(10-3)/10=0.7として算定する。同様に、ユーザ特定ステップにおいて特定された1または複数のユーザの人数が8名である場合には、評価指標値として(10-8)/10=0.2として算定する。その他、サーバ10の会議支援部1042は、ステップS303において取得した複数の解析結果を組み合わせて評価指標値を算定しても良い。
これにより、会議の価値を評価することができる。例えば、参加者が積極的に参加している会議かどうか、会議の活性度合い等を示す評価指標値を算定することができる。
サーバ10の会議支援部1042は、算定した評価指標値をユーザ端末20へ出力する。ユーザ端末20の制御部204は、受信した評価指標値をユーザ端末20のディスプレイ2081に表示することにより、ユーザに提示しても良い。
【0053】
ステップS304において、サーバ10の会議支援部1042は、操作取得ステップにおいて出力されたユーザの操作情報に基づき、会議への参加許否を判定する参加許否ステップを実行する。
具体的に、サーバ10の会議支援部1042は、ステップS303において取得した解析結果に基づき、所定のユーザについて、所定の会議への参加許否を制御する処理を実行しても良い。
例えば、サーバ10の会議支援部1042は、ユーザ特定ステップにおいて特定された会議とは関係ない作業を行っている1または複数のユーザに対して、スケジュール開催の際に選択もしくは参加できないように設定しても良い。
また、サーバ10の会議支援部1042は、ユーザ特定ステップにおいて特定された会議とは関係ない作業を行っている1または複数のユーザが特定された会議が、1週間ごと、1ヶ月ごとなどの定期的に開催される会議である場合において、将来開催される当該会議の参加者から当該1または複数のユーザを除外しても良い。
なお、サーバ10の会議支援部1042は、判定した参加拒否に基づき、会議の主催者に対して所定のメッセージ等を送信することにより通知を行い、当該会議主催者が、特定された会議とは関係ない作業を行っている1または複数のユーザを開催予定の会議への参加を招待すべきか否かを判断し、主催者による入力操作に応じて当該1または複数のユーザを会議参加者から除外しても良い。
これにより、会議とは関係ない作業等を行っているユーザについて、会議へ参加させないことができる。例えば、会議に積極的に参加していないユーザを会議に参加させないことができる。
【0054】
<コンピュータの基本ハードウェア構成>
図12は、コンピュータ90の基本的なハードウェア構成を示すブロック図である。コンピュータ90は、プロセッサ901、主記憶装置902、補助記憶装置903、通信IF991(インタフェース、Interface)を少なくとも備える。これらは通信バス921により相互に電気的に接続される。
【0055】
プロセッサ901とは、プログラムに記述された命令セットを実行するためのハードウェアである。プロセッサ901は、演算装置、レジスタ、周辺回路等から構成される。
【0056】
主記憶装置902とは、プログラム、及びプログラム等で処理されるデータ等を一時的に記憶するためのものである。例えば、DRAM(Dynamic Random Access Memory)等の揮発性のメモリである。
【0057】
補助記憶装置903とは、データ及びプログラムを保存するための記憶装置である。例えば、フラッシュメモリ、HDD(Hard Disc Drive)、光磁気ディスク、CD-ROM、DVD-ROM、半導体メモリ等である。
【0058】
通信IF991とは、有線又は無線の通信規格を用いて、他のコンピュータとネットワークを介して通信するための信号を入出力するためのインタフェースである。
ネットワークは、インターネット、LAN、無線基地局等によって構築される各種移動通信システム等で構成される。例えば、ネットワークには、3G、4G、5G移動通信システム、LTE(Long Term Evolution)、所定のアクセスポイントによってインターネットに接続可能な無線ネットワーク(例えばWi-Fi(登録商標))等が含まれる。無線で接続する場合、通信プロトコルとして例えば、Z-Wave(登録商標)、ZigBee(登録商標)、Bluetooth(登録商標)等が含まれる。有線で接続する場合は、ネットワークには、USB(Universal Serial Bus)ケーブル等により直接接続するものも含む。
【0059】
なお、各ハードウェア構成の全部または一部を複数のコンピュータ90に分散して設け、ネットワークを介して相互に接続することによりコンピュータ90を仮想的に実現することができる。このように、コンピュータ90は、単一の筐体、ケースに収納されたコンピュータ90だけでなく、仮想化されたコンピュータシステムも含む概念である。
【0060】
<コンピュータ90の基本機能構成>
コンピュータ90の基本ハードウェア構成(図12)により実現されるコンピュータの機能構成を説明する。コンピュータは、制御部、記憶部、通信部の機能ユニットを少なくとも備える。
【0061】
なお、コンピュータ90が備える機能ユニットは、それぞれの機能ユニットの全部または一部を、ネットワークで相互に接続された複数のコンピュータ90に分散して設けても実現することができる。コンピュータ90は、単一のコンピュータ90だけでなく、仮想化されたコンピュータシステムも含む概念である。
【0062】
制御部は、プロセッサ901が補助記憶装置903に記憶された各種プログラムを読み出して主記憶装置902に展開し、当該プログラムに従って処理を実行することにより実現される。制御部は、プログラムの種類に応じて様々な情報処理を行う機能ユニットを実現することができる。これにより、コンピュータは情報処理を行う情報処理装置として実現される。
【0063】
記憶部は、主記憶装置902、補助記憶装置903により実現される。記憶部は、データ、各種プログラム、各種データベースを記憶する。また、プロセッサ901は、プログラムに従って記憶部に対応する記憶領域を主記憶装置902または補助記憶装置903に確保することができる。また、制御部は、各種プログラムに従ってプロセッサ901に、記憶部に記憶されたデータの追加、更新、削除処理を実行させることができる。
【0064】
データベースは、リレーショナルデータベースを指し、行と列によって構造的に規定された表形式のテーブル、マスタと呼ばれるデータ集合を、互いに関連づけて管理するためのものである。データベースでは、表をテーブル、マスタ、表の列をカラム、表の行をレコードと呼ぶ。リレーショナルデータベースでは、テーブル、マスタ同士の関係を設定し、関連づけることができる。
通常、各テーブル、各マスタにはレコードを一意に特定するための主キーとなるカラムが設定されるが、カラムへの主キーの設定は必須ではない。制御部は、各種プログラムに従ってプロセッサ901に、記憶部に記憶された特定のテーブル、マスタにレコードを追加、削除、更新を実行させることができる。
また、記憶部に、データ、各種プログラム、各種データベースを記憶させることにより、本開示にかかる情報処理装置、情報処理システムが製造されたものとして捉えることができる。
【0065】
なお、本開示におけるデータベース、マスタは、情報が構造的に規定された任意のデータ構造体(リスト、辞書、連想配列、オブジェクトなど)を含み得る。データ構造体には、データと、任意のプログラミング言語により記述された関数、クラス、メソッドなどを組み合わせることにより、データ構造体と見なし得るデータも含むものとする。
【0066】
通信部は、通信IF991により実現される。通信部は、ネットワークを介して他のコンピュータ90と通信を行う機能を実現する。通信部は、他のコンピュータ90から送信された情報を受信し、制御部へ入力することができる。制御部は、各種プログラムに従ってプロセッサ901に、受信した情報に対する情報処理を実行させることができる。また、通信部は、制御部から出力された情報を他のコンピュータ90へ送信することができる。
【0067】
<付記>
以上の各実施形態で説明した事項を以下に付記する。
【0068】
(付記1)
プロセッサと、記憶部とを備えるコンピュータに会議を管理させるための会議管理プログラムであって、プロセッサが、複数のユーザが参加し所定の開催期間において開催される会議に関するスケジュール情報を取得するスケジュール取得ステップ(S301)と、会議に参加した複数のユーザのうち少なくとも一部の所定ユーザによる情報処理端末の操作に関する操作情報を取得する操作取得ステップ(S302)と、スケジュール取得ステップにおいて取得したスケジュール情報の開催期間における所定のユーザの操作情報に基づく解析結果を出力する解析出力ステップ(S304)と、を実行する会議管理プログラム。
これにより、会議開催中に会議参加者にかかるユーザが情報処理端末においてどのような操作を行っていたのかを確認することができる。
例えば、参加者が会議開催中において、会議とは関係ない作業等を行っていたか否か、どのような作業等を行っていたか否かを確認することができる。
【0069】
(付記2)
プロセッサが、操作取得ステップにおいて取得した操作情報に基づき、所定ユーザのうち、スケジュール情報の開催期間において会議とは関係ない作業を行っている1または複数のユーザを特定するユーザ特定ステップ(S303)と、を実行する、付記1記載の会議管理プログラム。
これにより、会議とは関係ない作業等を行っている特定のユーザを特定することができる。
【0070】
(付記3)
解析出力ステップ(S304)は、ユーザ特定ステップにおいて特定された1または複数のユーザの少なくとも一部に、少なくとも当該ユーザの解析結果を出力するステップである、付記2記載の会議管理プログラム。
これにより、会議とは関係ない作業等を行っている特定のユーザに対して、会議への参加状況を通知することができる。これにより、特定のユーザは、会議へ十分に参加できていない点や、自身の業務過多などの業務状況の確認に通知された情報を使用することができる。
【0071】
(付記4)
解析出力ステップ(S304)は、ユーザ特定ステップにおいて特定された1または複数のユーザに関する情報を、会議の主催者へ出力するステップを含む、付記2記載の会議管理プログラム。
これにより、会議の主催者は、会議とは関係ない作業等を行っている特定のユーザを確認することができる。
【0072】
(付記5)
解析出力ステップ(S304)は、ユーザ特定ステップにおいて特定された1または複数のユーザに関する情報のうち、当該ユーザの氏名に関する情報を識別できない態様で、会議の主催者へ出力するステップを含む、付記4記載の会議管理プログラム。
これにより、会議の主催者は、会議とは関係ない作業等を行っているユーザについて、個別ユーザの氏名等を匿名にしつつ、会議への参加状況を確認することができる。
【0073】
(付記6)
解析出力ステップ(S304)は、解析結果を、会議の主催者へ出力するステップである、付記1記載の会議管理プログラム。
これにより、会議の主催者は、会議参加者の会議への参加状況を確認することができる。
【0074】
(付記7)
解析出力ステップ(S304)は、所定のユーザが操作したアプリケーションの名称またはアプリケーションの種類を出力するステップである、付記1記載の会議管理プログラム。
これにより、会議開催中に会議参加者にかかるユーザが情報処理端末においてどのようなアプリケーションを操作していたのかを確認することができる。
【0075】
(付記8)
解析出力ステップ(S304)は、所定のユーザが操作したアプリケーションの名称またはアプリケーションの種類ごとの操作時間を出力するステップである、付記7記載の会議管理プログラム。
これにより、会議開催中に会議参加者にかかるユーザが情報処理端末においてどのようなアプリケーションを、どの程度の時間にわたり操作していたのかを確認することができる。
【0076】
(付記9)
解析出力ステップ(S304)は、所定のユーザの、ワークフローシステムにおける回覧または承認操作、メール返信作業、その他業務作業の少なくともいずれか1つを含むユーザの行動情報を出力するステップである、付記1記載の会議管理プログラム。
これにより、会議開催中に会議参加者にかかるユーザが情報処理端末においてどのような行動を行っていたのかを確認することができる。
【0077】
(付記10)
プロセッサが、操作取得ステップにおいて出力されたユーザの操作情報に基づき、会議への参加許否を判定する参加許否ステップ(S304)と、を実行する、付記1記載の会議管理プログラム。
これにより、会議とは関係ない作業等を行っているユーザについて、会議へ参加させないことができる。例えば、会議に積極的に参加していないユーザを会議に参加させないことができる。
【0078】
(付記11)
プロセッサが、解析出力ステップにおいて出力されたユーザの操作情報に基づき、会議の評価指標値を算定する会議評価ステップ(S304)と、を実行する、付記1記載の会議管理プログラム。
これにより、会議の価値を評価することができる。例えば、参加者が積極的に参加している会議かどうか、会議の活性度合い等を示す表か指標値を算定することができる。
【0079】
(付記12)
プロセッサと、記憶部とを備える情報処理装置であって、プロセッサが、複数のユーザが参加し所定の開催期間において開催される会議に関するスケジュール情報を取得するスケジュール取得ステップ(S301)と、会議に参加した複数のユーザのうち少なくとも一部の所定ユーザによる情報処理端末の操作に関する操作情報を取得する操作取得ステップ(S302)と、スケジュール取得ステップにおいて取得したスケジュール情報の開催期間における所定のユーザの操作情報に基づく解析結果を出力する解析出力ステップ(S304)と、を実行する情報処理装置。
これにより、会議開催中に会議参加者にかかるユーザが情報処理端末においてどのような操作を行っていたのかを確認することができる。
【0080】
(付記13)
プロセッサと、記憶部とを備える情報処理装置を含む情報処理システムの製造方法であって、情報処理装置に、付記1から11のいずれか記載の会議管理プログラムを提供するステップを含む、情報処理システムの製造方法。
これにより、会議開催中に会議参加者にかかるユーザが情報処理端末においてどのような操作を行っていたのかを確認することができる。
【0081】
(付記14)
プロセッサと、記憶部とを備えるコンピュータにより実行される情報処理方法であって、コンピュータが、複数のユーザが参加し所定の開催期間において開催される会議に関するスケジュール情報を取得するスケジュール取得ステップ(S301)と、会議に参加した複数のユーザのうち少なくとも一部の所定ユーザによる情報処理端末の操作に関する操作情報を取得する操作取得ステップ(S302)と、スケジュール取得ステップにおいて取得したスケジュール情報の開催期間における所定のユーザの操作情報に基づく解析結果を出力する解析出力ステップ(S304)と、を実行する情報処理方法。
これにより、会議開催中に会議参加者にかかるユーザが情報処理端末においてどのような操作を行っていたのかを確認することができる。
【符号の説明】
【0082】
1 システム、10 サーバ、101 記憶部、104 制御部、106 入力装置、108 出力装置、20 ユーザ端末、201 記憶部、204 制御部、206 入力装置、208 出力装置


図1
図2
図3
図4
図5
図6
図7
図8
図9
図10
図11
図12