特開 2024-107054 資料作成装置、資料作成方法及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024107054

(43)【公開日】2024-08-08

(54)【発明の名称】資料作成装置、資料作成方法及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20230101AFI20240801BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/10

【審査請求】有

【請求項の数】5

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2024090420

(22)【出願日】2024-06-04

(62)【分割の表示】P 2023048008の分割

【原出願日】2018-08-01

(71)【出願人】

【識別番号】000102717

【氏名又は名称】ＮＴＴテクノクロス株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100107766

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠重

(74)【代理人】

【識別番号】100070150

【弁理士】

【氏名又は名称】伊東 忠彦

(72)【発明者】

【氏名】生駒 勝幸

(72)【発明者】

【氏名】丹保 直紀

(57)【要約】

【課題】携帯型端末を用いた資料作成を容易にすること。
【解決手段】一実施形態に係る資料作成装置は、所定の資料の雛形を表す第１の電子データと、前記資料の入力項目に設定される情報の取得形式とに基づいて、前記資料の入力項目に設定される情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された情報を、前記第１の電子データにおける前記入力項目に設定することにより、前記資料を表す第２の電子データを作成する資料作成手段と、を有し、前記取得形式には、前記情報を対話的に取得することを表す対話形式と、前記情報を非対話的に取得することを表す非対話形式とが含まれ、前記取得手段は、前記取得形式が前記対話形式である場合は前記情報を対話的に取得し、前記取得形式が非対話的である場合は前記対話的に取得する以外の所定の方法により前記情報を取得する。
【選択図】図７

【特許請求の範囲】

【請求項1】

所定の資料の雛形を表す第１の電子データと、前記資料の入力項目に設定される情報の取得形式とに基づいて、前記資料の入力項目に設定される情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得された情報を、前記第１の電子データにおける前記入力項目に設定することにより、前記資料を表す第２の電子データを作成する資料作成手段と、
を有し、
前記取得形式には、前記情報を対話的に取得することを表す対話形式と、前記情報を非対話的に取得することを表す非対話形式とが含まれ、
前記取得手段は、
前記取得形式が前記対話形式である場合は前記情報を対話的に取得し、前記取得形式が非対話的である場合は前記対話的に取得する以外の所定の方法により前記情報を取得する、ことを特徴とする資料作成装置。

【請求項2】

前記取得手段により取得された情報が予め決められた所定の入力項目に設定された場合、前記情報の取得元となったユーザと同一のグループに属する他のユーザに対して所定の通知を行う通知部、を有する、ことを特徴とする請求項１に記載の資料作成装置。

【請求項3】

所定の資料の雛形を表す第１の電子データと、前記資料の入力項目に設定される情報の取得形式とに基づいて、前記資料の入力項目に設定される情報を取得する取得手順と、
前記取得手順で取得された情報を、前記第１の電子データにおける前記入力項目に設定することにより、前記資料を表す第２の電子データを作成する資料作成手順と、
をコンピュータが実行し、
前記取得形式には、前記情報を対話的に取得することを表す対話形式と、前記情報を非対話的に取得することを表す非対話形式とが含まれ、
前記取得手順は、
前記取得形式が前記対話形式である場合は前記情報を対話的に取得し、前記取得形式が非対話的である場合は前記対話的に取得する以外の所定の方法により前記情報を取得する、ことを特徴とする資料作成方法。

【請求項4】

前記取得手順で取得された情報が予め決められた所定の入力項目に設定された場合、前記情報の取得元となったユーザと同一のグループに属する他のユーザに対して所定の通知を行う通知手順、を前記コンピュータが実行する、ことを特徴とする請求項３に記載の資料作成方法。

【請求項5】

コンピュータを、請求項１又は２に記載の資料作成装置として機能させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、資料作成装置、資料作成方法及びプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

企業等では、業務活動の一環として、保守作業や営業活動等の様々な業務活動に関する報告書を提出することが行われている。昨今、このような報告書は、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）にインストールされた文書作成ソフトウェア等を用いて作成されることが多い。

【0003】

また、電子メールを利用した複数の報告者の報告をとりまとめた報告書を作成する技術が従来から知られている（例えば特許文献１）。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開２００２－２４４９７号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

ところで、近年では、スマートフォンやタブレット端末等が業務活動に用いられる端末としても普及している。このため、このようなスマートフォンやタブレット端末等を用いて、例えば、顧客先に設置されている機器の保守作業後や営業活動後に、簡易に報告書を作成したいとのニーズがある。

【0006】

しかしながら、例えば、報告書の雛形として用いられる電子ファイルは、スマートフォンやタブレット端末等での表示や編集に適していない場合があった。このため、スマートフォンやタブレット端末等の携帯型端末を用いた報告書作成が困難な場合があった。このような事情は報告書に限られず、報告書以外の各種資料（例えば、連絡書や見積書、申請書等）についても同様である。

【0007】

本発明の実施の形態は、上記の点に鑑みてなされたもので、携帯型端末を用いた資料作成を容易にすることを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0008】

上記目的を達成するため、一実施形態に係る資料作成装置は、所定の資料の雛形を表す第１の電子データと、前記資料の入力項目に設定される情報の取得形式とに基づいて、前記資料の入力項目に設定される情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された情報を、前記第１の電子データにおける前記入力項目に設定することにより、前記資料を表す第２の電子データを作成する資料作成手段と、を有し、前記取得形式には、前記情報を対話的に取得することを表す対話形式と、前記情報を非対話的に取得することを表す非対話形式とが含まれ、前記取得手段は、前記取得形式が前記対話形式である場合は前記情報を対話的に取得し、前記取得形式が非対話的である場合は前記対話的に取得する以外の所定の方法により前記情報を取得する。

【発明の効果】

【0009】

携帯型端末を用いた資料作成を容易にすることができる。

【図面の簡単な説明】

【0010】

【図1】本実施形態に係る報告書作成システムの全体構成の一例を示す図である。

【図2】本実施形態に係る報告書作成装置の機能構成の一例を示す図である。

【図3】報告書雛形ファイルの登録処理の一例を示すフローチャートである。

【図4】報告書雛形ファイルの一例を示す図である。

【図5】報告書定義情報の一例を示す図である。

【図6】報告書ファイルの作成処理の一例を示すフローチャートである。

【図7】対話処理の一例を模式的に説明するための図である。

【図8】対話処理の他の例を模式的に説明するための図である。

【図9】報告書情報の一例を示す図である。

【図10】報告書ファイルの一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0011】

以下、本発明の実施の形態（以降、「本実施形態」とも表す。）について、図面を参照しながら詳細に説明する。本実施形態では、資料の一例として報告書を想定した上で、例えばスマートフォンやタブレット端末等の携帯型端末を用いて、報告書を表す電子ファイル（以降、「報告書ファイル」とも表す。）を容易に作成することが可能な報告書作成システム１について説明する。ただし、本実施形態は、報告書以外の各種資料を表す電子ファイルを作成する場合にも同様に適用することが可能である。報告書以外の資料としては、例えば、連絡書や見積書、申請書等の任意の文書又は書面が挙げられる。なお、報告書は、業務等の何等かの活動に対する報告のための書面であり、当該活動の内容や種別等に応じて、例えば、業務報告書や作業報告書、研修報告書等と称されても良い。

【0012】

＜全体構成＞
まず、本実施形態に係る報告書作成システム１の全体構成について、図１を参照しながら説明する。図１は、本実施形態に係る報告書作成システム１の全体構成の一例を示す図である。

【0013】

図１に示すように、本実施形態に係る報告書作成システム１には、報告書作成装置１０と、１以上の登録者端末２０と、１以上の報告者端末３０とが含まれる。報告書作成装置１０と、登録者端末２０と、報告者端末３０とは、例えば、社内ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネット等のネットワークＮを介して通信可能に接続される。

【0014】

報告書作成装置１０は、予め登録された報告書の雛形を表す電子ファイル（以降、「報告書雛形ファイル」とも表す。）と、報告者端末３０で入力された情報とを用いて、報告書ファイルを作成するコンピュータ又はコンピュータシステムである。

【0015】

ここで、報告書雛形ファイルは、例えば、所定の文書作成ソフトウェア等で編集可能な電子ファイルである。このような文書作成ソフトウェアとしては、例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｗｏｒｄ（登録商標）やＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌ（登録商標）等が挙げられる。したがって、報告書雛形ファイル及び報告書ファイルは、当該文書作成ソフトウェアで編集可能なファイル形式（例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｗｏｒｄであれば拡張子が「ｄｏｃ」等のファイル形式）である。

【0016】

登録者端末２０は、報告書雛形ファイルを報告書作成装置１０に登録するコンピュータである。登録者端末２０としては、例えば、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）等が用いられる。なお、登録者端末２０のユーザを「登録者」とも表す。

【0017】

報告者端末３０は、報告書の作成に必要な各種情報（例えば、作業報告書であれば作業日や作業内容等）の入力を受け付けるコンピュータである。このとき、報告者端末３０は、例えば、対話形式（チャット形式）によりユーザに対して各種情報の入力を促すと共に、ソフトウェアキーボードや音声、画像ファイル等の指定等により各種情報の入力を受け付ける。

【0018】

そして、報告者端末３０は、入力を受け付けた各種情報を報告書作成装置１０に送信する。これにより、報告書作成装置１０において、報告書ファイルが作成される。なお、報告者端末３０のユーザを「報告者」とも表す。

【0019】

報告者端末３０としては、例えば、スマートフォンやタブレット端末等の携帯型端末が用いられる。なお、報告者端末３０としては、例えば、ウェアラブルデバイス等が用いられても良い。

【0020】

なお、図１に示す報告書作成システム１の構成は一例であって、他の構成であっても良い。例えば、登録者端末２０として報告者端末３０が用いられても良いし、報告書作成装置１０を直接操作することで報告書雛形ファイルが登録されても良い。これらの場合、報告書作成システム１には、登録者端末２０が含まれていなくても良い。

【0021】

＜機能構成＞
次に、本実施形態に係る報告書作成装置１０の機能構成について、図２を参照しながら説明する。図２は、本実施形態に係る報告書作成装置１０の機能構成の一例を示す図である。

【0022】

図２に示すように、本実施形態に係る報告書作成装置１０は、登録部１０１と、報告書定義情報作成部１０２と、作成開始受付部１０３と、対話処理部１０４と、報告書情報作成部１０５と、報告書ファイル作成部１０６とを有する。これら各部は、報告書作成装置１０にインストールされた１以上のプログラムがＣＰＵ（Central Processing Unit）に実行させる処理により実現される。

【0023】

また、本実施形態に係る報告書作成装置１０は、報告書雛形ファイル記憶部１１０と、報告書定義情報記憶部１２０と、報告書情報記憶部１３０と、報告書ファイル記憶部１４０とを有する。これら各記憶部は、例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）等の記憶装置を用いて実現可能である。なお、これら各記憶部のうちの少なくとも１つの記憶部が、報告書作成装置１０とネットワークＮを介して通信可能に接続される記憶装置（例えば、データベースサーバ）等を用いて実現されていても良い。

【0024】

登録部１０１は、登録者端末２０からの要求（報告書雛形ファイル登録要求）に応じて、報告書雛形ファイルを報告書雛形ファイル記憶部１１０に保存する。これにより、報告書雛形ファイルが報告書作成装置１０に登録される。

【0025】

報告書定義情報作成部１０２は、登録部１０１により登録された報告書雛形ファイルの報告書定義情報を作成する。そして、報告書定義情報作成部１０２は、作成した報告書定義情報を報告書定義情報記憶部１２０に保存する。ここで、報告書定義情報とは、報告書雛形ファイルから報告書ファイルを作成するために必要な定義情報であり、例えば、報告書雛形ファイル毎に、当該報告書雛形ファイルの入力項目と、当該入力項目の位置と、対話形式により当該入力項目に関する情報の入力を促す際の発話内容と、当該発話の発話順と、当該発話に対する回答として入力可能な回答形式とが対応付けられた情報である。報告書定義情報の詳細については後述する。

【0026】

作成開始受付部１０３は、報告者端末３０からの要求（報告書ファイル作成開始要求）を受け付ける。このとき、作成開始受付部１０３は、例えば、報告書雛形ファイルを識別する識別情報（例えば、報告書雛形ファイルのファイル名や格納先アドレス等）の指定を受け付ける。

【0027】

以降では、報告書雛形ファイルの識別情報は、一例として、当該報告書雛形ファイルのファイル名であるものとする。また、報告書雛形ファイルのファイル名を「報告書雛形ファイル名」とも表す。同様に、報告書ファイルの識別情報は、一例として、当該報告書ファイルのファイル名であるものとし、報告書ファイルのファイル名を「報告書ファイル名」とも表す。

【0028】

対話処理部１０４は、作成開始受付部１０３により報告書ファイル作成開始要求が受け付けられると、この作成開始要求に指定された報告書雛形ファイル名に対応する報告書定義情報を用いて、報告者端末３０との間で対話処理を開始する。対話処理では、対話処理部１０４は、報告書雛形ファイルの入力項目に入力される情報の回答を促すための発話を報告者端末３０に出力する共に、この発話に対する回答内容を報告者端末３０から受け付ける。これにより、当該回答内容として、報告書雛形ファイルの各入力項目に入力される情報（すなわち、当該入力項目に対する入力内容）が得られる。

【0029】

報告書情報作成部１０５は、対話処理部１０４により得られた入力内容等を用いて、報告書情報を作成する。そして、報告書情報作成部１０５は、作成した報告書情報を報告書情報記憶部１３０に保存する。ここで、報告書情報とは、報告書ファイル毎に、当該報告書ファイルの作成に用いられた報告書雛形ファイルのファイル名と、当該報告書雛形ファイルの入力項目と、当該入力項目に対する入力内容とが対応付けられた情報である。報告書情報の詳細については後述する。

【0030】

報告書ファイル作成部１０６は、報告書雛形ファイルと、当該報告書雛形ファイルに対応する報告書情報とを用いて、報告書ファイルを作成する。そして、報告書ファイル作成部１０６は、作成した報告書ファイルを報告書ファイル記憶部１４０に保存する。

【0031】

報告書雛形ファイル記憶部１１０には、報告書雛形ファイルのファイル名毎に、当該報告書雛形ファイルが記憶される。

【0032】

報告書定義情報記憶部１２０は、報告書雛形ファイルのファイル名毎に、当該報告書雛形ファイルに対応する報告書定義情報が記憶される。

【0033】

報告書情報記憶部１３０は、報告書ファイルのファイル名毎に、当該報告書ファイルに対応する報告書情報が記憶される。

【0034】

報告書ファイル記憶部１４０は、報告書ファイルのファイル名毎に、報告書ファイルが記憶される。

【0035】

＜報告書雛形ファイルの登録処理＞
次に、報告書作成装置１０が報告書雛形ファイルを登録する処理について、図３を参照しながら説明する。図３は、報告書雛形ファイルの登録処理の一例を示すフローチャートである。

【0036】

ステップＳ１０１：報告書作成装置１０の登録部１０１は、登録者端末２０からの報告書雛形ファイル登録要求に応じて、この登録要求に含まれる報告書雛形ファイルを報告書雛形ファイル記憶部１１０に保存する。これにより、当該報告書雛形ファイルが報告書作成装置１０に登録される。

【0037】

なお、登録者端末２０は、例えば、当該登録者端末２０に保存されている報告書雛形ファイルが登録対象として登録者により指定された上で、報告書作成装置１０への登録操作が行われることで、上記の登録要求を行うことができる。ただし、登録者端末２０に保存されている報告書雛形ファイルが登録対象として指定される場合に限られず、例えば、登録者端末２０とネットワークＮを介して接続される記憶装置等に保存されている報告書雛形ファイルが登録対象として指定されても良い。

【0038】

ここで、報告書雛形ファイルの一例について、図４を参照しながら説明する。図４は、報告書雛形ファイルの一例を示す図である。

【0039】

図４に示す報告書雛形ファイル１０００は、作業報告書を作成するための雛形を表す電子ファイルである。図４に示す報告書雛形ファイル１０００には、入力項目として、作成日１００１と、所属１００２と、氏名１００３と、作業日時１００４と、作業場所１００５と、作業内容１００６と、引継ぎ事項１００７とが含まれている。これらの入力項目に対して、当該入力項目に応じた入力内容が設定されることで、報告書ファイルが作成される。

【0040】

このように、報告書雛形ファイルは、所定の文書作成ソフトウェアで編集可能な電子ファイルであり、報告書ファイルを作成するための雛形として用いられる。登録者は、例えば、従来から使用している報告書雛形ファイルをそのまま登録対象として指定することができる。なお、報告書雛形ファイルの入力項目の中に、更に入力項目が含まれていても良い。

【0041】

ステップＳ１０２：報告書作成装置１０の報告書定義情報作成部１０２は、上記のステップＳ１０１で登録された報告書雛形ファイルの報告書定義情報を作成する。そして、報告書定義情報作成部１０２は、作成した報告書定義情報を報告書定義情報記憶部１２０に保存する。

【0042】

ここで、報告書定義情報の一例について、図５を参照しながら説明する。図５は、報告書定義情報の一例を示す図である。

【0043】

図５に示す報告書定義情報２０００は、図４に示す報告書雛形ファイル１０００から報告書ファイルを作成するために必要な定義情報である。図５に示す報告書定義情報２０００には、データ項目として、報告書雛形ファイル名と、入力項目と、項目位置と、発話内容と、発話順と、回答形式とが含まれる。

【0044】

データ項目「報告書雛形ファイル名」には、報告書定義情報に対応する報告書雛形ファイルの識別情報（図５に示す例では、図４に示す報告書雛形ファイル１０００のファイル名「ｔｅｍｐ＿ａｂｃ」）がデータ項目値として設定される。データ項目「入力項目」には、当該報告書雛形ファイルの入力項目（図５に示す例では、図４に示す報告書雛形ファイル１０００の入力項目）が設定される。

【0045】

データ項目「項目位置」には、当該報告書雛形ファイルの各入力項目の位置がデータ項目値として設定される。ここで、例えば、報告書雛形ファイルがＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｅｘｃｅｌで編集可能な電子ファイルである場合、入力項目の位置としては、当該入力項目のセルの位置が設定される。また、例えば、報告書雛形ファイルがＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｗｏｒｄで編集可能な電子ファイルである場合、入力項目の位置としては、当該報告書雛形ファイル上に設定された座標平面（例えば、報告書雛形ファイルの左上の原点とする座標平面等）において当該入力項目の位置を示す座標値が設定される。

【0046】

データ項目「発話内容」には、対話形式により当該入力項目に関する情報の入力を促す際の発話内容がデータ項目値として設定される。データ項目「発話順」には、対話形式により発話内容を発話する順序がデータ項目値として設定される。

【0047】

データ項目「回答形式」には、当該発話に対する回答として入力可能な回答形式がデータ項目値として設定される。回答形式としては、当該入力項目に応じて、種々の形式が設定可能である。例えば、入力項目が「作業内容」である場合、回答形式として、文字入力、画像ファイルを選択等が設定可能である。また、例えば、入力項目が「作業日時」である場合、回答形式として、文字入力、カレンダーから選択等が設定可能である。また、例えば、入力項目が「作業場所」である場合、回答形式として、文字入力、リスト（作業場所のリスト）から選択等が設定可能である。

【0048】

なお、データ項目「発話内容」、「発話順」及び「回答形式」で「－」（ハイフン）が設定されている場合は、対話形式により当該入力項目に関する情報（入力内容）が入力されないことを示す。例えば、入力項目「作成日」、「所属」及び「氏名」には、「発話内容」、「発話順」及び「回答形式」として、「－」（ハイフン）が設定されている。これは、これらの入力項目は、対話形式によらずに、例えば、報告者端末３０のカレンダーの情報や報告者端末３０に保存されている報告者の属性情報等から取得可能であるためである。ただし、これらの入力項目に関する情報（入力内容）も対話形式により入力する場合には、データ項目「発話内容」、「発話順」及び「回答形式」に「－」（ハイフン）以外の情報（すなわち、入力項目に応じた発話内容、発話順及び回答形式）が設定されていても良い。

【0049】

このように、報告書定義情報は、報告書雛形ファイルから報告書ファイルを作成するために必要な定義情報である。ここで、報告書定義情報に含まれるデータ項目「報告書ファイル名」には、上記のステップＳ１０１で登録された報告書雛形ファイルのファイル名が設定される。他方で、報告書定義情報に含まれるデータ項目「入力項目」、「項目位置」、「発話内容」、「発話順」及び「回答形式」には、登録者により入力された各情報がデータ項目値として設定される。例えば、登録者端末２０上に表示された画面上で、登録者により、データ項目「入力項目」、「項目位置」、「発話内容」、「発話順」及び「回答形式」に設定される各情報が指定又は選択されることで、これら指定又は選択された情報がデータ項目値として設定される。

【0050】

ただし、例えば、データ項目「入力項目」、「項目位置」、「発話内容」、「発話順」及び「回答形式」の全部又は一部のデータ項目について、報告書定義情報作成部１０２により生成等された情報がデータ項目値として設定されても良い。例えば、報告書定義情報作成部１０２は、上記のステップＳ１０１で登録された報告書雛形ファイルから入力項目の位置を検出した上で、検出した位置をデータ項目「項目位置」に設定しても良い。また、例えば、報告書定義情報作成部１０２は、データ項目「入力項目」のデータ項目値に応じて、発話内容を生成し、生成した発話内容を、当該データ項目「入力項目」に対応するデータ項目「発話内容」に設定しても良い。同様に、例えば、報告書定義情報作成部１０２は、データ項目「入力項目」のデータ項目値に応じて、発話の順序を生成し、生成した順序を、当該データ項目「入力項目」に対応するデータ項目「発話順」に設定しても良い。同様に、例えば、報告書定義情報作成部１０２は、データ項目「入力項目」のデータ項目値に応じて、回答形式を生成し、生成した回答形式を、当該データ項目「入力項目」に対応するデータ項目「回答形式」に設定しても良い。このとき、これらのデータ項目値の検出又は生成にあたり、報告書定義情報作成部１０２は、機械学習の手法により予め学習された機械学習モデルを用いても良い。

【0051】

以上により、本実施形態に係る報告書作成装置１０には、報告書雛形ファイルが登録される。また、本実施形態に係る報告書作成装置１０は、報告書雛形ファイルが登録されると、当該報告書雛形ファイルに対応する報告書定義情報を作成する。後述するように、報告者端末３０の報告者が対話形式にて各種情報を入力することで、これらの報告書雛形ファイル及び報告書定義情報から報告書ファイルが作成される。

【0052】

＜報告書ファイルの作成処理＞
次に、報告書作成装置１０が報告書ファイルを作成する処理について、図６を参照しながら説明する。図６は、報告書ファイルの作成処理の一例を示すフローチャートである。

【0053】

ステップＳ２０１：報告書作成装置１０の作成開始受付部１０３は、報告者端末３０からの報告書ファイル作成開始要求を受け付ける。このとき、作成開始受付部１０３は、報告書ファイル作成開始要求に指定されている報告書雛形ファイル名を受け付ける。

【0054】

なお、報告者端末３０は、例えば、当該報告者端末３０に表示された所定の画面上で、報告書雛形ファイルのファイル名（又は、このファイル名に対応する名称等）が報告者により指定された上で、報告書ファイル作成開始操作が行われることで、上記の作成開始要求を行うことができる。

【0055】

ただし、例えば、報告者の業務内容等に応じて、当該報告者が利用する報告者端末３０を用いて作成される報告書ファイルの種類が決まっているような場合には、報告書雛形ファイル名が指定されずに、報告書ファイル作成開始操作が行われても良い。

【0056】

ステップＳ２０２：報告書作成装置１０の対話処理部１０４は、上記のステップＳ２０１で報告書ファイル作成開始要求が受け付けられると、報告書定義情報記憶部１２０に記憶されている報告書定義情報のうち、当該作成開始要求に指定された報告書雛形ファイル名に対応する報告書定義情報を用いて、報告者端末３０との間で対話処理を開始する。

【0057】

ここで、一例として、図５に示す報告書定義情報２０００を用いた対話処理について、図７を参照しながら説明する。図７は、対話処理の一例を模式的に説明するための図である。図７に示す対話画面Ｇ１００は、対話処理部１０４により、報告者端末３０上に表示される。

【0058】

図７に示すように、対話処理部１０４は、図５に示す報告書定義情報２０００を参照して、「－」（ハイフン）以外が設定されている発話内容のうち、発話順が「１」である発話内容「作業日時はいつですか？」（すなわち、入力項目「作業日時」に対応する発話内容）を報告者端末３０に出力する。これにより、発話Ｇ１１１が対話画面Ｇ１００上に表示される。

【0059】

この発話Ｇ１１１に対して、報告者は、入力項目「作業日時」に対応する回答形式に従って、当該発話Ｇ１１１に対する回答内容を報告者端末３０に入力する。当該回答内容の入力は、当該回答形式に従って、例えば、文字入力等により行うことができる。このとき、報告者は、例えば、音声入力により文字入力を行っても良いし、ソフトウェアキーボード等により文字入力を行っても良い。又は、例えば、過去の入力内容を記憶装置等に記憶させておき、この記憶されている入力内容を報告者に選択させることで、文字入力を行っても良い。

【0060】

これにより、回答Ｇ１１２が対話画面Ｇ１００上に表示されると共に、報告者により入力された回答内容が報告書作成装置１０に送信される。そして、対話処理部１０４は、報告者端末３０から送信された当該回答内容を受け付ける。

【0061】

同様に、対話処理部１０４は、図５に示す報告書定義情報２０００を参照して、「－」（ハイフン）以外が設定されている発話内容のうち、発話順が「２」である発話内容「作業場所はどこですか？」（すなわち、入力項目「作業場所」に対応する発話内容）を報告者端末３０に出力する。これにより、発話Ｇ１１３が対話画面Ｇ１００上に表示される。

【0062】

この発話Ｇ１１３に対して、報告者は、入力項目「作業場所」に対応する回答形式に従って、当該発話Ｇ１１３に対する回答内容を報告者端末３０に入力する。上述したように、報告書は、例えば、音声入力やソフトウェアキーボード等により回答内容の入力を行うことができる。これにより、回答Ｇ１１４が対話画面Ｇ１００上に表示されると共に、報告者により入力された回答内容が報告書作成装置１０に送信される。そして、対話処理部１０４は、報告者端末３０から送信された当該回答内容を受け付ける。

【0063】

以降も同様に、対話処理部１０４による発話と、この発話に対する報告者の回答とが繰り返されることで、発話Ｇ１１５、回答Ｇ１１６、発話Ｇ１１７及び回答Ｇ１１８が順に表示される。これにより、各発話に対する回答内容が、対話処理部１０４により受け付けられる。なお、このとき、例えば、報告者が文字入力を行う度に、入力項目に設定される入力内容の妥当性チェックが対話処理部１０４により行われても良い。このような妥当性チェックとしては、例えば、入力項目「作業日時」に設定された日時（入力内容）が未来の日時であるか否かのチェックが挙げられる。この場合、例えば、入力項目「作業日時」に設置された日時が未来の日時である場合にエラーとなる。また、これ以外にも、入力項目間の入力内容に矛盾がないか否かのチェック等が挙げられる。

【0064】

また、全ての発話に対する回答が行われた場合、対話処理部１０４は、対話処理を終了することを示す発話Ｇ１１９を報告者端末３０に表示させる。これにより、対話処理が終了する。この対話処理により、報告書定義情報の各入力項目に対応する発話内容に対して、報告者からの回答内容が得られる。後述するように、この回答内容が、報告書ファイルの当該入力項目に対する入力内容となる。

【0065】

なお、図７では、一例として、報告者が、発話に対して文字入力により回答した場合を示したが、回答形式によっては画像ファイル等を指定した回答を行っても良い。ここで、報告者が、画像ファイルを指定した回答を行った場合の一例を図８に示す。図８に示すように、報告者は、発話に対して、画像ファイルを指定した回答内容を示す回答Ｇ１２０を行っても良い。この回答Ｇ１２０では、複合機の修理作業において、修理を行った箇所を丸印で囲んだ画像ファイルを回答内容としたものである。このように、回答は、回答形式に応じて、文字入力以外により行われても良く、例えば、画像ファイルを指定する、音声ファイルを指定する等により回答が行われても良い。

【0066】

ステップＳ２０３：報告書作成装置１０の報告書情報作成部１０５は、上記のステップＳ２０１の作成開始要求に指定された報告書雛形ファイル名に対応する報告書定義情報と、上記のステップＳ２０２の対話処理で得られた回答内容（すなわち、各入力項目に対する入力内容）とを用いて、報告書情報を作成する。そして、報告書情報作成部１０５は、作成した報告書情報を報告書情報記憶部１３０に保存する。

【0067】

ここで、報告書情報の一例について、図９を参照しながら説明する。図９は、報告書情報の一例を示す図である。

【0068】

図９に示す報告書情報３０００は、図５に示す報告書定義情報２０００と、上記のステップＳ２０２の対話処理で得られた回答内容とを用いて作成された報告書情報である。図９に示す報告書情報３０００には、データ項目として、報告書ファイル名と、報告書雛形ファイル名と、入力項目と、項目位置と、入力内容とが含まれる。

【0069】

データ項目「報告書ファイル名」には、後述するステップＳ２０４で作成される報告書ファイルのファイル名がデータ項目値として設定される。この報告書ファイルのファイル名は、例えば、上記のステップＳ２０２の対話処理で回答内容として報告者から入力されたファイル名であっても良いし、報告書情報作成部１０５により生成されたファイル名であっても良い。報告書情報作成部１０５がファイル名を生成する場合は、所定の規則（例えば、報告者名＋日付をファイル名とする等）によりファイル名が生成されれば良い。

【0070】

データ項目「報告書雛形ファイル名」には、報告書定義情報の報告書雛形ファイル名（図９に示す例では、図５に示す報告書定義情報２０００の報告書雛形ファイル名「ｔｅｍｐ＿ａｂｃ」）がデータ項目値として設定される。

【0071】

データ項目「入力項目」には、報告書定義情報の入力項目（図９に示す例では、図５に示す報告書定義情報２０００の入力項目「作成日」、「所属」、「氏名」、「作業日時」、「作業場所」、「作業内容」及び「引継ぎ事項」）がデータ項目値として設定される。

【0072】

データ項目「項目位置」には、報告書定義情報の項目位置（図９に示す例では、図５に示す報告書定義情報２０００の各入力項目にそれぞれ対応付けられている項目位置）が設定される。

【0073】

データ項目「入力内容」には、各入力項目に対する入力内容がデータ項目値として設定される。ここで、入力項目「作業日時」、「作業場所」、「作業内容」及び「引継ぎ事項」に対応する入力内容には、上記のステップＳ２０２の回答処理で得られた回答内容がデータ項目値としてそれぞれ設定される。すなわち、上記のステップＳ２０２の回答処理で得られた回答内容のうち、入力項目「作業日時」に対応する発話内容に対する回答内容が、入力項目「作業日時」に対応する入力内容に設定される。同様に、上記のステップＳ２０２の回答処理で得られた回答内容のうち、入力項目「作業場所」に対応する発話内容に対する回答内容が、入力項目「作業場所」に対応する入力内容に設定される。以降も同様に、上記のステップＳ２０２の対話処理で得られた回答内容のうち、或る入力項目に対応する発話内容に対する回答内容が、当該入力項目に対応する入力内容に設定される。

【0074】

一方で、入力項目「作成日」、「所属」及び「氏名」に対応する入力内容には、例えば、報告者端末３０のカレンダーの情報や報告者端末３０に保存されている報告者の属性情報等から取得された作成日、所属及び氏名がデータ項目値としてそれぞれ設定される。なお、これらの入力項目に対応する回答内容が、上記のステップＳ２０２の対話処理で得られた場合には、当該回答内容が設定される。

【0075】

このように、報告書情報は、報告書定義情報と、対話処理で得られた回答内容とを用いて、当該報告書定義情報の各入力項目に対応する入力内容として、当該対話処理で得られた回答内容を設定することで作成される。なお、上述したように、例えば、当該報告書定義情報の一部の入力項目（例えば、「作成日」、「所属」及び「氏名」等）に対応する入力内容は、対話処理で回答内容として得られなくても良い。

【0076】

ステップＳ２０４：報告書作成装置１０の報告書ファイル作成部１０６は、報告書雛形ファイルと、当該報告書雛形ファイルに対応する報告書情報とを用いて、報告書ファイルを作成する。すなわち、報告書ファイル作成部１０６は、例えば、報告書雛形ファイルをコピーした上で、このコピーされた報告書雛形ファイルのファイル名を、報告書情報の報告書ファイル名に変更する。そして、報告書ファイル作成部１０６は、当該報告書情報の各入力項目に対応する入力内容を、ファイル名変更後の報告書雛形ファイルにおける当該入力項目に対応する項目位置に設定する。これにより、報告書雛形ファイルの各入力項目に入力内容が設定された報告書ファイルが作成される。

【0077】

その後、報告書ファイル作成部１０６は、作成した報告書ファイルを報告書ファイル記憶部１４０に保存する。

【0078】

ここで、報告書ファイルの一例について、図１０を参照しながら説明する。図１０は、報告書ファイルの一例を示す図である。

【0079】

図１０に示す報告書ファイル４０００は、図４に示す報告書雛形ファイル１０００と、図９に示す報告書情報３０００とを用いて作成された報告書ファイルである。図１０に示す報告書ファイル４０００には、入力項目として、作成日４００１と、所属４００２と、氏名４００３と、作業日時４００４と、作業場所４００５と、作業内容４００６と、引継ぎ事項４００７とが含まれている。これらの各入力項目には、それぞれ入力内容が設定される。

【0080】

例えば、作成日４００１には、入力内容「２０１８年７月３日」が設定される。また、所属４００２には、入力内容「○○部××課」が設定される、同様に、氏名４００３には、入力内容「山田 太郎」が設定される。同様に、作業日時４００４には、入力内容「２０１８年７月３日 １５：００－１６：３０」が設定される。以降も同様に、作業場所４００５、作業内容４００６及び引継ぎ事項４００７には、図９に示す報告書情報３０００の入力内容のうち、入力項目に対応する入力内容が設定される。

【0081】

このように、報告書ファイルは、報告書雛形ファイルの各入力項目に対して、報告書情報の入力内容のうち、当該入力項目に対応する入力内容が設定されることで作成される。

【0082】

以上により、本実施形態に係る報告書作成装置１０では、報告書雛形ファイルと、対話処理で得られた回答内容とを用いて、報告書ファイルが作成される。

【0083】

なお、上記では、報告書情報の各入力項目に対応する入力内容を、ファイル名変更後の報告書雛形ファイルにおける当該入力項目に対応する項目位置に設定する場合について説明したが、この設定方法として文字列置換が用いられても良い。例えば、上記のステップＳ１０１で、入力項目毎に予め文字列置換用の文字列が設定された報告書雛形ファイルを報告書作成装置１０に登録しておき、報告書情報の各入力項目に対応する入力内容で、当該入力項目に設定された文字列置換用の文字列をそれぞれ置換しても良い。この方法によれば、例えば、報告書雛形ファイルがＭｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｗｏｒｄで編集可能な電子ファイルである場合に、当該報告書雛形ファイル上に座標平面を設定することなく、当該報告書雛形ファイルの各入力項目に対して入力項目をそれぞれ設定することができるようになる。

【0084】

＜まとめ＞
以上の実施形態で説明したように、本実施形態に係る報告書作成システム１では、報告者は、例えばスマートフォンやタブレット端末等の携帯型端末である報告者端末３０を用いて、対話形式で回答を行うことで、容易に報告書ファイルを作成することができる。このとき、報告者は、例えば、ソフトウェアキーボードによる回答や音声入力による回答、画像ファイルを指定した回答等を行うことができる。したがって、報告者は、例えば、報告すべき作業（例えば、顧客先での保守作業等）の終了後に、自社に戻ることなく、外出先で報告者端末３０を用いて容易に報告書ファイルを作成することできる。なお、本実施形態では、対話処理における発話内容が報告書定義情報に予め設定されている場合について説明したが、例えば、対話処理中に発話内容が動的に生成されても良い。

【0085】

また、本実施形態に係る報告書作成システム１では、報告書雛形ファイルが報告書作成装置１０に登録された際に、この報告書雛形ファイルに対応する報告書定義情報を作成する。このため、本実施形態に係る報告書作成装置１０では、例えば、部や課等で利用されている報告書雛形ファイルをそのまま利用することができる。

【0086】

なお、本実施形態に係る報告書作成装置１０は、上記のステップＳ２０４で報告書ファイルが作成された場合、この報告書ファイルに関係する者が利用する端末装置等に所定の通知を行っても良い。例えば、報告者の上司が利用する端末装置に対して、報告書ファイルが作成されたことを示す通知を行うことが挙げられる。又は、報告書ファイルの各入力項目に設定された入力内容を検証した上で、例えば、重要性の高い入力内容が設定された場合に限り、当該上司に通知を行うようにしても良い。

【0087】

また、例えば、報告書ファイルの入力項目「引継ぎ事項」に何等かの入力項目が設定された場合に、引継ぎ先の社員等が利用する端末装置に対して、報告書ファイルが作成されたことを示す通知を行うことが挙げられる。また、例えば、報告者が属するグループ内の他のメンバーに対して、報告書ファイルが作成されたことを通知することが挙げられる。

【0088】

更に、本実施形態に係る報告書作成装置１０は、上記のステップＳ２０３で作成された報告書情報を、例えば、報告書ファイルの検索に用いても良い。報告書情報を検索に用いることで、例えば、複数の報告書ファイルの中から所定の文言を含む報告書ファイルを検索することができるようになる。

【0089】

なお、上述したように、本実施形態における報告書は資料の一例であって、本実施形態は、報告書に限られず、各種資料を作成する場合にも同様に適用することができる。この場合、例えば、上記の実施形態における「報告書」との名称を、各種資料の名称（例えば、連絡書、見積書、申請書等）に読み替えれば良い。

【0090】

本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。

【符号の説明】

【0091】

１ 報告書作成システム
１０ 報告書作成装置
２０ 登録者端末
３０ 報告者端末
１０１ 登録部
１０２ 報告書定義情報作成部
１０３ 作成開始受付部
１０４ 対話処理部
１０５ 報告書情報作成部
１０６ 報告書ファイル作成部
１１０ 報告書雛形ファイル記憶部
１２０ 報告書定義情報記憶部
１３０ 報告書情報記憶部
１４０ 報告書ファイル記憶部

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】