特開 2024-107595 情報処理装置、電子ファイル提供方法、及び、プログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024107595

(43)【公開日】2024-08-09

(54)【発明の名称】情報処理装置、電子ファイル提供方法、及び、プログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 21/62 20130101AFI20240802BHJP

   G06F 3/12 20060101ALI20240802BHJP

【ＦＩ】

G06F21/62 309

G06F3/12 338

【審査請求】未請求

【請求項の数】13

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2023011605

(22)【出願日】2023-01-30

(71)【出願人】

【識別番号】000001270

【氏名又は名称】コニカミノルタ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100117651

【弁理士】

【氏名又は名称】高垣 泰志

(72)【発明者】

【氏名】山本 憲三

(57)【要約】

【課題】外部装置からのアクセスによって電子ファイルを提供する際、ユーザーに操作負担などをかけることなく、情報流出やファイル改竄のリスクを低減できるようにする。
【解決手段】ルーター４を介して第２ネットワーク５に接続されている第１ネットワーク３に設けられている情報処理装置２は、セキュリティレベルを規定した属性情報２７を含む電子ファイル２６を記憶する記憶部２１と、第２ネットワーク５を経由して外部装置から電子ファイル２６に対するアクセスを検知した場合に、属性情報２７に基づき電子ファイル２６に対するファイル処理を決定する決定部３５と、電子ファイル２６にファイル処理を行い、ファイル処理後の電子ファイルを外部装置へ提供するファイル提供部３６と、を備える。
【選択図】図１

【特許請求の範囲】

【請求項1】

ルーターを介して第２ネットワークに接続されている第１ネットワークに設けられている情報処理装置であって、
セキュリティレベルを規定した属性情報を含む電子ファイルを記憶する記憶部と、
前記第２ネットワークを経由して外部装置から前記電子ファイルに対するアクセスを検知した場合に、前記属性情報に基づき前記電子ファイルに対するファイル処理を決定する決定部と、
前記電子ファイルに前記ファイル処理を行い、前記ファイル処理後の電子ファイルを前記外部装置へ提供するファイル提供部と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。

【請求項2】

前記第１ネットワークは、企業内ネットワークであり、
前記第２ネットワークは、パブリックネットワークであることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項3】

前記外部装置からの遠隔操作を受け付ける遠隔操作アプリケーション、
を更に備え、
前記決定部は、前記遠隔操作アプリケーションが受け付けた遠隔操作によって前記電子ファイルが選択された場合に、前記ファイル処理を決定することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項4】

前記決定部は、前記属性情報に基づき、前記電子ファイルを改変できないファイル形式に変換するファイル処理、又は、前記電子ファイルを不可読なファイル形式に変換するファイル処理を決定することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項5】

前記決定部は、前記属性情報に基づき前記電子ファイルに対するファイル処理を行わないことを決定することがあり、
前記ファイル提供部は、前記決定部によって前記電子ファイルに対するファイル処理を行わないことが決定された場合、前記電子ファイルを前記外部装置へ提供することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項6】

前記決定部は、前記属性情報に基づき前記電子ファイルの提供を禁止することがあり、
前記ファイル提供部は、前記決定部によって前記電子ファイルの提供が禁止された場合、前記電子ファイルを前記外部装置へ提供しないことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項7】

前記電子ファイルに前記属性情報を付与する設定部、
を更に備え、
前記設定部は、前記電子ファイルのファイル名に基づいて前記属性情報を付与することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項8】

前記電子ファイルに前記属性情報を付与する設定部、
を更に備え、
前記設定部は、前記電子ファイルのファイル内に含まれるキーワードに基づいて前記属性情報を付与することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項9】

前記決定部は、前記第２ネットワークのセキュリティレベルが前記第１ネットワークのセキュリティレベルよりも低い場合に、前記ファイル処理を決定することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項10】

前記外部装置は、情報処理端末であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項11】

前記外部装置は、画像形成装置であることを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。

【請求項12】

ルーターを介して第２ネットワークに接続されている第１ネットワークに設けられている情報処理装置が外部装置に電子ファイルを提供する電子ファイル提供方法であって、
セキュリティレベルを規定した属性情報を含む電子ファイルを所定の記憶部に記憶する記憶ステップと、
前記第２ネットワークを経由して前記外部装置から前記電子ファイルに対するアクセスを検知した場合に、前記属性情報に基づき前記電子ファイルに対するファイル処理を決定する決定ステップと、

前記電子ファイルに前記ファイル処理を行い、前記ファイル処理後の電子ファイルを前記外部装置へ提供するファイル提供ステップと、
を有することを特徴とする電子ファイル提供方法。

【請求項13】

ルーターを介して第２ネットワークに接続されている第１ネットワークに設けられている情報処理装置において実行されるプログラムであって、
セキュリティレベルを規定した属性情報を含む電子ファイルを所定の記憶部に記憶する記憶ステップと、
前記第２ネットワークを経由して外部装置から前記電子ファイルに対するアクセスを検知した場合に、前記属性情報に基づき前記電子ファイルに対するファイル処理を決定する決定ステップと、
前記電子ファイルに前記ファイル処理を行い、前記ファイル処理後の電子ファイルを前記外部装置へ提供するファイル提供ステップと、
を実行させることを特徴とするプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理装置、電子ファイル提供方法、及び、プログラムに関し、特に外部装置からのアクセスによって情報処理装置に記憶されている電子ファイルを提供する技術に関する。

【背景技術】

【0002】

従来、送信側の遠隔会議端末装置から公衆網を介して受信側の遠隔会議端末装置に会議資料を送信して会議を行う遠隔会議装置において、送信側端末装置が会議資料を送信するとき、会議資料のドキュメントプロファイルにコピー可又は不可の情報を手動操作によって設定し、受信側端末装置が受信したドキュメントプロファイルに設定されている情報を判定し、コピー禁止の会議資料を受信した場合にはプリントアウトを禁止する技術が提案されている（例えば特許文献１）。この従来技術によれば、送信側端末装置でコピー禁止を設定すれば、受信側端末装置での会議資料のプリントアウトを禁止できるため、例えば機密情報を含む会議資料が不用意に複製されてしまうことを防止することが可能である。

【0003】

ところで、近年のリモートワークの普及により、社内にある電子ファイルを自宅で印刷などするため、自宅の情報処理端末から社内の情報処理装置にアクセスして電子ファイルを取得するケースが増えている。その一方、社員が社内の電子ファイルを無制限に自宅の情報処理端末に取得可能とすると、情報流出やファイル改竄のリスクがある。そのリスク回避のため、一律に電子ファイルの社外持ち出しを禁止すると、逆にリモートワークに支障を来す。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開平６－１４１１１９号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

情報流出やファイル改竄のリスクを低減しつつ、リモートワークを円滑に行えるようにするためには、社内の電子ファイルに段階的なセキュリティレベルを設定し、セキュリティレベルに応じて自宅の情報処理端末への提供を許可したり、禁止したりすることが好ましい。

【0006】

しかし、電子ファイルに段階的なセキュリティレベルを設定したとしても、自宅の情報処理端末に取得するか否かを社員自ら判断して操作しなければならない場合には、社員の判断ミスや誤操作によってセキュリティレベルの高い電子ファイルが社外に持ち出されてしまうという問題がある。

【0007】

そこで、本発明は、上記問題を解決するためになされたものであり、外部装置からのアクセスによって電子ファイルを提供する際、社員に操作負担などをかけることなく、情報流出やファイル改竄のリスクを低減できるようにした情報処理装置、電子ファイル提供方法、及び、プログラムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0008】

上記目的を達成するため、請求項１に係る発明は、ルーターを介して第２ネットワークに接続されている第１ネットワークに設けられている情報処理装置であって、セキュリティレベルを規定した属性情報を含む電子ファイルを記憶する記憶部と、前記第２ネットワークを経由して外部装置から前記電子ファイルに対するアクセスを検知した場合に、前記属性情報に基づき前記電子ファイルに対するファイル処理を決定する決定部と、前記電子ファイルに前記ファイル処理を行い、前記ファイル処理後の電子ファイルを前記外部装置へ提供するファイル提供部と、を備えることを特徴とする構成である。

【0009】

請求項２に係る発明は、請求項１の情報処理装置において、前記第１ネットワークは、企業内ネットワークであり、前記第２ネットワークは、パブリックネットワークであることを特徴とする構成である。

【0010】

請求項３に係る発明は、請求項１の情報処理装置において、前記外部装置からの遠隔操作を受け付ける遠隔操作アプリケーション、を更に備え、前記決定部は、前記遠隔操作アプリケーションが受け付けた遠隔操作によって前記電子ファイルが選択された場合に、前記ファイル処理を決定することを特徴とする構成である。

【0011】

請求項４に係る発明は、請求項１の情報処理装置において、前記決定部は、前記属性情報に基づき、前記電子ファイルを改変できないファイル形式に変換するファイル処理、又は、前記電子ファイルを不可読なファイル形式に変換するファイル処理を決定することを特徴とする構成である。

【0012】

請求項５に係る発明は、請求項１の情報処理装置において、前記決定部は、前記属性情報に基づき前記電子ファイルに対するファイル処理を行わないことを決定することがあり、前記ファイル提供部は、前記決定部によって前記電子ファイルに対するファイル処理を行わないことが決定された場合、前記電子ファイルを前記外部装置へ提供することを特徴とする構成である。

【0013】

請求項６に係る発明は、請求項１の情報処理装置において、前記決定部は、前記属性情報に基づき前記電子ファイルの提供を禁止することがあり、前記ファイル提供部は、前記決定部によって前記電子ファイルの提供が禁止された場合、前記電子ファイルを前記外部装置へ提供しないことを特徴とする構成である。

【0014】

請求項７に係る発明は、請求項１の情報処理装置において、前記電子ファイルに前記属性情報を付与する設定部、を更に備え、前記設定部は、前記電子ファイルのファイル名に基づいて前記属性情報を付与することを特徴とする構成である。

【0015】

請求項８に係る発明は、請求項１の情報処理装置において、前記電子ファイルに前記属性情報を付与する設定部、を更に備え、前記設定部は、前記電子ファイルのファイル内に含まれるキーワードに基づいて前記属性情報を付与することを特徴とする構成である。

【0016】

請求項９に係る発明は、請求項１の情報処理装置において、前記決定部は、前記第２ネットワークのセキュリティレベルが前記第１ネットワークのセキュリティレベルよりも低い場合に、前記ファイル処理を決定することを特徴とする構成である。

【0017】

請求項１０に係る発明は、請求項１の情報処理装置において、前記外部装置は、情報処理端末であることを特徴とする構成である。

【0018】

請求項１１に係る発明は、請求項１の情報処理装置において、前記外部装置は、画像形成装置であることを特徴とする構成である。

【0019】

請求項１２に係る発明は、ルーターを介して第２ネットワークに接続されている第１ネットワークに設けられている情報処理装置が外部装置に電子ファイルを提供する電子ファイル提供方法であって、セキュリティレベルを規定した属性情報を含む電子ファイルを所定の記憶部に記憶する記憶ステップと、前記第２ネットワークを経由して前記外部装置から前記電子ファイルに対するアクセスを検知した場合に、前記属性情報に基づき前記電子ファイルに対するファイル処理を決定する決定ステップと、前記電子ファイルに前記ファイル処理を行い、前記ファイル処理後の電子ファイルを前記外部装置へ提供するファイル提供ステップと、を有することを特徴とする構成である。

【0020】

請求項１３に係る発明は、ルーターを介して第２ネットワークに接続されている第１ネットワークに設けられている情報処理装置において実行されるプログラムであって、セキュリティレベルを規定した属性情報を含む電子ファイルを所定の記憶部に記憶する記憶ステップと、前記第２ネットワークを経由して外部装置から前記電子ファイルに対するアクセスを検知した場合に、前記属性情報に基づき前記電子ファイルに対するファイル処理を決定する決定ステップと、前記電子ファイルに前記ファイル処理を行い、前記ファイル処理後の電子ファイルを前記外部装置へ提供するファイル提供ステップと、を実行させることを特徴とする構成である。

【発明の効果】

【0021】

本発明によれば、外部装置からのアクセスによって電子ファイルを提供する際、ユーザーに操作負担などをかけることなく、情報流出やファイル改竄のリスクを低減することができるようになる。

【図面の簡単な説明】

【0022】

【図1】情報処理システムの構成例を示す図である。

【図2】情報処理システムのハードウェア構成及び機能構成を示すブロック図である。

【図3】処理情報の一例を示す図である。

【図4】設定部によって判断されるキーワードの例を示す図である。

【図5】情報処理装置において行われる処理手順の一例を示すフローチャートである。

【図6】ファイル処理決定処理の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。

【図7】画像形成装置が情報処理装置にアクセスする例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0023】

以下、本発明に関する好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。尚、以下に説明する実施形態において互いに共通する要素には同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。

【0024】

図１は、本発明における情報処理システムの構成例を示す図である。この情報処理システムは、企業などの社内環境１と、社員であるユーザーの自宅などのリモートワーク環境６とが第２ネットワーク５を介して接続された構成である。例えば、第２ネットワーク５は、インターネットを含むパブリックネットワークであり、有線ネットワーク又は無線ネットワークを含んでいる。

【0025】

社内環境１には、情報処理装置２と、第１ネットワーク３と、ルーター４とが設けられる。情報処理装置２は、例えばパーソナルコンピュータやサーバーコンピュータなどによって構成され、ユーザーが利用する電子ファイルを記憶している。情報処理装置２は、第１ネットワーク３に接続されている。第１ネットワーク３は、社内環境１に構築されるＬＡＮ（Local Area Network）などの企業内ネットワークである。第１ネットワーク３にはルーター４が接続されている。第１ネットワーク３は、そのルーター４を介して第２ネットワーク５に接続されている。

【0026】

リモートワーク環境６には、ユーザーが使用する情報処理端末７と、画像形成装置８とが設けられる。情報処理端末７は、例えばパーソナルコンピュータやタブレット端末、スマートフォンなどによって構成される。情報処理端末７には、プリンタやＭＦＰ（Multifunction Peripheral）などで構成される画像形成装置８に接続されている。画像形成装置８は、印刷ジョブに基づいて印刷用紙などのシートに画像を印刷する装置である。したがって、情報処理端末７は、画像形成装置８に印刷ジョブを出力することにより、リモートワークで使用する資料などを印刷することができる。

【0027】

上記のような情報処理システムは、ユーザーがリモートワーク環境６で情報処理端末７を操作することにより、情報処理端末７が社内環境１に設置されている情報処理装置２にアクセスし、情報処理装置２において記憶されている電子ファイルを取得することが可能である。ユーザーは、情報処理装置２から取得した電子ファイルを情報処理端末７に表示させたり、或いは、画像形成装置８で印刷出力したりすることにより、リモートワークを円滑に行うことができる。

【0028】

情報処理端末７が情報処理装置２にアクセスする手法としては、種々の手法が適用可能である。本実施形態では、一例として、情報処理装置２のリモートデスクトップ機能を利用して情報処理端末７が情報処理装置２にアクセスし、情報処理端末７が情報処理装置２を遠隔操作することによって電子ファイルを取得する形態について説明する。

【0029】

図２は、情報処理システムのハードウェア構成及び機能構成を示すブロック図である。情報処理端末７は、そのハードウェア構成として、プロセッサー１０と、記憶部１１と、表示部１２と、操作部１３と、通信インタフェース１４とを備える。プロセッサー１０は、ＣＰＵなどの演算処理部であり、記憶部１１に記憶されているプログラム１５を読み出して実行する。記憶部１１は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）やソリッドステートドライブ（ＳＳＤ）などで構成される不揮発性の記憶デバイスである。表示部１２は、例えばカラー液晶ディスプレイなどで構成され、各種の操作画面を表示する。操作部１３は、例えばキーボードやマウス、タッチパネルなどによって構成される。通信インタフェース１４は、情報処理端末７を第２ネットワーク５に接続して通信を行うインタフェースである。

【0030】

プロセッサー１０は、プログラム１５を実行することにより、遠隔操作アプリケーション１６を機能させる。遠隔操作アプリケーション１６は、情報処理装置２にインストールされている遠隔操作アプリケーション３３と連携し、情報処理装置２を遠隔操作する。遠隔操作アプリケーション１６は、操作画面取得部１７と、操作情報送信部１８と、ファイル取得部１９とを備えている。操作画面取得部１７は、情報処理装置２の遠隔操作アプリケーション３３から、情報処理装置２において表示されている操作画面を取得し、表示部１２に表示する。操作情報送信部１８は、操作部１３に対して行われるユーザーの操作に基づいて操作情報を生成し、その操作情報を情報処理装置２の遠隔操作アプリケーション３３に送信する。ファイル取得部１９は、情報処理装置２から提供される電子ファイルを取得し、記憶部１１へ保存したり、画像形成装置８へ出力したりする。

【0031】

次に情報処理装置２は、そのハードウェア構成として、プロセッサー２０と、記憶部２１と、表示部２２と、操作部２３と、通信インタフェース２４とを備える。プロセッサー２０は、ＣＰＵなどの演算処理部であり、記憶部２１に記憶されているプログラム２５を読み出して実行する。記憶部２１は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）やソリッドステートドライブ（ＳＳＤ）などで構成される不揮発性の記憶デバイスである。表示部２２は、例えばカラー液晶ディスプレイなどで構成され、各種の操作画面を表示する。操作部２３は、例えばキーボードやマウス、タッチパネルなどによって構成される。通信インタフェース２４は、情報処理装置２を第１ネットワーク３に接続して通信を行うインタフェースである。

【0032】

記憶部２１には、プログラム２５の他に、電子ファイル２６が記憶されている。電子ファイル２６は、例えばドキュメントファイルである。電子ファイル２６には、セキュリティレベルを規定した属性情報２７が付与されている。例えば、属性情報２７は、電子ファイル２６のセキュリティレベルがレベル１，２，３，４のいずれのレベルであるかを示す情報である。

【0033】

また、記憶部２１には、電子ファイル２６に対するファイル処理を決定する際に参照される処理情報２８が記憶されている。処理情報２８には、電子ファイル２６を情報処理端末７などの外部装置へ提供する際に、電子ファイル２６のセキュリティレベルに応じて電子ファイル２６に行うべきファイル処理が予め定められている。尚、処理情報２８において定めれるファイル処理は、企業において定められている機密情報などの取扱ルールに基づく処理である。

【0034】

図３は、処理情報２８の一例を示す図である。図３に示すように、処理情報２８には、電子ファイル２６のセキュリティレベルに応じてファイル処理が定義されている。セキュリティレベルは、レベル１が最も低いレベルであり、レベル４が最も高いレベルである。すなわち、レベルの数値が上がるほど、セキュリティレベルが高くなる。尚、本実施形態では、４段階のセキュリティレベルを例示するが、セキュリティレベルの段階は４段階に限られるものではなく、複数段階であれば良い。

【0035】

図３に示す処理情報２８では、レベル１の電子ファイル２６の外部への提供に制限はない。そのため、レベル１の電子ファイル２６を情報処理端末７に提供する際には記憶部２１に記憶されている電子ファイル２６をそのまま情報処理端末７に提供することが定められている。これに対し、処理情報２８では、レベル２以上の電子ファイル２６の提供に制限が課されている。例えば、レベル２の電子ファイル２６の場合、処理情報２８では、電子ファイル２６を改変できない状態で提供することが規定されており、具体的な処理内容として、電子ファイル２６をＰＤＦや画像データに変換して提供することが定められている。また、レベル３の電子ファイル２６の場合、処理情報２８では、情報処理端末７における各種アプリケーションで電子ファイル２６を読み込めない不可読なファイル形式で提供することが規定されており、具体的な処理内容として、電子ファイル２６を印刷ジョブに変換して提供することが定められている。更に、レベル４の電子ファイル２６の場合、処理情報２８では、電子ファイル２６の外部への提供が禁止されている。

【0036】

図２に戻り、プロセッサー２０は、プログラム２５を実行することにより、ファイル保存部３１、遠隔操作アプリケーション３３、及び、ファイル処理部３４として機能する。

【0037】

ファイル保存部３１は、電子ファイル２６を記憶部２１に保存する処理部である。例えば、ファイル保存部３１は、ドキュメントの作成・編集などを行うアプリケーションなどの一部の機能として設けられるものであっても構わない。ファイル保存部３１は、例えばユーザーによって作成されたドキュメントなどのデータに対し、ユーザーによって指定されたファイル名を付与し、電子ファイル２６として記憶部２１に保存する。

【0038】

ファイル保存部３１は、設定部３２を備えている。設定部３２は、ファイル保存部３１によって電子ファイル２６が記憶部２１に保存されるとき、電子ファイル２６に属性情報２７を付与する。例えば、設定部３２は、電子ファイル２６のファイル名を解析し、ファイル名に予め指定されたキーワードが含まれるか否かを判断する。その結果、ファイル名にキーワードが含まれる場合、設定部３２は、電子ファイル２６のセキュリティレベルとしてレベル２以上のレベルを設定する。また、ファイル名にキーワードが含まれない場合、設定部３２は、電子ファイル２６のセキュリティレベルをレベル１に設定する。

【0039】

図４は、設定部３２によって判断されるキーワードの例を示す図である。例えば、電子ファイル２６のファイル名に「未公開」や「改変不可」のキーワードが含まれる場合、設定部３２は、電子ファイル２６のセキュリティレベルをレベル２に設定する。また、電子ファイル２６のファイル名に「社外秘」や「発明申請」、「ＣＯＮＦＩＤＥＮＴＩＡＬ」などのキーワードが含まれる場合、設定部３２は、電子ファイル２６のセキュリティレベルをレベル３に設定する。更に、電子ファイル２６のファイル名に「極秘」や「取扱厳重注意」などのキーワードが含まれる場合、設定部３２は、電子ファイル２６のセキュリティレベルをレベル４に設定する。尚、ファイル名にレベル２のキーワードとレベル３のキーワードとの双方が含まれる場合、設定部３２は、高いレベルを採用するため、電子ファイル２６のセキュリティレベルをレベル３に設定する。

【0040】

また、設定部３２は、電子ファイル２６のファイル名に基づいてセキュリティレベルを設定するものに限られない。例えば、設定部３２は、電子ファイル２６の中身を検索し、ファイル内に上記キーワードが含まれるか否かを判断するものであっても構わない。つまり、設定部３２は、電子ファイル２６のファイル内に含まれるキーワードに基づいて電子ファイル２６に属性情報２７を付与するものであっても構わない。ただし、この場合は、電子ファイル２６の中身を検索する必要がある。そのため、電子ファイル２６のファイル量（データ量）が多くなると、検索に時間を要し、電子ファイル２６に属性情報２７を付与するのに時間がかかり、電子ファイル２６を効率的に保存することができなくなる。これを防止するためには、電子ファイル２６のファイル名に基づいて属性情報２７を付与することが好ましい。尚、設定部３２は、電子ファイル２６のファイル名に基づいてセキュリティレベルを設定する処理を優先的に行い、ファイル名からレベル２以上のキーワードを検出できなかった場合に、電子ファイル２６の中身を検索するようにしても構わない。

【0041】

上記のように設定部３２は、記憶部２１に電子ファイル２６が保存されるときに、電子ファイル２６のセキュリティレベルを規定した属性情報２７を電子ファイル２６に自動的に付与する。そのため、電子ファイル２６の保存時にユーザー自身が手動操作でセキュリティレベルを設定する必要がない。これにより、ユーザーの操作負担を軽減することができると共に、ユーザーがセキュリティレベルの設定操作を忘れてしまい、電子ファイル２６に属性情報２７が付与されていない事態が生じることを回避することができる。

【0042】

次に、遠隔操作アプリケーション３３は、情報処理端末７の遠隔操作アプリケーション１６と連携し、情報処理端末７による遠隔操作に基づいて各種の処理を行う。遠隔操作アプリケーション３３は、情報処理端末７の遠隔操作アプリケーション１６からの接続要求を受信すると、遠隔操作アプリケーション１６との通信状態を確立し、表示部２２に表示されている操作画面と同じ操作画面を遠隔操作アプリケーション１６へ送信する。これにより、情報処理端末７において情報処理装置２において表示されている操作画面と同じ操作画面が表示される。したがって、ユーザーは、リモートワーク環境６で情報処理端末７を操作しつつ、情報処理装置２に対する操作を行うことができる。

【0043】

遠隔操作アプリケーション３３は、情報処理端末７の遠隔操作アプリケーション１６から送信される操作情報に基づく動作を行う。例えば、ファイル管理アプリケーションの起動指示を受信すると、遠隔操作アプリケーション３３は、情報処理装置２においてファイル管理アプリケーションを起動する。ファイル管理アプリケーションは、記憶部２１に記憶されている電子ファイル２６の一覧を表示部２２に表示する。遠隔操作アプリケーション３３は、ファイル管理アプリケーションによって表示部２２に表示される電子ファイル２６の一覧画面と同じ画面を遠隔操作アプリケーション１６へ送信する。これにより、情報処理端末７の表示部１２に、電子ファイル２６の一覧画面が表示される。ユーザーは、その一覧画面から情報処理端末７に取り込みたい電子ファイル２６を指定することができる。

【0044】

ファイル処理部３４は、外部の情報処理端末７から、記憶部２１に記憶されている電子ファイル２６へのアクセスを検知した場合に機能する。例えば、ファイル処理部３４は、リモートワークを行っているユーザーによって記憶部２１に記憶されている電子ファイル２６が外部装置（情報処理端末７）への提供対象として指定された場合に機能する。ファイル処理部３４は、決定部３５と、ファイル提供部３６とを備えている。

【0045】

決定部３５は、第２ネットワーク５を経由して外部の情報処理端末７から記憶部２１に記憶されている電子ファイル２６へのアクセスを検知した場合に、その電子ファイル２６に付与されている属性情報２７に基づき、電子ファイル２６に対するファイル処理を決定する。決定部３５は、ファイル処理を決定するとき、記憶部２１から処理情報２８を読み出し、処理情報２８を参照することでファイル処理を決定する。具体的に説明すると、決定部３５は、ユーザーの遠隔操作によって指定された電子ファイル２６に付与されている属性情報２７を読み出し、電子ファイル２６のセキュリティレベルがレベル１～４のうちのいずれのレベルであるかを特定する。そして決定部３５は、処理情報２８に基づき、電子ファイル２６のセキュリティレベルに応じたファイル処理を決定する。

【0046】

ファイル提供部３６は、決定部３５によって決定されるファイル処理を行い、外部の情報処理端末７に電子ファイルを提供する。ただし、電子ファイル２６のセキュリティレベルがレベル４であるとき、決定部３５によって電子ファイル２６の外部への提供が禁止される。そのため、ファイル提供部３６は、電子ファイル２６のセキュリティレベルがレベル３以下である場合に機能する。

【0047】

例えば、電子ファイル２６のセキュリティレベルがレベル１である場合、決定部３５によって、記憶部２１に記憶されている電子ファイル２６をそのまま情報処理端末７に提供することが決定される。そのため、ファイル提供部３６は、電子ファイル２６をそのまま情報処理端末７へ提供する。

【0048】

また、電子ファイル２６のセキュリティレベルがレベル２である場合、決定部３５によって、記憶部２１に記憶されている電子ファイル２６をＰＤＦや画像データに変換して提供することが決定される。そのため、ファイル提供部３６は、電子ファイル２６をＰＤＦファイルや、ＪＰＥＧなどの画像データに変換し、変換後の電子ファイルを情報処理端末７へ提供する。

【0049】

更に、電子ファイル２６のセキュリティレベルがレベル３である場合、決定部３５によって、記憶部２１に記憶されている電子ファイル２６を印刷ジョブに変換して提供することが決定される。そのため、ファイル提供部３６は、電子ファイル２６に基づいて印刷ジョブを生成し、その印刷ジョブを情報処理端末７へ提供する。この場合、情報処理端末７のファイル取得部１９は、情報処理装置２から取得する印刷ジョブを画像形成装置８へ自動的に出力する。これにより、リモートワークを行うユーザーは、電子ファイル２６に基づく画像が印刷された資料を利用することができる。

【0050】

尚、電子ファイル２６のセキュリティレベルがレベル４である場合、ファイル提供部３６は、電子ファイル２６を情報処理端末７へ提供しない。

【0051】

ファイル処理部３４による上記のような処理は、リモートワークを行っているユーザーが意識することなく、情報処理装置２において自動的に行われる。そのため、ユーザーは、企業における機密情報の取扱ルールを十分に理解していなくても、その取扱ルールに従って処理された電子ファイルを取得して利用することができる。また、電子ファイル２６を外部装置へ提供する際にファイル処理部３４が機能することにより、ユーザーに操作負担などをかけることなく、情報流出やファイル改竄のリスクを低減することが可能である。

【0052】

次に、情報処理装置２の動作について説明する。図５は、情報処理装置２において行われる処理手順の一例を示すフローチャートである。この処理は、情報処理装置２のプロセッサー２０がプログラム２５を実行することによって行われる処理である。情報処理装置２は、この処理を開始すると、外部装置（情報処理端末７）から記憶部２１に記憶している電子ファイル２６へのアクセスを検知したか否かを判断する（ステップＳ１０）。外部装置から電子ファイル２６へのアクセスを検知すると（ステップＳ１０でＹＥＳ）、情報処理装置２は、通信情報から外部装置が経由してきた第２ネットワーク５に関する情報を取得し、第２ネットワーク５のセキュリティレベルを検知する（ステップＳ１１）。そして情報処理装置２は、第２ネットワーク５のセキュリティレベルが第１ネットワーク３のセキュリティレベルよりも低いか否かを判断する（ステップＳ１２）。例えば、電子ファイル２６へのアクセスが同一企業の別の事業所からのアクセスである場合、事業所間の通信は専用線などを介して行われるため、第２ネットワーク５のセキュリティレベルは第１ネットワーク３と同レベルとなる。これに対し、ユーザーが自宅などでリモートワークを行っている状態で電子ファイル２６にアクセスした場合、第２ネットワーク５がパブリックネットワークとなるため、第２ネットワーク５のセキュリティレベルは、第１ネットワーク３のセキュリティレベルよりも低くなる。

【0053】

情報処理装置２は、第２ネットワーク５のセキュリティレベルが第１ネットワーク３のセキュリティレベルよりも低い場合（ステップＳ）、情報処理装置２は、外部装置から指定された電子ファイル２６に付与されている属性情報２７を読み出し（ステップＳ１３）、電子ファイル２６のセキュリティレベルを特定する（ステップＳ１４）。そして情報処理装置２は、処理情報２８を読み出し（ステップＳ１５）、ファイル処理決定処理を実行する（ステップＳ１６）。

【0054】

図６は、ファイル処理決定処理（ステップＳ１６）の詳細な処理手順の一例を示すフローチャートである。情報処理装置２は、この処理を開始すると、電子ファイル２６のセキュリティレベルがレベル１であるか否かを判断する（ステップＳ３０）。セキュリティレベルがレベル１である場合（ステップＳ３０でＹＥＳ）、情報処理装置２は、電子ファイル２６をそのまま外部装置へ提供することを決定する（ステップＳ３１）。

【0055】

セキュリティレベルがレベル１でなかった場合（ステップＳ３０でＮＯ）、情報処理装置２は、セキュリティレベルがレベル２であるか否かを判断する（ステップＳ３２）。セキュリティレベルがレベル２である場合（ステップＳ３２でＹＥＳ）、情報処理装置２は、電子ファイル２６を、ＰＤＦや画像データに変換して外部装置へ提供することを決定する（ステップＳ３３）。

【0056】

セキュリティレベルがレベル２でなかった場合（ステップＳ３２でＮＯ）、情報処理装置２は、セキュリティレベルがレベル３であるか否かを判断する（ステップＳ３４）。セキュリティレベルがレベル３である場合（ステップＳ３４でＹＥＳ）、情報処理装置２は、電子ファイル２６を、印刷ジョブに変換して外部装置へ提供することを決定する（ステップＳ３５）。

【0057】

セキュリティレベルがレベル３でなかった場合（ステップＳ３４でＮＯ）、電子ファイル２６のセキュリティレベルはレベル４となる。この場合、情報処理装置２は、電子ファイル２６の外部装置への提供禁止を決定する（ステップＳ３６）。以上で、ファイル処理決定処理（ステップＳ１６）が終了する。

【0058】

図５のフローチャートに戻り、情報処理装置２は、ファイル処理決定処理（ステップＳ１６）による決定結果に基づき、電子ファイル２６に対するファイル処理を行うか否かを判断する（ステップＳ１７）。例えば、電子ファイル２６のセキュリティレベルがレベル２又は３である場合、ステップＳ１７においてＹＥＳと判断される。ファイル処理を行う場合（ステップＳ１７でＹＥＳ）、情報処理装置２は、ステップＳ１６で決定されたファイル処理を実行する（ステップＳ１８）。これにより、電子ファイル２６が別のファイル形式のデータに変換される。そして情報処理装置２は、ファイル処理済みの電子ファイルを外部装置へ提供する（ステップＳ１９）。すなわち、情報処理装置２は、ファイル処理済みの電子ファイルを外部装置へ送信する。

【0059】

一方、電子ファイル２６に対するファイル処理を行わない場合（ステップＳ１７でＮＯ）、情報処理装置２は、外部装置への電子ファイルの提供が禁止されたか否かを判断する（ステップＳ２０）。外部装置への電子ファイルの提供が禁止されていない場合（ステップＳ２０でＮＯ）、情報処理装置２は、電子ファイル２６をそのままの状態で外部装置へ提供する（ステップＳ１９）。

【0060】

また、外部装置への電子ファイルの提供が禁止されている場合（ステップＳ２０でＹＥＳ）、情報処理装置２は、電子ファイルの提供を行わず、情報処理端末７に対してメッセージを表示させる処理を行う（ステップＳ２１）。例えば、情報処理装置２は、ユーザーによって指定された電子ファイル２６はセキュリティレベルが高く、外部装置へ提供できないことを示すメッセージを表示させる。このメッセージ表示により、ユーザーは、自身で指定した電子ファイル２６を情報処理端末７に取得することができないことを把握することができる。以上で、情報処理装置２による処理が終了する。

【0061】

以上のように本実施形態の情報処理装置２は、セキュリティレベルを規定した属性情報２７を含む電子ファイル２６を記憶する記憶部２１と、第２ネットワーク５を経由して外部装置から電子ファイル２６に対するアクセスを検知した場合に、属性情報２７に基づき電子ファイル２６に対するファイル処理を決定する決定部３５と、電子ファイル２６にファイル処理を行い、ファイル処理後の電子ファイルを外部装置へ提供するファイル提供部３６と、を備えている。このような構成によれば、外部装置からのアクセスによって電子ファイルを外部装置へ提供する際、ユーザーに操作負担などをかけることなく、情報流出やファイル改竄のリスクを低減することができるようになる。

【0062】

以上、本発明に関する好ましい実施形態について説明した。しかし、本発明は、上記実施形態において説明した内容のものに限られるものではなく、種々の変形例が適用可能である。

【0063】

例えば上記実施形態では、パーソナルコンピュータやタブレット端末、スマートフォンなどで構成される情報処理端末７から社内環境１の情報処理装置２へアクセスする場合を例示した。しかし、これに限られるものではない。例えば図７に示すように、ユーザーはリモートワーク環境６に設置されている画像形成装置８を操作して社内環境１の情報処理装置２へアクセスし、社内環境１において保持されている電子ファイル２６を取得するものであっても構わない。この場合、画像形成装置８は、電子ファイル２６をそのままの状態で取得するのではなく、電子ファイル２６をＰＤＦや画像データに変換したデータ、又は、電子ファイル２６を印刷ジョブに変換したデータを取得することで印刷出力を行うことができる。したがって、画像形成装置８が情報処理装置２から電子ファイルを取得する構成である場合には、電子ファイル２６が改竄されるというリスクを無くすことができる。

【0064】

また、上記実施形態では、電子ファイル２６を改変できない状態で提供する処理の例として、電子ファイル２６をＰＤＦや画像データに変換する例を説明した。しかし、電子ファイル２６を変換して別の電子ファイルを生成する際のファイル形式は、ＰＤＦや画像データに限られるものでなく、更に別のファイル形式であっても構わない。

【0065】

また、情報処理装置２は、電子ファイル２６を外部装置へ提供するとき、電子ファイル２６を暗号化して送信し、暗号化された電子ファイル２６を復号するための復号キーをユーザー宛に電子メールなどで別途送信することが好ましい。これにより、より一層セキュリティの高いシステムを構築することができるようになる。

【0066】

また、上記実施形態では、外部装置が情報処理装置２へアクセスする手法として、情報処理装置２のリモートデスクトップ機能を利用する例を説明した。しかし、これに限られるものではない。例えば、外部装置と情報処理装置２とはＶＰＮ（Virtual Private Network）接続されており、外部装置が情報処理装置２へログインすることにより、情報処理装置２へアクセスする構成を採用しても構わない。

【0067】

また、例えば上記実施形態で説明したプログラム２５は、情報処理装置２の記憶部２１に予め記憶されているものに限られない。すなわち、情報処理装置２のプロセッサー２０において実行されるプログラム２５は、それ単体で取引の対象となるものであっても構わない。この場合、プログラム２５は、インターネットなどのネットワークを介してダウンロード可能な態様で提供されるものであっても良いし、またＣＤ－ＲＯＭなどのコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録された状態で提供されるものであっても良い。

【符号の説明】

【0068】

２ 情報処理装置
３ 第１ネットワーク
４ ルーター
５ 第２ネットワーク
７ 情報処理端末（外部装置）
８ 画像形成装置（外部装置）
２１ 記憶部
２５ プログラム
２６ 電子ファイル
２７ 属性情報
２８ 処理情報
３２ 設定部
３３ 遠隔操作アプリケーション
３４ ファイル処理部
３５ 決定部
３６ ファイル提供部

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】