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特開2024-110179情報処理システム、情報処理装置、情報処理方法、及びプログラム
(19)【発行国】日本国特許庁(JP)
(12)【公報種別】公開特許公報(A)
(11)【公開番号】P2024110179
(43)【公開日】2024-08-15
(54)【発明の名称】情報処理システム、情報処理装置、情報処理方法、及びプログラム
(51)【国際特許分類】
G06F 16/908 20190101AFI20240807BHJP
G06Q 10/10 20230101ALI20240807BHJP
【ＦＩ】
G06F16/908
G06Q10/10
【審査請求】未請求
【請求項の数】14
【出願形態】ＯＬ
(21)【出願番号】P 2023014599
(22)【出願日】2023-02-02
(71)【出願人】
【識別番号】399007408
【氏名又は名称】株式会社シイエム・シイ
(74)【代理人】
【識別番号】100090273
【弁理士】
【氏名又は名称】國分 孝悦
(72)【発明者】
【氏名】佐々 幸恭
【テーマコード（参考）】
5B175
5L010
5L049
【Ｆターム（参考）】
5B175FA01
5B175FB02
5L010AA11
5L049AA11
(57)【要約】
【課題】対象となる文書の電子的なデータの管理をより好適な態様で実現する。
【解決手段】管理対象の文書のデータを当該文書の種類ごとに管理する管理手段と、文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けられた前記電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを、前記管理手段が当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けて、当該管理手段に当該文書のデータを管理対象として登録する登録手段と、を備える、情報処理システム。
【選択図】図３
【解決手段】管理対象の文書のデータを当該文書の種類ごとに管理する管理手段と、文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けられた前記電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを、前記管理手段が当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けて、当該管理手段に当該文書のデータを管理対象として登録する登録手段と、を備える、情報処理システム。
【選択図】図３
【特許請求の範囲】
【請求項1】
管理対象の文書のデータを当該文書の種類ごとに管理する管理手段と、
文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける受付手段と、
前記受付手段により受け付けられた前記電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、
前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを、前記管理手段が当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けて、当該管理手段に当該文書のデータを管理対象として登録する登録手段と、
を備える、情報処理システム。
文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける受付手段と、
前記受付手段により受け付けられた前記電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、
前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを、前記管理手段が当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けて、当該管理手段に当該文書のデータを管理対象として登録する登録手段と、
を備える、情報処理システム。
【請求項2】
前記管理情報には、文書のデータの管理単位ごとに割り当てられる識別情報が含まれ、
前記管理手段は、前記識別情報単位で１以上の文書のデータを関連付けて管理する、
請求項１に記載の情報処理システム。
前記管理手段は、前記識別情報単位で１以上の文書のデータを関連付けて管理する、
請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項3】
前記登録手段は、前記受付手段により個別に受け付けられた複数の電子メールそれぞれに記載された前記一連の属性情報に共通の前記識別情報が含まれている場合に、当該複数の電子メールそれぞれに添付された文書のデータを、当該共通の識別情報に関連付けて前記管理手段に登録する、請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項4】
前記登録手段は、前記受付手段により受け付けられ前記電子メールに記載された前記一連の属性情報に前記識別情報が含まれ、かつ当該電子メールに複数の文書それぞれのデータが添付されている場合に、当該複数の文書それぞれのデータを、当該識別情報に関連付けて前記管理手段に登録する、請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項5】
前記登録手段は、前記受付手段により受け付けられ前記電子メールに記載された前記一連の属性情報に複数の前記識別情報が含まれている場合に、当該電子メールに添付された文書のデータを、当該複数の識別情報それぞれに個別に関連付けて前記管理手段に登録する、請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項6】
前記登録手段は、前記受付手段により受け付けられ前記電子メールに記載された前記一連の属性情報に前記識別情報が含まれていない場合に、新たに前記識別情報を割り当てたうえで、当該電子メールに添付された文書のデータを当該識別情報に関連付けて前記管理手段に登録する、請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項7】
取引に係る契約ごとに前記識別情報が割り当てられ、
前記管理手段は、共通の契約に適用される１以上の文書のデータを、当該契約に割り当てられた前記識別情報に関連付けて管理する、
請求項２に記載の情報処理システム。
前記管理手段は、共通の契約に適用される１以上の文書のデータを、当該契約に割り当てられた前記識別情報に関連付けて管理する、
請求項２に記載の情報処理システム。
【請求項8】
前記一連の属性情報には、前記取引の契約に関する属性情報として、当該取引が行われた日付、当該取引の相手、当該契約の名称、及び当該取引の金額のうちの少なくともいずれかの情報を含む、請求項７に記載の情報処理システム。
【請求項9】
前記登録手段は、前記電子メールに記載された前記一連の属性情報のうちの少なくとも一部の属性情報に基づき、当該電子メールに添付された文書のデータの管理に利用される当該データの名称を決定する、請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項10】
前記管理手段に対する、前記受付手段により受け付けられた前記電子メールに添付された文書のデータの登録が失敗した場合に、エラーを示す報知情報を所定の出力先に報知する報知手段を備える、請求項１に記載の情報処理システム。
【請求項11】
前記報知手段は、前記管理手段に対する登録が失敗した前記文書のデータが添付された前記電子メールの送信元に、前記報知情報が含まれる電子メールを送信する、請求項１０に記載の情報処理システム。
【請求項12】
登録対象の文書の電子データが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールが受け付けられた場合に、当該電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、
前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを関連付けて、当該文書のデータを所定の管理手段に管理対象として登録する登録手段と、
を備える、情報処理装置。
前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを関連付けて、当該文書のデータを所定の管理手段に管理対象として登録する登録手段と、
を備える、情報処理装置。
【請求項13】
管理対象の文書のデータを当該文書の種類ごとに管理する管理手段を備える情報処理システムにより実行される情報処理方法であって、
文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップにおいて受け付けられた前記電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出ステップと、
前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出ステップにおいて抽出された前記一連の属性情報それぞれを、前記管理手段が当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けて、当該管理手段に当該文書のデータを管理対象として登録する登録ステップと、
を含む、情報処理方法。
文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップにおいて受け付けられた前記電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出ステップと、
前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出ステップにおいて抽出された前記一連の属性情報それぞれを、前記管理手段が当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けて、当該管理手段に当該文書のデータを管理対象として登録する登録ステップと、
を含む、情報処理方法。
【請求項14】
コンピュータを、
登録対象の文書の電子データが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールが受け付けられた場合に、当該電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、
前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを関連付けて、当該文書のデータを所定の管理手段に管理対象として登録する登録手段と、
を備える情報処理装置として機能させるためのプログラム。
登録対象の文書の電子データが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールが受け付けられた場合に、当該電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、
前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを関連付けて、当該文書のデータを所定の管理手段に管理対象として登録する登録手段と、
を備える情報処理装置として機能させるためのプログラム。
【発明の詳細な説明】
【技術分野】
【0001】
本開示は、情報処理システム、情報処理装置、情報処理方法、及びプログラムに関する。
【背景技術】
【0002】
近年では、情報処理技術の発展に伴い、業務で使用される書類や帳票等のような、従来は紙ベースで管理されていた文書を電子的なデータとして管理する技術が各種提案されている。例えば、特許文献１には、所謂会計業務を電子化することで、種々の取引に関するデータを電子的に管理し、管理会計や財務会計等に財務諸表等の帳票等の文書を電子的なデータとして作成及び管理可能とする技術の一例が開示されている。
【0003】
特に、近年では業務の効率化やペーパーレス化の促進を目的として、業務に関連する種々の文書を電子的なデータとして管理する企業も増えてきている。また、日本国においては、２０２２年１月よりの電子帳簿保存法の改正に伴い、帳簿、領収書、請求書等の文書を電子的なデータとしての管理の要件が緩和され、電子取引においては授受される電子データの保存が義務化されることとなる。
【先行技術文献】
【特許文献】
【0004】
【特許文献1】特開２００６－２７６９３４号公報
【発明の概要】
【発明が解決しようとする課題】
【0005】
一方で、従来の仕組みでは、管理対象の文書を電子的なデータとして管理するために、担当者が所定の管理システムにアクセスし、対象となる文書ごとに各種の管理情報を入力したうえで、当該文書のデータを当該管理システムに登録するという操作が求められていた。このような背景から、より簡便な操作により、種々の文書の電子的なデータを、管理対象として登録可能とする仕組みの実現が求められている。
【0006】
本発明は上記の問題を鑑み、対象となる文書の電子的なデータの管理をより好適な態様で実現することを目的とする。
【課題を解決するための手段】
【0007】
本発明に係る情報処理システムは、管理対象の文書のデータを当該文書の種類ごとに管理する管理手段と、文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けられた前記電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを、前記管理手段が当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けて、当該管理手段に当該文書のデータを管理対象として登録する登録手段と、を備える。
【発明の効果】
【0008】
本発明によれば、対象となる文書の電子的なデータの管理をより好適な態様で実現することが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【0009】
【図1】情報処理システムのシステム構成の一例を示した図である。
【図2】文書管理システムの構成の一例を示した図である。
【図3】情報処理装置のハードウェア構成の一例を示した図である。
【図4】情報処理システムの機能構成の一例を示した機能ブロック図である。
【図5】文書管理システムのＵＩの一例を示した図である。
【図6】情報処理システムの処理の一例を示したフローチャートである。
【図7】文書データの管理情報の指定に係るフォーマットの一例を示した図である。
【図8】文書データの管理情報の指定に係るフォーマットの一例を示した図である。
【図9】文書データの管理情報の指定に係るフォーマットの一例を示した図である。
【図10】文書データの管理情報の指定に係るフォーマットの一例を示した図である。
【図11】文書データの管理情報の指定に係るフォーマットの一例を示した図である。
【図12】文書データの管理情報の指定に係るフォーマットの一例を示した図である。
【発明を実施するための形態】
【0010】
以下に添付図面を参照しながら、本開示の好適な実施の形態について詳細に説明する。なお、本明細書及び図面において、実質的に同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略する。
【0011】
＜システム構成＞
図１を参照して、本実施形態に係る情報処理システムのシステム構成の一例について説明する。本実施形態に係る情報処理システム１は、文書管理システム１１０と、１以上の端末装置２１０とを含む。例えば、図１に示す例では、端末装置２１０として、端末装置２１０ａ及び２１０ｂが設けられている。文書管理システム１１０と、端末装置２１０とは、ネットワークＮ１を介して各種情報やデータを相互に送受信可能に接続されている。
図１を参照して、本実施形態に係る情報処理システムのシステム構成の一例について説明する。本実施形態に係る情報処理システム１は、文書管理システム１１０と、１以上の端末装置２１０とを含む。例えば、図１に示す例では、端末装置２１０として、端末装置２１０ａ及び２１０ｂが設けられている。文書管理システム１１０と、端末装置２１０とは、ネットワークＮ１を介して各種情報やデータを相互に送受信可能に接続されている。
【0012】
情報処理システム１を構成する各構成要素（例えば、装置やサブシステム等）間を接続するネットワークＮ１の種別は特に限定されない。具体的な一例として、ネットワークＮ１は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）、インターネット、専用線、または、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等により構成されていてもよい。また、ネットワークＮ１は、有線のネットワークにより構成されていてもよいし、無線のネットワークにより構成されていてもよい。また、ネットワークＮ１は、複数のネットワークを含んでもよく、一部のネットワークとして、他のネットワークとは異なる種別のネットワークが含まれてもよい。また、各構成要素間の通信が論理的に確立されていればよく、ネットワークＮ１の物理的な構成は特に限定されない。具体的な一例として、各構成要素間の通信が他の通信装置等により中継されてもよい。加えて、情報処理システム１を構成する一連の構成要素が、必ずしも共通のネットワークに接続されていなくてもよい。すなわち、情報やデータの送受信が行われる構成要素間の通信を確立することが可能であれば、一部の構成要素と他の構成要素とのそれぞれが直接接続されるネットワークが異なっていてもよい。
【0013】
文書管理システム１１０は、帳簿、領収書、請求書等のような管理対象となる文書を電子的なデータとして管理する。例えば、文書管理システム１１０は、各種端末装置（例えば、端末装置２１０等）を介したユーザからの指示に基づき、指定された文書の電子的なデータ（以下、文書データとも称する）を、指定された管理情報と関連付けて、管理対象として登録する。また、文書管理システム１１０は、各種端末装置を介したユーザからの指示に応じて、管理されている文書データが示す文書や当該文書データの管理情報の当該ユーザへの提示や、当該管理情報の更新等のような、当該文書データや当該管理情報の管理に係る種々の処理を実行する。
なお、本開示における管理情報は、文書管理システム１１０が、管理目的（換言するとユースケース）に応じて文書データの管理に利用する、当該文書データまたは当該文書データが示す文書の特性を示す所謂属性情報に相当する。例えば、文書管理システム１１０が、種々の商取引における文書データの管理に利用される場合には、管理情報には、取引日、取引先、契約の名称、書類の種別、取引金額、情報の入力者、及び備考等の情報が含まれ得る。もちろん、これらの情報はあくまで一例であり、文書管理システム１１０が適用されるユースケース（換言すると、文書管理システム１１０が文書データの管理に利用する目的）に応じて、どのような情報が管理情報として管理されるかが適宜設定されてもよい。
なお、本開示における管理情報は、文書管理システム１１０が、管理目的（換言するとユースケース）に応じて文書データの管理に利用する、当該文書データまたは当該文書データが示す文書の特性を示す所謂属性情報に相当する。例えば、文書管理システム１１０が、種々の商取引における文書データの管理に利用される場合には、管理情報には、取引日、取引先、契約の名称、書類の種別、取引金額、情報の入力者、及び備考等の情報が含まれ得る。もちろん、これらの情報はあくまで一例であり、文書管理システム１１０が適用されるユースケース（換言すると、文書管理システム１１０が文書データの管理に利用する目的）に応じて、どのような情報が管理情報として管理されるかが適宜設定されてもよい。
【0014】
端末装置２１０は、文書管理システム１１０が提供する機能の利用に係る入力を受け付けるための入力インタフェースの役割や、当該ユーザへの各種情報の提示に係る出力インタフェースの役割を担う。
【0015】
次いで、図２を参照して、文書管理システム１１０の構成の一例について、当該文書管理システム１１０の機能の一例とあわせて、概要を説明する。文書管理システム１１０は、電子メールを利用して送付された文書データを、当該電子メールに所定のフォーマットで記載された当該文書データの管理に係る管理情報と関連付けたうえで、管理対象として登録する機能を有する。このような機能を実現するための構成の一例として、図２に示すように、文書管理システム１１０は、メールサーバ１３０と、管理サーバ１５０と、管理情報記憶部１８１と、文書データ記憶部１８３とを含む。
【0016】
メールサーバ１３０は、管理対象として指定された文書データが添付され、かつ当該文書データの登録用に設けられた所定のメールアドレスに宛てて端末装置２１０から送信された電子メールを受け付ける。メールサーバ１３０は、受け付けた電子メールに添付された文書データと、当該電子メールの内容として記載された管理情報とを少なくとも含む一連のデータを、当該文書データを管理対象として登録するための連携データとして管理サーバ１５０に出力する。具体的な一例として、メールサーバ１３０は、管理サーバ１５０との連携を実現するためのＡＰＩを利用して、当該管理サーバ１５０に連携データを出力してもよい。
【0017】
管理サーバ１５０は、管理対象となる文書データの管理に係る種々の機能を提供する。
例えば、管理サーバ１５０は、メールサーバ１３０から電子メールの受け付け結果に応じた連携データを取得し、当該連携データに含まれる文書データと管理情報とを関連付けたうえで、これらのデータを管理対象として登録して所定の記憶領域に保持する。図２に示す例では、管理情報記憶部１８１が、管理情報を保持するために利用される記憶領域の一例を模式的に示している。また、文書データ記憶部１８３が、文書データを保持するために利用される記憶領域の一例を模式的に示している。なお、管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３のそれぞれを実現するための構成は特に限定はされない。具体的な一例として、管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３のそれぞれが、物理的または論理的に異なる記憶装置として実現されてもよい。また、他の一例として、管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３のそれぞれが、１つ記憶装置の記憶領域を複数の領域に分けることで、個々の領域として実現されてもよい。
例えば、管理サーバ１５０は、メールサーバ１３０から電子メールの受け付け結果に応じた連携データを取得し、当該連携データに含まれる文書データと管理情報とを関連付けたうえで、これらのデータを管理対象として登録して所定の記憶領域に保持する。図２に示す例では、管理情報記憶部１８１が、管理情報を保持するために利用される記憶領域の一例を模式的に示している。また、文書データ記憶部１８３が、文書データを保持するために利用される記憶領域の一例を模式的に示している。なお、管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３のそれぞれを実現するための構成は特に限定はされない。具体的な一例として、管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３のそれぞれが、物理的または論理的に異なる記憶装置として実現されてもよい。また、他の一例として、管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３のそれぞれが、１つ記憶装置の記憶領域を複数の領域に分けることで、個々の領域として実現されてもよい。
【0018】
また、管理サーバ１５０は、各種端末装置を介したユーザからの指示に応じて、管理対象となる文書データが示す文書や、当該文書データの管理情報をユーザが参照または更新するための機能を提供してもよい。例えば、図２に示す端末装置２５０は、ユーザが管理サーバ１５０にアクセスして、当該管理サーバ１５０により管理されている文書データの参照や更新に利用する端末装置を模式的に示している。例えば、管理サーバ１５０は、管理対象として登録されている文書データが示す文書や、当該文書データの管理情報を、ユーザが参照または更新するためのユーザインタフェースを提供してもよい。
また、管理サーバ１５０は、上述した電子メールを使用した文書データの登録に係る機能のみに限らず、文書データを管理対象として登録するための他の機能を提供してもよい。具体的な一例として、端末装置２５０を介してユーザからの指示に応じて、指定された文書データを管理対象として登録するためのインタフェースを提供してもよい。
また、管理サーバ１５０は、上述した電子メールを使用した文書データの登録に係る機能のみに限らず、文書データを管理対象として登録するための他の機能を提供してもよい。具体的な一例として、端末装置２５０を介してユーザからの指示に応じて、指定された文書データを管理対象として登録するためのインタフェースを提供してもよい。
【0019】
なお、図１及び図２に示す構成はあくまで一例であり、別途後述する情報処理システム１の機能構成における各構成要素の機能を実現することが可能であれば、必ずしも当該情報処理システム１のシステム構成は限定されない。具体的な一例として、文書管理システム１１０が、１つの情報処理装置（例えば、サーバ等）より実現されてもよいし、複数の情報処理装置が協働することで実現されてもよい。
【0020】
＜ハードウェア構成＞
図３を参照して、本実施形態に係る情報処理システム１において、文書管理システム１１０を実現するための情報処理装置や端末装置２１０として適用可能な情報処理装置９００のハードウェア構成の一例について説明する。図２に示すように、本実施形態に係る情報処理装置９００は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）９１０と、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）９２０と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）９３０とを含む。また、情報処理装置９００は、補助記憶装置９４０と、ネットワークＩ／Ｆ９７０とを含む。また、情報処理装置９００は、出力装置９５０と、入力装置９６０とのうち少なくともいずれかを含んでもよい。ＣＰＵ９１０と、ＲＯＭ９２０と、ＲＡＭ９３０と、補助記憶装置９４０と、出力装置９５０と、入力装置９６０と、ネットワークＩ／Ｆ９７０とは、バス９８０を介して相互に接続されている。
図３を参照して、本実施形態に係る情報処理システム１において、文書管理システム１１０を実現するための情報処理装置や端末装置２１０として適用可能な情報処理装置９００のハードウェア構成の一例について説明する。図２に示すように、本実施形態に係る情報処理装置９００は、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）９１０と、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）９２０と、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）９３０とを含む。また、情報処理装置９００は、補助記憶装置９４０と、ネットワークＩ／Ｆ９７０とを含む。また、情報処理装置９００は、出力装置９５０と、入力装置９６０とのうち少なくともいずれかを含んでもよい。ＣＰＵ９１０と、ＲＯＭ９２０と、ＲＡＭ９３０と、補助記憶装置９４０と、出力装置９５０と、入力装置９６０と、ネットワークＩ／Ｆ９７０とは、バス９８０を介して相互に接続されている。
【0021】
ＣＰＵ９１０は、情報処理装置９００の各種動作を制御する中央演算装置である。例えば、ＣＰＵ９１０は、情報処理装置９００全体の動作を制御してもよい。ＲＯＭ９２０は、ＣＰＵ９１０で実行可能な制御プログラムやブートプログラムなどを記憶する。ＲＡＭ９３０は、ＣＰＵ９１０の主記憶メモリであり、ワークエリア又は各種プログラムを展開するための一時記憶領域として用いられる。
【0022】
補助記憶装置９４０は、各種データや各種プログラムを記憶する。補助記憶装置９４０は、ＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）や、ＳＳＤ（Ｓｏｌｉｄ Ｓｔａｔｅ Ｄｒｉｖｅ）に代表される不揮発性メモリ等のような、各種データを一時的または持続的に記憶可能な記憶デバイスにより実現される。
【0023】
出力装置９５０は、各種情報を出力する装置であり、ユーザに対する各種情報の提示に利用される。例えば、出力装置９５０は、ディスプレイ等の表示デバイスにより実現される。この場合には、出力装置９５０は、各種表示情報を表示させることで、ユーザに対して情報を提示する。また、他の一例として、出力装置９５０は、音声や電子音等の音を出力する音響出力デバイスにより実現されてもよい。この場合には、出力装置９５０は、音声や電信等の音を出力することで、ユーザに対して情報を提示する。また、出力装置９５０として適用されるデバイスは、ユーザに対して情報を提示するために利用する媒体に応じて適宜変更されてもよい。
【0024】
入力装置９６０は、ユーザからの各種指示の受け付けに利用される。本実施形態では、入力装置９６０は、マウス、キーボード、タッチパネル等の入力デバイスを含む。また、他の一例として、入力装置９６０は、マイクロフォン等の集音デバイスを含み、ユーザが発話した音声を集音してもよい。この場合には、集音された音声に対して音響解析や自然言語処理等の各種解析処理が施されることで、この音声が示す内容がユーザからの指示として認識される。また、入力装置９６０として適用されるデバイスは、ユーザからの指示を認識する方法に応じて適宜変更されてもよい。また、入力装置９６０として複数種類のデバイスが適用されてもよい。
【0025】
ネットワークＩ／Ｆ９７０は、外部の装置とのネットワークを介した通信に利用される。なお、ネットワークＩ／Ｆ９７０として適用されるデバイスは、通信経路の種別や適用される通信方式に応じて適宜変更されてもよい。
【0026】
ＣＰＵ９１０が、ＲＯＭ２２０又は補助記憶装置９４０に記憶されたプログラムをＲＡＭ９３０に展開し、このプログラムを実行することで、図４に示す文書管理システム１１０の機能構成や、図６を参照して後述する文書管理システム１１０の処理等が実現される。
【0027】
＜機能構成＞
図４を参照して、本実施形態に係る情報処理システムの機能構成の一例について、特に文書管理システム１１０の構成に着目して説明する。文書管理システム１１０は、メール解析部１１１と、データ更新部１１２と、データ抽出部１１３と、入出力制御部１１４と、管理情報記憶部１８１と、文書データ記憶部１８３とを含む。なお、管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３は、図２に示す管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３に相当する。そのため、管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３については詳細な説明は省略する。
図４を参照して、本実施形態に係る情報処理システムの機能構成の一例について、特に文書管理システム１１０の構成に着目して説明する。文書管理システム１１０は、メール解析部１１１と、データ更新部１１２と、データ抽出部１１３と、入出力制御部１１４と、管理情報記憶部１８１と、文書データ記憶部１８３とを含む。なお、管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３は、図２に示す管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３に相当する。そのため、管理情報記憶部１８１及び文書データ記憶部１８３については詳細な説明は省略する。
【0028】
メール解析部１１１は、ネットワークを介して端末装置２１０から、文書データを管理対象として登録するための電子メールを受け付ける。本実施形態における当該電子メールは、管理対象として指定された文書データが添付され、宛先として文書データの登録用に設けられた所定のメールアドレスが指定されており、かつ内容として当該文書データの管理情報が所定のフォーマットで記載されている。なお、管理情報を所定のフォーマットで電子メールに記載することが可能であれば、その方法は特に限定されない。具体的な一例として、電子メールのタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに、一連の管理情報が所定のフォーマットで記載されてもよい。
【0029】
メール解析部１１１は、受信した電子メールに添付された文書データを、管理対象として登録する文書データとして抽出する。また、メール解析部１１１は、電子メールの内容（例えば、タイトルや本文等に記載された内容）を所定のフォーマットに従い解析することで、文書データの管理情報として登録する情報を抽出する。具体的な一例として、種々の商取引における文書データを管理対象として登録する場合には、取引日、取引先、契約の名称、書類の種別、取引金額、情報の入力者、及び備考等の情報が管理情報として抽出され得る。また、管理情報として、文書データを管理するための管理単位を識別するための識別情報が指定可能であってもよい。具体的な一例として、契約ごとに文書データが管理される場合には、契約単位で識別情報が割り当てられてもよい。この場合には、管理情報として識別情報が指定されている場合には、添付された文書データが、当該識別情報が割り当てられた契約に関連する文書データであることを意味することとなる。なお、電子メールの内容として管理情報を記載するためのフォーマットの一例については、実施例として具体的な例を挙げて詳細を別途説明する。
【0030】
メール解析部１１１は、電子メールから文書データと一連の管理情報とを抽出した場合に、当該文書データと当該一連の管理情報とを少なくとも含む一連のデータを、当該文書データを管理対象として登録するための連携データとしてデータ更新部１１２に出力する。また、この際に、メール解析部１１１は、電子メールの送信元を示す情報（例えば、メールアドレス等）を、管理情報に含めてもよい。これにより、例えば、データ更新部１１２は、管理情報に含まれる電子メールの送信元を示す情報に基づき、対象となる文書データの登録を指示したユーザを特定したうえで、当該ユーザの情報を当該文書データの管理に利用することも可能となる。
また、メール解析部１１１は、電子メールからの文書データや管理情報の抽出に失敗した場合には、これらの情報の抽出に失敗した場合には、当該情報の抽出に失敗したことを示すエラー情報をデータ更新部１１２に通知してもよく、この際に電子メールの送信元の情報をあわせて通知してもよい。これにより、データ更新部１１２は、電子メールからの文書データや管理情報の抽出に失敗したことを認識し、対応するエラー処理を実行することが可能となる。
また、メール解析部１１１は、電子メールからの文書データや管理情報の抽出に失敗した場合には、これらの情報の抽出に失敗した場合には、当該情報の抽出に失敗したことを示すエラー情報をデータ更新部１１２に通知してもよく、この際に電子メールの送信元の情報をあわせて通知してもよい。これにより、データ更新部１１２は、電子メールからの文書データや管理情報の抽出に失敗したことを認識し、対応するエラー処理を実行することが可能となる。
【0031】
データ更新部１１２は、管理対象となる文書データ及び管理情報の登録や、既に管理対象として登録されている文書データの管理情報の更新に係る処理を実行する。
具体的な一例として、データ更新部１１２は、メール解析部１１１から連携データを取得し、当該連携データから管理対象として登録する文書データ及び管理情報を抽出する。そのうえで、データ更新部１１２は、抽出された文書データを文書データ記憶部１８３に管理対象の文書データとして記憶させ、抽出された管理情報を当該文書データに関連付けたうえで管理情報記憶部１８１に記憶させる。なお、この際に、管理情報として文書データの管理単位を示す識別情報が指定されており、かつ当該識別情報が既に登録されている場合には、抽出された文書データが当該識別情報に関連付けて記憶されることとなる。また、データ更新部１１２は、抽出された管理情報に上記識別情報が含まれていない場合には、新たに識別情報を割り当てたうえで、抽出された文書データに対して、管理情報として当該識別情報を関連付けてもよい。
また、データ更新部１１２は、文書データ記憶部１８３に文書データを記憶させる際に、当該文書データの名称（例えば、ファイル名）を、当該文書データに関連付けられた一連の管理情報のうちの少なくとも一部の情報に基づき更新してもよい。このような制御が適用されることで、例えば、互いに関連性を有する複数の文書データを、当該関連性に応じた共通のルールに従い設定された名称のデータとして管理することが可能となる。
具体的な一例として、データ更新部１１２は、メール解析部１１１から連携データを取得し、当該連携データから管理対象として登録する文書データ及び管理情報を抽出する。そのうえで、データ更新部１１２は、抽出された文書データを文書データ記憶部１８３に管理対象の文書データとして記憶させ、抽出された管理情報を当該文書データに関連付けたうえで管理情報記憶部１８１に記憶させる。なお、この際に、管理情報として文書データの管理単位を示す識別情報が指定されており、かつ当該識別情報が既に登録されている場合には、抽出された文書データが当該識別情報に関連付けて記憶されることとなる。また、データ更新部１１２は、抽出された管理情報に上記識別情報が含まれていない場合には、新たに識別情報を割り当てたうえで、抽出された文書データに対して、管理情報として当該識別情報を関連付けてもよい。
また、データ更新部１１２は、文書データ記憶部１８３に文書データを記憶させる際に、当該文書データの名称（例えば、ファイル名）を、当該文書データに関連付けられた一連の管理情報のうちの少なくとも一部の情報に基づき更新してもよい。このような制御が適用されることで、例えば、互いに関連性を有する複数の文書データを、当該関連性に応じた共通のルールに従い設定された名称のデータとして管理することが可能となる。
【0032】
また、データ更新部１１２は、メール解析部１１１から文書データや管理情報の抽出に失敗したことを示すエラー情報を抽出してもよい。この場合には、データ更新部１１２は、エラー情報が示す内容に応じたエラー処理を実行してもよい。具体的な一例として、データ更新部１１２は、電子メールからの文書データや管理情報の抽出に失敗したことを示す報知情報を所定の出力先に出力してもよい。より具体的な一例として、データ更新部１１２は、上記エラー情報とあわせて通知された電子メールの送信元の情報を利用することで、当該送信元に対する、エラーの内容を示す報知情報が記載された電子メールの送信を、後述する入出力制御部１１４に指示してもよい。また、他の一例として、データ更新部１１２は、端末装置２５０を介してエラーの内容を示す報知情報をユーザに提示するように、入出力制御部１１４に指示してもよい。
【0033】
また、データ更新部１１２は、入出力制御部１１４から通知される、端末装置２５０を介して受け付けられたユーザからの指示に応じて、管理情報記憶部１８１に記憶された管理情報の更新を行ってもよい。なお、この際にデータ更新部１１２は、管理情報の更新に失敗した場合に、当該管理情報の更新に失敗したことを示す報知情報をユーザに提示するように、入出力制御部１１４に指示してもよい。
また、入出力制御部１１４から通知される、端末装置２５０を介して受け付けられたユーザからの指示に応じて、文書データや管理情報の登録を行ってもよい。また、この際にデータ更新部１１２は、文書データや管理情報の登録に失敗した場合に、当該文書データや管理情報の登録に失敗したことを示す報知情報をユーザに提示するように、入出力制御部１１４に指示してもよい。
また、入出力制御部１１４から通知される、端末装置２５０を介して受け付けられたユーザからの指示に応じて、文書データや管理情報の登録を行ってもよい。また、この際にデータ更新部１１２は、文書データや管理情報の登録に失敗した場合に、当該文書データや管理情報の登録に失敗したことを示す報知情報をユーザに提示するように、入出力制御部１１４に指示してもよい。
【0034】
データ抽出部１１３は、入出力制御部１１４から通知される、端末装置２５０を介して受け付けられたユーザからの指示に応じて、管理情報記憶部１８１に記憶された管理情報や、文書データ記憶部１８３に記憶された文書データを抽出する。データ抽出部１１３は、抽出した管理情報や文書データを入出力制御部１１４に出力する。これにより、入出力制御部１１４は、端末装置２５０を介してユーザに管理情報や文書データが示す文書を提示することが可能となる。
【0035】
入出力制御部１１４は、ユーザからの指示の受け付けに係る入力インタフェースや、ユーザへの情報の出力に係る出力インタフェースの役割を担う。
具体的には、入出力制御部１１４は、データ抽出部１１３を介して、管理情報記憶部１８１に記憶された管理情報や、文書データ記憶部１８３に記憶された文書データを取得し、端末装置２５０等を介してこれらの情報をユーザに提示してもよい。
また、入出力制御部１１４は、端末装置２５０等を介してユーザからの指示を受けて、管理対象となる文書データの管理情報の更新を、データ更新部１１２に指示してもよい。
具体的には、入出力制御部１１４は、データ抽出部１１３を介して、管理情報記憶部１８１に記憶された管理情報や、文書データ記憶部１８３に記憶された文書データを取得し、端末装置２５０等を介してこれらの情報をユーザに提示してもよい。
また、入出力制御部１１４は、端末装置２５０等を介してユーザからの指示を受けて、管理対象となる文書データの管理情報の更新を、データ更新部１１２に指示してもよい。
【0036】
例えば、図５は、管理対象となる文書データや、当該文書データの管理情報をユーザに提示したり、少なくとも一部の文書データの管理情報の更新に係る指示をユーザから受け付けたりするためのＵＩ（Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）の一例を示した図である。
【0037】
図５に示すＵＩでは、管理対象として管理されている文書データの一覧と、当該文書データに関連付けられた一連の管理情報とが提示されている。入出力制御部１１４は、図５に示すＵＩを介して少なくとも一部の文書データが指定された場合に、データ抽出部１１３を介して文書データ記憶部１８３から当該文書データを取得し、当該文書データが示す文書をユーザに提示してもよい。
また、入出力制御部１１４は、図５に示すＵＩを介して提示された一連の文書データのうちの少なくとも一部の文書データの管理情報を対象とした更新に係る指示を受け付けてもよい。この場合には、入出力制御部１１４は、更新対象として指定された文書データの管理情報と、当該管理情報の更新内容とをデータ更新部１１２に通知したうえで、当該管理情報の更新をデータ更新部１１２に指示してもよい。この指示を受けて、データ更新部１１２は、更新対象として指定された文書データの管理情報を、指定された更新内容に従い更新する。
また、入出力制御部１１４は、図５に示すＵＩを介して提示された一連の文書データのうちの少なくとも一部の文書データの管理情報を対象とした更新に係る指示を受け付けてもよい。この場合には、入出力制御部１１４は、更新対象として指定された文書データの管理情報と、当該管理情報の更新内容とをデータ更新部１１２に通知したうえで、当該管理情報の更新をデータ更新部１１２に指示してもよい。この指示を受けて、データ更新部１１２は、更新対象として指定された文書データの管理情報を、指定された更新内容に従い更新する。
【0038】
また、入出力制御部１１４は、データ更新部１１２からの指示に応じてエラー情報をユーザに通知してもよい。例えば、入出力制御部１１４は、メール解析部１１１が受け付けた電子メールに基づくデータ更新部１１２による文書データの登録が失敗した場合に、当該データ更新部１１２から指示に応じて、文書データの登録が失敗したことを示すエラー情報を所定の出力先に出力してもよい。この場合には、例えば、入出力制御部１１４は、データ更新部１１２からエラー情報とあわせて電子メールの送信元の情報が通知された場合には、当該送信元に対して当該エラー情報が示された電子メールを送信してもよい。
また、他の一例として、入出力制御部１１４は、端末装置２５０を介したユーザからの指示に応じたデータ更新部１１２による管理情報の更新が失敗した場合に、当該データ更新部１１２から指示に応じて、管理情報の更新が失敗したことを示すエラー情報を所定の出力先に出力してもよい。この場合には、例えば、入出力制御部１１４は、管理情報の更新の指示を受け付けた端末装置２５０に、データ更新部１１２から通知されたエラー情報を出力させることで、当該エラー情報をユーザに提示してもよい。
また、他の一例として、入出力制御部１１４は、端末装置２５０を介したユーザからの指示に応じたデータ更新部１１２による管理情報の更新が失敗した場合に、当該データ更新部１１２から指示に応じて、管理情報の更新が失敗したことを示すエラー情報を所定の出力先に出力してもよい。この場合には、例えば、入出力制御部１１４は、管理情報の更新の指示を受け付けた端末装置２５０に、データ更新部１１２から通知されたエラー情報を出力させることで、当該エラー情報をユーザに提示してもよい。
【0039】
以上、図４を参照して、本実施形態に係る情報処理システムの機能構成の一例について、特に文書管理システム１１０の構成に着目して説明した。
【0040】
＜処理＞
図６を参照して、本実施形態に係る情報処理システムの処理の一例について、特に、文書管理システム１１０による電子メールを利用した管理対象となる文書データの登録に係る処理に着目して説明する。
図６を参照して、本実施形態に係る情報処理システムの処理の一例について、特に、文書管理システム１１０による電子メールを利用した管理対象となる文書データの登録に係る処理に着目して説明する。
【0041】
Ｓ１０１において、文書管理システム１１０（メール解析部１１１）は、ネットワークを介して端末装置２１０から、文書データを管理対象として登録するための電子メール（換言すると、文書データの登録依頼に係る電子メール）を受け付ける。
Ｓ１０２において、文書管理システム１１０は、Ｓ１０１にて受信した電子メールに添付された文書データを、管理対象として登録する文書データとして抽出する。また、メール解析部１１１は、電子メールの内容を所定のフォーマットに従い解析することで、文書データの管理情報処理システムの処理情報として登録する情報を抽出する。
Ｓ１０２において、文書管理システム１１０は、Ｓ１０１にて受信した電子メールに添付された文書データを、管理対象として登録する文書データとして抽出する。また、メール解析部１１１は、電子メールの内容を所定のフォーマットに従い解析することで、文書データの管理情報処理システムの処理情報として登録する情報を抽出する。
【0042】
Ｓ１０３において、文書管理システム１１０は、Ｓ１０２における電子メールの解析時にエラーを検出したか否かを判定する。
文書管理システム１１０は、Ｓ１０３においてエラーを検出したと判定した場合（例えば、電子メールの解析に失敗した場合）には、処理をＳ１０６に進める。この場合には、文書管理システム１１０（入出力制御部１１４）は、Ｓ１０１にて受け付けた電子メールの送信元に、エラーの内容を示す報知情報が示された電子メールを送信することで、文書データの登録依頼に係る電子メールを送信したユーザにエラーの発生を通知する。この場合には、当該報知情報には、電子メールの解析に失敗した場合にユーザに通知されるエラー情報が含まれることとなる。そのうえで、文書管理システム１１０は、図６に示す一連の処理を終了する。
一方で、文書管理システム１１０は、Ｓ１０３においてエラーを検出していないと判定した場合（すなわち、電子メールの解析に成功した場合）には、処理をＳ１０４に進める。
文書管理システム１１０は、Ｓ１０３においてエラーを検出したと判定した場合（例えば、電子メールの解析に失敗した場合）には、処理をＳ１０６に進める。この場合には、文書管理システム１１０（入出力制御部１１４）は、Ｓ１０１にて受け付けた電子メールの送信元に、エラーの内容を示す報知情報が示された電子メールを送信することで、文書データの登録依頼に係る電子メールを送信したユーザにエラーの発生を通知する。この場合には、当該報知情報には、電子メールの解析に失敗した場合にユーザに通知されるエラー情報が含まれることとなる。そのうえで、文書管理システム１１０は、図６に示す一連の処理を終了する。
一方で、文書管理システム１１０は、Ｓ１０３においてエラーを検出していないと判定した場合（すなわち、電子メールの解析に成功した場合）には、処理をＳ１０４に進める。
【0043】
Ｓ１０４において、文書管理システム１１０（データ更新部１１２）は、Ｓ１０２にて電子メールから抽出された文書データ及び管理情報を管理対象として登録する。具体的には、文書管理システム１１０は、電子メールから抽出された文書データを文書データ記憶部１８３に管理対象の文書データとして記憶させ、抽出された管理情報を当該文書データに関連付けたうえで管理情報記憶部１８１に記憶させる。
【0044】
Ｓ１０５において、文書管理システムは、Ｓ１０４における文書データ及び管理情報の登録時にエラーを検出したか否かを判定する。
文書管理システム１１０は、Ｓ１０５においてエラーを検出したと判定した場合（例えば、文書データ及び管理情報の登録に失敗した場合）には、処理をＳ１０６に進める。この場合には、文書管理システム１１０（入出力制御部１１４）は、Ｓ１０１にて受け付けた電子メールの送信元に、エラーの内容を示す報知情報が示された電子メールを送信することで、文書データの登録依頼に係る電子メールを送信したユーザにエラーの発生を通知する。この場合には、当該報知情報には、文書データや管理情報の登録に失敗した場合にユーザに通知されるエラー情報が含まれることとなる。そのうえで、文書管理システム１１０は、図６に示す一連の処理を終了する。
一方で、文書管理システム１１０は、Ｓ１０５においてエラーを検出していないと判定した場合（すなわち、文書データ及び管理情報の登録に成功した場合）には、図６に示す一連の処理を終了する。
文書管理システム１１０は、Ｓ１０５においてエラーを検出したと判定した場合（例えば、文書データ及び管理情報の登録に失敗した場合）には、処理をＳ１０６に進める。この場合には、文書管理システム１１０（入出力制御部１１４）は、Ｓ１０１にて受け付けた電子メールの送信元に、エラーの内容を示す報知情報が示された電子メールを送信することで、文書データの登録依頼に係る電子メールを送信したユーザにエラーの発生を通知する。この場合には、当該報知情報には、文書データや管理情報の登録に失敗した場合にユーザに通知されるエラー情報が含まれることとなる。そのうえで、文書管理システム１１０は、図６に示す一連の処理を終了する。
一方で、文書管理システム１１０は、Ｓ１０５においてエラーを検出していないと判定した場合（すなわち、文書データ及び管理情報の登録に成功した場合）には、図６に示す一連の処理を終了する。
【0045】
以上、図６を参照して、本実施形態に係る情報処理システムの処理の一例について、特に、文書管理システム１１０による電子メールを利用した管理対象となる文書データの登録に係る処理に着目して説明した。
【0046】
＜実施例＞
本実施形態に係る情報処理システの実施例について以下に説明する。具体的には、実施例１として、電子メールを利用した文書データ及び管理情報の登録に際して、当該電子メールのタイトルに所定のフォーマットで管理情報を記載する場合の一例について説明する。また、実施例２として、電子メールを利用した文書データ及び管理情報の登録に際して、当該電子メールの本文に所定のフォーマットで管理情報を記載する場合の一例について説明する。
本実施形態に係る情報処理システの実施例について以下に説明する。具体的には、実施例１として、電子メールを利用した文書データ及び管理情報の登録に際して、当該電子メールのタイトルに所定のフォーマットで管理情報を記載する場合の一例について説明する。また、実施例２として、電子メールを利用した文書データ及び管理情報の登録に際して、当該電子メールの本文に所定のフォーマットで管理情報を記載する場合の一例について説明する。
【0047】
（実施例１）
図７～図９を参照して、本実施形態に係る情報処理システム実施例１について以下に説明する。なお、本実施例では、本開示の一実施形態に係る情報処理システムの特徴をよりわかりやすくするために、文書データが契約ごとに管理され、管理情報として、文書データの種別（帳票種別）と、契約ごとに割り当てられた識別情報（契約番号）とが指定されるものとする。
図７～図９を参照して、本実施形態に係る情報処理システム実施例１について以下に説明する。なお、本実施例では、本開示の一実施形態に係る情報処理システムの特徴をよりわかりやすくするために、文書データが契約ごとに管理され、管理情報として、文書データの種別（帳票種別）と、契約ごとに割り当てられた識別情報（契約番号）とが指定されるものとする。
【0048】
まず、図７を参照して、１通の電子メールにより１つの文書データを管理対象として登録する場合の一例について説明する。図７に示す例では、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データとのそれぞれの登録が、互いに異なる電子メールにより行われる状況を模式的に示している。また、これらの文書データは、いずれも契約番号として「ＪＵ０１」が割り当てられた契約に関連する文書データとして登録されるものとする。
【0049】
この場合には、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の文書データを登録するための電子メールには、帳票種別「見積書」と契約番号「ＪＵ０１」とのそれぞれが一連の管理情報として所定のフォーマットでタイトルに記載される。同様に、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の文書データを登録するための電子メールには、帳票種別「注文書」と契約番号「ＪＵ０１」とのそれぞれが一連の管理情報として所定のフォーマットでタイトルに記載される。
なお、各管理情報を文字列解析等により個別に抽出することが可能であれば、タイトルに一連の管理情報を記載するフォーマットは特に限定はされない。具体的な一例として、各管理情報を所定の順序で、複数の管理情報間を所定の区切り文字で区切って記載した一連の文字列が、電子メールのタイトルに指定されてもよい。ここでは、便宜上、管理情報として指定される帳票種別及び契約番号がこの順序で指定され、複数の管理情報間を区切る区切り文字として「＿」（アンダーバー）が適用されるものとする。
なお、各管理情報を文字列解析等により個別に抽出することが可能であれば、タイトルに一連の管理情報を記載するフォーマットは特に限定はされない。具体的な一例として、各管理情報を所定の順序で、複数の管理情報間を所定の区切り文字で区切って記載した一連の文字列が、電子メールのタイトルに指定されてもよい。ここでは、便宜上、管理情報として指定される帳票種別及び契約番号がこの順序で指定され、複数の管理情報間を区切る区切り文字として「＿」（アンダーバー）が適用されるものとする。
【0050】
具体的な一例として、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データを登録する場合には、当該文書データが添付される電子メールのタイトルには、所定の位置に「見積書＿ＪＵ０１」の情報が少なくとも含まれることとなる。同様に、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データを登録する場合には、当該文書データが添付される電子メールのタイトルには、所定の位置に「注文書＿ＪＵ０１」の情報が少なくとも含まれることとなる。
図７の右側に例示した検索画面の出力結果には、上記に例示した一連の文書データの登録が行われた後の、当該一連の文書データの検索結果の一例を示している。
図７の右側に例示した検索画面の出力結果には、上記に例示した一連の文書データの登録が行われた後の、当該一連の文書データの検索結果の一例を示している。
【0051】
次いで、図８を参照して、１通の電子メールにより複数の文書データを管理対象として登録する場合の一例について説明する。図８に示す例では、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の見積書の文書データとのそれぞれの登録が、共通の電子メールにより行われる状況を模式的に示している。また、図８に示す例では、ファイル名が「ｃｃ．ｐｄｆ」の注文書の文書データ、すなわち、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」及び「ｂｂ．ｐｄｆ」の見積書の文書データとは帳票種別の異なる文書データについては、当該見積書の文書データの登録に係る電子メールとは異なる他の電子メールにより行われている。また、これらの文書データは、いずれも契約番号として「ＪＵ０１」が割り当てられた契約に関連する文書データとして登録されるものとする。
【0052】
この場合には、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の見積書の文書データとが、共通の電子メールに添付される。また、当該電子メールには、帳票種別「見積書」と契約番号「ＪＵ０１」とのそれぞれが一連の管理情報として所定のフォーマットでタイトルに記載される。また、ファイル名が「ｃｃ．ｐｄｆ」の注文書が添付された電子メールには、帳票種別「注文書」と契約番号「ＪＵ０１」とのそれぞれが一連の管理情報として所定のフォーマットでタイトルに記載される。ここでは、便宜上、図７に示す例と同様に、管理情報として指定される帳票種別及び契約番号がこの順序で指定され、複数の管理情報間を区切る区切り文字として「＿」（アンダーバー）が適用されるものとする。
【0053】
具体的な一例として、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の見積書の文書データとを登録する場合には、当該文書データが添付される電子メールのタイトルには、所定の位置に「見積書＿ＪＵ０１」の情報が少なくとも含まれることとなる。同様に、ファイル名が「ｃｃ．ｐｄｆ」の注文書の文書データを登録する場合には、当該文書データが添付される電子メールのタイトルには、所定の位置に「注文書＿ＪＵ０１」の情報が少なくとも含まれることとなる。
図８の右側に例示した検索画面の出力結果には、上記に例示した一連の文書データの登録が行われた後の、当該一連の文書データの検索結果の一例を示している。当該検索画面の出力結果を参照するとわかるように、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の見積書の文書データには、これらの文書データが添付された電子メールのタイトルに指定された共通の管理情報が関連付けられている。
図８の右側に例示した検索画面の出力結果には、上記に例示した一連の文書データの登録が行われた後の、当該一連の文書データの検索結果の一例を示している。当該検索画面の出力結果を参照するとわかるように、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の見積書の文書データには、これらの文書データが添付された電子メールのタイトルに指定された共通の管理情報が関連付けられている。
【0054】
次いで、図９を参照して、１通の電子メールにより、１つの文書データを管理対象として、複数の管理単位（契約番号）それぞれに登録する場合の一例について説明する。図９に示す例では、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データとのそれぞれの登録が、互いに異なる電子メールにより行われる状況を模式的に示している。また、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データは、契約番号として「ＪＵ０１」が割り当てられた契約に関連する文書データとして登録されるものとする。これに対して、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データについては、契約番号として「ＪＵ０１」が割り当てられた契約と、「ＪＵ０２」が割り当てられた契約との、それぞれに関連する文書データとして登録されるものとする。
【0055】
この場合には、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の文書データを登録するための電子メールには、帳票種別「見積書」と契約番号「ＪＵ０１」とのそれぞれが一連の管理情報として所定のフォーマットでタイトルに記載される。一方で、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の文書データを登録するための電子メールには、帳票種別「注文書」と契約番号「ＪＵ０１」及び「ＪＵ０２」のそれぞれが一連の管理情報として所定のフォーマットでタイトルに記載されることとなる。すなわち、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データの登録に係る電子メールのタイトルには、契約番号として「ＪＵ０１」及び「ＪＵ０２」が含まれることとなる。なお、１つの管理情報に対して複数の値を指定する場合には、複数の値を区切るために使用される所定の区切り文字（複数の管理情報間を区切る区切り文字とは異なる他の区切り文字）で区切った一連の文字列として当該複数の値が指定されればよい。ここでは、便宜上、図７に示す例と同様に、管理情報として指定される帳票種別及び契約番号がこの順序で指定され、複数の管理情報間を区切る区切り文字として「＿」（アンダーバー）が適用されるものとする。また、１つの管理情報に対して複数の値を指定する場合における、当該複数の値間を区切る区切り文字として「，」（コンマ）が適用されるものとする。
【0056】
具体的な一例として、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データを登録する場合には、当該文書データが添付される電子メールのタイトルには、所定の位置に「見積書＿ＪＵ０１」の情報が少なくとも含まれることとなる。これに対して、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データを登録する場合には、当該文書データが添付される電子メールのタイトルには、所定の位置に「注文書＿ＪＵ０１，ＪＵ０２」の情報が少なくとも含まれることとなる。
図９の右側に例示した検索画面の出力結果には、上記に例示した一連の文書データの登録が行われた後の、当該一連の文書データの検索結果の一例を示している。当該検索画面の出力結果を参照するとわかるように、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データが、契約番号「ＪＵ０１」が割り当てられた契約と、契約番号「ＪＵ０２」が割り当てられた契約とに関連付けられている。
図９の右側に例示した検索画面の出力結果には、上記に例示した一連の文書データの登録が行われた後の、当該一連の文書データの検索結果の一例を示している。当該検索画面の出力結果を参照するとわかるように、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データが、契約番号「ＪＵ０１」が割り当てられた契約と、契約番号「ＪＵ０２」が割り当てられた契約とに関連付けられている。
【0057】
なお、詳細な説明は省略するが、１通の電子メールで複数の文書データを管理対象として登録する際に、当該複数の文書データを複数の管理単位（例えば、契約）に関連付けて登録することも可能である。この場合には、図８を参照して説明した例と、図９を参照して説明した例とを組み合わせればよい。
【0058】
以上、図７～図９を参照して、本実施形態に係る情報処理システム実施例１として、電子メールを利用した文書データ及び管理情報の登録に際して、当該電子メールのタイトルに所定のフォーマットで管理情報を記載する場合の一例について説明した。
【0059】
（実施例２）
図１０～図１２を参照して、本実施形態に係る情報処理システム実施例２として、電子メールを利用した文書データ及び管理情報の登録に際して、当該電子メールの本文に所定のフォーマットで管理情報を記載する場合の一例について以下に説明する。なお、本実施例では、本開示の一実施形態に係る情報処理システムの特徴をよりわかりやすくするために、文書データが商取引の契約ごとに管理され、管理情報として、取引日、取引先、契約番号、契約名称、文書データの種別（帳票種別）、及び取引金額が指定されるものとする。
図１０～図１２を参照して、本実施形態に係る情報処理システム実施例２として、電子メールを利用した文書データ及び管理情報の登録に際して、当該電子メールの本文に所定のフォーマットで管理情報を記載する場合の一例について以下に説明する。なお、本実施例では、本開示の一実施形態に係る情報処理システムの特徴をよりわかりやすくするために、文書データが商取引の契約ごとに管理され、管理情報として、取引日、取引先、契約番号、契約名称、文書データの種別（帳票種別）、及び取引金額が指定されるものとする。
【0060】
まず、図１０を参照して、１通の電子メールにより１つの文書データを管理対象として登録する場合の一例について説明する。図１０に示す例では、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データとのそれぞれの登録が、互いに異なる電子メールにより行われる状況を模式的に示している。また、これらの文書データは、いずれも契約番号として「ＪＵ０１」が割り当てられた、契約名称が「契約名称１」の契約に関連する文書データとして登録されるものとする。
【0061】
この場合には、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の文書データを登録するための電子メールには、帳票種別「見積書」と契約番号「ＪＵ０１」とを含む上述した一連の管理情報が、所定のフォーマットで本文に記載される。同様に、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の文書データを登録するための電子メールには、帳票種別「注文書」と契約番号「ＪＵ０１」とを含む上述した一連の管理情報が、所定のフォーマットで本文に記載される。
なお、各管理情報を文字列解析等により個別に抽出することが可能であれば、本文に一連の管理情報を記載するフォーマットは特に限定はされない。具体的な一例として、本文の行ごとに、管理情報の種別と、当該管理情報に設定される値とが、所定の区切り文字で区切られた文字列が、電子メールの本文に指定されてもよい。ここでは、便宜上、管理情報の種別と、当該管理情報に設定される値とを区切る区切り文字として「：」（コロン）が適用されるものとする。
なお、各管理情報を文字列解析等により個別に抽出することが可能であれば、本文に一連の管理情報を記載するフォーマットは特に限定はされない。具体的な一例として、本文の行ごとに、管理情報の種別と、当該管理情報に設定される値とが、所定の区切り文字で区切られた文字列が、電子メールの本文に指定されてもよい。ここでは、便宜上、管理情報の種別と、当該管理情報に設定される値とを区切る区切り文字として「：」（コロン）が適用されるものとする。
【0062】
具体的な一例として、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データが添付された電子メールの本文には、取引日、取引先、契約番号、契約名称、文書データの種別（帳票種別）、及び取引金額それぞれの管理情報に関連付けて、当該文書データに関する情報（例えば、当該文書データに対応する取引の情報）が記載されている。より具体的な一例として、当該電子メールの本文には、契約番号として「ＪＵ０１」、契約名称として「契約名称１」、文書の種別（帳票種別）として「見積書」が指定されている。
同様に、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データが添付された電子メールの本文には、取引日、取引先、契約番号、契約名称、文書データの種別（帳票種別）、及び取引金額それぞれの管理情報に関連付けて、当該文書データに関する情報（例えば、当該文書データに対応する取引の情報）が記載されている。より具体的な一例として、当該電子メールの本文には、契約番号として「ＪＵ０１」、契約名称として「契約名称１」、文書の種別（帳票種別）として「注文書」が指定されている。
同様に、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データが添付された電子メールの本文には、取引日、取引先、契約番号、契約名称、文書データの種別（帳票種別）、及び取引金額それぞれの管理情報に関連付けて、当該文書データに関する情報（例えば、当該文書データに対応する取引の情報）が記載されている。より具体的な一例として、当該電子メールの本文には、契約番号として「ＪＵ０１」、契約名称として「契約名称１」、文書の種別（帳票種別）として「注文書」が指定されている。
【0063】
次いで、図１１を参照して、１通の電子メールにより複数の文書データを管理対象として登録する場合の一例について説明する。図１１に示す例では、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の見積書の文書データとのそれぞれの登録が、共通の電子メールにより行われる状況を模式的に示している。また、図１１に示す例では、ファイル名が「ｃｃ．ｐｄｆ」の注文書の文書データ、すなわち、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」及び「ｂｂ．ｐｄｆ」の見積書の文書データとは帳票種別の異なる文書データについては、当該見積書の文書データの登録に係る電子メールとは異なる他の電子メールにより行われている。また、これらの文書データは、いずれも契約番号として「ＪＵ０１」が割り当てられた、契約名称が「契約名称１」の契約に関連する文書データとして登録されるものとする。
【0064】
この場合には、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の見積書の文書データとが、共通の電子メールに添付される。また、当該電子メールには、帳票種別「見積書」と契約番号「ＪＵ０１」とを含む上述した一連の管理情報が、所定のフォーマットで本文に記載される。また、ファイル名が「ｃｃ．ｐｄｆ」の注文書が添付された電子メールには、帳票種別「注文書」と契約番号「ＪＵ０１」とを含む上述した一連の管理情報が、所定のフォーマットで本文に記載される。ここでは、便宜上、図１０に示す例と同様に、管理情報の種別と、当該管理情報に設定される値とを区切る区切り文字として「：」（コロン）が適用されるものとする。
【0065】
具体的な一例として、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の見積書の文書データとが添付された電子メールの本文には、取引日、取引先、契約番号、契約名称、文書データの種別（帳票種別）、及び取引金額それぞれの管理情報に関連付けて、これらの文書データに関する情報（例えば、これらの文書データに対応する取引の情報）が記載されている。より具体的な一例として、当該電子メールの本文には、契約番号として「ＪＵ０１」、契約名称として「契約名称１」、文書の種別（帳票種別）として「見積書」が指定されている。
同様に、ファイル名が「ｃｃ．ｐｄｆ」の注文書の文書データが添付された電子メールの本文には、取引日、取引先、契約番号、契約名称、文書データの種別（帳票種別）、及び取引金額それぞれの管理情報に関連付けて、当該文書データに関する情報（例えば、当該文書データに対応する取引の情報）が記載されている。より具体的な一例として、当該電子メールの本文には、契約番号として「ＪＵ０１」、契約名称として「契約名称１」、文書の種別（帳票種別）として「注文書」が指定されている。
同様に、ファイル名が「ｃｃ．ｐｄｆ」の注文書の文書データが添付された電子メールの本文には、取引日、取引先、契約番号、契約名称、文書データの種別（帳票種別）、及び取引金額それぞれの管理情報に関連付けて、当該文書データに関する情報（例えば、当該文書データに対応する取引の情報）が記載されている。より具体的な一例として、当該電子メールの本文には、契約番号として「ＪＵ０１」、契約名称として「契約名称１」、文書の種別（帳票種別）として「注文書」が指定されている。
【0066】
次いで、図１２を参照して、１通の電子メールにより、１つ文書データを管理対象として、複数の管理単位（契約番号）それぞれに登録する場合の一例について説明する。図１２に示す例では、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データと、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データとのそれぞれの登録が、互いに異なる電子メールにより行われる状況を模式的に示している。また、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データは、契約番号として「ＪＵ０１」が割り当てられた契約名称が「契約名称１」の契約に関連する文書データとして登録されるものとする。これに対して、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の注文書の文書データについては、契約番号として「ＪＵ０１」が割り当てられた契約名称が「契約名称１」の契約と、「ＪＵ０２」が割り当てられた契約名称が「契約名称２」の契約との、それぞれに関連する文書データとして登録されるものとする。
【0067】
この場合には、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の文書データを登録するための電子メールには、帳票種別「見積書」と契約番号「ＪＵ０１」とを含む上述した一連の管理情報が、所定のフォーマットで本文に記載される。一方で、ファイル名が「ｂｂ．ｐｄｆ」の文書データを登録するための電子メールには、帳票種別「注文書」と契約番号「ＪＵ０１」及び「ＪＵ０２」とを含む上述した一連の管理情報が、所定のフォーマットで本文に記載されることとなる。なお、１つの管理情報に対して複数の値を指定する場合には、複数の値を区切るために使用される所定の区切り文字で区切った一連の文字列として当該複数の値が指定されればよい。ここでは、便宜上、図１０に示す例と同様に、管理情報の種別と、当該管理情報に設定される値とを区切る区切り文字として「：」（コロン）が適用されるものとする。また、１つの管理情報に対して複数の値を指定する場合における、当該複数の値間を区切る区切り文字として「，」（コンマ）が適用されるものとする。
【0068】
具体的な一例として、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データが添付された電子メールの本文には、取引日、取引先、契約番号、契約名称、文書データの種別（帳票種別）、及び取引金額それぞれの管理情報に関連付けて、当該文書データに関する情報（例えば、当該文書データに対応する取引の情報）が記載されている。より具体的な一例として、当該電子メールの本文には、契約番号として「ＪＵ０１」、契約名称として「契約名称１」、文書の種別（帳票種別）として「見積書」が指定されている。
また、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データが添付された電子メールの本文には、取引日、取引先、契約番号、契約名称、文書データの種別（帳票種別）、及び取引金額それぞれの管理情報に関連付けて、当該文書データに関する情報（例えば、当該文書データに対応する取引の情報）が記載されている。ただし、当該電子メールの本文に記載される一連の管理情報のうち、契約番号については「ＪＵ０１，ＪＵ０２」が指定され、契約名称には「契約名称１，契約名称２」が指定されることとなる。また、文書の種別（帳票種別）としては「注文書」が指定される。
また、ファイル名が「ａａ．ｐｄｆ」の見積書の文書データが添付された電子メールの本文には、取引日、取引先、契約番号、契約名称、文書データの種別（帳票種別）、及び取引金額それぞれの管理情報に関連付けて、当該文書データに関する情報（例えば、当該文書データに対応する取引の情報）が記載されている。ただし、当該電子メールの本文に記載される一連の管理情報のうち、契約番号については「ＪＵ０１，ＪＵ０２」が指定され、契約名称には「契約名称１，契約名称２」が指定されることとなる。また、文書の種別（帳票種別）としては「注文書」が指定される。
【0069】
なお、詳細な説明は省略するが、本実施例においても、１通の電子メールで複数の文書データを管理対象として登録する際に、当該複数の文書データを複数の管理単位（例えば、契約）に関連付けて登録することも可能である。この場合には、図１１を参照して説明した例と、図１２を参照して説明した例とを組み合わせればよい。
【0070】
＜むすび＞
以上説明したように、本実施形態に係る情報処理システムは、文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける。また、情報処理システムは、受け付けた電子メールから、上記フォーマットに従い一連の属性情報それぞれを抽出し、上記電子メールに添付された文書のデータに対して、抽出した上記一連の属性情報それぞれを、当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けたうえで、当該文書のデータを管理対象として登録する。
以上のような構成により、担当者が所定の管理システムにアクセスし、対象となる文書ごとに各種の管理情報を入力するという煩雑な操作を伴わずとも、上述のように電子メールを利用して所定の宛先に文書データを送信するというより簡便な操作により、当該文書データを管理対象として登録することが可能となる。
以上説明したように、本実施形態に係る情報処理システムは、文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける。また、情報処理システムは、受け付けた電子メールから、上記フォーマットに従い一連の属性情報それぞれを抽出し、上記電子メールに添付された文書のデータに対して、抽出した上記一連の属性情報それぞれを、当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けたうえで、当該文書のデータを管理対象として登録する。
以上のような構成により、担当者が所定の管理システムにアクセスし、対象となる文書ごとに各種の管理情報を入力するという煩雑な操作を伴わずとも、上述のように電子メールを利用して所定の宛先に文書データを送信するというより簡便な操作により、当該文書データを管理対象として登録することが可能となる。
【0071】
なお、上述した実施形態はあくまで一例であり、必ずしも本発明の構成や処理を限定するものではなく、本発明の技術思想を逸脱しない範囲で種々の変形や変更が加えられてもよい。例えば、文書データの登録に利用される端末装置については、電子メールを送信する機能を有していればその種別は特に限定されず、例えば、所謂スキャナの機能を有する装置（例えば、複合機等）が適用されてもよい。このような装置が適用されることで、例えば、当該装置により紙の文書を読み取ることで電子的な文書データに変換したうえで、当該文書データを管理対象として登録するといったユースケースを実現することも可能となる。
また、上記実施形態では、本実施形態に係る情報処理システムを、主に種々の商取引における文書データの管理に適用する場合に着目して説明したが、当該情報処理システムの適用対象を限定するものではない。すなわち、各種文書を電子的なデータとして管理するようなユースケースであれば、本実施形態に係る情報処理システムを適用することが可能であり、その場合には、文書データの管理に利用される管理情報についても、当該ユースケースにあわせて適宜変更すればよい。
また、上記実施形態では、本実施形態に係る情報処理システムを、主に種々の商取引における文書データの管理に適用する場合に着目して説明したが、当該情報処理システムの適用対象を限定するものではない。すなわち、各種文書を電子的なデータとして管理するようなユースケースであれば、本実施形態に係る情報処理システムを適用することが可能であり、その場合には、文書データの管理に利用される管理情報についても、当該ユースケースにあわせて適宜変更すればよい。
【0072】
また、以下のような構成も本開示の技術的範囲に属する。
（１）管理対象の文書のデータを当該文書の種類ごとに管理する管理手段と、文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けられた前記電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを、前記管理手段が当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けて、当該管理手段に当該文書のデータを管理対象として登録する登録手段と、を備える、情報処理システム。
（２）前記管理情報には、文書のデータの管理単位ごとに割り当てられる識別情報が含まれ、前記管理手段は、前記識別情報単位で１以上の文書のデータを関連付けて管理する、（１）に記載の情報処理システム。
（３）前記登録手段は、前記受付手段により個別に受け付けられた複数の電子メールそれぞれに記載された前記一連の属性情報に共通の前記識別情報が含まれている場合に、当該複数の電子メールそれぞれに添付された文書のデータを、当該共通の識別情報に関連付けて前記管理手段に登録する、（２）に記載の情報処理システム。
（４）前記登録手段は、前記受付手段により受け付けられ前記電子メールに記載された前記一連の属性情報に前記識別情報が含まれ、かつ当該電子メールに複数の文書それぞれのデータが添付されている場合に、当該複数の文書それぞれのデータを、当該識別情報に関連付けて前記管理手段に登録する、（２）または（３）に記載の情報処理システム。
（５）前記登録手段は、前記受付手段により受け付けられ前記電子メールに記載された前記一連の属性情報に複数の前記識別情報が含まれている場合に、当該電子メールに添付された文書のデータを、当該複数の識別情報それぞれに個別に関連付けて前記管理手段に登録する、（２）乃至（４）のいずれか１項に記載の情報処理システム。
（６）前記登録手段は、前記受付手段により受け付けられ前記電子メールに記載された前記一連の属性情報に前記識別情報が含まれていない場合に、新たに前記識別情報を割り当てたうえで、当該電子メールに添付された文書のデータを当該識別情報に関連付けて前記管理手段に登録する、（１）乃至（５）のいずれか１項に記載の情報処理システム。
（７）取引に係る契約ごとに前記識別情報が割り当てられ、前記管理手段は、共通の契約に適用される１以上の文書のデータを、当該契約に割り当てられた前記識別情報に関連付けて管理する、（２）乃至（６）のいずれか１項に記載の情報処理システム。
（８）前記一連の属性情報には、前記取引の契約に関する属性情報として、当該取引が行われた日付、当該取引の相手、当該契約の名称、及び当該取引の金額のうちの少なくともいずれかの情報を含む、（７）に記載の情報処理システム。
（９）前記登録手段は、前記電子メールに記載された前記一連の属性情報のうちの少なくとも一部の属性情報に基づき、当該電子メールに添付された文書のデータの管理に利用される当該データの名称を決定する、（１）乃至（８）のいずれか１項に記載の情報処理システム。
（１０）前記管理手段に対する、前記受付手段により受け付けられた前記電子メールに添付された文書のデータの登録が失敗した場合に、エラーを示す報知情報を所定の出力先に報知する報知手段を備える、（１）乃至（９）のいずれか１項に記載の情報処理システム。
（１１）前記報知手段は、前記管理手段に対する登録が失敗した前記文書のデータが添付された前記電子メールの送信元に、前記報知情報が含まれる電子メールを送信する、（１０）に記載の情報処理システム。
（１２）登録対象の文書の電子データが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールが受け付けられた場合に、当該電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを関連付けて、当該文書のデータを所定の管理手段に管理対象として登録する登録手段と、を備える、情報処理装置。
（１３）管理対象の文書のデータを当該文書の種類ごとに管理する管理手段を備える情報処理システムにより実行される情報処理方法であって、文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける受付ステップと、前記受付ステップにおいて受け付けられた前記電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出ステップと、前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出ステップにおいて抽出された前記一連の属性情報それぞれを、前記管理手段が当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けて、当該管理手段に当該文書のデータを管理対象として登録する登録ステップと、を含む、情報処理方法。
（１４）コンピュータを、登録対象の文書の電子データが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールが受け付けられた場合に、当該電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを関連付けて、当該文書のデータを所定の管理手段に管理対象として登録する登録手段と、を備える情報処理装置として機能させるためのプログラム。
（１）管理対象の文書のデータを当該文書の種類ごとに管理する管理手段と、文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける受付手段と、前記受付手段により受け付けられた前記電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを、前記管理手段が当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けて、当該管理手段に当該文書のデータを管理対象として登録する登録手段と、を備える、情報処理システム。
（２）前記管理情報には、文書のデータの管理単位ごとに割り当てられる識別情報が含まれ、前記管理手段は、前記識別情報単位で１以上の文書のデータを関連付けて管理する、（１）に記載の情報処理システム。
（３）前記登録手段は、前記受付手段により個別に受け付けられた複数の電子メールそれぞれに記載された前記一連の属性情報に共通の前記識別情報が含まれている場合に、当該複数の電子メールそれぞれに添付された文書のデータを、当該共通の識別情報に関連付けて前記管理手段に登録する、（２）に記載の情報処理システム。
（４）前記登録手段は、前記受付手段により受け付けられ前記電子メールに記載された前記一連の属性情報に前記識別情報が含まれ、かつ当該電子メールに複数の文書それぞれのデータが添付されている場合に、当該複数の文書それぞれのデータを、当該識別情報に関連付けて前記管理手段に登録する、（２）または（３）に記載の情報処理システム。
（５）前記登録手段は、前記受付手段により受け付けられ前記電子メールに記載された前記一連の属性情報に複数の前記識別情報が含まれている場合に、当該電子メールに添付された文書のデータを、当該複数の識別情報それぞれに個別に関連付けて前記管理手段に登録する、（２）乃至（４）のいずれか１項に記載の情報処理システム。
（６）前記登録手段は、前記受付手段により受け付けられ前記電子メールに記載された前記一連の属性情報に前記識別情報が含まれていない場合に、新たに前記識別情報を割り当てたうえで、当該電子メールに添付された文書のデータを当該識別情報に関連付けて前記管理手段に登録する、（１）乃至（５）のいずれか１項に記載の情報処理システム。
（７）取引に係る契約ごとに前記識別情報が割り当てられ、前記管理手段は、共通の契約に適用される１以上の文書のデータを、当該契約に割り当てられた前記識別情報に関連付けて管理する、（２）乃至（６）のいずれか１項に記載の情報処理システム。
（８）前記一連の属性情報には、前記取引の契約に関する属性情報として、当該取引が行われた日付、当該取引の相手、当該契約の名称、及び当該取引の金額のうちの少なくともいずれかの情報を含む、（７）に記載の情報処理システム。
（９）前記登録手段は、前記電子メールに記載された前記一連の属性情報のうちの少なくとも一部の属性情報に基づき、当該電子メールに添付された文書のデータの管理に利用される当該データの名称を決定する、（１）乃至（８）のいずれか１項に記載の情報処理システム。
（１０）前記管理手段に対する、前記受付手段により受け付けられた前記電子メールに添付された文書のデータの登録が失敗した場合に、エラーを示す報知情報を所定の出力先に報知する報知手段を備える、（１）乃至（９）のいずれか１項に記載の情報処理システム。
（１１）前記報知手段は、前記管理手段に対する登録が失敗した前記文書のデータが添付された前記電子メールの送信元に、前記報知情報が含まれる電子メールを送信する、（１０）に記載の情報処理システム。
（１２）登録対象の文書の電子データが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールが受け付けられた場合に、当該電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを関連付けて、当該文書のデータを所定の管理手段に管理対象として登録する登録手段と、を備える、情報処理装置。
（１３）管理対象の文書のデータを当該文書の種類ごとに管理する管理手段を備える情報処理システムにより実行される情報処理方法であって、文書のデータが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールを受け付ける受付ステップと、前記受付ステップにおいて受け付けられた前記電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出ステップと、前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出ステップにおいて抽出された前記一連の属性情報それぞれを、前記管理手段が当該文書のデータの管理に利用する管理情報として関連付けて、当該管理手段に当該文書のデータを管理対象として登録する登録ステップと、を含む、情報処理方法。
（１４）コンピュータを、登録対象の文書の電子データが添付され、少なくとも当該文書の種別を示す情報を含む当該文書の管理に係る一連の属性情報がタイトル及び本文のうちの少なくともいずれかに所定のフォーマットで記載された電子メールが受け付けられた場合に、当該電子メールから、前記フォーマットに従い前記一連の属性情報それぞれを抽出する抽出手段と、前記電子メールに添付された前記文書のデータに対して、前記抽出手段により抽出された前記一連の属性情報それぞれを関連付けて、当該文書のデータを所定の管理手段に管理対象として登録する登録手段と、を備える情報処理装置として機能させるためのプログラム。
【符号の説明】
【0073】
１ 情報処理システム
１１０ 文書管理システム
１１１ メール解析部
１１２ データ更新部
１１３ データ抽出部
１１４ 入出力制御部
１３０ メールサーバ
１５０ 管理サーバ
１８１ 管理情報記憶部
１８３ 文書データ記憶部
２１０ 端末装置
２５０ 端末装置
１１０ 文書管理システム
１１１ メール解析部
１１２ データ更新部
１１３ データ抽出部
１１４ 入出力制御部
１３０ メールサーバ
１５０ 管理サーバ
１８１ 管理情報記憶部
１８３ 文書データ記憶部
２１０ 端末装置
２５０ 端末装置
【図1】
【図2】
【図3】
【図4】
【図5】
【図6】
【図7】
【図8】
【図9】
【図10】
【図11】
【図12】