特開 2024-122341 情報処理方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024122341

(43)【公開日】2024-09-09

(54)【発明の名称】情報処理方法

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/06 20230101AFI20240902BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/06

【審査請求】未請求

【請求項の数】4

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2023029831

(22)【出願日】2023-02-28

(71)【出願人】

【識別番号】513040384

【氏名又は名称】株式会社マネーフォワード

(74)【代理人】

【識別番号】110003133

【氏名又は名称】弁理士法人近島国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】川島 理絵

(72)【発明者】

【氏名】菊地 桂太

【テーマコード（参考）】

5L010

5L049

【Ｆターム（参考）】

5L010AA07

5L049AA07

(57)【要約】

【課題】容易にワークフローシステムを構築可能な情報処理方法を提供する。
【解決手段】稟議申請に係るワークフローのルートを生成する情報処理方法は、コンピュータが、稟議規程を定めたテキストデータを含む社内規程データと、社員の所属単位を階層的に区分した組織図データと、を受け付ける工程と、自然言語処理を用いて、社内規程データと前記組織図データとから稟議申請に係るワークフローのルートを生成する工程と、を備えている。
【選択図】図１

【特許請求の範囲】

【請求項1】

稟議申請に係るワークフローのルートを生成する情報処理方法であって、コンピュータが、
稟議規程を定めたテキストデータを含む社内規程データと、社員の所属単位を階層的に区分した組織図データと、を受け付ける工程と、
自然言語処理を用いて、前記社内規程データと前記組織図データとから稟議申請に係るワークフローのルートを生成する工程と、を備えた、
ことを特徴とする情報処理方法。

【請求項2】

前記コンピュータは、前記社内規程データとして、稟議事項の基準及び稟議の手続きを定めた稟議規程データ及び職務に対する権限を定めた職務権限規程データを受け付ける、
ことを特徴とする請求項１記載の情報処理方法。

【請求項3】

前記コンピュータが、更新された前記社内規程データ及び前記組織図データの少なくとも一方を受け付ける工程と、
前記コンピュータが、前記更新された前記社内規程データ及び前記組織図データの少なくとも一方に基づいて、生成された前記稟議申請に係るワークフローのルートを更新する工程と、を備えた、
ことを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理方法。

【請求項4】

前記コンピュータは、前記ワークフローのルートの生成の実行前に、前記ワークフローのルートの生成に使用する前記社内規程データと前記組織図データとを選択する選択画面を表示し、
前記選択画面は、前記社内規程データ及び前記組織図データを複数表示可能であると共に、前記社内規程データ及び前記組織図データのそれぞれは、各社内規程データ及び組織図データが有効となる施行日と共に表示される、
ことを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理方法に関する。

【背景技術】

【0002】

近年、稟議申請などをシステム化するためにワークフローシステムが広く使用されている。このようなワークフローシステムにおいて、ワークフローのルートについては、システムを使用する前に、ユーザによって定義されることが一般的であった（特許文献１参照）。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２００８－２５０５５７号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

通常、稟議申請の方法は、会社の稟議規程によって定められているが、稟議規程に従ったワークフローシステムを構築しようとすると、多数のワークフローのルートを手動で設定する必要があり、ユーザにとって大きな負担となっていた。

【0005】

そこで、本発明の一つの目的は、容易にワークフローシステムを構築可能な情報処理方法を提供することにある。

【課題を解決するための手段】

【0006】

本発明の一態様は、稟議申請に係るワークフローのルートを生成する情報処理方法であって、コンピュータが、稟議規程を定めたテキストデータを含む社内規程データと、社員の所属単位を階層的に区分した組織図データと、を受け付ける工程と、自然言語処理を用いて、前記社内規程データと前記組織図データとから稟議申請に係るワークフローのルートを生成する工程と、を備えた、ことを特徴とする情報処理方法である。

【発明の効果】

【0007】

本発明によれば、容易にワークフローシステムを構築することができる。

【図面の簡単な説明】

【0008】

【図1】本実施の形態に係る稟議処理システムのブロック図。

【図2】本実施の形態に係る稟議規程データを示す図。

【図3】本実施の形態に係る職務権限規程データを示す図。

【図4】本実施の形態に係る組織図データを示す図。

【図5】ワークフローのルートの自動生成の手順を示すフローチャート図。

【図6】ホーム画面を示す図。

【図7】ユーザの管理画面を示す図。

【図8】社員名簿及び組織図の管理画面を示す図。

【図9】社員名簿の登録画面を示す図。

【図10】組織図の登録画面を示す図。

【図11】ワークフロー及び社内規程の管理画面を示す図。

【図12】社内規程の登録画面を示す図。

【図13】ワークフローのルートの自動生成に使用される社内規程及び組織図の選択画面を示す図。

【図14】自動生成されたワークフローのルートの確認画面を示す図。

【図15】稟議申請画面を示す図。

【図16】発注／購買申請画面を示す図。

【図17】稟議申請の確認画面を示す図。

【発明を実施するための形態】

【0009】

以下、図面に沿って本発明の実施の形態について説明する。
＜稟議システムの概略構成＞
まず、本実施の形態に係るワークフローシステムとしての稟議システム１の構成について説明をする。稟議システム１は、図１に示すように、ユーザに対して稟議申請に係るワークフローサービスを提供するシステムであり、稟議処理サーバ２と、端末装置５と、を備えている。これら稟議処理サーバ２及び端末装置５は、インターネット等のネットワーク６を介して通信可能に接続されており、上記稟議申請に係るワークフローサービスは、ユーザがインターネットを介し稟議処理サーバ２にアクセスすることによって、いわゆるクラウドサービスとして提供される。

【0010】

端末装置５は、例えば、パーソナルコンピュータや携帯端末等のユーザ端末であり、ウェブブラウザや専用のアプリによって稟議処理サーバ２にアクセスすることができる。当該端末装置５は、ディスプレイ等の表示部５１を備えており、稟議処理サーバ２にアクセスすることにより、稟議申請に係るワークフローを生成／更新したり、実際に稟議申請を行なったりすることができるように構成されている。

【0011】

稟議処理サーバ２は、社内規程データ及び組織図データを取り込んで稟議規程に係るワークフローのルートを自動生成可能な稟議処理システムであり、制御部１０と、記憶部２０と、通信部３０と、を備えた複数又は単体のコンピュータによって構成されている。通信部３０は、ネットワーク６を介して端末装置５と暗号化された通信を行うための通信インターフェースである。

【0012】

記憶部２０は、制御部１０が実行するためのプログラムや、上述した社内規程データ及び組織図データなどを記憶しており、ＲＡＭ（Random Access Memory）やＲＯＭ（Read Only Memory）などによって構成されている。社内規程データは、詳しくは後述する稟議規程データ及び職務権限規程データを含んだデータであり、記憶部２０は、稟議規程データ記憶部２１と、職務権限規程データ記憶部２２と、組織図データ記憶部２３と、社員データ記憶部２４と、ワークフロー記憶部２５と、モデル記憶部２６と、を備えている。

【0013】

稟議規程データ記憶部２１には、稟議事項の基準及び稟議の手続きを定めたテキストデータを含むデータである稟議規程データが記憶される。図２は、稟議規程データ記憶部２１に記憶される稟議規程データの一例であり、テキストデータ及び図表を含んで構成されている。具体的には、図２に示す稟議規程データでは、第３条にて稟議規程の種類を定め、第３条、第４条及び別表にて、稟議条件、稟議事項の回議者及び決裁者を定めている。また、第７条にて稟議に係る手続きを定めている。

【0014】

職務権限規程データ記憶部２２には、職務に対する権限を定めたテキストデータを含むデータである職務権限規程データが記憶される。図３は職務権限規程データ記憶部２２に記憶される職務権限規程データの一例であり、テキストデータ及び図表（不図示）を含んで構成されている。具体的には、この図３に示す職務権限規程データでは、設定される職位を第３条で、各職位の職務を第４条及び別表１（不図示）で、各職位の権限を第５条及び別表１及び２に定めている。また、第８条及び９条において、職務権限の代行及び委譲の方法について定めている。これら第８条及び第９条の規程を、稟議規程の第７条と併せて参酌することによって、権限の代行時や委譲時のワークフローのルート（経路）の設定時のアルゴリズムを決定することができるようになる。

【0015】

組織図データ記憶部２３には、社員の所属単位を階層的に区分した組織図データが記憶される。図４は、組織図データ記憶部２３に記憶される組織図データの一例であり、組織の内部構造を図式化して構成されている。具体的には、この図４に示す組織図データでは、代表取締役を頂点とし、その下に営業本部、製造本部、管理本部などの「本部」が社員の最も大きな所属単位（組織）として置かれている。また、各本部の下に複数の「部」が「本部」よりも小さな社員の所属単位として置かれている。更に、この「部」の下に「課」や「チーム」などの更に小さな社員の所属単位を設定されている。なお、組織図の階層構造は、必要に応じて何階層となっていても良く、また、社員の所属単位は、上述したように会社内での役割の単位では無く、例えば、プロジェクトや指揮命令系統に応じて所属単位を階層化しても良い。

【0016】

社員データ記憶部２４には、社員の氏名、役職、所属、システムの管理権限、メールアドレスなどの社員データが記憶される。

【0017】

ワークフロー記憶部２５には、制御部１０が生成したワークフローのルート（経路、条件分岐）が記憶される。

【0018】

制御部１０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）やＧＰＵ（Graphics Processing Unit）などから構成されており、記憶部２０に記憶されているプログラムを実行することにより、データ取得部１１、ワークフロー生成部１２、ワークフロー更新部１３、稟議処理部１４、画面生成部１５として機能する。

【0019】

データ取得部１１は、上述した稟議規程データ、職務権限規程データ、組織図データ、社員データなどを取得するように構成されている。具体的には、データ取得部１１は、例えば、稟議規程や職務権限規程が保存されたＰＤＦ、ワードなどの文書ファイルや、組織図や社員データが保存されたＣＳＶファイルやエクセルファイルなどが端末装置５からアップロードされることによってデータを受け付け、記憶部２０に記憶させる。なお、社内規程データ（本実施の形態では、稟議規程データ及び職務権限規程データ）、組織図データ、社員データは、どのようなデータ形式でアップロードされても良く、データ取得部１１は、これらのデータが画像データにてアップロードされた場合には、ＯＣＲ処理を施して、画像データのテキスト部分をテキストデータに変換する。

【0020】

ワークフロー生成部１２は、ワークフローのルートを生成するように構成されている。また、ワークフロー更新部１３は、ワークフロー生成部１２が生成したワークフローのルートを更新するように構成されている。これらワークフロー生成部１２及びワークフロー更新部１３は、それぞれ、ユーザが手入力でルートの分岐条件を設定することによって、ワークフローのルートの生成及び更新も可能であるが、上述した稟議規程データ、職務権限規程データ、組織図データに基づいて、これらのワークフローのルートを自動生成／更新することができる。

【0021】

稟議処理部１４は、稟議申請の内容に基づいて、ワークフロー記憶部２５に記憶されているワークフローのルートから適切なルートをユーザに提案し、選択されたワークフローのルートに基づいて、稟議申請を回議するように構成されている。

【0022】

画面生成部１５は、端末装置５の表示部５１に表示させる種々の画面データを生成する。

【0023】

＜ワークフロールートの自動生成＞
ユーザが稟議システム１を使用できる状態にするには、まず、ユーザ内のシステム管理者が自社の稟議規程や職務権限規程などの社内規程に基づいたワークフローのルートを作成し、システムに登録する必要がある。通常、このような社内規程には、稟議申請に関し、金額、稟議の内容、回議者の役職などに応じて、様々な条件が設定されており、これらの条件分岐に応じて、多数の稟議申請のルートが存在している。このような多数のワークフローのルートは、通常、稟議システムの管理者が手動によって設定していたが、社内規程の内容を読み解き、多数のワークフローのルートを手動で設定することは、多大な労力を必要としていた。このため、本実施の形態に係る稟議システム１では、上述したように稟議規程データ、職務権限規程データ、組織図データに基づいて、ワークフローのルートを自動で生成可能に構成されている。以下、ワークフローのルートの自動生成について、詳しく説明をする。

【0024】

図５は、ワークフローのルートの自動生成を行う際の手順を示したフローチャート図である。図５に示すように、ワークフローの経路を自動生成するに際し、稟議システムの管理者は、まず、社員データ、稟議規程データ、職務権限規程データ、組織図データを稟議処理サーバ２にアップロードする必要がある（図５のステップＳ１及びＳ２）。以下、これら社員データ、稟議規程データ、職務権限規程データ、組織図データのアップロード処理（データの受け付け工程）について説明をした後、ワークフローのルートの自動生成処理について説明をする（図５のステップＳ３～Ｓ９）。

【0025】

ユーザが端末装置５を介して稟議処理サーバ２に接続されると、制御部１０が画面生成部１５として機能して、図６に示すように、端末装置５の表示部５１にホーム画面１００を表示させる。このホーム画面１００は、画面左方が操作コマンドに係るアイコン（以下、メニューともいう）４１～４６を表示するメニュー領域４０となっていると共に、このメニュー領域４０の右方は、選択されたメニューに応じた情報が表示される情報表示領域６０になっている。メニュー領域４０は、ユーザの権限に応じて表示内容が決定され、他の画面に遷移しても表示内容が変化しないようになっている。また、情報表示領域６０は、選択されたメニューの内容に応じて画面内容が変化するように構成されており、情報表示領域６０の画面内容が変化することによってシステム画面が遷移する。

【0026】

より詳しくは、図６の例では、メニュー領域４０には、それぞれ「書類の申請」、「社内申請中」、「差戻」、「承認完了」、「却下・取下げ」、「設定」と表示されたアイコン４１～４６が上下に並んで配置されていると共に、「設定」のアイコン４６のサブ項目として、それぞれ「ユーザ」、「ユーザグループ」、「アラート」、「ワークフロー」、「契約管理項目」、「テンプレート」、「連携・オプション」と表示されたアイコン４６１～４６７が上下に並んで配置されている。

【0027】

「書類の申請」のアイコン４１は、稟議申請を行う際にユーザに選択されるアイコンであり、当該アイコン４１がクリックされると、図６のホーム画面１００が表示される。ホーム画面１００において、情報表示領域６０には、現在の申請状況を示すダッシュボード６１が表示されている。このダッシュボード６１には、それぞれ、社内承認中、相手方確認中、差戻し、下書き、承認有効期限切れの状態の稟議申請の数がそれぞれ表示されている。また、ダッシュボード６１の下方には、「書類の申請」と表示されたアイコン６２が表示されており、稟議申請を行うユーザは、この「書類の申請」のアイコン６２をクリックする。

【0028】

一方、メニューの内、「社内申請中」のアイコン４２は、社内申請中の稟議申請の一覧を表示するためのアイコンであり、「差戻」のアイコン４３は、社内申請中の稟議申請の一覧を表示するためのアイコンである。「承認完了」のアイコン４４は、承認が完了した稟議申請の一覧を表示するためのアイコンであり、「却下・取下げ」のアイコン４５は、却下もしくは取下げられた稟議申請の一覧を表示するためのアイコンである。

【0029】

「設定」のアイコン４６は、ユーザの権限が管理者の場合に表示されるアイコンであり、サブ項目の内、「ユーザ」のアイコン４６１は、システムへのユーザ登録（社員登録）や組織図の登録を管理するための画面を開くためのアイコンである。「ユーザグループ」のアイコン４６２は、ユーザ（社員）の所属（グループ）を管理するための画面を開くためのアイコンである。「アラート」のアイコン４６３は、承認待ちの状態で一定期間放置されている稟議申請や、承認期限が迫っている稟議申請について、承認者に対して発するアラートの方法や時期を設定するための画面を開くためのアイコンである。

【0030】

「ワークフロー」のアイコン４６４は、ワークフローのルート及び社内規程を管理するための画面を開くアイコンである。「契約管理項目」のアイコン４６５は、契約管理に係る稟議申請の際に書類種別ごとの管理などの設定を行う画面を開くアイコンである。「テンプレート」のアイコン４６６は、稟議申請に使用するテンプレートを管理するための画面を開くアイコンである。「連携・オプション」のアイコン４６７は、稟議システム１と連携するシステムなどを管理する画面を開くアイコンである。

【0031】

稟議システム１に社員の情報及び組織図を登録するに際し、システムの管理者は、上記「ユーザ」のアイコン４６１をクリックする。この「ユーザ」のアイコン４６１がクリックされると、図７に示すユーザの管理画面１１０が端末装置５の表示部５１に表示される。ユーザの管理画面１１０では、図７に示すように、情報表示領域６０に既に登録されているユーザリスト７０が表示されており、このユーザリスト７０には、「氏名（名前）」、「メールアドレス」、「ロール」、「所属」、「役職」の表示欄が設けられている。なお、「ロール」とは、システム上、ユーザに許可されている権限のことを言う。また、各ユーザの表示欄ごとに「編集」及び「削除」と表示されたアイコン７１，７２が設けられており、「編集」のアイコン７１をクリックすることによってユーザ（社員）情報を編集可能になっていると共に、「削除」のアイコン７２をクリックすることによってユーザを削除可能になっている。

【0032】

更に、ユーザの管理画面１１０には、ユーザ名やメールアドレスなどを入力して、ユーザリスト７０に表示させるユーザを検索（ソート）する検索バー７３及び付与されたロールに応じてユーザリスト７０の表示をソートするための選択ボックス７４が設けられている。加えて、ユーザの管理画面１１０では、上記ユーザリスト７０の上方かつ検索バー７３の下方に「ユーザを招待」及び「社員名簿や組織図を登録」と表示されたアイコン７５，７６が並設されている。

【0033】

「ユーザを招待」のアイコン７５は、稟議システム１にユーザを招待する招待画面を開くためのアイコンであり、当該招待画面から個別にユーザを招待することによって、一人ずつ、稟議システム１にユーザ（社員）を登録することができる。

【0034】

「社員名簿や組織図を登録」のアイコン７６は、図８に示す社員名簿及び組織図の管理画面１２０を開くためのアイコンであり、図８に示すように、社員名簿及び組織図の管理画面１２０の情報表示領域６０には、登録されている社員名簿のリスト８０及び登録されている組織図のリスト８１が上下に並んで表示されている。社員名簿のリスト８０は、社員名簿の「名簿名」、「施行日」、「件数」、「メモ」の表示欄が設けられており、「名簿名」には、各社員名簿のファイル名が表示される。また、「施行日」には、各社員名簿が有効となる日付が表示される。「件数」には、各社員名簿に含まれている社員数（ユーザ数）が表示される。「メモ」には、各社員名簿の説明が入力される。

【0035】

更に、社員名簿ごとに「編集」及び「削除」と表示されたアイコン８２，８３が設けられており、「編集」のアイコン８２をクリックすることによって当該社員名簿の情報を編集可能になっていると共に、「削除」のアイコン８３をクリックすることによって当該社員名簿をリストから削除可能になっている。

【0036】

同様に、組織図のリスト８１には、組織図の「組織図名」、「施行日」、「メモ」の表示欄が設けられており、「組織図名」には、各組織図のファイル名が表示される。また、「施行日」には、各組織図が有効となる日付が表示される。「メモ」には、各組織図の説明が入力される。

【0037】

更に、組織図ごとに「編集」及び「削除」と表示されたアイコン８４，８５が設けられており、「編集」のアイコン８４をクリックすることによって当該組織図の情報を編集可能になっていると共に、「削除」のアイコン８５をクリックすることによって当該組織図をリスト８１から削除可能になっている。

【0038】

また、上記社員名簿のリスト８０の上方には、「社員名簿を登録」と表示されたアイコン８６が設けられている。このアイコン８６は、社員名簿を新規で登録する際にクリックされるアイコンであり、管理者は、新規の社員名簿を登録する場合に、この「社員名簿を登録」のアイコン８６をクリックする。アイコン８６がクリックされると、端末装置５の表示部５１に図９に示す社員名簿の登録画面１３０が表示される。社員名簿の登録画面１３０の情報表示領域６０には、新規登録する社員名簿ファイルのパスを入力する入力バー９０が表示されていると共に、上述した社員名簿のリスト８０の表示欄に対応して、新規登録される社員名簿ファイルの施行日、件数（社員数）、メモを入力する入力バー９１，９２，９３がそれぞれ設けられている。

【0039】

なお、新規登録する社員名簿ファイルのパスは、直接、入力バー９０に入力することもできるが、入力バー９０に並設されているダイアログボックス９５からファイルを選択してパスを入力しても良い。また、施行日、件数については、管理者が手入力することもできるが、例えば、所定の書式で記載されたファイル名から自動で取得するようにしても良い。

【0040】

更に、入力バー９３の下方には、「取消してもどる」、「保存」と表示されたアイコン９６，９７が設けられており、「取消してもどる」のアイコン９６がクリックされると、社員名簿の登録画面１３０に入力された情報がクリアされて、図８の管理画面１２０へと戻る。「保存」のアイコン９７がクリックされると、入力された新規社員名簿が、図８の社員名簿のリスト８０に新たに登録される。

【0041】

例えば、稟議システム１の利用開始時や、社員名簿の更新時に新規社員名簿をシステムに登録する場合、システムの管理者は、「ユーザ」のアイコン４６１、「社員名簿や組織図を登録」のアイコン７６、「社員名簿を登録」のアイコン８６を順にクリックし、図９に示す社員名簿の登録画面１３０を表示させる。そして、社員名簿の登録画面１３０において各入力項目９０～９４を入力した後、「保存」のアイコン９７をクリックし、新規社員名簿を社員名簿のリスト８０に登録する。そして、図８の社員名簿及び組織図の管理画面１２０の「登録」のアイコン８７をクリックすることによって、当該社員名簿が稟議システム１上、有効になり、登録された新規社員名簿に保存されている社員データが、当該社員名簿の施行日よりシステムのユーザリスト７０に登録される。なお、図８の「もどる」のアイコン８９をクリックすると、社員名簿及び組織図の管理画面１２０は、ユーザの管理画面１１０へと戻る。このため、例えば、社員名簿が即時に有効とした場合、管理者は、上記「もどる」のアイコン８９をクリックして、ユーザリスト７０に追加した社員名簿の社員が登録されたか否かを確認することができる。

【0042】

また、組織図についても社員名簿と同様に図８の組織図のリスト８１の上方には、「組織図を登録」と表示されたアイコン８８が設けられている。このアイコン８８は、組織図を新規で登録する際にクリックされるアイコンであり、ユーザは、新規の組織図を登録する場合には、この「組織図を登録」のアイコン８８をクリックする。アイコン８８がクリックされると、端末装置５の表示部５１に図１０に示す組織図の登録画面１４０が表示される。組織図の登録画面１４０の情報表示領域６０には、新規登録する組織図ファイルのパスを入力する入力バー１４１が表示されていると共に、上述した組織図のリスト８１（図８参照）の表示欄に対応して、新規登録される組織図ファイルの施行日、メモを入力する入力バー１４２，１４３がそれぞれ設けられている。

【0043】

なお、新規登録する組織図ファイルのパスは、直接、入力バー１４１に入力することもできるが、入力バー１４１に並設されているダイアログボックス１４４からファイルを選択してパスを入力しても良い。また、施行日については、管理者が手入力することもできるが、例えば、所定の書式で記載されたファイル名から自動で取得するようにしても良い。

【0044】

更に、入力バー１４３の下方には、「取消してもどる」、「保存」と表示されたアイコン１４５，１４６が設けられており、「取消してもどる」のアイコンがクリックされると組織図の登録画面１４０に入力された情報がクリアされて、図８の管理画面１２０へと戻る。「保存」のアイコン１４６がクリックされると、入力された新規組織図が、図８の組織図のリスト８１に登録される。

【0045】

例えば、稟議システム１の利用開始時や、組織図の更新時に新規組織図をシステムに登録する場合、システムの管理者は、「ユーザ」のアイコン４６１、「社員名簿や組織図を登録」のアイコン７６、「組織図を登録」のアイコン８８を順にクリックし、図１０に示す組織図の登録画面１４０を表示させる。そして、組織図の登録画面１４０において各入力項目１４１～１４３を入力した後、「保存」のアイコン１４６をクリックし、新規組織図を組織図のリスト８１に登録する。そして、図８の社員名簿及び組織図の管理画面１２０の「登録」のアイコン８７をクリックすることによって、当該組織図が稟議システム１上、有効となる。

【0046】

ついで、社内規程データのアップロードについて説明をする。稟議規程データや職務権限データなどの社内規程データをアップロードする場合、管理者は、「設定」のメニューの内、「ワークフロー」のアイコン４６４をクリックする。アイコン４６４がクリックされると、端末装置５の表示部５１には、図１１に示すワークフロー及び社内規程の管理画面１５０が表示される。ワークフロー及び社内規程の管理画面１５０の情報表示領域６０には、登録されているワークフローのルートのリスト１５１及び登録されている社内規程のリスト１５２が上下に並んで表示されている。登録されているワークフローのルートのリスト１５１は、ワークフローの「ルート名」及び「説明」の表示欄が設けられている。

【0047】

また、ワークフローのルートごとに「編集」及び「削除」と表示されたアイコン１５３，１５４が設けられており、「編集」のアイコン１５３をクリックすることによって当該ワークフローのルートを編集可能になっていると共に、「削除」のアイコン１５４をクリックすることによって当該ワークフローのルートを削除可能になっている。

【0048】

同様に、社内規程のリスト１５２には、社内規程の「規程名」、「説明」、「施行日」の表示欄が設けられており、本実施の形態では、社内規程には、「稟議規程」と「職務権限規程」が含まれているため、「規程名」には、例えば、「稟議規程」や「職務権限規程」などの規程名が表示される。また、「施行日」には、当該社内規程が有効となる日付が表示される。「説明」には、議決日などの当該社内規程の説明が記載される。

【0049】

更に、社内規程ごとに「編集」及び「削除」と表示されたアイコン１５５，１５６が設けられており、「編集」のアイコン１５５をクリックすることによって当該社内規程の情報を編集可能になっていると共に、「削除」のアイコン１５６をクリックすることによって当該社内規程を削除可能になっている。

【0050】

また、上記社内規程のリスト１５２の上方には、「社内規程を新規登録」と表示されたアイコン１５７が設けられている。このアイコン１５７は、社内規程を新規で登録する際にクリックされるアイコンであり、管理者は、新規の社内規程を登録する場合には、この「社内規程を新規登録」のアイコン１５７をクリックする。アイコン１５７がクリックされると、端末装置５の表示部５１に図１２に示す社内規程の登録画面１６０が表示される。社内規程の登録画面１６０の情報表示領域６０には、新規登録する社内規程ファイルのパスを入力する入力バー１６２が表示されていると共に、上述した社内規程のリスト１５２の表示欄に対応して、新規登録される社内規程ファイルの規程名、施行日、説明を入力する入力バー１６２，１６３，１６４がそれぞれ設けられている。

【0051】

なお、新規登録する社内規程ファイルのパスは、直接、入力バー１６１に入力することもできるが、入力バー１６１に並設されているダイアログボックス１６５からファイルを選択してパスを入力しても良い。また、規程名、施行日については、管理者が手入力することもできるが、例えば、所定の書式で記載されたファイル名から自動で取得するようにしても良い。

【0052】

更に、入力バー１６４の下方には、「取消してもどる」、「下書き保存」、「保存」と表示されたアイコン１６６，１６７，１６８が設けられており、「取消してもどる」のアイコン１６６がクリックされると、社内規程の登録画面１６０に入力された情報がクリアされて、図１１の管理画面１５０へと戻る。「下書き保存」のアイコン１６７がクリックされると、社内規程の登録画面１６０に入力された情報が下書き保存され、他の画面へと遷移した後、社内規程の登録画面１６０に戻ってきても、下書き保存された入力状態が表示される。「保存」のアイコン１６８がクリックされると、入力された社内規程が、図１１の社内規程のリスト１５２に新たに登録される。

【0053】

例えば、稟議システム１の利用開始時や社内規程の更新時に、新規の稟議規程や職務権限規程などの社内規程をシステムに登録する場合、システムの管理者は、「ワークフロー」のアイコン４６４、「社内規程を新規登録」のアイコン１５７を順にクリックし、図１２に示す社内規程の登録画面１６０を表示させる。そして、社内規程の登録画面１６０において各入力項目１６１～１６４を入力した後、「登録」のアイコン１６８がクリックされると、新規社内規程が社内規程のリスト１５２に登録される。本実施の形態では、ワークフローのルートを決定するに際し、稟議規程と職務権限規程の２つの社内規程が必要となるため、管理者は、ワークフローのルートの自動生成を行うに際し、少なくとも１つの稟議規程ファイルと職務権限規程ファイルとを上述した方法にて稟議システム１に登録する。

【0054】

このようにして、稟議規程データ、職務権限規程データ、組織図データが稟議システム１に保存されると、管理者は、ワークフローのルートの自動生成を行える状態となる。以下、ワークフローのルートの自動生成について詳しく説明をする。

【0055】

ワークフロー経路を自動生成するに際し、管理者は、まず、端末装置５の表示部５１に、図１１に示すワークフロー及び社内規程の管理画面１５０を表示させる。ワークフロー及び社内規程の管理画面１５０の登録されているワークフローのルートのリスト１５１の上方には、「新規ワークフローを作成」、「規程・組織図からルートを生成」と表示されているアイコン１５８，１５９が並設されており、そして、管理者は、「規程・組織図からルートを生成」のアイコン１５９をクリックする（図５のステップＳ３）。なお、手動でワークフローのルートを登録する場合、管理者は「新規ワークフローを作成」のアイコン１５８をクリックして手動によるワークフローのルートの登録画面を表示させる。

【0056】

「規程・組織図からルートを生成」のアイコン１５９がクリックされると、端末装置５の表示部５１には、図１３に示すように、ワークフローのルートの自動生成に使用される社内規程及び組織図の選択画面１７０が表示される（図５のステップＳ４）。この選択画面１７０の情報表示領域６０には、選択可能な社内規程のリスト１７１と、組織図のリスト１７２が上下に並んで表示されている。社内規程のリスト１７１には、複数の社内規程（社内規程データ）が表示可能であると共に、社内規程の「規程名」、「説明」、「施行日」の表示欄が設けられている。また、社内規程のリスト１７１の社内規程ごとに、「有効」及び「無効」のアイコン１７３，１７４が表示されている。社内規程のリスト１７１の各社内規程は、「有効」のアイコン１７３が選択されると、ワークフローのルートの自動生成に当該社内規程が使用される元データとなり、「無効」のアイコン１７４が選択されている社内規程については、ワークフローのルートの自動生成の元データとしては使用されない。

【0057】

また、組織図のリスト１７２は、複数の組織図（組織図データ）が表示可能であると共に、組織図の「組織図名」、「説明」、「施行日」の表示欄が設けられている。また、表示されている組織図ごとに「有効」及び「無効」のアイコン１７５，１７６が表示されている。組織図のリスト１７２の各組織図も同様に、「有効」のアイコン１７５が選択されると、ワークフローのルートの自動生成の元データとして当該社内規程が使用され、「無効」のアイコン１７６が選択されている組織図については、ワークフローのルートの自動生成の元データとしては使用されない。

【0058】

そして、管理者は、ワークフローのルートの自動生成に使用する社内規程（本実施の形態では稟議規程及び職務権限規程）と、組織図と、を選択すると、組織図のリスト１７２の下方に配置された「次に進む」のアイコン１７７をクリックする（図５のステップＳ５）。なお、社内規程のリスト１７１及び組織図のリスト１７２に選択すべき社内規程もしくは組織図が存在しなかった場合、「取消ししてもどる」のアイコン１７９をクリックし、選択画面１７０の入力情報をクリアして図１１のワークフロー及び社内規程の管理画面１５０に戻り、その後、必要な社内規程もしくは組織図を登録する。また、選択画面１７０の入力情報を保持した状態で、画面を遷移させたい場合には、管理者は、「下書き保存」のアイコン１７８をクリックした後に画面を遷移させる。

【0059】

「次に進む」のアイコン１７７がクリックされると、制御部１０は、ワークフロー生成部１２として機能し、上述した選択画面１７０にて選択された稟議規程データ、職務権限規程データ及び組織図データに対して自然言語処理を施し、これら稟議規程データ、職務権限規程データ及び組織図データに基づいてワークフローのルートを自動生成する（図５のステップＳ６）。例えば、本実施の形態では、制御部１０は、所定のＡＩ言語モデルを搭載しており、上記選択された稟議規程データ及び職務権限規程データの文書理解を行い、これら稟議規程データ及び職務権限規程データに従った稟議申請のルート設定のアルゴリズムを構築する。また、制御部１０は、組織図データより組織図（社内）に含まれる組織単位（社員の所属単位）を解析すると共に、その階層構造を解析する。そして、組織図より取得した組織構造に対して、上記稟議申請のルート設定のアルゴリズムを適用することによって、選択された稟議規程データ、職務権限規程データ及び組織図データに従ったワークフローのルートを自動生成する。なお、上記言語モデルは、大規模言語モデルのようにファインチューニングを経ずに推論可能な言語モデルや、事前学習済み言語モデルをファインチューニングした学習済みモデルなど、どのような言語モデルであっても良く、記憶部２０のモデル記憶部２６に記憶されている（図１参照）。

【0060】

例えば、ワークフロー／ワークフロールートは、稟議規程データ及び職務権限データに含まれるテキストに対して、以下のような手法で文書解析（自然言語処理）を実行することにより自動生成し得る。
・「部長」、「役員」、「承認」、「決裁」などの役職、承認権限、決裁権限の少なくとも一つに関係するキーワード及び当該キーワードを含む文を抽出し、解析する；
・金額や金額の範囲を示すテキスト及び当該テキストを含む文を抽出し、解析する；
・上記の役職または権限の少なくとも一つと金額とを互いに関連付けながら解析することで、ワークフローの分岐条件を生成していく。

【0061】

ワークフローのルートの自動生成を行うと、制御部１０は、端末装置５の表示部５１に図１４に示すように、自動生成されたワークフローのルートの確認画面１８０を表示する（図５のステップＳ７）。この確認画面１８０の情報表示領域６０には、自動生成されたワークフローのルートのリスト１８１が表示されている。ワークフローのルートのリスト１８１は、自動生成されたルートの「ルート名」、「説明」、「施行日」の表示欄が設けられており、表示されているルートごとに、「編集」及び「削除」のアイコン１８２，１８３が表示されている。「編集」のアイコン１８２は、自動生成されたルートの内容を編集するためのアイコンであり、管理者は、当該「編集」のアイコン１８２をクリックして、例えば、生成されたルート名を適切なルート名に変更したり、説明の欄にルートの説明を記入したり、施行日を設定したりする。また、自動生成されたルートの経路に誤りがあった場合には、その内容を修正する。更に、必要のないルートが自動生成されている場合、「削除」のアイコン１８３をクリックして、当該ルートを削除する（図５のステップＳ８）。

【0062】

そして、自動生成されたワークフローのルートの確認が終わると、管理者は、ワークフローのルートのリスト１８１の下方に設けられた「登録」のアイコン１８５をクリックし、自動生成されたワークフローのルートを図１１に示すワークフローのルートのリスト１５１に登録をする（図５のステップＳ９）。また、ルートの自動生成の元となる各データのいずれかに誤りがあった場合などには、管理者は、「取消してもどる」のアイコン１８４をクリックし、自動生成されたルートをクリアして、図１３の選択画面１７０に戻る。

【0063】

このように、本実施の形態に係る情報処理方法では、稟議規程を定めたテキストデータを含む社内規程データと、社員の所属単位を階層的に区分した組織図データと、を受け付け、自然言語処理を用いて、これら社内規程データと組織図データとから稟議申請に係るワークフローのルートを生成可能としている。これにより、システムの管理者は、例えば、稟議規程、職務権限規程、組織図を読み解いて、複雑な分岐条件や組織構造に従った多数のワークフローのルートを手動で作成せずとも、このようなワークフローのルートを稟議処理サーバ２によって容易に生成することができ、容易に自社の社内規程に沿ったワークフローシステムを構築することができる。従って、ワークフローのルート作成に係る労力を大幅に削減することができると共に、特に、システムの使用に慣れていない管理者に対して、システム利用のハードルを下げることができる。

【0064】

なお、上述した実施の形態では、ワークフローのルートの自動生成の元データとして施行日に到達していない社内規程データ及び組織図データを選択画面１７０において選択可能となっていたが、例えば、施行日前の社内規程データ及び組織図データについては、選択画面１７０において選択不能にしても良い。また、施行日前の社内規程データ及び組織図データに基づいて生成されたワークフローのルートについては、施行日後に有効となるように設定可能に構成しても良い。

【0065】

＜稟議申請処理＞
ついで、上述したワークフローのルートを用いた稟議申請処理について説明をする。稟議申請にあたり、ユーザは、まず、図６に示すホーム画面１００を開き、「書類の申請」のアイコン６２をクリックする。「書類の申請」のアイコン６２がクリックされると、図１５に示す稟議申請画面１９０が端末装置５の表示部５１に表示される。稟議申請画面１９０は、図１５に示すように、情報表示領域６０に、登録されているワークフローのルートに基づいた稟議分類のリスト１９１と、この稟議分類を入力する入力バー１９２と、が表示して構成されており、入力バー１９２のプルダウンメニュー内から所望の稟議分類をユーザが選択するようになっている。また、稟議分類のリスト１９１の下方には、「もどる」と表示されたアイコン１９３と、「進む」と表示されたアイコン１９４とが並設されており、稟議分類が選択されると、「進む」のアイコン１９４がユーザによりクリックされる。なお、「もどる」のアイコン１９３がクリックされると稟議申請画面１９０はホーム画面１００に戻る。

【0066】

「進む」のアイコン１９４がクリックされると、選択された稟議分類に応じた申請画面が端末装置５の表示部５１に表示される。例えば、発注／購買稟議の分類を選択した場合、図１６に示す発注／購買申請画面２００が端末装置５の表示部５１に表示される。図１６に示すように、発注／購買申請画面２００の情報表示領域６０には、「タイトル」、「金額」、「説明」、「承認ルート」の入力欄２０１～２０４が上下に並んで設けられており、「タイトル」の入力欄２０１には、今回の申請のタイトルを入力するようになっている。

【0067】

また、「金額」の入力欄２０２には、購入する物品の金額を入力するようになっており、「説明」の入力欄２０３には、物品の購入目的や購入先を入力するようになっている。更に、「承認ルート」の入力欄２０４は、今回の物品購入の稟議申請の際に使用されるワークフローのルートを入力する欄であり、選択ボックス２０５によって使用するワークフローのルートを選択することができるようになっている。また、「承認ルート」の入力欄２０４は、選択ボックス２０５の下方が選択されたルートのプレビュー領域となっており、当該ルートにおける回議経路と共に回議者及び決裁者が表示されている。

【0068】

加えて、本実施の形態では、制御部１０は、ログインユーザのユーザ情報（所属、役職など）、稟議分類、金額などの情報に基づいて、「承認ルート」の入力欄２０４の選択ボックス２０５に適切と推定されるワークフローのルートを自動で表示（提案）するように構成されている。制御部１０によって提案された承認ルートの場合、選択ボックス２０５には、雲マークのアイコン２０６が表示され、コンピュータによって自動で提案されたルートであることをユーザが認識できるようになっている。

【0069】

例えば、営業本部、営業第１部の一般社員である金前花子が１０００００円のパソコンを購入する場合、制御部１０は、ログインされているユーザ情報（所属、役職）及び稟議分類情報から、営業第１部の一般社員が物品購入する際のワークフローのルートを絞り込む。また、申請画面２００に入力された金額条件から、更に、金額条件に１０００００円が含まれるルートを絞り込み、絞り込まれたルートを選択ボックス２０５に表示する。なお、図１６で選択ボックス２０５に表示されている「自動ルート１」は、ワークフローのルートの自動生成処理において生成されたルートであり、制御部１０が図２の稟議規程データの別表を解析して、稟議分類が「発注／購買稟議」、金額条件が「１０万円以上１００万円未満」、ルート設定を一次及び二次回議者がおらず、決裁者が本部長として構築したアルゴリズムを、営業本部の組織図に適用して生成したものである。このため、図１６のプレビュー領域には、一次回議者、二次回議者がおらず、決裁者が営業本部長となったワークフローのルートが表示されている。

【0070】

ユーザは、申請画面２００の入力事項を入力し終えると、「進む」のアイコン２０８をクリックする。「進む」のアイコン２０８がクリックされると、図１７に示す確認画面２１０が端末装置５の表示部５１に表示される。確認画面２１０の情報表示領域６０には、申請画面２００にて入力された申請内容２１１が表示されており、ユーザは、申請内容に誤りがない場合には、「申請」のアイコン２１３をクリックして稟議申請を実行する。申請内容２１１に誤りがある場合には、「もどる」のアイコン２１２をクリックして、申請画面２００へと戻り、入力内容を修正する。

【0071】

このように、稟議申請時に稟議申請の承認ルートをユーザ情報及び稟議申請情報から制御部１０が自動でサジェストするため、稟議申請に慣れていないユーザや、普段と異なる稟議申請を行う場合であっても、適切な申請ルートで稟議申請を行うことができる。なお、上述した実施の形態では、制御部１０によりサジェストされた承認ルートを示すために雲マークのアイコン２０６を表示したが、例えば、選択／提案された承認ルートがコンピュータにより自動生成された承認ルートであることを示すために、上記雲マークのような所定の表示を付すようにしても良い。

【0072】

＜ワークフローのルート更新＞
ついで、ワークフローのルートの更新について説明をする。稟議規程データ、職務権限規程データ、組織図データのいずれかに更新がある場合、システムの管理者は、社内規程の登録画面１６０、組織図の登録画面１４０を介して、新たに更新された稟議規程データ、職務権限規程データ、組織図データをシステムに対して登録する。

【0073】

ついで、管理者は、更新された稟議規程データ、職務権限規程データもしくは組織図データを選択画面１７０にて選択して、ワークフローのルートの自動生成を実行する。すると制御部１０は、ワークフロー更新部１３として機能し、選択画面１７０により選択された稟議規程データ、職務権限規程データ、組織図データに基づいてワークフローのルートを生成し、生成されたワークフローのルートの内、既存のワークフローのルートに対してパラメータ条件（例えば金額条件など）のみが変更となったルートについては、更新された既存のワークフローのルートとして確認画面１８０に表示する。また、既存のワークフローのルートとは異なる新たな分岐条件に基づいて生成されたルートについては、新ルートとして確認画面１８０に表示する。更に、既存のワークフローのルートと同一のルートについては、確認画面１８０に表示を行わず削除する。そして、確認画面１８０に表示されたルートの内容について管理者により確認が行われ、管理者により「登録」のアイコン１８５がクリックされると、生成された各ルートがシステムに登録される。なお、この際、更新されたワークフローのルートに対応した更新前の既存ワークフローのルートについては、削除もしくは無効化される。

【0074】

このように、本実施の形態では、社内規程データ及び組織図データの少なくとも一方が更新された場合、更新された社内規程データ及び／又は組織図データを受付け、当該更新データに基づいて、ワークフローのルートの更新を行うことができる。これにより、社内規程データ及び組織図データの更新に応じて、容易にワークフローのルートの更新を行うことができる。また、更新されたルート及び新規に生成されたルートについてのみ、ルートの内容を確認すれば良いため、社内規程データ及び組織図データに変更があるたびに、全てのルートを生成し直す場合と比較して、管理者の作業工数を低減することができる。

【0075】

なお、制御部１０は、ワークフローのルートの自動生成もしくは更新に際して、社内規程データもしくは組織図データ上の誤りを検出した場合、その旨を端末装置５の表示部５１に警告表示することができる。例えば、社内規程データ及び組織図データにもとづいてワークフローのルートを作成した結果、決裁者が存在しないワークフロー上のルートが生成された場合、当該ルートの問題を警告表示すると共に、例えば、社内規程上の問題のある箇所にマークアップするなどして管理者に対して警告を行うことができる。

【0076】

また、上述した実施の形態では、ワークフローのルートを生成する際に、社内規程データとして、稟議規程データ及び職務権限データを用いたが、これに限らず、例えば、稟議規程データのみに基づいてワークフローのルートを自動生成可能な場合、社内規程データは稟議規程データのみであっても良い。また、社内規程データとして、稟議規程データ及び職務権限データ以外のデータを加入してもよく、制御部１０がワークフローのルート設定のアルゴリズムを構築するのに必要なデータを社内規程データが保持していれば、アップロードされる社内規程データの数及び種類は、どのようなものであっても良い。

【0077】

更に、上述した実施の形態では、組織図データとして、組織構造を階層化したデータのみを有する組織図データを例示したが、例えば、組織図データ内に役職者データなどを含んでいても良い。また、上述した実施の形態に記載された発明は、どのように組みわされても良い。

【符号の説明】

【0078】

２：コンピュータ（処理サーバ）

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【図14】

【図15】

【図16】

【図17】