特開 2024-139025 会議システム及び制御方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024139025

(43)【公開日】2024-10-09

(54)【発明の名称】会議システム及び制御方法

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20230101AFI20241002BHJP

   H04N 7/15 20060101ALI20241002BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/10 310

H04N7/15

H04N7/15 120

H04N7/15 150

【審査請求】未請求

【請求項の数】19

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2023049795

(22)【出願日】2023-03-27

(71)【出願人】

【識別番号】000001270

【氏名又は名称】コニカミノルタ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100117651

【弁理士】

【氏名又は名称】高垣 泰志

(72)【発明者】

【氏名】山本 憲三

【テーマコード（参考）】

5C164

5L010

5L049

【Ｆターム（参考）】

5C164FA10

5C164UB88S

5C164VA07P

5C164VA13P

5C164VA23P

5L010AA12

5L049AA12

(57)【要約】

【課題】会議の進行中に会議資料の中から重要ページを自動で特定し、参加者自らが重要ページを探し出す手間を省くことを可能にする。
【解決手段】複数の情報処理端末３が通信可能に接続された会議システム１は、複数のページから成る会議資料１５を複数の情報処理端末３のそれぞれに出力して表示させる表示制御部２１と、会議の進行に伴う進行状況情報１６を収集し、進行状況情報１６に基づいて会議資料１５のうちから重要ページを特定する重要ページ特定部２３と、重要ページを含む出力データを情報処理端末３へ出力する出力部２６と、を備える。
【選択図】図２

【特許請求の範囲】

【請求項1】

複数の情報処理端末が通信可能に接続された会議システムであって、
複数のページから成る会議資料を前記複数の情報処理端末のそれぞれに出力して表示させる表示制御部と、
会議の進行に伴う進行状況情報を収集し、前記進行状況情報に基づいて前記会議資料のうちから重要ページを特定する重要ページ特定部と、
前記重要ページを含む出力データを前記情報処理端末へ出力する出力部と、
を備えることを特徴とする会議システム。

【請求項2】

前記出力部は、前記情報処理端末から前記重要ページの出力指示を受信した場合に、前記出力データを出力することを特徴とする請求項１に記載の会議システム。

【請求項3】

前記重要ページを管理する重要ページ管理部と、
前記情報処理端末からの指示に基づいて前記重要ページの追加又は削除を行う重要ページ編集部と、
を更に備え、
前記重要ページ管理部は、前記情報処理端末ごとに、前記重要ページを管理することを特徴とする請求項１に記載の会議システム。

【請求項4】

前記出力部は、前記複数の情報処理端末のうちの一の情報処理端末から前記重要ページの出力指示を受信した場合、前記重要ページ管理部において管理されている前記一の情報処理端末の前記重要ページを読み出して前記出力データを生成し、前記一の情報処理端末へ出力することを特徴とする請求項３に記載の会議システム。

【請求項5】

前記重要ページ特定部は、会議の進行に応じて前記進行状況情報を逐次更新することを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の会議システム。

【請求項6】

前記重要ページ特定部は、会議の進行に応じて、前記複数のページのそれぞれに対する評価値を算出し、前記評価値を前記進行状況情報に記録することを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の会議システム。

【請求項7】

前記重要ページ特定部は、前記複数のページのそれぞれについて算出された前記評価値の高い順に前記重要ページを特定することを特徴とする請求項６に記載の会議システム。

【請求項8】

前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって現在表示されているページの前記評価値を、現在表示されていないページの前記評価値よりも高い値に算出することを特徴とする請求項７に記載の会議システム。

【請求項9】

前記重要ページ特定部は、前記表示制御部による表示時間の長いページの前記評価値を、表示時間の短いページの前記評価値よりも高い値に算出することを特徴とする請求項７に記載の会議システム。

【請求項10】

前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって一のページが表示されているときの参加者の発言量に応じて当該一のページの前記評価値を算出することを特徴とする請求項７に記載の会議システム。

【請求項11】

前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって一のページが表示されているときの発言者の人数に応じて当該一のページの前記評価値を算出することを特徴とする請求項７に記載の会議システム。

【請求項12】

前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって一のページが表示されているときの発言者の声の大きさに応じて当該一のページの前記評価値を算出することを特徴とする請求項７に記載の会議システム。

【請求項13】

前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって一のページが表示されているときの発言者の役職に応じて当該一のページの前記評価値を算出することを特徴とする請求項７に記載の会議システム。

【請求項14】

前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって一のページが表示されているときの発言者の発言内容に応じて当該一のページの前記評価値を算出することを特徴とする請求項７に記載の会議システム。

【請求項15】

前記出力部は、前記重要ページのみを含む前記出力データを生成し、前記情報処理端末へ出力することを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の会議システム。

【請求項16】

前記出力部は、前記複数のページを含む前記出力データを生成し、前記出力データに含まれる前記重要ページに識別情報を付加することを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の会議システム。

【請求項17】

前記出力部は、前記出力データを前記情報処理端末へ出力するとき、前記情報処理端末に前記重要ページを他のページと区別した印刷を行わせることを特徴とする請求項１６に記載の会議システム。

【請求項18】

前記出力部は、前記出力データを、前記情報処理端末において編集可能なデータとして出力することを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の会議システム。

【請求項19】

複数の情報処理端末が通信可能に接続された会議システムの制御方法であって、
複数のページから成る会議資料を前記複数の情報処理端末のそれぞれに出力して表示させる表示ステップと、
会議の進行に伴う進行状況情報を収集し、前記進行状況情報に基づいて前記会議資料のうちから重要ページを特定する特定ステップと、
前記重要ページを含む出力データを前記情報処理端末へ出力する出力ステップと、
を有することを特徴とする制御方法。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、会議システム及び制御方法に関する。

【背景技術】

【0002】

近年、オフィスなどにおいてＷＥＢ会議を行う機会が増えている。ＷＥＢ会議では、サーバー経由で会議資料が各参加者の情報処理端末に提供される。ＷＥＢ会議の参加者は、自身の情報処理端末に表示される会議資料を見ながら会議を行うことができる。

【0003】

従来、上記のような会議システムにおいて、参加者の音声を認識してテキスト情報に変換し、現在表示中のページ内においてテキスト情報が示す領域を特定し、特定した領域を強調表示するものが提案されている（例えば特許文献１）。この従来技術によれば、発言者の発言内容に応じて現在表示中であるページの一部が強調表示されるため、他の参加者は現在表示中であるページのどの部分についての発言であるかを容易に特定することができる。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開２０１１－６５４６７号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

ところで、ＷＥＢ会議の参加者は、会議中又は会議後に会議資料を印刷し、その資料に手書きメモなどを残しておきたいことがある。例えば、会議中であれば、他の参加者の説明を聞きながら資料に手書きでメモを取っていくことにより、内容が整理しやすくなったり、アイデア等の考えが浮かびやすくなったりする。また、会議後であれば、次の会議に備えて備忘録を残しておくことができる。

【0006】

しかし、会議資料が例えば１００ページを超える膨大な資料である場合、実際の会議において説明の対象となるポイント部分は数ページ程度であることが多い。その場合、会議資料に含まれる全てのページを印刷すると、ページ数が多いため、資料内のどこに重要ページが存在するのかを探し出すのに手間がかかる。特に、会議の進行中にメモを取る必要性を感じて会議資料を印刷した場合、印刷に時間がかかる上、印刷後に膨大なページ数の中から重要ページを探し出さなければならず、手書きメモが間に合わずに会議が進行してしまうという問題がある。

【0007】

また、印刷された会議資料内のどこに重要ページが存在するのかを探し出すのに手間がかかる点は、会議後に印刷する場合であっても同様である。

【0008】

そこで本発明は、上記従来の問題点を解決するためになされたものであり、会議の進行中に会議資料の中から重要ページを自動で特定することにより、参加者自ら重要ページを探し出す手間を省くことを可能にする会議システム及び制御方法を提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0009】

上記目的を達成するため、請求項１に係る発明は、複数の情報処理端末が通信可能に接続された会議システムであって、複数のページから成る会議資料を前記複数の情報処理端末のそれぞれに出力して表示させる表示制御部と、会議の進行に伴う進行状況情報を収集し、前記進行状況情報に基づいて前記会議資料のうちから重要ページを特定する重要ページ特定部と、前記重要ページを含む出力データを前記情報処理端末へ出力する出力部と、を備えることを特徴とする構成である。

【0010】

請求項２に係る発明は、請求項１の会議システムにおいて、前記出力部は、前記情報処理端末から前記重要ページの出力指示を受信した場合に、前記出力データを出力することを特徴とする構成である。

【0011】

請求項３に係る発明は、請求項１の会議システムにおいて、前記重要ページを管理する重要ページ管理部と、前記情報処理端末からの指示に基づいて前記重要ページの追加又は削除を行う重要ページ編集部と、を更に備え、前記重要ページ管理部は、前記情報処理端末ごとに、前記重要ページを管理することを特徴とする構成である。

【0012】

請求項４に係る発明は、請求項３の会議システムにおいて、前記出力部は、前記複数の情報処理端末のうちの一の情報処理端末から前記重要ページの出力指示を受信した場合、前記重要ページ管理部において管理されている前記一の情報処理端末の前記重要ページを読み出して前記出力データを生成し、前記一の情報処理端末へ出力することを特徴とする構成である。

【0013】

請求項５に係る発明は、請求項１乃至４のいずれかの会議システムにおいて、前記重要ページ特定部は、会議の進行に応じて前記進行状況情報を逐次更新することを特徴とする構成である。

【0014】

請求項６に係る発明は、請求項１乃至４のいずれかの会議システムにおいて、前記重要ページ特定部は、会議の進行に応じて、前記複数のページのそれぞれに対する評価値を算出し、前記評価値を前記進行状況情報に記録することを特徴とする構成である。

【0015】

請求項７に係る発明は、請求項６の会議システムにおいて、前記重要ページ特定部は、前記複数のページのそれぞれについて算出された前記評価値の高い順に前記重要ページを特定することを特徴とする構成である。

【0016】

請求項８に係る発明は、請求項７の会議システムにおいて、前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって現在表示されているページの前記評価値を、現在表示されていないページの前記評価値よりも高い値に算出することを特徴とする構成である。

【0017】

請求項９に係る発明は、請求項７の会議システムにおいて、前記重要ページ特定部は、前記表示制御部による表示時間の長いページの前記評価値を、表示時間の短いページの前記評価値よりも高い値に算出することを特徴とする構成である。；

【0018】

請求項１０に係る発明は、請求項７の会議システムにおいて、前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって一のページが表示されているときの参加者の発言量に応じて当該一のページの前記評価値を算出することを特徴とする構成である。

【0019】

請求項１１に係る発明は、請求項７の会議システムにおいて、前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって一のページが表示されているときの発言者の人数に応じて当該一のページの前記評価値を算出することを特徴とする構成である。

【0020】

請求項１２に係る発明は、請求項７の会議システムにおいて、前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって一のページが表示されているときの発言者の声の大きさに応じて当該一のページの前記評価値を算出することを特徴とする構成である。

【0021】

請求項１３に係る発明は、請求項７の会議システムにおいて、前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって一のページが表示されているときの発言者の役職に応じて当該一のページの前記評価値を算出することを特徴とする構成である。

【0022】

請求項１４に係る発明は、請求項７の会議システムにおいて、前記重要ページ特定部は、前記表示制御部によって一のページが表示されているときの発言者の発言内容に応じて当該一のページの前記評価値を算出することを特徴とする構成である。

【0023】

請求項１５に係る発明は、請求項１乃至４のいずれかの会議システムにおいて、前記出力部は、前記重要ページのみを含む前記出力データを生成し、前記情報処理端末へ出力することを特徴とする構成である。

【0024】

請求項１６に係る発明は、請求項１乃至４のいずれかの会議システムにおいて、前記出力部は、前記複数のページを含む前記出力データを生成し、前記出力データに含まれる前記重要ページに識別情報を付加することを特徴とする構成である。

【0025】

請求項１７に係る発明は、請求項１６の会議システムにおいて、前記出力部は、前記出力データを前記情報処理端末へ出力するとき、前記情報処理端末に前記重要ページを他のページと区別した印刷を行わせることを特徴とする構成である。

【0026】

請求項１８に係る発明は、請求項１乃至４のいずれかの会議システムにおいて、前記出力部は、前記出力データを、前記情報処理端末において編集可能なデータとして出力することを特徴とする構成である。

【0027】

請求項１９に係る発明は、複数の情報処理端末が通信可能に接続された会議システムの制御方法であって、複数のページから成る会議資料を前記複数の情報処理端末のそれぞれに出力して表示させる表示ステップと、会議の進行に伴う進行状況情報を収集し、前記進行状況情報に基づいて前記会議資料のうちから重要ページを特定する特定ステップと、前記重要ページを含む出力データを前記情報処理端末へ出力する出力ステップと、を有することを特徴とする構成である。

【発明の効果】

【0028】

本発明によれば、会議の進行中に会議資料の中から重要ページを自動で特定することができるため、参加者自ら重要ページを探し出す手間を省くことができるようになる。

【図面の簡単な説明】

【0029】

【図1】会議システムの一構成例を示す図である。

【図2】会議支援装置のハードウェア構成及び機能構成の一例を示すブロック図である。

【図3】表示制御部によって生成される会議画面の一例を示す図である。

【図4】進行状況情報の一例を示す図である。

【図5】重要ページ管理情報の一例を示す図である。

【図6】出力部によって生成される出力データの例を示す図である。

【図7】出力部によって生成される出力データの例を示す図である。

【図8】会議支援装置における処理手順の一例を示すフローチャートである。

【発明を実施するための形態】

【0030】

以下、本発明に関する好ましい実施形態について図面を参照しつつ詳細に説明する。尚、以下に説明する実施形態において互いに共通する要素には同一符号を付しており、それらについての重複する説明は省略する。

【0031】

図１は、本発明の一実施形態における会議システム１の構成例を示す図である。この会議システム１は、会議支援装置２と、複数の情報処理端末３ａ，３ｂ，３ｃとがネットワーク４を介して相互に通信可能に接続された構成である。また、会議システム１は、ネットワーク４に接続される画像形成装置５を備えている。尚、ネットワーク４は、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネットを含む通信ネットワークである。

【0032】

会議支援装置２は、複数のユーザーＡ，Ｂ，Ｃが参加して行われるＷＥＢ会議を支援する会議支援サーバーである。この会議支援装置２は、ＷＥＢサーバーとしての機能を備えている。本実施形態の会議支援装置２には、ＷＥＢ会議の参加者であるユーザーＡ，Ｂ，Ｃが使用する情報処理端末３ａ，３ｂ，３ｃが接続される。会議支援装置２は、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃが使用する情報処理端末３ａ，３ｂ，３ｃに会議資料を表示する会議画面を提供し、各情報処理端末３ａ，３ｂ，３ｃにおいて会議画面を表示させる。また、会議支援装置２は、各情報処理端末３ａ，３ｂ，３ｃからユーザーＡ，Ｂ，Ｃが発した音声の音声情報を取得し、各情報処理端末３ａ，３ｂ，３ｃに音声情報を提供する。各情報処理端末３ａ，３ｂ，３ｃは、会議支援装置２から提供される音声情報に基づき他のユーザーが発した音声を出力する。尚、以下においては、複数の情報処理端末３ａ，３ｂ，３ｃを区別しないときには、それらを総称して情報処理端末３と称す。

【0033】

情報処理端末３は、例えばパーソナルコンピュータやタブレット端末、スマートフォンなどによって構成される。情報処理端末３は、カラー液晶ディスプレイなどで構成される表示部と、キーボードやマウス、タッチパネルキーなどで構成さえっる操作部とを備えている。また、情報処理端末３は、カメラと、マイクと、スピーカーとを備えている。情報処理端末３は、有線又は無線でネットワーク４に接続し、会議支援装置２と通信を行うことが可能である。例えば、情報処理端末３は、ＷＥＢブラウザを搭載しており、そのＷＥＢブラウザの機能によって会議支援装置２に接続し、会議支援装置２と通信する。

【0034】

複数の情報処理端末３ａ，３ｂ，３ｃは、それぞれ同じ場所に設置されていても良いし、異なる場所に設置されていても良い。例えば、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃが在宅でリモートワークを行っている場合、各情報処理端末３ａ，３ｂ，３ｃはそれぞれ異なる場所からネットワーク４に接続し、会議支援装置２にアクセする。

【0035】

画像形成装置５は、複合機やプリンタなどで構成される。画像形成装置５は、ネットワーク４を介して印刷ジョブを受信すると、印刷ジョブに含まれる画像データに基づき、印刷用紙などのシートに画像を形成して出力する。図１では、１つの画像形成装置５を示している。しかし、会議システム１は、複数の画像形成装置５を備えていても構わない。例えば、画像形成装置５は、ユーザーＡ，Ｂ，ＣがＷＥＢ会議に参加する場所のそれぞれに設置されていても良い。

【0036】

図２は、会議支援装置２のハードウェア構成及び機能構成の一例を示すブロック図である。会議支援装置２は、そのハードウェア構成として、制御部１０と、記憶部１１と、通信インタフェース１２とを備えている。制御部１０は、プロセッサとメモリとを備えており、プロセッサがメモリに記憶されているプログラムを実行することにより、後述するＷＥＢ会議を支援するための機能を動作させる。記憶部１１は、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ）やソリッドステートドライブ（ＳＳＤ）などで構成される記憶デバイスである。通信インタフェース１２は、会議支援装置２をネットワーク４に接続して通信を行うためのインタフェースである。

【0037】

記憶部１１には、会議情報１４と、会議資料１５と、進行状況情報１６と、重要ページ管理情報１７とが記憶される。

【0038】

会議情報１４は、ＷＥＢ会議を開催する日時や参加者などの情報が予め登録された情報である。例えば、会議情報１４には、ＷＥＢ会議に参加するユーザーＡ，Ｂ，Ｃに関する情報が登録される。ユーザーＡ，Ｂ，Ｃに関する情報には、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃの役職に関する情報が含まれる。

【0039】

会議資料１５は、ＷＥＢ会議において使用される資料に関する情報であり、例えばドキュメントや画像などを含む電子データで構成される。会議資料１５は、複数ページから成る資料である。会議資料１５のページ数は任意であるが、１００ページを超えるような膨大な資料であっても構わない。

【0040】

進行状況情報１６は、ＷＥＢ会議が開始された後に制御部１０によって収集される会議の進行状況を記録した情報である。この進行状況情報１６は、会議の進行に応じて逐次更新される。進行状況情報１６は、複数ページから成る会議資料１５のうちから重要ページを特定する際に参照される情報である。尚、進行状況情報１６の詳細については後述する。

【0041】

重要ページ管理情報１７は、会議資料１５に含まれる複数ページの中から、重要ページであると特定したページを管理するための情報である。重要ページ管理情報１７には、ＷＥＢ会議に参加するユーザーＡ，Ｂ，Ｃごとに重要ページが記録される。尚、重要ページ管理情報１７の詳細については後述する。

【0042】

制御部１０は、プロセッサがプログラムを実行することにより、ログイン制御部１９及び会議支援部２０として機能する。

【0043】

ログイン制御部１９は、情報処理端末３からのアクセスを検知すると、情報処理端末３にログイン画面を表示させ、ユーザーによるログイン情報の入力操作を受け付ける。ログイン制御部１９は、情報処理端末３から受信するログイン情報に基づいてユーザー認証を行い、会議情報１４に登録されているＷＥＢ会議の参加者であるか否かを判定する。その結果、ＷＥＢ会議の参加者である場合、ログイン制御部１９は、会議情報１４に登録されているＷＥＢ会議への参加を許可し、ＷＥＢ会議が開始されるまでの間、待機画面を情報処理端末３に表示させる。

【0044】

各ユーザーＡ，Ｂ，Ｃは、自身の情報処理端末３を使用して会議支援装置２にアクセスし、自身のログイン情報を入力することにより、会議支援装置２にログインできる。情報処理端末３は、ＷＥＢ会議が開始されるまでの間、会議支援装置２から提供される待機画面を表示する。

【0045】

会議支援部２０は、会議情報１４に登録されている会議開始時刻になったタイミング、又は、ＷＥＢ会議の参加者であるユーザーＡ，Ｂ，Ｃのいずれかによって会議開始が指示されたタイミングで機能する。会議支援部２０は、表示制御部２１と、音声処理部２２と、重要ページ特定部２３と、重要ページ管理部２４と、重要ページ編集部２５と、出力部２６とを備えている。

【0046】

表示制御部２１は、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃの情報処理端末３に対して会議画面を出力し、会議画面を各情報処理端末３に表示させる。表示制御部２１は、記憶部１１から会議資料１５を読み出し、複数ページの資料の中から表示対象のページを画面中央に配置した会議画面を生成し、その会議画面をユーザーＡ，Ｂ，Ｃの情報処理端末３に送信する。

【0047】

図３は、表示制御部２１によって生成される会議画面Ｇ１の一例を示す図である。会議支援装置２によってＷＥＢ会議が開始されると、各情報処理端末３には、図３に示すような会議画面Ｇ１が表示される。

【0048】

会議画面Ｇ１は、画面中央に表示対象である１ページ分の会議資料を表示する資料表示領域Ｒ１を有する。この資料表示領域Ｒ１に表示されるページは、表示制御部２１によって現在表示されているページである。つまり、ＷＥＢ会議の進行中において、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃの注目の対象となるページが資料表示領域Ｒ１に表示される。

【0049】

また、会議画面Ｇ１は、資料表示領域Ｒ１の左側に、会議資料１５に含まれる各ページのサムネイル画像３１を配列して表示するページ表示領域Ｒ２を有する。ページ表示領域Ｒ２には、複数ページ分のサムネイル画像３１を表示可能となっており、資料表示領域Ｒ１に表示されているページのサムネイル画像３１には、現在表示中であることを示す強調表示３２が施される。例えば図３では、サムネイル画像３１の周囲に所定色の枠を付与することにより強調表示３２が施されている。例えば、会議資料１５のページ数が膨大であるとき、ページ表示領域Ｒ２に全てのページのサムネイル画像３１を表示することができない。そのため、ページ表示領域Ｒ２の右側にはスクロールバー３４が表示される。ユーザーＡ，Ｂ，Ｃは、そのスクロールバー３４を上下方向に操作することにより、ページ表示領域Ｒ２に表示されるサムネイル画像３１のページ位置を変更することができる。また、ページ表示領域Ｒ２に表示される各ページのサムネイル画像３１には、重要ページと特定された場合に重要ページマーク３３が付与される。図３では、１９ページと２１ページに重要ページマーク３３が付与されており、他のページには付与されていない。そのため、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃは、ページ表示領域Ｒ２を見れば、１９ページと２１ページが重要ページと識別されていることを認識することができる。

【0050】

また、会議画面Ｇ１は、資料表示領域Ｒ１の右側に、ＷＥＢ会議に参加しているユーザーＡ，Ｂ，Ｃの撮影画像３５を表示する参加者表示欄Ｒ３を有する。例えば、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃのいずれかが発言すると、その発言ユーザーに対応する撮影画像３５がハイライト表示され、他の発言していないユーザーと区別可能な表示態様となる。これにより、各ユーザーＡ，Ｂ，Ｃは、会議中に誰が発言しているかを把握することができる。

【0051】

更に、会議画面Ｇ１は、資料表示領域Ｒ１の下部に、編集ボタン３８と、出力ボタン３９とを有している。編集ボタン３８及び出力ボタン３９はいずれもユーザーＡ，Ｂ，Ｃが操作可能なボタンである。

【0052】

編集ボタン３８は、会議支援装置２によって自動的に特定された重要ページをユーザーＡ，Ｂ，Ｃが編集するためのボタンである。例えば、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃのいずれかのユーザーによって編集ボタン３８が操作されると、そのユーザーの情報処理端末３には、重要ページの追加又は削除を行うための編集画面が表示される。ユーザーは、その編集画面に対する操作を行うことで、重要ページを追加したり、削除したりすることができる。このような編集操作は、ユーザーごとに行われる。そのため、ユーザーによる重要ページの編集操作が行われると、その編集結果は当該ユーザーにのみ反映され、他のユーザーには反映されない。したがって、会議資料１５中の重要ページは、ユーザーごとに管理される。

【0053】

出力ボタン３９は、会議資料１５の出力を指示するボタンである。例えば、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃのいずれかのユーザーによって出力ボタン３９が操作されると、会議支援装置２は、そのユーザーの情報処理端末３に、重要ページを含む出力データを出力する。出力ボタン３９は、ＷＥＢ会議の進行中に操作されることがある。その場合、会議支援装置２は、出力ボタン３９が操作された時点で特定されている重要ページを含む出力データを生成し、その出力データを情報処理端末３へ送信する。

【0054】

表示制御部２１は、上記のような会議画面Ｇ１を情報処理端末３に表示しているとき、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃのいずれかからページ更新の指示を受信すると、資料表示領域Ｒ１に表示しているページを、ユーザーによって指定されたページに更新する。表示制御部２１は、資料表示領域Ｒ１に１ページ分の会議資料を表示するとき、そのページ番号を重要ページ特定部２３へ通知する。

【0055】

音声処理部２２は、各情報処理端末３から受信するユーザーＡ，Ｂ，Ｃの音声情報を、音声情報の送信元とは異なる情報処理端末３へ配信することにより、ＷＥＢ会議の参加者による会話を支援する。音声処理部２２は、音声情報を受信すると、その音声を発したユーザー及びユーザーの役職を特定し、重要ページ特定部２３へ通知する。また、音声処理部２２は、音声情報に基づき声の大きさ（音量レベル）を測定し、その測定結果を重要ページ特定部２３へ通知する。また、音声処理部２２は、音声情報に基づいてユーザーの発言量（音声が継続する時間）を測定し、その測定結果を重要ページ特定部２３へ通知する。更に、音声処理部２２は、音声認識機能を有しており、ユーザーが「Ｎページを説明します。」（Ｎは任意の数）などのページ番号を指し示す発言を行った場合にそれを検知し、重要ページ特定部２３にそのページ番号を通知する。

【0056】

重要ページ特定部２３は、表示制御部２１及び音声処理部２２のそれぞれからの通知に基づいて会議の進行状況を進行状況情報１６に記録し、進行状況情報１６に基づいて会議資料１５のうちから重要ページを自動的に特定する。

【0057】

図４は、進行状況情報１６の一例を示す図である。図４では、会議資料１５のページ数が１００ページである場合の進行状況情報１６を例示している。進行状況情報１６は、各ページに対し、会議の進行に応じた評価値を記録した情報である。各ページの評価値は、現在表示中、表示時間、発言量、声の大きさ、役職、及び、ページ番号発言といった複数の項目に基づいて算出される。尚、これら複数の項目の初期値はいずれも「０」である。

【0058】

例えば、現在表示中の項目は、会議画面Ｇ１において資料表示領域Ｒ１に表示されているページに「１」が記録され、表示されていないページには「０」が記録される項目である。つまり、会議資料１５に含まれる複数のページにおいて、現在表示中の項目は、資料表示領域Ｒ１に表示されているページのみが「１」となり、他のページは全て「０」となる。重要ページ特定部２３は、表示制御部２１によってページが更新される都度、資料表示領域Ｒ１に表示されているページ番号が通知される。そのため、重要ページ特定部２３は、表示制御部２１からの通知によって現在表示中のページを特定し、そのページに対応する現在表示中の項目に「１」を記録する。これにより、重要ページ特定部２３は、表示制御部２１によって現在表示されているページの評価値を、現在表示されていないページの評価値よりも高い値に算出することができるようになる。

【0059】

表示時間の項目は、そのページが資料表示領域Ｒ１に表示されているときの表示時間が記録される項目である。例えば、重要ページ特定部２３は、表示制御部２１からの通知によって現在表示中のページを特定すると、表示時間のカウントを開始し、そのページに対応する表示時間の項目にカウント値を記録していく。したがって、表示時間の項目は、資料表示領域Ｒ１における表示状態が継続すると、それに伴い逐次更新される。これにより、重要ページ特定部２３は、表示制御部２１による表示時間の長いページの評価値を、表示時間の短いページの評価値よりも高い値に算出することができるようになる。

【0060】

発言量の項目は、そのページが資料表示領域Ｒ１に表示されているときの発言量が記録される項目である。例えば、重要ページ特定部２３は、そのページが資料表示領域Ｒ１に表示されているときに、音声処理部２２から通知される発言量に基づき、そのページに対応する項目に発言量を示す時間を記録する。これにより、重要ページ特定部２３は、表示制御部２１によって一のページが表示されているときの参加者の発言量に応じて当該一のページの評価値を算出することができるようになる。

【0061】

声の大きさの項目は、そのページが資料表示領域Ｒ１に表示されているときの声の大きさが記録される項目である。例えば、重要ページ特定部２３は、そのページが資料表示領域Ｒ１に表示されているときに、音声処理部２２から通知される声の大きさに基づき、そのページに対応する項目に声の大きさを記録する。これにより、重要ページ特定部２３は、表示制御部２１によって一のページが表示されているときの発言者の声の大きさに応じて当該一のページの評価値を算出することができるようになる。

【0062】

役職の項目は、そのページが資料表示領域Ｒ１に表示されているときに発言したユーザーの役職が記録される項目である。例えば、重要ページ特定部２３は、そのページが資料表示領域Ｒ１に表示されているときに音声処理部２２から通知される発言者の役職を解析し、部長以上の役職であれば、そのページに対応する項目に「１」を記録する。発言者の役職が部長未満である場合、重要ページ特定部２３は、そのページに対応する項目に「０」を記録する。これにより、重要ページ特定部２３は、表示制御部２１によって一のページが表示されているときの発言者の役職に応じて当該一のページの評価値を算出することができるようになる。

【0063】

ページ番号発言の項目は、ユーザーによってページ番号を指し示す発言が行われた場合に、そのページに対応する項目に発言回数が記録される項目である。例えば、重要ページ特定部２３は、音声処理部２２からページ番号の通知を受けると、そのページ番号に対応する項目の値に１を加算する。これにより、重要ページ特定部２３は、表示制御部２１によって一のページが表示されているときの発言者の発言内容に応じて当該一のページの評価値を算出することができるようになる。

【0064】

重要ページ特定部２３は、会議の進行中に表示制御部２１及び音声処理部２２から取得する情報に基づき、図４に示す進行状況情報１６を逐次更新していく。したがって、進行状況情報１６は、会議の進行状況がリアルタイムに記録された情報である。

【0065】

また図４に示すように、各項目には、重み付け係数が予め設定されている。例えば現在表示中の項目には重み付け係数「１００」が設定されており、役職の項目には重み付け係数「５０」が設定されている。また、ページ番号発言の項目には重み付け係数「２０」が設定されている。更に、表示時間、発言量、及び、声の大きさの項目にはそれぞれ重み付け係数「１」が設定されている。

【0066】

重要ページ特定部２３は、会議の進行中に進行状況情報１６を逐次更新すると共に、各ページの評価値を算出する。例えば、重要ページ特定部２３は、各ページについて、複数の項目のそれぞれに記録された値と重み付け係数とを乗算した値を加算することにより、評価値を算出する。例えば図４の場合、１ページ目と２ページ目の評価値が「４９」と算出され、３ページ目の評価値が「９８」と算出される。また、１９ページ目の評価値が「４７０」、２０ページ目の評価値が「８６」、２１ページ目の評価値が「６２０」とそれぞれ算出される。尚、２２ページ目以降は、ＷＥＢ会議において未だ資料表示領域Ｒ１に表示されていないため、評価値は「０」となる。

【0067】

重要ページ特定部２３は、上記のようにして算出される各ページの評価値に基づき、複数ページから成る会議資料１５の中の重要ページを特定する。例えば、重要ページ特定部２３は、評価値の高いページから順に所定枚数のページを重要ページとして特定する。この場合の所定枚数は、例えば会議資料１５に含まれる全ページ数の１０％又は２０％といった値で予め設定される。ただし、重要ページとして特定されるページ数が多くなることを抑えるため、所定枚数に上限値を設定しておくことが好ましい。この場合の上限値は例えば２０枚程度に設定される。

【0068】

また、重要ページ特定部２３は、評価値が所定の閾値以上であるページを全て重要ページとして特定するものであっても構わない。この場合、評価値が閾値以上となるページ数が多くなることがある。そのため、重要ページとして特定されるページ数が多くなることを抑えるため、重要ページとして所定枚数以上のページ数が特定された場合には、閾値をそれ以前の値よりも高い値に変更して再度重要ページを特定する処理を行うようにしても良い。

【0069】

進行状況情報１６は、会議の進行中に逐次更新される。これに伴い、各ページの評価値も会議の進行中に逐次更新される。また、重要ページ特定部２３は、会議の進行中に、重要ページを特定する処理を繰り返し実行する。そのため、会議資料１５の中から重要ページとして特定されるページは、会議の進行に応じて逐次変化していくことになる。重要ページ特定部２３は、重要ページを特定すると、その重要ページを重要ページ管理部２４へ通知する。

【0070】

重要ページ管理部２４は、重要ページ管理情報１７にユーザーごとの重要ページを記録して管理する。図５は、重要ページ管理情報１７の一例を示す図である。重要ページ管理情報１７は、会議資料１５に含まれる各ページが重要ページであるか否かをユーザーごとに記録した情報である。重要ページ管理情報１７では、重要ページである場合に「ＹＥＳ」が記録されており、非重要ページである場合に「ＮＯ」が記録されている。重要ページ管理部２４は、重要ページ特定部２３から通知に基づき、重要ページ管理情報１７に重要ページを記録する。会議の進行中、重要ページ特定部２３によって特定される重要ページは逐次変化する。重要ページ管理部２４は、会議の進行中に重要ページが変化すると、その変化に応じて重要ページ管理情報１７を更新する。

【0071】

表示制御部２１は、重要ページ管理情報１７を逐次読み出し、ページ表示領域Ｒ２に表示している各ページのサムネイル画像３１に重要ページマーク３３を付与する。したがって、ページ表示領域Ｒ２に表示されるサムネイル画像３１の重要ページマーク３３は、会議の進行に応じて変化することがある。

【0072】

重要ページ編集部２５は、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃのいずれかが編集ボタン３８を操作した場合に機能する。重要ページ編集部２５は、ユーザーの操作に基づき、重要ページの追加又は削除を行うことを重要ページ管理部２４に指示する。このとき、重要ページ編集部２５は、重要ページの編集操作を行ったユーザーを重要ページ管理部２４へ通知する。

【0073】

重要ページ管理部２４は、重要ページ編集部２５から重要ページの追加又は削除の指示を受け取ると、その指示に基づき、指定されたユーザーの重要ページ管理情報１７を更新する。図５では、ユーザーＣによって１９ページ目が重要ページから削除され、３ページ目と２０ページ目とが重要ページとして追加された例を示している。重要ページ管理部２４は、ユーザーの編集操作によって、重要ページとして追加されたページ又は重要ページから削除されたページを、その後の会議の進行によって変化させないように管理する。すなわち、重要ページ管理部２４は、会議の進行中にユーザーによって重要ページとして追加されたページを、その後の会議の進行状況にかかわらず、必ず重要ページとして出力できるように管理する。また、重要ページ管理部２４は、会議の進行中にユーザーによって重要ページから削除されたページを、その後の会議の進行状況にかかわらず、重要ページとして出力されないように管理する。

【0074】

重要ページの編集操作は、各ユーザーＡ，Ｂ，Ｃが自由に行うことができる。そのため、重要ページ管理部２４は、重要ページ管理情報１７においてユーザーごとに重要ページを記録して管理することにより、各ユーザーの意図を反映させた状態で重要ページを管理することができる。

【0075】

出力部２６は、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃのいずれかが出力ボタン３９を操作した場合に機能する。例えば、ユーザーＡ，Ｂ，Ｃは、会議の進行中又は終了後に、会議資料に手書きメモなどを残しておきたい場合に出力ボタン３９を操作する。情報処理端末３は、ユーザーによって出力ボタン３９が操作されると、会議支援装置２に対して出力指示を送信する。出力部２６は、その出力指示を受信すると、出力指示の送信元である情報処理端末３を特定すると共に、出力ボタン３９を操作したユーザーを特定する。そして出力部２６は、特定したユーザーに対応する重要ページを重要ページ管理部２４に問い合わせる。重要ページ管理部２４は、出力部２６からの問い合わせに対し、出力ボタン３９を操作したユーザーに対応する重要ページを通知する。出力部２６は、記憶部１１から会議資料１５を読み出し、重要ページ管理部２４からの通知に基づき、少なくとも重要ページを含む出力データを生成し、その出力データを出力指示の送信元である情報処理端末３へ出力する。

【0076】

図６は、出力部２６によって生成される出力データ４０の例を示す図である。例えば出力部２６は、図６（ａ）に示すように、会議資料１５から重要ページだけを抽出し、重要ページのみを含む出力データ４０を生成しても良い。この場合、会議資料１５が例えば１００ページを超えるような膨大な資料であっても、出力データ４０には重要ページだけが含まれる。そのため、ユーザーは、会議資料１５よりも少ない重要ページの中から必要なページを探し出せば良く、効率的に必要なページを見つけ出すことができる。それ故、会議の進行中であっても、ユーザーは、直ぐに手書きメモを取り始めることが可能である。

【0077】

また、出力部２６は、会議資料１５に含まれる全てのページを含む出力データ４０を生成するようにしても構わない。ただし、この場合、出力部２６は、例えば図６（ｂ）に示すように、重要ページから成る重要ページ群４１と、非重要ページから成る非重要ページ群４２とを区別可能な出力データ４０を生成することが好ましい。重要ページ群４１と非重要ページ群４２とを区別可能な出力データ４０を生成することにより、ユーザーは、重要ページ群４１の中から必要なページを探し出せば良く、効率的に必要なページを見つけ出すことができる。それ故、会議の進行中であっても、ユーザーは、直ぐに手書きメモを取り始めることが可能である。

【0078】

また、出力部２６は、図６（ｂ）に示す出力態様に代えて、図７に示す出力態様を採用しても良い。すなわち、出力部２６は、図７に示すように、複数ページから成る会議資料１５のページ順序をそのまま保持しつつ、重要ページには重要ページであることを示す識別情報４３を付加することによって出力データ４０を生成する。重要ページに識別情報４３が付加されているため、ユーザーは、識別情報４３が付加されている重要ページの中から必要なページを探し出せば良く、効率的に必要なページを見つけ出すことができる。それ故、会議の進行中であっても、ユーザーは、直ぐに手書きメモを取り始めることが可能である。

【0079】

また、出力部２６は、図６（ｂ）又は図７に示したように重要ページを他のページと区別した出力データ４０を生成するとき、情報処理端末３に、重要ページを他のページと区別した印刷を行わせることが可能なデータを生成しても良い。例えば、図７に示す出力態様の場合、識別情報４３をプリンタドライバが認識可能な情報として重要ページに付加するようにしても良い。これにより、情報処理端末３においてプリンタドライバが起動し、出力データ４０に基づく印刷ジョブを画像形成装置５へ送信するとき、重要ページと他のページとを別のトレイに排出させることが可能となる。

【0080】

また、出力部２６は、出力データ４０を、情報処理端末３において編集可能なデータとして出力しても良い。情報処理端末３において編集可能なデータとしては、例えばＰＤＦファイルなどが挙げられる。出力データ４０を、情報処理端末３において編集可能なデータとして出力することにより、ユーザーは、出力データ４０を印刷することなく、情報処理端末３に表示させた状態で重要ページに手書きメモなどを加えていくことができる。

【0081】

次に、会議支援装置２における処理手順について説明する。図８は、会議支援装置２における処理手順の一例を示すフローチャートである。会議支援装置２は、この処理を開始すると、ユーザーログイン処理を行う（ステップＳ１０）。ユーザーログイン処理は、情報処理端末３からのアクセスがあった場合に、ユーザーによるログイン情報の入力操作を受け付け、ユーザー認証を行う処理である。ユーザー認証に成功すると、会議支援装置２は、ユーザーのＷＥＢ会議への参加を許可する。

【0082】

会議支援装置２は、ＷＥＢ会議が開始されたか否かを判断し（ステップＳ１１）、ＷＥＢ会議が開始されると（ステップＳ１１）、会議資料１５を読み出し（ステップＳ１２）、表示対象ページを選択する（ステップＳ１３）。会議開始直後のタイミングでは、会議資料１５の１ページ目が表示対象ページとして選択される。そして会議支援装置２は、表示対象ページを資料表示領域Ｒ１に表示した会議画面Ｇ１を各情報処理端末３に送信して表示させる（ステップＳ１４）。

【0083】

会議が開始すると、会議支援装置２は、進行状況情報１６を収集し（ステップＳ１５）、会議資料１５の中から重要ページを特定する重要ページ特定処理を実行する（ステップＳ１６）。このステップＳ１５～Ｓ１６の処理は、会議の進行中に繰り返し行われる処理である。そのため、会議の進行に応じて、会議資料１５の中から特定される重要ページが逐次更新される。

【0084】

会議支援装置２は、ユーザーによる重要ページの編集操作があったか否かを判断する（ステップＳ１７）。編集操作があった場合（ステップＳ１７でＹＥＳ）、会議支援装置２は、ユーザーを特定し（ステップＳ１８）、重要ページ編集処理を実行する（ステップＳ１９）。これにより、重要ページの変種操作を行ったユーザーの重要ページ管理情報１７が更新される。尚、ユーザーによる重要ページの編集操作がなかった場合（ステップＳ１７でＮＯ）、ステップＳ１８，Ｓ１９の処理はスキップする。

【0085】

会議支援装置２は、ユーザーによる会議資料１５の出力指示があったか否かを判断する（ステップＳ２０）。出力指示があった場合（ステップＳ２０でＹＥＳ）、会議支援装置２は、ユーザーを特定し（ステップＳ２１）、少なくとも重要ページを含む出力データ４０を生成して出力処理を実行する（ステップＳ２２）。このとき、会議支援装置２は、図６（ａ）、図６（ｂ）、図７に示した出力態様のうち、ユーザーによって指定された出力態様で出力データ４０を出力する。これにより、少なくとも重要ページを含む出力データ４０が情報処理端末３に送信され、ユーザーは、重要ページに手書きメモなどを取っていくことができる。尚、ユーザーによる出力指示がなかった場合（ステップＳ２０でＮＯ）、ステップＳ２１，Ｓ２２の処理はスキップする。

【0086】

次に、会議支援装置２は、ユーザーによる表示ページの変更指示があったかどうかを判断する（ステップＳ２３）。表示ページの変更指示があった場合（ステップＳ２３でＹＥＳ）、会議支援装置２による処理は、ステップＳ１３に戻り、上述した処理を繰り返す。表示ページの変更指示がなかった場合（ステップＳ２３でＮＯ）、会議支援装置２は、ＷＥＢ会議が終了したか否かを判断する（ステップＳ２４）。ＷＥＢ会議が終了していない場合（ステップＳ２４でＮＯ）、会議支援装置２による処理は、ステップＳ１５に戻り、上述した処理を繰り返す。

【0087】

一方、ＷＥＢ会議が終了する場合（ステップＳ２４でＹＥＳ）、会議支援装置２は、ユーザーによる会議資料１５の出力指示があったか否かを判断する（ステップＳ２５）。出力指示があった場合（ステップＳ２５でＹＥＳ）、会議支援装置２は、ユーザーを特定し（ステップＳ２６）、少なくとも重要ページを含む出力データ４０を生成して出力処理を実行する（ステップＳ２７）。このとき、会議支援装置２は、図６（ａ）、図６（ｂ）、図７に示した出力態様のうち、ユーザーによって指定された出力態様で出力データ４０を出力する。これにより、少なくとも重要ページを含む出力データ４０が情報処理端末３に送信され、ユーザーは、会議終了後、重要ページに手書きメモなどを取っておくことができる。尚、ユーザーによる出力指示がなかった場合（ステップＳ２５でＮＯ）、ステップＳ２６，Ｓ２７の処理はスキップし、全ての処理が終了する。

【0088】

以上のように本実施形態の会議システム１は、複数のページから成る会議資料１５を複数の情報処理端末３のそれぞれに出力して表示させる表示制御部２１と、会議の進行に伴う進行状況情報１６を収集し、進行状況情報１６に基づいて会議資料１５のうちから重要ページを特定する重要ページ特定部２３と、重要ページを含む出力データ４０を情報処理端末３へ出力する出力部２８と、を備える構成である。このような構成によれば、会議の進行中に会議資料１５の中から重要ページが自動で特定されるため、会議に参加するユーザー自らが重要ページを探し出す手間を省くことができるようになる。

【0089】

以上、本発明に関する好ましい実施形態について説明した。しかし、本発明は、上記実施形態において説明した内容のものに限られるものではなく、種々の変形例が適用可能である。

【0090】

例えば上記実施形態では、進行状況情報１６における各ページの評価値が、現在表示中、表示時間、発言量、声の大きさ、役職、及び、ページ番号発言といった複数の項目に基づいて算出される例を説明した。しかし、これに限れられるものではなく、各ページの評価値は、上記複数の項目のうちの少なくとも１つの項目に基づいて算出されるものであっても構わない。

【0091】

また、会議支援装置２は、上述した項目以外に、例えば発言者の人数に応じて評価値を算出するようにしても構わない。すなわち、重要ページ特定部２３は、表示制御部２１によって一のページが表示されているときの発言者の人数に応じて当該一のページの評価値を算出するのである。具体的には、重要ページ特定部２３は、表示制御部２１によって一のページが表示されているとき、発言者の人数をカウントし、そのカウント値を進行状況情報１６に記録すれば良い。発言者の人数が多いページは、重要ページである可能性が高いため、より一層正確に重要ページを特定することができるようになる。

【0092】

また、上記実施形態では、会議支援装置２がユーザーによる出力指示を検知すると、そのユーザーの情報処理端末３に出力データ４０を送信する場合を例示した。しかし、これに限られるものでもない。例えば、会議支援装置２は、出力指示を行ったユーザーの近傍に設置されている画像形成装置５に出力データ４０を送信し、画像形成装置５に重要ページを印刷させるような構成であっても構わない。

【符号の説明】

【0093】

１ 会議システム
２ 会議支援装置
３（３ａ，３ｂ，３ｃ） 情報処理端末
１５ 会議資料
１６ 進行状況情報
１７ 重要ページ管理情報
２０ 会議支援部
２１ 表示制御部
２２ 音声処理部
２３ 重要ページ特定部
２４ 重要ページ管理部
２５ 重要ページ編集部
２６ 出力部
Ｇ１ 会議画面

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】