特開 2024-161622 会議管理システム、会議管理方法、文書作成システム及び文書作成方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024161622

(43)【公開日】2024-11-19

(54)【発明の名称】会議管理システム、会議管理方法、文書作成システム及び文書作成方法

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20230101AFI20241112BHJP

   G06Q 10/1093 20230101ALI20241112BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/10

G06Q10/10 310

G06Q10/1093

【審査請求】有

【請求項の数】9

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2024150373

(22)【出願日】2024-08-30

(62)【分割の表示】P 2022008985の分割

【原出願日】2022-01-24

(31)【優先権主張番号】P 2021102375

(32)【優先日】2021-06-21

(33)【優先権主張国・地域又は機関】JP

(71)【出願人】

【識別番号】521271381

【氏名又は名称】ガバナンスクラウド株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110001782

【氏名又は名称】弁理士法人ライトハウス国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】上村 はじめ

(57)【要約】

【課題】
より効率的に会議を、進行、運営又は管理することができる会議管理システム及び会議管理方法を提供する。会議に関連する文書の作成を補助する文書作成システム及び文書作成方法を提供する。
【解決手段】
少なくとも１のコンピュータ装置を備え、複数の会議を設定する会議設定手段と、会議に関連付けて、利用者が閲覧又は取得が可能なデータを記憶するデータ記憶手段と、利用者による入力装置への操作により、会議を選択する会議選択手段と、会議を選択することにより、選択した会議に対応するデータの閲覧又は取得を可能とするデータ取得可能化手段とを備える、会議管理システム。少なくとも１のコンピュータ装置を備え、複数の会議を設定する会議設定手段と、複数の会議に関する会議情報を一覧で表示する会議情報表示手段とを備える、会議管理システム。
【選択図】 図７

【特許請求の範囲】

【請求項1】

少なくとも１のコンピュータ装置を備え、
複数の会議を設定する会議設定手段と、
会議に関連付けて、利用者が閲覧又は取得が可能なデータを記憶するデータ記憶手段と、
利用者による入力装置への操作により、会議を選択する会議選択手段と、
会議を選択することにより、選択した会議に対応するデータの閲覧又は取得を可能とするデータ取得可能化手段と
を備える、会議管理システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、会議管理システム、会議管理方法、文書作成システム及び文書作成方法に関する。

【背景技術】

【0002】

会議の運営には、スケジュールの調整、打合せ資料の準備や管理等、様々な事務作業が必要である。また、会議後には、議題の内容に応じて、所定の手続きを期限内に行う必要がある。さらに、会議の参加者は、会議内容に応じて、議案書や議事録の作成や承認を行わなければならない。会議の中でも、特に、取締役会は、会社法で３か月に１回以上の開催が義務付けられており、多くの企業において、１か月に１回の頻度で行われる。会議が高頻度で行われる上に、会議に付随して生じる処理が多いため、運営者及び参加者にかかる負担は極めて大きい。したがって、会議の運営の効率化が求められている。

【0003】

会議の運営の効率化を図るために、例えば、複数のユーザの予定を管理して、会議の日程調整を行う人の作業負担を軽減できる予定管理システムが開示されている（特許文献１参照）。しかし、１つの会議について調整を行うシステムであり、複数の会議の調整を行うものでも、管理情報を一覧で表示されるものでなかった。そのため、複数の会議を効率的に管理することができるシステムが求められていた。

【0004】

また、例えば、議事録作成の効率を上げるために、議事録テンプレートを分析して、音声認識結果に基づき議事録を作成するという技術が開示されている（特許文献２参照）。
だたし、このように議事録テンプレートを用いて議事録を作成すれば、議事録作成の手間をある程度減らすことはできるものの、ユーザとしては、会議の種類によって議論する内容はある程度定まっているため、会議の種類に応じて選択できる議題から議事録のドラフトを作成することができれば、より簡便に議事録の作成を行うことができる。しかし、これまでは、議題を選択し議事録のドラフトを作成する手段は存在しなかった。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【特許文献1】特開２０１７－１８２２３７号公報

【特許文献2】特開２０１５－１３８１０３号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

本発明は、このような課題を解決するためになされたものである。すなわち、本発明の第一の目的は、より効率的に会議を、進行、運営又は管理することができる会議管理システム及び会議管理方法を提供することである。また、本発明の第二の目的は会議に関連する文書の作成を補助する文書作成システム及び文書作成方法を提供することである。

【課題を解決するための手段】

【0007】

本発明の課題は、
［１］少なくとも１のコンピュータ装置を備え、複数の会議を設定する会議設定手段と、会議に関連付けて、利用者が閲覧又は取得が可能なデータを記憶するデータ記憶手段と、利用者による入力装置への操作により、会議を選択する会議選択手段と、会議を選択することにより、選択した会議に対応するデータの閲覧又は取得を可能とするデータ取得可能化手段とを備える、会議管理システム；
［２］会議に関連付けて議題を設定する議題設定手段と、利用者による入力装置への操作により、議題を選択する議題選択手段とを備え、データ記憶手段が、議題に関連付けて、利用者が閲覧又は取得が可能なデータを記憶し、データ取得可能化手段が、議題を選択することにより、選択した議題に対応するデータの閲覧又は取得を可能とするものである、［１］に記載の会議管理システム；
［３］少なくとも１のコンピュータ装置を備え、複数の会議を設定する会議設定手段と、複数の会議に関する会議情報を一覧で表示する会議情報表示手段とを備える、会議管理システム；
［４］利用者の入力装置への操作により、会議について、会議の属性を選択する会議属性選択手段と、会議について、選択された会議の属性に応じて、会議の参加者、会議の議長、議事録承認者及び／又は会議の開催に関する開催情報を通知する期限を特定する参加者等特定手段とを備える、［３］に記載の会議管理システム；
［５］複数の会議を含む会議グループを設定する会議グループ設定手段とを備え、会議設定手段が、会議グループと関連付けて会議を設定するものであり、会議情報表示手段が、１の会議グループに関連付けられた複数の会議に関する会議情報を一覧で表示する、［３］又は［４］に記載の会議管理システム；
［６］会議情報が、会議の日程、会議の場所、会議のステータス及び／又は会議に関連して実行すべきアクションに関する情報である、［３］～［５］のいずれかに記載の会議管理システム；
［７］会議に関連して実行すべきアクションが、参加者が実行すべきアクションであり、会議のステータスに関する情報が、前記アクションを実行した参加者数である、［６］に記載の会議管理システム；
［８］会議に関連して実行すべきアクションが、会議の運営者が実行すべきアクションであり、会議に関して実行すべきアクションに関する情報が、前記アクションの対応状況である、［６］に記載の会議管理システム；
［９］会議情報表示手段が、設定された会議に関する会議情報のうち、利用者が参加する会議に関する会議情報のみを一覧で表示する、［３］～［８］のいずれかに記載の会議管理システム；
［１０］利用者の入力装置への操作により、表示された会議に関連して実行すべきアクションを選択するアクション選択手段と、選択されたアクションが、会議の参加者への招集通知である場合に、予め登録された会議の参加者に対応する端末へ、会議の開催に関する開催情報を通知する会議通知手段と、を備える、［３］～［９］のいずれかに記載の会議管理システム；
［１１］会議グループを選択可能に表示する会議グループ表示手段と表示された会議グループを選択する会議グループ選択手段と、会議グループを選択すると、会議グループと関連付けられた会議を選択可能に表示する会議選択手段とを備え、会議グループ表示手段が、会議グループに関連付けられた会議の日程及び／又はステータスにより定められる優先度に応じて、複数の会議グループを表示する、［５］～［１０］のいずれかに記載の会議管理システム；
［１２］少なくとも１のコンピュータ装置を備え、会議を設定する会議設定手段と、会議についての議題の類型を選択する議題類型選択手段と、選択された議題類型に対応する実行すべきアクションを表示するアクション表示手段とを備える、会議管理システム；
［１３］複数のコンピュータ装置を備え、入力装置への操作により、会議の議題ごとに賛成又は反対を入力する賛否入力手段と、会議の議題ごとに入力された賛成及び反対をそれぞれ集計する集計手段とを備える、会議管理システム；
［１４］複数のコンピュータ装置を備え、申請者による入力装置への操作により、議事録の承認を申請する議事録申請手段と、申請する議事録について、議事録承認時に電子署名を付す設定にするか否かを選択する電子署名選択手段と、承認者による入力装置への操作により、議事録が承認されたことを登録する承認登録手段と、電子署名を付す設定にすることを選択された議事録について、議事録承認時に承認者の電子署名が付与される電子署名付与手段とを備える、会議管理システム；
［１５］コンピュータ装置の表示装置に表示される情報がＵＲＬと関連付けられる、［１］～［１４］のいずれかに記載の会議管理システム；
［１６］少なくとも１のコンピュータ装置を備え、複数の会議を含む会議グループと関連付けて、会議の参加者を記憶する第１参加者記憶手段と、第１参加者記憶手段に記憶された会議の参加者に対応する端末にて、会議グループについての第１評価の回答を入力する回答入力手段と、会議と関連付けて、会議の参加者を記憶する第２参加者記憶手段と、第２参加者記憶手段に記憶された会議の参加者に対応する端末にて、会議についての第２評価の回答を入力する回答入力手段とを備える、会議管理システム；
［１７］第１評価が、会議グループについての数値による評価及び／又は自由記載形式による評価であり、第２評価が、会議についての数値による評価及び／又は自由記載形式による評価である、［１６］に記載の会議管理システム；
［１８］少なくとも１のコンピュータ装置を備え、会議の参加者及び／又は会議の議題を記憶する会議情報記憶手段と、前記会議の音声を変換した文字情報に、音声の発言者及び／又は議題を関連付けて記憶する発言者記憶手段とを備え、前記音声の発言者が前記会議の参加者から選択される、又は、前記議題が前記会議の議題から選択される、会議管理システム；
［１９］少なくとも１のコンピュータ装置を備える会議管理システムにおいて実行される会議管理方法であって、複数の会議を設定する会議設定ステップと会議に関連付けて、利用者が閲覧又は取得が可能なデータを記憶するデータ記憶ステップと、利用者による入力装置への操作により、会議を選択する会議選択ステップと、会議を選択することにより、選択した会議に対応するデータの閲覧又は取得を可能とするデータ取得可能化ステップとを有する、会議管理方法；
［２０］少なくとも１のコンピュータ装置を備える会議管理システムにおいて実行される会議管理方法であって、複数の会議を設定する会議設定ステップと、複数の会議に関する会議情報を一覧で表示する会議情報表示ステップとを有する、会議管理方法；
［２１］少なくとも１のコンピュータ装置を備える会議管理システムにおいて実行される会議管理方法であって、会議を設定する会議設定ステップと、会議についての議題の類型を選択する議題類型選択ステップと、選択された議題類型に対応する実行すべきアクションを表示するアクション表示ステップとを有する、会議管理方法；
［２２］複数のコンピュータ装置を備える会議管理システムにおいて実行される会議管理方法であって、コンピュータ装置への操作により、会議の議題ごとに賛成又は反対を入力する賛否入力ステップと、会議の議題ごとに入力された賛成及び反対をそれぞれ集計する集計ステップとを有する、会議管理方法；
［２３］複数のコンピュータ装置を備える会議管理システムにおいて実行される会議管理方法であって、申請者による入力装置への操作により、議事録の承認を申請する議事録申請ステップと、申請する議事録について、議事録承認時に電子署名を付す設定にするか否かを選択する電子署名選択ステップと、承認者による入力装置への操作により、議事録が承認されたことを登録する承認登録ステップと、電子署名を付す設定にすることを選択された議事録について、議事録承認時に承認者の電子署名が付与される電子署名付与ステップとを有する、会議管理方法；
［２４］少なくとも１のコンピュータ装置を備える会議管理システムにおいて実行される会議管理方法であって、複数の会議を含む会議グループと関連付けて、会議の参加者を記憶する第１参加者記憶ステップと、第１参加者記憶手段に記憶された会議の参加者に対応する端末にて、会議グループについての第１評価の回答を入力する回答入力ステップと、
会議と関連付けて、会議の参加者を記憶する第２参加者記憶ステップと、第２参加者記憶手段に記憶された会議の参加者に対応する端末にて、会議についての第２評価の回答を入力する回答入力ステップとを有する、会議管理方法；
［２５］少なくとも１のコンピュータ装置を備える会議管理システムにおいて実行される会議管理方法であって、会議の参加者及び／又は会議の議題を記憶する会議情報記憶ステップと、前記会議の音声を変換した文字情報に、音声の発言者及び／又は議題を関連付けて記憶する発言者記憶ステップとを有し、前記音声の発言者が前記会議の参加者から選択される、又は、前記議題が前記会議の議題から選択される、会議管理方法；
［２６］少なくとも１のコンピュータ装置を備え、会議についての議題の類型を選択する議題類型選択手段と、選択された議題の類型に応じた文例をもとに議題及び／又は議事録を作成する文書作成手段とを備える、文書作成システム；
［２７］会議の属性を選択する会議属性選択手段と、選択した会議の属性に応じて、議題類型選択手段により選択できる議題の類型が異なる、［２６］に記載の文書作成システム；
［２８］少なくとも１のコンピュータ装置を備える会議管理システムにおいて実行される文書作成方法であって、会議についての議題の類型を選択する議題類型選択ステップと、選択された議題の類型に応じた文例をもとに議題及び／又は議事録を作成する文書作成ステップとを有する、文書作成方法；
により達成することができる。

【発明の効果】

【0008】

本発明によれば、より効率的に会議を進行、運営又は管理することができる会議管理システム及び会議管理方法を提供することができる。本発明によれば、会議に関連する文書の作成を補助する文書作成システム及び文書作成方法を提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0009】

【図1】本発明の実施の形態にかかる会議管理システムの構成を示すブロック図である。

【図2】本発明の実施の形態にかかるサーバ装置の構成を示すブロック図である。

【図3】本発明の実施の形態にかかるコンピュータ装置の構成を示すブロック図である。

【図4】本発明の実施の形態にかかるスケジュール設定処理のフローチャートを示す図である。

【図5】本発明の実施の形態にかかる関係者情報テーブルの一例を示す図である。

【図6】本発明の実施の形態にかかる会議体テーブルの一例を示す図である。

【図7】本発明の実施の形態にかかる会議管理システムにおける表示画面の一例を示す図である。

【図8】本発明の実施の形態にかかる参加回答処理のフローチャートを示す図である。

【図9】本発明の実施の形態にかかる日程確定処理のフローチャートを示す図である。

【図10】本発明の実施の形態にかかる会議管理システムにおける表示画面の一例を示す図である。

【図11】本発明の実施の形態にかかるドラフト作成処理のフローチャートを示す図である。

【図12】本発明の実施の形態にかかるスケジュール入力処理のフローチャートを示す図である。

【図13】本発明の実施の形態にかかる会議音声記録画面の一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0010】

以下、本発明の実施の形態について説明をするが、本発明の趣旨に反しない限り、本発明は以下の実施の形態に限定されない。

【0011】

図１は、本発明の実施の形態にかかる会議管理システムの構成を示すブロック図である。図示するように、会議管理システムは、複数のユーザによって操作される複数のコンピュータ装置１（コンピュータ装置１ａ、１ｂ、・・・１ｚ）と、サーバ装置２と、通信ネットワーク３とから構成されている。例えば、コンピュータ装置１は、会議の運営者及び会議の参加者であるユーザが所有するものであり、ユーザにより操作される。コンピュータ装置１は、通信ネットワーク３を介してサーバ装置２と通信接続が可能である。

【0012】

コンピュータ装置１は、表示画面と入力部を有するコンピュータ装置であれば特に限定されない。コンピュータ装置１は、据え置き型であってもよく、携帯型でユーザが移動する際に携帯することができるものであってもよい。コンピュータ装置１としては、例えば、従来型の携帯電話、タブレット型端末、スマートフォン、デスクトップ型・ノート型のパーソナルコンピュータなどが挙げられる。

【0013】

［サーバ装置］
図２は、本発明の実施の形態にかかる、サーバ装置の構成を示すブロック図である。サーバ装置２は、制御部２１、ＲＡＭ２２、ストレージ部２３及び通信インタフェース２４を少なくとも備え、それぞれ内部バスにより接続されている。

【0014】

制御部２１は、ＣＰＵやＲＯＭから構成され、ストレージ部２３に格納されたプログラムを実行し、サーバ装置２の制御を行う。また、制御部２１は時間を計時する内部タイマを備えている。ＲＡＭ２２は、制御部２１のワークエリアである。ストレージ部２３は、プログラムやデータを保存するための記憶領域である。制御部２１は、プログラム及びデータをＲＡＭ１２から読み出し、コンピュータ装置１から受信した情報等をもとに、プログラム実行処理を行う。

【0015】

［コンピュータ装置］
図３は、本発明の実施の形態にかかるコンピュータ装置の構成を示すブロック図である。コンピュータ装置１は、制御部１１、ＲＡＭ１２、ストレージ部１３、グラフィックス処理部１４、通信インタフェース１５、インタフェース部１６からなり、それぞれ内部バスにより接続されている。

【0016】

制御部１１は、ＣＰＵやＲＯＭから構成される。制御部１１は、ストレージ部１３に格納されたプログラムを実行し、コンピュータ装置１の制御を行う。ＲＡＭ１２は、制御部１１のワークエリアである。ストレージ部１３は、プログラムやデータを保存するための記憶領域である。制御部１１は、プログラム及びデータをＲＡＭ１２から読み出して処理を行なう。制御部１１は、ＲＡＭ１２にロードされたプログラム及びデータを処理することで、描画命令をグラフィックス処理部１４に出力する。

【0017】

グラフィックス処理部１４は表示部１８に接続されている。表示部１８は表示画面１９を有している。制御部１１が描画命令をグラフィックス処理部１４に出力すると、グラフィックス処理部１４は、表示画面１９上に画像を表示するためのビデオ信号を出力する。ここで、表示部１８はタッチセンサを備えるタッチパネルであってもよい。この表示部１８のタッチパネルが入力部として機能する。

【0018】

通信インタフェース１５は無線又は有線により通信ネットワーク３に接続が可能であり、通信ネットワーク３を介して、サーバ装置２とデータを送受信することが可能である。通信インタフェース１５を介して受信したデータは、ＲＡＭ１２にロードされ、制御部１１により演算処理が行われる。インタフェース部１６には外部メモリ１７（例えば、ＳＤカード等）が接続されている。また、インタフェース部１６には入力部（例えば、マイク、マウス、あるいはキーボード等）が接続され得る。利用者による入力部からの入力情報はＲＡＭ１２に格納され、制御部１１は入力情報をもとに各種の演算処理を実行する。

【0019】

本発明の実施の形態にかかる会議管理システムは、会議の運営に際して、会議の運営者や会議の参加者に対して、効率的にかつ簡単に会議を運営するためのシステムを提供するものである。会議管理システムは、会議のスケジュール調整と管理を行う。また、会議管理システムは、複数の会議を含む会議グループを管理できる。会議の頻度と期間を指定することで、１以上の会議を設定することができる。会議の参加者は、設定された会議に対して、出欠を回答することができる。運営者及び／又は参加者はシステム上において、回答状況や会議のステータスを簡単に確認することができる。さらに、設定された会議に対して資料を関連付けて保存することもできる。

【0020】

ここで、会議グループとは、関連した性質、属性を持ち、一定期間中に行われる複数の会議が含まれるグループのことである。例えば、「２０２１年度取締役会」や「２０２０年度監査役会」等のグループを設定することができる。会議グループは、会議体と関連付けて設定することができる。会議体とは、性質又は属性が共通する会議の集合体である。会議体に関連付けて設定できる情報としては、会議体名、会議の議長、会議の参加者、議事録承認者、会議の収集通知発送期限、議題の類型等が含まれる。会議体に関連付けて、上記の情報を登録しておくことで、後述するスケジュール管理や、文書作成について簡便に設定することができる。会議とは、社内外を問わず複数名が参加して行われるものである。また、会議管理システムで行われる会議の内容や役割は特に限定されず、例えば、取締役会や監査役会といった役員会の他、営業、人事、財務など社内で行われる各種の会議や打ち合わせなども含まれる。会議の運営者は、会議の運営にかかわる者であり、事務局ともいう。会議の参加者は、会議に参加する者であり、会議管理システムを利用する企業の従業員でもよいし、社外取締役といった社外の担当者でもよく、特に制限はされない。また、本発明の会議管理システムを利用する会議の運営者及び会議の参加者を、利用者という。

【0021】

文書作成システムは、議題の類型から議題を選択することで、議題書（議案書ともいう）、及び／又は議事録のドラフトを作成することができる。文書作成システムには、予め議題の内容に即した議案書、及び／又は議事録のひな型（文例）を登録しておく。１つの会議において、運営者又は参加者は、議題を複数選択することができる。運営者又は参加者が選択した議題に応じて、議案書、及び／又は議事録のドラフトを作成する。さらに、登録する議題には、諸手続きの有無が関連付けて登録されており、諸手続きが必要な場合は、運営者に対して、リマインダ通知をすることができる。

【0022】

ここで、議案書は、会議で討論又は決定の対象となる議題（議案ともいう）を書面にしたものであり、議事録は、会議において議論された内容をまとめた書面である。また、議題の類型とは、会議において議論される議題の種類のことをいう。議題の種類としては、例えば、競業取引報告、月次決算報告、定時株主総会の招集、新株発行（公募）等が挙げられる。議題の内容は、適宜設定可能である。また、議題の類型は、報告事項と決議事項とに分けて登録されてもよい。また、議題の類型は会議体と関連付けて登録させてもよい。会議体によって、報告事項に関する議題の類型や、決議事項に関する議題の類型が異なっていてもよい。

【0023】

［スケジュール設定処理］
まず、会議管理システムにおけるスケジュール設定処理について説明する。図４は、本発明の実施の形態にかかるスケジュール設定処理のフローチャートを示す図である。運営者は、コンピュータ装置１からＷｅｂブラウザを経由してサーバ装置２にアクセスすることで、会議管理システムにログインをする（ステップＳ１０）。会議管理システムへのログインは、コンピュータ装置１にダウンロードされたアプリケーションプログラム（以下、専用アプリという）を起動し、サーバ装置２にアクセスすることで行ってもよい。

【0024】

会議管理システムには、予め、運営者や参加者等の関係者情報を登録しておく。図５は、本発明の実施の形態にかかる関係者情報テーブルの一例を示す図である。関係者情報テーブル１００には、関係者の氏名１０１と関連付けて、役職１０２、属性１０３、及び／又は権限１０４が登録されている。また、上記に加え、メールアドレスが関連付けて登録されていることが好ましい。また、関係者それぞれに、アカウント番号とパスワードを付与することが好ましい。関係者情報テーブル１００は、サーバ装置２のストレージ部２３に記憶されていることが好ましい。

【0025】

役職１０２は、関係者の役職を示す。属性１０３は、登録された関係者の属性を示す。例えば、会議の参加者となるメンバーであるか、運営者となる事務局であるかを選択することができる。なお、メンバーには、会議の必須参加者であるメンバーと、それ以外の任意に参加できるメンバーが含まれる。一般的に、企業の役員が会議の必須参加者となり、後述の議事録承認者、アンケートの回答者となる。権限１０４は、会議管理システムにおいて、操作のできる範囲やアクセス可能な範囲の制限に関する情報を示す。例えば、権限１０４において、メンバーであれば、会議管理システム内の会議資料の読み込みが可能である。また、メンバー自身が参加する会議資料や会議情報のみを閲覧又は読み込みが可能であるとしてもよい。管理者であれば、会議管理システム内のすべての会議情報を管理する権限を有することができる。事務局内で担当する業務によって、操作できる範囲の権限を変更してもよい。例えば、属性が事務局の者は会議の参加に関わらず、権限に応じて、会議資料及び／又は会議情報の閲覧又は読み込みが可能である。これにより、自身が参加しない会議についても運営者は会議の準備等をすることができる。また、例えば、属性が事務局の者でも、会議の参加と関連付けて、会議資料及び／又は会議情報の閲覧又は読み込みが可能としてもよい。これらの関係者情報の設定は適宜変更することができる。

【0026】

運営者が会議管理システムにログインをすると、サーバ装置２から会議設定に関する情報がコンピュータ装置１に送信され、コンピュータ装置１では、会議設定の詳細を入力することができる。運営者は、複数の会議を包含する会議グループの名称を入力する（ステップＳ１１）。会議グループに包含される会議の属性を特定し、会議の参加者、会議の議長、議事録承認者又は会議の開催に関する開催情報を通知する期限などの必要な情報を会議と関連づけるため、複数の会議体からいずれかの会議体を選択する（ステップＳ１２）。会議体としては、例えば「取締役会」や「監査役会」を選択することができる。

【0027】

会議グループ又は会議を設定する際には、予め、会議体を登録しておくことができる。図６は、本発明の実施の形態にかかる会議体テーブルの一例を示す図である。会議体テーブル２００には、会議体名２０１と関連付けて、議長２０２、会議参加者２０３、議事録承認者２０４、招集通知の発送期限２０５、及び／又は議題の類型２０６が登録されている。会議体名２０１としては、取締役会や監査役会等があげられる。会議参加者２０３は、関係者情報テーブルに登録されている特定の人物を適宜選択してもよいし、役職を選択し、該当する役職者を表示させたうえで、参加する人物を選択してもよい。議事録承認者２０４は、関係者情報テーブルに登録されている役職を選択してもよいし、特定の人物を選択してもよい。例えば、議事録承認者２０４に「取締役」という役職を選択した場合、会議参加者２０３の中で、「取締役」の役職を付された人物が議事録を承認することができる。招集通知の発送期限２０５は、会議が開催される何日前までに参加者に対して招集通知を発送するかを示す。発送期限は会議管理システム内のスケジュールに登録されるため、設定された期日になると、サーバ装置２から運営者にリマインド通知をすることができる。これにより、運営者は参加者への招集通知の発送忘れを防ぐことができる。議題の類型２０６は、会議の種類ごとに議論されることが多い議題がまとめて登録された議題の類型のことであり、会議体に応じて、議題の類型を適宜選択することができる。ステップＳ１２にて会議体が選択されると、会議体テーブルを参照して、選択した会議体に対応する議長２０２、会議参加者２０３、議事録承認者２０４、招集通知の発送期限２０５、及び／又は議題の類型２０６が、設定される会議と関連付けられる。

【0028】

次に、運営者は、会議の日程候補を入力する（ステップＳ１３）。会議の日程候補は、期間と頻度を適宜選択して設定することができる。例えば、２０２１年４月から、２０２２年３月までの間に、毎月第３水曜日に行う、というように、複数の会議の日程候補を一括して登録することができる。これにより、その年度に開催が予定される複数の取締役会等の会議を、簡単な操作で設定することができる。また、会議の日程候補は、１つの会議について設定してもよい。これにより、臨時で開催される会議にも対応することができる。また、１つの会議について、複数の日程候補を選択してもよい。さらに、会議にて議論する予定の議題を選択してもよい。

【0029】

次に、運営者は参加者情報を入力する（ステップＳ１４）。参加者情報の入力画面には、会議体によって設定された参加者が表示される。運営者は、会議体で設定された参加者だけでなく、他の参加者を追加することができる。入力画面には、関係者情報テーブルに登録された参加者が一覧で表示されており、運営者はチェックボックスを押下することで、会議に出席する参加者の選択をしてもよい。運営者は、参加者情報の入力において、会議体で予め設定された参加者を会議の参加者から除くこともできる。さらに、参加者情報の入力において、会議への参加を依頼する各参加者について、会議への参加が「必須」もしくは「参加可」の選択ができる。これにより、後述の日程確定処理において、「必須」の参加者からの回答状況を重視して会議日程の確定を行うことができる。また、会議への参加が「必須」又は「参加可」によって、会議管理システム内の資料の閲覧又は取得等について、権限を変更してもよい。

【0030】

次に、運営者は会議の詳細設定を入力する（ステップＳ１５）。詳細設定の入力では、ステップＳ１３及びステップＳ１４で選択した日程候補及び参加者情報を編集することができる。また、会議の開催場所を入力してもよい。なお、会議の開催場所は、ステップＳ１１～Ｓ１５までのいずれかのタイミングで入力すればよい。会議の開催場所は、具体的な会議室を指定してもよいし、オンラインでの開催の場合は、オンライン会議のＵＲＬを登録してもよい。また、オンラインでの開催の場合は、後述の会議情報の登録と同時に、オンライン会議の設定を行い、オンライン会議のＵＲＬを取得する構成としてもよい。

【0031】

会議の詳細設定の入力が終わると、運営者は出席確認通知送信指示の入力を行い（ステップＳ１６）、ステップＳ１１～Ｓ１６にて入力された入力情報をサーバ装置２へ送信する（ステップＳ１７）。サーバ装置２において、入力情報を受信する（ステップＳ１８）。サーバ装置２にて、入力情報を基に会議情報を登録する（ステップＳ１９）。サーバ装置２にて、出席確認通知を参加者に送信し（ステップＳ２０）、スケジュール設定処理は終了する。

【0032】

出席確認通知は、設定した会議について、参加者に会議が設定されたことを通知し、出欠の回答の入力を依頼するための通知である。会議管理システムには、参加者及び運営者のメッセージを送受信可能なメッセンジャー機能が備えられていることが好ましい。ステップＳ２０において、参加者への出席確認通知の送信は、会議管理システムのメッセンジャー機能に通知してもよいし、関係者情報テーブルに登録されたメールアドレス宛に送信してもよい。専用アプリがダウンロードされている場合、専用アプリ内のメッセンジャー機能に通知されると、参加者が使用するコンピュータ装置１にインストールされた専用アプリのアイコンに、通知を受信したことがわかる表示をしてもよい。出席確認通知には、会議管理システムで表示される会議情報に関連付いたＵＲＬを記載されることが好ましい。メールアドレス宛に送信する場合、メール本文中にＵＲＬが記載されることが好ましい。または、メール本文中にＵＲＬのリンクが貼られたボタンが表示され、これを押下することで、会議情報を表示できることが好ましい。これにより、出席確認通知を受信した参加者は、容易に会議情報にアクセスすることができ、手間なく出欠回答を入力することができる。また、会議管理システムのメッセンジャー機能にて通知されることで、重要な連絡が既定のメールアプリケーション内に紛れることを防ぐことができる。

【0033】

ステップＳ１９にて登録された会議情報について、説明する。ステップＳ１１～Ｓ１５において、複数の会議を設定した場合、設定されたそれぞれの会議について会議情報が登録され、会議情報のウィンドウが作成される。図７は、本発明の実施の形態にかかる、会議管理システムにおける会議情報３０１に関するタブ３００のウィンドウの一例を示す図である。

【0034】

図７に示すように、表示画面１９には、会議情報３０１に関する会議情報タブ３００のウィンドウが表示され、会議に関連する情報が一覧して確認できる。会議に関連する情報としては、例えば、基本情報３１０、議題３５０等が表示される。基本情報３１０には、会議名３１１、会議体３１２、会議日時３１３、開催場所３１４、参加者３１５、備考３１６、会議資料３１７等が表示されている。これらの基本情報３１０は、編集ボタン３１８を押下することにより、編集画面が表示され、基本情報を編集することができる。また、キャンセルボタン３４０を押下することで、表示された会議をキャンセルすることができる。会議のキャンセルによって、ステップＳ２０の招集通知と同様に、キャンセル通知を参加者に送信することができる。

【0035】

会議日程の候補が複数ある場合、会議日時３１３には、候補日がすべて表示される。図７に示す図においては、日程確定前の状態であるので、会議日時３１３は「未確定」の表示がされている。日程が確定すると、確定した会議日時が表示される。

【0036】

会議資料３１７の「会議資料フォルダ」には、会議に関連する資料を保管できる。会議資料フォルダは、会議情報の登録後に、会議情報に関連付けて作成される。会議資料フォルダの資料は、関係者情報テーブルの権限に応じて、編集、閲覧又は取得が可能である。例えば、資料管理の権限を有する一般Ａは、会議資料フォルダに資料の保存、削除、編集等が許可されている。また、例えば、参加者であるメンバーは、自身が参加する会議の会議資料フォルダの資料を閲覧又は取得が可能である。これにより、会議に関連する資料が、一か所にまとまっており、資料を探す手間を省くことができる。また、会議管理システムのフォルダに資料を管理するため、郵送の不備やメールの誤送信による重要な情報の漏洩を防ぐことができる。さらに、会議情報に関連付けて資料が保管されているため、過去の会議に関する資料の所在が明らかであり、資料の確認を円滑に行うことができる。また、会議資料フォルダには、資料内テキストの検索機能があることが好ましい。これにより、より簡単に資料を検索することが可能になる。また、会議グループや会議体に関連付けて資料フォルダを作成してもよい。

【0037】

会議資料フォルダの資料は、投稿者とは別の者による承認により公開される構成を採用できる。例えば、資料管理の権限を有する一般Ａが資料を投稿しただけでは公開されず、資料公開権限者である部長Ａが資料を確認して、部長Ａの操作により資料の公開が承認されると、該資料が公開され、メンバーは該資料を閲覧できるようになる。これにより、資料公開権限者である部長Ａによる、事前のレビューが可能となる。また、資料が投稿されると、資料公開権限者に通知がされるようにしてもよい。さらに、資料公開権限者が資料を投稿及び公開する場合は、投稿した当人への通知はされないこととしてもよい。

【0038】

議題３５０には、報告事項３５１、決議事項３５２等の項目が表示される。編集ボタン３５６の押下により編集画面が表示され、会議の議題を編集すると、報告事項３５１、決議事項３５２の内容が登録又は変更され、議題ドラフトボタン３５３及び議事録ドラフトボタン３５４が表示される。これらの処理の詳細については、ドラフト作成処理にて、詳述する。

【0039】

さらに、会議情報３０１には、会議情報タブ３００のほかに、出欠回答タブ３２０、及び／又は議事録タブ３３０のタブが表示される。出欠回答タブ３２０を押下すると、出欠回答のウィンドウが表示され、会議候補日と、参加者と、それぞれの参加者の回答状況とを確認できる。また、出欠の回答の入力を行うことができる。議事録タブ３３０を押下すると、議事録ウィンドウが表示され、議事録に関する情報を確認できる。また、議事録の申請や承認に関する操作を行うことも可能である。議事録タブ３３０の詳細については後述する。

【0040】

さらに、会議情報３０１には、コメントを投稿することができるコメントタブを設けてもよい。コメントタブを押下することで、コメントを投稿及び閲覧することができるウィンドウが表示される。コメントは、会議自体、議題、資料等に対して、それぞれコメントが投稿できる。コメントを投稿及び閲覧することができるのは、参加者としてもよいし、権限を与えられた者としてもよい。例えば、参加者は、配布された議題と資料を確認し、質問することができる。質問の内容としては、新規取引の取引相手の情報や契約条件の詳細、資産の取得における専門家の評価、法的判断を要する場合における弁護士の見解等、特に限定されない。また、例えば、参加者が明らかに反対の場合や賛成するには条件が必要と考える場合に、執行部の対応を期待してあらかじめ理由や条件を伝えることできる。さらに、コメントタブにおいて、会議の事後報告を行ってもよい。事後報告としては、必要手続きや決議された事項の実行報告、継続審議、条件付き承認などを行うことができる。コメントが投稿されると、運営者に通知がされるような構成としてもよい。これにより、報告又は質問を効率的に実施することができる。

【0041】

また、会議情報３０１には、メモ（議事メモともいう）を残すことができるメモボタンを表示してもよい。メモボタンの押下により、メモの記入ができるウィンドウが表示される。記入したメモは、表示された会議に関連付けて記憶される。メモは、ステップＳ１９の後、記入することができる。つまり、メモを記入するタイミングは、会議前でもよいし、会議中でもよいし、会議後でもよい。メモを記入及び閲覧できることができるのは、運営者としてもよいし、参加者としてもよい。また、メモを記入した者の属性と同じ属性の者が該メモを閲覧できることとしてもよいし、メモを記入した本人のアカウントのみにて閲覧できることとしてもよい。会議管理システムにおいて、それぞれの会議に関連付けて記憶されたメモを一覧として表示することができる。また、一覧表示されたメモから、関連付けて記憶された会議情報３０１を表示できる。

【0042】

なお、上述のスケジュール設定処理のステップＳ１０～Ｓ１７の処理において、会議を運営する運営者が入力を進める場合を説明したが、設定する人物は特に制限されてない。例えば、会議を設定する権限を与えられた者が行ってもよいし、会議の参加者自身が会議の設定を行ってもよい。また、会議の参加者は会議の設定をできないとしてもよい。会議の運営に関わらない会議の参加者が、自由に会議の設定をしてしまうリスクを軽減できるため好ましい。

【0043】

［出欠回答処理］
次に、会議管理システムにおける出欠回答処理について説明する。図８は、本発明の実施の形態にかかる出欠回答処理のフローチャートを示す図である。スケジュール設定処理のステップＳ２０にて、出席確認通知がサーバ装置２より送信され、参加者は出席確認通知を受信する（ステップＳ３０）。上述のとおり、出席確認通知には会議情報に関連付いたＵＲＬが記載されているため、参加者は、ＵＲＬよりコンピュータ装置１からＷｅｂブラウザを経由して、サーバ装置２へアクセスすることで、会議管理システムにログインする（ステップＳ３１）。会議管理システムにログインすると、出欠回答タブ３２０のウィンドウが表示される。参加者は、会議の参加の可否を入力し（ステップＳ３２）、出欠回答処理は終了する。

【0044】

出欠回答は、「参加可」又は「参加不可」を選択する。また、出欠の回答に加え、運営者に向けたコメントを入力してもよい。参加者が入力したコメントは運営者のみが閲覧可能としてもよい。設定された候補日が参加不可の場合、他の日程を提案してもよい。出欠回答すべき会議が複数存在する場合は、一括回答できるようにしてもよい。定期的な間隔で開催される会議では、参加者は予めスケジュールを調整している場合がある。そのため、一括回答できると、参加者の回答の手間を省くことができる。

【0045】

［日程確定処理］
次に、日程確定処理について説明する。図９は、本発明の実施の形態にかかる日程回答処理のフローチャートを示す図である。まず、運営者は、コンピュータ装置１からＷｅｂブラウザを経由して、サーバ装置２にアクセスすることで、会議管理システムにログインする（ステップＳ４０）。運営者は、回答状況を確認し、会議日程の確定を入力する（ステップＳ４１）。サーバ装置２において、会議日程の確定を受信し、確定した会議日程を登録する（ステップＳ４２）。

【0046】

会議日程の確定は、参加者全員の回答が終了してから行ってもよいし、「必須」の参加者からの回答がなされてから行ってもよい。また、全員の回答がなされる前の状態でも、会議日程を確定することができる。これにより、すでに参加者からの回答がシステム以外から得られている場合や、開催が決定している会議を登録した場合に、会議管理システムへの回答を待つことなく会議日程を確定することができる。また、開催が決定している会議の場合、ステップＳ２０及び出欠回答処理を省略してもよい。

【0047】

会議日程が登録されると、サーバ装置２にて、招集通知送信要求をコンピュータ装置１に送信する（ステップＳ４３）。コンピュータ装置１において、招集通知送信要求を受信し（ステップＳ４４）、招集通知送信指示をサーバ装置２に送信する（ステップＳ４５）。サーバ装置２において、招集通知送信指示を受信し（ステップＳ４６）、招集通知を参加者に送信する（ステップＳ４７）。ステップＳ４０～Ｓ４７の処理をとおして、日程確定処理は終了する。

【0048】

ステップＳ４７の参加者への招集通知の送信は、ステップＳ２０と同様に、会議管理システムのメッセンジャー機能に通知してもよいし、関係者情報テーブルに登録されたメールアドレス宛に送信してもよい。招集通知には、会議管理システムで表示される会議情報に関連付いたＵＲＬを記載されることが好ましい。メールアドレス宛に送信する場合、メール本文中にＵＲＬが記載されることが好ましい。または、メール本文中にＵＲＬのリンクが貼られたボタンが表示され、これを押下することで、会議情報を表示できることが好ましい。これにより、招集通知を受信した参加者は、容易に会議情報にアクセスすることができ、会議情報を確認することができる。また、会議管理システムのメッセンジャー機能にて通知されるため、重要な連絡が既定のメールアプリケーション内に紛れることを防ぐことができる。

【0049】

日程確定処理において、ステップＳ４２の後に、日程確定通知を参加者に送信してもよい。日程確定通知は、会議管理システムのメッセンジャー機能に通知してもよいし、関係者情報テーブルに登録されたメールアドレス宛に送信してもよい。ステップＳ４３の招集通知の送信要求は、会議日程登録後と、会議体に設定された招集通知発送期限と、２回送信してもよい。会議日程登録後に送信要求を送信し、さらに会議体に設定された招集通知発送期限までに招集通知を送信していない場合に、運営者の操作するコンピュータ装置１に招集通知送信要求を再度送信するのが好ましい。招集通知発送期限に招集通知送信要求を送信することで、運営者が参加者に対して招集通知を送信することを思い出させ、送信忘れを防止することができる。

【0050】

スケジュール設定処理にて登録した会議情報、出欠回答処理にて入力した参加者の回答状況、日程確定処理にて確定した会議日程状況等、会議に関する情報は一覧して表示される。図１０は、本発明の実施の形態にかかる会議の一覧表示の一例を示す図である。

【0051】

会議の一覧表示は、会議管理システムにて管理する全ての会議について一覧表示をしてもよいし、会議グループごとに一覧表示をしてもよい。会議グループごとに一覧表示をすると、一定期間に開催される関連する会議について表示されるため、運営者及び参加者は簡便に会議を参照することができる。図１０は、「２０２１年度取締役会」の会議グループ４００に含まれる会議の一覧表示の一例を示している。会議グループ４００に含まれる会議の一覧表示には、会議名４０１、会議の日程４０２、会議のステータス４０３、アクション４０４等が表示される。

【0052】

会議名４０１は、２０２１年度取締役会の会議グループに登録された会議の会議名４１１が表示される。また、会議名４１１を押下すると、会議名４１１の会議情報のウィンドウが表示されることが好ましい。日程４０２には、それぞれの会議の日程４１２が表示される。会議の日程が確定前の日程４１２は、「候補数」の表示されることが好ましい。また、候補数が複数存在する場合は、その旨が表示されることが好ましい。会議のステータス４０３は、その会議の状況を示し、ステータス４１３と回答状況４１４とが表示される。例えば、ステータス４１３には、議事録承認済、招集通知未発送、日程調整中等といった会議の状況が表示される。また、回答状況４１４は、出欠回答中や議事録の承認中のステータスにおいて、何人が回答済みであるか、また、何人が承認済みであるかを示す。例えば、回答状況が１／８の場合、８人中１人が回答済みの状況であることを示す。すなわち、回答状況４１４は、参加者が実行すべきアクションがあるときに表示される。これらにより、それぞれの会議について、どのような状況であるか簡単に確認することができる。

【0053】

アクション４０４では、それぞれの会議において、次に行うべき対応をアクションボタン４１５に表示する。アクションボタン４１５は、運営者が実行すべきアクションとして、例えば、議事録申請、招集通知を送る、日程を確定する等が表示される。また、参加者が実行すべきアクションとして、例えば、日程回答、議事録承認等が表示される。アクションボタン４１５が表示される場合は、表示されたアクション４１５を押下することで、必要な対応を行う操作画面に進むことができる。会議の一覧表示に、会議名や日程等の固定情報だけでなく、会議のステータスやアクション等の時々の状況によって変化する情報を一覧で表示されるため、運営者は会議の状況について簡単に確認することができ、容易に会議の運営ができる。

【0054】

会議の一覧表示には、会議の追加ボタン４０５が備えられてもよい。会議の追加ボタン４０５から、新しく会議を追加することができる。具体的には、追加ボタン４０５を押下することで、ステップＳ１１からのスケジュール設定処理の入力を行うことができる。

【0055】

また、会議の一覧表示には、それぞれの会議の確認事項を一目で確認できるような表示をしてもよい。例えば、会議情報が変更されると「会議情報変更」、会議の議題が更新されると「議題更新」、議事録が登録されると「議事録登録」会議の結果、会議情報に対応が必要となった事項で未対応のものがあると、「要フォロー」という記載が会議名４１１の付近に表示される。これらの表示は、変更や更新等がなされたときから所定の期間表示されるものでもよいし、未対応の案件があるときは対応済みになるまで表示されるものでもよい。これにより、会議情報のウィンドウを表示しなくとも、確認すべき会議や事項を把握できる。

【0056】

図１０は、「２０２１年度取締役会」の会議グループに含まれる会議の一覧表示について説明したが、設定した全ての会議グループについて、会議の一覧表示が可能である。また、設定した会議グループを一覧で表示させてもよい。一覧で表示された会議グループの中から、１の会議グループを選択すると、図１０のような会議グループに含まれる会議の一覧表示がなされる。一覧で表示された会議グループは、会議グループごとの優先度に応じて表示させてもよい。例えば、２０２１年度取締役会に「Ｃｕｒｒｅｎｔ属性」を、２０２０年度取締役会に「Ｐａｓｔ属性」を設定し、２０２１年度取締役会の会議グループを優先的に表示してもよい。今後開催される会議が含まれる会議グループに優先度の高い「Ｃｕｒｒｅｎｔ属性」を付与し、「Ｃｕｒｒｅｎｔ属性」の会議グループを優先的に表示させることで、運営者及び参加者は、今後開催される会議の予定をわかりやすく確認することができる。優先度の低い「Ｐａｓｔ属性」を付された会議グループは、例えば、会議グループの一覧に表示させないとしてもよい。また例えば、「Ｐａｓｔ属性」の中に、「２０２０年度会議」、「２０１９年度会議」等の年度ごとの会議グループをまとめて設定し、複数の会議グループが含まれる項目を作成することができる。なお、会議グループに付与する優先度は、運営者や権限を有する者が適宜設定することができる。例えば、会議グループに含まれる会議の日程によって優先度を設定してもよいし、会議のステータスによって優先度を設定してもよい。

【0057】

会議グループの一覧表示は、参加者が参加可能な会議のみ表示するとしてもよい。また、会議管理システムにて管理する全ての会議について、参加者が参加可能な会議のみ表示するとしてもよい。参加可能な会議とは、ステップＳ１５の参加者情報の設定おいて、会議への参加が「必須」または「参加可」と入力された会議である。また、一覧表示する内容は、関係者の権限に応じて適宜設定することができる。

【0058】

登録した会議情報は、会議管理システムのカレンダーに表示することができる。カレンダーに表示される会議は、会議グループ毎に表示させてもよいし、システム内で管理するすべての会議を表示させてもよい。また、会議のステータスに応じて色分けをしてもよい。例えば、日程確定前の会議は黄色、日程確定後の会議は青色と表示することができる。さらに、招集通知の発送や、登記、公告などの諸手続きをカレンダーに表示させてもよい。これにより、運営者は会議に関する諸手続きを忘れずに対応することができる。カレンダーに表示される会議情報や諸手続きの情報は、カレンダー上の表示を押下することで、該当する会議情報タブ３００のウィンドウを表示することが好ましい。カレンダーに表示する情報は、関係者の権限に応じて変更することが好ましい。例えば、参加者が操作するコンピュータ装置では、参加者が参加する会議のみを表示させてもよいし、運営者が操作するコンピュータ装置では全ての会議を表示させてもよい。また、諸手続きに関する情報は、参加者のカレンダーには表示しないとしてもよい。カレンダーに表示される会議情報は、一覧表示される会議情報と同一であることが好ましい。

【0059】

本発明の会議管理システムが複数社で利用され、複数の会社の会議に参加する参加者が存在した場合、会議管理システムのカレンダーには参加するすべての会社の会議が表示されてもよい。または、会社ごとの会議のみが表示されてもよい。

【0060】

［評価処理］
次に、会議管理システムにおける会議の評価処理について説明する。評価処理が必要な会議が終了すると、参加者のコンピュータ装置１には、会議又は会議グループに関する評価を行うためのアンケートが送信され、アンケートへの回答が求められていることが表示される。なお、参加者にアンケートを受信した旨をメール等で通知してもよい。通知を受信した場合、参加者は、評価を行う会議情報に関連付いたＵＲＬよりコンピュータ装置１からＷｅｂブラウザを経由して、サーバ装置２へアクセスすることで、会議管理システムにログインする。会議管理システムにログインすると、アンケート入力のウィンドウが表示される。

【0061】

参加者は、アンケートの内容に沿って評価を入力し、評価処理は終了する。評価は、数値による評価及び／又はテキストにて自由に記載な可能な自由記載形式にて行うことが好ましい。また、参加者は、アンケートの回答に加え、運営者に向けたコメントを入力してもよい。ここで、アンケートで評価する対象は、１の会議に対するものでもよいし、２以上の会議に対する総合的なものでもよい。例えば、会議グループに含まれる会議毎に評価するものでもよいし、会議グループや会議グループに含まれる会議全体の実効性を評価するものでもよい。会議毎の評価の場合は、役員又は議事録承認者として定義されたユーザである参加者に対して、評価処理を要求する、又は依頼することができる。このときのアンケートを、フィードバックともいう。会議毎の評価では、会議の終了後に、参加者に対してフィードバックの回答を要求する。会議グループの評価の場合は、会議グループの参加者に対して、評価処理を要求する、又は依頼することができる。当該参加者は、会議グループに含まれる会議に一度でも会議に参加した参加者のことを指す。会議グループの評価は、会議グループに含まれる全ての会議の終了後、又は、所定数の会議が終了する毎にアンケートの回答を要求する。なお、アンケートを送信される参加者は、属性によって決定してもよいし、運営者によって任意に選択してもよい。例えば、会議グループに含まれる会議において、一度でも会議に参加した参加者に送信することとしてもよいし、一度でも会議に参加した参加者を抽出し、運営者が送信する参加者を選択してもよい。

【0062】

アンケートの作成には、予め登録したアンケートのひな型を利用できる。また、アンケートのひな型に加え、複数の質問項目を登録しておき、任意の質問項目を選択してアンケートを作成してもよい。運営者は、予め登録したアンケートのひな型や質問項目を、適宜修正してアンケートを作成することができる。作成したアンケートは、会議グループごとに登録してもよい。また、事前に登録されたアンケートは、アンケートが必要な会議が終了したことに応じて、参加者の端末に送信されるように設定することができる。参加者によって入力されたアンケートの回答とコメントは、運営者が、会議ごと、属性ごと、又は、メンバーごとに確認することができる。つまり、運営者の端末において、アンケートの回答状況と回答結果を表示できる。また、さらに、アンケートに回答する参加者が、回答に関連する会議について、参加者によって入力されたアンケートの回答とコメントを、会議ごと、属性ごと、又は、メンバーごとに確認できることとしてもよい。また、運営者及びアンケートに回答する参加者は、回答に関連する会議の会議情報に記録された情報（開催日程、場所、会議の出席率、議題、メンバーの出席率、資料の閲覧率、フィードバック回答率等）を確認できることとしてもよい。これにより、会議グループや会議グループに含まれる複数の会議について全体的な評価を行うときに、各会議の評価結果を確認して、効果的に評価をすることができる。

【0063】

［ドラフト作成処理］
次に、文書作成システムにおけるドラフト作成処理について説明する。図１１は、本発明の実施の形態にかかるドラフト作成処理のフローチャートを示す図である。

【0064】

まず、運営者は、コンピュータ装置１からＷｅｂブラウザを経由して、サーバ装置２にアクセスすることで、会議管理システムにログインする（ステップＳ５０）。会議情報タブ３００に表示される議題３５０の編集ボタン３５６を押下することで、議題の編集画面へ進んでもよい。次に、運営者は、会議で予定している議題が報告事項及び決議事項のいずれに関するものであるかを選択し、さらに、議題の類型の中から議題を選択する（ステップＳ５１）。ステップＳ５１にて選択された情報をサーバ装置２に送信する（ステップＳ５２）。

【0065】

ステップＳ５１では、議題の類型から議題を選択する。報告事項であるか、決議事項であるかに応じて、入力できる議題の類型が異なっていてもよい。議題の類型には、議論される頻度の高い議題が予め登録されている。また、議題に関連付けて、議題に応じた議題及び／又は議事録のひな型、会議後に必要な諸手続きの情報を登録しておく。さらに、議題に関連付けて、会議に必要な資料の情報を登録しておいてもよい。また、議題の類型は複数種類登録されることが好ましい。例えば、類型Ａは、取締役会で議論する複数の議題がまとめられており、類型Ｂは、監査役会で議論する複数の議題がまとめられている。議題の類型は会議体と関連付けて登録できる。したがって、スケジュール設定処理にて選択された会議体に応じて、会議体と関連付けて登録された議題の類型に含まれる議題を選択することができる。すなわち、スケジュール設定処理のステップＳ１２にて、「取締役会」を選択した場合、報告事項及び／又は決議事項の入力で選択できる議題の類型は「類型Ａ」に含まれる議題である。

【0066】

議題の類型は、管理者又は権限を有する者によって適宜設定が可能である。また、議題に関連付けて登録されるひな型、諸手続き、資料の情報は、適宜変更ができる。これにより、最新のひな型等を利用でき、会社独自の書式や手続き、資料等のルールや法改正に対応することができる。

【0067】

議題の選択は、プルダウンメニューに表示された議題の類型に含まれる議題から選択してもよいし、議題の選択部に検索機能を有しており、単語を入力して議題を検索し、目的の議題を選択してもよい。ステップＳ５１の報告事項又は決議事項の入力の際には、議題の選択に加え、報告事項及び決議事項のそれぞれにおいて議論される議題のタイトルを入力してもよい。

【0068】

サーバ装置２において、入力情報を受信し（ステップＳ５３）、受信した入力情報を基に、議案ドラフト、議事録ドラフトをそれぞれ作成する（ステップＳ５４）。議案ドラフト及び議事録ドラフトの作成は、例えば、議題ごとに、議案ドラフト、議事録ドラフトのひな形を予め登録しておき、ステップＳ５１にて選択された議題に応じて、対応する議案ドラフト、議事録ドラフトのひな形を利用することにより行われる。また、ステップＳ５１では、複数の議題を選択することが可能であり、この場合、選択された複数の議題に対応する議案ドラフトのひな形が、上から順にテキスト形式で入力されたファイルを作成することができる。同様に、選択された複数の議題に対応する議事録ドラフトのひな形が、上から順にテキスト形式で入力されたファイルを作成することができる。作成される議案ドラフトには、例えば、報告事項、決議事項のいずれであるか、議題のタイトル、そして、議題の内容として、
「報告事項
第１号 報告１
議長より、月次決算の状況について決算書類に基づき報告がなされる。

決議事項
第１号 決議１
議長は、第●期●決算につき関連書類に基づき説明をし、その後承認を議場に諮る。」
が入力されている。同様に、作成される議事録ドラフトには、例えば、報告事項、決議事項のいずれであるか、議題のタイトル、そして、議事録の内容として
「報告事項
第１号 報告１
議長より、月次決算の状況について決算書類に基づき報告がなされた。

決議事項
第１号 決議１
議長は、第●期●決算につき関連書類に基づき説明をし、その後承認を議場に諮ったところ、全員異議なく承認可決した。」
が入力されている。議案ドラフト及び／又は議事録ドラフトをサーバ装置２からコンピュータ装置１に送信する（ステップＳ５５）。コンピュータ装置１において、議案ドラフト及び／又は議事録ドラフトを受信し（ステップＳ５６）、ドラフト作成処理は終了する。

【0069】

受信した議案ドラフト及び／又は議事録ドラフトは、会議情報タブ３００の議題３５０に表示される。議題ドラフトボタン３５３を押下すると、ステップＳ５４において作成された議案ドラフトをダウンロードすることができる。また、議事録ドラフトボタン３５４を押下すると、ステップＳ５４において作成された議事録ドラフトをダウンロードすることができる。議案ドラフト及び議事録ドラフトには、会議の基本情報３１０や、選択した議題の内容に応じたひな形がテキスト形式にて記載されている。ダウンロードしたファイルを利用して編集することで、議事録作成者は、議題や議事録を最初から作成する手間が省け、効率よく資料作成を行うことができる。また、報告事項や決議事項の内容に応じたひな形が出力されているので、会議内にて議論された具体的な数値や内容を記入するだけで、資料を完成させることができる。

【0070】

なお、ドラフト作成処理は、ステップＳ１９の会議情報の登録後であれば、処理が可能である。また、上記では、運営者がドラフト作成処理を行ったが、参加者がドラフト作成処理を行ってもよいし、参加者はドラフト作成処理をできない設定としてもよい。また、関係者情報テーブルに登録された権限に基づいて、ドラフト作成処理をできる者を設定してもよい。なお、関係者情報テーブルの権限設定は、適宜変更することができる。また、上述のドラフト作成処理は、複数の会議について実行してもよい。例えば、会議一覧に表示される会議について、任意の会議を選択し、同じ議題を設定することができる。

【0071】

ステップＳ５０～Ｓ５３の処理は、会議情報の議題を設定する、又は編集する処理に援用できる。ステップＳ５３において、サーバ装置２にて入力情報を受信すると、会議情報の議題３５０の情報が設定又は編集される。また、会議情報の議題を設定する、又は編集する処理は、複数の会議について実行することができる。例えば、会議一覧に表示される会議から任意の会議を選択し、同じ議題を設定することができる。また、例えば、会議一覧に表示される会議から任意の会議を選択し、それぞれの会議について、異なる議題を設定することができる。これにより、一定期間の議題の網羅性を確認しながら、議題を一括で設定することができる。また、同じ議題を毎月審議する場合、それぞれ設定するよりも効率的に設定することができる。

【0072】

また、ステップＳ５３において、サーバ装置２にて入力情報を受信すると、議題ごとの資料フォルダを作成してもよい。例えば、報告事項３５１又は決議事項３５２に表示される議題を押下することで、議題ごとの資料フォルダを表示してもよい。議題に関連付けて登録された資料の情報を、資料フォルダに表示させてもよい。資料フォルダの資料は、関係者情報テーブルの権限に応じて、編集、閲覧又は取得が可能である。例えば、資料管理の権限を有する一般Ａは、資料フォルダに資料の保存、削除、編集等が許可されている。また、例えば、参加者であるメンバーは、資料フォルダの資料を閲覧又は取得が可能である。また、設定した議題について、説明を追加することもできる。さらに、実際の会議において、議題に関連付けて登録された資料や説明を閲覧し、審議結果、議事メモ、音声記録等を入力して、会議情報や議題３５０に関連付けて記録することができる。

【0073】

さらに、議題ごとに投票機能を設けてもよい。例えば、報告事項３５１又は決議事項３５２に表示される議題を押下することで、議題ごとの投票入力が可能な画面を表示してもよい。投票は参加者によって行われることが好ましい。参加者は議題に対して、賛成又は反対を入力する。投票の回答状況は、回答済みの人数のみを表示するとしてもよいし、運営者のみが回答状況を閲覧できるとしてもよい。投票機能により、会議前に投票を行い、賛成及び反対に投票した参加者の数を集計することができる。また、会議の議場で、承認又は否決を集計し、記録を残すことができる。

【0074】

ステップＳ５６で受信した議事録ドラフトは、会議情報や議題３５０に関連付けて記憶された、議題、資料、説明、審議結果、議事メモ、及び／又は、音声記録等を引用するものであってもよい。すなわち、会議情報の議題の編集、又は、資料、説明、審議結果、議事メモ、及び／若しくは音声記録等が記録されると更新された議事録ドラフトを受信する構成を採用できる。また、議事録ドラフトに引用する情報は、議事録作成者によって、適宜、選択できるとしてもよい。

【0075】

［スケジュール入力処理］
会議管理システムにおけるスケジュール入力処理について説明する。図１２は、本発明の実施の形態にかかるスケジュール入力処理のフローチャートを示す図である。

【0076】

ステップＳ５０～Ｓ５３までの処理はドラフト作成処理と同様の処理であるので、説明を省略する。ステップＳ５３において、入力情報を受信すると、会議後スケジュール管理が必要な議題の場合（ステップＳ５７でＹＥＳ）、スケジュール入力要求をコンピュータ装置１に送信する（ステップＳ５８）。コンピュータ装置１において、スケジュール入力要求を受信し（ステップＳ５９）、運営者はスケジュールを入力し（ステップＳ６０）、スケジュール入力処理は終了する。会議後スケジュール管理が不要な場合（ステップＳ５７でＮＯ）、そこで処理は終了する。入力されたスケジュールは、サーバ装置２に記憶され、図１０で示すような表示画面において、対応する会議と関連付けて実行すべきアクションとして表示される。なお、ここでいう実行すべきアクションとは、会議の運営者が実行すべきアクションのことを指す。

【0077】

ステップＳ５７にてＹＥＳと判定されるのは、例えば、会議後に登記、税務、公告等が必要な議題を入力した場合である。具体的な議題としては、例えば、本店移転、新株発行、事業譲渡等である。ステップＳ６０においてスケジュールを入力することで、登録されたスケジュールの日に運営者に対してリマインド通知がなされるので、運営者は会議後の諸手続きを忘れずに行うことができる。スケジュール管理が必要な場合、会議情報タブ３００の議題３５０には、スケジュール管理が必要な議題の隣に手続ボタン３５５が表示される。手続ボタン３５５は、必要な手続きの内容が表示される。スケジュールの入力は、手続ボタン３５５を押下することで入力することができるとしてもよい。また、入力されたスケジュールを、上述のカレンダーに表示させてもよい。

【0078】

また、本発明の実施の形態において、会議において追加の対応が必要となった場合、会議情報及び／又は議題と関連付けて追加の対応について記憶し、対応の進捗を管理することができる。追加の対応が必要となる場合とは、例えば、相見積もりをとる必要が生じた場合や、結果を報告する必要が生じた場合等があげられる。運営者は、会議情報に関連付けて、追加の対応について、登録する。次に、追加の対応の対応状況（未対応、対応中、対応済）について入力する。入力された対応状況は、追加の対応についての対応が進んだ場合、運営者が適宜、更新することができる。追加の対応の対応状況として、対応済と入力された場合には、追加の対応について対応がなされた旨を参加者に通知してもよい。また、登録された追加の対応は、図１０で示すような表示画面において、対応する会議と関連付けて、運営者が実行すべきアクションとして表示されてもよい。また、追加の対応の対応状況は、図１０で示すような表示画面において、対応する会議と関連付けて表示されてもよい。

【0079】

本発明の実施の形態にかかる議事録の申請と承認について説明する。議事録の申請は、議事録タブ３３０のウィンドウから行う。議事録作成者は、議事録作成を行った会議の会議情報の議事録タブ３３０を押下し、ウィンドウを表示させ、作成した議事録をアップロードすることで議事録承認申請を行う。議事録申請者は、作成した議事録をアップロードする前に議事録承認に関する設定を行ってもよい。議事録承認に関する設定では、議事録承認者を選択することできる。議事録承認者の選択では、予め会議体に登録された議事録承認者とは別の者を追加してもよいし、予め会議体に登録された議事録承認者を削除してもよい。アップロードした議事録は、アップロードしたファイルの形式に因らず、ＰＤＦファイルに変換され、新しくＰＤＦファイルが生成される。議事録承認者は、生成されたＰＤＦファイルを回覧することができる。変換されるＰＤＦには、適宜名前が設定できるが、例えば、「会議グループ＋会議名＋会議体名．ｐｄｆ」とすることができる。

【0080】

議事録タブ３３０には、議事録申請に関する基本情報と、議事録承認に関するステータスが表示される。議事録申請に関する基本情報としては、議事録の申請者、申請日時、自身の確認状況、議事録確認、議事録再申請等が表示される。自身の確認状況は、申請された議事録に対して自らの確認状況がどのような状況であるかを示す。例えば、未確認、承認、差戻し等が表示される。なお、自身の確認状況は、議事録承認者にのみ表示されるとしてもよい。議事録確認では、議事録確認欄に表示されるボタンを押下すると、申請された議事録が表示され、内容を確認することができる。議事録承認者であれば、会議管理システムにアップロードされた議事録の内容を議事録確認で確認し、承認又は差戻を選択することができる。議事録承認に関するステータスは、議事録承認の状況と、議事録承認者が一覧で表示され、それぞれの確認状況とが表示される。議事録タブ３３０には、議事録申請から承認までの記録をアクティビティとして表示されてもよい。

【0081】

議事録承認者全員に承認された議事録は、法定保管目的のため、所定のフォルダに自動で格納され、議事録の削除又は編集することはできないことが好ましい。所定のフォルダは会議体ごとに設定されることが好ましい。

【0082】

さらに、申請された議事録に対して、承認者は会議管理システムにおいて、承認時に電子署名を付すことができる。電子署名を付す場合、議事録の承認と同時に、電子署名とタイムスタンプが付されることが好ましい。また、議事録承認者が議事録の承認又は差戻を選択する際のウィンドウに、「承認した場合は電子署名が付されます。」といった注意書きを表示してもよい。さらに、議事録承認者ごとに、承認を選択するとそれぞれの電子署名が付され、最後の議事録承認者が承認を選択する際にタイムスタンプが付される構成としてもよい。

【0083】

また、電子署名は、所定の議事録にのみ付すこともできる。この場合、議事録申請者は、作成した議事録をアップロードする前に議事録承認に関する設定を行う。議事録承認に関する設定では、議事録承認者、及び議事録承認時に電子署名を付すかどうかを選択することできる。議事録承認時に電子署名を付すかどうかの設定は、基本的には電子署名を付さない設定としてもよく、必要に応じて選択し、電子署名を付すように設定してもよい。電子署名を付す議事録としては、登記申請などが必要な場合等が挙げられる。電子署名を付す必要がある議題を選択すると、電子署名を承認時に自動的に付すとしてもよい。すなわち、議題には、電子署名の有無に関する情報を関連付けて記憶されてもよい。電子署名が付される必要のあるＰＤＦには、適宜名前が設定できるが、例えば、「（署名）会議グループ＋会議名＋会議体名．ｐｄｆ」とすることができる。電子署名を付したファイルを正規の議事録とすることにより、会社法における取締役会の議事録署名義務、保管義務が果たされる。これにより、議事録を印刷し、署名（記名及び捺印）がされた議事録を保管する必要がなくなる。また、登記が必要な議題を含む場合、登記手続きは決議から２週間以内にしなければならないが、登記の手続きの申請書類に署名済みの議事録の写しが求められるため、印刷された議事録を用いると押印収集が間に合わない恐れがある。電子署名を付した議事録を用いることにより、諸手続きをスピーディーに行うことができる。これにより、諸手続きの申請書類を期間内に準備することができる。

【0084】

本発明の文書作成システムにおける会議音声記録処理について説明する。まず、運営者は、上記と同様の方法で、会議管理システムにログインする。次に、議事録を作成する会議の会議音声をサーバ装置２に取り込み、会議音声をテキスト化する。会議音声のテキスト化は、一般的な音声認識のアプリケーションを利用することが好ましい。次に、テキスト化された発言（以下、「発言のテキスト」ともいう）について、議論されている議題と発言者を識別する。発言のテキストは、議題及び発言者と関連付けられ、さらに、会議と関連付けられて、サーバ装置２に記憶され、会議音声記録処理は終了する。議題及び発言者と関連付けられた発言のテキストは、ドラフト作成処理にて作成された議事録ドラフトに挿入することができる。

【0085】

テキスト化された発言について、議論されている議題と発言者を識別する態様を説明する。会議の議題と参加者は、会議情報に関連付けて記憶されている。そのため、テキスト化された発言についての、議論されている議題と発言者の識別は、例えば、運営者による選択操作により達成できる。また、会議の参加者の声を、予め登録しておき、自動的に発言者を識別する構成を採用することもできる。また、会議がオンラインでの開催の場合、発言している参加者の端末を検出し、該端末の参加者を発言者として識別する構成を採用してもよい。また、一般的に会議は、予め決められた議題の順番に進められる。そのため、一の議題に関するテキストを検出すると、次の議題に関するテキストを検出するまでの発言は、一の議題に関するものとして識別するとしてもよい。

【0086】

図１３は、本発明の実施の形態にかかる会議音声記録画面の一例を示す図である。会議音声記録画面５００には、会議情報５０１、会議音声記録部５１０、テキスト表示部５２０、保存ボタン５２７、及び編集欄転記ボタン５２８が表示される。

【0087】

会議情報５０１には、表示された会議音声に関する会議の情報が表示される。表示される内容は、基本情報３１０の情報である。

【0088】

会議音声記録部５１０には、会議の音声の記録を開始する記録開始ボタン５１１、及び議事進行欄５１２が表示される。そして、議事進行欄５１２には、その会議の議題５１３が表示される。つまり、議事進行欄５１２には、ステップＳ５１で入力された議題が会議の議題５１３として表示される。会議の運営者は、会議が進行している間に、適宜、記録開始ボタン５１１を押下することで、会議の音声の記録を開始することができる。会議の運営者が、会議の音声の記録を開始する際に、議事進行欄５１２の中から、そのときに議論されている議題を選択することで、記録された会議の音声と会議の議題５１３が関連付けられて、テキスト表示部５２０に表示される。なお、会議の音声の記録が開始されると、記録開始ボタン５１１の表示が「記録終了」に変更され、記録終了ボタンを押下することで会議の音声の記録が終了することとしてもよい。なお、会議の音声は、会議が進行している間に記録するものでもよく、会議終了後、録音されたデータを取り込むものでもよい。

【0089】

テキスト表示部５２０には、時間５２１、発言者５２２、発言内容５２３、議題５２４が表示される。時間５２１は、会議において発言内容５２３が発言された時間を示す。時間５２１は、会議において発言内容５２３が発言された時間が分かるものであればよく、会議が開始されてから発言内容５２３が発言されるまでに経過した時間でも、会議において発言内容５２３が発言された時刻でもよい。図１３においては、時間５２１として、会議が開始されてから経過した時間が示されている。

【0090】

発言者５２２は、発言内容５２３を発言した発言者を示す。また、発言内容５２３には、上記のように記録された会議の音声をテキスト化したものが表示される。つまり、例えば、図１３においては、時間５２５として「００：１２：５３」、発言者５２６として「取締役Ｃ」と表示されているため、会議が開始されてから１２分５３秒が経過したときに、取締役Ｃが、「投資額がコントローラブルでリスクが・・・」と発言したことが分かる。発言者５２６の欄には、プルダウンメニューによって参加者が表示されるため、運営者は任意の参加者を発言者として選択することができる。

【0091】

議題５２４には、その会議の議題５１３のいずれかが表示される。上述のように、運営者が音声の録音を開始した際に選択していた会議の議題５１３に対応する議題５２４の欄に、該記録された音声における発言内容５２３が表示される。これにより、発言のテキストが、議題ごとに整理される。

【0092】

テキスト表示部５２０に表示された、時間５２１、発言者５２２、発言内容５２３、及び議題５２４は、保存ボタン５２７を押下することで、会議に関連付けて議事録として記録することができる。

【0093】

編集欄転記ボタン５２８を押下すると、発言のテキストが、発言のテキストを編集するための編集欄（図示せず）に表示される。編集欄に表示される発言のテキストは、議題ごと、発言ごと、会議中の全ての発言など、適宜選択が可能であってもよい。編集欄において、運営者は、発言のテキストを適宜編集することができる。会議における発言のままでは、議事録の記載として相応しくないため、議事録に反映できるように発言のテキストを修正し、保存することで、ドラフト作成処理にて作成された議事録ドラフトに挿入することが容易となる。これにより、会議、発言者、議題毎の発言内容を整理することができる。

【0094】

上に述べた実施の形態では、サーバ装置２において処理を行うクラウド型の会議管理システムについて説明してきたが、サーバ装置２において実行した処理を、コンピュータ装置１にて実行してもよい。

【0095】

本発明の会議管理システムでは、スケジュールの調整、資料のやり取り、議事録の申請及び承認等が会議管理システムで完結するため、効率的な会議の運営が達成できる。また、会議に関する資料のやり取りが、会議管理システムで完結するため、情報の機密性が保たれる。これにより、本発明の会議管理システムは、特に、経営に関する重要な意思決定の場である役員会に好適に利用することができる。

【0096】

また、本発明の会議管理システムは、会議に関する情報を一元的に管理しているため、様々な検索方法によって検索し、必要な情報を効率的に取り出し、分析することができる。例えば、特定期間の会議の検索や、過去に所定の人物が出席した会議の検索、過去又は予定されている議題の検索、所定の議題について過去に議論した日付とその議事録の検索等を行うことができる。さらに、会議管理システム内のメッセージ機能に投稿されたメッセージから所定のテキストの検索や資料フォルダに保管された資料内テキストの検索も可能である。また、会議の評価、運営業務の改善に必要な情報（開催日程、場所、会議の出席率、議題、メンバーの出席率、資料の閲覧率、フィードバック回答率等）を、会議グループ、会議体、会議、役職、属性、議題ごとに集計することができる。

【0097】

さらに、本発明の会議管理システムを提供する企業は、本発明の会議管理システムを導入する複数社の情報を横断して、会議体の参加者の構成、会議日程の頻度、議題の種類、議題ごとの頻度、議題について議論される時期、議題に対する賛否状況、参加者の属性及び役職に応じた投票行動、今後議論が予定される議題等から統計情報を抽出することができる。これらの統計情報を用いて、議題の追加や重要度の高い議題について、ひな形を詳しくするといった改善を行えるので、より効率的な会議管理システムを提供することができる。また、議題に関連付けて登録する必要手続きは、上述の統計情報や、法令等のルール改正に応じて拡充することで、より簡単に会議の運営を行うことができる会議管理システムを提供することができる。

【0098】

本発明によれば、少なくとも１のコンピュータ装置を備え、設定された複数の会議に関連付けて、利用者が閲覧又は取得が可能なデータを記憶されており、会議を選択することにより、選択した会議に対応するデータの閲覧又は取得することが可能であるため、会議に関連付いたデータがまとまって保管されており、簡単にデータを閲覧又は取得することできる。

【0099】

本発明によれば、会議に関連付けて設定された議題に関連付けて、利用者が閲覧又は取得が可能なデータを記憶されており、議題を選択することにより、選択した議題に対応するデータの閲覧又は取得を可能とするものであるため、議題に関連付いたデータがまとまって保管されており、簡単にデータを閲覧又は取得することができる。

【0100】

本発明によれば、少なくとも１のコンピュータ装置を備え、設定された複数の会議に関する会議情報を一覧で表示するため、視認性に優れ、円滑な会議の運営を行うことができる。

【0101】

本発明によれば、会議について、会議の属性を選択でき、選択された会議の属性に応じて、会議の参加者、会議の議長、議事録承認者及び／又は会議の開催に関する開催情報を通知する期限を特定するため、会議の設定の度に上記の情報を入力する必要がなく、運営者の会議設定に係る負担を軽くすることができる。

【0102】

本発明によれば、複数の会議を含む会議グループと関連付けて会議を設定するものであり、１の会議グループに関連付けられた複数の会議に関する会議情報を一覧で表示するため、関連した性質、属性を持ち、一定期間中に行われる複数の会議を一覧して確認することができる。

【0103】

本発明によれば、会議情報が、会議の日程、会議の場所、会議のステータス及び／又は会議に関連して実行すべきアクションに関する情報であることにより、会議に関する情報を容易に確認することができる。

【0104】

本発明によれば、会議に関連して実行すべきアクションが、参加者が実行すべきアクションであり、会議のステータスに関する情報が、アクションを実行した参加者数であることにより、アクションを実行した参加者数を容易に把握することができる。

【0105】

本発明によれば、会議に関連して実行すべきアクションが、会議の運営者が実行すべきアクションであり、会議に関して実行すべきアクションに関する情報が、前記アクションの対応状況であることにより、運営者が実行すべきアクションの対応状況を容易に把握することができる。

【0106】

本発明によれば、設定された会議に関する会議情報のうち、利用者が参加する会議に関する会議情報のみを一覧で表示するため、利用者が参加する会議の情報のみを提供することができる。

【0107】

本発明によれば、表示された会議に関連して実行すべきアクションを選択し、選択されたアクションが、会議の参加者への招集通知である場合に、予め登録された会議の参加者に対応する端末へ、会議の開催に関する開催情報を通知するため、別途会議の参加者に個別に連絡する必要がなく、運営者の会議運営に係る負担を軽減することができる。

【0108】

本発明によれば、選択可能に表示される会議グループにおいて、会議グループに関連付けられた会議の日程及び／又はステータスにより定められる優先度に応じて、複数の会議グループを表示するため、利用者は会議グループの優先度に応じて表示された会議グループから、任意の会議グループを選択することができる。

【0109】

本発明によれば、少なくとも１のコンピュータ装置を備え、設定した会議についての議題の類型を選択し、選択された議題類型に対応する実行すべきアクションを表示するため、利用者は実行すべきアクションを容易に確認することができる。

【0110】

本発明によれば、複数のコンピュータ装置を備え、会議の議題ごとに入力された賛成及び反対をそれぞれ集計することにより、会議の議題ごとの投票結果を確認することができる。

【0111】

本発明によれば、複数のコンピュータ装置を備え、申請する議事録について、議事録承認時に電子署名を付す設定にするか否かを選択し、電子署名を付す設定にすることを選択された議事録について、議事録承認時に承認者の電子署名が付与されることにより、必要な議事録のみ電子署名を付すことができる。

【0112】

本発明によれば、コンピュータ装置の表示装置に表示される情報がＵＲＬと関連付けられることにより、利用者はＵＲＬより簡単にコンピュータ装置の表示装置に表示される情報にアクセスすることができる。

【0113】

本発明によれば、少なくとも１のコンピュータ装置を備え、複数の会議を含む会議グループと関連付けて、記憶された会議の参加者に対応する端末にて、会議グループについての第１評価の回答を入力し、会議と関連付けて、記憶された会議の参加者に対応する端末にて、会議についての第２評価の回答を入力することにより、会議グループと会議についてそれぞれ評価することができる。

【0114】

本発明によれば、第１評価が、会議グループについての数値による評価及び／又は自由記載形式による評価であり、第２評価が、会議についての数値による評価及び／又は自由記載形式による評価であることにより、会議グループと会議について具体的に評価することができる。

【0115】

本発明によれば、少なくとも１のコンピュータ装置を備え、会議の参加者及び／又は会議の議題を記憶し、音声の発言者が会議の参加者から選択される、又は、議題が会議の議題から選択されることにより、簡単に文字情報に会議の参加者及び又は議題を関連付けて記憶することができる。

【0116】

本発明によれば、少なくとも１のコンピュータ装置を備え、会議について選択された議題類型に応じた文例をもとに議題及び／又は議事録を作成するため、容易に議題及び／又は議事録を作成することができる。

【0117】

本発明によれば、選択した会議の属性に応じて、選択できる議題類型が異なるため、会議の属性に適した議題類型を設定することができる。

【符号の説明】

【0118】

１、１ａ、１ｂ、１ｚ：コンピュータ装置 ２：サーバ装置 ３：通信ネットワーク
１１：制御部 １２：ＲＡＭ １３：ストレージ部 １４：グラフィックス処理部
１５：通信インタフェース １６：インタフェース部 １７：外部メモリ
１８：表示部 １９：表示画面 ２１：制御部 ２２：ＲＡＭ ２３：ストレージ部
２４：通信インタフェース １００：関係者情報テーブル １０１：氏名 １０２：役職
１０３：属性 １０４：権限 ２００：会議体テーブル ２０１：会議体名
２０２：議長 ２０３：会議参加者 ２０４：議事録承認者
２０５：招集通知発送期限 ２０６：議題の類型
３００：会議情報タブ ３０１：会議情報 ３１０：基本情報 ３１１：会議名
３１２：会議体 ３１３：会議日時 ３１４：開催場所 ３１５：参加者 ３１６：備考
３１７：会議資料 ３１８、３５６：編集ボタン ３２０：出欠回答タブ
３３０：議事録タブ ３４０：キャンセルボタン ３５０：議題 ３５１：報告事項
３５２：決議事項 ３５３：議題ドラフトボタン ３５４：議事録ドラフトボタン
３５５：手続ボタン ４００：会議グループ ４０１、４１１：会議名
４０２、４１２：会議の日程 ４０３：会議のステータス ４０４：アクション
４０５：会議の追加ボタン ４１３：ステータス ４１４：回答状況
４１５：アクションボタン
５００：会議音声記録画面 ５０１：会議情報
５１０：会議音声記録部 ５１１：記録開始ボタン ５１２：議事進行欄
５１３：議題 ５２０：テキスト表示部 ５２１、５２５：時間
５２２、５２６：発言者 ５２３：発言内容 ５２４：議題
５２７：保存ボタン ５２８：編集欄転記ボタン

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】

【手続補正書】

【提出日】2024-09-30

【手続補正1】

【補正対象書類名】特許請求の範囲

【補正対象項目名】全文

【補正方法】変更

【補正の内容】

【特許請求の範囲】

【請求項1】

少なくとも１のコンピュータ装置を備え、
１の会議について会議の属性を選択する属性選択手段と、
選択された会議の属性に応じて、前記１の会議について、参加者、議長、議事録承認者、会議の開催に関する開催情報を通知する期限、及び／又は、会議における議題をまとめて登録した議題のグループを特定する参加者等特定手段と
を備える、システム。

【請求項2】

前記１の会議の開催に関する開催情報を通知する期限に、参加者に対応する端末に開催情報を送信する開催情報送信手段、又は、
前記１の会議の開催に関する開催情報を通知する期限までに、参加者に対応する端末に開催情報が送信されていない場合に、利用者に対応する端末に、参加者に対応する端末に開催情報を送信することを指示する指示情報を送信する指示情報送信手段
を備える、請求項１に記載のシステム。

【請求項3】

前記１の会議について、前記議題のグループから議題を選択する議題選択手段と
を備える、請求項１又は２に記載のシステム。

【請求項4】

議題選択手段にて選択された議題に対応する議案ドラフト又は議事録ドラフトを、利用者に対応する端末に送信するドラフト送信手段と
を備える、請求項３に記載のシステム。

【請求項5】

属性選択手段において、会議の属性として、取締役会又は監査役会を選択することが可能である、請求項１又は２に記載のシステム。

【請求項6】

会議の属性と関連付けて、複数の会議を含む会議グループが設定され、
会議グループと関連付けて、会議の参加者を記憶する第１参加者記憶手段と、
第１参加者記憶手段に記憶された会議の参加者に対応する端末にて、会議グループについての第１評価の回答を入力する回答入力手段と、
会議と関連付けて、会議の参加者を記憶する第２参加者記憶手段と、
第２参加者記憶手段に記憶された会議の参加者に対応する端末にて、会議についての第２評価の回答を入力する回答入力手段と
を備える、請求項１又は２に記載のシステム。

【請求項7】

第１評価が、会議グループについての数値による評価及び／又は自由記載形式による評価であり、
第２評価が、会議についての数値による評価及び／又は自由記載形式による評価である、
請求項６に記載の会議管理システム。

【請求項8】

会議グループに含まれる全ての会議の終了後、又は、所定数の会議が終了する毎に、第１参加者記憶手段に記憶された会議の参加者に対応する端末に第１評価の回答の入力を促す回答要求を送信する第１回答要求手段と、
会議が終了する毎に、第２参加者記憶手段に記憶された会議の参加者に対応する端末に第２評価の回答の入力を促す回答要求を送信する第２回答要求手段と
を備える、請求項６に記載のシステム。

【請求項9】

少なくとも１のコンピュータ装置を備える方法であって、
１の会議について会議の属性を選択する属性選択ステップと、
選択された会議の属性に応じて、前記１の会議について、参加者、議長、議事録承認者、会議の開催に関する開催情報を通知する期限、及び／又は、会議における議題をまとめて登録した議題のグループを特定する参加者等特定ステップと
を有する、方法。