特開 2024-164874 文書処理プログラムおよび情報処理装置

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024164874

(43)【公開日】2024-11-28

(54)【発明の名称】文書処理プログラムおよび情報処理装置

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20230101AFI20241121BHJP

   G06Q 50/10 20120101ALI20241121BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/10 310

G06Q50/10

【審査請求】未請求

【請求項の数】7

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2023080548

(22)【出願日】2023-05-16

(71)【出願人】

【識別番号】000237639

【氏名又は名称】富士通フロンテック株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110002918

【氏名又は名称】弁理士法人扶桑国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】馬路 武志

(72)【発明者】

【氏名】佐藤 明宏

(72)【発明者】

【氏名】片岡 篤士

【テーマコード（参考）】

5L010

5L049

5L050

【Ｆターム（参考）】

5L010AA11

5L049AA11

5L049CC12

5L050CC12

(57)【要約】

【課題】承認依頼作業の効率化を図る。
【解決手段】制御部１１は、文書の罫線の位置座標を含む罫線情報ａ１を記憶部１２に登録する。また、文書に記載の承認者欄の位置座標を含む承認者欄情報ｂ１が設定された場合、罫線情報ａ１から特定される文書カテゴリｃ１と、承認者欄情報ｂ１とを関連付けて記憶部１２に登録する。さらに、制御部１１は、回送先判定対象の対象文書の画像データＤ１から罫線情報ａ２を抽出し、罫線情報ａ２が罫線情報ａ１と一致する場合、罫線情報ａ１から特定される文書カテゴリｃ１に関連付けられている承認者欄情報ｂ１を記憶部１２から取得する。そして、制御部１１は、取得した承認者欄情報ｂ１から対象文書の画像データＤ１から承認者欄Ｌ１を検出し、承認者欄Ｌ１に記載されている承認者を対象文書の回送先と判定する。
【選択図】図１

【特許請求の範囲】

【請求項1】

コンピュータに、
文書の罫線の位置座標を含む第１の罫線情報を記憶部に登録し、
前記文書に記載の承認者欄の位置座標を含む承認者欄情報が設定された場合、前記第１の罫線情報から特定される文書カテゴリと、前記承認者欄情報とを関連付けて前記記憶部に登録し、
回送先判定対象の対象文書をスキャンして取得された画像データから第２の罫線情報を抽出し、
前記第２の罫線情報が前記第１の罫線情報と一致する場合、一致した前記第１の罫線情報から特定される前記文書カテゴリに関連付けられている前記承認者欄情報を前記記憶部から取得し、
取得した前記承認者欄情報にもとづいて、前記対象文書の承認者欄を検出して、検出した前記承認者欄に記載されている承認者を前記対象文書の回送先と判定する、
処理を実行させる文書処理プログラム。

【請求項2】

前記処理は、前記承認者欄情報が未設定であり、前記文書に記載される固定文言の印字内容を含む固定文言情報が設定された場合、
前記第１の罫線情報から特定される前記文書カテゴリと、前記固定文言情報とを関連付けて前記記憶部に登録し、
前記対象文書をスキャンして取得された画像データから前記第２の罫線情報を抽出し、
前記第２の罫線情報が前記第１の罫線情報と一致する場合、一致した前記第１の罫線情報から特定される前記文書カテゴリに関連付けられている前記固定文言情報を前記記憶部から取得し、
取得した前記固定文言情報にもとづいて前記対象文書の回送先を判定する、
請求項１記載の文書処理プログラム。

【請求項3】

前記固定文言情報は、前記文書のタイトル、前記文書の承認者および前記固定文言の位置座標の少なくとも１つが含まれる、請求項２記載の文書処理プログラム。

【請求項4】

前記処理は、
同一のユーザによって提出された複数の文書それぞれから罫線の位置座標を含む罫線情報を抽出した場合、
同じ前記罫線情報を有する複数の前記文書を文書群にグループ化し、
前記文書群に記載されている文字の文字認識を行って差異がある文字を検出し、
前記差異がある文字が日付の場合、前記ユーザが提出する前記文書は定期的な承認依頼の申請を要する申請書と判定して将来の申請日を予測し、
予測した申請日に前記文書が提出されていないことを検出した場合には、前記ユーザにリマインド通知を行う、
請求項１記載の文書処理プログラム。

【請求項5】

コンピュータに、
文書に記載されている単語から前記文書の回送先に関連のあるキーワードを検出し、
前記文書の回送先となる人物または部署と、前記人物または前記部署に関連する複数のキーワードが含まれるキーワード群とを関連付けて記憶部に登録し、
回送先判定対象の対象文書をスキャンして取得された画像データの文字認識を行って前記対象文書に記載されている前記キーワードを抽出し、
抽出した前記キーワードが含まれる前記キーワード群に関連付けられている前記人物または前記部署を取得し、
取得した前記人物または前記部署を前記対象文書の回送先と判定する、
処理を実行させる文書処理プログラム。

【請求項6】

記憶部と、
文書の罫線の位置座標を含む第１の罫線情報を前記記憶部に登録し、前記文書に記載の承認者欄の位置座標を含む承認者欄情報が設定された場合、前記第１の罫線情報から特定される文書カテゴリと、前記承認者欄情報とを関連付けて前記記憶部に登録し、回送先判定対象の対象文書をスキャンして取得された画像データから第２の罫線情報を抽出し、前記第２の罫線情報が前記第１の罫線情報と一致する場合、一致した前記第１の罫線情報から特定される前記文書カテゴリに関連付けられている前記承認者欄情報を前記記憶部から取得し、取得した前記承認者欄情報にもとづいて、前記対象文書の承認者欄を検出して、検出した前記承認者欄に記載されている承認者を前記対象文書の回送先と判定する制御部と、
を有する情報処理装置。

【請求項7】

記憶部と、
文書に記載されている単語から前記文書の回送先に関連のあるキーワードを検出し、前記文書の回送先となる人物または部署と、前記人物または前記部署に関連する複数のキーワードが含まれるキーワード群とを関連付けて前記記憶部に登録し、回送先判定対象の対象文書をスキャンして取得された画像データの文字認識を行って前記対象文書に記載されている前記キーワードを抽出し、抽出した前記キーワードが含まれる前記キーワード群に関連付けられている前記人物または前記部署を取得し、取得した前記人物または前記部署を前記対象文書の回送先と判定する制御部と、
を有する情報処理装置。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、文書処理プログラムおよび情報処理装置に関する。

【背景技術】

【0002】

企業においては、多種多様な文書の作成および管理の業務が行われている。このような業務の中で、承認を要する申請書などの文書に対しては、承認先に申請書を回送して承認を受けるための承認依頼が行われる。

【0003】

関連技術としては、例えば、帳票画像を読取って、読取った帳票画像の文字画像を文字データに変換する文字認識を行って帳票データを作成し、帳票データを係員端末に配信する技術が提案されている（特許文献１）。また、帳票画像の記入事項および番号札画像の受付番号を文字認識し、文字認識結果を管理サーバへ送信して、管理サーバは、窓口端末へ文字認識結果を送信する技術が提案されている（特許文献２）。さらに、画像データにもとづいて帳票の種別を識別し、画像データから日付印情報を抽出して、識別子と日付印情報とを対応付けて記憶する技術が提案されている（特許文献３）。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0004】

【特許文献1】特開２００５－２８４７５８号公報

【特許文献2】特開２０１３－１７１４７５号公報

【特許文献3】特開２０１２－２１８８９０号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0005】

ユーザが申請書の承認依頼を行う場合、例えば、ユーザが目視によって申請書の回送先を確認／判断して、メールなどで申請書を回送することが行われている。しかし、多数の申請書を扱う場合や申請書の記載内容によっては、申請書の承認を行う承認者または担当部署などの回送先を逐一確認することが煩雑となる場合があり、申請書の承認依頼作業において手間がかかるという問題がある。

【0006】

１つの側面では、本発明は、承認依頼作業の効率化を図った文書処理プログラムおよび情報処理装置を提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0007】

上記課題を解決するために、文書処理プログラムが提供される。この文書処理プログラムは、コンピュータに、文書の罫線の位置座標を含む第１の罫線情報を記憶部に登録し、文書に記載の承認者欄の位置座標を含む承認者欄情報が設定された場合、第１の罫線情報から特定される文書カテゴリと、承認者欄情報とを関連付けて記憶部に登録し、回送先判定対象の対象文書をスキャンして取得された画像データから第２の罫線情報を抽出し、第２の罫線情報が第１の罫線情報と一致する場合、一致した第１の罫線情報から特定される文書カテゴリに関連付けられている承認者欄情報を記憶部から取得し、取得した承認者欄情報にもとづいて、対象文書の承認者欄を検出して、検出した承認者欄に記載されている承認者を対象文書の回送先と判定する処理を実行させる。

【0008】

また、上記課題を解決するために、情報処理装置が提供される。この情報処理装置は、記憶部と、文書の罫線の位置座標を含む第１の罫線情報を記憶部に登録し、文書に記載の承認者欄の位置座標を含む承認者欄情報が設定された場合、第１の罫線情報から特定される文書カテゴリと、承認者欄情報とを関連付けて記憶部に登録し、回送先判定対象の対象文書をスキャンして取得された画像データから第２の罫線情報を抽出し、第２の罫線情報が第１の罫線情報と一致する場合、一致した第１の罫線情報から特定される文書カテゴリに関連付けられている承認者欄情報を記憶部から取得し、取得した承認者欄情報にもとづいて、対象文書の承認者欄を検出して、検出した承認者欄に記載されている承認者を対象文書の回送先と判定する制御部とを有する。

【0009】

さらに、上記課題を解決するために、文書処理プログラムが提供される。この文書処理プログラムは、コンピュータに、文書に記載されている単語から文書の回送先に関連のあるキーワードを検出し、文書の回送先となる人物または部署と、人物または部署に関連する複数のキーワードが含まれるキーワード群とを関連付けて記憶部に登録し、回送先判定対象の対象文書をスキャンして取得された画像データの文字認識を行って対象文書に記載されているキーワードを抽出し、抽出したキーワードが含まれるキーワード群に関連付けられている人物または部署を取得し、取得した人物または部署を対象文書の回送先と判定する処理を実行させる。

【0010】

また、上記課題を解決するために、情報処理装置が提供される。この情報処理装置は、記憶部と、文書に記載されている単語から文書の回送先に関連のあるキーワードを検出し、文書の回送先となる人物または部署と、人物または部署に関連する複数のキーワードが含まれるキーワード群とを関連付けて記憶部に登録し、回送先判定対象の対象文書をスキャンして取得された画像データの文字認識を行って対象文書に記載されているキーワードを抽出し、抽出したキーワードが含まれるキーワード群に関連付けられている人物または部署を取得し、取得した人物または部署を対象文書の回送先と判定する制御部とを有する。

【発明の効果】

【0011】

１側面によれば、承認依頼作業の効率化を図ることが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【0012】

【図1】情報処理装置の一例を説明するための図である。

【図2】情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。

【図3】罫線情報と承認者欄情報の事前登録の一例を示す図である。

【図4】罫線情報と固定文言情報の事前登録の一例を示す図である。

【図5】固定文言にもとづいて回送先を判定する場合の動作の一例を説明するための図である。

【図6】キーワードの事前登録の一例を示す図である。

【図7】キーワードの事前登録の一例を示す図である。

【図8】キーワードの事前登録の一例を示す図である。

【図9】キーワードにもとづいて回送先を判定する場合の動作の一例を説明するための図である。

【図10】定期的な申請に対してリマインド通知を行う場合の動作の一例を示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0013】

以下、本実施の形態について図面を参照して説明する。なお、本明細書および図面において実質的に同一の機能を有する要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略する場合がある。

【0014】

図１は情報処理装置の一例を説明するための図である。情報処理装置１０は制御部１１および記憶部１２を備える。制御部１１の機能は、情報処理装置１０が備える図示しないプロセッサが、所定のプログラムを実行することによって実現することができる。また、記憶部１２には、文書（申請書、帳票等）の回送先を判定するための情報等が記憶される。

【0015】

〔ステップＳ１〕制御部１１は、文書の罫線の位置座標を含む罫線情報ａ１（第１の罫線情報）を記憶部１２に登録する。
〔ステップＳ２〕制御部１１は、文書に記載の承認者欄の位置座標を含む承認者欄情報ｂ１が設定された場合、罫線情報ａ１から特定される文書カテゴリｃ１と、承認者欄情報ｂ１とを関連付けて記憶部１２に登録する。なお、文書カテゴリｃ１は、例えば、経理関係、備品購入関係といった文書の種類のことである。

【0016】

〔ステップＳ３〕制御部１１は、回送先判定対象の対象文書をスキャンして取得された画像データＤ１から罫線情報ａ２（第２の罫線情報）を抽出する。
〔ステップＳ４〕制御部１１は、抽出した罫線情報ａ２が登録済みの罫線情報ａ１と一致する場合、一致した罫線情報ａ１から特定される文書カテゴリｃ１に関連付けられている承認者欄情報ｂ１を記憶部１２から取得する。

【0017】

〔ステップＳ５〕制御部１１は、取得した承認者欄情報ｂ１にもとづいて、対象文書の画像データＤ１から承認者欄Ｌ１を検出して、検出した承認者欄Ｌ１に記載されている承認者（承認を行う人物または担当部署等）を対象文書の回送先と判定する。

【0018】

なお、制御部１１は、対象文書の回送先の判定後、回送先が判定された対象文書のデータおよび承認依頼メール等を承認者に宛てて送信する。また、対象文書を提出したユーザに対して、回送先の宛名等をメール等で通知を行うこともできる。

【0019】

このように、情報処理装置１０では、文書の罫線情報ａ１と、罫線情報ａ１から特定される文書カテゴリｃ１と承認者欄情報ｂ１とを関連付けて予め登録しておく。そして、回送先判定対象の対象文書の罫線情報ａ２が登録済みの罫線情報ａ１に一致する場合、一致した罫線情報ａ１から特定される文書カテゴリｃ１に関連付けられている承認者欄情報ｂ１にもとづいて承認者欄Ｌ１を検出し、検出した承認者欄Ｌ１に記載されている承認者を対象文書の回送先と判定する。

【0020】

これにより、文書の回送先を自動判定することができるので、例えば、文書の承認を行う人物または担当部署などの回送先を逐一確認するための作業の煩雑さを軽減することができ、承認依頼作業の効率化を図ることが可能になる。また、承認者宛てに承認依頼メールが自動送信されることにより、電子印ではない承認印の押印依頼の手間を解消することもできる。

【0021】

図２は情報処理装置のハードウェア構成の一例を示す図である。情報処理装置１０は、制御部１１の機能を有するプロセッサ１０１によって装置全体が制御されている。
プロセッサ１０１には、バス１１０を介してメモリ１０２と複数の周辺機器が接続されている。プロセッサ１０１は、マルチプロセッサであってもよい。プロセッサ１０１は、例えばＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＭＰＵ（Micro Processing Unit）、またはＤＳＰ（Digital Signal Processor）である。プロセッサ１０１がプログラムを実行することで実現する機能の少なくとも一部を、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、ＰＬＤ（Programmable Logic Device）などの電子回路で実現してもよい。

【0022】

メモリ１０２は、情報処理装置１０の主記憶装置として使用される。メモリ１０２には、プロセッサ１０１に実行させるＯＳ（Operating System）のプログラムやアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、メモリ１０２には、プロセッサ１０１による処理に利用する各種データが格納される。メモリ１０２としては、例えばＲＡＭ（Random Access Memory）などの揮発性の半導体記憶装置が使用される。

【0023】

バス１１０に接続されている周辺機器としては、ストレージ装置１０３、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）１０４、入力インタフェース１０５、光学ドライブ装置１０６、機器接続インタフェース１０７、ネットワークインタフェース１０８およびスキャナインタフェース１０９がある。

【0024】

ストレージ装置１０３は、記憶部１２の機能を有し、内蔵した記録媒体に対して、電気的または磁気的にデータの書き込みおよび読み出しを行う。ストレージ装置１０３は、情報処理装置１０の補助記憶装置として使用される。ストレージ装置１０３には、ＯＳのプログラム、アプリケーションプログラム、および各種データが格納される。なお、ストレージ装置１０３としては、例えばＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）を使用することができる。

【0025】

ＧＰＵ１０４は、画像処理を行う演算装置であり、グラフィックコントローラとも呼ばれる。ＧＰＵ１０４には、ディスプレイ２０１が接続されている。ＧＰＵ１０４は、プロセッサ１０１からの命令に従って、画像をディスプレイ２０１の画面に表示させる。

【0026】

入力インタフェース１０５には、キーボード２０２とマウス２０３とが接続されている。入力インタフェース１０５は、キーボード２０２やマウス２０３から送られてくる信号をプロセッサ１０１に送信する。なお、マウス２０３は、ポインティングデバイスの一例であり、他のポインティングデバイスを使用することもできる。他のポインティングデバイスとしては、タッチパネル、タブレット、タッチパッド、トラックボールなどがある。

【0027】

光学ドライブ装置１０６は、レーザ光などを利用して、光ディスク２０４に記録されたデータの読み取り、または光ディスク２０４へのデータの書き込みを行う。光ディスク２０４は、光の反射によって読み取り可能なようにデータが記録された可搬型の記録媒体である。光ディスク２０４には、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＤＶＤ－ＲＡＭ、ＣＤ－ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory）、ＣＤ－Ｒ（Recordable）／ＲＷ（Re Writable）などがある。

【0028】

機器接続インタフェース１０７は、情報処理装置１０に周辺機器を接続するための通信インタフェースである。例えば機器接続インタフェース１０７には、メモリ装置２０５やメモリリーダライタ２０６を接続することができる。メモリ装置２０５は、機器接続インタフェース１０７との通信機能を搭載した記録媒体である。メモリリーダライタ２０６は、メモリカード２０７へのデータの書き込み、またはメモリカード２０７からのデータの読み出しを行う装置である。メモリカード２０７は、カード型の記録媒体である。

【0029】

ネットワークインタフェース１０８は、ネットワークＮ１に接続されている。ネットワークインタフェース１０８は、ネットワークＮ１を介して、他のコンピュータまたは通信機器との間でデータの送受信を行う。ネットワークインタフェース１０８は、例えば、スイッチやルータなどの有線通信装置にケーブルで接続される有線通信インタフェースである。またネットワークインタフェース１０８は、アクセスポイントなどの無線通信装置に電波によって通信接続される無線通信インタフェースであってもよい。

【0030】

スキャナインタフェース１０９は、イメージスキャナ２０８に接続しており、イメージスキャナ２０８によって変換された、紙などの物理的な媒体に印刷された画像や文書のデータをプロセッサ１０１に送信する。

【0031】

情報処理装置１０は、以上のようなハードウェアによって、本発明の処理機能を実現することができる。情報処理装置１０は、例えばコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されたプログラムを実行することにより、本発明の処理機能を実現する。情報処理装置１０に実行させる処理内容を記述したプログラムは、様々な記録媒体に記録しておくことができる。

【0032】

例えば、情報処理装置１０に実行させるプログラムをストレージ装置１０３に格納しておくことができる。プロセッサ１０１は、ストレージ装置１０３内のプログラムの少なくとも一部をメモリ１０２にロードし、プログラムを実行する。また情報処理装置１０に実行させるプログラムを、光ディスク２０４、メモリ装置２０５、メモリカード２０７などの可搬型記録媒体に記録しておくこともできる。可搬型記録媒体に格納されたプログラムは、例えばプロセッサ１０１からの制御により、ストレージ装置１０３にインストールされた後、実行可能となる。またプロセッサ１０１が、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み出して実行することもできる。

【0033】

図３は罫線情報と承認者欄情報の事前登録の一例を示す図である。なお、以降の説明では文書を申請書と呼ぶ場合がある。
〔ステップＳ１１〕申請書（未記入）がスキャンされて、申請書の画像データｄ１（以下、単に申請書ｄ１と呼ぶ）が取得される。

【0034】

〔ステップＳ１２〕制御部１１は、申請書ｄ１から申請書カテゴリ（図１の文書カテゴリｃ１に相当）を特定するための罫線情報ａ１を自動抽出する。罫線情報ａ１は、申請書ｄ１に記載されている罫線の位置座標や罫線の長さなどを含む。

【0035】

〔ステップＳ１３〕申請書ｄ１に記載されている承認者欄の位置座標を含む承認者欄情報ｂ１が制御部１１に対して手動設定される。例えば、情報処理装置１０を備えるシステムの運用管理者によって、承認者欄情報ｂ１が制御部１１に対して手動設定される。

【0036】

〔ステップＳ１４〕制御部１１は、罫線情報ａ１から特定される申請書カテゴリと、承認者欄情報ｂ１とを関連付けて記憶部１２に登録する。
上記のように、回送先の判定を行うための情報の事前登録がなされた上で図１に示した回送先判定制御が行われる。なお、承認者欄から申請書の回送先を判定する動作については、図１で上述したので説明は省略する。

【0037】

次に申請書の固定文言にもとづいて回送先の判定制御を行う場合について、図４、図５を用いて説明する。図４は罫線情報と固定文言情報の事前登録の一例を示す図である。
〔ステップＳ２１〕申請書（未記入）がスキャンされて申請書の画像データ（申請書ｄ１）が取得される。

【0038】

〔ステップＳ２２〕制御部１１は、申請書ｄ１から申請書カテゴリを特定するための罫線情報ａ１を自動抽出する。
〔ステップＳ２３〕申請書ｄ１に記載されている固定文言の印字内容を含む固定文言情報ｅ１が制御部１１に対して手動設定される。例えば、情報処理装置１０を備えるシステムの運用管理者によって、固定文言情報ｅ１が制御部１１に対して手動設定される。

【0039】

なお、固定文言情報ｅ１には、申請書のタイトル、申請書の承認者（承認を行う人物または担当部署等）、および固定文言の位置座標の少なくとも１つが含まれる。また、申請書の種類ごとにＩＤが設定されているような場合は、該当のＩＤを固定文言情報ｅ１に使用してもよい。

【0040】

〔ステップＳ２４〕制御部１１は、罫線情報ａ１から特定される申請書カテゴリと、固定文言情報ｅ１とを関連付けて記憶部１２に登録する。
図５は固定文言にもとづいて回送先を判定する場合の動作の一例を説明するための図である。

【0041】

〔ステップＳ３１〕制御部１１は、申請書の罫線の位置座標を含む罫線情報ａ１を記憶部１２に登録する。
〔ステップＳ３２〕制御部１１は、承認者欄情報が未設定であり、申請書に記載される固定文言の印字内容を含む固定文言情報ｅ１が設定された場合、罫線情報ａ１から特定される申請書カテゴリｃ１１と、固定文言情報ｅ１とを関連付けて記憶部１２に登録する。

【0042】

〔ステップＳ３３〕制御部１１は、回送先判定対象の申請書をスキャンして取得された画像データ（申請書ｄ１）から罫線情報ａ２を抽出する。
〔ステップＳ３４〕制御部１１は、抽出した罫線情報ａ２が登録済みの罫線情報ａ１と一致する場合、一致した罫線情報ａ１から特定される申請書カテゴリｃ１１に関連付けられている固定文言情報ｅ１を記憶部１２から取得する。

【0043】

〔ステップＳ３５〕制御部１１は、取得した固定文言情報ｅ１にもとづいて、申請書ｄ１から固定文言Ｌ２を検出して、検出した固定文言Ｌ２にもとづいて、申請書ｄ１の回送先を判定する。例えば、固定文言情報ｅ１が申請書ｄ１のタイトルであり、そのタイトルが備品購入申請書と記載されていることが検出された場合、申請書ｄ１の回送先は備品購入を行う部署であると判定する。

【0044】

このように、情報処理装置１０では、申請書の罫線情報ａ１と、罫線情報ａ１から特定される申請書カテゴリｃ１１と固定文言情報ｅ１とを関連付けて予め登録しておく。そして、回送先判定対象の申請書の罫線情報ａ２が登録済みの罫線情報ａ１に一致する場合、一致した罫線情報ａ１から特定される申請書カテゴリｃ１１に関連付けられている固定文言情報ｅ１にもとづいて申請書の回送先を判定する。

【0045】

これにより、申請書の回送先を自動判定することができるので、例えば、申請書の承認を行う人物または担当部署などの回送先を逐一確認するための作業の煩雑さを軽減することができ、承認依頼作業の効率化を図ることが可能になる。

【0046】

次に申請書に記載されている単語から認識したキーワードにもとづいて、申請書の回送先を判定する制御について図６から図９を用いて説明する。
図６から図８はキーワードの事前登録の一例を示す図である。なお、申請書の種類として、ＰＣ（パソコン）リース申請書、ＰＣ購入申請書およびリースＰＣ返却申請書を例にして、各申請書それぞれにおけるキーワードの事前登録について説明する。

【0047】

〔ステップＳ４１ａ〕制御部１１は、ＰＣリース申請書ｄ１１に記載されているすべての文字を文字認識する。そして、ＰＣリース申請書ｄ１１からＰＣのリースに関するキーワードとして、例えば、「費用」、「リース」等の単語を抽出して、抽出した複数のキーワードをグループ化してキーワード群ｇ１とする。

【0048】

〔ステップＳ４１ｂ〕制御部１１は、抽出した複数のキーワードを含むキーワード群ｇ１と、ＰＣリースを行う部署（またはＰＣリース担当者など）とを関連付けて、記憶部１２に登録する。

【0049】

〔ステップＳ４２ａ〕制御部１１は、ＰＣ購入申請書ｄ１２に記載されているすべての文字を文字認識する。そして、ＰＣ購入申請書ｄ１２からＰＣの購入に関するキーワードとして、例えば、「費用」、「購入」等の単語を抽出して、抽出した複数のキーワードをグループ化してキーワード群ｇ２とする。

【0050】

〔ステップＳ４２ｂ〕制御部１１は、抽出した複数のキーワードを含むキーワード群ｇ２と、ＰＣの購入を行う部署（またはＰＣ購入担当者など）とを関連付けて記憶部１２に登録する。

【0051】

〔ステップＳ４３ａ〕制御部１１は、リースＰＣ返却申請書ｄ１３に記載されているすべての文字を文字認識する。そして、リースＰＣ返却申請書ｄ１３からリースＰＣの返却に関するキーワードとして、例えば、「リース」、「返却」等の単語を抽出して、抽出した複数のキーワードをグループ化してキーワード群ｇ３とする。

【0052】

〔ステップＳ４３ｂ〕制御部１１は、抽出した複数のキーワードを含むキーワード群ｇ３と、リースＰＣの返却を行う部署（またはリースＰＣ返却担当者など）とを関連付けて記憶部１２に登録する。

【0053】

図９はキーワードにもとづいて回送先を判定する場合の動作の一例を説明するための図である。図９の例では、ＰＣリース申請書の回送先の判定についての例を示している。
〔ステップＳ５１〕制御部１１は、申請書ｄ１に記載されているすべての文字を文字認識する。

【0054】

〔ステップＳ５２〕制御部１１は、申請書ｄ１に記載されている単語から申請書ｄ１の回送先に関連のあるキーワードを検出する。この例では、申請書ｄ１から「リース」、「費用」のキーワードが検出されたとする。

【0055】

〔ステップＳ５３〕制御部１１は、抽出したキーワードである「リース」、「費用」がキーワード群ｇ１に含まれることを検出する。そして、制御部１１は、キーワード群ｇ１に関連付けられている人物または部署を取得する。この例では、「リース」、「費用」のキーワードが含まれるキーワード群ｇ１は、ＰＣリース部署に関連付けられて登録されているので、制御部１１は、記憶部１２からＰＣリース部署を取得し、取得したＰＣリース部署を申請書ｄ１の回送先と判定する。

【0056】

このように、情報処理装置１０では、申請書に印字されている文字から「リース」、「費用」などの回送先に関係するキーワードを抽出し、事前に登録されている関連部門に対応する場合に、その関連部門を回送先と判定する。

【0057】

これにより、罫線の記載がない申請書に対しても、申請書の回送先を自動判定することができるので、申請書の承認を行う人物または担当部署などの回送先を逐一確認するための作業の煩雑さを軽減することができ、承認依頼作業の効率化を図ることが可能になる。

【0058】

次に定期的な申請に対してリマインド通知を行う制御について説明する。図１０は定期的な申請に対してリマインド通知を行う場合の動作の一例を示す図である。
〔ステップＳ６１〕制御部１１は、同一のユーザ（申請者）２によって提出された複数の申請書それぞれから罫線の位置座標を含む罫線情報を抽出し、同じ罫線情報を有する複数の申請書を申請書群にグループ化する。

【0059】

図１０の場合、申請書ｄａ１、ｄａ２、・・・は同じ罫線情報を持つので、申請書群ｇ１１にグループ化される。また、申請書ｄｂ１、ｄｂ２、・・・は、同じ罫線情報を持つので、申請書群ｇ１２にグループ化される。

【0060】

〔ステップＳ６２〕制御部１１は、申請書群ｇ１１に含まれる申請書ｄａ１、ｄａ２に記載されている文字の文字認識を行って、差異がある文字を検出する。図１０の例では、申請書ｄａ１の日付は２０２２年１０月１４日になっており、申請書ｄａ２の日付は２０２２年１１月１４日になっており、差異がある文字が日付であると検出される。

【0061】

〔ステップＳ６３〕制御部１１は、差異がある文字が日付の場合、ユーザ２が提出する申請書は、定期的な承認依頼の申請を要する申請書と判定して将来の申請日を予測する。そして、制御部１１は、予測した申請日に申請書が提出されていないことを検出した場合には、ユーザ２にリマインド通知を行う。例えば、定期的に毎月１４日に申請があった場合に、今月の１４日までに申請がないことを検出した場合は、ユーザ２にその旨のリマインド通知を行う。

【0062】

このように、情報処理装置１０では、過去の申請書の文字認識結果にもとづいて定常的な申請と判断した場合、予測した申請日に申請が無かったものについては申請者に対してリマインド通知を行う構成とした。これにより、承認依頼業務において、定期的な申請の忘れが自動的にチェックされるので、申請漏れを防止することが可能になる。

【0063】

上記で説明した本発明の情報処理装置１０の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。この場合、情報処理装置１０が有すべき機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。

【0064】

処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、磁気記憶部、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリ等がある。磁気記憶部には、ハードディスク装置（ＨＤＤ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ等がある。光ディスクには、ＣＤ－ＲＯＭ／ＲＷ等がある。光磁気記録媒体には、ＭＯ（Magneto Optical disk）等がある。

【0065】

プログラムを流通させる場合、例えば、そのプログラムが記録されたＣＤ－ＲＯＭ等の可搬型記録媒体が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶部に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。

【0066】

プログラムを実行するコンピュータは、例えば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶部に格納する。そして、コンピュータは、自己の記憶部からプログラムを読み取り、プログラムに従った処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムに従った処理を実行することもできる。

【0067】

また、コンピュータは、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータからプログラムが転送される毎に、逐次、受け取ったプログラムに従った処理を実行することもできる。また、上記の処理機能の少なくとも一部を、ＤＳＰ、ＡＳＩＣ、ＰＬＤ等の電子回路で実現することもできる。

【0068】

以上、実施の形態を例示したが、実施の形態で示した各部の構成は同様の機能を有する他のものに置換することができる。また、他の任意の構成物や工程が付加されてもよい。さらに、前述した実施の形態のうちの任意の２以上の構成（特徴）を組み合わせたものであってもよい。

【符号の説明】

【0069】

１０ 情報処理装置
１１ 制御部
１２ 記憶部
ａ１、ａ２ 罫線情報
ｂ１ 承認者欄情報
ｃ１ 文書カテゴリ
Ｄ１ 対象文書の画像データ
Ｌ１ 承認者欄

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】