特開 2024-168546 情報処理システム及びプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024168546

(43)【公開日】2024-12-05

(54)【発明の名称】情報処理システム及びプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06F 21/62 20130101AFI20241128BHJP

   G06F 3/12 20060101ALI20241128BHJP

   H04N 1/00 20060101ALI20241128BHJP

【ＦＩ】

G06F21/62 309

G06F3/12 303

G06F3/12 339

H04N1/00 838

【審査請求】未請求

【請求項の数】7

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2023085308

(22)【出願日】2023-05-24

(71)【出願人】

【識別番号】000005496

【氏名又は名称】富士フイルムビジネスイノベーション株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】110001210

【氏名又は名称】弁理士法人ＹＫＩ国際特許事務所

(72)【発明者】

【氏名】松澤 岬

【テーマコード（参考）】

5C062

【Ｆターム（参考）】

5C062AA02

5C062AA05

5C062AB02

5C062AB17

5C062AB22

5C062AB42

5C062AC02

5C062AC04

5C062AC22

5C062AE03

5C062AE07

5C062AE15

5C062AF00

5C062AF12

(57)【要約】

【課題】文書に対するユーザの利用権限を参照しない場合に比して、ユーザが意図するように文書の読取データを取り扱えるようにする。
【解決手段】複合機２０は、アドレス情報及びユーザ関連情報が付加されている文書データをクラウド１０から取得して印刷し、更にその印刷物をスキャンして得た読取データをクラウド１０へ送信する。クラウド１０は、読取データに付加されているアドレス情報から特定される文書データのユーザ関連情報を取得する文書情報取得部１３２と、スキャンした複合機２０のログインユーザのユーザＩＤが文書データのユーザ関連情報に含まれているユーザＩＤと一致し、また当該ユーザが書込権限を有する場合には、読取データで文書データを上書き保存可と判定し、当該ユーザが書込権限を有しない場合には、読取データを文書データと別文書にて保存可と判定し、それ以外は保存不可と判定する保存判定部１３３と、を有する。
【選択図】図２

【特許請求の範囲】

【請求項1】

プロセッサを備え、
前記プロセッサは、
文書の文書データを印刷することによって得られた印刷文書の読取データから当該印刷文書に付加されている、当該文書を特定する文書特定情報及び当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報を抽出し、
抽出した前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されている、当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報及び当該ユーザに付与されている当該文書の利用権限情報を抽出し、
抽出した前記利用権限情報に応じて前記読取データの取り扱いを決定する、
ことを特徴とする情報処理システム。

【請求項2】

前記プロセッサは、前記印刷文書を読取手段に読み取らせて前記読取データを生成させた操作者のユーザ識別情報が、前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されているユーザ識別情報と一致する場合、前記利用権限情報に設定されている当該操作者の書込権限に応じて前記読取データの保存の形態を判定することを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項3】

前記プロセッサは、前記操作者が書込権限を有していない場合、前記読取データを前記文書の別文書として保存することを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。

【請求項4】

前記プロセッサは、前記操作者が書込権限を有する場合、前記読取データによって前記文書データを更新することを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。

【請求項5】

前記プロセッサは、前記読取データを生成する操作者のユーザ識別情報が、前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されているユーザ識別情報と一致しない場合、前記読取データの保存を許可しないことを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。

【請求項6】

前記プロセッサは、
前記操作者のユーザ識別情報が、前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されているユーザ識別情報と一致しない場合であっても、前記利用権限情報を参照すると当該文書を利用可能なユーザに代理操作権限が設定されている場合、前記操作者による代理操作の承認依頼を当該文書の管理者に行い、
前記管理者から承認が得られた場合、前記読取データの保存を許容する、
ことを特徴とする請求項５に記載の情報処理システム。

【請求項7】

コンピュータに、
文書の文書データを印刷することによって得られた印刷文書の読取データから当該印刷文書に付加されている、当該文書を特定する文書特定情報及び当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報を抽出する機能、
抽出した前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されている、当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報及び当該ユーザに付与されている当該文書の利用権限情報を抽出する機能、
抽出した前記利用権限情報に応じて前記読取データの取り扱いを決定する機能、
を実現させるためのプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、情報処理システム及びプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

文書データを記憶手段に保存しておき、必要なときに記憶手段から文書データを読み出して印刷して使用することは、一般的に行われている。印刷物がスキャンされて生成される読取データは、本来、元の文書データと一致するはずであるが、印刷物の段階で改ざん等がされる場合も考えられる。

【0003】

そこで、例えば、特許文献１では、文書データの格納場所を示すアドレス情報を文書データに付加してからサーバに保存する。承認者は、アドレス情報が視認不可能な状態で付加されている印刷物を受け取るとスキャナで読み取る。このようにして得られる印刷物の読取データからアドレス情報を抽出し、その抽出したアドレス情報により特定される文書データをサーバから取得し、取得した文書データと読取データの内容が一致するか否かを判定する。

【0004】

また、特許文献１では、読取データが文書データと一致しない場合でも、承認者が承認すれば、読取データを保存することができる。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0005】

【特許文献1】特開２００８－３０６６５０号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0006】

しかしながら、従来技術においては、読取データが文書データと一致しない場合、常に別文書として保存している。すなわち、従来技術においては、文書データに設定されているユーザの利用権限を参照しないため、例えば、ユーザが更新可能な文書データを読取データによって更新したい場合でも、読取データは、ユーザの意図に反して常に別文書として保存されてしまう。

【0007】

本発明は、文書データに対するユーザの利用権限を参照しない場合に比して、ユーザが意図するように文書の読取データを取り扱えるようにすることを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0008】

本発明に係る情報処理システムは、プロセッサを備え、前記プロセッサは、文書の文書データを印刷することによって得られた印刷文書の読取データから当該印刷文書に付加されている、当該文書を特定する文書特定情報及び当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報を抽出し、抽出した前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されている、当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報及び当該ユーザに付与されている当該文書の利用権限情報を抽出し、抽出した前記利用権限情報に応じて前記読取データの取り扱いを決定することを特徴とする。

【0009】

また、前記プロセッサは、前記印刷文書を読取手段に読み取らせて前記読取データを生成させた操作者のユーザ識別情報が、前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されているユーザ識別情報と一致する場合、前記利用権限情報に設定されている当該操作者の書込権限に応じて前記読取データの保存の形態を判定することを特徴とする。

【0010】

また、前記プロセッサは、前記操作者が書込権限を有していない場合、前記読取データを前記文書の別文書として保存することを特徴とする。

【0011】

また、前記プロセッサは、前記操作者が書込権限を有する場合、前記読取データによって前記文書データを更新することを特徴とする。

【0012】

また、前記プロセッサは、前記読取データを生成する操作者のユーザ識別情報が、前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されているユーザ識別情報と一致しない場合、前記読取データの保存を許可しないことを特徴とする。

【0013】

また、前記プロセッサは、前記操作者のユーザ識別情報が、前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されているユーザ識別情報と一致しない場合であっても、前記利用権限情報を参照すると当該文書を利用可能なユーザに代理操作権限が設定されている場合、前記操作者による代理操作の承認依頼を当該文書の管理者に行い、前記管理者から承認が得られた場合、前記読取データの保存を許容することを特徴とする。

【0014】

本発明に係るプログラムは、コンピュータに、文書の文書データを印刷することによって得られた印刷文書の読取データから当該印刷文書に付加されている、当該文書を特定する文書特定情報及び当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報を抽出する機能、抽出した前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されている、当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報及び当該ユーザに付与されている当該文書の利用権限情報を抽出する機能、抽出した前記利用権限情報に応じて前記読取データの取り扱いを決定する機能、を実現させる。

【発明の効果】

【0015】

請求項１に記載の発明によれば、文書に対するユーザの利用権限を参照しない場合に比して、ユーザが意図するように文書の読取データを取り扱うことができる。

【0016】

請求項２に記載の発明によれば、操作者の書込権限に応じた形態にて読取データを保存することができる。

【0017】

請求項３に記載の発明によれば、読取データを元の文書と異なる文書として取り扱うことができる。

【0018】

請求項４に記載の発明によれば、読取データを元の文書として取り扱うことができる。

【0019】

請求項５に記載の発明によれば、不正者の可能性のある、利用可能者でない者による操作により生成された読取データを保存しないようにすることができる。

【0020】

請求項６に記載の発明によれば、利用可能者でない者に読取データの保存を代理させることができる。

【0021】

請求項７に記載の発明によれば、文書に対するユーザの利用権限を参照しない場合に比して、ユーザが意図するように文書の読取データを取り扱うことができる。

【図面の簡単な説明】

【0022】

【図1】実施の形態１における情報処理システムの概略的な全体構成図である。

【図2】実施の形態１における情報処理システムを示すブロック構成図である。

【図3】実施の形態１において取り扱う文書データに付加される文書情報のデータ構成の一例を示す図である。

【図4】実施の形態１において読取データを取り扱うクラウドにおける処理を示すフローチャートである。

【図5】実施の形態１における保存判定処理を示すフローチャートである。

【図6】実施の形態２における情報処理システムを示すブロック構成図である。

【図7】実施の形態２において取り扱う文書データに付加される文書情報のデータ構成の一例を示す図である。

【図8】実施の形態２において読取データを取り扱うクラウドにおける処理を示すフローチャートである。

【発明を実施するための形態】

【0023】

以下、図面に基づいて、本発明の好適な実施の形態について説明する。

【0024】

実施の形態１．
図１は、本発明に係る情報処理システムの一実施の形態を示す概略的なシステム全体構成図である。図１には、クラウド１０と、クラウド１０とインターネットなどのネットワーク４を介して接続される複合機２０、管理者端末３０及びユーザ端末４０が示されている。本実施の形態におけるクラウド１０は、ネットワーク４を介して文書データを保持管理するサービスを提供する。

【0025】

複合機２０は、印刷機能、コピー機能、スキャナ機能等各種機能を搭載した画像形成装置の一形態であり、コンピュータを内蔵した装置である。すなわち、複合機２０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、記憶手段としてのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、通信手段として設けられたネットワークインタフェース（ＩＦ）、操作パネル等のユーザインタフェースを有する。また、複合機２０は、各種機能をユーザに提供するためにスキャナやプリンタ等の機器を備える。本実施の形態における複合機２０は、従前からあるハードウェア構成にて実現してよい。

【0026】

管理者端末３０は、管理者が使用する端末装置であり、ユーザ端末４０は、文書を利用するユーザが使用する端末装置であり、双方ともパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等の従前から存在する汎用的なハードウェア構成で実現できる。すなわち、各端末３０，４０は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ、記憶手段としてのハードディスクドライブ（ＨＤＤ）、通信手段として設けられたネットワークインタフェース（ＩＦ）、マウスやキーボード等の入力手段とディスプレイ等の表示手段、あるいはタッチパネル等のユーザインタフェースを有する。

【0027】

管理者端末３０を使用する管理者は、クラウド１０にて管理させる各種文書の管理者である。各種文書は、通常、ユーザ端末４０を使用するユーザにて作成される。複合機２０、管理者端末３０及びユーザ端末４０は、それぞれ同等の機能を有していればよいので、図１にはそれぞれ１台ずつ図示しているが、複数台をネットワーク４に接続してもよい。複合機２０は、基本的には、あるオンプレミス環境に設置される。管理者及びユーザは、そのオンプレミス環境内で従事するため、管理者端末３０及びユーザ端末４０は、複合機２０と同じオンプレミス環境に設置されることを想定しているが、ネットワーク４を介して相互にやりとりできれば、必ずしもオンプレミス環境内に設置されていなくてよい。

【0028】

図２は、本実施の形態における情報処理システム２を示すブロック構成図である。図２において、本実施の形態の説明に用いない構成要素については、図から省略する。

【0029】

クラウド１０は、文書管理部１１、読取データ受信部１２、読取データ処理部１３及び文書データベース（ＤＢ）１４を有する。

【0030】

文書管理部１１は、文書データベース１４への文書データの登録、編集、削除等の管理を行う。読取データ受信部１２は、複合機２０から送信されてくる読取データを受信する。読取データ処理部１３は、読取データ受信部１２により受信された読取データに関する処理を実行する。具体的には、詳細は後述するように、読取データ処理部１３は、例えば読取データをどのような保存形態にて保存するか、あるいは保存しないかなどの取り扱いを決定する。

【0031】

読取データ処理部１３は、暗号処理部１３１、文書情報取得部１３２、保存判定部１３３、読取データ保存部１３４及び処理制御部１３５を有する。暗号処理部１３１は、読取データの暗号化及び復号を行う。文書情報取得部１３２は、読取データから抽出したアドレス情報から特定される文書の文書データに設定されている文書情報を取得する。保存判定部１３３は、読取データの保存の可否を判定すると共に、保存する場合には、保存形態を決定する。読取データ保存部１３４は、読取データを保存する場合、決定された保存形態にて保存する。処理制御部１３５は、上記構成要素１３１～１３４と連携動作して、読取データに対する処理を制御する。

【0032】

文書データベース１４には、クラウド１０が保持管理する文書データが蓄積される。図３は、本実施の形態において取り扱う文書データに付加される文書情報のデータ構成の一例を示す図である。図３に示すように、文書情報は、アドレス情報、ユーザ関連情報及び利用権限情報を含む。図３には、更に各データ項目に対する設定例、具体的には文書Ｘに対して設定されている文書情報の設定例が合わせて示されている。文書には、作成日や文書種別等種々の属性情報が付加されているが、図３では、本実施の形態の説明に用いてデータ項目のみを示している。なお、文書は、印刷物という形態と電子化されてデータ（以下、「文書データ」と称する）という形態を取り得るが、文書情報は、文書の文書データに付加されて文書データベース１４にて保持管理される。本実施の形態では、説明の便宜上、「文書」と「文書データ」とを区別なく用いる場合がある。

【0033】

アドレス情報は、文書を特定する文書特定情報の一例であり、文書データベース１４において文書データが格納されている場所を特定する。なお、文書特定情報として、文書ＩＤなど文書を識別可能な情報を用いてもよい。

【0034】

ユーザ関連情報は、文書に関連するユーザに関する情報を含む。本実施の形態におけるユーザ関連情報は、関係者、管理者及びユーザを含む。関係者には、文書に関連するユーザが指定される。例えば、文書があるプロジェクトに関連する文書であれば、プロジェクトメンバーが関係者に該当する。関係者は、いわゆるグループ情報に相当する。管理者には、当該文書の管理者の識別情報（以下、「管理者ＩＤ」）が設定される。ユーザには、例えば当該文書の作成者、所有者等の位置付けにあることから当該文書を利用可能であるユーザの識別情報（以下、「ユーザＩＤ」）が設定される。本実施の形態では、関係者の中からただ１人の者がユーザとして設定される場合を例にして説明する。図３には、関係者、管理者及びユーザそれぞれに項目データとして“ＧｒｐＧ”、“Ｍｎｇ１”及び“ＵｓｅｒＡ”という識別コードにて設定されている例が示されている。

【0035】

利用者権限情報には、ユーザ（上記“ＵｓｅｒＡ”）に対して設定されている文書の利用権限が設定される。本実施の形態では、読取権限（Ｓｃａｎ）、読出権限（Ｒｅａｄ）及び書込権限（Ｗｒｉｔｅ）の利用権限を設定する場合を例にするが、これに限定する必要はない。図３には、それぞれの利用権限に対し、権限を有している項目（Ｓｃａｎ，Ｒｅａｄ）には“有”が、権限を有していない項目（Ｗｒｉｔｅ）には“無”が、それぞれ設定されている例が示されている。

【0036】

クラウド１０における各構成要素１１～１３は、クラウド１０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、文書データベース１４は、クラウド１０に搭載されるＨＤＤあるいはＲＡＭ等で実現される。

【0037】

複合機２０は、印刷処理部２１、読取処理部２２及び読取データ送信部２３を有する。印刷処理部２１は、ユーザからの要求に応じて文書データの印刷を実行することで印刷物を作成する。読取処理部２２は、ユーザによる操作指示に応じてスキャナを用いて印刷文書（上記「印刷物」）を読み取ることで読取データを生成する。読取データ送信部２３は、読取データをクラウド１０へ送信する。

【0038】

複合機２０における各構成要素２１～２３は、複合機２０に内蔵されるコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。なお、複合機２０が有する機能は、従前と同じでよい。

【0039】

また、管理者端末３０及びユーザ端末４０も複合機２０と同様に、従前と同じ機能にて実現できるので、図２では、具体的な構成要素の図示を省略している。

【0040】

本実施形態における情報処理システム２は、以上説明したように構成するが、上記構成に限定されるものではない。クラウド１０は、単一の情報処理装置で構成されても複数の情報処理装置で構成されてもよい。また、印刷物を出力する複合機２０と印刷物をスキャンする複合機２０とが異なる装置でもよい。また、管理者端末３０及びユーザ端末４０も必要により複数の情報処理装置に機能を分散して実現してもよい。

【0041】

また、本実施の形態で用いるプログラムは、通信手段により提供することはもちろん、ＵＳＢメモリ等のコンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納して提供することも可能である。通信手段や記録媒体から提供されたプログラムはコンピュータにインストールされ、コンピュータのＣＰＵがプログラムを順次実行することで各種処理が実現される。

【0042】

次に、本実施の形態における動作について説明する。

【0043】

前述したように、文書データは、文書データベース１４に登録されて管理されるが、文書管理部１１は、文書データを格納すると、文書データの格納場所を示すアドレス情報を含む文書情報を作成して文書データに紐付ける。続いて、文書管理部１１は、例えば管理者による設定指示に応じてユーザ関連情報及び利用権限情報を文書情報に設定する。文書情報は、ヘッダ情報に組み込むなどして紐付く文書と一体に保存してもよいし、対応関係がわかるようにして、文書と別個に文書データベース１４にて保持管理してもよい。

【0044】

ユーザは、ユーザ端末４０から、あるいは複合機２０にログインし、クラウド１０が管理し文書データの印刷を要求すると、複合機２０における印刷処理部２１は、この要求に応じて文書データをクラウド１０から取得し、印刷を実行する。なお、要求したユーザが当該文書データの印刷を可能な権限を有しているかどうかを事前に確認する処理を行ってもよい。

【0045】

また、ユーザは、印刷により得られた印刷物を複合機２０にスキャンさせて、これにより得られた読取データをクラウド１０に保存させたい場合がある。以下、複合機２０から送信されてくる保存対象となる読取データを取り扱うクラウド１０における処理について、図４に示すフローチャートを用いて説明する。

【0046】

前述した処理を繰り返し説明することになるが、クラウド１０は、複合機２０からの送信要求に応じて、印刷対象となる文書データを文書データベース１４から読み出して送信する（ステップＳ１１０）。この際、印刷対象となる文書データの文書情報に含まれるアドレス情報及びユーザ関連情報も合わせて送信する。

【0047】

複合機２０における印刷処理部２１は、送信されてきた文書データの印刷を実行して印刷物を出力することになるが、その際、アドレス情報及びユーザ関連情報が視認不可能な状態で印刷物に付加する。視認不可能な状態で付加する方法は、従前からある技術を利用してよく、例えば電子透かし技術を利用して印刷物に埋め込んでもよいし、二次元コードデータとして印刷してもよい。

【0048】

続いて、ユーザが複合機２０を操作して印刷物をスキャンさせると、読取処理部２２は、読取データを生成する。そして、読取データ送信部２３は、複合機２０にログインしたユーザのユーザＩＤと共に読取データを保存目的でクラウド１０へ送信する。

【0049】

クラウド１０において、読取データ受信部１２は、複合機２０から送信されてくる読取データを受信することによって取得する（ステップＳ１２０）。続いて、暗号処理部１３１は、取得された読取データを暗号化する（ステップＳ１３０）。ただ、アドレス情報及びユーザ関連情報は、後述する処理において利用されるので、暗号処理部１３１は、読取データからアドレス情報及びユーザ関連情報を抽出して利用可能な状態に変換する必要がある。

【0050】

続いて、文書情報取得部１３２は、読取データから抽出されたアドレス情報により特定される文書データに付加されている文書情報を取得する（ステップＳ１４０）。ここで、文書情報が取得できない場合（ステップＳ１５０でＮ）、処理制御部１３５は、印刷物に付加されているアドレス情報が改ざんされるなどの不正が印刷物に行われたものと推定して、処理を終了する。

【0051】

文書情報が取得できた場合（ステップＳ１５０でＹ）、続いて、保存判定部１３３は、読取データが保存可能かどうかを判定する保存判定処理を実施する（ステップＳ１６０）。以下、本実施の形態における保存判定処理について、図５に示すフローチャートを用いて説明する。

【0052】

保存判定部１３３は、読取データから抽出されたユーザ関連情報と、読取データから抽出されたアドレス情報から特定される文書データに付加されているユーザ関連情報と、を照合する。特に、後段の利用権限情報の照合を行うためには、ユーザが一致している必要がある。ここで、ユーザ関連情報が一致していない場合（ステップＳ１６１でＮ）、読取データを生成するためにスキャンした印刷文書が、当該文書データを印刷して得られた印刷物でないことが理由の１つであると想定できる。この場合、保存判定部１３３は、読取データの保存不可と判定する（ステップＳ１６８）。すなわち、保存判定部１３３は、読取データの保存を許可しない。

【0053】

ユーザ関連情報が一致する場合（ステップＳ１６１でＹ）、続いて、保存判定部１３３は、複合機２０にログインしたユーザ、すなわち印刷文書をスキャンしたユーザがユーザ関連情報に設定されている正当なユーザであるかを確認する。具体的には、複合機２０へのログインユーザのユーザＩＤが、文書データに設定されているユーザのユーザＩＤと一致すれば、ログインユーザは、正当なユーザであると判断できる。ログインユーザが正当なユーザでない場合（ステップＳ１６２でＮ）、保存判定部１３３は、正当なユーザ以外のユーザにより印刷物のスキャンが行われたものと判定し、読取データの保存不可と判定する（ステップＳ１６８）。

【0054】

なお、以降の説明において、単に「文書データ」という場合、上記のように読取データから抽出したアドレス情報から特定される文書の文書データのことを指すものとする。

【0055】

ログインユーザが正当なユーザである場合（ステップＳ１６２でＹ）、続いて、保存判定部１３３は、ユーザが当該文書の読取権限（図３に示す「Ｓｃａｎ」）を有しているかどうかを確認する。スキャンしたユーザが読取権限を有していない場合（ステップＳ１６３でＮ）、保存判定部１３３は、読取データは実際にはスキャンにより生成されたものの、印刷文書のスキャンは本来できないことと判定し、読取データの保存不可と判定する（ステップＳ１６８）。なお、読取データは、暗号化されて利用できない状態なので、ここでは、スキャンされていないのと同等であるとみなす。

【0056】

ユーザが読取権限を有している場合（ステップＳ１６３でＹ）、続いて、保存判定部１３３は、ユーザが読出権限（図３に示す「Ｒｅａｄ」）を有しているかどうかを確認する。スキャンしたユーザが読出権限を有していない場合（ステップＳ１６４でＮ）、保存判定部１３３は、受信された読取データを暗号化したものの、本来暗号化できる権限を有していないことと判定し、読取データの保存不可と判定する（ステップＳ１６８）。なお、読取データは、結果として保存できないので、暗号化されていないのと同等であるとみなす。

【0057】

ユーザが読出権限を有している場合（ステップＳ１６３でＹ）、保存判定部１３３は、書込権限（図３に示す「Ｗｒｉｔｅ」）の設定に応じて読取データの保存の形態を判定する。すなわち、保存判定部１３３は、ユーザが書込権限を有しているかどうかを確認するが、ユーザが文書データに対して書込権限を有していない場合（ステップＳ１６５でＮ）、保存判定部１３３は、読取データで文書データを更新できないものと判定する。この場合、保存判定部１３３は、読取データで文書データを更新できないものの、読取データの保存形態として、読取データを文書データと別文書であれば保存可能と判定する（ステップＳ１６６）。

【0058】

一方、ユーザが文書データに対して書込権限を有している場合（ステップＳ１６５でＹ）、保存判定部１３３は、読取データで文書データを更新できるものと判定する。すなわち、保存判定部１３３は、読取データの保存形態として、読取データを文書データと同じ文書として保存可能と判定する（ステップＳ１６７）。同じ文書で保存するというのは、文書データを上書き保存したり、新しいバージョンとして保存したりすることを含む。以降の説明では、上書き保存する場合を例にして説明する。

【0059】

ところで、原本は、基本的に更新ができないように書込権限無しと設定される。仮に原本の印刷物が、書き込みされて、例えば不正に改ざんされてからスキャンされたとする。原本の印刷物の読取データから抽出されるアドレス情報から特定される文書データは、確かに原本の文書データであるが、原本の書込権限を確認しなければ、書き込みがされた原本の読取データによって、原本の文書データが更新されてしまう可能性が生じてくる。そこで、本実施の形態では、前述したように、読取データを保存する前に書込権限の有無を確認するようにしたので、書込権限無しと設定されている原本の文書データが上書き更新されることを未然に防止することができる。

【0060】

図４に戻り、保存判定部１３３が読取データの保存不可と判定している場合（ステップＳ１７０でＮ）、処理制御部１３５は、読取データを保存することなく処理を終了する。

【0061】

一方、読取データを保存可能と判定している場合（ステップＳ１７０でＹ）、暗号処理部１３１は、読取データを復号する（ステップＳ１８０）。続いて、読取データが文書データと別文書であれば保存可能と判定されている場合（ステップＳ１９０で“別文書”）、読取データ保存部１３４は、文書データとは別文書として読取データを保存する（ステップＳ２００）。そのために、読取データ保存部１３４は、読取データの格納場所を示すアドレス情報を取得し、そのアドレス情報を含む文書情報を作成して読取データに紐付ける。このようにして、読取データは、文書データは別の文書データとして取り扱うことが可能となる。

【0062】

一方、読取データが文書データと同じ文書として保存可能と判定されている場合（ステップＳ１９０で“同じ文書”）、読取データ保存部１３４は、読取データで文書データを上書き保存する（ステップＳ２１０）。あるいは、読取データ保存部１３４は、読取データを文書データの最新バージョンとして保存してもよい。最新バージョンとして保存する場合は、実質的には同じ文書でも、別ファイルが作成されるので、アドレス情報を取得して紐付けることになる。また、読取データ保存部１３４又は文書管理部１１は、アドレス情報以外の文書情報を文書データから引き継いで設定する。あるいは、管理者に別途設定させるようにしてもよい。

【0063】

以上説明したように、書込権限を有するユーザは、意図するように文書を上書き更新することが可能となる。一方、書込権限を有しないにもかかわらず、読取データを保存したいユーザは、文書データとは別文書となるものの破棄されることなく読取データを保存することが可能となる。

【0064】

なお、本実施の形態では、読取データを自動的に保存するようにしたが、保存する前に保存の形態や保存の可否をユーザに確認するようにしてもよい。また、本実施の形態の特徴ではないため処理に含めなかったが、読取データと文書データの同一性の判定処理を含めるようにしてもよい。

【0065】

実施の形態２．
図６は、本実施の形態における情報処理システム２を示すブロック構成図である。本実施の形態における情報処理システム２は、実施の形態１における構成に、承認依頼部１３６と承認処理部３１を追加した構成を有している。また、図７は、本実施の形態において取り扱う文書データに付加される文書情報のデータ構成の一例を示す図である。図７に示すように、文書情報は、実施の形態１と同様にアドレス情報、ユーザ関連情報及び利用権限情報を含むが、本実施の形態においては、利用権限情報に代理操作権限が更に含まれている点が実施の形態１と異なる。

【0066】

「代理操作権限」というのは、文書情報のユーザ関連情報に含まれているユーザとは異なる者が印刷物をスキャンした場合、すなわち当該ユーザと複合機２０へのログインユーザが一致しない場合、当該ユーザが読取データを保存させる操作をログインユーザに代理させることが可能か否かを示す権限である。

【0067】

上記実施の形態１では、図５に示すステップＳ１６２において、ログインユーザがユーザ関連情報に設定されている正当なユーザでない場合には、読取データの保存を不可と判定していた。ただ、正当なユーザが何らかの理由により印刷文書を自らスキャンできない状況の場合において、印刷文書の読取データを無条件に保存できないようにすると、正当なユーザにとって不便な場合も想定しうる。

【0068】

そこで、本実施の形態においては、利用権限情報の１つに代理操作権限を設け、図７に例示するように、代理操作権限に権限を有していることを示す“有”が設定されていれば、ログインユーザに対して読取データを保存させるための操作を代理させることができるようにした。

【0069】

詳細は後述するが、クラウド１０の読取データ処理部１３に含まれる承認依頼部１３６は、ログインユーザに代理させることの承認を得るための承認依頼を管理者に対して行う。また、管理者端末３０に含まれる承認処理部３１は、クラウド１０からの承認依頼に応じて、管理者に代理操作の可否を判定させ、その判定結果を返す承認処理を実施する。承認依頼部１３６は、クラウド１０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。また、承認処理部３１は、管理者端末３０を形成するコンピュータと、コンピュータに搭載されたＣＰＵで動作するプログラムとの協調動作により実現される。

【0070】

次に、本実施の形態において、複合機２０から送信されてくる保存対象となる読取データを取り扱うクラウド１０における処理について説明する。本実施の形態における処理は、図４に示すフローチャートを用いて説明した実施の形態１と同じでよい。本実施の形態では、ステップＳ１６０における保存判定処理が実施の形態１と異なる。以下、本実施の形態における保存判定処理について、図８に示すフローチャートを用いて説明する。なお、図５に示す実施の形態１と同じ処理ステップには、同じ符号を付け、説明を適宜省略する。

【0071】

図８に示すように、本実施の形態における保存判定処理は、実施の形態１における保存判定処理にステップＳ２５１～２５３が追加されている。すなわち、ログインユーザが正当なユーザでない場合（ステップＳ１６２でＮ）、実施の形態１では、読取データの保存不可と即座に判定していたところを、本実施の形態においては、保存不可と判定する前に代理操作権限の有無を確認する。正当なユーザが代理操作権限を有していない場合（ステップＳ２５１でＮ）、保存判定部１３３は、結果として実施の形態１と同様に読取データの保存不可と判定する（ステップＳ１６８）。

【0072】

一方、正当なユーザが代理操作権限を有している場合（ステップＳ２５１でＹ）、承認依頼部１３６は、管理者に承認依頼を行う（ステップＳ２５２）。このように、本実施の形態における承認依頼部１３６は、読取データを生成した複合機２０を操作した操作者、すなわち複合機２０へのログインユーザのユーザＩＤが、文書データに設定されているユーザのユーザＩＤと一致しない場合であっても、文書データに設定されているユーザの利用権限情報を参照すると代理操作権限が有りと設定されている場合には、ログインユーザによる代理操作の承認依頼を文書の管理者に行う。管理者は、管理者端末３０を使用するので、承認依頼部１３６は、例えば電子メールを利用して承認依頼を行う場合、図示しない管理者情報を参照して、管理者の連絡先となるメールアドレスを取得してメール送信する。承認依頼部１３６は、このようにして代理操作の承認を依頼する。なお、管理者から承認を得るためには、代理操作の承認を得たい旨と共に、代理操作を依頼する正当なユーザ及び代理操作を行うログインユーザを特定しうる情報を少なくとも含めて承認依頼を行う。

【0073】

承認処理部３１は、クラウド１０から承認依頼が送られてくると、管理者による操作に応じて電子メールの内容をディスプレイ等に表示する。そして、承認処理部３１は、管理者による承認の可否の判定結果を返信する。

【0074】

このようにして、クラウド１０には、管理者端末３０から承認依頼の回答を得ることになるが、管理者から代理操作の承認が得られた場合（ステップＳ２５３でＹ）、保存判定部１３３は、処理をステップＳ２５３に移行する。ステップＳ２５３以降の処理は、実施の形態１と同じでよいので説明を省略する。一方、管理者から代理操作の承認が得られない場合（ステップＳ２５３でＮ）、保存判定部１３３は、結果として実施の形態１と同様に読取データの保存不可と判定する（ステップＳ１６８）。

【0075】

本実施の形態によれば、代理操作権限を利用者権限情報に含め、そして読取データの保存の可否を判定する際に、代理操作権限を参照することによって読取データの保存を他のユーザ、すなわち上記説明においては複合機２０へのログインユーザに代理させることを許容できるようにした。これにより、ユーザが自ら読取データの保存操作ができない状況であっても、ユーザが意図するように読取データを保存することができる。なお、ユーザが自ら読取データの保存操作ができない状況であるかどうかという判別を保存判定処理に含めていないことから明らかなように、ユーザが読取データの保存操作をできる状況であっても、他のユーザに読取データの保存を代理させることは可能である。

【0076】

上記実施の形態において、プロセッサとは広義的なプロセッサを指し、汎用的なプロセッサ（例えばＣＰＵ：Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ等）や、専用のプロセッサ（例えばＧＰＵ：Ｇｒａｐｈｉｃｓ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ、ＡＳＩＣ：Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｓｐｅｃｉｆｉｃ Ｉｎｔｅｇｒａｔｅｄ Ｃｉｒｃｕｉｔ、ＦＰＧＡ：Ｆｉｅｌｄ Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ Ｇａｔｅ Ａｒｒａｙ、プログラマブル論理デバイス等）を含むものである。

【0077】

また上記実施の形態におけるプロセッサの動作は、１つのプロセッサによって成すのみでなく、物理的に離れた位置に存在する複数のプロセッサが協働して成すものであってもよい。また、プロセッサの各動作の順序は上記各実施の形態において記載した順序のみに限定されるものではなく、適宜変更してもよい。

【0078】

（付記）
（（（１）））
プロセッサを備え、
前記プロセッサは、
文書の文書データを印刷することによって得られた印刷文書の読取データから当該印刷文書に付加されている、当該文書を特定する文書特定情報及び当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報を抽出し、
抽出した前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されている、当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報及び当該ユーザに付与されている当該文書の利用権限情報を抽出し、
抽出した前記利用権限情報に応じて前記読取データの取り扱いを決定する、
ことを特徴とする情報処理システム。
（（（２）））
前記プロセッサは、前記印刷文書を読取手段に読み取らせて前記読取データを生成させた操作者のユーザ識別情報が、前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されているユーザ識別情報と一致する場合、前記利用権限情報に設定されている当該操作者の書込権限に応じて前記読取データの保存の形態を判定することを特徴とする（（（１）））に記載の情報処理システム。
（（（３）））
前記プロセッサは、前記操作者が書込権限を有していない場合、前記読取データを前記文書の別文書として保存することを特徴とする（（（２）））に記載の情報処理システム。
（（（４）））
前記プロセッサは、前記操作者が書込権限を有する場合、前記読取データによって前記文書データを更新することを特徴とする（（（２）））又は（（（３）））に記載の情報処理システム。
（（（５）））
前記プロセッサは、前記読取データを生成する操作者のユーザ識別情報が、前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されているユーザ識別情報と一致しない場合、前記読取データの保存を許可しないことを特徴とする（（（１）））に記載の情報処理システム。
（（（６）））
前記プロセッサは、
前記操作者のユーザ識別情報が、前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されているユーザ識別情報と一致しない場合であっても、前記利用権限情報を参照すると当該文書を利用可能なユーザに代理操作権限が設定されている場合、前記操作者による代理操作の承認依頼を当該文書の管理者に行い、
前記管理者から承認が得られた場合、前記読取データの保存を許容する、
ことを特徴とする（（（５）））に記載の情報処理システム。
（（（７）））
コンピュータに、
文書の文書データを印刷することによって得られた印刷文書の読取データから当該印刷文書に付加されている、当該文書を特定する文書特定情報及び当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報を抽出する機能、
抽出した前記文書特定情報により特定される文書の文書データに設定されている、当該文書を利用可能なユーザを識別するユーザ識別情報及び当該ユーザに付与されている当該文書の利用権限情報を抽出する機能、
抽出した前記利用権限情報に応じて前記読取データの取り扱いを決定する機能、
を実現させるためのプログラム。

【0079】

（（（１）））に記載の発明によれば、文書に対するユーザの利用権限を参照しない場合に比して、ユーザが意図するように文書の読取データを取り扱うことができる。
（（（２）））に記載の発明によれば、操作者の書込権限に応じた形態にて読取データを保存することができる。
（（（３）））に記載の発明によれば、読取データを元の文書と異なる文書として取り扱うことができる。
（（（４）））に記載の発明によれば、読取データを元の文書として取り扱うことができる。
（（（５）））に記載の発明によれば、不正者の可能性のある、利用可能者でない者による操作により生成された読取データを保存しないようにすることができる。
（（（６）））に記載の発明によれば、利用可能者でない者に読取データの保存を代理させることができる。
（（（７）））に記載の発明によれば、文書に対するユーザの利用権限を参照しない場合に比して、ユーザが意図するように文書の読取データを取り扱うことができる。

【符号の説明】

【0080】

２ 情報処理システム、４ ネットワーク、１０ クラウド、１１ 文書管理部、１２ 読取データ受信部、１３ 読取データ処理部、１４ 文書データベース（ＤＢ）、２０ 複合機、２１ 印刷処理部、２２ 読取処理部、２３ 読取データ送信部、３０ 管理者端末、３１ 承認処理部、４０ ユーザ端末、１３１ 暗号処理部、１３２ 文書情報取得部、１３３ 保存判定部、１３４ 読取データ保存部、１３５ 処理制御部、１３６ 承認依頼部。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】