特開 2024-170366 会議支援システム、会議支援方法及びコンピュータプログラム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024170366

(43)【公開日】2024-12-10

(54)【発明の名称】会議支援システム、会議支援方法及びコンピュータプログラム

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20230101AFI20241203BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/10

【審査請求】未請求

【請求項の数】5

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2023087356

(22)【出願日】2023-05-28

(71)【出願人】

【識別番号】523184261

【氏名又は名称】ＲＥＷＺ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100140866

【弁理士】

【氏名又は名称】佐藤 武史

(72)【発明者】

【氏名】石原 良祐

【テーマコード（参考）】

5L010

5L049

【Ｆターム（参考）】

5L010AA20

5L049AA20

(57)【要約】

【課題】会議の効率を向上可能とする。
【解決手段】会議支援システム１は、予め設定されたアジェンダに沿った会議を支援するシステムであって、会議の参加者に操作される端末１００から、会議の開始前に、アジェンダを示すアジェンダ情報を取得するアジェンダ情報取得手段３０と、所定の形式で、端末１００に表示可能であり、参加者が会議中に議事を入力可能な議事録入力欄を含む会議画面を生成する画面生成手段４０と、を備え、画面生成手段４０は、議事録入力欄において、アジェンダ情報に基づき、アジェンダを配列し、アジェンダ毎に、議事の入力を受け付ける議事入力欄を配置することを特徴とする。
【選択図】図２

【特許請求の範囲】

【請求項1】

予め設定されたアジェンダに沿った会議を支援する会議支援システムであって、
前記会議の参加者に操作される端末から、前記会議の開始前に、前記アジェンダを示すアジェンダ情報を取得するアジェンダ情報取得手段と、
所定の形式で、前記端末に表示可能であり、参加者が前記会議中に議事を入力可能な議事録入力欄を含む会議画面を生成する会議画面生成手段と、を備え、
前記会議画面生成手段は、前記議事録入力欄において、前記アジェンダ情報に基づき、前記アジェンダを配列し、前記アジェンダ毎に、議事の入力を受け付ける議事入力欄を配置することを特徴とする会議支援システム。

【請求項2】

前記会議画面生成手段は、前記議事録入力欄において、入力された前記議事毎に、当該議事が示す内容に対する処理を示し、少なくとも決定事項及び／又は今後のタスクを含む処理情報を、ユーザが選択可能な処理選択欄を、当該議事に対応付けて配置することを特徴とする請求項１に記載の会議支援システム。

【請求項3】

前記会議画面生成手段は、前記処理選択欄で選択された前記決定事項を配置する決定事項一覧と、前記処理選択欄で選択された前記タスクを配置するタスク一覧と、を含む前記会議画面を生成することを特徴とする請求項２に記載の会議支援システム。

【請求項4】

予め設定されたアジェンダに沿った会議を支援する会議支援システムが実行する方法であって、
前記会議の参加者に操作される端末から、前記会議の開始前に、前記アジェンダを示すアジェンダ情報を取得するステップと、
所定の形式で、前記端末に表示可能であり、参加者が前記会議中に議事を入力可能な議事録入力欄を含む会議画面を生成するステップと、を含み、
前記議事録入力欄において、前記アジェンダ情報に基づき、前記アジェンダを配列し、前記アジェンダ毎に、議事の入力を受け付ける議事入力欄を配置することを特徴とする会議支援方法。

【請求項5】

予め設定されたアジェンダに沿った会議を支援する会議支援システムを、
前記会議の参加者に操作される端末から、前記会議の開始前に、前記アジェンダを示すアジェンダ情報を取得するアジェンダ情報取得手段、
所定の形式で、前記端末に表示可能であり、参加者が前記会議中に議事を入力可能な議事録入力欄を含む会議画面を生成する会議画面生成手段、として機能させ、
前記会議画面生成手段は、前記議事録入力欄において、前記アジェンダ情報に基づき、前記アジェンダを配列し、前記アジェンダ毎に、議事の入力を受け付ける議事入力欄を配置することを特徴とするコンピュータプログラム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、予め設定されたアジェンダに沿った会議を支援する会議支援システム、会議支援方法及びコンピュータプログラムに関する。

【背景技術】

【0002】

従来、会議が行われた場合、会議の内容を記録した議事録が作成されていた。例えば、特許文献１には、組織における会議の運営を支援する会議支援システムであって、ビデオ会議装置により取得された映像データから画像認識技術により各出席者に係る画像を認識する画像認識部と、ビデオ会議装置により各出席者の音声データを取得し、音声データと、予め登録された各出席者の音声の特徴情報との比較、および、画像認識部により取得された各出席者の動きの情報に基づいて、音声データにおける各発言の発言者を特定する音声認識部と、音声認識部により取得された各出席者の音声データを発言の時系列でタイムラインとして出力するタイムライン管理部と、タイムラインの内容を自然言語処理により要約して議事録を取得し、対象の会議に係る情報と関連付けて議事録記録部に記録する要約生成部と、を有する、会議支援システムが提案されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２０１９－６１５９４号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

ところで、会議によっては、なんのための会議なのかは決まっていても、アジェンダが決まっていない状態で行われる場合がある。このような状態では、参加者において会議の目的（具体的な協議事項や決定すべき項目等）が不明なため、議事に無関係な発言が増加し、当該会議において、何も決まらず、時間だけが経過することとなり、会議の効率が低下する。

【0005】

本発明は、上記の点に鑑みてなされたものであり、会議の効率を向上可能な会議支援システム、会議支援方法及びコンピュータプログラムを提供することを目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

（１） 予め設定されたアジェンダに沿った会議を支援する会議支援システムであって、
前記会議の参加者に操作される端末から、前記会議の開始前に、前記アジェンダを示すアジェンダ情報を取得するアジェンダ情報取得手段と、
所定の形式で、前記端末に表示可能であり、参加者が前記会議中に議事を入力可能な議事録入力欄を含む会議画面を生成する会議画面生成手段と、を備え、
前記会議画面生成手段は、前記議事録入力欄において、前記アジェンダ情報に基づき、前記アジェンダを配列し、前記アジェンダ毎に、議事の入力を受け付ける議事入力欄を配置することを特徴とする会議支援システム。

【0007】

（１）の発明では、予め設定されたアジェンダに沿った会議を支援する会議支援システムは、アジェンダ情報取得手段と、会議画面生成手段と、を備える。
アジェンダ情報取得手段は、会議の参加者に操作される端末から、会議の開始前に、アジェンダを示すアジェンダ情報を取得する。
会議画面生成手段は、所定の形式で、端末に表示可能であり、参加者が会議中に議事（例えば、審議事項等）を入力可能な議事録入力欄を含む会議画面を生成する。
そして、会議画面生成手段は、議事録入力欄において、アジェンダ情報に基づき、アジェンダを配列し、アジェンダ毎に、議事の入力を受け付ける議事入力欄を配置する。

【0008】

（１）の発明によれば、議事録入力欄に、会議の開始前に取得したアジェンダが配列され、アジェンダ毎に、議事の入力を受け付けることで、議亊に無関係な発言を低減して、アジェンダに沿って会議を進めることが可能となる。また、所定の形式の議事録に予めアジェンダが配列されていることで、議事録作成時に改めてアジェンダから入力する手間を省略することが可能となる。
したがって、会議の効率を向上可能な会議支援システムを提供できる。

【0009】

（２） 前記会議画面生成手段は、前記議事録入力欄において、入力された前記議事毎に、当該議事が示す内容に対する処理を示し、少なくとも決定事項及び／又は今後のタスクを含む処理情報を、ユーザ（例えば、会議の参加者や会議支援システムの運用者等）が選択可能な処理選択欄を、当該議事に対応付けて配置することを特徴とする（１）に記載の会議支援システム。

【0010】

（２）の発明によれば、参加者が入力する議事毎に、少なくとも決定事項なのか、今後のタスクなのかを決定するための処理選択欄を配置することで、会議において、参加者に対して、発言する際、決定事項とするための提案なのか、今後のタスクの提案なのか等を意識することを促すことが可能となる。これにより、参加者の発言がアジェンダから外れ、会議の効率が低下するのを防止できる。

【0011】

（３） 前記会議画面生成手段は、前記処理選択欄で選択された前記決定事項を配置する決定事項一覧と、前記処理選択欄で選択された前記タスクを配置するタスク一覧と、を含む前記会議画面を生成することを特徴とする（２）に記載の会議支援システム。

【0012】

（３）の発明によれば、会議において、選択された決定事項とタスクが、自動的に一覧的に表示されるので、例えば、会議の参加者が議事録から決定事項やタスクを選択して、それぞれ整理する場合に比べ、会議後の作業負担を軽減できる。また、会議で決定された決定事項やタスクを、それぞれ一覧的に整理することで、会議の参加者において、会議後の方針やタスクが明確になり、業務等が円滑になり、業務の漏れを防止できる。

【0013】

（４） 予め設定されたアジェンダに沿った会議を支援する会議支援システムが実行する方法であって、
前記会議の参加者に操作される端末から、前記会議の開始前に、前記アジェンダを示すアジェンダ情報を取得するステップと、
所定の形式で、前記端末に表示可能であり、参加者が前記会議中に議事を入力可能な議事録入力欄を含む会議画面を生成するステップと、を含み、
前記議事録入力欄において、前記アジェンダ情報に基づき、前記アジェンダを配列し、前記アジェンダ毎に、議事の入力を受け付ける議事入力欄を配置することを特徴とする会議支援方法。

【0014】

（５） 予め設定されたアジェンダに沿った会議を支援する会議支援システムを、
前記会議の参加者に操作される端末から、前記会議の開始前に、前記アジェンダを示すアジェンダ情報を取得するアジェンダ情報取得手段、
所定の形式で、前記端末に表示可能であり、参加者が前記会議中に議事を入力可能な議事録入力欄を含む会議画面を生成する会議画面生成手段、として機能させ、
前記会議画面生成手段は、前記議事録入力欄において、前記アジェンダ情報に基づき、前記アジェンダを配列し、前記アジェンダ毎に、議事の入力を受け付ける議事入力欄を配置することを特徴とするコンピュータプログラム。

【0015】

（４）及び（５）の発明によれば、（１）の発明と同様の作用効果を奏する。

【発明の効果】

【0016】

本発明によれば、会議の効率を向上可能な会議支援システム、会議支援方法及びプログラムを提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【0017】

【図1】本発明の実施形態に係る会議支援システムの適用例の概要を説明する図である。

【図2】本発明の実施形態に係る会議支援システムの機能構成を示す図である。

【図3】本発明の実施形態に係る会議支援システムにおける会議登録画面の一例を示す図である。

【図4】本発明の実施形態に係る会議支援システムにおける会議画面の一例を示す図である。

【図5】図４に示す会議画面の議事録入力欄を拡大した図である。

【図6】図４に示す会議画面の決定情報欄を拡大した図である。

【図7】図４に示す会議画面の基本情報欄を拡大した図である。

【図8】本発明の実施形態に係る会議支援システムが実行する会議支援処理の一例である会議画面生成処理フローを示す図である。

【図9】本発明の実施形態に係る会議支援システムが実行する会議支援処理の一例である議事録生成処理フローを示す図である。

【発明を実施するための形態】

【0018】

以下、添付図面を参照して、本発明を実施するための形態（以下、実施形態）について詳細に説明する。以降の図においては、実施形態の説明の全体を通して同じ要素には同じ番号または符号を付している。

【0019】

（基本概念／基本構成）
図１は、本発明の実施形態に係る会議支援システムの適用例の概要を説明する図である。
会議支援システム１は、予め設定されたアジェンダに沿った会議を支援する。会議支援システム１は、会議の参加者（図１に示す例では、参加者Ａ～Ｄ）に操作される複数の端末１００と、ネットワークを介して接続されている。会議支援システム１は、会議画面を生成し、生成した会議画面を端末１００に送信する。端末１００は、例えば、パーソナルコンピュータやスマートフォンやタブレット等で構成され、参加者の操作に基づき、ディスプレイ等の表示手段に、会議画面を表示する。

【0020】

会議支援システム１は、会議運用そのものを改善（矯正）することを支援する会議画面を提供する。具体的には、会議支援システム１は、会議運用における以下の点の支援を可能とするものである。

【0021】

Ａ）会議のアジェンダとゴールを決めたうえで会議にのぞむ
アジェンダとゴールを予め決めることで、何のための会議なのか、何を議論するのかを参加者全員で共有できるので、議論がアジェンダやゴールから逸れた方向に発散するのを防ぎ、有意義な会議運用につながる。

【0022】

Ｂ）会議進行の役割を決めたうえで会議にのぞむ
会議進行役、記録をとる議事録担当を明確に決め、会議における役割を明確にした状態で、会議をスタートすることで、役割の譲り合いを防ぎ、有意義な会議運用につながる。

【0023】

Ｃ）簡単な会議でも、ポイントだけさらっと記録
ショートミーティングでも、何を決定したか、参加者のうち誰にタスクが発生したかを簡単にでも記録することで、次回の会議で、参加者が前回の会議の内容を思い出すプロセスを省略し、会議を効率化できる。

【0024】

Ｄ）タスクは、「誰が、いつまでに」を決める
会議中「やる！」と決めたタスクは、担当と期日を決めることで、タスクが実行される可能性が向上し、プロジェクトやテーマの進捗を促進できる。

【0025】

Ｅ）ラップアップの実行、会議終了と同時に議事録の展開
ラップアップ（会議のまとめと振り返り）を実行し、議論内容と決定事項、タスクの再確認を行うことで、参加者全員で決定事項を再確認し、タスクが実行される可能性を向上できるので、プロジェクトやテーマの進捗を促進できる。

【0026】

（機能構成）
図２は、本発明の実施形態に係る会議支援システムの機能構成を示す図である。
会議支援システム１は、会議情報取得手段１０と、参加者設定手段２０と、アジェンダ情報取得手段３０と、画面生成手段４０と、議事受付手段５０と、議事処理手段６０と、参加者評価手段７０と、記憶手段５と、を備え、複数の端末１００がネットワークを介して接続され、予め設定されたアジェンダに沿った会議を支援する。

【0027】

図３は、本発明の実施形態に係る会議支援システムにおける会議登録画面の一例を示す図である。
画面生成手段４０は、端末１００におけるユーザ（例えば、会議の参加者や会議支援システムの運用者等）の操作に基づき、会議登録画面を端末１００に表示させるための会議登録画面データを記憶手段５から読み出す。これにより、端末１００の表示手段に会議登録画面が表示される。

【0028】

会議登録画面は、複数の会議登録項目と、複数の会議登録項目毎に設けられ、ユーザの操作に基づき、各会議登録項目に関する情報を入力可能な入力欄と、が配置されている。会議項目には、会議情報、参加者情報、アジェンダ情報が含まれる。

【0029】

図３に示す例において、会議情報には、「会議名」、「会議開催日時」、「本会議のゴール」、「開催場所」、「ウェブ会議ＵＲＬ」、「本会議で利用する資料」等を示す情報が含まれる。

【0030】

本実施形態において「本会議のゴール」とは、本会議（会議登録画面で登録する会議）が、何のための会議なのか、何を議論するのかを示す情報であり、議論が発散するのを防ぎ、有意義な会議運用を促す情報である。

【0031】

「会議開催日時」は、１つの日時を示す情報でもよいし、本会議を定期的に繰り返す場合には、開催間隔や開催曜日を設定可能としてもよい。

【0032】

「本会議で利用する資料」は、資料を端末１００に表示するためのデータでもよいし、参加者が当該データにアクセス可能なリンク情報（ＵＲＬ等）でもよい。

【0033】

また、図３に示す例において、参加者情報には、「参加メンバー」となる参加者を示す情報と、参加者のうち、本会議の「ファシリテーター」と「議事録担当」を、どの参加者にするかの設定を示す情報が含まれる。すなわち、会議支援システム１では、本会議の設定時（本会議の開催前）に、会議進行役（「ファシリテーター」）、記録をとる「議事録担当」を明確に決め、本会議における役割を明確にした状態で、本会議をスタートすることが可能になるので、役割（「ファシリテーター」、「議事録担当」）の譲り合いを防ぎ、有意義な会議運用ができる。

【0034】

また、図３に示す例において、アジェンダ情報は、テキストデータであり、本会議において参加者により検討する議題となるアジェンダを示す情報である。本実施形態における会議登録画面では、アジェンダ情報の入力欄に、複数のアジェンダ（図３に示す、「１） 特許出願」、「２） 商標出願」、「３） スケジュール」、「４） その他」）を入力可能である。

【0035】

そして、例えば、ユーザにより、「会議を登録する」ボタンが操作された場合、会議支援システム１は、以下の各手段により、会議項目の各情報を、記憶手段５に記憶する。

【0036】

図２に戻って、会議情報取得手段１０は、会議登録画面（図３参照）において、ユーザの操作に基づき入力された会議情報を取得し、当該会議情報を含む会議データを生成し、記憶手段５に記憶する。

【0037】

参加者設定手段２０は、会議登録画面（図３参照）において、ユーザの操作に基づき入力された「参加メンバー」となる参加者を示す情報と、参加者のうち、本会議の「ファシリテーター」と「議事録担当」を、どの参加者にするかの設定を示す情報を、参加者情報として取得し、会議情報取得手段１０が生成した会議データにおいて、会議情報に参加者情報を対応付けて、記憶手段５に記憶する。

【0038】

アジェンダ情報取得手段３０は、会議登録画面（図３参照）において、ユーザの操作に基づき入力されたアジェンダ情報（例えば、図３に示す４つのアジェンダ等）を取得し、会議情報取得手段１０が生成した会議データにおいて、会議情報にアジェンダ情報を対応付けて、記憶手段５に記憶する。すなわち、アジェンダ情報取得手段３０は、会議の参加者に操作される端末１００から、会議の開始前（会議登録画面にて会議を登録する際）に、アジェンダを示すアジェンダ情報を取得する。

【0039】

また、アジェンダ情報取得手段３０は、会議登録画面のアジェンダ情報の入力欄に入力されたテキストデータにおいて、所定の文字（例えば、スラッシュ等や、改行記号等の所定の制御文字）が含まれていた場合、当該所定の文字の前の文字列と、当該所定の文字の後の文字列と、を互いに異なるアジェンダとして取得する。

【0040】

具体的には、図３に示す例において、ユーザが、アジェンダ情報の入力欄において、「１） 特許出願」と入力してから、例えば、改行ボタンを操作し、「２） 商標出願」と入力してから改行ボタンを操作し、「３） スケジュール」と入力してから改行ボタンを操作し、「４） その他」と入力してから改行ボタンを操作した場合、アジェンダ情報取得手段３０は、４つのアジェンダ（「１） 特許出願」、「２） 商標出願」、「３） スケジュール」、「４） その他」）をアジェンダ情報として取得する。

【0041】

図２に戻って、画面生成手段４０は、会議画面生成手段の一例であり、所定の形式で、端末１００に表示可能であり、参加者が会議中に議事を入力可能な議事録入力欄を含む会議画面を生成する。詳細には、画面生成手段４０は、端末１００におけるユーザ（例えば、会議の参加者や会議支援システムの運用者等）の操作に基づき、会議画面のベースとなる会議画面ベースと、会議データを記憶手段５から読み出し、読み出した会議画面ベースの所定位置に、会議データに含まれる会議情報、参加者情報及びアジェンダ情報を配置した会議画面を生成する。これにより、端末１００の表示手段に会議画面が表示される。

【0042】

図４は、本発明の実施形態に係る会議支援システムにおける会議画面の一例を示す図である。
会議画面は、会議の基本情報が配置された基本情報欄と、会議において決定された情報が一覧的に配置された決定情報欄と、会議の議事を入力可能な議事録入力欄と、議事とは別にメモ等の付加情報を入力可能な付加情報欄と、が配置されている。

【0043】

画面生成手段４０は、会議画面において、基本情報欄に会議情報及び参加者情報を配置し、議事録入力欄にアジェンダ情報を配置する。

【0044】

図５は、図４に示す会議画面の議事録入力欄を拡大した図である。
画面生成手段４０は、ユーザが会議登録画面のアジェンダ情報の入力欄に、図３に示すアジェンダを入力した場合、議事録入力欄において、アジェンダ情報に基づき、アジェンダ（図５に示す例では、「１） 特許出願」、「２） 商標出願」、「３） スケジュール」、「４） その他」）を配列し、アジェンダ毎に、議事の入力を受け付ける議事入力欄（図５中、破線で囲んだ部分）を配置する。なお、画面生成手段４０は、アジェンダ情報に基づくアジェンダに加え、最後のアジェンダとして「ラップアップ」を配置してもよい。

【0045】

図２に戻って、議事受付手段５０は、ユーザの端末１００の操作により、会議画面のアジェンダ毎の議事録入力欄に入力されたテキストデータを、議事を示す議事情報として受け付け、会議データにおいて、当該アジェンダのアジェンダ情報に、当該議事情報を対応付けて、記憶手段５に記憶する。なお、議事受付手段５０は、議事録入力欄において、「議事録担当」に設定された参加者の端末１００から入力のみを受け付けてもよい。

【0046】

また、画面生成手段４０は、ユーザの端末１００の操作により、議事録入力欄に議事が入力された場合、議事毎に、当該議事が示す内容に対する処理を示し、少なくとも決定事項及び／又は今後のタスクを含む処理情報を、ユーザが選択可能な処理選択欄（図５中、点線で囲んだ部分）を、当該議事に対応付けて配置する。図５に示す例において、処理選択欄は、議事が示す内容を決定事項とする場合に選択される処理情報（図５中、チェックマークを丸で囲んだアイコン）、議事が示す内容をタスクとする場合に選択される処理情報（図５中、チェックマークを四角で囲んだアイコン）、議事が示す内容を強調表示する場合に選択される処理情報（図５中、ペン先を模したアイコン）が配置されている。

【0047】

議事受付手段５０は、議事録入力欄において、所定の文字（例えば、スラッシュ等や、改行記号等の所定の制御文字）を受け付けた場合、当該所定の文字の後に入力された文字列を、当該所定の文字の前の文字列で構成された議事とは、別の議事と判断し、別の議事として受け付ける。

【0048】

具体的には、図５に示す例において、ユーザが、アジェンダ（「１） 特許出願」）の議事録入力欄において、「・先行技術調査」と入力してから、例えば、改行ボタンを操作し、「・特許出願方針案」と入力した場合、議事受付手段５０は、「・先行技術調査」と「・特許出願方針案」とは、互いに別の議事と判断し、別の議事として受け付ける。

【0049】

また、議事受付手段５０が、議事録入力欄において、新たな別の議事を受け付けた場合、画面生成手段４０は、当該別の記事に対応付けて、処理選択欄（図５中、点線で囲んだ部分）を配置する。

【0050】

また、議事受付手段５０は、付加情報欄（図４参照）において、ユーザの端末１００の操作により、入力されたテキストデータを付加情報として受け付け、会議データにおいて、当該付加情報に、入力したユーザの参加者情報を対応付けて、記憶手段５に記憶する。なお、議事受付手段５０は、付加情報欄においては、全ての参加者の端末１００から入力を受け付けてもよい。これにより、議事録入力欄への入力を「議事録担当」に設定された参加者に限定した場合に、その他の参加者は、付加情報として議事録に残したい事項を付加情報欄に入力することが可能となる。

【0051】

また、画面生成手段４０は、ユーザの端末１００の操作により、付加情報欄に付加情報が入力された場合、付加情報毎に、当該付加情報を入力したユーザの参加者情報を対応付けて配置する。また、付加情報には、後述する議事録データにおいても、当該付加情報を入力したユーザの参加者情報が対応付けられて配置される。

【0052】

議事処理手段６０は、ユーザの端末１００の操作により、議事録入力欄の処理選択欄で、議事が示す内容を決定事項とする処理情報（図５中、チェックマークを丸で囲んだアイコン）が選択された場合、会議データにおいて、当該議事情報を決定事項として会議情報に対応付けて、記憶手段５に記憶する。また、議事処理手段６０は、ユーザの端末１００の操作により、議事録入力欄の処理選択欄で、議事が示す内容をタスクとする処理情報（図５中、チェックマークを四角で囲んだアイコン）が選択された場合、当該議事情報を、会議データにおいて、タスクとして会議情報に対応付けて、記憶手段５に記憶する。

【0053】

なお、画面生成手段４０は、ユーザの端末１００の操作により、処理選択欄において、議事情報が示す内容をタスクとする処理情報が選択された場合、当該タスクを担当する参加者や、タスクの期限を設定する補助表示を、議事録入力欄に配置してもよい。この場合、議事処理手段６０は、補助表示において、ユーザに選択された、タスクを担当する参加者を示す参加者情報や期限を示す期限情報を、会議データにおいて、当該タスクに対応付けて、記憶手段５に記憶する。

【0054】

また、画面生成手段４０は、議事録入力欄において、アジェンダを追加するアジェンダ追加情報（図５中、「＋アジェンダを追加」ボタン）や、アジェンダを削除するアジェンダ削除情報（図５中、「Ｘ」ボタン）を配置してもよい。例えば、ユーザの端末１００の操作により、アジェンダ追加情報が操作された場合、画面生成手段４０は、新たなアジェンダを受け付けるアジェンダ入力欄と、当該アジェンダ入力欄に対応付けられた議事入力欄を生成し、議事録入力欄に配置する。また、ユーザの端末１００の操作により、アジェンダ入力欄に、テキストデータが入力された場合、アジェンダ情報取得手段３０は、当該テキストデータを新たなアジェンダ情報として取得し、会議情報に新たなアジェンダ情報を対応付けて、記憶手段５に記憶する。また、例えば、ユーザの端末１００の操作により、アジェンダ削除情報が操作された場合、画面生成手段４０は、議事録入力欄において、アジェンダ削除情報が対応付けられたアジェンダ情報と、当該アジェンダ情報に対応付けられた議事入力欄を削除する。この場合、会議支援システム１は、記憶手段５に記憶された会議データから、当該アジェンダ情報及び議事情報を削除する。

【0055】

図６は、図４に示す会議画面の決定情報欄を拡大した図である。
画面生成手段４０は、処理選択欄で選択された決定事項を配置する決定事項一覧と、処理選択欄で選択されたタスクを配置するタスク一覧と、を含む決定情報欄を生成する。

【0056】

詳細には、画面生成手段４０は、決定情報欄の決定事項一覧において、記憶手段５に記憶された会議データを参照して、会議データに含まれるアジェンダ情報を配置し、配置したアジェンダ情報毎に、会議データにおいて決定事項として会議情報に対応付けられた議事情報を配置する。すなわち、画面生成手段４０は、議事録入力欄に入力され、ユーザが決定事項とした議事（決定事項とする場合に選択される処理情報が選択された議事情報）を、決定情報欄の決定事項一覧に転記する。

【0057】

また、画面生成手段４０は、決定情報欄のタスク一覧において、記憶手段５に記憶された会議データを参照して、会議データにおいてタスクとして会議情報に対応付けられた議事情報を配置し、当該タスクとなる議事情報毎に、参加者情報と期限情報を配置する。すなわち、画面生成手段４０は、議事録入力欄に入力され、ユーザがタスクとした議事（タスクとする場合に選択される処理情報が選択された議事情報）を、決定情報欄のタスク一覧に転記し、各タスクとなる議事に、補助表示で選択された参加者（参加者情報：図６に示す例では、参加者の名前を示す情報）や期限（期限情報：図６に示す例では、日時を示す情報）を対応付けて配置する。

【0058】

図４に戻って、画面生成手段４０は、ユーザの端末１００の操作により、会議画面の内容を議事録データとして出力可能とする議事録出力情報（図４に示す例では、「議事録を登録する」ボタン）を、会議画面に配置してもよい。

【0059】

図２に戻って、議事処理手段６０は、会議画面において、ユーザの端末１００の操作により、議事録出力情報が操作された場合、記憶手段５に記憶された会議データを参照して、会議画面（基本情報欄、決定情報欄、議事録入力欄及び付加情報欄）の内容を所定のフォーマット（例えば、汎用的なアプリケーションのファイル形式等）に変換した議事録データを出力する。具体的には、議事録出力情報（図４に示す例では、「議事録を登録する」ボタン）が、ユーザの端末１００により操作された場合、議事処理手段６０は、議事録データを出力する。

【0060】

なお、画面生成手段４０は、会議画面において、会議の参加者を示す参加者情報に対応付けられ、各参加者が議事録入力欄の内容を承認する場合に操作する承認情報（例えば、ユーザが端末１００により操作可能なアイコン等）を配置してもよい。この場合、画面生成手段４０は、参加者により承認情報が操作された場合、当該参加者を示す参加者情報に対応付けられた承認情報を、議事録入力欄の内容を承認したことを示す態様に変更してもよい。また、画面生成手段４０は、参加者全員の承認が得られた場合（参加者全員が承認情報を操作した場合）に、議事録データとして出力可能とする議事録出力情報を操作可能な状態としてもよい。

【0061】

図７は、図４に示す会議画面の基本情報欄を拡大した図である。
画面生成手段４０は、基本情報欄において、会議情報及び参加者情報を配置する。
また、画面生成手段４０は、基本情報欄において、参加者情報に含まれる参加者のうち、本会議の「ファシリテーター」と「議事録担当」を、どの参加者にするかの設定を示す情報に基づき、「ファシリテーター」を担当する参加者情報と、「議事録担当」を担当する参加者情報とを配置する。

【0062】

また、画面生成手段４０は、基本情報欄において、「ファシリテーター」を担当する参加者情報と、「議事録担当」を担当する参加者情報とに、それぞれ対応付けて、ユーザが端末１００により操作可能な評価情報（図７に示す例では、親指を立てた手のアイコン）を配置してもよい。

【0063】

図２に戻って、参加者評価手段７０は、基本情報欄において、ユーザの端末１００の操作により、評価情報が操作された場合、評価情報が操作された回数を、「ファシリテーター」を担当した参加者情報と「議事録担当」を担当した参加者情報と毎に、カウントし、カウントした数を記憶手段５に記憶する。画面生成手段４０は、基本情報欄において、参加者評価手段７０がカウントした数を示す評価結果情報（図７中、丸で囲んだ数字）を、「ファシリテーター」を担当する参加者情報と、「議事録担当」を担当する参加者情報とにそれぞれ対応付けて配置する。

【0064】

上記の本システムの機能構成は、あくまで一例であり、１つの機能ブロック（データベース及び機能処理部）を分割したり、複数の機能ブロックをまとめて１つの機能ブロックとして構成したりしてもよい。各機能処理部は、装置や端末に内蔵されたＣＰＵ（Central Processing Unit）が、ＲＯＭ（Read Only Memory）、フラッシュメモリ、ＳＳＤ(Solid State Drive)、ハードディスク等の記憶装置（記憶手段）に格納されたコンピュータプログラム（例えば、基幹ソフトや上述の各種処理をＣＰＵに実行させるアプリ等）を読み出し、ＣＰＵにより実行されたコンピュータプログラムによって実現される。すなわち、各機能処理部は、このコンピュータプログラムが、記憶装置に格納されたデータベース（ＤＢ;Data Base)やメモリ上の記憶領域からテーブル等の必要なデータを読み書きし、場合によっては、関連するハードウェア（例えば、入出力装置、表示装置、通信インターフェース装置）を制御することによって実現される。また、本発明の実施形態におけるデータベース（ＤＢ）は、商用データベースであってよいが、単なるテーブルやファイルの集合体をも意味し、データベースの内部構造自体は問わないものとする。

【0065】

（処理フロー）
図８は、本発明の実施形態に係る会議支援システムが実行する会議支援処理の一例である会議画面生成処理フローを示す図である。会議画面生成処理は、会議の準備段階（会議前）に、端末１００におけるユーザの操作に基づき、会議支援システム１が行う処理である。

【0066】

ステップＳ１において、画面生成手段４０は、端末１００におけるユーザ（例えば、会議の参加者や会議支援システムの運用者等）の操作に基づき、会議登録画面を端末１００に表示させるための会議登録画面データを記憶手段５から読み出す。これにより、端末１００の表示手段に会議登録画面（図３参照）が表示される。

【0067】

ステップＳ２において、会議情報取得手段１０は、ステップＳ１で画面生成手段４０が読み出した会議登録画面（図３参照）において、ユーザの操作に基づき入力された会議情報を取得し、当該会議情報を含む会議データを生成し、記憶手段５に記憶する。

【0068】

ステップＳ３において、参加者設定手段２０は、ステップＳ１で画面生成手段４０が読み出した会議登録画面（図３参照）において、ユーザの操作に基づき入力された「参加メンバー」となる参加者を示す情報と、参加者のうち、本会議の「ファシリテーター」と「議事録担当」を、どの参加者にするかの設定を示す情報を、参加者情報として取得し、会議情報取得手段１０が生成した会議データにおいて、会議情報に参加者情報を対応付けて、記憶手段５に記憶する。

【0069】

ステップＳ４において、アジェンダ情報取得手段３０は、ステップＳ１で画面生成手段４０が読み出した会議登録画面（図３参照）において、ユーザの操作に基づき入力されたアジェンダ情報を取得し、ステップＳ２で会議情報取得手段１０が生成した会議データにおいて、会議情報にアジェンダ情報を対応付けて、記憶手段５に記憶する。

【0070】

ステップＳ５において、画面生成手段４０は、会議画面のベースとなる会議画面ベースと、ステップＳ２で会議情報取得手段１０が生成した会議データを記憶手段５から読み出し、読み出した会議画面ベースの所定位置に、会議データに含まれる、ステップＳ２で会議情報取得手段１０が取得した会議情報、ステップＳ３で参加者設定手段２０が取得した参加者情報及びステップＳ４でアジェンダ情報取得手段３０が取得したアジェンダ情報を配置した会議画面（図４参照）を生成する。

【0071】

会議支援システム１は、会議画面生成処理で生成した会議画面（図４参照）を、端末１００におけるユーザの操作に基づき、端末１００に表示させる。

【0072】

図９は、本発明の実施形態に係る会議支援システムが実行する会議支援処理の一例である議事録生成処理フローを示す図である。議事録生成処理は、例えば、会議中に、端末１００におけるユーザの操作に基づき、会議支援システム１が行う処理である。

【0073】

ステップＳ１１において、会議支援システム１は、端末１００におけるユーザの操作に基づき、会議画面生成処理（図８参照）で生成した会議画面（図４参照）を端末１００に表示させる。会議支援システム１は、会議画面において、ユーザによる操作（例えば、議事の入力等）を受け付け、以下の処理を実行する。

【0074】

ステップＳ１２において、議事受付手段５０は、ユーザの端末１００の操作により、会議画面（図４参照）のアジェンダ毎の議事録入力欄に入力されたテキストデータを、議事を示す議事情報として受け付け、会議データにおいて、当該アジェンダのアジェンダ情報に、当該議事情報を対応付けて、記憶手段５に記憶する。また、本ステップにおいて、議事受付手段５０は、付加情報欄（図４参照）において、ユーザの端末１００の操作により、入力されたテキストデータを付加情報として受け付け、会議データにおいて、当該付加情報に、入力したユーザの参加者情報を対応付けて、記憶手段５に記憶する。

【0075】

ステップＳ１３において、議事処理手段６０は、ユーザの端末１００の操作により、議事録入力欄の処理選択欄で、ステップＳ１２で議事受付手段５０が受け付けた議事が示す内容を決定事項とする処理情報（例えば、図５中、チェックマークを丸で囲んだアイコン）が選択された場合、会議データにおいて、当該議事情報を決定事項として会議情報に対応付けて、記憶手段５に記憶する。また、議事処理手段６０は、ユーザの端末１００の操作により、ステップＳ１２で議事受付手段５０が受け付けた議事録入力欄の処理選択欄で、議事が示す内容をタスクとする処理情報（例えば、図５中、チェックマークを四角で囲んだアイコン）が選択された場合、当該議事情報を、会議データにおいて、タスクとして会議情報に対応付けて、記憶手段５に記憶する。

【0076】

また、本ステップにおいて、画面生成手段４０は、決定情報欄の決定事項一覧（図６参照）において、記憶手段５に記憶された会議データを参照して、会議データに含まれるアジェンダ情報を配置し、配置したアジェンダ情報毎に、会議データにおいて決定事項として会議情報に対応付けられた議事情報を配置する。また、本ステップにおいて、画面生成手段４０は、決定情報欄のタスク一覧（図６参照）において、記憶手段５に記憶された会議データを参照して、会議データにおいてタスクとして会議情報に対応付けられた議事情報を配置し、当該タスクとなる議事情報毎に、参加者情報と期限情報を配置する。

【0077】

ステップＳ１４において、参加者評価手段７０は、基本情報欄（図７参照）において、ユーザの端末１００の操作により、評価情報（例えば、図７中、親指を立てた手のアイコン）が操作された場合、評価情報が操作された回数を、「ファシリテーター」を担当した参加者情報と「議事録担当」を担当した参加者情報と毎に、カウントし、カウントした数を記憶手段５に記憶する。

【0078】

また、本ステップにおいて、画面生成手段４０は、基本情報欄（図７参照）において、参加者評価手段７０がカウントした数を示す評価結果情報（例えば、図７中、丸で囲んだ数字）を、「ファシリテーター」を担当する参加者情報と、「議事録担当」を担当する参加者情報とにそれぞれ対応付けて配置する。

【0079】

ステップＳ１５において、議事処理手段６０は、会議画面において、ユーザの端末１００の操作により、議事録出力情報が操作された場合、記憶手段５に記憶された会議データを参照して、会議画面（基本情報欄、決定情報欄、議事録入力欄及び付加情報欄）の内容を所定のフォーマットに変換した議事録データで出力する。

【0080】

このような会議支援システム１によれば、議事録入力欄に、会議の開始前に取得したアジェンダが配列され、アジェンダ毎に、議事の入力を受け付けることで、議亊に無関係な発言を低減して、アジェンダに沿って会議を進めることが可能となる。また、所定の形式の議事録に予めアジェンダが配列されていることで、議事録作成時に、改めてアジェンダから入力する手間を省略することが可能となる。
したがって、会議の効率を向上可能な会議支援システムを提供できる。

【0081】

また、会議支援システム１によれば、参加者が入力する議事毎に、少なくとも決定事項なのか、今後のタスクなのかを決定するための処理選択欄を配置することで、会議において、参加者に対して、発言する際、決定事項とするための提案なのか、今後のタスクの提案なのか等を意識することを促すことが可能となる。これにより、参加者の発言がアジェンダから外れ、会議の効率が低下するのを防止できる。

【0082】

また、会議支援システム１によれば、会議において、選択された決定事項とタスクが、自動的に一覧的に表示されるので、例えば、会議の参加者が議事録から決定事項やタスクを選択して、それぞれ整理する場合に比べ、会議後の作業負担を軽減できる。また、会議で決定された決定事項やタスクを、それぞれ一覧的に整理することで、会議後の方針やタスクが明確になり、業務等が円滑になり、業務の漏れを防止できる。

【0083】

以上、実施形態を用いて本発明を説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施形態に記載の範囲には限定されないことは言うまでもない。上記実施形態に、多様な変更または改良を加えることが可能であることは当業者に明らかである。また、そのような変更または改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれ得ることが、特許請求の範囲の記載から明らかである。なお、上記の実施形態では、本発明を物の発明として、会議支援システムについて説明したが、本発明において会議支援システムが実行する方法や、会議支援システムを各種部として機能させるプログラムの発明と捉えることもできる。

【符号の説明】

【0084】

１ 会議支援システム
５ 記憶手段
１０ 会議情報取得手段
２０ 参加者設定手段
３０ アジェンダ情報取得手段
４０ 画面生成手段
５０ 議事受付手段
６０ 議事処理手段
７０ 参加者評価手段
１００ 端末

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】