特開 2024-176919 電子帳簿等保管システム及びその記録媒体

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024176919

(43)【公開日】2024-12-19

(54)【発明の名称】電子帳簿等保管システム及びその記録媒体

(51)【国際特許分類】

   H04N 1/00 20060101AFI20241212BHJP

   G06F 16/58 20190101ALI20241212BHJP

【ＦＩ】

H04N1/00 Z

H04N1/00 912

G06F16/58

【審査請求】未請求

【請求項の数】8

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2023095795

(22)【出願日】2023-06-09

【公序良俗違反の表示】

特許法第６４条第２項第４号の規定により図面の一部または全部を不掲載とする。

（特許庁注：以下のものは登録商標）

１．Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ

(71)【出願人】

【識別番号】723008002

【氏名又は名称】渡邊 克也

(72)【発明者】

【氏名】渡邊 克也

【テーマコード（参考）】

5B175

5C062

【Ｆターム（参考）】

5B175CA07

5B175DA02

5B175FB02

5C062AA05

5C062AA17

5C062AA35

5C062AA37

5C062AB02

5C062AB20

5C062AB23

5C062AB38

5C062AC02

5C062AC05

5C062AC22

5C062AC28

5C062AC34

5C062AC61

5C062AC64

5C062AE01

5C062AF13

5C062AF14

5C062BB03

(57)【要約】

【課題】電子取引において業者毎に独自のフォーマットとなっており、多くの業者と電子取引があった場合に、経理処理、決算時には、画面上でばらばらで多くの帳票を処理を実施することとなり、業務効率が悪化する可能性が高い
【解決手段】
追記型光ディスク、あるいはそれに類する追記型媒体に、電子領収書などの保存義務のある電子帳簿等（証憑）を保存、保管するシステムであって、前記電子帳簿に記載の業者名、宛先、金額、日付、品名等の項目の配置を統一したフォーマットに変換後、記録を行う
【選択図】図１

【特許請求の範囲】

【請求項1】

追記型光ディスク、あるいはそれに類する追記型媒体に、電子的な領収書などの保存義務のある電子帳簿等あるいはそれに類する証憑を保存、保管するシステムであって、前記電子帳簿に記載の発行側の事業者等の名称、宛先、金額、日付、品名等の項目の配置等を統一した標準帳票フォーマットに変換後、その記録を行う 電子帳簿等保管システム及びその記録媒体。

【請求項2】

前記標準帳票フォーマットにおいて、発行側の事業者等が保持しているオリジナルの帳票あるいは当該帳票のコピーとのひも付けがわかるようにするため、発行側の管理番号が即座に認識できうる所定の紐付け番号を付番し、その紐付け番号を標準帳票フォーマット上に追記することを特徴とする請求項1記載の電子帳簿等保管システム及びその記録媒体。

【請求項3】

標準帳票フォーマットに変換とその記録を行う際には、ファイル名、あるいはメタデータ上に前記紐付け番号を追記する請求項2記載の電子帳簿等保管システム及びその記録媒体。

【請求項4】

前記記録媒体に記録を行う際には、前記電子帳簿の発行日付順、時刻順に並べ替えて、順次記録することを特徴とする請求項1記載の電子帳簿等保管システム及びその記録媒体。

【請求項5】

前記記録媒体は、CD-R、DVD-R、BD－Rの何れかである請求項3記載の電子帳簿等保管システム及びその記録媒体。

【請求項6】

前記記録媒体は、追記型のSSDなどの半導体メモリあるいは追記型のLTOなどのテープ媒体である請求項3記載の電子帳簿等保管システム及びその記録媒体。

【請求項7】

追記型光ディスク、あるいはそれに類する追記型媒体に、電子的な領収書や処方箋などの保存義務のある電子帳簿等あるいはそれに類する証憑を保存、保管するシステムであって、前記電子帳簿に記載の業者名、宛先、金額、日付、品名等の項目の配置を統一したフォーマットに変換後、その記録を行う際に変換前のオリジナルを原本とするか、変換後の統一帳票フォーマットの電子帳簿等を原本とするかを、選択、指定できるように構成したことを特徴とする電子帳簿等保管システム及びその記録媒体

【請求項8】

原本に指定した場合は、原本、あるいは原本のコピーであることを、電子的に明示あるいは印刷時に表示することを特徴とする請求項7記載の電子帳簿等保管システム及びその記録媒体

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、電磁的、電子的な請求書、納品書、領収書などの電子帳簿の保存
に関する技術に関する

【背景技術】

【0002】

令和５年度の電子帳簿保存法の改正施行で、電子的な請求書、領収書等、最大１0年
の保存が義務化される。この保存要件として、真実性と検索性（見読性）が求められ
ている。真実性は、改ざん不能であること、検索性（見読性）は、開示/提示の指示に
おいて速やかに視認できるようにすること、と補足的に説明されている。

【0003】

また電子帳簿保存法の対象書類としては、国税関係の帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、
売掛帳、買掛帳、現金出納帳、固定資産台帳など決算関係書類：貸借対照表、損益計
算書、棚卸表など取引関係書類：注文書、見積書、契約書および領収書など上記の書
類について、電子的に作成したものである場合は、電子データとして保存することが
可能であるが、取引関係書類について、取引先と電子的にやりとりした場合は電子取
引の対象となり電子保存が義務化されている。これらの書類は、受け取った場合も送
信した場合も、電子的に保存する必要がある。

【0004】

さらに取引先から紙で受け取った取引関係書類で、契約書、納品書、請求書、領収
書、見積書、注文書、検収書などのデータは、スキャンして電子的に保存することができることになっている

【0005】

このような背景の中、特許文献1 特許公報5465279（ポーラメソッド）には、追記型の光ディスクにて、原本を安全に保管する技術が公開されている。一方で、ネット通販やテレホンショッピングなどは、電子取引が増加傾向にあり。例えば各通販売業者の領収書などは、画面上で閲覧、確認でき、PDFやJPGの所定のフォーマットでローカルなPCにダウンロードすることができたり、メールで送られてきたりする

【先行技術文献】

【特許文献】

【0006】

特許公報5465279
特許公開公報2005-309745

【非特許文献】

【0007】

【非特許文献1】国税庁ホームページ 電子帳簿保存時の要件

【非特許文献2】厚生労働省 医療情報システムの安全管理ガイドライン

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0008】

しかしながら、例えば図７に示すような、電子的な領収書の項目は、業者名、宛先、金額、日付、品名等など月次の会計報告、決算等で必要なものとして、共通した項目が記載されており、メーカ独自の電子印鑑等が押されていることで、真正性は保たれているものの、取引業者毎に異なるフォーマットとなっており、多くの業者と電子取引があった場合には、確認に時間がかかり、紙の領収書で運用した時に比べても、業務効率が改善されず、悪化する可能性が極めて高い。また電子処方箋や電子薬歴などもこれに該当する

【0009】

これは、電子帳簿保存法によってＤＸを推進し、ペーパレスでの管理を促進することで企業の業務効率化を図ろうとしているのにも関わらず、特に中小零細企業、個人事業主にとっては、この法的義務と相まって死活問題に直結する可能性がある。また薬局などの医療関係の事業者においては業務効率の低下が患者に提供する医療の質の低下に直結する。

【0010】

本発明は、追記型の光ディスクやそれに類する追記型媒体に、電子領収書などの保存義務ある電子帳簿（証憑）を保存、保管にあたり、業者名、宛先、金額、日付、品名等の項目の配置を統一した共通フォーマットに変換し、変換されたフォーマットで順次記録、追記を行っていく。さらに発行側が保持している電子領収書と追記型媒体に保管された変換されたフォーマットの領収書を1対1に紐付けることで、真正性（真実性）の担保と業務効率の改善を可能にすることを目的としたものである

【課題を解決するための手段】

【0011】

本発明は、追記型光ディスク、あるいはそれに類する追記型媒体に、電子領収書などの保存義務のある電子帳簿等（証憑）を保存、保管するシステムであって、前記電子帳簿に記載の、発行側の事業者等の名称、宛先、金額、日付、品名等の項目の配置等を統一した標準帳票フォーマットに変換後、記録を行う 電子帳簿等保管システム及びその記録媒体である。

【0012】

前記標準帳票フォーマットにおいて、発行側の事業者等が保持しているオリジナルの帳票あるいは当該帳票のコピーとのひも付けがわかるようにするため、発行側の管理番号が即座に認識できうる所定の紐付け番号を付番し、その紐付け番号を標準帳票フォーマット上に追記することを特徴とする電子帳簿等保管システム及びその記録媒体である。

【0013】

標準帳票フォーマットに変換とその記録を行う際には、ファイル名、あるいはメタデータ上に前記紐付け番号を追記する電子帳簿等保管システム及びその記録媒体である。

【0014】

また本発明は、前記記録媒体に記録を行う際には、前記電子帳簿の発行日付順、時刻順に並べ替えて、順次記録することを特徴とする請求項1記載の電子帳簿等保管システム及びその記録媒体である

【0015】

また本発明の記録媒体は、CD-R、DVD-R、BD－Rの何れかである請求項3記載の記録媒体である。

【0016】

また本発明の記録媒体は、追記型のSSDなどのUSBメモリあるいは追記型のLTOなどのテープ媒体である。

【発明の効果】

【0017】

本発明により、電子帳簿の真正性（真実性）担保を確保して、視認性（見読性）を向上することができ、業務効率の改善を可能にできる

【図面の簡単な説明】

【0018】

【図1】本発明実施形態１のシステム構成を説明するブロック図である。

【図2】本発明実施形態１のスマートフォンを使ったシステム構成を説明するブロック図である

【図3】本発明実施形態である一般の領収書を統一帳票フォーマット領収書に変換、保管する方法を示すフロー図である。

【図4】本発明に使用する一般的な領収書(a)から、統一帳票フォーマット領収書(b)への変換方法を説明する外観図である

【図5】本発明実施形態２の原本管理方法を説明するフロー図である

【図6】本発明実施形態２の原本管理方法によって作成された領収書の例である

【図7】代表的なネット通販事業者が発行する電子的な領収書の例である

【発明を実施するための形態】

【0019】

（実施形態１）
本発明の実施形態１について、図１、図３を用いて説明する。図１は、本発明である取引先の一般的な領収書などの帳票を自社の統一帳票フォーマットに変換するシステムを周辺装置も含めて記載してある。なおここでは、領収書を一例として説明したが、注文書でも請求書あるいは納品書など、取引先から送付される電子帳簿保存法の対象帳票全てに利用することができる

【0020】

図１(a)の１０３は、自社Ｗの所有するフォーマット変換ＰＣ（タブレットでも良い）であり、インターネット回線あるいは専用回線で社外の取引先Aと接続されており、前記回線によって、発注業務や支払業務などをすることができるようになっている。例えば商品代金の支払決済が完了すると、取引先Aの受発注管理システム１０１によって、受発注管理システム１０１に接続されているストレージ装置１０２に、注文書、納品書などの帳簿書類の保管がなされる。また受発注管理システム１０１は、商品代金の決済、出荷が完了すると、その商品データと顧客データをもとに電子的に（例えばＰＤＦで）Ａ社の規定フォーマットで領収書１１を作成できる。作成されたＡ社の領収書１１は、インターネット回線により電子メールに添付して送付したり、専用サイトからIDとパスワードを入れてダウンロードすることによって、注文者（自社Ｗ）に提供される。自社Ｗのフォーマット変換ＰＣ１０３は取引先Ａ社の領収書１１をＰＤＦの形式で取り込む。取り込んだ領収書１１は、図４(a)に示すように、タイトルである「領収書」21、「発行日」16、「宛先」17、「金額」18、「発行元」19の項目とその内容が記載されており、これらは、令和５年１０月から運用開始されるＩＮＶＯＩＣＥ制度の項目要件とも一致する。よって、各項目の帳票内の配置を変えることで、統一したフォーマット、レイアウトで領収書、請求書などの帳簿を作成することができる。したがって、フォーマット変換ＰＣ１０３によって図４(a)から図４(b)に示すような統一したフォーマット、レイアウトに変換作成された領収書１２などの帳簿は、フォーマット変換ＰＣ１０３に接続された改ざん不能な追記メディア１０５に格納され、取り込んだ各社のオリジナルの領収書などの帳簿は、同じくフォーマット変換ＰＣ１０３に接続されたＨＤＤに格納される。

【0021】

また、図１(b)に示すように、取引先が、紙の領収書の場合でも本発明は適用することができる。なお図１(b)において図１(a)と同様の部分は同じ番号を付し、その詳細な説明を省略する。

【0022】

図１(b)中の１０３は、本発明を利用する当該取引元の会社Ｗの所有するフォーマット変換ＰＣ（タブレットでも良い）であり、社外の取引先Bとはネットワークでは接続されておらず、また取引先Bは未だ紙の帳票で運用を行っている。この場合、取引先Bはストレージ装置１０８に保管されている注文書、納品書などから作成した商品データと顧客データをもとにB社フォーマットの領収書を作成し、プリンター０９に出力して、その紙の領収書を自社Wに郵送する。自社Wは郵送された紙の領収書１３を、スキャナ１０７によってスキャンして電子化（ＰＤＦに）され、自社Wのフォーマット変換ＰＣ１０３に取り込むことができる

【0023】

したがって、図１(a)の電子領収書の場合も、図１(b)の領収書の場合も、取引先からの領収書はＰＤＦとなって、自社Ｗのフォーマット変換ＰＣ１０５に取り込まれている。

【0024】

次に図３と図４を用いて、図１、図２で共通の本発明の主要部分である統一帳票フォーマットへ変換処理の流れについて、説明する。なおこの統一帳票フォーマットへ変換処理は、フォーマット変換ＰＣにプログラムとして供給される。図３に示す通り、フォーマット変換ＰＣが取引先からのＰＤＦ領収書１１を取得すると（Ｓ３１）、同様にプログラムとして供給されたＯＣＲ（Optical Character Recognition/Reader）によって、文字認識がなされ、文字認識がなされたＰＤＦの領収書１４は、フォーマット変換ＰＣ１０３に接続されたＨＤＤ１０４に格納される。
ＯＣＲについては、普及に進んだ既に自明の技術であるので、説明を省略する

【0025】

次に文字認識がなされると、図４に示すように、領収書内の「タイトル（領収書）」21、「発行日」16、「宛先」17、「金額」18、「発行元」19及び、紐づけ番号20を追記する「Ｎｏ．」の項目の位置を認識することができるので、統一帳票フォーマットの領収書の所定の位置に座標を変換し（Ｓ３３）、変換された各項目の位置に、文字/数字を転記する（Ｓ３４）、次に変換元の取引先の領収書と、変換した統一帳票フォーマットの領収書を紐づけるため、同じユニークな紐づけ番号を付番する（Ｓ３５）。最後に真正性の確保のため、統一帳票フォーマットに変換した担当あるいは責任者の電子署名とタイムスタンプを付して（Ｓ３６）、改ざん不能な追記メディア１０５に格納する。（Ｓ３７）

【0026】

（実施形態２）
図２は本発明実施形態２のシステム構成を説明するイメージ図である。本発明は実施形態１のフォーマット変換ＰＣ１０３で実行されていた統一帳票フォーマットへ変換処理をスマートフォン２０１で実施するように構成したものである。スマートフォン２０１は、演算能力の高いＣＰＵ（付図示）を搭載し、さらにカメラ（不図示）とモニタ２２を内蔵しているので、簡単に紙の領収書でも電子化してＰＤＦにすることが可能である

【0027】

紙の領収書１３を、統一帳票フォーマットへ変換処理プログラムが指示するモニタの枠内に入るように撮影距離や角度を調整して、シャッターを切ることにより、画像からＰＤＦに変換されるように構成しているので、取引先からの領収書がＰＤＦになると、それ以降の処理は実施例１の図３と同様の処理を実行すると、統一帳票フォーマットの領収書のＰＤＦデータが生成される。

【0028】

生成後、無線通信（WIFI、Bluetooth等）で、追記型メディアデバイスに接続されたストレージサーバ２１に送信し、当該サーバから追記型メディアに転送することで、本発明を実現することができる。さらに応用として、スマートフォンに搭載されているメモリの一部を追記型のＳＳＤなどに置換すれば、スマートフォンだけで、本発明の構成を実現し、同様の効果を容易に実現することができる。

【0029】

（実施形態３）
次に本発明の実施形態３について、図５を用いて説明する。なお本実施形態３のハードウェアの構成としては、実施形態１の図１(a)、図１(b)及び、実施形態３の図２と同様の構成であり、ＰＣやスマートフォンに実施形態３である原本指定プログラムを実装することで実現できる。

【0030】

図５は、実施形態１の統一帳票フォーマットへ変換処理に加えて、変換前の各社の領収書のＰＤＦを原本にするか、変換後の統一帳票フォーマットの領収書のＰＤＦを原本にするかを指定し、その証拠となる原本フラグを第３者には不可視の部分に配置することで、安全な原本管理を可能にしたものである

【0031】

図５のフローに示す通り、フォーマット変換ＰＣが取引先からの領収書のＰＤＦを取得すると（Ｓ６１）、同様にプログラムとして供給されたＯＣＲ（Optical Character Recognition/Reader）によって、文字認識がなされ、文字認識がなされたＰＤＦは、フォーマット変換ＰＣ１０３に接続されたＨＤＤ１０４に格納される。

【0032】

次に文字認識がなされると、実施形態１の図４と同様に、領収書内の「タイトル（領収書）」21、「発行日」16、「宛先」17、「金額」18、「発行元」19及び、紐づけ番号20を追記する「Ｎｏ．」の項目の位置を認識することができるので、統一帳票フォーマットの領収書の所定の位置に座標を変換し（Ｓ６３）、変換された各項目の位置に、文字/数字を転記する（Ｓ６４）、次に変換元の取引先の領収書と、変換した統一帳票フォーマットの領収書を紐づけるため、同じユニークな番号２０を付番する（Ｓ６５）。

【0033】

このユニークな番号が付番されて、変換された統一領収書を原本とするときは、
例えばＰＤＦのメタ情報の部分にフラグを設け、そのフラグを“１（ＯＮ）”にすることで、これが原本であることが確定でき（Ｓ６６、Ｓ６７）、さらに原本であることを書類上に表示したときは、図６の統一帳票フォーマットの所定の位置に“原本”の追記表示を行うことができる（Ｓ６９）。この後、必要に応じて、統一帳票フォーマットに
変換し、それを原本とした担当、あるいは責任者の電子署名、タイムスタンプを付与して（Ｓ７０）、追記メディアに格納することで（Ｓ７１）、改ざん不能となるので、原本性は担保される。また組織内の運用規程に基づき、オリジナルの領収書は廃棄（消去）するのが望ましい（Ｓ７２）。

【0034】

なお、本発明は、上述した実施例１～３そのままに限定されるものではなく、必ずしも物理的に図示のように構成されている必要はない。また、本発明は、実施例で説明した構成要素の全部または一部を、各種の負荷や使用状況などに応じ、任意の単位で機能的または物理的に分割、統合、入替、変形または削除して構成することができる。

【符号の説明】

【0035】

１１ A社の領収書（PDF）
１２ 変換作成された領収書
１３ B社の紙の領収書
１４ 文字認識がなされたＰＤＦの領収書
１５ フォーマット変換ＰＣ
２０ 紐づけ番号
２１ タイトル（領収書）
２２ スマートフォンのモニタ
２３ ストレージサーバ
１０１ 受発注管理システム
１０２ ストレージ装置
１０３ フォーマット変換ＰＣ
１０４ ＨＤＤ
１０５ 追記メディア
１０７ スキャナ
１０８ ストレージ装置
１０９ プリンター
２０１ スマートフォン

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】