特開 2024-4805 法務コミュニケーションサーバ、法務コミュニケーションシステム及び法務案件管理方法

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024004805

(43)【公開日】2024-01-17

(54)【発明の名称】法務コミュニケーションサーバ、法務コミュニケーションシステム及び法務案件管理方法

(51)【国際特許分類】

   G06Q 10/10 20230101AFI20240110BHJP

【ＦＩ】

G06Q10/10 310

【審査請求】未請求

【請求項の数】3

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2022104649

(22)【出願日】2022-06-29

(71)【出願人】

【識別番号】517299951

【氏名又は名称】ＧＶＡ ＴＥＣＨ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100160912

【弁理士】

【氏名又は名称】大谷 寛

(72)【発明者】

【氏名】山本 俊

【テーマコード（参考）】

5L049

【Ｆターム（参考）】

5L049AA11

(57)【要約】

【課題】法務担当者の依頼者に対する業務のうち特にコミュニケーションの効率を向上し得る技術を提供すること
【解決手段】本発明による法務コミュニケーションサーバは、ドキュメントを表示するドキュメント表示領域と、メッセージを表示するメッセージ表示領域と、前記ドキュメントの更新に関する履歴を表示する履歴表示領域と、を一の画面に表示する表示制御部と、前記ドキュメントと前記メッセージとを前記履歴毎に関連付けて管理する管理部と、法務担当端末から前記メッセージの入力を受け付けて契約担当端末に送信するメッセージ送信部とを備えている。これにより、依頼者と法務担当者が案件のやり取りを行うことにより、漏れのない管理を実現することができる。
【選択図】図２

【特許請求の範囲】

【請求項1】

ドキュメントを表示するドキュメント表示領域と、メッセージを表示するメッセージ表示領域と、前記ドキュメントの更新に関する履歴を表示する履歴表示領域と、を一の画面に表示する表示制御部と、
前記ドキュメントと前記メッセージとを前記履歴毎に関連付けて管理する管理部と、
法務担当端末から前記メッセージの入力を受け付けて契約担当端末に送信するメッセージ送信部とを備える
法務コミュニケーションサーバ。

【請求項2】

ドキュメントを表示するドキュメント表示領域と、メッセージを表示するメッセージ表示領域と、前記ドキュメントの更新に関する履歴を表示する履歴表示領域と、を一の画面に表示するステップと、
前記ドキュメントと前記メッセージとを前記履歴毎に関連付けて管理するステップと、
法務担当端末から前記メッセージの入力を受け付けて契約担当端末に送信するステップとを含む、
法務コミュニケーション方法。

【請求項3】

法務担当端末と法務コミュニケーションサーバとを備える法務コミュニケーションシステムであって、
法務コミュニケーションサーバは、
法務担当端末に対して、ドキュメントを表示するドキュメント表示領域と、メッセージを表示するメッセージ表示領域と、前記ドキュメントの更新に関する履歴を表示する履歴表示領域と、を一の画面に表示し、
前記ドキュメントと前記メッセージとを前記履歴毎に関連付けて管理するものであり、
前記法務担当端末は、法務担当者から前記メッセージの入力を受け付け、前記法務コミュニケーションサーバは、入力された前記メッセージを契約担当端末に送信する
法務コミュニケーションシステム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、法務コミュニケーションサーバ、法務コミュニケーションシステム及び法務案件管理方法に関する。

【背景技術】

【0002】

いわゆる法務分野におけるデジタルトランスフォーメーション（ＤＸ）技術として、契約書の審査業務を支援する技術（例えば特許文献１乃至特許文献３）が開示されている。一方、法務担当者同士のコミュニケーションを円滑に行うための技術も開示されている（特許文献４）。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２０２０－０１３５２４号公報

【特許文献2】特開２０２１－１７４４７４号公報

【特許文献3】特開２０２１－１１７８４４号公報

【特許文献4】特開２０２０－１６６８７０号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

上述した技術には、業務効率を向上させることを目的としたものであるものの、実際の企業内においては法務担当者の依頼者に対するやりとりを効率化する観点がない。

【0005】

そこで、本発明は、法務担当者の依頼者に対する業務のうち特にコミュニケーションの効率を向上し得る技術を提供することを一つの目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0006】

本発明によれば、
ドキュメントを表示するドキュメント表示領域と、メッセージを表示するメッセージ表示領域と、前記ドキュメントの更新に関する履歴を表示する履歴表示領域と、を一の画面に表示する表示制御部と、
前記ドキュメントと前記メッセージとを前記履歴毎に関連付けて管理する管理部と、
法務担当端末から前記メッセージの入力を受け付けて契約担当端末に送信するメッセージ送信部とを備える
法務コミュニケーションサーバ、が得られる。

【発明の効果】

【0007】

本発明によれば、法務コミュニケーションシステムを介して依頼者と法務担当者が案件のやり取りを行うことにより、漏れのない管理を実現することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【0008】

【図1】本発明の実施の形態による法務コミュニケーションシステム（以下「システム」という）の構成例を示す図である。

【図2】図１のシステムが法務担当者に提供する作業画面の例である。

【図3】図１のシステムのハードウェア構成及び機能ブロックを示す図である。

【図4】図１のシステムが法務担当者に提供する作業画面の他の例である。

【図5】図１のシステムが法務担当者に提供する作業画面の他の例である。

【図6】図１のシステムが法務担当者に提供する作業画面の他の例である。

【図7】図５の作業画面のうち、メッセージ表示領域の部分説明図である。

【図8】図５の作業画面のうち、メッセージ表示領域の他の部分説明図である。

【図9】図５の作業画面のうち、メッセージ表示領域の他の部分説明図である。

【発明を実施するための形態】

【0009】

本発明の実施形態の内容を列記して説明する。本発明は、以下のような構成を備える。
［項目１］
ドキュメントを表示するドキュメント表示領域と、メッセージを表示するメッセージ表示領域と、前記ドキュメントの更新に関する履歴を表示する履歴表示領域と、を一の画面に表示する表示制御部と、
前記ドキュメントと前記メッセージとを前記履歴毎に関連付けて管理する管理部と、
法務担当端末から前記メッセージの入力を受け付けて契約担当端末に送信するメッセージ送信部とを備える
法務コミュニケーションサーバ。
［項目２］
ドキュメントを表示するドキュメント表示領域と、メッセージを表示するメッセージ表示領域と、前記ドキュメントの更新に関する履歴を表示する履歴表示領域と、を一の画面に表示するステップと、
前記ドキュメントと前記メッセージとを前記履歴毎に関連付けて管理するステップと、
法務担当端末から前記メッセージの入力を受け付けて契約担当端末に送信するステップとを含む、
法務コミュニケーション方法。
［項目３］
法務担当端末と法務コミュニケーションサーバとを備える法務コミュニケーションシステムであって、
法務コミュニケーションサーバは、
法務担当端末に対して、ドキュメントを表示するドキュメント表示領域と、メッセージを表示するメッセージ表示領域と、前記ドキュメントの更新に関する履歴を表示する履歴表示領域と、を一の画面に表示し、
前記ドキュメントと前記メッセージとを前記履歴毎に関連付けて管理するものであり、
前記法務担当端末は、法務担当者から前記メッセージの入力を受け付け、前記法務コミュニケーションサーバは、入力された前記メッセージを契約担当端末に送信する
法務コミュニケーションシステム。

【0010】

＜実施の形態の詳細＞
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。

【0011】

＜概要＞
図１に示されるように、本発明の実施の形態による法務コミュニケーションシステム（以下「システム」と呼ぶ）は、法務コミュニケーションサーバと、法務担当端末（法務一次担当端末及び法務二次担当端末を合わせて「法務担当端末」と呼ぶ。）と、契約担当端末とを備えている。本実施の形態による法務コミュニケーションサーバは、法務コミュニケーション画面を法務担当端末に表示し、利用可能にすることによって、これらの端末を利用するユーザ（依頼者や法務担当者が例示できるがこれに限られない）に対して、法務コミュニケーションサービスを提供する。

【0012】

本実施の形態における依頼者は、契約担当者に限られず、社内の全部門における何らかの依頼を行う可能性のある者であればよい。例えば、開発部門が業務委託契約を
締結するにあたって、契約書の審査業務を法務部門に依頼する場合に限られず、例えば、マーケティング部門が景品表示法の相談を行ったり、全社員が人事労務部に対して労務に関する依頼を行うこととしてよい。

【0013】

より詳しくは、図２に示されるように、本システムは、法務担当端末に対してのみ図示されるコミュニケーション画面を生成して表示する。本実施の形態によるコミュニケーション画面には、複数の領域が一画面に配置されている。詳しくは、コミュニケーション画面は、少なくとも、案件表示領域２０１、ドキュメント表示領域２０２、履歴表示領域２０３、ドキュメント切替タブ２０４、メッセージ表示領域２０５、案件詳細表示領域２０６を含んでいる。

【0014】

案件表示領域２０１は、通し番号が付される案件番号、案件カテゴリー、案件の件名、ステータス、依頼者からの依頼日、対応期限、法務一次対応者の氏名、法務二次対応者の氏名等の情報が関連付けられている。ただし、案件に関連付けられる情報はこれに限られない。

【0015】

ドキュメント表示領域２０２は、依頼者から提供されたドキュメント（契約書、覚書、利用規約、約款、定款、その他内容の審査が必要な文書）が表示される。ドキュメント表示領域は、一種のビューワ機能を備えており、例えばドキュメントが保持する付加情報（例えば、文書内コメント、修正履歴、マーカー、アンダーライン、フォントスタイル等）をそのまま表示可能である。また、ドキュメントの種類としては、文書ファイル、表計算ファイル、プレゼンテーションファイル、電子文書ファイル、図表ファイル、画像ファイル等が表示可能である。なお、ドキュメント表示領域２０２は、版の管理が可能なファイルが表示される。即ち、法務コミュニケーションサーバは、版の情報と関連付けられるドキュメントのみをドキュメント表示領域２０２に表示する。

【0016】

履歴表示領域２０３は、ドキュメントの更新に関する履歴を時系列に沿って表示する。具体的には、更新される度に「数字（版、Version等：以下、「版」）と言う」を生成して連番になるように増加させ、版毎に対応するドキュメントを関連付けて表示する。法務コミュニケーションサーバは、サーバ内又はサーバ外に、ドキュメントの版と、対応するドキュメントとを関連付けて記憶管理する記憶部を有していてもよい。

【0017】

ドキュメント切替タブ２０４は、ドキュメント表示領域２０２に表示されるドキュメントを切り替えるものである。ドキュメントの切り替えに応じて、履歴表示領域２０３も対応するように切り替えられる。例えば、業務委託契約書の審査依頼と同時に秘密保持契約書の審査依頼も行われる場合が多い実態がある。このような場合、コミュニケーション画面時代を複数開くよりも、タブで切り替えることにより審査業務の迅速化を図ることができる。この際、メッセージ領域の内容は、ドキュメントが複数あったとしても共通の領域として関連付けられ、表示される。これにより、メッセージの内容は、複数のドキュメントに対して共通のメッセージ等を入力することも可能になり、コミュニケーションの効率をより向上させることができる。

【0018】

メッセージ表示領域２０５は、依頼者、法務担当者とのメッセージのやりとりを時系列で表示する。メッセージ領域は所謂チャット画面のようなＵＩ（Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）となっている。なお、上述したドキュメントが保持する付加情報も「文書内コメント」を含むものであるが、メッセージ領域でやりとりされる内容は、文書内コメントとは異なるものである。例えば、契約書全体に関する情報や、特定の条項に直接関連のない情報、進捗を確認するような会話内容などが当該メッセージ領域でやりとりされることが想定される。本実施の形態においては、メッセージ領域には、法務担当者同士（例えば、法務一次担当者と法務二次担当者とのメッセージのやりとりも表示される）。

【0019】

なお、上述したようにコミュニケーション画面は法務担当端末のみ見ることができるようになっているため、法務担当者が入力したメッセージは、依頼者に対しては、メッセージアプリケーション、チャットアプリケーション等に通知される。従って、法務担当者同士のやりとりは依頼者には見せないようにすることも可能である。一方で、全てのメッセージ履歴を依頼者にも共有したい場合には、依頼者に対してメッセージ履歴の情報が付加されたメッセージをメール等で通知することとしてもよい。

【0020】

案件詳細表示領域２０６は、依頼者が事前に入力した案件を依頼する依頼フォーム（後述する）に記載された内容が参考情報として表示される。法務担当者はリクエストについて注意しなければならない特別な事情がある場合などは、案件詳細表示領域の内容を確認しながら審査業務を進めることができる。なお、上述したように、ドキュメント表示領域２０２は、版の管理が可能なファイルが表示されるが、案件詳細表示領域２０６には、版の管理が伴わない情報（単なる補助資料、説明画像資料等）が表示される。

【0021】

＜構成＞
図３に示されるように、本システムは、インターネットによって互いに通信可能に構成された法務コミュニケーションサーバと、法務担当端末と、契約担当端末とを備えている。なお、本システムは、所定の事業者が提供するクラウド型／ネットワーク型のシステム構成としてもよいし、システム導入企業内で独立して運用されるオンプレミス型のシステム構成としてもよい。

【0022】

本実施の形態による依頼者は、契約担当端末に表示される依頼フォーム等に案件の情報（例えば、契約書の審査のリクエスト等）を入力することによって、法務担当者に業務を依頼する。案件依頼フォームは、例えば、件名、依頼者の氏名（依頼者の氏名等）、メールアドレス（連絡先）、所属部署、契約累計等、リクエストに必要な情報を、あらかじめ用意された依頼フォームに従って入力することとしてもよい。当該依頼フォームは、法務コミュニケーションサーバが提供する任意のＷＥＢサイト上に生成し、依頼者は当該ＷＥＢサイトにアクセスをして依頼フォームに情報の入力をすることとしてもよい。依頼フォームに情報を入力し終わった依頼者は、送信処理を行うことによって、情報が入力されたフォームが法務コミュニケーションサーバに送信される。なお、依頼フォームには、所定の形式の添付ファイルそのものや、添付ファイルへのアクセス情報等が付加されていてもよい。これら入力された情報は、上述した案件詳細表示領域２０６に一部又は全部が表示される。

【0023】

＜ハードウェア構成例＞
なお、上述した機能ブロックのそれぞれは、例えばサーバ装置（端末装置）に備えられたハードウェア、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ソフトウェアの何れによっても構成することが可能である。例えばソフトウェアによって構成する場合、上記各機能ブロックは、実際にはコンピュータのＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭなどを備えて構成され、ＲＡＭやＲＯＭ、ハードディスクまたは半導体メモリ等の記録媒体に記憶されたプログラムが動作することによって実現される。

【0024】

図４に示されるように、履歴表示領域４１０は、必要に応じてドキュメント表示領域にオーバーラップするように展開することが可能である。この場合、図示されるように、版（Ｖｅｒ．）毎に、更新日時、更新者、版、等の情報が時系列で一覧に表示される。例えば、Ｖｅｒ．７に関する情報は領域４０１に、Ｖｅｒ．８に関する情報は領域４０２に表示される。一方、メッセージ表示領域の各メッセージには、コメントの対象となる版の情報が付記されて表示される。例えば、Ｖｅｒ．７のドキュメントについてされたメッセージは領域４０３に、Ｖｅｒ．８のドキュメントついてされたメッセージは領域４０４に表示される。

【0025】

図５に示されるように、ドキュメント表示領域５０２は、法務担当端末の担当者を表示することができる。即ち、通常は一次担当者が業務を行うこととなるが、専門性や経験などを考慮して一又は複数の二次担当者をアサインすることとしてもよい。当該アサインの変更はドキュメント表示領域の操作領域５０１等から行うことができる。アサイン操作が終わると、ミュニケーション画面上において案件と担当者が関連付けられて情報が更新され、表示も更新される。即ち、各法務担当者は、誰がどの案件の担当に指定されたのかを知ることができるようになる。

【0026】

続いて、図６乃至図９を参照して、メッセージ表示領域における、法務担当者同士（例えば、法務一次担当者（鈴木花子）から法務二次担当者（田中一郎）への連絡や引継ぎ等）のメッセージのやりとりの流れを説明する。

【0027】

図６に示されるように、本実施の形態においては、法務一次担当者が、法務二次担当者（田中一郎）を宛先（Ｔｏ；）としたメッセージを送ることができる。この際、図７に示されるように、確認を依頼する法務二次担当者（田中一郎）を選択し、「ボールを投げる」ボタン７０２を操作すると、ドキュメント表示領域５０２のステータスは自動的に法務二次担当者である田中一郎が対応中である状態に変更される。法務担当者間の実務の実態にかんがみれば、担当者ごとにやりとりが発生している場合、案件の担当が変更されていることが多いからである。なお、このような担当の交代をメッセージの宛先（Ｔｏ：）だけで検知することによって自動的に更新してもよい。かかる構成によれば誰がボールを持っているのかが明確になることから、担当者の更新漏れを防ぐことが可能となる。

【0028】

一方で、参考情報や過去の事例に関する情報を単に共有したい場合も生じ得る。この場合には、単に情報がやりとりされるだけであって担当が変更されるわけではない。かかる場合には、図８に示されるように、誰に対して当てた情報なのかを明確にしつつ、担当の変更というステータスの更新を自動で行わないようにする処理を行う操作を受け付けることとしてもよい（例えば、「担当を変更しない」旨のチェックボックス８０１にチェックを入れる等）。また、メッセージに対して担当の変更ではなく「確認依頼」であることを明示する処理行う操作を受け付けることとしてもよい（例えば「確認依頼」である旨のチェックボックスにチェックを入れる等）。

【0029】

図９に示されるように、法務二次担当者は、依頼された確認が終わると、確認が終わった旨のメッセージを法務一次担当者（鈴木花子）宛にメッセージすることも可能である。

【0030】

以上説明したように、本発明の実施の形態によれば、法務担当者は、コミュニケーション画面を介して、依頼者や、法務担当者同士のコミュニケーションをドキュメントを参照しながら行うことができるため、業務の効率化を図ることが可能となる。

【0031】

上述した説明においては、契約担当及び法務担当の語は、同一の企業や組織に所属していることを前提に説明したが、必ずしもこれに限られない。例えば、顧問弁護士等の社外の専門家に対して、法務担当者としてシステムにアクセスできる権限（ＩＤ）を付与することとしてもよい。なお、閲覧できる範囲を案件単位で制限することとしてもよい。共有は、例えば「共有ボタン」のようなオブジェクトを表示して当該オブジェクトを選択操作させるようにしてもよい。この場合、共有したい相手のメールアドレス等に当該共有された案件のみ表示可能なリンク情報などを提供することとしてもよい。なお、誰でも閲覧できるようにしなくとも、当該法務コミュニケーションシステムのアカウントを保有している者のみがアクセスできるようにすることがより好ましい。

【0032】

＜産業上の利用分野＞
本発明は、依頼者と法務担当者とに利用されるものに限られない。法務案件については、契約書審査業務、契約書新規作成業務、法律事項の一般相談業務等が例示できる。また、法務以外の部門（例えば、人事労務部門、経理部門、管理部門、営業部門、開発部門、マーケティング部門等）に対して、その部門特有の業務依頼や相談依頼を本発明を利用して行うこととしてもよい。更には、社内と社外（例えば、法律事務所、会計事務所、税理士事務所、社労士事務所、特許事務所等）との何らかの業務依頼や相談依頼に利用することも可能である。

【0033】

上述した実施の形態は、本発明の理解を容易にするための例示に過ぎず、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明は、その趣旨を逸脱することなく、変更、改良することができると共に、本発明にはその均等物が含まれることは言うまでもない。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】