特開 2024-4806 相談依頼システム、相談依頼方法及び相談依頼サーバ

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024004806

(43)【公開日】2024-01-17

(54)【発明の名称】相談依頼システム、相談依頼方法及び相談依頼サーバ

(51)【国際特許分類】

   G06Q 50/18 20120101AFI20240110BHJP

【ＦＩ】

G06Q50/18

【審査請求】未請求

【請求項の数】4

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2022104650

(22)【出願日】2022-06-29

(71)【出願人】

【識別番号】517299951

【氏名又は名称】ＧＶＡ ＴＥＣＨ株式会社

(74)【代理人】

【識別番号】100160912

【弁理士】

【氏名又は名称】大谷 寛

(72)【発明者】

【氏名】山本 俊

【テーマコード（参考）】

5L049

【Ｆターム（参考）】

5L049CC32

(57)【要約】      （修正有）

【課題】依頼者による案件の相談業務を効率化し得る相談依頼システム、相談依頼方法及び相談依頼サーバを提供する。
【解決手段】相談依頼システムにおいて、相談依頼サーバは、契約担当端末に対して相談依頼フォームにアクセス可能にする。契約担当端末は、相談依頼フォームに相談内容を入力して相談依頼サーバに送信する。相談依頼サーバは、法務担当端末に対して相談内容にアクセス可能にして当該法務担当端末から相談内容に対する応答内容を受け付けると共に、契約担当端末に対して応答内容アクセス可能にする。
【選択図】図２

【特許請求の範囲】

【請求項1】

契約担当端末と、法務担当端末と、相談依頼サーバとを備えた相談依頼システムであって、
前記相談依頼サーバは、前記契約担当端末に対して相談依頼フォームにアクセス可能にし、
前記契約担当端末は、前記相談依頼フォームに相談内容を入力して前記相談依頼サーバに送信し、
前記相談依頼サーバは、前記法務担当端末に対して前記相談内容にアクセス可能にして当該法務担当端末から前記相談内容に対する応答内容を受け付けると共に、前記契約担当端末に対して前記応答内容アクセス可能にする、
相談依頼システム。

【請求項2】

請求項１に記載の相談依頼システムであって、
前記相談依頼サーバは、前記契約担当端末に対して前記応答内容にアクセスするためのアクセス情報を含んだ通知を行い、
前記契約担当端末は、前記アクセス情報に基づいて前記応答内容にアクセス可能にする、
相談依頼システム。

【請求項3】

契約担当端末と、法務担当端末と、相談依頼サーバとを備えた相談依頼方法であって、
前記相談依頼サーバは、前記契約担当端末に対して相談依頼フォームにアクセス可能にするステップ、
前記契約担当端末は、前記相談依頼フォームに相談内容を入力して前記相談依頼サーバに送信するステップ、
前記相談依頼サーバは、前記法務担当端末に対して前記相談内容にアクセス可能にして当該法務担当端末から前記相談内容に対する応答内容を受け付けると共に、前記契約担当端末に対して前記応答内容アクセス可能にするステップ、を含む
相談依頼方法。

【請求項4】

契約担当端末と法務担当端末と通信可能に構成された相談依頼サーバであって、
前記契約担当端末に対して相談依頼フォームにアクセス可能にする手段、
前記契約担当端末に対して前記相談依頼フォームに相談内容を入力させる手段、
前記法務担当端末に対して前記相談内容にアクセス可能にして当該法務担当端末から前記相談内容に対する応答内容を受け付ける手段、
前記契約担当端末に対して前記応答内容にアクセス可能にする手段、を備える
相談依頼サーバ。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、特に、法務業務に関する、相談依頼システム、相談依頼方法及び相談依頼サーバに関する。

【背景技術】

【0002】

いわゆる法務分野におけるデジタルトランスフォーメーション（ＤＸ）技術として、契約書の審査業務を支援する技術（例えば特許文献１乃至特許文献３）が開示されている。一方、法務担当者同士のコミュニケーションを円滑に行うための技術も開示されている（特許文献４）。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２０２０－０１３５２４号公報

【特許文献2】特開２０２１－１７４４７４号公報

【特許文献3】特開２０２１－１１７８４４号公報

【特許文献4】特開２０２０－１６６８７０号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

一般に、依頼者が法務担当者に案件を相談する場合、口頭、社内電話、社内メール、社内チャットなど、様々な手段がある。

【0005】

しかしながら、どの企業も、相談の方法や手段について明確なルールがあるわけではなく、ときとして、重要な案件にもかかわらず口頭で依頼されていたから対応が漏れてしまった、ということも起こり得る。

【0006】

本発明は、依頼者による案件の相談業務を効率化し得る技術を提供することを一つの目的とする。

【課題を解決するための手段】

【0007】

本発明によれば、
契約担当端末と、法務担当端末と、相談依頼サーバとを備えた相談依頼システムであって、
前記相談依頼サーバは、前記契約担当端末に対して相談依頼フォームにアクセス可能にし、
前記契約担当端末は、前記相談依頼フォームに相談内容を入力して前記相談依頼サーバに送信し、
前記相談依頼サーバは、前記法務担当端末に対して前記相談内容にアクセス可能にして当該法務担当端末から前記相談内容に対する応答内容を受け付けると共に、前記契約担当端末に対して前記応答内容アクセス可能にする、
相談依頼システム、が得られる。

【発明の効果】

【0008】

本発明によれば、相談依頼システムを介して依頼者と法務担当者が案件のやり取りを行うことにより、漏れのない管理を実現することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【0009】

【図1】本発明の実施の形態による相談依頼システム（以下「システム」という）の構成例を示す図である。

【図2】図１のシステムのハードウェア構成及び機能ブロックを示す図である。

【図3】図１のシステムが契約担当端末に提供する画面例である。

【図4】図３の画面の作成フォームの例を示す図である。

【図5】図１のシステムが契約担当端末に提供する画面例である。

【図6】図１のシステムが法務担当端末に提供する画面例である。

【図7】図１のシステムが契約担当端末に提供する画面例である。

【図8】図１のシステムが法務担当端末に提供する画面例である。

【図9】図１のシステムが契約担当端末に提供する画面例である。

【図10】図１のシステムが契約担当端末に提供する画面例である。

【図11】図１のシステムが契約担当端末に提供する画面例である。

【図12】図１のシステムが契約担当端末に提供する画面例である。

【図13】図１のシステムで利用されるフォームの作成画面例である。

【発明を実施するための形態】

【0010】

本発明の実施形態の内容を列記して説明する。本発明は、以下のような構成を備える。
［項目１］
契約担当端末と、法務担当端末と、相談依頼サーバとを備えた相談依頼システムであって、
前記相談依頼サーバは、前記契約担当端末に対して相談依頼フォームにアクセス可能にし、
前記契約担当端末は、前記相談依頼フォームに相談内容を入力して前記相談依頼サーバに送信し、
前記相談依頼サーバは、前記法務担当端末に対して前記相談内容にアクセス可能にして当該法務担当端末から前記相談内容に対する応答内容を受け付けると共に、前記契約担当端末に対して前記応答内容アクセス可能にする、
相談依頼システム。
［項目２］
請求項１に記載の相談依頼システムであって、
前記相談依頼サーバは、前記契約担当端末に対して前記応答内容にアクセスするためのアクセス情報を含んだ通知を行い、
前記契約担当端末は、前記アクセス情報に基づいて前記応答内容にアクセス可能にする、
相談依頼システム。
［項目３］
契約担当端末と、法務担当端末と、相談依頼サーバとを備えた相談依頼方法であって、
前記相談依頼サーバは、前記契約担当端末に対して相談依頼フォームにアクセス可能にするステップ、
前記契約担当端末は、前記相談依頼フォームに相談内容を入力して前記相談依頼サーバに送信するステップ、
前記相談依頼サーバは、前記法務担当端末に対して前記相談内容にアクセス可能にして当該法務担当端末から前記相談内容に対する応答内容を受け付けると共に、前記契約担当端末に対して前記応答内容アクセス可能にするステップ、を含む
相談依頼方法。
［項目４］
契約担当端末と法務担当端末と通信可能に構成された相談依頼サーバであって、
前記契約担当端末に対して相談依頼フォームにアクセス可能にする手段、
前記契約担当端末に対して前記相談依頼フォームに相談内容を入力させる手段、
前記法務担当端末に対して前記相談内容にアクセス可能にして当該法務担当端末から前記相談内容に対する応答内容を受け付ける手段、
前記契約担当端末に対して前記応答内容にアクセス可能にする手段、を備える
相談依頼サーバ。

【0011】

＜実施の形態の詳細＞
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。

【0012】

＜概要＞
図１に示されるように、本発明の実施の形態による相談依頼システム（以下「システム」と呼ぶ）は、相談依頼サーバと、法務担当端末と、契約担当端末とを備えている。本実施の形態による相談依頼サーバは、法務担当端末と、契約担当端末のそれぞれに対して入力可能な操作画面（通知画面）を表示し、利用可能にする。

【0013】

＜構成＞
図２に示されるように、本システムは、インターネットによって互いに通信可能に構成された相談依頼サーバと、法務担当端末と、契約担当端末とを備えている。なお、本システムは、所定の事業者が提供するクラウド型／ネットワーク型のシステム構成としてもよいし、システム導入企業内で独立して運用されるオンプレミス型のシステム構成としてもよい。

【0014】

本実施の形態による依頼者は、契約担当端末に表示される依頼フォーム等に案件の情報（例えば、契約書の審査のリクエスト等）を入力することによって、法務担当者に業務を依頼する。案件依頼フォームは、例えば、件名、依頼者の氏名（依頼者の氏名等）、メールアドレス（連絡先）、所属部署、契約類型等、リクエストに必要な情報を、あらかじめ用意された依頼フォームに従って入力することとしてもよい。

【0015】

当該依頼フォームは、相談依頼サーバが提供する任意のＷＥＢサイト上に生成し、依頼者は当該ＷＥＢサイトにアクセスをして依頼フォームに情報の入力をすることとしてもよい。依頼フォームに情報を入力し終わった依頼者は、送信処理を行うことによって、情報が入力されたフォームが相談依頼サーバに送信される。なお、依頼フォームには、所定の形式の添付ファイルそのものや、添付ファイルへのアクセス情報等が付加されていてもよい。これら入力された情報は、上述した案件詳細表示領域２０６に一部又は全部が表示される。

【0016】

本実施の形態における依頼者は、契約担当者に限られず、社内の全部門における何らかの依頼を行う可能性のある者であればよい。例えば、開発部門が業務委託契約を
締結するにあたって、契約書の審査業務を法務部門に依頼する場合に限られず、例えば、マーケティング部門が景品表示法の相談を行ったり、全社員が人事労務部に対して労務に関する依頼を行うこととしてよい。

【0017】

＜ハードウェア構成例＞
なお、上述した機能ブロックのそれぞれは、例えばサーバ装置（端末装置）に備えられたハードウェア、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ソフトウェアの何れによっても構成することが可能である。例えばソフトウェアによって構成する場合、上記各機能ブロックは、実際にはコンピュータのＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭなどを備えて構成され、ＲＡＭやＲＯＭ、ハードディスクまたは半導体メモリ等の記録媒体に記憶されたプログラムが動作することによって実現される。

【0018】

図３に示されるように、相談依頼サーバは、依頼フォームが生成されたＷＥＢサイトを管理し、契約担当端末にアクセス可能に提供する。図示されるように、依頼フォームには、既に存在している（又は契約相手方から受け取った）契約書の審査業務を法務担当者に依頼するための契約書レビューフォーム、契約書を新規に作成する業務を依頼する契約書作成フォーム、それ以外の法務業務に関する法律相談その他フォームの３種類存在しているが、これ以外の相談フォームが存在していてもよい。

【0019】

このようなフォームは、例えば、図４に示されるようなフォーム作成のためのツール画面で各社や各事業部にカスタマイズできるようにしてもよい。この場合例えば、図示される画面には法務担当端末のみがアクセス可能とすることにより、所望とする依頼フォームをカスタマイズして作ることが可能となる。

【0020】

依頼者は、図３に示される契約書レビューフォームを選択すると、図５に示されるような作成レビューフォームの入力画面が表示される。入力画面には、例えば、件名、依頼者の氏名、メールアドレス、所属部署、契約類型、リクエストに必要な情報が入力可能である。依頼者は、あらかじめ用意された依頼フォームに従って入力することにより、必要な情報を的確に法務担当者に提供することが可能となる。

【0021】

一方、依頼者が上述したフォームの送信を行うと、図６に示されるように、法務担当端末にのみ表示可能なダッシュボード画面の新着案件表示領域６０１に法務担当者がアサイン前の新着依頼案件として表示される。なお、ダッシュボード画面には新着案件表示領域６０１の他にも、自分自身に割り当てられた案件を表示する自己案件表示領域６０２も表示される。自己案件表示領域６０２には、例えば、案件番号、案件カテゴリー、件名、ステータス、依頼日、対応期限、一次対応者、二次対応者、経過時間、依頼者の氏名、依頼者の所属部署、メールアドレスなどの連絡先などの情報も表示することとしてもよい。

【0022】

依頼者からの相談依頼を相談依頼サーバが受け取ると、上述したダッシュボード画面の新着案件表示領域６０１に案件を表示すると共に、図７に示されるように、依頼者に対しては「秘密保持契約の審査が受領されました」という受領通知がなされる。これにより、依頼者は、案件が法務部門に受領されたことを知ることができる。本実施の形態においては、受領通知に対してテキストで返信することも可能である。テキストによる返信は、単に「よろしくお願いします」のような確認の目的もあれば、追加資料や補足情報を伝える場合も考えられる。単なる確認のための返信であれば、スタンプ領域７０１に表示されるスタンプを選択することにより、当該スタンプが押されたことを法務担当者に通知さることとしてもよい。スタンプには、「ありがとうございます」「承知しました」「確認します」「お疲れ様です」「よろしくお願いします」等が例示できるが、個別にカスタマイズすることとしてもよい。

【0023】

他方で、図８に示されるように、新着案件表示領域６０１に表示された新着依頼案件に対して、法務担当者は、法務部門の担当者をアサインすることができる。法務担当者は、新着案件表示領域６０１に表示された新規案件のうち、「アサイン」操作ボタンを選択して法務担当者の指定を行う。アサイン操作ボタンを選択すると、例えば、図８のような画面が表示され、一次担当者と二次担当者のそれぞれを指定することが可能となる。なお、通常は一次担当者は一人であるが、専門性や経験などを考慮して一又は複数の二次担当者をアサインすることとしてもよい。

【0024】

アサイン操作が終わると、契約担当端末には、図９に示されるようなアサイン通知が通知される。ここで、依頼者は、自分の相談依頼に対応してもらえる法務担当者が誰なのかを知ることができる。なお、上述したダッシュボード画面上において案件と担当者が関連付けられて情報が更新され表示も更新される。即ち、各法務担当者は、誰がどの案件の担当に指定されたのかを知ることができるようになる。

【0025】

なお、例えば、法務担当者側から質問事項や確認事項がある場合には、別途ダッシュボード画面のチャット手段（図示せず）等に当該事項を入力して送信することが可能となる。この場合、当該事項は通知本文に表示されることとしてもよい。図示されるように、添付されたファイルにパスワードがかかっていて開けない旨のコミュニケーションをシステム上で行うことができる。

【0026】

上述した相談依頼サーバから契約担当端末への通知は、依頼者が相談依頼フォームに入力したメールアドレス宛に行うものとして説明していた。しかしながら、本実施の形態による通知形式はこれに限られない。例えば、チャットシステム、メッセンジャーアプリケーション等において通知することとしてもよい。また、案件の機密性などに応じて、通知自体は、法務担当からのアクションがあったことのみを通知するに止め、詳細な情報にアクセスするためのリンク情報（アクセス情報）のみを通知本文に表示することとしてもよい。

【0027】

更には当該リンク情報の先にアクセスするために何らかの認証を行うこととしてもよい。このようにして、メール等に表示されるリンク情報から、図１１及び図１２にそれぞれ示されるようなメッセージ入力フォーム、法務担当者からの連絡通知フォームを表示することとしてもよい。なお、図１２に示される連絡通知フォームには、図７に示したスタンプと同様のリアクション機能１２０１を付与することとしてもよい。

【0028】

以上説明したように、本発明の実施の形態によれば、依頼者は、適切なフォームによって必要な情報を法務担当者に対して共有でき、法務担当者は、依頼者に対して迅速に回答を行うことができるようになる。また、依頼者に対して、相談フォームのリンク情報を共有するだけで相談依頼を行うことが可能となるため、相談依頼システムのアカウント登録をする必要がなく容易に相談を行うことができため、業務の効率化を図ることが可能となる。

【0029】

上述した説明においては、契約担当及び法務担当の語は、同一の企業や組織に所属していることを前提に説明したが、必ずしもこれに限られない。例えば、顧問弁護士等の社外の専門家に対して、法務担当者としてシステムにアクセスできる権限（ＩＤ）を付与することとしてもよい。なお、閲覧できる範囲を案件単位で制限することとしてもよい。

【0030】

なお、図１３を参照して、相談依頼フォームの作成（カスタマイズ）について更に詳細に説明する。図示されるように、フォームの作成は、提携項目として事前にセットされている定型項目１３０１と、自由に作成可能なユーザ作成項目１３０２とを表示し、プレビュー領域１３１０には、フォームのプレビューが表示される。フォームには、前フォームに共通な入力事項として全フォーム共通項目１３１１と、フォーム別に入力を要求するフォーム別項目１３１２とを有している。定型項目１３０１と、ユーザ作成項目１３０２とのうち、どの項目を全フォーム共通項目１３１１にするか、フォーム別項目１３１２するかは、自由に設定可能である。なお、全フォーム共通項目１３１１は、ダッシュボード画面の表示項目として表示されることとしてもよい。

【0031】

＜産業上の利用分野＞
本発明は、依頼者と法務担当者とに利用されるものに限られない。法務案件については、契約書審査業務、契約書新規作成業務、法律事項の一般相談業務等が例示できる。また、法務以外の部門（例えば、人事労務部門、経理部門、管理部門、営業部門、開発部門、マーケティング部門等）に対して、その部門特有の業務依頼や相談依頼を本発明を利用して行うこととしてもよい。更には、社内と社外（例えば、法律事務所、会計事務所、税理士事務所、社労士事務所、特許事務所等）との何らかの業務依頼や相談依頼に利用することも可能である。

【0032】

上述した実施の形態は、本発明の理解を容易にするための例示に過ぎず、本発明を限定して解釈するためのものではない。本発明は、その趣旨を逸脱することなく、変更、改良することができると共に、本発明にはその均等物が含まれることは言うまでもない。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】

【図13】