特開 2024-7566 プログラム、方法、情報処理装置、及びシステム

(19)【発行国】日本国特許庁(JP)

(12)【公報種別】公開特許公報(A)

(11)【公開番号】P2024007566

(43)【公開日】2024-01-18

(54)【発明の名称】プログラム、方法、情報処理装置、及びシステム

(51)【国際特許分類】

   G06F 16/11 20190101AFI20240110BHJP

   G06Q 30/04 20120101ALI20240110BHJP

【ＦＩ】

G06F16/11

G06Q30/04

【審査請求】未請求

【請求項の数】19

【出願形態】ＯＬ

(21)【出願番号】P 2023186740

(22)【出願日】2023-10-31

(62)【分割の表示】P 2022107059の分割

【原出願日】2022-07-01

(71)【出願人】

【識別番号】500521522

【氏名又は名称】株式会社オプティム

(74)【代理人】

【識別番号】110002815

【氏名又は名称】ＩＰＴｅｃｈ弁理士法人

(72)【発明者】

【氏名】菅谷 俊二

【テーマコード（参考）】

5L049

【Ｆターム（参考）】

5L049BB11

(57)【要約】

【課題】文書を管理するサービスにおいて、ユーザが文書を登録する労力を軽減する。
【解決手段】所定のファイルを管理するサービスにおいて管理対象となるファイルを、ユーザが使用する端末装置に記憶されているファイルから取得するステップと、取得した前記ファイルが前記サービスで管理されるように、前記ファイルを記憶するステップと、を実行させるプログラムが提供される。
【選択図】図７

【特許請求の範囲】

【請求項1】

プロセッサを備えるコンピュータに、
所定のファイルを管理するサービスにおいて管理対象となるファイルを、ユーザが使用する端末装置に記憶されているファイルから取得するステップと、
取得した前記ファイルが前記サービスで管理されるように、前記ファイルを記憶するステップと、を実行させるプログラム。

【請求項2】

前記取得するステップにおいて、
前記ユーザが使用する端末装置に記憶されているファイルから、前記管理対象となるファイルを選出する、請求項１に記載のプログラム。

【請求項3】

前記取得するステップにおいて、
前記ユーザが使用する端末装置へ前記ファイルを選出するための指示を送信し、
前記端末装置で選出されたファイルを前記端末装置から受信する、請求項１に記載のプログラム。

【請求項4】

前記端末装置に、
所定の周期で管理対象のファイルを検索するステップと、
前回の検索から今回の検索までの間に新たに前記端末装置に記憶された管理対象のファイルであって、前記サービスで管理されていないファイルを抽出するステップと、を実行させる、請求項３に記載のプログラム。

【請求項5】

前記検索するステップにおいて、
前記管理対象のファイルとして、内容を変更できない形式のファイルを検索させる、請求項４に記載のプログラム。

【請求項6】

前記抽出するステップにおいて、
記憶部に記憶されている前記サービスにおいて管理されているファイルに関する情報を参照して、前記サービスで管理されていないファイルを抽出させる、請求項４に記載のプログラム。

【請求項7】

前記抽出するステップにおいて、
前記サービスにおいて管理されているファイルと名称が同一であって内容が更新されているファイルを、前記サービスで管理されていないファイルとして抽出させる、請求項６に記載のプログラム。

【請求項8】

前記抽出するステップにおいて、
所定の規則に基づいて、ファイルを抽出させる、請求項６に記載のプログラム。

【請求項9】

前記抽出するステップにおいて、
所定のキーワードが名称または内容に含まれるファイルを、前記サービスで管理されていないファイルとして抽出させる、請求項８に記載のプログラム。

【請求項10】

前記抽出するステップにおいて、
所定の属性を備えるファイルを、前記サービスで管理されていないファイルとして抽出させる、請求項８に記載のプログラム。

【請求項11】

前記プログラムは、
選出したファイルを、属性に応じて分類させるステップを実行させる、請求項１～請求項１０のいずれか１項に記載のプログラム。

【請求項12】

前記プログラムは、
分類したファイルを、属性に応じて対応付けられたサーバへ送信させる、請求項１１に記載のプログラム。

【請求項13】

前記プログラムは、
前記ファイルの記憶後に、サーバから送信される結果の通知をユーザに提示させる、請求項１～請求項１０のいずれか１項に記載のプログラム。

【請求項14】

前記プログラムは、
前記ファイルの記憶後に、取り消しの指示をユーザから受け付けさせる、請求項１３に記載のプログラム。

【請求項15】

前記プログラムは、
ユーザが受信したメールの内容を解析し、所定のファイルを取得可能な情報があるか否かを判断するステップと、
前記所定のファイルが、ユーザが使用する端末装置に記憶されているか否かを判断するステップと、
前記端末装置に前記所定のファイルが記憶されていない場合、当該所定のファイルをダウンロードするステップと、
前記ダウンロードしたファイルを、前記ファイルを前記サービスで管理されるように、前記ファイルを記憶するステップと、を実行させる、請求項１～請求項１０のいずれか１項に記載のプログラム。

【請求項16】

前記プログラムは、
前記選出されたファイルが請求書か否かを判定するステップと、
前記選出されたファイルが請求書である場合に、振込指示の要求をユーザに提示するステップと、を実行させる、請求項１～請求項１０のいずれか１項に記載のプログラム。

【請求項17】

プロセッサを備えるコンピュータを機能させる方法であって、
所定のファイルを管理するサービスにおいて管理対象となるファイルを、ユーザが使用する端末装置に記憶されているファイルから取得するステップと、
取得した前記ファイルが前記サービスで管理されるように、前記ファイルを記憶するステップと、を実行させる方法。

【請求項18】

プロセッサを備える情報処理装置であって、
所定のファイルを管理するサービスにおいて管理対象となるファイルを、ユーザが使用する端末装置に記憶されているファイルから取得するステップと、
取得した前記ファイルが前記サービスで管理されるように、前記ファイルを記憶するステップと、を実行する、情報処理装置。

【請求項19】

プロセッサを備えるコンピュータで構成されるシステムであって、
所定のファイルを管理するサービスにおいて管理対象となるファイルを、ユーザが使用する端末装置に記憶されているファイルから取得するステップと、
取得した前記ファイルが前記サービスで管理されるように、前記ファイルを記憶するステップと、を実行する、システム。

【発明の詳細な説明】

【技術分野】

【0001】

本発明は、プログラム、方法、情報処理装置、及びシステムに関する。

【背景技術】

【0002】

近年、業務の効率化のために、SaaS（Software as a Service）等によって実現される文書管理サービス導入する企業が増加している。例えば、特許文献１では、文書をサーバに対して登録及び／又は更新する際の操作ルールを記憶し、文書管理のワークフローを効率的にする技術が提案されている。

【先行技術文献】

【特許文献】

【0003】

【特許文献1】特開２０１０－０４９４２６号公報

【発明の概要】

【発明が解決しようとする課題】

【0004】

しかし、上記特許文献に記載の技術では、文書を管理するサービスにおいて、管理対象となる文書の登録は人手によるものであり、登録作業は担当者の負担になっている。

【0005】

本開示の目的は、文書を管理するサービスにおいて、ユーザが文書を登録する労力を軽減することである。

【課題を解決するための手段】

【0006】

本開示では、プロセッサを備えるコンピュータに、所定のファイルを管理するサービスにおいて管理対象となるファイルを、ユーザが使用する端末装置に記憶されているファイルから取得するステップと、取得した前記ファイルが前記サービスで管理されるように、前記ファイルを記憶するステップと、を実行させるプログラムが提供される。

【発明の効果】

【0007】

上記構成とすることにより、文書を管理するサービスへ文書を登録する労力を軽減できる。

【図面の簡単な説明】

【0008】

【図1】第１実施形態における文書管理システム１のハードウェア構成を示すブロック図である。

【図2】端末装置１０の機能構成を示すブロック図である。

【図3】管理サーバ２０の機能構成を示すブロック図である。

【図4】保存サーバ３０の機能構成を示すブロック図である。

【図5】管理サーバ２０の記憶部２０２が記憶するデータベースの一例を示す図である。

【図6】保存サーバ３０の記憶部３０２が記憶するデータベースの一例を示す図である。

【図7】文書管理システム１の処理の流れの前半を説明する図である。

【図8】文書管理システム１の処理の流れの後半を説明する図である。

【図9】ファイル選出処理（ステップＳ２００）の流れを説明する図である。

【図10】振込処理（ステップＳ３００）の流れを説明する図である。

【図11】第２実施形態における文書管理システム１の処理の流れの前半を説明する図である。

【図12】メール解析処理（ステップＳ４００）の流れを説明する図である。

【発明を実施するための形態】

【0009】

以下、本発明の一実施形態について、図面に基づいて詳細に説明する。なお、実施形態を説明するための図面において、同一の構成要素には原則として同一の符号を付し、その繰り返しの説明は省略する。

【0010】

＜１．第１実施形態＞
（１－１．概要）
本実施形態に係る文書管理システム１では、ユーザが使用するＰＣなどの端末装置において、所定の文書ファイルを保存するサーバに記憶されるべきファイルを自動で検索し、当該ファイルを発見した場合にサーバへ送信して自動で記憶する。これにより、文書を登録する労力が軽減される。以下、各構成を詳細に説明する。

【0011】

（１－２．ハードウェア構成）
図１は、本実施形態の文書管理システム１の全体構成を示す図である。図１に示すように、文書管理システム１は、ユーザが使用する端末装置１０と、管理サーバ２０と、保存サーバ３０を備える。保存サーバ３０は、文書等の所定のファイルを管理して提供されるサービス（例えば契約書管理サービスや会計管理サービスなどが含まれる。以下、外部サービスという）のために当該ファイルを記憶して保存する。端末装置１０と管理サーバ２０と保存サーバ３０は、無線又は優先の通信規格を用いて、ネットワーク４０を介して相互に通信可能に接続されている。図示の例では、視認性を考慮して１つの端末装置１０が文書管理システム１に含まれているが、端末装置１０の数量はユーザの人数に合わせて任意に変更可能である。

【0012】

端末装置１０は、例えば、据え置き型のＰＣ（Personal Computer）、ラップトップＰＣ、ヘッドマウントディスプレイ等のコンピュータであってもよい。また、端末装置１０は、スマートフォン、又はタブレット端末などの携行性に優れたコンピュータにより実現される。

【0013】

図１に示すように、端末装置１０は、通信ＩＦ（Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）１２と、入力装置１３と、出力装置１４と、メモリ１５と、ストレージ１６と、プロセッサ１９と、を備える。

【0014】

通信ＩＦ１２は、端末装置１０が外部の装置と通信するため、信号を送受信するためのインタフェースである。入力装置１３は、ユーザからの入力操作を受け付けるための装置である。入力装置１３は、例えば、タッチパネル、タッチパッド、マウス等のポインティングデバイス、キーボード等を含む。

【0015】

出力装置１４は、ユーザに対し情報を提示するための装置である。出力装置１４は、例えば、ディスプレイ、スピーカ等を含む。メモリ１５は、プログラム、及び、プログラム等で処理されるデータ等を一時的に記憶するためのものであり、例えば、ＤＲＡＭ（Dynamic Random Access Memory）等の揮発性のメモリにより実現される。

【0016】

ストレージ１６は、データを保存するための記憶装置であり、例えば、フラッシュメモリ、ＨＤＤ（Hard Disc Drive）により実現される。プロセッサ１９は、プログラムに記述された命令セットを実行するためのハードウェアであり、演算装置、レジスタ、周辺回路等により構成される。

【0017】

管理サーバ２０は、ユーザから入力された情報に基づいて、後述する処理を実行する装置であり、ネットワーク４０に接続されたコンピュータで実現される。

【0018】

図１に示すように、管理サーバ２０は、通信ＩＦ２２と、入出力ＩＦ２３と、メモリ２５と、ストレージ２６と、プロセッサ２９とを備える。

【0019】

通信ＩＦ２２は、管理サーバ２０が外部の装置と通信するため、信号を送受信するためのインタフェースである。入出力ＩＦ２３は、ユーザからの入力操作を受け付けるための入力装置、及び、ユーザに対し情報を提示するための出力装置とのインタフェースとして機能する。

【0020】

メモリ２５は、プログラム、及び、プログラム等で処理されるデータ等を一時的に記憶するためのものであり、例えばＤＲＡＭ等の揮発性のメモリにより実現される。ストレージ２６は、データを保存するための記憶装置であり、例えばフラッシュメモリ、ＨＤＤにより実現される。プロセッサ２９は、プログラムに記述された命令セットを実行するためのハードウェアであり、演算装置、レジスタ、周辺回路などにより構成される。

【0021】

保存サーバ３０は、ユーザから入力された情報に基づいて、後述する処理を実行する装置であり、ネットワーク４０に接続されたコンピュータで実現される。図１に示すように、保存サーバ３０は管理サーバ２０と同様のハードウェア構成で実現されるため、説明は繰り返さない。

【0022】

（１－３．端末装置１０の機能構成）
図２は、文書管理システム１に含まれる端末装置１０の機能構成を示すブロック図である。図２に示すように、端末装置１０は、無線通信部１２０と、操作入力部１３０と、音声処理部１４０と、位置情報センサ１５０と、カメラ１６０と、記憶部１７０と、制御部１８０とを備える。

【0023】

また、端末装置１０は、図２では図示されていない機能、及び構成（例えば、電力を保持するためのバッテリー、バッテリーから各回路への電力の供給を制御する電力供給回路等）も備える。端末装置１０に含まれる各ブロックは、例えば、バス等により電気的に接続される。

【0024】

無線通信部１２０は、端末装置１０が他の装置と通信するための処理を行う。無線通信部１２０はアンテナ１２１を介して、制御部１８０で生成された信号に送信処理を施し、外部（例えば、管理サーバ２０）へ送信する。無線通信部１２０は、外部から受信した信号に受信処理を施し、制御部１８０へ出力する。

【0025】

操作入力部１３０は、端末装置１０を使用するユーザからの入力操作を受け付けるための機構を有する。具体的には、例えば、端末装置１０がＰＣである場合には、操作入力部１３０は、マウス、キーボード等を含む仕様としてもよい。また、操作入力部１３０がタッチスクリーンである場合、タッチ・センシティブ・デバイス１３１と、ディスプレイ１３２とを含む仕様としてもよい。

【0026】

タッチ・センシティブ・デバイス１３１は、例えば静電容量方式のタッチパネルを用いることによって、ディスプレイ１３２に対するユーザの接触位置を検出する。タッチ・センシティブ・デバイス１３１は、タッチパネルにより検出したユーザの接触位置を示す信号を入力操作として制御部１８０へ出力する。

【0027】

ディスプレイ１３２は、制御部１８０の制御に応じて、画像、動画、テキスト等のデータを表示する出力装置１４として機能する。ディスプレイ１３２は、例えばＬＣＤ（Liquid Crystal Display）又は有機ＥＬ（Electro-Luminescence）ディスプレイ等によって実現される。

【0028】

音声処理部１４０は、音声信号の変復調を行う。音声処理部１４０は、例えば音声処理用のプロセッサによって実現される。音声処理部１４０は、マイク１４１から与えられる音声信号を変調して、変調後の信号を制御部１８０へ出力する。また、音声処理部１４０は、制御部１８０から与えられる音声信号を復調し、復調後の信号をスピーカ１４２へ与える。

【0029】

マイク１４１は、音声入力を受け付けて、当該音声入力に対応する音声信号を音声処理部１４０へ出力する。スピーカ１４２は、音声処理部１４０から与えられる音声信号を音声に変換して当該音声を端末装置１０の外部へ出力する。

【0030】

位置情報センサ１５０は、端末装置１０の位置を検出するセンサであり、例えばＧＰＳ（Global Positioning System）モジュールである。ＧＰＳモジュールは、衛星測位システムで用いられる受信装置である。衛星測位システムでは、少なくとも３個又は４個の衛星からの信号を受信し、受信した信号に基づいて、ＧＰＳモジュールが搭載される端末装置１０の現在位置を検出する。

【0031】

カメラ１６０は、撮像素子により光を受光して、画像信号として出力するデバイスである。カメラ１６０は、例えば、端末装置１０を使用するユーザと対向する位置に配置される。

【0032】

記憶部１７０は、ストレージ１６により構成され、端末装置１０が使用するデータ、及びプログラムを記憶する。

【0033】

制御部１８０は、プロセッサ１９が記憶部１７０に記憶されるプログラムを読み込み、プログラムに含まれる命令を実行することにより実現される。制御部１８０は、端末装置１０の動作を制御する。具体的には、例えば、制御部１８０は、操作受付モジュール１８１、送受信モジュール１８２、ファイル検索モジュール１８３、ファイル抽出モジュール１８４、表示モジュール１８５としての機能を発揮する。

【0034】

操作受付モジュール１８１は、入力装置１３から入力されるユーザの操作を受け付けるための処理を行う。例えば、操作受付モジュール１８１は、タッチ・センシティブ・デバイス１３１に対してユーザが指等を接触させた座標の情報に基づき、操作者の操作がフリック操作であるか、タップ操作であるか、ドラッグ（スワイプ）操作であるか等の操作の種別を判定し、操作を受け付ける。

【0035】

送受信モジュール１８２は、端末装置１０が、管理サーバ２０等の外部の装置と、通信プロトコルに従ってデータを送受信するための処理を行う。

【0036】

ファイル検索モジュール１８３は、所定の周期で外部サービスにおいて管理対象となるファイルを検索する。所定の周期とは例えば、日次、週次、または月次などの定期的なタイミングでもよく、ユーザによって設定された恣意的なタイミング（一例として毎月１日と１５日と末日の月３回等）でもよい。

【0037】

ファイル検索モジュール１８３は、管理対象となるファイルを、ファイル名によって検索してもよいし、または、ファイルの形式によって検索してもよい。例えば、ファイル検索モジュールは、管理対象のファイルとして、内容を変更できない形式のファイル（一例としてＰＤＦ形式のファイル）を検索する仕様としてもよい。

【0038】

ファイル抽出モジュール１８４は、ファイル検索モジュール１８３が検索したファイルの中から、前回の検索から今回の検索までの間に新たに端末装置１０に保存された管理対象のファイルであって、保存サーバ３０に外部サービスで管理されていないファイルを抽出する。

【0039】

一例として、ファイル抽出モジュール１８４は、外部サービスにおいて管理されているファイルに関する情報に基づき、外部サービスで管理されていないファイルを抽出させる仕様としてもよい。当該外部サービスにおいて管理されているファイルは、保存サーバ３０に記憶されて保存されている。管理サーバ２０は、保存サーバ３０に保存されているファイルの情報を後述する選出条件データベース２０２１に記憶させておき、ファイル抽出モジュール１８４は、選出条件データベース２０２１に記憶された情報に基づいて、外部サービスで管理されてないファイル抽出する仕様としてもよい。

【0040】

または、ファイル抽出モジュール１８４は、外部サービスで管理されているファイルに対して更新がされているファイルを、外部サービスで管理されていないファイルとして抽出する仕様としてもよい。この場合、ファイル検索モジュール１８３によって検索されたファイルが既に保存サーバ３０に記憶されている場合に、当該ファイル同士の更新日時の比較を行い、検索されたファイルが保存サーバ３０に記憶されているファイルよりも後に更新されている場合に、当該検索されたファイルを外部サービスで管理されていないファイルとして抽出する仕様としてもよい。

【0041】

または、ファイル抽出モジュール１８４は、所定の規則に基づいて、外部サービスで管理されていないファイルを抽出する仕様としてもよい。所定の規則としては、一例として、所定のキーワードをファイル名称またはファイル内容に含むファイルを、外部サービスで管理されていないファイルとして抽出する仕様としてもよい。または、所定の属性を備えるファイルを外部サービスで管理されていないファイルとして抽出する仕様としてもよい。ここで、属性とは例えば拡張子で規定されるファイル形式であってもよいし、ファイルの作成者、更新者、ファイルに付与された権限、ファイルの更新時期などの任意の判断基準で分類されて付与される属性であってもよい。当該規則は、ユーザが適宜設定可能な仕様とすることができ、例えば管理サーバ２０の選出条件データベース２０２１に保存させてもよい。

【0042】

表示モジュール１８５は、出力装置１４に各種のデータを表示することで、ユーザに対して種々の情報を表示する。

【0043】

（１－４．管理サーバ２０の機能構成）
図３は、管理サーバ２０の機能構成を示す図である。図３に示すように、管理サーバ２０は、通信部２０１と、記憶部２０２と、制御部２０３を備える。

【0044】

通信部２０１は、管理サーバ２０が端末装置１０等の外部の装置と通信するための処理を行う。

【0045】

記憶部２０２は、メモリ２５またはストレージ２６で実現され、管理サーバ２０が使用するデータ及びプログラムを記憶する。一例として、記憶部２０２には、選出条件データベース２０２１が記憶されている。選出条件データベース２０２１の詳細は後述する。

【0046】

制御部２０３は、プロセッサ２９がプログラムに従って処理を行うことにより、以下に示す各種モジュールとして示す機能を発揮する。

【0047】

送受信モジュール２０３１は、管理サーバ２０が外部の装置から通信プロトコルに従って信号を送受信する処理を制御する。

【0048】

選出指示モジュール２０３２は、後述する選出条件データベース２０２１に記憶された所定のタイミングでファイル選出の指示を端末装置１０へ送信する。

【0049】

ファイル分類モジュール２０３３は、端末装置１０が選出したファイルを、属性に応じて分類する。属性とは、例えば拡張子で規定されるファイル形式であってもよいし、ファイルの作成者、更新者、ファイルに付与された権限、ファイルの更新時期などの任意の判断基準で分類されて付与される属性であってもよい。

【0050】

一例として、ファイル分類モジュール２０３３は、保存サーバ３０が複数ある場合に、選出条件データベース２０２１の項目「保存サーバＩＤ」を参照して、選出されたファイルが保存される保存サーバ３０を特定して対応付けて分類する。これにより、送受信モジュール２０３１は、分類されたファイルを、それぞれ異なるクラウドサービスで登録させるように、対応づけられた保存サーバ３０へ送信する。

【0051】

ファイル判定モジュール２０３４は、保存サーバ３０に送信して記憶されたファイルが請求書か否かを判定する。具体的には、ファイル判定モジュール２０３４は、当該ファイルにおけるテキスト情報を解析する。ファイル判定モジュール２０３４は、テキスト情報に対して例えばテキストマイニング処理を行い、所定のファイルを取得可能な情報があるか否かを判断する。

【0052】

ファイル判定モジュール２０３４は、テキストマイニング処理において、ファイルの文面を単語や文節で区切り、それらの出現の頻度や共出現の相関、出現傾向、時系列などを解析することで、当該ファイルが請求書であるか否かを判定する。

【0053】

振込手続モジュール２０３５は、保存サーバ３０に記憶されたファイルが請求書であった場合に、振込処理を実行する。具体的には、端末装置１０へユーザからの振込指示の要求を送信し、ユーザからの振込指示があった場合に、各種金融機関によって提供されているインターネットバンキングシステムと連携することにより振込処理を実行する。

【0054】

（１－５．保存サーバ３０の機能構成）
図４は、保存サーバ３０の機能構成を示す図である。図４に示すように、保存サーバ３０は、通信部３０１と、記憶部３０２と、制御部３０３を備える。以下、管理サーバ２０の構成との差異を中心に説明する。

【0055】

記憶部３０２には、一例として、ファイルデータベース３０２１が記憶されている。ファイルデータベース３０２１の詳細は後述する。

【0056】

制御部３０３のファイル登録モジュール３０３２は、管理サーバ２０から受信したファイルを後述するファイルデータベース３０２１に記憶することにより、外部サービスにおけるファイルの登録を実行する。

【0057】

（１－６．データ構造）
図５および図６を参照し、文書管理システム１で使用されるデータベースの一例を説明する。なお、以下に述べるデータベースはあくまでも一例にすぎず、記載されていないデータを除外するものではない。

【0058】

図５は、管理サーバ２０の記憶部２０２が記憶する選出条件データベース２０２１のデータ構造の一例を示す図である。選出条件データベース２０２１のレコードは、項目「条件ＩＤ」と、項目「選出タイミング」と、項目「保存サーバＩＤ」と、項目「ファイル種別」と、項目「選出条件」等を含む。

【0059】

項目「条件ＩＤ」は、ファイルを選出する条件（以下、ファイル選出条件という）を識別する識別子としての情報である。

【0060】

項目「選出タイミング」は、ファイルを選出するタイミングについての情報である。ファイルを選出するタイミングは、所定の周期のタイミングが設定されていてもよく、ユーザが所望する恣意的なタイミングが設定されていてもよい。例えば、ファイル選出を日次の処理として行う場合には、項目「選出タイミング」として時刻の情報（例えば毎日午前０時）が設定されていてもよい。

【0061】

また、ファイル選出を週次の処理として行う場合には、項目「選出タイミング」として曜日の情報（例えば毎週土曜日）が設定されていてもよい。また、ファイル選出を月次の処理として行う場合には、項目「選出タイミング」として日付の情報（例えば毎月最終日）が設定されていてもよい。

【0062】

項目「保存サーバＩＤ」は、当該ファイル選出条件に基づいて選出されたファイルが保存される保存サーバ３０を識別する識別子としての情報である。

【0063】

項目「ファイル種別」は、当該ファイル選出条件に基づいて選出されるファイルの種別についての情報である。ここで種別とは、請求書、契約書、プレゼンテーション資料などの文書の用途に応じた分類を表す情報であってもよい。

【0064】

項目「選出条件」は、当該ファイル選出条件の詳細についての情報である。ユーザは、所望のファイル選出条件を適宜設定可能な仕様としてもよい。ファイル選出条件として、所定のキーワードをファイル名称またはファイル内容に含むファイルを、選出条件として設定してもよい。または、所定の属性を備えるファイルを選出条件に設定してもよい。

【0065】

図６は、保存サーバ３０の記憶部３０２が記憶するファイルデータベース３０２１のデータ構造の一例を示す図である。ファイルデータベース３０２１のレコードは、項目「ファイルＩＤ」と、項目「ファイル名称」と、項目「ファイル種別」と、項目「ファイル形式」と、項目「保存サーバＩＤ」と、項目「登録日」と、項目「更新日」等を含む。

【0066】

項目「ファイルＩＤ」は、保存サーバ３０に保存されているファイルを識別する識別子としての情報である。

【0067】

項目「ファイル名称」は、当該ファイルの名称についての情報である。

【0068】

項目「ファイル種別」は、当該ファイルの種別についての情報である。

【0069】

項目「ファイル内容」は、当該ファイルの内容についての情報である。

【0070】

項目「保存サーバＩＤ」は、当該ファイルが保存されている保存サーバ３０を識別する識別子としての情報である。

【0071】

項目「登録日」は、当該ファイルが保存サーバ３０に登録（すなわち、最初に保存）された日付についての情報である。

【0072】

項目「更新日」は、当該ファイルが更新された日付についての情報である。

【0073】

（１－７．処理の流れ）
図７～図１０を参照し、文書管理システム１の処理の流れの一例を説明する。

【0074】

図７のステップＳ１２１において、管理サーバ２０の選出指示モジュール２０３２は、端末装置１０へファイルの選出指示を送信する。ステップＳ１１１において、端末装置１０の送受信モジュール１８２は、選出指示を受信する。

【0075】

ステップＳ２００において、端末装置１０はファイル選出処理を実施する。ファイル選出処理の詳細は後述する。

【0076】

ステップＳ１１２において、送受信モジュール１８２は、ファイル選出処理（ステップＳ２００）で選出されたファイルを管理サーバ２０へ送信する。ステップＳ１２２において、管理サーバ２０の送受信モジュール２０３１は、選出されたファイルを受信する。

【0077】

ステップＳ１２３において、ファイル分類モジュール２０３３は、受信した選出ファイルについて、当該ファイルの属性に応じた分類を行う。

【0078】

ステップＳ１２４において、送受信モジュール２０３１は、分類された選出ファイルを保存サーバ３０へ送信する。ステップＳ１３２において、保存サーバ３０の送受信モジュール３０３１は、選出ファイルを受信する。

【0079】

ステップＳ１３２において、保存サーバ３０のファイル登録モジュール３０３２は、選出ファイルを登録する。具体的には、ファイル登録モジュール３０３２は、選出ファイルについての情報をファイルデータベース３０２１に記憶する。

【0080】

図８のステップＳ１３３において、保存サーバ３０の送受信モジュール３０３１は、登録の確認通知を端末装置１０と管理サーバ２０へ送信する。ステップＳ１１３において、端末装置１０の送受信モジュール１８２は、登録結果を受信する。ステップＳ１２５において、管理サーバ２０の送受信モジュール２０３１は、登録結果を受信する。

【0081】

ステップＳ１１４において、端末装置１０の表示モジュール１８５は、登録結果の通知をディスプレイ１３２に表示する。ここで、当該通知には、管理対象のサービス名、登録されたファイル名、登録日時等の情報が提示される仕様としてもよい。

【0082】

また、表示モジュール１８５は、登録結果の通知と合わせて、登録の取り消しの指示をユーザから受け付けるための取り消し指示受付画面をディスプレイ１３２に表示させる仕様としてもよい。ここで、ユーザから登録の取り消し指示を受け付けた場合、当該取り消し指示を管理サーバ２０へ送信するとともに、登録が取り消しされた記録がログファイルとして記憶部１７０に記憶される。管理サーバ２０は、当該取り消し指示に基づいて、ファイルの登録を取り消す指示を保存サーバ３０へ送信する。

【0083】

ステップＳ１２６において、管理サーバ２０のファイル判定モジュール２０３４は、保存サーバ３０に送信した選出ファイルが未振り込みの請求書か否かを判定する。選出ファイルが未振り込みの請求書である場合（ステップＳ１２６においてＹＥＳ）、振込処理（ステップＳ３００）が実行される。選出ファイルが未振り込みの請求書でない場合（ステップＳ１２６においてＮＯ）、処理が終了となる。

【0084】

図９を参照し、ファイル選出処理（ステップＳ２００）について説明する。ステップＳ２１１において、端末装置１０のファイル検索モジュール１８３は、ファイルの検索を行う。一例として、ファイル検索モジュール１８３は、外部サービスに管理対象のファイルとして、編集不可能なファイルを検索する。

【0085】

ステップＳ２１２において、端末装置１０のファイル抽出モジュール１８４は、ファイルの抽出を行う。一例として、ファイル抽出モジュール１８４は、管理サーバ２０の選出条件データベース２０２１における項目「選出条件」を参照して、外部サービスに未登録のファイルの抽出を行う。なお、選出条件データベース２０２１における項目「選出条件」の情報は、管理サーバ２０による選出指示の送信処理（ステップＳ１２１）において選出指示と合わせて受信する仕様としてもよい。

【0086】

図１０を参照し、振込処理（ステップＳ３００）について説明する。ステップＳ３２１において、管理サーバ２０の送受信モジュール２０３１は、振込指示の要求を端末装置１０へ送信する。ステップＳ３１１において、端末装置１０の送受信モジュール１８２は、振込指示の要求を受信する。端末装置１０の表示モジュール１８５は、振込指示の入力を要求するための画面をディスプレイ１３２に表示する。

【0087】

ステップＳ３１２において、端末装置１０の送受信モジュール１８２は、ユーザから受け付けた振込指示を管理サーバ２０へ送信する。ステップＳ３２２において、管理サーバ２０の送受信モジュール２０３１は、振込指示を受信する。

【0088】

ステップＳ３２３において、管理サーバ２０の振込手続モジュール２０３５は、振込処理を実行する。当該振込処理は、各種金融機関によって提供されているインターネットバンキングシステムと連携することにより実行される仕様としてもよい。一例として、振込手続モジュール２０３５は、インターネットバンキングシステムに、ユーザの口座番号、暗証番号、振込金額等の手続きに必要な情報を連携して、振込処理を実行させる。

【0089】

ステップＳ３２４において、管理サーバ２０の送受信モジュール２０３１は、振込処理の実行結果を端末装置１０と保存サーバ３０へ送信する。ステップＳ３１３において、端末装置１０の送受信モジュール１８２は、振込処理の実行結果を受信する。ステップＳ３３１において、保存サーバ３０の送受信モジュール３０３１は、振込処理の実行結果を受信する。

【0090】

ステップＳ３１４において、端末装置１０の表示モジュール１８５は、振込処理の実行結果をディスプレイ１３２に表示する。ステップＳ３３２において、保存サーバ３０のファイル登録モジュール３０３２は、振込処理の実行結果についての情報をファイルデータベース３０２１に記憶する。ここで、ファイル登録モジュール３０３２は、項目「ファイル内容」に振込処理の実行結果を追記してもよいし、当該振込処理の実行結果の情報を保有する項目をファイル登録モジュール３０３２に追加してもよい。

【0091】

以上のように、本実施の形態においては、文書管理システム１では、管理サーバ２０は、所定のファイルを管理する外部サービスにおいて管理対象のファイルを端末装置１０に記憶されているファイルから取得し、、取得したファイルが外部サービスで管理されるように保存サーバ３０に送信し、保存サーバ３０は当該ファイルを記憶する。これにより、文書を管理するサービスにおいて、ユーザが文書を登録する労力を軽減することが可能となる。

【0092】

なお、上記実施形態においては、管理サーバ２０から選出指示を受信した端末装置１０がファイル選出処理（ステップＳ２００）を行っているが、この例に限定されることはない。例えば、管理サーバ２０の制御部２０３が所定の周期で端末装置１０におけるファイルを選出する処理を実行する仕様としてもよい。

【0093】

また、上記実施形態では、ファイル選出処理（ステップＳ２００）において、ファイルの検索処理（ステップＳ２１１）およびファイルの抽出処理（ステップＳ２１２）を行っているがこの例に限定されることはない。例えば、ファイルの検索において直接未登録のファイル（すなわち上記実施形態のファイルの抽出処理（ステップＳ２１２）における抽出対象ファイル）を検索する仕様として、ファイルの抽出処理は省略する仕様としてもよい。

【0094】

＜２．第２実施形態＞
図１１、図１２を参照して、第２実施形態における文書管理システム１の処理の流れを説明する。第２実施形態では、メール解析処理を行う点で第１実施形態と異なる。以下、第１実施形態との相違点を中心に説明する。

【0095】

図１１に示すように、第２実施形態においては、ステップＳ１１１で選出指示を受信した後、端末装置１０はとしてメール解析処理（ステップＳ４００）を実行する。その他の処理については第１実施形態と同様であるため説明は繰り返さない。

【0096】

図１２を参照して、メール解析処理（ステップＳ４００）の流れを説明する。ステップＳ４１１において、端末装置１０のファイル検索モジュール１８３は、端末装置１０においてユーザが受信した受信メールを解析する。

【0097】

具体的には、ファイル検索モジュール１８３は、受信メールにおけるテキスト情報を解析する。ファイル検索モジュール１８３は、テキスト情報に対して例えばテキストマイニング処理を行い、所定のファイルを取得可能な情報があるか否かを判断する。なお、所定のファイルを取得可能な情報とは、メールにファイルが添付されている場合の添付ファイルの情報と、ファイルにアクサス可能なリンクがメールに記載されている場合のリンクの情報を含む。

【0098】

ファイル検索モジュール１８３は、テキストマイニング処理において、メールの文面を単語や文節で区切り、それらの出現の頻度や共出現の相関、出現傾向、時系列などを解析することで、所定のファイルが当該メールに添付されているか否か、または所定のファイルにアクセスするためのＵＲＬがリンクとして当該メールに記載されているか否かを判定する。

【0099】

ステップＳ４１２において、制御部１８０は、メールに記載されているファイルが端末装置１０内に既にダウンロードされているか否かを判定する。メールに記載されているファイルが既にダウンロードされている場合（ステップＳ４１２においてＹＥＳ）、ステップＳ４１３が実行される。メールに記載されているファイルがダウンロードされていない場合（ステップＳ４１２においてＮＯ）、ステップＳ４１４が実行される。

【0100】

ステップＳ４１３において、端末装置１０内においてダウンロードされているファイルの検索が実行される。ステップＳ４１４において、メールに記載されているファイルを取得する処理が実行される。ファイルを取得する処理としては、メールサーバから添付ファイルをダウンロードしてもよいし、またはメールに記載されているリンク先のページへアクセスしてファイルをダウンロードしてもよい。

【0101】

以上のようにして、第２実施形態では、端末装置１０は、ユーザが受信したメールの内容を解析し、所定のファイルを取得可能な情報があるか否かを判断し、当該所定のファイルが、ユーザが使用する端末装置１０に記憶されているか否かを判断する。端末装置１０に所定のファイルが記憶されていない場合、当該所定のファイルがダウンロードされて、ダウンロードしたファイルは、ファイルを保存するサーバへ送信される。これにより、メールを用いて文書の受け渡しを行っている場合において、文書管理の労力がさらに軽減する。

【0102】

＜３．他の実施形態＞
以上、本願の技術的範囲を適用する実施形態について説明したが、上記内容に限定されることはない。

【0103】

上記実施形態では、管理サーバ２０および保存サーバ３０は、端末装置１０とネットワーク４０を介して通信するクラウドサーバとして実現されているが、この態様に限定されることはない。例えば、管理サーバ２０および保存サーバ３０を、端末装置１０が配置されている施設の構内に設置されるいわゆるオンプレミスサーバとして実装してもよい。

【0104】

また、通信回線を介した所定情報の共有は、主にインターネットなどのＷＡＮを介して行われるが、情報処理装置間では、ＷＡＮを介さずにＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の近距離の無線通信、及び赤外線通信等のみを介して行われてもよい。

【0105】

また、上記実施形態では、各機能を端末装置１０、管理サーバ２０または保存サーバ３０が備える態様の一例について説明したが、この形態に限定されることはなく、一部の機能を上記実施形態と異なる態様で端末装置１０、管理サーバ２０、または保存サーバ３０が備える構成としてもよい。

【0106】

例えば、上記実施形態において端末装置１０に実行させるものとして記載されていたステップの少なくとも一部を管理サーバ２０または保存サーバ３０に実行させてもよく、管理サーバ２０に実行させるものとして記載されていたステップの少なくとも一部を端末装置１０または保存サーバ３０に実行させてもよく、保存サーバ３０に実行させるものとして記載されていたステップの少なくとも一部を端末装置１０または管理サーバ２０に実行させてもよい。

【0107】

さらに、本発明は、上述のプログラムを格納する、コンピュータ読み取り可能な非一時的な記録媒体として実現してもよい。

【0108】

以上、本発明に係る種々の実施形態を説明したが、これらは例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。当該新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。当該実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれると共に、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。

【0109】

＜付記＞
以上の各実施形態で説明した事項を、以下に付記する。

【0110】

（付記１）
プロセッサを備えるコンピュータに、所定のファイルを管理するサービスにおいて管理対象となるファイルを、ユーザが使用する端末装置に記憶されているファイルから取得するステップと、取得したファイルがサービスで管理されるように、ファイルを記憶するステップと、を実行させるプログラムが提供される。
（付記２）
取得するステップにおいて、ユーザが使用する端末装置に記憶されているファイルから、管理対象となるファイルを選出する、付記１に記載のプログラムが提供される。
（付記３）
取得するステップにおいて、ユーザが使用する端末装置へファイルを選出するための指示を送信し、端末装置で選出されたファイルを端末装置から受信する、付記１に記載のプログラムが提供される。
（付記４）
端末装置に、所定の周期で管理対象のファイルを検索するステップと、前回の検索から今回の検索までの間に新たに端末装置に記憶された管理対象のファイルであって、サービスで管理されていないファイルを抽出するステップと、を実行させる、付記３に記載のプログラムが提供される。
（付記５）
検索するステップにおいて、管理対象のファイルとして、内容を変更できない形式のファイルを検索させる、付記４に記載のプログラムが提供される。
（付記６）
抽出するステップにおいて、記憶部に記憶されているサービスにおいて管理されているファイルに関する情報を参照して、サービスで管理されていないファイルを抽出させる、付記４または付記５に記載のプログラムが提供される。
（付記７）
抽出するステップにおいて、サービスにおいて管理されているファイルと名称が同一であって内容が更新されているファイルを、サービスで管理されていないファイルとして抽出させる、付記４～付記６のいずれか１項に記載のプログラムが提供される。
（付記８）
抽出するステップにおいて、所定の規則に基づいて、ファイルを抽出させる、付記４～付記７に記載のプログラムが提供される。
（付記９）
抽出するステップにおいて、所定のキーワードが名称または内容に含まれるファイルを、サービスで管理されていないファイルとして抽出させる、付記８に記載のプログラムが提供される。
（付記１０）
抽出するステップにおいて、所定の属性を備えるファイルを、サービスで管理されていないファイルとして抽出させる、付記８に記載のプログラムが提供される。
（付記１１）
選出したファイルを、属性に応じて分類させるステップを実行させる、付記１～付記１０のいずれか１項に記載のプログラムが提供される。
（付記１２）
分類したファイルを、属性に応じて対応付けられたサーバへ送信させる、付記１１に記載のプログラムが提供される。
（付記１３）
ファイルの記憶後に、サーバから送信される結果の通知をユーザに提示させる、付記１～付記１０のいずれか１項に記載のプログラムが提供される。
（付記１４）
ファイルの記憶後に、取り消しの指示をユーザから受け付けさせる、付記１３に記載のプログラムが提供される。
（付記１５）
ユーザが受信したメールの内容を解析し、所定のファイルを取得可能な情報があるか否かを判断するステップと、所定のファイルが、ユーザが使用する端末装置に記憶されているか否かを判断するステップと、端末装置に所定のファイルが記憶されていない場合、当該所定のファイルをダウンロードするステップと、ダウンロードしたファイルを、ファイルをサービスで管理されるように、ファイルを記憶するステップと、を実行させる、付記１～付記１４のいずれか１項に記載のプログラムが提供される。
（付記１６）
選出されたファイルが請求書か否かを判定するステップと、選出されたファイルが請求書である場合に、振込指示の要求をユーザに提示するステップと、を実行させる、付記１～付記１５のいずれか１項に記載のプログラムが提供される。

【符号の説明】

【0111】

１：文書管理システム、１０：端末装置、１３：入力装置、１４：出力装置、１５：メモリ、１６：ストレージ、１９：プロセッサ、２０：管理サーバ、２５：メモリ、２６：ストレージ、２９：プロセッサ、３０：保存サーバ、４０：ネットワーク、１２０：無線通信部、１２１：アンテナ、１３０：操作入力部、１３１：デバイス、１３２：ディスプレイ、１４０：音声処理部、１４１：マイク、１４２：スピーカ、１５０：位置情報センサ、１６０：カメラ、１７０：記憶部、１８０：制御部、１８１：操作受付モジュール、１８２：送受信モジュール、１８３：ファイル検索モジュール、１８４：ファイル抽出モジュール、１８５：表示モジュール、２０１：通信部、２０２：記憶部、２０３：制御部、３０１：通信部、３０２：記憶部、３０３：制御部、２０２１：選出条件データベース、２０３１：送受信モジュール、２０３２：選出指示モジュール、２０３３：ファイル分類モジュール、２０３４：ファイル判定モジュール、２０３５：振込手続モジュール、３０２１：ファイルデータベース、３０３１：送受信モジュール、３０３２：ファイル登録モジュール。

【図1】

【図2】

【図3】

【図4】

【図5】

【図6】

【図7】

【図8】

【図9】

【図10】

【図11】

【図12】